Juan Miguel del Real, subdirector de Cooperativas Agro-alimentarias Castilla-La Mancha
consejos
organiza eficazmente las reuniones de tu Consejo rector El Consejo Rector es el órgano responsable de la gestión, gobierno y representación de la cooperativa y, por tanto, el encargado de dirigir el día a día de la actividad empresarial de la cooperativa, ejecutar sus estrategias comerciales y dirigir a todo el equipo humano que presta sus servicios en la empresa. Pero para que se consiga la máxima eficiencia en el funcionamiento de este órgano es muy importante no dejar al azar o caer en la rutina a la hora de organizar las reuniones del Consejo Rector. Hay que lograr el justo equilibrio entre la agilidad requerida a cualquier órgano de administración y el rigor y la diligencia que se ha de exigir a cualquier órgano social en el momento de adoptar sus acuerdos. A continuación os daremos algunos consejos a la hora de organizar y desarrollar vuestras reuniones del consejo rector: • En cuanto a la convocatoria de las reuniones del consejo rector, la actual Ley de Cooperativas exige que las sesiones se convoquen
por el presidente con al menos tres días hábiles de antelación. Nada dice
la Ley sobre la forma de hacer esta convocatoria, aunque
debemos deducir que se ha de hacer por escrito dirigido a cada consejero. En cuanto a forma de envío de esta convocatoria, tampoco se dice nada, por lo que puede entenderse que se puede hacer mediante correo postal, correo electrónico o en casos urgencia, vía telefónica o incluso verbalmente. > TrUCo: puede ser una buena práctica remitir las convocatorias a las sesiones del Consejo Rector mediante mensaje (sms) al móvil de cada consejero. • En cuanto a la frecuencia de las reuniones, de nuevo hay que buscar un equilibrio entre la rapidez y agilidad a la hora de dar salida a los asuntos de su competencia y evitar
la sobresaturación de reuniones improductivas.
Por ello, en función de la dimensión de la cooperativa, las reuniones han de ser los suficientemente frecuentes como para que se dote de agilidad a la cooperativa y los temas no queden “aparcados” durante muchos días. En todo caso, habrá que respetar la exigencia legal de que el Consejo se reúna al menos una vez al trimestre, periodo que, por otro lado, parece excesivamente largo para cualquier cooperativa que no cuente con un director, consejero delegado o comisión ejecutiva que despache más asiduamente los asuntos ordinarios que presenta el día a día de cualquier empresa. > TrUCo: consensúa a primeros de cada año el calendario concreto de reuniones ordinarias del Consejo Rector a celebrar durante todo el año.
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De esta forma todos tendrán reservados esos días para no programar otras actividades personales o profesionales. • En cuanto al orden del Día de la sesión es importante destacar que, a diferencia de la Asamblea General, el Consejo Rector no está sujeto al rigor del Orden del Día para la validez de los acuerdos que se tienen que adoptar en su seno. No hay que olvidar que el Consejo Rector es el órgano de gestión diaria de la empresa y, por tanto, si un asunto urgente ha surgido momentos antes de dar comienzo a la reunión del Consejo Rector, éste ha de ser tratado y solucionado en esa sesión, no teniendo sentido que se deje “aparcado” hasta la siguiente sesión. El concepto de “Orden del Día”, cuando hablamos del Consejo Rector, ha de asemejarse al “guión” de temas a tratar en la reunión. > TrUCo: en el “Orden del Día” que se fije para cada reunión del Consejo, es muy útil que identifiquéis en cada uno de ellos si el punto es “informativo” o “decisorio”. Ello agilizará el desarrollo de los temas a tratar. • Ahondando en el apartado anterior, es importante que se arbitre un mecanismo para que los asuntos que se van a tratar en el Consejo Rector sean documentados lo máximo posible y que esa documentación sea
puesta a disposición de los consejeros con la mayor antelación posible para que puedan conocer y analizar los asuntos previamente y así se pueda agilizar el análisis, debate y adopción de acuerdos en la sesión correspondiente.
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> TrUCo: la documentación asociada a los diferentes temas a tratar en las sesiones del Consejo Rector puedes enviarlas por e-mail a cada consejero para que puedan analizarla previamente. Ello te permitirá que las reuniones sean más ágiles y los consejeros vengan a la reunión con una opinión formada.
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El presidente debe dirigir los debates, evitando que los
mismos se ajusten a los temas propuestos. El Presidente es, por tanto, el que dirige las reunión, pero ello no debe confundirse con el hecho de que siempre se hayan de hacer lo que el Presidente diga; no olvidemos que el Consejo Rector es un órgano colegiado y el presidente no tiene más poder de decisión que cualquier otro consejero, salvo que se produzca empate en cuyo caso tiene voto dirimente. > TrUCo: Como presidente, intenta hacer propuestas lo más concretas que puedas, para que los acuerdos no queden a la espontaneidad del momento.
• La duración de las reuniones es otra evidente área de mejora del nuestros Consejos Rectores. Si los temas están los suficientemente preparados, la documen-
tación se pone a disposición de los rectores con antelación y las propuestas de acuerdos a adoptar están lo suficientemente maduradas con el equipo directivo, las reuniones no tienen por qué ser eternas. > TrUCo: Reuniones de no más de dos horas de duración. Además, si organizas las reuniones por las mañanas comprobarás que los acuerdos salen adelante con más rapidez y claridad, que si los haces a última hora de la tarde/ noche, cuando el cansancio acumulado por los consejeros será un lastre a la hora de tomar las mejores decisiones. • Los acuerdos adoptados deben ser reflejados con claridad en las Actas que a tal efecto se levanten. Recuerda que las actas no tienen por qué ser aprobadas en la siguiente sesión, sino que también pueden elaborarse y aprobarse al final de la propia sesión. No pretendas reflejar en el acta todos los detalles de los debates habidos en la sesión. Cuanto más se escribe más posibilidad de cometer errores. El acta debe recoger lo importante: un resumen sucinto de los debates, los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones. > TrUCo: tan importante es adoptar acuerdos como luego ejecutarlos. Por ello, puede ser una buena práctica que en cada sesión del Consejo se incorpore un punto que sea “Seguimiento de la ejecución de los acuerdos adoptados en la pasada sesión del Consejo”. Ello permitirá controlar que lo que se acuerda se ejecuta. Enero2013 | Nº 80
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