เทคนิคการบริหารโครงการ

เทคนิคการบริหารโครงการ

ทีมงานในการพัฒนาระบบการจัดการความรู (KM Team) สํานักงานสหกรณจังหวัดปตตานี

2

คํานํา สหกรณเปนองคกรระดับชุมชนที่เปนนิติบุคคล มีการบริหารงานในรูปคณะกรรมการ ดําเนินการสหกรณ และไดรับการสนับสนุนดานตาง ๆ จากภาครัฐ ทั้งทางดานวิชาการและดานเงินทุน สนับสนุนกิจการของสหกรณ โดยเฉพาะเงินอุดหนุนเพื่อชวยเหลือสหกรณ กลุมเกษตรกรตลอดจน กลุมอาชีพตาง ๆ จํานวนมาก เพื่อใหองคกรสหกรณและกลุมเกษตรกร กลุมอาชีพ มีการพัฒนาความรู ดานการเขียนโครงการเพื่อของประมาณใหตรงกับความตองการ และสามารถบริหารโครงการใหมี ความเหมาะสม และเกิดประโยชนสูงสุด ทีมงานในการพัฒนาระบบการจัดการความรู (KM Team) ไดตระหนักถึงปญหาดังกลาวจึงไดพัฒนาองคความรู คือ ความรูในการทําบางสิ่งบางอยาง จากความรู ที่ฝงลึกอยูในตัวบุคคล คือ แนวคิด ประสบการณจากผูเคยปฏิบัติ ออกมาเปนความรูที่เปดเผย ซึ่ง สามารถประมวลความรูในดานการเขียนโครงการ มาประยุกตใชในการปฏิบัติไดอยางถูกตอง รวดเร็ว และเหมาะสมกับสถานการณที่เปลี่ยนแปลงไป ยังผลใหมีการพัฒนาองคกรตอไป ทีมงานในการพัฒนาระบบการจัดการความรู (KM Team) หวังเปนอยางยิ่งวา องคความรูเทคนิคการบริหารโครงการ จะเปนประโยชนตอองคกรโดยรวม ผูที่เกี่ยวของ และผูที่ สนใจทั่วไป อนึ่ง ในการจัดทําชุดองคความรูในครั้งนี้ สํานักงานสหกรณจังหวัดไดมีการแตงตั้ง คณะทํ า งาน และประชุ ม เพื่ อ หาข อ สรุ ป และวิ เ คราะห ข อ มู ล ข า วสาร ตลอดจนวิ ธี ก ารขั บ เคลื่ อ น กระบวนการเรียนรูเพื่อใหเกิดประสิทธิผลสูงสุด

ทีมงานในการพัฒนาระบบการจัดการความรู มิถุนายน 2553

3

สารบัญ หนา ความหมายและประโยชนของการจัดการความรู(KM) แนวความคิดเกี่ยวกับการบริหารโครงการ ความเปนมาของการบริหารโครงการ ความสําคัญของการบริหารโครงการ ความหมายและวัตถุประสงคของการบริหารโครงการ ชุดความรู “เทคนิคการบริหารโครงการ” ตอนที่ 1.แนวทางการบริหารโครงการและปจจัยแหงความสําเร็จ 1.1 องคประกอบของโครงการ ตอนที่ 2 ตัวอยางการเขียนโครงการ 2.1 แบบที่ 1 การเขียนโครงการแบบประเพณีนิยม 2.2 แบบที่ 2 การเขียนโครงการแบบเชิงเหตุผล ประโยชนที่คาดวาจะไดรับจากการจัดการความรู คณะผูจัดทําชุดองคความรู “การเขียนโครงการของสหกรณ”

1 2 3 4 5 6 12 14

19

4

ประจําปงบประมาณ พ.ศ.2553

5

ความหมายและประโยชนของการจัดการความรู(KM) การจัดการความรู (Knowledge Management : KM) การจัดการความรู คือ การรวบรวมองคความรูที่มีอยูในสวนราชการซึ่งกระจัดกระจาย อยูในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาใหเปนระบบ เพื่อใหทุกคนในองคกรสามารถเขาถึงความรู และ พัฒนาตนเองใหเปนผูรู รวมทั้งปฏิบัติงานไดอยางมีประสิทธิภาพ อันจะสงผลใหองคกรมีความสามารถ ในเชิงแขงขันสูงสุด โดยที่ความรูมี 2 ประเภท คือ 1. ความรูที่ฝงอยูในคน (Tacit Knowledge) เปนความรูที่ไดจากประสบการณ พรสวรรคหรือสัญชาติญาณของแตละบุคคลในการทําความเขาใจในสิ่งตาง ๆ เปนความรูที่ไมสามารถ ถายทอดออกมาเปนคําพูดหรือลายลักษณอักษรไดโดยงาย เชน ทักษะในการทํางาน งานฝมือ หรือการ คิดเชิงวิเคราะห บางครั้ง จึงเรียกวาเปนความรูแบบนามธรรม 2. ความรูที่ชัดแจง (Explicit Knowledge) เปนความรูที่สามารถรวบรวม ถายทอดได โดยผานวิธีตาง ๆ เชน การบันทึกเปนลายลักษณอักษร ทฤษฎี คูมือตาง ๆ และบางครั้งเรียกวาเปน ความรูแบบรูปธรรม

ประโยชนของการจัดการความรู การจัดการความรูที่ดีจะชวยใหองคกร ١. สรางนวัตกรรม โดยการสงเสริมใหแสดงความคิดเห็นอยางเต็มที่ ٢. เพิ่มคุณภาพการบริการ ٣. ลดอัตราการลาออกของพนักงานเจาหนาที่ ٤. ลดเวลาการใหบริการและลดคาใชจายที่ไมจําเปน โดยจํากัดกระบวนการที่ไมสรางคุณคา ใหกับงาน ٥. ปรับปรุงประสิทธิภาพ และเพิ่มผลิตผล ใหกบั ทุกภาคสวนขององคกร

6

แนวความคิดเกี่ยวกับการบริหารโครงการ ปจจุบันองคการโดยทั่วไปไดเผชิญหนากับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับการดําเนินงาน อยู ตลอดเวลา เชน สภาวะเศรษฐกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ยอดจําหนายไมเปนไปตามเปาหมาย เกิดการ แขงขันทางธุรกิจที่รุนแรง เปนตน ซึ่งสงผลใหองคการจําเปนตองมีการปรับปรุงและพัฒนา ตัวเองเพื่อ ความอยูรอดอยูเสมอ สําหรับแนวทางที่มีความสําคัญในการปรับตัวขององคการ ไดแก องคการจะตอง ปรับตัวใหทันกับการแขงขัน การปรับปรุงและพัฒนาดานคุณภาพของการบริหารจัดการ ภายใน องคการ รวมทั้งการนําเทคโนโลยีที่ทันสมัยเขามาใชงาน เปนตน ทั้งนี้องคการจําเปนตองมี การ ประสานกิจกรรมการดําเนินงานดานตางๆ ภายในองคการดังกลาวขางตนใหเกิดประสิทธิภาพ ทั้งใน ดานการเงิน ดานการผลิต ดานบุคลากร ดานการตลาด เปนตน ซึ่งเปนกิจกรรมที่ตอง ดําเนินการควบคู กันไป สวนเปาหมายที่สําคัญของการบริหาร คือ การบรรลุวัตถุประสงคขององคการ อยางมี ประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ในชวงเวลาหลายทศวรรษที่ผานมาการนําแนวคิดทางการบริหารโครงการมาดําเนินการ ได สรางประโยชนอยางสูงตอทั้งสังคม และองคการที่มีบทบาทเปนเครื่องมือที่ทําใหองคการ สามารถ พัฒนาความสามารถใหสูงขึ้น เชน ดานการวางแผน การพัฒนาบุคลากร การควบคุมกิจกรรม ของ โครงการ รวมทั้งการใชงบประมาณอยางมีประสิทธิภาพสูงสุดอีกดวย การที่โครงการมีขนาด ที่ใหญ มากขึ้นจากในอดีตนั้นทําใหองคการและสังคมเกิดการพัฒนาตามไปดวย ในเบื้องตนการที่ ผูบริหาร โครงการจะนําการบริหารโครงการมาใชในองคการ ผูบริหารโครงการควรมีความรูและ ความเขาใจใน ดานความเปนมาของโครงการ ความหมาย ความแตกตางระหวางการบริหารโครงการ กับการบริหาร ทั่วไป ประโยชนและความสําเร็จที่ตองการจากการบริหารโครงการ เปนตน จึงจะทําให การบริหาร โครงการสามารถบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงคและเปาหมาย สําหรับความหมายของการบริหารนั้นจะแตกตางกันออกไปขึ้นอยูกับความเชื่อและความ เขาใจ ของผูบริหารแตละคน อยางไรก็ตามการบริหารในสวนของผูบริหารที่จะตองปฏิบัติ ไดแก การ วางแผน การจัดองคการ การจัดคนเขาทํางาน การสั่งการ และการควบคุม เพื่อใหเกิดการประสานงาน กัน ทั้งในดานบุคลากรและวัตถุประสงคอยางมีประสิทธิภาพ สวนการบริหารนั้นเปนกระบวนการ เปลี่ยนปจจัยทางการบริหาร ไดแก บุคลากร วัสดุอุปกรณ เงินทุนและการบริหารเพื่อใหภารกิจ ของ องคการใหสําเร็จลุลวงลงไดอยางราบรื่น สําหรับการบริหารโครงการเปนวิธีการบริหารงาน เฉพาะกิจ ที่มีความสําคัญทั้งตอองคการและสังคมโดยรวม ดังนั้นความสําเร็จในการดําเนินโครงการ จึงชวยให สังคมและองคการเจริญกาวหนาและเปลี่ยนแปลงในทิศทางที่พึงประสงค

7

ความเปนมาของการบริหารโครงการ ในชวงคริสตศักราช 1750-1850 ที่มีการปฏิวัติอุตสาหกรรมผูบริหารสวนใหญไมไดนําการ บริหารโครงการมาใชโดยตรง เนื่องจากองคการขนาดใหญสามารถดําเนินงานจนสามารถบรรลุ วัตถุประสงคที่กําหนดไวได โดยการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงที่ถูกกําหนดขอบเขตใหเปนภารกิจ ของผูเชี่ยวชาญทางเทคนิคและทางการบริหารภายในองคการ ตอมาเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงที่เปน ผล มาจากการพัฒนาเทคโนโลยีและการติดตอสื่อสาร องคการขนาดใหญจึงถูกมองวาเปนองคการที่มี ความสามารถที่จํากัดในการตอบสนองตอการเปลี่ยนแปลงจากสภาวะแวดลอม สําหรับการเปลี่ยนแปลงดานสภาวะแวดลอมที่สามารถสงผลกระทบตอการบริหาร และ กระตุนใหองคการจําเปนตองนําแนวทางการบริหารโครงการมาใชในการดําเนินงาน ไดเกิดความนิยม ขึ้น ตั้งแตชวงป 1960 ที่เกิดจากปญหาดานตนทุนที่สูงขึ้นและกําไรที่ลดลงจนสามารถสงผลกระทบตอ การผลิตสินคาและการใหบริการอยางตอเนื่อง จึงทําใหองคการจําเปนตองหาแนวทางหรือกลยุทธ ใน การเพิ่มรายไดโดยการพัฒนาผลิตภัณฑใหมขึ้น แตเนื่องจากการคิดคนและพัฒนาผลิตภัณฑใหม ไม อาจปฏิบัติไดในกระบวนการผลิตที่ใชการบริหารทั่วไปที่มีการผลิต โดยใชกระบวนการของ การ บริหารทั่วไปที่มีความเหมาะสมและมีความสอดคลองกับสถานการณที่มีการเปลี่ยนแปลงนอย ในระยะเวลาตอมาไดเกิดการแขงขันทางธุรกิจมีมากขึ้นสงผลทําใหเกิดการผลิตสินคาและ บริการที่สูงขึ้น ผูใชผลิตภัณฑยิ่งมีความตองการใหองคการตอบสนองความตองการของตนมากขึ้น องคการจึงตองมีการปรับปรุงการดําเนินงาน ไดแก กลยุทธ โครงสราง และวัฒนธรรมขององคการ ให มีความยืดหยุน มีความคลองตัวและตอบสนองการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได มิฉะนั้นแลวองคการ อาจ ตองเลิกดําเนินกิจการไป จึงสงผลทําใหระบบการวางแผนและการบริหารงานในลักษณะโครงการ ได ถูกนํามาใชเพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งสนับสนุนและสงเสริมการวางแผนและการควบคุม การดําเนินงานทั่วไป ตลอดจนทําใหองคการบรรลุวัตถุประสงคภายใตเวลาและงบประมาณที่จํากัด อยางไรก็ตามการบริหารงานที่มุงเนนคุณภาพและความหลากหลายของผลิตภัณฑทําให เกิด การเปลี่ยนแปลงขึ้นและเปนสาเหตุทําใหมีการนําการบริหารโครงการมาใชอยางแพรหลาย เชน มีการ คิดคนสิ่งประดิษฐใหมๆ เกิดเทคโนโลยีระดับสูง และมีการนําเทคโนโลยีมาใชกันอยางกวางขวาง ทํา ใหกระบวนการผลิตผลิตภัณฑตางๆ สั้นลง จนเกิดการเปลี่ยนแปลงการบริหารในอยางรวดเร็ว การ บริหารโครงการจึงถูกนํามาใชเพื่อใหสอดคลองกับสถานการณดังกลาว อยางไรก็ตามโครงการ มักจะ เปนกิจกรรมที่มีการดําเนินงานเพียงครั้งเดียวแตมีกิจกรรมยอยๆ ที่เกี่ยวของทั้งในดานเวลา และ การ จัดสรรทรัพยากรเพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคที่องคการตองการ นอกจากนี้วัตถุประสงคของโครงการ จากกิจกรรมที่มีความสลับซับซอนจึงมีความจําเปนที่ผูบริหารตองใหความสําคัญมากยิ่งขึ้นอีกดวย

8

ความสําคัญของการบริหารโครงการ ในป จ จุ บั น การบริ ห ารโครงการมี ค วามสํ า คั ญ และถู ก นํ า มาใช ใ นการดํ า เนิ น งานอย า ง แพรหลาย โดยมีจุดมุงหมาย เพื่อใหองคการและสังคมสามารถบรรลุวัตถุประสงคที่ตองการไดมาก ยิ่งขึ้นกวา การบริหารทั่วไปที่เปนการบริหารงานที่มีลักษณะของการดําเนินงานอยางเปนประจํา เนื่องจาก การบริหารโครงการเปนการดําเนินงานที่มีความแตกตางออกไปจากการดําเนินงานที่ปฏิบัติ อยูเปนประจํา แตเปนเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด เมื่อถูกนําไปใชในการดําเนินกิจกรรมที่มี ความสลับซับซอน หรือกิจกรรมที่มีความเกี่ยวของกับการใชเทคโนโลยีที่ทันสมัยตางๆ ซึ่งจะทําให องคการและสังคม ไดรับประโยชนสูงสุดจากทรัพยากรทางการบริหารที่มีอยูอยางจํากัด ภายใตเงื่อนไข ดานสภาวะแวดลอม ภายในองคการ สภาวะแวดลอมภายนอกองคการ และปจจัยดานเวลา เปนตน โดยทั่วไปองคการที่มี ประสบการณจากการบริหารโครงการมาแลวนั้น จะมีความไดเปรียบและ สามารถที่จะดําเนินงาน ไดอยางมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น ทําใหไดเปรียบเหนือกวา องคการที่ไมเคยมีประสบการณ ในดานการบริหารโครงการมากอน สําหรับโครงการที่มีประโยชนตอ สังคมที่ผานมานั้นลวนแลวแต ไดใชการบริหารโครงการทั้งสิ้น เชน โครงการบําบัดน้ําเสีย โครงการ ลดมลภาวะทางอากาศ เปนตน นอกจากนี้การบริหารโครงการยังไดนํามาใชเพื่อการประสาน และควบคุมกิจกรรมที่มี ความ สลับซับซอนในการดําเนินงาน ไดแก โครงการที่เกี่ยวกับการรักษาสภาพแวดลอมที่พึงประสงค ในสังคม เชน โครงการดานความมั่นคง โครงการความรวมมือระหวางภูมิภาคของโลก เปนตน โครงการที่เกี่ยวของ กับการใหบริการประชาชน เชน โครงการดานสุขภาพอนามัย ดานการศึกษา ดานการฝกอบรม ดานการ ฟนฟูสภาพจิตใจ ดานการชลประทานเพื่อการอุปโภคบริโภค เปนตน การบริหารโครงการในกิจกรรม เหลานี้ ทําใหชีวิตของคนในสังคมไดรับความสะดวกสบายและ มีคุณภาพชีวิตที่สูงขึ้น ดังนั้นการบริหาร โครงการจึงมีความเกี่ยวของกับชีวิตของคนในสังคมนั่นเอง โครงการเปนกิจกรรมที่ไดรับการจัดทําขึ้นเพื่อการนําไปใชเพื่อใหบรรลุถึงวัตถุประสงค และ เปาหมายที่ไดกําหนดไว โครงการทุกโครงการที่กําหนดขึ้นจะตองมีความสอดคลองและ สนับสนุน แผนงานหลักขององคการ มีการจัดเตรียม การกําหนดรูปแบบของการดําเนินงานไวอยาง เปนระบบ การดําเนินงานของโครงการจะตองเปนที่ตกลงยอมรับและรับรูจากทุกฝายที่เกี่ยวของ โครงการจะตอง มีผูรับผิดชอบในการดําเนินการ รวมทั้งจะตองไดรับการสนับสนุนและเอาใจใสจากผู ที่เกี่ยวของ อยางสม่ําเสมอและที่สําคัญโครงการจะตองไดรับการตรวจสอบและประเมินผลอยางจริงจัง ทั้งนี้ เพื่อใหการดําเนินงานของโครงการบรรลุถึงผลลัพธอยางมีประสิทธิภาพมากที่สุด โครงการ โดยทั่วไป เปนกิจกรรมที่มีความเกี่ยวของกับการใชทรัพยากรเพื่อหวังผลประโยชนตอบแทน ดังนั้น โครงการจึงมี ความเกี่ยวของกับการวางแผน การจัดสรรทรัพยากร และแผนปฏิบัติงานอยางมีระเบียบ แบบแผนอีกดวย

9

ความหมายของการบริหารโครงการ ความหมายของคําวา การบริหาร การจัดการ และโครงการ มีผูใหความหมาย ดังนี้ การบริหารหรือการจัดการ หมายถึง การดําเนินงานหรือกระบวนการการทํางานรวมกันของ คน ในองคการอยางมีศิลปะรวมทั้งมีการประสมประสานทรัพยากรตางๆ เพื่อใหการดําเนินงานเปนไป เพื่อบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงคที่กําหนดไว อยางมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ จากความหมายของการจัดการขางตนพบวาการบริหารหรือการจัดการจะมีความครอบคลุม ถึง สาระสําคัญซึ่งเปนประเด็นหลักของการจัดการ คือ วัตถุประสงค เปาหมายประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และการประสมประสานทรัพยากรอีกดวย อยางไรก็ดีในปจจุบันยังมีการใหความหมาย ของการจัดการ ไวที่นาสนใจ คือ การจัดการเปนเรื่องเกี่ยวกับการกําหนดตําแหนงทางการแขงขันของ องคการเพื่อ การดําเนินงานในรูปของวิสัยทัศน ภารกิจ นโยบาย เปาหมาย และกลยุทธที่ชัดเจนและ ใชเปน แนวทางสําหรับกํากับใชทรัพยากรในแผนงานตางๆ โดยมีจุดหมายเพื่อนําองคการไปสูการมี ความ ไดเปรียบทางการแขงขัน มีการเจริญเติบโตที่ยั่งยืนในระยะยาว เปนตน

วัตถุประสงคของโครงการ สําหรับการบริหารโครงการนั้นจะมีความเกี่ยวของกับความตองการบรรลุวัตถุประสงคของ โครงการทั้งสิ้น สําหรับวัตถุประสงคของโครงการ ไดแก การจัดการดานขอบเขตการบริหาร หรือ ขอบเขตการบริหารเปนการกําหนดบทบาทหนาที่ของผูบริหารโครงการ ไดแก การกําหนดวิธีการ ที่ ตองการใหองคการบรรลุวัตถุประสงค กําหนดกลยุทธที่ทําใหวัตถุประสงคของโครงการบรรลุผล สําเร็จ และการกําหนดแผนยุทธวิธีขึ้นเพื่อทําใหแผนกลยุทธในแตละดานประสบความสําเร็จ ซึ่งการ บริหาร ในขอบเขตตางๆ ขางตนจะตองมีความสัมพันธกับโครงสรางองคการที่มีการแบงงานกันทํา อยางชัดเจน นอกจากนี้วัตถุประสงคของโครงการยังมีผลตอการจัดการดานองคการ ซึ่งการจัดการดาน องคการนี้ จะเปนออกแบบโครงสรางที่มีการกําหนดแผนภูมิความรับผิดชอบ มีการปรับปรุงรูปแบบ องคการ ใหสอดคลองกับภารกิจของโครงการ ที่ตองคํานึงถึงการเปลี่ยนแปลงของสภาวะแวดลอม การ แปลง วัตถุประสงคใหเปนกลยุทธของโครงการและนําไปสูการปฏิบัติโดยมีการจัดทําแผนยุทธวิธี ตอไป ทั้งนี้ วัตถุประสงคที่ไดกําหนดไวอาจเปนการกําหนดทั้งในดานที่มีลักษณะเชิงปริมาณ หรือ เชิง คุณภาพก็ได โดยที่การบริหารโครงการจะเปนกิจกรรมที่มีความสัมพันธกันและกันที่มีการใช ความ พยายามของบุคคลากรในการดําเนินกิจกรรมที่มีลักษณะที่มีความพิเศษอยางเปนระบบเพื่อให สามารถ ใชทรัพยากรอยางมีประสิทธิภาพสูงสุดในการดําเนินงานใหบรรลุวัตถุประสงคที่ไดกําหนดไว ซึ่ง กิจกรรมดังกลาวจะตองมีการกําหนดเวลาเริ่มตนและสิ้นสุดอีกดวย

10

ชุดความรู “เทคนิคการบริหารโครงการ” ตอนที่ 1 แนวทางการบริหารโครงการและปจจัยแหงความสําเร็จ

การบริหารโครงการใหเกิดประสิทธิผล ขั้นตอนการบริหารโครงการ แนวทางการบริหารโครงการเชิงปฏิบัติ และสรุป คําสําคัญ : การบริหารโครงการ, โครงการ 1. โครงการ (Project) เมื่อวิเคราะหการดําเนินงานขององคการใด ๆ จะเห็นวาทุกองคการจะตองมีปรัชญาหรือแนวคิดในการ ดําเนินงานที่เปนเฉพาะของตนเอง โดยปรัชญาหรือแนวคิดนั้นจะแสดงถึงภารกิจ (Mission) หรืองาน ขององคการที่จะตองดําเนินการและทิศทาง (Goal) ของการดําเนินงาน เพื่อใหบรรลุวัตถุประสงค (Objective) ที่กําหนดไว การที่วัตถุประสงคขององคการจะบรรลุผลตามเปาหมายยอมตองอาศัยวิธีการ ทํางาน (Procedure) หรือโครงการ (Project) หรือโครงงาน(Program) เปนสําคัญ ดังนั้นหากองคการใด ไมมีการวางแผนงาน และไมมีโครงการเนินการคงเปนเรื่องที่นาแปลกและเปนองคการที่จัดวาลาหลัง ในการบริหารองคการใด ๆ โครงการ (Project) ถือเปน สวนประกอบสําคัญของแผน โดย ทั่วไปองคการมักจัดทําแผนใน 2 ลักษณะคือ แผนมหภาค (Macro Plan) และแผนจุลภาค (Micro Plan) โครงการถือเปนแผนจุลภาคหรือแผนเฉพาะเรื่องที่จัดทําขึ้นเพื่อพัฒนาหรือแกปญหาใดปญหาหนึ่งของ องคการ [3] จากการศึกษาความหมายของโครงการ [1, 3, 6] สรุปไดวา “โครงการเปนแผนงานที่จดั ทํา ขึ้นอยางเปนระบบ ประกอบดวย กิจกรรมยอยหลายกิจกรรมที่ตอง ใชทรัพยากรในการดําเนินงาน และคาดหวังที่จะไดผลตอบ แทนอยางคุมคา มีจุดเริ่มตนและจุดสิ้นสุด ในการดําเนินงาน มีวัตถุประสงคหรือจุดมุงหมายอยางชัดเจน และมีบุคคลหรือหนวยงานรับผิดชอบใน การดําเนินงานใหเปนไปตามแผนงาน เหมาะสมกับเวลา และงบประมาณที่ตั้งไว” เมื่อวิเคราะห ความหมายของโครงการสามารถสรุปลักษณะสําคัญของโครงการไดดังนี้ 1. เปนระบบ (System) มีขั้นตอนการดําเนินงาน 2. มีวัตถุประสงค (Objective) เฉพาะชัดเจน 3. มีระยะเวลาแนนอน (มีจุดเริ่มตนและจุดสิ้นสุดในการดําเนินงาน) 4. เปนเอกเทศและมีผูรับผิดชอบโครงการอยางชัดเจน 5. ตองใชทรัพยากรในการดําเนินการ 6. มีเจาของงานหรือผูจัดสรรงบประมาณ 2. จุดออนในการจัดทําและบริหารโครงการ การบริหารโครงการมีความสําคัญอยางยิ่งตอความสําเร็จหรือความลมเหลวของโครงการ การบริหารโครงการมีความแตกตางกับการบริหารทั่วไปตรงที่มีลักษณะพิเศษไมซ้ํากับโครงการอื่น

11

เนนประสิทธิผลตามวัตถุประสงคของโครงการ มีระยะเวลาที่แนนอน เกี่ยวของกับการเปลี่ยนแปลง ขนาดใหญ สภาพแวดลอมการดําเนินงานยืดหยุน ไมคงที่ มีการใหนา้ํ หนักแกวัตถุประสงคไมเทากันน เพื่อกอใหเกิดการเปลี่ยนแปลงสภาพเดิม และมีการสรางกลุมทีมงานชั่วคราวขึ้นมาดําเนินงานโดยแต ละคนตองรับผิดชอบหลายบทบาท และหากพิจารณาความหมายของ “การบริหารโครงการ” ซึ่งผูเขียน เห็นวา “การบริหารโครงการ คือ การจัดการและกํากับทรัพยากร (เวลา วัสดุ บุคลากร และคาใชจาย) เพื่อใหการดําเนินงานโครงการประสบความสําเร็จ บรรลุวัตถุประสงคที่กําหนดไวภายในชวงเวลาที่ กําหนด” ดังนัน้ บุคคลที่มีบทบาทสําคัญในการดําเนินการโครงการ คือ ผูบริหารโครงการ ซึ่งควรตอง เลือกบุคคลที่มีความรูความเขาใจในเนื้อหาของโครงการนั้น ๆ และมีความความรูความเขาใจเกี่ยวกับ วิธีการดําเนินการ มีมนุษยสัมพันธ สามารถประสานงานทั้งกับฝายบริหารและผูปฏิบัติงานเปนอยางดี รวมทั้งทํางานเปนทีมไดทําหนาที่เปนผูบริหารโครงการมิใชผูบริหารจะรวบบริหารเองทุกโครงการ ยิ่ง ในปจจุบนั องคการภาครัฐและเอกชนตางมีการบริหารจัดการในรูปแบบโครงการมากขึ้น ผูบริหาร โครงการจึงทวีความสําคัญมากขึ้น ดังนั้นสิ่งแรกที่ผูบริหารตองขบคิดและตัดสินใจเพื่อใหการนํา โครงการไปปฏิบัติประสบความสําเร็จ คือ “จะมอบหมายใหใครเปนผูบริหารโครงการ” อยางไรก็ตาม ความสําเร็จหรือลมเหลวของโครงการมิไดขึ้นอยูกับผูบริหารโครงการเพียงอยางเดียวแตยังมีสาเหตุอื่น ๆ ซึ่ง ครรชิต มาลัยวงศ ไดกลาวถึงความลมเหลวของโครงการจํานวนมากวาเกิดจาก ใชงบ ประมาณ เกินวงเงิน เสร็จไมทันตามกําหนดเวลา ผลงานไมตรงวัตถุประสงคและไมมีคุณภาพ ทัง้ นี้โดยมีสาเหตุ พื้นฐานคือ ไมมีผูรับผิดชอบที่ชัดเจน ไมไดหลักการจัดการโครงการ ขาดการประกันคุณภาพ ขาด ความรูทางเทคนิค และบุคลากรไมมีความสามารถ จุดออนของการจัดทําโครงการและบริหารโครงการ ที่เปนสาเหตุสง ผลตอความสําเร็จในการดําเนินการโครงการหลายประการ ที่สําคัญสรุปไดดังนี้ 1. การจัดทําโครงการ โครงการสวนใหญกําหนดวัตถุประสงค เปาหมาย ขั้นตอนการดําเนินงานโครงการ และ การวัดและประเมินผลโครงการไมคอยสัมพันธกัน 1.1 วัตถุประสงคและเปาหมายของโครงการ - วัตถุประสงคไมชัดเจน สงผลกระทบตอการกําหนดเปาหมายและการประเมินผลการ ดําเนินงานโครงการ - วัตถุประสงคไมเหมาะสม กําหนดไวสงู เกินไปไมสามารถทําใหบรรลุวัตถุประสงค ไดภายในเวลา - ไมกําหนดเปาหมายโครงการหรือกําหนดเปาหมายโครงการไมชัดเจนหรือกําหนด เปาหมายโครงการไมสัมพันธกับวัตถุประสงคของโครงการ สงผลกระทบตอการประเมินความสําเร็จ ของโครงการ 1.2 ขั้นตอนการดําเนินงานโครงการ - กิจกรรมโครงการที่กําหนดไมสอดคลองกับวัตถุประสงคของโครงการ

12

- การดําเนินงานโครงการไมเปนไปตามระยะเวลา ทีก่ ําหนด 1.3 การวัดและประเมินผลการดําเนินงานโครงการ - ขาดเครื่องมือในการวัดผลการดําเนินโครงการที่มีคุณภาพและหลากหลาย - ผูทําการวัดและประเมินผลโครงการขาดความรูและทักษะในการวัดและประเมินผล สวนใหญผูรับผิดชอบโครงการจะดําเนินการเอง ผลการประเมินโครงการที่ไดจึงไมครอบคลุม วัตถุประสงค ไมครอบคลุมกระบวนการดําเนินงาน และขาดคุณภาพ จึงใชประโยชนในทางการบริหาร ไดนอย - ขาดการวัดและประเมินผลสัมฤทธิ์ของโครงการตามเปาหมาย สวนใหญจะเปนการวัด และประเมินผลความคิดเห็นหรือความพึงพอใจที่มีตอการดําเนินงานโครงการนั้น ๆ เมื่อสิ้นสุดการดําเนินงานโครงการ - การรายงานผลการดําเนินงานโครงการไมครบถวนสมบูรณ 2. การบริหารโครงการ ผูบริหารสวนใหญใหความสําคัญกับโครงการกอนดําเนินการคอนขางมาก ทั้งนี้เพือ่ พิจารณาอนุมตั ิโครงการ แตเมื่ออนุมัติโครงการแลวจะปลอยใหเปนความรับผิดชอบของผูรับผิดชอบ โครงการและทีมงาน หากพิจารณาการบริหารโครงการตั้งแตกอนดําเนินการโครงการ ระหวางการ ดําเนินการโครงการ และภายกลังสิ้นสุดการดําเนินการโครงการ พบจุดออนของการบริหารโครงการ สรุปไดดังนี้ 2.1 กอนดําเนินการโครงการ ผูบริหารสวนใหญจะใหความสําคัญกับ โครงการเพียง “เปนโครงการทํากับอะไร เพื่ออะไร งบประมาณเทาไหร สนองแผนการพัฒนาสถานศึกษาหรือยุทธศาสตรหรือนโยบายขอใด” แตไมสนใจ จะวิเคราะหและประเมินขอมูลที่จะนํามาสูการตัดสินใจวาควรดําเนินการโครงการนั้นหรือไม อยางไร เชน วิเคราะหความตองการจําเปนของโครงการ ความสําคัญและความคุมคาในการทีจ่ ะจัดทําโครงการ หากเปนโครงการตอเนื่องผูบริหารสวนใหญจะไมสนใจนําผลการดําเนินงาน ปญหาอุปสรรค และ ความตองการในการดําเนินการโครงการของรอบปที่ผานมาใชประกอบการตัดสินใจ หรือกลาวไดวา ขาดการประเมินความตองการจําเปน ความเหมาะสม และความเปนไปไดของแผนงานโครงการ รวมทั้งการไมประสานแผนกับแผนงานโครงการอื่นจึงเกิดความซ้ําซอน 2.2 ระหวางการดําเนินการโครงการ สวนใหญใหความสําคัญกับโครงการระหวางดําเนินการนอยมาก ทั้งนีอ้ าจถือวาไดมอบหมายให ผูรับผิดชอบโครงการแลวจึงเปนหนาที่ของผูรับผิดชอบโครงการก็เปนได จุดออนที่พบในระยะนี้ไดแก - ขาดผูที่มีความรูความสามารถดานการวัดและประเมินผล - ไมมีหนวยงานหรือคณะกรรมการทําหนาที่ติดตามประเมินผลการดําเนินงานโครงการ โดยเฉพาะ

13

- ขาดการติดตามประเมินผลการดําเนินงานโครงการเพื่อปรับปรุง ใหความชวยเหลือ หรือ แกไขปญหาเพื่อใหโครงการบรรลุผลตามวัตถุประสงค เปนเรื่องของผูรับผิดชอบโครงการและทีมงาน ที่จะแกปญหาเฉพาะหนาเอาเอง 2.3 หลังการดําเนินการโครงการ - ขาดการวิเคราะหเปรียบเทียบความสําเร็จของโครงการระหวางวัตถุประสงค เปาหมาย และงบประมาณ ทําใหไมสามารถสรุปความคุมคาของโครงการได - ขาดการวิเคราะหผลกระทบของโครงการที่มีตอผูมีสวนไดสวนเสียกับโครงการ - มีการนําผลการประเมินโครงการไปใชประกอบการพิจารณาจัดทําแผนงานโครงการ หรือตัดสินใจในการจัดทําโครงการครั้งตอไปนอยมาก 3. ขั้นตอนการบริหารโครงการ การบริหารโครงการ (Project Management) มีลักษณะ เปนวงจร (Cycle) ประกอบดวย 3 ขั้นตอน 1. การวางแผนจัดทําโครงการ (Project Plan) งานโครงการจะตองเริ่มตนทีก่ ารวางแผน โครงการหรือการจัดทําโครงการ ซึ่งตองมีเนื้อหาสาระชัดเจน เฉพาะเจาะจง สามารถตอบคําถาม ตอไปนี้ได โครงการอะไร (ชื่อโครงการ) ทําไมตองทํา (หลักการและเหตุผล) ทําเพื่ออะไร (วัตถุประสงค) ปริมาณเทาไร (เปาหมาย) ทําอยางไร (วิธีดําเนินการ) ทําเมื่อใด (ระยะเวลา) ใช ทรัพยากรอะไร (งบประมาณและทรัพยากรอื่น ๆ) ใครทํา (ผูรับผิดชอบ) ทํากับใคร (ผูที่เกี่ยวของหรือ เครือขาย) บรรลุผลหรือไม (ประเมินผล) เกิดอะไรเมื่อสิ้นสุดโครงการ (ผลที่คาดวาไดรับ) ดังนั้นผูที่ จัดทําโครงการจะตองรวบรวมแนวความคิด นโยบาย ขอมูลอื่นที่เกี่ยวของกับโครงการ ศึกษาวิเคราะห ปญหาและสาเหตุของปญหา แนวทางการแกปญหา กําหนดโครงการ กําหนดวัตถุประสงคของ โครงการ และเขียนโครงการ ซึ่งทั่วไปนิยมเขียนเปนหัวขอประกอบดวย 1) หลักการและเหตุผล อธิบายที่มาของโครงการ ซึ่งเปนเหตุผลแสดงถึงความสําคัญ จําเปนที่ตองมีโครงการ 2) วัตถุประสงค เพื่อบอกแนวทางการดําเนินงานและการประเมินผล สามารถปฏิบัติไดใน ชวงเวลาทีก่ ําหนดในโครงการ 3) เปาหมาย กําหนดคุณลักษณะของผลงานโครงการทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพ สามารถ วัดได 4) แผนดําเนินงาน อธิบายกิจกรรมที่ตองปฏิบัติอยางเปนขั้นตอนทั้งวิธกี ารและระยะเวลา 5) ผูรับผิดชอบโครงการ 6) สถานที่และระยะเวลาดําเนินงาน 7) งบประมาณ อธิบายรายละเอียดแหลงที่มา จํานวน และประเภทของงบประมาณ 8) การติดตามประเมินผล อธิบายวิธีการ เครื่องมือ และสิ่งที่จะประเมินสอดคลองกับ วัตถุประสงคและเปาหมาย

14

9) ประโยชนทจี่ ะไดรับจากโครงการ เขียนผลที่คาดวาจะไดรับและจะเกิดขึ้นจริงจากการ ดําเนินการโครงการที่บรรลุวัตถุประสงคและเปาหมายเปนรูปธรรม สอดคลองกับวัตถุประสงค 2. การดําเนินงานตามโครงการ (Project Implementation) เปนขั้นตอนการนําโครงการไป ดําเนินการใชกับกลุมเปาหมาย (Target Group) เพื่อใหไดผลตามวัตถุประสงค 3. การประเมินผลโครงการ (Project Evaluation) เมื่อมีการดําเนินงานโครงการก็จะตองทําการ ประเมินผลโครงการเพื่อตรวจสอบวาโครงการนั้นดําเนินไปดวยดีหรือมีอุปสรรคปญหาอยางไร ทั้งนี้ เพื่อนําไปสูการตัดสินใจของผูบริหารโครงการวาจะปรับปรุงแกไขโครงการนั้นสําหรับการดําเนินการ ตอไป หรือจะยกเลิกการดําเนินงานโครงการ 4. แนวทางการบริหารโครงการเชิงปฏิบัติ เพื่อใหโครงการที่สถานศึกษาจัดทําบังเกิดประสิทธิผลตามวัตถุประสงค ผูเขียนมีขอเสนอแนะในการ บริหารโครงการ เชิงปฏิบัติดังนี้ กอนดําเนินการโครงการ ขอสนเทศประกอบการตัดสินใจอนุมัตหิ รือไมอนุมัติโครงการ โดยมีแนวปฏิบัตดิ ังนี้ 1. กําหนดนโยบายและแนวทางในการจัดทําโครงการที่ชัดเจน จัดเปนเปนแผนภูมิ และชีแ้ จง ใหบุคลากรทราบ 2. แตงตั้งคณะกรรมการวิเคราะหแผนงานโครงการ ดังนี้ 2.1 วิเคราะหหลักการและเหตุผลของโครงการวามีความจําเปนหรือมีความสําคัญอยางไรที่ ตองจัดทําโครงการ เปนการประเมินความจําเปน (Need Assessment) ของโครงการ 2.2 วิเคราะหวัตถุประสงค เปาหมาย การดําเนินงาน และผลที่จะไดรับ (Project Appraisal) วาชัดเจน มีความเหมาะสมเพียงใด คุมคากับงบประมาณที่ใชหรือไม อยางไร 2.3 ประเมินความเหมาะสมและความเปนไปได (Feasibility Study) ของโครงการ หากมี ความเหมาะสมและเปนไปไดจึงอนุมัตใิ หดําเนินการโครงการ 2.4 จัดทําปฏิทินการดําเนินงานโครงการทั้งหมด เพื่อมิใหชวงเวลาการดําเนินงานโครงการ ทับซอนกัน อันจะสงผลตอความพรอมดานสถานที่และทรัพยากร 2.5 แตงตั้งผูรับผิดชอบติดตามประเมินผลโครงการเปนการเฉพาะ โดยควรเลือกผูที่มีความรู ดานการประเมินผลและการวิจัยหรือผูที่สนใจเพื่อวัดและประเมินผลการดําเนินการโครงการทั้งกอน ดําเนินการโครงการ ระหวางดําเนินการโครงการ และเมื่อสิ้นสุดการดําเนินการโครงการ ระหวางดําเนินการโครงการ 1. ติดตาม กํากับการดําเนินงานโครงการ ใหการสนับสนุนและชวยแกไขปญหาที่เกิดขึน้ 2. ประเมินการดําเนินงานโครงการวาเปนไปตามแผนงานโครงการหรือไม อยางไร 3. ประเมินความกาวหนา ความเหมาะสม ปญหาอุปสรรคและสาเหตุ เพื่อเปนขอสนเทศใน การตัดสินใจยกเลิกหรือดําเนินการโครงการตอ

15

หลังสิ้นสุดการดําเนินการโครงการ นําผลการดําเนินงานโครงการและขอสนเทศที่ไดจากการประเมินมาใชประกอบการวางแผนจัดทํา โครงการ โดยมีแนวปฏิบัติ ดังนี้ 1. ตรวจสอบผลการดําเนินงานโครงการโดยเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค เปาหมาย งบประมาณ เพื่อประเมินความคุมคาของโครงการ 2. ตรวจสอบผลกระทบ (Impact) ของโครงการ 3. ประเมินผลที่ไมคาดหวัง (Side Effect) 4. สรุป จากที่กลาวมาจะเห็นวาแมโครงการจะเขียนอยางละเอียดชัดเจนเพียง ไร หากการบริหาร โครงการขาดประสิทธิภาพ ผูบริหารไมตระหนักถึงความสําคัญในการวางแผนงานโครงการ การกํากับ ติดตามประเมินผลการดําเนินการโครงการอยางเปนระบบ และไมนําผลการประเมินโครงการมาใชใน การตัดสินใจบริหารจัดการ อีกทั้งขาดบุคคลที่มีความรูความเขาใจในโครงการและวิธีการดําเนินงาน โครงการแลว โครงการนั้นยอมบรรลุถึงเปาหมายไดยากหรือไมบรรลุเปาหมาย แนวปฏิบัติในการ บริหารโครงการที่กลาวมาจึงเปนอีกแนวทางหนึ่งที่ผูบริหารโครงการหรือผูที่รับผิดชอบโครงการที่ ต อ งการให โ ครงการบั ง เกิ ด ประสิ ท ธิ ผ ลตามวั ต ถุ ป ระสงค แ ละเป า หมายควรนํ า ไปใช

ลักษณะของเทคนิคการบริหารโครงการ โครงการที่ดีตองมีลักษณะดังนี้ 1. เปนโครงการที่สามารถแกปญหาของสหกรณได 2. มีรายละเอียด เนื้อหาสาระครบถวน ชัดเจน และจําเพาะเจาะจง โดยสามารถตอบ คําถามตอไปนี้ได คือ - โครงการอะไร (ชื่อโครงการ) - ทําไมจึงตองริเริ่มโครงการ(หลักการและเหตุผล) - ทําเพื่ออะไร( วัตถุประสงค) - ปริมาณที่จะทําเทาไร(เปาหมาย) - ทําอยางไร(วิธีดําเนินการ) - จะทําเมื่อไร นานเทาใด (ระยะเวลาดําเนินการ) - ใชทรัพยากรเทาไรและไดมาจากไหน(งบประมาณ แหลงที่มา) - ใครทํา (ผูรับผิดชอบโครงการ) - ตองประสานงานกับใคร(หนวยงานที่ใหการสนับสนุน)

16

- บรรลุวัตถุประสงคหรือไม ( การประเมินผล) - เมื่อเสร็จสิ้นโครงการแลวจะไดอะไร (ผลประโยชนทคี่ าดวาจะไดรบั ) 3. รายละเอี ย ดของโครงการดั ง กล า ว ต อ งมี ค วามเกี่ ย วเนื่ อ งสั ม พั น ธ กั น เช น วั ต ถุ ป ระสงค ต อ งสอดคล อ งกั บ หลั ก การและเหตุ ผ ล วิ ธี ดํ า เนิ น การต อ งเป น ทางที่ ทํ า ให บ รรลุ วัตถุประสงคได เปนตน 4. โครงการที่ริเริ่มขึ้นมา ตองมีผลอยางนอยที่สุดอยางใดอยางหนึ่ง ในหัวขอตอไปนี้ - สนองตอบ สนับสนุนตอนโยบายระดับจังหวัดหรือนโยบายสวนรวมของประเทศ - กอใหเกิดการพัฒนาทัง้ เฉพาะสวนและการพัฒนาโดยสวนรวมของประเทศ - แกปญหาที่ไดเกิดขึ้นไดตรงจุดตรงประเด็น 5. รายละเอียดในโครงการมีพอที่จะเปนแนวทางใหผูอื่นอานแลวเขาใจ และสามารถ ดําเนินการตามโครงการได 6. เปนโครงการที่ปฏิบัติไดและสามารถติดตามและประเมินผลได

องคประกอบของโครงการ องคประกอบพื้นฐานของโครงการ มีดังนี้ 1. ชื่อโครงการ........................................................................... ( ใหระบุชื่อโครงการตามความเหมาะสม มีความหมายชัดเจน และเรียกเหมือนเดิมทุกครั้ง จนกวาโครงการจะแลวเสร็จ ) 2. หลักการและเหตุผล………………………………… ( ใชชี้แจงรายละเอียดของปญหาและความจําเปนที่เกิดขึ้น ที่จะตองแกไขตลอดจนชี้แจงถึง ผลประโยชนที่จะไดรับจากการดําเนินงานตามโครงการและหากเปนโครงการที่จะดําเนินการตาม นโยบาย หรือสอดคลองกับแผนจังหวัด หรือแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแหงชาติหรือแผนของ กระทรวงหรือแผนอื่น ๆ ก็ควรชี้แจงดวย ) 3. วัตถุประสงค.............................................. ( เปนการบอกใหทราบวา การดําเนินงานตามโครงการนั้น มีความตองการใหอะไรเกิดขึ้น วัตถุประสงคที่ควรจะระบุไวควรเปนวัตถุประสงคที่ชัดเจน ปฏิบัติไดและวัดประเมินผลได นิยมการ เขียนเพียง 1 – 3 ขอ ) 4. เปาหมาย ………………………………………. ( ใหระบุวา จะดําเนินการสิ่งใด โดยพยายามแสดงใหปรากฏเปนรูปตัวเลขหรือจํานวนที่ จะทําได ภายในระยะเวลาที่กําหนด การระบุเปาหมาย ระบุเปนประเภทประมาณและประเภทลักษณะ (คุณภาพ) ใหสอดคลองกับวัตถุประสงคและความสามารถในการทํางานของผูรับผิดชอบโครงการ ) 5. วิธีดําเนินการหรือกิจกรรมหรือขั้นตอนการดําเนินงาน.............................

17

( คือ งานหรือภารกิจซึ่งจะตองปฏิบัติในการดําเนินโครงการใหบรรลุตามวัตถุประสงค ในระยะการเตรียมโครงการ จะรวบรวมกิจกรรมทุกอยางไวแลว นํามาจัดลําดับวา ควรจะทําสิ่งใดกอน – หลั ง หรื อ พร อ ม ๆ กั น แล ว เขี ย นไว ต ามลํ า ดั บ จนถึ ง ขั้ น ตอนสุ ด ท า ยที่ ทํ า ให โ ครงการบรรลุ วัตถุประสงค ) 6. ระยะเวลาการดําเนินงานโครงการ ( คือ การระบุระยะเวลาตั้งแต เริ่มตนโครงการจนเสร็จสิ้นโครงการ ) 7. งบประมาณ................................................ ( เปนงบประมาณการคาใชจายทั้งสิ้นของโครงการ ซึ่งควรจําแนกรายการคาใชจายได อยางชัดเจน งบประมาณอาจแยกออกเปน หลายอยาง เชน เงินงบประมาณแผนดิน เงินชวยเหลือจาก องคกรเอกชนตาง ๆ ) 8. เจาของโครงการหรือผูรับผิดชอบโครงการ ……………………………….. ( เปนการระบุเพื่อใหทราบวา หนวยงานใดเปนเจาของหรือรับผิดชอบโครงการ โครงการยอย ๆ บางโครงการระบุเปนชื่อบุคคลผูรับผิดชอบเปนรายโครงการได ) 9.หนวยงานที่ใหการสนับสนุน............................................. (เปนการใหแนวทางแกผูอนุมัติและผูปฏิบัติวาในการดําเนินการโครงการนั้น ควรจะ ประสานงานและขอความรวมมือกับหนวยงานใดบาง เพื่อบรรลุวัตถุประสงคที่ตั้งไว ) 10.การประเมินผล………………………………………….. ( บอกแนวทางวา การติดตามประเมินผลควรทําอยางไรในระยะเวลาใดและใชวิธีการ อยางไรจึงจะเหมาะสม ซึ่งผลของการประเมินสามารถนํามาพิจารณาประกอบการดําเนินการ เตรียม โครงการที่คลายคลึงหรือเกีย่ วของในเวลาตอไป ) 11.ผลประโยชนที่คาดวาจะไดรับ ………………………………. (เมื่อโครงการนั้นเสร็จสิน้ แลว จะเกิดผลอยางไรบาง ใครเปนผูไดรบั เรื่องนี้ สามารถเขียน ทั้งผลประโยชนโดยตรงและผลประโยชนในดานผลกระทบของโครงการดวยได ) 12. การบริหารความเสี่ยง …………………………… (ใหกลาวถึงแนวทางหรือแผนการปองกันปญหาที่อาจเกิดขึน้ หรือปจจัยที่เสริมในกรณีที่มี ปญหาในระหวางดําเนินโครงการ )

18

ตอนที่ 2 ตัวอยางการเขียนโครงการ การเขียนโครงการ มี 2 รูปแบบ แบบที่ 1 การเขียนโครงการแบบประเพณีนิยม

กรอบการเขียนโครงการ ชื่อโครงการ................................................................................................................................ หลักการและเหตุผล(กลาวถึงเหตุผลความจําเปนวาเพราะเหตุใดตองทําโครงการนี้) ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... วัตถุประสงค(หรือจุดมุงหมายของโครงการ / ระบุความมุงหมายในการดําเนินงานเพือ่ อะไร ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... เปาหมาย (ผลที่ไดรับจากการดําเนินงาน ) - เชิงปริมาณ (ผลงานที่ตองการใหเกิดขึ้นโดยตรง จากกิจกรรมหรือการ ปฏิบัติงานทางดานปริมาณ - เชิงคุณภาพ (ผลงานที่ตองการใหเกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานทางดานคุณภาพ ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... วิธีดําเนินการ ................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................

19

ระยะเวลาดําเนินการ ( .เดือน........................พ.ศ...................ถึงเดือน...... .........พ.ศ...... ...........) ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... งบประมาณ ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ผูรับผิดชอบโครงการ ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ขั้นตอนการดําเนินโครงการ ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... หนวยงานทีใ่ หการสนับสนุน ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... การประเมินผล (แนวทาง / วิธีการประเมินผลความสําเร็จ / โครงการตามตัวชี้วดั ) ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ผลประโยชนที่คาดวาจะไดรับ (ผลที่ดาดวาจะไดรับจากโครงการหรือการนําผลที่ไดไปใชเมื่อ ดําเนินการเสร็จเรียบรอยแลว) ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ตัวชี้วดั ความสําเร็จ (ระบุเกณฑตัดสิน) ................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................

20

การบริหารความเสี่ยง (ใหกลาวถึงแนวทางหรือแผนการปองกันปญหาที่อาจเกิดขึ้นหรือปจจัยที่เสริม ในกรณีที่มีปญ  หาในระหวางดําเนินโครงการ) ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... %%%%%%%%%% รายละเอียดอืน่ ( ถามี ) รายละเอียดประมาณการคาใชจายในโครงการ 1.กิจกรรรม ...................................................................เปนเงิน.....................................................บาท จําแนกเปน คาตอบแทน (١) คาตอบแทนวิทยากร (..........คน x ........บาท x …….ชั่วโมง x ......... ครั้ง ) = ……………….. บาท คาใชสอย (1) (..........คน x ........บาท x …….ชั่วโมง x ......... ครั้ง ) = ……………….. บาท (2) คาที่พัก (..........คน x ........บาท x …….ชั่วโมง x ......... ครั้ง ) = ……………….. บาท (٣) คาพาหนะ (..........คน x ........บาท x …….ชั่วโมง x ......... ครั้ง ) = ……………….. บาท (٤) คาอาหาร (..........คน x ........บาท x …….ชั่วโมง x ......... ครั้ง ) = ……………….. บาท (٥) คาอาหารวางและเครื่องดื่ม มื้อละไมเกิน.......บาท (..........คน x ........บาท x …….ชั่วโมง x ......... ครั้ง ) = ……………….. บาท (٦) คาใชจายอืน่ ๆ คาวัสดุ ....................................................................................................................................... คาครุภัณฑ ก. กิจกรรม....................................................เปนเงิน........................................................... บาท ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... รวมทั้งสิ้นทุกกิจกรรมของโครงการ....................................................บาท) หมายเหตุ - ขอถัวจายทุกรายการตามทีจ่ ายจริง

21

แบบที่ 2 การเขียนโครงการแบบเชิงเหตุผลหรือแบบเชิงตรรกวิทยา (Log Frame) เปนการเขียนโครงการที่มีวัตถุประสงคที่ดีที่สุดเพียงวัตถุประสงคเดียว และเปนโครงการ ที่มีเหตุผลตอเนื่องกันตลอด การเขียนโครงการแบบนี้เรียกสั้น ๆ วา “Log Frame” มีการแสดง ขั้นตอนการทํางานที่เปนเหตุผลซึ่งกันและกัน และสามารถประเมินผลภายในตัวเอง รายละเอียดของ โครงการงายตอความเขาใจงายตอการวิเคราะหและงายตอการประเมิน รายละเอียดของโครงการแสดง ในตาราง 16 ตาราง (4 x 4 matrix) โดยแสดงใหเห็นวา โครงการมีวัตถุประสงคอะไร จะดําเนินการ อยางไร มีปจจัยสําคัญอะไร ที่มีผลกระทบตอโครงการ นอกจากนี้ ยังระบุใหเห็นวาผลงานและ ความสําเร็จของโครงการ จะวัดไดอยางไร ขอมูลไดมาจากไหน และดวยวิธีการอยางไร โดยขอความ หรือรายละเอียดในแตละตาราง จะตองเปนเหตุผลกันและกัน ทั้งในแนวตั้งและแนวนอน รูปแบบการ จัดทําโครงการแบบ Log Frame โดยสรุปมีลักษณะแผนภูมิ ดังตอไปนี้ โครงสรางการจัดทําโครงการแบบ Log Frame สาระสําคัญการ ตัวบงชี้ความสําเร็จ แหลงตรวจสอบและ ขอสมมุติฐานที่สําคัญ/ ดําเนินงานโดยสรุป ของโครงการ วัดความสําเร็จ เงื่อนไขความสําเร็จ วัตถุประสงคของแผน -สิ่งที่แสดงถึง -แหลงอางอิง -ผลอันเกิดจาก (Program Goal) ความสําเร็จของ ความสําเร็จของ ความสําเร็จ วัตถุประสงคของแผน วัตถุประสงคของแผน วัตถุประสงคของแผน -เครื่องวัดความสําเร็จ - แหลงมาเบื้องตนของ ในระยะยาว ของวัตถุประสงคของ ขอมูลแผนงาน แผนงาน และแหลงประเมินผล ตอนสิ้นสุดของ แผนงาน ความมุงหมายของ ความสําเร็จของ -แหลงอางอิง ผลอันเกิดจาก โครงการ โครงการตามความมุง ความสําเร็จตามความ ความสําเร็จเฉพาะ (Project purpose) หมาย มุงหมายของโครงการ ความมุงหมายของ -แหลงที่มาเบือ้ งตน โครงการ ของขอมูลโครงการ ผลงาน สมรรถนะของ -แหลงอางอิง -สมมุติฐานที่ (Output) ความสําเร็จทีแ่ สดงใน ความสําเร็จของ กอใหเกิดความสําเร็จ รูปของประเภท โครงการ ของแตละผลงานหรือ ปริมาณและคุณภาพ -แหลงประเมิน โดยรวม ความกาวหนาหรือ -แสดงจุดออนของ

22

ความสําเร็จของ โครงการ

ขอมูลนําเขา (Input)

ผลงานที่จะไม กอใหเกิดผลตาม เปาหมายที่ตั้งไว คาใชจายและ แหลงที่มาของเงินและ เงื่อนไขที่จะกอใหเกิด ทรัพยากรที่ตอ งใชใน ทรัพยากรในแตละ การบรรลุผลสําเร็จ แตละกิจกรรม กิจกรรม ของกิจกรรม

อธิบาย 1.สาระสําคัญของการดําเนินงานโดยสรุป เปนการชี้ใหเห็นวา โครงการจะดําเนินไปไดตองมีรายละเอียดที่ตองกระทํา 4 ชนิด คือ ١٫١ วัตถุประสงค หมายถึง วัตถุประสงคทั่วไป หรือวัตถุประสงครวมของแผนงาน ขอความที่ระบุจะเปนขอความ กวาง ๆ ที่ตองการใหเกิดขึ้นจากการดําเนินงาน ตามแผนงานที่กําหนดขึ้น ١٫٢ ความมุงหมาย หมายถึง วัตถุประสงคเฉพาะของโครงการที่มุงเนนใหเกิดขึ้นจากการดําเนินงานตามโครงการที่ได กําหนดขึ้นเทานั้น และตองสอดคลองกับ วัตถุประสงค Program Goal ในเชิงที่เปนเหตุเปนผลซึ่ง กันและกัน ١٫٣ ผลผลิตหรือผลงาน (Out put) หมายถึง ตัวงานหรือผลงานอันเกิดจากการดําเนินงานตามความมุงหมายของโครงการผลผลิตหรือ ผลงานอาจปรากฏในลักษณะที่เปนรูปธรรม หรือนามธรรม ١٫٤ ขอมูลนําเขา (Input) หมายถึง กิจกรรมตาง ๆ และประเภทหรือชนิดของทรัพยากรที่จะตองนํามาใชเพื่อใหสอดคลองกับ ผล ٢. ตัวบงชี้ความสําเร็จของโครงการ เปนขอความหรือขอมูลที่แสดงใหเห็นวา วัตถุประสงคของแผนงานจะมีความเปนไปไดหรือ ประสบกับความสําเร็จยอมตองสอดคลองกับขอความ หรือขอมูลทีสามารถวัดและพิสูจนได เชน เวลา คุณภาพ ประมาณ และสถานที่ 3. แหลงตรวจสอบ เปนขอความทีร่ ะบุใหเห็นวา ตัวบงชี้ความสําเร็จในแตละตารางนั้น สามารถตรวจสอบหรือวัดได จากอะไร จากขอมูลของหนวย 4.ขอสมมุติฐานที่สําคัญ

23

เปนความคาดหมายที่มีตอคุณคาของการดําเนินงานตามโครงการวาจะกอใหเกิดประโยชน อะไรบางตอหนวยงานในระยะยาว ขอความที่ระบุในแตละตารางจะแสดงใหเห็นวาถาขอมูลหรือ ปจจัยนําเขาเปนเชนนีแ้ ลว ผลผลิตหรือผลงาน จะตองเปนไปเชนนัน้ หรือถาเกิดผลงาน เปนไป เชนนี้แลว ความมุงหมายจะตองเปนไปเชนนั้น 7. เอกสารประกอบการจัดการความรู จัดทําเปนคูมือ 8. ประโยชนทคี่ าดวาจะไดรบั จากการจัดการความรู ชุดความรู “เทคนิคการบริหารโครงการ” จะเปนเครื่องมือที่ทําใหสหกรณและ เจาหนาที่สงเสริมสหกรณ ตลอดจนผูที่สนใจ ดําเนินการเขียนโครงการของสหกรณและสามารถ บริหารโครงการไดมีประสิทธิภาพและสามารถตอบสนองความตองการของผูบริหารโครงการมาก ยิ่งขึ้น 9. การติดตามประเมินผล การนําไปใชของสหกรณในการบริหารโครงการ และการเขียนโครงการของสหกรณ และเจาหนาทีส่ งเสริมสามารถนําไปเปนเครื่องแนะนําได ----------------------------------------