Plan Introduction
Les types de réunions en fonction de la tâche Avant réunion Pendant la réunion Après réunion Conclusion
Introduction « Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. »
Les types de rÊunions en fonction de la tâche
Réunions de discussion:
Obtenir des résultats, des conclusions, des décisions communes.
L’animateur canalise la discussion vers les objectifs à atteindre.
Réunions d’information :
Transmettre de l’information de façon ascendante (interview collective), descendante (conférence), horizontale (mise en commun entre collègues), oblique (responsable ne passe pas par la hiérarchie pour s’adresser à un collaborateur d’un autre département).
L’animateur aura le souci de clarté et de précision
.
Réunions de créativité:
Aborder en petits groupes des problèmes de manière différente, trouver des solutions originales. L’animateur est le catalyseur des idées, et aide chacun à prendre la parole librement. Exemples de techniques d’animations: brainstorming, …etc. .
Réunions de motivation :
Susciter la mobilisation des participants autour d’un thème, d’une action.
L’animateur est dynamique et enthousiaste, et communique cela
.
Réunions de sondage :
Ecouter les avis de chacun pour prendre une décision ultérieure ou tester certains éléments.
L’animateur prévient les généralisations hâtives, et est attentif à l’amplification de la rumeur et aux fuites.
Réunions de formation :
Aborder un thème en vue de l’apprendre ou de faire apprendre.
L’animateur est dynamique, bien préparé, et surtout possède la connaissance à faireacquérir.
Réunion de coordination :
Informer sur l’évolution d’un projet ou d’une activité
L’animateur distribue équitablement le temps de parole des participants et évite les enlisements possibles des échanges
.
Réunion de négociation:
Gérer un conflit entre des membres de groupes différents.
L’animateur distribue le temps de parole de façon équilibrée aux différentes parties, évite les débordements, reste impartial par rapport au conflit.
Avant la rĂŠunion
Opportunité de la réunion:
Quel est l’objectif de la réunion ? Le temps investi équivaut-il à son enjeu ? D’autres moyens?
Réunion téléphonique Lettre informative version papier ou électronique Rencontres individuelles, … Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via Internet) suffirait-elle
Périmètre de la réunion: Nombre
et qualité des participants :
Réunir un nombre restreint de participants;
Harmoniser le profil des participants.
Durée : la durée de la réunion ne devrait pas
dépasser 2 heures; Ordre
du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés.
Date et réservation de la salle
Une date:
Les participants sont disponibles; Au minimum 15 jours à l’avance.
La salle:
Capacité de la salle (en terme de places assises) ; Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ; Besoin d’un accès à Internet ; Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur).
Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;
Cercle ou polygone
Ellipse ou rectangle
Hémicycle ou U
Prévenir les participants:
Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant: l’heure de début et de fin de la réunion le lieu:
Transmettre un plan d’accès (les principales facilités: arrêt de bus, gare);
un document préparatoire: situant le contexte, quelques questions clés.
Convocation : pour les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé.
Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation.
INVITATION À UNE RÉUNION 1. LETTRE
2. NOTE INTERNE ou MEL Date de l’envoi De : NOM, Prénom, fonction, service Date :
Emetteur Destinataire
A: M., Mme, Melle, MM. ou Mmes NOM, fonction, service Objet : titre sous forme de résumé (thème et objectif) Informations données sous forme de phrases ou liste Réunion organisée par …, lieu, date, heure, durée
Objet : TITRE DE LA RÉUNION (comportant une indication de l’objectif) Formule d’appellation Informations à donner dans des phrases, mises en valeur par la disposition : • Lieu, date, heure, durée
• Réunion organisée par
Participants Ordre du jour -
• Participants
• Ordre du jour -
• Préparation nécessaire: • Pièces jointes: Formule de politesse Signature
Préparation nécessaire: Autres informations ou consignes Pièces jointes:
Pendant la rĂŠunion
• Les caractéristiques d’un groupe de réunion
•Méthodologie et démarche d’une réunion
Objectif: sécuriser les participants et créer une ambiance détendue, mais de travail.
1. Prise de contact
Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.
2. Le lancement
Désignateurs d’un rapporteur: Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour la rédaction du compte-rendu.
Désignateur de l’animateur
Feuille d’émargement :
Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de déplacement.
Récapitulatif du relevé de décision précédent
A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunions, les décisions de la réunion précédentes peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l’avancement de leur réalisation.
Rappel de l'ordre du jour
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l’ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants.
3. Le travail du groupe Ne pas dépasser 1 heure sans pause Favoriser la participation de tous Faire le point régulièrement
Mettre à l'aise
Rédiger un relevé de décision
Un « relevé de décisions », établi collectivement par l’ensemble des participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit pas être uniquement passif
Date de la prochaine réunion
S’il s’agit d’une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante (s).
•Les méthodes d’animation: 1) Mode directif:
L’animateur décide du plan à suivre; Questions/réponses régulées par l ’animateur
2) Mode non directif: Aucune intervention de l’animateur Le groupe s’auto-régule
•Les comportements
• La gestion des participants
Par le silence:
•La gestion des participants: suite
Par la parole:
•La gestion des participants: suite
Par la position dans la salle:
Faire taire un bavard
Eviter d’être en face
Faire parler un silencieux
Se placer en face
Faire cesser un aparté
Se rapprocher
•La gestion des participants: suite
Par le regard:
Faire taire un bavard
Eviter de croiser son regard
Faire parler un silencieux
L’encourager du regard
Faire cesser un aparté
Réprouver du regard
•La gestion des participants: suite
Par un geste de la main:
Faire taire un bavard
Faire parler un silencieux
Faire cesser un aparté
Arrêter
Donner la main
Calmer de la main
Le compte-rendu est un document professionnel qui rapporte objectivement des activités, des propos échangés lors d'une réunion, lors d'une conférence. Remarque :Nous nous intéresserons ici au compte-rendu de réunion
objectifs :
Acter des décisions
Formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à des personnes non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les tenants et aboutissant.
Capitaliser l’information, pour mémoire
Qui l'écrit? Pour qui? Pourquoi? Temps de réalisation Longueur
contenu et structure
Identification Nom et coordonnées du groupe concerné Identification de la réunion (nature, numéro d'ordre, etc.) Titre du document Date, heure, lieu Présences, absences, remplacements
contenu et structure
Résumé des échanges, discussions et décisions: Résumé à organiser selon l'ordre du jour qui a été suivi, en retenant seulement l'information essentielle relativement aux points suivant:
Points statutaires d'ouverture
Points faisant l'objet de la réunion
Points statutaires de clôture
Nom du rédacteur du compte rendu
Démarche à suivre
Préparation
Assurez-vous de prendre suffisamment de notes au cours de la réunion
Organisez vos notes afin qu’elles soient conformes au déroulement de la réunion.
Prenez soin de noter les éléments les plus importants :
Prenez beaucoup de notes.
Déterminez les renseignements à rapporter dans le compte rendu
À partir de vos notes, sélectionnez les renseignements pertinents pour la rédaction du compte rendu.
Si vos notes sont incomplètes, consultez au besoin d’autres participants de la réunion.
Plan
Structurez le compte rendu d'après l’ordre du jour suivi lors de la réunion
Utilisez l’ordre du jour comme plan général du compte rendu.
Assurez-vous que les sections du compte rendu ainsi que leurs titres correspondent aux points de l’ordre du jour.
Rédaction Résumez
chaque sujet abordé à la réunion.
À partir de la sélection effectuée dans vos notes, rédigez un court texte à propos de chaque point de la réunion.
Présentation Numérotez
les points,
de préférence en conformité avec la numérotation de l'ordre du jour.
Révision Realisez
le texte à tête reposée :
une première fois pour le contenu, une deuxième fois pour la langue, l'expression et la présentation.
COMPTE-RENDU DE REUNION
LIEU ET DATE DE LA REUNION :
OBJET DE LA REUNION :
PARTICIPANTS :
Modèle de page de garde
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DIFFUSION DU COMPTE-RENDU : (participants + hiérarchie + personnes concernées) -
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PROCHAINE REUNION : Date :
Lieu :
Objet :
Rédacteur :
Visas :
Références : Date :
Diffuser le compte-rendu
Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des participants, pour validation.
si des propositions de modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l’ensemble des participants.
Conseil de rédaction
il n'est pas nécessaire de rapporter littéralement les propos des participants.
Il doit y avoir concordance entre la structure du compte rendu de réunion et l'ordre du jour qui a été suivi lors de cette réunion.
Rédiger le compte rendu au présent de l'indicatif, comme si on suivait le déroulement de la réunion en direct.
Le rédacteur du compte rendu doit rapporter les faits avec objectivité, sans faire de commentaires personnels.
Si le rédacteur du compte rendu doit rapporter dans le texte un fait qui le concerne, il utilise la troisième personne.
MERCI DE VOTRE ATTENTION