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Proteção e uso consciente da água
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Campanha de redução de consumo inclui cartazes
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Desaceleração do investimento
unespinforma Março 2015 - Nº 64
Comissão apresenta instrumentos para gestão documental Daniel Patire
Plano de classificação e tabela de temporalidade são finalizados
Arquivos do Centro de Documentação e Memória da Unesp
A
Comissão de Avaliação Documental e de Acesso (CADA) da Unesp finalizou o processo de elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade dos documentos das atividades-meio da Universidade. Com esses dois instrumentos, a comissão dá um passo importante para a consolidação da gestão documental na Universidade. A partir deles, os documentos produzidos passam a ser
avaliados por tipologia e podem ser arquivados ou eliminados, conforme sua classificação. Os instrumentos serão enviados para as Unidades para sugestões e, depois, o texto final entrará em vigor. Para a professora Mariângela Spotti Lopes Fujita, pró-reitora de Extensão Universitária e coordenadora da CADA, uma gestão eficiente deve partir de um plano de classificação, ou seja, regras para classificar os tipos e
espécies de documentos, desde sua origem até sua destinação. Isso facilita no processo de acompanhamento do caminho percorrido pela documentação e também na organização dos arquivos físicos da Universidade. As atividades-meio são aquelas a dar suporte para as atividades-fim da instituição, ou seja, aquelas que são a sua razão de existir. No caso da Unesp, são elas: a formação de profissionais; desenvolvimento de pesquisa;
interação social, por meio de atividades de Extensão Universitária. E suas atividades-meio são recursos humanos, administração de recursos físicos e financeiros, entre outras. A elaboração das duas ferramentas de gestão documental teve por base a proposta de plano de classificação e de tabela de temporalidade paulista, feita pela Coordenação do Sistema de Arquivo do Estado de São Paulo (SAESP). Contudo, a comissão identificou a necessidade de se fazer instrumentos específicos para a instituição, devido a suas particularidades, com um modo de produção documental e de tramitação e guarda de documentos. Ainda assim, a todo momento da elaboração a proposta do governo estadual era confrontada e discutida por equiparação das funções e subfunções. “Qualquer plano de classificação vai refletir a vida administrativa da instituição. A tabela do governo do Estado de São Paulo é diferente daquela usada na Unesp, porque as funções são distintas. A razão de ser
da instituição é diferente, e isso se reflete nos seus documentos”, explicou Sonia Maria Troitiño Rodriguez, coordenadora do Centro de Documentação e Memória da Unesp (Cedem), professora da Faculdade de Filosofia e Ciências, Câmpus de Marília e membro da CADA. Pode-se definir que documento é uma ação registrada. Ele tem o valor testemunhal. É o que fica do ato. E dependendo da ação que é registrada, baseado em prazos legais de guarda, o valor do documento pode expirar imediatamente, como a pauta de uma reunião, ou ter a necessidade de guarda por 5, 10, 60 anos, ou mesmo ser de guarda permanente, de acordo com a professora Sonia. A gestão documental é um processo que leva em conta todo o ciclo vital do documento: sua produção, tramitação, uso e arquivamento. O plano e a tabela são ferramentas de avaliação documental. Servem como um guia do que se deve guardar, por quanto tempo, ou o que pode ser eliminado.