Cartilla MECI by SENA

Director Regional Dr. Félix Ramón Triana Gaitán Subdirectores de

Centro:

Comercio y Servicios Dr. Álvaro Fredy Bermúdez Salazar Industria y de la Construcción Dr. Brian Bazin Bulla Tovar Agropecuario La Granja Dr. Pedro Eduardo Fontal Versión 00 Código: M- MECI

Elaboración: Manuel César Trujillo Hoyos Revisión: Sandra Milena Alcalá Bedoya Edición: Oficina de Comunicaciones SENA Regional Tolima Ibagué – agosto de 2012

TABLA DE CONTENIDO 0.0 INTRODUCCIÓN…………………………………………..….06 0.1 ASPECTOS GENERALES Y DE INTERÉS DEL MECI……………………………………………………………..10 1.0 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO…………20 1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL – ELEMENTOS DE CONTROL……..…………………………23 1.1.2 Desarrollo del talento humano……………………..29 1.1.3 Estilo de dirección…………………………….……..31 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO…………………………………………..……32 1.2.1 Planes y Programas……………………………..….33 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos…………..…..34 1.2.3 Estructura Organizacional……………………….…37 1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO…39 1.3.1 Contexto Estratégico……………………………..…40 1.3.2 Identificación de Riesgo…………………………….41 1.3.3 Análisis del Riesgo…………………………………..41 1.3.4 Valoración del Riesgo……………………………….42 1.3.5 Políticas de Administración de Riesgos................43 2.0 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN…….……..43 2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL……..46 2.1.1 Políticas De Operación……………..………………47 2.1.2 Procedimientos……………………………..………..50 2.1.3 Controles...............................................................51 2.1.4 Indicadores..…………………………………………53 2.1.5 Manual de Operaciones .......................................54 2.2 COMPONENTE INFORMACIÓN……………...………55 2.2.1 Información Primaria……………………..…………57 2.2.2 Información Secundaria…….………………………60

2.2.3

Sistema de Información…………….………………61

2.3 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA………..63 2.3.1 Comunicación Organizacional……………...……...64 2.3.2 Comunicación Informativa…………………...……..68 2.3.3 Medios de Comunicación…………………………..76 3

SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN………………………..75 3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN………………...79 3.1.1 Autoevaluación del Control…………………………80 3.1.2 Autoevaluación de la Gestión…...…………………86 3.2 COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE…90 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno….…...91 3.2.2 Auditoría Interna……………………………….…….95 3.3 COMPONENETE PLANES DE MEJORAMIENTO...100 3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional................…..102 3.3.2 Plan de Mejoramiento por Procesos…………….104 3.3.1 Plan de Mejoramiento Individual…………………106 4.0 NORMOGRAMA…………….……………………..…109

BIENVENIDOS A LA EXPERIENCIA MECI EN EL SENA REGIONAL TOLIMA. EL ESTANDAR DE CONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El MECI en el SENA Regional Tolima:

0.0 INTRODUCCIÓN “La Calidad es un valor humano, está en las personas, ellas son las que depositan ese valor en lo que hacen” - Vicente Córdoba.

Propósito de la “Cartilla MECI-SENA”: Presentar la documentación que conforma el ¨Modelo Estándar de Control Interno – MECI¨ MECI 1000:2005 en sus diferentes etapas de diseño, documentación, implementación y mejora dando cumplimiento a los veintinueve requisitos o estándares establecidos y demás normas que aplican. Propósito del MECI en el SENA Regional Tolima:  Orientar la institución hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del estado establecido en su misión. Herramienta de Control para: La auto gestión más valioso para la prestar los servicios públicos con calidad, eficiencia, eficacia y efectividad. Participación de los Servidores Públicos relacionada con:  En cada una de las etapas del MECI  Auto gestión institucional basada en procesos  Establecimiento de los canales de información pública que fluyan en forma dinámica  Aplicación permanente del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar)  Organizar y controlar el que hacer institucional  Facilitar el mejoramiento de los procesos Etapas del MECI:

El MECI es el instrumento de control por excelencia para el mejoramiento continuo de nuestros procesos y nuestros servicios en beneficio de la calidad de vida de los habitantes la comunidad des urbanas y rurales y, su desarrollo institucional y social. La implementación del MECI punto de partida para el mejoramiento continuo y el cambio de cultura organizacional, elementos claves para la modernización y competitividad de la de la entidad. En su amplitud de aplicación documental y práctica, la cartilla MECI – SENA, no pretenden ser específica y exhaustiva, al contrario, ser genérica y algo no terminado. Su implementación y adecuado mantenimiento es el fiel resultado de la puesta en práctica de todas sus herramientas, métodos, técnicas y demás mecanismos de control de gestión en el desarrollo normal del trabajo realizado día a día de cada uno de los servidores FÉLIX RAMÓN TRIANA GAITÁN DIRECTOR REGIONAL SENA Ibagué, agosto de 2012 DIFERENCIA Y RELACIÓN 7

S.G.C. – MECI

S.G.C.

AP VH CO

MECI

LEM P M

AD D IE AR T EN

PH AV

La gestión (G) consiste en desarrollar adecuadamente el ciclo PHVA. El Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.) desarrolla la gestión en la parte correspondiente a la calidad. El Modelo Estándar de Control Interno (MECI) desarrolla la gestión basado en el control (V) especificándolo a través de sus 29 elementos que lo componen. El S.G.C. y MECI, por tanto, son complementarios. Y esta complementariedad consiste en profundizar y especificar los elementos de control.

0.1

ASPECTOS GENERALES Y DE INTERES DEL MECI:

Contiene información de contexto y de referencia necesaria para tener una visión conjunta del MECI en su diseño, documentación, implementación, mantenimiento y mejora.

OBJETIVO GENERAL DEL MECI: Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales permitiendo establecer: • Acciones correctivas, preventivas y de mejora • Políticas, métodos, procedimientos y demás herramientas de control de gestión • Mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo en las entidades públicas. • OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MECI     

Control de cumplimiento de resultados. Control estratégico de Gestión Control de control de ejecución Institucional Control de evaluación de la Gestión Control de información primaria y secundaria MECI 1000:2005 CONCEPTOS

Es un modelo de gestión… Basado en el control!!! PRINCIPIOS

Capacidad de la entidad para interrelacionar la autorregulación y la autogestión .

Capacidad de cada servidor público de considerar el control como inherente a sus responsabilidades.

Capacidad institucional para reglamentar

PRINCIPIOS

Los principios que sustentan el Sistema de Control Interno bajo el Modelo Estándar de Control Interno, su concepto y relación se visualizan seguidamente:

La asociación y vinculación de cada servidor público y, su secuencia interactiva entre los tres principios se ilustra en la siguiente gráfica:

AUTOCONTROL EN LAS ENTIDADES Este cuadro presenta las buenas pr谩cticas relacionadas con la realizaci贸n de trabajo de rutina:

COMO LOGRAR REACCIÓN POSITIVA DEL INDIVIDUO HACIA EL AUTOCONTROL Este cuadro presenta las buenas prácticas relacionadas con una adecuada actitud del individuo: COMO LOGRAR REACCIÓN POSITIVA DEL INDIVIDUO HACIA EL AUTOCONTROL

Dar a conocer como se ha dispuesto la Organización Crear conciencia positiva, Mostrar una actitud una actitud de justicia Establecer Metas claras y realizables, Parámetros de medición de rendimiento DISCIPLINA Reconocimiento El proceso de autocontrol asociado con la toma de control del servidor público, podría considerar:

RESULTADOS DEL AUTOCONTROL Hacer las cosas correctamente Mejoramiento continuo, en la forma de realizar nuestra labor diaria. Mayor eficiencia y eficacia administrativa Satisfacción y tranquilidad

ALCANCE DEL MECI SENA REGIONAL TOLIMA El ámbito de aplicación del Modelo Estándar de Control interno (MECI) es el estándar de Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación del SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación, establecido conforme al estándar MECI 1000:2005 y demás normatividad que aplica.

RELEVANCIA DEL MECI EN EL SENA REGIONAL TOLIMA  Es una herramienta de gestión de control por excelencia estandarizado conforme a los elementos establecidos bajo el documento MECI 1000:2005.  Cumplimiento de normas legales y reglamentarias que le aplica especialmente el Decreto 2913 de 2007.  Recuperación, establecimiento y desarrollo de la cultura escrita de las buenas prácticas organizacionales.  Sistematizar y mantener actualizada las evidencias relevantes del desarrollo de la gestión de la entidad.  Mejoramiento de las buenas prácticas de gestión institucional. MARCO NORMATIVO El marco legal del MECI establecido en la Constitución Política de Colombia, artículos 209, 268, 269, 354. Es importante profundizar en la normatividad específica que aplica en el Normograma del MECI que, es abundante y cambiante debido principalmente a la actividad legislativa. La Norma Técnica Colombiana GP 1000:2009, Sistema de Gestión de Calidad para las entidades públicas que aplica, trae una correspondencia con el estándar MECI:1000:2005 La normatividad genérica se presenta a continuación:

DECRETO 1599 de 2005

CONSTITUCIÓN POLÍTICA Art. 209 y 269 LEY 87 DE 1993 Ejercicio de Control Interno en las entidades del estado DECRETO 2145 DE 1999

Sistema Nacional de Control Interno

MECI 1000:2005

Adopta el MECI 1000:2005 para las entidades del Estado Colombiano.

En el SENA adopta el MECI 1000:2005, mediante Resolución 002241 de 2005. ROL DEL REPRESENTANTE LEGAL La participación del Representante Legal es vital, su gestión se precisa, así: R O L D EL R EP R ESEN TA N TE LEG A L

G u ia y o rie n t a la s a c c io n e s d e la e n t id a d p ú b lic a G e n e ra a u t o rid a d y c o n fia n z a S e co m p ro m e te co n e l co n tro l y c u m p l i m i e n t o d e l a m i s ió n , v i s ió n , p la n e s y p ro g ra m a s F o rt a le c e y re s p a ld a lo s c a n a le s d e c o m u n ic a c i ó n e in fo rm a c i ó n U t iliz a a d e c u a d a m e n t e lo s re c u rs o s , c o n t ra n s p a re n c ia y e fic ie n c ia .

ROL OFICINA DE CONTROL INTERNO El rol de la la oficina de Control Interno y su gestión es fundamente y esta tiene que ver con:

OFICINA DE CONTROL INTERNO El rol es de: Acompañar y asesorar Realizar evaluaciones Fomentar la cultura del autocontrol Coordinar la identificación de los riesgos Relación con los entes externos. No ejecutan, ni administran el control facilitan el mejoramiento de los procesos rganizacionales por medio de la evaluación independiente. ESTRUCTURA DE CONTROL DEL MECI Y SU COMPLEMENTARIEDAD Con base en los Artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, el Modelo estándar de Control Interno está integrado por Subsistemas, Componentes y Elementos de Control de la siguiente forma: tres grandes subsistemas, desagregado en sus respectivos nueve componentes y veintinueve elementos de control tomando como base los artículos 3° y 4° de la Ley 87 de 1993. El documento MECI 1000:2005 en el numeral 1.3 ´´compatibilidad con otros sistemas de gestión´´, establece: ´´El Sistema de Control Interno es complementario del Sistema de Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo´´.

También, agrega: ´´El Sistema de Control Interno debe entenderse como una herramienta que comparte algunos elementos con otros sistemas. Por lo tanto, es posible que la implementación de la mayoría de requisitos de este documento permita el cumplimiento total o parcial de requisitos de otros sistema Mejora s, para el SENA Regional Tolima incluyeel actual SIMCI (Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional). La metodología MECI facilita su reglamentación institucional para ser aplicado por cada servidor público, a manera de autocontrol conduciendo a la autogestión efectiva. El ciclo del autocontrol inicia con la toma de conciencia del servidor público, la auto evaluación basada en las herramientas MECI, generando resultados importantes del autocontrol como son cambio de hábitos, implantación de buenas prácticas de trabajo, ejercicio de la disciplina y la organización, entre otros, que conllevan a un mejoramiento continuo y progresivo desde lo individual a lo colectivo e institucional A continuación se presenta la estructura del MECI:

A continuaci贸n se desagrega los tres subsistemas en los 29 componentes y 茅stos a su vez, en los veintinueve (29) elementos:

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Desarrolla los componentes de control: Al interactuar entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional del SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación. 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Permite el control al cumplimiento de la orientación Estratégica y organizacional de la entidad. Controla la Planificación y su acción, hacia la consecución de sus objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad del Estado, sus componente: AMBIENTE DE CONTROL

COMPONENTES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ADMNISTRACIÓN DEL RIESGO

Objetivo del conjunto de componentes de control: Construir cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la Corporación. En este marco de objetivos, se agrupa en tres componentes: Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y Administración de Riesgos. Las principales evidencias documentales implementadas en el SENA Regional Tolima se presentan en el siguiente gráfico. Resumen genérico de cumplimiento de los elementos:

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Políticas y prácticas de desarrollo del Talento Humano : Ley 900 de 2005. Manual de Funciones y Competencias Evaluación de Desempeño de Funcionarios Procedimiento de Capacitación

ESTILODE DIRECCIÓN Proceso Comunicaciones Institucionales Procedimiento Revisión por la Dirección Carta de la Dirección Lineamientos Regionales Plan estratégico SENA 2012 – 2020 Plan Operativo de cada Centro de Formación

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Cadena de Valor - Mapa de procesos 18 procesos caracterizados

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Organigrama Dirección General Carta Organizacional Regional Tolima Organigrama de cada Centro de Formación Manual de Funciones y Competencias

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Mapa de Riesgos Regional Plan de Contingencia Procedimiento Acciones preventivas y Correctivas

PRODUCTOS

1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

CÓDIGO DE ÉTICA: Principios y valores institucionales FUNCIONARIOS IDONEOS : Evaluación de desempeño

PLANES Y PROGRAMAS

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS

1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL – ELEMENTOS DE CONTROL

Desarrolla los componentes de control Implementa los elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia1 de control a los servidores públicos del SENA Regional Tolima influyendo de manera profunda en la planificación2, la gestión de operaciones3 y en el proceso de Mejoramiento Continuo4, con base en el normograma que le aplica. 1.1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL – ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS Plataforma teleológica conformada por tres grupos: 5 Principios 7 Valores 7 Compromisos

Qué es? Elemento de Control, que define el estándar de conducta de los servidores públicos de la entidad, estableciendo las declaraciones explicitas que en relación con la conducta, fueron acordados de manera participativa para la consecución de los propósitos institucionales, manteniendo la coherencia entre la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la Ley y la finalidad del Estado. 1

Ver numerales 1.1.1 MECI:2005 y 6.2.2 NTC GP 1000:2004 Ver Proceso Planeación Estratégica 3 Ver numeral 1.2.2 MECI:2005 4 Aplica al Mapa de Procesos 2

Los acuerdos, compromisos o protocolos éticos5 están sustentados en la aplicación continua de las normas legales y reglamentarias que aplican. Al igual, según directrices del Decreto 3622 de 2005, articulo 7, orientados a valores de responsabilidad y vocación del servicio. Órganos para la ética: Está conformado como organización validad de Ética de laentidad6,el Comité deconvivencia y conciliación laboral y, Comité de personal en el marco de normatividad que aplica. Sustento Normativo: A nivel constitucional7, los artículos: 1, 5, 6, 11, 13, 15, 16, 26, 29, 38, 43, 48, 53, 54, 55, 122, 123, 124, 125, 126, 128 Código de ética del SENA - Construyendo Nación Nuestra Institución - Nuestra Vida: Los principios éticos: Se refieren a las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta. Los principios éticos son las normas internas y creencias básicas, sobre las formas correctas como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo. Primero la vida La dignidad del ser humano La libertad con responsabilidad El bien común prevalece sobre intereses particulares Formación para la vida y el trabajo

Los productos principales son: Documento (Manual de Procesos y Procedimientos) que contiene los Principios y Valores, Servidores Públicos que han asimilados los Principios y Valores y, Norma de la adopción de los Principios y Valores 6 Actuando como el agente dinamizador del proceso de gestión ética. 7 Constitución Política 1991

Valores Formas de ser y actuar del ser, altamente deseables, vistas como cualidades comunitarias. Posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana.

Valores

Respeto Actitud crítica Liderazgo Solidaridad Justicia y equidad Transparencia Creatividad e innovación

Compromisos Coherencia entre el pensar, el decir y el actuar. Convivencia pacífica. Disciplina, dedicación y lealtad. Promoción del emprendimiento y el empresarismo. Responsabilidad con la sociedad y el medio ambiente. Honradez. Calidad en la gestión

Principio: Primero la vida 1. Estoy comprometido con el cuidado y laprotección de todas las formas de vida. 2. Me comprometo en la construcción demi proyecto de vida. 3. Reconozco y valoro la riqueza culturalde mi país. 4. Estoy comprometido con la promociónde los Derechos Humanos.

Principio: Libertad con responsabilidad 1. Analizo, preveo y asumo las consecuenciasde mis decisiones y mis actos. 2. Cumplo con mis deberes; conozco y ejerzomis derechos. 3. Trabajo en el SENA con disciplina, porqueel desarrollo de mi proyecto de vidase entrelaza con la misión institucional. 4. Estoy convencido que mi trabajo dignifica,realiza y desarrolla mi ser.

Principio: La dignidad del ser humano 1. Reconozco, valoro y respeto a cada persona, aunque tenga características diferentes a las mías. 2. Siento un compromiso fraterno con la adversidad del otro. 3. Estoy convencido que las diferencias nos complementan y enriquecen. 4. Soy responsable conmigo mismo y con mi entorno.

Principio: El bien común prevalece sobre losintereses particulares 1. Trabajamos con los demás y en prode la comunidad. 2. Construimos relaciones armoniosas. 3. Dialogamos para llegar a acuerdos. 4. Tenemos coherencia entre lo quepensamos, decimos y hacemos. 5. Trabajamos en el SENA, en equipo, paraconstruir nación. 6. Cuidamos y defendemos los bienespúblicos, porque nos pertenecen a todos. 7. Estamos comprometidos con laconservación de un medio ambiente.

Principio: Formación para la vida y el trabajo 1. Estoy comprometido con la formación profesional de los trabajadores Colombianos. 2. Utilizo racionalmente los recursos de la Institución y presto un servicio con calidad. 3. Asumo el cambio como una oportunidad de crecimiento personal e institucional. 4. Aprendo continuamente de las experiencias propias y ajenas. 5. Estoy orgulloso de portar y respetar los símbolos institucionales y de aportar a la misión SENA. 6. Trabajo con calidad por la integralidad de la formación para trascender y contribuir a la construcciónde un mejor país. 7. Respeto los espacios institucionales porque son ámbitos de formación.

“

1.1.2 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL – DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Proceso Gestión del Talento Humano y sus procedimientos Plan de Capacitación Plan de Bienestar Programa S y SO Personal de la entidad

Qué es? Elemento de control8que, define el compromiso de la entidad con el desarrollo de las competencias, habilidades, experiencia, formación, aptitudes e idoneidad de los servidores públicos. El procedimiento perfilamiento, actualización y desarrollo de instructores y el Plan de Capacitación aplican al numeral 1.1.2 de MECI 1000:2004, determinan las políticas y prácticas de gestión humana aplicada a través de las actividades del proceso de Gestión de del Talento Humano, incorporando los principios de justicia, equidad y transparencias al realizar las etapas de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos. La toma de conciencia se realiza mediante las actividades de: Sensibilización y socialización de la implementación del MECI realizado a través del liderazgo de la Dirección Regional y las tres Subdirecciones de Centro. Implementación del proceso de Gestión del Talento Humano y el procedimiento perfilamiento, actualización y desarrollo de instructores y el Plan de Capacitación. Contratación del personal requerida por la oficina de Relaciones Laborales. Inducción y re inducción al personal nuevo y actual Desarrollo del Plan de Mejoramiento individual En su relevancia, las políticas y prácticas de desarrollo del Talento Humano reguladas en la Ley 900 de 2005, Manual de Funciones y Competencias, Evaluación de Desempeño de Funcionarios y Plan de Capacitación.

Los principales productos, son: Consolidación Plan de Capacitación Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano, seguimiento

Plan de Capacitación yPrograma de Inducción y Reinducción Manual de funciones y competencias aplicado, Plan de Inducción y Reinducción de los servidores públicos (incluye Plan de Incentivos), Evaluación de desempeño de los funcionarios, Procedimiento elaboración y ejecución del plan de formación y bienestar.

1.1.3 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL – ESTILO DE DIRECCIÓN

TOLIMA

ESTILO DE DIRECCIÓN

Lineamiento de Dirección General y Regional en gestión Uso TICs y medios de difusión Proceso de Comunicaciones Institucionales Comités a nivel Regional y Subdirección Certificación Calidad Habilitación Servicio Medico Registro Calificado Programas de Formación Revisión por la Dirección Rendición de cuentas o acuerdos de gestión

Qué es? Elemento de control9, que define la filosofía y el modo de gestión Regional y Subdirecciones de Centro. La forma o manera adoptada por la plataforma estratégica10 para guiar y orientar las estrategias, acciones y responsabilidades de la entidad hacia el cumplimiento de la misión institucional. Hace parte del Estilo de Dirección funcionario idóneo manifestado en los resultados de la Evaluación de Desempeño. Igualmente, a nivel de Dirección Regional el Estilo de Dirección se ha establecido en los procesos comunicaciones institucionales, incluyendo medios informativos, procedimiento Revisión por la Dirección, Carta de la Dirección, Lineamientos Regionales, Comités a nivel Regional y de Subdirecciones de Centro.

Los principales productos, son: El equivalente de los acuerdos de Gestión, están determinados en los compromisos de gestión adoptados en el Plan Estratégico2025, POA y Planes regionales que incluyen el cumplimento de los objetivos y metas y, los indicadores; caracterización del estilo de Dirección favorable a la calidad y el control, documentación comunicación pública y Revisión por la Dirección, la adopción de este Manual de Procesos y Procedimientos. 10 Ver Organigrama

1.2 COMPONENTE AMBIENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CONTROL

–

Desarrolla los componentes de control Los elementos de control Planes y Programas, el Modelo de Operación por Procesos y la Estructura Organizacional en su conjunto se interrelacionan según el marco de referencia establecido en el Componente de Ambiente de Control11 hacia el cumplimento de su Misión, el alcance de su Visión y la conduce de los servidores públicos hacia el cumplimiento de los objetivos globales de la entidad. Este componente define la ruta organizacional de Direccionamiento Estratégico de control que debe seguir una entidad para lograr sus objetivos misionales, Requiere de revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de las funciones de la entidad, Encauza su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por los aprendices, empresarios, ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, Define los parámetros de control y evaluación a regir, en relación con los Planes y Programas, Modelo de Operación y Estructura Organizacional. 1.2 .1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL – PLANES Y PROGRAMAS

11 12

PLANES Y PROGRAMAS

TOLIMA

El Plan estratégico SENA 2012 – 2020 y sus desplace en el Plan Operativo (POA) de cada Centro de Formación y en: los programas y proyectos generados en los Centros de Formación12

Ver Componente Ambiente de Control Ver Procedimiento en el numeral 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos

Qué es? Los Planes y Programas13 están direccionados desde el proceso de Planeación Estratégica debidamente caracterizado y soportado en las directrices para la elaboración del POA (Plan Operativo Anual). Empero, también se da respuesta a este elemento de control, en la caracterización de los procesos de valor principalmente Diseño Curricular, Certificación de Competencias Laborales, Ejecución de la Formación, Evaluación y Certificación de Competencias laborales, Ejecución de Servicios Complementarios, Gestión para el Empleo y, todos éstos con sus respectivos procedimientos. 1.2.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO – MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

Mapa de procesos o cadena de valor Caracterización de procesos Implementación, mantenimiento y mejora de los procesos Medición y seguimiento a procesos

Qué es? El elemento de control Modelo de Operación por procesos14 conforma el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad. El Mapa de Procesos y la caracterización de los procesos de naturaleza estratégica, misional, de soporte y de evaluación, aplican los principios de enfoque sistémico para la gestión y el enfoque por procesos15, los cuales en su interacción y secuencia establecidas en entradas y salidas de cada una de las caracterizaciones de los procesos garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad. 13

Los principales productos, son: Planes y Programas establecidos en los procesos misionales, Política y Objetivos de la Calidad, Objetivos, Metas e indicadores establecidos en los procesos, Visión y Misión divulgados, seguimiento a través de los indicadores, evaluación de las P/Q/R/C y Satisfacción del Cliente 14 Los principales productos, son: Mapa de Procesos y Procesos caracterizados 15 Armonizado con la Visión y la Misión establecidas en el Plan Estratégico 20120 visión 2020

El Mapa de procesos describe la secuencia e interrelación de los procesos configurados en los cuatro grupos o bloques, que estructura el Sistema de Control Interno. Los procesos han sido clasificados en cuatro grandes grupos o bloques, así: Procesos Estratégicos: son aquellos que conforman la plataforma teleológica y estratégica del SENA Regional Tolima presentando las directrices generales acerca de los procesos Directivos, Corporativos o de Innovación del Sistema de Control Interno, estos procesos son:  Planeación Estratégica  Inteligencia Organizacional  Mejora Continua Los procesos Misionales u operativos reflejan la operación misma de la entidad, representando la cadena de valor de los servicios de Formación Profesional Integral, los servicios asociados o complementarios, estos procesos responden a la misión del SENA Regional Tolima y son los siguientes:  Normalización de Competencias Laborales  Diseño Curricular  Administración Educativo  Ejecución de la Formación  Servicios complementarios  Gestión para el Empleo Los procesos de soporte prestan servicios de apoyo a los procesos misionales, estratégicos y de evaluación del SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación. Estos son vitales para la correcta operación de las actividades relacionadas con los servicios de la entidad:

     

Gestión de Recursos Humanos Gestión Administrativa Gestión de los Recursos Financieros Gestión Documental Comunicaciones Institucionales Gestión de las Tecnologías de la Información

Los procesos de evaluación permiten hacer el mantenimiento al Sistema de Control Interno, valoran la conformidad con los requisitos y requerimientos de lanorma MECI 1000:2005 y asegura el cumplimiento de los objetivos de la entidad, a través del proceso de Mejoramiento Continuo:

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.2.3 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL – ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

TOLIMA

Carta Organizacional Organigrama de los Centros Cargos Manual de Funcionales y Competencias Laborarles Líneas de autoridad y comunicación

Qué es? La configuración organizacional se establece desde la Dirección General conforme a las normas legales y reglamentarias especialmente la Ley 119 de 1993 y el Decreto 249 de 2004. La Carta Organizacional representa las dependencias, los cargos, las funciones, las relaciones, canales de comunicación, y los niveles de responsabilidad y autoridad, que permite dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con la misión. El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales16de la entidad establece las competencias, requisitos y funciones de los servidores públicos, como también, los diferentes niveles ocupacionales que la estructuran. Además, cada Centro de Formación posee a su interior su propio esquema organizacional.

Ver Decretos y demás normas que regulan en el Normograma y el Reglamento Interno de Trabajo

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LAENTIDAD

Direcci贸n Regional - SENA Regional Tolima Tres Subdirecciones de Centro

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

IE EL IS SG O

POLÍTICA ADMÓN DEL CONT VA EX LO RA RIESGO ESTRAT TO C ÉGIC DE IÓN O RIE L INDE SG TIFIC O ACIÓ AN N DEL ÁL RIESG I D S R O

1.3

Contexto Estratégico del riesgo Identificación del Riesgo Análisis del Riesgos Valoración del Riesgo Política del Administración

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Desarrolla los componentes de control El conjunto de elementos de control17 de este componente se compone de Contexto Estratégico, Identificación de Riesgos, Análisis del Riesgo, Valoración del Riesgo, Políticas de Administración del Riesgos.

MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN DE LA REGIONAL Y SUS TRES CENTROS PLAN DE RIESGOS RESIDUALES Implementación y seguimiento Revisión y mejora

Los principales productos, son: Análisis de aspectos internos y externos que implican exposición al riesgo, reconocimiento de situaciones de riesgo(s), medidas de respuesta ante riesgos identificados, Políticas de administración de riesgos, Puntos de control , Acciones preventivas y Mapas de riesgos. Ver procedimiento Administración del Riesgo

1.3.1 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO – CONTEXTO ESTRATÉGICO Qué es? Contexto Estratégico. Establece los lineamientos estratégicos asociados con las fuentes y exposición de riesgos provenientes de la parte interna y externa de la entidad, sean éstos clientes, usuarios, ciudadanos, empresarios, gobierno entre otros, que orientan la entidad frente a los riesgos en el Plan de Riesgos. 1.3.2 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO – IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Qué es? Identificación del riesgo. Da a conocer los eventos potenciales, controlables y no controlables por parte de la entidad, que colocan en riesgo el cumplimiento de la Misión Institucional, se exponen en el Plan de Riesgos. 1.3.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO – ANÁLISIS DEL RIESGO Qué es? Establece la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos determinando la capacidad de la entidad para su aceptación y manejo se precisan en el Plan de Riesgos.

1.3.4 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO – VALORACIÓN DEL RIESGO Qué es? Técnica que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptación y manejo. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los aspectos de Calificación del Riesgo y Evaluación del Riesgo. 1.3.5 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO – POLÍTICA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Qué es? Herramienta de gestión de riesgos que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad. Transmiten la posición de la Dirección respecto al manejo de los riesgos y fijan lineamientos sobre los conceptos de calificación de riesgos, las prioridades en la respuesta, la forma de administrarlos y la protección de los recursos. En este sentido, establecen las guías de acción para que todos los servidores coordinen yadministren los eventos que pueden inhibir el logro de los objetivos de la entidad,orientándolos y habilitándolos para ello. Las Políticas identifican las opciones para tratary manejar los riesgos con base en suvaloración, y permiten tomar decisionesadecuadas para evitar, reducir, compartir otransferir, o asumir el riesgo.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL

COMUNICACIÓN PÚBLICA

SUBSISTEMA DE GESTIÓN

Actividades de Control Información Comunicación Pública INFORMACIÓN

Desarrolla los componentes de control: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes al interior de la entidad, aseguran el control a la ejecución de los procesos en el SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión. Objetivo del conjunto de componentes de control: Permite a nuestra entidad: Construir los elementos o estándares de control necesarios para autocontrolar el desarrollo de las acciones de Formación, Tomando como base de orientación los estándares de carácter estratégico definidos con base en los lineamientos del Subsistema de Control Estratégico. Una vez la entidad cuente con un conjunto de elementos, estándares o mecanismos de control, se ha establecido: La orientación estratégica de las acciones de Formación y las herramientas de gestión de control básicas de protección de todos sus recursos tomando las

correcciones, acciones correctivas, acciones correctivas y acciones de mejora informando y comunicando oportuna y eficaz, Estas acciones tendientes a garantizar la alineación de lasacciones de Formación con propósitos institucionales en el marco de su misión, permitiendo su contribución a los fines esenciales del Estado. El subsistema de Control de Gestión lo integran los elementos de: Actividades de Control, información y comunicación pública. La grafica siguiente presenta en visión de conjunto este subsistema. Un resumen consolidado se presenta a continuación:

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

PROCEDIMIENTOS 52 PROCEDIMIENTOS

CONTROLES Controles inmersos en los procesos , Controles inmersos en la Matriz de Riesgos , Controles inmersos en el Plan de Contingencia de manejo de riesgo residual , Controles establecidos en las visitas a los Centros de Formación por parte de la Dirección Regional , Comité de Seguimiento a Aprendices .

INDICADORES Cuadro de Mando Integral y Matriz de indicadores SIMCI

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de Procesos y Procedimientos - Resolución 2613 de 2010. Lista Maestra de Documentos externos, registro correspondencia externa recibida y despechada , registro y respuesta P /Q/R/C, registro de solicitudes de necesidades de capacitación recibidas .

INFORMACIÓN SECUNDARIA Actos administrativos Dirección General y Regional , lineamientos Regionales y Subdirecciones de Centro , documentos internos, Revisión por la Dirección ; Informes de auditoria , Informe acciones correctivas y preventivas, Informes de gestión Regional

SISTEMA DE INFORMACIÓN Aplicativos ON BASE – Gestión Documental, Finanzas 2000, SIIF, Kactus, SOFIA PLUS, ORION, SIGEP Servicios Institucionales web : Correo Institucional , Intranet, Servicios de Internet, Correo Comunidad SENA (misena), sistema de bibliotecas virtuales , copia de seguridad

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Lineamientos de comunicación de Dirección General , Información remitida por Dirección General a través de los servicios institucionales web, Rendición de Cuentas , información reportada a los medios masivos de comunicación .

COMUNICACIÓN INFORMATIVA Procedimiento P/Q/R/C, publicación Oferta de Servicios , Portafolio de servicios SENA Regional Tolima , Estrategias de Comunicación principalmente asociadas al uso de la pagina web del SENA , Rendición de Cuentas a la ciudadanía , intranet Despecho Regional y Subdirectores.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN Comunicación establecida en los Procedimientos administrativos y operativas, instructivos de trabajo , circulares, comunicaciones internas, Oficina de Comunicaciones , carteleras, intranet, Internet, Carteleras, intranet, internet, boletines informativos: Boletín Calidad, SO&GA, El Correo, Boletín Regional Tolima , SENA en escena, Boletín Empresarial, Boletines para egresados, Boletines Carta de la Dirección , Agenda de la Dirección

PRODUCTOS

2.2 INFORMACIÓN

INFORMACIÓN PRIMARIA

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÑON

POLÍTICAS DE OPERACIÓN 40 PROCEDIMIENTOS, 3 INSTRUCTIVOS Lineamientos Regionales asociados a la Formación

2.SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Busca asegurar el Control de la Gestión de las operaciones de la entidad. Se orienta a la consecución de los resultados y al cumplimiento de los objetivos misionales de conformidad con lo establecido en la Constitución, la Ley, los estatutos y las Normas propias de la entidad, sus componente: ACITIVIDADES DE CONTROL

COMPONENTES COMUNICACIÓN PÚBLICA

INFORMACIÓN

2.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO – ACTIVIDADES DE CONTROL Desarrolla los componentes de control: Integrado por los elementos Políticas de Operación, Procedimientos, Controles, Indicadores, Manual de Procedimientos. Actividades de Control orientadas a garantizan el control en la ejecución de la funciones y servicios, planes y programas del SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación, aportando efectividad en las acciones de Formación necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. Las Actividades de Control permiten ejercer control sobre toda la operación de la entidad, aplica para todos los procesos, interviene todas las funciones y niveles de las dependencias del SENA Regional Tolima y compromete a todo el personal tanto en los niveles de responsabilidad como de autoridad.

2.1.1COMPONENTEACTIVIDADES DE CONTROL – POLÍTICAS DE OPERACIÓN Compilación de Procedimientos o instructivos misionales o de valor. Compilación de lineamientos operativos de Dirección General y Regional aplicables a los Centros. Normas internas Políticas de calidad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Buenas prácticas técnicas Qué es? Elemento de control18, que establece las guías de acción para la implementación del Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestión de la Calidad y la planeación de la oferta educativa y los demás servicios de Formación Profesional Integral, sean de soporte o complementarios. Estas guías de acción son límites y parámetros requeridos para ejecutar los procesos establecidos orientados al cumplimiento de la misión institucional y políticas de administración del riesgo previamente definidas por la entidad. Las políticas de operación también se han establecido por medio de las acciones y mecanismos asociados a los procesos y sus caracterizaciones en lo concerniente al Alcance y los riesgos de los procesos19. Enmarcadas en el contexto de las políticas de desarrollo administrativo20, enfocada a la democratización de la entidad. Este conjunto de políticas de operación están dirigidas a consolidar la cultura de la participación de los clientes internos y externos y demás partes interesadas, con el fin de facilitar la 18

El principal producto: Los lineamientos para la operación y el desempeño incluidos en este documento ´´Manual de Procesos y Procedimientos, principalmente los procedimientos operativos´´ 19 Ver Mapa de riesgos y puntos de control 20 LEY 489/98 –DECRETO 3622/05

integración de los aprendices, empresarios, ciudadanos y los servidores públicos en el logro de las metas institucionales y a construir una gestión flexible y abierta que permita la participación ciudadana, y propicie la atención oportuna de las P/Q/R/S y los trámites encaminado al mejoramiento continuo de los procesos, sistemas integrados21. En cuanto a los procedimientos, especialmente los clasificados, así: el Plan de Riesgo y Plan de Riesgo Residual,los procedimientos de Mejora Continua22, el procedimiento de Auditoría Interna. Y los mecanismos de verificación y evaluación del cumplimiento del marco legal aplicable23 (normograma) También, las políticas de operación están contenidas en el Manual de Procesos y Procedimientos, Plan o programa deformación y bienestar del Talento Humano, Matriz de indicadores, seguimiento a través de los registros de acciones correctivas y preventivas y planes de mejoramiento. Las principales políticas específicas de operación que aplican al desarrollo institucional de la entidad a regional local se precian en los siguientes términos: Aplicación, cumplimiento y acatamiento de toda la normatividad legal y reglamentaria que aplican a la entidad. Aplicación estricta del Reglamento Interno de Reglamento de Trabajo y código disciplinario como norma reguladora y procedimental que rige la norma conducta laboral y social en el desarrollo de los procesos estratégico, misionales, de apoyo de la entidad.

Hace referencia a los dos Sistemas, MECI y Calidad Procedimientos que permite integrar las observaciones de los órganos de control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad. 23 Aplica 2.1 c) MECI 1000:2005. Ver normograma 22

2.1.2 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL – PROCEDIMIENTOS Compilación de Procedimientos desarrollados a partir de los procesos de innovación, cadena de valor y de soporte. Implementación y mantenimiento Revisión y mejora

Qué es? Elemento de control24, que conformado por el conjunto de procedimientos establecidos por cada uno de los 53 procesos que conforman el Mapa de Procesos, son requeridos para desarrollar las actividades de uno o más procesos, controlando las acciones que necesita la entidad. El procedimiento establece mecanismos de control a su interior como son: el objetivo, alcance, diagrama de flujo, descripción de las actividades o tareas, su frecuencia y responsabilidad y los documentos que lo soportan. 2.1.3 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL – CONTROLES

TOLIMA

CONTROLES

Controles establecidos en los Procesos, Procedimientos, Mapa de Riesgos y Plan de manejo de riesgos residuales Mecanismos preventivas Mecanismos correctivas

Los productos principales son: Los procedimientos que se describen a continuación. Ver Lista Maestra de Documentos

Qué es? Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública. Los Controles se diseñan para las actividades, tomando como base los procesos identificados y las políticas de operación, con el fin de definir las acciones conducentes a reducir los riesgos; éstos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos. Los Controles se clasifican en preventivos y correctivos. Elemento de control25 integrado por el conjunto de acciones o mecanismo establecidos principalmente en el Mapa de Riesgos, contiene la definición de los riesgos por proceso y a partir de estos, los puntos de control y el Mapa de Riesgos para prevenir y reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad. Los controles se establecen a partir del mapa de riesgos, estos se configuran a partir del objeto de control que se determine. Una vez se ha identificado el riesgo se determina el punto de control conforme al mapa de riesgos y puntos de control. Estos controles se han identificado, así: Preventivos: esta clase de control actúa para eliminar la causa del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización. Correctivos: aquellos que permiten el establecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseado; también, permiten la modificación de las acciones que propician su ocurrencia.

Productos: Controles inmersos en los procesos caracterizados, puntos de control del mapa de riesgos, procedimientos de Acciones Correctivas y Preventivas y, Administración del Riesgo

Los controles también se establecen partir del seguimiento a los resultados arrojados por los indicadores, el análisis a éstos y las acciones tomadas para lograr la meta del indicador y las acciones propias para su aseguramiento de la no ocurrencia.

TOLIMA

INDICADORES

2.1.4 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL – INDICADORES

Matriz de indicadores de calidad, S y So, Medio Ambiente y seguridad de la Información Cuadro de Mando Integral Indicadores Plan Estratégico, POA y proyectos

Qué es? La Matriz de Indicadores establece el elemento de control26 que aplica a la evaluación de la gestión de entidad. Los resultados arrojados por los indicadores permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas por el SENA Regional Tolima, en relación con el logro de los objetivos y las metas previstos. La matriz de indicadores está diseñada para cada uno de los procesos en función de los objetivos de éstos. Por tanto, es un instrumento de gestión que permite hacerle seguimiento a los procesos con el objeto de valorar su desempeño y tomar las acciones pertinentes, sean éstas preventivas, correctivas o de mejora. Empero, debe señalarse que los indicadores son señales de alerta acerca del comportamiento de las actividades de los procesos y que los análisis de causas, la concertación de las acciones a seguir, con sus responsabilidades y fechas establecidas con las fechas de seguimiento, son la parte fundamental y critica en 26

Los principales productos, son: Indicadores inmersos en los puntos de control de los procesos caracterizados, mecanismos de operación establecidos

aras que las situaciones manifestadas pueden cambiar para su recuperación o mejora. Los indicadores por proceso tipificados en indicadores deeficiencia, eficacia y efectividad permite focalizar los resultados para controlar el logro de objetivos, la optimización de recursos o el mismo impacto en los usuarios o ciudadanos, midiendo los cambios favorables en la resolución de la problemática social y comunitaria o la satisfacción de sus necesidades. Este enfoque debe ser primordial para que los indicadores sean potencialmente generadores de valor agregado. 2.1.5COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL – MANUAL DE OPERACIONES Manual de Procesos y Procedimientos Manual de Calidad Manual de Identidad Corporativa Implementación y seguimiento Revisión y mejora

Qué es? Este documento contiene los Procedimientos operativos27, que integran y regulan la forma de llevar a cabo los procedimientos operativos o de cadena de valor de la entidad, que se convierte en una guía de uso individual y colectiva permitiendo el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla la función administrativa y legislativa de la entidad, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. En términos generales el Manual de Procedimientos Operativos o Misionales, es la bitácora que permite a la entidad el logro de los objetivos tanto institucionales 27

El producto resultante es este documento denominado ´´Manual de Procesos y Procedimientos´´ que contiene el Manual de Calidad, Principios y Valores y, Manual de operaciones, siendo un instrumento general integrador de la regulación de las operaciones de la entidad.

como de cada uno de los procesos, con el objeto de que las partes interesadas conozcan su funcionamiento administrativo y operativo. Este documento reúne todos los lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas y externas. El Manual de Operaciones se centra en su configuración documental en el Subsistema de Control Estratégico, retomando tanto los componentes teleológicos como estratégicos de la entidad.

2.2 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO – INFORMACIÓN Desarrolla los componentes de control: Conforma la documentación que integra el Sistema de Control Interno generando información que se produce y que adquiere significado para los grupos de interés28 de la entidad. Este conjunto de información hace parte fundamental de la operación de los tres Centros de Formación al convertirse en insumos o elementos de entrada para la ejecución de los procesos y a su vez, los productos de los mismos. La información y su calidad garantizan la base de la transparencia de la actuación de la Administración institucional, Legislación que aplica y el cumplimiento de las obligaciones de la información29. La Información comprende todos los ámbitos y servicios de la entidad y constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos de la entidad. Por esta razón, es indispensable acceder a ella con rapidez y con facilidad, debe fluir sin ningún obstáculo y considerarse como un instrumento más que un fin.

28 29

Por grupos de interés se debe entender también ´´partes interesadas´´. En TC GP 1000:2004 Ver Lista Maestra de Documentos y lista maestra de registros

Para obtener los beneficios proporcionados por la Información, es necesario conocer las necesidades de los clientes, empresarios, ciudadanía y demás grupos de interés, de las partes interesadas y las de la entidad, identificar sus fuentes y definir una estructura para su procesamiento y socialización 2.2.1 COMPONENTEINFORMACIÓN – INFORMACIÓN PRIMARIA Control de documentos externos Satisfacción del Cliente y demás partes interesadas Gestión P/Q/R/S Control Social Normograma Variables de entorno externo Qué es? Conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables externas. La información primaria proveniente de fuentes externas que se procesa al interior de la entidad, principalmente, es: Proyectos o programas provenientes de acuerdos o alianzas, integración con la media técnica, y demás acuerdos suscritos. Solicitudes de necesidades de formación de las comunidades urbanas o rurales Requerimientos de información de gestión y/o control provenientes de grupo de interés u organismos de control o de regulación. Normatividad proveniente de las diferentes fuentes legislativas a nivel Nacional (congreso), Departamental (Asamblea), Municipal (Concejo). Normas legales, técnicas y demás a nivel internacional 49

El objetivo de control de ejecución está determinado en procedimientos para: Prevención, detección y corrección de desviaciones Efectiva comunicación interna y externa Generación y registros de información oportuna y confiable El objetivo de control información, procedimientos que aplican a: Generar información veraz y oportuna Generar información a los órganos de control interno y externo Generar información para el proceso de rendición de cuentas Publicidad de la información generada por la entidad Las otras de fuentes, son los agentes y actores del entorno externo, variables que no están en relación directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeño, como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros, siendo recolectada a través del proceso de Inteligencia Organizacional y los procedimientos identificación de necesidades y Planeación Operativa. También, anualmente se reciben los lineamientos técnicos y metodológicos para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA), y agenda de trabajo. Para el control de la información primaria30 se registra el tipo de información en el formato ´´Control de documentos externos´´ y para el registro de cada información que se reciba se relaciona en las tablas de retención documental según seriado establecido31. Así mismo, se utilizan los medios informatizados incluyendo correo electrónico y los aplicativos ONLINE.

Los principales productos, son: Procedimiento Control social, político y administrativo y sus tres formatos, mecanismo para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadanía; la caracterización del proceso de Mejora Continua y sus procedimientos: evaluación de la satisfacción al cliente, identifica fuentes de información primaria, también incluye, la consulta el mecanismo de consulta a los grupos de interés a través de la encuesta de opinión; el diagnostico desarrollado en el proceso de Planeación Estratégica, aplica para la obtención de información requerida para la gestión de la Regional Tolima a nivel local y regional. 31 La diferencia entre los documentos que se controla desde el Sistema de Gestión de la Calidad y las Tablas de Retención Documental consiste en que los primeros controlan según clasificación del tipo de documentos (V. Gr: procedimientos, manuales, etc.) y los segundos, por temática, V. Gr: actas, decretos de Subdirección de Centros, etc.

Igualmente, la información primaria se registra y controla a través de las Tablas de Retención Documental (TRD) y el uso del aplicativo ONLINE de radicación y envío de documentos. 2.2.2 COMPONENTE INFORMACIÓN – INFORMACIÓN SECUNDARIA Tablas de Retención Documental Procedimiento de Control Documentos Procedimiento de Control Registros Activos de información

de de

Qué es? Información generada o que se procesa al interior32 de la Regional y sus tres Centros de Formación proveniente del ejercicio de la función institucional, el desarrollo normal de los procesos, la realización de la auto evaluación y la evaluación independiente y, la elaboración de informes de gestión y control dirigido a los servidores públicos, entes de control interno y externo, diferentes instancias o estamentos públicos o privados. La información primaria es un activo de información que debe asegurarse, protegerse y conservarse de manera adecuada para disponer de información de calidad, confiable y pertinente. Los principales mecanismos y procedimientos que aplican al manejo organizado o sistematizado de la información de origen interna, son: Archivo y correspondencia Elaboración y codificación de documentos Gestión documental También, se incluyen: 32

Los principales productos son: El procedimiento Control social, político y administrativo, Tabales de Retención Documental. Fuentes internas información (ver registro Lista Maestra de Control de Documentos y Lista Maestra de Registros).

Los registros establecidos en la Lista Maestra de Registros Las tablas de retención documental Manual de Archivo y correspondencia. La oficina de Comunicaciones respecto a las comunicaciones internas en el SENA Regional Tolima, tiene a su cargo el diseño de la política editorial a nivel nacional y el desarrollo estratégico de información; garantiza la calidad de los productos, así como su consonancia y coherencia con la labor misional del SENA. Asimismo, dinamiza los consejos de redacción, define la agenda informativa y dirige el proyecto Líderes Comunicadores. Igualmente, esta área en ccomunicaciones para destinatarios externos se ocupa de la producción de contenidos escritos para los diferentes medios de comunicación del SENA, tales como boletines de prensa, separatas, artículos, publicaciones e informes especiales.

2.2.3 COMPONENTE INFORMACIÓN – SISTEMA DE INFORMACIÓN Soporte informático Internet Intranet Servicios de soporte hardware, Software y redes informáticas Personal Competente

Qué es? El sistema de información33 se soporta en el conjunto de elementos de control tales como recursos tecnológicos, hardware y software. El hardware, componente físico de equipos de cómputo PC de mesa y PC portátiles, memorias extraíbles, disco duro externo y demás herramientas periféricas. El software, conjunto de programas de cómputo, aplicativo Sofía Plus, Orión, Kactus, Finanzas 2000, y demás aplicativo adquirido que sirven para el procesamiento de los datos e información necesarios para las operaciones de los procesos. Otros recursos de información y comunicación como son internet (correo electrónico, página web), infraestructura de cableado lógico, principalmente utilizados para la generación de información, orientado a apoyar de manera más eficiente la gestión de operaciones de la entidad. Igualmente, los recursos humanos con las competencias requeridas operan, alimentan y utilizan el sistema de información para producir información, documentos y demás productos de información que deben ser socializados y dirigidos a los ciudadanos, usuarios, clientes y partes interesadas.

Procedimientos o documentos que aplica: Archivo y Correspondencia Elaboración y Ejecución del Plan de Formación y Bienestar Suministros, mantenimiento locativo y de equipos de computo

Los principales productos, son: Normas internas institucionales de ´´Archivo y Correspondencia´´ (manejo organizado o sistematizado de la correspondencia), Control de documentos y registros ( sistema documental de la entidad); los Procedimientos vinculados a los procesos de Planeación Estratégica , Gestión Informática; Adquisición de material administrativo y mantenimiento de Instalaciones, Gestión del Talento Humano (manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológico)

2.3 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO – COMUNICACIÓN PÚBLICA Desarrolla los componentes de control: La Comunicación en el SENA hace parte de la estratégica organizacional, haciendo posible que los clientes, usuarios, ciudadanos y demás partes interesadas puedan mantenerse informados en aras de asociarsepara lograr objetivos comunes, en tantoinvolucre todos los niveles de autoridad y responsabilidad, y todas funcionales y procesos de la entidad. El diseño de la comunicación organizacional plantea soluciones a la necesidad de difusión y divulgación de los actos administrativos o de gestión institucional,la gestión administrativa y a proyectar laimagen de la entidad. Compuesto por los elementos de control, comunicación organizacional, comunicación informativa, medios de comunicación que, en conjunto apoyan la construcción de visión compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad con sus servidores públicos, ciudadanos y grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus Objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998. 2.3.1 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA – COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL (CO)

TOLIMACOMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Lineamientos de CO emanados por la Dirección General Sistema de correspondencia ONBASE Plan de Comunicaciones Matriz de comunicaciones: Calidad y S y SO.

Qué es? La CO orienta la difusión de políticas institucionales y la información generada al interior del SENA para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, el plan estratégica y el POA, los programas de formación, los proyectos de formación, entre otros y la gestión de las acciones hacia los cuales se enfoca la actuación de la entidad. La CO convocaa los servidores del SENA en torno a su imagen corporativa que comprenda su gestión ética, eficiente y eficaz proyectando su compromiso con respeto, Justicia y equidady, la transparencia, como gestores y ejecutores de la misión institucional, contribuyendo al fortalecimiento del Clima Laboral. El Plan de Comunicaciones del SENA diseñado con el fin de operacionalizar el elemento de control34 de comunicación organizacional en términos de medios y acciones comunicativas que contribuyan al logro de los objetivos de la entidad y, en el que se orienta, la difusión de las Políticas operacionales (2.2.1) y la información generada al interior de la entidad, principalmente del Sistema de Control Interno y, el Sistema de Gestión de la Calidad y, en general la información secundaria. Las especificaciones del Plan de Comunicaciones se muestran en los siguientes cuadros:

Los principales productos, son: Políticas de operación interna, flujos de comunicación requeridos para la operación de la entidad (documento de archivo y correspondencia – Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia ONBASE); los procesos de Adquisición de material administrativo y mantenimiento de Instalaciones, materiales de formación profesional, procedimientos y formatos correspondiente al proceso de Gestión del Talento Humano; procedimiento del proceso de la Planeación Estratégica; Plataforma de Hardware y Software, incluyendo correo electrónico, pagina web, entre otros

Escritos

Comunicación Interna

PLAN DE COMUNICACIONES - inicio ITEMS Público objetivo El Correo Funcionarios Boletín de Calidad Funcionarios Boletín SO&GA Funcionarios Boletín de Egresados Egresados Cartas de la Dirección Comunidad SENA Tolima Sena en Escena - Agenda de la Regional

Comunidad SENA Tolima

QuinSENA Tolima Notas para QuinSENA Nacional Página web

Comunidad SENA Tolima Comunidad SENA Tolima y Nacional Medios de comunicación nacional,

Flash Informativo / E-cards regionales

Comunidad SENA Tolima

Notas para Periódico Virtual TV

Programación para Red Interna de TV

Comunidad SENA Tolima y Nacional. Medios de comunicación nacional, Comunidad SENA Tolima

Escritos

Comunicación Externa

PLAN DE COMUNICACIONES - continuación ITEMS Público objetivo Boletín Empresarial Empresarios Boletín de Prensa Medios de comunicación regionales. SENA en Escena - Columna El Nuevo Día

Público en general del departamento.

Programa Radial Paz Stereo

Público en general del departamento.

Programa (s) Radial (es) Emisora Gobernación

Público en general del departamento. Comunidad SENA Tolima y Nacional. Medios de comunicación nacional, regional. Público en general del país y el extranjero Comunidad SENA Tolima Comunidad SENA Tolima y Nacional. Medios de comunicación nacional, regional. Público en general del país y el extranjero

Nota para programas radiales SENA Promos Notas para programas TV SENA

Todo aquel material promocional o POP, producido por publicaciones o el centro de artes gráficas, tales como carpetas, volantes, pendones, tarjetas, entre otros.

Comunidad SENA Tolima

Seguimiento Lab ores de apoyo y aco mpañamiento

PLAN DE COMUNICACIONES - final ITEMS Público objetivo Subdirectores de Centro y personal Blogs encargado de los blogs Monitoreo de medios Comunidad SENA Tolima y Nacional Archivo de prensa Comunidad SENA Tolima Archivo videográfico Comunidad SENA Tolima Archivo fotográfico Comunidad SENA Tolima Lecturabilidad medios de la Regional Oficina de Comunicaciones Regional Presentación de eventos

Comunidad SENA Tolima

Producción de videos

Comunidad SENA Tolima

Difusión de las convocatorias para programas de formación académica

Comunidad SENA Tolima y Nacional. Medios de comunicación regional. Público en general del Departamento

Los principales productos generados en el desarrollo del Plan de Comunicaciones se visualizan como sigue:

La implementación del CO facilita la coherencia armónica interna entre la información generada de los procesos de la entidad, establecidos conforme al Mapa de Procesos caracterizados y/o las dependenciasy áreas de la Regional y los tres Centros de Formación, facilitando la toma de conciencia de los servidores públicos. 2.3.2 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA – COMUNICACIÓN INFORMATIVA (CI) Lineamientos de CI emanados por el SENA Dirección General y Regional Tolima. CI resultados de Gestión CI a clientes y demás partes interesadas CI interna

Qué es? La CI garantiza la difusión sistémica de información de la entidad sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés. La Comunicación Informativa asegura que efectivamente las buenas prácticas de información asociadas a la interacción de la entidad con las partes interesadas y la ciudadanía estén enfocadas al desarrollo técnico y social de los trabajadores y la sociedad generando confianza, mediante la definición de políticas de comunicación y la formulación de parámetros que orienten el manejo de la información. La planeación de la Comunicación Informativa institucional es un factor estratégico transversal a la estructura organizacional con el fin de darle cumplimiento al principio constitucional de publicidad. 58

Las políticas de comunicación y la formulación de parámetros que orientan el manejo de la información35 definidas a partir de los procedimientos adscritos al proceso de Gestión documental, Trámite Legislativo y, Archivo y correspondencia, para garantizar la difusión de la información de la entidad sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés internos y externos, los ciudadanos y el público en general. La CI maneja la información institucional enfocada hacia la ciudadanía y demás partes interesadas a través de la implementación de diversos mecanismos y estrategias que faciliten el acceso a la información sobre deberes y derechos de los ciudadanos y los servicios a los que puede acceder en su relación con la entidad. Por ejemplo, publicar los programas de Formación y proyectos de Formación a desarrollar, publicitar documentos de interés, difundir información sobre contratos, realizar campañas de comunicación con usuarios y clientes garantizando el uso de mecanismos legales para ejercer el derecho a la participación ciudadana. La CI es dirigida desde el SENA hacia las partes interesadas proporcionando respuesta a las necesidades de información de ellos estando oportunamente informados referente específicamente a: Resultados de gestión (rendición de cuentas), Resultados de satisfacción de los clientes y demás partes interesadas (encuesta de percepción del cliente y P/Q/R/S, Resultados de avance o finales de cumplimento de las metas asociadas a la prestación de los servicios de Formación Profesional Integral e igual, sus servicios complementarios, Publicidad o difusión de información concerniente a servicios de Formación Profesional Integral e igual sus servicios complementarios y su modo de acceso o participación. 35

Los principales productos, son: Los procesos de Mejora Continua, Planeación Estratégica, y, sus correspondientes procedimientos y formatos; Informe de resultados de la Gestión del S.C.I; Información sobre proyectos de Convenios, Programas de Formación, plan Operativo, contratos y administración de los recursos; Rendición de cuentas, con la intervención de los diferentes grupos de interés. Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de los medios tecnológicos (Ley 962/05)

También, la CI de carácter formal dirigida a los servidores públicos de la entidad, direccionada según normatividad legal e institucional establecida y emitida a través de actos administrativos, por ejemplo resoluciones, circulares, comunicaciones institucionales comunicando diversos temas relacionados con ellos, son: traslados horizontales, información de la Comisión Nacional del Servicio Civil, pre pensión, capacitación, bienestar y recreación, entre muchos más. 2.3.3 COMPONENTE COMUNICACIÓNPÚBLICA – MEDIOS DE COMUNICACIÓN (MC)

Oficina de Comunicaciones Medios virtuales - página web Medios formaleso legales Medios Masivos Medios convencionales Plan de Comunicaciones Equipos de Comunicación Servicios de Comunicación Qué es? Los MC establece el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el SENA, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. A partir de los lineamientos en materia de Comunicación Organizacional e Informativa instituidos por la Dirección General, establecemecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan de Medios de Comunicación. 60

El diseño de la comunicación en la Regional Tolima y sus tres Centros de Formación plantea soluciones a la necesidad de divulgar o difundir y socializar la información primaria y/o secundaria que retroalimenta interna y externamente los productos resultantes del desarrollo de los procesos de la cadena de valor generados con el propósito de satisfacer las necesidades de clientes y demás partes interesadas, la gestión36 administrativa y los elementos de control37 y a la proyección de la imagen institucional. Las funciones de la Oficina de Comunicaciones del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA están planteadas en el artículo 7 del Decreto 249 de 2004. Éstas se resumen en los siguientes servicios generales: Asesoría a la Dirección General, Direcciones Regionales y Centro de Formación, en temas de comunicación e información. Atención a medios de comunicación en requerimiento de información institucional y entrevistas a voceros de la entidad. Diseño y elaboración de campañas de divulgación sobre productos, servicios y programas del SENA. Cubrimiento y divulgación de eventos institucionales para los diferentes canales y medios de comunicación. Cubrimiento periodístico. Producción de notas para prensa, radio, televisión y medios virtuales. El alcance de la Oficina de Comunicaciones, a escala nacional, las Oficinas de Comunicaciones de las Regionales diseñan los planes de trabajo, bajo los lineamientos que desde la Dirección General se emiten para el caso. En este sentido, el alcance es regional, con énfasis en producción para medios SENA del orden nacional. La producción Audiovisual, de esta área lidera la creación de contenidos para radio y televisión en diferentes plataformas, así como la producción de diversas piezas audiovisuales que divulguen los procesos y valores de la entidad. 36 37

Principalmente Sistema de Gestión de la Calidad Principalmente Sistema de Control Interno

A partir del diseño del Plan de Medios o Plan estratégico de comunicaciones que definen los medios de comunicación de carácter permanente para que la ciudadanía y partes interesadas conozcan lo que se planea y se ejecuta, y puedan realizar el seguimiento correspondiente, estableciendo mecanismos internos y externos para la socialización, divulgación y circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés38. Estos mecanismos precisados en los documentos principalmente del Subsistema de Evaluación. Los medios de comunicación además, permiten la necesaria realimentación, entre las partes vinculantes, generando unidad de criterio, de convicción o de mejoramiento, si es del caso. Los principales medios de información usados en el SENA Regional Tolima, son: Plan de Comunicaciones. Ver Comunicación Organizacional. Oficina de Comunicaciones. Ver Comunicación Organizacional. Medios virtuales o electrónicos - página web Estos medios se podrían clasificar atendiendo a su soporte de uso en MC guiado y no guiado. Los primeros, utilizan una frecuencia física (cableado estructurado, fibra óptica, cable de cobro) y los segundo, satelital, microondas, ondas de radio. Medios formales o legales Medios escritos en soporte físico, electrónico u otro medio en el cual circula y difunde la comunicación informativa asociada con la parte legal y reglamentaria, ejemplo normatividad legal que aplica a la institución y sus trabajadores y su actuación, representados principalmente en actos

Los principales productos, compuesto por los procesos de Mejora Continua, con sus respectivos procedimientos, considerados como medios de comunicación entre el SENA, los ciudadanos o clientes, grupos de interés y organismos de control. También incluye, la oficina de atención al cliente que facilita el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad. Los medios de acceso a la información que cuenta la entidad, son: Boletines, carteleras, internet e intranet, información remitida a los medios de comunicación hablada y escrita, entre otros. Publicación a través de medios electrónicos (página web) de información de interés relacionada con los servicios de Formación Profesional y su gestión, contratos o documentos de interés públicos (Ley 962/05)

administrativos como resoluciones; circulares; comunicaciones instituciones; informes resultados de gestión, entre otros Medios Masivos. Constituidos por prensa hablada y escrita, televisión. Ver especificaciones Plan de Medios. Medios convencionales. Correo físico de transporte de documentos y demás activos de información, carteleras, televisores, tableros acrílicos, etc. Servicios de Comunicación Se relación los más importantes: Telefonía IP Servicio internet e intranet Servicio de archivo Servicio de correo electrónico Servicio de videoconferencia Servicio Call Center

Equipos de Comunicación Se relación listan los más importantes: Equipos de cómputo PC fijo y portátiles Equipos de telefonía fija y celular 3.0

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

La Autoevaluación, la Evaluación Independiente y los Planes de Mejoramiento son componentes de control que al aplicarse en forma dinámica e interrelacionada permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno en el SENA Regional Tolima; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los Programas de Formación Profesional Integral, los resultados administrativo y de gestión, detectar desviaciones o no 63

conformidades, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones correctivas, preventivas y de mejora a la Institución, los Procesos y los Servidores Públicos. En este Subsistema se desarrollan mecanismos de medición, evaluación y verificación, necesarios para determinar la eficiencia, eficacia efectividad del Sistema de Control Interno en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la entidad en forma segura y sostenible. A partir de los resultados de la evaluación a la efectividad del Sistema de Control Interno, al Plan estratégico de la entidad, los Planes Operativos de los Centros (POA), los Programas de Formación, los Proyectos de Formación y demás productos generados en el cumplimiento de la misión institucional del SENA, objetivos y metas de Formación presupuestadas por cada uno de los tres Centros de Formación, se deben incorporar en la planificación institucional, acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora , así como las recomendaciones producto de la vigilancia que realiza el órgano de control fiscal y el estado de alarma de los riesgos asociados conforme al Mapa de Riesgos. Las no conformidades, debilidades, fortalezas y aspectos de mejora encontradas y las conclusiones establecidas en las diferentes instancias de evaluación, incluyendo las emitidas por los órganos de control del Estado, deben ser acogidas por el servidor responsable y/o por el nivel de administración o dirección correspondiente para su tratamiento y cierre eficaz. Este subsistema de control se resume a continuación:

Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento

EVALUACIÓN 64

Grado de avance implementación S.C.I. Informe de resultados de autoanálisis para mejoramiento del S.C.I.

AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

Evaluación de la situación y efectividad del S.C.I. Diligenciamiento encuesta DAFP: http://mecicalidad.dafp.gov.co/ Informe resultados de análisis para mejoramiento del S.C.I.

AUDITORIA INTERNA Auditoría Interna Informe Auditoria Interna Desempeño de las áreas o procesos de la entidad. Plan de Mejoramiento Institucional Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora Desempeño de las áreas o procesos de la entidad. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Institucional

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL Plan de Mejoramiento por Procesos Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora Desempeño de las áreas o procesos de la entidad. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Institucional

PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL Plan de Mejoramiento por Individual Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora Desempeño de las áreas o procesos de la entidad. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Institucional Acuerdos de desempeño y resultado

PRODUCTOS

Grado de cumplimiento de objetivos y metas institucionales Matriz de Indicadores calidad, medio ambiente y S ySO. Herramienta control de indicadores

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.1 AUTOEVALUACIÓN

Diligenciamiento encuesta – 29 elementos : http://www.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci.php

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DEEVALUACIÓN

AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN S constituye por los mecanismos de Verificación y Evaluación del Sistema de Control Interno, para determinar si éste apoya los objetivos de la entidad. Garantizar la correcta Evaluación y Seguimiento de la Gestión de la entidad permitiendo acciones oportunas de Corrección y Mejoramiento, sus componente: Autoevaluación

COMPONENTES Planes de Evaluación Mejoramiento

independiente

3.0 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN – AUTOEVALUACIÓN

AUTO

Autoevaluación del Control Autoevaluación de Gestión

EVALUACIÓN

Desarrolla los componentes de control: Conjunto de Elementos de Control que al actuar en forma coordinada en el SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación, permitiendo que cada área y proceso medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir los objetivos y metas de los Centros de Formación y los resultados a su cargo, tomando las medidas de corrección y acciones correctivas y preventivas que sean necesarias al aseguramiento de cumplimientode los objetivos y metas previstas por la entidad. Una vez efectuado el diseño e implementaciónde los 22 elementos de control, orientados a controlarlos procesos en el SENA Regional Tolima y sus tres Centros 66

de Formación, paralelamente se han diseñado 7 elementos eimplementación de los mecanismos de verificaciónque permitan determinar la eficiencia, eficacia y efectividad de los controles, el logro de los resultadosde cada proceso y el buen desempeñode los servidores que llevan a cabo la ejecuciónde los servicios de Formación Profesional. La Autoevaluación evalúa los controles ymonitorea los servicios de Formación del SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación a travésde la medición de los resultados generados porlos procesos, evaluando su diseño, documentación y operaciónen un período de tiempo determinado, pormedio de la medición, análisis y mejora de losindicadores, cuyo propósito es tomar las decisionesrelacionadas con la corrección, acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejoradel desempeño. Cuenta con los siguienteselementos: Autoevaluación del Control y Autoevaluación de la Gestión.

TOLIMA

AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL

3.1 AUTOEVALUACIÓN– AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Diligenciamiento encuesta – 29 elementos Grado de avance implementación S.C.I. Informe de resultados de auto análisis para mejoramiento del S.C.I.

Desarrolla los componentes de control: El Equipo MECI aplica los mecanismos de verificación y evaluación para evidenciar la existencia, puesta en práctica y practica efectiva de cada uno de los 29 elementos de control que integran el Sistema de Control Interno39, determinando la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y cada área o dependencia responsable, permitiendo tomar acciones de mejoramiento del control requeridas. 39

Ver MECI 1000:2005, estructura: tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve elementos

Los veintinueve elementos del MECI 1000:2005 están documentados en el Manual de Procesos y Procedimientos40. Por tanto, para la planificación de la autoevaluación de control se debe hacer una revisión a este documento con el objeto de verificar el cumplimiento de los requisitos y entrándose en la forma de controlar. Se debe incluir como elementos de entrada la Revisión de Informes provenientes de Auditoría Interna de Calidad, Autoanálisis para el mejoramiento de los procesos, Revisión de las acciones de mejoramiento, entre otros. La estructura de la encuesta toma como base los parámetros de evaluación incluidos en la definición de cada uno de los elementos del control interno, así como la existencia de controles que se dan en forma espontánea en la ejecución de las operaciones y en la toma de decisiones. La metodología para la autoevaluación de control para realización de la medición del grado de avance en la implementación efectiva del Sistema de Control interno: 1. Planear conjuntamente con cada una de las áreas, la ejecución de los procesos deAutoevaluación del Control, coordinando su oportuna realización y consolidando los resultados en un informe final. Definir el cronograma de trabajo para la aplicación dela encuesta a través de la cual se realizará la Autoevaluación. Se convierte en un proceso periódico en el cual participan los servidores en la realización de la encuesta diseñada y preparada por el Equipo MECI del SENA Regional Tolima. 2. Aplicar el cuestionario de Autoevaluacióndel Control. Conforme a la muestra del número de servidores que se desempeña en el área41.

40 41

Ver descripción del elemento Manual de operaciones de este documento.

Ver Anexo 1 para determinar la muestra mínima del documento “Manual de Implementación del MECI” DAFP. 68

Para diligenciamiento de la encuesta se tiene acceso a la dirección electrónica habilitada por la Dirección General: http://www.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci.php

Deben estar atentos a contestar la encuesta dispuesta y habilitada en esta dirección todos los servidores públicos del SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación.

3. Procesar los datos resultantes de la encuesta. Se tabulan las estadísticas y se grafican. 4. Análisis e interpretación de los resultados arrojados por la encuesta, basado en el uso de estadígrafos.

5. Toma de acciones correctivas, preventivas o de mejora conforme a los resultados del anรกlisis. Resultados consolidados correspondientes al tercer trimestre del 2001:

3.1.1 AUTOEVALUACIÓN – AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN

TOLIMA

Grado de cumplimiento de objetivos y metas institucionales Matriz de Indicadores calidad, medio ambiente y S ySO. Herramienta control de indicadores

Qué es: La autoevaluación de control42 verifica la efectividad del Sistema de Control Interno43 para procurar el cumplimiento de las metas de Formación Profesional, programas de Formación Profesional Integral44, metas y objetivos previstos en el Sistema de Control Interno, constando que el control este asociado a todas las actividades de la entidad y que se apliquen los mecanismos de P/Q/R/S, respuesta solicitudes de formación. Asimismo, esta autoevaluación pretende realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes, programas, proyectos, como en los procesos y procedimientos. Se basa en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos del SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación, permite una visión clara e integral de su comportamiento institucional, la obtención de las metas de formación asociadas a los servicios de Formación Profesional Integral y sus servicios complementarios de los resultados previstos e identificar las desviaciones o desfases sobre las cuales se deben 42

Productos principales, son: Actividades de sensibilización a los servidores públicos sobre la cultura de la autoevaluación, Informe de autoanálisis para el mejoramiento de los controles del proceso y acciones de mejoramiento para los controles del proceso (herramientas de la autoevaluación de control definido). 43 Aplica directamente a la norma MECI 1000:2005, es decir al Sistema de Control Interno 44 Ver elemento de control 1.2.1

tomar los correctivos, las acciones correctivas, preventivas y de mejora que garanticen mantener la orientación de la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. En el SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación se han establecido los siguientes indicadores: Matriz de Indicadores calidad, medio ambiente y S ySO. Conjunto de indicadores establecidos para la medición y control de la gestión institucional en la parte de calidad, medio ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional. La Matriz de indicadores del Sistema Integrado de Mejora Institucional SIMCI está alineada y se complementa con la herramienta de control de indicadores. El programa de gestión ambiental tiene sus propios indicadores para el control de sus aspectos ambientales denominado indicadores PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) Tolima. Finalmente, el programa S ySO trae sus propios indicadores específicos a la seguridad y Salud ocupacional. Herramienta control de indicadores Conjunto de indicadores asociados con las metas de gestión institucional incluyendo los servicios de Formación Profesional y sus servicios complementarios y el uso de los recursos necesarios para el desarrollo de la misión institucional. La Autoevaluación de la Gestión permite el seguimiento y monitoreo, a través de la matriz de indicadores y el cuadro de mando integral, a los factores críticos de éxito de los procesos, planes, programas y proyectos al detectar desviaciones o desfases que se encuentren por fuera de su rango de gestión, permitiendo establecer las medidas necesarias que garanticen la continuidad de la operación y la satisfacción de los objetivos de la entidad.

El proceso de medición, análisis y mejora toma como base los resultados de la medición de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, planes, programas y proyectos, y los compara con los parámetros fijados; los resultados de esta comparación sean positivos o negativos deben analizarse, con el fin de determinar las causas que lo generaron y poder tomar correcciones, acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora conforme con los resultados de gestión medidos. Este análisis debería incluir el análisis puntual y el análisis de tendencia; el primero, al comparar los datos resultantes de la frecuencia de medición establecida en el indicador (ejemplo trimestral) frente a los objetivos o metas de referencia, determinando las causas de los resultados obtenidos sean positivos o no y; el segundo, compara los datos resultantes de la frecuencia de medición establecida en el indicador frente al menos a tres resultados obtenidos de este indicador en forma consecutiva e igualmente, para tomar las medidas consecuente con los resultados de éstos. Los procesos anteriores de identificación de oportunidades de mejora, análisis y tratamiento de éstos hacen parte del Informe de Autoevaluación de la Gestión por Área Organizacional y/o por Procesos, presentado por el Representante de la Dirección y su Equipo de Mejora al Subcomité de Control Interno y SIMCI correspondiente a la Regional Tolima 3.2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN – EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

. S.C.I IÓN UAC NTE ría L A EV DIE dito EPEN Au erna IND Int

EVALUACIÓN: SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUDITORIA INTERNA

Desarrolla los componentes de control: Componente que por medio de un conjunto de Elementos de Control garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno MECI, la gestión y 74

resultados institucionales del SENA y sus tres Centros de Formación por parte de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoria Interna o quien haga sus veces desde la Dirección General del SENA. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan, a un conjunto de programas y demás herramientas de trabajo que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces a nivel de la Dirección General del SENA, es la encargada de la evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización. La independencia en la Evaluación, se predica del examen que sobre el Sistema de Control Interno y la gestión, realizan personas que no están directamente involucradas en el desarrollo de las actividades de cada proceso. La neutralidad es la cualidad que permite conceptuar sobre el desarrollo y efectividad del Sistema de Control Interno y la gestión sin favorecer a ningún servidor o área del SENA. La objetividad se relaciona con la utilización de un método que permita observar los hechos de la entidad y la gestión de los Servidores de Formación, de tal forma que los hallazgos y conclusiones estén soportados en evidencias. Se ejecuta a través de los Elementos Evaluación del Sistema de Control Interno y Auditoría Interna.

TOLIMA

3.1.1 EVALUACIÓNINDEPENDIENTE – EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (S.C.I.)

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DECONTROL INTERNO

Evaluación de la situación y efectividad del S.C.I. Diligenciamiento encuesta DAFP Informe de resultados de análisis para mejoramiento del S.C.I.

Qué es: Desde la Oficina de Control Interno de la Dirección Generalse desarrolla este elemento de control, cuyo objetivo es verificar el cumplimiento la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. El informe45 de resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno46 debe incluir, entre otros aspectos, los resultados obtenidos (los hallazgos o no conformidades cuantificados y caracterizados), identificación de los aspectos más relevantes de la gestión o sus fortalezas, el grado de satisfacción de los diferentes grupos de interés, las debilidades y las conclusiones. La Evaluación del Sistema de Control Interno47 en forma independiente toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno, la existencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos, conforme a la norma MECI 1000:2004, comprobando la efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos y metas relacionados con los servicios de Formación Profesional de la gestión de los tres Centros de Formación y la parte administrativa de la Regional. La metodología usada para implementar este Elemento de Control, elaboran los siguientes Informes: 1. Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno: para evaluar el desarrollo de los Elementos del Sistema de Control Interno, debe utilizar la Encuesta Referencial que para tal fin expida el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno48, la cual también se utiliza como insumo para la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de 45

Se aplica en el marco del Decreto 2145 de 1999 y/o la encuesta referencial expedida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno 46 Los informes que se elaboran son Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno e Informes de Evaluaciones eventuales Independientes 47 Productos principales: Informe ejecutivo anual de Control Interno (Informe de recomendaciones para el mejoramiento de los sistemas de control interno y de gestión, acciones de mejoramiento de control del proceso de evaluación independiente y del Sistema de Control Interno, Informe de auditoría a los S.C.I.) 48 Se establece en la plataforma virtual del Departamento Administrativo de la Función Pública

Control Interno, en cumplimiento del Decreto 2145 de 1999, en los términos, formatos y bajo los requerimientos establecidos por este órgano consultor. Los datos de entrada en relacionados con el diligenciamiento de la encuesta del DAFP, se ubican en la dirección electrónica: http://mecicalidad.dafp.gov.co/

Se accede al usuario con el NIT de la entidad y la contraseña es asigna por el DAFP a vuelta de correo electrónico de la solicitud hecha. 1. Informes de Evaluaciones Eventuales Independientes: Para la elaboración de estos informes, se debe tener en cuenta: Presentar por parte de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, los procedimientos que registran el trabajo, las recomendaciones propuestas derivadas de la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno, así como los procedimientos para la socialización de dichos resultados a los directivos correspondientes.

Los informes, serán dirigidos alDirector Nacional del SENA,retroalimenta con copia a los Directores Regionales y Subdirectores de Centro responsables de cada uno de los procesos, así como al Subcomité de Control Interno y SIMCI a nivel Regional y Nacional. Para el desarrollo de estos Informes se requieren los resultados de los procesos de Autoevaluación del Control, los resultados de la Evaluación Independiente del Control Interno y los Informes de Auditoría de períodos anteriores y los resultados de los Planes de Mejoramiento. Preparar el informe de Evaluaciones Eventuales Independientes de Control Interno49, cuando sea necesario realizar un examen sobre la efectividad del Control sobre procesos o áreas responsables específicas y ante eventualidades presentadas que obliguen a ello. 3.2.1 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE – EVALUACIÓN A LA GESTIÓN

TOLIMA

EVALUACIÓN A LA GESTIÓN

Auditoría Interna Informe Auditoria Interna Desempeño de las áreas o procesos de la entidad.

Qué es: La Auditoría Interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control, así como el desvío o no conformidades de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos, y servir de apoyo a la Alta Dirección en el proceso de toma de decisiones a fin de asegurar que se obtengan los resultados esperados. 49

Para tal fin, se sugiere utilizar el Formato 3.2.1 Informe de Evaluaciones Eventuales Independientes de Control Interno.

Su propósito es hacer recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, el Plan Estratégico, los planes Operativos, los programas de Formación, proyectos de Formación y de Producción y procesos, así como sobre irregularidades, errores y no conformidades presentados en la operación de la entidad, apoyando a la Alta Dirección en la toma de decisiones necesarias para corregirlas, proponiendo las correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento continua correspondientes. La Auditoría Interna debe tener alcance en tres aspectos básicos de evaluación: Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables50. Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales. Gestión y Resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestión del SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a los clientes, aprendices, empresarios y partes interesadas. El ejercicio de la Auditoría Interna comprende básicamente cuatro fases, a saber: Planeación, Ejecución, Informe y Seguimiento. Su ejecución se soporta en el conjunto de Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, las cuales buscan estandarizar los procesos auditores y formalizar el trabajo de auditoría propiamente dicho. Las auditorias deben realizarse con base en un Programa de Auditoria Interna, documento de trabajo detallado que se constituye en la guía para la ejecución del Plan de Auditoría Interna por parte de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces. 50

Auditoria a la parte legal.

Los resultados de la Auditoría son comunicados al representante legal de la entidad y a cada uno de los niveles directivos responsables para que acojan las recomendaciones, e implementen las acciones de mejoramiento sugeridas por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Así mismo, la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces puede realizar Auditorías internas a procesos, actividades u operaciones, no contempladas en el Programa Anual de Auditoria, cuando lo determine el representante legal o las condiciones así lo ameriten. Metodología 1. Elaborar el Programa Anual de Auditoría Interna. El cual debería contener como mínimo los siguientes aspectos: Identificación de procesos, actividades o áreas críticas Objetivos y alcance Responsabilidades Recursos Cronograma de auditoría Seguimiento y revisión Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 2. Presentar el Programa Anual de Auditoría Interna a la máxima autoridad de la entidad y al Subcomité de Control Interno y SIMCI, para lograr su apoyo y compromiso mediante su aprobación. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 3. Realizar las actividades propias de la auditoría. Para el desarrollo de las Auditorias se requiere: Documento de análisis general de la entidad. Planes y Programas. Proyectos. Informes anteriores de la Oficina de Control Interno. Informes resultantes de la Autoevaluación del Control. 80

Informes anteriores de órgano de control fiscal. Planes de mejoramiento. Normas de Auditoría Interna generalmente aceptadas. Plan General de Contabilidad Pública. Disposiciones del Gobierno Nacional y órganos de control encuentra sujeta la entidad.

las cuales se

Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 4. Presentar los resultados a la máxima autoridad de la entidad para su conocimiento y acciones pertinentes, con copia al responsable del proceso o área auditada. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 5. Realizar el seguimiento a las acciones preventivas o correctivas implementadas objeto de la auditoría. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Elemento de control51, que a través de la aplicación del procedimiento documentado de realización de Auditoría Interna52 permite realizar un examen sistémico objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la gestión de los Centros de Formación y la misma institucional en un periodo de tiempo determinado53. El objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos. Para realizar el plan54 de auditoría se debe precisar el alcance en tres aspectos, a saber, cumplimiento, estratégico y, gestión y resultados.

Ídem 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno Los productos principales, son: El procedimiento de auditoría Interna, armonizado con el numeral 8.2.2. de la NTC GP 1000:2004, por tanto, debería integrarse y complementarse para su aplicación, Programas de auditorías internas que, incluye la programación de la evaluación y autoevaluación. 53 Se puede programar varias auditorias que aplica a algunos o todos los procesos pero durante la vigencia de enero a diciembre deben auditarse todos los procesos y los resultados de la administración. 54 El ejercicio de la Auditoría Interna comprende cuatro fases: Planeación (Plan y Programa), Ejecución (realización de la auditoría), Informe de auditoría y seguimiento (a planes de mejora y/o acciones correctivas y preventivas). 52

Lo anteriormente descrito está establecido en el procedimiento denominado ´´auditoria interna´´ que se aplica para el desarrollo de esta evaluación independiente. 3. 3 PLANES DE MEJORAMIENTO

PLAN INSTITUCIONAL

PLAN POR PROCESOS

PLANES DE MEJORAMIENTO

PLAN INDIVIDUAL

Plan Institucional Plan funcional o por procesos Plan Individual

Los Planes de Mejoramiento consolidan55, las oportunidades de mejora necesarias para tomar las correcciones, acciones correctivas, acciones correctivas y acciones de mejora encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones tomadas a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Los Planes de Mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado ejercida por la Contraloría General de la República, las Contralorías territoriales se regirán por los métodos y procedimientos que éstas prescriban. El Plan de Mejoramiento acordado con la Contraloría General de la República (de conformidad con la Resolución Orgánica No. 5580 del 18 de mayo de 2004 emanado de dicho órgano y la Directiva Presidencial del 8 de septiembre de 2003), se entiende como el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoría 55

Los productos principales aplican a los tres tipos de mejoramiento (Institucional, por procesos e individual): Instrumentos de apoyo a la función Administrativa, mecanismos de seguimiento y vigilancia al cumplimiento de los planes.

Gubernamental con Enfoque Integral con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental. Los Planes de Mejoramiento consolidan acciones derivadas de la Auditoria Interna y de las recomendaciones generadas por la Evaluación Independiente, tomando como base la definición de un programa de mejoramiento de la entidad a partir de: - Los objetivos definidos. - La asignación de los recursos necesarios - La definición del nivel de responsabilidad. - El seguimiento a las acciones planeadas. - La fijación de las fechas límites de implementación. - La determinación de los indicadores de logro. - El seguimiento a las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de satisfacción y confiabilidad.

TOLIMA

PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

3.2.1 PLANES DE MEJORAMIENTO – INSTITUCIONAL Plan de Mejoramiento Institucional Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Institucional

Qué es: El Plan de Mejoramiento Institucional, permite el mejoramiento continuo de entidad conjuntamente con sus objetivos de cumplimiento. Integra las acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora que a nivel de sus procesos o áreas de trabajo debe operar la el SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos 83

establecidos en la norma de creación y la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas. El Plan de Mejoramiento Institucional, en su estructura, recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación Independiente y las observaciones del órgano de Control Fiscal. El Plan de Mejoramiento se adelantarse en un periodo determinado, armonizado con su misión, visión, objetivos institucionales, funciones y los recursos disponibles. Su contenido contempla las observaciones y el resultado del análisis de las variaciones o desfases presentados entre las metas esperadas y los resultados obtenidos; así como la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de los recursos requeridos, el tiempo de ejecución y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento. La metodología en su elaboración, debe tener en cuenta, cuando se aplicable: Las recomendaciones provenientes de la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, Las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoría Interna y Control Fiscal. Los pasos a seguir son: 1. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional considerando, entre otros, los siguientes aspectos: Procesos, área organizacional responsable, causas, acciones tomadas, indicadores de seguimiento y medición, responsables ejecución de acciones, recursos, cronograma de ejecución, observaciones, 2. Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional al Subcomité de Control Interno y SIMCI, 3. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Institucional por parte del mencionado Subcomité.

El Plan de Mejoramiento Institucional incluye, el Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con la Contraloría General de la Republica y/o el Plan de Mejoramiento Continuo como resultados de informes de las autoevaluaciones y evaluaciones desarrolladas. 3.2.2 PLANES DEMEJORAMIENTO – FUNCIONAL O PROCESOS

TOLIMA

PLANES DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL

Plan de Mejoramiento por Procesos Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Procesos

Qué es: Aplica a la autoevaluación y evaluación que se realiza a los procesos56 que integran el Mapa de procesos y la caracterización de cada uno de ellos y que, fundamentan el enfoque basado en procesos del Sistema de Control Interno57. Los Planes de Mejoramiento por Procesoscontienen las acciones correctivas, preventivas y de mejora, para subsanar lasvariaciones presentadas entre las metas esperadaspara cada proceso y los resultadosalcanzados. En su formulación se incluye: ladescripción de las causas y consecuencias dedichas variaciones o brechas; la definición de su objetivo,alcance, acciones a implementar y metas delogro en el tiempo; la asignación de losresponsables y el seguimiento necesario paraverificar su cumplimiento. Además, debe incluiraquellos aspectos constitutivos del Plande Mejoramiento Institucional que contribuyena su desarrollo. Metodología:

56 57

Corresponde a la cadena de valor del SIMCI (Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional) de Calidad. Corresponde a la cadena de valor del SIMCI (Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional) de Calidad.

Para el diseño del Elemento de Control, Planesde Mejoramiento por Procesos, es necesariotener en cuenta, cuando sea aplicable, lasrecomendaciones provenientes de laAutoevaluación del Control, Autoevaluación dela Gestión, la Evaluación Independiente al Sistemade Control Interno, y las recomendacionescontenidas en los Informes de Auditoría Interna. De igual manera, para este diseño, se deberátener en consideración las observacionesproducto de las auditorías que adelanten el Órgano de Control Fiscal que den lugar a laconcertación de planes mejoramiento con laentidad pública vigilada. Los pasos a seguirson: 1. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento por Procesos, considerando, entre otros, los siguientes aspectos: procesos, causas, acciones correctivas, preventivas y de mejora, indicadores, responsables de la ejecución, recursos, cronograma de ejecución, observaciones. 2. Presentar los avances a la ejecución del Plande Mejoramiento por Procesos al Representante Legal. 3. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Procesos.

TOLIMA

3.3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO – INDIVIDUAL

Plan de Mejoramiento Individual

PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

Plan de Mejoramiento Institucional Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Institucional Acuerdos de desempeño y resultados

Qué es: Aplica a las acciones de trabajo de los servidores públicos. Elemento58, que contiene las acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño en lo(s) procesos(s) y área(s) de la organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. Incluye el formato para diligenciar el Plan de Mejoramiento Individual. Los Planes de Mejoramiento Individual contienen los compromisos que asume el servidor público con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se espera de él. Los parámetros de referencia del desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones y competencias de cada empleo, el instrumento de evaluación del desempeño59, los Acuerdos de Gestión60 y el Plan de Mejoramiento por Procesos. Estos planes deben guardar coherencia con la evaluación por dependencias que debe presentar la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en cumplimiento del artículo 39 de la Ley 909 de 2004. Metodología Para el diseño del Planes de Mejoramiento Individual es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Autoevaluación del Control, Autoevaluación de la Gestión, la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoría Interna y los resultados de las evaluaciones del

Los principales productos, son: la aplicación del procedimiento denominados “Informe de resultados de gestión”, ´´Plan de Mejoramiento funcional o por procesos´´ y sus respectivos formatos. 59 El cual debe estar acorde con las orientaciones que para el efecto haya emitido la Comisión Nacional del Servicio Civil. 60

Un Acuerdo de Gestión es el establecimiento de una relación escrita y firmada entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con el fin de establecer los compromisos y resultados que se esperan de su gestión; se pacta por un periodo determinado e incluye la definición de indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo. La Ley 909 de 2004, artículo 47, define los cargos de naturaleza gerencial.

desempeño (empleados de carrera administrativa) y de los Acuerdos de Gestión61 (gerentes públicos). Los pasos a seguir son: 1. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Individual, consignando en él los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Así mismo, en este Plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que le brinda la entidad, a través del plan institucional de capacitación, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo. 2. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Individual. 4. NORMOGRAMA SENA TOLIMA

TOLIMA

Normograma Revisión y seguimiento Actualización periódica

NORMOGRAMA

Qué es: Se ha identificado, evaluado y revisa periódicamente las normas legales y reglamentarias y de autorregulación y, las suscritas aplicables o asociadas al control de cumplimiento en el marco del Control Interno, por el SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación, registradas en un documento denominado Normograma, su actualización y vigencia se verifica a través del desarrollo de todos y cada uno de los veintinueve (29) elementos del MECI, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas. El Normograma, es un instrumento que le ha permitido al SENA Regional Tolima y sus tres Centros de Formación tener delimitado su ámbito de responsabilidad, teniendo un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus 61

Decreto 2770 de 2005.

actuaciones, evidenciando las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificando posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y tener soportado el Plan Estratégico, los planes Operativos de Centro, Programas de Formación Profesional, procesos establecido en el mapa de procesos, y los Servicios de Formación de Profesional y sus servicios complementarios. El Equipo de Mejora conjuntamente con la responsabilidad del proceso Gestión Jurídica ha elaborado el Normograma con el apoyo de servidores de todas las áreas del SENA y sus tres Centros de Formación y que es revisado periódicamente por el proceso de Gestión Jurídica. Para tal fin se han tenido en cuenta las siguientes acciones: 1. Identificar las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por la Constitución Política. 2. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por las normas con fuerza de Ley: leyes o decretos leyes. 3. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por decretos ordinarios o reglamentarios. 4. Identificar, en lo posible, las relaciones que tenga la entidad con otras entidades con las cuales se debe entrar en contacto para el ejercicio de las competencias, responsabilidades, cometidos o funciones. 5. Identificar otras normas que, así no asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestión de la entidad. 6. Identificar normas en tránsito que afecten, negativa o positivamente, la gestión de la entidad. 7. Precisar las disposiciones que regulan todos los aspectos internos de la entidad: administrativos, financieros, incentivos, bienestar y capacitación, manuales (funciones y competencias, procesos, procedimientos, contratación) y, en general, todos los actos administrativos de interés para la entidad. 8. Elaborar un documento o formato que contenga el Normograma de la Entidad.