ปญั หาพิเศษ ของ นางสาวฐานิกา นางสาวณัฐกานต์ นายพรชัย นางสาวพลอยไพลิน
จันทรศิร ิ สิงหเดชา ศิลปเจริญ ศรีศกั ดาฤทธิ ์
เรือ่ ง การควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีตามแนวสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี
ได้รบั การตรวจสอบและอนุ มตั ิ ให้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตร บริหารธุรกิจบัณฑิต สาขาการบัญชีบริหาร เมือ่ วันที่ 31 มกราคม พ.ศ. 2555 อาจารย์ทป่ี รึกษาปญั หาพิเศษ
ผูป้ ระสานงานรายวิชา
________________________________ (อาจารย์พรี ญา พงษ์ปรสุวรรณ์, บธ.ม.) ________________________________ (ผูช้ ่วยศาสตราจารย์พชั นิจ เนาวพันธ์, บธ.ม.)
การควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีตามแนวสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี Internal Controls in Financial and Accounting by Office of the Auditor General of Thailand Case Study: Health Promotion Hospital Baannongngooleuam, Bangpluang Sub-District, Baansrang District, Prachinburi Province
โดย นางสาวฐานิกา นางสาวณัฐกานต์ นายพรชัย นางสาวพลอยไพลิน
จันทรศิร ิ สิงหเดชา ศิลปเจริญ ศรีศกั ดาฤทธิ ์
51205565 51205581 51205821 51205847
ปญั หาพิเศษฉบับนี้เป็ นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตรบริหารธุรกิจบัณฑิต คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ พ.ศ. 2554
(1) นางสาวฐานิกา จันทรศิร ิ 2554: การควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีตามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนอง งูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี ปริญญาบริหารธุรกิจบัณฑิต สาขาวิชาการบัญชีบริหาร อาจารย์ทป่ี รึกษาวิชาปญั หาพิเศษ: อาจารย์พรี ญา พงษ์ปรสุวรรณ์, บธ.ม. 125 หน้า
การศึกษาครัง้ นี้มวี ตั ถุประสงค์เพื่อศึกษาถึงนโยบาย ระเบียบ และข้อบังคับทีเ่ กี่ยวข้อง กับการควบคุมภายในของหน่ วยงานในสังกัด สานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง จังหวัด ปราจีนบุร ี โครงสร้างการบริหารงาน การปฏิบตั ิงานของเจ้าหน้าที่ รวมถึงการควบคุมภายใน ด้านการเงินและการบัญชีของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบาง พลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี การควบคุมภายในเป็ นเครื่องมือด้านการจัดการประเภทหนึ่งที่ถูกนามาช่วยงานด้าน การเงินและการบัญชี ที่มหี น้าทีแ่ ละความรับผิดชอบเกี่ยวกับการบริหารจัดการและควบคุมการ ดาเนินงานต่างๆ ให้เป็นไปตามแนวปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชี และเป็ น กลไกพืน้ ฐานสาคัญของกระบวนการกากับดูแลการดาเนินงานต่างๆ ให้บรรลุวตั ถุประสงค์ ผลการศึกษา การควบคุมภายในของโรงพยาบาลฯตามองค์ประกอบมาตรฐานการควบคุม ภายใน พบว่า การควบคุมภายในด้านสภาพแวดล้อมของการควบคุม ยกเว้น ด้านความรู้ ทักษะ และความสามารถของเจ้าหน้าที่ การควบคุมภายในด้านด้านสารสนเทศและการสื่อสาร และด้าน การติดตามประเมินผล ได้ปฏิบตั ติ รงตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจ เงินแผ่นดิน ทาให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ส่วนในด้านการประเมิน ความเสี่ยง และด้านกิจกรรมควบคุม โรงพยาบาลฯไม่ปฏิบตั ติ ามมาตรฐานการควบคุมภายใน ของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน ทาให้การควบคุมภายในไม่มปี ระสิทธิภาพและประสิทธิผล
(2)
กิ ตติ กรรมประกาศ การศึก ษาปญั หาพิเ ศษเรื่อ ง การควบคุ ม ภายในด้านการเงินและการบัญ ชีต ามแนว สานัก งานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศึกษา โรงพยาบาลส่ งเสริมสุขภาพต าบล บ้านหนองงู เหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี ครัง้ นี้ สามารถประสบความสาเร็จ ลุล่วงไปได้ด้วยดี เนื่องจากได้รบั ความอนุ เคราะห์ ความกรุณา และการสนับสนุ นจาก อาจารย์ พีรญา พงษ์ปรสุวรรณ์ ทีไ่ ด้กรุณาให้คาแนะนาในด้านต่างๆ พร้อมทัง้ ตรวจทานแก้ไขข้อบกพร่อง และข้อเสนอแนะ มอบกาลังใจในการทาปญั หาพิเศษเล่มนี้จนสาเร็จ คณะผู้จดั ทาขอกราบ ขอบพระคุณเป็นอย่างสูง ไว้ ณ โอกาสนี้ ขอขอบพระคุณสาหรับผู้ท่มี สี ่วนเกี่ยวข้องทุกท่าน รวมทัง้ แหล่งที่ศกึ ษาค้นคว้าข้อมูล ต่ า งๆ อาทิเ ช่ น หนัง สือ วารสาร บทความ วิท ยานิ พ นธ์ และสื่อ ทางอิน เตอร์เ น็ ต ที่ใ ห้ท าง คณะผู้จดั ทาได้ใช้เป็ นแนวทางในการศึกษาปญั หาพิเศษ และขอขอบคุณเพื่อนนิสติ ปริญญาตรี สาขาการบัญชีบริหาร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ รุ่นที่ 68 ทีใ่ ห้ความช่วยเหลือแนะนาแนวทาง ในการจัดทาปญั หาพิเศษ และให้กาลังใจคณะผูจ้ ดั ทามาโดยตลอดมา สุดท้ายนี้ทางคณะผู้จดั ทาขอขอบพระคุณและระลึกอยู่เสมอว่าจะไม่มคี วามสาเร็จใดๆ ในชีวติ ของคณะผูจ้ ดั ทา หากปราศจากความรัก ความเข้าใจ และกาลังใจจากบุคคลทีม่ พี ระคุณที่ คอยให้การสนับสนุนการศึกษาของคณะผูจ้ ดั ทามาโดยตลอด ขอขอบคุณคณาจารย์ทุกท่าน และ สถาบันการศึกษาอันทรงเกียรติทม่ี อบโอกาสในการศึกษาหาความรูแ้ ก่คณะผูจ้ ดั ทา ผู้จดั ทาหวัง ว่ า ปญั หาพิเ ศษฉบับนี้ คงมีประโยชน์ เ ป็ นอย่างมากส าหรับหน่ ว ยงานที่ เกีย่ วข้อง ตลอดจนผูท้ ส่ี นใจเกีย่ วกับเรื่อง การควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีตามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี หากมีขอ้ ผิดพลาดประการใด ผูจ้ ดั ทาต้อง ขออภัยมา ณ ทีน่ ้ดี ว้ ย คณะผูจ้ ดั ทา มกราคม 2555
(3)
สารบัญ หน้า บทคัดย่อ
(1)
กิตติกรรมประกาศ
(2)
สารบัญ
(3)
สารบัญตาราง
(5)
สารบัญภาพ
(6)
บทที่ 1 บทนา ทีม่ าและความสาคัญ วัตถุประสงค์ของการศึกษา วิธกี ารศึกษา ขอบเขตการศึกษา ประโยชน์ทค่ี าดว่าจะได้รบั นิยามศัพท์ บทที่ 2 แนวคิด ทฤษฎี และงานวิจยั ทีเ่ กีย่ วข้อง แนวคิดและทฤษฎีเกีย่ วกับการควบคุมภายใน มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน งานวิจยั ทีเ่ กี่ยวข้อง บทที่ 3 กรณีศกึ ษา ประวัตโิ รงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม การบริหารจัดการภายในหน่ วยงาน การควบคุมภายในโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ านด้านการเงินและการบัญชี การควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชี
1 1 2 3 4 4 5 8 8 46 69 78 78 80 91 95 109
(4)
สารบัญ (ต่อ) หน้า บทที่ 4 ผลการศึกษา ผลการศึกษา แนวทางแก้ไข บทที่ 5 สรุปผลการศึกษาและข้อเสนอแนะ สรุปผลการศึกษา ข้อเสนอแนะ
113 113 117 119 119 121
บรรณานุกรม
122
ภาคผนวก ภาคผนวก ก ระเบีย บคณะกรรมการตรวจเงิน แผ่ น ดิน ว่ าด้ว ยการ กาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ภาคผนวก ข มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานสาธารณสุข จังหวัดปราจีนบุร ี ภาคผนวก ค นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั กิ ารควบคุมภายใน ของหน่ วยงานในสังกัด สานักงานสาธารณสุขอาเภอ บ้านสร้าง ภาคผนวก ง ข้อกาหนดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง ข้อกาหนดด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรมการควบคุม ภายใน ภาคผนวก จ ระเบียบสานักงานสาธารณสุข อ าเภอบ้านสร้าง เรื่อ ง การกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ 2554
(5)
สารบัญตาราง หน้า ตารางที่ 3-1
แนวปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในด้านการเงินละการบัญชี
110
(6)
สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 2-1
ผลกระทบจากความเสีย่ งและจัดลาดับความสาคัญของความเสีย่ ง ทีม่ ผี ลต่อหน่วยรับตรวจ
59
2-2
ระดับของความเสีย่ ง
60
3-1
โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม
78
3-2
แผนทีแ่ สดงพืน้ ทีร่ บั ผิดชอบของหน่วยบริการ
79
3-3
โครงสร้า ง/สายการบัง คับ บัญ ชาโรงพยาบาลส่ ง เสริม สุ ข ภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือม
82
3-4
ใบเสร็จรับเงิน
97
3-5
ตรายางบันทึกรายการรับเงิน
97
3-6
รายการเงินคงเหลือประจาวัน ( 407 )
98
3-7
ขัน้ ตอนการเบิกจ่ายเงิน
105
3-8
รายงานเงินรายรับ-เงินรายจ่าย
106
3-9
ขัน้ ตอนการลงบัญชีตามระบบ Excel
108
1
บทที่ 1 บทนา ที่มาและความสาคัญ การปฏิรปู ระบบราชการ ได้มกี ารกาหนดระเบียบกฎเกณฑ์ทเ่ี กีย่ วกับการควบคุมภายใน ซึง่ เป็ นเครื่องมือทางด้านการจัดการเข้ามาช่วยในการบริหารงาน และเป็ นกลไกพื้นฐานสาคัญ ของกระบวนการกากับดูแลการดาเนินกิจกรรมต่างๆ ในหน่ วยงาน ไม่ว่าจะเป็ นการจัดการใน ภาครัฐและเอกชนทัง้ ขนาดเล็กและขนาดใหญ่ อีกทัง้ ยังช่วยให้การปฏิบตั งิ านในขัน้ ตอนต่างๆ เป็ น ไปอย่ า งถู ก ต้ อ ง มีป ระสิท ธิภ าพและบรรลุ ว ัต ถุ ป ระสงค์ การพัฒ นาหรือ การปรับ ป รุ ง กระบวนการปฏิบตั กิ ารใหม่ๆ ก็จะมีการควบคุมใหม่ๆ เกิดขึน้ ซึง่ อาจเกิดขึน้ โดยธรรมชาติหรือ อาจมีการคิดค้นการควบคุมภายในขึน้ มาใหม่โดยบุคลากรทีเ่ ป็ นผูร้ บั ผิดชอบต่อการปฏิบตั งิ านนัน้ การควบคุมภายในตามองค์ประกอบมาตรฐานการควบคุมภายในประกอบด้วย สภาพแวดล้อมของ การควบคุม การประเมินความเสีย่ ง กิจกรรมการควบคุม สารสนเทศและการสื่อสาร การติดตาม ประเมินผล ซึ่งองค์ประกอบดังกล่าวถือว่าเป็ นส่วนที่แทรกอยู่ในการปฏิบตั งิ านตามปกติ และ เป็นกระบวนการทีต่ อ้ งกระทาอย่างต่อเนื่องเป็นขัน้ ตอนทีม่ ใิ ช่เป็นผลสุดท้ายของการปฏิบตั งิ าน ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 โดยอาศัยอานาจตามพระราชบัญญัตปิ ระกอบรัฐธรรมนูญว่าด้วยการตรวจเงินแผ่นดิน พ.ศ. 2542 ในมาตรา 5 และมาตรา 15 (3) (ก) (ค) ซึง่ ได้ประกาศในราชกิจจานุ เบกษา เมื่อวันที่ 26 ตุลาคม พ.ศ. 2544 ได้กาหนดหน่ วยรับตรวจ (หน่ วยงานภาครัฐ) นามาตรฐานการควบคุม ภายในที่กาหนด โดยคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินไปใช้เป็ นแนวทางการดาเนินการควบคุม ภายในซึง่ นับว่าเป็ นปจั จัยสาคัญทีจ่ ะช่วยให้การดาเนินงานตามภารกิจมีประสิทธิภาพ ประหยัด และมีประสิทธิผล อีกทัง้ ช่วยป้องกันหรือลดความเสีย่ งจากการผิดพลาด ความเสียหาย ไม่ว่าจะ ในรูปของความสิน้ เปลือง ความสูญเปล่าของการใช้ทรัพย์สนิ หรือการกระทาอันเป็ นการทุจริต (สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน , 2545) และปจั จุบนั การบริการการดาเนินกิจกรรมต่างๆ ทัง้ ภาครัฐและภาคเอกชน จะต้องปฏิบตั ติ ามกฎหมาย ระเบียบ ข้ อบังคับต่างๆ ที่ได้กาหนดขึ้น เพื่อเป็ นแนวทางในการบริหารงานให้มคี วามถูกต้อง มีความโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้ อีก ทัง้ ยังเป็ นการช่วยป้องกัน หรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรัวไหล ่ หรือการทุจริตภายใน องค์กร และช่วยให้การดาเนินกิจกรรมต่างๆ ภายในองค์กรบรรลุเป้าหมายและมีประสิทธิภาพ เกิดประโยชน์สงู สุด
2 การควบคุ มภายในเป็ นปจั จัยส าคัญ ประการหนึ่ ง ในการบริห ารงานของโรงพยาบาล ส่งเสริมสุขภาพตาบล เนื่องจากการควบคุมภายในช่วยป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึน้ ใน ทุกขัน้ ตอนของการปฏิบตั ิงาน อย่างไรก็ตามการควบคุมภายในหากนาไปใช้ไม่ถูกต้อง เช่น เข้มงวดหรือเคร่งครัดเกินสมควรอาจทาให้การปฏิบตั งิ านไม่คล่องตัว จึงเป็ นหน้าทีอ่ กี อย่างหนึ่ง ของคณะกรรมการดาเนิน การที่จะต้อ งจัด ให้เ กิด ความสมดุ ล ระหว่า งความคล่ อ งตัว ในการ ปฏิบตั งิ านกับการควบคุมภายในที่มปี ระสิทธิภาพเพียงพอ หากไม่มมี าตรการควบคุมภายใน หรือมาตรการควบคุมมีขอ้ บกพร่องหรือจุดอ่อนก็มคี วามเสี่ยงต่อโอกาสที่จะเกิดความเสียหาย รัวไหล ่ สูญเปล่า หรือการทุจริตของเจ้าหน้าที่ หรือกรรมการดาเนินการได้ และยังถือได้ว่า การ ควบคุมภายในยังเป็ นเครื่องมือด้านการจัดการประเภทหนึ่งทีถ่ ูกนามาช่วยงานด้านการเงินและ การบัญชี ที่มหี น้าที่และความรับผิดชอบเกี่ยวกับการบริหารจัดการและควบคุมการดาเนินงาน ต่างๆ ให้เป็ นไปตามแนวปฏิบตั ิการควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชี และเป็ นกลไก พืน้ ฐานสาคัญของกระบวนการกากับดูแลการดาเนินงานต่างๆ ให้บรรลุวตั ถุประสงค์ ดังนัน้ การควบคุมภายในจึงมีความสาคัญ และเกี่ยวข้องกับความสาเร็จของโรงพยาบาล ส่งเสริมสุขภาพตาบลเป็ นอย่างมาก คณะผู้จดั ทาจึงมีความสนใจที่จะศึกษาปญั หาพิเศษเรื่อง การควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีตามแนวสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัด ปราจีนบุร ี ตามข้อกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน ให้ เกิดความเข้าใจในสภาพปจั จุบนั ค้นพบข้อ บกพร่อ ง และข้อเสนอแนะต่ อ ระบบการควบคุ ม ภายในดังกล่าว วัตถุประสงค์ของการศึกษา ั หาพิเศษเรื่อง การควบคุ ม ภายในด้า นการเงิน และการบัญ ชีต ามแนว การศึกษาป ญ สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี มีวตั ถุประสงค์ของการศึกษาดังนี้ 1. เพื่อศึกษาถึงนโยบาย ระเบียบ และข้อบังคับทีเ่ กี่ยวข้องกับการควบคุมภายในของ หน่วยงานในสังกัด สานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี 2. เพื่อ ศึก ษาถึง โครงสร้า งการบริห ารงานของโรงพยาบาลส่ ง เสริม สุ ข ภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี
3 3. เพื่อ ศึก ษาถึง การปฏิบ ัติง านของเจ้า หน้ า ที่ โรงพยาบาลส่ ง เสริม สุ ข ภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี 4. เพื่อศึกษาถึงการควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีของโรงพยาบาลส่งเสริม สุ ข ภาพต าบล บ้า นหนองงูเ หลือ ม ต าบลบางพลวง อ าเภอบ้า นสร้า ง จัง หวัด ปราจีนบุร ี วิ ธีการศึกษา การศึก ษาป ญั หาพิเ ศษเรื่อ ง การควบคุ ม ภายในด้านการเงินและการบัญ ชีต ามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ต าบลบางพลวง อ าเภอบ้า นสร้า ง จัง หวัด ปราจีน บุ ร ี ครัง้ นี้ ได้ศึก ษาค้น คว้า หาข้อ มูล และ แหล่งข้อมูล ดังนี้ 1. การเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อทาการศึกษานัน้ มาจากข้อมูล 2 แหล่ง คือ 1.1 ระดับปฐมภูม ิ (Primary Level) ได้ทาการเก็บรวมรวมข้อมูลโดยทาการศึกษา จากโครงสร้างหน่ วยงาน ข้อมูลทัวไปของหน่ ่ วยงาน และกิจกรรมต่างๆ จาก คาบรรยายลักษณะงาน และศึกษาโดยการสัมภาษณ์จากผูอ้ านวยการโรงพยาบาล นักวิชาการสาธารณสุข และเจ้าพนักงานสาธารณสุข เรื่อง การควบคุมภายใน ด้านการเงินและการบัญชีตามแนวสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอ บ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี 1.2 ระดับทุติยภูม ิ (Secondary Level) ได้ทาการศึกษา ค้นคว้า และการเก็บ รวบรวมข้อมูลจากหนังสือ บทความทางวิชาการ งานวิจยั ที่เกี่ยวข้อง รวมถึง เอกสารต่างๆ ทีเ่ ผยแพร่ผ่านทางอินเตอร์เน็ต 2. การวิเคราะห์ขอ้ มูล ใช้วธิ กี ารวิเคราะห์ขอ้ มูลเชิงพรรณนา โดยรวบรวมข้อมูลทีไ่ ด้จากการสัมภาษณ์
4 ขอบเขตการศึกษา ั หาพิเศษเรื่อง การควบคุ ม ภายในด้า นการเงิน และการบัญ ชีต ามแนว การศึกษาป ญ สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี ประจาปี งบประมาณ 2554 ตัง้ แต่วนั ที่ 1 เดือน ตุลาคม พ.ศ. 2553 ถึงวันที่ 30 เดือน กันยายน พ.ศ. 2554 เท่านัน้ คณะผู้จดั ทาได้ ั หาพิเ ศษ จะมุ่ง เน้ น ศึก ษาถึง นโยบาย ทาการศึก ษาค้นคว้า โดยขอบเขตของการศึก ษาป ญ ระเบียบ และข้อ บังคับ ที่เ กี่ยวข้อ งกับ การควบคุ มภายในของหน่ ว ยงานในสัง กัด สานักงาน สาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี โครงสร้างการบริหารงาน การปฏิบตั งิ านของ เจ้าหน้าที่ รวมถึงการควบคุมภายในด้านการเงิน และการบัญชีของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพ ตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี ประโยชน์ ที่คาดว่าจะได้รบั การศึก ษาปญั หาพิเ ศษเรื่อ ง การควบคุ ม ภายในด้านการเงินและการบัญ ชีต ามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี ประโยชน์ทค่ี าดว่าจะได้รบั มีดงั นี้ 1. ทาให้ทราบถึงนโยบาย ระเบียบ และข้อบังคับทีเ่ กี่ยวข้องกับการควบคุมภายในของ หน่วยงานในสังกัด สานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี 2. ทาให้ทราบถึงโครงสร้างการบริหารงานของโรงพยาบาลส่ งเสริมสุ ข ภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี 3. ทาให้ท ราบถึง การปฏิบ ัติง านของเจ้า หน้ า ที่โ รงพยาบาลส่ ง เสริม สุ ข ภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี 4. ทาให้ทราบถึงการควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีของโรงพยาบาลส่งเสริม สุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี 5. ท าให้ ท ราบถึง ความมีป ระสิท ธิภ าพและประสิท ธิผ ลของการควบคุ ม ภายใน โรงพยาบาลส่ งเสริมสุ ขภาพต าบล บ้านหนองงูเ หลือ ม ต าบลบางพลวง อ าเภอ บ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี
5 6. ทาให้ทราบถึงปญั หาและอุ ปสรรคในการควบคุมภายในของโรงพยาบาลส่งเสริม สุ ข ภาพต าบล บ้า นหนองงูเ หลือ ม ต าบลบางพลวง อ าเภอบ้า นสร้า ง จัง หวัด ปราจีนบุร ี 7. เพื่อเป็นแนวทางในการเสนอแนะให้หน่วยงานต่างๆ นาการควบคุมภายในตามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน มาใช้ให้เกิดประโยชน์ 8. สามารถนาความรูแ้ ละประสบการณ์ท่ไี ด้รบั มาประยุกต์ใช้ในการปฏิบตั งิ านจริงใน อนาคต นิ ยามศัพท์ การศึก ษาปญั หาพิเ ศษเรื่อ ง การควบคุ ม ภายในด้านการเงินและการบัญ ชีต ามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี เพื่อให้คณะผู้จดั ทาและผู้อ่านเกิดความ เข้าใจตรงกัน จึงได้ให้คานิยามศัพท์ไว้ดงั ต่อไปนี้ “โรงพยาบาลส่ งเสริ มสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม” หมายถึง โรงพยาบาล ส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี “เจ้าหน้ าที่ ” หมายถึง เจ้าหน้าทีโ่ รงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี ได้แก่ ผูอ้ านวยการโรงพยาบาล นักวิชาการ สาธารณสุข และเจ้าพนักงานสาธารณสุข “การควบคุมภายใน” หมายถึง กระบวนการทีผ่ กู้ ากับดูแลฝ่ายบริหารและบุคลากรทุก ระดับ ของหน่ ว ยรับ ตรวจ ก าหนดให้ ม ีข้ึน เพื่อ ให้ ม ีค วามมัน่ ใจอย่ า งสมเหตุ ส มผลว่ า การ ดาเนินงานจะบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ ดังต่อไปนี้ 1) การดาเนินงาน 2) การรายงานทาง การเงิน 3) การปฏิบตั ติ ามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับทีเ่ กีย่ งข้อง “การบริ หารจัดการ” หมายถึง กระบวนการของการมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กรจากการ ทางานร่ว มกัน โดยใช้บุ ค คลและทรัพยากรอื่น ๆ หรือ เป็ นกระบวนการออกแบบและรัก ษา สภาพแวดล้อมทีบ่ ุคคลทางานร่วมกันในกลุ่มให้บรรลุเป้าหมายทีก่ าหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
6 “สภาพแวดล้อมการควบคุม” หมายถึง การกาหนดนโยบาย โครงสร้าง และระเบียบ วิธปี ฏิบตั ทิ ่เี หมาะสม ที่ฝ่ายบริหารกาหนดขึน้ ที่จะส่งผลให้มกี ารควบคุมเกิดขึน้ ในองค์กร เพื่อ การป้องกันหรือส่งเสริมให้การปฏิบตั งิ านสาเร็จลุล่วง “ปัจจัยเสี่ยง” หมายถึง กระบวนการทีใ่ ช้ในการระบุและการวิเคราะห์ความเสีย่ งต่อการ ดาเนินกิจกรรมภายในองค์กร “กิ จกรรมการควบคุม ” หมายถึง แนวปฏิบตั ิแ ละวิธ ีก ารต่ างๆ ที่ฝ่ ายบริห าร และ บุคลากรทุกคนมีส่วนร่วมในการเป็นผูก้ าหนดเพื่อลดความเสีย่ ง “สารสนเทศและการสื่อสาร” หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทีใ่ ช้ในการบริหาร ซึง่ เป็ นข้อมูล ที่ไ ด้ผ่ า นการประมวลผล ผ่ า นการวิเ คราะห์ หรือ สรุป ให้ อ ยู่ใ นรูป ที่ม ีค วามหมายที่ส ามารถ นาไปใช้ประโยชน์ ได้ และมีช่องทางการรับฟงั ข่าวสารซึ่งกันละกัน เพื่อให้เกิดความเข้าใจอันดี ระหว่างบุคคลทีม่ หี น้าทีต่ อ้ งปฏิบตั งิ านเกีย่ วข้องกัน “การติ ดตามและประเมิ นผล” หมายถึง กระบวนการประเมินความมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการดาเนินงานต่างๆ ภายในหน่วยงาน ตลอดจนการสอดส่องดูแลกิจกรรมที่ อยู่ระหว่างการดาเนินงาน เพื่อ ให้เ กิดความมันใจว่ ่ าการดาเนินงานเป็ นไปตามการควบคุ ม ภายในทีก่ าหนด “ประสิ ทธิ ภาพ” หมายถึง การใช้ทรัพยากรในการดาเนินการใดๆ ก็ตามโดยมีสงิ่ มุ่งหวัง ถึงผลสาเร็จ และผลสาเร็จนัน้ ได้มาโดยการใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด และการดาเนินการเป็ นไป อย่างประหยัด ไม่ว่าจะเป็ นระยะเวลา ทรัพยากร แรงงาน รวมทัง้ สิ่งต่ างๆ ที่ต้อ งใช้ใ นการ ดาเนินการนัน้ ๆ ให้เป็นผลสาเร็จ และถูกต้อง “ประสิ ท ธิ ผล” หมายถึง การท ากิจ กรรมการดาเนิ น งานขององค์ก รสามารถสร้า ง ผลงานได้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทก่ี าหนดไว้ล่วงหน้า ทัง้ ในส่วนของผลผลิตและผลลัพธ์ เป็ น กระบวนการเปรียบเทียบผลงานจริงกับเป้าหมายที่กาหนดไว้ ก่อให้เกิดผลผลิตและผลลัพธ์ท่ี ตรงตามความคาดหวังทีก่ าหนดไว้ล่วงหน้า “เงิ นงบประมาณ” หมายถึง เงินทีส่ ่วนราชการได้รบั ตามพระราชบัญญัตงิ บประมาณ รายจ่ายประจาปี หรือเบิกจ่ายในรายจ่ายงบกลาง
7 “เงิ นบารุง” หมายถึง เงินทีห่ น่ วยบริการได้รบั ไว้เป็ นกรรมสิทธิ ์ เนื่องจากการดาเนินงาน ในกิจการของหน่ วยบริการ นอกเหนือจากเงินงบประมาณรายจ่าย และเงินรายรับอื่นที่หน่ วย บริการ ได้รบั หรือจัดเก็บตามกฎหมาย
8
บทที่ 2 แนวคิ ด ทฤษฎี และงานวิ จยั ที่เกี่ยวข้อง การศึกษาปญั หาพิเ ศษ เรื่อ ง การควบคุ มภายในด้านการเงินและการบัญ ชีตามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบลบ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี คณะผู้จดั ทาได้เก็บรวบรวมข้อมูล ศึกษา ค้นคว้า และตรวจสอบเอกสารต่างๆ ทัง้ แนวคิด ทฤษฎี และงานวิจยั ทีเ่ กี่ยวข้อง ทัง้ นี้เพื่อนามา กาหนดเป็นแนวคิดการดาเนินงานการศึกษาปญั หาพิเศษครัง้ นี้ คือ 1. แนวคิดและทฤษฎีเกี่ยวกับการควบคุมภายใน 2. มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน 3. งานวิจยั ทีเ่ กีย่ วข้อง แนวคิ ดและทฤษฎีเกี่ยวกับการควบคุมภายใน ความหมายของการควบคุมภายใน สานัก งานการตรวจเงินแผ่ นดิน (2552: 1) กล่ าวว่า การควบคุมภายใน หมายถึง กระบวนการที่ผกู้ ากับดูแลฝ่ายบริหารและบุคลากรทุกระดับของหน่ วยรับตรวจ กาหนดให้มขี น้ึ เพื่อให้มคี วามมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผลว่าการดาเนินงานจะบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ เกียรติศกั ดิ ์ จีรเธียรนาถ (2539: 77) และ อุษณา ภัทรมนตรี (2552: 6-2) ได้ให้ ความหมายของการควบคุ ม ภายในไว้อ ย่ า งคล้า ยคลึง กัน ว่ า การควบคุ ม ภายใน หมายถึง กระบวนการที่เกิดจากการกาหนดหรือชี้นาจากคณะกรรมการบริษทั (Board of Directors) คณะจัดการ (Management) และบุคคลอื่นๆ ในองค์กรเพื่อ ให้ค ณะจัดการมีค วามมันใจตาม ่ สมควรทีจ่ ะบรรลุวตั ถุประสงค์ต่างๆ นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ และ ศิลปพร ศรีจนเพชร ั่ (2545: 5-12) กล่าวว่า ระบบการ ควบคุมภายใน หมายถึง นโยบายและวิธกี ารปฏิบตั ซิ ง่ึ ผู้บริหารของกิจการกาหนดขึน้ เพื่อช่วย
9 ให้บรรลุวตั ถุประสงค์ของผู้บริหารที่จะให้เกิดความมันใจเท่ ่ าที่จะสามารถทาได้ว่าการดาเนิน ธุรกิจเป็ นไปอย่างมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการปฏิบตั ติ ามนโยบายของผูบ้ ริหาร การป้อ งกันรัก ษาทรัพ ย์ส ิน การป้ อ งกันและการตรวจพบการทุ จริต และข้อ ผิด พลาด ความ ถูกต้องและความครบถ้วนของการบันทึกบัญชี และการจัดทาข้อมูลทางการเงินทีเ่ ชื่อถือได้อย่าง ทันเวลา วิไล วีระปรีย, จงจิตต์ หลีกภัย, และ ประจิต หาวัตร (2549: 9) ได้ให้ความหมายของ การควบคุมภายในไว้สอดคล้องกับ พยอม สิงห์เสน่ ห์ (2548: 6-2) ว่า การควบคุมภายใน หมายถึง นโยบายและวิธ ีก ารที่ผู้บริหารของกิจการได้กาหนดขึ้น เพื่อ ให้ค วามเชื่อ มันอย่ ่ าง สมเหตุสมผลว่าจะทาให้กจิ การได้บรรลุถงึ วัตถุประสงค์และเป้าหมายทีก่ าหนดไว้ ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (2540: 5) และ ณฐพร พันธุอ์ ุดม และคณะผูเ้ ขียน (2549: 2) ได้ให้ความหมายของการควบคุมภายในไว้อย่างคล้ายคลึงกันว่า การควบคุมภายใน หมายถึง กระบวนการ ซึ่งได้รบั การออกแบบไว้โดยคณะกรรมการบริษทั ผู้บริหารขององค์กร โดยมีวตั ถุประสงค์หลักเพื่อให้เกิดความมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผล เจริญ เจษฎาวัลย์ (2546: 34) กล่าวว่า การควบคุมภายใน หมายถึง กระบวนการที่ ด าเนิน การโดยคณะกรรมการบริษ ัท หรือ โดยฝ ่า ยจัด การ หรือ โดยบุค คลผู ้ซึ่ง มีฐ านะ เหมาะสมที่สามารถให้ประกันได้ว่า สามารถดาเนินการให้บรรลุวตั ถุประสงค์ท่กี าหนดไว้ได้ ตลาดหลักทรัพ ย์แ ห่งประเทศไทย และ สมาคมผู้ตรวจสอบภายในแห่งประเทศไทย (2548: 28) กล่าวว่า การควบคุมภายใน หมายถึง กระบวนการหรือขัน้ ตอนการทางานทีเ่ ป็ นผล มาจากการออกแบบโดยคณะกรรมการ ผูบ้ ริหาร หรือบุคลากรอื่นๆ ขององค์กร เพื่อก่อให้เกิด ความมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผลว่า องค์กรจะสามารถบรรลุวตั ถุประสงค์ได้ ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (2539: 1-6) กล่า วว่า การควบคุมภายใน หมายถึง กระบวนการ แผนการจัดองค์กร ระบบงาน และวิธกี ารซึง่ มีอยู่ภายในองค์การ รวมถึงการกระทา ใดๆ โดยผูบ้ ริหาร ทีม่ วี ตั ถุประสงค์หลักเพื่อให้เกิดความมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผลในเรื่องใดเรื่อง หนึ่งหรือหลายเรือ่ ง สุรยี ์ วงศ์วณิช (ม.ป.ป.: 86) ได้ให้ความหมายของการควบคุมภายในว่า การควบคุม ภายใน หมายถึง นโยบายและวิธกี ารปฏิบตั ิ (การควบคุมภายใน) ซึง่ ผูบ้ ริหารของกิจการกาหนด
10 ขึน้ เพื่อช่วยให้บรรลุวตั ถุประสงค์ของผูบ้ ริหารทีจ่ ะให้เกิดความมันใจเท่ ่ าที่จะสามารถทาได้ว่า การดาเนินธุรกิจเป็นไปอย่างมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ จัน ทนา เมธากุล เกียรติกระจาย (2538: 103) ได้ให้ความหมายของการควบคุม ภายในไว้สอดคล้องกับสาขากร, นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ, และ ศิลปพร ศรีจนเพชร ั่ (2551: 2-2) กล่าวถึงความหมายของการควบคุมภายในไว้ว่า การควบคุมภายในประกอบด้วยแผนการจัด โครงสร้างในองค์กร วิธกี ารประสานงานและการประเมินผลภายในกิจการ เพื่อป้องกันสินทรัพย์ เพื่อตรวจสอบความถู กต้อ งและความน่ าเชื่อ ถือ ของข้อ มูลทางการบัญชี เพื่อส่ งเสริมให้การ ปฏิบตั งิ านเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิง่ ขึน้ และเพื่อสนับสนุ นให้การทางานเป็ นไปตามนโยบาย ของฝา่ ยบริหาร แนวคิ ดการควบคุมภายใน สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (2552: 1-2) กล่าวว่าจากความหมายของการควบคุม ภายในข้างต้นสะท้อนให้เห็นถึงแนวคิดเกีย่ วกับการควบคุมภายใน ดังนี้ 1. การควบคุมภายในเป็ นกระบวนการที่รวมไว้หรือเป็ นส่วนหนึ่งในการปฏิบตั ิงาน ตามปกติ การควบคุมภายในมิใช่เหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง และมิใช่ผลสุดท้าย ของการกระท าแต่ เ ป็ นกระบวนการ (Process) ที่มกี ารปฏิบ ัติอ ย่า งต่ อ เนื่ อ ง ซึ่ง กาหนดไว้ในกระบวนการปฏิบตั งิ าน (Built in) ประจาวันตามปกติของหน่ วยรับ ตรวจ ดังนัน้ ฝา่ ยบริหารจึงควรนาการควบคุมภายในมาใช้โดยรวมเป็ นส่วนหนึ่งของ กระบวนการบริห ารงาน ซึ่ง ได้ แ ก่ การวางแผน (Planning) การด าเนิ น การ (Executing) และการติดตามผล (Monitoring) 2. การควบคุมภายในเกิดขึน้ ได้โดยบุคลากรของหน่ วยรับตรวจ บุค ลากรทุกระดับเป็ น ผู้มบี ทบาทสาคัญในการให้ความสนับสนุ นระบบการควบคุมภายในของหน่ วยรับ ตรวจให้มปี ระสิทธิผล ผูบ้ ริหารเป็ นผูร้ บั ผิดชอบในการกาหนดและจัดให้มรี ะบบการ ควบคุมภายในที่มปี ระสิทธิผลด้วยการสร้างบรรยากาศสภาพแวดล้อมการควบคุม กาหนดทิศทาง กลไกการควบคุ มและกิจกรรมต่ างๆ รวมทัง้ การติดตามผลการ ควบคุ มภายใน ส่ ว นบุค ลากรอื่น ของหน่ ว ยรับ ตรวจมีห น้ า ที่ร บั ผิดชอบโดยการ ปฏิบตั ติ ามระบบการควบคุมภายในทีฝ่ า่ ยบริหารกาหนดขึน้
11 3. การควบคุมภายในให้ความมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผลว่าการปฏิบตั งิ านจะบรรลุผล สาเร็จตามวัต ถุประสงค์ท่กี าหนดถึงแม้ว่าการควบคุมภายในจะออกแบบไว้ใ ห้ม ี ประสิทธิผ ลเพียงใดก็ต ามก็ไม่ส ามารถให้ค วามมันใจว่ ่ าจะทาให้การดาเนินงาน บรรลุ ผ ลส าเร็จตามวัต ถุ ประสงค์ได้อ ย่า งสมบูรณ์ ต ามที่ต งั ้ ใจไว้ ทัง้ นี้เ พราะการ ควบคุมภายในมีขอ้ จากัด เช่น โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากบุคลากร เนื่องจาก ความไม่ระมัดระวัง ไม่เข้าใจคาสัง่ หรือดุลยพินิจผิดพลาด การสมรูร้ ่วมคิดกัน การ ปฏิบ ัติผ ิด กฎหมายระเบีย บและกฎเกณฑ์ท่ีก าหนดไว้ ที่ส าคัญ ที่สุ ด คือ การที่ ผู้บริหารหลีกเลี่ยงขัน้ ตอนของระบบการควบคุมภายในหรือใช้อานาจในทางที่ผดิ นอกจากนี้การวางระบบการควบคุมภายในจะต้องคานึงถึงต้นทุนและผลประโยชน์ท่ี เกี่ยวข้อ งกันว่าผลประโยชน์ ท่ไี ด้รบั จากการควบคุ มภายในจะคุ้มค่ ากับต้นทุนที่ เกิดขึน้ อุษณา ภัทรมนตรี (2552: 6-4 ถึง 6-5) กล่าวว่าแนวคิดหลักด้านเกี่ยวกับการควบคุม ภายในของ coso มี 4 ประเภท ดังนี้ 1. การควบคุมภายในเป็ น “กระบวนการ (process)” หมายถึง สิง่ หรือวิธที ต่ี ้องกระทา เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ การควบคุมภายในไม่ใช่ผลลัพธ์สุดท้าย (It is a means not an end) ดังเช่นนักกีฬาต้องการผลลัพธ์สุดท้ายคือการเป็ นผูช้ นะ แต่การเป็ นผูช้ นะต้อง มีโครงสร้างร่างกายแข็งแรง ต้องฝึกซ้อม ดังนัน้ องค์การต้องการความสาเร็จ แต่จะ สาเร็จ ต้องมีกรอบงานและกระทาตาม เป็นต้น 2. การควบคุมภายใน ไม่ใช่เพียงแต่การกาหนดนโยบาย หรือไม่ใช่ค่มู อื การปฏิบตั งิ าน ทีว่ างไว้บนหิง้ มีแบบฟอร์มทีส่ วยงาม แต่เป็ นกระบวนการที่ทุกคนในองค์การต้อง ร่วมมือกันทาและมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง 3. การควบคุมให้ความเชื่อมันอย่ ่ างสมเหตุสมผล (Reasonable Assurance) เท่านัน้ การควบคุมไม่สามารถให้ความเชื่อมันอย่ ่ างสมบูรณ์ (Absolute Assurance) ได้ เพราะการควบคุมมีขอ้ จากัดทีแ่ ฝงอยู่ เช่น การพิจารณาความคุม้ ค่าของต้นทุนและ ผลประโยชน์ การใช้ดุลยพินิจ การละเลย การตัง้ ใจร่วมกันกระทาผิด การก้าวก่าย 4. เป็นกระบวนการทีเ่ กีย่ วข้องกับความสาเร็จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน ด้านใดด้านหนึ่งใน 3 ด้าน หรือหลายด้านที่เกี่ยวข้องกัน ได้แก่ 1) ประสิทธิภาพ
12 ประสิทธิผลของการปฏิบตั งิ าน 2) ความเชื่อถือได้ของรายงานทางการเงินการบัญชี 3) การปฏิบตั ติ ามกฎหมายและกฎระเบียบทีเ่ กีย่ วข้อง จันทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ, และ ศิลปพร ศรีจนเพชร ั่ (2551: 2-13), เมธากุ ล เกียรติก ระจาย และ ศิล ปพร ศรีจนเพชร ั่ (2552: 4-1 ถึง 4-2) และ นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ และ ศิลปพร ศรีจนเพชร ั่ (2545: 5-12 ถึง 5-13) ได้ให้ความหมายสอดคล้อง กัน โดยอธิบายถึงแนวคิดพืน้ ฐานของการควบคุมภายในเกีย่ วข้องเรือ่ งต่อไปนี้ 1. ความรับผิดชอบของผู้บริหาร การจัดให้มรี ะบบการควบคุ มภายในเป็ นความ รับผิดชอบของผู้บริหาร เพื่อช่ว ยให้บรรลุวตั ถุประสงค์ท่จี ะทาให้เกิดความมันใจ ่ เท่าทีจ่ ะสามารถทาได้ว่า การดาเนินธุรกิจเป็นไปอย่างมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ 2. ความมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผล ในการจัดให้มรี ะบบการคุมภายในย่อมมีต้นทุน เกิดขึน้ (เช่น จ้างพนักงานเพิม่ ขึน้ เพื่อให้มกี ารแบ่งแยกหน้าทีก่ นั ทาอย่างเหมาะสม หรือออกแบบระบบเอกสารและคู่มอื การปฏิบตั งิ าน) ผูบ้ ริหารควรมีความมันใจอย่ ่ าง สมเหตุสมผลว่า ต้นทุนของการควบคุมภายในต้องไม่สูงกว่าประโยชน์ท่คี าดว่าจะ ได้รบั จากการจัดให้มรี ะบบการควบคุมภายในนัน้ 3. ข้อจากัดสืบเนื่องตามลักษณะของการควบคุมภายใน การควบคุมภายในถึงแม้จะมี การออกแบบไว้อย่างดีแล้วก็ตาม แต่กไ็ ม่สามารถให้ขอ้ สรุปแก่ผบู้ ริหารว่าระบบการ ควบคุมภายในได้บรรลุวตั ถุประสงค์แล้ว เนื่องจากการควบคุมภายในมีข้อจากัด สืบเนื่อ งภายในต้นเอง เช่น โอกาสที่จะเกิดข้อ ผิดพลาดจากบุค ลากร เนื่อ งจาก ความไม่ระมัดระวัง พลัง้ เผลอ การใช้ดุลยพินิจผิดพลาด หรือไม่เข้าใจคาสัง่ โอกาส ที่จะเกิดการหลีกเลี่ยงขัน้ ตอนของการควบคุมภายในโดยผู้บริหาร หรือโอกาสที่ บุคคลซึง่ รับผิดชอบในการควบคุมภายในใช้อานาจนัน้ ในทางทีผ่ ดิ เป็นต้น การพัฒนาการควบคุม สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (2552: 5-6) ได้อธิบายถึงการพัฒนาการควบคุมภายใน ว่า ระบบการควบคุมภายใน เป็ นกลไกทีส่ าคัญและเป็ นเครื่องมือในการบริหารงานของผูบ้ ริหาร ทัง้ ภาครัฐและเอกชน เป็นกระบวนการทีช่ ่วยเสริมสร้างความมีประสิทธิภาพในการดาเนินงานให้ หน่ วยงานบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุ ประสงค์ท่ตี งั ้ ไว้ การควบคุมภายในจึงต้องมีการพัฒนาอยู่ เสมอ เพราะนอกจากจะช่วยให้หน่ วยงานมีระบบการควบคุมภายในที่ดแี ล้ว ยังส่งเสริมให้เกิด
13 การบริหารกิจการบ้านเมืองและสังคมที่ดอี ีกด้วย กลไกภายนอกและกลไกภายในที่ใช้ในการ พัฒนาการควบคุมภายใน ประกอบด้วย 1. กลไกภายนอก – องค์กรทีก่ ากับดูแล องค์กรทีก่ ากับดูแลต้องเข้ามามีบทบาท โดย การกาหนดกฎเกณฑ์ ข้อบังคับและแนวทางปฏิบตั เิ พื่อสนับสนุ นและเสริมสร้างให้ เกิดการจัดการด้านการควบคุมภายใน ซึ่งในปจั จุบนั องค์กรกากับดูแลทัง้ ภาครัฐ และเอกชนได้ดาเนินการอย่างต่อเนื่อง เช่น 1.1 ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ออกข้อกาหนดให้บริษัทที่จดทะเบียนใน ตลาดหลัก ทรัพ ย์ฯ ต้อ งจัด ให้ม ีร ะบบการควบคุ ม ภายในที่เ หมาะสมและมี ประสิทธิภาพ 1.2 คณะกรรมการตรวจเงิน แผ่ น ดิน ได้อ อกระเบีย บคณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 กาหนดให้ หน่ วยรับตรวจนามาตรฐานการควบคุมภายในตามระเบียบฯ ไปใช้เป็ นแนว ทางการจัด วางและประเมิน ผลการควบคุ ม ภายในให้เ กิด ประสิท ธิผ ลและ ประสิท ธิภ าพพร้อ มรายงานต่ อ คณะกรรมการตรวจเงิน แผ่ น ดิน และผู้ ท่ี เกีย่ วข้องทราบ 1.3 สานักนายกรัฐมนตรี ได้ออกระเบียบว่าด้วยการตรวจสอบและประเมินผลภาค ราชการ พ.ศ. 2548 ซึง่ คณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ ตามระเบียบฯ ได้กาหนดให้การปฏิบตั ติ ามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 เป็ นต้น ชีว้ ดั ส่วนหนึ่งในการติดตามและประเมินผลส่วนราชการ เพื่อเสริมสร้างความ เข้มแข็งของการกากับดูแลและควบคุมตนเองทีด่ ขี องส่วนราชการ 2. กลไกภายในหน่วยงาน ได้แก่ 2.1 คณะกรรมการบริหารและฝ่ายบริหารระดับสูง คณะกรรมการบริหารและฝ่าย บริหารระดับสูง เป็ นผูม้ บี ทบาทสาคัญในการผลักดันให้มกี ารพัฒนาระบบการ ควบคุมภายในขององค์กรให้มปี ระสิทธิผลอย่างต่อเนื่อง โดยให้ความสาคัญใน การกาหนดวัตถุประสงค์ แนวทางการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน และการปรับ ปรุง จุด อ่ อ นของการควบคุ ม ภายใน รวมทัง้ ปฏิบ ัติต นให้เ ป็ น
14 แบบอย่างที่ดใี นเรื่องของจริยธรรมและความซื่อสัตย์ ไม่ยดึ ผลประโยชน์ของ ตนเองเป็ น ส าคัญ ไม่ใ ช่ ป ระโยชน์ จ ากต าแหน่ ง หน้ า ที่ ข องหน่ ว ยงานเพื่อ ประโยชน์ของตนเอง รวมทัง้ ไม่ใช้โอกาสและช่องโหว่ในกฎ ข้อบังคับ แสวงหา ผลประโยชน์ ใ ห้กบั ตนเอง ซึ่งจะทาให้ส ามารถลดข้อ จากัดของการควบคุ ม ภายในลงได้ ส่งผลให้เกิดการพัฒนาและนาพาองค์กรไปสู่การดาเนินกิจการ อย่างยังยื ่ น 2.2 หัว หน้ าส่ว นงานย่อ ยและผู้ป ฏิบตั ิ หัว หน้ าส่ ว นงานย่อยเป็ นผู้นาเอาวิธ ีก าร ควบคุมต่างๆ ไปใช้ใ นการควบคุมงานและกากับดูแลให้ผู้ปฏิบตั ิงานปฏิบตั ิ ตามวิธกี ารทีฝ่ ่ายบริหารกาหนด นอกจากนัน้ หัวหน้าส่วยงานย่อยยังเป็ นผูท้ ่มี ี ความรู้ ความเข้าใจปญั หาอุปสรรค จุดอ่อนการควบคุมภายใน และความเสีย่ ง ในกิจกรรมทีร่ บั ผิดชอบเป็ นอย่างดี จึงเป็ นบุคคลสาคัญทีจ่ ะช่วยให้การพัฒนา ระบบการควบคุมภายในมีประสิทธิผลยิง่ ขึน้ อย่างไรก็ตาม หัวหน้าส่วนงาน ย่อยและผู้ปฏิบตั งิ านต้องปฏิบตั หิ น้าที่ดว้ ยความซื่อสัตย์สุจริตอย่างสม่าเสมอ ควบคู่ไปด้วย 2.3 ผูต้ รวจสอบภายใน ผูต้ รวจสอบภายในมีหน้าทีแ่ ละความรับผิดชอบโดยตรงใน เรื่องการควบคุมภายใน โดยการประเมินผลการควบคุมภายในย่างเป็ นระบบ และมีแ บบแผน เพื่อช่วยให้อ งค์กรสามารถพัฒนากระบวนการการควบคุ ม ภายในให้มปี ระสิทธิผลและประสิทธิภาพยิง่ ขึน้ รวมทัง้ เป็ นผูท้ ม่ี บี ทบาทในการ กระตุ้นบุคลากรทุกระดับภายในหน่ ว ยงานให้เห็นความสาคัญของการควบคุม ภายในและปฏิบตั ติ ามระบบด้วยความเคร่งครัดอย่างมีวนิ ยั 2.4 วิธ ีก ารควบคุ ม และเครื่อ งมือ ที่ใ ช้ วิธ ีก ารควบคุ ม ที่น ามาใช้ใ นป จั จุ บ ัน อาจ เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมในขณะทีใ่ ช้ เมือ่ เหตุการณ์เปลีย่ นแปลงไป วิธกี าร ควบคุ มที่ใ ช้อยู่อ าจไม่เหมาะสม ผู้รบั ผิดชอบในการประเมินผลการควบคุ ม ภายในจะต้ อ งคิ ด น าวิ ธ ีก ารควบคุ ม ใหม่ ๆ มาปรับ ปรุ ง ใช้ ใ ห้ เ หมาะสม นอกจากนี้ยงั ต้องปรับเปลี่ยนเครื่องมือที่ใช้ให้มคี วามทันสมัย สอดคล้องกับ วิวฒ ั นาการทีเ่ ปลีย่ นแปลงไป
15 ประเภทของการควบคุมภายใน สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (2552: 6-7) กล่าวว่า การควบคุม แบ่งออกเป็ น 2 ประเภท ดังนี้ 1. การควบคุมเชิงนามธรรม (Soft Controls) หมายถึง การควบคุมทีเ่ กิดขึน้ จากจิตใต้ สานึก การกระทา ทักษะ ความสามารถ ของบุคลากรทุกระดับทีแ่ สดงออกให้เห็นว่า เป็ นสิง่ ทีด่ แี ละเป็ นประโยชน์ต่อหน่ วยรับตรวจ ซึง่ ไม่สามารถจับต้องได้ ส่งเสริมให้ การปฏิบตั ิงานประสบผลสาเร็จตามวัตถุ ประสงค์ของหน่ วยรับตรวจ เช่น ความ ซื่อ สัต ย์ ความโปร่งใส ความมีคุ ณธรรมและจริยธรรม ความขยันขันแข็ง ความ รับผิดชอบ เป็นต้น 2. การควบคุมเชิงรูปธรรม (Hard Controls) หมายถึง การควบคุ มที่ฝ่ายบริห าร ก าหนดขึ้น เป็ น ลายลัก ษณ์ อ ัก ษรเพื่อ เป็ น แนวทางในการปฏิบ ัติง านส าหรับ ผูร้ บั ผิดชอบกิจกรรมให้ประสอบผลสาเร็จตามสัตถุประสงค์ และเป็ นสิง่ ทีจ่ บั ต้องได้ เช่น ผังโครงสร้างหน่ วยรับตรวจ นโยบาย และคู่มอื ปฏิบตั งิ าน เป็ นต้ น การควบคุม ภายในจะมีประสิทธิผลเพียงใดก็ขน้ึ อยู่กบั การควบคุมทัง้ สองส่วนประกอบกัน หน่ วย รับตรวจที่มรี ะบบการควบคุมภายในที่มปี ระสิทธิผลจะให้ความสาคัญในเรื่องการ ควบคุมเชิงนามธรรม แต่กไ็ ม่ได้ละเลยการควบคุมเชิงรูปธรรม พยอม สิงห์เสน่ ห์ (2548: 6-3, 6-7 ถึง 6-8) ได้ให้ความหมายสอดคล้องกับ จันทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ, และ ศิลปพร ศรีจนเพชร ั่ (2551: 2-2 ถึง 2-3) และ เจริญ เจษฎาวัลย์ (2546: 35) ได้อธิบายถึงประเภทของการควบคุมภายในแต่ละประเภทไว้ดงั นี้ 1. การควบคุมทางด้านบริหาร หมายถึง แผนการจัดแบ่งส่วนงาน วิธกี าร และการจด บันทึกที่ใช้ในกระบวนการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งเป็ นจุดเริม่ ต้นของการควบคุม ทางบัญชีโดยทัวไปแล้ ่ ว ผู้สอบบัญชีจะสนใจในการควบคุมด้านการบริหารเฉพาะ ส่วนที่เ กี่ยวข้อ งกับการเงิน การบัญชี การจัดแบ่ งส่ว นงาน การกาหนดตัวบุคคล ผู้รบั ผิดชอบในงานด้านต่ างๆ ผู้บริหารที่มอี านาจอนุ มตั ิรายการค้า และระเบียบ ปฏิบตั ทิ เ่ี กีย่ วกับการเงินและการบัญชีของกิจการ รวมทัง้ รายงานทางการเงินทีฝ่ ่าย บริหารต้องการ นอกจากนัน้ ยังต้องมีการติดต่อกับแผนกตรวจสอบภายในซึง่ ขึน้ ตรง ต่ อ ฝ่ า ยบริห าร เพื่อ ประสานงานในการด าเนิ น การตรวจสอบด้ว ยการควบคุ ม ทางด้านบริหารอาจจาแนกออกเป็น 3 ประการ คือ
16 1.1 การจัดส่วนแบ่งงาน การฝึกอบรม และนโยบายเกีย่ วกับพนักงาน 1.2 การวางแผน การทางบประมาณ และการจัดทารายงานทางการเงินให้ผบู้ ริหาร เพื่อใช้ในการบริหารงาน 1.3 การตรวจสอบภายใน 2. การควบคุมทางด้านบัญชี ประกอบด้วยแผนการจัดแบ่งส่วนงาน วิธกี าร และการ จดบันทึกรายการค้าเพื่อวัตถุประสงค์จะดูแลรักษาทรัพย์สนิ และมีการบันทึกบัญชีท่ี ถูกต้องและเชื่อถือได้ การควบคุมทางบัญชีมสี าระสาคัญต่างๆ ดังต่อไปนี้ 2.1 การอนุ มตั ริ ายการ รายการค้าทุกรายการจะต้องผ่านการอนุ มตั โิ ดยผู้บริหาร ตามระเบียบปกติ หรือการอนุมตั เิ ฉพาะราย แล้วแต่กรณี 2.2 ความถูกต้องของรายการ รายการค้าทีน่ ามาบันทึกบัญชีจะต้องเป็ นรายการที่ เกิดขึน้ จริงสาหรับกิจการนัน้ ๆ 2.3 มีค วามครบถ้ ว น รายการค้ า ที่ ไ ด้ ร ับ อนุ ม ัติจ ะต้ อ งน ามาบัน ทึก บัญ ชีโ ดย ครบถ้วนทุกรายการ 2.4 ความถู ก ต้อ งในการบัน ทึก บัญ ชี รายการค้า จะต้อ งน ามาบัน ทึก บัญ ชีโ ดย ถูกต้องทัง้ ในด้านประเภทบัญชีท่เี กี่ยวข้อง จานวนเงิน งวดบัญชี และบัญ ชี รายละเอียดต่างๆ 2.5 การเก็บรักษาทรัพย์สนิ ควรต้องมีการกาหนดตัวบุคคลทีเ่ ป็ นผูร้ บั ผิดชอบดูแล รักษาทรัพย์สนิ ซึง่ ต้องมิใช่ผมู้ หี น้าลงบัญชี และอนุมตั ริ ายการ 2.6 การพิสู จ น์ ย อด จะต้ อ งมีก ารเปรีย บเทีย บรายการในบัญ ชีกับ ทรัพ ย์ส ิน ที่ เกี่ย วข้อ ง และเปรีย บเทีย บบัญ ชีคุ ม กับ บัญ ชีย่ อ ย ข้อ แตกต่ า งต้ อ งน ามา วิเคราะห์หาคาอธิบายจนเป็นทีพ่ อใจ และทารายการปรับปรุงบัญชีทจ่ี าเป็น
17 ตลาดหลักทรัพ ย์แ ห่งประเทศไทย และ สมาคมผู้ตรวจสอบภายในแห่งประเทศไทย (2548: 49-54) ได้กล่าวถึงการควบคุมภายในแบ่งออกตามลักษณะของวิธกี ารควบคุมได้ 5 ประเภท ดังนี้ 1. การควบคุมแบบป้อ งกัน เป็ นการควบคุมที่ต้องการป้อ งกันไม่ใ ห้ความผิด พลาด หรือความไม่ถูกต้องความไม่เหมาะสมทัง้ หมดเกิดขึน้ ได้ ดังนัน้ จึงเป็ นการควบคุม ทีเ่ กิดขึน้ ก่อนเหตุการณ์ท่ไี ม่พงึ ปรารถนาจะเกิด วิธกี ารควบคุมชนิดนี้จะก่อให้เกิด อุปสรรคขัดขวางการทารายงานบางชนิด 2. การควบคุมแบบค้นหา การควบคุมแบบนี้เกิดขึน้ เพราะต้องการค้นหาข้อผิดพลาด หลังจากที่ความผิดเหล่านัน้ ได้เกิดขึน้ แล้ว การจัดทางบกระทบยอดบัญชีเงินฝาก ธนาคารถือเป็นการควบคุมแบบค้นหาในเรื่องของเงินสดทีส่ าคัญอย่างหนึ่ง ในกรณี ที่ไ ม่ ม ีก ารป้ องกัน แบบป้ องกัน ที่ส มบู ร ณ์ ด ี เ ลิ ศ แล้ ว การเฝ้ าติ ด ตามประเมิน (Monitor) ในรูปของการควบคุมแบบค้นหาก็เป็นส่วนประกอบสาคัญอย่างยิง่ สาหรับ ระบบการควบคุมทีไ่ ด้รบั การออกแบบมาเป็นอย่างดี ต้น ทุ น ของการควบคุ ม แบบ ค้นหาอาจจะถูกกว่าการควบคุมแบบป้องกันบางกรณี เพราะสามารถใช้วธิ กี ารเลือก ทดสอบรายการได้ เพราะไม่จาเป็นต้องทาการตรวจสอบรายการครบทุกรายการ 3. การควบคุ มแบบแก้ไข การควบคุ มแบบนี้ คือ การควบคุ มที่จะดาเนินการแก้ไข ปญั หาที่ตรวจพบจากการใช้วธิ กี ารควบคุมแบบค้นหา เช่น ในระบบคอมพิวเตอร์ อาจมีการเขียนโปรแกรมให้ระบบงานทาการแก้ไขรายการที่ตรวจพบจากการใส่ รหัส เลขประจ าตัว ผู้ข ายผิด พลาด โดยระบบงานจะท าการอ่ า นชื่อ ของผู้ข าย เปรียบเทียบกับชื่อของผู้ขายที่ถูกต้อง และแก้ไขรายการที่บนั ทึกรหัสผิดในตอน แรกให้ถูกต้อง การที่ระบบงานพิมพ์รายงานแสดงรายการที่ผดิ ปกติ (Exception Report) โดยทีไ่ ม่ทราบสาเหตุหรือรายการทีผ่ ดิ พลาดแต่ระบบงานไม่สามารถแก้ไข ได้โดยอัต โนมัติอ อกมาเพื่อ การค้นหาสาเหตุ ต่ อ ไปก็เ ป็ นการควบคุ มแบบแก้ไ ข อย่างหนึ่งด้วย 4. การควบคุมแบบสังการ ่ คือ วิธกี ารควบคุมทีไ่ ด้รบั การออกแบบมาเพื่อให้ได้รบั และ เป็ นทีต่ อ้ งการของฝา่ ยบริหารการควบคุมแบบนี้จะทาหน้าทีโ่ ดยตรงในอันทีจ่ ะทาให้ บรรลุเป้าหมายในทางการปฏิบตั งิ านขององค์กรได้ นันคื ่ อ จะก่อให้เกิดความเชื่อมัน่ ได้ว่า สิ่งที่ดี ๆ จะเกิดขึ้น ดังนัน้ บางคนก็ถือ ว่า เป็ นการควบคุ มแบบ Positive
18 Controls บางคนมองว่าการควบคุมแบบสังการก็ ่ คอื การควบคุมแบบป้องกันเพราะ ถือว่าเมือ่ มีสงิ่ ดี ๆ เกิดขึน้ ย่อมเท่ากับว่าได้ป้องกันสิง่ ทีไ่ ม่ได้ไม่ให้เกิดขึน้ แล้ว 5. การควบคุมแบบทดแทน คือ วิธกี ารควบคุมทีม่ อี ยู่เพื่อช่วยลดระดับความเสีย่ งจาก การที่ไม่มกี ารควบคุมบางอย่างอยู่ในกิจกรรมนัน้ เป็ นการควบคุมทีส่ ร้างขึน้ เพื่อใช้ ทดแทนวิธกี ารควบคุมที่ส้นิ เปลืองโดยใช่เหตุได้ หรืออย่างน้อยก็สามารถทดแทน หรือชดเชยได้บางส่วน คาว่า “การควบคุมที่มอี ยู่นนั ้ อาจมีอยู่ในหน่ วยงานเดียวกัน กับการควบคุมที่ขาดไป หรืออาจข้ามหน่ วยงานก็ได้ มีบ่อยครัง้ สิง่ ที่ดูเหมือนว่า ั หา เนื่ อ งจากมีก ารควบคุ ม วิธ ีอ่ ืน ที่ เป็ น จุ ด อ่ อ นของการควบคุ ม กลับ ไม่ เ ป็ นป ญ สามารถทดแทนกันได้อยู่ วัตถุประสงค์การควบคุมภายใน ส านั กงานการตรวจเงินแผ่ นดิน (2552: 1) ได้ ให้ ความหมายสอดคล้อ งกับ สุ ร ีย์ วงศ์วณิช (ม.ป.ป.: 89-90), ณฐพร พันธุอ์ ุดม และคณะผูเ้ ขียน (2549: 2-3), จันทนา สาขากร, นิพ นั ธ์ เห็น โชคชัย ชนะ, และศิล ปะพร ศรีจ ั ่นเพชร (2551: 2-4) และ วิไล วีระปรีย , จงจิตต์ หลีกภัย, และ ประจิต หาวัตร (2549: 9-10) กล่าวถึง วัตถุประสงค์ของการควบคุม ภายใน ดังต่อไปนี้ 1. การดาเนินงาน (Operation : O) หมายถึง การบริหารจัดการ การใช้ทรัพยากรให้ เป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล รวมถึงการดูแลรักษาทรัพย์สนิ การ ป้องกันหรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรัวไหล ่ การสิ้นเปลืองหรือการ ทุจริตของหน่วยรับตรวจ 2. การรายงานทางการเงิน (Financial : F) หมายถึง รายงานทางการเงินทีจ่ ดั ทาขึน้ เพื่อ ใช้ภายในและภายนอกหน่ ว ยรับตรวจ เป็ นไปอย่างถู กต้อ ง เชื่อ ถือ ได้ และ ทันเวลา 3. การปฏิบตั ติ ามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับทีเ่ กี่ยงข้อง (Compliance : C) ได้แก่ การปฏิบตั ติ ามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หรือมติคณะรัฐมนตรีทเ่ี กี่ยวข้องกับการ ด าเนิ น งานของหน่ ว ยรับ ตรวจ รวมทัง้ การปฏิบ ัติ ต ามนโยบาย และวิธ ีก าร ปฏิบตั งิ านทีอ่ งค์กรได้กาหนดขึน้
19 ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (2539: 1-8) ได้กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการควบคุม ภายในไว้ แต่มกี ารอธิบายเพิม่ เติมในข้อที่ 4 ไว้ดงั นี้ 4. ด้านการดูแลป้องกันทรัพย์สนิ ทรัพย์สนิ ทัง้ มวลขององค์กรได้รบั การดูแล ป้องกัน ระวังรักษาให้อยู่ในสภาพที่พร้อมสาหรับการนาไปใช้ประโยชน์ และให้ปลอดจาก การรัวไหล ่ สิ้นเปลือง สูญเปล่า หรือการกระทาทุจริตของพนักงาน หรือผู้บริหาร และหากมีความเสียหายเกิดขึน้ ไม่ว่าจะเป็ นความสูญเปล่าอย่างหนึ่งอย่างใดหรือ โดยกระทาอันมีเจตนาทุจริตก็ช่วยให้ทราบถึงความเสียหายนัน้ ได้โดยเร็วทีส่ ุด พยอม สิง ห์เ สน่ ห์ (2548: 6-2) ได้ก ล่ า วการควบคุ ม ภายในที่กิจ การจัด ให้ม ีข้ึน มีวตั ถุประสงค์อนั สาคัญดังต่อไปนี้ คือ 1. เพื่อดูแลรักษาสินทรัพย์ 2. เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและเชื่อถือได้ของข้อมูลบัญชี 3. เพื่อเพิม่ ประสิทธิภาพของการทางาน 4. เพื่อส่งเสริมให้มกี ารปฏิบตั ติ ามนโยบายของผู้บริหาร ข้อบังคับ และระเบียบปฏิบตั ิ ของกิจการ รวมถึงข้อกาหนดของกฎหมาย IIA (2002) อ้างใน อุษณา ภัทรมนตรี (2552: 6-3) ได้กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการ ควบคุมว่า มี 4 ด้าน คือ ด้านการดูแลรักษาความปลอดภัยของทรัพย์สนิ ตามมาตรฐานการ ตรวจสอบสมัยใหม่ ผู้ต รวจสอบภายในต้องประเมินการบริหารความเสี่ยงและการควบคุ มที่ เกีย่ วข้องกับ 1. ความน่ าเชื่อถือ (Reliability) และความถูกต้องครบถ้วน (Integrity) ของสารสนเทศ ทางการเงินและการดาเนินงาน 2. ประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการดาเนินงาน (Effective and Efficiency) 3. การดูแลรักษาความปลอดภัยของทรัพย์สนิ
20 4. การปฏิบตั ติ ามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ และสัญญา ตลาดหลัก ทรัพ ย์แ ห่ งประเทศไทย และสมาคมผู้ต รวจสอบภายในแห่งประเทศไทย (2548: 32) ได้กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน ไว้ดงั นี้ 1. ความเชื่อ ถือ ได้แ ละความถู ก ต้อ งของข้อ มูล และรายงานทางการเงิน และการ ปฏิบตั งิ าน 2. การปฏิบตั ติ ามนโยบาย แผนงาน กระบวนการปฏิบตั งิ าน กฎหมายและกฎระเบียบ 3. การดูแลป้องกันสินทรัพย์ 4. การดาเนินงานอย่างประหยัดและมีประสิทธิภาพ 5. การบรรลุวตั ถุประสงค์ขององค์กร และเป้าหมายของการดาเนินงานหรือโครงการ องค์ประกอบของการควบคุมภายใน สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (2552: 8-19) ได้ให้ความหมายสอดคล้องกับ ณฐพร พันธุอ์ ุดม และคณะผูเ้ ขียน (2549: 4-19), วิไล วีระปรีย, จงจิตต์ หลีกภัย, และ ประจิตต์ หาวัตร (2549: 10-21), ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (2539: 1-16 ถึง 1-33), อุษณา ภัทรมนตรี (2552: 6-9 ถึง 6-13) และ จันทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ, และ ศิลปพร ศรีจนั ่ เพชร (2551: 2-4 ถึง 2-12) ได้กล่าวถึงมาตรฐานการควบคุมภายในที่คณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดินกาหนด มี 5 องค์ประกอบดังนี้ 1. สภาพแวดล้อ มของการควบคุม สภาพแวดล้อ มของการควบคุม ภายในเป็ นเรื่อง พื้นฐานที่สาคัญที่สุดของการบริหารองค์กร ผู้กากับดูแล ฝ่ายบริหาร และบุคคลกร ของหน่วยรับตรวจต้องสร้างสภาพแวดล้อมให้บุคลากรทุกระดับ มีทศั นคติทด่ี ตี ่อการ ควบคุมภายใน โดยส่งเสริมให้บุคลากรทุกคนในหน่ วยรับตรวจเกิดจิตสานึกในเรื่อง ความซื่อสัตย์ จริยธรรม ความรับผิดชอบต่อหน้าทีท่ ไ่ี ด้รบั มอบหมาย และความสาคัญ ของประสิทธิผลการควบคุมภายใน สภาพแวดล้อมของการควบคุม หมายถึง ปจั จัย ต่างๆ ซึง่ ส่งเสริมให้องค์ประกอบการควบคุมภายในอื่นๆ มีประสิทธิผลในหน่ วยรับ ตรวจ หรือทาให้ก ารควบคุ มที่มอี ยู่ใ ห้มปี ระสิทธิผ ลยิง่ ขึ้น หรือทาให้บุค ลากรให้
21 ความสาคัญกับการควบคุมมากขึน้ ในกรณีตรงข้าม สภาพแวดล้อมของการควบคุม ที่ไ ม่ม ีประสิทธิผ ล อาจทาให้อ งค์ประกอบการควบคุ มอื่น ๆ มีป ระสิทธิผ ลลดลง สภาพแวดล้อ มของการควบคุ ม ภายในสะท้อ นให้เ ห็น ทัศ นคติ และการรับ รู้ถึง ความส าคัญ ของการควบคุ มภายในของบุค ลากรระดับ ต่ า งๆ ในหน่ ว ยรับตรวจ สภาพแวดล้อมของการควบคุมเป็ นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างความตระหนัก (Control Consciousness) และบรรยากาศของการควบคุ มในหน่ วยงาน ให้บุค ลากรใน หน่วยงานเกิดจิตสานึกทีด่ ใี นการปฏิบตั งิ านตามความรับผิดชอบ โดยเน้นการสร้าง บรรยากาศโดยผูบ้ ริหารระดับสูง (Tone at the top) สภาพแวดล้อมของการควบคุม ที่ดี คือ สภาพแวดล้อ มที่ทาให้บุค ลากรในหน่ ว ยรับตรวจยึดถือ และปฏิบตั ิต าม ข้อกาหนดด้านจริยธรรม มีความรับผิดชอบและเข้าใจขอบเขตอานาจหน้ าที่ของ ตนเอง มีความรู้ ความสามรถ และทักษะที่จาเป็ นต้องใช้ในการปฏิบตั ิงานตามที่ ได้รบั มอบหมายอย่างเพียงพอ ยอมรับ และปฏิบตั ติ ามนโยบายและแนวทางการ ปฏิบตั งิ าน สภาพแวดล้อมของการควบคุมมีปจั จัยต่างๆ เช่น 1.1 ความซื่อสัตย์และจริยธรรม ความซื่อสัตย์และจริยธรรมเป็ นสิง่ สาคัญอย่างยิง่ ที่ จะทาให้เกิดคุณธรรมในการดาเนินกิจกรรมต่างๆ ในหน่ วยงาน เป็ นทีย่ อมรับ ว่าหน่ วยรับตรวจทีม่ บี ุคลากรทีซ่ ่อื สัตย์และมีจริยธรรมสูงจานวนมาก สามารถ นาพาหน่ วยงานของตนให้ก้าวหน้า เป็ นที่ยอมรับของสาธารณชนโดยทัวไป ่ ดังนัน้ ผูบ้ ริหารจะต้องเป็ นแบบอย่างทีด่ ี โดยการแสดงออกอย่างสม่าเสมอ ทัง้ โดยค าพูดและการกระทา รวมทัง้ สื่อสารภายในให้บุคลากรรับทราบถึงการ ปฏิบตั ิของผู้บริหาร และควรจัดทาข้อกาหนดด้านจริยธรรมรวมถึงข้อ ห้าม บุคลากรในลักษณะที่มผี ลประโยชน์ทบั ซ้อน (Conflict of Interest) อย่าง ชัดเจน ผลประโยชน์ ทบั ซ้อน หมายถึง สถานการณ์ท่บี ุคคลหนึ่งมีบทบาท หน้าทีแ่ ละ/หรือความสัมพันธ์อ่นื ทีม่ วี ตั ถุประสงค์หรือผลประโยชน์ส่วนตัว หรือ พวกพ้องที่ทบั ซ้อนกับบทบาทหน้ าที่ใ นหน่ ว ยงานทาให้การปฏิบตั ิงานของ บุคคลนัน้ ขาดความเป็ นอิสระและเป็ นกลาง ซึ่งอาจเกิดขึน้ จากผลประโยชน์ ส่วนตัวไม่สอดคล้องกับผลประโยชน์ ของหน่ วยงาน ทาให้บุคคลนัน้ ต้องอยู่ใน สภาวการณ์ตอ้ งเลือกทางใดทางหนึ่ง ซึง่ อาจจะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อ หน่ วยงาน และอาจนาไปสู่การทุจริต และประพฤติมชิ อบ เช่น บุคลากรของ หน่วยรับตรวจเข้าไปเป็นคู่สญ ั ญา หรือมีส่วนได้เสียในสัญญาทีท่ ากับหน่ วยรับ ตรวจ หรือเป็นหุน้ ส่วนหรือผูถ้ อื หุน้ ในห้างหุน้ ส่วนหรือบริษทั ทีเ่ ข้าเป็ นคู่สญ ั ญา กับ หน่ ว ยรับ ตรวจ เป็ น ต้ น ฝ่ า ยบริห ารจึง ควรก าหนดข้ อ ห้ า มเกี่ ย วกั บ ผลประโยชน์ทบั ซ้อนดังกล่าวไว้ในข้อกาหนดด้านจริยธรรม ทัง้ ฝ่ายบริหารและ
22 บุ ค ลากรทุ ก คนในหน่ ว ยงานต้ อ งหลีก เลี่ย งสถานการณ์ ท่ีอ าจก่ อ ให้ เ กิด ผลประโยชน์ทบั ซ้อนด้วย 1.2 การพัฒนาความรู้ ความสามารถของบุคลากร ความรู้ความสามารถของ บุคลากร เป็ นปจั จัยสาคัญต่ อ ความสาเร็จในการดาเนินงาน ดังนัน้ ผู้บริหาร จะต้องเป็ นผู้กาหนดระดับความรู้ ความสามารถ ทักษะ รวมทัง้ ความชานาญ และประสบการณ์สาหรับบุคลากรในตาแหน่ งต่างๆ ว่าควรอยู่ในระดับใด เพื่อ ใช้เป็ นเกณฑ์ในการพิจารณาบรรจุแต่งตัง้ บุคลากรให้เหมาะสมกับหน้าที่และ ความรับผิดชอบ เพื่อให้การดาเนินงานบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ทต่ี งั ้ ไว้ เครือ่ งมือสาคัญก็คอื การจัดทาเอกสารบรรยายลักษณะงาน (Job Description) 1.3 คณะกรรมการบริหาร และคณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการบริหารมี ส่วนสาคัญต่อการกากับดูแลกิจการ ซึ่งหากหน่ วยงานมีการกากับดูแลที่ดจี ะ ทาให้การควบคุมภายในมีประสิทธิผลด้วย ส่วนคณะกรรมการตรวจสอบเป็ น กลไกทีช่ ่วยในการตรวจสอบและสอบทานการดาเนินงานให้เป็ นไปตามทิศทาง ที่ค ณะกรรมการบริห ารก าหนด รวมถึงผลสาเร็จตามแผนงานต่ างๆ ที่ฝ่าย บริหารดาเนินการ คณะกรรมการตรวจสอบจึงต้องมีความเป็ นอิสระจากฝ่าย บริ ห าร มี ค ว ามรู้ ความสามารถซึ่ ง จะช่ ว ยส่ ง เสริ ม และสนั บ สนุ น สภาพแวดล้อมการควบคุมภายในให้มปี ระสิทธิผลยิง่ ขึน้ 1.4 ปรัชญาและรูปแบบการบริหารของผู้ บริหาร ปรัชญาและรูปแบบการบริหาร หมายถึง แนวคิด ทัศนคติ และวิธปี ฏิบตั งิ านทีผ่ ู้บริหารนามาใช้ในการบริหาร หน่ ว ยรับ ตรวจ ผู้บ ริห ารแต่ ล ะคนมีแ นวคิด และวิธ ีก ารปฏิบ ัติง านรวมทัง้ ประสบการณ์ท่แี ตกต่างกันออกไป ปรัชญาและรูปแบบการบริหารที่แตกต่าง กัน จะทาให้เ กิด จุดอ่ อ นการควบคุ มภายในที่แตกต่ างกัน ซึ่งส่ งผลกระทบ โดยตรงต่อโครงสร้างและประสิทธิผลการควบคุมภายใน 1.5 โครงสร้างองค์กร โครงสร้างองค์กรเป็ นการกาหนดลาดับการบริหาร การควบคุม ความรับผิดชอบกิจกรรม รวมถึง เส้นทางการรายงานผลการปฏิบตั งิ าน และ ความรับผิดชอบของบุคลากรในระดับต่างๆ โดยคานึงถึงความรูค้ วามสามารถ ของบุคคลเหล่านัน้ ด้วย โครงสร้างองค์กรที่ได้รบั การจัดไว้อย่างดี ย่อมเป็ น พื้นฐานส าคัญ ที่จะทาให้ผู้บริหารสามารถวางแผน สังการ ่ และควบคุมการ ปฏิบตั งิ านได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ รวมทัง้ จะเป็ นสิง่ ที่บ่ง
23 บอกให้เห็นถึงกรอบการทางานของแต่ละกิจกรรมที่จะทาให้การดาเนินงาน บรรลุตามวัตถุประสงค์ทต่ี งั ้ ไว้ ลักษณะโครงสร้างองค์กรทีเ่ หมาะสมแต่ละแห่ง อาจแตกต่างกันตามขนาดและลักษณะกิจกรรมในแต่ละหน่วยรับตรวจ 1.6 การมอบอานาจและหน้าที่ความรับผิดชอบ การมอบอานาจ หมายถึง การ กระจายการควบคุ ม ในส่ วนที่ผู้บริหารต้อ งดูแลไปยังผู้ปฏิบตั ิงานตามความ เหมาะสม และตามความจาเป็ นในการดาเนินกิจกรรม เพื่อให้บรรลุ ผลสาเร็จ ตามวัตถุประสงค์ท่กี าหนดไว้ การกระจายอ านาจ ควรพิจารณาถึงลักษณะ กิจกรรม ความซับซ้อน ขนาดพืน้ ที่ และระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ หรือให้ เกิด ความเสี่ย งในระดับ ที่ค วามเสี่ย งต่ าสุ ด ที่อ าจเกิด จากการตัด สิน ใจของ บุคลากรผูไ้ ด้รบั มอบอานาจ ดังนัน้ เพื่อให้มสี ภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี ผู้บริหารจึงควรมอบอานาจให้เหมาะสมกับหน้ าที่ค วามรับผิดชอบในแต่ ล ะ ตาแหน่ ง จัดทาเอกสารคาบรรยายลักษณะงานของบุคลากรทุกระดับ เอกสาร คู่มอื ระบบงานโดยเฉพาะงานทีม่ คี วามซับซ้อนลงทุนสูง ระบบการควบคุม และ ระบบการรายงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบที่มปี ระสิทธิภาพและทันกาลไว้ อย่างชัด เจนให้เป็ นแนวทางอ้างอิงในการปฏิบตั ิง าน เพื่อป้องกันไม่ใ ห้เ กิด ความซ้าซ้อนหรือละเว้นการปฏิบตั งิ านรวมทัง้ การดาเนินงานเกิดหยุ ดชะงัก เมือ่ มีการโยกย้ายสับเปลีย่ นผูป้ ฏิบตั งิ าน 1.7 นโยบายและวิธบี ริหารงานบุคคล บุคลากรเป็ นปจั จัยสาคัญและมีอทิ ธิพลทีส่ ุด ต่อการปฏิบตั งิ านทุกด้าน รวมทัง้ ต่อประสิทธิผลของการควบคุมภายใน ฝ่าย บริหารจึงควรก าหนดนโยบายและวิธปี ฏิบตั ิ ในส่ วนที่เ กี่ยวกับการคัดเลือ ก การฝึกอบรบ การเลื่อนขัน้ เลื่อนตาแหน่ ง การประเมินผลการปฏิบตั งิ าน และ เผยแพร่แนวทางหรือหลักเกณฑ์ด้านทรัพยากรบุค คล ให้บุคลากรรับทราบ โดยละเอีย ด รวมถึง ควรพัฒ นาให้ค วามรู้ค วามสามารถแก่ บุ ค ลากรอย่า ง ต่อเนื่อง 2. การประเมินความเสีย่ ง ฝ่ายบริหารต้องให้ความสาคัญและประเมินความเสี่ยงซึง่ มี ผลกระทบต่อผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ของหน่ วยรับตรวจ ทีเ่ กิดจากปจั จัยภายใน และภายนอกด้ว ยวิธ ีก ารที่เ ป็ น ระบบอย่ า งเพีย งพอและเหมาะสม ความเสี่ย ง หมายถึง เหตุการณ์หรือสถานการณ์ทม่ี คี วามไม่แน่ นอน ซึง่ อาจเกิดขึน้ และมีผลทา ให้หน่ วยรับตรวจเกิดความผิด พลาด ความเสียหาย การรัวไหล ่ ความสูญเปล่า ไม่ สามารถดาเนินงานให้บรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายทีต่ งั ้ ไว้ได้ การ
24 ประเมินความเสี่ยง หมายถึง กระบวนการที่สาคัญที่ใ ช้ใ นการระบุและวิเ คราะห์ ความเสี่ยงที่มผี ลกระทบต่อการบรรลุวตั ถุประสงค์ของหน่ วยรับตรวจ รวมทั ง้ การ ค้ น หาและน าเอาวิ ธ ี ก ารควบคุ ม เพื่ อ ป้ องกั น หรือ ลดความเสี่ย งมาใช้ ใ ห้ เ กิ ด ประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อหน่ วยรับตรวจ ตามมาตรฐานกาหนดให้ผู้บริหาร ต้องประเมินความเสี่ยง เพื่อให้ทราบว่าการดาเนินงานของหน่ วยรับตรวจมีความ เสีย่ งทีส่ าคัญในเรือ่ งใดและในขัน้ ตอนใดของการปฏิบตั งิ าน มีระดับความสาคัญและ โอกาสทีจ่ ะเกิดมากน้ อยเพียงใด การที่หน่ วยรับตรวจได้รบั รูป้ จั จัยเสี่ยงทีส่ าคัญจะ เป็ นประโยชน์ในการกาหนดแนวทางการควบคุม เพื่อป้องกันหรือลดความเสีย่ ง ซึง่ จะทาให้เกิดความมันใจตามสมควรว่ ่ าความเสียหายหรือความผิดพลาดจะไม่เกิดขึน้ หรือหากเกิดขึน้ จะอยู่ในระดับทีไ่ ม่เป็ นอุปสรรคต่อการดาเนินงาน ขัน้ ตอนในการ ประเมินความเสีย่ ง ประกอบด้วย 2.1 ระบุปจั จัยเสีย่ ง (Event Identification) ความเสีย่ งมีสาเหตุจากปจั จัยทัง้ ภายใน และภายนอก ปจั จัยเหล่ านี้ ม ีผ ลกระทบต่ อ วัต ถุ ประสงค์แ ละเป้ าหมายของ หน่ ว ยรับตรวจหรือ ผลการปฏิบตั ิงาน ทัง้ ในระดับหน่ ว ยรับตรวจและระดับ กิจกรรม ในการระบุปจั จัยเสีย่ งฝ่ายบริหารจาเป็ นต้องตัง้ คาถามว่ามีเหตุการณ์ ใดหรือกิจกรรมใดของกระบวนการปฏิบตั งิ านทีอ่ าจเกิดความผิดพลาด ความ เสียหาย และการไม่บรรลุวตั ถุประสงค์ทก่ี าหนด รวมทัง้ มีทรัพย์สนิ ใดทีจ่ าเป็ น จะต้องได้รบั การดูแลป้องรักษา เช่น ความเสี่ยงจากการจัดซื้อจัดจ้างในราคา แพง ความเสีย่ งจากการจัดซือ้ พัสดุทม่ี คี ุณภาพต่ากว่าข้อกาหนด เป็นต้น 2.2 วิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis) หลังจากระบุปจั จัยเสี่ยงแล้ว ขัน้ ตอน ต่อไปคือ การวิเคราะห์ความเสี่ยง เทคนิคการวิเคราะห์ความเสี่ยงมีหลายวิธ ี การวัดความเสี่ยงที่เป็ นตัวเลขว่ามีผลกระทบต่อหน่ วยรับตรวจเท่าไรนัน้ เป็ น สิ่งที่ท าได้ยาก โดยทัวไปจะวิ ่ เ คราะห์ค วามเสี่ย ง โดยประมาณโอกาสและ ความถี่ท่คี วามเสี่ยงอาจเกิดขึน้ ว่ามีมากน้อยเพียงใด เพื่อ พิจารณาผลกระทบ จากความเสีย่ งและจัดลาดับความสาคัญของความเสีย่ งที่มผี ลต่อหน่ วยรับตรวจ ผู้บริหารควรให้ความสาคัญต่อความเสี่ยงที่มรี ะดับสูงและมีโอกาสเกิดขึ้นสูง แต่อาจลดความสนใจต่อความเสีย่ งทีม่ รี ะดับต่ าและโอกาสจะเกิดความเสี่ยงมี น้อย การวิเคราะห์ความเสีย่ งของสองจุดนี้ตอ้ งใช้วจิ ารณญาณอย่างมากว่าควร อยู่ใ นระดับใด เพราะการวัดผลความเสี่ยงทาได้ยาก โดยอาจพิจารณาจาก ความสัมพันธ์ระหว่างโอกาสทีจ่ ะเกิดความเสีย่ ง และผลกระทบของความเสีย่ ง ต่อองค์กรว่าก่อให้เกิดความเสีย่ งในระดับใด
25 2.3 การจัดการความเสี่ยง (Risk Response) เป็ นขัน้ ตอนการกาหนดวิธกี าร จัดการ เพื่อลดความเสีย่ ง ซึง่ เมื่อทราบความเสีย่ งทีม่ นี ัยสาคัญและโอกาสทีจ่ ะ เกิดความเสีย่ งแล้วควรวิเคราะห์สาเหตุทท่ี าให้เกิดความเสีย่ ง และพิจารณาว่า จะจัดการกับความเสีย่ งนัน้ อย่างไร ในการพิจารณาเลือกดาเนินการ ผูบ้ ริหาร ต้องพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนในการจัดการความเสีย่ งนัน้ เปรียบเทียบ กับประโยชน์ ท่จี ะได้รบั ว่าเหมาะสมและคุ้มค่ าหรือ ไม่ ทัง้ นี้ ฝ่ายบริห ารควร พิจารณาว่า ความเสีย่ งทีเ่ กิดขึน้ นัน้ เป็ นความเสีย่ งทีเ่ กิดจากปจั จัยภายใน เช่น ระบบการทางานไม่เหมาะสม คุณภาพและความสามารถของบุคลากร ขนาด และโครงสร้างขององค์กร เป็ นต้น หรือปจั จัยภายนอก เช่น การเปลีย่ นแปลง ทางเศรษฐกิจ การเมือง เทคโนโลยี และกฎหมายใหม่ทม่ี ผี ลให้บงั คับ เป็ นต้น รวมทัง้ จะต้องพิจารณาว่าเป็นความเสีย่ งในด้านใด 2.3.1 กรณีเป็ นความเสี่ยงเกี่ยวกับหน่ วยรับตรวจโดยรวม มักเกิดจากปจั จัย ภายนอก ซึง่ มิได้อยูภ่ ายใต้การควบคุมของฝา่ ยบริหาร การป้องกันหรือ ลดความเสีย่ งกระทาได้โดยการบริหารความเสีย่ ง ดังนี้ 1) การหลีกเลี่ยง (Avoiding) การดาเนินการหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ท่ี ก่อให้เกิดความเสี่ยง เช่น หลีกเลี่ยงหรือหยุดทาธุรกิจ และสินค้า หรือบริการทีไ่ ม่ถนัด 2) การแบ่งปนั (Sharing) เป็นการแบ่งความรับผิดชอบให้ผอู้ ่นื ร่วมกับ ความเสี่ ย ง เช่ น การท าประกั น การใช้ บ ริ ห ารภายนอ ก (Outsource) เป็นต้น 3) การลด (Reducing) เป็ นการลดหรือควบคุมความเสี่ยง โดยใช้ กระบวนการควบคุมภายใน เพื่อลดโอกาสทีจ่ ะเกิดความเสี่ยงและ ลดผลกระทบทีเ่ กิดจาก ความเสีย่ ง 4) การยอมรับ (Accepting) หน่ วยรับตรวจยอมรับความเสี่ยงนัน้ ใน กรณี ท่ี ห น่ วยรั บ ต รว จอาจมี ร ะบบการควบคุ ม ภายในที่ ม ี ประสิทธิภาพ มีระบบข้อมูลทีเ่ พียงพอทีจ่ ะใช้ในการตัดสินใจ และมี ความเข้าใจความเสีย่ งเป็นอย่างดี รวมทัง้ ประโยชน์ทไ่ี ด้รบั จากการ จัดการความเสีย่ งอาจน้อยกว่าต้นทุนทีต่ อ้ งเสียไป
26 2.3.2 กรณีเป็ นความเสีย่ งเกี่ยวกับการควบคุมภายในทีเ่ กิดจากปจั จัยภายใน ซึง่ อยูภ่ ายใต้การควบคุมของฝา่ ยบริหาร การป้องกันหรือลดความเสีย่ ง กระทาได้ โดยจัดให้มกี จิ กรรมการควบคุมอย่างเพียงพอและเหมาะสม อาทิ ความเสี่ยงจากการจัดซือ้ พัสดุในราคาแพงแต่คุณภาพต่ า อาจจัด ให้ม ีกิจ กรรมควบคุ ม เกี่ย วกับ การจัด ซื้อ ให้ร ดั กุ ม มากขึ้น เช่ น การ กาหนดนโยบายการคัดเลือกผูข้ ายทีด่ ที ส่ี ุดทัง้ ในเรื่องคุณภาพและราคา การก าหนดวงเงินการอนุ ม ตั ิจดั ซื้อ ให้เ หมาะสม การจัดทาทะเบีย น ประวัติผู้ขาย รวมทัง้ สถิติราคาและปริมาณการจัดซื้อ การแบ่งแยก หน้าที่ตามหลักการควบคุมภายในที่ดี การกาหนดให้มกี ารสับเปลี่ยน หมุนเวียนเจ้าหน้าทีจ่ ดั ซือ้ เป็นต้น 3. กิจกรรมการควบคุ ม กิจกรรมการควบคุ มเป็ นวิธกี ารต่ างๆ ที่นามาใช้ใ นการ ปฏิ บ ัติ ง านซึ่ ง ก าหนดหรือ ออกแบบ เพื่ อ ป้ องกั น หรือ ลดความเสี่ ย งอย่ า งมี ประสิ ท ธิ ภ าพและประสิ ท ธิ ผ ล ฝ่ า ยบริห ารต้ อ งจัด ให้ ม ีกิ จ กกรมควบคุ ม ที่ ม ี ประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อป้องกันหรือลดความเสียหาย ความผิดพลาดที่ อาจเกิดขึน้ และให้สามารถบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน กิจกรรมการควบคุ ม หมายถึง นโยบายและระเบียบวิธ ีปฏิบตั ิ รวมถึงมาตรการ ต่ างๆ ที่ฝ่ายบริหารกาหนดขึ้น เพื่อให้บุคลากรนาไปปฏิบตั ิ เพื่อลดหรือควบคุ ม ความเสี่ยง และได้รบั การสนองตอบ โดยมีการปฏิบตั ิตาม ตัวอย่างกิ จกรรมการ ควบคุม เช่น การสอบทานงาน การดูแลป้องกันทรัพย์สนิ และการแบ่งแยกหน้ าที่ เป็นต้น กิจกรรมควบคุมมีอยู่ในทุกหน้าทีแ่ ละทุกระดับของการปฏิบตั งิ าน เช่น การ ควบคุมงาน การให้คาแนะนา การมอบอานาจ การอนุ มตั ิ การตรวจสอบ การสอบ ทานผลการปฏิบตั ิก ารรักษาความปลอดภัย การแบ่ งแยกหน้ าที่ การจดบัน ทึก กิจกรรมต่างๆ รวมทัง้ การรวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็ นหลักฐาน แสดงการปฏิบตั กิ จิ กรรมนัน้ ๆ ดังนัน้ ในการปฏิบตั งิ านทุกด้าน ผูบ้ ริหารต้องจัดให้ม ี กิจกรรมการควบคุมอย่างเหมาะสม และเพียงพอกับระดับความเสีย่ งทีจ่ ะก่อให้เกิด ความเสียหาย กิจกรรมการควบคุ มมีอ ยู่หลายประเภท การจัดให้มกี ิจกรรมการ ควบคุมมากน้อยเพียงใด ประเภทกิจกรรมใดขึน้ อยูก่ บั ลักษณะความเสีย่ งของหน่ วย รับตรวจนัน้ ซึ่งแต่ละหน่ วยรับตรวจอาจมีความเสี่ยงทีแ่ ตกต่างกัน ดังนัน้ ผู้บริหาร จาเป็ นต้องทราบถึงลักษณะความเสี่ยง ปจั จัยเสี่ยงด้านต่างๆ และวิธกี ารประเมิน ความเสีย่ ง เพื่อพิจารณาจัดกิจกรรมการควบคุมที่มคี วามสัมพันธ์และเหมาะสมกับ ความเสี่ย งนั น้ ๆ ต่ อ ไปนี้ เ ป็ น ตัว อย่ า งกิจ กรรมการควบคุ ม ที่ป ฏิบ ัติโ ดยทัว่ ไป ผูบ้ ริหารอาจพิจารณานาไปใช้ให้เหมาะสมกับหน่วยงานทีร่ บั ผิดชอบได้ดงั นี้
27 3.1 การกาหนดนโยบายและระเบียบวิธปี ฏิบตั งิ าน ผูบ้ ริหารระดับสูงเป็ นผูก้ าหนด นโยบายและแผนงาน เพื่อแสดงให้เห็นถึงทิศทางของหน่ วยงาน ส่วนผูบ้ ริหาร ระดับรองลงมาเป็ นผูก้ าหนด ระเบียบ วิธปี ฏิบตั ิ เพื่อใช้ในการดาเนินงานด่าน ต่างๆ ที่ต นเองรับผิดชอบ โดยระเบียบวิธปี ฏิบตั ินัน้ จะต้อ งสอดคล้อ ง และ รองรับตามนโยบายหรือแผนงาน และปรับปรุงให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อม อยู่เสมอ รวมทัง้ จัดให้มรี ะบบการรายงานผลการปฏิบตั งิ านเป็ นระยะๆ เพื่อ วัดผลการดาเนินงานทีผ่ ่านมา และนามาปรับปรุงให้ดยี งิ่ ขึน้ 3.2 การสอบทานโดยผูบ้ ริหาร การสอบทานรายงานและข้อมูลข่าวสารต่างๆ โดย ผู้บ ริห าร เป็ น กิจ กรรมการควบคุ ม ที่สาคัญ ที่ค วรกระท าอย่างต่ อ เนื่อ งโดย สม่ าเสมอ และควรบันทึกผลการสอบทานการปฏิบตั ิงานและสถานการณ์ ท่ี ผูบ้ ริหารจาเป็นต้องติดตามแก้ไขเป็ นลายลักษณ์อกั ษร ซึง่ การสอบทานผลการ ปฏิบ ัติงานของผู้บริหารในแต่ ละระดับอาจมุ่งเน้ นให้ความสนใจในประเด็นที่ แตกต่างกัน 3.2.1 การสอบทานโดยผู้บริหารสูงสุ ด ผู้บริหารสูงสุด ควรมุ่งเน้ นให้ค วาม สนใจกับ การบรรลุ ผ ลส าเร็จตามวัต ถุ ประสงค์ของหน่ ว ยรับ ตรวจใน ภาพรวม และวัต ถุ ป ระสงค์ ท่ีส าคัญ ของหน่ ว ยรับ ตรวจ โดยการ วิเคราะห์เปรียบเทียบระหว่างข้อมูลผลการปฏิบตั จิ ริงกับงบประมาณ เป้าหมายตามแผนงาน ประมาณการรวมทัง้ เปรียบเทียบกับข้อมูลใน งวดที่ผ่านมา หรือเปรียบเทียบกับข้อมูลของหน่ วยงานอื่นทีม่ ลี กั ษณะ ใกล้เคียงกัน หรือตัวชีว้ ดั ความสาเร็จอื่นๆ ซึง่ จะทาให้เห็นภาพรวมของ การดาเนิ นงานว่ ามีปญั หาในด้า นใดบ้าง รวมทัง้ ยัง ช่ ว ยให้ผู้บริห าร สามารถวิเคราะห์หาสาเหตุ และแนวทางการแก้ไขทีจ่ าเป็น 3.2.2 การสอบทานโดยผูบ้ ริหารระดับรองลงมา ผูบ้ ริหารระดับรองลงมาหรือ ผู้บริหารระดับกลางเป็ นผู้ท่มี หี น้ าที่รบั ผิดชอบเฉพาะงานด้านใดด้าน หนึ่ง ภาพในหน่ วยรับตรวจ ตามที่ได้รบั มอบหมายจากผู้บริหารสูงสุด จึงควรมุง่ เน้นสอบทานผลการปฏิบตั งิ านทีเ่ กิดขึน้ จริงในหน่ วยงานหรือ กิจกรรมที่ตนรับผิดชอบเปรียบเทียบกับเป้าหมายตามแผนงานที่ไ ด้ กาหนดไว้ และวิเคราะห์หาสาเหตุของความแตกต่างที่มสี าระสาคัญที่ เกิด ขึ้น รวมทัง้ สอบทานการปฏิบ ัติง านจริง กับ ระเบีย บและวิธ ีก าร
28 ปฏิบตั ิต่างๆ การสอบทานควรเข้มงวดหรือกระทาบ่อยครัง้ มากน้ อ ย เพียงใดขึน้ กับลักษณะ และระดับความเสีย่ งของงานนัน้ ๆ 3.3 การควบคุมการประมวลผลข้อมูล ผู้บริหารต้องใช้ขอ้ มูลสารสนเทศภายใน หน่ วยรับตรวจประกอบการตัดสินใจในการบริหารจัดการทัง้ ข้อมูลทางบัญชี การเงินและข้อมูลอื่นที่สาคัญ ดังนัน้ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลทัง้ ในรูปของ สารสนเทศหรือ รวยงาน จะต้อ งมีค วามถู กต้อ ง ครบถ้ว น ทัน เวลา และให้ เนื้อหาที่เป็ นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ กิจกรรมการควบคุมที่ควรมีเพื่อให้ได้ สารสนเทศ และรายงานที่มคี วามสมบูร ณ์ ได้แก่ มีการอนุ มตั ริ ายการทุกครัง้ ก่ อ นท าการบัน ทึก บัญ ชี ทะเบียนหรือ แฟ้ มหลัก ฐานอื่น การสอบทานหรือ เปรียบเทียบข้อมูลก่อนการบันทึกรายนัน้ การสอบทานหรือการเปรียบเทียบ ข้อมูลระหว่างกัน การะใช้เทคโนโลยีท่เี หมาะสม ช่วยในการประมวลผลข้อมูล ทัง้ อุปกรณ์ รายงาน และบุคลากร 3.4 การอนุ มตั ิ ในการดาเนินงานของทุกหน่ วยรับตรวจ ผู้บริหารไม่สามารถ ดาเนินงานให้บรรลุต ามวัตถุ ประสงค์ของหน่ ว ยรับตรวจที่ได้กาหนดไว้โดย ลาพัง จึงจาเป็นต้องมอบหมายให้บุคลากรระดับรองลงมาปฏิบตั แิ ทน โดยการ มอบอานาจในการมอบอานาจให้แก่บุคลากรในระดับต่างๆ นัน้ ควรกาหนด ขอบเขตของอ านาจในการอนุ มตั ิใ ห้ชดั เจนเป็ นลายลักษณ์ อ ักษร และควร สื่อ สารให้บุ ค ลากรทราบทัว่ กัน ผู้ท่ีไ ด้ร ับ มอบหมายอ านาจหน้ า ที่ใ ห้เ ป็ น ผู้อ นุ มตั ิค วรสอบทานความเพีย งพอของเอกสารประกอบการขออนุ ม ตั ิว่ า ถูกต้องเหมาะสม และเป็ นไปตามกฎหมาย ระเบียบ นโยบาย และแนวทาง การปฏิบตั งิ านทีเ่ กี่ยวข้อง และมีวงเงินทีอ่ นุ มตั อิ ยู่ภายใต้ขอบเขตอานาจทีต่ น สามารถอนุ ม ตั ิไ ด้ รวมทัง้ ควรสอบถามเกี่ย วกับ รายการที่ผ ิด ปกติจ ากผู้ท่ี เกีย่ วข้องก่อนลงนาม อนุมตั ใิ ห้ดาเนินการ นอกจากนี้ผทู้ ม่ี อี านาจอนุ มตั ไิ ม่ควร ลงนามอนุมตั ใิ นแบบฟอร์มเปล่าหรือแบบฟอร์มทีไ่ ม่มขี อ้ มูลรายการทีข่ ออนุ มตั ิ อย่างเพียงพอ 3.5 การดูแลป้องกันทรัพย์สนิ การดูแลป้องกันทรัพย์สนิ เป็ นการจากัดการเข้าถึง ทรัพย์สนิ ที่มคี วามเสี่ยง เช่น เงินสด ทรัพย์สนิ ที่มคี ่า เอกสารหลักฐาน และ ระบบงานที่สาคัญ ข้อมูลสารสนเทศที่เป็ นความลับขององค์กร เป็ นต้น เพื่อ ป้องกันการสูญหาย การทุจริต และการนาไปใช้ประโยชน์ โดยผู้ท่ไี ม่มอี านาจ หน้ าที่ท่เี กี่ยวข้อง ฝ่ายบริห ารควรจัดให้มกี ารดูแลทรัพ ย์สนิ อย่างรัด กุ มและ
29 เพีย งพอ การดู แ ลป้ องกัน รัก ษาทรัพ ย์ส ิน ที่ด ีค ือ การควบคุ ม การเข้า ถึ ง ทรัพย์สนิ นัน้ เช่น การเก็บเงินสดและของมีค่าในเซฟทีป่ ลอดภัย การใส่กุญแจ ห้อ งเก็บพัส ดุห รือ ตู้เ ก็บเอกสารหลักฐานที่ส าคัญ การใช้ร ะบบรักษาความ ปลอดภัยโดยใช้การ์ดหรือแผงสัญญาณ การใช้รหัสผ่าน การจัดเวรยามรักษา ความปลอดภัย เป็ น ต้ น นอกจากนี้ ฝ่า ยบริห ารควรก าหนดให้ม ีก ารจัด ท า ทะเบียนทรัพ ย์สนิ และมีการตรวจนับทรัพย์สนิ เป็ นระยะๆ โดยบุค คลที่ไม่ม ี อานาจหน้าทีเ่ กีย่ วกับการจัดหาและดูแลรักษาทรัพย์สนิ นัน้ ๆ และเปรียบเทียบ ผลที่ไ ด้จ ากการตรวจนับ กับ ทะเบีย นทรัพ ย์ส ิน หากมีผ ลต่ า งเกิด ขึ้น ควร ติด ตามหาสาเหตุ และด าเนิ น การตามควรแก่ ก รณี และปรับ ปรุง ทะเบีย น ทรัพย์สนิ ให้ถูกต้อง 3.6 การแบ่งแยกหน้าที่ หน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่เสี่ยงต่อความเสียหาย จ าเป็ น ต้ อ งมี ก ารแบ่ ง แยกหน้ า ที่ เพื่ อ ป้ องกั น หรื อ ลดความเสี่ ย งจาก ข้อผิดพลาดหรือการทุจริต ตัวอย่าง เช่น 3.6.1 การอนุมตั ริ ายการ หรือการใช้ความเห็นชอบ 3.6.2 การประมวลผล หรือการบันทึกรายการ 3.6.3 การดูแลรักษาทรัพย์สนิ ทีเ่ กีย่ วข้อง ไม่ควรให้บุคคลคนเดียวปฏิบตั งิ านนัน้ ตัง้ แต่ต้นจนจบ ในกรณีทห่ี น่ วย รับตรวจมีขอ้ จากัดด้านบุคลากรทาให้ไม่สามารถแบ่งแยกหน้าทีง่ านดังกล่าว ได้ ควรกาหนดกิจกรรมอื่นทดแทน เช่น กาหนดให้มกี ารสอบทานรายละเอียด ของกิจ กรรมต่ างๆ เพิ่ม ขึ้น หรือ ก าหนดให้ม ีการควบคุ ม ดูแ ลอย่างใกล้ชิด นอกจากนี้อาจกาหนดให้มกี ารสับเปลีย่ นหน้าที่ระหว่างภายในหน่ วยรับตรวจ เป็ นครัง้ คราว โดยเฉพาะหน้าทีง่ านทีม่ คี วามเสีย่ งต่อการเกิดข้อผิดพลาดหรือ ความเสียหายแก่หน่ วยรับตรวจ เพื่อมิให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งกระทาการอันไม่ เหมาะสม หรือทุจริตโดยอาศัยระยะเวลาที่ทางานต่อเนื่องในหน้ าที่งานเดิม เป็นเวลานาน 3.7 การจัดทาเอกสารหลักฐาน การดาเนินงาน หรือระบบงานใดที่มคี วามสาคัญ ควรมีการจัดทาหลักฐานทีเ่ ป็นเอกสารหรือหนังสือไว้ เพื่อให้บุคลากรทีม่ หี น้าที่
30 เกี่ย วข้อ งได้ทราบ เข้าใจวิธ ีปฏิบ ัติ ง าน และสามารถค้นคว้าหรือ อ้างอิงได้ รวมทัง้ สามารถใช้ใ นการตรวจสอบ สอบทานความถูกต้อง พิจารณาอนุ มตั ิ รายงานอย่า งรัด กุ ม ตัว อย่า งเช่ น ระเบีย บ ค าสัง่ คู่ม ือ การปฏิบ ัติง าน ผัง ทางเดินของระบบงานทีม่ คี วามสาคัญต่อการดาเนินงาน 4. สารสนเทศและการสื่อสาร สารสนเทศและการสื่อสารเป็ นส่วนสนับสนุ นทีส่ าคัญต่อ ประสิท ธิภ าพและประสิท ธิผ ลในการก าหนดกลยุท ธ์ ประเมิน ความเสี่ย ง และ กิจกรรมควบคุม ฝา่ ยบริหารต้องจัดให้มสี ารสนเทศอย่างเพียงพอ เหมาะสม เชื่อถือ ได้ และสื่อสารให้ฝ่ายบริหารและบุคลากรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องทัง้ ภายในและภายนอก หน่ วยรับตรวจ ซึ่งจาเป็ นต้องใช้สารสนเทศนัน้ ในรูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา สารสนเทศ หมายถึง ข้อ มูล ที่ได้ผ่ านการประมวลผล และถู กจัด ให้อ ยู่ใ นรูปที่ม ี ความหมาย และเป็ นประโยชน์ ต่อการใช้งาน การดาเนินงานของหน่ วยรับตรวจ บุค ลากรทุก ระดับจาเป็ นต้อ งใช้ข้อ มูล สารสนเทศ โดยผู้ บริหารใช้ใ นการบริห าร จัดการ ส่วนผู้ปฏิบตั งิ านใช้ขอ้ มูลสารสนเทศเป็ นเครื่องชี้นาในการปฏิบตั งิ านตาม หน้ าที่ โดยข้อมูลข่าวสารที่ดจี ะต้องมีความถูกต้อง สมบูรณ์ เป็ นปจั จุบนั ทันเวลา และมีค วามน่ าเชื่อ ถือ ผู้บริหารระดับต่ างๆ จาเป็ น ต้อ งได้รบั ข้อ มูล ทุก ด้านของ องค์ก ร เพื่อ พิจ ารณาว่ า การด าเนิ น งานเป็ น ไปตามแผนกลยุ ท ธ์ และแผนการ ปฏิบตั ิงานประจาปี และบรรลุวตั ถุประสงค์ในการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิผล และประสิท ธิภาพหรือ ไม่ เช่ น ข้อ มูล ด้านการด าเนิ นงานซึ่ง ต้อ งนามาใช้จดั ท า รายงานการเงินจะรวมถึงข้อมูลต่างๆ ด้านการจัดซือ้ ค่าใช้จ่ายต่า งๆ รายการอื่นๆ เกี่ยวกับทรัพ ย์สนิ ถาวร สินค้าคงคลังหรือพัสดุค งคลัง และลูกหนี้ นอกจากนี้ยงั จาเป็นต้องมีขอ้ มูลการปฏิบตั งิ าน เพื่อประกอบการพิจารณาว่าองค์กรได้ปฏิบตั ติ าม ระเบียบ กฎหมาย และข้อบังคับต่างๆ หรือไม่ ข้อมูลด้านการเงินเป็ นทีต่ ้องการของ ผูใ้ ช้ทงั ้ ภายในและภายนอก ซึง่ เป็ นสิง่ จาเป็ นเพื่อใช้ในการตัดสินใจ จึงควรจัดให้ม ี ข้อมูลข่าวสารทีเ่ กี่ยวข้อง และแจกจ่ายข้อมูลในรูปแบบทีเ่ หมาะสม และทันเวลาให้ ฝา่ ยบริหารและบุคลากร ซึง่ จาเป็ นต้องใช้ขอ้ มูลข่าวสารนัน้ เพื่อช่วยให้ผรู้ บั สามารถ ปฏิบตั หิ น้าทีข่ องตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสาร หมายถึง การแลกเปลีย่ น ข้อมูลข่าวสารระหว่างบุคลากรทัง้ ภายในและภายนอกหน่ วยรับตรวจ ซึง่ อาจใช้คน หรือใช้ส่อื ในการติดต่อสื่อสารก็ได้ เพื่อให้บรรลุวตั ถุประสงค์ทต่ี ้องการ การสื่อสารที่ ดีควรเป็ นไปอย่างกว้างขวาง มีการสื่อสารข้อมูลทัง้ จากระดับบนลงล่าง จากระดับ ล่างขึน้ บน และในระดับเดียวกันภายในหน่ วยรับตรวจ นอกจากการสื่อสารภายใน หน่ ว ยรับ ตรวจแล้ว ควรมีก ารสื่อ สารที่เ พีย งพอกับ บุ ค คลภายนอกด้ว ยเพื่อ ให้
31 สามารถรับข้อมูลจากผู้มสี ่วนเกี่ยวข้องหรือมีส่วนได้ส่วนเสียจากภายนอก เพื่อให้ เกิดประโยชน์ต่อหน่วยรับตรวจ 5. การติดตามผล การติดตามประเมินผล เป็ นวิธกี ารทีช่ ่วยให้ฝ่ายบริหารมีความมันใจ ่ ว่าระบบการควบคุมภายในมีการปฏิบตั ิตาม ฝ่ายบริห ารต้องจัดให้มกี ารติด ตาม ประเมินผล โดยการติดตามผลในระหว่างการปฏิบตั งิ านและการประเมินผลเป็ นราย ครัง้ อย่างต่อเนื่องและสม่าเสมอ เพื่อให้ความมันใจว่ ่ าระบบการควบคุมภายในที่ กาหนดหรืออกแบบไว้เพียงพอ เหมาะสม มีประสิทธิภาพหรือต้องปรับปรุง การ ติดตามประเมินผล หมายถึง กระบวนการประเมินคุณภาพการปฏิบตั งิ าน และการ ประเมิน ประสิท ธิภ าพของการควบคุ ม ภายในที่ก าหนดไว้อ ย่ า งต่ อ เนื่ อ งและ สม่ าเสมอ เพื่อให้เกิดความมันใจว่ ่ า ระบบการควบคุมภายในที่กาหนดไว้มคี วาม เพียงพอและเหมาะสม มีการปฏิบตั ติ ามระบบการควบคุมภายในจริง ข้อบกพร่องที่ พบได้รบั การแก้ไ ขอย่างเหมาะสมและทันเวลา การติดตามผลในระหว่างการ ปฏิบตั งิ าน และการประเมินผลเป็นรายครัง้ มีดงั ต่อไปนี้ 5.1 การติดตามผลในระหว่างการปฏิบตั งิ าน โดยทัวไปการควบคุ ่ มภายในจะได้รบั การออกแบบ เพื่อให้เกิดความมันใจว่ ่ ามีการติดตามผลอย่างต่อเนื่อง รวมเป็ น ส่วนเดียวกัน และอยู่ในการดาเนินงานด้านต่างๆ ตามปกติของหน่ วยรับตรวจ การติดตามผลครอบคลุมทุกกิจกรรม และต่อเนื่องตลอดระยะเวลาของการ ปฏิบ ัติง าน เช่ น การวิเ คราะห์ ข้อ มูล การทดสอบความถู ก ต้ อ ง และการ เปรียบเทียบข้อมูล ต่างๆ และกิจกรรมอื่น ซึ่งเป็ นการปฏิบตั ิงานตามหน้ าที่ ประจาของบุคลากรในหน่วยรับตรวจ 5.2 การประเมินผลเป็ นรายครัง้ การประเมินเป็ นครัง้ คราวตามงวดเวลาที่กาหนด หรือตามความเหมาะสม โดยมีวตั ถุประสงค์ เพื่อให้ทราบถึงประสิทธิผลของ การควบคุ ม ภายใน ณ ช่ ว งเวลาใดเวลาหนึ่ ง ขอบเขตและความถี่ใ นการ ประเมินขึน้ อยู่กบั วัตถุประสงค์การติดตามประเมินผล การประเมินผลเป็ นราย ครัง้ สามารถทาได้ดงั นี้ 5.2.1 การประเมินการควบคุมด้วยตัวเอง เป็นกระบวนการติดตามประเมินผล เพื่อวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงระบบการควบคุมภายในด้วยการให้มผี ู้ ชานาญในกิจกรรมนัน้ เข้ามามีส่วนร่วมในการประเมิน โดยกาหนดให้ กลุ่ ม ผู้ป ฏิบ ัติง านของส่ ว นงานย่ อ ยนัน้ ๆ ร่ ว มกัน พิจ ารณาถึง ความ
32 เพียงพอ และความมีประสิทธิผ ลของระบบการควบคุ มภายใน และ ค้นหาความเสี่ยงของงานในความรับผิด ชอบ เพื่อ พิจารณาปรับปรุง กระบวนการ และกิจกรรมการควบคุ มที่มอี ยู่ใ ห้มปี ระสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลมากยิง่ ขึน้ ดังนัน้ ฝา่ ยบริหารจึงควรกาหนดให้มกี ารประเมิน การควบคุมด้วยตนเองทุกส่วนงานย่อยภายในองค์กร 5.2.2 การประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระ เป็ นการประเมินผลที่กระทา โดยผู้ท่ไี ม่มสี ่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ เพื่อให้เกิด ความมันใจว่ ่ าผลการประเมินจะให้ข้อมูลสารสนเทศที่มคี วามถูกต้อง ครบถ้วน การประเมินผลอย่างเป็ นอิสระ อาจกระทาโดยผู้ตรวจสอบ ภายใน และผู้ต รวจสอบภายนอก และ/หรือ ที่ปรึกษาภายนอก เพื่อ ให้ผลการประเมินเป็ นไปตามวัตถุประสงค์ และมีความเทีย่ งธรรมมาก ขึน้ การประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระควรจะเป็ นกิจกรรมที่ช่วย เสริมและสนับสนุนการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง เกียรติศกั ดิ ์ จีรเธียรนาถ (2539: 80-87) ได้กล่าวถึงองค์ประกอบ 5 ของการควบคุม ภายในได้แก่ 1. สภาพแวดล้อมทีเ่ กิดการควบคุม (Control Environment) เป็นองค์ประกอบแรกของ การควบคุมภายในเน้นไปที่สภาวะจิตใจหรือจิตสานึก ซึง่ เป็ นสิง่ ทีส่ ร้างและกระตุ้น ให้เกิดขึน้ ได้ หากเปรียบการสร้างระบบการควบคุมภายในกับการสร้างอาคารแล้ว เราจะเห็น ได้ ว่ า สภาวะสภาพแวดล้ อ มที่เ กิ ด การควบคุ ม นี้ เ ป็ น รากฐานของ กระบวนการควบคุมทัง้ ระบบ สภาพแวดล้อมทีเ่ กิดการควบคุม ประกอบด้วย 1.1 คุณธรรม (Integrity) 1.2 จริยธรรม (Ethics) 1.3 ความสามารถ (Competence) 2. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment) ไม่ว่าจะเป็ นองค์กรเล็กหรือองค์กร ใหญ่ลว้ นแต่ตอ้ งเผชิญความเสีย่ งทีเ่ กิดจากภายในและภายนอกองค์กร การประเมิน ความเสี่ย งคือ การระบุ และวิเ คราะห์ ค วามเสี่ย งที่ส่ ง ผลกระทบต่ อ การบรรลุ
33 วัตถุประสงค์แล้วกาหนดวิธกี ารทีเ่ หมาะสมในการจัดการความเสีย่ งนัน้ ๆ แม้ว่าการ ยอมรับความเสีย่ งอย่างชาญฉลาดจะช่วยให้องค์กรเจริญเติบโตและมันคงก็ ่ ตาม แต่ ผู้บริหารต้องประเมินถึงความเสี่ยงนัน้ ว่าจะมีผลต่อเนื่องมากน้อยเพียงใด ภายใต้ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและการเปลี่ยนที่รวดเร็ว รุนแรงย่อมทาให้ผู้บริหาร ต้องเอาใจใส่ในหัวข้อต่อไปนี้อย่างละเอียดในกระบวนการการประเมินความสีย่ ง 2.1 ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ทางด้านการผลิตและระบบสารสนเทศ 2.2 สภาพแวดล้อมการปฏิบตั กิ ารทีเ่ ปลีย่ นแปลง ย่อมส่งผลให้เกิดวิธปี ฏิบตั ิ หรือ กฎเกณฑ์ท่แี ตกต่างไปจากเดิม สภาพการแข่งขันที่รุนแรงขึ้นย่อมนาความ เสีย่ งใหม่มาสู่องค์กร 2.3 ธุ ร กิจ หรือ ผลิต ภัณ ฑ์ใ หม่ อาจหมายถึง ว่ า การควบคุ ม ภายในเดิม ย่อ มไม่ เพียงพอ 2.4 โครงสร้างองค์กร อาจจะส่งผลกระทบต่อกระบวนการควบคุมภายในได้ เช่น การลดจานวนพนักงาน 2.5 การขยายหรือซือ้ กิจการในต่างประเทศ ซึ่งมักจะเป็ นความเสีย่ งใหญ่และเป็ น ความเสี่ยงที่เรายังเข้าใจน้อย ภาวะแวดล้อมทีเ่ กิดการควบคุมมักจะขึน้ อยู่กบั ขนบธรรมเนียมของผูบ้ ริหารท้องถิน่ 2.6 พนักงานใหม่ ซึง่ มีความเสีย่ งจากความเข้าใจทีไ่ ม่แจ่มแจ้งถึงวัฒนธรรมองค์กร เป้าหมายองค์กร แต่อาจจะมุง่ ความสาเร็จเฉพาะตัว 2.7 องค์กรเติบโตเร็ว เป็นปกติทอ่ี งค์กรใดเติบโตอย่างรวดเร็วจะขาดการควบคุมที่ เพียงพอเพราะระบบการควบคุมไม่สอดคล้องกับอัตราการเติบโตนัน้ เนื่องจากปจั จัยต่างๆ มีการเปลีย่ นแปลงอยู่ตลอดเวลา การประเมินความเสีย่ ง จึงต้องทาอยู่เสมอไม่ใช่การประเมินครัง้ เดียวแล้วใช้ได้ตลอดไป การประเมินความ เสี่ย งนี้ อ าจจะมองไปข้า งหน้ า เพื่อ ประเมินความเสี่ย งที่อ าจจะเกิด ขึ้น ได้เ พื่อ ที่ ผู้บริหารจะได้วางมาตรการรับมือกับความเสี่ยงที่ประเมินไว้แล้ว ในบางกิจการมี การตัง้ คณะกรรมการขึน้ มาประเมินระดับความเสีย่ งของสินค้าใหม่ว่าส่งผลกระทบ
34 ต่อการดาเนินงานรวมของกิจการ ดังนัน้ การประเมินความเสี่ยงนัน้ จึงกลายเป็ น ส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนขององค์กร แทนทีจ่ ะเป็ นการพุ่งความสนใจไปยัง จุดเสีย่ งใดจุดเสีย่ งหนึ่ง 3. กิจกรรมทีเ่ กิดจากการควบคุม กระบวนการประเมินความเสีย่ งทีค่ รอบคลุมกิจกรรม ที่เ กิด การควบคุ ม เมื่อ เราท าการวิเ คราะห์ค วามเสี่ย งแล้ว ผู้บ ริห ารจะพัฒ นา กิจ กรรมที่เ กิด การควบคุ ม ซึ่ง ต้อ งก าหนดให้เ กิด ความเหมาะสม และทัน กาล ผูบ้ ริหารต้องเกิดความมันใจว่ ่ ามีมาตรการทีเ่ หมาะสมในการจัดการกับภาวะความ เสีย่ งทีจ่ ะส่งผลกระทบการบรรลุวตั ถุประสงค์ทต่ี งั ้ ไว้ กิจ กรรมที่เ กิ ด การควบคุ ม ต้องปรากฏทัวทั ่ ง้ องค์กร หมายความว่ากิจกรรมทีเ่ กิดการควบคุมต้องปรากฏใน 3.1 ทุกระดับ 3.2 ทุกกิจกรรม หมายถึง 3.2.1 ผลการปฏิบตั กิ าร 3.2.2 ความมันคง ่ ปลอดภัยของทรัพย์สนิ 3.2.3 การแบ่งแยกหน้าทีก่ นั ทา 3.3 ทุกวิธกี ารทีเ่ กีย่ วข้องกับการควบคุมรวมถึง 3.3.1 อานาจอนุมตั ิ (Approvals) 3.3.2 อานาจดาเนินงาน (Authorizations) 3.3.3 การสอบทาน (Verifications) 3.3.4 การตรวจทาน (Reviews) ในบางสถานการณ์ ห รือ บางองค์ก รจะมีก ารก าหนด หรือ เรียกการควบคุ ม ภายในแตกต่างออกไป บ้างรวมเป็นหมวดใหญ่ บ้างแยกละเอียด แต่จะแบ่งลักษณะ
35 ใดก็ตามกิจกรรมทีเ่ กิดการควบคุมนัน้ ต้องอยู่ในระดับที่เหมาะสม หรือเพียงพอต่อ การรับภาวะความเสีย่ งที่ประเมินไว้แล้ว ในการปฏิบตั งิ านประจาวัน เจ้าหน้าทีก่ ็ม ี การปฏิบตั ติ ามระบบการควบคุมภายในที่สร้างขึน้ มาเพื่อรับมือกับระดับความเสีย่ ง ที่ป ระเมิน ไว้แ ล้ว ทัง้ นี้ ก็เ พื่อ สร้า งความมันใจให้ ่ ผู้บ ริห ารเกิด ความมัน่ ใจว่ า ได้ กาหนดแผนการปฏิบตั ิการ (Action Plans) เพื่อให้เกิดการปฏิบตั ิงานให้บรรลุ เป้าหมายทีก่ าหนดไว้ 4. การสื่อสารและสารสนเทศ หัวใจของการกาหนดโครงสร้างการควบคุม คือคุณภาพ ของการสื่อสารและสารสนเทศ สารสนเทศทีม่ คี วามเกี่ยวข้องต้องได้รบั การพัฒนา และสื่อสารให้ทนั กาลในรูปแบบทีท่ าให้ผเู้ กี่ยวข้องสามารถเข้าใจได้และนาไปสู่การ ปฏิบตั ติ ามอานาจทีต่ นมีอยู่ การสื่อสารและสารสนเทศทีส่ าคัญ ได้แก่ 4.1 ระบบสารสนเทศ 4.2 การสื่อสารถึงระดับความรับผิดชอบในการควบคุม 4.3 การสื่อสารภายในองค์กร 4.4 การสื่อสารกับบุคคลภายนอกองค์กร 5. การกากับการควบคุมภายใน การกากับการควบคุมภายในต้องกระทาอย่างเป็ น กระบวนการ และเป็ นระบบที่ต่ อเนื่อง เพื่อ ให้ระบบการควบคุ มบังเกิดผลในทุก ขัน้ ตอนทีเ่ กิดการปฏิบตั งิ าน การกระทาอย่างเป็ นกระบวนการนี้จะช่วยให้ผู้บริหาร เกิดความมันใจว่ ่ าหากปจั จัยต่ างๆ ทัง้ ภายในและภายนอกองค์กรที่จะรับมือการ เปลีย่ นแปลงนี้อย่างเพียงพอ การกากับควบคุมควรแยกพิจารณาใน 2 หมวดใหญ่ ดังนี้ 5.1 ขอบเขตและความถี่ของการกากับควบคุม ซึง่ มักจะขึน้ อยู่กบั ระดับความเสีย่ ง ทีต่ อ้ งการควบคุมและระดับผูบ้ ริหารทีท่ าการกากับควบคุมความเสีย่ งนัน้ การ ก ากั บ ควบคุ ม ที่ ท รงประสิ ท ธิ ภ าพเกิ ด จาก การด าเนิ น กิ จ กรรมที่ เ ป็ น กระบวนการต่ อ เนื่ อ งตามปกติ ซึ่ง ถือ เป็ น ส่ ว นหนึ่ ง ของระบบการควบคุ ม ภายในนั ่นเอง นอกจากนี้ ก ารก ากับ ควบคุ ม ยัง สามารถท าได้ อ ย่ า งอิส ระ ต่างหากจากส่วนที่ผนวกไว้ในกระบวนการปฏิบตั งิ าน ซึ่งได้แก่ การประเมิน
36 โดยฝ่ ายบริห าร การประเมินโดยผู้ต รวจสอบภายใน และการประเมินโดย ผูส้ อบบัญชี วิธกี ารทีใ่ ช้ประเมินการควบคุมภายใน ได้แก่ 5.1.1 การเปรียบเทียบ 5.1.2 การกระทบยอด 5.1.3 การปฏิบตั อิ ่นื ๆ ทีเ่ ป็นกิจวัตร เช่น 1) การตรวจทาน 2) การอนุมตั ิ 3) การสอบทาน 5.2 การกากับควบคุมโดยบุคคลภายนอก การติดต่อสื่อสารกับบุคคลภายนอกนัน้ นับว่า เป็ นเครื่อ งมือ การกากับควบคุ มชนิด หนึ่งที่ม ีค วามส าคัญ หน่ ว ยงาน กากับดูแลจากรัฐมักจะมีคาสังให้ ่ องค์กรส่งรายงานและการตอบคาถามต่างๆ หรือคาชีแ้ จงถึงการทีอ่ งค์กรนัน้ ๆ ไม่ปฏิบตั ติ ามกฎหรือไม่สามารถปฏิบตั ติ าม กฎที่วางไว้ผู้ถือหุ้นอาจตัง้ คาถามที่เกี่ยวกับโครงสร้างการบริหารงานเจ้าหนี้ อาจจะตัง้ คาถาม หรือสอบถามประเด็นต่างที่เ กี่ยวกับกระบวนการควบคุ ม ภายใน ผู้ส อบบัญ ชีจ ะประเมิน ระดับ ความน่ า เชื่อ ถือ ได้ข องกระบวนการ ควบคุมภายใน หากพบจุดอ่อนก็จะเสนอให้เกิดการแก้ไข เช่นนี้เป็นต้น อุษณา ภัทรมนตรี (2552: 5-8 ถึง 5-10) กล่าวว่า องค์ประกอบของกรอบงานการ บริหารความเสีย่ งตามแนว coso มี 8 ด้านทีม่ คี วามสัมพันธ์กนั สรุปสาระสาคัญขององค์ประกอบ แต่ละด้าน ได้ดงั นี้ 1. สภาพแวดล้อมภายใน (Internal Environment) องค์ประกอบนี้เกี่ยวข้องกับแนวคิด ความเชื่อและบรรยากาศในการบริหารระดับสูง (Tone at the Top) ซึง่ มีอทิ ธิพลต่อ สภาพบรรยากาศภายในองค์การ ให้ทุกคนตระหนักถึงความสาคัญของการบริหาร ความเสี่ย งและการควบคุ ม และเป็ น พื้น ฐานของการบริห ารความเสี่ย งและ องค์ประกอบอื่นๆ ทัง้ หมด
37 2. การกาหนดวัตถุประสงค์ (Objective Setting) องค์ประกอบนี้ช่วยสร้างความมันใจ ่ ว่ามีการเลือกวัตถุประสงค์สาคัญที่เชื่อมโยงจากวิสยั ทัศน์หรือภารกิจขององค์การ กับกลยุทธ์และแผนงานทีร่ องรับในระดับต่างๆ เพื่อนามาบริหารความเสีย่ งให้อยู่ใน ระดับทีอ่ งค์การยอมรับได้ การกาหนดวัตถุประสงค์ทด่ี ี ควรประกอบด้วยตัววัดและ เป้าหมายของความสาเร็จทีผ่ บู้ ริหารต้องการให้เกิดขึน้ การกาหนดวัตถุประสงค์และ ตัววัดความสาเร็จจึงเป็ นเงื่อนไขสาคัญทีต่ ้องมีก่อน จึงจะสามารถระบุเหตุการณ์ท่ี อาจเกิด ขึ้น ที่ม ีผ ลกระทบต่ อ วัต ถุ ป ระสงค์ และช่ ว ยในการก าหนดระดับ ความ คลาดเคลื่อนจากตัววัดความสาเร็จทีย่ อมรับได้ 3. การระบุเหตุ การณ์ (Event Identification) องค์ประกอบนี้เ กี่ยวข้อ งกับการระบุ เหตุการณ์ความไม่แน่ นอนทีอ่ าจเกิดจากปจั จัยทัง้ ภายนอกและภายในองค์การ ที่ม ี ผลกระทบต่อความสาเร็จของวัตถุประสงค์ รวมทัง้ การแยกโอกาสออกจากความ เสีย่ ง เพื่อนาโอกาสไปกาหนดเป็นกลยุทธ์หรือวัตถุประสงค์องค์การ 4. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment) หมายถึง การวิเคราะห์และจัดระดับ ความเสีย่ งของเหตุการณ์ทงั ้ จากปจั จัยภายในและภายนอก การประเมินระดับความ เสี่ยง จะประเมิน จากสองมิติ คือ ระดับ ความน่ าจะเกิด และระดับ ผลกระทบของ เหตุ ก ารณ์ เพื่อ ช่ว ยให้ กิจการทราบระดับความเสี่ยงก่ อ นการจัดการ และหาวิธ ี จัดการตอบสนองความเสี่ยงเพื่อให้ระดับความเสี่ยงหลังการจัดการอยู่ในระดับที่ ยอมรับได้ทเ่ี หมาะสม 5. การจัดการตอบสนองความเสีย่ ง (Risk Responses) ฝา่ ยบริหารอาจเลือกวิธจี ดั การ ตอบสนองความเสีย่ งโดยการหลีกเลีย่ ง การควบคุม การกระจาย หรือ การยอมรับ ความเสี่ยง ทัง้ นี้จะเลือกจากวิธกี ารใด ควรพิจารณาจากระดับความน่ าจะเกิดและ ระดับผลกระทบ การพิจารณาความคุ้มค่า และการจัดการความเสี่ยงเพื่อให้อยู่ใน ระดับทีอ่ งค์การยอมรับได้ในภาพรวม 6. กิจกรรมควบคุม (Control Activities) หมายถึงนโยบายและวิธกี ารที่ฝ่ายบริหาร คณะกรรมการ และผู้เกี่ยวข้องกาหนดขึน้ เพื่อสร้างความมันใจว่ ่ ามีการปฏิบตั ติ าม วิธแี ละแผนการจัดการความเสีย่ งทีก่ าหนดขึน้ อย่างมีประสิทธิผลในเวลาที่กาหนด และบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ทใ่ี ห้ความเสีย่ งอยูใ่ นระดับทีย่ อมรับได้
38 7. สารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication) หมายถึง การ จัดทาสารสนเทศเกีย่ วกับความเสีย่ ง จากแหล่งข้อมูลทัง้ ภายนอกและภายในกิจการ มีก ารเผยแพร่แ ละการสื่อ สาร ทัง้ ทางแนวดิ่ง และแนวระนาบทัว่ ทัง้ องค์ก าร ใน รูปแบบและระยะเวลาที่จะช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบตั ิ งานทีร่ บั ผิดชอบได้อย่าง เหมาะสม ระบบสารสนเทศและการสื่อสารเพื่อการบริหารความเสีย่ งทีม่ ปี ระสิทธิผล ควรบูรณาการอยู่ในระบบสารสนเทศและการสื่อสารเพื่อการบริหารการปฏิบตั งิ าน ปกติและเป็นประจา 8. การติดตามผล (Monitoring) การบริหารความเสี่ยงควรได้รบั การปรับปรุงแก้ไขให้ ทันสมัยละมีประสิทธิผลเสมอ โดยการติดตามผลของผู้บริหาร และผู้ประเมินอิสระ การประเมินผลตนเอง หรือการใช้ทุกวิธรี ว่ มกัน และมีการแก้ไขข้อบกพร่องทีพ่ บ ข้อจากัดของการควบคุมภายใน จันทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ, และ ศิลปพร ศรีจนเพชร ั่ (2551: 2-18) กล่าวว่าการควบคุมภายในเพียงแต่ให้ความมันใจพอสมควรว่ ่ า วัตถุประสงค์ขององค์กรได้บรรลุ แล้วหรือไม่เท่านัน้ แต่ไม่อาจให้หลักประกันว่าการบริหารเป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีการ บันทึกบัญชีถูกต้องสมบูรณ์ตลอดจนการทุจริตหรือข้อผิดพลาดจะค้นพบและป้องกันได้ ทัง้ นี้ เนื่องจากการควบคุมภายในมีขอ้ จากัดต่างๆ ดังนี้ 1. ความต้ อ งการของฝ่ า ยบริห ารโดยทัว่ ๆ ไป จะให้ม ีก ารควบคุ ม ที่คุ้ ม ค่ า ใช้จ่ า ย กล่าวคือ ค่าใช้จา่ ยในการควบคุมต้องไม่สงู กว่าค่าเสียหายทีอ่ าจเกิดขึน้ 2. การควบคุมส่วนใหญ่มไี ว้สาหรับรายการซึง่ คาดได้ว่าจะเกิดขึน้ ตามปกติ 3. ความผิด พลาดอาจเกิด จากความประมาทเลิน เล่ อ ความไม่ เ อาใจใส่ การใช้ วิจารณญาณผิดพลาด หรือความไม่เข้าใจคาสังของบุ ่ คคลทีเ่ กีย่ วข้อง 4. ผูท้ ุจริตอาจร่วมมือกับบุคคลภายนอกหรือบุคคลภายใน หลีกเลีย่ งการควบคุมทีม่ อี ยู่ 5. ผูร้ บั ผิดชอบอาจไม่ปฏิบตั ติ ามระบบการควบคุม ภายใน หรือมีการละเว้นการปฏิบตั ิ ตามขัน้ ตอนทีก่ าหนดไว้
39 6. วิธกี ารควบคุมภายในทีม่ อี ยูอ่ าจไม่เพียงพอ หรือไม่เหมาะสม เนื่องจากสถานการณ์ ได้เปลีย่ นแปลงไป ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (2539: 1-34 ถึง 1-35) ได้อธิบายถึงข้อจากัดของการ ควบคุม ภายในไว้ว่า การควบคุม ภายในที่ทุก กิจ การจัด ขึ้น นั น้ แม้ว่า จะดาเนิน การตาม ขัน้ ตอนการประเมิน ความเสี ่ย ง ออกแบบ และวิน ิจ ฉัย เลือ กวิธ ีก ารอย่า งรอบคอบ ระมัด ระวัง เพีย งใดก็ต ามการควบคุม ภายในก็จ ะให้ไ ด้เ พีย งความมั ่นใจตามสมควร หรือ ความมันใจในระดั ่ บทีส่ มเหตุสมผลเท่านัน้ ว่าจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความสูญเสีย สูญเปล่า หรือ การดาเนินงานจะบรรลุวตั ถุประสงค์ และมีประสิทธิภาพ การควบคุมภายในไม่ใช่หลักประกัน และไม่สามารถให้ความมันใจที ่ ส่ มบูรณ์ 100 เปอร์เซ็นต์ได้ว่ากิจการจะไม่ประสบความล้มเหลว ทางธุรกิจ ทีเ่ ป็ นเช่นนี้เพราะการควบคุมภายในมีขอ้ จากัดอยู่ห ลายประการ และการทีร่ ะบบการ ควบคุมภายในจะมีประสิทธิผลต้องขึน้ อยู่กบั ปจั จัยอื่นๆ อีกหลายปจั จัยซึง่ ส่วนใหญ่เป็ นปจั จัยที่ เกีย่ วกับพฤติกรรมของคน เหตุทอ่ี าจทาให้ระบบหรือมาตรการควบคุมภายในล้มเหลว 1. การใช้ว ิจ ารณญาณ หรือ ดุ ล ยพินิ จ ในการตัด สิน ใจทางธุ ร กิจ มัก ส่ ง ผลให้เ กิด ข้อจากัดต่อประสิทธิผลของระบบหรือมาตรการควบคุมภายใน โดยเฉพาะเมื่อต้อง ตัดสินใจบ่อยๆ ภายใต้ความกดดันบางประการทางธุรกิจ 2. ผู้บริห ารเป็ นเหตุ แ ห่งความล้มเหลวของระบบการควบคุ มภายในเสียเองโดยใช้ อานาจหรืออภิสทิ ธิ ์สังการเป็ ่ นอย่างอื่น หรือให้ยกเว้นกฎเกณฑ์ในสิง่ ทีต่ นสังการให้ ่ ปฏิบตั ิ 3. ผูป้ ฏิบตั งิ านแต่ละคนซึง่ อยู่ภายใต้ระบบการควบคุมภายในไม่ปฏิบตั ติ ามมาตรการ หรือระบบการควบคุมภายในทีก่ จิ การได้กาหนดไว้ ทาให้การควบคุมซึง่ แม้จะได้รบั การวางระบบหรือกาหนดวิธกี ารไว้ดเี ลิศเพียงใดก็ไม่อาจเกิดประสิทธิผลได้ การ ควบคุมภายในทีก่ าหนดไว้ยอ่ มไร้ผลโดยสิน้ เชิง 4. พนัก งานมากกว่าหนึ่งคนร่ว มมือ หรือ สมคบกันลับๆ และโดยทุจริต กระทาการ ฉ้อโกงกิจการโดยไม่ปฏิบตั ิตามระบบงาน หรือมาตรการควบคุมภายในที่กิจการ กาหนดไว้แล้วหาประโยชน์ ร่วมกัน การร่วมมือกันเช่นนี้นอกจากเป็ นเหตุให้การ ควบคุมภายในไม่บรรลุ ผลตามวัตถุ ประสงค์แล้ว ยังทาให้ยากต่ อการค้นพบการ กระทาทีม่ ชิ อบนัน้ อีกด้วย
40 5. การควบคุมภายในทีไ่ ด้รบั การออกแบบดีทส่ี ุด บางครัง้ ก็อาจไม่สามารถช่วยป้องกัน มิให้เกิดสิง่ ทีไ่ ม่พงึ ปรารถนาทางการบริหาร เนื่องจากผูป้ ฏิบตั ขิ าดความเข้าใจกลไก ของการควบคุมทีจ่ ดั ขึน้ นัน้ ซึง่ อาจเป็ นเพราะไม่มคี ่มู อื การปฏิบตั ิ หรือมีแต่เขียนไว้ ไม่ชดั เจน หรือผู้ปฏิบตั อิ าจปฏิบตั ผิ ดิ พลาดเพราะความสะเพร่า หรือไม่ระมัดระวัง เพียงพอ ณฐพร พันธุ์อุดม และคณะผู้เขียน (2549: 22-24) ได้ให้ความหมายเพิม่ เติมจาก ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (2539: 1-34) ซึง่ ได้อธิบายข้อจากัดของการควบคุมภายใน ไว้ 5 ข้อ ไว้ดงั นี้ 6. บางครัง้ การจัดให้มรี ะบบการควบคุมภายในขึน้ ทาให้เกิดต้นทุนทีส่ ูงและอาจไม่คุ้ม กับผลประโยชน์ทไ่ี ด้รบั 7. การควบคุมส่วนใหญ่มไี ว้สาหรับรายการ ซึ่งคาดได้ว่าจะเกิดขึ้นตามปกติ วิธกี าร ควบคุมภายในที่มอี ยู่อาจไม่เพียงพอ หรือไม่เ หมาะสม เนื่องจากสถานการณ์ได้ เปลีย่ นไป ทาให้เกิดรายการใหม่ๆ ขึน้ วิไล วีระปรีย, จงจิตต์ หลีกภัย, และ ประจิต หาวัตร (2549: 23-24) ได้อธิบายถึง ข้อจากัดของการควบคุมภายในว่า ระบบการควบคุมภายในแม้จะได้มกี ารวางไว้อย่างเหมาะสม และระมัด ระวัง รอบคอบเพีย งใดก็ต ามแต่ ใ นการน าไปใช้ป ฏิบ ัติอ าจไม่ม ีป ระสิท ธิภ าพและ ประสิทธิผ ลเท่ าที่ค วรซึ่ง ทัง้ นี้ เ พราะมีข้อ จากัด หลายประการซึ่ง เกิด จากปจั จัยภายนอกและ ภายในกิจการอันได้แก่ ผูบ้ ริหารและบุคลากรผูป้ ฏิบตั งิ าน ข้อจากัดดังกล่าวมีดงั ต่อไปนี้ 1. กิจการได้รบั ผลกระทบจากสถานการณ์บางอย่างซึ่งอยู่นอกเหนือการควบคุมของ ผูบ้ ริหาร 2. ผูบ้ ริหารของบริษทั ไม่มคี วามซื่อสัตย์และจรรยาบรรณในการปฏิบตั หิ น้าที่ 3. บุค ลากรผู้ปฏิบตั ิไม่มคี วามรู้ความสามารถอย่างเพียงพอและไม่เข้าใจว่ าวิธกี าร บางอย่างมีความสาคัญต่อการควบคุมเพียงใด 4. ถึงแม้ว่าบริษทั จะมีระบบการควบคุมโดยกาหนดให้มกี ารแบ่งแยกหน้าทีก่ นั ระหว่าง ผูด้ แู ลรักษาทรัพย์สนิ และผูท้ าบัญชีคุมสินทรัพย์ แต่ถ้าพนักงานทัง้ สองคนนัน้ สมคบ
41 กันยักยอกสินทรัพย์ไปใช้ประโยชน์ส่วนตัวแล้วแก้ไขยอดคงเหลือในบัญชีให้ตรงกับ จานวนสินทรัพย์ซ่งึ ถือ เป็ นการทุจริต ที่ต้อ งใช้เ วลาในการตรวจสอบ และกว่าจะ ตรวจพบพนักงานทัง้ สองก็อาจหลบหนีไปแล้ว 5. ในบางครัง้ ค่าใช้จ่ายในการจัดระบบการควบคุมบางอย่างอาจไม่คุม้ กับผลประโยชน์ ทีไ่ ด้รบั ดังนัน้ กิจการจึงยอมรับความเสี่ยงไว้เอง จะเห็นได้ว่าบางกิจการที่มรี ะบบ การควบคุมภายในทีด่ แี ต่ยงั มีการทุจริตเกิดขึน้ เป็ นครัง้ คราว ทัง้ นี้เพราะระบบการ ควบคุ ม ภายในที่ ก าหนดขึ้น นั ้น สามารถให้ ค วามเชื่ อ มัน่ แก่ ผู้ บ ริ ห ารอย่ า ง สมเหตุสมผลแต่มใิ ช่ให้ความเชื่อมันอย่ ่ างสมบูรณ์ว่าจะป้องกันการทุจริตผิดพลาด ได้ เทคนิ คการควบคุมภายใน จันทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ, และ ศิลปพร ศรีจนเพชร ั่ (2551: 2-15 ถึง 2-16) ได้อธิบายเทคนิคในการควบคุมภายในไว้ดงั นี้ 1. เทคนิคการควบคุมขัน้ พืน้ ฐาน 1.1 การให้หมายเลขเอกสารเรียงลาดับแก่รายการทีเ่ กิดขึน้ โดยเร็วทีส่ ุด และมีการ สอบทานภายหลังว่ารายการทุกรายการทีใ่ ห้หมายเลขไว้ ได้รบั การดาเนินการ ตัง้ แต่ต้นจนครบทุกหมายเลข และในกรณีท่ตี ้องการให้ความผิดพลาดในการ ให้ห มายเลขเกิด ขึ้น น้ อ ยที่สุ ด ควรใช้ว ิธ ีพิม พ์เ ลขที่เ อกสารเรีย งล าดับ ไว้ ล่วงหน้า 1.2 การตรวจสอบเอกสารชนิดหนึ่งกับเอกสารอีกชนิดหนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง 1.3 การให้มกี ารอนุ มตั ิก่อนดาเนินการ ซึ่งอาจแบ่งเป็ นการอนุ มตั ิทวไปและการ ั่ อนุมตั แิ ต่ละกรณี 1.4 การควบคุมการเคลื่อนย้ายของทรัพย์สนิ 1.5 การตรวจสอบการคานวณตัวเลข
42 1.6 การทาบัญชีหรือทะเบียนคุม 1.7 การพิสจู น์ของจริง และกรรมสิทธิ ์ของทรัพย์สนิ 2. เทคนิคการควบคุมสนับสนุน 2.1 การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างชัดแจ้งระหว่างหน่ วยงานและบุคคล ตลอดจนการหมุนเวียนสับเปลีย่ นหน้าทีใ่ นระยะเวลาทีเ่ หมาะสม 2.2 การดูแลรักษาทรัพย์สนิ โดนการจากัดการเข้าถึงทรัพย์สนิ และการแบ่งแยก หน้าทีก่ ารเก็บรักษาทรัพย์สนิ กับการบันทึกบัญชีทรัพย์สนิ ออกจากกัน 2.3 การควบคุมทบทวนงาน โดยกาหนดให้มกี ารควบคุมดูแลการปฏิบตั งิ านโดย หัวหน้าอย่างเพียงพอ มีการอนุ มตั เิ อกสารขัน้ สุดท้ายก่อนการดาเนินการ และ การสอบทานการปฏิบตั งิ านของผูใ้ ต้บงั คับบัญชาทีท่ าหน้าทีค่ วบคุมขัน้ พืน้ ฐาน 3. เทคนิคการควบคุมอื่นๆ 3.1 การควบคุ มคู่ หมายถึง การยอมให้มกี ารกระทาที่ซ้าซ้อ นกัน เพื่อให้มกี าร ควบคุมอย่างรัดกุมยิง่ ขึ้น ซึ่งมักใช้กบั กรณีการควบคุมการกระทาที่หากเกิด การผิดพลาดแล้ว จัดเป็นความเสียหายเป็ นจานวนเงินสูง เช่นการกาหนดให้ม ี ผูล้ งนามในเช็คสังจ่ ่ ายเงินของกิจการสองคนแทนทีจ่ ะเป็นเพียงบุคคลเดียว 3.2 การเก็บรักษาดูแลร่วมกัน มักใช้กบั ทรัพย์สนิ ที่ มมี ูลค่าสูง หรือง่ายต่อความ สูญเสีย เช่นเงินสด ซึ่งมักกาหนดให้มกี รรมการดูแลรักษา หรือกาหนดให้ม ี ผูร้ กั ษากุญแจตู้นิรภัยมากกว่า 1 คนโดยแยกเก็บรักษากุญแจกันคนละดอก และต้องใช้กุญแจทัง้ สองดอกร่วมกันไขจึงจะสามารถเปิดตูน้ ิรภัยได้ 3.3 สิทธิการลาพักผ่อนของพนักงาน เป็ นเทคนิคการควบคุมภายในที่ใช้เพื่อให้ พนักงานได้ซ่อมแซมฟื้ นฟูสภาพร่างกายและใจ และในขณะเดียวกันก็ใช้เป็ น เครือ่ งมือสอบทานการทางานของพนักงานผูล้ าพักผ่อนนัน้
43 3.4 กิจกรรมภายนอกของพนักงานเป็ นเครื่องมือทีก่ จิ การใช้เพื่อให้ได้ใกล้ชดิ และ ทราบคุ ณ สมบัติแ ละบุ ค ลิก ที่แท้จ ริง ของพนัก งาน ในการที่จะบรรจุแต่ ง ตัง้ พนักงานทีม่ คี ุณสมบัตเิ หมาะสมกับตาแหน่ง ประโยชน์ในการใช้การควบคุมภายในตามแนว coso จันทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ, และ ศิลปพร ศรีจนเพชร ั่ (2551: 2-13) ได้ให้ความหมายสอดคล้องกับณฐพร พันธุอ์ ุดม และคณะผูเ้ ขียน (2549: 20-21) ได้กล่าวถึง ประโยชน์ของการควบคุมภายในอาจพิจารณาได้เป็น 3 แนวทางคือ 1. ประโยชน์ สาหรับฝ่ายบริหาร ระบบการควบคุมภายในที่ดจี ะเป็ นเครื่องมือช่วยให้ ผูบ้ ริหารมีความแน่ใจ พนักงานและลูกจ้างได้ปฏิบตั งิ านอย่างถูกต้อง รายงานต่างๆ ที่จดั ทาขึ้นถูก ต้อง เชื่อถือ ได้และทันเวลาที่กาหนด ตลอดจนมีการป้องกันความ ผิดพลาดและการทุจริต หรือการสูญหายของทรัพย์สนิ ไว้อย่างรัดกุม 2. ประโยชน์สาหรับพนักงานและลูกจ้าง ระบบการควบคุมภายในจะเป็ นเครื่องชี้นา แนวทางการปฏิบตั ิงานที่ถูกต้อง และเป็ นไปตามนโยบายที่ผู้บริหารวางไว้ เป็ น เครือ่ งช่วยเพิม่ ประสิทธิภาพในการปฏิบตั งิ าน 3. ประโยชน์ ส าหรับผู้สอบบัญชีและผู้ตรวจสอบภายใน ผู้สอบบัญชีและผู้ตรวจสอบ ภายใน จะใช้ประสิทธิภาพของระบบการควบคุมภายในเป็ นปจั จัยที่สาคัญในการ กาหนดขอบเขตการปฏิบตั งิ านตรวจสอบ กิจการทีม่ กี ารควบคุมภายในทีด่ จี ะช่วยให้ การทางานของผูส้ อบบัญชี และผูต้ รวจสอบภายในรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึน้ ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (2539: 1-33 ถึง 1-34) กล่าวว่า ประโยชน์ของการ ควบคุมภายในทีผ่ บู้ ริหารพึงคาดหวังได้จงึ มีดงั ต่อไปนี้ 1. ประโยชน์ สู ง สุ ด ของการควบคุ ม ภายในที่ ดีซ่ึ ง ได้ ร ับ การปฏิ บ ัติ ต ามอย่ า งมี ประสิทธิผล คือ การควบคุมภายในจะมีส่วนช่วยอย่างสาคัญให้การดาเนินงานของ องค์การมีประสิทธิภาพและบรรลุวตั ถุประสงค์ซง่ึ หมายความรวมถึงการทากาไรได้ ตามเป้าหมายทีผ่ บู้ ริหารกาหนดไว้ดว้ ย
44 2. การควบคุมภายในช่วยป้องกันไม่ให้การใช้ทรัพยากรเป็ นไปอย่างสิ้นเปลือง หรือ ป้องกันความสูญเสีย สูญเปล่าของทรัพยากรทีน่ าไปใช้ในการดาเนินงานด้านต่างๆ 3. การควบคุมภายในช่วยทาให้เกิดความมันใจตามที ่ ่ควรว่ารายงานทางการเงินทัง้ รายงานทีใ่ ช้เพื่อการภายใน และรายงานทีเ่ สนอต่อบุคคลภายนอก มีความถูกต้อง สมบูรณ์และเชื่อถือได้ 4. การควบคุ มภายในที่ได้รบั การออกแบบไว้ดีจะช่ว ยกากับให้การปฏิบตั ิการด้าน ต่างๆ สอดคล้องกับกฎหมาย และระเบียบ ทีใ่ ช้บงั คับกับกิจการ ซึง่ เป็ นการป้องกัน มิใ ห้กิจการเสียชื่อ เสียงหรือ เกิดความเสียหายด้านการเงินหรือ ด้านอื่ นๆ ที่อ าจ เกิดขึน้ หากมีการกระทาทีผ่ ดิ กฎหมาย หรือผิดระเบียบ วิไล วีระปรีย, จงจิตต์ หลีกภัย, และ ประจิต หาวัตร (2549: 22-23) กล่าวว่าการ ควบคุมภายในมีประโยชน์ดงั ต่อไปนี้ 1. การดาเนินงานของกิจการเป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพโดยมีผลกาไรตามนโยบาย หรือ เป้ าหมายที่ผู้บ ริห ารก าหนดไว้ นอกจากนัน้ ยังเป็ นไปตามกฎระเบีย บและ ข้อบังคับต่างๆ ทัง้ ส่วนที่ผู้บริหารกาหนดขึ้นภายในกิจการและที่ส่วนราชการผู้ม ี หน้าที่กากับดูแลได้กาหนดไว้ให้กจิ การต้องปฏิบตั ติ ามอย่างเคร่งครัดอีกด้วย ทัง้ นี้ เนื่องจากกิจการจะมีมาตรการต่างๆ ทีใ่ ช้ในการตรวจสอบและสอบทานเป็ นประจา เพื่อให้เกิดความมันใจได้ ่ ว่าจะมีการปฏิบตั ติ ามระบบที่กาหนดไว้ซ่งึ จะทาให้บรรลุ วัตถุประสงค์ดงั กล่าวข้างต้น 2. สินทรัพย์ของกิจการจะปลอดภัยจากการทุจริตผิดพลาดทัง้ ปวงเนื่องจากวิธกี ารและ มาตรการต่างๆ ทีผ่ บู้ ริหารกาหนดไว้ดงั ต่อไปนี้ 2.1 สินทรัพย์ต่างๆ เป็ นต้นว่า เงินสด สินค้า และอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ จะต้องเก็บไว้ในทีป่ ลอดภัย โดยมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ผู้หนึ่งผู้ใดรับผิดชอบ เกี่ยวกับการดูแลรักษา และมีเจ้าหน้าทีอ่ กี ผูห้ นึ่งเป็ นผู้ลงบัญชีโดยหน้าที่เก็บ รักษาและลงบัญชีจะต้องแยกกันโดยเด็ดขาด 2.2 การเคลื่อนย้ายสินทรัพย์และการจาหน่ายออกจากบัญชีจะต้องได้รบั อนุ มตั จิ าก เจ้าหน้าทีผ่ มู้ อี านาจในการนี้โดยเฉพาะ
45 2.3 มีการพิสจู น์ยอดคงเหลือในบัญชีเป็ นครัง้ คราว โดยการตรวจนับของจริง (เช่น สินค้าและสินทรัพย์) หรือ บางกรณีอ าจขอค ารับรองจากบุค ลากรภายนอก (เช่น ยอดเงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ และเจ้าหนี้ ) และเมื่อสินทรัพย์หรือหนี้สนิ ที่ มีอ ยู่จริงไม่ต รงกับยอดคงเหลือ ในบัญ ชีก็จะต้อ งมีการค้นหาสาเหตุ ท่ที าให้ แตกต่างกัน และมีการลงโทษผูก้ ระทาผิด 3. รายงานทางการเงินที่เกิดขึน้ ทัง้ รายงานทีใ่ ช้สาหรับผู้ปฏิบตั กิ ารและผู้บริหารต่างๆ รวมทัง้ รายงานที่ใช้เสนอต่อบุคคลภายนอกซึ่งได้แก่ ผู้ถอื หุน้ เจ้าหนี้ ผู้ลงทุน และ ส่วนราชการมีความถูกต้องและเชื่อถือได้ทเ่ี ป็นผลจากกิจกรมการควบคุมดังต่อไปนี้ 3.1 รายการต่างๆ ในธุรกิจจะเกิดขึน้ โดยเจ้าหน้าที่ผู้ได้รบั มอบอานาจในเรื่องนัน้ โดยเฉพาะและมีเจ้าหน้าทีอ่ กี ผูห้ นึ่งเป็ นผูอ้ นุ มตั ริ ายการ เช่น ในการเบิกพัสดุ ผูเ้ บิกจะต้องให้หวั หน้าแผนกหรือผูค้ วบคุมงานอนุมตั ิ 3.2 รายการทีเ่ กิดขึน้ ทุกรายการจะต้องมีการจดบันทึกไว้เพื่อเป็ นหลักฐานทีจ่ ะระบุ ตัวผู้รบั ผิดชอบได้ทนั ที เช่น ในการับเงินจะต้องออกใบเสร็จรับเงินโดยให้ผู้ม ี หน้าทีร่ บั เงินลงนามไว้เป็นหลักฐาน 3.3 เอกสารสาคัญ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกากับสินค้า ฯลฯ ได้มกี ารให้เลขที่ไว้ ล่วงหน้าและมีการติดตามว่าได้นามาลงบัญชีครบทุกฉบับ ฉบับใดที่ยกเลิกก็ จะต้องเก็บไว้ครบทัง้ ต้นฉบับและสาเนา 3.4 มีเจ้าหน้าที่อีกผู้หนึ่งเป็ นผู้ตรวจสอบรายการที่เกิดขึ้นเพื่อให้แน่ ใจว่าเป็ นไป ตามวิธ ีก ารที่ก าหนดไว้ และเจ้าหน้ าที่ผู้ต รวจสอบจะต้อ งเป็ นบุ ค คลที่ไม่ม ี หน้าทีร่ บั ผิดชอบในการอนุมตั ริ ายการหรือบุคคลทีม่ หี น้าทีจ่ ดบันทึก 3.5 มีการคานวณรายได้ ค่าใช้จ่ายต่างๆ และมูลค่าของรายการอื่นๆ อย่างถูกต้อง และมีการตรวจสอบก่อนทีจ่ ะนามาลงบัญชี 3.6 รายการที่จดบันทึกมีการนามาลงบัญ ชีอย่างถูกต้องตามวิธกี ารบัญชี คือ มี เอกสารประกอบ เช่น ใบกากับสินค้า ใบสาคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน และใบรับ สินค้า มีการลงรายการในสมุดลงรายการขัน้ ต้นและผ่านไปบัญชีแยกประเภท ถูกต้องทัง้ บัญชีและจานวนเงิน
46 3.7 จัดให้มกี ารควบคุมทางบัญชีและทางการปฏิบตั งิ าน เช่น การใช้บญ ั ชีคุมยอด เครื่อ งจัก รและทุ่ น แรงต่ า งๆ ซึ่ง จะช่ ว ยในการควบคุ ม ทัง้ นี้ เ พื่อ ช่ ว ยให้ไ ด้ ผลงานทีถ่ ูกต้องแม่นยา มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงิ นแผ่นดิ น ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 โดยอาศัยอานาจตามพระราชบัญญัตปิ ระกอบรัฐธรรมนูญว่าด้วยการตรวจเงินแผ่นดิน พ.ศ. 2542 ในมาตรา 5 และมาตรา 15 (3) (ก) (ค) ซึง่ ได้ประกาศในราชกิจจานุ เบกษา เมื่อวันที่ 26 ตุลาคม พ.ศ. 2544 ได้กาหนดหน่ วยรับตรวจ (หน่ วยงานภาครัฐ) นามาตรฐานการควบคุม ภายในที่กาหนด โดยคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินไปใช้เป็ นแนวทางการดาเนินการควบคุม ภายในซึง่ นับว่าเป็ นปจั จัยสาคัญทีจ่ ะช่วยให้การดาเนินงานตามภารกิจมีประสิทธิภาพ ประหยัด และมีประสิทธิผล อีกทัง้ ช่วยป้องกันหรือลดความเสีย่ งจากการผิดพลาด ความเสียหาย ไม่ว่าจะ ในรูปของความสิน้ เปลือง ความสูญเปล่าของการใช้ทรัพย์สนิ หรือการกระทาอันเป็นการทุจริต ความหมาย วัตถุประสงค์ แนวคิ ดและการพัฒนาการควบคุมภายใน 1. ความหมายและวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน การควบคุ ม ภายใน หมายถึง กระบวนการที่ผู้ก ากับ ดู แ ลฝ่ า ยบริห ารและ บุค ลากรทุก ระดับของหน่ ว ยรับ ตรวจ กาหนดให้มขี ้นึ เพื่อ ให้มคี วามมันใจอย่ ่ าง สมเหตุสมผลว่าการดาเนินงานจะบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ ดังต่อไปนี้ 1.1 การดาเนินงาน (Operation : O) หมายถึง การบริหารจัดการ การใช้ทรัพยากร ให้เป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล รวมถึงการดูแลรักษาทรัพย์สนิ การป้องกันหรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรัวไหล ่ การสิ้นเปลือง หรือการทุจริตของหน่วยรับตรวจ 1.2 การรายงานทางการเงิน (Financial : F) หมายถึง รายงานทางการเงินทีจ่ ดั ทา ขึน้ เพื่อใช้ภายในและภายนอกหน่ วยรับตรวจ เป็ นไปอย่างถูกต้อง เชื่อถือได้ และทันเวลา
47 1.3 การปฏิบตั ติ ามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยงข้อง (Compliance : C) ได้แ ก่ ก ารปฏิบตั ิต ามกฎหมาย ระเบีย บ ข้อ บังคับ หรื อ มติค ณะรัฐมนตรีท่ี เกีย่ วข้องกับการดาเนินงานของหน่วยรับตรวจ รวมทัง้ การปฏิบตั ติ ามนโยบาย และวิธกี ารปฏิบตั งิ านทีอ่ งค์กรได้กาหนดขึน้ 2. แนวคิดของการควบคุมภายใน จากความหมายของการควบคุ ม ภายในข้า งต้ น สะท้อ นให้เ ห็น ถึง แนวคิด เกีย่ วกับการควบคุมภายใน ดังนี้ 2.1 การควบคุ ม ภายในเป็ น กระบวนการที่ร วมไว้ ห รือ เป็ น ส่ ว นหนึ่ ง ในการ ปฏิบตั งิ านตามปกติ การควบคุมภายในมิใช่เหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง และ มิใช่ผลสุดท้ายของการกระทาแต่เป็ นกระบวนการ (Process) ที่มกี ารปฏิบตั ิ อย่างต่อเนื่อง ซึ่งกาหนดไว้ในกระบวนการปฏิบตั งิ าน (Built in) ประจาวัน ตามปกติของหน่ วยรับตรวจ ดังนัน้ ฝ่ายบริหารจึงควรนาการควบคุมภายในมา ใช้โดยรวมเป็ นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารงาน ซึ่งได้แก่ การวางแผน (Planning) การดาเนินการ (Executing) และการติดตามผล (Monitoring) 2.2 การควบคุ มภายในเกิดขึ้นได้โดยบุค ลากรของหน่ ว ยรับตรวจ บุค ลากรทุ ก ระดับเป็ นผูม้ บี ทบาทสาคัญในการให้ความสนับสนุ นระบบการควบคุมภายใน ของหน่ วยรับตรวจให้มปี ระสิทธิผล ผู้บริหารเป็ นผู้รบั ผิดชอบในการกาหนด และจัดให้มรี ะบบการควบคุมภายในที่มปี ระสิทธิผลด้วยการสร้างบรรยากาศ สภาพแวดล้อ มการควบคุ ม กาหนดทิศทาง กลไกการควบคุมและกิจกรรม ต่างๆ รวมทัง้ การติดตามผลการควบคุมภายใน ส่วนบุคลากรอื่นของหน่ วยรับ ตรวจมีหน้ าที่รบั ผิดชอบโดยการปฏิบตั ิต ามระบบการควบคุ มภายในที่ฝ่าย บริหารกาหนดขึน้ 2.3 การควบคุ ม ภายในให้ค วามมันใจอย่ ่ า งสมเหตุ ส มผลว่ า การปฏิบ ัติง านจะ บรรลุ ผ ลส าเร็จ ตามวัต ถุ ป ระสงค์ท่ีก าหนดถึง แม้ว่ า การควบคุ ม ภายในจะ ออกแบบไว้ให้มปี ระสิทธิผลเพียงใดก็ตามก็ไม่สามารถให้ความมันใจว่ ่ าจะทา ให้การดาเนินงานบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ได้อย่างสมบูรณ์ตามทีต่ งั ้ ใจ ไว้ ทัง้ นี้เพราะการควบคุมภายในมีขอ้ จากัด เช่น โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด จากบุ ค ลากร เนื่ อ งจากความไม่ร ะมัด ระวัง ไม่เ ข้า ใจค าสัง่ หรือ ดุ ล ยพินิ จ
48 ผิดพลาด การสมรูร้ ่วมคิดกัน การปฏิบตั ผิ ดิ กฎหมายระเบียบและกฎเกณฑ์ท่ี กาหนดไว้ ที่สาคัญที่สุด คือ การที่ผู้บริหารหลีกเลี่ยงขัน้ ตอนของระบบการ ควบคุมภายในหรือใช้อานาจในทางทีผ่ ดิ นอกจากนี้การวางระบบการควบคุม ภายในจะต้องคานึงถึงต้นทุนและผลประโยชน์ทเ่ี กี่ยวข้องกันว่าผลประโยชน์ท่ี ได้รบั จากการควบคุมภายในจะคุม้ ค่ากับต้นทุนทีเ่ กิดขึน้ ความรับผิดชอบของฝ่ ายบริ หารต่อการควบคุมภายใน “การควบคุ ม ภายในเป็ น เครื่อ งมือ ที่ ผู้ บ ริห ารน ามาใช้ เ พื่ อ ให้ ค วามมัน่ ใจอย่ า ง สมเหตุสมผลว่าการดาเนินงานจะบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ทก่ี าหนด” คาว่า “การควบคุมภายใน” หรือ “ระบบการควบคุมภายใน” เป็ นสิง่ ทีผ่ บู้ ริหารระดับสูง ของหน่ ว ยงานรับตรวจทุก คนควรให้ค วามสาคัญ เพราะเป็ นพันธกรณีท่สี าคัญ ซึ่งจะช่ว ยให้ สามารถปฏิบตั งิ านได้สาเร็จลุล่วงตามนโยบายและวัตถุประสงค์ของหน่ วยงานรับตรวจ ดังนัน้ การออกแบบการควบคุมภายในอย่างเหมาะสม และการติดตามผลการปฏิบตั ิตามระบบการ ควบคุมภายในที่ฝ่ายบริหารกาหนด รวมทัง้ การประเมินผลอย่างต่ อเนื่อง จะช่ว ยให้ผู้บริหาร ได้รบั ทราบจุดอ่อนต่างๆ ทีเ่ กิดขึน้ เพื่อนามาปรับปรุงแก้ไขให้หน่ วยรับตรวจสามารถปฏิบตั งิ าน ได้สาเร็จตามนโยบายและวัตถุประสงค์อย่างต่อเนื่อง ผู้บริห ารระดับสูง ของหน่ ว ยรับตรวจมีหน้ าที่รบั ผิดชอบโดยตรงในการกาหนดหรือ ออกแบบและประเมินผลการควบคุมภายในของหน่ วยรับตรวจ รวมถึงการกาหนดหรืออกแบบ ระบบการควบคุมภายในของส่วนงานต่างๆ ภายใต้ความรับผิดชอบให้มปี ระสิทธิผลในระดับที่ น่ าพอใจอยู่เสมอ โดยผู้บริหารริเริม่ และดาเนินการสร้างบรรยากาศเพื่อให้เกิดสภาพแวดล้อม ของการควบคุม และปฏิบตั ิตนให้เป็ นตัวอย่างที่ดใี นเรื่องความซื่ อสัตย์ ความมีคุณธรรมและ จริย ธรรม ในส่ ว นที่เ กี่ย วกับ การตรวจสอบภายในผู้บ ริห ารควรก าหนดบทบาทของหน่ ว ย ตรวจสอบภายในให้เป็ นส่วนหนึ่งของโครงสร้างการควบคุมภายใน โดยทาหน้าทีส่ อบทานหรือ ประเมินผลการควบคุมภายในของหน่ วยรับตรวจอย่างเป็ นอิสระ (Independent Assessment) เพื่อให้ความมันใจว่ ่ าหน่ วยรับตรวจมีการควบคุมภายในที่มปี ระสิทธิผล มีกระบวนการบริหาร ความเสีย่ งอยูใ่ นระดับทีย่ อมรับได้ ผูบ้ ริหารระดับรองลงมาทุกระดับ มีหน้าที่กาหนดหรือออกแบบการควบคุมภายในของ ส่วนงานทีแ่ ต่ละคนรับผิดชอบ ให้สอดคล้องกับการควบคุมภายในทีห่ น่ วยรับตรวจกาหนด และ สอบทานหรือประเมินประสิทธิผลการปฏิบตั งิ านภายใต้ระบบการควบคุมภายในทีน่ ามาใช้ การ
49 ประเมินการควบคุ มด้ว ยตนเอง (Control Self Assessment) เป็ นวิธ ีการหนึ่งที่ช่ว ยให้ ผู้ปฏิบตั ิงานมีส่ ว นร่ว มในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงการควบคุมภายในให้มคี วามรัดกุ ม การ ปลูกฝงั ให้ผู้ใต้บงั คับบัญชามีความเข้าใจ มองเห็นความสาคัญ มีวนิ ัย และจิตสานึกทีด่ กี เ็ ป็ นสิง่ สาคัญที่ช่วยให้การควบคุมภายในมีประสิทธิผลอย่างต่ อเนื่อง เช่น ผู้บริหารฝ่ายการเงินหรือ หัวหน้าการเงินรับผิดชอบการควบคุมภายในด้านการเงินการบัญชี ผูบ้ ริหารฝ่ายพัสดุรบั ผิดชอบ การควบคุมภายในด้านพัสดุของส่วนงานทีร่ บั ผิดชอบ เป็นต้น “ผูบ้ ริหารควรตระหนักว่าโครงสร้างการควบคุมภายในทีด่ ี เป็ นพืน้ ฐานทีส่ าคัญของการ ควบคุมเพื่อให้การดาเนินงานบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจ” การจัดให้มโี ครงสร้า งการควบคุ ม ภายในที่มปี ระสิท ธิผ ล และเพี ยงพอนัน้ ขึ้นอยู่กับ ผู้บริหารของหน่ วยรับตรวจ ผู้บริหารหรือผู้นาของหน่ วยงานภาครัฐไม่ว่าจะเป็ นส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจและหน่วยงานของรัฐต่างๆ ต้องดาเนินการเพื่อความมันใจได้ ่ ว่าหน่ วยงานของตน มี โครงสร้า งการควบคุ ม ภายในที่เ หมาะสม ติด ตามผล และปรับ ปรุ ง ให้ท ัน กับ เหตุ ก าร ณ์ ท่ี เปลี่ยนแปลงไปเพื่อให้การควบคุมนัน้ มีประสิทธิผลอยู่เสมอ ทัศนคติท่ดี ตี ่อการควบคุมภายใน และการสนับสนุ นจากผู้บริหารเป็ นสิ่งสาคัญที่จะทาให้เ กิดการควบคุมภายในที่ดี นอกจากนี้ ผูบ้ ริหารต้องเป็ นผูท้ ม่ี คี วามซื่อสัตย์สุจริตทัง้ ต่อตนเองและองค์กร และควรมีความรูค้ วามเข้าใจ อย่างเพียงพอในหลักการพืน้ ฐานของการควบคุมภายในและให้ความสาคัญของการจัดให้มกี าร ควบคุมภายใน การนาการควบคุมภายในไปปฏิบตั ิและการดารงไว้ซ่งึ การควบคุมภายในที่ม ี ประสิทธิผล ผูบ้ ริหารควรกาหนดให้หน่วยตรวจสอบภายในเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างองค์กร โดยมี หน้าทีป่ ระเมินระบบการควบคุมภายในอย่างเป็ นอิสระ หัวหน้าหน่ วยตรวจสอบภายใน ควรเป็ น ผูท้ ่มี ปี ระสบการณ์ ทักษะ และมีคุณสมบัตเิ หมาะสม หน่ วยตรวจสอบภายในควรมีทรัพยากรที่ เพียงพอและบุคลากรที่มคี วามรู้ ความสามารถที่จะทาหน้าที่ประเมินระบบการควบคุมภายใน เพื่อ สนั บ สนุ น ข้ อ มู ล สารเทศต่ อ ผู้ บ ริห ารในการปรับ ปรุ ง ระบบการควบคุ ม ภายใน และ กระบวนการบริหารความเสีย่ ง การก าหนดหรือ ออกแบบโครงสร้ า งการควบคุ ม ภายในและด ารงรัก ษาไว้ ใ ห้ ม ี ประสิทธิภาพ
50 บทบาทและความรับผิดชอบของผูบ้ ริหารต่อการควบคุมภายใน 1. สร้างสภาพแวดล้อมการควบคุมทีด่ โี ดย 1.1 จัดทาข้อกาหนดด้านจริยธรรมและประพฤติตนเป็ นแบบอย่างทีด่ โี ดยเฉพาะใน เรือ่ งความซื่อสัตย์ ความมีจริยธรรม 1.2 สนับสนุนให้มกี ารปฏิบตั ติ ามข้อกาหนดอย่างต่อเนื่อง 1.3 ฝา่ ยบริหารปฏิบตั ติ นเพื่อให้เป็ นตัวอย่างทีด่ ี 1.4 พิจารณาผลการปฏิบตั งิ านโดยคานึงถึงความซื่อสัตย์ และจริยธรรม 2. พิจารณาแต่ งตัง้ บุค ลากรที่มคี วามรู้ค วามสามารถเหมาะสมกับหน้ าที่และความ รับผิดชอบ 3. มอบอานาจหน้าทีแ่ ละความรับผิดชอบให้กบั ส่วนงานต่างๆ อย่างชัดเจน 4. จัดให้มสี ายการบังคับบัญชาที่เหมาะสม สะดวกในการจัดทาและพิจารณารายงาน ผลการปฏิบตั งิ าน 5. พัฒนาระบบข้อมูลสารสนเทศและการสื่อสาร เพื่อสนับสนุ นกระบวนการควบคุม ภายในและการบริห ารความเสี่ยง ก าหนดนโยบายการควบคุ มจากผลของการ ประเมินความเสีย่ ง 6. สนับสนุนกระบวนการประเมินการควบคุมภายในและการบริหารความเสีย่ ง บทบาทและความรับผิดชอบของผูต้ รวจสอบภายในต่อการประเมินผลระบบการควบคุม ภายใน 1. ดารงไว้ซง่ึ ความเป็นอิสระและเทีย่ งธรรมในกิจกรรมทีป่ ระเมิน 2. ปฏิบตั งิ านด้วยความรู้ ความสามารถ ระมัดระวังในวิชาชีพและความรับผิดชอบ
51 3. รายงานและให้ขอ้ เสนอแนะผู้บริหารเกี่ยวกับการปรับปรุงระบบการควบคุมภายใน เพื่อการป้องกันหรือลดความเสีย่ ง 4. ให้ ค าแนะน าวิธ ีก ารประเมิน การควบคุ ม ภายในแก่ ห น่ ว ยงานต่ า งๆ ภายใน หน่วยรับตรวจ 5. ศึก ษาค้น คว้าวิธ ีก ารควบคุ มใหม่ๆ เพื่อ นาเสนอฝ่ายบริห ารพิจารณาให้ล ดหรือ ป้องกันจุดอ่อนการควบคุมภายใน 6. ติดตามผลการปรับปรุงระบบการควบคุ มภายในตามแผนการปฏิบตั ิงานที่ได้รบั อนุ มตั จิ ากฝา่ ยบริหาร 7. ประสานงานกับ ผู้ต รวจสอบภายนอกเกี่ยวกับผลการประเมินระบบการควบคุ ม ภายในของหน่วยรับตรวจ การพัฒนาการควบคุมภายใน ระบบการควบคุมภายใน เป็ นกลไกที่สาคัญและเป็ นเครื่องมือในการบริหารงานของ ผู้บริหารทัง้ ภาครัฐและเอกชน เป็ นกระบวนการที่ช่วยเสริมสร้างความมีประสิทธิภาพในการ ดาเนินงานให้หน่วยงานบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ทต่ี งั ้ ไว้ การควบคุมภายในจึงต้องมีการ พัฒนาอยูเ่ สมอ เพราะนอกจากจะช่วยให้หน่วยงานมีระบบการควบคุมภายในทีด่ แี ล้ว ยังส่งเสริม ให้เกิดการบริหารกิจการบ้านเมืองและสังคมที่ดอี กี ด้วย กลไกภายนอกและกลไกภายในทีใ่ ช้ใน การพัฒนาการควบคุมภายใน ประกอบด้วย 1. กลไกภายนอก – องค์กรทีก่ ากับดูแล องค์กรทีก่ ากับดูแลต้องเข้ามามีบทบาท โดย การกาหนดกฎเกณฑ์ ข้อบังคับและแนวทางปฏิบตั เิ พื่อสนับสนุ นและเสริมสร้างให้ เกิดการจัดการด้านการควบคุมภายใน ซึ่งในปจั จุบนั องค์กรกากับดูแลทัง้ ภาครัฐ และเอกชนได้ดาเนินการอย่างต่อเนื่อง เช่น 1.1 ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ออกข้อกาหนดให้บริษัทที่จดทะเบียนใน ตลาดหลัก ทรัพ ย์ฯ ต้อ งจัด ให้ม ีร ะบบการควบคุ ม ภายในที่เ หมาะสมและมี ประสิทธิภาพ
52 1.2 คณะกรรมการตรวจเงิน แผ่ น ดิน ได้อ อกระเบีย บคณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 กาหนดให้ หน่ วยรับตรวจนามาตรฐานการควบคุมภายในตามระเบียบฯ ไปใช้เป็ นแนว ทางการจัด วางและประเมิน ผลการควบคุ ม ภายในให้เ กิด ประสิท ธิผ ลและ ประสิท ธิภ าพพร้อ มรายงานต่ อ คณะกรรมการตรวจเงิน แผ่ น ดิน และผู้ ท่ี เกีย่ วข้องทราบ 1.3 สานักนายกรัฐมนตรี ได้ออกระเบียบว่าด้วยการตรวจสอบและประเมินผลภาค ราชการ พ.ศ. 2548 ซึง่ คณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ ตามระเบียบฯ ได้กาหนดให้การปฏิบตั ติ ามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 เป็ นต้น ชี้ วัดส่วนหนึ่งในการติดตามและประเมินผลส่วนราชการ เพื่อเสริมสร้างความ เข้มแข็งของการกากับดูแลและควบคุมตนเองทีด่ ขี องส่วนราชการ 2. กลไกภายในหน่วยงาน ได้แก่ 2.1 คณะกรรมการบริหารและฝ่ายบริหารระดับสูง คณะกรรมการบริหารและฝ่าย บริหารระดับสูง เป็ นผูม้ บี ทบาทสาคัญในการผลักดันให้มกี ารพัฒนาระบบการ ควบคุมภายในขององค์กรให้มปี ระสิทธิผลอย่างต่อเนื่อง โดยให้ความสาคัญใน การกาหนดวัตถุประสงค์ แนวทางการติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน และการปรับ ปรุง จุด อ่ อ นของการควบคุ ม ภายใน รวมทัง้ ปฏิบ ัติต นให้เ ป็ น แบบอย่างที่ดใี นเรื่องของจริยธรรมและความซื่อสัตย์ ไม่ยดึ ผลประโยชน์ของ ตนเองเป็ น ส าคัญ ไม่ใ ช่ ป ระโยชน์ จ ากต าแหน่ ง หน้ า ที่ข องหน่ ว ยงานเพื่อ ประโยชน์ของตนเอง รวมทัง้ ไม่ใช้โอกาสและช่องโหว่ในกฎ ข้อบังคับ แสวงหา ผลประโยชน์ ใ ห้กบั ตนเอง ซึ่งจะทาให้ส ามารถลดข้อ จากัดของการควบคุ ม ภายในลงได้ ส่งผลให้เกิดการพัฒนาและนาพาองค์กรไปสู่การดาเนินกิจการ อย่างยังยื ่ น 2.2 หัวหน้าส่วนงานย่อยและผู้ปฏิบตั ิ หัวหน้าส่วนงานย่อยเป็ นผู้นาเอาวิธกี าร ควบคุมต่างๆ ไปใช้ใ นการควบคุมงานและกากับดูแลให้ผู้ปฏิบตั ิงานปฏิบตั ิ ตามวิธกี ารทีฝ่ ่ายบริหารกาหนด นอกจากนัน้ หัวหน้าส่วยงานย่อยยังเป็ นผูท้ ่มี ี ความรู้ ความเข้าใจปญั หาอุปสรรค จุดอ่อนการควบคุมภายใน และความเสีย่ ง ในกิจกรรมทีร่ บั ผิดชอบเป็ นอย่างดี จึงเป็ นบุคคลสาคัญทีจ่ ะช่วยให้การพัฒนา
53 ระบบการควบคุมภายในมีประสิทธิผลยิง่ ขึน้ อย่างไรก็ตาม หัวหน้าส่วนงาน ย่อยและผู้ปฏิบตั งิ านต้องปฏิบตั หิ น้าที่ดว้ ยความซื่อสัตย์สุจริตอย่างสม่าเสมอ ควบคู่ไปด้วย 2.3 ผูต้ รวจสอบภายใน ผูต้ รวจสอบภายในมีหน้าที่และความรับผิดชอบโดยตรงใน เรื่องการควบคุมภายใน โดยการประเมินผลการควบคุมภายในย่างเป็ นระบบ และมีแ บบแผน เพื่อช่วยให้อ งค์กรสามารถพัฒนากระบวนการการควบคุ ม ภายในให้มปี ระสิทธิผลและประสิทธิภาพยิง่ ขึน้ รวมทัง้ เป็ นผูท้ ม่ี บี ทบาทในการ กระตุ้นบุคลากรทุกระดับภายในหน่ วยงานให้เห็นความสาคัญของการควบคุม ภายในและปฏิบตั ติ ามระบบด้วยความเคร่งครัดอย่างมีวนิ ยั 2.4 วิธกี ารควบคุมและเครื่องมือที่ใ ช้ วิธกี ารควบคุมที่นามาใช้ในปจั จุบนั อาจ เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมในขณะทีใ่ ช้ เมือ่ เหตุการณ์เปลีย่ นแปลงไป วิธกี าร ควบคุ มที่ใ ช้อยู่อ าจไม่เหมาะสม ผู้ รบั ผิดชอบในการประเมินผลการควบคุ ม ภายในจะต้ อ งคิ ด น าวิ ธ ีก ารควบคุ ม ใหม่ ๆ มาปรับ ปรุ ง ใช้ ใ ห้ เ หมาะสม นอกจากนี้ยงั ต้องปรับเปลี่ยนเครื่องมือที่ใช้ให้มคี วามทันสมัย สอดคล้องกับ วิวฒ ั นาการทีเ่ ปลีย่ นแปลงไป การควบคุม แบ่งได้เป็น 2 ประเภท ดังนี้ 1. การควบคุมเชิงนามธรรม (Soft Controls) หมายถึง การควบคุมทีเ่ กิดขึน้ จากจิตใต้ สานึก การกระทา ทักษะ ความสามรถ ของบุคลากรทุกระดับทีแ่ สดงออกให้เห็นว่า เป็ นสิง่ ทีด่ แี ละเป็ นประโยชน์ต่อหน่ วยรับตรวจ ซึง่ ไม่สามารถจับต้องได้ ส่งเสริมให้ การปฏิบตั ิงานประสบผลสาเร็จตามวัตถุ ประสงค์ของหน่ วยรับตรวจ เช่น ความ ซื่อ สัต ย์ ความโปร่งใส ความมีคุ ณธรรมและจริยธรรม ความขยันขันแข็ง ความ รับผิดชอบ เป็นต้น 2. การควบคุมเชิงรูปธรรม (Hard Controls) หมายถึง การควบคุ มที่ฝ่ายบริห าร ก าหนดขึ้น เป็ น ลายลัก ษณ์ อ ัก ษรเพื่อ เป็ น แนวทางในการปฏิบ ัติง านส า หรับ ผู้รบั ผิดชอบกิจกรรมให้ประสบผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ และเป็ นสิง่ ที่จบั ต้องได้ เช่น ผังโครงสร้างหน่ วยรับตรวจ นโยบาย และคู่มอื ปฏิบตั งิ าน เป็ นต้ น การควบคุม ภายในจะมีประสิทธิผลเพียงใดก็ขน้ึ อยู่กบั การควบคุมทัง้ สองส่วนประกอบกัน หน่ วย
54 รับตรวจที่มรี ะบบการควบคุมภายในที่มปี ระสิทธิผลจะให้ความสาคัญในเรื่องการ ควบคุมเชิงนามธรรม แต่กไ็ ม่ได้ละเลยการควบคุมเชิงรูปธรรม มาตรฐานการควบคุมภายใน มาตรฐานการควบคุ ม ภายในที่ ค ณะกรรมการตรวจเงิ น แผ่ น ดิ น ก าหนด มี 5 องค์ประกอบดังนี้ 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment) 2. การประเมินความเสีย่ ง (Risk Assessment) 3. กิจกรรมควบคุม (Control Activities) 4. สารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communications) 5. การติดตามประเมินผล (Monitoring) องค์ประกอบทัง้ 5 ประการ มีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กนั โดยมีสภาพแวดล้อมของการ ควบคุมเป็ นรากฐานที่สาคัญขององค์ประกอบอื่นๆ องค์ประกอบทัง้ 5 นี้เป็ นสิง่ จาเป็ นทีม่ อี ยู่ใน การด าเนิ น งานตามภารกิจ ของหน่ ว ยรับ ตรวจเพื่อ ให้ ก ารปฏิบ ัติง านบรรลุ ผ ลส าเร็จ ตาม วัตถุประสงค์ของหน่ วยรับตรวจ 3 ประการ คือ 1) การดาเนินงานเกิดประสิทธิผลและ ประสิทธิภาพ 2) รายงานทางการเงินน่ าเชื่อถือ 3) มีการปฏิบตั ติ ามกฎ ระเบียบและข้อบังคับที่ เกีย่ วข้อง 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม สภาพแวดล้อมของการควบคุมภายในเป็ นเรื่องพื้นฐานที่สาคัญที่สุดของการ บริหารองค์กร ผูก้ ากับดูแล ฝ่ายบริหาร และบุคลากรของหน่ วยรับตรวจต้องสร้าง สภาพแวดล้อมให้บุคลากรทุกระดับมีทศั นคติทด่ี ตี ่อการควบคุมภายใน โดยส่งเสริม ให้บุค ลากรทุกคนในหน่ วยรับตรวจเกิดจิตสานึกในเรื่องความซื่อสัตย์ จริยธรรม ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ท่ไี ด้รบั มอบหมาย และความสาคัญของประสิทธิผลการ ควบคุมภายใน
55 สภาพแวดล้ อ มของการควบคุ ม หมายถึ ง ป จั จัย ต่ า งๆ ซึ่ ง ส่ ง เสริม ให้ องค์ประกอบการควบคุมภายในอื่นๆ มีประสิทธิผลในหน่ วยรับตรวจ หรือทาให้การ ควบคุ มที่ม ีอ ยู่ใ ห้มปี ระสิทธิผ ลยิ่งขึ้น หรือ ทาให้บุ ค ลากรให้ค วามสาคัญ กับการ ควบคุมมากขึน้ ในกรณีตรงข้าม สภาพแวดล้อมของการควบคุมทีไ่ ม่มปี ระสิทธิผล อาจทาให้องค์ประกอบการควบคุมอื่นๆ มีประสิทธิผลลดลง สภาพแวดล้อมของการ ควบคุมภายในสะท้อนให้เห็นทัศนคติ และการรับรูถ้ งึ ความสาคัญของการควบคุม ภายในของบุคลากรระดับต่างๆ ในหน่วยรับตรวจ สภาพแวดล้อ มของการควบคุ ม เป็ น เรื่อ งเกี่ย วกับ การสร้า งความตระหนัก (Control Consciousness) และบรรยากาศของการควบคุ มในหน่ ว ยงาน ให้ บุคลากรในหน่ วยงานเกิดจิตสานึกที่ดใี นการปฏิบตั งิ านตามความรับผิดชอบ โดย เน้นการสร้างบรรยากาศโดยผูบ้ ริหารระดับสูง (Tone at the top) สภาพแวดล้อ มของการควบคุ มที่ดี คือ สภาพแวดล้อ มที่ทาให้บุ ค ลากรใน หน่วยรับตรวจยึดถือและปฏิบตั ติ ามข้อกาหนดด้านจริยธรรม มีความรับผิดชอบและ เข้า ใจขอบเขตอ านาจหน้ า ที่ข องตนเอง มีค วามรู้ ความสามรถ และทัก ษะที่ จาเป็ นต้องใช้ในการปฏิบตั ิงานตามที่ได้รบั มอบหมายอย่างเพียงพอ ยอมรับ และ ปฏิบตั ติ ามนโยบายและแนวทางการปฏิบตั งิ าน สภาพแวดล้อมของการควบคุมมี ปจั จัยต่างๆ เช่น 1.1 ความซื่อสัตย์และจริยธรรม ความซื่อสัตย์และจริยธรรมเป็ นสิง่ สาคัญอย่างยิง่ ที่ จะทาให้เกิดคุณธรรมในการดาเนินกิจกรรมต่างๆ ในหน่ วยงาน เป็ นทีย่ อมรับ ว่าหน่ วยรับตรวจทีม่ บี ุคลากรทีซ่ ่อื สัตย์และมีจริยธรรมสูงจานวนมาก สามารถ นาพาหน่ วยงานของตนให้ก้าวหน้า เป็ นที่ยอมรับของสาธารณชนโดยทัวไป ่ ดังนัน้ ผูบ้ ริหารจะต้องเป็ นแบบอย่างทีด่ ี โดยการแสดงออกอย่างสม่าเสมอ ทัง้ โดยค าพูดและการกระทา รวมทัง้ สื่อสารภายในให้บุคลากรรับทราบถึงการ ปฏิบตั ิของผู้บริหาร และควรจัดทาข้อกาหนดด้านจริยธรรมรวมถึงข้อ ห้าม บุคลากรในลักษณะที่มผี ลประโยชน์ทบั ซ้อน (Conflict of Interest) อย่าง ชัดเจน ผลประโยชน์ ท ับซ้อ น หมายถึง สถานการณ์ ท่ีบุ ค คลหนึ่ งมีบ ทบาท หน้าทีแ่ ละ/หรือความสัมพันธ์อ่นื ทีม่ วี ตั ถุประสงค์หรือผลประโยชน์ส่วนตัว หรือ พวกพ้องที่ทบั ซ้อนกับบทบาทหน้ าที่ใ นหน่ ว ยงานทาให้การปฏิบตั ิงานของ
56 บุคคลนัน้ ขาดความเป็ นอิสระและเป็ นกลาง ซึ่งอาจเกิดขึน้ จากผลประโยชน์ ส่วนตัวไม่สอดคล้องกับผลประโยชน์ของหน่ วยงาน ทาให้บุคคลนัน้ ต้องอยู่ใน สภาวการณ์ตอ้ งเลือกทางใดทางหนึ่ง ซึง่ อาจจะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อ หน่ วยงาน และอาจนาไปสู่การทุจริต และประพฤติมชิ อบ เช่น บุคลากรของ หน่วยรับตรวจเข้าไปเป็นคู่สญ ั ญา หรือมีส่วนได้เสียในสัญญาทีท่ ากับหน่ วยรับ ตรวจ หรือเป็นหุน้ ส่วนหรือผูถ้ อื หุน้ ในห้างหุน้ ส่วนหรือบริษทั ทีเ่ ข้าเป็ นคู่สญ ั ญา กับ หน่ ว ยรับ ตรวจ เป็ น ต้ น ฝ่ า ยบริห ารจึง ควรก าหนดข้ อ ห้ า มเกี่ ย วกั บ ผลประโยชน์ทบั ซ้อนดังกล่าวไว้ในข้อกาหนดด้านจริยธรรม ทัง้ ฝ่ายบริหารและ บุ ค ลากรทุ ก คนในหน่ ว ยงานต้ อ งหลีก เลี่ย งสถานการณ์ ท่ีอ าจก่ อ ให้ เ กิด ผลประโยชน์ทบั ซ้อนด้วย 1.2 การพัฒนาความรู้ ความสามารถของบุคลากร ความรู้ความสามารถของ บุคลากร เป็ นปจั จัยสาคัญต่ อ ความสาเร็จในการดาเนินงาน ดังนัน้ ผู้บริหาร จะต้องเป็ นผู้กาหนดระดับความรู้ ความสามารถ ทักษะ รวมทัง้ ความชานาญ และประสบการณ์สาหรับบุคลากรในตาแหน่ งต่างๆ ว่าควรอยู่ในระดับใด เพื่อ ใช้เป็ นเกณฑ์ในการพิจารณาบรรจุแต่งตัง้ บุ คลากรให้เหมาะสมกับหน้าที่และ ความรับผิดชอบ เพื่อให้การดาเนินงานบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ทต่ี งั ้ ไว้ เครือ่ งมือสาคัญก็คอื การจัดทาเอกสารบรรยายลักษณะงาน (Job Description) 1.3 คณะกรรมการบริหาร และคณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการบริหารมี ส่วนสาคัญต่อการกากับดูแลกิจการ ซึง่ หากหน่วยงานมีการกากับดูแลทีด่ จี ะทา ให้การควบคุมภายในมีประสิทธิผลด้วย ส่วนคณะกรรมการตรวจสอบเป็ นกลไก ที่ช่วยในการตรวจสอบและสอบทานการดาเนินงานให้เป็ นไปตามทิศทางที่ คณะกรรมการบริห ารก าหนด รวมถึง ผลส าเร็จ ตามแผนงานต่ า งๆ ที่ฝ่ า ย บริหารดาเนินการ คณะกรรมการตรวจสอบจึงต้องมีความเป็ นอิสระจากฝ่าย บริ ห าร มี ค ว ามรู้ ความสามารถซึ่ ง จะช่ ว ยส่ ง เสริ ม และสนั บ สนุ น สภาพแวดล้อมการควบคุมภายในให้มปี ระสิทธิผลยิง่ ขึน้ 1.4 ปรัชญาและรูปแบบการบริหารของผู้บริหาร ปรัชญาและรูปแบบการบริหาร หมายถึง แนวคิด ทัศนคติ และวิธปี ฏิบตั งิ านทีผ่ ู้บ ริหารนามาใช้ในการบริหาร หน่ ว ยรับ ตรวจ ผู้บ ริห ารแต่ ล ะคนมีแ นวคิด และวิธ ีก ารปฏิบ ัติง านรวมทัง้ ประสบการณ์ท่แี ตกต่างกันออกไป ปรัชญาและรูปแบบการบริหารที่แตกต่าง
57 กัน จะทาให้เ กิด จุดอ่ อ นการควบคุ มภายในที่แตกต่ างกัน ซึ่งส่ งผลกระทบ โดยตรงต่อโครงสร้างและประสิทธิผลการควบคุมภายใน 1.5 โครงสร้างองค์กร โครงสร้างองค์กรเป็ นการกาหนดลาดับการบริหาร การควบคุม ความรับผิดชอบกิจกรรม รวมถึง เส้นทางการรายงานผลการปฏิบตั งิ าน และ ความรับผิดชอบของบุคลากรในระดับต่างๆ โดยคานึงถึงความรูค้ วามสามารถ ของบุคคลเหล่านัน้ ด้วย โครงสร้างองค์กรที่ได้รบั การจัดไว้อย่างดี ย่อมเป็ น พื้นฐานส าคัญ ที่จะทาให้ผู้บริหารสามารถวางแผน สังการ ่ และควบคุมการ ปฏิบตั งิ านได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ รวมทัง้ จะเป็ นสิง่ ที่บ่ง บอกให้เห็นถึงกรอบการทางานของแต่ละกิจกรรมที่จะทาให้การดาเนินงาน บรรลุตามวัตถุประสงค์ทต่ี งั ้ ไว้ ลัก ษณะโครงสร้างองค์กรทีเ่ หมาะสมแต่ละแห่ง อาจแตกต่างกันตามขนาดและลักษณะกิจกรรมในแต่ละหน่วยรับตรวจ 1.6 การมอบอานาจและหน้าที่ความรับผิดชอบ การมอบอานาจ หมายถึง การ กระจายการควบคุ มในส่ วนที่ผู้บริหารต้อ งดูแลไปยังผู้ปฏิบตั ิงานตามความ เหมาะสม และตามความจาเป็ นในการดาเนินกิจกรรม เพื่อให้บรรลุ ผลสาเร็จ ตามวัตถุประสงค์ท่กี าหนดไว้ การกระจายอ านาจ ควรพิจารณาถึงลักษณะ กิจกรรม ความซับซ้อน ขนาดพืน้ ที่ และระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ หรือให้ เกิด ความเสี่ย งในระดับ ที่ค วามเสี่ย งต่ าสุ ด ที่อ าจเกิด จากการตัด สิน ใจของ บุคลากรผูไ้ ด้รบั มอบอานาจ ดังนัน้ เพื่อให้มสี ภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดี ผู้บริหารจึงควรมอบอานาจให้เหมาะสมกับหน้ าที่ค วามรับผิดชอบในแต่ ล ะ ตาแหน่ ง จัดทาเอกสารคาบรรยายลักษณะงานของบุคลากรทุกระดับ เอกสาร คู่มอื ระบบงานโดยเฉพาะงานทีม่ คี วามซับซ้อนลงทุนสูง ระบบการควบคุม และ ระบบการรายงานตามหน้ าที่ความรับผิดชอบที่มปี ระสิทธิภาพและทันกาลไว้ อย่างชัด เจนให้เป็ นแนวทางอ้างอิงในการปฏิบตั ิง าน เพื่อป้องกันไม่ใ ห้เ กิด ความซ้าซ้อนหรือละเว้นการปฏิบตั งิ านรวมทัง้ การดาเนินงานเกิดหยุดชะงัก เมือ่ มีการโยกย้ายสับเปลีย่ นผูป้ ฏิบตั งิ าน 1.7 นโยบายและวิธบี ริหารงานบุคคล บุคลากรเป็ นปจั จัยสาคัญและมีอทิ ธิพลทีส่ ุด ต่อการปฏิบตั งิ านทุกด้าน รวมทัง้ ต่อประสิทธิผลของการควบคุมภายใน ฝ่าย บริหารจึงควรก าหนดนโยบายและวิธปี ฏิบตั ิ ในส่ วนที่เ กี่ยวกับการคัดเลือ ก การฝึกอบรบ การเลื่อนขัน้ เลื่อนตาแหน่ ง การประเมินผลการปฏิบตั งิ าน และ เผยแพร่แนวทางหรือหลักเกณฑ์ด้านทรัพยากรบุค คล ให้บุคลากรรับทราบ
58 โดยละเอีย ด รวมถึง ควรพัฒ นาให้ค วามรู้ค วามสามารถแก่ บุ ค ลากรอย่า ง ต่อเนื่อง 2. การประเมินความเสีย่ ง ฝ่ า ยบริห ารต้ อ งให้ ค วามส าคัญ และประเมิน ความเสี่ย งซึ่ง มีผ ลกระทบต่ อ ผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ของหน่ วยรับตรวจ ทีเ่ กิดจากปจั จัยภายในและภายนอก ด้วยวิธกี ารทีเ่ ป็นระบบอย่างเพียงพอและเหมาะสม ความเสี่ยง หมายถึง เหตุการณ์หรือสถานการณ์ท่มี คี วามไม่แน่ นอน ซึ่งอาจ เกิดขึน้ และมีผลทาให้หน่ วยรับตรวจเกิดความผิดพลาด ความเสียหาย การรัวไหล ่ ความสูญ เปล่ า ไม่ส ามารถด าเนิ น งานให้บ รรลุ ผ ลส าเร็จ ตามวัต ถุ ป ระสงค์ห รือ เป้าหมายทีต่ งั ้ ไว้ได้ การประเมินความเสี่ยง หมายถึง กระบวนการที่สาคัญ ที่ใ ช้ใ นการระบุและ วิเ คราะห์ค วามเสี่ยงที่มผี ลกระทบต่ อ การบรรลุ ว ตั ถุ ประสงค์ของหน่ ว ยรับตรวจ รวมทัง้ การค้นหาและนาเอาวิธกี ารควบคุมเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงมาใช้ให้ เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อหน่วยรับตรวจ ตามมาตรฐานกาหนดให้ผู้บริหารต้องประเมินความเสี่ยง เพื่อให้ทราบว่าการ ดาเนินงานของหน่ วยรับตรวจมีความเสีย่ งที่สาคัญในเรื่องใดและในขัน้ ตอนใดของ การปฏิบตั งิ าน มีระดับความสาคัญและโอกาสทีจ่ ะเกิดมากน้อยเพียงใด การที่หน่ วย รับตรวจได้รบั รู้ป จั จัยเสี่ยงที่ส าคัญ จะเป็ นประโยชน์ ใ นการก าหนดแนวทางการ ควบคุม เพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยง ซึ่งจะทาให้เกิดความมันใจตามสมควรว่ ่ า ความเสียหายหรือความผิดพลาดจะไม่เกิดขึน้ หรือหากเกิดขึน้ จะอยู่ในระดับที่ไม่ เป็นอุปสรรคต่อการดาเนินงาน ขัน้ ตอนในการประเมินความเสีย่ ง ประกอบด้วย 2.1 ระบุปจั จัยเสีย่ ง (Event Identification) ความเสีย่ งมีสาเหตุจากปจั จัยทัง้ ภายใน และภายนอก ปจั จัยเหล่ านี้ ม ีผ ลกระทบต่ อ วัต ถุ ประสงค์แ ละเป้ าหมายของ หน่ ว ยรับตรวจหรือ ผลการปฏิบตั ิงาน ทัง้ ในระดับหน่ ว ยรับตรวจและระดับ กิจกรรม ในการระบุปจั จัยเสีย่ งฝ่ายบริหารจาเป็ นต้องตัง้ คาถามว่ามีเหตุการณ์ ใดหรือกิจกรรมใดของกระบวนการปฏิบตั งิ านทีอ่ าจเกิดความผิดพลาด ความ เสียหาย และการไม่บรรลุวตั ถุประสงค์ทก่ี าหนด รวมทัง้ มีทรัพย์สนิ ใดทีจ่ าเป็ น
59 จะต้องได้รบั การดูแลป้องรักษา เช่น ความเสี่ยงจากการจัดซื้อจัดจ้างในราคา แพง ความเสีย่ งจากการจัดซือ้ พัสดุทม่ี คี ุณภาพต่ากว่าข้อกาหนด เป็นต้น 2.2 วิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis) หลังจากระบุปจั จัยเสี่ยงแล้ว ขัน้ ตอน ต่อไปคือ การวิเคราะห์ความเสี่ยง เทคนิคการวิเคราะห์ความเสี่ยงมีหลายวิธ ี การวัดความเสี่ยงที่เป็ นตัว เลขว่ามีผลกระทบต่อหน่ วยรับตรวจเท่าไรนัน้ เป็ น สิ่งที่ท าได้ยาก โดยทัวไปจะวิ ่ เ คราะห์ค วามเสี่ย ง โดยประมาณโอกาสและ ความถี่ท่คี วามเสี่ยงอาจเกิดขึน้ ว่ามีมากน้อยเพียงใด เพื่อ พิจารณาผลกระทบ จากความเสีย่ งและจัดลาดับความสาคัญของความเสีย่ งทีม่ ผี ลต่อหน่วยรับตรวจ โอกาสทีจ่ ะเกิดความเสีย่ ง โอกาสทีจ่ ะ ความถีโ่ ดยเฉลีย่ เกิดเกิด ความเสีย่ ง สูงมาก 1 เ ดื อ น ต่ อ ค รั ้ ง ห รื อ สูง มากกว่า 1 - 6 เดือนต่อ ครัง้ แต่ไม่เกิน 5 ครัง้ ปานกลาง 1 ปี ต่อครัง้ น้อย 2 - 3 ปี ต่อครัง้ น้อยมาก
5 ปี ต่อครัง้
ผลกระทบของความเสีย่ งต่อหน่วยรับตรวจ คะ แนน
ผลกระทบ
5 4
สูงมาก สูง
3 2
ปานกลาง น้อย
1
น้อยมาก
มูลค่าความเสียหาย > 10 ล้านบาท > 2.5 แสนบาท - 10 ล้าน บาท > 50,000 - 2.5 แสนบาท > 10,000 บาท - 50,000 บาท ไม่เกิน 10,000 บาท
คะ แนน 5 4 3 2 1
ภาพที่ 2-1 ผลกระทบจากความเสีย่ งและจัดลาดับความสาคัญ ของความเสีย่ งทีม่ ผี ลต่อหน่วยรับตรวจ หมายเหตุ: มูลค่าความเสียหาย และความถี่เป็ นเพียงตัวอย่างการนาไปใช้ ควรมีการกาหนดให้ เหมาะสมกับขนาด ภารกิจ และลักษณะการดาเนินงานของหน่วยรับตรวจ ผู้บ ริห ารควรให้ค วามสาคัญ ต่ อ ความเสี่ย งที่มรี ะดับ สูง และมีโ อกาส เกิดขึ้นสูง แต่อาจลดความสนใจต่อความเสี่ยงที่มรี ะดับต่ าและโอกาสจะเกิด ความเสี่ยงมีน้อ ย การวิเคราะห์ความเสี่ยงของสองจุดนี้ต้อ งใช้วจิ ารณญาณ อย่างมากว่าควรอยู่ในระดับใด เพราะการวัดผลความเสีย่ งทาได้ยาก โดยอาจ พิจารณาจากความสัมพันธ์ระหว่างโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง และผลกระทบ
60 ของความเสี่ยงต่อองค์กรว่าก่อให้เกิดความเสี่ยงในระดับใด ซึ่งอาจแสดงได้ ดังนี้
ผลกระทบของความเสีย่ ง
ระดับของความเสีย่ ง 5
มีความเสีย่ งสูงมาก
4
มีความเสีย่ งสูง
3
มีความเสีย่ งปานกลาง
2
มีความเสีย่ งต่า
1 1
2 3 4 โอกาสทีจ่ ะเกิดความเสีย่ ง
5
ภาพที่ 2-2 ระดับของความเสีย่ ง นอกจากการใช้แ นวทางในการวิเ คราะห์ค วามเสี่ย งตามแผนภาพ ข้างต้นแล้ว ในทางปฏิบตั ฝิ า่ ยบริหารควรพิจารณาถึงปจั จัยอื่นๆ ประกอบ เช่น ความเสีย่ งบางประเภทอาจมีโอกาสทีจ่ ะเกิดสูงมาก ถึงแม้ผลเสียหายทีเ่ กิดขึน้ จากความเสีย่ งดังกล่าวในแต่ละครัง้ มีจานวนเงินน้อย แต่หากเกิดขึน้ บ่อยครัง้ ผลโดยรวมอาจมีจานวนเงินที่มสี าระสาคัญ และอาจก่อให้เกิดผลเสียหายต่อ หน่วยรับตรวจได้ 2.3 การจัดการความเสี่ยง (Risk Response) เป็ นขัน้ ตอนการกาหนดวิธกี าร จัดการ เพื่อลดความเสีย่ ง ซึง่ เมื่อทราบความเสีย่ งทีม่ นี ัยสาคัญและโอกาสทีจ่ ะ เกิดความเสีย่ งแล้วควรวิเคราะห์สาเหตุทท่ี าให้เกิดความเสีย่ ง และพิจารณาว่า จะจัดการกับความเสีย่ งนัน้ อย่างไร ในการพิจารณาเลือกดาเนินการ ผูบ้ ริหาร ต้องพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนในการจัดการความเสีย่ งนัน้ เปรียบเทียบ กับประโยชน์ทจ่ี ะได้รบั ว่าเหมาะสมและคุม้ ค่าหรือไม่ ทัง้ นี้ฝา่ ยบริหารควรพิจารณาว่า ความเสีย่ งทีเ่ กิดขึน้ นัน้ เป็ นความเสีย่ ง ที่เ กิด จากป จั จัย ภายใน เช่ น ระบบการท างานไม่ เ หมาะสม คุ ณ ภาพและ ความสามารถของบุคลากร ขนาดและโครงสร้างขององค์กร เป็ นต้น หรือปจั จัย ภายนอก เช่ น การเปลี่ย นแปลงทางเศรษฐกิจ การเมือ ง เทคโนโลยี และ
61 กฎหมายใหม่ทม่ี ผี ลให้บงั คับ เป็นต้น รวมทัง้ จะต้องพิจารณาว่าเป็ นความเสีย่ ง ในด้านใด 2.3.1 กรณีเป็นความเสีย่ งเกี่ยวกับหน่ วยรับตรวจโดยรวม มักเกิดจาก ปจั จัยภายนอก ซึ่ง มิได้อยู่ภายใต้การควบคุมของฝ่ายบริหาร การป้องกันหรือ ลดความเสี่ยงกระทาได้โ ดยการบริห ารความ เสีย่ ง ดังนี้ 1) การหลีก เลี่ย ง (Avoiding) การด าเนิ น การหลีก เลี่ย ง เหตุการณ์ท่กี ่อให้เกิดความเสี่ยง เช่น หลีกเลี่ยงหรือหยุด ทาธุรกิจ และสินค้าหรือบริการทีไ่ ม่ถนัด 2) การแบ่งปนั (Sharing) เป็นการแบ่งความรับผิดชอบให้ผอู้ ่นื ร่ ว มกับ ความเสี่ย ง เช่ น การท าประกัน การให้ บ ริห าร ภายนอก (Outsource) เป็นต้น 3) การลด (Reducing) เป็นการลดหรือควบคุมความเสีย่ ง โดย ใช้กระบวนการควบคุมภายใน เพื่อลดโอกาสทีจ่ ะเกิดความ เสีย่ งและลดผลกระทบทีเ่ กิดจากความเสีย่ ง 4) การยอมรับ (Accepting) หน่ วยรับตรวจยอมรับความเสีย่ ง นัน้ ในกรณีทห่ี น่ วยรับตรวจอาจมีระบบการควบคุมภายใน ที่ม ีป ระสิท ธิภ าพ มีร ะบบข้อ มูล ที่เ พีย งพอที่จ ะใช้ใ นการ ตัดสินใจ และมีความเข้าใจความเสี่ยงเป็ นอย่างดี รวมทัง้ ประโยชน์ ท่ไี ด้รบั จากการจัดการความเสี่ยงอาจน้ อ ยกว่า ต้นทุนทีต่ อ้ งเสียไป 2.3.2 กรณีเป็ นความเสีย่ งเกี่ยวกับการควบคุมภายในทีเ่ กิดจากปจั จัย ภายใน ซึ่งอยู่ภายใต้ การควบคุมของฝ่ายบริหาร การป้องกัน หรือ ลดความเสี่ยงกระทาได้ โดยจัดให้มกี ิจกรรมการควบคุ ม อย่างเพียงพอและเหมาะสม อาทิ ความเสีย่ งจากการจัดซือ้ พัสดุ ในราคาแพงแต่คุณภาพต่า อาจจัดให้มกี จิ กรรมควบคุมเกี่ยวกับ การจัด ซื้อ ให้ ร ัด กุ ม มากขึ้น เช่ น การก าหนดนโยบายการ
62 คัดเลือกผูข้ ายทีด่ ที ส่ี ุดทัง้ ในเรื่องคุณภาพและราคา การกาหนด วงเงินการอนุ มตั ิจดั ซื้อให้เหมาะสม การจัดทาทะเบียนประวัติ ผู้ขาย รวมทัง้ สถิติราคาและปริมาณการจัดซื้อ การแบ่งแยก หน้ า ที่ต ามหลัก การควบคุ ม ภายในที่ดี การก าหนดให้ม ีก าร สับเปลีย่ นหมุนเวียนเจ้าหน้าทีจ่ ดั ซือ้ เป็นต้น 3. กิจกรรมควบคุม กิจกรรมการควบคุมเป็ นวิธกี ารต่างๆ ที่นามาใช้ในการปฏิบตั งิ านซึ่งกาหนด หรือออกแบบ เพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ฝ่ า ยบริห ารต้ อ งจัด ให้ ม ีกิจ กรรมควบคุ ม ที่ม ีป ระสิท ธิภ าพและประสิท ธิผ ล เพื่อ ป้องกันหรือลดความเสียหาย ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึน้ และให้สามารถบรรลุผล สาเร็จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน กิจกรรมการควบคุม หมายถึง นโยบายและระเบียบวิธปี ฏิบตั ิ รวมถึงมาตรการ ต่ างๆ ที่ฝ่ายบริหารกาหนดขึ้น เพื่อให้บุคลากรนาไปปฏิบตั ิ เพื่อลดหรือควบคุ ม ความเสี่ยง และได้รบั การสนองตอบ โดยมีการปฏิบตั ิตาม ตัวอย่างกิจกรรมการ ควบคุม เช่น การสอบทานงาน การดูแลป้องกันทรัพย์สนิ และการแบ่งแยกหน้าที่ เป็นต้น กิจกรรมควบคุมมีอยู่ในทุกหน้ าที่และทุกระดับของการปฏิบตั ิงาน เช่น การ ควบคุมงาน การให้คาแนะนา การมอบอานาจ การอนุ มตั ิ การตรวจสอบ การสอบ ทานผลการปฏิบตั ิก ารรักษาความปลอดภัย การแบ่ งแยกหน้ าที่ การจดบัน ทึก กิจกรรมต่างๆ รวมทัง้ การรวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็ นหลักฐาน แสดงการปฏิบตั กิ จิ กรรมนัน้ ๆ ดังนัน้ ในการปฏิบตั งิ านทุกด้าน ผูบ้ ริหารต้องจัดให้ม ี กิจกรรมการควบคุมอย่างเหมาะสม และเพียงพอกับระดับความเสีย่ งทีจ่ ะก่อให้เกิด ความเสียหาย กิจกรรมการควบคุมมีอยู่หลายประเภท การจัดให้ มกี จิ กรรมการควบคุมมาก น้อยเพียงใด ประเภทกิจกรรมใดขึน้ อยูก่ บั ลักษณะความเสีย่ งของหน่ วยรับตรวจนัน้ ซึ่งแต่ละหน่ วยรับตรวจอาจมีความเสี่ยงที่แตกต่างกัน ดังนัน้ ผู้บริหารจาเป็ นต้อง ทราบถึงลักษณะความเสี่ยง ปจั จัยเสี่ยงด้านต่างๆ และวิธกี ารประเมินความเสี่ยง
63 เพื่อพิจารณาจัดกิจกรรมการควบคุมที่มคี วามสัมพันธ์และเหมาะสมกับความเสี่ยง นัน้ ๆ ต่ อ ไปนี้ เ ป็ น ตัว อย่า งกิจ กรรมการควบคุ ม ที่ป ฏิบ ัติโ ดยทัว่ ไป ผู้บ ริห ารอาจ พิจารณานาไปใช้ให้เหมาะสมกับหน่วยงานทีร่ บั ผิดชอบได้ดงั นี้ 3.1 การกาหนดนโยบายและระเบียบวิธปี ฏิบตั งิ าน ผูบ้ ริหารระดับสูงเป็ นผูก้ าหนด นโยบายและแผนงาน เพื่อแสดงให้เห็นถึงทิศทางของหน่ วยงาน ส่วนผูบ้ ริหาร ระดับรองลงมาเป็ นผูก้ าหนด ระเบียบ วิธปี ฏิบตั ิ เพื่อใช้ ในการดาเนินงานด้าน ต่างๆ ที่ต นเองรับผิดชอบ โดยระเบียบวิธปี ฏิบตั ินัน้ จะต้อ งสอดคล้อ ง และ รองรับตามนโยบายหรือแผนงาน และปรับปรุงให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อม อยู่เสมอ รวมทัง้ จัดให้มรี ะบบการรายงานผลการปฏิบตั งิ านเป็ นระยะๆ เพื่อ วัดผลการดาเนินงานทีผ่ ่านมา และนามาปรับปรุงให้ดยี งิ่ ขึน้ 3.2 การสอบทานโดยผูบ้ ริหาร การสอบทานรายงานและข้อมูลข่าวสารต่างๆ โดย ผู้บ ริห าร เป็ น กิจ กรรมการควบคุ ม ที่สาคัญ ที่ค วรกระท าอย่างต่ อ เนื่อ งโดย สม่ าเสมอ และควรบันทึกผลการสอบทานการปฏิบตั ิงานและสถานการณ์ ท่ี ผูบ้ ริหารจาเป็นต้องติดตามแก้ไขเป็ นลายลักษณ์อกั ษร ซึง่ การสอบทานผลการ ปฏิบ ัติงานของผู้บริหารในแต่ ละระดับอาจมุ่งเน้ นให้ความสนใจในประเด็นที่ แตกต่างกัน 3.2.1 การสอบทานโดยผู้บริหารสูงสุ ด ผู้บริหารสูงสุด ควรมุ่งเน้ นให้ค วาม สนใจกับ การบรรลุ ผ ลส าเร็จตามวัต ถุ ประสงค์ของหน่ ว ยรับ ตรวจใน ภาพรวม และวัต ถุ ป ระสงค์ ท่ีส าคัญ ของหน่ ว ยรับ ตรวจ โดยการ วิเคราะห์เปรียบเทียบระหว่างข้อมูลผลการปฏิบตั จิ ริงกับงบประมาณ เป้าหมายตามแผนงาน ประมาณการ รวมทัง้ เปรียบเทียบกับข้อมูลใน งวดที่ผ่านมา หรือเปรียบเทียบกับข้อมูลของหน่ วยงานอื่นทีม่ ลี กั ษณะ ใกล้เคียงกัน หรือตัวชีว้ ดั ความสาเร็จอื่นๆ ซึง่ จะทาให้เห็นภาพรวมของ การด าเนิ นงานว่ ามีปญั หาในด้า นใดบ้าง รวมทัง้ ยัง ช่ ว ยให้ผู้บริห าร สามารถวิเคราะห์หาสาเหตุ และแนวทางการแก้ไขทีจ่ าเป็น 3.2.2 การสอบทานโดยผูบ้ ริหารระดับรองลงมา ผูบ้ ริหารระดับรองลงมาหรือ ผู้บริหารระดับกลางเป็ นผู้ท่มี หี น้ าที่รบั ผิดชอบเฉพาะงานด้านใดด้าน
64 หนึ่ง ภายในหน่ วยรับตรวจ ตามที่ได้รบั มอบหมายจากผู้บริหารสูงสุด จึงควรมุง่ เน้นสอบทานผลการปฏิบตั งิ านทีเ่ กิดขึน้ จริงในหน่ วยงานหรือ กิจกรรมที่ตนรับผิดชอบเปรียบเทียบกับเป้าหมายตามแผนงานที่ไ ด้ กาหนดไว้ และวิเคราะห์หาสาเหตุของความแตกต่างที่มสี าระสาคัญที่ เกิด ขึ้น รวมทัง้ สอบทานการปฏิบ ัติง านจริง กับ ระเบีย บและวิธ ีก าร ปฏิบตั ิต่างๆ การสอบทานควรเข้มงวดหรือกระทาบ่อยครัง้ มากน้ อ ย เพียงใดขึน้ กับลักษณะ และระดับความเสีย่ งของงานนัน้ ๆ 3.3 การควบคุมการประมวลผลข้อมูล ผู้บริหารต้องใช้ขอ้ มูลสารสนเทศภายใน หน่ วยรับตรวจประกอบการตัดสินใจในการบริหารจัดการทัง้ ข้อมูลทางบัญชี การเงินและข้อมูลอื่นที่สาคัญ ดังนัน้ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลทัง้ ในรูปของ สารสนเทศหรือ รายงาน จะต้อ งมีค วามถู ก ต้อ ง ครบถ้ว น ทัน เวลา และให้ เนื้อหาที่เป็ นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ กิจกรรมการควบคุมที่ควรมีเพื่อให้ได้ สารสนเทศ และรายงานที่มคี วามสมบูรณ์ ได้แก่ การอนุ มตั ิรายการทุกครัง้ ก่ อ นท าการบัน ทึก บัญ ชี ทะเบียนหรือ แฟ้ มหลัก ฐานอื่น การสอบทานหรือ เปรียบเทียบข้อมูลก่อนการบันทึกรายการสอบทานหรือการเปรียบเทียบข้อมูล ระหว่างกัน การใช้เ ทคโนโลยีท่เี หมาะสม ช่ว ยในการประมวลผลข้อ มูล ทัง้ อุปกรณ์ รายงาน และบุคลากร 3.4 การอนุ มตั ิ ในการดาเนินงานของทุกหน่ วยรับตรวจ ผู้ บริหารไม่สามารถ ดาเนินงานให้บรรลุต ามวัตถุ ประสงค์ของหน่ ว ยรับตรวจที่ได้กาหนดไว้โดย ลาพัง จึงจาเป็นต้องมอบหมายให้บุคลากรระดับรองลงมาปฏิบตั แิ ทน โดยการ มอบอานาจให้แก่บุคลากรในระดับต่างๆ นัน้ ควรกาหนดขอบเขตของอานาจ ในการอนุ มตั ใิ ห้ชดั เจนเป็ นลายลักษณ์อกั ษร และควรสื่อสารให้บุคลากรทราบ ทัวกั ่ น ผู้ท่ไี ด้รบั มอบหมายอ านาจหน้ าที่ให้เป็ นผู้อ นุ มตั ิค วรสอบทานความ เพียงพอของเอกสารประกอบการขออนุ มตั ิว่าถูกต้องเหมาะสม และเป็ นไป ตามกฎหมาย ระเบียบ นโยบาย และแนวทางการปฏิบตั งิ านทีเ่ กี่ยวข้อง และมี วงเงินที่อนุ มตั ิอ ยู่ภายใต้ขอบเขตอานาจที่ต นสามารถอนุ มตั ิได้ รวมทัง้ ควร สอบถามเกี่ยวกับรายการที่ผดิ ปกติจากผู้ท่เี กี่ยวข้อ ง ก่ อนลงนามอนุ มตั ิใ ห้ ดาเนินการ นอกจากนี้ผู้ท่มี อี านาจอนุ มตั ิไม่ควรลงนามอนุ มตั ิใ นแบบฟอร์ม เปล่าหรือแบบฟอร์มทีไ่ ม่มขี อ้ มูลรายการทีข่ ออนุมตั อิ ย่างเพียงพอ
65 3.5 การดูแลป้องกันทรัพย์สนิ การดูแลป้องกันทรัพย์สนิ เป็ นการจากัดการเข้าถึง ทรัพย์สนิ ที่มคี วามเสี่ยง เช่น เงินสด ทรัพย์สนิ ที่มคี ่า เอกสารหลักฐาน และ ระบบงานที่สาคัญ ข้อมูลสารสนเทศที่เป็ นความลับขององค์กร เป็ นต้น เพื่อ ป้องกันการสูญหาย การทุจริต และการนาไปใช้ประโยชน์ โดยผู้ท่ไี ม่มอี านาจ หน้ าที่ท่เี กี่ยวข้อง ฝ่ายบริห ารควรจัดให้มกี ารดูแลทรัพ ย์สนิ อย่างรัด กุ มและ เพีย งพอ การดู แ ลป้ องกัน รัก ษาทรัพ ย์ส ิน ที่ด ีค ือ การควบคุ ม การเข้า ถึ ง ทรัพย์สนิ นัน้ เช่น การเก็บเงินสดและของมีค่าในเซฟทีป่ ลอดภัย การใส่กุญแจ ห้อ งเก็บพัส ดุห รือ ตู้เ ก็บเอกสารหลักฐานที่ส าคัญ การใช้ร ะบบรักษาความ ปลอดภัยโดยใช้การ์ดหรือแผงสัญญาณ การใช้รหัสผ่าน การจัดเวรยามรักษา ความปลอดภัย เป็ น ต้ น นอกจากนี้ ฝ่า ยบริห ารควรก าหนดให้ม ีก ารจัด ท า ทะเบียนทรัพ ย์สนิ และมีการตรวจนับทรัพย์สนิ เป็ นระยะๆ โดยบุค คลที่ไม่ม ี อานาจหน้าทีเ่ กีย่ วกับการจัดหาและดูแลรักษาทรัพย์สนิ นัน้ ๆ และเปรียบเทียบ ผลที่ไ ด้จ ากการตรวจนับ กับ ทะเบีย นทรัพ ย์ส ิน หากมีผ ลต่ า งเกิด ขึ้น ควร ติด ตามหาสาเหตุ และด าเนิ น การตามควรแก่ ก รณี และปรับ ปรุง ทะเบีย น ทรัพย์สนิ ให้ถูกต้อง 3.6 การแบ่งแยกหน้าที่ หน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่เสี่ยงต่อความเสียหาย จ าเป็ น ต้ อ งมี ก ารแบ่ ง แยกหน้ า ที่ เพื่ อ ป้ องกั น หรื อ ลดความเสี่ ย งจาก ข้อผิดพลาดหรือการทุจริต ตัวอย่าง เช่น 3.6.1 การอนุมตั ริ ายการ หรือการใช้ความเห็นชอบ 3.6.2 การประมวลผล หรือการบันทึกรายการ 3.6.3 การดูแลรักษาทรัพย์สนิ ทีเ่ กีย่ วข้อง ไม่ควรให้บุคคลคนเดียวปฏิบตั งิ านนัน้ ตัง้ แต่ต้นจนจบ ในกรณีทห่ี น่ วย รับตรวจมีขอ้ จากัดด้านบุคลากรทาให้ไม่สามารถแบ่งแยกหน้าทีง่ านดังกล่าว ได้ ควรกาหนดกิจกรรมอื่นทดแทน เช่น กาหนดให้มกี ารสอบทานรายละเอียด ของกิจ กรรมต่ างๆ เพิ่ม ขึ้น หรือ ก าหนดให้ม ีการควบคุ ม ดูแ ลอย่างใกล้ชิด นอกจากนี้อาจกาหนดให้มกี ารสับเปลีย่ นหน้าที่ระหว่างภายในหน่ วยรับตรวจ เป็ นครัง้ คราว โดยเฉพาะหน้าทีง่ านทีม่ คี วามเสีย่ งต่อการเกิดข้อผิดพลาดหรือ ความเสียหายแก่หน่ วยรับตรวจ เพื่อมิให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งกระทาการอันไม่
66 เหมาะสม หรือทุ จริตโดยอาศัยระยะเวลาที่ทางานต่อเนื่องในหน้ าที่งานเดิม เป็นเวลานาน 3.7 การจัดทาเอกสารหลักฐาน การดาเนินงาน หรือระบบงานใดที่มคี วามสาคัญ ควรมีการจัดทาหลักฐานทีเ่ ป็นเอกสารหรือหนังสือไว้ เพื่อให้บุคลากรทีม่ หี น้าที่ เกี่ย วข้อ งได้ทราบ เข้าใจวิธ ีปฏิบ ัติง าน และสามารถค้นคว้าหรือ อ้างอิงได้ รวมทัง้ สามารถใช้ใ นการตรวจสอบ สอบทานความถูกต้อง พิจารณาอนุ มตั ิ รายงานอย่า งรัด กุ ม ตัว อย่า งเช่ น ระเบีย บ ค าสัง่ คู่ม ือ การปฏิบ ัติง าน ผัง ทางเดินของระบบงานทีม่ คี วามสาคัญต่อการดาเนินงาน เป็นต้น 4. สารสนเทศและการสื่อสาร สารสนเทศและการสื่อ สารเป็ นส่ ว นสนับสนุ นที่สาคัญ ต่ อ ประสิทธิภ าพและ ประสิทธิผลในการกาหนดกลยุทธ์ ประเมินความเสี่ยง และกิจกรรมควบคุม ฝ่าย บริหารต้องจัดให้มสี ารสนเทศอย่างเพียงพอ เหมาะสม เชื่อถือได้ และสื่อสารให้ฝ่าย บริห ารและบุค ลากรอื่นๆ ที่เ กี่ยวข้อ งทัง้ ภายในและภายนอกหน่ ว ยรั บตรวจ ซึ่ง จาเป็นต้องใช้สารสนเทศนัน้ ในรูปแบบทีเ่ หมาะสมและทันเวลา สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลทีไ่ ด้ผ่านการประมวลผล และถูกจัดให้อยู่ในรูปทีม่ ี ความหมาย และเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน การด าเนิ น งานของหน่ ว ยรับ ตรวจ บุ ค ลากรทุ ก ระดับ จ าเป็ น ต้อ งใช้ข้อ มูล สารสนเทศ โดยผู้ บ ริห ารใช้ ใ นการบริห ารจัด การ ส่ ว นผู้ ป ฏิบ ัติง านใช้ ข้อ มู ล สารสนเทศเป็นเครือ่ งชีน้ าในการปฏิบตั งิ านตามหน้าที่ โดยข้อมูลข่าวสารทีด่ จี ะต้อง มีความถูกต้อง สมบูรณ์ เป็ นปจั จุบนั ทันเวลาและมีความน่ าเชื่อถือ ผู้บริหารระดับ ต่างๆ จาเป็ นต้องได้รบั ข้อมูลทุกด้านขององค์กร เพื่ อพิจารณาว่าการดาเนินงาน เป็ นไปตามแผนกลยุทธ์ และแผนการปฏิบตั งิ านประจาปี และบรรลุวตั ถุประสงค์ใน การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพหรือไม่ เช่น ข้อมูลด้านการ ดาเนินงานซึ่งต้องนามาใช้จดั ทารายงานการเงินจะรวมถึงข้อ มูล ต่างๆ ด้านการ จัดซือ้ ค่าใช้จา่ ยต่างๆ รายการอื่นๆ เกี่ยวกับทรัพย์สนิ ถาวร สินค้าคงคลังหรือพัสดุ คงคลัง และลูกหนี้ นอกจากนี้ยงั จาเป็นต้องมีขอ้ มูลการปฏิบตั งิ าน เพื่อประกอบการ พิจารณาว่าองค์กรได้ปฏิบตั ิตามระเบียบ กฎหมาย และข้อ บังคับต่ างๆ หรือ ไม่ ข้อมูลด้านการเงินเป็ นที่ต้องการของผู้ใช้ทงั ้ ภายในและภายนอก ซึ่งเป็ นสิง่ จาเป็ น
67 เพื่อ ใช้ใ นการตัดสินใจ ดังนัน้ ควรจัดให้มขี ้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวข้อ ง และแจกจ่าย ข้อมูลในรูปแบบทีเ่ หมาะสม และทันเวลาให้ฝ่ายบริหารและบุคลากร ซึง่ จาเป็ นต้อง ใช้ ข้อ มูล ข่ า วสารนั น้ เพื่อ ช่ ว ยให้ ผู้ร ับ สามารถปฏิบ ัติห น้ า ที่ข องตนได้อ ย่ า งมี ประสิทธิภาพ การสื่อสาร หมายถึง การแลกเปลีย่ นข้อมูลข่าวสารระหว่างบุคลากรทัง้ ภายใน และภายนอกหน่วยรับตรวจ ซึง่ อาจใช้คนหรือใช้ส่อื ในการติดต่อสื่อสารก็ได้ เพื่อให้ บรรลุวตั ถุประสงค์ทต่ี อ้ งการ การสื่อสารทีด่ คี วรเป็ นไปอย่างกว้างขวาง มีการสื่อสารข้อมูลทัง้ จากระดับบน ลงล่ า ง และจากระดับ ล่ า งขึ้น บน และในระดับ เดีย วกัน ภายในหน่ ว ยรับ ตรวจ นอกจากการสื่อ สารภายในหน่ ว ยรับ ตรวจแล้ว ควรมีก ารสื่อ สารที่เ พีย งพอกับ บุคคลภายนอกด้วยเพื่อให้สามารถรับข้อมูลจากผูม้ สี ่วนเกี่ยวข้องหรือมีส่วนได้ส่วน เสียจากภายนอก เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อหน่วยรับตรวจ 5. การติดตามประเมินผล การติดตามประเมินผล เป็ นวิธกี ารที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารมีความมันใจว่ ่ าระบบ การควบคุมภายในมีการปฏิบตั ติ าม ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มกี ารติดตามประเมินผล โดยการติดตามผลในระหว่างการปฏิบตั งิ านและการประเมินผลเป็ นรายครัง้ อย่าง ต่อเนื่องและสม่าเสมอ เพื่อให้เกิดความมันใจว่ ่ าระบบการควบคุมภายในทีก่ าหนด หรืออกแบบไว้เพียงพอ เหมาะสม มีประสิทธิภาพหรือต้องปรับปรุง การติดตามประเมินผล หมายถึง กระบวนการประเมินคุณภาพการปฏิบตั งิ าน และการประเมินประสิทธิภาพของการควบคุมภายในทีก่ าหนดไว้อย่างต่อเนื่องและ สม่ าเสมอ เพื่อให้เกิดความมันใจว่ ่ า ระบบการควบคุมภายในที่กาหนดไว้มคี วาม เพียงพอและเหมาะสม มีการปฏิบตั ติ ามระบบการควบคุมภายในจริง ข้อบกพร่องที่ พบได้รบั การแก้ไขอย่างเหมาะสมและทันเวลา การติดตามผลในระหว่างการปฏิบตั ิงาน และการประเมินผลเป็ นรายครัง้ มี ดังต่อไปนี้
68 5.1 การติดตามผลในระหว่างการปฏิบตั งิ าน โดยทัวไปการควบคุ ่ มภายในจะได้รบั การออกแบบ เพื่อให้เกิดความมันใจว่ ่ ามีการติดตามผลอย่างต่อเนื่อง รวมเป็ น ส่วนเดียวกัน และอยู่ในการดาเนินงานด้านต่างๆ ตามปกติของหน่ วยรับตรวจ การติดตามผลครอบคลุมทุกกิจกรรม และต่อเนื่องตลอดระยะเวลาของการ ปฏิบ ัติง าน เช่ น การวิเ คราะห์ข้อ มูล การทดสอบความถู ก ต้ อ ง และการ เปรียบเทียบข้อมูล ต่างๆ และกิจกรรมอื่น ซึ่งเป็ นการปฏิบตั ิงานตามหน้ าที่ ประจาของบุคลากรในหน่วยรับตรวจ 5.2 การประเมินผลเป็ นรายครัง้ การประเมินเป็ นครัง้ คราวตามงวดเวลาที่กาหนด หรือตามความเหมาะสม โดยมีวตั ถุประสงค์ เพื่อให้ทราบถึงประสิทธิผลของ การควบคุ ม ภายใน ณ ช่ ว งเวลาใดเวลาหนึ่ ง ขอบเขตและความถี่ใ นการ ประเมินขึน้ อยู่กบั วัตถุประสงค์การติดตามประเมินผล การประเมินผลเป็ นราย ครัง้ สามารถทาได้ดงั นี้ 5.2.1 การประเมินการควบคุมด้วยตัวเอง เป็นกระบวนการติดตามประเมินผล เพื่อวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงระบบการควบคุมภายในด้วยการให้มผี ู้ ชานาญในกิจกรรมนัน้ เข้ามามีส่วนร่วมในการประเมิน โดยกาหนดให้ กลุ่ ม ผู้ป ฏิบ ัติง านของส่ ว นงานย่ อ ยนัน้ ๆ ร่ ว มกัน พิจ ารณาถึง ความ เพียงพอ และความมีประสิทธิผ ลของระบบการควบคุ มภายใน และ ค้นหาความเสี่ยงของงานในความรับผิดชอบ เพื่อ พิจารณาปรับปรุง กระบวนการ และกิจกรรมการควบคุ มที่มอี ยู่ใ ห้มปี ระสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลมากยิง่ ขึน้ ดังนัน้ ฝา่ ยบริหารจึงควรกาหนดให้มกี ารประเมิน การควบคุมด้วยตนเองทุกส่วนงานย่อยภายในองค์กร 5.2.2 การประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระ เป็ นการประเมินผลที่กระทา โดยผู้ท่ไี ม่มสี ่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการปฏิบตั งิ านนัน้ ๆ เพื่อให้เกิด ความมันใจว่ ่ าผลการประเมินจะให้ข้อมูลสารสนเทศที่มคี วามถูกต้อง ครบถ้วน การประเมินผลอย่างเป็ นอิสระ อาจกระทาโดยผู้ตรวจสอบ ภายใน และผู้ต รวจสอบภายนอก และ/หรือ ที่ปรึกษาภายนอก เพื่อ ให้ผลการประเมินเป็ นไปตามวัตถุประสงค์ และมีความเทีย่ งธรรมมาก ขึน้ การประเมินการควบคุมอย่างเป็ นอิสระควรจะเป็ นกิจกรรมที่ช่วย เสริมและสนับสนุนการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง
69 ความรับผิดชอบของผูบ้ ริหารต่อการติดตามประเมินผล ผู้บริห ารต้องก าหนดให้มผี ู้รบั ผิดชอบการติดตามประเมินผลเกี่ยวกับความ เพียงพอและประสิทธิผลของการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง และกาหนดให้การ ติด ตามประเมิน ผลเป็ นส่ ว นหนึ่ ง ของการปฏิบตั ิง านและจัดท ารายงานเสนอต่ อ ผูบ้ ริหารและคณะกรรมการตรวจสอบหรือคณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผล ภาคราชการโดยตรง ผู้บ ริห ารได้ร บั รายงานการติด ตามการประเมิน ผล ควร ดาเนินการดังนี้ 1. พิจารณาวิธกี ารปรับปรุงแก้ไขการควบคุมจากผลการประเมินฯ 2. กาหนดมาตรการทีเ่ หมาะสมสาหรับการดาเนินการตามข้อเสนอแนะ 3. สังการให้ ่ ผทู้ เ่ี กีย่ วข้องดาเนินการแก้ไขข้อบกพร่อง 4. ชีแ้ จงถึงเหตุผลทีไ่ ม่ตาเป็นต้องดาเนินการใดๆ ตามข้อเสนอแนะ งานวิ จยั ที่เกี่ยวข้อง ธัญญกิจ ทรัพย์ประสม (2547: 113) ได้ศกึ ษาวิจยั เรื่อง การประเมินผลการควบคุม ภายใน COSO: กรณีศกึ ษาธนาคารแห่งประเทศไทย สานักงานภาคเหนือ ส่วนเงินตรา พบว่า พนักงานส่ วนเงินตรามีค วามเข้าใจเกี่ยวกับการประเมินการควบคุ มภายในตามแนวคิดของ COSO แต่ละประเด็นในระดับทีด่ ี คือ ประเด็นกิจกรรมการควบคุม และประเด็นสารสนเทศและ การสื่อสาร ซึ่งหมายความว่า นโยบายและมาตรการต่ างๆ ที่ฝ่ายบริหารนามาใช้เพื่อลดหรือ ควบคุมความเสีย่ ง มีการติดตามวัดผล และปรับปรุงแก้ไขสอดคล้องกับแนวปฏิบตั ทิ ก่ี าหนดไว้ เพื่อบรรลุวตั ถุประสงค์ขององค์กร นอกจากนี้ ข้อมูลข่าวสารทางการเงิน หรือการดาเนินงาน ด้านอื่นๆ ทัง้ จากแหล่งข้อมูลภายในและแหล่งข้อมูลภายนอก ส่งไปถึงผูท้ ค่ี วรได้รบั หรือผูท้ ค่ี วร ใช้จากฐานข้อมูลของธนาคารซึง่ ได้รบั การพัฒนาและปรับปรุงสม่าเสมอ สามารถเรียวใช้ได้ทนั ที แต่งงั ขาดความสอดคล้องในแต่ละระบบงาน ส่วนประเด็นสภาพแวดล้อมของการควบคุม การประเมินความเสี่ยง การติดตามและ ประเมินผล อยู่ใ นระดับยอมรับ ซึ่งหมายความว่า ผู้บริหารค่ อ นข้างให้ค วามสาคัญ กับ การ ควบคุมภายใน โดยมีการวางระบบ กระบวนการ และจัดทาวิธปี ฏิบตั งิ านเป็ นลายลักษณ์อกั ษร
70 มีก ารดาเนินงานตามระบบการควบคุมภายในเป็ นประจา แต่ไม่มกี ารติด ตามตรวจสอบการ ปฏิบตั งิ านอย่างสม่าเสมอและเข้มงวด จึงทาให้ขาดความชัดเจนในประสิทธิผลการทางาน และ ขาดการพัฒนาทีม่ คี ุณภาพ อุทุมพร ธรรมสนอง (2551: 81) ได้ศกึ ษาวิจยั เรื่อง การประเมินผลการควบคุมภายใน ทางการบัญชีของเหมืองแม่เมาะการไฟฟ้าผ่ายผลิตแห่งประเทศไทย จากการศึกษาระบบการ ควบคุ มภายในทางการบัญ ชีของเหมือ งแม่เ มาะ พบว่า มีการควบคุ มภายในทางการบัญ ชีท่ี เพียงพอแล้ว โดยมีจุดเด่นของการควบคุมภายในด้านกิจกรรมการควบคุม ซึง่ สอดคล้องกับผล การศึกษาของ สิรริ ตั น์ ศรีจกั รวาลวงษ์ (2545) ทีพ่ บว่าเหมืองแม่เมาะมีการปฏิบตั งิ านเป็ นไป ตามหลักของการควบคุมภายในทีด่ ี ทัง้ ทางด้านเกี่ยวกับบุคลากร การปฏิบตั งิ านและการรักษา ความปลอดภัยของทรัพย์สนิ โดยมีการบันทึกบัญชีทค่ี รบถ้วน ถูกต้อง เชื่อถือได้และทันเวลา มี การจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็ นระบบ มีการจัดทาคู่มอื การปฏิบตั งิ าน และมีแบบฟอร์มทางการบัญชี เพื่อใช้งานไว้อย่างครบถ้วนและครอบคลุมในทุกๆ เรื่อง แต่อย่างไรก็ตาม การศึกษาครัง้ นี้ยงั พบว่ามีจดุ อ่อนของการควบคุมภายในด้านบุคลากรทีย่ งั ไม่เพียงพอในการปฏิบตั งิ าน ซึง่ จาเป็ น อย่างยิง่ ที่หน่ วยงานจะต้องทาการสรรหาเพิม่ เติมให้มคี วามเพียงพอและเหมาะสม เพื่อควบคุม หรือลดความเสีย่ งทีอ่ าจจะเกิดขึน้ ในการปฏิบตั งิ านของหน่วยงานเหมืองแม่เมาะได้ นพวรรณ ฟูตติ ระกูล (2544: 93) ได้ศกึ ษาวิจยั เรือ่ ง การศึกษาเปรียบเทียบแนวคิดด้าน การควบคุมภายในของ COSO และระบบการควบคุมภายในของธนาคารออมสิน พบว่า จาก การศึกษาเปรียบเทียบแนวคิดของ COSO และระบบการควบคุมภายในของธนาคารออมสินที่ ใช้ปฏิบตั อิ ยู่ เกี่ยวกับองค์ประกอบการควบคุมภายใน อันได้แก่ สภาพแวดล้อมของการควบคุม การประเมิน ความเสี่ย ง กิจ กรรมควบคุ ม สารสนเทศและการสื่อ สาร และการติด ตามและ ประเมินผล พบว่ามีความคล้ายคลึงและแตกต่างกันดังต่อไปนี้ สภาพแวดล้อมของการควบคุมตามแนวคิดของ COSO และระบบการควบคุมภายใน ของออมสินมีความแตกต่างกัน คือ แนวคิดของ COSO เน้นทีก่ ารกาหนดวิธกี ารจัดบรรยากาศ การควบคุมในองค์กรโดยบุคคล เพื่อให้บุคลากรเกิดความเข้าใจและมีจติ สานึกทีด่ ใี นการควบคุม และการปฏิบตั งิ านตามความรับผิดชอบ แต่ระบบการควบคุมของธนาคารออมสินไม่ได้กาหนด วิธกี ารชัดเจนในการสร้างบรรยากาศการควบคุม หรือมาตรการสร้างความเข้าใจให้บุคลากรมี จิตสานึกทีด่ ใี นการควบคุม รวมถึงการขาดแคลนบุคลากรทีเ่ กี่ยวข้องกับการบัญชีของสานักงาน สาขา ยังไม่มคี วามรูแ้ ละทักษะที่เหมาะสมกับปริมาณงาน และความซับซ้อนของกิจกรรมและ ระบบงานทีเ่ กี่ยวข้อง แต่เมื่อพิจารณาปจั จัยอื่นๆ เช่นปรัชญาและรูปแบบการบริหาร โครงสร้าง การจัดองค์กรความรูค้ วามสามารถทีเ่ หมาะกับงานของบุคลากร นโยบายและวิธบี ริหารงานด้าน
71 บุค ลากร การมอบอ านาจหน้ าที่ค วามรับ ผิด ชอบ คณะกรรมการบริหารและคณะกรรมการ ตรวจสอบ และการตรวจสอบภายใน พบว่าไม่มคี วามแตกต่างกัน ทิพย์สุดา เมฆฉาย (2550: 112) ได้ศกึ ษาวิจยั เรื่อง การศึกษาเปรียบเทียบแนวคิดด้าน การควบคุมภายใน COSO และระบบการควบคุมภายในของธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์ การเกษตรสาขาฮอด จังหวัดเชีย งใหม่ พบว่ า จากการศึกษาเปรีย บเทีย บแนวคิดด้า นการ ควบคุมภายในของ COSO และระบบการควบคุมภายในของธนาคารเพื่อ การเกษตรและ สหกรณ์ ก ารเกษตร สาขาฮอด จัง หวัด เชีย งใหม่พ บว่ า ธนาคารมีร ะบบการควบคุ มภายใน คล้ายคลึงกับแนวคิดการควบคุมภายในของ COSO แต่จะแตกต่างกันในส่วนขององค์ประกอบ ย่อ ย ซึ่งมีความสอดคล้อ งกันกับการศึกษาเปรียบเทียบแนวคิดด้านการควบคุ มภายในของ COSO และระบบการควบคุมภายในของธนาคารออมสินของนพวรรณ ฟูตติ ระกูล ว่าธนาคาร ควรส่งเสริมให้บุค ลากรในธนาคารได้ต ระหนักถึงคุ ณค่ าของจรรยาบรรณและเข้าใจบทบาท หน้าทีข่ องตนเองจะส่งผลให้ธนาคารมีสภาพแวดล้อมของการควบคุมทีด่ ี และการนาเครื่องมือใน การประเมินผลการดาเนินงานสมัยใหม่ทม่ี กี ารพัฒนาให้เหมาะสมกับรูปแบบของธุรกิจเช่น ดัชนี วัดผลการปฏิบตั งิ าน บัตรบันทึกคะแนนสมดุล ซึง่ การกาหนดการวัดผลต้องกาหนดให้สอดคล้อง กับแผนกลยุทธ์และแผนการปฏิบตั งิ านขององค์กรซึง่ จะช่วยในการตัดสินใจของผูบ้ ริหารภายใน องค์กร พนารัตน์ วสุวฒ ั นศรี (2551: 100) ได้ศกึ ษาวิจยั เรื่อง แนวทางการดาเนินงานการ ควบคุ ม ภายใน ของศู น ย์ก ารศึก ษาพิเ ศษประจ าจัง หวัด พบว่ า สรุ ป ผลการประเมิน ความ เหมาะสมแนวทางการดาเนินงานการควบคุมภายในของศูนย์การศึกษาพิเศษประจาจังหวัดทัง้ 5 ด้านพบว่า การกาหนดนโยบาย วิสยั ทัศน์ การจัดโครงสร้างการบริหารงาน การกาหนดสายงาน การบังคับบัญชาภายในหน่ วยงานให้ชดั เจน และจะต้องมีการพัฒนาทักษะความรูค้ วามสามารถ ที่เหมาะสมและจาเป็ นสาหรับการปฏิบตั ิงานแต่ละประเภท มีการชี้แจง ซักซ้อมหรือทาความ เข้าใจถึงแนวทางการทางาน ผู้บริหารและบุคลากรควรศึกษาวิธกี ารบริหารและควบคุมความ เสี่ยงร่วมกัน โดยการประชุมบุคลากรเพื่อกาหนดตัวบ่งชีใ้ นการปฏิบตั งิ านของแต่ละกิจกรรมที่ ควรประเมินความเสี่ยงและจัดการควบคุมภายในร่วมกันตลอดจนส่งเสริมหรือกระตุ้นบุคลากร ปฏิบตั หิ น้าทีใ่ ห้สาเร็จตามวัตถุประสงค์ เช่น การให้รางวัลแก่ผมู้ ผี ลงานดีเด่ นและพัฒนารูปแบบ การดาเนินงานให้เหมาะกับสถานการณ์ปจั จุบนั อยู่เสมอ โดยจัดให้มชี ่องว่างการสื่อสารเพื่อให้ ทราบความคิดเห็นหรือเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับการปฏิบตั งิ านในเรื่องต่างๆ จากบุคคลภายนอกที่ เกี่ยวข้องง่ายขึ้นอีกทัง้ ส่งเสริมให้บุคลากรในองค์กรได้รบั ข่าวสารต่างๆ เกี่ยวกับการควบคุม ภายใน จัดให้มกี ารติดตามและประเมินผลการจัดกิจกรรมควบคุมอย่างเป็ นระบบและนาผลที่ ได้มาปรับปรุง พัฒนากิจกรรมการควบคุมให้มปี ระสิทธิภาพดียงิ่ ขึน้ ซึ่งรวมถึงการรายงานผล
72 การปฏิบตั งิ านให้ผบู้ งั คับบัญชาทราบทุกขัน้ ตอนเพื่อให้การบริหารงานภายในหน่ วยงานบรรลุ วัตถุประสงค์ตามทีก่ าหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและคุณภาพต่อไป ชูลกี าญจน์ ไชยเมืองดี (2548 : 86–88) ได้ศกึ ษาวิจยั เรื่อง การศึกษาระบบการควบคุม ภายในด้านการเงินและบัญชีของมหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ พบว่า การเปรียบเทียบระบบ การควบคุ มภายในตามแนวคิดของ COSO กับการควบคุ มภายในด้านการเงินและบัญ ชี มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ จากการศึกษาประเมินระบบการควบคุมภายในด้านการเงินและ บัญชี ซึง่ ได้เปรียบเทียบกับแนวคิดของ COSO ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่า ด้วยมาตรฐานการตรวจสอบภายในของส่วนราชการ ซึง่ มีองค์ประกอบทีเ่ กี่ยวเนื่องสัมพันธ์และ เชื่อ มโยงกับ กระบวนการบริห ารพบว่ า ระบบการควบคุ ม ภายในด้ า นการเงิน และบัญ ชี มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ม ีการดาเนินการและยังอยู่ในช่วงพิจารณาหาแนวทางปฏิบตั ิ ดังต่อไปนี้ ด้านสภาพแวดล้อมการควบคุม ตามแนวคิด COSO และระบบการควบคุมภายในด้าน การเงินและบัญชี มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ เมื่อพิจารณาปจั จัยในด้านสภาพแวดล้อม เช่น ปรัชญาและรูปแบบการบริหาร โครงสร้างการจัดองค์กร ความรูค้ วามสามารถที่เหมาะกับงาน ของบุคลากร นโยบายและวิธบี ริหารงานด้านบุคลากร การมอบอานาจหน้าที่ความรับผิดชอบ คณะกรรมการบริหารและคณะกรรมการตรวจสอบ และการตรวจสอบภายในพบว่าได้มกี าร ดาเนินการแล้ว และยังอยู่ในช่วงพิจารณาหาแนวทางปฏิบตั ใิ นการกาหนดวิธกี ารจัดบรรยากาศ การควบคุมภายในองค์กรโดยบุคคล เพื่อให้บุคลากรเกิดความเข้าใจและมีจติ สานึกที่ดใี นการ ควบคุมและการปฏิบตั งิ านตามความรับผิดชอบ และการติดตามตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ด้านการประเมินความเสีย่ ง ตามแนวคิดของ COSO หมายถึงการประเมินความเสีย่ งที่ คาดว่าจะเกิดขึน้ ในอนาคต มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ได้ดาเนินการปฏิบตั เิ กี่ยวกับเรื่องการ ประเมินความเสี่ยง การระบุ ปจั จัยเสี่ยง การวิเคราะห์ค วามเสี่ยง รวมถึง การก าหนดวิธ ีก าร ควบคุมเพื่อป้องกันความเสีย่ งทีอ่ าจเกิดขึน้ ในระดับองค์กร และระดับกิจกรรม ยกเว้นการมีส่วน ร่วมในการระบุปจั จัยเสี่ยงของบุคลากร การระบุปจั จัยเสี่ยงที่อาจเกิดขึน้ จากปจั จัยภายในและ ภายนอก เช่น การเปลี่ยนแปลงของกฎหมาย ระเบียบ การเปลี่ยนแปลงทางการเมือง เป็ นต้น ในการวิเคราะห์ความเสี่ยงมหาวิทยาลัยยังอยู่ในช่วงพิจารณาหาแนวทางปฏิบตั ใิ นการกาหนด เกณฑ์การพิจารณาระดับความสาคัญของความเสีย่ งและ ผลกระทบ รวมถึงการแจ้งให้บุคลากร ทราบถึงการป้องกันและติดตามผลการป้องกันความเสีย่ ง และส่งเสริมให้บุคลากรทุกระดับมีส่วน ร่วมในการประเมินความเสีย่ งและหาวิธปี ้ องกันหรือลดความเสีย่ งต่อไป
73 ด้านกิจกรรมการควบคุม ตามแนวคิดของ COSO จะเป็ นกิจกรรมที่สนับสนุ นการ ปฏิบตั ิง านให้เ ป็ นไปตามนโยบาย วิธ ีก ารปฏิบตั ิง าน และค าสังต่ ่ างๆ ที่ฝ่ายบริห ารก าหนด มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ ได้ดาเนินการปฏิบตั ิแล้ว คือ การกาหนดนโยบายและวิธกี าร ปฏิบตั งิ านทีช่ ดั เจนทีเ่ กีย่ วกับขัน้ ตอนการปฏิบตั ดิ า้ นการเงินทัง้ ออกเป็ นคู่มอื ระเบียบ ข้อบังคั บ มีการสอบทานโดยผูบ้ ริหารระดับสูงและระดับกลาง การควบคุมการประมวลผลข้อมูลทัง้ ในเรื่อง การใช้ระบบสารสนเทศ การแบ่งแยกหน้าทีอ่ อกอย่างชัดเจน การควบคุมทางกายภาพที่มกี าร กาหนดระเบียบวิธกี ารดูแลและตรวจสอบทรัพย์สนิ ที่มตี วั ตน แต่สงิ่ ที่มหาวิทยาลัยยังอยู่ในช่วง หาแนวทางปฏิบ ัติก ารน าผลปฏิบ ัติง านจริง ไปเปรีย บเทีย บกับ คู่ แ ข่ ง หรือ สถาบัน อื่น และ เครื่องมือที่ใช้ในการประเมินผล มหาวิทยาลัยยังใช้เครื่องมือวัดผลทางการเงินที่เป็ นแบบเดิม ได้แก่ งบประมาณ การวิเคราะห์ทางการเงินต่างๆ เช่น อัตราส่วนทางการเงิน มาเป็ นเครื่องมือ ในการประเมินผลในขณะที่ COSO จะเน้นการนาเอาเทคนิคสมัยใหม่มาใช้ในการวัดความสาเร็จ ขององค์กร เครื่องมือในการประเมินผลแบบเดิมอาจไม่แสดงผลการดาเนินงานที่แท้จริง เป็ น ข้อมูลในอดีตทีน่ ามาวิเคราะห์ประเมินสภาพปจั จุบนั ขององค์กร ซึง่ ข้อมูลนัน้ ไม่สามารถนามาใช้ เป็นเกณฑ์ในการวางแผนการบริหารงานเฉพาะไม่ได้สะท้อนถึงสภาพปจั จุบนั และสถานการณ์ท่ี จะเกิดขึน้ ในอนาคตการนาเครื่องมือการประเมินผลการดาเนินงานสมัยใหม่ ที่มกี ารพัฒนาให้ เหมาะสมกับรูปแบบของมหาวิทยาลัยที่เน้นความสาคัญของการให้บริการเป็ นหลัก เช่น ดัชนี วัดผลการปฏิบตั งิ าน เป็ นการวัดผลในทุกระดับขององค์กร ทัง้ ในระดับองค์กร ระดับหน่ วยงาน หรือการนาแนวคิด Balanced Scorecard มาใช้ซง่ึ เป็ นการกาหนดเป้าหมายและตัววัดผลการ ปฏิบตั ิงานทัง้ 4 มุมมองทัง้ มุมมองทางด้านการเงิน ด้านลูกค้า ด้านกระบวนการปฏิบตั ิงาน ภายในและด้านการเรียนรู้ ซึง่ การกาหนดการวัดผลการดาเนินงานต้องกาหนดให้สอดคล้องกับ แผนปฏิบตั งิ านขององค์กรตามหน้าที่และผลการดาเนินงานหลักขององค์กร โดยกาหนดจาก นโยบาย ทิศทางการดาเนินงานข้อเท็จจริง และข้อคิดเห็นต่างๆ จากผูท้ เ่ี กีย่ วข้อง ด้านสารสนเทศและการสื่อสาร ตามแนวคิดของ COSO จะเน้นการดาเนินการทีเ่ ชื่อถือ ได้ทงั ้ สารสนเทศทีเ่ กี่ยวข้องกับการเงินและมิใช่ดา้ นการเงิน วิธปี ฏิบตั ขิ องมหาวิทยาลัยราชภัฏ เชีย งใหม่ ใ ห้ ค วามส าคัญ กับ การมีร ะบบสารสนเทศที่ดี มีก ารจัด หาบุ ค ลากรที่ม ีค วามรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ทางวิชาชีพ มีการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ เทคโนโลยีและมีการ พัฒนาระบบงานทัง้ ระบบเอกสาร ระบบบัญชี และระบบการประมวลผลข้อมูลเพื่อการบริหาร อื่น ๆ และในส่ ว นของการสื่อ สารมีการจัด ระบบการสื่อ สารทัง้ ภายในและภายนอก และผู้ท่ี ต้องการใช้ขอ้ มูลสามารถเข้าถึงข้อมูลทีต่ ้องการได้ แต่เนื่องจากผ่ายการเงินและบัญชีมกี ารนา โปรแกรมส าเร็จรูปทางการบัญ ชีมาใช้เ พื่อ การเก็บรัก ษาข้อ มูล และประมวลผลหลากหลาย โปรแกรมทาให้ขอ้ มูลทีไ่ ด้ยงั ไม่สมั พันธ์กนั ทัง้ ระบบ ทาให้ผบู้ ริหารไม่สามารถนาข้อมูลดังกล่าว ไปใช้ได้ทนั ทีและทันต่อเหตุการณ์
74 ด้านการติดตามและประเมินผล ตามแนวคิดของ COSO จะเน้นให้ผปู้ ระเมินพิจารณา ความเหมาะสมของระบบติดตามประเมินผลการควบคุมภายในของหน่ วยงานในอันจะช่วยให้ บรรลุวตั ถุประสงค์ของการควบคุมภายใน มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ได้ดาเนินการในเรื่อง ของการติดตามและประเมินผล คือ มีการเปรียบเทียบผลงานและผลการดาเนินงาน รวมถึง รายงานให้กบั ผูก้ ากับดูแลทราบอย่างเป็นลายลักษณ์อกั ษรอย่างต่อเนื่องแต่เนื่องจากการเปลีย่ น สภาพของมหาวิทยาลัยและโครงสร้างองค์กร ที่กาลังดาเนินการจั ดตัง้ หน่ ว ยงานตรวจสอบ ภายในให้ตรงกับอธิการบดี จึงทาให้มผี ลต่อการติดตามและตรวจสอบอย่างต่อเนื่องรวมถึงยังอยู่ ในช่วงพิจารณาหาแนวทางปฏิบตั ิ ในเรื่องการประเมินผลความเพียงพอและประสิทธิผลของการควบคุมภายในให้บรรลุ ตามวัตถุประสงค์ขององค์กรในลักษณะการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง หรือการประเมิน อย่างเป็ นอิสระ การติดตามประเมินผลและรายงานอย่างเพียงพอของคณะกรรมการตรวจสอบ ภายในต่อผู้กากับดูแล รวมถึงการติดตามแก้ไขข้อบกพร่องที่พบจากการประเมิน ผลของการ ควบคุมภายในการติดตามและประเมินผลการปฏิบตั งิ านเป็ นเรื่องทีค่ วร ปฏิบตั อิ ย่างสม่าเสมอ ซึ่งจะเป็ นตัวบ่งชี้ว่าการบริหารจัดการนัน้ เป็ นไปตามแผนงานหรือระเบียบ ข้อบังคับของทาง มหาวิทยาลัยหรือไม่ รวมทัง้ เกิดการทุจริตหรือไม่ วรรณา มูฮาหมัดกาเซ็ม (2546: 52) ได้ศกึ ษาวิจยั เรือ่ ง ความรูค้ วามเข้าใจเกี่ยวกับการ จัดวางระบบการควบคุมภายในของผู้บริหารในหน่ วยรับตรวจจังหวัดสระแก้ว จากการศึกษา พบว่า ผูบ้ ริหารในหน่วยรับตรวจจังหวัดสระแก้วมีความรูค้ วามเข้าใจเกี่ยวกับการควบคุมภายใน อยู่ในระดับปานกลางมากที่สุด คิดเป็ นร้อยละ 78.30 ทัง้ นี้ เนื่องจาก เรื่องการควบคุมภายใน เป็ นเรื่องใหม่ ไม่มตี วั อย่างในการดาเนินการจัดวางระบบการควบคุมภายใน ซึ่งปจั จุบนั รัฐบาล ได้กาหนดเป็นมาตรการให้ทุกหน่วยงานเร่งดาเนินการให้เสร็จหลังการปฏิรปู ระบบราชการ เพื่อ สร้างความโปร่งใสในการทางาน ซึ่งการควบคุมภายในถึ งแม้ว่าภาครัฐจะมองว่ามีการกาหนด รูปแบบการดาเนินงานไว้ดแี ล้วก็ตาม แต่ถ้าผูบ้ ริหารใช้ดุลยพินิจทีไ่ ม่ถูกต้อง ระบบการควบคุม ภายในก็ไม่สามารถเป็นเครือ่ งมือช่วยตรวจสอบในการทางานได้ ชีวนิ ธีระวิภาค (2545: 49-50) ได้ศึกษาวิจยั เรื่อง ปจั จัยเสริมการควบคุมภายใน: กรณีศกึ ษากรมศาสนา ซึ่งวัตถุประสงค์ของการศึกษาในเรื่องนี้ คือ หาปจั จัยเสริมการควบคุม ภายในของกรมการศาสนาที่เหมาะสมเพิ่มเติมในการควบคุ มภายใน และนาปจั จัยเสริมการ ควบคุมภายในทีไ่ ด้มาใช้เป็นแบบอย่างทีด่ ตี ่อไป จากการศึกษาพบว่า
75 1. จาเป็ นต้องมีระบบการควบคุมภายในของกรมการศาสนา และเห็นว่าการควบคุม ภายใน จะช่วยกากับดูแลการดาเนินงานของส่วนราชการช่วยลดความเสีย่ ง (risk) กระบวนการท างานมีป ระสิท ธิภ าพ เป็ น เครื่อ งมือ ช่ ว ยควบคุ ม การปฏิบ ัติง าน รวมทัง้ ผลผลิต (ผลงาน) ให้เ ป็ นไปตามเป้าหมายที่ก าหนด ช่ ว ยตรวจสอบการ ปฏิบตั ิงานของเจ้าหน้ าที่ การทางานดียงิ่ ขึ้นและยังช่วยสนองงานคณะสงฆ์ และ สถาบันพระมหากษัตริย์ โดยผูใ้ ห้สมั ภาษณ์จานวน 9 ราย ให้ความสาคัญมากกับ การควบคุมภายใน ส่วนอีก 3 ราย ให้ความสาคัญรองลงไป ซึง่ ข้อมูลที่ได้มคี วาม สอดคล้องกับระบบการควบคุมภายใน ที่ทางราชการและหน่ วยงานต่างๆในระดับ สากลกาหนดไว้และสอดคล้องกับผลงานวิจยั ในด้านนี้ 2. สาหรับปจั จัยเสริมการควบคุมภายในของกรมการศาสนาทีก่ าลังดาเนินการอยู่ ได้ม ี การนาระบบต่างๆทีส่ าคัญ และเป็นระบบการทางานแบบใหม่เข้ามาใช้งาน เป็ นการ พัฒนาคนพัฒนาระบบการทางาน จัดให้มกี ารวางระบบควบคุมภายในในแต่ละด้าน ทีช่ ดั เจน หาสิง่ จูงใจให้รางวัลแก่บุคคลที่มผี ลงานดีเด่น นาระบบธรรมาภิบาล การ สร้างหน่ วยงานให้ใสสะอาด การบริหารงานมุ่งผลสัมฤทธิ ์ ระบบ P.S.O. การเฝ้า ระวัง การตรวจเยีย่ ม รวมทัง้ ส่งเสริมให้เจ้าหน้าทีม่ คี ุณธรรม จริยธรรม สูงขึน้ เข้า มาเสริมระบบการทางานทีม่ อี ยู่เดิมให้เข้มแข็งยิง่ ขึน้ เป็ นปจั จัยทีม่ ุ่งเน้นการทางาน ให้เกิดผลสัมฤทธิ ์สูงขึน้ และสอดคล้องกับหลักการบริหารงานสมัยใหม่ รวมทัง้ เป็ น สิง่ ช่วยปรับระบบการทางานให้มปี ระสิทธิภาพยิง่ ขึน้ สมบูรณ์ แตงไทย (2549: 42-43) ได้ศกึ ษาวิจยั เรื่อง ความคิดเห็นของทรัพยากรบุคคล ในกรมเสนาธิการร่วม สานักงานตรวจบัญชีทหารและกรมการเงินทหาร กองบัญชาการทหาร สูงสุด ต่อการประเมินองค์ประกอบ การควบคุมภายในตามระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน จากการศึก ษาพบว่า การศึก ษากลุ่ มงานหน้ าที่ท่แี ตกต่ างกันมีค วามคิดเห็นต่ อ การประเมิน องค์ประกอบการควบคุมภายใน ตามระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงานแตกต่างกัน สรุปได้ ดังนี้ 1. ความคิดเห็นองค์ประกอบเรือ่ งสภาพแวดล้อมของการควบคุม พบว่า 1.1 ด้านการลงโทษผู้ประพฤติไม่เหมาะสมเป็ นส่วนสาคัญของการควบคุมภายใน กลุ่มผู้บริหาร กลุ่มผู้ปฏิบตั ิงาน และกลุ่มผู้ตรวจสอบ มีระดับความคิดเห็นที่ แตกต่างกันอย่างมีนยั สาคัญ
76 1.2 ด้านการยอมรับความรูค้ วามสามารถผูป้ ฏิบตั งิ านมีผลต่อประสิทธิภาพในการ ปฏิบตั งิ าน กลุ่มผูบ้ ริหาร กลุ่มผูป้ ฏิบตั งิ าน และกลุ่มผูต้ รวจสอบ มีระดับความ คิดเห็นทีแ่ ตกต่างกันอย่างมีนยั สาคัญ 2. ความคิดเห็นองค์ประกอบเรือ่ ง กิจกรรมการควบคุม พบว่า 2.1 ด้านยุทโธปกรณ์มกี ารเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยและต้องทาการตรวจสอบนับ ของจริง เปรียบเทียบกับทะเบียนทรัพย์สนิ กลุ่มผู้บริหาร กลุ่ มผู้ปฏิบตั ิงาน และกลุ่มตรวจสอบมีระดับความคิดเห็นทีแ่ ตกต่างกันอย่างมีนยั สาคัญ 2.2 ด้านกิจกรรมที่เหมาะสมจะต้องมีการดาเนินการปรับปรุงแก้ไข กิจกรรมการ ควบคุมให้ครอบคลุมทุกจุดทีส่ าคัญ กลุ่มผูบ้ ริหาร กลุ่มผูป้ ฏิบตั งิ าน และกลุ่มผู้ ตรวจสอบมีระดับความคิดเห็นทีแ่ ตกต่างกันอย่างมีนยั สาคัญ 3. ความคิดเห็นองค์ประกอบเรือ่ งการติดตามประเมินผล พบว่า 3.1 ด้านการติดตามประเมินผลควรดาเนินการระหว่างปฏิบตั ิงาน และหลังการ ปฏิบตั งิ าน กลุ่มผูบ้ ริหาร กลุ่มผูป้ ฏิบตั งิ าน และกลุ่มผูต้ รวจสอบ มีระดับความ คิดเห็นทีแ่ ตกต่างกันอย่างมีนยั สาคัญ 3.2 ด้านนายทหารตรวจภายในประจาส่วนราชการมีความสาคัญต่อการประเมิน องค์ประกอบการควบคุมภายใน กลุ่มผู้บริหาร กลุ่มผู้ปฏิบตั ิงาน และกลุ่มผู้ ตรวจสอบมีระดับความคิดเห็นทีแ่ ตกต่างกันอย่างมีนยั สาคัญ 3.3 ด้ า นกรณี ม ีก ารทุ จ ริต หรือ สงสัย ว่ า มีก ารทุ จ ริต หรือ มีก ารไม่ ป ฏิบ ัติต าม กฎหมายระเบียบ ข้อบังคับ ต้องรายงานผูบ้ งั คับบัญชาโดยพลัน กลุ่มผูบ้ ริหาร กลุ่มผูป้ ฏิบตั งิ าน และกลุ่มผูต้ รวจสอบมีระดับความคิดเห็นทีแ่ ตกต่างกันอย่าง มีนยั สาคัญ 3.4 ด้านท่านเห็นด้ว ยกับผู้บงั คับบัญ ชาที่สงการให้ ั่ มกี ารประเมินรายครัง้ กลุ่ ม ผู้บ ริห าร กลุ่ ม ผู้ป ฏิบ ัติง าน และกลุ่ ม ผู้ต รวจสอบ มีร ะดับ ความคิด เห็น ที่ แตกต่างกันอย่างมีนยั สาคัญ
77 อาภา สว่างเมฆมรกต (2550: 63-65) ได้ศกึ ษาวิจยั เรื่อง ปจั จัยทีส่ ่งผลต่อความสาเร็จ ในการนาระบบการวบคุมภายในมาใช้ในกรมพินิจและคุม้ ครองเด็กและเยาวชน จากการศึกษา พบว่า ระดับความสาเร็จที่มตี ่อความสาเร็จที่มตี ่อความสาเร็จของการนาระบบการควบคุม ภายในมาใช้ในกรมพินิจและคุ้มรองเด็กและเยาวชนอยู่ในระดับมาก จากผลการศึกษาพบว่า ข้าราชการกรมพินิจและคุม้ ครองเด็กและเยาวชน เห็นด้วยว่า การนาระบบควบคุมภายในมาใช้ ทาให้การปฏิบตั งิ านมีความถูกต้อง ระยะเวลาทีใ่ ช้ในการปฏิบตั งิ านลดลง การปฏิบตั งิ านมีการ ทุจริตน้อยลง ผู้ปฏิบตั งิ านมีความรับผิดชอบในหน้าที่ลดความเสี่ ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ การดูแลรักษาทรัพย์สนิ ไม่มกี ารรัวไหล ่ ข้อมูลด้านการเงินและบัญชี มีความถูกต้อง น่ าเชื่อถือ การปฏิบตั ิงานเป็ นไปตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หรือมติคณะรัฐมนตรีท่เี กี่ยวข้องการ ปฏิบตั งิ านเป็ นไปตามนโยบายและวิธกี ารปฏิบตั งิ านที่ได้กาหนดไว้ ผลการดาเนินงานเป็ นไป ตามวัตถุประสงค์ ผลจากการศึกษาในครัง้ นี้ พบว่า 1. ปจั จัยด้านระบบการควบคุมภายใน การจัดวางระบบการควบคุมภายในของกรม พินิ จ และคุ้ม ครองเด็ก และเยาวชนเป็ น ไปตามระเบีย บคณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดิน พ.ศ. 2544 ซึ่งระบบดังกล่าวสามารถช่วยให้ผู้บริหารได้ร บั รายงานข้อมูล อย่า งรวดเร็ว ทัน กาลทาให้ก ารปฏิบตั ิงานของเจ้า หน้ าที่เ ป็ นไปตามกฎระเบีย บ ข้อบังคับ และมติคณะรัฐมนตรี นอกจากนี้ยงั ช่วยป้องกันการทุจริตและการรัวไหล ่ ทาให้ก ารดาเนินงานมีประสิทธิภาพประสิทธิผ ล ข้อ มูล ทางการเงินและบัญ ชี มี ความถูกต้อง น่าเชื่อถือ การปฏิบตั เิ ป็ นไปตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ และมติ คณะรัฐมนตรี 2. ปจั จัยด้านการติด ต่ อ สื่อ สารข้อ มูล กรมพินิจและคุ้มครองเด็ก และเยาวชนมีก าร สื่อสารที่ชดั เจนทาให้บุคลากรทุกคนทราบและเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตนเอง เกี่ยวกับการควบคุมภายใน มีการแจ้งให้บุคลากรทราบปญั หาและจุดอ่อนของการ ควบคุมภายในทีเ่ กิดขึน้ และแนวทางแก้ไข ตลอดจนมีกลไกและช่องทางให้บุคลากร สามารถเสนอข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะในการปรับปรุงการดาเนินงานขององค์กร
78
บทที่ 3 กรณี ศึกษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี เป็ นหน่ วยงานซึ่งมีแนวทาง และวิธกี ารในการให้บริการประชาชน เครือข่าย และผู้มารับบริการ โดยมีการให้บริการสุขภาพรายบุคคล ครอบครัว ชุมชน และให้บริการที่ หน่วยงาน ได้แก่ รักษา ส่งเสริมสุขภาพ ป้องกันโรค ฟื้นฟูทบ่ี า้ น ให้การดูแลอย่างต่อเนื่อง ประวัติโรงพยาบาลส่งเสริ มสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม สถานที่ตงั ้ โรงพยาบาลส่งเสริมสุ ขภาพต าบล บ้านหนองงูเ หลือม ตัง้ อยู่ในเขตตาบลบางพลวง อ าเภอบ้านสร้า ง จัง หวัด ปราจีน บุ ร ี รับ ผิด ชอบหมู่บ้า นทัง้ หมดจานวน 4 หมู่บ้า น จาก 11 หมู่บ้านของตาบลบางพลวง เป็ นพื้นที่ทต่ี งั ้ อยู่ทางทิศตะวันออกของอาเภอบ้านสร้าง ระยะทาง จากจังหวัดปราจีนบุรถี ึงโรงพยาบาลส่ งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเ หลือมประมาณ 16 กิโลเมตร และระยะทางจากโรงพยาบาลส่งเสริมสุ ขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมถึงอาเภอ บ้านสร้าง ประมาณ 10 กิโลเมตร เป็นพืน้ ทีร่ อยต่อกับอาเภอเมืองปราจีนบุร ี และอาเภอบ้านสร้าง
ภาพที่ 3-1 โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม
79 หมู่บ้านรับผิดชอบ ต าบลบางพลวงเป็ น ต าบลที่ใ หญ่ และมีป ระชากรมากที่สุ ด ของอ าเภอบ้ า นสร้า ง มีจ านวนหมู่ บ้ านทัง้ หมดจ านวน 11 หมู่ เป็ นหมู่ บ้า นที่โ รงพยาบาลส่ ง เสริมสุ ข ภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือมรับผิดชอบจานวน 4 หมูบ่ า้ น คือ ม.6 บ้านบางไซ ม.8 บ้านหนองปลากราย ม.9 บ้านหนองงูเหลือม ม.10 บ้านคลองหัวคู้
ภาพที่ 3-2 แผนทีแ่ สดงพืน้ ทีร่ บั ผิดชอบของหน่วยงาน
80 การบริ หารจัดการภายในหน่ วยงาน ข้อกาหนด ทีมงานของหน่ วยงาน ได้ร่วมกันกาหนดทิศทาง แนวทางการกากับดูแลบริหารจัดการ ภายในองค์ก ร มีก ารถ่ า ยทอดสื่อ สารทิศ ทางและแผนไปสู่ ก ารปฏิบ ัติ และมีก ารทบทวน ผลการดาเนินงานของหน่ วยงานในเวทีการประชุมทบทวนระบบงาน/เวทีการแลกเปลีย่ นเรียนรู้ เป็นประจาทุกเดือน และ/หรือ เมือ่ มีเหตุจาเป็น เพื่อให้เกิดการพัฒนาทีต่ ่อเนื่องและยังยื ่ น วิ สยั ทัศน์ (Vision) โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม มีระบบบริหาร ระบบบริการและ ระบบสารสนเทศทีม่ คี ุณภาพ พัฒนาคุณภาพได้มาตรฐาน ร่วมมือกับองค์กร และชุมชนเพื่อไปสู่ สุขภาวะ พันธกิ จ (Mission) 1. ให้บ ริก ารเพื่อ ตอบสนองความพึง พอใจของผู้ร บั บริก าร โดยมุ่ง เน้ น ผู้ป่ ว ยเป็ น ศูนย์กลาง และให้การดูแลแบบองค์รวม 2. พัฒนาระบบบริหาร ระบบบริการ และระบบสารสนเทศให้มคี ุณภาพตามมาตรฐาน อย่างเป็นองค์รวมและต่อเนื่อง 3. สนับสนุ นและดาเนินงาน ส่งเสริมให้ชุมชนมีส่ว นร่ว มในการพัฒนาสุ ขภาพอย่าง ยังยื ่ น และสามารถดูแลตนเอง และครอบครัวขัน้ พืน้ ฐานได้ วัตถุประสงค์ 1. ประชาชนในพื้น ที่ร บั ผิด ชอบและพื้น ที่เ ครือ ข่ า ย ได้ร บั บริก ารที่ม ีคุ ณ ภาพตาม มาตรฐานวิชาชีพ และสามารถเข้าถึงบริการได้อย่างเท่าเทียม 2. ภาคีเครือข่าย และประชาชนร่วมมือกันในการดูแลสุขภาพ
81 3. เป็นหน่วยงานพัฒนาคุณภาพได้มาตรฐาน วัฒนธรรมองค์กร 1. บุคลากรทางานเป็ นทีม 2. เสียสละเวลาเพื่อสุขภาพทีด่ ขี องประชาชน 3. ให้บริการเข้าถึงครอบครัวและบุคคล 4. เป็ นข้าราชการทีด่ ี รับใช้ใต้ฝา่ ละอองพระบาท นโยบายการบริ หารงาน 1. ยึดประชาชนเป็นศูนย์กลาง มุง่ เน้นตอบสนองความพึงพอใจของประชาชน 2. สร้างเสริมและพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง 3. บริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ 4. ยึดหลักคุณธรรมและความโปร่งใส (ธรรมาภิบาล) แนวทางและวิ ธีการในการให้ บริ การประชาชน เครือข่าย และผูม้ ารับบริ การ เชิ งรุก ให้บริการสุขภาพรายบุคคล ครอบครัว ชุมชน เชิ งรับ ให้บริการทีห่ น่วยงาน ได้แก่ รักษา ส่งเสริมสุขภาพ ป้องกันโรค ฟื้นฟูทบ่ี า้ น ให้การดูแลอย่างต่อเนื่อง
82 กลุ่มเป้ าหมาย 1. กลุ่มเป้าหมายเด็ก 0-5 ปี ได้แก่ EPI งานโภชนาการ งานพัฒนาการสมวัย และงาน ทันตสาธารณสุข โดยให้บริการ ติดตามผล (ติดตามการพลาดนัด การเยี่ยมบ้าน การส่งต่อโรงพยาบาล) และเก็บผลงาน 2. กลุ่มเป้าหมายหญิงมีครรภ์ ได้แก่ งานรับฝากครรภ์ และงานทันตสาธารณสุข 3. กลุ่ ม เป้ าหมายวัยเรียน ได้ แ ก่ งานโภชนาการ งานทันตสาธารณสุ ข งานสร้า ง ภูมคิ ุม้ กันโรค และงานสุขศึกษา 4. กลุ่มผูป้ ่วยเรือ้ รัง (HT/DM) ได้แก่ งานคัดกรอง งานเยีย่ มบ้าน และงานปรับเปลีย่ น พฤติกรรม 5. กลุ่มเป้าหมายผูด้ อ้ ยโอกาส ได้แก่ งานเยีย่ มบ้าน และงานสวัสดิการ 6. กลุ่มเป้าหมายผู้สูงอายุ (หักโรคเรือ้ รัง) ได้แก่ งานโภชนาการผู้สูงอายุ งานคัดกรอง กลุ่มเสีย่ ง งานออกกาลังกาย และงานสุขภาพจิต โครงสร้าง/สายการบังคับบัญชาโรงพยาบาลส่งเสริ มสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม
ผูอ้ านวยการ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ผูต้ รวจสอบภายใน
นักวิชาการสาธารณสุข
เจ้าพนักงานสาธารณสุข
ภาพที่ 3-3 โครงสร้าง/สายการบังคับบัญชาโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม
83 ตาแหน่ งงานภายในหน่ วยงาน 1. ผูอ้ านวยการโรงพยาบาล 2. นักวิชาการสาธารณสุข 3. เจ้าพนักงานสาธารณสุข ตาแหน่ งงานภายนอกหน่ วยงาน ผูต้ รวจสอบภายใน คาอธิ บายลักษณะงาน ตาแหน่ งงานภายในหน่ วยงาน 1. ผูอ้ านวยการโรงพยาบาล รับผิดชอบหน้าที่ ดังนี้ 1.1 งานบริหารทัวไป ่ การดาเนินงานเกี่ยวกับการวางแผนจัดทาแผนปฏิบตั ิราชการ ทัง้ ใน ระยะปานกลาง ระยะยาว และแผนปฏิบ ัติร าชการประจาปี บริหารเงิน งบประมาณ ติดตาม และรายงานผลการใช้จ่ายเงินงบประมาณ จัดทา เอกสารต่างๆ ให้เป็นไปตามระเบียบฯ 1.2 งานสาธารณสุขสิง่ แวดล้อม การดาเนินงานเกี่ยวกับงานควบคุม แก้ไขเหตุราคาญและมลภาวะตาม พรบ.การสาธารณสุ ข งานสุ สานและฌาปนสถาน งานสุ ขาภิบาลตลาดสด งานสุขาภิบาลอาหารและโภชนาการ งานสถานที่จาหน่ าย - สะสมอาหาร / จาหน่ ายสินค้าในที่หรือทางสาธารณะ งานสุขาภิบาลสถานประกอบการที่ อาจเป็ นอันตรายต่ อสุ ขภาพ งานอาชีวอนามัยและความปลอดภัย งาน
84 สุขาภิบาลโรงเรียน งานสุขาภิบาลร้านเสริมสวยและแต่งผม และงานอื่นๆ ที่ เกีย่ วข้องหรือได้รบั มอบหมาย 1.3 งานยาเสพติด การดาเนินงานเกี่ยวกับการบาบัดผู้ตดิ ยาเสพติดจนครบ 12 ครัง้ /ปี งานป้องกันการติดยาและสารเสพติด 1.4 งานพัฒนาบุคลากร การด าเนิน งานเกี่ย วกับการพัฒ นาความก้า วหน้ า ของอัต ราก าลัง เจ้าหน้าทีใ่ นเรือ่ งของการศึกษาต่อ สิทธิ ์ประโยชน์ต่างๆ 1.5 งานพัฒนายุทธศาสตร์สาธารณสุข การดาเนิ นงานเกี่ยวกับการจัด ทาแผน/โครงการ วางแผนพัฒนา ยุทธศาสตร์ 1.6 งานข้อมูล เทคโนโลยี การดาเนินงานเกี่ยวกับการงานวางแผนพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ งานวางแผนเผยแพร่ และการบริหารจัดการระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ งานเผยแพร่ ข้อ มู ล ข่ า วสารและผลงานในสื่อ ประชาสัมพันธ์ ต่ า งๆ น า เทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้กบั รูปแบบงานเดิมให้มปี ระสิทธิภาพ งาน ประสานเกี่ยวกับการประชุมสารสนเทศขององค์ กร อานวยความสะดวก แก่ ผู้ติด ต่ อ ขอรับ บริก ารสารสนเทศ บัน ทึก ข้อ มูล ปรับ ปรุ ง และดู แ ล ระบบงาน รวมทัง้ ค้นหารวบรวมประกาศ และคาสังจากเว็ ่ บไซต์
85 1.7 งานสนับสนุนภาคประชาชน การดาเนินงานเกี่ยวกับการสาธารณสุขมูลฐานภาคประชาชน แกนนา ครอบครัว อาสาสมัครสาธารณสุขประจาหมู่บา้ น (อสม.) องค์การบริหาร ส่วนตาบล (อบต.) 1.8 งานอื่นๆ ทีอ่ าเภอ สสอ. จังหวัดมอบหมาย 2. นักวิชาการสาธารณสุข รับผิดชอบหน้าที่ ดังนี้ 2.1 งานพัฒนาคุณภาพบริการ การดาเนิน งานเกี่ยวกับการจัด ทาแผนพัฒ นาคุ ณภาพบริการของ หน่ ว ยงาน ดาเนินการและผลักดันการพัฒนาคุณภาพบริการ ให้เ ป็ นที่ พึงพอใจของผูร้ บั บริการ ติดตามกากับ และประเมินผลการพัฒนาคุณภาพ บริก ารขององค์ก ร และประเมิน ความพึง พอใจของผู้ร ับ บริก ารที่ม ีต่ อ บริก ารขององค์ก ร และสรุป ผลการด าเนิ น งานตามแผนพร้อ มก าหนด แนวทางการปรับปรุงในการดาเนินงานปี ต่อไป ตามแผนพัฒนาคุณภาพ การบริการจัดการภาครัฐ 2.2 งานควบคุมโรคติดต่อ การดาเนินงานเกี่ยวกับ การรณรงค์ ป้องกัน และควบคุมโรคติดต่อ การสร้างเสริมภูมคิ ุ้มกันโรคให้กับกลุ่ มเด็กแรกเกิดถึง 5 ปี และการ ดาเนินงานสร้างเสริมสุขภาพป้องกันโรค และเฝ้าระวัง สาหรับกลุ่มเด็ก อายุ 0 – 5 ปี กลุ่มเด็กวัยเรียนและเยาวชน (6 – 19 ปี ) กลุ่มอายุ 20 – 59 ปี กลุ่มผูส้ งู อายุ และกลุ่มหญิงมีครรภ์ 2.3 งานประกันสุขภาพถ้วนหน้า การดาเนินงานเกี่ยวกับสิทธิของประชาชนในเรื่องต่างๆ สิทธิการ รักษาพยาบาล
86 2.4 งานคุม้ ครองผูบ้ ริโภค การด าเนิ น งานเกี่ ย วกั บ สุ ข าภิ บ าลเรื่อ งอาหาร ตรวจร้ า นค้ า ร้านอาหาร และเครือ่ งสาอาง 2.5 งานการเงิน การบัญชี การดาเนินงานเกี่ยวกับการตรวจสอบการรับ -จ่ายเงินบารุงประจาวัน พร้อมลงลายมือชื่อกากับยอดคงเหลือในสมุดเงินสดและเงินฝากธนาคาร ทุกวัน การเก็บรักษาเงิน และการบันทึกบัญชีและการรายงาน โดยจัดทา สมุ ด คุ ม เงิน สดหน่ ว ยงานย่ อ ย (แบบ 401) จัด ท าสมุ ด คุ ม เงิน นอก งบประมาณ (แบบ 404) จัดทาสมุดคุ มเงินสดคงเหลือ ประจาวัน (แบบ 407) ตรวจสอบตัวเงิน หลักฐานแทนตัวเงิน ให้ถูกต้องตามระเบียบฯ และ ลงลายมือชื่อในรายงานเงินคงเหลือประจาวันทุกครัง้ ทีม่ กี ารรับ-จ่าย 2.6 งานอื่นๆ ทีอ่ าเภอ สสอ. มอบหมาย 3. เจ้าพนักงานสาธารณสุข รับผิดชอบหน้าที่ ดังนี้ 3.1 งานส่งเสริมสุขภาพ การดาเนินงานเกี่ยวกับงานอนามัยแม่และเด็ก อนามัยวัยเรียนและ เยาวชน อนามัยวัยทางาน อนามัยผูส้ งู อายุ อนามัยโรงเรียน ตรวจสุขภาพ นักเรียน คลินิกเด็ก งานโภชนาการ และงานพัฒนาการ 3.2 งานควบคุมโรคไม่ตดิ ต่อ การดาเนินงานเกี่ยวกับการตรวจโรคมะเร็งปากมดลูก มะเร็งเต้านม คัดกรองเบาหวาน ความดัน งานสุขภาพจิต และดูแลผูพ้ กิ าร
87 3.3 งานพัฒนามาตรฐานสุขศึกษา การดาเนินงานเกี่ยวกับการพัฒนาพฤติกรรมสุขภาพประชาชน และ สถานบริก ารสาธารณสุ ข ที่พ ัฒ นาคุ ณ ภาพงานสุ ข ศึ ก ษาผ่ า นเกณฑ์ มาตรฐานงานสุขศึกษา และการถ่ายทอดแนวทางการพัฒนามาตรฐานงาน สุขศึก ษา โดยการประชุม อบรม สัมมนา และการนิเ ทศ การสร้างและ พัฒนาศักยภาพเครือข่ายสนับสนุ นการดาเนินการพัฒนามาตรฐานงาน สุขศึกษาทัง้ เครือข่ายวิชาการ เครือข่ายสนับสนุ นระดับภาค และเครือข่าย สนั บ สนุ น ระดับ จัง หวัด การผลิต และสนั บ สนุ น เอกสารมาตรฐานงาน สุขศึกษา 3.4 งานทันตสาธารณสุข การดาเนินงานเกี่ยวกับการตรวจสุขภาพช่องปากเพื่อให้คาแนะนา การดูแลสุขภาพช่องปากและการให้การรักษาแก่ กลุ่มเด็กอายุ 0 – 12 ปี กลุ่มเด็กวัยเรียนและเยาวชน กลุ่มประชาชนทัวไป ่ กลุ่มหญิงมีครรภ์ และ กลุ่มผูส้ งู อายุ งานทันตกรรมแก่ผปู้ ว่ ยในโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล งานทันตกรรมในชุมชน งานทันตกรรมในโรงเรียน งานให้ค วามรู้ด้าน ทันตกรรมแก่ครูและนักเรียน และงานอื่นๆ ทีเ่ กีย่ วข้องหรือได้รบั มอบหมาย 3.5 งานศูนย์พฒ ั นาเด็กเล็ก (ศพด.) การดาเนินงานเกี่ยวกับการดูแลเด็กก่อนวัยเรียน โดยการสร้างเสริม ภูมคิ ุม้ กัน โภชนาการ และงานทันตสาธารณสุข 3.6 งานพัสดุ การดาเนินงานเกีย่ วกับการจัดซือ้ จัดจ้าง เพื่อสนับสนุ นในการปฏิบตั ิ ราชการของโรงพยาบาลส่ ง เสริม เสริม สุ ข ภาพต าบล และส านั ก งาน สาธารณสุ ขอ าเภอบ้านสร้าง ตรวจสอบการรับจ่ายพัส ดุของสานักงาน สาธารณสุขอ าเภอบ้านสร้าง และสถานบริการในสังกัดฯ และตรวจนับ พัสดุประเภททีค่ งเหลือว่ามีการจ่ายพัสดุหรือไม่ พัสดุคงเหลือมีอยู่ตรงตาม
88 บัญ ชีห รือ ไม่ มีพสั ดุใ ดชารุด เสื่อ มคุ ณภาพหรือ สูญ หายหรือ สูญ เสียไป เพราะเหตุใด หรือพัสดุไม่จาเป็นต้องใช้ในรายการต่อไป 3.7 งานอื่นๆ ทีอ่ าเภอ จังหวัด มอบหมาย ตาแหน่ งงานภายนอกหน่ วยงาน ผูต้ รวจสอบภายใน เป็ นผู้ต รวจสอบที่มาจากส่ว นกลางในสังกัดสานักงานสาธารณสุข จังหวัดปราจีนบุร ี ตรวจสอบความถูกต้องและเชื่อถือได้ของข้อมูล โดยทาการตรวจสอบการปฏิบตั งิ านเกี่ยวกับ การบริหารงบประมาณ ประเมินผลการปฏิบตั งิ าน ติดตามผลการตรวจสอบ เทคโนโลยี อุปกรณ์ สิ่ งอานวยความสะดวก ระบบสารสนเทศ ที่แสดงให้เห็นถึงความพร้อมของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ว่ามีความพร้อมในการใช้งานคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารอินเตอร์เน็ต เพื่อ รองรับ การบริก ารสุ ข ภาพ และประมวลผล โดยมีโ ปรแกรมส าเร็จ รูป ที่ใ ช้ง านที่ส าคัญ ดังต่อไปนี้ 1. โปรแกรมระบบฐานข้อมูลสถานีอนามัย (JHCIS) เป็ นโปรแกรมทีม่ คี วามสาคัญใน ระบบข้อมูลสารสนเทศ ระดับ Primary Care Unit (PCU) เก็บฐานข้อมูลทีจ่ าเป็ น และเกีย่ วข้องกับประชาชนทุกคนทีอ่ ยูใ่ นความรับผิดชอบ ข้อมูลบริการสุขภาพ และ สามารถประมวลผลออกมาในรูปแบบของการรายงานผลการดาเนินงาน สามารถ ส่งออกข้อมูล 18 แฟ้มมาตรฐาน เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ผลการดาเนินงานของสถานี อนามัย เพื่อขอรับการจัดสรรการสนับสนุ นทรัพยากรต่างๆ จาก Contracting unit for Secondary care (CUP) หรือหน่วยงานทีเ่ กีย่ วข้องได้ 2. โปรแกรม NCD SSE 2010 เป็ นโปรแกรมทีร่ ่วมใช้ฐานข้อมูลกับ JHCIS ใช้บนั ทึก ผลการคัดกรองสุขภาพประชาชน อายุ 15 ปีขน้ึ ไป สามารถวิเคราะห์ขอ้ มูล จาแนก ความรุนแรง ความเสี่ยงต่ อการเกิดโรคไม่ติดต่อที่สาคัญ เช่น ความดันโลหิตสูง
89 เบาหวาน และใช้ประโยชน์ในการดูแลสุขภาพแก่กลุ่มประชาชนทีพ่ บว่ามีความเสีย่ ง ต่อโรคเรือ้ รังทีเ่ กิดขึน้ 3. โปรแกรมคัดกรองมะเร็งปากมดลูก (CxS2010) เป็ นโปรแกรมที่ใช้ในการบันทึก / บริหารจัดการตรวจมะเร็งปากมดลูก แก่กลุ่มสตรีทม่ี อี ายุ 30 – 60 ปี บันทึกผลการ อ่าน Slide และใช้ตดิ ตามดูแลกลุ่มที่พบความผิดปกติ เพื่อรับบริการดูแลรักษาที่ ต่อเนื่อง 4. โปรแกรม Depression เป็ นโปรแกรมที่ใช้บนั ทึกกระบวนการตรวจคัดกรองค้นหา ด้านสุขภาพจิต ในกลุ่มเป้าหมายหลัก ได้แก่ กลุ่มประชากรผูส้ ูงอายุทเ่ี จ็บป่วยด้วย โรคเรือ้ รัง 5 โรค (เบาหวาน หอบ/หืด โรคหัวใจ มะเร็ง และไตวาย) จาแนกระดับ ความเสีย่ ง ส่งต่อพบแพทย์ เพื่อรับการวินิจฉัยและให้การรักษาทันที 5. โปรแกรมงานระบาดวิทยา (R 506) เป็ นโปรแกรมทีใ่ ช้บนั ทึกผูป้ ่วยทีเ่ จ็บป่วยด้วย โรคที่ต้องเฝ้าระวังทางระบาดวิทยา โดยการนาข้อมูลจากโปรแกรม JHCIS มา ประกอบใช้ร่ว มกันในการรายงาน และการประมวลผลระหว่างหน่ วยบริการและ เชื่อมโยงกับ Contracting unit for Secondary care (CUP) เพื่อใช้ประโยชน์ในการ ควบคุมสถานการณ์เมือ่ เกิดโรค และวิเคราะห์งาน 6. โปรแกรมคัดกรองความเสี่ยง สุขภาพประชาชนที่มอี ายุตงั ้ แต่ 15 ปี ข้นึ ไป ของ สานักงานหลักประกันสุขภาพแห่งชาติ (PPIS) เป็ นโปรแกรมที่ต้องบันทึกข้อมูล ผ่าน Web sever ของ สปสช. เพื่อบันทึกผลการคัดกรองภาวะสุขภาพประชาชนใน พื้น ที่ท่ีม ี ค วามเสี่ย งต่ อ การเกิด โรคเมตาบอลิก และผลการจัด กิ จ กรรมการ ปรับเปลีย่ นพฤติกรรมสุขภาพของประชาชนกลุ่มเป้าหมาย 7. โปรแกรมการแพทย์แผนไทย เป็ นโปรแกรมที่ใช้บนั ทึกผลการให้บริการการแพทย์ แผนไทย ที่ห น่ ว ยงานให้ บ ริก ารด้ า นการแพทย์แ ผนไทย/การสอนและสาธิต กิจกรรมต่างๆ เกีย่ วกับงานแผนไทย 8. โปรแกรม DM HT 2011 เป็ นโปรแกรมที่ Link กับ โปรแกรม JHCIS ทีใ่ ช้งานอยู่ แล้ว เพื่อใช้ในการคัดกรองโรคไม่ตดิ ต่อ เบาหวานและความดัน โดยแยกเป็ นกลุ่ม ขาว เทา ด า และแยกเป็ น กลุ่ ม เป้ า หมายที่ต้อ งตรวจ ทุ ก ปี เว้น 2 ปี และเป็ น
90 โปรแกรมทีใ่ ช้งานง่าย ซึง่ เขียนโปรแกรมจาก MICROSOFT ACCESS โดยทีมงาน สสอ. บ้านสร้าง เครื่องใช้ และอุปกรณ์ ที่จาเป็ นตามเกณฑ์การขึ้นทะเบียนหน่ วยบริ การปฐมภูมิ จาแนก เป็ นรายด้าน 1. ตรวจวินิจฉัยและรักษาพยาบาล มีการจัดเตรียมเครื่องมือ เครื่องใช้และอุปกรณ์ท่ี จาเป็นตามมาตรฐานเกณฑ์ขน้ึ ทะเบียนหน่วยบริการปฐมภูม ิ 2. งานบริการเภสัชกรรม มีการจัดเตรียมเครื่องมือ เครื่องใช้และอุปกรณ์ทจ่ี าเป็ นตาม มาตรฐานเกณฑ์ขน้ึ ทะเบียนหน่วยบริการปฐมภูม ิ 3. งานบริการตรวจทางห้องปฏิบตั กิ าร มีการจัดเตรียมเครื่องมือ เครื่องใช้และอุปกรณ์ ทีจ่ าเป็ นในการเก็บสิง่ ส่งตรวจโดยส่งตรวจทีโ่ รงพยาบาลบ้านสร้าง ตามมาตรฐาน เกณฑ์ข้นึ ทะเบียนหน่ วยบริการปฐมภูม ิ และมีการพัฒนาในการจัดหาครุภณ ั ฑ์ท่ี จาเป็นในการตรวจชันสูตร 4. งานการให้บริการกายภาพบาบัด ไม่มนี ักกายภาพประจา หากแต่ มบี ริการเชื่อ ม ประสานกับโรงพยาบาลบ้านสร้างให้นักกายภาพบาบัดร่วมทากิจกรรมกับผูป้ ่วยทีม่ ี ภาวะ Early Stroke ในชุมชน 5. งานการให้บริการแพทย์แผนไทย ไม่มเี ครื่องมือ เครื่องใช้และอุปกรณ์ทจ่ี าเป็ นตาม มาตรฐานเกณฑ์ เนื่องจากไม่มเี จ้าหน้าทีแ่ พทย์แผนไทยในสถานบริการ 6. เครื่องมือและอุปกรณ์ทนั ตกรรม มีการจัดเตรียมเครื่องมือ เครื่องใช้ และอุปกรณ์ท่ี จาเป็นตามมาตรฐานเกณฑ์ขน้ึ ทะเบียนหน่วยบริการปฐมภูม ิ
91 การควบคุมภายในโรงพยาบาลส่งเสริ มสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม องค์ประกอบที่ 1 สภาพแวดล้อมของการควบคุม สภาพแวดล้อมของการควบคุมทัวไปของโรงพยาบาลส่ ่ งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงู เหลือม มีดงั ต่อไปนี้ ความซื่อสัตย์และจริยธรรม โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้ ปฏิบตั ติ ามข้อกาหนดสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง เรื่อง ข้อกาหนดด้านความซื่อสัตย์ และจริยธรรมการควบคุมภายใน (ภาคผนวก ง) กล่าวว่าผูบ้ ริหารหน่ วยรับตรวจต้องปรับเปลีย่ น รูปแบบและทัศนคติในการทางานเป็ นการให้ความสาคัญด้านความรูเ้ กี่ยวกับงานที่รบั ผิดชอบ ความซื่อสัตย์ต่ออาชีพ หน้าที่ และจริยธรรมในการปฏิบตั ิ อีกทัง้ ยังต้องปรับโครงสร้างการจัด องค์กรหรือจัดโครงสร้างการมอบอานาจและการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชดั เจน กระชับ และง่ายต่อการควบคุม ปรับเปลีย่ นแนวนโยบายการบริหาร และวิธกี ารบริหารด้านบุคลากรให้ เกิดการคล่องตัว เป็ นระบบในการควบคุมตรวจสอบภายในหน่ วยงาน สาหรับผู้กากั บดูแล ให้ ฝ่ายบริหารและบุคลากรของหน่ วยงานรับตรวจร่วมกันสร้างบรรยากาศของการควบคุม เพื่อให้ เกิดทัศนคติท่ดี ตี ่อการควบคุมภายใน ตระหนักถึงความจาเป็ นและความสาคัญในฐานะที่เป็ น ส่วนหนึ่งในการพัฒนาองค์กร และปรับทัศนคติและสร้างแรงจูงใจให้เจ้าหน้ าที่ปฏิบตั ิหน้าที่ท่ี รับผิดชอบด้วยความเต็มใจ การพัฒนาความรู้ ความสามารถของบุคลากร ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลได้กาหนดระดับ ความรู้ ทักษะ และความสามารถของเจ้าหน้ าที่ในหน้ าที่ความรับผิดชอบที่เหมาะสม ยกเว้น ด้านการเงินและการบัญชี เนื่องจากนักวิชาการสาธารณสุขที่รบั ผิดชอบหน้าที่ดา้ นการเงินและ การบัญชี ไม่ได้จบการศึกษาทางด้านการเงินและการบัญชีมาโดยตรง คณะกรรมการบริหาร และคณะกรรมการตรวจสอบ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้มคี ณะกรรมการตรวจสอบ (ผูต้ รวจสอบภายใน) จากสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง และสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุรเี ข้ามาตรวจสอบความถูกต้อง ปรัชญาและรูปแบบการบริหารของผูอ้ านวยการโรงพยาบาล ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลมี ความมุง่ มันที ่ จ่ ะใช้การบริหารแบบมุง่ ผลสัมฤทธิ ์ของการปฏิบตั งิ าน สนับสนุ นการปฏิบตั งิ านของ เจ้าหน้าทีท่ ุกคนรวมทัง้ การติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินผล
92 โครงสร้างองค์กร โรงพยาบาลส่งเสริมสุ ขภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือมมีการแสดง แผนภูมโิ ครงสร้าง/สายการบังคับบัญชาอย่างชัดเจน การมอบอานาจและหน้ าที่ความรับผิดชอบ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้าน หนองงูเหลือม มีการมอบอานาจหน้าที่ และความรับผิดชอบตามคาสังส ่ านักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี และแจ้งหน้าทีค่ วามรับผิดชอบให้เจ้าหน้าทีท่ ุกคนทราบ นโยบายและวิธบี ริหารงานบุคคล โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ได้ทาการประเมินเจ้าหน้าที่ทุกคน (ปี ละ 2 ครัง้ ) มีเกณฑ์การพิจารณาความดีความชอบ และ ปฏิบตั ิต ามข้อ ก าหนดมาตรการด าเนิน การต่ อ ผู้ไ ม่ปฏิบตั ิต ามนโยบาย มาตรฐาน แนวทาง ปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในของหน่ วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง จังหวัด ปราจีนบุรที งั ้ ในด้านกฎหมายและทางวินยั องค์ประกอบที่ 2 การประเมิ นความเสี่ยง การประเมินความเสีย่ งทีเ่ กิดขึน้ ของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม มีดงั ต่อไปนี้ 1. เจ้าหน้าทีไ่ ม่เพียงพอต่อการปฏิบตั งิ าน ทางานล่าช้า 2. เจ้าหน้าทีก่ ารเงินขาดความชานาญและทักษะด้านการจัดทาบัญชีระบบใหม่ 3. เจ้าหน้าทีพ่ สั ดุขาดความรู้ ความชานาญในการปฏิบตั งิ านด้านพัสดุ 4. ไม่มกี ารจัดลาดับความจาเป็นในการจัดหาทรัพย์สนิ โรงพยาบาลส่ ง เสริม สุ ข ภาพต าบล บ้ า นหนองงู เ หลือ ม มีก ารจัด การความเสี่ย ง ดังต่อไปนี้ 1. โรงพยาบาลส่ งเสริมสุ ขภาพต าบล บ้านหนองงูเ หลือ มได้จ้างลูกจ้างชัวคราวมา ่ บันทึกข้อมูลในคอมพิวเตอร์
93 2. จัดการฝึกอบรมความรูเ้ รื่องการจัดทาระบบบัญชีใหม่แก่เจ้าหน้าที่ในการปฏิบตั งิ าน ด้านการเงินและการบัญชีทุกปี 3. จัดการฝึกอบรมให้ความรูแ้ ก่เจ้าพนักงานสาธารณสุขในงานด้านพัสดุทุกปี 4. จัดทาแผนการจัดซื้อ หรือจัดหา และพิจารณาความสาคัญในการจัดหาทรัพย์ส ิน ตามลาดับ องค์ประกอบที่ 3 กิ จกรรมควบคุม กิจกรรมควบคุมของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม มีดงั ต่อไปนี้ การกาหนดนโยบายและระเบียบวิธปี ฏิบตั งิ าน โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้าน หนองงูเหลือ ม ได้ปฏิบตั ิต ามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานสาธารณสุขจังหวัด ปราจีนบุร ี (ภาคผนวก ข) นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในของหน่ วยงาน ในสังกัดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี (ภาคผนวก ค) และระเบียบ สานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง การกาหนดมาตรฐานการควบคุ มภายใน พ.ศ. 2554 (ภาคผนวก จ) โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อให้หน่ วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุขจังหวัด ปราจีนบุร ี นามาตรฐานการควบคุมภายในทีก่ าหนดไปใช้เป็ นแนวทาง สาหรับการจัดวางระบบ การควบคุมภายในให้มปี ระสิทธิภาพและประสิทธิผลของหน่วยงานและหน่วยรับตรวจ การสอบทานโดยผู้อานวยการโรงพยาบาล ผู้อานวยการโรงพยาบาลทาการสอบทาน ผลการปฏิบตั งิ านของเจ้าหน้าทีเ่ ดือนละ 1-2 ครัง้ การดูแ ลป้อ งกัน ทรัพ ย์ส ิน เจ้า หน้ า ที่ก ารเงิน จัด เก็บ เงินสดในตู้นิร ภัย ส่ ว นเอกสาร หลักฐาน และระบบงานทีส่ าคัญจัดเก็บในตูเ้ ก็บเอกสารหลักฐาน การอนุ มตั ริ ายการ ประกอบด้วยประธาน 1 ท่าน และกรรมการ 2 ท่าน จากสานักงาน สาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง และสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี
94 การแบ่งแยกหน้าที่ ดังต่อไปนี้ 1. การอนุ มตั ิรายการ หรือการใช้ความเห็นชอบ กระทาการโดยประธาน 1 ท่าน กรรมการ 2 ท่าน จากสานักงานสาธารณสุ ขอ าเภอบ้านสร้าง และสานักงาน สาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี 2. การประมวลผล หรือการบันทึกรายการ กระทาการโดยเจ้าหน้าทีท่ เ่ี กีย่ วข้อง ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลได้แจ้ง มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานสาธารณสุข จังหวัดปราจีนบุร ี (ภาคผนวก ข) นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั ิการควบคุมภายในของ หน่วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี (ภาคผนวก ค) และ ระเบียบสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง การกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2554 (ภาคผนวก จ) ให้เจ้าหน้ าที่ทุกคนทราบ โดยมีวตั ถุ ประสงค์เพื่อให้หน่ วยงานใน สังกัดสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี นามาตรฐานการควบคุมภายในทีก่ าหนดไปใช้เป็ น แนวทาง ส าหรับการจัดวางระบบการควบคุ มภายในให้มปี ระสิทธิภาพและประสิทธิผ ลของ หน่วยงานและหน่วยรับตรวจ องค์ประกอบที่ 4 สารสนเทศและการสื่อสาร สารสนเทศและการสื่อสารของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม มี ดังต่อไปนี้ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้รวบรวมระเบียบคณะกรรมการ ตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในของหน่ วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี มาตรฐานการควบคุ มภายในของสานักงานสาธารณสุ ขจังหวัดปราจีนบุร ี ข้อ ก าหนดส านัก งานสาธารณสุ ข อ าเภอบ้า นสร้า ง เรื่อ ง ข้อ ก าหนดด้า นความซื่อ สัต ย์แ ละ จริยธรรมในการควบคุมภายใน และระเบียบสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง การ กาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2554 และนาเสนอข้อมูลให้แก่เจ้าหน้าทีท่ ุกคนทราบ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้ใ ช้โปรแกรมสาเร็จรูป ได้แก่ โปรแกรมระบบฐานข้อมูลสถานีอนามัย (JHCIS) โปรแกรม NCD SSE 2010 โปรแกรมคัดกรอง
95 มะเร็งปากมดลูก (CxS2010) โปรแกรม Depression โปรแกรมงานระบาดวิทยา (R 506) โปรแกรมคัดกรองความเสี่ยง สุ ขภาพประชาชนที่มอี ายุตงั ้ แต่ 15 ปี ข้นึ ไป ของสานักงาน หลักประกันสุขภาพแห่งชาติ (PPIS) โปรแกรมการแพทย์แผนไทย และโปรแกรม DM HT 2011 ดังทีก่ ล่าวไว้ขา้ งต้น โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้ใช้งานคอมพิวเตอร์และระบบ การสื่อ สารผ่ า นระบบอิน เตอร์เ น็ ต ในการติด ต่ อ สื่อ สาร รับ ส่ ง ข้อ มูล ระหว่ า งหน่ ว ยงานกับ สานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง และสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี โรงพยาบาลส่ ง เสริม สุ ข ภาพต าบล บ้ า นหนองงู เ หลือ มมีก ารประชาสัม พัน ธ์ผ่ า น อาสาสมัครสาธารณสุขประจาหมูบ่ า้ นในการแจ้งข่าวสารต่างๆ เกี่ยวกับ โครงการส่งเสริมสุขภาพ ให้ผรู้ บั บริการทราบ องค์ประกอบที่ 5 การติ ดตามประเมิ นผล การติดตามประเมินผลของโรงพยาบาลส่ งเสริมสุขภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือม มี ดังต่อไปนี้ การติดตามผลในระหว่างการปฏิบตั งิ าน เจ้าหน้าทีไ่ ด้มกี ารตรวจเยีย่ มผู้รบั บริการตาม บ้านเรือน เพื่อติดตามอาการ และสามารถประเมินผลการปฏิบตั งิ านของเจ้าหน้าทีไ่ ด้ มีการติดตามประเมินผลจากผู้อานวยการโรงพยาบาลในการปฏิบตั งิ านของเจ้าหน้าที่ รายบุคคลทุกคน (ปีละ 2 ครัง้ ) เพื่อปรับเลื่อนขัน้ ความดีความชอบ มีการติดตามประเมินผลปีละ 1 ครัง้ จากผูต้ รวจสอบภายใน ซึง่ มาจากสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง ขัน้ ตอนการปฏิ บตั ิ งานด้านการเงิ นและการบัญชี ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ านด้านการเงินและการบัญชีกาหนดตามสานักงานปลัดกระทรวง สาธารณสุข โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อให้โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบลมีการบริหารการจัดการ ด้า นการเงิน และการบัญ ชี ตลอดจนการปฏิบ ัติต ามกฎหมาย ระเบีย บ ข้อ บัง คับ และมติ
96 คณะรัฐมนตรี ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การดาเนินงานเป็ นไปด้วยความถูกต้อง ครบถ้วน และเรียบร้อย โดยกาหนดให้เป็นรูปแบบและมาตรฐานเดียวกัน การรับเงิ น 1. ออกใบเสร็จทุกครัง้ ที่มกี ารรับเงินทุกประเภท โดยออกใบเสร็จรับเงินตามแบบที่ กระทรวงสาธารณสุ ข ก าหนด ดั ง ภาพที่ 3-4 ซึ่ ง มี ค าร์ บ อนในตั ว โดยฉี ก ใบเสร็จรับเงินตัวจริงให้กบั ผูช้ าระเงิน สาเนาเย็บติดกับเล่ม 2. เมื่อรับชาระเงินแล้วให้บนั ทึกเงินทีไ่ ด้รบั ในบัญชีเงินสด (แบบ 401) ภายในวันทีม่ กี าร รับเงินโดยแสดงรายละเอียดว่าได้รบั เงินตามใบเสร็จรับเงินเล่มที่ เลขที่ เท่าใด และ จานวนเท่าใด 3. เมื่อสิ้นเวลาการรับเงิน (15.30 น.) ให้เจ้าหน้ าที่ผู้มหี น้ าที่ในการรับเงิน รวบรวม เงินสด พร้อมสาเนาใบเสร็จรับเงิน และเอกสารอื่น ทีจ่ ดั เก็บในวันนัน้ ทัง้ หมดส่งมอบ เจ้าหน้าที่การเงินปิดบัญชีโดยรวมเงินตามสาเนาใบเสร็จรับเงินทุกฉบับ โดยแสดง รายละเอียดจากใบเสร็จรับเงินเลขที่เท่าใด ถึงเท่าใด จานวนเงินที่รบั ทัง้ สิ้นเท่าใด ไว้ดา้ นหลังสาเนาใบเสร็จรับเงินฉบับสุดท้าย ดังภาพที่ 3-5 4. ในกรณีทม่ี กี ารรับภายหลังกาหนดเวลาปิดบัญชี (15.30 น.) สาหรับวันนัน้ แล้ว ก็ให้ บันทึกการรับเงินนัน้ ในวันทาการถัดไป 5. เมื่อสิ้นเวลารับจ่ายเงินประจาวัน ให้เจ้าหน้ าที่ การเงินนาเงินที่จะเก็บรักษา และ รายงานเงินคงเหลือ ประจาวัน (แบบ 407) ดังภาพที่ 3-6 ให้ค ณะกรรมการเก็บ รัก ษาเงิ น ตรวจสอบ และน าเงิ น บรรจุ หี บ ห่ อ เก็ บ รัก ษาใ นตู้ นิ ร ภัย และให้ คณะกรรมการเก็บรักษาเงินลงนามในรายงานเงินคงเหลือประจาวัน
97
ภาพที่ 3-4 ใบเสร็จรับเงิน วัน.............เดือน................พ.ศ............... ใบเสร็จเล่มที.่ .........เลขที.่ .........ถึง........... จานวนเงิน........................................บาท ลงชือ่ ......................................... ผูส้ ่งเงิน ลงชือ่ ..........................................ผูร้ บั เงิน ลงชือ่ ........................................ผูล้ งบัญชี
ภาพที่ 3-5 ตรายางบันทึกรายการรับเงิน
98
รายการเงิ นคงเหลือประจาวัน ( 407 ) ส่วนราชการ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล อาเภอ จังหวัด ประจาวันที่ รายการ จานวนเงิน หมายเหตุ เงินสด เช็ค...................................................................ฉบับ ธนาณัต.ิ ............................................................ฉบับ ใบสาคัญสารองจ่าย............................................ฉบับ สัญญารับรองการยืมเงิน.....................................ฉบับ ใบเบิกเงินเพื่อจ่ายในราชการ..............................ฉบับ สมุดคูฝ่ ากธนาคาร ธนาคารออมสินสาขา.........1 เล่ม จานวน ( ตัวอักษร ) ( ) ลงชื่อ....................................................... หัวหน้าส่วนราชการ คณะกรรมการเก็บรักษาเงินได้ตรวจนับเงิน และหลักฐานแทนตัวเงินถูกต้องตามรายการข้างต้น แล้ว จึงได้รบั ฝากเก็บรักษาไว้ในลักษณะหีบห่อ .......................................... …………………………… ………………………… กรรมการ กรรมการ กรรมการ ข้าพเจ้า / ผูร้ บั มอบหมายได้รบั เงินและเอกสารแทนตัวเงินตามรายละเอียดข้างต้นนี้ไปแล้ว เมื่อวันที่ ............................เดือน..................................พ.ศ. .......................... ลงชื่อ......................................................ผู้รบั เงิ น ลงชื่อ......................................................หัวหน้ าส่วนราชการ
ภาพที่ 3-6 รายการเงินคงเหลือประจาวัน ( 407 ) การเก็บรักษาเงิ น 1. เมื่อสิน้ เวลารับเงินให้เจ้าหน้าที่ผมู้ หี น้าทีจ่ ดั เก็บหรือรับชาระเงินนาเงินทีไ่ ด้รบั และ สาเนาใบเสร็จรับเงิน และเอกสารอื่นๆ ส่งเจ้าหน้าทีก่ ารเงิน 2. ให้เจ้าหน้าทีผ่ ทู้ าหน้าที่จดั เก็บหรือรับชาระเงินบันทึกรายการไว้หลังใบเสร็จรับเงิน ฉบับสุดท้าย
99 3. ให้ผมู้ หี น้าทีร่ บั ผิดชอบการเงินของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบลจัด ทารายงาน คงเหลือประจาวัน หากวันใดไม่มกี ารรับจ่ายเงินจะไม่ทารายงานคงเหลือประจาวัน ส าหรับ วันนัน้ ก็ไ ด้ แต่ ใ ห้ห มายเหตุ ใ นรายงานเงินคงเหลือ ประจาวันที่ม ีการรับ จ่ายเงิน ถัด ไปให้ทราบด้ว ย และน าเงินที่จ ะเก็บรักษา และรายงานเงิน คงเหลือ ประจาวันส่งมอบต่อคณะกรรมการเก็บรักษาเงิน 4. ให้ค ณะกรรมการเก็บรักษาเงินร่ว มกันตรวจสอบตัว เงินและเอกสารแทนตัว เงิน (ถ้ามี) กับรายงานคงเหลือประจาวัน เมือ่ ปรากฏว่าถูกต้องให้นาเงินเข้าเก็บรักษาไว้ ในตู้นิรภัย และให้คณะกรรมการเก็บรักษาเงิน ทุกคนลงลายมือชื่อในรายงานเงิน คงเหลือประจาวันไว้เป็นหลักฐาน การเบิ กจ่ายเงิ น 1. การจ่ายเงินจะจ่ายได้เฉพาะตามทีม่ กี ฎหมายระเบียบ ข้อบังคับ หรือมติคณะรัฐมนตรี อนุ ญาตให้จ่ายได้ หรือตามทีไ่ ด้รบั อนุ ญาตจากกระทรวงการคลัง เช่น ค่าใช้จ่ายใน การประชุ ม /อบรม/สัม มนา ค่ า อาหาร อาหารว่ า ง และเครื่อ งดื่ม ในการประชุ ม ราชการ ค่าใช้จ่ายงบดาเนินงาน (ค่ าตอบแทน ใช้ส อย และวัสดุ ) ค่ าธรรมเนียม ผ่านทาง ค่าจ้างซ่อม ค่าวัสดุท่จี ดั ซื้อ/จัดจ้าง ค่าสาธารณู ปโภค และค่าใช้จ่าย งบกลาง เงินสวัสดิการข้าราชการและลูกจ้างประจา 2. ก่อนการจ่ายเงินจะต้องดาเนินการขออนุมตั จิ ่ายเงินจากผูม้ อี านาจอนุมตั กิ ่อน 2.1 ให้ผู้ดารงตาแหน่ งต่อไปนี้ มีอานาจในการพิจารณาอนุ มตั ิจ่ายเงินบารุงของ หน่วยงานในสังกัดสานักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข อยู่ในความรับผิดชอบ ของจังหวัดของตนดังนี้ คือ 2.1.1 ผู้อานวยการโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล หัวหน้ าสถานีอนามัย หรือผูป้ ฏิบตั หิ น้าทีห่ วั หน้าสถานีอนามัย ครัง้ หนึ่งไม่เกิน 50,000 บาท 2.1.2 สาธารณสุขอาเภอ สาธารณสุขกิง่ อาเภอ ครัง้ หนึ่งไม่เกิน 100,000 บาท
100 2.1.3 ผู้อ านวยการวิทยาลัยการสาธารณสุ ขสิรนิ ธร ผู้อ านวยการวิทยาลัย พยาบาลบรมราชชนนี ผู้อานวยการโรงพยาบาลชุมชน หรือผู้ปฏิบตั ิ หน้าทีผ่ อู้ านวยการโรงพยาบาลชุมชน ครัง้ หนึ่งไม่เกิน 2,000,000 บาท 2.1.4 ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลศูนย์ หรือผูอ้ านวยการโรงพยาบาลทัวไป ่ ครัง้ หนึ่งไม่เกิน 5,000,000 บาท 2.1.5 นายแพทย์สาธารณสุขจังหวัด ครัง้ หนึ่งไม่เกิน 10,000,000 บาท 2.1.6 ผูว้ ่าราชการจังหวัด หรือผูต้ รวจราชการกระทรวงสาธารณสุข ครัง้ หนึ่ง เกิน 10,000,000 บาท แต่ไม่เกิน 20,000,000 บาท 3. การจ่ายเงินให้จา่ ยจากบัญชีเงินฝากธนาคาร โดยจ่ายเป็นเช็ค 4. การจ่ายเงิน จะต้องมีหลักฐานการจ่ายไว้เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ “หลักฐานการจ่าย” หมายความว่า หลักฐานซึ่งแสดงว่าได้มกี ารจ่ายเงินให้แก่ เจ้าหนี้หรือผูร้ บั เงินตามข้อผูกพันแล้ว หลักฐานการจ่ายต้องพิมพ์หรือเขียนด้วยหมึก การแก้ไขหลักฐานการจ่ายให้ใช้ วิธขี ดี ฆ่าแล้วพิมพ์หรือเขียนใหม่ แล้วให้ผรู้ บั เงินลงลายมือชื่อกากับไว้ทุกแห่ง “ใบสาคัญจ่าย” หมายความว่า หลักฐานการจ่ายทีเ่ ป็ นใบเสร็จรับเงิน หลักฐาน ของธนาคารแสดงการจ่ายเงินให้แก่เ จ้าหนี้ หรือหลักฐานการนาเงินเข้าบัญ ชี เงินฝากธนาคารของผูร้ บั ทีธ่ นาคาร ใบสาคัญจ่าย ทีเ่ ป็ นใบเสร็จรับเงินซึง่ ผูร้ บั เงินออกให้อย่างน้อยจะต้องมีรายการ ดังต่อไปนี้ 1) ชื่อ สถานทีอ่ ยู่ หรือทีท่ าการของผูร้ บั เงิน 2) วัน เดือน ปี ทีร่ บั เงิน
101 3) รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร 4) จานวนเงินทัง้ ตัวเลขและตัวอักษร 5) ลายมือชื่อของผูร้ บั เงิน การจ่ายเงินรายใด ซึง่ ตามลักษณะไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ชาระเงินได้ ให้ผู้จ่า ยเงิน ท าใบรับ รองการจ่า ยเงิน ได้ โดยให้บ ัน ทึก ชี้แ จงเหตุ ท่ีไ ม่อ าจเรีย ก ใบเสร็จรับเงินไว้ เพื่อประกอบการพิจารณาด้วย การจ่ายเงินต่อไปนี้ให้ผจู้ า่ ยทาใบรับรองการจ่ายเงิน โดยไม่ต้องทาบันทึกชีแ้ จง เหตุผล 4.1 การจ่ายเงินรายหนึ่งเป็นจานวนไม่ถงึ สิบบาท 4.2 การจ่ายเงินเป็นค่ารถ หรือเรือนังรั ่ บจ้าง 4.3 การจ่ายเงินเป็นค่าโดยสารรถไฟ รถยนต์ประจาทาง หรือเรือยนต์ประจาทาง 4.4 การจ่ายเงินค่าไปรษณียากร ในกรณีทใ่ี บสาคัญจ่ายเงินสูญหาย ให้ปฏิบตั ดิ งั นี้ ถ้าใบสาคัญจ่ายเป็นใบเสร็จรับเงินสูญหายให้ใช้สาเนาใบเสร็จรับเงินซึง่ ผูร้ บั เงิน รับรองแทนได้ ถ้ า ใบส าคั ญ จ่ า ยที่ เ ป็ นใบส าคั ญ รั บ เงิ น สู ญ หายหรื อ ไม่ อ าจขอส าเนา ใบเสร็จรับเงินได้ ให้ผจู้ า่ ยเงินทาใบรับรองการจ่ายเงินโดยชี้แจงเหตุผลพฤติการณ์ท่ี ใบสาคัญจ่ายสูญหาย และไม่อาจขอสาเนาใบเสร็จรับเงินนัน้ ได้ พร้อมทัง้ คารับรอง ว่ายังไม่เคยนาใบสาคัญ จ่ายมาเบิกจ่าย และถ้าหากค้นพบภายหลังก็จะไม่นามา เบิกจ่ายอีก เมือ่ ได้รบั อนุมตั แิ ล้วก็ให้ใช้ใบรับรองนัน้ เป็นใบสาคัญจ่ายได้
102 4.5 ห้ามมิให้ผมู้ หี น้าทีจ่ ่ายเงินเรียกใบสาคัญจ่าย หรือให้ผรู้ บั เงินลงลายมือชื่อ รับเงินในหลักฐานการจ่ายเงิน โดยทีย่ งั มิได้มกี ารจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้หรือ ผูม้ สี ทิ ธิ ์รับเงิน 4.6 การจ่ายเงินยืม ให้ปฏิบตั ดิ งั นี้ 4.6.1 การจ่ายเงินยืมให้จ่ายได้แต่เฉพาะที่ผู้ยมื ได้ทาสัญญาการยืมเงิน ตามแบบที่ก ระทรวงการคลัง ก าหนดและผู้ ม ีอ านาจได้ อ นุ ม ัติ (นายแพทย์ส าธารณสุ ข จัง หวัด หรือ ผู้ท่ีนายแพทย์ส าธารณสุ ข จังหวัดมอบหมาย) ให้จ่ายเงินยืมตามสัญญาการยืมเงินนัน้ แล้ว เท่านัน้ 4.6.2 สัญญาการยืมเงิน ให้ผู้ยมื ยื่นต่อผู้มอี านาจอนุ มตั ติ ามที่กาหนด จานวน 2 ฉบับ โดยแสดงประมาณการค่าใช้จ่ายและกาหนดเวลา ใช้คนื และให้หวั หน้าส่วนราชการพิจารณาเสนอความเห็นต่อผู้ม ี อานาจดังกล่าวอนุมตั ิ 4.6.3 การอนุ มตั ใิ ห้ยมื เงินใช้ราชการ ให้ผมู้ อี านาจพิจารณาอนุ มตั ใิ ห้ยมื เฉพาะเท่าทีจ่ าเป็ น เพื่อใช้ในราชการและห้ามมิให้อนุ มตั ใิ ห้ยมื เงิน รายใหม่ใ นเมื่อ ผู้ย ืมมิไ ด้ชาระเงิน ยืม รายเก่ า ให้เ สร็จ สิ้นไปก่ อ น เว้นแต่จะได้รบั อนุมตั จิ ากกระทรวงการคลัง 4.6.4 เมือ่ ผูย้ มื ได้รบั เงินตามสัญญาการยืมเงินแล้วให้ลงลายมือชื่อรับเงิน ในสัญญาการยืมเงินทัง้ 2 ฉบับ มอบให้ส่วนราชการเก็บรักษาไว้ เป็นหลักฐาน 1 ฉบับ และให้ผยู้ มื เก็บไว้ 1 ฉบับ 4.6.5 เมื่อผู้ยมื ส่งใช้เงินยืม ให้เจ้าหน้าที่ผู้รบั คืนเงินยืมบันทึกการรับคืน ในสัญญาการยืมเงินพร้อมทัง้ ออกใบเสร็จรับเงิน และ/หรือใบสาคัญ ตามแบบทีก่ รมบัญชีกลางกาหนดให้ผยู้ มื ไว้เป็นหลักฐาน
103 4.6.6 ให้ส่วนราชการเก็บรักษาใบยืมซึง่ ยังมิได้ชาระคืนเงินยืมให้เสร็จสิน้ ไว้ในที่ปลอดภัยอย่าให้สูญหายได้ และเมื่อผู้ยมื ได้ชาระคืนเงินยืม เสร็จสิน้ แล้วก็ให้เก็บเช่นเดียวกับหลักฐานการจ่าย 4.6.7 ในกรณีท่ผี ู้ยมื มิได้ชาระคืนเงินยืมภายในกาหนดให้หวั หน้ าส่ ว น ราชการเรีย กชดใช้ เ งิน ยืม ตามเงื่อ นไขในใบยืม ให้เ สร็จ สิ้น ไป โดยเร็ว อย่างช้าไม่เกิน 30 วัน นับแต่วนั ครบกาหนด ในกรณีทไ่ี ม่ อาจปฏิบตั ไิ ด้ก็ให้รายงานให้นายอาเภอพิจารณาสังการบั ่ งคับให้ เป็นไปตามสัญญาการยืมเงินต่อไป 4.6.8 การจ่ายเงินนอกงบประมาณให้ยมื ให้กระทาได้เฉพาะเพื่อใช้จ่าย ในการดาเนินงานตามวัต ถุประสงค์ของเงินนอกงบประมาณนัน้ ๆ หรือ กรณีอ่ืน ซึ่ง จาเป็ น เร่งด่ ว นแก่ ราชการ และได้ร บั อนุ ม ตั ิจ าก หัวหน้าส่วนราชการเจ้าของงบประมาณ 4.7 การจ่ายเงินต้องจ่ายให้กบั ผูม้ สี ทิ ธิ ์ ถ้าผูม้ สี ทิ ธิ ์รับเงินไม่สามารถมารับเงิน ด้ว ยตนเองได้จะมอบฉันทะให้ผู้อ่นื เป็ นผู้รบั แทนเมื่อ ได้รบั อนุ ญาตจาก ผู้เ บิก เงิน ของส่ ว นราชการ (นายแพทย์ส าธารณสุ ข จัง หวัด ) แล้ว ก็ใ ห้ กระทาได้ 4.7.1 การมอบฉั น ทะให้กับ บุ ค คลที่เ ป็ น ข้า ราชการ ลู ก จ้า งของส่ ว น ราชการ ให้ใ ช้ใ บมอบฉันทะรับเงินตามแบบที่กระทรวงการคลัง กาหนด 4.7.2 การมอบอานาจให้บุคคลภายนอกกรณีการซื้อ หรือการจ้าง ให้ใช้ รูปแบบหนังสือมอบอานาจทัวไป ่ โดยจะต้องปิ ดอากรแสตมป์ 10 บาท (กรณี ม อบอ านาจให้ร ับ เงิน อย่ า งเดีย ว) โดยจะต้ อ งแนบ เอกสารประกอบ คือ (1.) ส าเนาหนัง สือ รับ รองของส านั ก งาน ทะเบียนหุ้นส่ วนและบริษัท หรือใบทะเบียนพาณิชย์ (2.) สาเนา บัตรประจาตัวประชาชนของผูร้ บั มอบอานาจ
104 4.8 การจ่ายเงินทุกกรณีถ้าผู้จ่ายเงินมีหน้าทีต่ ามกฎหมายทีจ่ ะต้องหักภาษีใด ไว้ ณ ทีจ่ า่ ย ให้หกั ภาษีไว้และนาส่งสรรพากรอาเภอ ดังนี้ 4.8.1 จ่ายเงินให้นิตบิ ุคคล วงเงินตัง้ แต่ 500 บาท ขึน้ ไป หักภาษีเงินได้ ร้อยละ 1 หลังจากหักภาษีมลู ค่าเพิม่ ออกแล้ว 4.8.2 จ่ายเงินให้บุคคลธรรมดาวงเงินตัง้ แต่ 10,000 บาท ขึน้ ไป หักภาษี เงินได้รอ้ ยละ 1 หลังจากหักภาษีมลู ค่าเพิม่ ออกแล้ว 4.9 ให้เ ก็บ รัก ษาหลัก ฐานการจ่ า ย ซึ่ง ส านั ก งานคณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดินยังไม่ได้ตรวจสอบไว้ในทีป่ ลอดภัย อย่าให้สูญหายหรือเสียหายได้ และเมือ่ ได้ตรวจสอบแล้วก็ให้เก็บเอกสารนัน้ ไว้ 4.10 การจ่ายเงินทุกรายการ จะต้องมีการบันทึกรายการจ่ายเงินนัน้ ไว้ในบัญชี เงินสด หรือบัญชีเงินฝากธนาคารแล้วแต่กรณีในวันทีจ่ า่ ยเงินนัน้ 4.11 เมื่อสิ้นเวลารับจ่ายเงิน ให้มผี ู้ตรวจสอบรายการจ่ายเงินที่บนั ทึกไว้ใน บัญ ชีเ งิน สดหรือ บัญ ชีเ งิน ฝากธนาคารกับ หลัก ฐานการจ่า ยในวัน นั น้ หากปรากฏว่า ถู ก ต้อ งแล้ว ให้ผู้ต รวจสอบลงลายมือ ชื่อ กากับ ยอดเงิน คงเหลือในบัญชีนนั ้ ๆ
105
ขัน้ ตอนการเบิ กจ่ายเงิ น ขัน้ ที่ 1
ขัน้ ที่ 2
ขัน้ ที่ 3
รวบรวมหลักฐาน ประกอบการเบิ กจ่าย
ขออนุมตั ิ จา่ ยเงิ น
เสนอผูม้ ีอานาจอนุมตั ิ
ขัน้ ที่ 4
เขียนเช็คสังจ่ ่ าย
ขัน้ ที่ 5
จ่ายเงิ นให้กบั ผูม้ ีสิทธิ์
ขัน้ ที่ 6
บันทึกบัญชีการจ่ายเงิ น
1.1 รวบรวมหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายเงิน 1.2 ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร 1.3 ลงนามรับรองการตรวจสอบ (ได้ตรวจสอบ หลักฐานการเบิกจ่ายถูกต้องแล้ว) 2.1 จัดทาบันทึกขออนุมตั เิ บิกจ่ายเงิน 2.2 แนบเอกสารหลักฐานซึง่ ได้ผ่านการตรวจสอบ รับรองความถูกต้องแล้ว 3.1 ผูม้ อี านาจอนุมตั จิ ่ายเงินบารุง ตามคาสัง่ สานักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุขที่ 2692/2553 ลงวันที่ 22 ตุลาคม 2553 3.2 ผูม้ อี านาจอนุมตั จิ ่ายเงินงบประมาณ (นายแพทย์ สาธารณสุขจังหวัดหรือผูท้ ไ่ี ด้รบั มอบอานาจ) 4.1 สังจ่ ่ ายเช็คให้กบั ผูม้ สี ทิ ธิรั์ บเงิน กรณีตอ้ งหัก ภาษี ณ ทีจ่ ่าย ให้หกั ยอดเงินภาษีออกก่อน จากยอดทีห่ กั ภาษีมลู ค่าเพิม่ ออกแล้ว 4.2 กรณี ส งั ่ จ่ ายเงินเพื่อขอรับเงินสดมาจ่ ายให้ ออกเช็ค สังจ่ ่ ายในนามเจ้าหน้าทีก่ ารเงิน 5.1 ผูร้ บั เงินออกใบเสร็จรับเงิน/ใบสาคัญรับเงิน 5.2 ผูร้ บั เงินลงลายมือชื่อรับเงินในทะเบียนจ่าย เช็ค/ต้นขัว้ เช็คพร้อมลงวันที่ เดือน ปี 6.1 รวบรวมเอกสารทัง้ หมดเป็ นหลักฐาน ประกอบการบันทึกรายการจ่ายเงินไว้ในบัญชี เงินสดหรือบัญชีเงินฝากธนาคารแล้วแต่กรณี ในวันทีจ่ ่ายเงินนัน้ 6.2 เก็บหลักฐานใส่แฟ้มเก็บไว้ในทีป่ ลอดภัย
ภาพที่ 3-7 ขัน้ ตอนการเบิกจ่ายเงิน
106 การบันทึกบัญชีและการรายงาน 1. บันทึก ลงสมุดคุ มเงินสดหน่ ว ยงานย่อ ย (แบบ 401) หรือ บันทึกสมุดคุ มเงินนอก งบประมาณ (แบบ 404) หรือบันทึกสมุดคุมเงินสดคงเหลือประจาวัน (แบบ 407) 2. ทารายงานเงินรายรับ-เงินรายจ่าย ดังภาพที่ 3-8 ส่งทุกเดือนตามแบบฟอร์มทาง ราชการ ส่ ง สาธารณสุ ข อ าเภอบ้า นสร้า ง 1 ชุ ด นายแพทย์ส าธารณสุ ข จัง หวัด ปราจีน บุ ร ี 1 ชุ ด ส านั ก ตรวจเงิน แผ่ น ดิน 1 ชุ ด กรมบัญ ชีก ลาง 1 ชุ ด ส านั ก งบประมาณ 1 ชุด เก็บไว้ทโ่ี รงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล หนองงูเหลือม 1 ชุด รายงานเงิ นรายรับ-เงิ นรายจ่าย สถานบริ การสาธารณสุข โรงพยาบาลส่งเสริ มสุขภาพตาบล...................อาเภอ..................จังหวัด.................... สาหรับเดือน.....................................ประจาปี งบประมาณ........................................... เดือนนี้ แต่ต้นปี รายการ บาท สต. บาท สต. เงินรายรับ 1. ค่ารักษาพยาบาล 1.1 ข้าราชการ / รัฐวิสาหกิจ 1.2 ประกันสังคม 1.3 จ่ายเอง 2. เงินจากกองทุน UC จาก – สสจ. 3. เงินจากกองทุน UC จาก – แม่ขา่ ย 4. รายได้ค่ารักษาพยาบาลประกันสังคม ( เรียกเก็บ ) 5. รายได้จากองค์กรบริหารส่วนท้องถิน่ 6. เงินบริจาคอื่น 7. รายได้ดอกเบีย้ 8. เงินรับฝากภาษีหกั ณ ทีจ่ ่าย 9. รายได้เงินนอกงบประมาณรับโอนจาก สอ.................................... 10. รายได้อ่นื ๆ ( ระบุ ) ................................................. รวมรายรับ
ภาพที่ 3-8 รายงานเงินรายรับ-เงินรายจ่าย
107
รายการ
เดือนนี้ บาท สต.
เงินรายจ่าย 1. ค่าจ้างชัวคราว ่ 2. ค่าตอบแทน 3. ค่าซ่อมแซมและบารุงรักษา 4. ค่าจ้างเหมาบริการ 5. ค่าวัสดุสานักงาน 6. ค่าสาธารณูปโภค 7. ค่าครุภณ ั ฑ์ 8. ค่าครุภณ ั ฑ์ต่ากว่า 5,000.- บาท 9. ค่าใช้จ่ายในการดินทางไปราชการ 10. ค่าใช้จ่ายในการสัมมนาและฝึกอบรม 11. เงินสมทบกองทุนประกันสังคม 12. ภาษีหกั ณ ทีจ่ ่าย 13. ค่าใช้จ่ายเงินนอกงบประมาณโอนให้ สอ................................. 14. ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ( ระบุ )..................................................... รวมรายจ่าย รายรับสูง ( ต่า ) กว่ารายจ่าย บวก เงินบารุงคงเหลือยกมาจากเดือนก่อน เงินบารุงคงเหลือยกไป
ภาพที่ 3-8 (ต่อ) รายงานเงินรายรับ-เงินรายจ่าย 3. สรุปหน้างบรายจ่ายแต่ละเดือนเก็บไว้ในหน่วยงาน
แต่ต้นปี บาท สต.
108 ขัน้ ตอนการลงบัญชีตามระบบ Excel ลาดับที่
กระบวนการ
ผูร้ บั ผิดชอบ
1.
บันทึกรายการในสมุดเงินสด/ สมุดเงินฝากธนาคาร/ ใบโอน ( สมุดบันทึกรายการขัน้ ต้น )
เจ้าหน้าทีผ่ รู้ บั ผิดชอบใน การบันทึกบัญชี
2.
บันทึกรายการในบัญชีรายได้/ บัญชีรายจ่าย/บัญชีลกู หนี้เงินยืม ( สมุดบันทึกรายการขัน้ ปลาย )
โปรแกรมทาการผ่าน รายการบัญชีให้อตั โนมัติ
3.
บันทึกรายการในทะเบียนคุมรายได้/ ทะเบียนคุมรายจ่าย/ทะเบียนคุมลูกหนี ( สมุดบันทึกรายการขัน้ ปลาย )
โปรแกรมทาการผ่าน รายการบัญชีให้อตั โนมัติ
4.
งบทดลอง/ รายงานเงินรายรับ – เงินรายจ่าย
โปรแกรมทาการผ่าน รายการบัญชีให้อตั โนมัติ
5.
เสนอรายงานเงินรายรับ–เงินรายจ่าย (ประจาเดือน) ต่อโรงพยาบาลแม่ข่าย
เจ้าหน้าทีผ่ รู้ บั ผิดชอบ
ภาพที่ 3-9 ขัน้ ตอนการลงบัญชีตามระบบ Excel
109 การควบคุมภายในด้านการเงิ นและการบัญชี วัตถุประสงค์ 1. เพื่อ ให้ก ารบริห าร การรับ -จ่ายเงิน และการควบคุ มเป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ถูกต้องตามระเบียบ โปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้ 2. เพื่อให้การบันทึกบัญชี การรับ-จ่ายเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปจั จุบนั ขอบเขตการควบคุม เป็นการควบคุมการรับ-จ่ายเงินของทางราชการ เพื่อให้การรับ-จ่ายเงินเป็ นไปตามแผน และวงเงินทีไ่ ด้รบั อนุมตั ิ แนวปฏิ บตั ิ การควบคุมภายในด้านการเงิ นและการบัญชี โรงพยาบาลส่ง เสริม สุข ภาพต าบล บ้า นหนองงู เ หลือ ม มีก ารก าหนดขัน้ ตอนการ ปฏิบตั ิงานด้านการเงินและการบัญชี และมีการแบ่งแยกหน้ าที่งานหลายตาแหน่ งงานอย่าง ชัดเจน แต่การปฏิบตั งิ านจริงมีเจ้าหน้าที่ปฏิบตั ิงานด้านการเงินและการบัญชีเพียงผู้เดียว คือ นักวิชาการสาธารณสุข โดยเป็ นผูร้ บั ผิดชอบงานตามขัน้ ตอนต่อไปนี้ ได้แก่ การรับเงิน การเก็บ รักษาเงิน การเบิก จ่ายเงิน และการบันทึกบัญชีและการรายงาน และมีคณะกรรมการเก็บรักษา เงิน คือ ผูอ้ านวยการโรงพยาบาล นักวิชาการสาธารณสุข และเจ้าพนักงานสาธารณสุข มีหน้าทีใ่ น การตรวจสอบเงิน และนาเงินบรรจุหบี ห่อเก็บรักษาในตู้นิรภัย พร้อมลงลายมือชื่อในรายงานเงิน คงเหลือประจาวัน ส่วนผูม้ อี านาจในการพิจารณาอนุ มตั จิ ่ายเงินบารุง อยู่ในความรับผิดชอบของ จังหวัด และอานาจอนุ มตั ขิ น้ึ อยู่กบั ตาแหน่ งงานทีด่ ารงอยู่ และสามารถสรุปเป็ นแนวปฏิบตั กิ าร ควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชี ดังตารางที่ 3-1
110 ตารางที่ 3-1 แนวปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในด้านการเงิน ขัน้ ตอนการ ดาเนิ นงาน การรับเงิ น
สภาพแวดล้อมการ ปัจจัยเสี่ยง กิ จกรรมการควบคุม ควบคุม 1.น โ ย บ า ย ก ฎ ห ม า ย 1.ไม่ มี ก ารแบ่ ง แยกหน้ า ที่ 1.แ บ่ ง แ ย ก ห น้ า ที่ ค ว า ม ร ะ เ บี ย บ แ ล ะ ข้ อ บั ง คั บ ความรับผิดชอบด้านการรับ รับผิดชอบในการรับเงินและ เกี่ ย วกับ การรับ และการ เงินโดยเฉพาะ การบันทึกให้ชดั เจน เก็บรักษาเงิน
2.ความรู้ ค วามสามารถ 2.ระเบีย บ หลัก เกณฑ์ การ และทักษะของผูป้ ฏิบตั งิ าน รับเงินกาหนดไว้ไม่ชดั เจน
3.จริยธรรมของผูป้ ฏิบตั งิ าน 3.เงิน สูญ หายบ่ อ ยครัง้ หรือ ยอดเงินในบัญชีไม่ตรงกับตัว เงินทีม่ อี ยู่จริง 4.ไม่มกี ารตรวจนับหรือสอบ ทานตัวเงินจริง 5.ไม่มกี ารพัฒนาบุคลากรให้ มีคุณภาพ
สารสนเทศและการ สื่อสาร 1 . แ จ้ ง เ วี ย น น โ ย บ า ย ก ฎ ห ม า ย ร ะ เ บี ย บ ข้ อ บัง คับ และวิ ธี ป ฏิ บ ั ติ เกี่ย วกับ การรับ และเก็ บ รักษาเงินให้ผู้ท่เี กี่ยวข้อ ง ทราบ 2.กาหนดหลักเกณฑ์การรับ 2.จัดให้มคี อมพิวเตอร์เพื่อ และการเก็ บ รั ก ษาเงิ น ให้ ร ว บ ร ว ม ข้ อ มู ล จ ะ ไ ด้ รัด กุ ม เหมาะสม และเป็ น รวดเร็วในการปฏิบตั งิ าน ลายลักษณ์อกั ษร 3.กาหนดให้มกี ารตรวจสอบ ยอดเงินกับหลักฐานการรับ ทุกครัง้ 4.จัดทารายงานทางการเงิน ทุกสิน้ วันและสอบทานโดยผู้ มีอานาจ 5.เปิ ดการอบรมบุ ค ลากร เป็ นประจาปี
การติ ดตามและ ประเมิ นผล 1.ส อ บ ท า น ค ว า ม เหมาะสมของนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ และ ข้อ บัง คับ เกี่ย วกับ การ รับ และการเก็ บ รั ก ษา เงิน 2.สอบทานระบบการ ควบคุมภายในด้านการ รับและเก็บรักษาเงิน
111 ตารางที่ 3-1 (ต่อ) แนวปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในด้านการเงิน ขัน้ ตอนการ ดาเนิ นงาน
การจ่ายเงิ น
สภาพแวดล้อมการ ควบคุม
ปัจจัยเสี่ยง
6.ไม่ มี ก ารวางแผนในการ ท า งา น ท า ใ ห้ ผ ลง านไ ม่ ประสบผลสาเร็จเท่าทีค่ วร 1.น โ ย บ า ย ก ฎ ห ม า ย 1.การบั น ทึ ก รายการตาม ระเบี ย บ และข้ อ บั ง คั บ ระบบบั ญ ชี ไ ม่ ถู ก ต้ อ ง ไม่ เกีย่ วกับการเบิกจ่ายเงิน ครบถ้วน และไม่เป็ นปจั จุบนั เ จ้ า ห น้ า ที่ ไ ม่ มี ค ว า ม รู้ ความสามารถในการ ปฏิบตั งิ าน
กิ จกรรมการควบคุม
6.กาหนดแผนการทางานให้ ชัดเจนเพื่อจะได้ไม่เกิดการ ผิดพลาดได้ 1.จัดให้มผี ู้รบั ผิดชอบกากับ ดูแลการปฏิบตั ิงานด้านการ จ่ า ย เ งิ น ใ ห้ เ ป็ น ไ ป ต า ม ระ เบี ย บ และ ข้ อ บั ง คั บ ที่ ก าหนด กรณี ท่ีจ าเป็ น อาจ ก าหนดหลัก เกณฑ์ห รือ วิธี ปฏิบตั ิโดยเฉพาะสาหรับให้ เจ้ า หน้ าที่ ถื อ ปฏิ บ ั ติ เ ป็ น มาตรฐานเดียวกัน 2.ความรู้ ความสามารถ 2.เกิด การทุ จ ริต ในการเบิก 2.จั ด ใ ห้ มี ก า รต รว จ สอบ และทักษะของผูป้ ฏิบตั งิ าน จ่ายเงิน อย่ า งสม่ า เสมอและจัด ให้มี ก า ร ก า ห น ด จ ริ ย ธ ร ร ม จรรยาบรรณของหน่ ว ยงาน ให้ทุกฝา่ ยถือปฏิบตั ิ
สารสนเทศและการ สื่อสาร
การติ ดตามและ ประเมิ นผล
1.เวียนนโยบาย กฎหมาย ระเบีย บข้อบังคับ และวิธี ปฏิบ ัติ เกี่ยวกับ การจ่ ายเงินให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ทราบ
1.ส อ บ ท า น ค ว า ม เหมาะสมของนโยบาย ก ฎ ห ม า ย ร ะ เ บี ย บ ข้อบังคับ เกี่ยวกับการ จ่ายเงิน
2.สอบทานระบบการ ควบคุมภายในด้านการ จ่ายเงิน
112 ตารางที่ 3-1 (ต่อ) แนวปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในด้านการเงิน ขัน้ ตอนการ ดาเนิ นงาน
สภาพแวดล้อมการ ควบคุม
ก า ร บั น ทึ ก บั ญ ชี 1.ระบบการจัดทารายงาน และการรายงาน
ปัจจัยเสี่ยง
1.การบัน ทึ ก บัญ ชี แ ละการ รายงานไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน และไม่เป็ นปจั จุบนั 2.เจ้า หน้ า ที่ล ะเลยไม่ จ ัด ท า บัญชีและรายงานตามระบบ ทีก่ าหนด
กิ จกรรมการควบคุม
สารสนเทศและการ สื่อสาร
3.ให้มีการอนุ มตั ิทุกครัง้ ที่มี การเบิกจ่ายเงิน 4.จัดให้มีหลักเกณฑ์การให้ รางวั ล แก่ ผู้ ท่ี ป ฏิ บ ั ติ ง าน ด้ว ยดี และมีค วามซื่อ สัต ย์ สุ จ ริ ต รวมทั ้ง มาตรการ ลงโทษผูก้ ระทาผิด 1.มีการสอบทานการบันทึก บั ญ ชี ก ั บ เอกสารการรั บ จ่ายเงินทุกสิน้ วัน 2.จั ด ใ ห้ มี ผู้ รั บ ผิ ด ช อ บ เวียนแจ้งรายงานที่จดั ท า โดยตรงในการบันทึกบัญ ชี ตามระยะเวลาทีก่ าหนดให้ และจัด ท ารายงานให้ เ ป็ น ผูท้ เ่ี กีย่ วข้องทราบ ป จั จุ บ ั น ตามระยะเวลาที่ กาหนด
การติ ดตามและ ประเมิ นผล
การประเมิ น การรั บ รู้ สถานะการเงินและการ จัด ท ารายงานทางการ เงิน กับ การบริห ารงาน ด้ า น ก า ร เ งิ น ข อ ง หน่วยงาน
113
บทที่ 4 ผลการศึกษา การศึก ษาปญั หาพิเ ศษเรื่อ ง การควบคุ ม ภายในด้านการเงินและการบัญ ชีต ามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี คณะผู้จดั ทาได้ทาการประมวลข้อมูล และ วิเ คราะห์ ข้อ มู ล จากการสัมภาษณ์ ผู้ อ านวยการโรงพยาบาล นั ก วิช าการสาธารณสุ ข และ เจ้าพนักงานสาธารณสุข ประจาปีงบประมาณ 2554 ตัง้ แต่วนั ที่ 1 เดือน ตุลาคม พ.ศ. 2553 ถึง วันที่ 30 เดือน กันยายน พ.ศ. 2554 โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมมี ขัน้ ตอนในการควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีดงั ต่อไปนี้ การรับเงิน การเก็บรักษาเงิน การเบิกจ่ายเงิน และการบันทึกบัญชีและการรายงาน โดยการวิเคราะห์องค์ประกอบการควบคุม ภายในตามแนวสานักงานการตรวจเงินแผ่นดินทัง้ 5 องค์ประกอบ คือ 1) สภาพแวดล้อมของ การควบคุม 2) การประเมินความเสีย่ ง 3) กิจกรรมควบคุม 4) สารสนเทศและการสื่อสาร 5) การ ติดตามประเมินผล ดังต่อไปนี้ องค์ประกอบที่ 1 สภาพแวดล้อมของการควบคุม สภาพแวดล้อมของการควบคุมโดยทัวไปของโรงพยาบาลส่ ่ งเสริมสุขภาพตาบล บ้าน หนองงูเหลือม มีการมอบอานาจหน้าที่ และความรับผิดชอบเป็ นลายลักษณ์อกั ษรตามคาสังจาก ่ ส านั ก งานสาธารณสุ ข อ าเภอบ้า นสร้า ง และส านั ก งานสาธารณสุ ข จัง หวัด ปราจีน บุ ร ี และ ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลแจ้ง หน้าที่ความรับผิดชอบให้เจ้า หน้าที่ทุกคนทราบ ในด้านจริยธรรม สานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้างได้กาหนด ข้อกาหนดด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรมใน การควบคุมภายในเป็นลายลักษณ์อกั ษรอย่างชัดเจน เพื่อให้เจ้าหน้าทีท่ ุกคนเห็นความสาคัญต่อ ความซื่อสัตย์และจริยธรรมในการควบคุมภายในหน่ วยงาน ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลได้กาหนด ระดับความรู้ ทัก ษะ และความสามารถของเจ้า หน้ าที่ใ นหน้ า ที่ค วามรับผิดชอบที่เ หมาะสม ยกเว้น ด้านการเงินและการบัญ ชี เนื่อ งจากนักวิชาการสาธารณสุ ขที่รบั ผิดชอบหน้ าที่ด้า น การเงินและการบัญ ชี ไม่ไ ด้จบการศึกษาทางด้านการเงิน และการบัญ ชีม าโดยตรง ในด้า น โครงสร้างองค์กรได้กาหนดระดับสายงานบังคับบัญชาชัดเจน มีการแสดงแผนภูมโิ ครงสร้าง/ สายการบังคับบัญชาโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ให้เจ้าหน้าทีท่ ุกคน ทราบ ในการปฏิบ ัติง านผู้ อ านวยการโรงพยาบาลยัง มีก ารติด ตามผลการปฏิบ ัติง านของ เจ้าหน้าที่อย่างต่อเนื่อง ในด้านการมอบอานาจหน้ าที่เป็ นไปอย่างเหมาะสม โดยระดับอานาจ
114 สัมพันธ์กบั หน้ าที่ความรับผิดชอบ รวมทัง้ การมอบอานาจหน้ าที่อยู่ในการควบคุมกากับจาก ผู้อ านวยการโรงพยาบาล ในด้า นการวิเ คราะห์ และประเมิน ความรู้ ความช านาญจากการ ปฏิบตั งิ านได้บนั ทึกไว้เป็ นลายลักษณ์อกั ษร พร้อมทัง้ ได้จดั ฝึ กอบรมเจ้ าหน้ าที่อย่างต่อเนื่อง และทางโรงพยาบาลส่ งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเ หลือม ได้ทาการประเมินเจ้า หน้ าที่ ทุกคน (ปีละ 2 ครัง้ ) มีเกณฑ์การพิจารณาความดีความชอบทีช่ ดั เจนจากการประเมิน เจ้าหน้าที่ อีกทัง้ ยังได้ปฏิบตั ิตามข้อ กาหนดมาตรการดาเนินการต่อผู้ไม่ปฏิบ ัติตามนโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในของหน่วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี ทัง้ ในด้านกฎหมายและทางวินัย พร้อมทัง้ จัดการสื่อสารเกี่ยวกับการลงโทษ ทางวินยั ให้ทราบโดยทัวกั ่ น ในด้านการปรับปรุงคุณภาพงานในองค์กร ได้มรี ะบบป้องกัน มีการ กาหนดเป้าหมายการพัฒนาคุณภาพงานไว้อย่างชัดเจน และเจ้าหน้ าที่มคี วามเข้าใจแผนการ ปรับปรุงคุณภาพงานที่ต้องปรับปรุงทัวถึ ่ งทุกคน ในด้านการบริหาร ผู้อานวยการโรงพยาบาล และเจ้าหน้าที่มกี ารปรึกษาหารือและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในกระบวนการพัฒนางานอย่ าง สม่าเสมอ และสามารถเปิ ดเผยข้อมูลที่สาคัญทางด้านการเงินและการบัญชีแก่บุคคลภายนอก ดังนัน้ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม มีสภาพแวดล้อมของการควบคุม ตรงตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน จึงทาให้การควบคุม ภายในด้านสภาพแวดล้อมของการควบคุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล องค์ประกอบที่ 2 การประเมิ นความเสี่ยง การประเมินความเสี่ยงที่เ กิดขึ้นด้านการเงินและการบัญ ชี ท่สี าคัญ ของโรงพยาบาล ส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม คือ เจ้าหน้าทีท่ ร่ี บั ผิดชอบหน้าทีด่ า้ นการเงินและการ บัญชีเป็ นบุคคลเดียวกัน และเจ้าหน้าที่ท่รี บั ผิดชอบหน้าที่ด้านการเงินและการบัญชี ไม่ได้จบ การศึกษาทางด้านการเงินและการบัญชีมาโดยตรง ซึง่ ทาให้การปฏิบตั งิ านด้านการเงินและการ บัญชีมคี วามเสีย่ งสูงมาก ก่อให้เกิดปจั จัยเสี่ยงอื่นๆ ตามมา ได้แก่ เจ้าหน้าทีก่ ารเงินละเลย ไม่ ปฏิบตั งิ านตามระเบียบและข้อบังคับทีก่ าหนด ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลไม่มกี ารแบ่งแยกหน้าที่ ความรับผิดชอบด้านการรับเงิน การเก็บรักษาเงิน การจ่ายเงิน การบันทึกบัญชีและการรายงาน เกิดเหตุการณ์เงินสูญหายบ่อยครัง้ หรือยอดเงินในบัญชีไม่ตรงกับตัวเงินที่มอี ยู่จริง เนื่องจาก ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลและเจ้าหน้าทีก่ ารเงินไม่มกี ารตรวจนับหรือสอบทานตัวเงินจริงอย่าง สม่าเสมอ ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลไม่มกี ารพัฒนาเจ้าหน้าทีใ่ ห้มคี ุณภาพในด้านการปฏิบตั งิ าน ในการปฏิบตั งิ านด้านการเงินและการบัญชีไม่มกี ารวางแผน ทาให้ผลงานไม่ประสบความสาเร็จ ตามวัตถุประสงค์เท่าทีค่ วร ในการบันทึกบัญชี เจ้าหน้าทีก่ ารเงินมีการบันทึกรายการไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน และไม่เป็ นปจั จุบนั เพราะเจ้าหน้าทีไ่ ม่มคี วามรูค้ วามสามารถในการปฏิบตั งิ าน ทา
115 ให้เกิดการทุจริตในการเบิกจ่ายเงินได้งา่ ย จากปจั จัยเสีย่ งทีเ่ กิดขึน้ ด้านการเงินและการบัญชีเป็ น ความเสี่ยงเกี่ยวกับการควบคุมภายในที่เกิดจากปจั จัยภายใน ซึ่งอยู่ภายใต้ก ารควบคุมของ ผูอ้ านวยการโรงพยาบาล การป้องกันหรือลดความเสี่ยงกระทาได้ โดยจัดให้มกี จิ กรรมควบคุม อย่างเพียงพอและเหมาะสม ซึง่ ปจั จัยเสีย่ งทีเ่ กิดขึน้ ด้านการเงินและการบัญชีทก่ี ล่าวข้างต้น ทา ให้การประเมินความเสีย่ งของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมไม่ตรงตาม มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน เนื่องจากปจั จัยเสีย่ งทีเ่ กิดขึน้ มี ความเสีย่ งสูงมาก ส่งผลทาให้การควบคุมภายในด้านการประเมินความเสีย่ งไม่มปี ระสิทธิภาพ องค์ประกอบที่ 3 กิ จกรรมควบคุม ผู้อานวยการโรงพยาบาลได้กาหนดกิจกรรมควบคุม เพื่อ ป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่ เกิดขึน้ แต่ผอู้ านวยการโรงพยาบาลขาดการแบ่งแยกหน้าทีค่ วามรับผิดชอบในการรับเงิน การ เก็บรักษาเงิน การจ่ายเงิน การบันทึกบัญชีและการรายงานอย่างชัดเจน ขาดกาหนดหลักเกณฑ์ ในการรับเงิน การเก็บรักษาเงิน การจ่ายเงิน การบันทึกบัญชีและการรายงานให้รดั กุม เหมาะสม ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลไม่ได้ทาการตรวจสอบยอดเงิน ตัวเงินทีม่ อี ยูจ่ ริงกับหลักฐานการรับเงิน ทุกครัง้ ไม่มขี อ้ กาหนดให้เจ้าหน้าทีก่ ารเงินจัดทารายงานทางการเงินทุกสิน้ วันและสอบทานโดย ผู้อานวยการโรงพยาบาล ขาดการจัดฝึ กอบรมเจ้าหน้ าที่เป็ นประจาทุกปี เพื่อ พัฒนาความรู้ ความสามารถของเจ้าหน้ าที่ให้มคี ุณภาพ ในการปฏิบตั งิ านเจ้าหน้าที่การเงินขาดการกาหนด แผนการปฏิบตั งิ าน จึงเกิดความผิดพลาดและทาให้ได้ผลงานทีไ่ ม่ประสบผลสาเร็จ ผูอ้ านวยการ โรงพยาบาลขาดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอย่างสม่าเสมอ และไม่มขี อ้ กาหนดให้ เจ้าหน้าที่ทุกคนตระหนักถึงจริยธรรมและจรรยาบรรณของหน่ วยงาน ในด้านการเบิกจ่ายเงิน เจ้าหน้าทีก่ ารเงินไม่ทาการอนุมตั ทิ ุกครัง้ ทีม่ กี ารเบิกจ่าย ในด้านการบันทึกบัญชีและการรายงาน ผูอ้ านวยการและเจ้าหน้าทีก่ ารเงินขาดการสอบทานการบันทึกบัญชีกบั เอกสารการรับจ่ายเงิน ทุกสิน้ วัน จึงทาให้กจิ กรรมควบคุมของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมไม่ ตรงตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน เนื่องจากเป็ นกิจกรรมที่ ไม่ไ ด้ปฏิบตั ิเ พื่อ ป้องกันหรือลดความเสี่ยงด้านการเงินและการบัญ ชีท่ี จึงไม่ค รอบคลุมตาม มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน ส่งผลทาให้การควบคุมภายใน ด้านกิจกรรมควบคุมไม่มปี ระสิทธิภาพ
116 องค์ประกอบที่ 4 สารสนเทศและการสื่อสาร โรงพยาบาลส่ ง เสริ ม สุ ข ภาพต าบล บ้ า นหนองงู เ หลื อ ม มี ก ารรวบรวมระเบี ย บ คณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดินว่ าด้วยการก าหนดมาตรฐานการควบคุ มภายใน พ.ศ. 2544 นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในของหน่ วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานสาธารณสุขจังหวัด ปราจีนบุร ี ข้อกาหนดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง ข้อกาหนดด้านความซื่อสัตย์ และจริยธรรมในการควบคุมภายใน และระเบียบสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง การ กาหนดมาตรฐานการควบคุ มภายใน พ.ศ. 2554 เพื่อนาเสนอข้อมูล ให้แก่ บุคคลภายในและ ภายนอกทราบอย่างสม่าเสมอ และโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้ใช้งาน คอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารอินเตอร์เน็ตในการติดต่อสื่อสาร รับส่งข้อมูลระหว่างหน่ วยงาน กับสานักงานสาธารณสุขอาเภอ บ้านสร้าง และสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี และแจ้งให้ บุคคลภายนอกทราบ ซึ่งเป็ นการติดต่อแบบ 2 ทาง คือ เมื่อสานักงานสาธารณสุขอาเภอ บ้าน สร้าง และส านักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุรสี ่ งข้อมูลข่าวสาร หรือค าสังมายั ่ งหน่ วยงาน หน่ วยงานสามารถติดต่อกลับเพื่อสอบถามทาความเข้าใจได้ และได้ใช้โปรแกรมสาเร็จรูป ได้แก่ โปรแกรมระบบฐานข้อมูลสถานีอนามัย (JHCIS) โปรแกรม NCD SSE 2010 โปรแกรมคัดกรอง มะเร็งปากมดลูก (CxS2010) โปรแกรม Depression โปรแกรมงานระบาดวิทยา (R 506) โปรแกรม คัดกรองความเสีย่ งสุขภาพประชาชนทีม่ อี ายุตงั ้ แต่ 15 ปีขน้ึ ไป ของสานักงานหลักประกันสุขภาพ แห่งชาติ (PPIS) โปรแกรมการแพทย์แผนไทย และโปรแกรม DM HT 2011 ดังทีก่ ล่าวไว้ขา้ งต้น ซึง่ โปรแกรมเหล่านี้ใช้รองรับการบริการสุขภาพและประมวลผล เพื่อแจ้งให้เจ้าหน้าทีท่ ุกคนทราบ โดยทัวกั ่ น มีการประชาสัมพันธ์ผ่ านอาสาสมัครสาธารณสุ ขประจาหมู่บ้าน (อสม.) ในการแจ้ง ข่าวสารต่างๆ เกี่ยวกับสุขภาพให้ผรู้ บั บริการทราบ ดังนัน้ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้าน หนองงูเหลือมมีสารสนเทศและการสื่อสารตรงตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการ ตรวจเงินแผ่นดิน จึงทาให้การควบคุมภายในด้านสารสนเทศและการสื่อสารมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล องค์ประกอบที่ 5 การติ ดตามประเมิ นผล โรงพยาบาลส่ งเสริมสุ ขภาพต าบล บ้านหนองงูเ หลือ ม มีการติด ตามประเมิน ผลใน ระหว่างการปฏิบตั ิงาน เจ้าหน้าที่ได้มกี ารตรวจเยีย่ มผู้รบั บริการตามบ้านเรือน เพื่อติดตาม อาการของผู้รบั บริการ และสามารถประเมินผลการปฏิบตั งิ านของเจ้าหน้ าที่ได้ มีตดิ ตามและ การประเมินผลจากผูอ้ านวยการโรงพยาบาลในการปฏิบตั งิ านของเจ้าหน้าที่ทุกคน (ปีละ 2 ครัง้ )
117 เพื่อปรับเลื่อนขัน้ ความดีความชอบ (เงินเดือน) ซึ่งมีเกณฑ์การพิจารณาความดีความชอบที่ ชัดเจน และมีการติดตามประเมินผลปี ละ 1 ครัง้ จากผู้ตรวจสอบภายใน ซึ่งมาจากสานักงาน สาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง และสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี และสามารถแก้ไขผล การประเมินและตอบสนองต่อข้อทักท้วงจากผูต้ รวจสอบภายในได้ ในการติดตามประเมินผลการควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชี ผู้อานวยการ โรงพยาบาลสอบทานระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการ ควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในของหน่ วยงานใน สังกัดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี มาตรฐานการควบคุมภายในของ สานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี ข้อกาหนดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง ข้อกาหนดด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรมในการควบคุมภายใน และระเบียบสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง เรื่อง การกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2554 และแจ้งให้เจ้าหน้าที่ การเงินทราบ และติดตามการปฏิบตั ิงานอย่างใกล้ชดิ ผู้อานวยการทาการประเมินรับรู้สถานะ การเงินและจัดทารายงานทางการเงินกับการบริหารงานด้านการเงินการคลังของหน่ วยงาน และมี การติดตามประเมินผลรายงานทางการเงินปีละ 1 ครัง้ จากผูต้ รวจสอบภายใน ซึง่ มาจากสานักงาน สาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง และสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี เพื่อตรวจสอบความ ถูกต้องและความมีประสิทธิภาพของหน่ วยงาน ดังนัน้ โรงพยาบาลส่ งเสริมสุ ขภาพตาบล บ้าน หนองงูเหลือมมีการติดตามประเมินตรงตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจ เงินแผ่นดิน จึงทาให้การควบคุมภายในด้านการติดตามประเมินมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล แนวทางการแก้ไข 1. ในการปฏิบตั งิ านด้านการเงินและการบัญชีของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมควรแบ่งแยกหน้าทีใ่ นการปฏิบตั งิ านของเจ้าหน้าทีใ่ ห้ชดั เจน ไม่ ควรให้เจ้าหน้าที่เพียงคนเดียวรับผิดชอบงานทัง้ ด้านการเงินและการบัญชี เพราะ ก่อให้เกิดการควบคุมภายในทีไ่ ม่มปี ระสิทธิภาพ 2. ผู้อานวยการโรงพยาบาลควรประชุม วางแผนก่อนการดาเนินงานทุกครัง้ เพื่อให้ การดาเนินงานประสบความสาเร็จตามวัตถุประสงค์ทต่ี งั ้ ไว้
118 3. โรงพยาบาลส่ งเสริมสุ ขภาพต าบล บ้า นหนองงูเ หลือ ม ควรจัดท าแบบประเมิน ความรู้ ความสามารถของเจ้า หน้ า ที่การเงิน พร้อ มทัง้ มีก ารติด ตามงานอย่ า ง ต่อเนื่อง เพื่อวัดระดับความรู้ ความสามารถของเจ้าหน้าทีก่ ารเงิน 4. โรงพยาบาลส่ งเสริมสุ ขภาพต าบล บ้านหนองงูเ หลือ ม ควรควบคุ มกากับให้ เจ้าหน้ าที่ก ารเงินจัดทาแผนการปฏิบตั ิงาน และมีการติดตาม พร้อ มทัง้ กาหนด หลักเกณฑ์การรับและการเก็บรักษาเงินให้รดั กุม เหมาะสม 5. โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ควรมีการกาหนดให้มกี าร ตรวจสอบยอดเงินกับหลักฐานการรับเงินทุกครัง้ และจัดทารายงานทางการเงินทุก สิน้ วันและสอบทานโดยผูม้ อี านาจ 6. โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ควรกาหนดให้ผอู้ นุ มตั ทิ าการ การอนุ มตั ทิ ุกครัง้ ทีม่ กี ารเบิกจ่าย เพื่อทาให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพยิง่ ขึน้ 7. ในหน่ วยงานแต่ ละหน่ วยงานของภาครัฐมีการควบคุ มภายในตามสานักงานการ ตรวจเงินแผ่นดิน แต่การควบคุมภายในยังไม่สามารถป้องกันความเสีย่ งทีเ่ กิดขึน้ ได้ ั หาด้ า นต่ า งๆ ที่เ กิ ด ขึ้น ทัง้ ภายในและภายนอกมีก าร ทัง้ หมด เนื่ อ งจากป ญ เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา จึงทาให้ หน่ วยงานต้องมีการพัฒนาและปรับปรุงระบบ การควบคุมภายในให้เหมาะสมกับปญั หาทีเ่ กิดขึน้ ในสถานการณ์ต่างๆ
119
บทที่ 5 สรุปผลการศึกษาและข้อเสนอแนะ ในการศึกษาปญั หาพิเศษเรื่อง การควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีตามแนว สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน กรณีศกึ ษา โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี มีวตั ถุประสงค์เพื่อศึกษานโยบาย ระเบียบ และข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายในของหน่ วยงานในสังกัด สานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี โครงสร้างการบริหารงาน การปฏิบตั ิงานของเจ้าหน้ าที่ รวมถึงการควบคุมภายในด้านการเงินและการบัญชีของงโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้าน หนองงูเหลือม ตาบลบางพลวง อาเภอบ้านสร้าง จังหวัดปราจีนบุร ี สรุปผลการศึกษา โรงพยาบาลส่ ง เสริม สุ ข ภาพต าบล บ้ า นหนองงู เ หลื อ ม ได้ ป ฏิบ ัติ ต ามระเบีย บ คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในของหน่ วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง ระเบียบสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง การกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2554 และข้อกาหนดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง ข้อกาหนดด้านความ ซื่อสัตย์และจริยธรรมการควบคุมภายใน เนื้อหาโดยรวมของนโยบาย ระเบียบ และข้อกาหนด ดังกล่าวได้กล่าวถึงนโยบายของการควบคุมภายใน มาตรฐานการควบคุมภายในในด้านต่างๆ และมาตรการต่างๆ ทีใ่ ช้ในการควบคุมภายใน รวมถึงมาตรการทีใ่ ช้ในกรณีทห่ี น่ วยงานในสังกัด ไม่ปฏิบตั ติ ามนโยบาย ระเบียบ และข้อกาหนด ทีท่ างคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน สานักงาน สาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง และสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี ได้กาหนดขึน้ อาทิเช่น มาตรการที่ใ ช้ใ นกรณีท่หี น่ ว ยงานรับตรวจมีเ จตนาหรือ ปล่ อ ยปละละเลยในการปฏิบตั ิต าม ระเบียบหรือ ตามข้อ เสนอแนะของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่ นดิน แนวทางการปฏิบตั ิการ ควบคุมภายใน มาตรฐานการควบคุมภายในด้านการรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน การฝากเงิน การ รักษาเงิน เป็ นต้น เพื่อให้หน่ วยงานในสังกัดนาไปใช้เป็ นแนวทางในการจัดระบบการควบคุม ภายในให้เ ป็ น ไปอย่ า งมีป ระสิท ธิ ภ าพ และประสิท ธิผ ลของหน่ ว ยงาน อัน จะส่ ง ผลให้เ กิด ประโยชน์สงู สุดในการดาเนินงานให้เป็นไปอย่างถูกต้อง ยุตธิ รรม โปร่งใส และตรวจสอบได้
120 โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม มีโครงสร้าง/สายการบังคับบัญชา ทัง้ หมด 3 ตาแหน่ ง ได้แก่ ผู้อานวยการโรงพยาบาล ซึ่งเป็ นผู้มอี านาจสูงสุดในโรงพยาบาล ส่ ง เสริม สุ ข ภาพต าบล บ้า นหนองงูเ หลือ ม และมีก ารแบ่ ง สายงานออกเป็ น 2 สาย ได้แ ก่ นักวิชาการสาธารณสุข และเจ้าพนักงานสาธารณสุข ซึ่งนักวิชาการสาธารณสุขได้รบั ผิดชอบ งานด้านการเงินและการบัญชี ดาเนินงานเกี่ยวกับการตรวจสอบการรับ -จ่ายเงินบารุงประจาวัน พร้อมลงลายมือชื่อกากับยอดคงเหลือในสมุดเงินสดและเงินฝากธนาคารทุกวัน การเก็บรักษา เงิน และการบันทึกบัญชีและการรายงาน โดยจัดทาสมุดคุมเงินสดหน่ ว ยงานย่อย (แบบ 401) จัดทาสมุดคุมเงินนอกงบประมาณ (แบบ 404) จัดทาสมุดคุมเงินสดคงเหลือประจาวัน (แบบ 407) ตรวจสอบตัว เงิน หลัก ฐานแทนตัว เงิน ให้ถู กต้อ งตามระเบียบฯ และลงลายมือ ชื่อ ใน รายงานเงินคงเหลือประจาวันทุกครัง้ ที่มกี ารรับ -จ่าย ส่วนตาแหน่ งงานภายนอกโรงพยาบาล ส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้แก่ ผูต้ รวจสอบภายใน ซึง่ เป็ นผูต้ รวจสอบทีม่ าจาก หน่ วยงานส่วนกลางในสังกัดสานักงานสาธารณสุข จังหวัดปราจีนบุร ี ตรวจสอบความถูกต้อง และความเชื่อถือได้ของข้อมูล ซึง่ จะทาการตรวจสอบภายในอย่างต่อเนื่อง การควบคุมภายในด้านสภาพแวดล้อมของการควบคุมของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพ ตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้ปฏิบตั ติ รงตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจ เงินแผ่นดิน จึงทาให้การควบคุมภายในด้านสภาพแวดล้อมของการควบคุมมีประสิทธิภาพและ ประสิท ธิผ ล ยกเว้น ด้า นความรู้ ทัก ษะ และความสามารถของนั ก วิช าการสาธารณสุ ข ที่ รับผิดชอบหน้าที่ดา้ นการเงินและการบัญชี ไม่ได้จบการศึกษาทางด้านการเงินและการบัญชีมา โดยตรง ด้านการประเมินความเสี่ยงของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ได้ระบุปจั จัยเสีย่ งในการปฏิบตั งิ านด้านการเงินและการบัญชีเพียงเท่านัน้ ซึง่ ความเสีย่ งทีไ่ ด้ระบุ ไว้เป็ นความเสี่ยงที่เกิดจากภายในหน่ วยงาน ซึ่งเกิดจากการปฏิบตั ิงานของเจ้าหน้ าที่ท่ไี ม่ม ี ประสิทธิภ าพ เป็ น ความเสี่ยงต่ อ การเกิดข้อ ผิดพลาดหรือ ความเสีย หายแก่ ห น่ ว ยงาน และ ผู้อานวยการโรงพยาบาลไม่ได้ทาการวิเคราะห์ความเสี่ยงว่าความเสี่ยงของหน่ วยงานอยู่ใ น ระดับใดและไม่ได้กาหนดการจัดการความเสี่ยงที่ชดั เจน ทาให้การปฏิบตั งิ านด้านการเงินและ การบัญชีไม่ตรงตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน ทาให้การ ควบคุ ม ภายในด้า นการประเมินความเสี่ยงไม่มปี ระสิทธิภาพ ด้านกิจ กรรมควบคุ ม ของ โรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม ในการปฏิบตั ิงานด้านการเงินและการ บัญชีได้ขาดกิจกรรมควบคุมทุกด้านตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการตรวจเงิน แผ่นดิน เช่น เจ้าหน้าที่การเงินไม่ทาการอนุ มตั ทิ ุกครัง้ ที่มกี ารเบิกจ่าย ขาดการสอบทานจาก เจ้าหน้าทีก่ ารเงิน และผูอ้ านวยการโรงพยาบาล ในการบันทึกบัญชี ขาดการตรวจสอบยอดเงิน ตัว เงินที่มอี ยู่จริงกับหลักฐานการรับเงิน เป็ นต้น ซึ่งส่งผลต่ อการเกิดข้อผิดพลาดหรือ ความ
121 เสียหายแก่หน่ วยงาน จึงทาให้การควบคุมภายในด้านกิจกรรมควบคุมไม่มปี ระสิทธิภาพ ด้าน สารสนเทศและการสื่อสารของโรงพยาบาลส่งเสริม สุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือมได้มกี าร ติดต่อสื่อสาร รับส่งข้อมูลระหว่างหน่วยงาน โดยใช้ระบบอินเตอร์เน็ต มีการนาโปรแกรมสาเร็จรูป มาใช้รองรับการบริการสุขภาพและประมวลผล ทาการแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทุกคนทราบ และมีการ ประชาสัมพันธ์ ผ่ านอาสาสมัค รสาธารณสุ ขประจ าหมู่บ้าน (อสม.) ในการแจ้งข่ าวสารต่ างๆ เกี่ยวกับสุขภาพให้ผรู้ บั บริการทราบ ซึง่ เป็ นการปฏิบตั งิ านตรงตามมาตรฐานการควบคุมภายใน ของสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน จึงทาให้การควบคุมภายในด้านสารสนเทศและการสื่อสาร ของมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ด้านการติดตามประเมินผลควบคุมของโรงพยาบาลส่งเสริม สุขภาพต าบล บ้านหนองงูเหลือมได้ประเมินการปฏิบตั ิงานของเจ้าหน้ าที่การเงิน และมีการ ติดตามประเมินผล ทาให้การปฏิบตั งิ านตรงตามมาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานการ ตรวจเงินแผ่นดิน จึงทาให้การควบคุมภายในด้านการติดตามประเมินผลมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล ข้อเสนอแนะ 1. ในการศึกษาครัง้ ต่อไปของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล ควรศึกษางานในด้าน อื่น ๆ เช่ น ด้า นการบริห าร ด้า นพัส ดุ ด้า นบริห ารทรัพ ยากรบุ ค คล ด้า นระบบ เทคโนโลยีส ารสนเทศ เพื่อ ให้ท ราบถึง การควบคุ ม ภายในในภาพรวมของทัง้ หน่วยงาน 2. ในการศึกษาครัง้ ต่อไปควรที่จะทาการศึกษาเกี่ยวกับการควบคุมภายในตามแนว coso ส าหรับหน่ วยงานเอกชน เพื่อที่จะได้นาข้อ มูล ที่ได้จากการวิเคราะห์มา เปรียบเทียบความแตกต่างกับการควบคุมภายในตามแนวสานักงานการตรวจเงิน แผ่นดินสาหรับหน่วยงานภาครัฐ
122
บรรณานุกรม เกียรติศกั ดิ ์ จีรเธียรนาถ. 2539. การทุจริ ตในองค์กรและอาชญากรรมธุรกิ จ. พิมพ์ครัง้ ที่ 5. กรุงเทพมหานคร: คู่แข่งบุ๊คส์. จันทนา สาขากร, นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ และ ศิลปพร ศรีจนเพชร. ั่ 2551. การควบคุม ภายในและการตรวจสอบภายใน. พิมพ์ครัง้ ที2่ . กรุงเทพมหานคร: ทีพเี อ็น เพรส. เจริญ เจษฎาวัลย์. 2546. การตรวจสอบการบริ หาร. พิมพ์ครัง้ ที่ 3. กรุงเทพมหานคร: พี แอนด์ ดี. ชีวนิ ร ธีระวิภาค. 2545. ปัจจัยเสริ มการควบคุมภายใน: กรณี ศึกษากรมการศาสนา. ปญั หาพิเศษหลักสูตรรัฐประศาสนศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชานโยบายสาธารณะ บัณฑิตวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยบูรพา. ชุลกี าญจน์ ไชยเมืองดี. 2548. การศึกษาระบบการควบคุมภายในด้านการเงิ นและบัญชี ของมหาวิ ทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่. บัณฑิตวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. ณฐพร พันธุอ์ ุดม และคณะ. 2549. แนวทางการควบคุมภายในที่ดี. 5,000 เล่ม. พิมพ์ครัง้ ที่ 1. กรุงเทพมหานคร: ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย. ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย และสมาคมผูต้ รวจสอบภายในแห่งประเทศไทย. 2548. แนวทางการตรวจสอบภายใน. ปทุมธานี: ดูมายเบส. ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย. 2539. คู่มือระบบการควบคุมภายใน. กรุงเทพมหานคร: บุญศิรกิ ารพิมพ์. ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย. 2540. แนวทางการจัดระบบการควบคุมภายใน. พิมพ์ครัง้ ที่1. กรุงเทพมหานคร: บุญศิรกิ ารพิมพ์.
123
บรรณานุกรม (ต่อ) ทิพย์สุดา เมฆฉาย. 2550. การศึกษาเปรียบเทียบแนวคิ ดด้านการควบคุมภายในของ COSO และระบบการควบคุมภายในของธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์ การเกษตร สาขาฮอด จังหวัดเชียงใหม่. บัณฑิตวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. ธัญญกิจ ทรัพย์ประสม. 2547. การประเมิ นผลการควบคุมภายในของ COSO: กรณี ศึกษา ธนาคารแห่งประเทศไทย สานักงานภาคเหนื อ ส่วนเงิ นตรา. บัณฑิต วิทยาลัย, มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. นพวรรณ ฟูตติ ระกูล. 2544. การศึกษาเปรียบเทียบแนวคิ ดด้านการควบคุมภายในของ COSO และระบบการควบคุมภายในของธนาคารออมสิ น. บัณฑิตวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. นิพนั ธ์ เห็นโชคชัยชนะ และ ศิลปพร ศรีจนเพชร. ั่ 2545. การสอบบัญชี. พิมพ์ครัง้ ที่ 2. กรุงเทพมหานคร: เอเอ็นเอส บิซเิ นส คอนซัลแทนส์. พนารัตน์ วสุวฒ ั นศรี. 2551. แนวทางการดาเนิ นงานการควบคุมภายในของศูนย์ การศึกษาพิ เศษประจาจังหวัด. วิทยานิพนธ์หลักสูตรครุศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาการศึกษาพิเศษ, มหาวิทยาลัยราชภัฏพิบลู สงคราม. พยอม สิงห์เสน่ห.์ 2548. การสอบบัญชี. กรุงเทพมหานคร: โรงพิมพ์ชวนพิมพ์. ไพเราะ รัตนวิจติ ร. 2549. การศึกษาเปรียบเทียบการควบคุมภายในตามแนว “COSO” ด้านองค์ประกอบ สภาพแวดล้อมการควบคุม ในอุตสาหกรรมโรงแรมจังหวัด ชลบุรี. งานนิพนธ์หลักสูตรปริญญาบัญชีมหาบัณฑิต สาขาวิชาการบัญชี คณะมนุษย์ ศาสตร์และสังคมศาสตร์, มหาวิทยาลัยบูรพา. เมธากุล เกียรติกระจาย. 2538. การบัญชีเพื่อการวางแผนและควบคุม. ม.ป.ท.
124
บรรณานุกรม (ต่อ) เมธากุล เกียรติกระจาย และ ศิลปพร ศรีจนเพชร. ั่ 2552. การบัญชีเพื่อการวางแผนและ ควบคุม. พิมพ์ครัง้ ที1่ . กรุงเทพมหานคร: ทีพเี อ็น เพรส. วรรณา มูฮาหมัดกาเซ็ม. 2546. ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดวาง ระบบการควบคุมภายในของผูบ้ ริ หารในหน่ วยรับตรวจจังหวัดสระแก้ว. ปญั หาพิเศษหลักสูตรปริญญารัฐประศาสนศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาการ บริหารทัวไป ่ บัณฑิตวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยบูรพา. วิไล วีระปรีย, จงจิตต์ หลีกภัย, และ ประจิต หาวัตร. 2449. ระบบบัญชี . 20,000เล่ม. พิมพ์ครัง้ ที่23. กรุงเทพมหานคร: ด่านสุทธาการพิมพ์. สมบูรณ์ แตงไทย. 2549. ความคิ ดเห็นของทรัพยากรบุคคลในกรมเสนาธิ การร่วม สานักงานตรวจบัญชีทหารและกรมการเงิ นทหาร กองบัญชาการทหารสูงสุด ต่อ การประเมิ นองค์ประกอบการควบคุมภายในตามระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้ น ผลงาน. งานนิพนธ์หลักสูตรปริญญารัฐศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาการจัดการ ทรัพยากรเพื่อความมันคง ่ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์, มหาวิทยาลัยบูรพา. สุรพงษ์ ฉัตรโชคไพศาล. 2554. นักวิชาการสาธารณสุข. สัมภาษณ์. 1 ธันวาคม 2554. สุรยี ์ วงศ์วณิช. ม.ป.ป. การควบคุมทางบัญชี. กรุงเทพมหานคร: โอเอ็นจี การพิมพ์. สุวรรษ รักซ้อน. 2554. ผูอ้ านวยการโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตาบล บ้านหนองงูเหลือม. สัมภาษณ์. 1 ธันวาคม 2554. สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน. 2552. การจัดวางระบบการควบคุมภายในและ การประเมิ นผลการควบคุมภายใน. พิมพ์ครัง้ ที่ 2. กรุงเทพมหานคร: สวัสดิการ สานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน. ศุกลรัตน์ พันนา. 2554. เจ้าพนักงานสาธารณสุข. สัมภาษณ์. 1 ธันวาคม 2554.
125
บรรณานุกรม (ต่อ) อารมณ์ รอดรุ่งเรือง. 2548. การศึกษาความสัมพันธ์ระหว่าง ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ การจัดวางระบบการควบคุมภายในกับพฤติ กรรมองค์การ: กรณี ศึกษา “กรมการ สื่อสารทหาร”. ปญั หาพิเศษหลักสูตรปริญญารัฐประศาสนศาสตรมหาบัณฑิต สาขา การบริหารทัวไป, ่ มหาวิทยาลัยบูรพา. อุทุมพร ธรรมสนอง. 2551. การประเมิ นผลการควบคุมภายในทางการบัญชีของเหมือง แม่เมาะการไฟฟ้ าฝ่ ายผลิ ตแห่งประเทศไทย. บัณฑิตวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. อุษณา ภัทรมนตรี. 2552. การตรวจสอบภายในสมัยใหม่. พิมพ์ครัง้ ที่ 3. กรุงเทพมหานคร: โรงพิมพ์มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์. อาภา สว่างเมฆมรกต. 2550. ปัจจัยที่ส่งผลต่อความสาเร็จในการนาระบบการควบคุม ภายในมาใช้ ในกรมพิ นิจและคุ้มครองเด็กและเยาวชน. ปญั หาพิเศษหลักสูตร ปริญญารัฐประศาสนศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชานโยบายสาธารณะ บัณฑิตวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยบูรพา.
ภาคผนวก
ภาคผนวก ก ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกาหนด มาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544
ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ------------------------โดยที่สมควรกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายในเพื่อให้หน่ วยรับตรวจมีแนวทางใน การจัดระบบการควบคุมภายในให้เป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล อันจะส่งผลให้ เกิดประโยชน์ สูงสุ ดในการดาเนินงานและแก่ การใช้จ่ายเงินและทรัพย์ส ินของประเทศชาติ โดยรวม อาศัยอานาจตามความในมาตรา 5 และมาตรา 15 (3) (ก) (ค) แห่งพระราชบัญญัติ ประกอบรัฐธรรมนูญว่าด้วยการตรวจเงินแผ่นดิน พ.ศ. 2542 คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน จึงออกระเบียบไว้ดงั ต่อไปนี้ ข้อ 1 ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกาหนด มาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544” ข้อ 2 ระเบียบนี้ให้ใช้บงั คับตัง้ แต่วนั ถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป ข้อ 3 ในระเบียบนี้ “หน่วยรับตรวจ” หมายความว่า (1) กระทรวง ทบวง กรม ส่วนราชการทีเ่ รียกชื่ออย่างอื่นทีม่ ฐี านะเป็ น กระทรวง ทบวง หรือกรม (2) หน่วยงานของราชการส่วนภูมภิ าค (3) หน่วยงานของราชการส่วนท้องถิน่ (4) รัฐวิสาหกิจตามกฎหมายว่าด้วยวิธกี ารงบประมาณหรือตามกฎหมายอื่น (5) หน่วยงานอื่นของรัฐ (6) หน่ วยงานทีไ่ ด้รบั เงินอุดหนุ นหรือกิจการทีไ่ ด้รบั เงินหรือทรัพย์สนิ ลงทุนจากหน่ วย รับตรวจตาม (1) (2) (3) (4) หรือ (5) (7) หน่ ว ยงานอื่นใดหรือ กิจการที่ได้รบั เงิน อุดหนุ นจากรัฐที่มกี ฎหมายกาหนดให้ สานักงานการตรวจเงินแผ่นดินเป็นผูต้ รวจสอบ (8) “หน่ วยงานของราชการส่วนท้องถิน่ ” หมายความว่า องค์การบริหารส่วนจังหวัด เทศบาล องค์การบริหารส่วนตาบล กรุงเทพมหานคร เมืองพัทยา และองค์กร ปกครองส่วนท้องถิน่ ทีม่ กี ฎหมายจัดตัง้ ขึน้
“ผูก้ ากับดูแล” หมายความว่า บุคคลหรือคณะบุคคลผูม้ หี น้าทีร่ บั ผิดชอบในการกากับ ดูแลหรือบังคับบัญชาผูร้ บั ตรวจหรือหน่วยรับตรวจ “ผูร้ บั ตรวจ” หมายความว่า หัวหน้าส่วนราชการ หัวหน้าหน่ วยงาน หรือผูบ้ ริหาร ระดับสูง ผูร้ บั ผิดชอบในการปฏิบตั ริ าชการหรือการบริหารของหน่วยรับตรวจ “ฝา่ ยบริหาร” หมายความว่า ผูร้ บั ตรวจ หรือผูบ้ ริหารทุกระดับของหน่วยรับตรวจ “ผูต้ รวจสอบภายใน” หมายความว่า ผูด้ ารงตาแหน่ งผูต้ รวจสอบภายในของหน่ วยรับ ตรวจ หรือดารงตาแหน่งอื่นทีท่ าหน้าทีเ่ ช่นเดียวกับผูต้ รวจสอบภายใน “การควบคุมภายใน” หมายความว่า กระบวนการปฏิบตั งิ านทีผ่ กู้ ากับดูแล ฝ่ายบริหาร และบุคลากรของหน่ วยรับตรวจจัดให้มขี น้ึ เพื่อสร้างความมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผลว่า การ ดาเนินงานของหน่วยรับตรวจจะบรรลุวตั ถุประสงค์ของการควบคุมภายในด้านประสิทธิผลและ ประสิทธิภาพของการดาเนินงาน ซึง่ รวมถึงการดูแลรักษาทรัพย์สนิ การป้องกันหรือลดความ ผิดพลาด ความเสียหาย การรัวไหล ่ การสิน้ เปลือง หรือการทุจริตในหน่ วยรับตรวจ ด้านความ เชื่อถือได้ของรายงานทางการเงิน และด้านการปฏิบตั ติ ามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ และมติ คณะรัฐมนตรี ข้อ 4 ให้ผู้กากับดูแล และหรือฝ่ายบริหารเป็ นผู้รบั ผิดชอบในการนามาตรฐานการ ควบคุมภายในของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินท้ายระเบียบนี้ไปใช้เป็ นแนวทางสาหรับการ จัดวางระบบการควบคุมภายในของหน่ วยรับตรวจให้เป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุ ตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน ข้อ 5 ให้หน่ วยรับตรวจจัดวางระบบการควบคุมภายในโดยใช้มาตรฐานการควบคุม ภายในท้ายระเบียบนี้เป็ นแนวทางให้แล้ว เสร็จภายในหนึ่งปีนับแต่วนั ทีร่ ะเบียบนี้ใช้บงั คับโดย อย่างน้อยต้องแสดงข้อมูล ดังนี้ (1) สรุปภารกิจและวัตถุประสงค์การดาเนินงานทีส่ าคัญในระดับหน่ วยรับตรวจ และ ระดับกิจกรรม (2) ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการควบคุม โดยเฉพาะเกี่ยวกับความซื่อสัตย์ และ จริยธรรมของผูบ้ ริหารระดับสูงและบุคลากรในหน่วยรับตรวจ (3) ความเสีย่ งทีส่ าคัญทีม่ ผี ลกระทบต่อการบรรลุวตั ถุประสงค์ของการควบคุมภายใน (4) ข้อมูลเกีย่ วกับกิจกรรมการควบคุมเพื่อป้องกันหรือลดความเสีย่ งทีส่ าคัญตาม (3) (5) ผูร้ บั ผิดชอบประเมินระบบการควบคุมภายใน และวิธกี ารติดตามประเมินผล ให้หน่ วยรับตรวจรายงานความคืบหน้าในการจัดวางระบบการควบคุมภายในต่อ ผู้ กากับดูแล และคณะกรรมการตรวจสอบของหน่ วยรับตรวจ (ถ้ามี) ทุกหกสิบวัน พร้อมทัง้ ส่ง สาเนาให้สานักงานการตรวจเงินแผ่นดินด้วย เว้นแต่สานักงานการตรวจเงินแผ่นดินจะขอให้ ดาเนินการเป็นอย่างอื่น
ข้อ 6 ให้ผู้รบั ตรวจรายงานต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ผู้กากับดูแล และ คณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่างน้อยปี ละหนึ่งครัง้ ภายในเก้าสิบวัน นับจากวันสิน้ ปีงบประมาณ หรือปีปฏิทนิ แล้วแต่กรณี เว้นแต่การรายงานครัง้ แรกให้กระทา ภายในสองร้อยสีส่ บิ วันนับจากวันวางระบบการควบคุมภายในแล้วเสร็จ โดยมีรายละเอียด ดังนี้ (1) ทาความเห็นว่าระบบการควบคุมภายในของหน่ วยรับตรวจทีใ่ ช้อยู่มมี าตรฐานตาม ระเบียบนี้หรือไม่ (2) รายงานผลการประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของระบบการควบคุมภายใน ในการบรรลุ วตั ถุ ประสงค์และเป้าหมายที่กาหนด รวมทัง้ ข้อมูลสรุปผลการประเมินแต่ล ะ องค์ประกอบของการควบคุมภายในประกอบด้วย (ก) สภาพแวดล้อมของการควบคุม (ข) การประเมินความเสีย่ ง (ค) กิจกรรมการควบคุม (ง) สารสนเทศและการสื่อสาร (จ) การติดตามประเมินผล (3) จุดอ่อนของระบบการควบคุมภายในพร้อมข้อเสนอแนะและแผนการปรับปรุงระบบ การควบคุมภายใน ข้อ 7 ในกรณีหน่ วยรับตรวจไม่สามารถปฏิบตั ติ ามระเบียบนี้ได้ ให้ขอทาความตกลง กับคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ข้อ 8 ในกรณีหน่ วยรับตรวจมีเจตนาหรือปล่อยปละละเลยในการปฏิบตั ติ ามระเบียบนี้ หรือตามข้อเสนอแนะของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน หรือสานักงานการตรวจเงินแผ่นดิน โดยไม่มเี หตุอนั ควร คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินสามารถเสนอข้อสังเกตและความเห็น พร้อมทัง้ พฤติการณ์ของหน่ วยรับตรวจนัน้ ให้กระทรวงเจ้าสังกัด หรือผู้บงั คับบัญชาหรือผู้ ควบคุมกากับ หรือรับผิดชอบของหน่ วยรับตรวจ แล้วแต่กรณี เพื่อกาหนดมาตรการทีจ่ าเป็ น เพื่อให้หน่วยรับตรวจไปปฏิบตั ิ ในกรณีกระทรวงเจ้าสังกัดหรือผูบ้ งั คับบัญชา หรือผูค้ วบคุมกากับหรือรับผิดชอบของ หน่วยรับตรวจไม่ดาเนินการตามวรรคหนึ่งภายในระยะเวลาอันสมควร คณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดินสามารถรายงานต่อประธานรัฐสภา เพื่อแจ้งไปยังคณะกรรมาธิการของรัฐสภาที่ เกี่ยวข้องเพื่อพิจารณาดาเนินการตามอานาจหน้าที่ และแจ้งไปยังคณะกรรมาธิการพิจารณา งบประมาณรายจ่ายประจาปี ของรัฐสภา เพื่อ ประกอบการพิจารณาร่างพระราชบัญ ญัติ งบประมาณรายจ่ายประจาปี ข้อ 9 ให้ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดินรักษาการตามระเบียบนี้ และให้ คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินมีอานาจตีความและวินิจฉัยปญั หาที่เกิดขึน้ จากการบังคับใช้ ระเบียบนี้
ในกรณีมเี หตุอนั สมควร คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินอาจยกเว้นหรือผ่อนผันการ ปฏิบตั ติ ามความในระเบียบนี้ได้ ประกาศ ณ วันที่ 28 กันยายน พ.ศ. 2544
(นายปญั ญา ตันติยวรงค์) ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ประกาศในราชกิจจานุเบกษา ฉบับกฤษฎีกา เล่ม 118 ตอนที่ 99 ก วันที่ 26 ตุลาคม 2544
ภาคผนวก ข มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี
มาตรฐานการควบคุมภายในของ สานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุรี มาตรฐานการควบคุมภายในของสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี กาหนดโดย ระเบียบสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุรวี ่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.2545 โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อให้หน่ วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี นามาตรฐานการควบคุ มภายในที่ก าหนดไปใช้เ ป็ นแนวทาง สาหรับการจัด วางระบบการ ควบคุมภายในให้มปี ระสิทธิภาพและประสิทธิผลของหน่วยงานและหน่วยรับตรวจ ข้อ 1 ภารกิ จของสานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุรี สานักงานสาธารณสุขจังหวัดปราจีนบุร ี เป็ นหน่วยราชการส่วนภูมภิ าค มี หน้าทีบ่ ริหารราชการตามระเบียบกฎหมายทีก่ าหนดไว้คอื 1.1 การกาหนดนโยบายสุขภาพของจังหวัด 1.2 การจัดบริการสุขภาพ 1.3 การสร้างเสริมสุขภาพ 1.4 การป้องกันและควบคุมโรคของหน่วยบริการสุขภาพ 1.5 การคุม้ ครองผูบ้ ริโภคด้านสุขภาพ 1.6 การควบคุมคุณภาพบริการ 1.7 การวิจยั และส่งเสริมด้านสุขภาพ 1.8 การจัดการข้อมูลข่าวสารด้านสุขภาพ 1.9 การจัดการด้านการเงิน การคลังด้านสุขภาพ 1.10 การพัฒนากาลังคนด้านสุขภาพ ข้อ 2 วัตถุประสงค์การดาเนิ นงานที่สาคัญในระดับหน่ วยรับตรวจ 2.1 เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการดาเนินงาน 2.2 เพื่อเพิม่ ความเชื่อถือได้ของการตรวจสอบการเงิน 2.3 เพื่อให้หน่วยงานปฏิบตั ติ ามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ทีเ่ กีย่ วข้อง ข้อ 3 แนวคิ ดเกี่ยวกับการควบคุมภายใน 3.1 การควบคุมภายในเป็ นส่วนประกอบที่แทรกที่แบ่งอยู่ในการปฏิบตั ิงาน ตามปกติ 3.2 การควบคุมภายในเกิดขึน้ ได้โดยบุคลากรของหน่วยรับตรวจ 3.3 การควบคุมภายในให้ความมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผลตามวัตถุประสงค์ท่ี กาหนด
ข้อ 4 มาตรฐานการควบคุมภายใน มาตรฐานการควบคุ ม ภายในที่ค ณะกรรมการตรวจเงิน แผ่ น ดิน ก าหนด ประกอบด้วย 4.1 สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment) 4.2 การประเมินความเสีย่ ง (Risk Assessment) 4.3 กิจกรรมการควบคุม (Control Activities) 4.4 สารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communications) 4.5 การติดตามประเมินผล (Monitoring) ข้อ 5 มาตรฐานด้านสิ่ งแวดล้อมและการควบคุม (Control Environment) มาตรฐาน :ผู้ก ากับดูแลการบริหารและบุค ลากรของหน่ ว ยรับตรวจ ต้อ ง สร้างบรรยากาศของการควบคุมเพื่อให้เกิดทัศนคติท่ดี ตี ่อการ ควบคุมภายใน โดยส่งเสริมให้บุคลากรทุกคนในหน่ วยงานรับ ตรวจเกิดจิตสานึกที่ดใี นการปฏิบตั ิงานในความรับผิดชอบและ ตระหนัก ถึง ความจ าเป็ น และความมีเ จตคติข องการควบคุ ม ภายใน รวมทัง้ ดารงรักษาไว้ซง่ึ สภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ ดี (ตามเอกสารทีแ่ นบนี้) : ผูก้ ากับ ดูแล และฝ่ายบริหาร ควรมีบทบาทในการส่งเสริมและ สนับสนุนให้เกิด "สภาพแวดล้อม" ของการควบคุมทีด่ โี ดย:5.1 จัดทาข้อกาหนดด้านจริยธรรมและแจ้งให้เจ้าหน้าทีท่ ุกคน ทราบ ผู้บริหารควรทาตัวให้เป็ นแบบอย่างทีด่ ี โดยคาพูด และการกระทาอย่างสม่าเสมอ 5.2 กาหนดนโยบาย มาตรฐานและแนวทางปฏิบตั ิงาน และ แจ้งให้บุคลการทราบ 5.3 กาหนดโครงสร้างการจัดองค์กรให้มสี ายการบังคับบัญชา และความสัม พัน ธ์ร ะหว่ า งหน่ ว ยงานภายในองค์ก รให้ เหมาะสม ชัดเจน และสอดคล้องกับขนาดขององค์กร 5.4 กาหนดให้มเี อกสารกาหนดคุ ณลักษณะเฉพาะตาแหน่ ง (Job Description) ซึ่งระบุลกั ษณะของบุค ลากรทุก ตาแหน่ง หน้าที่ 5.5 กาหนดให้มแี นวทางการปฏิบตั ิงานเกี่ยวกับการบริหาร ทรัพ ยากร เช่ น การสรรหาบุ ค ากร การฝึ ก อบรม การ พัฒนาบุคลการ เป็นต้น 5.6 กาหนดบทลงโทษทางวินัยอย่างชัดเจน และเหมาะสมใน
ข้อ 6
ข้อ 7
กรณี ท่ี บุ ค คลในองค์ ก รกระท าการฝ่ า ฝื นนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หรือข้อกาหนดด้านจริยธรรม เป็นต้น มาตรฐานด้านการประเมิ นความเสี่ยง (Risk Assessment) มาตรฐาน : ผูบ้ ริหารต้องประเมินความเสีย่ งถึงปจั จัยภายใน ปจั จัยนอกที่ม ี ผลกระทบต่อการบรรลุวตั ถุประสงค์ของหน่ ว ยรับตรวจอย่าง เพียงพอและเหมาะสม (ตามเอกสารทีแ่ นบ) มาตรฐานกิ จกรรมการควบคุม (Control Activities) มาตรฐาน : ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มกี ิจกรรมการควบคุมที่มปี ระสิทธิภาพ และประสิท ธิผ ล เพื่อ ป้ องกัน และลดความเสี่ย ง ลดความ เสียหาย ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึน้ และให้สามารถบรรลุผล สาเร็จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน สาหรับกิจกรรม การควบคุมภายในเบื้องต้นจะต้องแบ่งแยกหน้ าที่งานภายใน หน่ ว ยงานรับตรวจอย่างเหมาะสม ไม่มอบหมายให้บุคคลใด บุคคลหนึ่งมีหน้าทีเ่ ป็นผูร้ บั ผิดชอบปฏิบตั งิ านทีส่ าคัญแต่ต้นจน จบ แต่ ถ้ามีค วามจาเป็ นให้กาหนดกิจกรรมการควบคุ มอื่น ที่ เหมาะสมทดแทน โดยการควบคุมแบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ 7.1 การควบคุมและป้องกัน (Preventive Control) : เป็ นการ ควบคุมเพื่อป้องกันหรือลดความเสีย่ ง ความผิดพลาด เช่น แบ่งแยกหน้าทีก่ ารงาน 7.2 การควบคุมแบบค้นพบ (Detective Control): เป็ นการ ควบคุ ม เพื่อ ค้ น พบความเสี่ย ง ความเสีย หาย ความ ผิดพลาดทีเ่ กิดขึน้ แล้ว เช่น การสอบทานงาน การสอบยัน ยอด การตรวจรับพัสดุ เป็นต้น 7.2 การควบคุมแบบค้นพบ (Detective Control): เป็ นการ ควบคุ ม เพื่อ ค้ น พบความเสี่ย ง ความเสีย หาย ความ ผิดพลาดทีเ่ กิดขึน้ แล้ว เช่น การสอบทานงาน การสอบยัน ยอด การตรวจรับพัสดุ เป็นต้น 7.3 การควบคุมแบบแก้ไข (Corrective Control): เป็ นการ ควบคุมที่กาหนดขึ้นเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด กิจกรรมการ ควบคุม (ตามเอกสารทีแ่ นบ) 7.4 การควบคุมแบบส่งเสริม (Directive Control): เป็ นการ ควบคุ ม ที่ส่ ง เสริม หรือ กระตุ้ น ให้ เ กิด ความส าเร็จ ตาม
วัตถุประสงค์ ข้อ 8 มาตรฐานสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication) มาตรฐาน : ฝา่ ยบริหารต้องจัดให้มสี ารสนเทศอย่างเพียงพอ และสื่อสารให้ บุคลากรอื่นๆ ทราบ อย่างเหมาะสมและทันเวลา (ตามเอกสาร ทีแ่ นบ) ข้อ 9 มาตรฐานการติ ดตามประเมิ นผล (Monitoring) มาตรฐาน : ฝ่ายบริหารต้องมีการติดตามประเมินผล (Monitoring) โดย การติดตามผลในระหว่างปฏิบตั งิ าน (Ongoing Monitoring) และการประเมินผลเป็ นรายครัง้ (Separate Evaluation) อย่าง ต่อเนื่องและสม่าเสมอเพื่อให้ความมันใจว่ ่ า 9.1 ระบบควบคุ ม ภายในที่ว างไว้ เ พีย งพอ เหมาะสม มี ประสิทธิภาพและมีการปฏิบตั จิ ริง 9.2 การควบคุมภายในดาเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ 9.3 ข้อ ตรวจพบในการสอบทานอื่น ๆ ได้ร ับ การปรับ ปรุ ง แก้ไขอย่างเหมาะสมและทันเวลา 9.4 การควบคุมภายในได้รบั การควบคุม ปรับปรุง แก้ไข ให้ สอดคล้องกับสภาพการณ์ท่เี ปลี่ยนไป (รายละเอียดตาม เอกสารทีแ่ นบท้าย)
ภาคผนวก ค นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในของหน่วยงานในสังกัด สานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง
นโยบาย มาตรฐาน แนวทางปฏิ บตั ิ การควบคุมภายใน ของ หน่ วยงานในสังกัด สานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง __________________________ คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ได้ออกระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ว่า ด้วยการกาหนดมาตรฐานควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ให้ผกู้ ากับดูแลและฝ่ายบริหารกาหนด มาตรฐานการควบคุ ม ภายใน โดยมีอ งค์ป ระกอบมาตรฐาน 4 ประการ มาตรฐาน สภาพแวดล้อมของการควบคุมภายใน (Control Environment) เป็ นมาตรฐานสาคัญ ทีผ่ ู้ กากับดูแล จะต้องกาหนดนโยบายมาตรฐานการควบคุมภายในและแนวทางการปฏิบตั งิ านใน การควบคุมภายใน สานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง จึงได้กาหนดนโยบาย มาตรฐานแนวทางการ ปฏิบตั งิ านด้านการควบคุมภายใน ดังต่อไปนี้ 1. นโยบายการควบคุมภายในของหน่ วยงานสังกัดในสานักงานสาธารณสุข อาเภอ บ้านสร้าง มีดงั นี้ 1.1 ให้หน่ วยงานในสังกัดจัดระบบควบคุมภายใน ให้เกิดประสิทธิผลและ ประสิทธิภาพของการดาเนินงาน ได้แก่ การดาเนินงานและการใช้ทรัพยากรของหน่ วยงานให้ เป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ซึง่ รวมถึงการดูแลรักษาทรัพย์สนิ การป้องกัน หรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การรัวไหล ่ การสิน้ เปลืองหรือการทุจริตในหน่วยงาน 1.2 จัดระบบควบคุมภายในให้มคี วามเชื่อถือได้ของการรายงานทางการเงิน ได้แก่ การจัดทารายงานทางการเงินที่ใ ช้ภายในหน่ ว ยงานให้เ ป็ นไปอย่างถู กต้อ งเชื่อ ถือ ได้ และ ทันเวลา 1.3 จัด ระบบควบคุ ม ภายในหน่ ว ยงานให้ป ฏิบ ัติต ามกฎหมาย และระเบีย บ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง รวมทัง้ ระเบียบข้อกาหนดของหน่ วยงาน นโยบาย มาตรฐานและแนว ทางการปฏิบตั งิ านด้านการควบคุมภายในอย่างเคร่งครัด 2. มาตรฐานการควบคุ ม ภายในของหน่ ว ยรับ ตรวจทุ ก หน่ ว ยงานด าเนิ น การตาม มาตรฐานการควบคุมภายในทัง้ 5 องค์ประกอบ ดังนี้ 2.1 มาตรฐานสภาพแวดล้อมของการควบคุม ( Control Environment ) มาตรฐาน ผูก้ ากับดูแลการบริหารและบุคลากรของหน่ วยรับตรวจ ต้องสร้าง บรรยากาศของการควบคุม เพื่อให้เกิดทัศนคติทด่ี ตี ่อการควบคุมภายใน โดยส่งเสริมให้ บุค ลากรทุก คนในหน่ ว ยงานรับตรวจเกิดจิต สานึกที่ดีในการปฏิบตั ิงานในความรับผิดชอบ
และตระหนักถึงความจาเป็นและความมีเจตนาของการควบคุมภายใน รวมทัง้ ดารงรักษาไว้ซง่ึ สภาพแวดล้อมของการควบคุมทีด่ ี ผูก้ ากับ ดูแล และฝ่ายบริหาร ควรมีบทบาทในการส่งเสริมและสนับสนุ นให้ เกิด “สภาพแวดล้อม” ของการควบคุมทีด่ โี ดย 1.1.1 จัด ท าข้อ ก าหนดด้ า นจริย ธรรมและแจ้ง ให้ เ จ้า หน้ า ที่ทุ ก คนทราบ ผูบ้ ริหารควรทาตัวให้เป็นแบบอย่างทีด่ ี โดยคาพูด และการกระทาอย่างสม่าเสมอ 1.1.2 กาหนดนโยบาย มาตรฐานและแนวทางปฏิบตั งิ าน และแจ้งให้ บุคลากรทราบ 1.1.3 ก าหนดโครงสร้ า งการจัด องค์ ก ารให้ ม ีส ายการบัง คับ บัญ ชาและ ความสัมพันธ์ระหว่างหน่ วยงานภายในองค์กรให้เหมาะสม ชัดเจน และสอดคล้องกับขนาด ขององค์กร 1.1.4 ก าหนดให้ม ีเ อกสารก าหนดคุ ณ ลัก ษณะเฉพาะต าแหน่ ง (Job Description) ซึง่ ระบุลกั ษณะของบุคลากรทุกตาแหน่ง หน้าที่ 1.1.5 กาหนดให้มแี นวทางการปฏิบตั งิ านเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากร เช่น การสรรหาบุคลากร การฝึกอบรม การพัฒนาบุคลากร เป็นต้น 1.1.6 กาหนดบทลงโทษทางวินัยอย่างชัดเจน และเหมาะสมในกรณีทบ่ี ุคคล ในองค์กรกระทาการฝ่าฝื นนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หรือข้อกาหนดด้าน จริยธรรม เป็นต้น 2.2 มาตรฐานการประเมินความเสีย่ ง (Risk Assessment) มาตรฐาน ผูบ้ ริหารต้องประเมินความเสีย่ งถึงปจั จัยภายใน ปจั จัยภายนอกที่ มีผลกระทบต่อการบรรลุวตั ถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจอย่างเพียงพอและเหมาะสม 2.3 มาตรฐานกิจกรรมการควบคุม (Control Activties) มาตรฐาน ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มกี จิ กรรมการควบคุมทีม่ ปี ระสิทธิภาพ และ ประสิทธิผล เพื่อป้องกันและลดความเสีย่ ง ลดความเสียหาย ความผิดพลาดทีอ่ าจเกิดขึน้ และให้สามารถบรรลุผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน สาหรับกิจกรรมการ ควบคุมภายในเบือ้ งต้นจะต้องแบ่งแยกหน้าทีภ่ ายใน หน่ วยงานรับตรวจอย่างเหมาะสม ไม่ มอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งมีหน้าทีเ่ ป็ นผูร้ บั ผิดชอบปฏิบตั งิ านทีส่ าคัญแต่ต้นจนจบ แต่ ถ้ามีความจาเป็ นให้กาหนดกิจกรรมการควบคุมอื่นทีเ่ หมาะสมทดแทน โดยการควบคุมแบ่ง ออกเป็น 4 ประเภท คือ 2.3.1 การควบคุมและป้องกัน (Preventive Control) เป็นการควบคุมเพื่อ ป้องกันหรือลดความเสีย่ ง ความผิดพลาด เช่น แบ่งแยกหน้าทีก่ ารงาน
2.3.2 การควบคุมแบบค้นพบ (Detective Control) เป็ นการควบคุมเพื่อ ค้นพบความเสีย่ ง ความเสียหาย ความผิดพลาดทีเ่ กิดขึน้ แล้ว เช่น การสอบทานงาน การ สอบยันยอด การตรวจรับพัสดุ เป็นต้น 2.3.3 การควบคุมแบบแก้ไข (Corrective Control) เป็ นการควบคุมที่ กาหนดขึน้ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด กิจกรรมการควบคุม 2.3.4 การควบคุมแบบส่งเสริม (Directive Control) เป็ นการควบคุมที่ ส่งเสริมหรือกระตุน้ ให้เกิดความสาเร็จตามวัตถุประสงค์ 2.4 มาตรฐานสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication) มาตรฐาน ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มสี ารสนเทศอย่างเพียงพอ และสื่อสารให้ บุคลากรอื่นๆทราบอย่างเหมาะสมและทันเวลา 2.5 มาตรฐานการติดตามประเมินผล (Monitoring) มาตรฐาน ฝ่ายบริหารต้องมีการติดตามประเมินผล (monitoring) โดยการ ติดตามผลในระหว่างปฏิบตั งิ าน (Ongoing Monitoring) และการประเมินผลเป็ นรายครัง้ (Separate Evaluation) อย่างต่อเนื่องและสม่าเสมอเพื่อให้ความมันใจว่ ่ า 2.5.1 ระบบควบคุมภายในทีว่ างไว้เพียงพอ เหมาะสม มีประสิทธิภาพและมี การปฏิบตั จิ ริง 2.5.2 การควบคุมภายในดาเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ 2.5.3 ข้อตรวจพบในการสอบทานอื่น ๆ ได้รบั การปรับปรุงแก้ไขอย่าง เหมาะสมและทันเวลา 2.5.4 การควบคุมภายในได้รบั การควบคุม ปรับปรุง แก้ไข ให้สอดคล้อง กับสภาพการณ์ทเ่ี ปลีย่ นไป 3. แนวทางการปฏิบตั กิ ารควบคุมภายใน 3.1 มาตรฐานและแนวทางการปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในด้านการรับเงิน การ เบิกจ่าย การ ฝากเงิน การรักษาเงิน และการตรวจเงินของสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง มีดงั นี้ 3.2 ตรวจการลงบัญชี ใบเสร็จรับเงิน รายงานการเงินคงเหลือประจาวัน 3.2.1 ตรวจการส่งจ่ายเช็ค เอกสารหลักฐานทุกฉบับ เช่น สัญญาซือ้ ขาย สัญญาจ้าง ใบแจ้งหนี้ รวมทัง้ เอกสารประกอบฎีกาให้ครบถ้วนสมบูรณ์และถูกต้อง 3.2.2 ตรวจสอบหลักฐานเอกสารต่าง ๆ ให้ถูกต้องครบถ้วนในการนาเงิน ฝากคลังจังหวัดหรือธนาคารทุกครัง้ 3.2.3 ตรวจสอบความถูกต้องของฎีกาเบิกจ่ายเงิน หลักฐานทีก่ ่อหนี้ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบส่งมอบงาน และเอกสารประกอบฎีกาต่างๆ การขออนุ มตั จิ ดั ซือ้ จัดจ้างตาม
ขัน้ ตอนการลงนามในเอกสาร หลักฐานต่างๆ ถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ เพื่อประกอบการเบิก จ่ายเงิน 3.2.4 ตรวจรายงานเงินคงเหลือประจาวันให้ถูกต้อง เป็นปจั จุบนั ทุกวัน และ นาเสนอผูบ้ งั คับบัญชาทราบ 3.2.5 แต่ ง ตัง้ คณะกรรมการเก็บรัก ษาเงินให้เ ป็ น ป จั จุบ ัน และให้ คณะกรรมการตรวจเงินคงเหลือ หลักฐานแทนตัวเงิน และรายงานเงินคงเหลือประจาวัน เพื่อเสนอผูบ้ งั คับบัญชาทราบ 3.2.6 ตรวจสอบรายการในบัญชีเป็ นประจาทุกวัน เพื่อป้องกันการ ผิดพลาด 3.2.7 ตรวจการเบิกจ่ายใบเสร็จรับเงิน ทะเบียนคุมใบเสร็จ การเจาะปรุ ใบเสร็จรับเงินทีเ่ หลือ และใช้ไม่หมดสิน้ ปีงบประมาณ และจัดทารายงานการใช้ใบเสร็จรับเงิน เสนอให้ผบู้ งั คับบัญชารับทราบ 3.2.8 ตรวจการจัดทาบัญชีเงินสด และแยกประเภททะเบียนรายรับรายจ่าย 3.2.9 ตรวจการจัดทางบการเงิน ณ วันสิน้ เดือน และใบนาฝากธนาคาร 3.2.10 ตรวจการจัดทางบแสดงหลักฐานทางการเงิน และงบประมาณอื่นๆ เพื่อจัดส่งให้สานักงานตรวจเงินแผ่นดินภายในกาหนดเวลา 3.2.11 ตรวจงบทรัพย์สนิ ทะเบียนคุมพัสดุ ครุภณ ั ฑ์ ทะเบียนทรัพย์สนิ การ เบิกจ่ายพัสดุ ครุภณ ั ฑ์ 3.2.12 ตรวจเอกสารประกอบการเบิกจ่ายทุกฎีกาให้ครบถ้วนและสมบูรณ์ 3.2.13 ตรวจการเบิกจ่ายเงินอุดหนุ นต่างๆ ให้เป็ นไปตามหลักเกณฑ์และ หนังสือสังการ ่ 3.2.14 ตรวจการเบิกจ่ายหมวดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้เป็ นไปด้วยความประหยัด ตามสถานะการคลัง หรือมีระเบียบให้เบิกจ่าย หรือเบิกจ่ายตามสิทธิ ์ควรจะได้รบั 3.2.15 ตรวจกรณีเขียนเช็คสังจ่ ่ าย ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ทก่ี าหนดไว้ หรือ ตามข้อตกลงระหว่างหน่วยกับธนาคาร 3.2.16 ตรวจการแต่งตัง้ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบการรับเงินประจาวัน หรือการ ปฏิบตั หิ น้าทีข่ องผูท้ ร่ี บั การแต่งตัง้ 3.2.17 ตรวจการแบ่งหน้าทีใ่ นการปฏิบตั งิ านระหว่างผูร้ บั เงิน ผูจ้ ่ายเงิน และ ลงบัญชี 3.2.18 ตรวจการยืมเงินสะสมและการจ่ายขาดเงินสะสม ให้เ ป็ นไปตาม หลักเกณฑ์ตามระเบียบและเป็นเรือ่ งทีอ่ ยูใ่ นอานาจหน้าทีข่ องหน่วยงาน 3.2.19 ตรวจการจัดทาบันทึก ทะเบียนคุ มเงินประกันสัญญาให้เกิดความ ครบถ้วนและเป็ นปจั จุบนั
3.2.20 กรณีเงินประกันสัญญาที่ครบกาหนดจ่ายคืน ให้แจ้งผู้วางเงินประกัน สัญญา มา ถอนคืน และก่อนจะครบกาหนด ให้แจ้งหน่ วยงานทีร่ บั ผิดชอบไปตรวจสอบ ทรัพย์สนิ ดังกล่าวว่ายังอยู่ครบถ้วนสมบูรณ์หรือไม่ประการใด หากเกิดชารุดเสียหายให้แจ้งผู้ วางเงินประกันสัญญาดาเนินการ จะต้องให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนคืนเงินประกันสัญญาทุกครัง้ 3.2.21 รายการเบิกจ่ายเงิน ให้เป็ นไปตามกาหนดเวลา หรือขัน้ ตอนที่ กาหนดไว้ อย่าให้ล่าช้ากว่ากาหนดตามระเบียบหรือหนังสือสังการ ่ 3.2.22 ทาระเบียบลูกหนี้คา้ งชาระให้ถูกต้องเป็นปจั จุบนั 3.2.23 การส่งใช้เงินคืนของลูกหนี้ทย่ี มื เงินทดรองคงค้าง และได้ส่งเงินใช้คนื การอนุมตั ใิ ห้ยมื รายใหม่โดยยังไม่มกี ารส่งใช้เงินยืมรายเก่าหรือไม่ 3.2.24 ลูกหนี้ยมื เงินสะสมคงค้างและมีใบสาคัญแล้ว ให้ตงั ้ งบประมาณชดใช้ ตามระเบียบ 3.2.25 การเบิก เงินฝากตัดปี ได้มกี ารก่ อ หนี้ผูกพันไว้ก่ อ นสิ้นปี งบประมาณ หรือไม่ กรณีเบิกตัดปีโดยไม่ก่อหนี้ผกู พัน ให้ขออนุมตั ผิ วู้ ่าราชการจังหวัดตามระเบียบ 3.3 มาตรฐานและแนวทางการปฏิบตั กิ ารควบคุมภายในด้านพัสดุ มีดงั นี้ 3.3.1 ตรวจขัน้ ตอนการจัดซือ้ จัดจ้างให้เป็นไปตามระเบียบและกฎหมาย 3.3.2 ส่งส าเนาสัญญาจ้างที่มมี ูลค่ าตัง้ แต่ หนึ่งล้านบาทขึ้นไปให้สานักงาน ตรวจเงินแผ่นดิน 3.3.3 ตรวจการจัดทาบันทึกทะเบียนทรัพย์สนิ และการกาหนดเลขรหัสใน ครุภณ ั ฑ์ 3.3.4 การทาบัญชีคุมพัสดุ และการเบิกจ่ายพัสดุ 3.3.5 การแต่งตัง้ กรรมการตรวจสอบการรับ – จ่ายพัสดุประจาปี 3.3.6 พัสดุและครุภณ ั ฑ์ทช่ี ารุดหรือเสื่อมสภาพให้มกี ารแต่งตัง้ กรรมการ ตรวจสอบข้อเท็จจริงและทาการจาหน่ายตามระเบียบ 3.3.7 ประสานงานกับหน่ วยงานต่างๆ ในการจัดซือ้ จัดจ้าง ให้เป็ นไปตาม แผนการใช้จา่ ยงบประมาณทีก่ าหนดไว้ 3.3.8 ตรวจสอบแผนจัดซือ้ จัดจ้าง ในหมวดครุภณ ั ฑ์ทด่ี นิ และสิง่ ก่อสร้าง รวมทัง้ คาชีแ้ จงในงบประมาณเพื่อจัดทาประกาศในการสอบราคา หรือประกวดราคาทุกครัง้ 3.3.9 ให้จดั ส่งประกาศสอบราคา ประกวดราคา ซือ้ หรือจ้างไปยังหน่ วยงาน ต่างๆ ทีเ่ กี่ยวข้อง รวมทัง้ แจ้งบริษทั ร้านค้าต่างๆ ทีม่ อี าชีพทางนี้ให้รบั ทราบพร้อมแจ้ง เจ้าหน้าทีท่ ่เี กี่ยวข้อง และคณะกรรมการทีไ่ ด้รบั การแต่งตัง้ ทาการปิ ดประกาศตามระเบียบ หรือหนังสือสังการที ่ ก่ าหนดไว้ 3.3.10 ให้มกี ารจัดวางแผนซื้อวัสดุครุภณ ั ฑ์ในแต่ละปี ของหน่ วยงาน ตาม ระเบียบทีก่ าหนดไว้
3.3.11 ให้แต่งตัง้ เจ้าหน้าทีร่ บั ผิดชอบ ในการดาเนินการเกีย่ วกับการพัสดุของ ทุกหน่ วยงาน (พัสดุย่อย) ให้จดั ส่งประกาศสอบราคา ประกวดราคา ซือ้ หรือจ้างไปยัง หน่ วยงานต่างๆ ทีเ่ กี่ยวข้อง รวมทัง้ แจ้งบริษทั ร้านค้าต่างๆ ทีม่ อี าชีพทางนี้ให้รบั ทราบ พร้อมแจ้งเจ้าหน้าทีท่ ่เี กี่ยวข้อง และคณะกรรมการทีไ่ ด้รบั การแต่งตัง้ ทาการปิดประกาศตาม ระเบียบหรือหนังสือสังการที ่ ก่ าหนดไว้ 3.3.12 ให้มกี ารจัดวางแผนซื้อวัสดุครุภณ ั ฑ์ในแต่ละปี ของหน่ วยงาน ตาม ระเบียบทีก่ าหนดไว้ 3.3.13 ให้แต่งตัง้ เจ้าหน้าทีร่ บั ผิดชอบ ในการดาเนินการเกีย่ วกับการพัสดุของ ทุกหน่วยงาน (พัสดุยอ่ ย) 3.4 มาตรฐานและแนวทางการปฏิบ ัติค วบคุ ม ภายในด้า นการควบคุ ม การใช้ รถยนต์ของทางราชการ มีดงั นี้ 3.4.1 ให้จ ัด เจ้า หน้ า ที่ท่ีร บั ผิด ชอบการใช้ร ถยนต์ แ ละรถจัก รยายนต์ ข อง ส่วนกลางของหน่วยงานต่างๆ โดยออกเป็นคาสังมอบหมายให้ ่ ชดั เจน 3.4.2 ตรวจสอบในการขออนุ ญาตใช้รถยนต์ออกนอกเขตจังหวัด โดยให้ทา บันทึกรายการขออนุญาตตามระเบียบทุกครัง้ 3.4.3 ให้จดั ทาสมุดควบคุมการใช้รถยนต์ของส่วนกลางทุกคัน โดยให้ พนักงานขับรถยนต์เป็นผูร้ บั ผิดชอบในการลงบันทึกประจาวันในสมุดคุมการใช้รถยนต์ 3.4.4 ให้จดั ทาสมุดควบคุมการเบิกจ่ายน้ า มันเชือ้ เพลิงและหล่อลื่นทุกคันให้ จัดทาสมุดควบคุมการบารุงรักษาซ่อมแซมรถยนต์ทุกคัน 3.4.5 ให้จดั ทาสมุดควบคุมการบารุงรักษาซ่อมแซมรถยนต์ทุกคัน ให้หน่ วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง ปฏิบตั ติ ามนโยบาย มาตรฐาน และแนวทางการควบคุมภายในด้านต่าง ๆ อย่างเป็ นระบบต่อเนื่อง และให้มกี าร พัฒนามาตรฐานการควบคุมภายในให้ดยี งิ่ ขึน้ ต่อไป ทัง้ นี้ ตัง้ แต่บดั นี้เป็นต้นไป สัง่ ณ วันที่ 21 ตุลาคม 2554 ( นางเยาวรัตน์ ปญั ญาพืช ) สาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง
ภาคผนวก ง ข้อกาหนดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรือ่ ง ข้อกาหนด ด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรมการควบคุมภายใน
ข้อกาหนดสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง ข้อกาหนดด้านความซื่อสัตย์และจริ ยธรรมการควบคุมภายใน ……………. คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ได้ออกระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ข้อ 4 ข้อ 5 ให้ผกู้ ากับดูแล และหรือ ฝ่ายบริหารกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน โดยมีองค์ประกอบของมาตรฐาน 4 ประการ มาตรฐานสภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment ) เป็ นมาตรฐานที่สาคัญ ประการหนึ่งในมาตรฐานการควบคุมภายใน ซึง่ ผูก้ ากับดูแลและ หน่ วยบริหาร จะต้องจัดหา ข้อกาหนดด้านจริยธรรมและความซื่อสัตย์ของเจ้าหน้าที่ของหน่ วยรับตรวจ เพื่อเป็ นหน่ วย ปฏิบตั ิ ฝ่ายบริหารงานทัวไป ่ สานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง จึงออกข้อกาหนด สานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง เรื่องข้อกาหนดด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรมการ ควบคุมภายใน ดังต่อไปนี้ ข้อ 1 ข้อกาหนดนี้เรียกว่า ข้อกาหนดสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง เรื่อง ข้อกาหนดด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรมการควบคุมภายใน ข้อ 2 ข้อกาหนดนี้ให้ใช้บงั คับในหน่ วยงานสังกัดสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้าน สร้าง ข้อ 3 ข้อกาหนด ระเบียบ คาสัง่ ใดในส่วนทีไ่ ด้ตรงไว้แล้วในข้อกาหนดนี้ หรือขัด แจ้งกับข้อกาหนดนี้ ให้ใช้ขอ้ กาหนดนี้แทน ข้อ 4 ข้อกาหนดนี้ “เจ้าหน้าที”่ หมายความว่า ข้า ราชการ พนั ก งานของรัฐ และลู ก จ้า งสัง กัด สานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง “ ผูก้ ากับดูแล” หมายความว่า นายอาเภอบ้านสร้าง “ ฝา่ ยบริหาร” หมายความว่า ฝ่ายบริห ารงานทัวไป ่ สานักงานสาธารณสุ ข อาเภอบ้านสร้าง ข้อ 5 ให้เจ้าหน้าทีป่ ฏิบตั ติ ามข้อกาหนด ดังนี้ 5.1 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ และลูกจ้างทุกงานจะต้องสนับสนุ นการ ปกครองระบอบประชาธิปไตย อันมีพระมหากษัตริยเ์ ป็นประมุข 5.2 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ และลูกจ้างประจาจะต้องปฏิบตั ิหน้ าที่ ราชการด้วยความซื่อสัตย์สุจริตและเทีย่ งธรรม 5.3 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ และลูกจ้างประจาจะต้องปฏิบตั ริ าชการให้ เกิดผลดีเพื่อประโยชน์ของทางราชการ
5.4 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องปฏิบตั หิ น้าที่ราชการ ด้วยความ อุตสาหะ เอาใจใส่ ระมัดระวังรักษาผลประโยชน์ของทางราชการ ไม่ประมาทเลินเล่อต่อหน้าที่ 5.5 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องปฏิบตั ติ ามกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ ของทางราชการ หรือหนังสือสังการ ่ 5.6 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องรักษาความลับของราชการ 5.7 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องปฏิบตั ติ ามคาสังของผู ่ ้บงั คับบัญชาที่ สัง่ โดยหน้าทีร่ าชการและโดยชอบด้วยกฎหมายและระเบียบของทางราชการ 5.8 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องปฏิบตั หิ น้าทีร่ าชการ โดยมิให้เป็ นการ กระทาข้ามผูบ้ งั คับบัญชาเหนือตน 5.9 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องไม่รายงานเท็จต่อผูบ้ งั คับบัญชา 5.10 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องอุทศิ เวลาแก่ราชการไม่ละทิ้ง หรือ ทอดทิง้ หน้าทีร่ าชการ 5.11 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องมีสุขภาพ เรียบร้อย รักษาความ สามัคคี ไม่กระทาการอย่างหนึ่งอย่างใดทีเ่ ป็ นการกลันแกล้ ่ ง จะต้องช่วยเหลือซึง่ กันและกันใน การปฏิบตั ริ าชการ 5.12 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องต้อนรับ อานวยความสะดวก ให้ความ เป็ นธรรมและให้การสงเคราะห์กบั ประชาชนที่มาติดต่ อราชการ โดยไม่ชกั ช้า และสุภาพ เรียบร้อย ไม่ขม่ เหงรังแกประชาชน 5.13 ข้าราชการ พนักงานของรัฐ ต้องไม่กระทา หรือให้ผอู้ ่นื กระทาการหา ผลประโยชน์อนั อาจทาให้เสียหาย หรือเสื่อมเสียเกียรติศกั ดิ ์ในกระหน้าทีร่ าชการ ข้อ 6 เจ้าหน้ าที่ผู้ใดฝ่าฝื น หรือไม่ปฏิบตั ิตามข้อกาหนดนี้ ผู้นัน้ เป็ นผู้กระทาผิด วินัย ตามกฎ ก.พ. พ.ศ. 2535 มาตรา 100 จะต้องได้รบั โทษทางวินัย เว้นแต่มเี หตุอนั ต้องโทษตามทีบ่ ญ ั ญัตไิ ว้ในมาตรา 5 แห่ง กฎ ก.พ. 2535 ข้อ 7 ให้ผกู้ ากับดูแล เป็นผูร้ กั ษาการให้เป็นไปตามข้อกาหนดนี้ สัง่ ณ วันที่ 21 ตุลาคม 2554 ( นางเยาวรัตน์ ปญั ญาพืช ) สาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง
ภาคผนวก จ ระเบียบสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรือ่ ง การกาหนด มาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ 2554
ระเบียบสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง เรื่อง การกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ 2554 ………………… คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ได้จดั ทาพระราชบัญญัตปิ ระกอบรัฐธรรมนูญ ว่า ด้วยการตรวจเงินแผ่นดิน พ.ศ 2544 มาตรา 5 (3) (ก) โดยมีวตั ถุประสงค์ เพื่อให้หวั หน้า หน่วยงานภาครัฐนามาตรฐานการควบคุมภายในทีห่ น่วยงานกาหนดไปใช้เป็ นแนวทาง สาหรับ การจัดวางระบบควบคุมภายใน ให้มปี ระสิทธิผลและประสิทธิภาพมาตรฐาน อันจะส่งผลให้เกิด ประโยชน์สูงสุดในการดาเนินงานและการใช้จ่ายเงิน และทรัพย์สนิ ของทางราชการ ประชาชน ประเทศชาติ ให้เป็นไปอย่างถูกต้อง ยุตธิ รรม และโปร่งใส ตรวจสอบได้ อาศัยอานาจตามความในข้อ 4. ข้อ 5 แห่งระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ระบุให้ผกู้ ากับดูแล หรือและฝ่าย บริหารเป็ นผู้รบั ผิดชอบในการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน ไปใช้เป็ นแนวทางสาหรับ การจัดวางระเบียบการควบคุมภายในของหน่ วยรับตรวจ สานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้าน สร้างจึงออกระเบียบสานักงานสาธารณสุขอาเภอบ้านสร้างไว้ดงั นี้ ข้อ 1 ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้างว่าด้วย การกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2552” ข้อ 2 ระเบีย บนี้ ใ ช้ บ ัง คับ หลัง จากที่ไ ด้ ป ระกาศไว้ โ ดยเปิ ด เผยที่ส านั ก งาน สาธารณสุขอาเภอบ้านสร้างแล้ว 7 วัน ข้อ 3 ในระเบียบนี้ “หน่วยรับตรวจ”
หมายความว่า สถานีอนามัย
“หน่วยงานรับตรวจ” หมายความว่า หน่ วยงานในสังกัดสานักงานสาธารณสุข อาเภอบ้านสร้าง “กากับดูแล” หมายความว่า บุคคล หรือคณะบุคคล ผูม้ หี น้าทีร่ บั ผิดชอบ ในการกากับดูแล หรือบังคับบัญชา ผูร้ บั ตรวจหรือหน่วยรับตรวจ “ผูร้ บั ตรวจ” หมายความว่า หัวหน้าสถานีอนามัย ผูร้ บั ผิดชอบในการ ปฏิบตั ริ าชการหรือการบริหารงานของหน่วยรับตรวจ “ฝา่ ยบริหาร” หมายความว่า ผู้รบั ตรวจหรือผูบ้ ริหารทุกระดับของหน่ วย รับตรวจ
“ผูต้ รวจสอบภายใน” หมายความว่า ผูไ้ ด้รบั มอบหมายให้ปฏิบตั หิ น้าทีต่ รวจสอบ ภายใน หรือคณะบุคคลทีไ่ ด้รบั มอบหมายไว้ปฏิบตั หิ น้าทีต่ รวจสอบภายใน “การควบคุมภายใน” หมายความว่า กระบวนการปฏิบตั งิ านที่ผู้กากับดูแล ฝ่าย บริหารและบุคลากรของหน่ วยรับตรวจจัดให้มขี น้ึ เพื่อสร้างความมันใจอย่ ่ างสมเหตุสมผลว่ า การด าเนิ น งานของหน่ ว ยรับ ตรวจจะบรรลุ ว ัต ถุ ป ระสงค์ ข องการควบคุ ม ภายในด้ า น ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการดาเนินการ ซึง่ รวมทัง้ การดูแลรักษาทรัพย์สนิ การ ป้องกัน หรือดูการผิดพลาด ความเสียหาย การรัวไหล ่ การสิน้ เปลือง หรือการทุจริตใน หน่ วยรับตรวจ กับความเชื่อถือ ของหน่ วยงานทางการเงิน และด้านการปฏิบตั ิ ทางกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ และมติคณะรัฐมนตรี ข้อ 4 ผูบ้ ริหารหน่ วยรับตรวจ ต้องปรับเปลีย่ นรูปแบบและทัศนคติในการทางาน เป็นการให้ความสาคัญด้านความรูเ้ กีย่ วกับงานทีร่ บั ผิดชอบ ความซื่อสัตย์ต่ออาชีพ หน้าที่ และ จริยธรรม ในการปฏิบตั ิ ข้อ 5 หน่วยรับตรวจ ต้องปรับโครงสร้าง การจัดองค์กรหรือจัดโครงสร้างการมอบ อานาจและการแบ่งหน้ าที่ความรับผิดชอบให้ชดั เจน กระชับ และง่ายต่อการควบคุม บังคับ บัญชาปรับเปลีย่ นแนวนโยบายการบริหาร และวิธกี ารบริหารด้านบุคลากรให้เกิดการคล่องตัว เป็นระบบในการควบคุมตรวจสอบภายในหน่วยงาน ให้หน่วยงานรับตรวจ รายงานความคืบหน้าในการจัดวางระบบการควบคุมภายใน ต่อผูก้ ากับดูแล และหน่วยตรวจสอบทุกหกสิบวัน ข้อ 6 ผูก้ ากับดูแล ให้ฝา่ ยบริหารและบุคลากรของหน่วยงานรับตรวจ ร่วมกันสร้าง บรรยากาศของการควบคุม เพื่อ ให้เกิด ทัศ นคติท่ดี ตี ่อการควบคุมภายใน โดยส่งเสริมให้ บุคลากรทุกคนในหน่ วยงานเกิดจิตสานึกทีด่ ใี นการปฏิบตั งิ านในความรับผิดชอบ ตระหนักถึง ความจาเป็ นและความสาคัญของการควบคุมภายใน ด้วยการกระตุ้นให้บุคลากรรูส้ กึ ว่า หน้าที่ ทีต่ นรับผิดชอบมีความสาคัญในฐานะทีเ่ ป็ นส่วนหนึ่งในการพัฒนาองค์กรหรือช่วยเหลือให้ผู้ท่ี ประสบความเดือดร้อน หรือมีปญั หา ให้บรรเทาความเดือดร้อนหรือขจัดปญั หาไปได้ ข้อ 7 ปรับทัศนคติและสร้างแรงจูงใจให้เจ้าหน้ าที่ปฏิบตั ิหน้ าที่ท่รี บั ผิดชอบด้วย ความเต็มใจผูป้ กครองมาเป็นผูใ้ ห้บริการประชาชน ข้อ 8 มาตรฐานการควบคุมภายใน ในด้านการรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน การฝาก เงิน การรักษาเงิน และการตรวจเงินของสานักงานสาธารณสุขอาเภอ (1) ตรวจการลงบัญชี ใบเสร็จรับเงิน รายงานการเงินคงเหลือประจาวัน (2) ตรวจการส่งจ่ายเช็ค เอกสารหลักฐานทุกฉบับ เช่น สัญญาซื้อขาย สัญญาจ้างใบแจ้งหนี้ รวมทัง้ เอกสารประกอบฎีกาให้ครบถ้วนสมบูรณ์และถูกต้อง
(3) ตรวจสอบหลักฐานเอกสารต่างๆ ให้ถูกต้องครบถ้วนในการนาเงินฝาก คลังจังหวัดหรือธนาคารทุกครัง้ (4) ตรวจสอบความถูกต้องของฎีกาเบิกจ่ายเงิน หลักฐานทีก่ ่อหนี้ เช่น ใบ แจ้งหนี้ ใบส่งมอบงาน และเอกสารประกกอบฎีกาต่างๆ การขออนุ มตั จิ ดั ซื้อจัดจ้างตาม ขัน้ ตอน การลงนามในเอกสาร หลักฐานต่างๆ ถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ เพื่อประกอบการเบิก จ่ายเงิน (5) ตรวจรายงานเงินคงเหลือประจาวันให้ถูกต้อง เป็ นปจั จุบนั ทุกวัน และ นาเสนอผูบ้ งั คับบัญชาทราบ (6) แต่ ง ตัง้ คณะกรรมการเก็ บ รัก ษาเงิน ให้ เ ป็ น ป จั จุ บ ัน และให้ คณะกรรมการตรวจเงินคงเหลือ หลักฐานแทนตัวเงิน และรายงานเงินคงเหลือประจาวัน เพื่อ เสนอผูบ้ งั คับบัญชาทราบ (7) ตรวจสอบรายการในบัญชีเป็นประจาทุกวัน เพื่อป้องกันการผิดพลาด (8) ตรวจการเบิกจ่ายใบเสร็จรับเงิน ทะเบียนคุมใบเสร็จ การเจาะปรุ ใบเสร็จรับเงินทีเ่ หลือ และใช้ไม่หมดสิน้ ปีงบประมาณ และจัดทารายงานการใช้ใบเสร็จรับเงิน เสนอให้ผบู้ งั คับบัญชารับทราบ (9) ตรวจการจัดทาบัญชีเงินสด และแยกประเภททะเบียนรายรับรายจ่าย (10) ตรวจการจัดทางบการเงิน ณ วันสิน้ เดือน และใบนาฝากธนาคาร (11) ตรวจการจัดทางบแสดงหลักฐานทางการเงิน และงบประมาณอื่ นๆ เพื่อจัดส่งให้สานักงานตรวจเงินแผ่นดินภายในกาหนดเวลา (12) ตรวจงบทรัพย์สนิ ทะเบียนคุมพัสดุ ครุภณ ั ฑ์ ทะเบียนทรัพย์สนิ การ เบิกจ่ายพัสดุ ครุภณ ั ฑ์ (13) ตรวจเอกสารประกอบการเบิกจ่ายทุกฎีกาให้ครบถ้วนและสมบูรณ์ (14) ตรวจการเบิก จ่า ยเงิน อุ ด หนุ นต่ างๆ ให้เ ป็ นไปตามหลักเกณฑ์แ ละ หนังสือสังการ ่ (15) ตรวจการเบิกจ่ายหมวดค่าใช้จ่ายต่างๆ ให้เป็ นไปด้วยความประหยัด ตามสถานะการคลัง หรือมีระเบียบให้เบิกจ่าย หรือเบิกจ่ายตามสิทธิ ์ควรจะได้รบั (16) ตรวจกรณีเขียนเช็คสังจ่ ่ าย ให้เป็ นไปตามหลักเกณฑ์ทก่ี าหนดไว้หรือ ตามข้อตกลงระหว่างหน่วยกับธนาคาร (17) ตรวจการแต่งตัง้ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบการรับเงินประจาวัน หรือการ ปฏิบตั หิ น้าทีข่ องผูท้ ร่ี บั การแต่งตัง้ (18) ตรวจการแต่งตัง้ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบการรับเงินประจาวัน หรือการ ปฏิบตั หิ น้าทีข่ องผูท้ ร่ี บั การแต่งตัง้
(19) ตรวจการแบ่งหน้าทีใ่ นการปฏิบตั งิ านระหว่างผูร้ บั เงิน ผูจ้ ่ายเงิน และ ลงบัญชี (20) ตรวจการยืมเงินสะสมและการจ่ายขาดเงินสะสม ให้เ ป็ นไปตาม หลักเกณฑ์ตามระเบียบและเป็นเรือ่ งทีอ่ ยูใ่ นอานาจหน้าทีข่ องหน่วยงาน (21) ตรวจการจัดทาบันทึก ทะเบียนคุ มเงินประกันสัญญาให้เกิดความ ครบถ้วน และเป็ นปจั จุบนั (22) กรณีเงินประกันสัญญาที่ครบกาหนดจ่ายคืน ให้แจ้งผู้วางเงินประกัน สัญญา มาถอนคืน และก่อนจะครบกาหนด ให้แจ้งหน่ วยงานทีร่ บั ผิดชอบไป ตรวจสอบทรัพย์สนิ ดังกล่าวว่ายังอยูค่ รบถ้วนสมบูรณ์หรือไม่ประการใด หากเกิดชารุดเสียหาย ให้แจ้งผูว้ างเงินประกันสัญญาดาเนินการ จะต้องให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนคืนเงินประกันสัญญาทุก ครัง้ (22) รายการเบิกจ่ายเงิน ให้เป็ นไปตามกาหนดเวลา หรือขัน้ ตอนทีก่ าหนด ไว้ อย่าให้ล่าช้ากว่ากาหนดตามระเบียบหรือหนังสือสังการ ่ (23) ทาระเบียบลูกหนี้คา้ งชาระให้ถูกต้องเป็นปจั จุบนั (24) การส่งใช้เงินคืนของลูกหนี้ทย่ี มื เงินทดรองคงค้าง และได้ส่งเงินใช้คนื การอนุมตั ใิ ห้ยมื รายใหม่โดยยังไม่มกี ารส่งใช้เงินยืมรายเก่าหรือไม่ (25) ลูกหนี้ยมื เงินสะสมคงค้างและมีใบสาคัญแล้ว ให้ตงั ้ งบประมาณชดใช้ ตามระเบียบ (26) การเบิก เงินฝากตัดปี ได้มกี ารก่ อ หนี้ผูกพันไว้ก่ อ นสิ้นปี งบประมาณ หรือไม่ กรณีเบิกตัดปีโดยไม่ก่อหนี้ผกู พัน ให้ขออนุมตั ผิ วู้ ่าราชการจังหวัดตามระเบียบ ข้อ 9. มาตรฐานการควบคุมภายในด้านพัสดุ (1) ตรวจขัน้ ตอนการจัดซือ้ จัดจ้างให้เป็นไปตามระเบียบและกฎหมาย (2) ส่งส าเนาสัญญาจ้างที่มมี ูลค่ าตัง้ แต่ หนึ่งล้านบาทขึ้นไปให้สานักงาน ตรวจเงินแผ่นดิน (3) ตรวจการจัดทาบันทึกทะเบียนทรัพย์ส ินและการกาหนดเลขรหัส ใน ครุภณ ั ฑ์ (4) การทาบัญชีคุมพัสดุ และการเบิกจ่ายพัสดุ (5) การแต่งตัง้ กรรมการตรวจสอบการรับ – จ่ายพัสดุประจาปี (6) พัส ดุ แ ละครุภณ ั ฑ์ท่ชี ารุด หรือ เสื่อ มสภาพให้มกี ารแต่ งตัง้ กรรมการ ตรวจสอบข้อเท็จจริงและทาการจาหน่ายตามระเบียบ (7) ประสานงานกับหน่ วยงานต่างๆ ในการจัดซื้อจัดจ้าง ให้เป็ นไปตาม เทศแผนงบประมาณทีก่ าหนดไว้
(8) ตรวจสอบใบจัดสรรงบประมาณในหมวดครุภณ ั ฑ์ท่ดี นิ และสิง่ ก่อสร้าง รวมทัง้ คาชีแ้ จงในงบประมาณเพื่อจัดทาประกาศในการสอบราคา หรือประกวดราคาทุกครัง้ (9) ให้จดั ส่งประกาศสอบราคาประกวดราคาซื้อหรือจ้างไปยังหน่ วยงาน ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมทัง้ แจ้งบริษทั ร้านค้าต่างๆ ทีม่ อี าชีพทางนี้ให้รบั ทราบพร้อมแจ้ง เจ้าหน้าทีท่ เ่ี กีย่ วข้อง และคณะกรรมการทีไ่ ด้รบั การแต่งตัง้ ทาการปิดประกาศตามระเบียบหรือ หนังสือสังการที ่ ก่ าหนดไว้ (10) ให้มกี ารจัดวางแผนซื้อวัสดุครุภณ ั ฑ์ในแต่ละปี ของหน่ วยงาน ตาม ระเบียบทีก่ าหนดไว้ (11) ให้แต่งตัง้ เจ้าหน้าทีร่ บั ผิดชอบ ในการดาเนินการเกี่ยวกับการพัสดุของ ทุกหน่วยงาน (พัสดุยอ่ ย) (12) ให้แต่งตัง้ เจ้าหน้าทีร่ บั ผิดชอบ ในการดาเนินการเกี่ยวกับการพัสดุของ ทุกหน่วยงาน (พัสดุยอ่ ย) ข้อ 10 การใช้และรักษารถยนต์และรถจักรยานยนต์ของทางราชการ (1) ให้จดั เจ้าหน้ าที่ท่รี บั ผิดชอบการใช้รถยนต์และรถจักรยานยนต์ของ ส่วนกลางของหน่วยงานต่าง ๆ โดยออกเป็นคาสังมอบหมายให้ ่ ชดั เจน (2) ตรวจสอบในการขออนุ ญาตใช้รถยนต์ออกนอกเขตจังหวัด โดยให้ทา บันทึกรายการขออนุญาตตามระเบียบทุกครัง้ (3) ให้จดั ทาสมุดควบคุมการใช้รถยนต์และรถจักรยานยนต์ ของส่วนกลาง ทุกคัน โดยให้พนักงานขับรถยนต์ และผูใ้ ช้รถจักรยานยนต์ เป็ นผูร้ บั ผิดชอบในการลงบันทึก ประจาวันในสมุดคุมการใช้รถ (4) ให้จดั ทาสมุดควบคุมการเบิกจ่ายน้ามันเชือ้ เพลิงและหล่อลื่นทุกคัน (5) ให้ จ ั ด ท าส มุ ด คว บคุ ม การบ ารุ ง รั ก ษ า ซ่ อ ม แซมร ถยน ต์ แ ล ะ รถจักรยานยนต์ ทุกคัน ข้อ 11 ให้หน่ วยงานรับตรวจจัดวางระบบการตรวจสอบและการควบคุมภายใน เพื่อตรวจสอบ ติดตาม ประเมินผล การปฏิบตั งิ านในความรับผิดชอบจากบุคลากรของ หน่วยงาน และเหตุปจั จัยตามหน้าทีเ่ กีย่ วข้อง ข้อ 12 ให้หน่ วยงานรับตรวจจัดเตรียมเอกสาร หลักฐานต่างๆ เพื่อให้หน่ วย ตรวจสอบทาการตรวจสอบ พร้อมอานวยความสะดวกตามความจาเป็น ข้อ 13 หน่ วยงานรับตรวจต้องจัดให้มกี ารแก้ไขข้อผิดพลาดหรือข้อบกพร่องใดๆ ทีห่ น่วยตรวจสอบได้ตรวจพบและพร้อมทีจ่ ะให้หน่วยตรวจสอบได้ตรวจอีกครัง้
ข้อ 14 หน่วยงานรับตรวจต้องจัดแบ่งแยกหน้าทีข่ องงานภายในหน่ วยให้เหมาะสม ชัดเจน ไม่มอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งมีหน้าทีเ่ ป็ นผูร้ บั ผิดชอบ ปฏิบตั งิ านทีส่ าคัญ หรือ งานทีเ่ สีย่ งต่อความเสียหาย ตัง้ แต่ต้นจนจบ หากมีความจาเป็ นให้แบ่งหน้าทีร่ บั ผิดชอบตาม ความเหมาะสม ข้อ 15 หน่ วยงานรับตรวจต้องจัดให้มกี ารตรวจสอบงานทรัพย์สนิ ทีอ่ ยู่ในความ รับผิดชอบของบุคลากรในหน่วยงานเป็นประจา ข้อ 16 หน่ วยงานรับตรวจต้องรายงานผลการปฏิบตั ิงานของหน่ ว ยงานให้ ผูบ้ งั คับบัญชาทราบเป็นประจาทุกเดือน ข้อ 17 ให้หน่ วยงานรับตรวจ ตรวจสอบความต้องการสารสนเทศ และการสื่อสาร เพื่อให้ฝ่ายบริหารและบุคลากรอื่นๆ ซึ่งจาเป็ นต้องใช้สารสนเทศนัน้ ได้ติดต่อสื่อสาร ใน รูปแบบทีเ่ หมาะสมและทันเวลา ข้อ 18 จัดเตรียมบุคคลากรทีจ่ ะให้ขอ้ มูลสารสนเทศทางสื่อสารของหน่ วยงานรับ ตรวจอย่างเหมาะสม ข้อ 19 ในกรณีท่หี น่ วยงานรับตรวจมีเจตนาหรือปล่อยปละละเลยในการปฏิบตั ิ ตามระเบียบ หรือข้อเสนอแนะของหน่ วยตรวจสอบภายใน หรือคณะกรรมการตรวจเงิน แผ่นดิน โดยไม่มเี หตุอนั สมควรหน่ วยตรวจสอบภายในสมควรเสนอข้อสังเกตและความเห็น พร้อมทัง้ พฤติการณ์ของหน่ วยงานรับตรวจให้ผู้บงั คับบัญชาทราบ เพื่อกาหนดมาตราการที่ จาเป็นเพื่อให้หน่วยงานรับตรวจถือปฏิบตั ิ ข้อ 20 ให้จดั ทาโครงสร้างการจัดองค์กรของแต่ละหน่วยงานไว้ให้เป็นปจั จุบนั ข้อ 21 ให้จดั ทาคาสังแบ่ ่ งงาน หรือมอบหมายงานในหน้าทีข่ องในหน่ วยงานทุก หน่ วย ให้เป็ นปจั จุบนั และแต่งตัง้ หรือมอบหมายผูท้ ่เี หมาะสมให้รกั ษาราชการแทนในกรณี หัวหน้าหน่ วยงานไม่อยู่ ลาป่วย ลากิจ ลาพักผ่อน หรือไปราชการต่างๆ ไว้ดว้ ย ตามความ เหมาะสม ข้อ 22 ให้สาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง รักษาการตามระเบียบนี้ และให้มอี านาจ ตีความและวินิจฉัยปญั หาทีเ่ กิดขึน้ จากการบังคับใช้ในระเบียบนี้
ประกาศ ณ วันที่
21
ตุลาคม 2554
( นางเยาวรัตน์ ปญั ญาพืช ) สาธารณสุขอาเภอบ้านสร้าง