Alles-in-één software voor GWW-bedrijven

Eén programma met één werkwijze en één helpdesk speciaal voor uw branche.

Inhoudsopgave

01 Uw branche, ons werkterrein 4

02 Uw bedrijf, onze software 7

03 Onze pakketten 13

04 Admicom service 27

05 Stappenplan 33

06 Over Admicom 35

Uw bedrijf staat garant voor kwaliteit en betrouwbaarheid. U levert een duurzaam product en dat vaak tegen het (voor uw klant) gunstigste tarief. Dat is best een uitdaging, want de marges zijn klein. Iedereen die in uw branche werkt, kan dat beamen.

Net als bij u, is het bij ons niet meer dan logisch om een kwalitatief hoogwaardig product te leveren met een uitstekende service. Dit doen wij al sinds 1980. Wij zijn continu bezig met innovatie, vooruitkijken en het verbeteren van onze alles-in-één (ERP) software. Hierbij luisteren we naar onze klanten. Daarnaast weten we wat er speelt in uw branche en waar voor u de uitdagingen liggen. Dit komt mede door onze nauwe contacten met brancheverenigingen, zoals Bouwend Nederland, en omdat veel van onze medewerkers uit de bouwwereld komen.

Wij werken al meer dan 10 jaar met Vakware. Het is gebruikersvriendelijk. En hebben we een keer een vraag,

dan worden we uitstekend geholpen door de helpdesk. Het programma Vakware doet wat het moet doen. Voor ons is het een stabiele factor in ons bedrijf.

Roland Koerhuis - Klink Nijland Beheer B.V.

Als GWW-bedrijf heeft u een belangrijke rol in Nederland. Want iedereen is gebaat bij een goede infrastructuur. Riolering, grondverzet, parken, straatonderhoud, het maakt niet uit waar uw werk uit bestaat. U staat voor grote uitdagingen. Bijvoorbeeld de nieuwe stikstofnormen. U moet zich altijd conformeren aan de nieuwste wet- en regelgeving om nieuwe opdrachten binnen te halen. Software waarin u alles kwijt kunt, is voor u onmisbaar. Software waarmee u bijvoorbeeld berekeningen voor aanbestedingen maakt, u uw (deel)projecten kunt inplannen en waarin u uw onderhoudscontracten en meerjarige bestekken kunt bijhouden en documenteren. Met de software van Admicom kunt u dat allemaal.

Met onze software beheert u uw processen in één pakket dat met u meegroeit. U calculeert met actuele prijzen, maakt offertes voor aanbestedingen in uw eigen huisstijl, administreert uw onderhoudscontracten en bewaakt uw VCA en andere normeringen. En zo is er nog veel meer mogelijk met de Admicom software.

Door de Admicom Apps op uw smartphone of tablet te gebruiken, is er nooit meer miscommunicatie tussen uw collega’s op kantoor en op projecten. Op kantoor kunt u de laatste wijzigingen van de opdrachtgever doorvoeren in het systeem. Uw medewerkers ter plekke zijn direct op de hoogte. Als het project of klus is afgerond, vullen de medewerkers gewerkte uren en het verbruikte materiaal zelf in. Vervolgens kunt u de gewerkte uren op een eenvoudige manier fiatteren.

Integratie met BIM

Digitale dossiers (Wkb)

Actuele prijzen (Ketenstandaard)

Calculeren met actuele normen

Volledige integratie RAW Civiel van Bakker&Spees

Inkoopbeheer en offertevergelijk Plannen en bestellen vanuit de begroting

Geïntegreerde werkplaatsadministratie van Cleverdesk

Extenso materieelplanning en -registratie van Cleverdesk

Werkenadministratie en nacalculatie

Urenregistratie en urenfiattering (ook via uw mobiel)

Facturering op basis van termijnen en regie (met WKA)

Meerwerkbewaking

Opleverpunten(-app) registreren met notities, foto’s en kosten

Actuele OHW-positie in de financiële administratie

Resultaatbewaking en extrapolatie

dit

nog lang niet alles. Kijk voor een

overzicht in hoofdstuk

Dashboard

Alle informatie die u invoert, slaat onze software centraal op. Dit betekent dat u nooit meer dubbele handelingen hoeft te verrichten. De ingevoerde gegevens kunt u eenvoudig gebruiken in bijvoorbeeld uw calculatie, boekhouding en facturatie. Maar het invoeren van gegevens in de software is natuurlijk niet waar het u om gaat. U wilt zien hoe projecten lopen, welke offertes uitstaan, welke facturen nog niet zijn betaald, etc. In de software van Admicom kunt u, op basis van onder andere KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren, of in de volksmond ook wel “kengetallen” genoemd), zelf kiezen welke (management)informatie u realtime inzichtelijk wilt hebben in uw dashboard op computer, tablet of zelfs mobiele telefoon. U kunt kiezen uit een groot aantal standaard door ons samengestelde KPI’s (werkvoorraad, liquiditeitsverloop, projectstanden etc.), of KPI’s afgestemd op uw individuele wensen. De mogelijkheden hierin zijn nagenoeg oneindig.

De werkenadministratie en financiële administratie doen we helemaal in Vakware. Het is dusdanig geautomatiseerd dat je de RAW systematiek in kan lezen. Je kan een begroting helemaal automatisch onderbouwen.

12 “ Roland Koerhuis Klink Nijland Beheer B.V.

Onze alles-in-één software bestaat uit drie standaard pakketten: Vakware SBB, Vakware MBB en Vakware LBB. De Admicom software en apps bieden u ondersteuning bij al uw werkzaamheden. Samen met u kijken wij welk pakket aansluit bij uw bedrijfsgrootte en (online) automatiseringswensen. Het is mogelijk om uw software uit te breiden met optionele modules. Dit kunt u direct doen bij de aankoop van de software. Uiteraard kunt u de modules ook later aan uw pakket toevoegen. Teveel tegelijk (her)automatiseren is niet verstandig.

Algemeen

Alle software-onderdelen van Admicom zijn geïntegreerd en communiceren met elkaar. U kunt bijvoorbeeld in het relatiebeheer (CRM) alle gegevens van uw klanten en leveranciers invoeren. Deze gegevens kunt u overal in de software gebruiken. In uw calculatie, projectadministratie, facturatie en meer. In het personeelsbeheer registreert u alle gegevens van uw medewerkers, zoals salarissen en verlofdagen. En door de integratie met apparaattesters kunnen testresultaten van uw elektrisch materieel eenvoudig worden ingelezen én maakt u net zo gemakkelijk een testcertificaat.

Algemeen

Vakware SBB

Materieelbeheer

Optionele module

Vakware MBB Vakware LBB

Kantoorautomatisering

Iedere gebruiker krijgt een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee hij inlogt in zijn eigen, unieke software omgeving. In deze omgeving werkt hij met de software-onderdelen die voor zijn functie van belang zijn. U autoriseert namelijk zelf welke medewerker toegang heeft tot bijvoorbeeld de boekhouding en welke medewerker sjablonen mag wijzigen. U kunt ook belangrijke projectgerelateerde documenten (zoals foto’s, bouwtekeningen, e-mails en pdf-bestanden) koppelen aan bijvoorbeeld een relatie, een project of een werk. Daarnaast kunt u door de integratie met Office blijven werken met Word- en Exceldocumenten.

Optionele modules

Calculatie

Er is geen stad of dorp zonder riolering of wegen. Waarom zou u dan wel kiezen voor alles-in-één software zonder een calculatieprogramma? In de Admicom software beschikt u standaard over het beste calculatieprogramma voor GWWbedrijven. Hiermee maakt u snel een kloppende begroting voor alle typen projecten van groot tot klein.

U calculeert met recente artikelprijzen, uurtarieven en normen en beschikt over een uitgebreide bibliotheek. En door de koppeling met Civiel van Bakker&Spees heeft u volledige integratie met RAW. Daarnaast kunt u een calculatie automatisch opbouwen met BIM. Dat is handig voor grote projecten en maakt het voor u alleen maar makkelijker!

Optionele modules

Werkvoorbereiding & Uitvoering

Op het moment dat de aanbesteding een opdracht wordt, kunt u aan de slag. De planning wordt gemaakt en het project gaat van start. Het benodigde materiaal wordt besteld of uit uw voorraad gehaald. Met de software van Admicom bewaakt u de kosten en heeft u grip op de voortgang van al uw projecten, groot en klein. Uw collega’s die bij een project aan het werk zijn, boeken alle projectgegevens op hun smartphone of tablet: de monteurs boeken gewerkte uren en verbruikte materialen, registreren meerwerk en opleverpunten en tekenen werkbonnen af. Zelf kunt u op kantoor, op het project en onderweg eenvoudig uren van uw collega’s fiatteren en inkoopfacturen controleren. Met de software van Admicom heeft u overal inzicht in uw projecten en weet u precies wanneer u kunt factureren.

& Uitvoering

Vakware SBB Vakware MBB

Optionele modules

Financieel

Met de software van Admicom weet u direct hoe uw bedrijf er financieel voor staat. Er is een naadloze aansluiting tussen de boekhouding en de projectadministratie. U regelt eenvoudig uw betalingen, houdt uw grootboekadministratie, debiteuren en crediteuren bij. U stelt financiële rapporten samen, zoals een winst- en verliesrekening en u kunt werken met liquiditeitsprognoses en kredietmanagement.

Financieel

Vakware SBB Vakware MBB Vakware LBB

Mandagenregister (t.b.v. WKAgegevens)

Facturatie (vrij, regie, termijn etc.)

“Watermerk” uit Electronische factuuruitwisseling

Grootboekadministratie

Debiteuren-/crediteurenadministratie

Betalingen

Inlezen bankafschriften

Dashboard

BTW-aangifte

Audit-file

Optionele modules

Inkomend factuurregister

Electronische factuuruitwisseling

Upgrade Dashboard PRO

Permanence boekingen

Aangifte BTW fiscale eenheid

Intercompany journaalposten

Alle onderdelen van Vakware SBB

Scannen inkoopfacturen (PDF koppeling)

Betalingsherinneringen

Meerdere administraties

Ouderdomsanalyse

Uitbreiding Intercompany met materieel, personeel en werken

Kredietmanagement

Incasso’s

Vaste activa

Liquiditeitsprognose

Alle onderdelen van Vakware MBB

Afrekenstaat

Vaste journaalposten/ Periodeboekingen

Kostenplaatsen

Budgettering

Verslaglegging

Totaal integratie

Koppeling met loon- en salarisadministratie

Add-in t.b.v. Externe rapportagetools

Microsoft PowerBI en Speedbooks

Admicom Apps

Steeds vaker wordt er ook op de bouwplaats en op projecten digitaal gewerkt. Met de Admicom Apps kunt u dit ook. U bepaalt zelf met welke apps u wilt werken. De apps van Admicom zijn onderdeel van uw totaaloplossing. Dit wil zeggen dat ze geïntegreerd zijn met de software van Admicom. Hierdoor zorgen ze voor een optimale verbinding tussen bouwplaats, projecten en kantoor. Het werken met de Admicom Apps is eenvoudig. Uw collega’s hoeven alleen maar een smartphone of tablet te hebben om met de apps te werken.

De onderdelen

Alle persoonsgegevens bij de hand Berichten versturen naar uw collega’s Overzicht van openstaande taken Boeken van uren en materialen Verlof aanvragen

Dashboard met managementinformatie

Alle gegevens van relaties op een rij Projectinformatie in één overzicht Statussen inzien van lopende projecten Digitaal opnemen op locatie

Productiestanden inzien en bijhouden Ontvangsten op de bouwplaats registreren

Digitale werkbonnen

Gewerkte uren van uw collega’s fiatteren Controleren van inkomende facturen Overzicht en aanmaken van het meerwerk Vastleggen van opleverpunten

Digitaal inspectieformulieren invullen Instellen van talen per gebruiker Handige handleidingen & instructievideo’s

Admicom biedt u met Vakware en de Admicom Apps ondersteuning bij al uw werkzaamheden. Wij kijken samen met u welk pakket het beste past bij uw bedrijfsgrootte en uw (online) automatiseringswensen.

Update-/helpdeskcontract

Met de software van Admicom koopt u het gebruiksrecht voor onbepaalde tijd. Om altijd verzekerd te zijn van de meest recente software, sluit u een Update-/helpdeskcontract af. Op basis van dit contract ontvangt u de nieuwste versie van onze software (ten minste één keer per jaar) en een kosteloze vervanging in geval van brand en diefstal. U kunt ook gebruikmaken van onze helpdesk. Uiteraard wordt u altijd door een enthousiast Admicom team ondersteund en krijgt u advies als u vooruit wilt kijken om bijvoorbeeld uw bedrijfsprocessen nog beter te optimaliseren.

Opstarten

Starten met de software van Admicom doet u niet alleen. Dat doen we samen. De eerste keer dat wij bij u op kantoor komen, helpen wij u bij het inrichten van de software. Wij stellen bijvoorbeeld wachtwoorden in en zorgen voor het inlezen van artikelbestanden. Daarnaast krijgt u kant-en-klare bestanden meegeleverd die passen bij uw branche. U kunt hierbij denken aan standaard grootboekrekeningen, uursoorten en normen. Daarnaast voorziet de consultant sjablonen, zoals offertes en facturen, van uw eigen logo en briefpapier.

Implementatie

Wanneer u begint met de software van Admicom, is het belangrijk dat u een goede start maakt. Bij ieder softwarepakket is daarom een passend instappakket beschikbaar. Zodat u en uw medewerkers zo snel mogelijk optimaal gebruik maken van de software van Admicom. In overleg met u zal worden bepaald welke onderwerpen er tijdens de implementatie aan de orde komen. Op basis van uw wensen maakt de consultant een specifiek implementatieplan voor uw bedrijf. Het implementatieplan wordt opgebouwd in dagdelen bij u op kantoor en online op afstand. Deze dagdelen kunnen ook separaat ingezet worden.

Consultancy

Na afronding van het implementatietraject gaat u zelf aan de slag met de software. Heeft u aanvullende begeleiding, instructie of advies nodig? Uiteraard staat uw consultant ook dan voor u klaar.

U kunt uw consultant inhuren voor één of meerdere dagdelen. Bijvoorbeeld om een (nieuw) onderdeel te leren, om een nieuwe medewerker wegwijs te maken in de software of voor gebruikers- en inrichtingsvraagstukken.

U kunt hierbij ook denken aan het samenstellen van rapporten en het opmaken van sjablonen voor uw standaarddocumenten.

Support

Als u tijdens uw dagelijkse werk vragen over de Admicom software krijgt, dan kunt u deze stellen aan onze helpdesk. Onze supportspecialisten helpen u graag verder. Indien gewenst, kan een supportspecialist de besturing van uw computer tijdelijk overnemen. Natuurlijk alleen met uw toestemming. Vaak zijn vraagstukken dan nog efficiënter en sneller te beantwoorden. Mocht blijken dat u meer hulp nodig heeft, dan zal onze supportspecialist u adviseren om een afspraak in te plannen met één van onze consultants.

Mijn Admicom

Wanneer u werkt met de software van Admicom, heeft u op mijn.admicom.nl toegang tot uw eigen klantenportaal ‘Mijn Admicom’. Op Mijn Admicom vindt u bijvoorbeeld veelgestelde vragen met bijbehorende antwoorden en bekijkt u handige instructievideo’s. Daarnaast heeft u op Mijn Admicom de mogelijkheid om werkinstructies en uitgebreide handleidingen te lezen, vindt u er het laatste nieuws over Admicom, kunt u de webwinkel bezoeken en vindt u er release notes van elke software update.

U wilt aan de slag met de software van Admicom, maar wat kunt u verwachten?

Inventariseer uw behoeftes.

U inventariseert samen met uw automatiseringsadviseur wat uw wensen zijn en welk pakket van Admicom het beste bij u past.

U ontvangt een passende offerte.

Aan de slag. Uw consultant richt samen met u de software in en leert u met het pakket te werken.

Bestanden aanleveren.

Voor de eerste afspraak levert u de benodigde documenten aan bij Admicom. Wij zorgen dat de software is geïnstalleerd.

U geeft akkoord. We plannen direct alle afspraken voor het implementatietraject. Dit traject is uiteraard afgestemd op uw pakket en uw bedrijf.

U krijgt goede instructies en toelichting van de functionaliteiten. U maakt uw huiswerk en leert uw software goed kennen.

De software is opgeleverd. Het implementatietraject is afgerond en u kunt samen met uw collega’s aan het werk met onze software die altijd up-to-date is.

Voor al uw vragen staan onze automatiseringsadviseurs, supportmedewerkers en consultants voor u klaar!

In de praktijk. Er is periodiek contact met uw automatiseringsadviseur, zowel telefonisch als bij u op kantoor.

Admicom is een softwarebedrijf dat zich al sinds 1980 specialiseert in het ontwikkelen van software voor bouw-, stukadoors-, schilders-, installatieen GWW-bedrijven. Met inmiddels meer dan 10.000 gebruikers in de bouwwereld. De expertise en ervaring die daaruit is voortgekomen, maakt ons een serieuze en betrouwbare partner voor een goed onderbouwd advies.