Acuril XLI Dropbox for the preservation of patrimonial documents

ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO – 3 JUNIO, 2011

El Uso Efectivo de Dropbox para la Conservación de Documentos Patrimoniales

The Effective Use of Dropbox for the Preservation of Patrimonial Documents

Proyecto de ACURIL/EGCTI-UPR con el co-auspicio de la UNESCO, Región del Caribe y la América Latina

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Contenido 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

Introducción Organización y Gestión de Documentos Archivos y Bibliotecas Conservación y Preservación del Patrimonio Documental Estrategias de Conservación y Preservación Herramientas Tecnológicas Viables Taller con Dropbox Conclusiones Preguntas

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Introducción El desarrollo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) han tenido un significante progreso y abren nuevas oportunidades tanto para la provisión de servicios como para el acceso a la Información.

Los procesos de modernización e informatización de las organizaciones se encuentran identificados primordialmente tanto por el empleo de recursos tecnológicos para la creación y gestión de la información como por la aparición de nuevos tipos y formatos documentales.

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Introducción Esto incide en la forma de acceder y preservar los documentos impactando la gestión documental y la archivística.

Surgen entonces las interrogantes de cómo conservar y preservar la información y además si será siempre accesible la información que se genera en el ámbito digital.

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Organización y Gestión de Documentos

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Documento:

Etimológicamente procede del latín documentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir.

“Información registrada, es decir, datos o información fijada o inherente a un soporte”. (Vázquez Murillo, 2008) “La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”.

(Diccionario de terminología archivística, 1988)

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Caracteres del Documento Externos:

Internos:

1.

2.

3.

4.

5.

1. Entidad productora 2. Orígenes funcionales 3. Fecha y lugar de producción 4. Contenido sustantivo

Clase Tipo Formato Cantidad Forma

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Valores del Documento Primario o Administrativo:

Tiene por objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada, el desarrollo de una función que se manifiesta fehacientemente por la redacción escrita. (Vázquez Murillo, 2008)

Ejemplo:

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Valores del Documento Secundario o Histórico:

Tiene por objetivo principal servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural. (Vázquez Murillo, 2008)

Ejemplo: Presupuestos / Años Fiscales V A L O R

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Incidencia en Calidad de Vida Modelo Económico de Desarrollo

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Ciclo Vital de los Documentos Primera Edad

Segunda Edad

Tercera Edad

Planificación

Vigencia

Selección Documental

Tramitación

Plazo Precaucional

Fase Permanente o Histórica

(Vázquez Murillo, 2008) ©2011. ACURIL/EGCTI-UPR/UNESCO

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Clasificación de los Documentos •Dispositivos o imperativos •Testimoniales •Probatorios

•Difusión Obligatoria •Libre Acceso •Confidenciales •Secretos

•Sustantivos o Característicos •Facilitativos o Comunes

Grado de Accesibilidad

Tipo Documental

Tipo de Función

Tradición Documental •Original •Copia •Borrador •Minuta

(Vázquez Murillo, 2008)

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Clasificación de los Documentos •Visuales o Visibles •Audibles o sonoros •Audiovisuales •Virtuales

• Antiguos • Actuales

• Público • Privado

Sentido Humano

Ámbito Jurídico

Soporte del Texto

Relación Temporal •Anterior al hecho •Simultáneos •Posteriores

(Vázquez Murillo, 2008)

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Archivos y Bibliotecas

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Archivo “Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”. (Heredia, 1987) “Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos”.

(Diccionario de terminología archivística, 1988)

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Biblioteca “Institución cuya finalidad consiste en la adquisición, conservación, estudio y exposición de libros y documentos”.

(Diccionario de la real academia española, 2001) “La colección organizada de libros impresos, revistas y otros materiales gráficos (audiovisuales, etc.) con un personal correspondiente para facilitar servicios a los usuarios según sus necesidades de información, investigación, educación y esparcimiento”. (UNESCO, 1994)

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Diferencia Archivo - Biblioteca La función de primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la disposición de los usuarios.

También lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los documentos, en tanto resultado de la gestión administrativa, tienen un valor probatorio de carácter jurídico-administrativo en un período determinado de su vida, durante el cual no son libremente accesibles.

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Documento Archivístico “Objeto informativo que registra actos o transacciones de la sociedad y que por ende, posee una naturaleza funcional que le da valor administrativo y patrimonial”. (Amoroso, 2009) “Información creada, recibida y conservada como información y evidencia por una organización o individuo en el cumplimiento de sus obligaciones legales o en el desarrollo de sus transacciones y actividades de negocios”. (Norma ISO 15489, 2001) Su definición no esta determinada por su soporte o por tipo de registro, sino por la función de la información que aportan.

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• Administrativo •Histórico

Cantidad de Uso

• Singulares • Múltiples

Ubicación en Sistema

• Autóctonas • Extranjeras • Estatales • No Estatales • Nacionales • Provinciales • Municipales • Con Fines de Lucro • Sin Fines de Lucro

Cantidad de Instituciones

Tipo de Institución

Clasificación de los archivos •Activos •Semiactivos •Inactivos

(Vázquez Murillo, 2008)

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•Especiales •Especializados

Tipo de Información

•Provisorio •Permanente

Características de los Conjuntos

Relación con Destino Final

Clasificación de los archivos •Libre Acceso •Confidenciales

(Vázquez Murillo, 2008)

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Las TIC y los Archivos El efecto que la tecnología ha ejercido sobre los archivos ha sido de consolidación, ya que conocer las mismas e identificar las ventajas que ofrecen nos brindan la posibilidad de automatizar muchos procesos: almacenamiento y sustitución de soportes, transferencias, control de expurgo, descripción, difusión, etc.

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Gestión Electrónica de Documentos Concebida para el desarrollo de todas las actividades administrativas en un entorno ofimático que permita desde la entrada automática de documentos, el proceso de tramitación a través de la red, sistemas de recuperación y accesibilidad.

(Cruz, 1987)

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Documento Electrónico “Documento archivístico que es creado en forma electrónica”. (Duranti, 2007)

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Conservación y Preservación del Patrimonio Documental

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Conservación “Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los materiales de archivo y bibliotecas frente al deterioro, los daños y el abandono, incluye los métodos y técnicas desarrollados por el personal especializado” . (Dereau, 1988) “Medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible”. (Carpallo, s.f.)

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Preservación “Organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la conservación de las colecciones”. (Brandt, 1994) “Conjunto de procedimientos y medidas destinados al resguardo definitivo y el aseguramiento de la integridad física de los documentos independientemente de su soporte”.

(ICAI, 2006)

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Preservación Digital “Procesos a los que se recurre con el objetivo de conservar información y cualquier otro tipo de patrimonio documental existente en forma digital y de garantizar el acceso permanente a los mismos”. (Biblioteca Nacional de Australia, 2003) “Conjunto de actividades necesarias para asegurar que los objetos digitales puedan ser localizados, accedidos y utilizados en el futuro”. (Gallart, 2009)

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Patrimonio “Herencia del pasado, nuestros bienes actuales y lo que legamos a las generaciones futuras”. (UNESCO, 2003)

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Documentos Patrimoniales “Documentos que poseen dos características: son considerados documentos de archivo, y a su vez son testimonio de un evento o circunstancia”. (UNESCO, 2003)

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Patrimonio Digital La Constitución de la UNESCO en su artículo I, inciso c) dice que: “Ayudará a la conservación, al progreso y a la difusión del saber: Velando por la conservación y la protección del patrimonio universal de libros, obras de arte y monumentos de interés histórico o científico…

Facilitando, mediante métodos adecuados de cooperación internacional, el acceso de todos los pueblos a lo que cada uno de ellos publique”

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Patrimonio Digital La Carta para la Preservación del Patrimonio Digital de la UNESCO (2003) lo define como: “Recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente en formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya existente”

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Patrimonio Digital (continuación) “…pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas Web, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente”

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¿Por qué conservar?

Los documentos han dejado de estar mayormente en soporte de papel, para convertirse en documentos electrónicos.

Las aplicaciones para crear documentos electrónicos cambian frecuentemente y en un corto periodo de tiempo.

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¿Por qué conservar? (continuación) Hay que preservar y poner a disposición de cualquier persona el patrimonio digital de todas las regiones, naciones y comunidades a fin de propiciar con el tiempo, una presentación de todos los pueblos, naciones, culturas e idiomas. (UNESCO, 2003) El objetivo de la conservación del patrimonio digital es que éste sea accesible al público.

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¿Por qué conservar? (continuación) Es necesario entonces: 1) Garantizar el acceso permanente, y 2) Garantizar la protección de la información de carácter privado.

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¿Cómo conservar y preservar?

Los modos de preservación son distintos, como diversos son los recursos a proteger; lo importante es crear un programa de conservación y preservación que corresponda con los principios de: 1.

Continuidad y, 2. Selección de información.

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Principio de Continuidad Medidas a tomar desde su creación hasta su utilización

Existencia Producción

Acceso

Principio de Continuidad

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Principio de Selección A través de la políticas, normas y procedimientos se debe responder a lo siguiente: 1) ¿Qué hay que conservar y preservar? a) Identificar aquellos documentos que por su funcionalidad, testimonio, prueba o evidencia de los actos de la sociedad son patrimonio documental. b) Documentar el origen e historia del documento. c) Identificar y documentar: método de almacenamiento, copias de seguridad, mecanismos de seguridad.

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Principio de Selección (continuación) 2) ¿Quién va a ser el responsable del programa? a) Asignar tareas y responsabilidades a la(s) persona(s) encargada(s) del programa de conservación.

3) ¿Por cuánto tiempo? a) Establecer término de permanencia y accesibilidad del documento en la infraestructura técnica actual.

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Programa de Conservación

Los objetivos claves de los programas de preservación digital son: 1) Normas 2) Estructuras de organización 3) Políticas de preservación y planificación 4) Proveedores de servicios

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Norma ISO 15489

Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos.

Propone establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización.

Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen pueda recuperarse de un modo más eficiente y eficaz.

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Norma ISO 15489 (continuación)

Utiliza la siguiente metodología implementación del sistema de gestión:

1) 2) 3) 4) 5)

Investigación preliminar; Análisis de las actividades; Identificación de requisitos para documentos; Evaluación de los sistemas existentes; Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos (niveles de riesgo); Rediseño de los procesos (sistema de gestión); Implementación de sistema; y, Revisión de post-implementación.

6) 7) 8)

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para

la

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Reglamento Interno

La organización crea un reglamento interno de conservación y preservación de documentos, el cual puede contener la siguiente estructura:

1) 2) 3)

Disposiciones generales; Descripción de la unidad documental; Administración de documentos (trámite, gestión, concentración, archivo histórico, etc.); Conservación de los documentos; Disposición de documentos; Preservación de documentos; Otros (sanciones, transitorios, etc.)

4) 5) 6) 7)

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Política y/o Plan de Desastres

Tiene como puntos esenciales, diagnosticar el estado actual de las colecciones, establecer las prioridades de preservación y conservación, además de estimar el valor de las colecciones.

Concienciar sobre la importancia de colecciones y recursos, y como a través de la implementación del plan se pueden mejorar y mantener en mejor estado, reflejándose en un beneficio económico para la institución.

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Contenido de la Política I. II. III. IV.

V.

Introducción Contexto (unidad de información, usuarios, colecciones y servicios).

Metas, objetivos y prioridades del plan Programa de Conservación, Preservación y Restauración (valor de colecciones o recursos a conservar, descripción y estado, actividades de mantenimiento, preservación y conservación) Plan de Desastres (capacitación del personal, identificación de recursos a salvar, documentos de respaldo, enlaces con agencias, área de recuperación, fuentes potenciales de desastres y riesgos, acciones a tomar)

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Lista de Descriptores

Es una lista controlada y estructurada de términos para el análisis temático y la búsqueda de documentos.

Enlace al de el Centro Regional de Información sobre Desastres América Latina y el Caribe: [http://www.cisas.org.ni/gestion/conceptos/vocabulario.pdf]

Enlace a: Controlled Vocabulary on Disaster Information by Caribbean Disaster Information Network. (CARDIN). [http://mona.uwi.edu/cardin/virtual_library/docs/1127/1127.pdf]

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Estrategias de Conservación

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Objetivos

Asegurar la elegibilidad e inteligibilidad de los documentos a conservar.

Conservar la autenticidad de los mismos.

Brindar seguridad a aquellos documentos confidenciales.

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Estrategias más discutidas:

Preservación de la Tecnología Conversión Emulación Migración

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Migración “La transferencia periódica de materiales digitales de una configuración a otra o de una generación a otra”. (Rothenberg, 1995)

Objetivo: Que los documentos sean accesibles por los sistemas tecnológicos existentes y que las personas puedan presentar, recuperar y usar los mismos independientemente del constante cambio de la tecnología.

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Migración (continuación)

Ventajas:

1) 2) 3)

Favorece la actualización de los soportes; Resuelve la obsolescencia de almacenamiento en que se crean los documentos; Promueve el aprovechamiento del espacio físico.

1) 2)

Desventajas: Puede resultar caro, lento y rutinario.

Conlleva pérdida de información.

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Herramientas Tecnológicas Viables

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Herramientas Tecnológicas Viables Existen bastas tecnologías disponibles de código abierto en la Internet para almacenar documentos.

Categorías de herramientas: 1. Gestión de Contenidos (Content Management) 2. Aplicaciones tecnológicas para la gestión de archivos (Technological applications for file management)

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Content Management (CMS) Herramienta

Definición

Descripción

Gestor de contenido empresarial de código abierto que ayuda en el proceso de desarrollo de documentos colaborativos.

•Gratuita •Requiere Servidor

Software de gestión para los museos, archivos y colecciones digitales.

•Gratuita •Requiere Servidor

Aplicación de gestión de colecciones que satisface las necesidades de los museos, sociedades históricas y otras organizaciones que tienen colecciones.

•Gratuita •Requiere Servidor

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Content Management (CMS) Herramienta

Definición

Descripción

Es un software gratuito que permite publicar, administrar y organizar una amplia variedad de contenido en un sitio web.

•Gratuita •Requiere servidor

Gestor de documentos que facilita el proceso de organización de documentos.

Comercial Requiere servidor

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Technological aplication for file management Herramienta

Definición

Descripción

Servicio de alojamiento de archivos en la Internet permite a los usuarios almacenar, sincronizar y compartir archivos en línea y entre computadoras.

Gratuito Comercial

Sitio web que permite almacenar, ordenar, localizar y compartir fotografías y videos en línea.

Gratuito y Comercial

Es un servicio en línea que permite la visualización de material digitalizado electrónicamente, como libros, portafolios, números de revistas y periódicos, entre otros. Guarda copia de los documentos en línea.

Gratuito y Comercial

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Technological aplication for file management Herramienta

Definición

Descripción

Es un sitio web destinado a la preservación de historiales web y recursos multimedia.

Gratuito

Es una herramienta virtual que permite a los usuarios publicar, compartir, construir, comentar, distribuir y encontrar documentos en múltiples formatos y textos.

Gratuito

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Taller

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¿Por qué Dropbox Dropbox??

Es una herramienta para albergar documentos.

Es considerada como la herramienta de almacenamiento y sincronización de datos más eficiente.

Fácil de usar.

Permite acceso a los documentos desde cualquier parte.

Permite compartir los documentos guardados con otras personas.

Provee servicio en los siguientes idiomas: Ingles, Español, Francés, Alemán y Japonés.

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Seguridad de Dropbox Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a través de un canal cifrado (SSL).

SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro para evitar la interceptación de información esencial o confidencial por la red y otras comunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los mensajes.

Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES256).

AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard) es una técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de Encriptación de Datos (DES) utilizado habitualmente.

Para información adicional: How to increase the privacy and the safety of your data on Dropbox.

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Universidades con Dropbox A) University of Melbourn, Australia Política de uso de Dropbox en la Universidad

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B) Escuela de Comunicación e Información de la Universidad de Rutgers – New Jersey Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad

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C) Pennsylvania State University

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Aplicación de Dropbox en las bibliotecas Almacenar recursos informativos (patrimoniales) Almacenar documentos administrativos Intercambiar y compartir documentos Colaboración entre el personal

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Bibliotecas en Puerto Rico utilizando Dropbox 1. Biblioteca de la Comisión de Derechos Civiles de Puerto Rico. a. Resguardar documentos legales públicos y confidenciales. b. Compartir enlaces de documentos administrativos y legales. c. Conservar patrimonio documental (rescate de hongo).

2. Biblioteca de Administración Pública de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. a. Resguardar publicaciones gubernamentales. b. Resguardar documentos legales c. Archivar documentos administrativos (informes, cartas, políticas, etc.) d. Compartir enlaces de documentos con usuarios y personal bibliotecario.

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¿Qué es Dropbox Dropbox??

Es una herramienta para albergar documentos y archivos en la Internet que permite a los usuarios sincronizar y compartir archivos en línea y entre computadoras.

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Información general de Dropbox Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de 2008.

En el 2010 Dropbox tenía 4 millones de usuarios.

Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios en 175 países.

Diariamente se guardan 200 millones de archivos en Dropbox (más de un millón cada 5 minutos).

(Dropbox, 2011)

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Dropbox:: su naturaleza y sus características Dropbox Permite crear una base de datos que resulta ser un directorio.

El directorio se elabora a través de carpetas donde se pueden albergar documentos.

Las carpetas se pueden compartir con otras personas.

Se puede utilizar con cualquier sistema operativo tales como: Windows, Mac y Linux.

Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota y desde cualquier ordenador.

Permite acceso a los archivos desde teléfonos inteligentes (smart phone) tales como: iPad, iPhone, Android y BlackBerry.

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Dropbox:: su naturaleza y sus características Dropbox (continuación)) (continuación Permite almacenar cualquier tipo de archivo(documentos, fotos, música y videos).

No cambia el formato de tus documentos almacenados.

Permite administrar los archivos en más de un ordenador a la vez.

Los cambios realizados se sincronizan automáticamente en el servidor remoto y en los equipos que tenga Dropbox instalado bajo la misma cuenta.

Notifica las actualizaciones de los archivos.

Realiza copias en Internet de todos los archivos depositados en las carpetas que creamos en nuestro ordenador personal y viceversa.

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Dropbox:: su naturaleza y sus características Dropbox (continuación) La versión básica provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta 10/16 GB si se invitan amigos. Con suscripción alcanza hasta 100GB. Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o ayuda técnica.

Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.

Conserva copia de versiones anteriores de un documento.

Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes.

Sustituye parcialmente la memoria USB (pendrive) o el disco duro externo.

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Limitaciones de Dropbox No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o encabezamientos de materia.

El espacio gratuito disponible para albergar documentos alcanza de 10GB o 16GB. El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB. Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia “conflicted copy” del mismo documento.

Cuando se comparten capetas con otras personas el acceso a los documentos es total. No provee opción para asignar tipo de colaboración en la carpeta.

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Crear una cuenta en Dropbox Tres pasos para crea una cuenta en Dropbox: 1.

Acceder a http://www.dropbox.com/ 2.

Seleccionar create an account en la opción de Log in 3.

Completar los espacios con la información requerida

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Instalación de Dropbox al ordenador El proceso de instalación se puede realizar mientras creamos la cuenta o en cualquier otro momento.

Podemos instalar con la misma cuenta en varias computadoras a la vez.

Pasos para la instalación de Dropbox

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Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)

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Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)

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Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)

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Instalación de Dropbox al ordenador (continuación)

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Carpeta de Dropbox desde el ordenador

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Carpeta de Dropbox desde el ordenador

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Creación de carpetas nuevas 1. Hacemos un clic en el botón derecho de ratón y seleccionamos la opción New 2. En el próximo menú disponible seleccionamos la opción Folder

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Creación de carpetas nuevas Se creará una carpeta nombrada New Folder a la que le debemos cambiar el nombre presionando el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Rename.

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Almacenamiento de documentos en Dropbox Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier otra carpeta. ¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?

1.

2.

3.

Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox.

Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la carpeta de Dropbox.

Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox.

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Procesos de actualizaciones Documentos Actualizados

Documentos en proceso de actualización

Documentos sin actualizar

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Se utiliza para colocar documentos que queremos hacer públicos o compartirlos a través de enlaces.

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Copiar enlaces de los documentos desde la carpeta pública 1.

2.

3.

4.

Hacemos un clic en botón derecho del ratón Seleccionamos la opción de Dropbox Copy Public Link Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.

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Dropbox desde Internet

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Interface de Dropbox en Internet

Hacer búsqueda de tus documentos

Instalar Dropbox

Invita a un amigo y aumenta tu espacio

Espacio utilizado

Idiomas

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Espacio extra en Dropbox Actualización de la cuenta

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Espacio extra en Dropbox Invita a un amigo 250MB para el que invita 250MB para el que acepta la invitación e instala Dropbox

Invita a los contactos de tu correo electrónico

Colocar el correo electrónico de las personas que desea invitar

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Invita por Facebook y Twitter

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Espacio extra en Dropbox Completa 6 de los 7 pasos de Get Started

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Eventos Presenta los eventos más recientes: documentos borrados, compartidos, añadidos, etc.

Te permite recuperar documentos desde esta sección.

Localizar eventos por fecha

Cantidad de eventos por página

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Compartir carpetas Presenta las carpetas previamente compartidas.

Para compartir una carpeta seleccionamos la opción share a folder.

Compartir carpeta

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Ayuda Presenta diferentes opciones de ayuda: Preguntas más frecuentes Espacio para hacer preguntas

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Carpetas Menú General de las carpetas

Subir documentos Crear carpetas Compartir carpetas Ver documentos borrados

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Iconos que identifican las diferentes carpetas Regular Compartido Público Fotos

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Crear una carpeta nueva Pasos para crear una carpeta nueva 1.

2.

3.

New Folder Asignamos nombre Create

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Subir Documentos Seleccionamos opción de upload

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Subir Documentos (continuación) La opción de subir documentos funciona igual al proceso realizado cuando subimos archivos en los correos electrónicos.

1.

Choose File 2.

Localizamos el documento en el ordenador 3.

Open o doble clic sobre el documento

1

2

3

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Subir Documentos (continuación) Seleccionar opción Start upload

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Recuperar documentos Búsqueda Básica La alternativa de búsqueda en Dropbox hace recuperación de información considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos.

En el espacio disponible para hacer búsqueda colocamos la palabra que identifica el documento.

Lista de resultados

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Recuperar documentos (continuación) Búsqueda Avanzada Seleccionamos la opción advanced seach

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Recuperar documentos (continuación) Búsqueda Avanzada

1.

2.

3.

4.

Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez: Todas las palabras escritas Con frase exacta Alguna de las palabras escritas Ninguna de las palabras escritas Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Advanced search

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Alternativas con las carpetas

Invitar a alguien a la carpeta ó compartirlo Descargarla Moverla Cambiarle el nombre Copiarla Borrarla

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Alternativas con los documentos individuales

Ver versiones anteriores Descargarlo Moverlo Cambiarle el nombre Copiarlo Borrarlo

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Alternativas con documentos en carpeta pública

Ver versiones anteriores Descargarla Copiar enlace público Moverla Cambiarle el nombre Copiarla Borrarla

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Compartir Carpeta Existen tres formas de compartir carpetas: 1.

Desde la pestaña Sharing 2.

Desde la opción de Share a Folder 3.

Desde el menú de una carpeta regular (Ivite to folder) o compartida (Share Folder Options)

1

2

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3

Carpeta Compartdia

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Sharing Seleccionamos la pestaña de Sharing

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Sharing Presenta las carpetas previamente compartidas Seleccionamos la opción share a folder

Carpetas compartidas

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Sharing En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vacía) para compartirla. A esta carpeta se le pueden colocar documentos más tarde y los mismos estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la carpeta vacía originalmente.

También podemos compartir una carpeta existente.

Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.

Opción para crear una carpeta nueva (vacía) y compartirla

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Sharing Seleccionamos la carpeta que queremos compartir Presionamos la opción de Next

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Sharing Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar Presionamos la opción de Share folder

Colocamos el correo electrónico de la persona que deseamos invitar

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Share a Folder Seleccionamos la opción Share a folder

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Share a folder Nuevamente tenemos la opción de crear una carpeta nueva para compartirla ó podemos compartir una carpeta existente.

Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.

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Share a folder Seleccionamos la carpeta que queremos compartir Presionamos opción de Next

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Share a folder Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar Presionamos opción de Share folder

Colocamos el correo electrónico de la persona que deseamos invitar

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Ivite to Folder/ Share Folder Options Seleccionamos la carpeta que queremos compartir.

Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder o Share folder options (carpeta compartida)

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Invite to folder/ Share folder Options • • • •

La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede crear al recibir la invitación.

Sólo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta.

Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar.

Presionamos opción de Share folder.

Colocamos el correo electrónico de la persona que deseamos invitar

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Colocamos el correo electrónico de la persona que deseamos invitar

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¿Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas?

La invitación se recibe a través del correo electrónico y de la cuenta en Internet.

Desde el correo electrónico La persona que recibe la invitación debe entrar a su cuenta para tener acceder a la carpeta.

Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opción de crearla en el momento.

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¿Cómo Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? (continuación) Desde el correo Electrónico Una vez se ha accedido a la cuenta, se acepta o se rechaza la invitación.

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¿Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? (continuación) Desde la cuenta de Dropbox en Internet Cuando se recibe una invitación para compartir un cartapacio se puede visualizar un número en una caja roja sobre la pestaña de Sharing.

Presionamos la opción de Sharing

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¿Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? (continuación) Desde la cuenta de Dropbox en Internet Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nueva carpeta ha sido compartida.

Presionamos sobre el mensaje de carpeta compartida

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¿Cómo se recibe la invitación para compartir carpetas? (continuación) Desde la cuenta de Dropbox en Internet En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitación.

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Eliminar contacto de carpeta compartida Vamos al menú de la carpeta compartida deseada Marcamos Share folder options.

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Eliminar contacto de carpeta compartida (continuación) En la próxima pantalla seleccionamos la opción members.

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Eliminar contacto de carpeta compartida (continuación) Opciones disponibles: Eliminar a una persona en particular Dejar de compartir la carpeta completa Salir o dejar la carpeta compartida

Eliminar a la persona de la carpeta

Dejar de compartir carpeta completa

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Salir de la carpeta compartida

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Versiones anteriores de documentos en carpetas compartidas Seleccionamos el documento y marcamos la opción previous versions.

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Versiones anteriores de documentos en carpetas compartidas (continuación) Para restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos y seleccionamos la opción Restore.

Tiempo desde que se hizo el cambio

Tipo de cambio

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Persona que realizó el cambio

Vista previa del documento

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Descargar documentos Desde el menú del documento que se quiere descargar seleccionamos la opción Download file

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Descargar documentos (continuación) Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción de abril el documento o grabarlo en el ordenador.

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Copiar documentos La opción Copy to… permite colocar el documento en otra carpeta, manteniéndolo también en su lugar original.

En el menú del documento que deseamos copiar seleccionamos la opción Copy to…

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Copiar documentos (continuación) continuación) Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copia del documento y marcamos la opción Copy File.

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Copiar enlaces públicos 1.

2.

Hacemos doble clic en la carpeta pública.

Abrimos menú del documento al que le queremos copiar el enlace y seleccionamos la opción Copy public link.

1

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2

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Copiar enlaces públicos (continuación) 1.

Marcamos la opción Copy to clipboard 2.

La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho Luego de este proceso colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar deseado.

1

2

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Ver documentos borrados Seleccionamos opción Show deleted files

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Ver documentos borrados (continuación) Los documentos borrados permanecen guardados durante 30 días.

Para recuperar un documento previamente borrado, buscamos el menú y seleccionamos la opción undelete.

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¿Cómo conseguir espacio extra en Dropbox Dropbox?? www.dropbox.com/edu

500MB por invitado hasta 16MB

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640MB EXTRA

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Referencias Bibliográficas

Amoroso, Y. (2009). Gobierno electrónico: el reto de la gestión y conservación permanente de la información digital. XIII Congreso Iberoamericano de derecho e informática, Universidad de Lima, Perú (10-14 noviembre) Archivo General de la Región de Murcia. (2009). Manual de organización de documentos en archivos de oficina. Murcia, España: Imprenta Regional Biblioteca Nacional de Australia. (2003). Directrices para la preservación digital del patrimonio digital. Recuperado de http://unesdoc.unesco.org/images/ 0013/001300/130071s.pdf Borrell, A.; Cueto, A.; Castillo, D. & Mazorra, Y. (2004). Lineamientos para la conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba.

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CRÉDITOS Proyecto del Programa de Educación Continua y Desarrollo Profesional, de la Asociación de Bibliotecas Universitarias, de Investigación e Institucionales del Caribe (ACURIL) y la Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información, de la Universidad de Puerto Rico, con el co-auspicio de la UNESCO, Región del Caribe y la América Latina http://executivesecretariat.acuril.org ; executivesecretariat@acuril.org Tutoras: Jeanette Lebrón-Ramos (jeannette.lebron.ramos@gmail.com) Yadira Avendaño-Avendaño (ayajerecuaro@gmail.com) Con la colaboración del ACURIL WebTeam

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ACURIL XLI

MUCHAS GRACIAS POR LA ATENCIÓN PRESTADA. LES INVITAMOS A EXPLORAR T COMO UNA HERRAMIENTA ALTERNATIVA, PARA SALVAGUARDAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL, DE SU UNIDAD DE INFORMACIÓN, DENTRO DE LA COMUNIDAD DE PRÁCTICA DE ACURIL

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