INFOFICHE
Vacature: coördinator personeelszaken (m/v/x)
februari 2023
Het ABVV-regio Antwerpen zoekt voor zijn personeelsdienst een:
Coördinator personeelszaken (m/v/x)
Jouw taken
Je coördineert en voert mee uit:
• de maandelijkse berekening en verwerking van de diverse looncomponenten en extralegale voordelen voor al onze medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de volledige administratieve afhandeling van de loonverwerking en de personeelsadministratie.
• de verwerking van de aanvragen van de dossiers SWT, het tijd- en zorgkrediet, het betaald educatief verlof, de diverse personeelsverzekeringen, de mutualiteitsformulieren en RVAattesten Je verzorgt de administratieve afhandeling van deze dossiers.
• de voorbereiding en de verwerking van de dossiers van medewerkers die in dienst komen of uit dienst gaan.
• de VTO-inspanningen binnen het personeelsbeleid, inclusief de instrumenten voor inscholing, competentieontwikkeling, interne mobiliteit, VOV,….
• de ondersteuning van het rekruteringsproces.
Je volgt hiervoor pro-actief het wettelijk kader op en vertaalt dit mee naar een interne procedure en toepassing.
Je levert de gegevens en ideeën, die nodig zijn voor het voeren van een modern personeelsbeleid en een degelijk financieel beleid.
Je coördineert de gehele administratieve omkadering van de personeelscommunicatie, het personeelsbeleid en van het sociaal overleg
Jouw profiel
Diploma en ervaring
Je bent in het bezit van een professionele bachelor bij voorkeur personeelswerk, sociaal juridische dienstverlening, organisatiepsychologie of master in de humane wetenschappen. Ervaring in leiding geven is een pluspunt.
Jouw competenties
• Je bent klantgericht: je onderkent de behoeften van verschillende klanten en handelt hier adequaat naar in functie van een optimale dienstverlening. Je onderneemt acties om voor de klant de geschikte oplossing te bieden bij specifieke vragen en problemen. Je levert, rekening houdend met de bestaande procedures, de voor de klant best mogelijke oplossing. Je maakt duidelijke afspraken met de klant en komt deze na.
• Je werkt samen: je werkt samen met anderen om de vooropgestelde resultaten en doelen van de personeelsdienst te behalen. Je geeft spontaan informatie door aan collega’s.
• Je handelt met aandacht voor de doelstellingen en de belangen van het ABVV, de dienst en de taak. Je kent de deontologie die eigen is aan de functie en die leef je na.
• Je werkt betrouwbaar: je handelt vanuit ethische en sociale normen. Je komt je afspraken na en neemt je verantwoordelijkheid op voor eigen handelen. Je bent eerlijk en open ook over het eigen functioneren.
• Je bent communicatief sterk: je kan een boodschap vaardig overbrengen zodat de klant tot wie ze gericht is ze begrijpt. Je speelt in op wat gezegd wordt en stimuleert een open dialoog. Je
luistert actief. Je beschikt over een vlotte pen. Je structureert de boodschap en houdt in stijl en taal rekening met de situatie van de klant.
• Je werkt zorgvuldig: je blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. Je weet snelheid met diepgang en nauwkeurigheid te combineren. Je blijft handelen volgens de procedure en kwaliteit leveren ook bij verhoogde werkdruk.
• Je kan omgaan met stress: je blijft kalm en rustig in onverwachte situaties, bij tegenslag, kritiek of verhoogde werkdruk. Je reageert rustig bij tegenstand. Je behoudt een correcte houding bij confrontaties. Je slaagt erin onder tijdsdruk verschillende taken te combineren en hierbij de juiste prioriteiten te stellen.
• Je verbetert je eigen functioneren voortdurend: door nieuwe informatie op te nemen, efficiënt te verwerken en effectief toe te passen. Je vraagt zelf feedback en zet de feedback om in leerpunten.
• Je analyseert een situatie: door een geheel aan informatie op een inzichtelijke en methodische manier samen te brengen. Je benadert een probleem vanuit verschillende invalshoeken. Je legt logische verbanden. Je onderscheidt deelaspecten en kan deze koppelen aan oplossingen vanuit het uitgetekende (wettelijk) kader.
• Je plant en organiseert eigen doelen, taken en opdrachten. Je organiseert je eigen werk op een overzichtelijke en doelgerichte manier over tijd en middelen. Je hebt een duidelijk beeld van het werkproces waarvan je deel uit maakt en toetst de voortgang.
• Je werkt actief mee om uitdagingen binnen de dienst aan te pakken. Je zoekt uit jezelf nieuwe en actuele informatie op die relevant is voor je functie. Je deelt deze met je collega’s op een spontane manier. Je ziet kansen in je werkomgeving en formuleert voorstellen tot verbetering.
• Je stelt bestaande werkwijzen in vraag, komt met alternatieven om te verbeteren. Je past nieuwe ontwikkelingen in de eigen functie toe.
• Je neemt beslissingen in situaties waarbij alle relevante informatie beschikbaar is en de gevolgen inschatbaar zijn. Je neemt een standpunt in en handelt als je de volledige informatie ter beschikking hebt. Je neemt tijdig een beslissing op basis van alle elementen van het dossier en binnen het uitgetekende (wettelijke) kader of de procedure. Je signaleert tijdig problemen.
• Je bent pedagogisch onderlegd. Je werkt graag met groepen en ontwikkelt eigen, nieuwe didactische werkvormen voor jouw taken en houdt daarbij rekening met de doelgroep en de te bereiken doelstellingen.
Jouw kennis
• Kennis van het ABVV en zijn waarden
• Kennis van de sociale wetgeving en het arbeidsrecht is essentieel
• Kennis van en inzicht in de loonadministratie – o.a. de verschillende looncomponenten, de relevante administratieve documenten – vormen een pluspunt.
• Kennis van personeelsbeleid, talent- en performance management is een pluspunt.
• Zeer goede kennis van en grote vaardigheid in het gebruik van de courante informaticatoepassingen: outlook, word, excel (maken van draaitabellen) powerpoint en access aanbevolen
• Kennis van easytime, easypay of een ander loonprogramma vormt een meerwaarde
Wij bieden
Een prettige werksfeer, opleiding en bijscholing, een enthousiast team en organisatie.
Het aangeboden contract is van onbepaalde duur voor een voltijdse baan (35,5 uren werkweek).
Het loon past in de barema’s van het ABVV - regio Antwerpen
Naast loon, vakantiegeld (100%) en eindejaarspremie (100%) genieten medewerkers van een zomerpremie (28% maandloon), maaltijdcheques, groepsverzekering, 100% tussenkomst in de kosten van het woon-werkverkeer met openbaar vervoer (of fietsvergoeding), hospitalisatieverzekering, syndicale premie, ecocheques en een forfaitair bedrag aan kosten eigen aan de werkgever.
Sollicitatieprocedure
Je gemotiveerde sollicitatiebrief en je CV bereikt ons vóór 13 maart 2023. Je stuurt deze per mail aan: vacature@abvv.be of naar
ABVV-regio Antwerpen
Mehdi Koocheki – algemeen secretaris
Ommeganckstraat 35 | 2018 Antwerpen
• Jouw sollicitatiebrief bereikt ons ten laatste op 12 maart 2023
• Een jury zal de kandidaturen screenen en kandidaten selecteren voor een eerste sollicitatiegesprek. Dit gesprek en test gaan door in week 12 (20-24 maart)
• Op basis van het gesprek en de test worden kandidaten geselecteerd voor een screening door Ascento in week 13/14
• Ascento rapporteert aan de jury en op basis van de resultaten van de procedure worden kandidaten uitgenodigd voor een laatste gesprek met de jury. Dit is gepland in week 15.
• De aanvangsdatum wordt in onderling overleg beslist en kan onmiddellijk.
• Voor meer informatie kan je terecht bij vacature@abvv.be
Wij selecteren op basis van kwaliteiten en competenties!
Bijkomende informatie voor de sollicitanten.
1. Werken voor het ABVV-regio Antwerpen
Het ABVV-regio Antwerpen is één van de 16 lokale afdelingen van het socialistische Algemeen Belgisch Vakverbond (www.abvv.be - www.vlaamsabvv.be) en goed voor 10% van het totale ledental. Met meer dan 130 werknemers en een netwerk van 6 kantoren staat het ABVV-regio Antwerpen ten dienste van de actieve en niet-actieve werknemers in het gebied dat loopt van Essen tot Rumst en van Oostmalle tot Kallo. Het hoofdkantoor en de zetel van ABVV-regio Antwerpen bevinden zich in de Ommeganckstraat 35 te 2018 Antwerpen. Dat is op 5 minuten stappen van het Centraal Station en het busstation op de Rooseveltplaats. Meer informatie over het ABVV-regio Antwerpen vind je op www.abvv-regio-antwerpen.be
2. Werken voor de personeelsdienst
De personeelsdienst is een intern ondersteunende dienst. De personeelsdienst bestaat uit 3 medewerkers: 2 assistent personeelszaken en een coördinator personeelszaken Alle medewerkers zijn samen verantwoordelijk voor de taken met betrekking tot de loon- en personeelsadministratie Er is een taakverdeling inzake het sociaal overleg, VTO en de loonadministratie van de uitbetalingsinstelling ABVV Mechelen-Kempen De dienst wordt gecoördineerd en aangestuurd door de coördinator personeelszaken De assistenten en coördinator personeelszaken werken nauw samen met de medewerkers van het directiesecretariaat, boekhouding en hebben een vertrouwensfunctie.