Ouditkunde
© Kopiereg 2012 Onder redaksie van Paul JN Steyn, BA (PU vir CHO), THOD (POK), DEd (Unisa). ’n Publikasie van Kraal-Uitgewers. Alle regte voorbehou. Adres: H/v D.F. Malan- & Eendrachtstraat, Kloofsig, Pretoria Posadres: Posbus 11760, Centurion, 0046 E-pos: steyn@kraaluitgewers.co.za Webtuiste: www.kraaluitgewers.co.za Gedruk en gebind deur Aksent Media, tel: 082 445 4513 Eerste druk 2012 ISBN: 978-1-920568-22-1 Geen gedeelte van hierdie boek mag sonder die skriftelike toestemming van die uitgewers gereproduseer of in enige vorm of deur enige middel weergegee word nie, hetsy elektronies of deur fotokopiëring, plaat- of bandopnames, vermikrofilming of enige ander stelsel van inligtingsbewaring nie. Enige ongemagtigde weergawe van hierdie werk sal as ’n skending van kopiereg beskou word en die dader sal aanspreeklik gehou word onder siviele asook strafreg.
akademia jou oop, afrikaanse leertuiste
w w w. a k a d e m i a . a c . z a
AUD105 Ouditkunde
INHOUDSOPGAWE Inhoudsopgawe............................................................................................................... 1 Inleiding ........................................................................................................................... 5 Vakleeruitkomste ............................................................................................................ 6 Woordomskrywing vir evaluering ................................................................................. 7
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit ........................................................................... 9 1.1
Studie-eenheid leeruitkomste ............................................................................ 9
1.2
Verrykende bronne .......................................................................................... 10
1.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ...................................................................... 10
1.4
Inleiding ........................................................................................................... 11
1.5
Die wese van ʼn eksterne oudit ........................................................................ 12
1.5.1
Funksies van eksterne oudit............................................................................ 12
1.5.2
ʼn Voorbeeld van die funksies van eksterne oudit............................................ 12
1.5.3
Wanneer vind oudits plaas? ............................................................................ 13
1.5.4
Belangrikheid van eksterne oudits .................................................................. 13
1.5.5
Kenmerke van eksterne oudits ........................................................................ 13
1.5.6
Voordele van ʼn eksterne oudit ........................................................................ 14
1.5.7
Eksterne oudit en korporatiewe beheer........................................................... 14
1.6
Hoekom vind ʼn eksterne oudit plaas? ............................................................. 16
1.6.1
Verhoging van beleggersvertroue ................................................................... 16
1.6.2
Verhoging van reguleerdersvertroue ............................................................... 17
1.6.3
Voorbeeld van die verhouding tussen ʼn reguleerder en eksterne oudit .......... 17
1.6.4
Hulp aan Regeringsagentskappe .................................................................... 18
1.6.5
Hulp aan interne oudit ..................................................................................... 19
1.6.6
Voorbeeld van dienste aangebied deur ʼn eksterne ouditfirma ........................ 19
1.7
Die verhouding tussen rekeningkundige dienste en eksterne oudit ................ 20
1.7.1
Rekeningkundige dienste ................................................................................ 21
1.7.2
Ouditdienste .................................................................................................... 22
1.7.3
Voorbeeld van verhouding tussen ʼn bank en interne oudit ............................. 25
1.8
Die ouditeur se verantwoordelikhede .............................................................. 25
1.8.1
Onafhanklike, derde-party ondersoeke ........................................................... 26
1.8.2
Verskaf objektiewe menings............................................................................ 26
1.8.3
Kennis van die sakeonderneming ................................................................... 26
1.8.4
Identifisering van ongerymdhede .................................................................... 26
Inhoudsopgawe
Bladsy 1
AUD105 Ouditkunde 1.8.5
Regulatoriese verantwoordelikheid ................................................................. 26
1.9
Die onderneming se rol tydens ʼn eksterne oudit ............................................. 27
1.10
Samevatting .................................................................................................... 28
1.11
Selfevaluering.................................................................................................. 29
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels ............................................................. 31 2.1
Studie-eenheid leeruitkomste .......................................................................... 31
2.2
Verrykende bronne .......................................................................................... 32
2.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ...................................................................... 32
2.4
Inleiding ........................................................................................................... 34
2.5
Interne beheer en gehalteversekering............................................................. 35
2.5.1
Wie is verantwoordelik vir interne beheer? ..................................................... 37
2.5.2
Elemente van interne beheer .......................................................................... 38
2.5.3
Interne beheer in rekeningkunde..................................................................... 48
2.5.4
Gehalteversekering ......................................................................................... 51
2.6
Toepaslike ouditbewyse .................................................................................. 53
2.7
Ouditbewyse besluite ...................................................................................... 56
2.8
Tipes ouditbewyse........................................................................................... 57
2.9
Ouditdokumentasie ......................................................................................... 58
2.10
Ouditsteekproewe ........................................................................................... 58
2.10.1 Die bevolking ................................................................................................... 59 2.10.2 Basis van selektering ...................................................................................... 60 2.10.3 Steekproefmetodes ......................................................................................... 61 2.11
Ouditeurshulpmiddels...................................................................................... 62
2.12
Programmatuur evaluering .............................................................................. 63
2.13
Samevatting .................................................................................................... 64
2.14
Selfevaluering.................................................................................................. 65
Studie-eenheid 3: Die ouditproses .............................................................................. 67 3.1
Studie-eenheid leeruitkomste .......................................................................... 67
3.2
Verrykende bronne .......................................................................................... 68
3.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ...................................................................... 68
3.4
Inleiding ........................................................................................................... 69
3.5
Ouditdoelwitte.................................................................................................. 71
3.5.1
Algemene vereistes ......................................................................................... 71
3.5.2
Beginsels in die daarstelling van ouditdoelwitte .............................................. 72
3.6
Die ouditproses ............................................................................................... 75
Inhoudsopgawe
Bladsy 2
AUD105 Ouditkunde 3.6.1
Die prosesse in ʼn eksterne oudit ..................................................................... 75
3.6.2
Stappe in die ouditproses ................................................................................ 77
3.7
Ouditdokumentasie ......................................................................................... 81
3.7.1
Vereistes vir voldoende ouditdokumentasie .................................................... 82
3.7.2
Dokumentering van betekenisvolle ouditbevindings of -kwessies................... 82
3.7.3
Ontwikkel bewaringsprosedures ..................................................................... 83
3.8
Ouditbewyse.................................................................................................... 83
3.9
Vermindering van risiko ................................................................................... 85
3.9.1
Doel ................................................................................................................. 85
3.9.2
Toepassing van die plan ................................................................................. 86
3.9.3
Inhoud ............................................................................................................. 86
3.9.4
Benadering ...................................................................................................... 86
3.9.5
Ander oorwegings ........................................................................................... 87
3.10
Samevatting .................................................................................................... 89
3.11
Selfevaluering.................................................................................................. 90
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag ............................................................................. 91 4.1
Studie-eenheid leeruitkomste .......................................................................... 91
4.2
Verrykende bronne .......................................................................................... 92
4.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter? ...................................................................... 92
4.4
Inleiding ........................................................................................................... 93
4.5
Die saamstel van ʼn ouditverslag ..................................................................... 95
4.6
Rol van die ouditeur in die ouditverslag .......................................................... 95
4.6.1
Tipes ouditverslae ........................................................................................... 96
4.6.2
Belangrike aspekte in die saamstel van die verslag........................................ 98
4.7
Die rol van die rekeningkundige personeel ................................................... 102
4.7.1
Voorbereiding van die rekords ...................................................................... 102
4.7.2
Verslagdoeningsfase van die oudit ............................................................... 103
4.7.3
Finansiële openbaarmaking .......................................................................... 104
4.7.4
Opsporing van wanvoorstellings ................................................................... 105
4.8
Ouditmenings ................................................................................................ 105
4.8.1
Wesenlike wanvoorstellings .......................................................................... 105
4.8.2
Ouditstandaarde ............................................................................................ 105
4.9
Die ouditverslag............................................................................................. 106
4.9.1
Die ongekwalifiseerde ouditverslag ............................................................... 106
4.9.2
Gekwalifiseerde verslae ................................................................................ 108
4.10
Voorbeelde van ouditverslae ......................................................................... 108
Inhoudsopgawe
Bladsy 3
AUD105 Ouditkunde 4.10.1 Standaard ouditverslae ................................................................................. 109 4.10.2 Gekwalifiseerde ouditverslae ........................................................................ 111 4.10.3 Negatiewe ouditverslae ................................................................................. 113 4.10.4 Weerhoudingsverslae.................................................................................... 114 4.11
Opvolging van ouditnavrae............................................................................ 115
4.11.1 Die opvolgprosedures vir ouditverslae .......................................................... 115 4.11.2 Monitering en verslagdoening oor implementering van aanbevelings .......... 116 4.12
Samevatting .................................................................................................. 116
4.13
Selfevaluering................................................................................................ 117
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit .............................................................. 119 5.1
Studie-eenheid leeruitkomste ........................................................................ 119
5.2
Verrykende bronne ........................................................................................ 120
5.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter? .................................................................... 120
5.4
Inleiding ......................................................................................................... 121
5.5
Die rol van interne oudit ................................................................................ 122
5.5.1
Doelwitte van interne oudit ............................................................................ 122
5.5.2
Objektiwiteit ................................................................................................... 123
5.5.3
Ander belangrike aspekte wat in ag geneem moet word tydens interne oudit124
5.5.4
Die interne ouditproses ................................................................................. 125
5.6
Die verhouding tussen interne oudit en rekeningkundige personeel............. 130
5.6.1
Wat is rekeningkunde? .................................................................................. 130
5.6.2
Die rekeningkundige siklus............................................................................ 131
5.7
Verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit ....................................... 139
5.7.1
Die aard van die werksverhouding ................................................................ 139
5.7.2
Gereelde vergaderings .................................................................................. 139
5.7.3
Werkswyses .................................................................................................. 139
5.7.4
Gebruik van eksterne ouditresultate.............................................................. 142
5.7.5
Samewerking................................................................................................. 142
5.8
Samevatting .................................................................................................. 144
5.9
Selfevaluering................................................................................................ 145
Woordelys in Afrikaans en Engels ............................................................................ 146 Bronnelys .................................................................................................................... 148 Selfevalueringsriglyne ................................................................................................ 151
Inhoudsopgawe
Bladsy 4
AUD105 Ouditkunde
INLEIDING ʼn Oudit is ʼn rekeningkundige proses waar die finansiële rekords van ʼn sakeonderneming of individu besigtig word om seker te maak dat dit akkuraat is. Daar is twee primêre tipes oudit, naamlik: interne oudits en eksterne oudits. Ongeag die tipe oudit, moet dit aanvaar word dat ʼn oudit gedoen sal word sonder enige vooroordeel. In die geval van ʼn interne oudit, kan dit moeilik wees, omdat ʼn interne oudit uitgevoer word deur die rekeningkundige personeel van die betrokke onderneming. Interne oudits word gewoonlik op ʼn gereelde basis deur groot sakeondernemings uitgevoer om te verseker dat hul finansies in orde is en, indien die maatskappy se aandele in die openbaar verhandel, dat ouditverslae beskikbaar sal wees vir inspeksie deur aandeelhouers. ʼn Eksterne oudit word uitgevoer deur ʼn neutrale derde party, soos ʼn professionele rekeningkundige firma wat spesialiseer in oudits. In beide gevalle, sal al die finansiële rekords van ʼn onderneming soos grootboeke, bankstate, betaalstaat, belastinginligting, interne finansiële verslae, amptelik gepubliseerde verslae, rekeninge betaalbaar en rekeninge ontvangbaar, ondersoek word. Tydens die oudit word die rekords geïnspekteer vir enige verskille of afwykings en as ʼn fout gevind word, moet dit aangespreek en reggestel word. Verder mag ander kwessies as rekeningkundige foute aan die lig kom tydens ʼn interne of eksterne oudit. Sakeondernemings wat finansieel swaarkry mag verkies om ongesonde finansiële besluite te neem in ʼn poging om die onderneming te red. Hierdie besluite kan deur ʼn oudit aan die lig gebring word. Soms kan ʼn oudit aan die lig bring dat ʼn onderneming op die randjie van bankrotskap is weens growwe misbruik van fondse deur ʼn personeellid, soos in die geval van sommige Amerikaanse korporasies (Enron en Worldcom), in die vroeë eenen-twintigste eeu. In hierdie vak gaan daar gekonsentreer word op die algemene beginsels van oudit, die ouditproses, die ouditverslag en die spesifieke rol van die interne ouditafdeling. (Aangepas uit: http://www.wisegeek.com/what-is-an-audit.htm)
Inleiding
Bladsy 5
AUD105 Ouditkunde
VAKLEERUITKOMSTE
Kennis en begrip Na voltooiing van die vak OUDITKUNDE sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van: •
Die wese van oudit
•
Algemene ouditbeginsels
•
Die ouditproses
•
Die ouditverslag
•
Die rol van interne oudit in ʼn sakeonderneming
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die verhouding tussen rekeningkunde en oudit te verduidelik.
•
Die terminologie van ouditeurs te gebruik.
•
Ouditdoelwitte saam te stel.
•
ʼn Ouditverslag te analiseer.
•
Die verhouding tussen interne en eksterne oudit te verduidelik.
Vakleeruitkomste
Bladsy 6
AUD105 Ouditkunde
WOORDOMSKRYWING VIR EVALUERING In die afdeling oor selfevaluering, asook in die werkopdragte sal daar van jou verwag word om sekere take te verrig. Dit is belangrik dat jy presies weet wat van jou verwag word. Die woordelys hieronder sal jou hiermee help. Werkwoord
Omskrywing
Lys
Lys die name/items wat bymekaar hoort.
Identifiseer
Eien (ken uit) en selekteer die regte antwoorde.
Verduidelik
Ondersoek die moontlikhede, oorweeg en skryf dan jou antwoord (verklaring/verduideliking) neer.
Beskryf
Omskryf die konsep of woorde duidelik.
Kategoriseer/
Bepaal tot watter klas, groep of afdeling bepaalde
Klassifiseer
items/voorwerpe behoort.
Analiseer
Om iets te ontleed.
Evalueer
Bepaal die waarde van ʼn stelling/stelsel/beleid/ens.
Toepas
Pas die teoretiese beginsels in ʼn praktiese probleem toe.
Hersien
Evalueer, verbeter en/of wysig ʼn beleid/dokument/stelsel/ens.
Woordomskrywing vir evaluering
Bladsy 7
AUD105 Ouditkunde Notas
Bladsy 8
AUD105 Ouditkunde
STUDIE-EENHEID 1: DIE WESE VAN OUDIT
1.1
Studie-eenheid leeruitkomste
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 1 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Die wese van eksterne oudit
•
Hoekom eksterne oudit plaasvind in ondernemings
•
Rekeningkundige dienste en eksterne oudit
•
Die ouditeur se verantwoordelikhede
•
Die rol van die onderneming tydens ʼn eksterne oudit
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die wese van oudit te beskryf.
•
Te verduidelik hoekom dit belangrik is dat ondernemings geoudit word.
•
Die verband tussen Rekeningkunde en Ouditkunde te beskryf.
•
Die ouditeur se verantwoordelikhede te kategoriseer.
•
Die rol van die onderneming in die ouditproses te verduidelik.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 9
AUD105 Ouditkunde 1.2
Verrykende bronne •
http://www.adb.org/Documents/Periodicals/GB/GovernanceBrief05.pdf
•
http://www.aksenate.org/elton/Auditor_at_work.jpg
•
http://www.allbestarticles.com/accounting/tasks-of-accountants.html
•
http://www.associatedcontent.com/article/196337/accounting_auditing_and_assuranc e_services_pg2.html?cat=3
•
http://www.ehow.com/about_4894466_what-external-audit.html#ixzz1G6FsqtMY
•
http://www.ehow.com/list_6537056_purposes-external-audit.html#ixzz1G6dld61O
•
http://www.technology.wv.gov/security/ITAudit/Pages/AuditorandClientResponsibilitie s.aspx
1.3
•
http://www.wisegeek.com/what-does-an-external-auditor-do.htm
•
http://www.wisegeek.com/what-is-an-audit.htm. Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Eksterne oudit
ʼn Eksterne oudit is in wese ʼn uitdrukking van ʼn mening deur ʼn onafhanklike persoon met die nodige kwalifikasies, op die werk van ander persone wat verantwoordelik is vir die hou van finansiële rekords en die voorbereiding van finansiële state.
Rekeningkunde
Rekeningkunde is die meting, openbaarmaking of verskaffing van die versekering oor finansiële inligting wat help dat bestuurders, beleggers, belastingowerhede en ander besluitnemers besluite kan neem.
Algemene
Algemene boekhouding is die byhou van die finansiële
boekhouding
rekords van alle vorme van sakeondernemings.
Rekenmeesters
Rekenmeesters verrig die dag-tot-dag take met betrekking tot die rekeninge en die uitvoering van die finansiële strategie.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 10
AUD105 Ouditkunde 1.4
Inleiding
ʼn Eksterne oudit is in wese ʼn uitdrukking van ʼn mening deur ʼn onafhanklike persoon met die nodige kwalifikasies, op die werk van ander persone wat verantwoordelik is vir die hou van finansiële rekords en die voorbereiding van finansiële state. In alle ondernemings in die openbare of private sektor berus die verantwoordelikheid vir die akkurate teboekstelling van transaksies en die voorbereiding van finansiële state, in ooreenstemming met toepaslike rekeningkundige beleid, by die bestuur van sodanige onderneming. Sodanige verantwoordelikhede sluit in die hou van rekeningkundige rekords en handhawing van interne beheermaatreëls; die voorkoming van bedrog en foute; en die beveiliging van bates. Die ouditeur moet die state, rekords en beheerstelsels wat nodig is om hul mening te vorm ondersoek. In die private sektor word oudits onderneem in ooreenstemming met die professionele standaarde neergelê deur die professionele liggaam waaraan die ouditeur behoort en met inagneming van die toepaslike wetgewing, regulasies en waar toepaslik die bepalings van die ouditaanstelling. In Suid-Afrika is die liggaam die Suid-Afrikaanse Instituut van Geoktrooïeerde Rekenmeesters. (Aangepas uit: http://www.adb.org/Documents/Periodicals/GB/GovernanceBrief05.pdf)
(http://www.aksenate.org/elton/Auditor_at_work.jpg)
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 11
AUD105 Ouditkunde Die wese van ʼn eksterne oudit
1.5
ʼn Eksterne oudit kan gesien word as ʼn hersiening van die finansiële state of verslae van ʼn onderneming, gewoonlik ʼn regering of besigheid, deur iemand wat nie geaffilieer is met die betrokke onderneming nie. Eksterne oudits speel ʼn belangrike rol in die finansiële oorsig van sakeondernemings en regerings, omdat dit uitgevoer word deur onafhanklike individue, en bied derhalwe ʼn onbevooroordeelde mening. Eksterne oudits word oor die algemeen deur ondernemings uitgevoer met gereelde tussenposes – gewoonlik jaarliks. 1.5.1
Funksies van eksterne oudit
Eksterne oudits word uitgevoer om te bevestig dat die finansiële state van ʼn entiteit korrek aangebied is. ‘n Eksterne oudit is ʼn onafhanklike oorsig van finansiële dokumente wat aan die ouditeur voorgelê is. Vir ʼn sakeonderneming in die private sektor sal ʼn eksterne oudit tipies die hersiening van die onderneming se kwartaallikse of maandelikse finansiële verslae insluit, asook verklarings oor inkomste en uitgawes om te verseker dat hulle korrek is en om te verseker dat hul verslagdoening korrek is. Verder sal ʼn eksterne oudit ʼn hersiening van die begroting, die toekenning van fondse en die werklike uitgawes insluit, ten einde te verseker dat die begrote inkomste en uitgawes korrek opgestel is en gebruik word. 1.5.2
ʼn Voorbeeld van die funksies van eksterne oudit
Ter illustrasie van die funksies van ʼn ouditeursfirma word die volgende uittreksel vanaf die webblad van die The National Council of Voluntary Organisations gegee:
Voorbeeld 1.1 Die eksterne ouditeur kan swakhede in die interne kontroleprosedures ontdek wat ʼn invloed op die rekeninge kan hê. Die ouditeur behoort hierdie swakhede aan die trustees te rapporteer. Die primêre doel van hierdie verslag aan die bestuur, is om: •
Die ouditeur in staat te stel om kommentaar te kan lewer op die rekeningkundige rekords, stelsels en kontroles, soos byvoorbeeld die swakhede in kredietbeheer, die versoening van grootboeke en die instandhouding van subsidiegoedkeurings.
•
Die bestuur en trustees van finansiële statistieke te voorsien wat gebruik kan word om die prestasie van ʼn liefdadigheidsorganisasie te beoordeel, soos byvoorbeeld die reserwes uitgedruk in die aantal weke se besteding, of totale personeelkostes uitgedruk as ʼn verhouding van die totale hulpbronne bestee.
•
Enige aangeleentheid wat moontlik toekomstige oudits mag raak, te kommunikeer,
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 12
AUD105 Ouditkunde soos byvoorbeeld nuwe rekeningkundige standaarde. Die verslag aan trustees en bestuur moet aandui watter veranderinge aan stelsels gemaak moet word in situasies waar daar geen ander kompenserende kontroles is nie. Die ouditeur moet seker maak dat die voorgestelde wysigings wel plaasvind. (Aangepas uit: http://www.ncvo-vol.org.uk/advice-support/funding-finance/role-of-externalauditors) 1.5.3
Wanneer vind oudits plaas?
Eksterne oudits word gewoonlik een keer per jaar aan die einde van die onderneming of regering se fiskale jaar uitgevoer. Dit word uitgevoer nadat die entiteit se rekeningkundige personeel ʼn finansiële jaarverslag voorberei het. 1.5.4
Belangrikheid van eksterne oudits
Omdat eksterne oudits uitgevoer word deur onafhanklike ouditeure, verteenwoordig dit ʼn onbevooroordeelde siening van ʼn onderneming se finansiële welstand. In die private sektor is eksterne oudits waardevol vir aandeelhouers wat dan ʼn onafhanklike evaluering van die onderneming se finansiële vermoë kan maak, ten einde die omvang van beleggings in die sakeonderneming te bepaal. 1.5.5
Kenmerke van eksterne oudits
ʼn Eksterne oudit sal ʼn verslag, waarin die ouditeur se bevindings vervat is, insluit. Dit is oor die algemeen ʼn opsomming van die algemene geldigheid van die finansiële state en dokumente soos aangebied deur die onderneming. Indien die eksterne ouditeur verskille tussen die state wat deur die onderneming saamgestel is en sy eie bevindinge vind, word dit in die verslag opgeneem. Die verslag sluit ook dikwels finansiële voorstelle in met die doel om die algehele finansiële posisie van en rekeningkundige praktyke binne die onderneming te verbeter. ʼn Belangrike aspek van ʼn eksterne oudit is die slotsom waartoe die ouditeur gekom het. ʼn Bevredigende slotsom is dat daar onbevooroordeelde bewyse is dat die onderneming alle finansiële data korrek gerapporteer het, terwyl ʼn negatiewe gevolgtrekking ʼn gevaarteken vir die bestaande rekeningkundige praktyke in die onderneming is. Die rol van ʼn eksterne ouditeur is oor die algemeen nie om bedrog of belastingontduiking te ondersoek nie, maar eerder om te verseker dat die finansiële dokumente wat deur ʼn onderneming geproduseer is, ʼn akkurate weerspieëling van sy finansiële posisie is.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 13
AUD105 Ouditkunde Eksterne ouditeure is nie in diens van ʼn reguleerder of enige regeringsagentskap nie. Hulle is oor die algemeen gesertifiseerde openbare rekenmeesters wat deur die onderneming gehuur word. (Aangepas uit: http://www.ehow.com/about_4894466_what-externalaudit.html#ixzz1G6FsqtMY) 1.5.6
Voordele van ʼn eksterne oudit
Die volgende is die korttermyn- en die langtermynvoordele van eksterne oudit: Korttermynvoordele Sakeondernemings kan onmiddellike voordele uit ʼn eksterne oudit put. Die grootste voordeel is dat enige proses of operasionele tekortkoming wat deur die ouditeur gevind is, gou reggestel of verbeter kan word. Omdat ondernemings op hul finansiële state staatmaak vir belastingdoeleindes, is die korrektheid daarvan van groot belang, aangesien foutiewe syfers tot belastingboetes en rente kan lei. Langtermynvoordele Die langtermynvoordele van eksterne oudits, en waar ʼn bevredigende verslag gegee word, sluit in dat die bestuur en die Raad van Direkteure versekering ontvang dat die rekeningkundige kontroles en prosesse wat gebruik word effektief is. (Aangepas uit: http://www.ehow.com/facts_5571172_advantages-externalaudit.html#ixzz1H85lnJNG) 1.5.7
Eksterne oudit en korporatiewe beheer
Die vier pilare van korporatiewe beheer bestaan uit die raad van direkteure, interne ouditeure, die bestuur en eksterne ouditeure. Na die bekendstelling van die federale wetgewing kragtens die Sarbanes-Oxley Wet, is die rol van eksterne ouditeure in korporatiewe beheer internasionaal meer belangrik as ooit. Korporatiewe beheer Die konsep van korporatiewe bestuur verteenwoordig ʼn kombinasie van aktiwiteite, reëls, prosesse en riglyne wat verseker dat die onderneming se hulpbronne, strategieë en regulasies gebruik word op die mees kostedoeltreffende manier en in ooreenstemming met die onderneming se missie – dus om die doelwitte van die onderneming te bereik. Dit is belangrik omdat hierdie stel reëls aandeelhouers en belanghebbendes in staat stel om die onderneming se vordering na doelwitbereiking te evalueer.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 14
AUD105 Ouditkunde Effektiewe korporatiewe bestuur is dus van groot belang vir aandeelhouers en ander belanghebbendes, aangesien dit van die bestuur verwag word om die onderneming tot winsgewendheid te bestuur. Aan die ander kant kan besluite wat geneem word, net om die aandeelhouers te bevoordeel, die maatskappy tot bankrotskap dryf. Korporatiewe bestuur hou die balans tussen hierdie twee opponerende kragte. Hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn korporatiewe bestuurstruktuur.
Figuur 1.1: Korporatiewe bestuur (http://www.crowehorwathsurvey.com/Crowe/ServicesProvided/RiskConsulting/images/OldC orporateGovernanceChart.jpg) Hoekom word eksterne ouditeure gebruik? Daar word vereis dat openbare maatskappye die geldigheidsbevestiging van hulle finansiële verslae van ʼn onafhanklike, derde party verkry. Dit is om te verseker dat die bestuur van die maatskappy nie beleggers bedrieg nie. Eksterne ouditeure se funksie in hierdie derde partyrol is om sodanige bevestigings uit te voer. Proses en benadering Eksterne ouditeure bevorder korporatiewe bestuur deur seker te maak dat die onderneming se verslae akkuraat is, en ʼn gepaste, redelike weerspieëling van die onderneming se status is. Indien daar in die proses enigiets ontdek word wat na bedrog lyk, moet dit aan die
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 15
AUD105 Ouditkunde bestuur gerapporteer word. Die eksterne ouditeur moet dit ernstig oorweeg om die oudit te laat vaar, indien die bestuur die probleem ignoreer of probeer om dit te bedek. Maar dit is nie die eksterne ouditeur se rol om die bedrog-ondersoeker per se te wees nie. Die eksterne ouditeur sal ook ʼn onderneming ondersoek om te verseker dat die stelsels volgens die interne beheermaatreëls werk. Druk op die eksterne ouditeure Omdat die eksterne ouditeur se verslae die sleutel tot die evaluering van openbare maatskappye se prestasies is, het die owerhede gevoel dat dit nodig is om die onafhanklikheid van die eksterne ouditeure te beskerm. Elke maatskappy moet ʼn ouditkomitee, losstaande van die bestuur van ʼn maatskappy, hê wat dan verantwoordelik is vir die beheer en behoud van eksterne ouditeure. Dit verbreek die direkte verslagdoening aan die bestuur en beheer die verhouding met die eksterne ouditeur. (Aangepas uit: http://www.ehow.com/about_6302822_role-external-auditor-corporategovernance.html#ixzz1H89GRGV0) 1.6
Hoekom vind ʼn eksterne oudit plaas?
ʼn Eksterne oudit sluit ook dikwels ʼn evaluering van ʼn onderneming se bedrywighede, bestuur en interne beheer in. Hierdie gedeelte word gewoonlik uitgevoer deur eksterne ouditeure van openbare ouditeursfirmas. Die primêre doel van hierdie deel van die eksterne oudit is om ʼn onafhanklike en onbevooroordeelde aanslag van ʼn onderneming se interne beheer en finansiële welstand te verskaf. Die ander redes hoekom ʼn eksterne oudit moet plaasvind, is soos volg: 1.6.1
Verhoging van beleggersvertroue
Beleggers bestudeer ouditverslae wat deur eksterne ouditeure opgestel is. Beleggers neem beleggingsbesluite gebaseer op hierdie inligting, byvoorbeeld om aandele te koop of te verkoop. Beleggers maak staat op die eksterne ouditeur om interne prosedures te kontroleer, die metodologieë wat gebruik word in die voorbereiding van finansiële state te verifieer en ʼn objektiewe mening van die onderneming se bedrywighede te gee. Beleggers kan ook ouditverslae bestudeer om te bepaal hoe die onderneming se senior bestuurders pligte uitvoer en hoe die bestuurders se optrede die onderneming se reputasie, mededingendheid en winsgewendheid beïnvloed.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 16
AUD105 Ouditkunde 1.6.2
Verhoging van reguleerdersvertroue
Reguleerders bestudeer eksterne ouditverslae om ʼn onderneming se nakoming van die industriestandaarde en -beginsels te evalueer, byvoorbeeld maatskappye wat op effektebeurse genoteer is, moet geouditeerde finansiële inligting voorlê aan die betrokke effektebeurse. Dit is die geval vir al die maatskappye wat op die Johannesburgse Effektebeurs genoteer is. Net so moet ander finansiële instellings, soos banke, jaarliks verslae aan die Suid-Afrikaanse Reserwebank lewer.
Suid-Afrikaanse Reserwebank
http://farm1.static.flickr.com/22 5/503429462_f9ffe17183.jpg
1.6.3
Voorbeeld van die verhouding tussen ʼn reguleerder en eksterne oudit
Ter illustrasie van die verhouding tussen ʼn reguleerder en eksterne oudit, word die volgende uittreksel vanaf die webblad van die Bank of International Settlements (BIS) gegee:
Voorbeeld 1.2 1. Banktoesighouers(-reguleerders) stel daarin belang om te weet dat al die werk wat deur eksterne ouditeure uitgevoer word, wel uitgevoer word deur ouditeure wat: •
Behoorlik gelisensieer is en ʼn goeie reputasie het;
•
Oor tersaaklike professionele ondervinding en bevoegdheid beskik;
•
onderhewig is aan ʼn gehalteversekeringsprogram;
•
onafhanklik van die bank geouditeer word;
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 17
AUD105 Ouditkunde •
objektief en onpartydig is; en
•
voldoen aan enige ander toepaslike etiese vereistes.
2. Die banktoesighouer is hoofsaaklik gemoeid met die handhawing van die stabiliteit van die bankstelsel en die bevordering van die veiligheid en gesondheid van die individuele banke ten einde die belange van die deposante te beskerm. Daarom monitor die toesighouer die huidige en toekomstige lewensvatbaarheid van banke deur gebruik te maak van finansiële state in die beoordeling van hulle toestand en prestasie. Daarteenoor, is die eksterne ouditeur hoofsaaklik betrokke by die verslagdoening oor die bank se finansiële state – óf aan die bank se aandeelhouers óf aan die Raad van Direkteure. 3. Die bank se bestuur is gemoeid met die handhawing van ʼn gesonde stelsel van interne beheer as ʼn grondslag vir ʼn veilige en verstandige bestuur van die bank se sake. Die eksterne ouditeur is gemoeid met die evaluering van interne beheer. 4. Die banktoesighouer moet tevrede wees dat elke bank voldoende rekords (opgestel in ooreenstemming met konsekwente rekeningkundige beleid en praktyke) hou, waarvolgens die toesighouer die finansiële toestand van die bank en die winsgewendheid van die onderneming kan beoordeel. Die bank moet op ʼn gereelde basis finansiële state, wat sy finansiële toestand weerspieël, publiseer of beskikbaar stel. 5. Die eksterne ouditeur is gemoeid met die vraag of voldoende en genoegsame betroubare rekeningkundige rekords bygehou word, ten einde die entiteit in staat te stel om finansiële state, wat nie wesenlike wanvoorstellings bevat nie, voor te berei. (Aangepas uit: http://www.bis.org/publ/bcbs87.pdf) 1.6.4
Hulp aan Regeringsagentskappe
Finansiële Diensteraad http://www.fsb.co.za/images/ fsblogo.jpg
Regeringsagentskappe gebruik verslae wat deur eksterne ouditeure opgestel is om kennis van ʼn onderneming se bedrywighede in te win en die nakoming van wette te verseker.
Regeringsagentskappe gebruik ook ouditinligting as ʼn basis vir navrae of ondersoeke. So kan die Suid-Afrikaanse Finansiële Diensteraad ouditinligting gebruik om ʼn binnehandelsondersoek by ʼn onderneming te doen. In die versekeringsbedryf kan
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 18
AUD105 Ouditkunde kommissarisse, byvoorbeeld ouditinligting gebruik om navraag te doen oor ʼn versekeringsmaatskappy se praktyke en die nakoming van die staat se versekeringswette. 1.6.5
Hulp aan interne oudit
Eksterne ouditverslae help ʼn onderneming se senior bestuur om die toereikendheid en doeltreffendheid van die bestaande interne beheermaatreëls te evalueer. Die interne ouditafdeling maak ook staat op eksterne ouditverslae om interne oudits te beplan, te hersien en jaarliks ouditprogramme uit te voer. So kan die departement in ʼn onderneming wat verantwoordelik is om die nakoming van die onderneming se standaarde, reëls en/of regulasies te kontroleer, ouditinligting van die eksterne ouditeure gebruik om op sekere areas te fokus, byvoorbeeld waar etiese kwessies geïdentifiseer is. Eksterne ouditverslae word ook opgeneem in die firma se ouditkomiteeverslag wat aan die Raad van Direkteure voorgelê word (Aangepas uit: http://www.ehow.com/list_6537056_purposes-ex(ternal-audit.html#ixzz1G6dld61O). 1.6.6
Voorbeeld van dienste aangebied deur ʼn eksterne ouditfirma
Ter illustrasie van die tipiese eksterne dienste wat ʼn ouditfirma aanbied, word die volgende uittreksel vanuit die Ernst & Young webblad gegee:
Voorbeeld 1.3 Skep die regte klimaat vir jou onderneming se sukses Ons het 141,000 talentvolle mense wat saamwerk en verbind is tot kwaliteit. Dit stel ons in staat om ʼn span saam te stel wat vir jou die diens lewer wat jy benodig en ook enige plek in die wêreld. Ons voorsien wêreldwye diens in vier hoof areas: Ouditversekering, belasting, transaksies en raadgewing, asook strategiese groeimarkte. Deur middel van hierdie dienste kan ons jou help om die vertroue van beleggers te behou, jou risiko te bestuur en versterk ons jou vermoë om beheer uit te oefen en jou potensiaal te bereik. Ouditversekering Regoor die wêreld, word die pad na sukses beheer deur toenemend-komplekse en omvattende regulatoriese vereistes en eise van belanghebbendes. Sterk onafhanklike ouditversekering bied kritiese inligting aan beleggers en ander belanghebbendes, 'n sterk en duidelike perspektief aan ouditkomitees en tydige en konstruktiewe insette aan bestuur.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 19
AUD105 Ouditkunde
Belasting ʼn Suksesvolle belastingfunksie lewer 'n sterk verslagdoeningsgrondslag en volhoubare beplanning om die onderneming te help om sy groeipotensiaal te bereik. Belastingstrategieë moet in ooreenstemming wees met jou ondernemingsdoelstellings, gebaseer op effektiewe nakoming en oop en deursigtige verslagdoening. So bied ons spanne wat kan raad gee oor beplanning, nakoming en verslagdoening en die handhawing van goeie verhoudings met die belastingowerhede. Transaksies Hoe organisasies vandag hul kapitaal bestuur sal môre hul mededingende posisie bepaal. Ons bied geïntegreerde, objektiewe adviserende dienste wat ontwerp is om jou te help om beter besluite te maak oor hoe jy kapitaal en transaksies strategies kan bestuur. Raadgewend Vandag se prestasie is môre se verwagting. Maar soos mikpunte verhoog, so verhoog die risiko's. Ons help jou onderneming om volhoubaar te verbeter, terwyl jy vinniger op verandering kan reageer. Strategiese groeimarkte As die onbetwiste leier bied Ernst & Young kritieke, tydige leiding deur ons Strategiese Groeimarktepraktyk. (Aangepas uit: http://www.ey.com/US/en/Services)
Praktiese oefening 1.1 1. Doen verdere navorsing oor die dienste wat eksterne ouditfirmas aanbied deur ander eksterne ouditfirmas se webblaaie te besoek. 2. Vergelyk die dienste wat hulle aanbied met die dienste hierbo in die voorbeeld. 3. Identifiseer enige addisionele dienste wat aangebied word. 4. Identifiseer enige wysigings in die dienste wat aangebied word. 1.7
Die verhouding tussen rekeningkundige dienste en eksterne oudit
Daar is ʼn definitiewe verhouding tussen rekeningkundige dienste en eksterne oudit. Rekenmeesters verrig die dag-tot-dag-take met betrekking tot die rekeninge en die uitvoering van die finansiële strategie. Aan die einde van die finansiële tydperk, lewer die rekenmeester finansiële state, asook ʼn kort verslag oor die finansiële prestasie gedurende
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 20
AUD105 Ouditkunde die tydperk. Die ouditeur gaan die akkuraatheid van die finansiële state na om te verseker dat daar geen wesenlike wanvoorstelling in die finansiële state is nie. Die verhouding tussen ‘n rekeningkundige en die ‘n ouditeur kan vergelyk word met die verhouding tussen ʼn skrywer en ʼn redakteur. Soos die skrywer, skep die rekenmeester die materiaal – in hierdie geval finansiële state en verslae. Soos die redakteur, bestudeer die ouditeur die state en verslae en stel veranderinge en verbeteringe voor wat gemaak moet word ten einde aan die betroubaarheids- en geloofwaardigheidvereistes van die onderneming en buite-agentskappe te voldoen. Gerusstellingsdienste neem dinge ʼn stap verder deur die evaluering van die state en verslae om te verseker dat dit aan die relevante en tydigheidsvereistes voldoen.
(http://www.justice.gov/oig/employment/images/auditor_img1.jpg) (Aangepas uit: http://www.associatedcontent.com/article/196337/accounting_auditing_and_assurance_servi ces_pg2.html?cat=3) 1.7.1
Rekeningkundige dienste
Rekeningkunde is die meting, openbaarmaking of verskaffing van versekering oor finansiële inligting wat bestuurders, beleggers, belastingowerhede en ander besluitnemers help om besluite te neem. Ten einde die daaglikse werksaamhede vlot te laat verloop, is dit vir die bestuur van ʼn onderneming noodsaaklik om oor ʼn behoorlike rekeningkundige stelsel te beskik. Die take van rekeningkundige dienste sluit onder andere die volgende in: Algemene boekhouding Algemene boekhouding is die handhawing van die finansiële rekords van alle vorme van sakeondernemings. Rekenmeesters is daarvoor verantwoordelik om standaard finansiële verslae en dokumente te skep en om ondersteuning te bied met die indiening van die
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 21
AUD105 Ouditkunde bankrekeninge van die onderneming; die formulering van ʼn stelsel vir betalings aan kliënte; en salarisse van werknemers. Belastingbeplanning ʼn Rekenmeester moet ook omvattende leiding aan die onderneming, t.o.v. belastingbeplanning gee ten einde die maksimum belastingvrystelling te verseker. Dit is ook belangrik om aan die regering se reëls en regulasies te voldoen wanneer die onderneming gestig word. Algemene finansiële konsultasiediens ʼn Rekenmeester kan ook kundige advies oor die doeltreffende bestuur van die onderneming se kontantvloei, prysbeheer, relevante finansiële opsies en bestuur van voorraad bied. Tegnologie ʼn Rekenmeester moet in staat wees om nuttige en praktiese raad oor relevante rekeningkundige en finansiële programmatuur en sake-oplossings te gee, ten einde die onderneming in staat te stel om op die hoogte te bly met die eise en uitdagings van die onderneming en om mededingend, met die meer dominante spelers in die bedryf, te wees. (Aangepas uit: http://www.allbestarticles.com/accounting/tasks-of-accountants.html) 1.7.2
Ouditdienste
Ouditdienste behels die evaluering van die betroubaarheid en geloofwaardigheid van finansiële inligting, asook die stelsels en prosesse wat die inligting beskikbaar stel. Voorbeelde van ouditdienste sluit dienste in, wat deur die interne ouditpersoneel en die eksterne ouditmaatskappy gelewer word, soos die bepaling van die betroubaarheid en geloofwaardigheid van rekeningkundige verslae en finansiële state en die beoordeling van risikobeheer op verskeie gebiede. Ter illustrasie van die dienste wat ʼn interne ouditdepartement aan ʼn onderneming bied, word die volgende uittreksel gegee:
Voorbeeld 1.4 Die rolle en verantwoordelikhede van die interne ouditfunksie word soos volg opgesom: •
Evalueer en bied redelike versekering dat risikobestuur, beheer en bestuurstelsels funksioneer soos bedoel, wat die onderneming in staat sal stel om die doelwitte en doelstellings te bereik.
•
Doen verslag aan die ouditkomitee oor sake rakende risikobestuur en
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 22
AUD105 Ouditkunde tekortkominge in interne beheermaatreëls en bied aanbevelings vir die verbetering van die onderneming se bedrywighede in terme van beide doeltreffendheid van stelsels en doeltreffende prestasie. •
Evalueer inligtingsekuriteit en verwante blootstellings.
•
Evalueer die regulatoriese nakomingsprogram in oorleg met regsverteenwoordiging.
•
Evalueer die onderneming se gereedheid in die geval van bedryfsonderbrekings.
•
Hou kanale oop vir kommunikasie met die bestuur en die ouditkomitee.
•
Moet betrokke raak in voortgesette opleiding en ontwikkeling van personeel.
•
Moet ondersteuning bied aan die onderneming se anti-bedrog programme.
Verslagdoeningstruktuur van die interne ouditfunksie •
Bestaande korporatiewe bestuursregulasies spreek nie die interaksie tussen die ouditkomitee en die interne ouditfunksie, of die verantwoordelikhede van die funksie aan nie. Tradisioneel het die interne ouditeur aan óf die Hoof Finansiële Beampte óf die Hoof Risiko Beampte rapporteer.
•
Vandag kan die interne ouditeur egter direk aan die ouditkomitee verslag doen, of die ouditkomitee sal ʼn rol in die aanstelling, evaluering en vergoeding van die Hoof Ouditbeampte speel. Die ouditkomitee se toenemende rol met betrekking tot interne oudit in ʼn onderneming, dra daartoe by om die interne ouditeur se "onafhanklikheid" en objektiwiteit te verseker.
•
Die verhouding tussen die ouditkomitee en die interne ouditfunksie moet duidelik omskryf word in die ouditkomitee se handves.
(Aangepas uit: http://www.deloitte.com/view/en_CN/cn/services/corporategovernance/internalcontrol/inter nalauditrolesandresponsibilities/index.htm) Praktiese oefening 1.2 1. Doen navorsing oor die dienste wat die rekeningkundige afdelings van ondernemings aanbied deur die webblaaie van ondernemings te besoek. 2. Vergelyk rekeningkundige dienste wat verrig word met mekaar. 3. Identifiseer enige twee ondernemings wat rekeningkundige dienste aan ander sakeondernemings verskaf op ʼn kontraktuele basis. 4. Vergelyk hierdie ondernemings se rekeningkundige dienste met dié wat intern deur ondernemings self gedoen word.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 23
AUD105 Ouditkunde Die volgende is ʼn uittreksel vanuit ʼn gevallestudie waar die verhouding tussen interne - en eksterne oudit ondersoek word:
Gevallestudie 1.1 Verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit Hierdie evaluering is gedoen op twee groepe, naamlik: •
Die eerste groep is verteenwoordig deur interne ouditeure, en
•
die tweede groep is gevorm deur die interne ouditeure wat direk met eksterne ouditeure werk.
Beide groepe is gevra om die algehele prestasie van hul onderneming se eksterne ouditeure en hulle verhouding met die eksterne ouditeur te evalueer. Resultate wat verkry is deur middel van hierdie evaluering, is soos volg: •
Twee-en-negentig persent van die interne ouditdirekteure is van mening dat eksterne ouditeure ten volle gebruik maak van die kundigheid van die interne ouditpersoneel.
•
Vyftig persent van die interne ouditdirekteure het waargeneem dat die verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit "uitstekend" is, terwyl 31% hierdie verhouding as "goed" beskryf het.
•
Slegs 39% van die interne ouditeure is van mening dat die eksterne ouditeure hul kundigheid ten volle benut.
•
Die meerderheid van die interne ouditdirekteure het aangedui dat hulle toegang tot die verslag van die eksterne ouditeure wil hê voor voorlegging daarvan aan die Raad van Direkteure.
•
ʼn Ander uitkomste van die studie was dat enkele eksterne ouditeure nie die bydrae van interne ouditeure erken nie.
•
Interne ouditeure is van mening dat hulle meer as een derde van die eksterne oudit se werk verrig.
(Aangepas uit: http://business.ezinemark.com/the-internal-audit-versus-external-audit-indetails-169ade89a45.html#ixzz1Gqqi65Dm) Beantwoord die volgende vrae oor die gevallestudie hierbo: 1. Daar is ʼn redelike meningsverskil tussen die interne ouditpersoneel en die direkteure van interne oudit oor die benutting van interne ouditpersoneel tydens ʼn eksterne oudit. Wat is na jou mening die redes hiervoor?
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 24
AUD105 Ouditkunde 2. Hoekom dink jy word die bydrae van interne ouditeure nie deur die eksterne ouditeure erken nie? 1.7.3
Voorbeeld van verhouding tussen ʼn bank en interne oudit
Ter illustrasie van die verhouding tussen ʼn bank en interne oudit word die volgende uittreksel vanaf die webblad van die Bank of International Settlements (BIS) gegee:
Voorbeeld 1.5 Die BIS-Interne Ouditverslag doen ʼn beroep op banke dat daar ʼn permanente en onafhanklike interne ouditfunksie in alle banke moet wees en stel ʼn aantal basiese beginsels voor waarop interne oudit gebaseer moet word. As vertrekpunt, beklemtoon die verslag die verantwoordelikhede van die Raad van Direkteure en seniorbestuur, t.o.v. van interne beheermaatreëls, risiko-evaluering en die nakoming van wette en regulasies. Die belangrikheid van interne ouditeure se onafhanklikheid word ook beklemtoon. Elke bank behoort ʼn interne oudithandves te hê wat deur die seniorbestuur goedgekeur en deur die Raad van Direkteure bevestig is. Hierdie handves is daarop gemik om die gesag van die interne ouditfunksie te verbeter. Omdat die bedrywighede van die moderne banke toenemend kompleks is, moet interne ouditeure voldoende professionele bevoegdhede hê en risiko-gefokusde benaderings in hulle werk toe te pas. Banktoesighouers behoort dus periodieke konsultasies met elke bank se interne ouditeure te hê om die risiko-areas te identifiseer en die bestaande maatreëls te bespreek. (Aangepas uit: http://www.bis.org/publ/bcbs92.htm) 1.8
Die ouditeur se verantwoordelikhede
(http://1.bp.blogspot.com/_bGlGEvgsnmo/auditor.jpg)
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 25
AUD105 Ouditkunde Die ouditeur se verantwoordelikhede is soos volg: 1.8.1
Onafhanklike, derde-party ondersoeke
ʼn Eksterne ouditeur doen onafhanklike, derde-party ondersoeke op al die finansiële rekords van ʼn onderneming. Die ouditeur evalueer alle rekeningkundige -, betaalstaat- en aankope rekords, asook enige dokumente wat verband hou met beleggings, aandele of lenings. Die ouditeur se taak is om ʼn akkurate, onbevooroordeelde ontleding van die onderneming se finansiële toestand te doen. 1.8.2
Verskaf objektiewe menings
Die objektiwiteit van ʼn eksterne ouditeur is noodsaaklik om suksesvol te wees. Geen verbintenis met die onderneming mag toegelaat word nie. Dit beteken dat die ouditeur nie ʼn vriend of familielid van enige eienaar, bestuurder of werknemer mag wees nie. Die ouditeur mag nie voorraad in die onderneming of enige geldelike belang in enige van die filiale hê nie. Sakeondernemings is dikwels afhanklik van ʼn eksterne ouditeur om die finansiële regter en jurie te wees. Sy/haar bevindings het ʼn sterk invloed op die maatskappy se reputasie in beide die private en openbare sektore. Om gevolgtrekkings te maak oor bates, skuld en belastingverantwoordelikhede en betalings wat nie met die maatskappyrekords ooreenstem nie, kan ernstige gevolge hê. 1.8.3
Kennis van die sakeonderneming
Om eerlik en billik te wees, moet ʼn eksterne ouditeur homself vergewis van die aard van die bedryf. Byvoorbeeld, diensnywerhede en verbruikersgoedere-ondernemings verskil wesenlik t.o.v. hulle verskillende uitgawes en uiteenlopende metodes vir die berekening van winste en verliese. Ten einde opbouende en akkurate gevolgtrekkings te maak, is dit belangrik dat die ouditeur kennis dra van hierdie verskille. 1.8.4
Identifisering van ongerymdhede
Indien ʼn eksterne ouditeur ongerymdhede vind, moet dit in die verslag aangeteken word. Dit kan verband hou met rekeningkundige metodes, interne beheermaatreëls of die wyses waarop uitgawes aangeteken word. 1.8.5
Regulatoriese verantwoordelikheid
In sommige gevalle word ʼn eksterne ouditeur se dienste benodig deur ʼn regulerende agentskap of aandeelhouers wat twyfel oor die akkuraatheid van ʼn onderneming se finansiële status. As die ouditeur bewyse vind wat die vermoedens ondersteun, is die
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 26
AUD105 Ouditkunde ouditeur daartoe verbind om die saak te rapporteer. Die onderneming word gewoonlik die geleentheid gebied om die posisie skriftelik of mondelings te verdedig. (Aangepas uit: http://www.wisegeek.com/what-does-an-external-auditor-do.htm) Die onderneming se rol tydens ʼn eksterne oudit
1.9
Die ouditeur benodig bepaalde dokumentasie van die kliënt ten einde ʼn suksesvolle oudit te kan uitvoer. Hier is voorbeelde van wat die kliënt kan doen om die ouditproses te help: •
Skeduleer die personeel vir die ouditaktiwiteite, soos onderhoude, waarneming, ens.
•
Voorsien ʼn veilige werkplek.
•
Stel die ouditeur in kennis van alle tersaaklike data, rekords, en tegnologiehulpbronne wat beskikbaar is.
•
Hersien voorlopige bevindinge en lewer kommentaar daarop.
•
Indien daar interne beheerprobleme is, moet die ouditeur daarvan kennis neem.
•
Tensy anders onderhandel, kan alle relevante inligting aan ouditeure elektronies beskikbaar gemaak word.
•
Bestudeer die ouditprogram en vra vrae, as dit nie duidelik is waarom sekere aktiwiteite in- of uitgesluit is nie.
•
Wees proaktief in die monitering en verslagdoening oor die vordering van die regstellende aksies.
•
Verskaf betyds ʼn geskrewe antwoord op die kwessies in die verslag, asook wie verantwoordelik sal wees vir die uitvoering van die regstellende aksies en wanneer dit voltooi sal wees.
(Aangepas uit: http://www.technology.wv.gov/security/ITAudit/Pages/AuditorandClientResponsibilities.aspx Praktiese oefening 1.3 1. Doen navorsing om te bepaal op welke ander wyses die onderneming ʼn rol kan speel in die eksterne oudit. 2. Bepaal die spesifieke rolle wat die volgende personeel kan speel: a. Topbestuur b. Bestuurders van die afdelings of eenhede wat geoudit word c. Rekeningkundige personeel d. Interne ouditpersoneel
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 27
AUD105 Ouditkunde 1.10
Samevatting
Eksterne oudits is oudits van die finansiële rekords van ʼn kliënt wat deur ʼn onafhanklike rekenmeester of rekeningkundige firma uitgevoer word. ʼn Eksterne oudit kan gedoen word op die finansiële rekords van ʼn individu, sakeonderneming, nie-winsgewende organisasie, regering of enige ander soort regsentiteit. Oudits van hierdie aard kan versoek word deur ʼn regulerende agentskap, ʼn individu, sakeonderneming of organisasie, as ʼn manier om te verseker dat standaard rekeningkundige praktyke gevolg word.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 28
AUD105 Ouditkunde 1.11
Selfevaluering Aktiwiteit 1
Jy is die skakelbeampte wat optree as die skakel tussen jou onderneming en die eksterne ouditeure. Jy moet die produksie-afdeling in jou onderneming voorberei vir ʼn eksterne oudit deur ʼn opleidingsessie te skeduleer met die personeel van die produksie-afdeling. Beantwoord die volgende vrae in dié verband – verwys telkens na die bogemelde konteks: 1. Hoe gaan jy ʼn eksterne oudit aan die personeel definieer? 2. Hoe sal jy die belangrikheid van eksterne oudits beskryf? 3. Wat is die primêre doel van ʼn eksterne oudit? 4. Hoe help die eksterne oudit die interne ouditafdeling? 5. Beskryf voorbeelde van wat die produksie-afdeling kan doen om die ouditproses te help. Gebruik praktiese voorbeelde in jou antwoorde.
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 29
AUD105 Ouditkunde
Notas
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Bladsy 30
AUD105 Ouditkunde
STUDIE-EENHEID 2: ALGEMENE OUDITBEGINSELS
2 2.1
Studie-eenheid leeruitkomste
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 2 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Ouditterminologie
•
Interne beheer en gehalteversekering
•
Toepaslike ouditbewyse
•
Ouditbewyse besluite
•
Tipes ouditbewyse
•
Ouditdokumentasie
•
Ouditsteekproewe
•
Ouditeurshulpmiddels
•
Programmatuurevaluasie
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Ouditterminologie te beskryf en aan te wend.
•
Deel te neem aan die proses van interne beheer en gehalteversekering.
•
Die konsep van voldoende, toepaslike ouditbewyse binne ʼn bepaalde konteks te beskryf.
•
Die beginsels van ouditsteekproefneming binne ʼn bepaalde konteks te beskryf.
•
Die gereedskap in die ouditeur se gereedskapskas te evalueer.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 31
AUD105 Ouditkunde 2.2
Verrykende bronne •
http://3.bp.blogspot.com/_FgzIskiv2qY/S6qhM7sra4I/AAAAAAAAAHw/BYaLMmUwBA/s1600/auditor.gif
•
http://accounting.smartpros.com/x6645.xml
•
http://ccba.jsu.edu/ccba/.../jzanzig_Auditing%20Ch%207%20Lecture.ppt
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_60/ai_106863368/pg_8/?tag=conten t;col1
•
http://ultranet.stdoms.ac.nz/DataStore/Pages/PAGE_2750/Docs/Documents/BankSt atementChequing.png
2.3
•
http://www.auditsample.com/
•
http://www.evritesoftware.co.uk/images/Bank-Reconciliation.jpg
•
http://www.finexgroup.ca/images/diagram_internal_control.png
•
http://www.k-state.edu/internalaudit/intcontr.html
•
http://www.wisegeek.com/what-is-audit-evidence.htm
•
http://www.wisegeek.com/what-is-quality-assurance.htm Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Analitiese proses
Analitiese proses is ʼn vergelyking van die finansiële state met ʼn ouditeur se verwagting.
Beheeromgewing
Beheeromgewing is die houding, bewustheid, en aksies van die direksie, bestuur, eienaars en ander oor die belangrikheid van beheer.
Bekendmaking
Bekendmaking is die onthulling van inligting.
Gekwalifiseerde
‘n Rekenmeester of ouditeur se mening van ‘n finansiële staat
ouditmening
waarvoor sekere beperkings bestaan, onder andere die onvermoë om sekere inligting bymekaar te maak of ‘n beduidende toekomstige gebeurtenis wat moontlik mag of nie mag voorkom nie. Dit is die teenoorgestelde van ‘n ongekwalifiseerde ouditmening. (Accountant's or auditor's opinion of a financial statement for which some limitations existed, such as an inability to gather certain information or a significant upcoming event which may or may not occur - opposite of unqualified opinion)
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 32
AUD105 Ouditkunde
(http://www.investorwords.com/3987/qualified_opinion.html#ixzz1LSeuiP5U)
Interne beheer-
Interne beheerswakheid is ʼn defek in die ontwerp of werking van
swakheid
interne kontroles.
Kontrolerisiko
Kontrolerisiko is die risiko dat wesenlike foute in transaksies nie voorkom of opgespoor word nie.
Ongekwalifiseerde
‘n Ouditeur se mening van ‘n finansiële staat wat gelug is sonder
ouditmening
enige voorbehoud. So ‘n mening behels dat die ouditeur ten sterkste voel dat die maatskappy alle rekeningkundige reëls behoorlik toegepas het en dat die finansiële verslae as ‘n akkurate verteenwoordiging van die maatskappy se finansiële posisie dien. (Auditor's opinion of a financial statement, given without any reservations. Such an opinion basically states that the auditor feels the company followed all accounting rules appropriately and that the financial reports are an accurate representation of the company's financial condition - opposite of qualified opinion.) (http://www.investorwords.com/5175/unqualified_opinion.html#ixzz1LSdhoELU)
Ooreengekome
Ooreengekome prosedures is ʼn aanstelling waar die kliënt
prosedures
prosedures bepaal en die rekenmeester onderneem om die prosedures uit te voer.
Ouditaanpassing
Ouditaanpassing is ʼn voorgestelde regstelling van die finansiële state wat die ouditprosedures dalk nie opgespoor het nie.
Ouditbeplanning
Ouditbeplanning is die ontwikkeling van ʼn algemene strategie vir die oudit.
Rekeningkundige
Rekeningkundige beginsels is alternatiewe maniere van
beginsels
rapportering en openbaarmaking van inligting in finansiële state en verwante voetnotas.
Rekeningkundige
Rekeningkundige data sluit joernale, grootboeke en ander
data
rekords, soos sigblaaie (spreadsheets), wat ondersteuning bied vir finansiële state, in.
Steekproefgrootte
Steekproefgrootte is die getal van die bevolkingsitems wat gekies word as verteenwoordigend van die totale bevolking.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 33
AUD105 Ouditkunde
Toets van die
Toets van die kontrole is waar ouditeure die ontwerp van die
kontrole
kontrole evalueer.
Tussentydse
Tussentydse finansiële inligting is die finansiële state vir ʼn
finansiële inligting
tydperk van minder as ʼn volle jaar.
Tussentydse
Tussentydse ouditprosedures word uitgevoer gedurende die jaar
ouditprosedures
onder oudit, voor die jaareinde.
Veldwerk
Veldwerk is die uitvoer van ouditprosedures buite die ouditeur se kantoor.
Voorkomende
Voorkomende beheer is beheer wat ontwerp is om ʼn onbeplande
beheer
gebeurtenis te vermy.
Wanvoorstelling
Wanvoorstelling beteken verkeerde, valse of onwaar inligting op finansiële state.
Werkspapiere
Werkspapiere is die rekords wat die ouditeur hou van die prosedures wat toegepas word, toetse wat uitgevoer word en inligting wat verkry is.
Wesenlikheid
Wesenlikheid is inligting wat belangrik genoeg is om ʼn belegger se besluit te verander.
(Aangepas uit: http://accounting.smartpros.com/x6645.xml) 2.4
Inleiding
Oudit is die versameling en evaluering van bewyse ter ondersteuning van inligting om die mate van ooreenstemming tussen die inligting en toepaslike kriteria te bepaal en daaroor verslag te doen. Ouditering moet gedoen word deur ʼn bevoegde en onafhanklike persoon. Daar moet inligting in aanvaarbare formaat wees wat deur die ouditeur geëvalueer kan word. Die algemene beginsels vir ouditeringstandaarde is basiese aannames, konsekwente aannames, logiese beginsels en vereistes wat help in die ontwikkeling van Suid-Afrikaanse Ouditstandaarde en wat die ouditeure help in die vorming van menings en verslae, veral in gevalle waar geen spesifieke standaarde van toepassing is nie. Verder het ouditeure gereeld toegang tot kommersiële, politieke of veiligheidsinligting wat sensitief van aard is. Die ouditeur moet die nodige professionele sorg uitoefen om sodanige inligting behoorlik te beskerm, en moet dus prosedures en kontroles in plek hê om die fisiese veiligheid van die werkspapiere te verseker.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 34
AUD105 Ouditkunde Vir finansiële oudits sal die ouditeur, byvoorbeeld evaluerings op die kontroles wat in plek is doen om die entiteit se bates en ander waardevolle hulpbronne te beskerm, en sal ook toetse doen om te kyk of behoorlike en volledige rekeningkundige rekords gehou word. Dit kan gedoen word deur deur stapsgewyse toetse waar ʼn transaksie gevolg word van die begin van die transaksie tot by die afhandeling daarvan om te bepaal of daar enige gebreke in die rekordhouding en opname van transaksies is. In hierdie studie-eenheid word gekonsentreer op die terminologie wat deur ouditeure gebruik word, interne beheer en gehalteversekering, die konsep van voldoende, toepaslike ouditbewyse, die beginsels van ouditsteekproefneming, en die evaluasie van ʼn ouditeur se gereedskap.
(http://3.bp.blogspot.com/_FgzIskiv2qY/S6qhM7sra4I/AAAAAAAAAHw/BYaLMmUwBA/s1600/auditor.gif) 2.5
Interne beheer en gehalteversekering
In rekeningkunde en ouditkunde word interne beheer gedefinieer as ʼn proses wat in werking gestel word deur ʼn onderneming se struktuur, werksvloei, mense en deur die ontwerp van die bestuursinligtingstelsels om te help om die onderneming se spesifieke doelstellings te bereik. Interne beheermaatreëls is ʼn integrale deel van enige onderneming se finansiële en sakebeleid en prosedures. Interne beheermaatreëls bestaan uit al die maatreëls wat deur die onderneming ingestel is met die volgende doelwitte: •
Die beskerming van hulpbronne teen afval, bedrog, en ondoeltreffendheid;
•
die versekering van akkuraatheid en betroubaarheid in rekeningkundige en ander data;
•
die nakoming van die beleidsbepalings van die onderneming; en
•
die evaluering van die vlak van prestasie in al die afdelings van die onderneming. Interne beheermaatreëls is bloot goeie sakepraktyke.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 35
AUD105 Ouditkunde Die volgende is die voordele wat toereikende interne beheermaatreëls bied: •
Begrip van interne beheermaatreëls is van kritieke belang in enige onderneming.
•
Dit verminder die risiko van bedrog en wanvoorstellings op finansiële state of wanaanwending van bates en fondse.
•
Bevordering van ʼn kultuur en omgewing van integriteit, lojaliteit en hoë etiese waardes.
•
Effektiewe interne beheer is een van die fondamente wat noodsaaklik is vir die uitbreiding van ʼn onderneming om sy potensiaal ten volle te bereik.
•
ʼn Sterk interne beheerstruktuur sal tot meer vertroue by die onderneming se kliënte, aandeelhouers, bankiers en rekenmeesters lei.
•
Handhawing van ʼn hoë mate van vertroue en die akkuraatheid van die finansiële verslagdoening.
•
Verbetering van verouderde en ondoeltreffende prosesse.
Die onderstaande figuur is ʼn voorbeeld van die interne kontroleproses:
Figuur 2.1:Voorbeeld van die interne kontroleproses (http://www.finexgroup.ca/images/diagram_internal_control.png)
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 36
AUD105 Ouditkunde
Praktiese oefening 2.1 1. Doen navorsing om te bepaal wat die ander voordele van effektiewe interne beheermaatreëls is. 2. Doen navorsing om te bepaal wat die nadele van oneffektiewe beheermaatreëls is. Riglyn: Sleutel die trefwoorde by die Google-soekenjin in om addisionele inligting te bekom. 2.5.1
Wie is verantwoordelik vir interne beheer?
(http://farm4.static.flickr.com/3078/2586310670_491026ac82.jpg) Almal binne die onderneming het ʼn rol in interne beheer. Die rolle wissel na gelang van die vlak van verantwoordelikheid en die aard van die betrokkenheid van die individu. Die volgende persone is verantwoordelik: •
Die Raad van Direkteure en senior bestuurders is oorhoofs verantwoordelik vir interne beheer.
•
Bestuurders en toesighoudende personeel is verantwoordelik vir die uitvoering van beheer, beleid en prosedures op hul vlak binne ʼn spesifieke afdeling.
•
Elke individu binne ʼn afdeling moet bewus wees van behoorlike interne beheermaatreëls wat verband hou met hul spesifieke werk.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 37
AUD105 Ouditkunde Die rol van interne oudit is om die toereikendheid en doeltreffendheid van die interne beheermaatreëls te ondersoek en aanbevelings te maak oor hoe om beheer te verbeter. Interne oudit moet onafhanklik en objektief bly en is nie primêr verantwoordelik vir die daarstelling en instandhouding van interne beheer nie. Interne ouditfunksies kan waarde toevoeg tot ʼn onderneming se interne beheerstelsel deur ʼn sistematiese, gedissiplineerde benadering tot die evaluering van risiko’s en deur die maak van aanbevelings om risikobestuur meer doeltreffend te maak. Die interne ouditeur moet op die verbetering van die interne beheerstruktuur en bevordering van beter korporatiewe bestuur fokus. Die rol van die interne ouditeur in die verband, behels die volgende: •
Evaluering van die effektiwiteit en doeltreffendheid van die beheerstelsels.
•
Aanbeveling van nuwe beheerstelsels waar nodig, of die staking van onnodige beheermaatreëls.
•
Die gebruik van beheerraamwerke.
•
Die ontwikkeling van self-evalueringsmaatreëls, t.o.v. beheer.
Die interne ouditeur se evaluering van interne beheer impliseer: •
die bepaling van die betekenis en die sensitiwiteit van die risiko waarvoor beheer geëvalueer word;
•
die beoordeling van die kwesbaarheid van hulpbronne deur misbruik, versuim om doelwitte te bereik met betrekking tot etiek, ekonomie, doeltreffendheid en effektiwiteit, of versuim om te voldoen aan aanspreeklikheidsverpligtinge en nienakoming van wette en regulasies;
•
die identifisering en begrip van die ontwerp en bedryf van relevante beheer;
•
die bepaling van die mate van beheerdoeltreffendheid deur middel van toetsing van die kontrole;
•
die beoordeling van die toereikendheid van die beheerontwerp; en
•
verslagdoening oor die interne beheer-evaluering en bespreking van die nodige regstellende aksies.
2.5.2
Elemente van interne beheer
Interne beheermaatreëls is ʼn stelsel wat bestaan uit spesifieke beleidsbepalings en prosedures wat ontwerp is om bestuur te voorsien van ʼn redelike versekering dat die doelstellings en doelwitte bereik sal word. Interne beheerstelsels werk op verskillende vlakke van doeltreffendheid. Dit bepaal of ʼn bepaalde interne beheerstelsel doeltreffend is en of die vyf komponente: beheeromgewing,
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 38
AUD105 Ouditkunde risiko-evaluering, beheeraktiwiteite, inligting en kommunikasie, en monitering teenwoordig is en funksioneer. Doeltreffende beheer verskaf redelike gerusstelling oor die vervulling van gevestigde doelwitte.
Beheeromgewing
Risikoevaluering
Monitering Elemente van beheer
Inligting en kommunikasie
Beheeraktiwiteite
Figuur 2.2: Die elemente van interne beheer (Outeur, 2011) Die beheeromgewing Die beheeromgewing, soos vasgestel deur die onderneming se administrasie, gee die toon binne ʼn onderneming aan en beïnvloed die beheerbewussyn van die mense. Die bestuur van elke departement of area van aktiwiteit stel ʼn interne beheeromgewing daar. Dit vorm die grondslag vir die dissipline en struktuur in al die ander komponente van interne beheer. Beheeromgewingsfaktore sluit die volgende in: •
integriteit en etiese waardes;
•
die verbintenis tot bevoegdheid;
•
leierskapsfilosofie en bestuurstyl;
•
die wyse waarop die bestuur gesag en verantwoordelikheid toeken, mense organiseer en ontwikkel; en
•
beleidsbepalings en prosedures.
Die volgende beeld die beheeromgewing uit:
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 39
AUD105 Ouditkunde
Beheerbedreigings
Risiko-assessering Kontroleprosedures Monitering
Beheer
Inligting & kommunikasie
Bestuur
Sakeonderneming
Figuur 2.3: Voorbeeld van die beheeromgewing (Aangepas uit: http://www.halharris.com/241/Ch08ControlThreats.jpg) Risiko-evaluering Elke onderneming het ʼn verskeidenheid van risiko's, komende van eksterne en interne bronne, wat geëvalueer moet word. ʼn Voorwaarde vir risiko-evaluering is die daarstelling van doelwitte. Risiko-evaluering is die identifisering en ontleding van die betrokke risiko's, t.o.v. die bereiking van die doelwitte. Dit vorm ook ʼn basis vir die bepaling van hoe die risiko’s hanteer moet word. Omdat ekonomiese, regulatoriese en operasionele omstandighede sal voortgaan om te verander, is meganismes nodig om risiko's verbonde aan verandering te identifiseer en te hanteer. Doelwitte moet daargestel word voor die bestuurders die nodige stappe neem om risiko's te bestuur. Doelwitte het betrekking op die doeltreffendheid en effektiwiteit van die bedrywighede, insluitende die prestasie- en finansiële doelwitte. Finansiële verslagdoeningsdoelwitte het betrekking op die voorbereiding van betroubare gepubliseerde finansiële state, insluitende die voorkoming van bedrieglike finansiële verslagdoening. Nakoming van doelwitte het betrekking op wette en regulasies wat die minimum standaarde van gedrag bepaal.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 40
AUD105 Ouditkunde Die proses van identifisering en ontleding van risiko is ʼn deurlopende proses en is ʼn kritieke komponent van ʼn effektiewe interne beheerstelsel. Aandag moet fokus op die risiko's op alle vlakke en die nodige aksies moet geneem word om dit te beheer. Nadat risiko's geïdentifiseer is, moet dit geëvalueer word. Die volgende is stappe in die risiko-evalueringsproses: •
Formuleer ʼn risiko-evalueringstrategie Bepaal ʼn risiko-evalueringstrategie wat die beste by die behoeftes van die onderneming sal pas. Elke omgewing het spesiale behoeftes om te oorweeg by die ontwikkeling van risiko-evaluering. Identifiseer en spreek hierdie behoeftes aan om voorsiening te maak vir ʼn meer akkurate en gedetailleerde risiko-evaluering.
•
Formulering van die strategiese plan Maak risiko-evaluering deel van die onderneming se strategiese plan. Dit is die beste om ʼn span personeellede, wat alle fasette en funksies van die onderneming ken, deel van die span, wat ʼn risiko-evaluering uitvoer, te maak.
•
Beplan die risiko-evaluering Skeduleer voldoende tyd om te verseker dat die risiko-evaluering deeglik beplan, gedokumenteer en behoorlik uitgevoer word. Sluit die evaluering in die jaarlikse organisatoriese onderhoudsroetine in. Vestig spesifieke prosedures en standaarde ten opsigte van verwagtinge oor die taak.
•
Identifiseer risiko's of gevare Definieer die onderneming se risiko's deur die meting van die grootte van die potensiële verlies en die waarskynlikheid dat die verlies kan voorkom.
•
Dokumenteer bevindings Teken bevindings aan en implementeer voorsorgmaatreëls om die onderneming se risikofaktore te beheer.
•
Ontleed die resultate Dis belangrik om te verstaan dat die uitvoer van ʼn risikobepaling moeilik is en dat foute maklik gemaak kan word. Sodra die risiko geïdentifiseer en geëvalueer is, kan die ontleding van die resultate ʼn groot uitdaging wees.
(Aangepas uit: http://www.ehow.com/how_2154600_do-riskassessment.html#ixzz1H9XNh275)
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 41
AUD105 Ouditkunde Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn risiko-evaluering:
Figuur 2.4: Voorbeeld van ʼn risiko-evaluering (http://how-to-do-it.net/how-to/wp-content/uploads/How-to-do-it-risk-assessment.gif) Interne beheerstelsels verander oor tyd. Die manier waarop beheer toegepas word, kan verander. Effektiewe prosedures kan minder doeltreffend raak as gevolg van die aankoms van nuwe personeel, wissellende doeltreffendheid ten opsigte van opleiding en toesighouding, tyd en hulpbronbeperkings, of bykomende druk. Omstandighede waarvoor die interne beheerstelsel oorspronklik ontwerp is, kan verander. As gevolg van die veranderende omstandighede, moet bestuur bepaal of die interne beheerstelsel steeds relevant en in staat is om nuwe risiko's aan te spreek. Beheeraktiwiteite Beheeraktiwiteite is die beleidsrigting en prosedures wat help verseker dat die bestuur wel die riglyne uitvoer. Dit help om te verseker dat die nodige stappe gedoen word om risiko's aan te spreek om die onderneming se doelwitte te bereik. Beheeraktiwiteite kom dwarsdeur die onderneming, op alle vlakke en in alle funksies, voor. Dit sluit ʼn verskeidenheid aktiwiteite in soos: •
goedkeurings
•
magtigings
•
verifikasie
•
rekonsiliasies
•
evaluering van die onderneming se prestasie
•
die sekerheid van bates
•
die skeiding van pligte
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 42
AUD105 Ouditkunde Beheeraktiwiteite behels gewoonlik twee elemente: •
ʼn beleidsformulering van wat gedoen moet word, en
•
prosedures om die beleid uit te voer.
Die volgende is ʼn gevallestudie van die beheermaatreëls wat deur die internasionale firma HUSQVARNA ingestel is: Gevallestudie 2.1 Beheeraktiwiteite Beheeraktiwiteite is om foute en afwykings te voorkom, te identifiseer en te korrigeer. Husqvarna omskryf interne beheerstandaarde, dit wil sê hulle spesifiseer die beheeraktiwiteite wat in elke sakeproses ingesluit word, ten einde te verseker dat daar ʼn eenvormige vlak van interne beheer oor finansiële verslagdoening in die Groep is. Beheeraktiwiteite is opgeneem in Husqvarna se prosesse vir rekeningkundige - en finansiële verslagdoening en sluit prosedures vir goedkeuring, versoening van die bankbalanse en rekeninge, analise van die resultate, skeiding van pligte, outomatiese kontrolediens in ITstelsels en beheer van die basiese IT-omgewing in. Beheer Elke bedryfseenheid het ʼn kontroleur wie se verantwoordelikhede insluit om te verseker dat die eenheid se interne beheermaatreëls voldoen aan die Groepstandaarde, asook die nakoming van die Groep se riglyne en beginsels soos uiteengesit in Husqvarna se Rekeningkunde Handboek. Die kontroleur is ook verantwoordelik om te verseker dat die finansiële inligting korrek en volledig is en gelewer word. Daarbenewens het kontroleurs op sektorvlak en groepvlak ooreenstemmende verantwoordelikhede. Verteenwoordiger ʼn Verteenwoordiger word deur Husqvarna aangestel in elke land waar die Groep bedryfsfiliale het. Hierdie beampte se pligte sluit in: die beskerming van die belange van die Groep se eienaars, sowel as die identifisering van en verslagdoening oor risiko's in sulke gebiede, soos byvoorbeeld fiskale regulasies en ander wetlike aspekte. Brief van verteenwoordiging Sedert 2007 het Husqvarna ʼn stelsel vir die bekragtiging van die finale rekeninge, waarvolgens elke maatskappyhoof en die kontroleurs van verskeie verslagdoeningseenhede ʼn brief van verteenwoordiging teken, wat bevestig dat die finansiële verslag ʼn ware en
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 43
AUD105 Ouditkunde akkurate beeld bied van die eenhede se finansiële posisie is en dat dit opgestel is in ooreenstemming met die Groep se rekeningkundige standaarde. Groepsbestuur Die maandelikse vergaderings van groepsbestuur sluit ʼn oorsig van die maandelikse resultate vir die groep, sowel as opgedateerde voorsuitskattings, planne en strategiese kwessies, in. Selfevaluering Elke operasionele eenheid lê ʼn jaarlikse kontrole self-evalueringsverslag voor oor die status van sy area van verantwoordelikheid wat onderhewig is aan interne beheer. Die kontrole selfevalueringsverslag word onderteken deur die kontroleur. Hierdie evaluering word gebaseer op ʼn omvattende vraelys wat ontwerp is om die mate van nakoming van gedefinieerde vereistes te meet. Die resultate van die kontrole selfevaluering is saamgestel op Groepvlak vir die evaluering van beheerroetines, en word aan die Ouditkomitee gerapporteer. Prosedures met betrekking tot verkrygings Husqvarna het riglyne en roetines ontwerp om te verseker dat die bedrywighede akkuraat ontleed is in terme van finansiële, operasionele en omgewingsvereistes. Verkrygings word geëvalueer in 12- en 24-maande intervalle ná die transaksie. Evaluerings word gerapporteer aan die Ouditkomitee en die Raad. (Aangepas uit: http://corporate.husqvarna.com/?p=cg&s=internal_control_and_risk_management&t=control _activities&afw_lang=en) Beantwoord die volgende vrae oor die gevallestudie hierbo: 1. Is die beheeraktiwiteite genoegsaam in die geval van HUSQVARNA? 2. Watter ander beheeraktiwiteite kan bygevoeg word? 3. Wat is die voordele en nadele van die kontrole self-evaluering? 4. Is daar ʼn groter rol vir Groepsbestuur in die geval van HUSQVARNA? Komponente van die beheeraktiwiteit Interne beheermaatreëls maak staat op die beginsel van gewigte en teengewigte in die werkplek. Die volgende is komponente van die beheeraktiwiteit: •
Personeel Personeel moet bevoeg en betroubaar wees, met duidelik-gevestigde strukture van gesag en verantwoordelikheid wat gedokumenteer is in geskrewe posbeskrywings en
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 44
AUD105 Ouditkunde prosedurehandleidings. Organogramme bied ʼn visuele voorstelling van die gesagstrukture aan en periodieke opdaterings van posbeskrywings verseker dat werknemers bewus is van wat van hulle verwag word. •
Magtigingsprosedures Magtigingsprosedures moet ʼn deeglike oorsig van ondersteunende inligting bied. Goedkeuring of magtigingsverantwoordelikhede moet in ooreenstemming met die aard en omvang van die saketransaksies en met die onderneming se beleid wees.
•
Skeiding van pligte Die volgende is ʼn voorbeeld van die skeiding van pligte:
Figuur 2.5: Skeiding van pligte (http://www.pwc.com/en_SG/sg/advisory/assets/sap2.gif) Skeiding van pligte verminder die waarskynlikheid van foute en onreëlmatighede. ʼn Individu mag byvoorbeeld nie verantwoordelikheid wees vir meer as een van die volgende drie transaksiekomponente nie, naamlik: magtiging, bewaring en rekordhouding. Wanneer die werk van een werknemer deur ʼn ander gekontroleer word, en wanneer die verantwoordelikheid vir die bewaring van bates afsonderlik hanteer word van die verantwoordelikheid vir die handhawing van die rekords met betrekking tot daardie bates, vind daar skeiding van pligte plaas. Dit dra daartoe by dat foute makliker en tydig ontdek word en dit beperk wanpraktyke.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 45
AUD105 Ouditkunde Die volgende is ʼn verdere voorbeeld van die skeiding van pligte soos dit deur die Universiteit van Kalifornia in Los Angelas (UCLA) toegepas word:
Voorbeeld 2.1 Skeiding van pligte (proaktief en reaktief) Skeiding van pligte is van kritieke belang vir effektiewe interne beheer, want dit verminder die risiko van foute en ongemagtigde aksies. Dit help om bedrog te bestry deur die ontmoediging van sameswering.Oor die algemeen behoort die volgende funksies geskei te word: •
Goedkeuring
•
Rekeningkunde
•
Batebewaring
As hierdie aktiwiteite nie geskei kan word nie, is ʼn gedetailleerde evaluering van verwante aktiwiteite op ʼn gereelde basis as teenvoeter teen onreëlmatighede nodig. By UCLA is die volgende voorbeelde van die skeiding van pligte: •
Die persoon wat die aankoop van goedere of dienste doen, moet nie die persoon wees wat die aankoop goedkeur nie.
•
Die persoon wat die aankoop van goedere of dienste goedkeur, moet nie die persoon wees wat die maandelikse finansiële verslae nagaan nie.
•
Die persoon wat die aankoop van goedere of dienste goedkeur, mag nie tjeks uitreik nie.
•
Die persoon wat die tjeks ontvang, moet nie die persoon wees wat die deposito maak nie.
•
Die persoon wat tjeks ontvang, moet nie die persoon wees wat die rekeningeontvangbaarrekords hou nie.
Geen enkele persoon mag: •
ʼn transaksie inisieer; en
•
ʼn transaksie goedkeur; en
•
ʼn transaksie te boek stel; en
•
bates hanteer; en
•
verslae beoordeel nie.
Let wel: Ten minste twee pare oë is nodig vir ʼn transaksie. (Aangepas uit: http://map.ais.ucla.edu/portal/site/UCLA/menuitem)
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 46
AUD105 Ouditkunde •
Fisiese beperkings Fisiese beperkings is die belangrikste tipe beskermende maatreël vir die beveiliging van die onderneming se bates, prosesse en data.
•
Dokumentasie en rekordbewaring Dokumentasie en rekordbewaring is bedoel om redelike versekering te gee dat alle inligting en transaksies van waarde, akkuraat aangeteken is en bewaar word. Rekords moet onderhou en beheer word in ooreenstemming met die gevestigde bewaringstydperk en behoorlik bestuur word in ooreenstemming met gevestigde prosedures.
•
Monitering Monitering is noodsaaklik om te bevestig dat beheer behoorlik funksioneer. Rekonsiliasies en uitsonderingsverslae kan hierdie soort van inligting verskaf.
Inligting en kommunikasie Relevante inligting moet geïdentifiseer, vasgelê en gekommunikeer word in ʼn vorm en tydsraamwerk wat mense in staat sal stel om hulle verantwoordelikhede na te kom. Effektiewe kommunikasie moet in die onderneming plaasvind. Alle personeel moet ʼn duidelike boodskap van topbestuur kry dat beheerverantwoordelikhede ernstig opgeneem moet word. Monitering Die volgende is ʼn voorbeeld van monitering as een van die elemente van beheer:
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 47
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.6: Monitering (http://blog.mon.itor.us/wp-content/uploads/2006/07/ExternalMonitoring.jpg) Interne beheerstelsels moet gemoniteer word. Hierdie is ʼn proses wat die kwaliteit van die stelsel se werkverrigting oor die verloop van tyd evalueer. Die omvang en frekwensie van afsonderlike evaluerings hang hoofsaaklik van ʼn evaluering van risiko's en die doeltreffendheid van deurlopende moniteringsprosedures af. Interne beheertekortkominge moet opwaarts gerapporteer word as ernstige aangeleenthede waaraan bestuur aandag moet gee. Praktiese oefening 2.2 Doen navorsing oor die verskillende maniere waarop monitering kan plaasvind.
2.5.3
Interne beheer in rekeningkunde
Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn eenvoudige rekeningkundige departement:
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 48
AUD105 Ouditkunde
Assistent-superintendent: Korporatiewe dienste
Direkteur: Begrotings & Rekeningkunde
Betaalstaat Klerke (2)
RekenmeesterkoĂśrdineerder
Boekhouers (4)
Kassier
Figuur 2.7: Eenvoudige rekeningkundige departement (Aangepas vanuit http://www.window.state.tx.us/tspr/tyler/ex8-11.gif)
Die volgende is ʼn voorbeeld van interne beheer in rekeningkunde:
Figuur 2.8: Interne beheer (http://www.emeraldinsight.com/content_images/fig/0510190807001.png)
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 49
AUD105 Ouditkunde Daar is talle statutêre vereistes wat deur sakeondernemings wêreldwyd nagekom word. Rekeningkundige standaarde en interne beheermaatreëls in rekeningkunde is van die noodsaaklike vereistes wat ondernemings nie net help in die bestuur van hulle finansies nie, maar dit help ondernemings ook om tred te hou met laste, regte en tariewe. Die wette met betrekking tot interne beheer in die openbare korporasies en maatskappye is veral streng, a.g.v. die feit dat openbare geld en rente beskerm moet word met behulp van sodanige beheer en nakoming van die beheermaatreëls. Die interne beheermaatreëls in rekeningkunde is ook onderhewig aan ʼn jaarlikse, interne beheermaatreëloudit, wat deur gemagtigde en gesertifiseerde geoktrooïeerde rekenmeesters uitgevoer word. Die volgende is ʼn lys van faktore wat die behoefte aan interne beheermaatreëls in rekeningkunde verduidelik: •
Dit is noodsaaklik vir enige onderneming om rekord te hou van alle rekeningkundige rekords en finansiële state wat in ʼn finansiële jaar afgehandel en geverifieer is deur die onderneming. Hierdie soort van beheer behoort te verseker dat die onderneming se finansies nie misbruik word nie.
•
Interne beheer word ook verlang om tydige betaling van laste en belastings te verseker. Hierdie beheermaatreëls is nodig om die reputasie en kredietwaardigheid van die onderneming te handhaaf.
•
Interne beheer is nodig om bedrog en kriminele aktiwiteite in die korporatiewe wêreld te verminder.
•
Die regering en agentskappe van die regering kan finansiële rekords van die onderneming sonder enige kennisgewing aanvra. Die interne beheermaatreëls in rekeningkunde dra daartoe by dat ʼn onderneming se finansiële rekords vinnig geproduseer kan word.
•
Die interne beheermaatreëls in rekeningkunde is ook nodig om die doeltreffendheid en doelmatigheid van finansies en finansiële bestuur te verhoog.
Praktiese oefening 2.3 Doen navorsing oor ander faktore wat die behoefte aan interne beheermaatreëls in rekeningkunde verduidelik.
Daar is verskeie maatreëls wat deur ʼn onderneming geïmplementeer kan word om interne beheermaatreëls in rekeningkunde te verseker.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 50
AUD105 Ouditkunde Skeiding van pligte Daar is verskeie funksies wat in die rekeningeafdeling van ʼn onderneming plaasvind, wat met die hulp van interne beheermaatreëls gekontroleer word. Skeiding van pligte is ʼn beleid waar twee verskillende mense die rekeninge en fisiese werking van bates hanteer. Die dubbelinskrywingstelsel is ʼn belangrike instrument vir so ʼn proses. Transaksionele toestemming Transaksionele toestemming beteken dat al die transaksies gemagtig is en interne beheer ook geïmplementeer is. Dit beteken dat werknemers, tydens koop- en verkooptransaksies, binne bepaalde limiete moet optree en dit onder geen omstandighede mag oorskry nie. Dokumentasie en rekords Daar is verskeie ander dokumentasie en rekords wat in die onderneming se rekenaarstelsels gestoor word met die hulp van rekeningkundige programmatuur. Hierdie stelsels verseker eenvoudiger funksies, makliker verifikasie en meer betroubare oudits. Onafhanklike verifikasies Interne of eksterne ouditeure van die onderneming kan oudits en verrassingskontrolering binne die onderneming doen ten einde te verseker dat die interne beheermaatreëls doeltreffend werk. (Aangepas uit: http://www.buzzle.com/articles/internal-controls-in-accounting.html)
Praktiese oefening 2.4 Doen navorsing om ander elemente van beleid te identifiseer wat deur ondernemings geïmplementeer kan word ten einde interne beheermaatreëls t.o.v. die rekeningkundige funksie te verseker.
2.5.4
Gehalteversekering
Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn gehalteversekeringsiklus:
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 51
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.9: Voorbeeld van gehalteversekeringsiklus (http://www.a1technology.com/images/qualityassurance.JPG) Gehalteversekering is die proses van verifikasie om te bepaal of produkte of dienste voldoen aan die kliënt se verwagtinge. Gehalteversekering is ʼn prosesgedrewe benadering met spesifieke stappe om doelwitte te definieer en te bereik. Die vier gehalteversekeringstappe is soos volg:
Kontroleer
Stel in werking
Doen Beplan
Figuur 2.10: Gehalteversekeringstappe (Outeur, 2011) •
Beplan: Bepaal doelwitte en prosesse wat nodig is om die gewenste resultate te lewer.
•
Doen: Implementeer die proses wat ontwikkel is.
•
Kontroleer: Moniteer en evalueer die geïmplementeerde proses deur die toets van die resultate teen die voorafbepaalde doelwitte.
•
Stel in werking: Implementeer die aksies wat nodig is vir die verbetering, indien die resultate veranderinge vereis.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 52
AUD105 Ouditkunde Die stappe hierbo is ʼn doeltreffende metode vir die monitering van gehalteversekering, want dit ontleed bestaande voorwaardes en metodes wat gebruik word om die produk of diens aan kliënte te voorsien. Die doel is om te verseker dat uitnemendheid inherent aan elke komponent van die proses is. Gehalteversekering help ook om te bepaal of die stappe wat gevolg word om die produk of diens te lewer, geskik is vir die bepaalde tyd en omstandighede. Gehalteversekering dek ʼn wye spektrum van aktiwiteite en om gehalteversekering werklik effektief te maak, word daar vereis dat daar werklik in diepte na elk van die stappe gekyk word. So kan beplanning, byvoorbeeld die volgende insluit: •
ondersoek na die gehalte van die grondstowwe wat gebruik word tydens die vervaardigingsproses,
•
die werklike vervaardigingsproses, of
•
die inspeksieprosesse wat gebruik word.
Die ander drie stappe moet ook deeglik oorweeg word. (Aangepas uit: http://www.wisegeek.com/what-is-quality-assurance.htm) 2.6
Toepaslike ouditbewyse Praktiese oefening 2.5
Wat is verkeerd in hierdie voorstelling van toepaslike ouditbewyse?
(http://www.4gaccounts.com/wp-content/uploads/2010/11/working-papers.jpg)
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 53
AUD105 Ouditkunde Ouditbewyse is bewysstukke wat gedurende die verloop van ʼn finansiële oudit versamel word. Bewyse wat versamel word tydens ʼn oudit, wat voldoende bewyse verskaf aan die ouditeur om ʼn finale oordeel te maak, kan verskillende vorme aanneem. Hierdie bewyse moet ook noukeurig beheer word, want dit kan potensieel vertroulike materiaal wees. Toegang tot hierdie getuienis moet dus beperk word tot mense wat gemagtig is om die ondersoek te doen. Toegang is ook beperk om te verhoed dat daar inmenging met die getuienis is wat die oudit onder verdenking kan plaas. In ʼn oudit word finansiële rekords en praktyke in oënskou geneem. Mense kan oudits vir ʼn wye verskeidenheid van redes doen. Intern gebruik ondernemings ouditering om te verseker dat al hul praktyke wettig is. Ouditering kan ook gedoen word om te bepaal of ʼn onderneming se finansiële inligting akkuraat is. Indien daar foute tydens ʼn oudit gevind word, moet dit reggemaak word. Ouditbewyse kan ook in twee breë kategorieë verdeel word, naamlik: intern en ekstern. ʼn Voorbeeld van interne ouditbewyse is dalk iets soos ʼntjekboekregister. Eksterne bewyse sluit aspekte soos bankstate in. Versameling van bewyse sluit in: •
die bymekaarmaak van dokumente
•
die waarneming van praktyke binne ʼn onderneming
•
die voer van onderhoude met werknemers
•
die boekstawing van inligting
(Aangepas uit: http://www.wisegeek.com/what-is-audit-evidence.htm) Die onderstaande figuur is ʼn voorbeeld van ʼn interne ouditbewys, naamlik ʼn bankrekonsiliasie.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 54
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.11: Bankrekonsiliasie (http://www.evritesoftware.co.uk/images/Bank-Reconciliation.jpg) Hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn eksterne ouditbewys, naamlik ʼn bankstaat.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 55
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.12: Bankstaat (http://ultranet.stdoms.ac.nz/DataStore/Pages/PAGE_2750/Docs/Documents/BankStatemen tChequing.png) 2.7
Ouditbewyse besluite
Alvorens die ouditbewyse versamel word, moet die volgende besluite geneem word: •
Ouditprosedures wat gebruik gaan word: Tydens voorligting aan werknemers moet die spesifieke prosedures wat tydens die oudit gebruik gaan word uitgespel word.
•
Toetsbevolkingsgrootte (test population size): Hoeveel items vir elke ouditproses getoets moet word.
•
Itemkeuse: Watter items uit die toetsbevolking gekies moet word.
•
Tydsberekening: Watter tydperk ter sprake gaan wees. Tydsberekening kan wissel van vroeg in die rekenpligtige tydperk tot lank nadat dit verby is.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 56
AUD105 Ouditkunde 2.8
Tipes ouditbewyse
Die volgende is tipiese ouditbewyse wat deur ouditeure versamel word: Fisiese ondersoek Die inspeksie of tel van tasbare bates deur die ouditeur. Bevestigings Die ontvangs van ʼn skriftelike of mondelinge reaksie van ʼn onafhanklike derde party. Die kliënt versoek dat die derde party direk aan die betrokke bestuurslid rapporteer. Dokumentasie Dit is dokumente wat steun aan ʼn aangetekende transaksie of bedrag verleen. Dit kan interne en eksterne dokumente wees. Analitiese prosedures Oudits bestudeer verhoudings tussen data. Daar kan ongewone skommelinge plaasvind wanneer beduidende verskille nie verwag word, of wanneer beduidende verskille verwag word, maar dan nie bestaan nie. Analitiese prosedures word dan ingespan om die skommelinge te probeer verklaar. Navrae by die kliënt Die ouditeur verkry inligting van die kliënt in antwoord op vrae. Alhoewel die bewyse verkry word deur navrae, kan dit nie as afdoende bewyse beskou word nie en mag dit bevooroordeeld in die kliënt se guns wees. Heruitvoering Heruitvoering behels die herkontrole van ʼn gedeelte van die berekeninge en oordrag van inligting. Herkontrole Herkontrole van berekeninge bestaan uit die toets van sodanige berekeninge vir wiskundige akkuraatheid. Herkontrole van oordrag van inligting Herkontrole van oordrag van inligting behels die bevestiging dat die inligting in die rekeningkundige rekords konsekwent is. Waarneming Die ouditeur bekyk die fisiese aktiwiteite van die kliënt. Dit verskil van fisiese ondersoek, want fisiese ondersoek tel bates, terwyl waarneming fokus op die kliënt se aktiwiteite. Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 57
AUD105 Ouditkunde 2.9
Ouditdokumentasie
Ouditdokumentasie is die primêre rekord van ouditprosedures wat toegepas word, bewyse wat verkry is, en gevolgtrekkings wat deur die ouditeur gemaak is. Die ouditdokumentasie is die ouditeur se eiendom, nie dié van kliënte nie. In die meeste gevalle, kan ʼn ouditeur nie die inligting in die werkspapiere openbaar maak sonder die kliënt se toestemming nie. (Aangepas uit:http://ccba.jsu.edu/ccba/.../jzanzig_Auditing%20Ch%207%20Lecture.ppt)
Praktiese oefening 2.6 1. Doen navorsing oor die versameling van ouditbewyse. 2. Noem ten minste vyf (5) metodes om dit te doen. 2.10
Ouditsteekproewe
Daar is baie definisies van steekproewe, maar oor die algemeen behels steekproewe die kies van individuele items uit ʼn bevolking ten einde ʼn gevolgtrekking oor die bevolking as geheel te kan maak. In ʼn oudit word steekproefprosedures gebruik, want dit is nie prakties om elke enkele item in ʼn bevolking te ondersoek nie. So kan die ouditeur ʼn ouditvoorbeeld van nie-bedryfsbates kies en oudit vir hulle bestaan, toestand en waarde. Dit sou nie vir die ouditeur prakties wees om elke enkele bate op die boeke te oudit nie. Hieronder is ʼn skematiese voorstelling van ʼn steekproef.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 58
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.13: ʼn Steekproef (http://www.variation.com/techlib/as-9_files/as-9-9.gif) 2.10.1 Die bevolking Die bevolking is al die items wat ook die eienskap het wat jy wil verstaan. In die geval van die bevolking, is die ouditsteekproef gewoonlik maklik om te definieer, bv. al die bates op die bateregister, al die verkope gedurende die tydperk onder oorsig, ens. Daar kan egter geleenthede wees waar ʼn steekproef oor ʼn verloop van tyd gedoen moet word en waar die bevolking dalk moeiliker is om te definieer, byvoorbeeld ʼn ondersoek na ʼn oproepsentrum se wagtye op verskillende tye van die dag. In hierdie gevalle is die fokus dan op diskrete waarnemings of tydperke. Hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn ouditbevolking.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 59
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.14: Voorbeeld van ʼn ouditbevolking (http://www.jebcl.co m/tut_2.htm) 2.10.2 Basis van selektering Die grondslag vir die keuse van ʼn ouditsteekproef, is die lys van items waaruit die ouditsteekproef gekies word. Dit word die steekproefraamwerk genoem. Die steekproefraamwerk mag identies wees aan die bevolking, maar dit is nie altyd die geval nie. Byvoorbeeld, as ʼn interne ouditafdeling ondersoek doen na kliënte se tevredenheidsvlakke in ʼn winkel, sou dit onmoontlik wees om al die kliënte wat by daardie winkel gekoop het, te identifiseer. Daarom kan ʼn gepaste steekproefraamwerk al die kliënte op ʼn spesifieke datum wees.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 60
AUD105 Ouditkunde 2.10.3 Steekproefmetodes Die volgende steekproefmetodes word gebruik: Sistematiese steekproef Sistematiese steekproefneming is ʼn statistiese steekproefnemingsmetode waar, byvoorbeeld elke tiende item uit die bevolking gekies word om die ouditsteekproef te vorm. Die steekproefraamwerk (of bevolking) moet gekies word deur van sistematiese steekproefneming gebruik te maak. So kan die ouditeur, byvoorbeeld elke tiende transaksie ondersoek. Monetêre eenheidsteekproef Dit is ʼn metode van steekproefneming wat die verskillende groottes van elke item binne die bevolking in ag neem by die kies van die steekproefgrootte. Die steekproefgrootte word bereken op grond van die bevolking self en risiko-faktore soos wesenlikheid, verwagte foute en vereiste betroubaarheidsvlak. So kan die ouditeur, byvoorbeeld elke tiende transaksie waarvan die waarde groter as R 100 000.00 is ondersoek. Ewekansige steekproef By die ewekansige steekproefnemingsbenadering het elke item binne die steekproefraamwerk ʼn gelyke kans om gekies te word. Die steekproefraamwerk is nie verdeel of in groepe nie. Daarbenewens het enige twee items in die bevolking dieselfde kans om gekies te word as enige ander twee items (en dieselfde vir enige 3 items, 4 items, ens.) Die keuse van een item het geen impak op die waarskynlikheid van enige ander item wat gekies word nie. Ewekansige steekproefneming kan kwesbaar wees vir ʼn steekproefnemingsfout. Dit is wanneer die ouditsteekproef nie verteenwoordigend van die bevolking is nie. Byvoorbeeld, indien 10 balle uit ʼn sak getrek word met 50 rooi en 50 blou balle daarin, is daar ʼn kans dat 10 blou balle getrek word, en dit kan lei tot ʼn gevolgtrekking dat die sak slegs blou balle bevat. Gerieflikheidsteekproef ʼn Gerieflikheidsteekproef is ʼn nie-waarskynlikheid-steekproefneming waar die steekproef deel is van die bevolking wat byderhand is. Naamlik die steekproef is gekies, want dit is gerieflik en geredelik beskikbaar. Gerieflikheidsteekproef is ook bekend as "gryp steekproef" of "geleentheidsteekproef". In die oorgrote meerderheid van gevalle, kan ʼn ouditeur nie gevolgtrekkings maak oor die totale bevolking van ʼn gerieflikheidsteekproefbenadering nie, want dit is waarskynlik nie verteenwoordigend van die bevolking nie. So sal die ouditeur,
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 61
AUD105 Ouditkunde byvoorbeeld transaksies ondersoek wat by hoofkantoor gegenereer is eerder as net die transaksies wat by ʼn streekkantoor gegenereer is. (Aangepas uit:http://www.auditsample.com/) 2.11
Ouditeurshulpmiddels
Figuur 2.15: Ouditeurshulpmiddels (http://www.laubrass.com/images/Audit-report-how-it-work.jpg) Die ouditeur kan nie meer sonder die nodige programmatuur ʼn doeltreffende oudittaak verrig nie, maar dit is nodig om te bepaal watter programmatuur aan die vereistes sal voldoen. Omdat daar ʼn steeds groeiende verskeidenheid van ouditprogrammatuur beskikbaar is, wat teen die gebruik van meerdoelige programmatuur opgeweeg moet word, kan dit ʼn groot uitdaging wees om die regte keuse te maak. Die volgende is kriteria wat die ouditeur kan aanwend by die keuse van programmatuur: Behoeftebepaling Ervare inligtingstegnologie-ouditeure sê ʼn onderneming se spesifieke behoeftes moet die keuse van ouditprogrammatuur lei.Ouditbestuurders maak soms die fout om te dink dat algemene programmatuur wat in die mark beskikbaar is, hulle probleme sal oplos. Volgens
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 62
AUD105 Ouditkunde die kenners gebruik ouditeure dikwels nie ouditprogrammatuur korrek nie, omdat hulle die verkeerde programmatuur vir die werk kies. Die ouditmissie, -doelwitte en -prioriteite Korporatiewe en risikobestuurskwessies het aan interne ouditeure nuwe verantwoordelikhede gegee. Ouditeure moet saam met senior bestuur en die korporatiewe raad werk om te bepaal hoe ouditprogrammatuur hulle sal help om hulle verantwoordelikhede na te kom. Ouditeure het ook nodig om te weet hoeveel vryheid bestuur aan hulle sal gee om die verskillende tipes oudits, met programmatuur wat die proses kan fasiliteer, uit te voer. Die tipes en omvang van die oudits Vrae met betrekking tot die oudit wat beantwoord moet word, is soos volg: •
Wat is die doel van die oudit?
•
Watter soort vrae sal ouditeure vra?
•
Wat is hulle grense?
•
Die tegnologiese omgewing
Die belangrikste vraag wat gevra moet word is: Watter tipes apparatuur, programmatuur, sagteware en netwerkstelsels het die onderneming in plek? Ouditgereedskap moet pas in die bestaande omgewing. Sommige ondernemings se stelsels soos databasisse mag ingeboude instrumente hê wat ouditeure kan gebruik om die ouditdata wat hulle nodig het te bekom. Ouditeure kan ook gebruik maak van programmatuur soos sigblaaie (spreadsheets) en databasisse vir ouditdoeleindes. 2.12
Programmatuur evaluering
Ongeag die benadering, moet ouditprogrammatuuur geëvalueer word op grond van hul vermoë om gedefinieerde behoeftes en vereistes aan te spreek. Oor die algemeen moet ondernemings hul keuse van programmatuur weeg teen kriteria soos: •
vermoëns en funksies,
•
gemak van gebruik,
•
diensbenodigdhede,
•
verskafferreputasie en kundigheid, en
•
die koste.
(Aangepas uit: http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_60/ai_106863368/pg_8/?tag=content;col1)
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 63
AUD105 Ouditkunde 2.13
Samevatting
Integriteit is die belangrikste beginsel van oudit. Die ouditeur moet eerlik en opreg in sy benadering wees. Diskresie, objektiwiteit en lojaliteit moet te alle tye bo verdenking wees. Takt is ook ʼn belangrike eienskap. Die ouditeur kan nie toelaat dat vooroordele die doel van die oudit in die wiele ry nie. Onafhanklikheid is nog ʼn beginsel van oudit. Die ouditeur moet ʼn onpartydige houding handhaaf. Vertroulikheid is ook ʼn beginsel van ouditering. Die ouditeur moet geheimhouding van inligting in die loop van sy werk handhaaf. Die ouditeur kan nie enige inligting aan ʼn derde party bekend maak sonder toestemming nie. Uit die aard van die saak is dit belangrik dat die ouditeur oor die nodige vaardighede beskik om ouditwerk te kan doen.
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Bladsy 64
AUD105 Ouditkunde 2.14
Selfevaluering Aktiwiteit 2
Jy is pas aangestel as die interne ouditeur van ABC Ltd. Jy is aangesê om ʼn aanbieding aan die Reguleerder van Finansiële Instellings oor die interne ouditfunksie van jou sakeonderneming te maak. Verduidelik die volgende aan die reguleerder: 1. Wie is verantwoordelik vir interne beheer? 2. Noem vier (4) steekproefmetodes wat gebruik kan word en maak ʼn keuse wat sal werk vir die onderneming. Gee ook die redes vir jou keuse. 3. Noem die kriteria waarvolgens programmatuur vir die onderneming geëvalueer word. 4. Noem en bespreek die vier gehalteversekeringstappe wat in die onderneming gedoen word. 5. Wat is beheerrisiko en hoe pas die onderneming dit toe?
Bladsy 65
AUD105 Ouditkunde Notas
Bladsy 66
AUD105 Ouditkunde
STUDIE-EENHEID 3: DIE OUDITPROSES
3 3.1
Studie-eenheid leeruitkomste
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 3 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Ouditdoelwitte
•
Die ouditproses
•
Ouditdokumentasie
•
Ouditbewyse
•
Vermindering van risiko
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die stappe in die ouditproses te identifiseer.
•
Die proses om ouditdoelwitte te formuleer te beskryf.
•
Die vereistes van ouditdokumentasie te formuleer.
•
Die vereistes van ouditbewyse te formuleer.
•
Risiko’s te evalueer en deel te neem aan die bekamping van risiko’s.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 67
AUD105 Ouditkunde 3.2
Verrykende bronne •
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_n4_v55/ai_21119269/pg_2/?tag=conte nt;col1
•
http://www.dellamenechella.com/goal_setting_steps.htm
•
http://www.ehow.com/about_7413584_define-external-audit.html#ixzz1GDbLDNyK
•
http://www.ehow.com/info_7916316_goals-objectives-independent-auditprocess.html#ixzz1GDeqTN5l
•
http://www.journalofaccountancy.com/Issues/2002/Apr/TheNewAuditDocumentation Requirements.htm
• 3.3
http://www.upenn.edu/audit/oacp/images/audit/audit-process.jpg Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Ouditproses
Die ouditproses is ʼn volgorde van die stappe wat deur die ouditeur gevolg word in die nagaan van ʼn kliënt se rekords.
Openingsvergadering Tydens hierdie vergadering sal die omvang van die oudit bespreek word. Sluitingsvergadering
ʼn Sluitingsvergadering sal gehou word sodat alle betrokke partye die ouditverslag kan bespreek.
Opvolgaksies
Opvolgaksies word uitgevoer ooreenkomstig ʼn verwagte datum van voltooiing, sodat ooreengekome regstellende stappe geïmplementeer kan word.
Die doel van die
Die doel van die onafhanklike ouditproses is om ‘n
onafhanklike
onderneming se finansiële state deur ‘n derde party te laat
ouditproses
bestudeer en verifieer as akkuraat en betroubaar..
Ouditdokumentasie
Ouditdokumentasie (werkspapiere) is die dokumente wat dien as die rekord van al die ouditbewyse wat verkry is gedurende die ouditering van die finansiële state, interne bestuursouditering, inligtingstelselsouditering en ondersoeke.
Vermindering van
Vermindering van die risiko dek pogings wat geneem word om
risiko
die waarskynlikheid of gevolge van ʼn bedreiging te verminder.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 68
AUD105 Ouditkunde 3.4
Inleiding
Die ouditproses is ʼn volgorde van die stappe wat deur die ouditeur gevolg word in die nagaan van ʼn kliënt se rekords. Die ouditproses kan wissel na gelang van die aard van die aanstelling, sy doelstellings en die tipe van ouditversekering wat verlang word. Die proses behels die begrip van die spesifieke kliënt se omgewing, die uitvoering van die ouditprosedures en toetse, beoordeling van die ouditresultate en die kommunikasie van die resultate aan belanghebbende partye. ʼn Eksterne oudit het ʼn gedefinieerde omvang. Die bestuur van die onderneming besluit watter finansiële rekords om aan die eksterne ouditeur beskikbaar te stel. Bestuur moet aan die eksterne ouditeur genoeg inligting voorsien om ʼn ingeligte oordeel te maak fel oor die akkuraatheid van die finansiële rekords of anders sal die eksterne ouditeur die beskikbaarheid van voldoende inligting rapporteer. ʼn Eksterne oudit vergelyk die onderneming se finansiële rekords met die bewyse wat die ouditeur by die onderneming versamel het. Die ouditeur tel, byvoorbeeld die voorraad in die pakhuis en vergelyk die telling met die onderneming se inventarisrekords. Die eksterne ouditeur gaan die onderneming se bankstate na en vergelyk dit met die onderneming se rekords van sy kontant voorhande. Die ouditeur moet ook met die onderneming se kwitansies vir die aankope van die items wat in sy pakhuis is saamstem. Hoewel die onderneming die eksterne ouditeur huur, is die eksterne ouditeur ʼn onafhanklike kontrakteur wat ʼn onafhanklike mening moet verskaf. Talle private sakeondernemings en openbare instellings roteer die ouditeursfirma na ʼn aantal jare. Die eksterne ouditeur wat die oudit verrig word betaal deur die geouditeerde onderneming. Hierdie studie-eenheid fokus spesifiek op hierdie ouditproses. (Aangepas uit: http://www.ehow.com/about_7413584_define-externalaudit.html#ixzz1GDbLDNyK)
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 69
AUD105 Ouditkunde
Ouditproses Jaarliks
Per projek
Missie, strategiese plan, doelstellings en doelwitte, beleide en prosedures
Deurlopend
Personeeltoewysing en bestuur van elke oudit
Ouditeer- en ouditevaluering en eksterne normstelling
Ondersoek oudit-area
Identifisering van oudit universum
Stel geouditeerde in kennis Risiko evaluering Assesseer die risiko van die oudit-area
Formuleer ouditplan
Analiseer die ondersoeken evalueringsdata ten einde voortdurend te verbeter proses- en professionele vaardighede
Beplan oudit en kommunikeer ouditomvang. Identifiseer potensiĂŤle sleutelkwessies en areas van kommer
Bekragtig ouditplan
Interim verslag oor kwessies
Valideer en hersien data en inligting Ondersoek beste praktyk en normstelling
Bespreek oudituitkomste
Doen verslag aan alle belanghebbendes. Aksieplan en verminder
Opvolg
Ondersoek geouditeerdes
Figuur 3.1: Voorbeeld van ʼn ouditproses (Vertaal uit: http://www.upenn.edu/audit/oacp/images/audit/audit-process.jpg)
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 70
AUD105 Ouditkunde 3.5
Ouditdoelwitte
Die doel van die onafhanklike ouditproses is om ‘n onderneming se finansiële state deur ‘n derde party te laat bestudeer en verifieer as akkuraat en betroubaar. 3.5.1
Algemene vereistes
Alvorens die doelwitte opgestel word, is daar ʼn aantal algemene vereistes waaraan daar voldoen moet word, naamlik: Ouditeursonafhanklikheid Die doel van die onafhanklike ouditproses is om seker te maak dat die ouditeur nie looninkomste van die onderneming ontvang, wat dalk sy oordeel kan belemmer nie. Ouditeursfirmaonafhanklikheid Die doel is om die ouditeursfirma te verhoed om voordeel te trek uit die advies wat dit aan die onderneming bied. Daar is drie tipes van onafhanklikheid, naamlik: •
Programmeringsonafhanklikheid Programmeringsonafhanklikheid beskerm die ouditeur se vermoë om die mees geskikte strategie en programmatuur vir die uitvoer van ʼn oudit te kies. Ouditeure moet vry wees om ʼn taak op so ʼn manier te benader dat hulle die beste resultate sal kry.
•
Ondersoekendeonafhanklikheid Terwyl ontwikkelingsonafhanklikheid ouditeure se vermoë beskerm om toepaslike strategieë te kies, beskerm ondersoekendeonafhanklikheid die ouditeur se vermoë om die strategieë te implementeer, op watter wyse hulle nodig mag ag. Ouditeure moet onbeperkte toegang hê tot alle inligting van die onderneming.
•
Verslagdoeningsonafhanklikheid Verslagdoeningsonafhanklikheid beskerm die ouditeure se vermoë om te kies wat aan die publiek openbaar gemaak word. As ʼn maatskappy se direkteure opsetlik misleidende rekeningkundige inligting aan aandeelhouers gee, sal hulle waarskynlik poog om die ouditeure te verhoed om dit bekend te maak.
Ouditkomitee Die onafhanklike ouditproses bepaal ook die verantwoordelikhede van die onderneming se bestuur. Die onderneming kies ʼn ouditkomitee, wat verantwoordelik is vir die huur van die
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 71
AUD105 Ouditkunde ouditeur en die monitering van die ouditeur. Dit is die ouditkomitee se verantwoordelikheid om seker te maak dat die ouditeur ʼn onafhanklike kontrakteur is. Die ouditkomitee definieer ook die omvang van die oudit, wat bepaal tot watter finansiële rekords die ouditeur toegang het.
(http://www.independentaudit.com/media/uploaded_images/fitforpurpose.jpg) Kostedoeltreffendheid Die onafhanklike ouditproses moet dit moontlik maak om genoegsame, akkurate inligting te bekom sonder om die onderneming se sakebedrywighede te belemmer of sonder dat buitensporige koste aangegaan word. Die ouditeur moet self bepaal hoeveel tyd hy aan die oudit sal spandeer. (Aangepas uit: http://www.ehow.com/info_7916316_goals-objectives-independent-auditprocess.html#ixzz1GDeqTN5l) 3.5.2
Beginsels in die daarstelling van ouditdoelwitte
Toepassing van die volgende beginsels sal die ouditeur help om ouditdoelwitte te stel:
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 72
AUD105 Ouditkunde
Besluit wat bereik moet word
Bepaal ʼn sperdatum vir bereiking van die doelstelling
Voorraadopname
Oorkom struikelblokke
Versamel inligting
Aksieplan
Daaglikse optrede
Figuur 3.2: Stappe in die daarstelling van ouditdoelwitte (Outeur, 2011) Besluit wat bereik moet word Die doel moet baie spesifiek wees, bv. as ʼn steekproef gedoen moet word, hoeveel afdelings moet ingesluit word? Bepaal ʼn sperdatum vir bereiking van die doelstelling Die doel moet ʼn sperdatum hê. Voordat daar ʼn datum is, bly dit ʼn droom. Geloofwaardigheid Die ouditeur moet voel dat die doel realisties is. As die ouditeur glo dit is onmoontlik om te bereik, sal hy nooit die optrede wat nodig is uitvoer om die doel ʼn werklikheid te maak nie. Voorraadopname
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 73
AUD105 Ouditkunde Hoe ver is die oudit? Die ouditeur moet bepaal hoe ver die ouditproses gevorder het. Oorkom struikelblokke Is daar iets wat dit moeilik maak om die doel te bereik? Deur bewus te wees van die moontlike struikelblokke kan die ouditeur planne maak om dit te oorkom. Versamel inligting Watter kennis moet nog verkry word? Moet daar nuwe komponente ondersoek word? Aksieplan Die ouditeur moet ʼn aksieplan ontwikkel met die spesifieke stappe wat nodig sal wees om die doel te bereik. In die opstel van die aksieplan moet hy by die bereiking van die doelwit begin en terug werk. Daaglikse optrede Daaglikse optrede is nodig om die doelwitte te bereik. Die beste doel in die wêreld sal onbereik bly as daar nie daadwerklike aksie geneem word nie. (Aangepas uit: http://www.dellamenechella.com/goal_setting_steps.htm)
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 74
AUD105 Ouditkunde 3.6
Die ouditproses
Die ouditproses behels ʼn aantal prosesse. 3.6.1
Die prosesse in ʼn eksterne oudit
Hierdie prosesse kan diagrammaties soos volg voorgestel word:
Vergaderings
Assesseer die data
Navorsing
Organiseer die data
Versamel inligting
Stel ʼn lys van vrae op
Lees die inligting
Figuur 3.3: Prosesse in eksterne oudit (Outeur, 2011) Eksterne oudits is in wese evaluerings van een of ander aspek van ʼn onderneming se bedrywighede. Die oudit kan fokus op die struktuur en welstand van die onderneming se finansies, asook die wetlike en etiese nakoming van wetlike en industriële standaarde, waar daar gekyk word na die nakoming van operasionele prosedures, of die nakoming van prosedures en regulasies, t.o.v. die menslike hulpbronne in die onderneming.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 75
AUD105 Ouditkunde ʼn Eksterne oudit word altyd uitgevoer deur ʼn party wat nie ʼn persoonlike of finansiële belang in die onderneming of sy bedrywighede het nie. Ongeag die tipe eksterne oudit wat ter sprake is, is daar ʼn paar belangrike prosesse wat altyd uitgevoer word: Vergaderings Vergaderings moet plaasvind met die onderneming se bestuur en/of bestuurders om die grense van die oudit te definieer,. Indien die oudit hoofsaaklik op finansies gefokus is, sal dit ʼn vergadering met die Hoof Finansiële Beampte van die onderneming, sowel as die sleutel rekeningkundige personeel vereis. In ander gevalle, kan die menslike hulpbronnepersoneel, of werknemers wat toesig hou oor die dag-tot-dag bedrywighede van die produksievloer, betrokke wees. Navorsing Mediaverslae en ander internetbronne wat relevant mag wees tot die ouditproses, behoort nagevors te word. Dit is veral nuttig wanneer die uitvoer van oudits verband hou met kwessies anders as rekeningkunde, aangesien belangrike inligting na vore kan kom wat vir die finansiële oudit relevant kan wees. Inligting versamel Relevante dokumente en data word versamel. Dit beteken toegang tot dokumente en enige elektroniese stelsels wat gebruik word om die relevante inligting te stoor, moet verkry word. Die data kan kom van liasseerkabinette, interne elektroniese stelsels, of wat vir beveiliging by ʼn afgeleë bediener gestoor word. Die lees van die inligting Alle relevante data moet gelees word. Dit sluit harde kopieë sowel as elektroniese lêers in. Die ouditeur moet homself vergewis van die tipe dokumentasie ter sprake, ten einde ʼn begrip te vorm van waarna gekyk moet word, asook waar om die nodige te vind. ʼn Lys vrae ʼn Lys vrae, wat ter sprake gekom het tydens die lees van die data, word gewoonlik opgestel en aan die onderneming voorgelê. Die vrae is veronderstel om die gapings wat in die hersiene data gevind is, te vul.
Praktiese oefening 3.1 1. Doen navorsing oor die tipiese vrae wat deur ʼn ouditeur gevra sal word tydens die oudit van finansiële state.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 76
AUD105 Ouditkunde 2. Stel ʼn lys van vyf (5) tipiese vrae, wat deur ʼn ouditeur gevra kan word, op.
Organisering van die data Die data en die antwoorde op die vrae word georganiseer. Alle insette word gekombineer in ʼn formaat wat maklik verwerkbaar is en wat met die spoedige afhandeling van die ouditproses kan help. Evaluering van die data Dit behels dat die areas waar die onderneming voorskrifte nakom, asook die areas waar die onderneming in gebreke is om prosedures en voorskrifte na te kom, geïdentifiseer word. (Aangepas uit: http://www.ehow.com/how_4424247_perform-externalaudit.html#ixzz1GDaSvw1k) 3.6.2
Stappe in die ouditproses
Die ouditproses bestaan oor die algemeen uit 10 stappe soos hieronder uiteengesit:
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 77
AUD105 Ouditkunde
Kennisgewing
Beplanning
Openingsvergadering
Verslag opstel
Kommunikasie
Veldwerk
Bestuursrespons
Sluitingsvergadering
Verslagverspreiding
Opvolgaksies
Figuur 3.4: Stappe in die ouditproses (Outeur, 2011) Stap 1: Kennisgewing Eerstens sal die bestuurder ʼn brief ontvang oor die komende oudit. Die ouditeur sal die bestuurder voorsien van ʼn voorlopige lys van die dokumentasie (bv. organisasiestruktuur, finansiële state, ens.) wat hy/sy benodig om die onderneming beter te leer ken, alvorens die beplanning vir die oudit kan begin.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 78
AUD105 Ouditkunde Stap 2: Beplanning Na die hersiening van die inligting, sal die ouditeur die plan saamstel en ʼn risiko-werkswinkel hou om hoofsaaklik sleutelrisiko's te identifiseer, risiko-bewustheid te verhoog, ʼn ouditplan te ontwerp en ʼn agenda vir ʼn openingsvergadering daar te stel. Stap 3: Openingsvergadering Die openingsvergadering moet senior bestuur en enige administratiewe personeel wat in die oudit betrokke gaan wees insluit. Tydens hierdie vergadering sal die omvang van die oudit bespreek word. Die bestuur moet vry voel om die ouditeure te vra, om veral areas waaroor daar kommer bestaan, te oudit. Die tydsduur van die oudit sal bepaal word, en in die vergadering word enige potensiële tydsberekeningskwessies (bv. vakansies, sperdatums) wat die oudit mag beïnvloed, bespreek.
Praktiese oefening 3.2 1. Doen navorsing oor die inhoud van ʼn tipiese openingsvergadering. 2. Stel ʼn kort agenda vir ʼn tipiese openingsvergadering op.
Stap 4: Veldwerk Na afloop van die openingsvergadering, sal die ouditeur die ouditplan finaliseer en begin met die veldwerk. Veldwerk bestaan gewoonlik uit die volgende: •
Onderhoude met die personeel.
•
Die hersiening van prosedurehandleidings.
•
Op hoogte kom met die ondernemingsprosesse.
•
Evaluering van die nakoming van toepaslike beleidsbepalings, prosedures, wette en regulasies.
•
Die evaluering van die toereikendheid van interne beheermaatreëls.
Stap 5: Kommunikasie Deur die hele proses sal die ouditeur die bestuur op die hoogte hou, hulle ʼn geleentheid gee om kwessies te bespreek en in kennis stel van moontlike oplossings. Stap 6: Verslag opstel Na afloop van die veldwerk sal die ouditeur ʼn verslag opstel. Die verslag bestaan uit verskeie afdelings en sluit in: •
die verspreidingslys;
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 79
AUD105 Ouditkunde •
die opvolgdatum;
•
ʼn algemene oorsig van die afdeling/onderneming;
•
die omvang van die oudit;
•
die algemene gevolgtrekkings; en
•
gedetailleerde beskrywing van die bevindings, kommentaar en aanbevole oplossings.
Die bestuur moet die konsepverslag noukeurig lees om seker te maak dat daar geen foute is nie. As ʼn fout gemaak is, stel die ouditeur dit dadelik reg, voordat die finale verslag uitgereik word. Stap 7: Bestuursrespons Sodra die verslag gefinaliseer is, sal die ouditeure versoek dat die bestuur terugvoer gee oor die kwessies in die verslag. Die bestuur se reaksie bestaan gewoonlik uit die volgende drie komponente: •
Of bestuur saamstem met die probleme wat uitgewys is of nie.
•
Beplanning van bestuursoptrede om die kwessies aan te spreek en probleme op te los.
•
Die verwagte datum van voltooiing van die aksies.
Stap 8: Sluitingsvergadering ʼn Sluitingsvergadering sal gehou word sodat alle betrokke partye die ouditverslag kan bespreek. Dit is ʼn geleentheid om te bespreek hoe die oudit verloop het en of daar enige oorblywende kwessies is. Praktiese oefening 3.4 1. Doen navorsing oor die inhoud van ʼn tipiese sluitingsvergadering. 2. Stel ʼn kort agenda vir sodanige sluitingsvergadering op.
Stap 9: Verslagverspreiding Die verslag word dan versprei aan die bestuur, interne oudit en die onderneming se eksterne ouditeure. ʼn Ouditvraelys word ook versprei om terugvoer te vra oor die pas-voltooide oudit. Stap 10: Opvolgaksies Opvolgaksies word uitgevoer deur die probleme een vir een aan te spreek met inagneming van die verwagte datum van voltooiing, sodat ooreengekome regstellende stappe betyds
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 80
AUD105 Ouditkunde geïmplementeer kan word. Die doel van die opvolgaksies is om te bevestig dat die ooreengekome regstellende aksies geïmplementeer word. Die ouditeur sal onderhoude met die personeel voer, toetse doen, of nuwe prosedures hersien om die verifikasie uit te voer. Bestuur sal dan in ʼn brief van die ouditeur aandui of die kwessies bevredigend reggestel is en of verdere optrede nodig is. Indien verdere regstellende aksie nodig is, sal die ouditeur dit beskryf. Anders, sal die kwessie as opgelos gerapporteer word. (Aangepas uit: http://www.audit.cornell.edu/audit.html) 3.7
Ouditdokumentasie
(http://iisolutions.com.au/wp-content/uploads/2009/03/audit-documentation-img.jpg) Ouditdokumentasie (werkspapiere) is die rekord van al die ouditbewyse wat gedurende die ouditering van die finansiële state, interne bestuursouditering, inligtingstelselsouditering, en ondersoeke verkry is. Ouditdokumentasie word gebruik om die ouditwerk wat gedoen is te ondersteun ten einde sekerheid te verskaf dat die oudit uitgevoer is in ooreenstemming met die toepaslike ouditstandaarde. Ouditdokumentasie toon dat die oudit: •
goed beplan was;
•
goed uitgevoer was;
•
onder voldoende toesig was;
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 81
AUD105 Ouditkunde •
die toepaslike ondersoek onderneem het; en
•
dat daar voldoende bewyse is om die ouditmening te ondersteun.
3.7.1
Vereistes vir voldoende ouditdokumentasie
Die dokumentasie moet voldoende wees om die ouditspan in staat te stel om die getuienis wat ingewin is te verstaan en moet die aard, tydsberekening, omvang en die resultate van die ouditeringsprosedures wat uitgevoer is, insluit. Die ouditeur moet die volgende faktore oorweeg in die bepaling van die aard en omvang van dokumentasie vir ʼn spesifieke ouditgebied of -prosedure: •
Risiko van wesenlike wanvoorstellings wat verband hou met die bewering, of die rekening, of tipe transaksies.
•
Mate van beslissing wat die ouditeur toepas in die uitvoering van die werk en die evaluering van die resultate.
•
Aard van die ouditproses.
•
Die belangrikheid van die bewyse wat die ouditeur uit die dokumentasie kan verkry.
•
Aard en omvang van uitsonderings wat die ouditeur identifiseer.
•
Die behoefte om die gevolgtrekking of die basis vir ʼn gevolgtrekking deur die ouditeur,te dokumenteer.
(Aangepas uit: http://www.journalofaccountancy.com/Issues/2002/Apr/TheNewAuditDocumentationReq uirements.htm) 3.7.2
Dokumentering van betekenisvolle ouditbevindings of -kwessies
Daar word van die ouditeur vereis om sekere ouditbevindings of -kwessies wat volgens sy mening belangrik is, te dokumenteer. Dit sluit die volgende in: •
Aangeleenthede wat belangrik is en kwessies rakende die toepaslike seleksie, toepassing en konsekwentheid van die rekeningkundige beginsels met betrekking tot die finansiële state en verwante openbaarmakings.
•
Resultate van ouditprosedures wat daarop dui dat die finansiële state of openbaarmakings wesenlik wanvoorgestel word of dat die ouditprosedures aansienlik verander moet word.
•
Omstandighede wat veroorsaak dat die ouditeur beduidende probleme ondervind met die toepassing van ouditprosedures wat hy of sy nodig ag.
•
Ander bevindinge wat kan lei tot wysiging van die ouditeur se verslag.Listen
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 82
AUD105 Ouditkunde 3.7.3
Ontwikkel bewaringsprosedures
Die ouditeur is die eienaar van die ouditdokumentasie. Die ouditeur het nodig om vas te stel wat die prosedures om dokumentasie lank genoeg te bewaar is, sodat daar aan die vereistes van sy of haar praktyk voldoen word, asook enige ander toepaslike regs- of regulerende vereistes. 3.8
Ouditbewyse
Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn ouditbewys – ʼn kwitansie:
Figuur 3.6: Kwitansie (http://www.wordstemplates.org/wp-content/uploads/2012/08/Cash-Receipt-Template.jpg) Ouditeure baseer gevolgtrekkings oor stelsels en inligting op bewyse. Elke ouditeur moet kwaliteitbewyse kan aanbied. Die volgende is die vereistes waaraan ouditbewyse moet voldoen: Relevansie Bewyse moet relevant wees tot die betrokke ouditgevolgtrekkings, anders is dit nie geldig nie. Objektiwiteit Objektiewe bewyse is gewoonlik meer oortuigend as subjektiewe bewyse. Byvoorbeeld, ʼn fisiese voorraadopname is gewoonlik meer oortuigend as ʼn skatting deur die bestuur. Dokumentasie Gedokumenteerde bewyse is meer oortuigend as ongedokumenteerde bewyse.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 83
AUD105 Ouditkunde Derde-party bewyse (externality) Derde-party bewyse is oor die algemeen meer oortuigend as die bewyse verskaf deur die onderneming wat geoudit word. Byvoorbeeld, ʼn onafhanklike laboratorium se verslag oor die kwaliteit van ʼn produk, is gewoonlik meer oortuigend as die onderneming se verslag oor die kwaliteit van die produk. Steekproefgrootte Groter monsters is oor die algemeen meer oortuigend as kleiner monsters. Die ouditering van 75 fakture bied meer oortuigende bewyse dat die rekeningstelsel in die onderneming behoorlik werk, as wanneer net 15 fakture geoudit word. Steekproefmetode Statistiese monsters is gewoonlik meer oortuigend as nie-statistiese monsters. Statistiesewekansige monsters help om monsternemingsvooroordeel te vermy, en omdat dit gebaseer is op die wette van waarskynlikheid, laat statistiese monsters ouditeure toe om hul vlak van vertroue in die monsterresultate te kwantifiseer. Bekragtiging Bekragtigde bewyse is gewoonlik meer oortuigend as onbekragtigde bewyse. Bekragtigde bewyse is dieselfde of soortgelyk aan bewyse wat van twee of meer onafhanklike bronne verkry is. Tydigheid Tydige bewyse is meer oortuigend as bewyse verkry na ʼn verloop van tyd. Gesaghebbende getuienis Gesaghebbende getuienis is gewoonlik meer oortuigend as nie-gesaghebbende getuienis. Direktheid Direkte bewyse is gewoonlik meer oortuigend as indirekte bewyse. Byvoorbeeld, ʼn fisiese voorraadopname is oor die algemeen meer oortuigend as ʼn bestaande voorraadstelselrekord vir die bepaling van die voorraad op hande. Toereikendheid van die kontrole Bewyse van goeie beheer en ʼn betroubare stelsel is gewoonlik meer oortuigend as die bewyse van swak beheer of ʼn twyfelagtige stelsel. (Aangepas uit: http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_n4_v55/ai_21119269/pg_2/?tag=content;col1)
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 84
AUD105 Ouditkunde 3.9
Vermindering van risiko
(http://www.riskmitigationassoc.com/images/RM2-2.jpg) Vermindering van die risiko behels die pogings wat aangewend word om die waarskynlikheid of gevolge van ʼn bedreiging te verminder. Dit kan wissel van fisiese maatreëls (beskermende heinings) tot finansiële maatreëls (stoor van kontant, versekering).
Praktiese oefening 3.5 1. Doen navorsing oor fisiese maatreëls wat ʼn onderneming kan instel om risiko te verminder. Lys vyf (5) sodanige fisiese maatreëls. 2. Doen navorsing oor finansiële maatreëls wat ʼn onderneming kan instel om risiko te verminder. Lys vyf (5) sodanige finansiële maatreëls.
Die volgende is die komponente van ʼn tipiese risikoverminderingsplan: 3.9.1
Doel
Die risiko verminderingsplan (ook soms genoem ʼn risiko reaksieplan) kommunikeer hoe spesifieke risiko's hanteer sal word en die stappe wat die personeel moet volg. Dit bied aan die bestuur leiding oor watter stappe gevolg moet word om risiko’s te verminder.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 85
AUD105 Ouditkunde 3.9.2
Toepassing van die plan
Die oorspronklike aktiwiteitslys in die plan word gereeld in die projek bestuursprogrammatuur aangepas. Die plan kan ook spesifieke snellers identifiseer wat gebeurtenisse is wat as waarskuwing kan dien, as daar ʼn dreigende risiko is wat spesifieke aksies sal noodsaak. 3.9.3
Inhoud
Die risikoplan lys spesifieke aksies wat geneem moet word om die risiko’s te verminder. Die plan lys ook die name van die persone wat verantwoordelik is vir die uitvoering van die aksies. Die plan is ʼn evolusionêre dokument wat inligting, oor die uitkomste van die risikostrategieë vir toekomstige verwysing, vaslê. Dit kan ontwikkel word in ʼn tabelformaat, in ʼn sigblad of geïntegreer word in die projekbestuurprogrammatuur. Laasgenoemde is veral effektief wanneer risiko's, wat verband hou met spesifieke take binne die werksverdelingstruktuur, geïdentifiseer word . Die plan kan leiding oor hoe om risikogevallestudies te skryf insluit, sowel as hoe om strategiese of reaksiestellings te skryf. 3.9.4
Benadering
In die definisie van risikoresponse of risiko verminderingstrategieë word vier basiese benaderings erken, naamlik: vermyding, aanvaarding, vermindering en oordrag. Vermyding Om omstandighede te vermy wat toelaat dat die risiko teenwoordig is, gewoonlik deur die weglating van die projek of die taak. Aanvaarding Om te erken dat die risiko's bestaan, maar geen voorkomende aksie te neem om dit op te los nie, behalwe vir die moontlike ontwikkeling van noodplanne. Vermindering Om die waarskynlikheid dat risiko's kan ontstaan te verminder of die impak van die risiko te voorkom. Oordrag Om die oordrag van die risiko (in sy geheel of gedeeltelik), na ʼn ander organisasie, individu, of entiteit oor te dra, byvoorbeeld deur versekering uit te neem.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 86
AUD105 Ouditkunde 3.9.5
Ander oorwegings
As die vermindering van die risiko of die risikoreaksieplan afsonderlik gehou word van die bestuursprojekplan as ʼn geheel, is die gevaar dat die plan altyd afsonderlik sal funksioneer. Ideaal gesproke moet dit met ander projekplandokumentasie geïntegreer word om te verseker dat dit deel van die projekbeplanning is. Gevallestudie 3.6 DIONACH Spesialis inligtingsekuriteitsmaatskappy Hierdie is ʼn gevallestudie van Dionach oor die uitvoering van ʼn netwerksekuriteitsoudit op ʼn versekeringsmaatskappy in die Verenigde Koninkryk. Die oudit bestaan uit ʼn interne veiligheidsoudit en ʼn eksterne sekuriteitsoudit. Van die inligting is weggelaat om vertroulikheid te handhaaf. Agtergrond Die verskeringsmaatskappy doen baie van sy sake aanlyn, en het gevoel dat ʼn onafhanklike siening van hul interne en eksterne netwerksekuriteit nodig was. Die maatskappy het Dionach vir die ouditering gekies. Dionach het ʼn eksterne penetrasietoets asook ʼn ter plaatse oudit uitgevoer. Interne oudit Drie Dionach-konsultante het die oudit uitgevoer, en een van hulle is aangewys as die hoof-ouditeur. Hierdie ouditeur het met die maatskappy se inligtingsekuriteitsbeampte (ISO) geskakel. Die ISO het ʼn onderhoud gereël om die ouditeure ʼn oorsig oor die netwerk, bedieners en die Local Area Network (LAN) te gee. Personeel met die nodige kennis is ook betrek. Daar is ʼn netwerkdiagram geskep. Afskrifte van die bestaande netwerkdiagramme en die sekuriteitsbeleid is ook verskaf. Die hoof-ouditeur het personeel aangewys om die webbedieners, databasisbedieners en domeinbeheerders te moniteer. Antivirusprogrammatuur, e-pos, netwerktopologie en fisiese sekuriteit is ook areas wat ondersoek is. Deurgaans en soos nodig, is die personeel wat verantwoordelik is vir die verskillende gebiede ondervra. Die hoofdoel was om alle tegniese aspekte in die stelsel te ondersoek en dit met die beste praktyke te vergelyk. Aan die einde van die evaluering het die hoof-ouditeur ʼn vergadering met die ISO belê en
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 87
AUD105 Ouditkunde is ʼn aanvanklike mondelinge verslag van die bevindinge voorsien. Die ouditspan se taak was dan om die finale verslag voor te lê. Verslag Die verslag is ʼn omvattende, gedetailleerde verslag met ʼn opsomming en ʼn gedeelte vir die eksterne en interne oudit. Daar was uiteindelik ʼn tegniese opsomming van gevolgtrekkings. Die opsomming het eerstens gespesifiseer dat die sekuriteit van die netwerk ʼn mediumrisiko verteenwoordig. Die meeste elemente van die netwerk is veilig, en die onlangse bekendstelling van ʼn groepsveiligheidsbeleid versterk en verbeter sekuriteitsbewustheid. Die uitvoerende opsomming het ook die volgende sake gelys: •
Die eksterne sekuriteitsrisiko is laag, hoewel een van die konfigurasies nie verhoed dat uitgaande verbindings kwesbaar is nie.
•
Hoewel e-pos en bediener antivirusprogrammatuur in plek is, is die individuele gebruikerwerkstasies nie beskerm nie. Dus, as ʼn virus of wurm sy weg vind na die interne netwerk, sou dit ongehinderd versprei.
•
Daar was geen inbraakopsporingstelsel (IDS) in plek nie.
ʼn Domein-gebruikerswagwoordevaluering het getoon dat baie gebruikers eenvoudige wagwoorde het, t.s.v die feit dat die veiligheidsbeleid leiding verskaf oor die formulering van sterk wagwoorde. Daar was geen meganisme om die skepping van sterk wagwoorde af te dwing nie. Die eksterne ouditverslag lys die eksterne toetsresultate in detail, met ʼn tegniese opsomming van kwessies en aanbevelings. Die interne ouditafdeling lys die geouditeerde, goeie sekuriteitspraktyke, asook die gebiede waar sekuriteit kan verbeter soos antivirusbeskerming, fisiese sekuriteit, inligtingsekuriteit, die moontlikheid van wireless connectivity, databasisbedieners, firewallkonfigurasiesen omtreksekuriteit. Die interne ouditafdeling se ouditbevindings sluit diagramme en tabelle in, soos die netwerktopologie. Ten slotte, het die verslag ʼn opsomming van gevolgtrekkings met kwessies in volgorde van risiko gelys, met die mees kritieke aspekte wat eerste gelys is. Aanbeveling Die verslag is aan die maatkskappy voorgelê wat dit aanvaar het en daarna voortgegaan het om die aanbevelings te prioritiseer om die risiko’s uit te skakel of te verminder. (Aangepas uit: www.dionach.com)
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 88
AUD105 Ouditkunde Lees die bogenoemde gevallestudie en beantwoord die vrae: 1. Dink jy dat hierdie oudit volledig uitgevoer is? 2. Indien nie, watter aanbevelings sou jy nog kan maak?
3.10
Samevatting
Die ouditeur bied jaarliks ʼn ouditplan aan die onderneming wat alle oudits vir die komende jaar insluit. Dit kan ook ʼn risiko-evalueringsplan insluit wat saam met die ander ouditplanne die grondslag vorm vir ʼn oorhoofse strategiese ouditplan. Die mees suksesvolle ouditprojekte is dié waarin die ouditspan en onderneming hulself as konsultant en kliënt beskou. Begrip en die toepassing van hierdie rolverdeling kan tot ʼn meer konstruktiewe werksverhouding en verbeterde sakebedrywighede in die onderneming lei. Hoewel elke oudit uniek is, is daar tog ooreenkomste te vinde, omdat daar ʼn paar algemeen aanvaarde beginsels is wat vir elke oudit geld.
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Bladsy 89
AUD105 Ouditkunde 3.11
Selfevaluering Aktiwiteit 3
Jy is die dosent in Ouditkunde aan Akademia Konkordia. Jy moet ʼn lesing aanbied oor die ouditproses. Beantwoord die volgende vrae ter voorbereiding van jou aanbieding. 1. Verduidelik die begrip “ouditproses”. 2. Noem die prosesse wat tydens die ouditproses plaasvind. 3. Noem vyf aksies waaruit veldwerk bestaan. 4. Noem die faktore wat die ouditeur moet oorweeg in die bepaling van die aard en omvang van dokumentasie vir ʼn spesifieke ouditgebied of -prosedure. 5. In die definisie van risikoresponse of risiko verminderingstrategieë word vier basiese benaderings erken. Noem hierdie benaderings.
Bladsy 90
AUD105 Ouditkunde
STUDIE-EENHEID 4: DIE OUDITVERSLAG
4.1
Studie-eenheid leeruitkomste
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 4 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Die saamstel van ʼn ouditverslag
•
Die rol van die rekeningkundige personeel
•
Ouditmenings
•
Die ouditverslag en die verskillende tipe verslae
•
Opvolging van ouditnavrae
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die proses van die opstel van ʼn ouditverslag te formuleer.
•
Die rol van die rekeningkundige personeel in die samestelling van die ouditverslag te beskryf.
•
Die afdelings in die ouditverslag te identifiseer en deel te neem aan die opstelling van ʼn ouditverslag.
•
Die tipes en die impak van die verskillende ouditmenings te analiseer.
•
Die rol van die rekeningkundige personeel in die oplossing van eksterne ouditnavrae te skets.
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 91
AUD105 Ouditkunde 4.2
Verrykende bronne •
http://www.accaglobal.com/archive/sa_oldarticles/50113
•
http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_re port_pg3.html?cat=37
•
http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_re port_pg3.html?cat=3
•
http://www.ceapred.org.np/images/audit_report.gif
•
http://www.ehow.com/about_5070237_types-audit-reports.html#ixzz1GYZTX6Yr
•
http://www.googobits.com/articles/p0-1551-what-to-look-for-in-an-audit-opinion.html
•
http://www.shb.scot.nhs.uk/healthcare/support/clinicalgovernance/documents/AuditG uide09.pdf
• 4.3
http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Ouditverslag
Die ouditverslag is ʼn formele mening uitgereik deur ʼn onafhanklike eksterne ouditeur na die uitvoering van ʼn eksterne oudit of evaluering van ʼn wettige onderneming of afdeling in die onderneming. ‘n Ouditverslag het ‘n standaard formaat wat die bewoording behels.
Ongekwalifiseerde
Die ongekwalifiseerde verslag is die suiwerste vorm van die
verslag
ouditverslag wat beteken dat die ouditeur in staat is om al die nodige finansiële inligting te bekom en dat die inligting voldoen aan die vereistes van AARP(Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Prosedures).
Gekwalifiseerde verslag ʼn Gekwalifiseerde verslag word gegee wanneer die ouditeure nie in staat was om ten volle tevredenheid te verkry oor alle aspekte van die onderneming se finansiële status nie. Negatiewe verslag
ʼn Negatiewe verslag dui daarop dat die ouditeur nie volledige insae in die onderneming se rekords gehad het nie en dat die prosesse nie in ooreenstemming met AARP is nie; of wanneer die finansiële rekords vervals of op ander maniere foutief is.
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 92
AUD105 Ouditkunde
Weerhoudingsverslag
Die weerhoudingsverslag word net uitgereik wanneer die ouditeure nie in staat is om hul werk te verrig nie.
Voldoende
Voldoende openbaarmaking van alle bevindinge, t.o.v. die
openbaarmaking
finansiële state is nodig vir die ouditeure, om ʼn ongekwalifiseerde mening oor die finansiële state uit te reik.
Ouditmening
Die ouditmening is die verklaring aan die einde van die finansiële state, waarin die onafhanklike ouditeure, op grond van die oudit, ʼn mening uitspreek oor die finansiële state van die onderneming; die onderneming se finansiële posisie en die resultate van sy bedrywighede vir die periode waaroor gerapporteer is.
Houerkorporasie
ʼn Maatskappy (houer) wat die eienaar is van voldoende
(holder corporation) en
aandele van ʼn ander maatskappy (filiaal) om sodoende die
filiale
bestuur en werksaamhede van sodanige maatskappy te kan beheer.
4.4
Inleiding
Die ouditverslag is ʼn formele mening uitgereik deur ʼn onafhanklike eksterne ouditeur na die uitvoering van ʼn eksterne oudit of evaluering van ʼn wettige onderneming of afdeling in die onderneming. Die verslag word uitgereik aan ʼn individu, ʼn groep persone, ʼn onderneming, ʼn regering, of selfs aan die algemene publiek as ʼn diens aan die gebruiker wat hom/haar in staat sal stel om besluite te neem gebaseer op die resultate van die oudit. ʼn Ouditeur se verslag word as ʼn noodsaaklike hulpmiddel beskou wanneer daar finansiële inligting aan die gebruikers voorsien word. Baie ondernemings maak staat op ouditeursverslae om finansiële inligting te voorsien aan voornemende beleggers, om lenings te bekom, en om hulle openbare beeld te verbeter. Daar word selfs gesê dat finansiële inligting sonder die stawende getuienis van ʼn ouditeurseverslag vir beleggingsdoeleindes in werklikheid waardeloos is. Dit is egter belangrik om daarop te let dat die ouditeur se verslag, oor die finansiële state van ʼn maatskappy, nie gesien moet word as aanwysing om in die maatskappy te belê, al dan nie. Die verslag is slegs ʼn mening oor die vraag of die inligting korrek is en vry van wesenlike wanvoorstellings is. Die ouditeur kan ook bykomende inligting by die verslag voeg soos nodig, sonder om die algemene mening van die verslag te verander. Gewoonlik word hierdie bykomende inligting
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 93
AUD105 Ouditkunde ná die meningsparagraaf ingesluit, hoewel sommige omstandighede vereis dat die bykomende inligting ingesluit word in paragrawe voor die meningsparagraaf. In hierdie studie-eenheid word daar aandag gegee aan die samestelling van ʼn ouditverslag, die komponente daarvan en die rolspelers in die samestelling van ʼn ouditverslag. Hier onder is ʼn voorbeeld van ʼn tipiese ouditverslag.
Voorbeeld 4.1: ʼn Tipiese ouditverslag (http://www.ceapred.org.np/images/audit_report.gif)
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 94
AUD105 Ouditkunde 4.5
Die saamstel van ʼn ouditverslag
Indien al die feite met betrekking tot finansiële transaksies altyd behoorlik en akkuraat aangeteken sou word, en indien die eienaars en bestuurders van sakeondernemings altyd heeltemal eerlik in hul rekeningkundige praktyke en rekordhouding sou wees, sou daar min nodigheid vir onafhanklike ouditering wees. Die realiteit van die sakeomgewing noodsaak egter die dienste van ouditeure. Talle sakeondernemings het interne ouditeure – dit hang grootliks af van die grootte en aard van die onderneming. Interne ouditeure se verantwoordelikhede en funksies is soortgelyk aan dié van ʼn onafhanklike ouditeur. Hulle moet ook voldoen aan die beginsels van onpartydigheid en onafhanklikheid. 4.6
Rol van die ouditeur in die ouditverslag
(http://wheatoncollege.edu/sga/files/2010/09/audit.jpg) In teenstelling met sommige menings, is ʼn gesertifiseerde rekenmeestersverslag nie ʼn sertifisering nie, maar bloot ʼn mening – die rekenmeester is gesertifiseer en nie die finansiële state nie. Dit is dus nie ʼn waarborg nie. In sy professionele hoedanigheid gee die rekenmeester uitdrukking aan ʼn onafhanklike oordeel. Die verslag sê byvoorbeeld, dat behoorlike rekeningkundige beginsels toegepas
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 95
AUD105 Ouditkunde word deur die bestuur. Natuurlik kan ʼn paar van die items op die finansiële state nie onderwerp word aan presiese meting nie. Om uitdrukking te gee aan ʼn onafhanklike en kundige mening oor die korrektheid van die finansiële state van ʼn maatskappy, al dan nie, is die belangrikste en waardevolste diens wat die ouditeur aan die publiek kan lewer. Die ouditeure se standaardverslag sê dat die oudit in ooreenstemming met die algemeen aanvaarde ouditstandaarde uitgevoer is, en dat die kliënt se finansiële state aangebied word in ooreenstemming met algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels. Indien daar tekortkominge in die kliënt se finansiële state of beperkinge in die ouditeure se oudit is; of as daar ander ongewone omstandighede is waaroor die lesers van die finansiële state ingelig behoort te word, kan die ouditeure nie die standaardverslag uitreik nie. 4.6.1
Tipes ouditverslae
Daar is vier primêre soorte ouditverslae, naamlik: •
Ongekwalifiseerde verslag
•
Gekwalifiseerde verslag
•
Negatiewe verslag
•
Weerhoudingsverslag
Die ouditeur se verslagkeuse word grootliks bepaal deur hoe toeganklik die onderneming se inligting is en hoe duidelik die finansiële rekords is. Kyk na voorbeelde van die verskillende tipes ouditverslae onder paragraaf 4.9 in hierdie studiehandleiding. Ongekwalifiseerde verslae word gegee wanneer die ouditeure in staat is om al die data wat nodig is in die korrekte formaat te bekom. Gekwalifiseerde verslae word uitgereik wanneer daar dele van finansiële rekords ontbreek, of indien die rekords nie voldoen aan behoorlike standaarde nie. Negatiewe menings word gemaak wanneer die onderneming se finansiële situasie heeltemal onbetroubaar of onbekend is en die ouditeur nie in staat is om die oudit te voltooi nie. Die weerhoudingsverslag word net uitgereik wanneer die ouditeure nie in staat is om hul werk te verrig nie. Ongekwalifiseerde verslae Die ongekwalifiseerde verslag is die suiwerste vorm van die ouditverslag wat beteken dat die ouditeur in staat is om al die nodige finansiële inligting te bekom, en dat die inligting voldoen aan die vereistes van AARP(Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Prosedures). Dit maak dit vir die rekenmeester baie maklikom die oudit uit te voer. Daar is egter verskeie kwalifikasies wat die ouditeure moet noem, byvoorbeeld of ander rekenmeesters buiten die
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 96
AUD105 Ouditkunde skrywer aan die oudit gewerk het, en of daar kommer oor die onderneming se finansiële status is. Daar is drie spesifieke omstandighede wat sal verhoed dat eksterne ouditeure ʼn ongekwalifiseerde verslag sal uitreik, naamlik: •
omvangbeperking;
•
afwyking van AARP; en
•
die gebrek aan onafhanklikheid van die ouditeur.
Omvangbeperking beteken die onvermoë om voldoende bewyse in te samel. Afwyking van AARP beteken dat daar ʼn afwyking van die algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels is, wat ʼn invloed op die finansiële state het. Gebrek aan onafhanklikheid van die ouditeur verwys na die feit dat die ouditeur nie onafhanklik is van die onderneming wat geoudit word nie. Gekwalifiseerde verslae ʼn Gekwalifiseerde verslag word gegee wanneer die ouditeure nie in staat was om ten volle bevrediging te kry oor alle aspekte van die onderneming se finansiële status nie. Spesifieke rekords kan ontbreek, of sekere dele van die inligting mag nie aan AARP voldoen nie. In sommige gevalle kan die ouditeur in staat wees om data te bekom, maar kan dit nie ten volle bevestig nie. Al hierdie probleme word gedokumenteer en maak die ouditeur se evaluering meer negatief. Negatiewe verslag ʼn Negatiewe verslag dui daarop dat die ouditeur nie volledige insae in die onderneming se rekords gehad het nie en dat die prosesse nie in ooreenstemming met AARP is nie; of wanneer die finansiële rekords vervals of op een of ander manier foutief is. Die ouditeure voeg paragrawe in, wat hierdie probleme verduidelik, asook hoekom die rekords nie aan AARP-standaarde voldoen nie. Weerhoudingsverslag Die weerhoudingsverslag word net uitgereik wanneer die ouditeure nie in staat is om hul werk te verrig nie. Wanneer daar nie genoeg tyd of inligting beskikbaar is nie, word ʼn weerhoudingsverslag uitgereik. Dit gebeur egter min in die praktyk. Gewoonlik sal ʼn ouditeur slegs hierdie verslag uitreik as die onderneming weier om spesifieke inligting te verskaf of indien die ouditeursfirma en die onderneming die ouditkontrakooreenkoms verbreek. Daar is ander kwessies wat ouditeure in oorweging moet neem wanneer hulle verslag oor die stand van die onderneming doen. Indien die onderneming ondersoek word vir ʼn
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 97
AUD105 Ouditkunde spesifieke misdaad, of indien die onderneming in die mark is om verkoop te word, of om ontbind te word binne die volgende jaar, sal die ouditeure dit in aanmerking neem en die verslag dienooreenkomstig opstel. (Aangepas uit: http://www.ehow.com/about_5070237_types-auditreports.html#ixzz1GYZTX6Yr)
Praktiese oefening 4.1 1. Doen navorsing oor die moontlike oorsake waaronder ʼn ouditeur ʼn weerhoudingsverslag sal uitreik. 2. Kyk of jy sulke gevalle kan opspoor waar hierdie tipe verslag wel uitgereik is.
4.6.2
Belangrike aspekte in die saamstel van die verslag
Die ouditverslag weerspieël die uitslag van die ouditwerk. Om dié rede is dit een van die belangrikste komponente van die ouditproses. Dit is die resultaat van die oudit wat aan die bestuur voorgelê word en in sommige gevalle kan dit die enigste produk van die ouditwerk wees wat die bestuur ontvang. In praktyk bestaan daar standaard ouditverslae met spesifieke bewoording daarin vervat. Die saamstel van ʼn effektiewe ouditverslag begin met ʼn duidelike omskrywing van hoe die verslag beskou, gebruik en uitgevoer moet word. Ouditverslae het drie belangrike doelwitte: •
Om inligting te verskaf: Die ouditverslag kommunikeer die resultate van die oudit aan die bestuur.
•
Om te oorreed: Die ouditverslag moet die bestuur oortuig dat die kommentaar geldig is.
•
Om te motiveer: Die ouditverslag moet die bestuur motiveer om gepaste optrede te neem.
Die volgende aspekte is belangrik in die voorbereiding van die verslag:
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 98
AUD105 Ouditkunde Identifiseer die gehoor Om die gehoor te identifiseer, is dit belangrik om die volgende te oorweeg: •
Wie gaan die verslag lees? Pas die inhoud en styl volgens die teikengroep aan. Selfs al sou die lesers waarskynlik die vakterminologie (veral afkortings en akronieme) verstaan, bly dit goeie praktyk om hierdie terme ten volle te omskryf.
•
Wat word met die verslag beoog? Is die verslag aanbevelings vir veranderings, of vra dit aksies wat uitgevoer moet word in die lig van die ouditresultate?
•
Onthou dat die verslag ʼn amptelike rekord van die ouditprojek is Die bestuur sal waarskynlik weer na die verslag wil terugverwys, veral in die geval van ʼn volgende oudit. Dit is dus belangrik om die verslag so duidelik en verstaanbaar moontlik aan te bied.
Praktiese oefening 4.2 1. Wie is die tipiese teikengroep vir ʼn ouditverslag in die onderneming? 2. Wie is die tipiese teikengroep vir ʼn ouditverslag buite die onderneming? 3. Wie is die teikengroep wat toegang tot ʼn ouditverslag mag hê?
Beplan die voorkoms van die verslag Eerste indrukke tel. Die verslag moet professioneel lyk en toeganklik wees – iets wat mense graag sal wil lees. Gebruik kleure en lettertipes sinvol, maar behou konsekwentheid in die aanbieding. Dis ʼn goeie idee om die verslag in ʼn omslag te bind. Goeie kwaliteit omslae is goedkoop en kan maklik verkry word. Verskaf genoeg kopieë van die verslag aan die onderneming. Dit is altyd ʼn goeie idee om meer kopieë te produseer as wat nodig is, in geval iemand buite rekening gelaat is. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn standaard templaat wat gebruik word vir ʼn ouditverslag in die sakewêreld:
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 99
AUD105 Ouditkunde
Voorbeeld 4.2 ONAFHANKLIKE OUDITVERSLAG Aan die lede van (VOLTOOI NAAM VAN EIENAAR OF AGENTSKAP)en die Trustees van die Reisvergoedingsfonds en die Internasionale Lugvervoer Assosiasie/Vereniging (indien van toepassing)
OMVANG Die finansiële verslag van (VOLTOOI NAAM OF EIENAAR VAN AGENTSKAP), wat ‘n spesiale finansiële verslag bestaande uit die Balansstaat, Inkomstestaat, Meegaande Notas en Direkteursverklaring vir die jaar geëindig (VOLTOOI FINANSIËLE JAAREINDE), soos uiteengesit op bladsye (VOLTOOI BLADSYNOMMERS VAN DIE FINANSIëLE VERSLAG), is deur ons geouditeer. Die maatskappy/onderneming se direkteure is vir die finansiële verslag verantwoordelik en het bepaal dat die rekeningkundige beginsels wat gebruik en beskryf is in Nota 1 van die finansiële state en die rekeningkundige openbaarmaking daarin vervat, toepaslik is tot die vereistes van die Wet op Korporasies 2001 soos van toepassing op groter korporasies en die behoeftes van die lede, die Trustees van die Reisvergoedingsfonds, en waar van toepassing, die Internasionale Vervoer Assosiasie/Vereniging. ‘n Onafhanklike oudit van die finansiële verslag is gedoen ten einde ‘n opinie aan die lede van die maatskappy/onderneming, die Trustees van die Reisvergoedingsfonds, en waar van toepassing aan die Internasionale Vervoer Assosiasie/Vereniging, te gee. Die finansiële verslag is voorberei vir verspreiding aan die lede van die maatskappy/onderneming, die Trustees van die Reisvergoedingsfonds, en indien van toepassing die Internasionale Vervoer Assosiasie/Vereniging met die doel om te voldoen aan die direkteur se finansiële verslagdoeningsvereistes in terme van die Wet op Korporasies 2001, soos van toepassing op groter korporasies, die Trustees van die Reisvergoedingsfonds, en indien van toepassing die Internasionale Vervoer Assosiasie/Vereniging. Ons ontken enige aanname van verantwoordelikheid vir enige vertroue in hierdie verslag, of op die finansiële verslag voorberei as ‘n spesiale doelwit finansiële verslag waarmee dit verband hou, aan enige ander persone behalwe die lede van die maatskappy/ onderneming, die Trustees van die Reisvergoedingsfonds, en indien van toepassing die Internasionale Vervoer Assosiasie/Vereniging, of vir enige ander doel behalwe die doel
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 100
AUD105 Ouditkunde waarvoor die verslag voorberei is. Ons oudit is uitgevoer in ooreenstemming met Australiese Ouditstandaarde om redelike versekering te verskaf dat die finansiële verslag vry is van materiële wanvoorstelling. Ons prosedures het ‘n ondersoek, op ‘n toetsbasis, van bewyse wat die bedrae ondersteun en ander openbaarmakings in die finansiële verslag en die evaluering van beduidende rekeningkundige gemiddeldes, ingesluit. Hierdie prosedures is onderneem ten einde ‘n mening te vorm of die finansiële verslag, in alle materiële opsigte, regverdig aangebied is in ooreenstemming met die rekeningkundige standaarde en ander verpligte professionele verslagdoening en statutêre vereistes, ten einde ‘n standpunt aan te bied wat in ooreenstemming met ons begrip van die maatskappy/onderneming se finansiële posisie en prestasie soos aangebied deur die resultate van sy handelinge. Die ouditmening uitgedruk in hierdie verslag, is op bogenoemde basis gebaseer. OUDITMENING Volgens ons mening, is die finansiële verslag van ....................................................... vir die jaar geëindig op ............. in ooreenstemming met a)
Die Wet op Korporasies 2001, insluitend: i. die weergee van ‘n ware en regverdige mening van die finansiële posisie van die maatskappy/ onderneming soos op ...... ii. en van sy prestasie vir die jaar geëindig op daardie datum iii. en voldoening aan die Rekeningkundige Standaarde en die Regulasies op Korporasies 2001, en
b) ander verpligte professionele verslagdoeningsvereistes.
Datum:
Reg No:
Ouditeur: Firma: Adres: Handtekening: (Aangepas en vertaal uit: http://www.google.co.za/search?sourceid=navclient&aq=4&oq=auditing+report&ie=UTF8&rlz=1T4ADFA_en___ZA386&q=auditing+report+example)
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 101
AUD105 Ouditkunde Gebruik bondige taal Elke woord in die verslag moet iets beteken. ʼn Gewone verslag is ʼn mengsel van vertelling, beskrywing en argument, maar ʼn ouditverslag moet hoofsaaklik beskrywend en feitelik van aard wees. Die werklike resultate van die oudit is dus gewoonlik feitelik. Struktuur van die verslag Die verslag moet leesbaar wees en logies vloei. Die woorde moet sin maak en verstaanbaar wees. Gebruik opskrifte en paragrawe om die struktuur duidelik na vore te bring. Die bladsye moet ook genommer word. ʼn Goed-gestruktureerde ouditverslag sal die volgende insluit: •
Voorblad
•
Agtergrond
•
Doelwitte
•
Standaarde
•
Metodologie
•
Resultate
•
Gevolgtrekkings
•
Aanbevelings
•
Aksieplan
•
Bylaes
(Aangepas uit: http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_report_pg 3.html?cat=37) 4.7
Die rol van die rekeningkundige personeel
Die rol van die rekeningkundige personeel is soos volg: 4.7.1
Voorbereiding van die rekords
Die bestuur van ʼn onderneming, met behulp van die rekeningkundige personeel, is verantwoordelik vir die handhawing van toereikende rekeningkundige rekords en vir die voorbereiding van behoorlike finansiële state vir die gebruik deur aandeelhouers en krediteure. Selfs al is die finansiële state soms saamgestel en geproduseer in die ouditeur se kantoor, lê die primêre verantwoordelikheid vir die state by die bestuur.
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 102
AUD105 Ouditkunde 4.7.2
Verslagdoeningsfase van die oudit
Die rapporteringsfase van ʼn oudit begin wanneer die onafhanklike ouditeure die veldwerk voltooi het en die voorgestelde veranderinge aanvaar en opgeneem is deur die kliënt. Voor die skryf van die verslag, moet die ouditeure die kliënt se voorbereide finansiële state vir vorm en inhoud nagaan. Die finansiële state wat deur die rekeningkundige personeel voorberei word en waaroor die onafhanklike ouditeure gewoonlik verslag doen, is die staat van finansiële posisie, die staat van omvattende inkomste, die staat van behoue-inkomste, en die verklaring van kontantvloei. Dikwels kombineer die rekeningkundige personeel die verklaring van behoueinkomste met die inkomstestaat. Finansiële state word deur die rekeningkundige personeel aangebied in ʼn vorm waar die huidige jaar met die vorige jaar vergelyk kan word en dit word vergesel deur verduidelikende notas. Die finansiële state vir ʼn houermaatskappy(holder corporation) is gewoonlik gekonsolideer met dié van die filiale.
Figuur 4.1: Voorbeeld van ʼn gekonsolideerde balansstaat (staat van finansiële posisie) (http://www.dentsu.com/ir/data/setsumeikai/2012EA1/09.html)
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 103
AUD105 Ouditkunde 4.7.3
Finansiële openbaarmaking
Die doel van aantekeninge by die finansiële state is om voldoende openbaarmaking moontlik te maak, wanneer die inligting in die finansiële state onvoldoende vir die doel is. Alhoewel die finansiële state opgestel word deur die rekeningkundige personeel, help die onafhanklike ouditeure oor die algemeen met die opstel van die notas. Voldoende openbaarmaking in die aantekeninge by die finansiële state word deur die ouditeure benodig om ʼn ongekwalifiseerde mening oor die finansiële state uit te reik. Bekendmakingsvereistes wat ʼn deel uitmaak van die basiese finansiële state, sluit die bekendmaking van die rekeningkundige beleid, rekeningkundige veranderinge, verliesgebeurlikhede, verhurings- en pensioeninligting in.
Praktiese oefening 4.3 1. Doen navorsing oor hoe finansiële inligting openbaar gemaak word. 2. Doen navorsing oor wanneer finansiële inligting openbaar gemaak word. 3. Doen navorsing oor wanneer finansiële inligting nie openbaar gemaak word nie.
Die volgende is ʼn voorbeeld van finansiële state met aantekeninge:
Figuur 4.2: ʼn Voorbeeld van finansiële state met aantekeninge (http://i.investopedia.com/inv/articles/site/FinancialStatement2.gif)
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 104
AUD105 Ouditkunde 4.7.4
Opsporing van wanvoorstellings
Algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels vereis dat die finansiële state, soos deur die rekeningkundige personeel opgestel is, vry van wesenlike wanvoorstellings is. Die ouditeure het ʼn verantwoordelikheid om die verskillende tipes van wesenlike wanvoorstellings, insluitende foute, ongerymdhede en diegene wat dit veroorsaak het, op te spoor. Die oudit is ontwerp om redelike gerusstelling aan die bestuur te bied dat foute en onreëlmatighede in die finansiële state opgespoor sal word. (Aangepas uit: http://www.shb.scot.nhs.uk/healthcare/support/clinicalgovernance/documents/AuditGuide09. pdf) 4.8
Ouditmenings
Die ouditmening is die verklaring wat verskyn aan die einde van die finansiële state, waarin die onafhanklike ouditeure (op grond van die oudit) ʼn mening uitspreek oor die finansiële state van die onderneming, sy finansiële posisie en die resultate van sy bedrywighede vir die periode gerapporteer. Die ouditmening moet voldoen aan gestandaardiseerde bewoording wat oor die algemeen baie soortgelyk is vir alle openbare maatskappye, al kan die menings wat uitgespreek word, verskillend wees. 4.8.1
Wesenlike wanvoorstellings
Eerstens sal die ouditmening die verslagdoenende onderneming identifiseer, asook die finansiële state wat aangebied word en die tydperk(e) wat deur die state verteenwoordig word. Die verslag verwys ook gewoonlik na die feit dat die finansiële state die verantwoordelikheid van die bestuur is, wat beteken dat die ouditeure nie die state voorberei nie, maar bloot ʼn mening gee oor die redelikheid van die state. Die mening word oor die algemeen geïnterpreteer dat die finansiële state vry is van wesenlike wanvoorstellings, wat die leser se vertroue in die inligting wat in die state is, kan versterk. 4.8.2
Ouditstandaarde
Die mening maak verwysing na die toepaslike ouditstandaarde wat toegepas word. Hierdie deel van die mening sal kortliks die volgende beskryf: •
Wat die standaarde vereis.
•
Die handhawing van redelike sekerheid.
•
Ondersoek bewyse op ʼn toetsgrondslag.
•
Beoordeling van die rekeningkundige beginsels wat gebruik is en beduidende beramings wat deur die bestuur gemaak is.
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 105
AUD105 Ouditkunde •
Die evaluering van die volledige state.
Die ouditeure sal dan verklaar dat die oudit “ʼn redelike grondslag" vir die mening is. Die volgende aanhaling verwys na die ouditstandaarde soos dit in Suid-Afrika toegepas word: Ouditstandaarde soos dit in Suid-Afrika toegepas word Onder die Maatskappye Wet, is openbare maatskappye verplig om geouditeer te word. Ander sakeondernemings kan kies om geouditeer te word, of kan kies dat finansiële state onafhanklik nagegaan word. Volgens die Oudit Professie Wet, moet oudits uitgevoer word in ooreenstemming met die Suid-Afrikaanse Ouditstandaarde soos deur die Onafhanklike Regulerende Raad vir Ouditeure(Independent Regulatory Board for Auditors – IRBA) voorgestel, voorheen die Openbare Rekenmeesters- en Ouditeursraad(OROR). In Omsendbrief B.1/2004, uitgereik deur die OROR, word Suid-Afrikaanse Ouditstandaarde(SAOS’e) gebaseer op die basiese beginsels van die International Standards on Auditing(ISA’s), uitgereik deur die International Auditing and Assurance Standards Board(IAASB) van die Internasionale Federasie van Rekenmeesters(International Federation of Accountants - IFAC). (Aangepas uit: http://www.estandardsforum.org/south-africa/standards/internationalstandards-on-auditing) 4.9
Die ouditverslag
Daar is beduidende verskille tussen die verskillende ouditverslae wat soos volg is: 4.9.1
Die ongekwalifiseerde ouditverslag
Die sewe komponente van ʼn standaard ongekwalifiseerde ouditverslag is: •
die titel,
•
die ontvanger,
•
inleidende paragraaf,
•
omvangsparagraaf,
•
meningsparagraaf,
•
naam van die ouditeur, en
•
die datum van die verslag.
Hier volg ʼn beskrywing van die inhoud van elke komponent:
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 106
AUD105 Ouditkunde Titel Openbare maatskappyverslae moet begin met ʼn titel wat verwys na die "Onafhanklike geregistreerde openbare rekeningkundige firma". Verslae vir nie-openbare maatskappye kan ook titels soos "Onafhanklike Ouditeure Verslag, of " Verslag van die Onafhanklike Ouditeur” hê. Ontvanger Die individu, groep, onderneming, raad van direkteure, en/of aandeelhouers wat die dienste van die ouditeur bekom het, moet vermeld word. Inleidende paragraaf In hierdie paragraaf moet drie dinge vermeld word: watter finansiële state deur die verslag gedek word; dat die state die verantwoordelikheid van die bestuur is; en dat die ouditeur ʼn verantwoordelikheid het om ʼn mening uit te spreek. Omvangsparagraaf Hierdie paragraaf vermeld wat die oudit behels. In die omvangsparagraaf vir openbare maatskappye en nie-openbare maatskappye moet vermeld word dat die oudit in ooreenstemming met spesifieke standaarde uitgevoer is. Die omvangsparagraaf moet ook aandui dat die oudit slegs redelike versekering gee dat die finansiële state geen wesenlike wanvoorstellings bevat nie. Adviesparagraaf Hierdie paragraaf bevat die ouditeur se mening ten opsigte van die redelikheid van die finansiële state, gebaseer op bewyse wat deur middel van die oudit ingewin is. Naam van die ouditeur Dit is die naam van die ouditeursfirma wat die oudit uitgevoer het, tesame met ʼn handleiding of skriftelike ondertekening van die ouditeur. Datum van die verslag Die datum waarop die ouditeur alle belangrike ouditeringsprosedures voltooi het. (Aangepas uit: http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_report_pg 3.html?cat=3)
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 107
AUD105 Ouditkunde 4.9.2
Gekwalifiseerde verslae
Gekwalifiseerde verslae volg min of meer dieselfde volgorde as dié van die ongekwalifiseerde verslae, maar die inhoud van die paragrawe verskil aansienlik van mekaar. Die volgende is menings wat by gekwalifiseerde verslae ingesluit kan word: Fundamentele kwalifikasie Fundamentele kwalifikasie beteken dat die saak ernstig verwronge is en dat die finansiële state die belangegroepe mislei. ʼn Uitsonderingskwalifikasie ʼn Uitsonderingskwalifikasie sal gegee word wanneer die saak wesenlik is, maar nie ʼn fundamentele onsekerheid of meningsverskil is nie. ʼn Voorbeeld van ʼn onsekerheid sal die vernietiging van ʼn deel van die kliënt se rekeningkundige rekords wees, wat daartoe lei dat die ouditeure beperkte toegang tot die rekords het, deurdat ouditbewyse nie beskikbaar is nie. ʼn Voorbeeld van ʼn meningsverskil kan ʼn versuim deur ʼn kliënt, om ʼn redelike waardeverminderingsbeleid toe te pas op bepaalde vaste bates, wees. ʼn Negatiewe kwalifikasie ʼn Negatiewe kwalifikasie kan aandui dat die finansiële state nie ʼn ware en redelike weergawe gee nie en/of nie voldoen aan algemeen aanvaarde ouditbeginsels nie. Dit kan dan aanleiding gee tot ʼn fundamentele meningsverskil. Weerhoudingskwalifikasie ʼn Weerhoudingskwalifikasie sal gegee word in die geval van ʼn fundamentele onsekerheid en die ouditeure verslag sal aandui dat ʼn mening nie gegee kan word nie. Dit is ʼn baie onbevredigende toedrag van sake vir gebruikers. (Aangepas uit: http://www.accaglobal.com/archive/sa_oldarticles/50113) 4.10
Voorbeelde van ouditverslae
Die volgende is voorbeelde van die verskillende tipes ouditverslae:
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 108
AUD105 Ouditkunde 4.10.1 Standaard ouditverslae Voorbeeld van ʼn standaard ouditverslag: Voorbeeld 4.3 Onafhanklike Ouditeursverslag Aan die aandeelhouers van ABC KORPORASIE Ons het die meegaande balansstaat van ABC Korporasie soos geëindig op 31 Desember 19x4, sowel as die verwante inkomstestaat, teruggehoue verdienste en kontantvloeie geouditeer. Hierdie finansiële state is die verantwoordelikheid van die maatskappybestuur. Ons verantwoordelikheid is om ʼn mening, gebaseer op ons oudit, uit te spreek. Ons oudit is uitgevoer in ooreenstemming met algemeen aanvaarde ouditeringstandaarde. Daardie standaarde vereis dat ons die oudit beplan en uitvoer ten einde redelike gerusstelling te verkry dat die finansiële state vry van wesenlike wanvoorstelling is.’n Oudit sluit ondersoek, op ‘n toetsbasis, en ondersteunende bewyse van bedrae en openbaarmakings in die finansiële state in. ‘ʼn Oudit sluit ook die assessering van die rekeningkundige beginsels wat gebruik is en die beduidende skattings gemaak deur bestuur in, sowel as die evaluering van die oorkoepelende aanbieding van die finansiële staat. Ons glo dat ons oudit ʼn redelike basis vir ons mening verskaf. Ons is van mening dat die finansiële state waarna hierbo verwys is, billik aangebied is in alle wesenlike aspekte, die finansiële posisie van ABC Korporasie soos op 31 Desember, 19x4, en die resultaat van sy bedrywighede en kontantvloeie vir die jaar geëindig het in ooreenstemming met algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels. (Verwerk en vertaal uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
Toevoeging tot ʼn ongekwalifiseerde verslag Die volgende is ʼn voorbeeld van toevoegings wat tot ʼn ongekwalifiseerde verslag gemaak kan word, waar daar ander ouditeure betrokke is:
Voorbeeld 4.4 Gedeelde verantwoordelikheid Inleidende paragraaf ...Ons het nie die finansiële state van DEF Maatskappy, ‘n volfiliaal, geoudit nie. Hul state reflekteer totale bates van 2,500,000 soos op 31 Desember, 19x4, en totale
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 109
AUD105 Ouditkunde inkomstes van 6,500,000 vir die jaar toe geëindig. Die state is deur ander ouditeurs geoudit en die verslag is aan ons voorsien. Ons mening, in so verre dit verband hou met die bedrae ingesluit vir DEF Maatskappy, is slegs op die verslag van die ander ouditeurs gebaseer. Omvangsparagraaf ...Ons glo dat ons oudit en die verslag van die ander ouditeurs ‘n redelike grondslag vir ons mening vorm. Meningsparagraaf Volgens ons mening, gebaseer op ons oudit en die verslag van die ander ouditeurs, is die saamgestelde finansiële state waarna hierbo verwys word... (Verwerk en vertaal uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
Toevoeging tot ʼn ongekwalifiseerde ouditverslag Hierdie verduidelikende paragraaf word gebruik as die ouditeur van mening is dat die ouditkliënt vir ten minste een jaar nie voort sal gaan nie.
Voorbeeld 4.5 Lopende saak Verduidelikende paragraaf Die meegaande finansiële state is voorberei met aanvaarding dat ABC Maatskappy sal voortgaan as ‘n lopende saak. Soos bespreek in Nota Y tot die finansiële state, het ABC Maatskappy herhaalde verliese as gevolg van bedrywighede gely, en het ʼn netto kapitale tekort wat redelike kommer wek oor die maatskappy se vermoë om as ‘n lopende saak voort te gaan. Bestuur se plan in verband met hierdie sake word ook in Nota Y beskryf. Die finansiële state sluit nie enige aanpassings in wat mag voortspruit uit die gevolg van die onsekerheid nie. (Verwerk en vertaal uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 110
AUD105 Ouditkunde 4.10.2 Gekwalifiseerde ouditverslae Die volgende is voorbeelde van ʼn ouditverslag wat kwalifikasies bevat:
Voorbeeld 4.6 Gekwalifiseerde ouditverslag ONAFHANKLIKE OUDITEURSVERSLAG AAN DIE LEDE VAN ABC BERHAD Verslag oor die Finansiële State Ons het die finansiële state van ABC BERHAD geouditeer, wat bestaan uit die balansstate soos op 30 Junie 2009 van die Groep en van die Maatskappy, en die inkomstestate, staat van verandering in ekwiteit en kontantvloeistate van die Groep en van die Maatskappy vir die jaar toe geëindig, en ‘n opsomming van beduidende rekeningkundige beleide en ander verduidelikende notas, soos uiteengesit in Bladsye XX tot XX Direkteur se Verantwoordelikheid vir die Finansiële State Die Direkteure van die Maatskappy is verantwoordelik vir die voorbereiding en billike aanbieding van hierdie finansiële state in ooreenstemming met die Finansiële Verslagdoeningstandaarde en die Maatskappy Wet, 1965 in Maleisië. Die verantwoordelikheid sluit in: ontwerp, implementering en onderhouding van interne kontrole relevant tot die voorbereiding en billike aanbieding van finansiële state vry van wesenlike wanvoorstelling; en die maak van rekeningkundige skattings wat wat onder die omstandighede billik is. Ouditeursverantwoordelikheid Ons verantwoordelikheid is om ‘n mening van die finansiële state te vorm wat op ons oudit gebaseer is. Behalwe soos omskryf in die paragraaf Basis vir Gekwalifiseerde Mening hieronder, is ons oudit uitgevoer in ooreenstemming met aanbevole standaarde op oudit in Maleisië. Hierdie standaarde vereis dat ons voldoen aan etiese vereistes en die oudit beplan en uitvoer om redelike versekering te verkry dat die finansiële state vry van wesenlike wanvoorstelling is. ‘n Oudit behels die uitvoer van prosesse om ouditbewyse oor die bedrae en openbaarmakings in die finansiële state te verkry. Die geselekteerde prosedures hang af van ons oordeel, insluitend die assessering van risiko’s van wesenlike wanvoorstelling van die finansiële state, as gevolg van bedrog of foute. In die uitvoer van die risiko-assesserings, word interne kontrole wat relevant tot die
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 111
AUD105 Ouditkunde Maatskappy se voorbereiding en billike aanbieding van die finansiële state is, in ag geneem, ten einde ouditprosedures te ontwerp wat toepaslik vir die omstandighede is, maar nie vir die doel om ʼn mening te vorm oor die effektiwiteit van die Maatskappy se interne kontrole nie.’n Oudit sluit ook die evaluering van die toepaslikheid van die rekeningkundige beleide in gebruik, en die regverdigheid van die rekeningkundige skattings gemaak deur die direkteure in, asook die evaluering van die oorkoepelende aanbieding van die finansiële state. Ons glo dat die ouditbewyse deur ons verkry, genoegsaam en toepaslik is om ‘n basis vir ons ouditmening te verskaf. Basis vir gekwalifiseerde mening ‘n Groot gedeelte van die finansiële rekords van ʼn tak is deur ʼn brand verwoes, met die gevolg dat die Maatskappy nie by magte is om die tak se finansiële state te reproduseer nie, en dus is geen finansiële state van die tak aan ons beskikbaar gestel nie. Die huidige jaar se finansiële state van die Groep en van die Maatskappy het die tak uitgesluit. Ons oudit sluit gevolglik die tak uit en ons neem nie die finansiële effek van die tak op die finansiële state van die Groep of die Maatskappy in ag nie. Die finansiële state van die Groep is voorberei gebaseer op die Maatskappy en al sy filiale. Vir die doel is ongeouditeerde finansiële state van twee buitelandse filiale, DEF Pty. Ltd. en GHI Ltd. egter gebruik. Op datum van die verslag, het die ouditeure van die twee filiale nog nie hul oudit voltooi nie en dus nog nie op ons Groep Ouditvraelys geantwoord nie. Ons versoek tot oorsig van hul oudit-werkspapiere, waarop ons beplan om te steun ten einde ons mening te gee of ons tevrede is dat die finansiële state van die filiale, wat gekonsolideer is met die finansiële state van die Maatskappy en in vorm en inhoud toepaslik en behoorlik vir die doel van die voorbereiding tot die gekonsolideerde finansiële state is, is geweier. Die direkteure het ‘n skriftelike versekering gegee dat hul nie beduidende of wesenlike verskille tussen die ongeouditeerde finansiële state en die geouditeerde finansiële state, wat later na voltooiing van die oudit van die twee filiale uitgereik sal word, verwag nie. Gevolglik wil ons meld dat die Groep se finansiële state onderworpe is aan verandering wat van beduidende en weselike aard mag wees, afhangend van die uitkoms van die oudit van die finansiële state van die twee buitenlandse filiale. Gekwalifiseerde mening Ons is van mening dat, behalwe vir die uitwerking van die veranderings op die finansiële state, indien enige, soos vermeld in die voorafgaande paragraaf, die finansiële state behoorlik opgestel is in ooreenstemming met die Finansiële Verslagdoeningstandaarde en die Maatskappy Wet, 1965 in Maleisië ten einde ʼn ware en billike mening van die
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 112
AUD105 Ouditkunde finansiële posisie van die Groep en die Maatskappy soos op 30 Junie 2009 en van hul finansiële prestasie en die kontantvloeie van die finansiële jaar toe geëindig, te verskaf. (Aangepas en vertaal uit: http://www.accountingcrashcourse.com/2009/11/13/sampledisclosure-auditors-report-with-qualified-audit-opinion-13-november-2009/)
4.10.3 Negatiewe ouditverslae Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn negatiewe ouditverslag:
Voorbeeld 4.7 Negatiewe ouditverslag Verduidelikende paragraaf Soos bespreek in Nota X tot die finansiële state, dra die maatskappy sy eiendom-, aanleg- en toerustingrekeninge teen geskatte waardes, en maak voorsiening vir waardevermindering op die basis van dié waardes. Algemeen aanvaarde rekeingkundige beginsels vereis dat eiendom, aanleg en toerusting uitgedruk word as ‘n bedrag nie meer as kosprys, minus waardevermindering gebaseer op dié bedrag. As gevolg van die vertrekpunt, vanaf 31 Desember, is 19x4 inventarisse vergroot deur insluiting in vervaardiging, oorhoofs van waardevermindering bo en behalwe dit gebaseer op koste; eiendom, aanleg en toerusting, minus geakkumuleerde waardevermindering word gedra teen R12,500,000 bo en behalwe ‘n bedrag gebaseer op koste; wat ‘n verhoging in teruggehoue verdienste van R450,000 en ‘n waardetoevoegingsurplus van R12,500,000 tot gevolg het. Vir die jaar geëindig 31 Desember, is die 19x4 koste van goedere verkoop, verhoog met R350,000 as gevolg van die effek van waardevermindering waarna rekenkundig hierbo verwys is, wat ‘n verlaging in die netto inkomste van R117,000 tot gevolg het. Meningsparagraaf As gevolg van die uitwerking van die saak soos bespreek in die voorafgaande paragraaf, is ons van mening dat die aanbieding van die finansiële state waarna hierbo verwys word nie in alle wesenlike aspekte billik is nie. Die finansiële posisie van ABC Korporasie soos op 31 Desember, 19x4, en die resultate van sy bedrywighede en sy kontantvloeie vir die jaar het gevolglik ooreenkomstig algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels geëindig.
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 113
AUD105 Ouditkunde (Verwerk en vertaal uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
4.10.4 Weerhoudingsverslae Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn weerhoudingsverslag:
Voorbeeld 4.8 Ontkenning (Disclaimer) – omvangsbeperking Inleidende paragraaf Ons is aangestel om ... te oudit Verduidelikende paragraaf Die neem van die fisiese invertaris soos op 31 Desember, 19x4 of 19x3, is nie deur ons waargeneem nie, aangesien daardie datums voor ons aanstelling as ouditeurs vir die maatskappy geval het/plaasgevind het, en ons kon nie deur middel van ander ouditprosedures tevredenheid verkry aangaande die inventarisgetalle nie. Die 31 Desember 19x4 en 19x3 inventarisgetalle het betrekking op die bepaling van die netto inkomste en kontantvloeie vir die jaar geëindig op 31 Desember, 19x4. Meningsparagraaf Aangesien die maatskappy nie fisiese inventarisse geneem het nie en ons nie in staat was om ander ouditprosedures toe te pas nie om met tevredenheid inventarishoeveelhede te bepaal nie, was die omvang van ons werk nie genoegsaam om ons in staat te stel om ‘n mening oor die finansiële state uit te spreek nie en weerhou ons, ons van die uitspreek van so ‘n mening. Ontkenning – gebrek aan onafhanklikheid Ons is nie onafhanklik met betrekking tot ABC Korporasie nie, en die meegaande balansstaat soos op 31 Desember, 19x4, en die verwante inkomstestate, teruggehoue verdienste en kontantvloeie vir die jaareinde is nie deur ons geouditeer nie. Gevolglik spreek ons nie ʼn mening daaroor uit nie. (Verwerk en vertaal uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 114
AUD105 Ouditkunde 4.11
Opvolging van ouditnavrae
Die volgende is riglyne vir opvolging van ouditnavrae en die neem van regstellende aksies: 4.11.1 Die opvolgprosedures vir ouditverslae Die opvolgprosedures vir ouditverslae is soos volg: •
Ouditeure werk ten nouste met verantwoordelike bestuurders tydens die veldwerkfase van die oudit saam.Om dié rede moet die verantwoordelike bestuurders bewus wees van die bevindings en bekommernisse. Gewoonlik word ʼn informele veldwerkvoltooiingsvergadering, of voorafvergadering uitgevoer.
•
Na voltooiing van ʼn oudit, kry die verantwoordelike bestuurder ʼn afskrif van die voorlopige verslag. Indien die bestuurder glo dat die vorige besprekings en hersiening van die ontwerpverslag genoeg inligting verskaf het vir ʼn antwoord, kan hy/sy nie verder verantwoordelik gehou word nie.
•
Sodra die ouditeur ʼn konsepverslag vrystel, het die verantwoordelike bestuurder ʼn aantal werksdae om ʼn skriftelike antwoord op die voorlopige bevindinge en aanbevelings te gee. Die reaksie moet duidelik en bondig wees en behoort een van die volgende aan te dui: o
Die verantwoordelike bestuurder stem saam met die bevindinge en aanbevelings; of
o
die verantwoordelike bestuurder stem saam met die bevindinge, maar mag versoek om addisionele tyd te kry om navorsing na ʼn alternatiewe regstellende aksie te doen; of
o
die verantwoordelike bestuurder stem saam met die bevindinge en aanbevelings, maar verkies om die risiko te loop om nie die aanbevole aksie te neem nie. As ʼn verantwoordelike bestuurder hierdie keuse maak, moet topbestuur op die hoogte van hierdie besluit gebring word. Die ouditeure sal egter voortgaan om te onderhandel met die verantwoordelike bestuurder om die aanbevole optrede aan te moedig; of
o
indien die verantwoordelike bestuurder nie saamstem met die bevindinge of aanbevelings nie, moet die topbestuur goedkeuring verleen aan die “niesaamstem-nie” besluit.
•
In reaksie op die aanbeveling moet die verantwoordelike bestuurder die impak op hulpbronne, programbeperkinge, koördinering, en enige ander faktore in ag neem, ten einde te bepaal wat die invloed op die onderneming se vermoë om produktief te kan funksioneer tydens die regstellende aksies sal wees.
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 115
AUD105 Ouditkunde Wanneer die reaksie ontvang is, kan ʼn opsomming van die antwoord in die teks van die finale verslag opgeneem word. Die antwoord, in sy geheel, is ingesluit as ʼn bylaag tot die verslag. In die geval waar "nie-saamstem-nie", die reaksie is, kan die ouditeur ʼn "ouditeur se verweer" insluit om te verduidelik wat die standpunt, ter ondersteuning van die voltooiing van die regstellende aksie is . 4.11.2 Monitering en verslagdoening oor implementering van aanbevelings Die volgende aksies is ter sprake: •
Die ouditeur moniteer die implementering van die bestuur se reaksie op aanbevelings wat in die ouditverslae gemaak is.
•
Verantwoordelike bestuurders moet halfjaarliks ʼn statusverslag opstel van die regstellende aksies wat geneem is, t.o.v.die aanbevelings. Vir aanbevelings wat nie ten volle geïmplementeer is nie, moet die reaksie ʼn verwagte voltooiingsdatum insluit. Wanneer daar verslag gedoen word oor aanbevelings wat ten volle geïmplementeer is, moet die datum van voltooiing en die aksies wat geneem is om die aanbevelings te implementeer, aangetoon word.
•
Die ouditeur kan vereis dat voldoende dokumentasie voorgelê word as bewys dat regstellende aksies voltooi is. Indien die dokumentasie, na die mening van die ouditeur, nie die implementering van die aanbevelings ondersteun nie, sal die aanbeveling "oop" bly totdat die ouditeure met die verantwoordelike bestuurder kan ontmoet om die kwessies aan te spreek.
4.12
Samevatting
Die ouditverslag is die ouditeur se belangrikste sigbare produk. Ouditverslae is die formele wyse van kommunikasie aan die bestuur oor die bestaan van ʼn probleem. Hoewel daar verskeie maniere is om ʼn verslag te ontwikkel, moet die formaat konsekwent bly. Senior bestuur lees die ouditverslag en maak aanbevelings; die lynbestuur gebruik die verslag om die veranderinge aan te bring; en ouditspanne gebruik die rekords van die vorige ouditverslae as riglyne en voorbeelde in die daaropvolgende oudits. As gevolg van die belangrike rol wat die ouditverslag speel, wil ouditeure graag hê dat dit korrek en aanskoulik aangebied word. Deur te begin by die basiese aspek van ouditering, nl. hoe om ʼn individuele ouditprobleem aan te meld, kan ouditeure verslae skep wat duidelik, sinvol en nuttig is.
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 116
AUD105 Ouditkunde 4.13
Selfevaluering Aktiwiteit 4
Jy is die dosent in Ouditkunde aan Akademia. Jy moet ʼn lesing aanbied oor die verskillende ouditmenings en -verslae. Beantwoord die volgende vrae ter voorbereiding van jou aanbieding. 1. Beskryf ʼn ouditverslag kortliks. 2. Beskryf ʼn ouditmening kortliks. 3. Noem die vier primêre soorte ouditverslae. 4. Ouditverslae het drie belangrike doelwitte. Noem hierdie drie. 5. Gee die sewe komponente van ʼn standaard ongekwalifiseerde ouditverslag.
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 117
AUD105 Ouditkunde Notas
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Bladsy 118
AUD105 Ouditkunde
STUDIE-EENHEID 5: DIE ROL VAN INTERNE OUDIT
5.1 Studie-eenheid leeruitkomste Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 5 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Die rol van interne oudit
•
Die verhouding van interne oudit en die rekeningkundige personeel
•
Opvolgaksies na ʼn interne oudit
•
Verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die voordele van interne ouditering in die onderneming te identifiseer.
•
Die rol van interne ouditering in die onderneming te beskryf.
•
Die verwantskap tussen interne oudit en die rekeningkundige personeel te kan ondersoek en beskryf.
•
Die rol van die rekeningkundige personeel in die oplossing van enige interne ouditnavrae te beskryf.
•
Die verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit te ontleed.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 119
AUD105 Ouditkunde 5.2 Verrykende bronne •
http://4smart.net/blog/wp-content/uploads/internal-audit-report-format-in-india.gif
•
http://cnx.org/content/m31824/latest/
•
http://financial-education.com/wp-content/uploads/2007/07/balancesheet.jpg
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_56/ai_57476555/pg_5/
•
http://forum.cpafinder.com/read/1-the_accounting_cycle_-1.html
•
http://simplestudies.com/difference-accounting-auditing.html
•
http://www.audit.cornell.edu/faq.html
•
http://www.auditnet.org/process.htm
•
http://www.best-practice.com/best-practice-in-accounting/the-accounting-process/
•
http://www.businesstown.com/accounting/basic-statements.asp
•
http://www.dfat.gov.au/dept/annual_reports/06_07/_lib/img/fins/income_statement.gif
•
http://www.ehow.com/info_7803211_audit-followup-process.html#ixzz1Gfl7q5PG
•
http://www.facilitatedcontrols.com/internal-auditing/spiacoso.shtml
•
http://www.mia.org.my/handbook/guide/IAG/IAG.htmhttp://www3.imperial.ac.uk/secre tariat/governance/internalaudit/
5.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter? Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Interne oudit
Interne oudit is ʼn onafhanklike, objektiewe gerusstellings- en adviserende aktiwiteit wat ontwerp is om waarde toe te voeg en ʼn onderneming se bedrywighede te verbeter.
Rol van die interne
Die interne ouditeur se rol sluit die monitering, evaluering en
ouditeur
ontleding van organisatoriese risiko’s en beheer in, asook die hersiening en bevestiging van inligting en monitering van die nakoming van beleidsbepalings, prosedures en wette.
Die doel van
Die doel van interne oudit is om operasionele doeltreffendheid
interne oudit
te verbeter, beskerming teen risiko's te verleen en die integriteit van interne beheer in stand te hou.
Veldwerk
Die veldwerk konsentreer op transaksietoetse en informele kommunikasie.
Rekeningkunde
Rekeningkunde is die proses van identifisering, meting en kommunikering van ekonomiese inligting aan verskeie
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 120
AUD105 Ouditkunde gebruikers. Proefbalans
ʼn Proefbalans is ʼn lys van saldo’s en totale wat opgestel word om te bepaal of die debietkant en kredietkant gelyk is aan mekaar om sodoende te kontroleer of die dubbelinskrywingsbeginsel vir elke transaksie toegepas is.
5.4 Inleiding Interne oudit is ʼn onafhanklike, objektiewe gerusstellings- en adviserende aktiwiteit ontwerp om waarde toe te voeg en ʼn onderneming se bedrywighede te verbeter. Dit kan daartoe bydra dat ʼn onderneming sy doelwitte bereik deurdat ʼn sistematiese en gedissiplineerde benadering en die verbetering van die doeltreffendheid van risikobestuur, beheer en bestuursprosesse voorgestel word. Interne ouditeure se rolle sluit die monitering, evaluering en ontleding van organisatoriese risiko en beheer in, asook die hersiening en bevestiging van inligting en monitering van die nakoming van beleidsbepalings, prosedures en wette. Interne oudit werk in vennootskap met die bestuur. Interne ouditeure gee aan die ouditkomitee en die uitvoerende bestuur die versekering dat risiko's verminder is en dat die onderneming se korporatiewe bestuur sterk en doeltreffend is. As daar ruimte vir verbetering is, sal die interne ouditeure aanbevelings doen vir die verbetering van prosesse, beleid en prosedures. Interne ouditeure is belas met die ondersoek en die evaluering van die beleid, prosedures en stelsels wat in plek is; om die betroubaarheid en integriteit van inligting te verseker; die nakoming van beleid, planne, wette en regulasies te moniteer; die beveiliging van bates te verseker; en dat die ekonomiese en doeltreffende gebruik van hulpbronne plaasvind. Hulle rol is om ʼn onafhanklike beoordeling en evaluering van die doeltreffendheid van hierdie beheer uit te voer. Interne oudit ontwikkel en implementeer nie prosedures nie en neem ook nie aan enige aktiwiteite deel wat hulle onafhanklikheid in die gedrang kan bring nie. Die klem op onafhanklikheid verminder nie die noue werksverhouding en behoefte aan kommunikasie tussen interne oudit en ander funksies van die onderneming nie. Die doel van interne oudit en die doelwitte van die onderneming is dieselfde – om operasionele doeltreffendheid te verbeter; beskerming teen risiko's te verleen en die integriteit van interne beheer in stand te hou. Interne oudit is egter nie veronderstel om aan die bestuur te vertel hoe om die werk beter te doen nie.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 121
AUD105 Ouditkunde In hierdie studie-eenheid word daar gefokus op die rol van interne oudit in die onderneming, die verhouding met rekeningkundige personeel en eksterne oudit, asook die opvolgaksies nadat ʼn interne oudit plaasgevind het. (Aangepas uit: http://www.audit.cornell.edu/faq.html;http://www3.imperial.ac.uk/secretariat/governance/inter nalaudit/) Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn interne ouditproses:
Opvolg 9 -12 maande na finale oudit hersien is
Departemente identifiseer vir jaarlikse oudit
INTERNE OUDITPROSES
Finale verslag hersien deur Oudit & Finansieskomitee
Finale ouditverslag met aanbevelings
Aanvanklike oudit uitvoer
Departemente reageer op oudit
Figuur 5.1: ʼn Interne ouditproses (Aangepas uit http://4smart.net/blog/wp-content/uploads/internal-audit-report-format-inindia.gif) 5.5 Die rol van interne oudit Elke suksesvolle oudit is op goeie beplanning asook ʼn gunstige konstruktiewe atmosfeer; betrokkenheid van die onderneming se personeel en kommunikasie tussen die onderneming en die interne ouditeur, gebaseer . Die volgende bespreking poog om die belangrike aspekte in die interne ouditproseste verduidelik. 5.5.1
Doelwitte van interne oudit
Daar is vyf moontlike doelwitte wat ʼn interne oudit kan hê, naamlik:
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 122
AUD105 Ouditkunde •
Om te bepaal of beheer oor finansiële en bedryfsbeleid aan die bestuur die redelike versekering bied dat die finansiële en bedryfsdata akkuraat en betroubaar is;
•
om te bepaal of beheer oor die nakoming van beleidsbepalings, prosedures, planne, wette en regulasies wel plaasvind, sodat bestuur die redelike versekering kan hê dat dit wel gebeur (d.w.s., dat die nakoming van die prosedures, wette en regulasies behoorlik beplan, georganiseer en gerig word);
•
om te bepaal of beheer oor bates met redelike sekerheid bestaan en dat bates beskerm is teen verliese as gevolg van diefstal, brand, onbehoorlike of onwettige aktiwiteite, of blootstelling aan die elemente (d.w.s., die aktiwiteite wat verband hou met bateverkryging, -opname, -stoor);
•
om te bepaal of die hulpbronne doeltreffend en ekonomies aangewend word (d.w.s., dat die onderneming op die mees kostedoeltreffende manier te werk gaan). Die doel is dan om te bepaal of operasionele standaarde gevestig is ten einde ekonomie van skaal en doeltreffendheid te bereik (d.w.s., dat die aktiwiteite behoorlik beplan en uitgevoer word); en of operasionele standaarde verstaan en nagekom word; of afwykings van operasionele standaarde geïdentifiseer, geëvalueer en gekommunikeer word aan diegene wat effektiewe regstellende aksies kan neem; en
•
om te bepaal of beheer oor bedryfsaktiwiteite en programme behoorlik uitgevoer word en of die resultate van bedrywighede in ooreenstemming met voorafbepaalde teikens en doelwitte is (d.w.s., of aktiwiteite beplan, georganiseer en gerig is op doelwitbereiking). Daarom moet bepaal word of die doelwitte en doelstellings wat deur bestuur ingestel is, voldoende en doeltreffend verwoord en gekommunikeer is; of die verlangde vlak van resultate behaal is; of faktore wat bevredigende prestasie inhibeer geïdentifiseer, geëvalueer, en beheer word; en of bestuur se alternatiewe planne van aksie die gewenste resultate het.
(Aangepas uit: http://www.facilitatedcontrols.com/internal-auditing/spiacoso.shtml) 5.5.2
Objektiwiteit
ʼn Belangrike aspek wat die rol van die interne ouditeur beïnvloed, is die objektiwiteit van die interne ouditeur. Die volgende is riglyne in dié verband: •
Ten spyte van die feit dat die interne ouditeur in diens van die onderneming is, moet daar geen botsing van belange wees nie. Derglike botsing van belange kan wees wanneer die ouditeur professioneel of persoonlik betrokke is by die onderneming, of wanneer hy/sy geldelike of ander belange in die onderneming het wat aan die oudit onderwerp word.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 123
AUD105 Ouditkunde •
Die interne ouditeur moet vry wees van enige noemenswaardige invloede wat die werk beperk of verander of oorheers of ʼn beduidende invloed het op die inhoud van die interne ouditverslag.
•
Indien die interne ouditeur gesag of verantwoordelikheid het oor ʼn bepaalde aktiwiteit, moet hy/sy nie toelaat dat sy/haar objektiwiteit benadeel word wanneer ʼn oudit plaasvind nie.
•
Die interne ouditeure moet oor belangrike voorgestelde veranderinge in die interne beheerstelsel en die implementering van nuwe stelsels en aanbevelings wat oor die beheerstandaarde gemaak word geraadpleeg word.
•
ʼn Interne ouditeur behoort normaalweg nie ouditpligte te onderneem nie, maar waar dit in buitengewone omstandighede wel plaasvind, moet die bestuur kennis neem dat dit gedoen word as deel van die interne ouditfunksies.
5.5.3
Ander belangrike aspekte wat in ag geneem moet word tydens interne oudit
Die volgende is riglyne in die verband: Onafhanklikheid Onafhanklikheid en objektiwiteit loop hand aan hand. Die interne ouditeur behoort onafhanklik te kan funksioneer wat hom in staat sal stel om sy/haar pligte behoorlik te kan uitvoer. Personeel en opleiding Die interne ouditeenheid moet oor personeel met die nodige kwalifikasies en ondervinding beskik om die ouditafdeling se doelwitte te kan bereik. Interne ouditeure moet behoorlik opgelei word om spesifieke verantwoordelikhede na te kom. Verhoudings Die interne ouditeur moet poog om wedersydse begrip te bevorder en om konstruktiewe werksverhoudinge met die bestuur, eksterne ouditeure en die ouditkomitee te bou. Verantwoordelikheid Die interne ouditeur moet verantwoordelikheid neem vir die vervulling van bepaalde verantwoordelikhede en pligte.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 124
AUD105 Ouditkunde Beplanning, beheer en opnames Die interne ouditeur behoort voldoende beplanning te doen, beheer uit te oefen en alle werk te boekstaaf. Die evaluering van die interne beheerstelsel Die interne ouditeur moet die onderneming se interne beheerstelsel evalueer ten einde verslag te kan doen oor die toereikendheid en doeltreffendheid daarvan. Bewysstukke Die interne ouditeur behoort voldoende, toepaslike en betroubare getuienis te versamel waarop aanbevelings gebaseer kan word. Verslagdoening en opvolgaksies Die interne ouditeur moet seker maak dat bevindings, gevolgtrekkings en aanbevelings wat voortspruit uit interne ouditaktiwiteite, stiptelik gekommunikeer word aan die toepaslike vlak van bestuur en moet aktief poog om oplossings te bekom. Die interne ouditeur moet verseker dat reëlings getref word om ouditaanbevelings te moniteer en op te volg. (Aangepas uit: http://www.mia.org.my/handbook/guide/IAG/IAG.htm) 5.5.4
Die interne ouditproses
Hoewel elke interne ouditprojek uniek is, is daar sekere ooreenkomste in die meeste oudits. So bestaan alle oudits uit vier fases, naamlik: •
Beplanning
•
Veldwerk
•
Ouditverslag
•
Opvolghersiening
Betrokkenheid deur al die rolspelers is van kritieke belang by elke stadium van die ouditproses. Een van die belangrikste doelwitte is om so min as moontlik tyd te mors en om die ontwrigting van die bedryfsaktiwiteite tot die minimum te beperk. Skematies kan die proses soos volg voorgestel word:
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 125
AUD105 Ouditkunde
Beplanning
Veldwerk
Ouditverslag
• Aankondigingsbrief • Aanvanklike vergadering • Voorlopige opname • Interne beheeroorsig • Ouditprogram
• Transaksietoetsing • Advies en informele kommunikasie • Ouditopsomming • Werkspapiere
• Bespreking • Sluitingsvergadering • Formele konsep • Finale verslag • Onderneming se reaksie • Onderneming se kommentaar
• Opvolgoorsig • Opvolgverslag
Opvolg
Figuur 5.2: Die interne ouditproses (Outeur, 2011)
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 126
AUD105 Ouditkunde Beplanning Tydens die beplanningsgedeelte van die oudit, stel die ouditeur die onderneming in kennis van die oudit; bespreek die omvang en doelwitte van die oudit in ʼn formele vergadering met die bestuur; versamel inligting oor belangrike prosesse; evalueer bestaande beheermaatreëls; en beplan die oorblywende ouditstappe. •
Aankondigingsbrief Die onderneming word deur ʼn aankondigings- of betrokkenheidsbrief van die hoof van die interne ouditafdeling op die hoogte van die oudit gebring. Hierdie brief omskryf die omvang en doelwitte van die oudit, die ouditeure toegewys aan die projek en ander relevante inligting.
•
Aanvanklike vergadering Gedurende hierdie aanvanklike vergadering, beskryf die onderneming die afdeling of stelsel wat hersien word, die beskikbare hulpbronne (personeel, fasiliteite, toerusting, fondse), en ander relevante inligting. Die interne ouditeur vergader met die senior beampte wat verantwoordelik is vir die afdeling wat geoudit word, asook met ander betrokke personeellede. Dit is belangrik dat die onderneming die areas identifiseer wat ondersoek moet word.
•
Voorlopige opname Tydens hierdie fase versamel die ouditeur relevante inligting oor die afdeling, volgens die inligting verkry in die algemene oorsig. Die ouditeur praat met sleutelpersoneel en ondersoek verslae, lêers en ander bronne van inligting.
•
Interne beheer oorsig Die ouditeur sal die eenheid se interne beheerstruktuur in oënskou neem. Deur dit te doen, sal die ouditeur gebruik maak van ʼn verskeidenheid van instrumente en tegnieke om inligting in te samel en te ontleed. Die hersiening van interne beheermaatreëls, help die ouditeur om die area waar die grootste risiko bestaan, te identifiseer.
•
Ouditprogram Voorbereiding van die ouditprogram sluit die voorlopige oorsigfase in. Hierdie program beskryf die veldwerk wat nodig is om die ouditdoelwitte te bereik.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 127
AUD105 Ouditkunde Veldwerk Die veldwerk konsentreer op transaksietoetse en informele kommunikasie. Dit is tydens hierdie fase wat die ouditeur bepaal of die beheermaatreëls wat tydens die voorlopige oorsig van die bedryfstelsel beskryf is, wel deur die onderneming toegepas word. Die veldwerkstadium word afgesluit met ʼn lys van belangrike bevindinge waaroor die ouditeur verslag tydens die oudit sal doen. •
Transaksietoetsing Na voltooiing van die voorlopige oorsig, voer die ouditeur die prosedures uit wat in die ouditprogram beskryf is. Hierdie prosedures toets gewoonlik die interne beheermaatreëls en die akkuraatheid en juistheid van die transaksies. Verskeie tegnieke, insluitend steekproefneming, word tydens die veldwerkfase gebruik.
•
Advies en informele kommunikasie Soos die veldwerk vorder, moet die ouditeur enige beduidende bevindinge met die onderneming se bestuur bespreek. Gewoonlik is hierdie kommunikasie mondeling. Meer komplekse situasies, word op skrif in memo's of e-posse deur die ouditeur gekommunikeer. Die rede hiervoor is dat daar geen verrassings vir die bestuur van die onderneming moet wees nie.
•
Ouditopsomming By voltooiing van die veldwerk, gee die ouditeur ʼn opsomming van die ouditbevindings, gevolgtrekkings en aanbevelings wat nodig is vir die ouditverslagbespreking.
•
Werkspapiere Werkspapiere is ʼn belangrike instrument van die ouditprofessie. Dit bied ondersteuning aan die ouditmening en bring die onderneming se rekeningkundige en finansiële rekords by die ouditeur se mening uit. Dit is omvattend en verrig baie funksies.
Aan die einde van die veldwerk, skryf die ouditeur die verslag. Ouditverslag Die hoofproduk is die finale verslag waarin die ouditeur se mening uitgespreek word. Verder bied dit die ouditbevindings en aanbevelings vir verbeterings vir verdere bespreking, aan aan. Dit fasiliteer kommunikasie om te verseker dat die aanbevelings wat in die finale verslag is, prakties uitvoerbaar is. Interne oudit bespreek die konsep met die onderneming voor die uitreiking van die finale verslag.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 128
AUD105 Ouditkunde •
Bespreking Die ouditbestuur bestudeer die ouditwerkspapiere deeglik en bespreek dit voordat dit vir kommentaar aan die onderneming gestuur word.
•
Sluitingsvergadering Wanneer die ouditbestuur die konsepverslag goedgekeur het, vergader interne oudit met die afdeling se bestuurspan om die ontwerp, ten opsigte van die bevindinge en aanbevelings te bespreek.Tydens hierdie vergadering lewer die onderneming kommentaar op die konsep en “stem saam” of “stem nie saam” met die ouditbevindings nie.
•
Formele konsep Die ouditeur berei dan ʼn formele verslag voor, met inagneming van enige wysigings wat uit die sluitingsvergadering en ander besprekings voortspruit. Wanneer die veranderinge deur die ouditbestuur en die bestuur van die onderneming aangebring is, word die finale verslag uitgereik.
•
Finale verslag Interne oudit druk en versprei die finale verslag aan die onderneming se bestuur en ander betrokke lede van die onderneming. Hierdie verslag is hoofsaaklik vir interne gebruik deur die onderneming se bestuur. Die goedkeuring van die hoof van die interne ouditafdeling is nodig vir die vrystelling van die verslag buite die onderneming.
•
Onderneming se reaksie Die onderneming het die geleentheid om op die ouditbevindings te reageer voor die uitreiking van die finale verslag. Maar as die onderneming besluit om te reageer nadat die verslag uitgereik is, moet die onderneming skriftelik op die verslag se bevindings en aanbevelings reageer. Die onderneming moet verduidelik hoe die probleme opgelos sal word en moet ook ʼn tydskedule vir die uitvoering van die aanbevelings insluit. In sommige gevalle kan bestuurders verkies om nie ʼn ouditaanbeveling te implementeer of ouditbevindinge te aanvaar nie. Die onderneming moet dan aan al die ontvangers van die finale verslag ʼn rede vir hierdie besluit verskaf.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 129
AUD105 Ouditkunde •
Onderneming se kommentaar Ten slotte, as deel van interne oudit se self-evalueringsprogram, word die onderneming gevra om kommentaar op interne oudit se prestasie te lewer. Hierdie terugvoer is belangrik en kan veranderinge in ouditprosedures tot gevolg hê.
Opvolgoudit Binne ongeveer ʼn jaar van die finale verslag, sal interne oudit ʼn opvolgoudit uitvoer om die uitvoering van die bevindinge te kontroleer. •
Opvolgoorsig In die opvolgoorsig word die onderneming se opvolgaksies geëvalueer om te verseker dat die gewenste resultate behaal is. Alle onopgeloste bevindinge sal in die opvolgverslag bespreek word.
•
Opvolgverslag Die oudit sal afsluit met ʼn opvolgverslag waarin die aksies wat deur die onderneming geneem is, weer geoudit word. Onopgeloste bevindinge sal ook weer in die opvolgverslag aangespreek word.Daar word weer verwys na die oorspronklike ouditaanbevelings, die onderneming se reaksie daarop, en die huidige stand van sake. ʼn Bespreking van die onopgeloste bevindinge word aan die onderneming gesirkuleer voordat die opvolgverslag uitgereik word.
(Aangepas uit: http://www.auditnet.org/process.htm) 5.6 Die verhouding tussen interne oudit en rekeningkundige personeel 5.6.1
Wat is rekeningkunde?
Rekeningkunde is die proses van identifisering, meting, en kommunikering van ekonomiese inligting aan verskeie gebruikers. Die hoofdoel van rekeningkunde is om ʼn onderneming van duidelike, omvattende en betroubare inligting oor die ekonomiese aktiwiteite en status van die bates en laste te voorsien. Hierdie inligting word aangebied in die vorm van rekeningkundige verslae soos: Staat van Omvattende Inkomste, Staat van Finansiële Posisie, Staat van Veranderinge in Ekwiteit (ook genoem Aandeelhouersekwiteitsverklaring), en die Verklaring van Kontantvloei (ook genoem die Kontantvloeistaat). Deur middel van rekeningkundige verslae, is dit moontlik om (die lys is nie volledig nie):
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 130
AUD105 Ouditkunde •
ʼn begrip te vorm van en die herverdeling van die interne hulpbronne in die onderneming te administreer, ten einde die onderneming se finansiële stabiliteit te verseker;
•
die winsgewendheid van die onderneming se ekonomiese aktiwiteite te hersien;
•
ʼn begrip te vorm van die onderneming se kontantinvloei en -uitvloei;
•
te bepaal in hoe ʼn mate die onderneming se ekonomiese aktiwiteite aan die regering se wette en ander regulasies voldoen.
Interne gebruikers van rekeningkundige verslae is die bestuurders, eienaars en werknemers. Eksterne gebruikers van rekeningkundige verslae is beleggers, krediteure en die regering. (Aangepas uit: http://simplestudies.com/difference-accounting-auditing.html) 5.6.2
Die rekeningkundige siklus
Die rekeningkundige siklus gee struktuur aan rekeningkunde of boekhouding en volg agt basiese stappe. Hierdie stappe word grafies in die onderstaande figuur aangetoon:
Transaksies
Sluitingsinskrywings
Joernaalinskrywings
Finansiële state
Teboekstelling
Aanpassingsinskrywings
Proefbalans
Werksblaaie
Figuur 5.3: Die rekeningkundige siklus (Outeur, 2011) Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 131
AUD105 Ouditkunde Die volgende bied meer besonderhede oor die stappe in die rekeningkundige siklus: Transaksies Die hele proses begin met transaksies. Dit sluit verkope, uitgawes, aankope, of enige ander aktiwiteit in, wat die uitruil van die onderneming se bates behels; die betaling van ʼn skuld; of die betaling van of uitbetaling van geld aan die onderneming se eienaars. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn transaksienota:
Figuur 5.4: Voorbeeld van ʼn transaksienota (http://www.invoiceplace.com/blog/wp-content/uploads/2007/08/invoice-place-manageinvoices-create-a-invoice-with-template-option.gif) Joernaalinskrywings Transaksies word gelys in joernale. ‘n Joernaal is ʼn rekord (in chronologiese volgorde) van die transaksies soos hierbo beskryf. Joernale, ook beter bekend as die oorspronklike inskrywings in die onderneming se boeke, is die heel eerste plek waar ʼn transaksie in die onderneming se rekords voorkom. Kontanttransaksies word opgeteken in die Kontantontvangste- of Kontantbetalingsjoernale. Krediettransaksies word weer opgeteken in Verkope- en Aankopejoernale. Voorts is daar ook die Algemene Joernaal indien die Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 132
AUD105 Ouditkunde transaksie van so ‘n aard is dat dit nie in die Kontantjoernale of Kredietjoernale aangeteken kan word nie of indien die sakeonderneming nie van Kontant- en Kredietjoernale gebruik maak nie, maar slegs van ‘n Algemene Joernaal. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn transaksiejoernaal:
Figuur 5.5: Voorbeeld van ʼn transaksiejoernaal (Outeur, 2014) Teboekstelling Transaksies moet in die onderneming se boeke te boek gestel word. Die algemene grootboek is ʼn opsomming van al die onderneming se rekeninge. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn algemene grootboek:
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 133
AUD105 Ouditkunde :
Figuur 5.6: Voorbeeld van ʼn algemene grootboek (https://learnaccounting.files.wordpress.com/2007/11/image0161.png)
Proefbalans Die rekeningkundige tydperk het ʼn einde. Aan die einde van die tydperk, wat ʼn maand of kwartaal of jaar kan wees, stel die boekhouer ʼn proefbalans op. ʼn Proefbalans is ʼn lys van saldo’s en totale wat opgestel word om te bepaal of die debietkant en kredietkant gelyk is aanmekaar om sodoende te kontroleer of die dubbelinskrywingsbeginsel vir elke transaksie toegepas is. Alhoewel die proefbalans aandui dat daar vir elke debietinskrywing ʼn kredietinskrywing gemaak is, is daar sekere foute wat nie deur die proefbalans uitgewys sal word nie. ʼn Proefbalans wat balanseer kan dus nie in alle gevalle as bewys van korrektheid aanvaar word nie. Die tabel hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn proefbalans:
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 134
AUD105 Ouditkunde
PROEFBALANS VAN ABC HANDELAARS OP 31 DESEMBER 2013 Dt.
Kt.
Balansstaatafdeling Kapitaal
B1
199 322
Onttrekkings
B2
15 000
Grond en geboue
B3
105 000
Voertuie
B4
28 000
Toerusting
B5
32 125
Handelsvoorraad
B6
45 310
Debiteurekontrole
B7
12 180
Bank
B8
11 754
Wisselgeld
B9
600
Kleinkas
B10
250
Krediteurekontrole
B11
15 994
Verkope
N1
350 000
Koste van verkope
N2
250 000
Eiendomsbelasting
N3
4 210
Versekering
N4
3 850
Water en elektrisiteit
N5
4 952
Telefoon
N6
4 810
Skryfbehoeftes
N7
2 750
Herstelwerk
N8
5 325
Lone
N9
18 000
Salarisse
N10
26 000
Huurinkomste
N11
Nominale rekeninge-afdeling
4 800 570 116
Totale
570 116
Tabel 5.1: ʼn Proefbalans (Aangepas uit http://cnx.org/content/m31824/latest/) Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 135
AUD105 Ouditkunde Werksblaaie Werksblaaie is die ruggraat van alle rekeningkundige stelsels. Dit is nie ongewoon vir die proefbalans om aan te toon dat die rekeninge of boeke nie balanseer nie. Die werksblad sit die finansiële inligting uiteen in ʼn formaat wat dit vir die boekhouer of rekenmeester maklik maak om foute te soek. Hierdie foute moet reggestel word. Hierdie veranderinge of regstellings word aanpassings genoem. Aanpassings word aangeteken op ʼn werksblad. Aanpassings word ook aan sekere rekeninge gemaak. Tipiese rekeninge wat aanpassings het, is waardeverminderingsrekeninge. Nadat alle verbeterings en aanpassings gemaak is, kan die proefbalans weer aandui of die rekeninge is in balans. Aanpassingsinskrywings Aanpassing van joernaalinskrywings word gedoen soos dit benodig word. Aanpassing van inskrywings kom nadat die proefbalansproses voltooi is. Finansiële state Voorbeelde van finansiële state is die Staat van Omvattende Inkomste en Staat van Finansiële Posisie. ʼn Staat van Finansiële Posisie verskaf ʼn prentjie van ʼn sakeonderneming se finansiële toestand op ʼn gegewe tyd, gewoonlik aan die einde van die rekenpligtige tydperk (ook genoem die finansiële jaareinde). ʼn Staat van Finansiële Posisie bestaan uit bates, laste en eienaars of aandeelhouers se ekwiteit. ʼn Bate is enigiets wat die onderneming besit wat geldwaarde het. Laste is die eise van skuldeisers teen die bates van die onderneming. ʼn Staat van Omvattende Inkomste, andersins bekend as ʼn wins- en verliesrekening, is ʼn opsomming van ʼn onderneming se wins of verlies gedurende ʼn gegewe periode van tyd, soos ʼn maand, drie maande, of een jaar. Die Staat van Omvattende Inkomste bevat alle inkomstes vir ʼn onderneming gedurende hierdie gegewe tydperk, sowel as die bedryfskoste vir die onderneming. (Aangepas uit: http://www.businesstown.com/accounting/basic-statements.asp)
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 136
AUD105 Ouditkunde Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn Staat van Finansiële Posisie: STAAT VAN FINANSIËLE POSISIE VAN ABC HANDELAARS SOOS OP 31 DESEMBER 2013 Nota
Bedrag (R)
BATES •
1
Nie-bedryfsbates:
Eiendom, aanleg & voertuie •
2 3
Bedryfsbates:
Voorraad
4
Handels & ander debiteure Kontant & kontantekwivalente TOTALE BATES
EKWITEIT & LASTE AANSPREEKLIKHEID •
Eienaarsbelang [kapitaal]
•
Nie-bedryfslas
5
LangtermynLening •
Bedryfslas
6
Handels- & ander krediteure Oortrokke bank TOTALE EKWITEIT & LASTE AANSPREEKLIKHEID Tabel 5.2: ʼn Staat van Finansiële Posisie (Outeur, 2014)
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 137
AUD105 Ouditkunde Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn Staat van Omvattende Inkomste: STAAT VAN OMVATTENDE INKOMSTE VAN ABC HANDELAARS VIR DIE JAAR GEËINDIG 31 DESEMBER 2013 Verkope Minus: Koste van verkope: •
Beginvoorraad
•
+ Aankope
•
+ Vervoerkostes op aankope
•
- Eindvooraad
Bruto wins Plus: Ander bedryfsinkomstes: •
Huurinkomste
•
Lopende inkomste
Bruto Bedryfsinkomste Minus: Bedryfsuitgawes: •
Lone
•
Skryfbehoeftes
Netto wins vir die jaar Tabel 5.3: ʼn Staat van Omvattende Inkomste (Outeur, 2014) Sluitingsinskrywings Sluitingsinskrywings is nie so finaal soos wat dit klink nie. Die rekenmeester of boekhouer "sluit die boeke" vir die bedryfsaktiwiteite-rekeninge (inkomste en uitgawes rekeninge) aan die einde van die rekeningkundige siklus. Na hierdie "afrekening" word alles omgeskakel in terme van wins of verlies en die siklus begin weer van voor af. Die rekeninge, soos die inkomste en uitgawes rekeninge, begin die siklus dan met ʼn nulbalans. (Aangepas uit: http://forum.cpafinder.com/read/1-the_accounting_cycle_-1.html)
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 138
AUD105 Ouditkunde 5.7 Verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit Die verhouding tussen interne en eksterne oudit word grootliks bepaal deur die uiteenlopenheid van die onderskeie rolle. Eksterne oudit kan gesien word as ʼn onafhanklike evalueringsfunksie wat deur die onderneming gekontrakteer word en die interne ouditeure is direkte werknemers. Die eksterne ouditeur het gewoonlik ʼn statutêre verantwoordelikheid om ʼn onafhanklike mening oor die finansiële state en rentmeesterskap van die onderneming uit te spreek. 5.7.1
Die aard van die werksverhouding
Die werksverhouding moet een van wedersydse respek en erkenning wees wat kan lei tot ʼn verbetering in die prestasie van die onderneming. Onnodige struweling oor werksverdeling en verantwoordelikhede moet ten alle koste vermy word. Die eksterne en interne ouditeure moet mekaar se werksaamhede vertrou en hul onderskeie verantwoordelikhede, sterkpunte en spesiale vermoëns respekteer. Die interne en eksterne ouditeure moet onderling konsulteer en oorweeg of hul wedersyds van mekaar se werk kan gebruik. Die interne ouditeur het nie outomaties ʼn reg van toegang tot die rekords van die eksterne ouditeur nie. Die eksterne ouditeur daarenteen, sal gewoonlik toegang tot alle rekords kan bekom. 5.7.2
Gereelde vergaderings
Gereelde vergaderings tussen die interne en eksterne ouditeure, waar gesamentlike ouditbeplanning, prioriteitsbepaling, bespreking van die omvang en ouditbevindinge en die uitruil van inligting kan plaasvind, moet gehou word. Die voordele van gesamentlike opleidingsprogramme en gesamentlike ouditwerk moet ook oorweeg word. 5.7.3
Werkswyses
Nie die interne of eksterne ouditeur wil werk onnodig dupliseer, onnodig tyd vermors, of onnodig geld spandeer nie. Interne ouditeure moet ʼn pro-aktiewe rol speel in hoe die werk van beide die interne en eksterne ouditeure gekoördineer en produktief benut kan word. Onderlinge begrip vir mekaar se professionele verantwoordelikhede en uitdagings kan bydra tot die opbou van ʼn verhouding wat tot voordeel van die onderneming kan wees. Die volgende aspekte kan ʼn rol speel in die verhouding tussen die interne en eksterne ouditeur:
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 139
AUD105 Ouditkunde Ooreenkomste en oorvleuelings in die werksaamhede van interne en eksterne ouditeure Daar is heelwat ooreenkomste tussen interne en eksterne oudit wat die werksverhouding tussen hulle kan beïnvloed: •
Beide die eksterne en interne ouditeur voer toetsroetines uit.
•
Beide die interne ouditeur en die eksterne ouditeur sal besorgd wees oor die uitvoering van prosedures, of as daar onkunde bestaan oor die belangrikheid om aan die prosedures te voldoen.
•
Beide se werksaamhede is gebaseerop ʼn professionele dissipline en die handhawing van professionele standaarde.
•
Beide verkies daadwerklike samewerking tussen die twee funksies.
•
Beide is intiem betrokke by die onderneming se stelsels van interne beheer.
•
Albei is betrokke by die voorkoming van foute en wanvoorstellings wat die finale rekeninge beïnvloed.
•
Beide produseer formele ouditverslae oor hul aktiwiteite.
Daar is sekere aktiwiteite wat oorvleuel. Beide eksterne en interne ouditeure is verantwoordelik vir die evaluering van: •
die betroubaarheid en integriteit van die finansiële inligting;
•
stelsels wat daarop gemik is om die nakoming van wette en regulasies, t.o.v. die finansiële state te verseker;
•
metodes wat daarop gerig is om die beveiliging van bates en verifikasie van die bestaan van bates te verseker; en
•
die evaluering van interne beheermaatreëls, t.o.v. van die finansiële state.
Ouditbewyse Die volgende rakende ouditbewyse is belangrike aspekte wat die werksverhouding tussen interne en eksterne ouditeure kan beïnvloed: •
Bevoegdheid van die interne ouditeure Sodra die eksterne ouditeure tevrede is met die bevoegdhede van die interne ouditeure, kan hulle die ouditbewyse wat deur die interne ouditeure aangebied is vertrou en word hulle toegelaat om die werk van interne ouditeure te gebruik. Hoe meer bevoeg die interne ouditeure is, hoe meer geredelik sal die eksterne ouditeure bereid wees om hul werk te gebruik om die eksterne oudit uit te voer.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 140
AUD105 Ouditkunde •
Toegelate veranderings Eksterne ouditeure word toegelaat om ʼn paar veranderinge met betrekking tot die aard, tydsberekening en omvang van hulle eie risiko-beoordelingsprosedures, beheer van werk en substantiewe toetsing aan te bring.
•
Evaluering en toetsing Daar kan ʼn beduidende vermindering of uitskakeling van die eksterne ouditeure se werk wees, indien hulle kan staatmaak op die evaluerings- en toetsingsprosedures van die interne ouditeure, hoewel hulle nooit die beheer oor evaluerings- en toetsprosedures laat vaar nie. In werklikheid word eksterne ouditeure toegelaat om in die meeste areas van die oudit staat te maak op die werk van interne ouditeure. Moontlike uitsonderings mag keuring en evaluering van die kontrole van die finansiële state insluit, asook gebiede waar daar ʼn hoë risiko vir wesenlike wanvoorstellings in die finansiële state is, of areas wat volgens die ouditeur se oordeel hoogs subjektief is. o
Direkte hulp Eksterne ouditeure word ook toegelaat om "direkte hulp" van die interne ouditeure te verkry. In dergelike gevalle, sal interne ouditeure spesifieke ouditprosedures uitvoer wat in die eksterne ouditprogramme vereis word. As sodanig word interne ouditeure as lede van die eksterne ouditspan gesien.
o
Objektiwiteit van die interne ouditeur Die objektiwiteit van die interne oudit moet vir enige onderneming ʼn top prioriteit wees as hulle die voordeel van interne en eksterne oudits wil geniet. Die volgende is belangrike voordele wat die onderneming kan geniet, indien die interne ouditpersoneel objektief in hulle werksaamhede kan staan:
Die interne ouditpersoneel kan ʼn betekenisvolle bydrae tot die bereiking van organisasiedoelwitte oor ʼn wye verskeidenheid van gebiede maak.
Eksterne ouditeure sal in staat wees om interne ouditeure se werk te kan gebruik, wat ʼn aansienlike besparing aan eksterne ouditfooie kan meebring.
Die onderneming Interne ouditeure wat intiem vertroud is met die onderneming se werksaamhede, is in ʼn ideale posisie om inligting oor die bedrywighede agter die finansiële state te verskaf. Dit kan ook meebring dat daar minder, en selfs geen misverstande, tussen die bestuur en die eksterne ouditeure oor die toepassing van rekeningkundige beginsels kan ontstaan nie. Insig
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 141
AUD105 Ouditkunde in die onderneming se werksaamhede sal uiteraard ook daartoe bydra dat die eksterne ouditeure meer waardevolle aanbevelings kan maak. Hoofde van interne ouditafdelings moet alles in hulle vermoë doen om eksterne ouditvertroue te verhoog. Indien daar begrip vir die professionele verantwoordelikhede van die eksterne ouditeure is, kan die interne ouditbestuur toesien dat hulle ouditpersoneel ten volle tydens die eksterne oudit benut word. Tydens hierdie "bemarkingspoging" kan interne ouditbestuur die eksterne ouditeure bewus maak van beplande interne ouditaksies wat moontlik vir die eksterne oudit relevant kan wees. Interne ouditbestuur kan ook die behoeftes van die eksterne ouditeure in ag neem wanneer die interne ouditprogramme ontwikkel word. 5.7.4
Gebruik van eksterne ouditresultate
Interne ouditeure moet poog om die resultate van eksterne ouditeure te gebruik om interne ouditdoelwitte te bereik. Om dit wel te kan doen, moet die interne ouditeure pro-aktief en kreatief daarvoor beplan in die interne ouditplan, nog voordat die eksterne ouditeure met hul veldwerk begin. 5.7.5
Samewerking
Interne ouditeure kan die volgende stappe neem om samewerking met eksterne ouditeure te bevorder: •
Gereelde vergaderings om aangeleenthede van onderlinge belang te bespreek.
•
Verskaf redelike toegang tot die ouditprogramme en werkspapiere.
•
Ruil ouditverslae en bestuursbriewe uit.
•
Poog om die oudittegnieke, metodes en terminologie, wat deur die eksterne ouditeure gebruik word, te verstaan.
•
Verskaf voldoende inligting aan die eksterne ouditeure om die interne ouditwerksaamhede behoorlik te kan evalueer.
•
Bekom inligting oor moontlike wanpraktyke, onwettige aktiwiteite of meningsverskille met die bestuur, ten einde dit aan die Raad van Direkteure te kommunikeer.
•
Verskaf aan die eksterne ouditeure die nodige interne ouditverslae en daaropvolgende interne ouditopvolgaksies.
(Aangepas uit: http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_56/ai_57476555/pg_5/)
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 142
AUD105 Ouditkunde
Gevallestudie 5.1 Die volgende skets die sleutelaktiwiteite van ABC Maatskappy, t.o.v. doelwitbereiking en wat geraak word deur interne en eksterne oudits.
1. Finansiële stelsels kan deur die eksterne ouditeur geoudit word. Die interne ouditeur sal ook hierdie stelsels dek as deel van die ouditplan. 2. Algemene risikobestuursreëlings is die belangrikste fokuspunt van die interne ouditeur. 3. Die finale rekeninge is die belangrikste fokuspunt van die eksterne ouditeur, wat daarop ingestel is om vas te stel of die data wat in die rekeninge aangebied word ʼn ware en redelike weergawe van die finansiële bedrywighede van die onderneming is. •
Die eksterne ouditeur se fokus is in werklikheid heeltemal anders as dié van die interne ouditeur in terme van doelstellings en die omvang van die werk binne die onderneming.
•
Eksterne oudit is ʼn wetlike vereiste vir beperkte maatskappye en die meeste openbare maatskappye, terwyl interne oudit nie afgedwing word op private maatskappye nie, maar slegs in sekere dele van die openbare sektor.
•
Interne oudit het die taak om ondersoeke te loods na bedrog, terwyl die eksterne ouditeur sal wil sien dat die sake opgelos word. Die eksterne ouditeur is hoofsaaklik gemoeid met die wesenlikheid van die finale rekeninge.
•
Interne ouditeure is gemoeid met al die onderneming se bedrywighede, terwyl die eksterne ouditeure hoofsaaklik te doen het met die finansiële stelsels wat ʼn invloed het op die finale rekeninge.
•
Interne oudit kan belas word met die ontwikkeling van waarde-virgeldinisiatiewe wat besparings kan meebring en/of doeltreffendheid binne die onderneming kan verhoog. Dit geld ook vir sommige eksterne ouditeure in die
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 143
AUD105 Ouditkunde openbare sektor. •
Die interne ouditeur hersien stelsels van interne beheer in teenstelling met die eksterne ouditeur wat wil bepaal of hierdie beheermaatreëls ʼn verminderde hoeveelheid toetsing sal toelaat.
•
Interne oudit werk vir en namens die onderneming, terwyl die eksterne ouditeur in diens is van ʼn derde party, die aandeelhouers.
•
Die interne oudit se werksaamhede vind deurlopend deur die jaar plaas, terwyl die eksterne oudit se betrokkenheid meestal ʼn jaareindeproses is, hoewel sommige van die aktiwiteite tog deur die jaar kan geskied.
(Aangepas uit: http://accounting-financial-tax.com/2008/08/differences-and-similarities-ofinternal-auditor-v-external-auditor/) Lees die bogenoemde gevallestudie en beantwoord die volgende vrae: 1. In watter ander sleutelaktiwiteite van die onderneming se aktiwiteite kan interne en eksterne oudit ʼn rol speel? 2. Bestaan daar werklik ʼn verskil in die werksaamhede van interne en eksterne ouditeure in die praktyk? 3. Sal jy die eksterne ouditeure van jou onderneming toelaat om konsultasiewerk by jou onderneming te doen? 4. Gee redes vir jou antwoord in 3 hierbo.
5.8 Samevatting Tydens elke fase in die ouditproses – voorlopige oorsig, veldwerk, ouditverslae en opvolg – het die onderneming die geleentheid om deel te neem. Daar is geen twyfel dat die ouditproses die beste verloop as die onderneming se bestuur en die interne ouditafdeling ʼn gunstige werksverhouding het, wat gebaseer is op duidelike en volgehoue kommunikasie nie. Talle ondernemings brei hierdie werksverhouding uit om meer aktiwiteite as bloot oudits in te sluit. So kan die interne ouditafdeling se begrip vir die onderneming se bedryfsaktiwiteite toeneem as hulle saam aan ʼn projek werk. Hierdie beter begrip van die onderneming se bedrywighede kan daartoe lei dat interne oudit die onderneming kan help met die evaluering van hul sakebedrywighede, wat hulle dan in staat sal stel om voorstelle te maak vir verdere veranderinge of wysigings wat tot voordeel van die onderneming sal wees.
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Bladsy 144
AUD105 Ouditkunde 5.9 Selfevaluering Aktiwiteit 5 1. Verduidelik die verskil tussen die funksies van interne oudit en dié van die rekeningkundige afdeling van ʼn onderneming. 2. Bespreek die vyf moontlike doelwitte wat ʼn interne oudit kan hê. 3. Gee die vier algemene stappe in die interne ouditproses. 4. Bespreek die belangrikste voordele wat objektiewe interne ouditpersoneel vir ʼn onderneming inhou. 5. Wat is ʼn proefbalans?
Bladsy 145
AUD105 Ouditkunde WOORDELYS IN AFRIKAANS EN ENGELS Afrikaans
Engels
Algemene boekhouding
General bookkeeping
Analitiese prosedure
Analytical procedure
Beheeromgewing
Control environment
Bekendmaking
Publication
Die doel van die onafhanklike ouditproses
The purpose of the independent audit process
Eksterne oudit
External audit
Gerusstellingsdienste
Assurance services
Gekwalifiseerde oudit
Qualified audit
Interne beheerswakheid
Internal control weakness
Binnehandelsondersoek
Insider trading probe
Kontrolerisiko
Control risk
Ongekwalifiseerde ouditmening
Unqualified audit opinion
Ooreengekome prosedures
Agreed procedures
Openingsvergadering
Opening meeting
Opvolgaksies
Follow-up actions
Ouditaanpassing
Audit adjustment
Ouditbeplanning
Audit planning
Ouditdokumentasie
Audit documentation
Ouditproses
Audit process
Rekeningkunde
Accountancy
Rekeningkundige beginsels
Accounting principles
Rekeningkundige data
Accounting data
Rekenmeesters
Accountants
Sluitingsvergadering
Closing meeting
Steekproefgrootte
Sample size
Woordelys in Afrikaans en Engels
Bladsy 146
AUD105 Ouditkunde Toets van die kontrole
Test of controls
Tussentydse ouditprosedures
Interim audit procedures
Tussentydse finansiĂŤle inligting
Interim financial information
Veldwerk
Field work
Vermindering van risiko
Reducing risk
Voorkomende beheer
Preventative control
Wanvoorstelling
Misrepresentation
Werkspapiere
Working papers
Wesenlikheid
Essentiality/Materially
Bladsy 147
AUD105 Ouditkunde
BRONNELYS •
http://3.bp.blogspot.com/_FgzIskiv2qY/S6qhM7sra4I/AAAAAAAAAHw/BYaLMmUwBA/s1600/auditor.gif
•
http://4smart.net/blog/wp-content/uploads/internal-audit-report-format-in-india.gif
•
http://accounting.smartpros.com/x6645.xml
•
http://accounting-financial-tax.com/2008/08/differences-and-similarities-of-internalauditor-v-external-auditor/
•
http://business.ezinemark.com/the-internal-audit-versus-external-audit-in-details169ade89a45.html#ixzz1Gqqi65Dm
•
http://ccba.jsu.edu/ccba/.../jzanzig_Auditing%20Ch%207%20Lecture.ppt
•
http://cnx.org/content/m31824/latest/
•
http://corporate.husqvarna.com/?p=cg&s=internal_control_and_risk_management&t= control_activities&afw_lang=en
•
http://financial-education.com/wp-content/uploads/2007/07/balancesheet.jpg
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_56/ai_57476555/pg_5/
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_60/ai_106863368/pg_8/?tag=content ;col1
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_n4_v55/ai_21119269/pg_2/?tag=conte nt;col1
•
http://forum.cpafinder.com/read/1-the_accounting_cycle_-1.html
•
http://i.investopedia.com/inv/articles/site/FinancialStatement2.gif
•
http://map.ais.ucla.edu/portal/site/UCLA/menuitem
•
http://simplestudies.com/difference-accounting-auditing.html
•
http://ultranet.stdoms.ac.nz/DataStore/Pages/PAGE_2750/Docs/Documents/BankSta tementChequing.png
•
http://www.a1technology.com/images/qualityassurance.JPG
•
http://www.accaglobal.com/archive/sa_oldarticles/50113
•
http://www.accountingcrashcourse.com/2009/11/13/sample-disclosure-auditorsreport-with-qualified-audit-opinion-13-november-2009/
•
http://www.adb.org/Documents/Periodicals/GB/GovernanceBrief05.pdf
•
http://www.aksenate.org/elton/Auditor_at_work.jpg
•
http://www.allbestarticles.com/accounting/tasks-of-accountants.html
•
http://www.associatedcontent.com/article/196337/accounting_auditing_and_assuranc e_services_pg2.html?cat=3
•
http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_re port_pg3.html?cat=37
Bronnelys
Bladsy 148
AUD105 Ouditkunde •
http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_re port_pg3.html?cat=3
•
http://www.audit.cornell.edu/faq.html
•
http://www.auditnet.org/process.htm
•
http://www.auditsample.com/
•
http://www.best-practice.com/best-practice-in-accounting/the-accounting-process/
•
http://www.bis.org/publ/bcbs87.pdf
•
http://www.bis.org/publ/bcbs92.htm
•
http://www.businesstown.com/accounting/basic-statements.asp
•
http://www.buzzle.com/articles/internal-controls-in-accounting.html
•
http://www.ceapred.org.np/images/audit_report.gif
•
http://www.crowehorwathsurvey.com/Crowe/ServicesProvided/RiskConsulting/image s/OldCorporateGovernanceChart.jpg
•
http://www.dellamenechella.com/goal_setting_steps.htm
•
http://www.deloitte.com/view/en_CN/cn/services/corporategovernance/internalcontrol /internalauditrolesandresponsibilities/index.htm
•
http://www.dentsu.com/ir/data/setsumeikai/2012EA1/09.html
•
http://www.dfat.gov.au/dept/annual_reports/06_07/_lib/img/fins/income_statement.gif
•
http://www.ehow.com/about_4894466_what-external-audit.html#ixzz1G6FsqtMY
•
http://www.ehow.com/about_5070237_types-audit-reports.html#ixzz1GYZTX6Yr
•
http://www.ehow.com/about_6302822_role-external-auditor-corporategovernance.html#ixzz1H89GRGV0
•
http://www.ehow.com/about_7413584_define-external-audit.html#ixzz1GDbLDNyK
•
http://www.ehow.com/facts_5571172_advantages-externalaudit.html#ixzz1H85lnJNG)
•
http://www.ehow.com/how_2154600_do-risk-assessment.html#ixzz1H9XNh275
•
http://www.ehow.com/how_4424247_perform-external-audit.html#ixzz1GDaSvw1k
•
http://www.ehow.com/info_7803211_audit-followup-process.html#ixzz1Gfl7q5PG
•
http://www.ehow.com/info_7916316_goals-objectives-independent-auditprocess.html#ixzz1GDeqTN5l
•
http://www.ehow.com/list_6537056_purposes-external-audit.html#ixzz1G6dld61O
•
http://www.emeraldinsight.com/content_images/fig/0510190807001.png
•
http://www.estandardsforum.org/south-africa/standards/international-standards-onauditing
•
http://www.evritesoftware.co.uk/images/Bank-Reconciliation.jpg
•
http://www.ey.com/US/en/Services
•
http://www.facilitatedcontrols.com/internal-auditing/spiacoso.shtml
Bronnelys
Bladsy 149
AUD105 Ouditkunde •
http://www.finexgroup.ca/images/diagram_internal_control.png
•
http://www.google.co.za/search?sourceid=navclient&aq=4&oq=auditing+report&ie=U TF-8&rlz=1T4ADFA_en___ZA386&q=auditing+report+example
•
http://www.googobits.com/articles/p0-1551-what-to-look-for-in-an-audit-opinion.html
•
http://www.internalaudit.bham.ac.uk/audit/prep.shtml
•
http://www.investorwords.com/3987/qualified_opinion.html#ixzz1LSeuiP5U)
•
http://www.investorwords.com/5175/unqualified_opinion.html#ixzz1LSdhoELU)
•
http://www.invoiceplace.com/blog/wp-content/uploads/2007/08/invoice-placemanage-invoices-create-a-invoice-with-template-option.gif
•
http://www.jebcl.com/tut_2.htm
•
http://www.journalofaccountancy.com/Issues/2002/Apr/TheNewAuditDocumentation Requirements.htm
•
http://www.k-state.edu/internalaudit/intcontr.html
•
http://www.mia.org.my/handbook/guide/IAG/IAG.htm
•
http://www.shb.scot.nhs.uk/healthcare/support/clinicalgovernance/documents/AuditG uide09.pdf
•
http://www.ncvo-vol.org.uk/advice-support/funding-finance/role-of-external-auditors
•
http://www.technology.wv.gov/security/ITAudit/Pages/AuditorandClientResponsibilitie s.aspx
•
http://www.upenn.edu/audit/oacp/images/audit/audit-process.jpg
•
http://www.variation.com/techlib/as-9_files/as-9-9.gif
•
http://www.window.state.tx.us/tspr/tyler/ex8-11.gif
•
http://www.wisegeek.com/what-does-an-external-auditor-do.htm
•
http://www.wisegeek.com/what-is-an-audit.htm.
•
http://www.wisegeek.com/what-is-audit-evidence.htm
•
http://www.wisegeek.com/what-is-quality-assurance.htm
•
http://www3.imperial.ac.uk/secretariat/governance/internalaudit/
•
http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm
•
https://learnaccounting.files.wordpress.com/2007/11/image0161.png
•
www.dionach.com
Bronnelys
Bladsy 150
AUD105 Ouditkunde
SELFEVALUERINGSRIGLYNE Riglyne: Aktiwiteit 1 Jy is die skakelbeampte van die sakeonderneming wat optree as die skakel tussen jou onderneming en die eksterne ouditeure. Jy moet die produksieafdeling in jou onderneming voorberei vir ʼn eksterne oudit deur ʼn opleidingsessie te skeduleer met die personeel van die produksie-afdeling. Beantwoord die volgende vrae in die verband – verwys telkens na die bogemelde konteks: 1. Hoe gaan jy ʼn eksterne oudit aan die personeel definieer? ʼn Eksterne oudit is in wese ʼn uitdrukking van ʼn mening deur ʼn persoon, wat oor die nodige kwalifikasies beskik, oor die werk van ander persone wat verantwoordelik is vir die hou van finansiële rekords en die voorbereiding van finansiële state. Lig die personeel in wie die eksterne ouditeure is en dat hulle bekende en betroubare eksterne ouditeure is. 2. Hoe sal jy die belangrikheid van eksterne oudits beskryf? Omdat eksterne oudits uitgevoer word deur onafhanklike ouditeure, verteenwoordig dit ʼn onbevooroordeelde siening van ʼn onderneming se finansiële welstand. In die private sektor, is eksterne oudits vir aandeelhouers waardevol vir hulle onafhanklike evaluering van die onderneming se finansiële vermoë en kan dit ook gebruik word om die omvang van beleggings in die onderneming te bepaal. Verduidelik aan die personeel hoekom dit belangrik vir die bepaalde onderneming is om eksterne oudits te doen. 3. Wat is die primêre doel van ʼn eksterne oudit? Die primêre doel van die eksterne oudit is om ʼn onafhanklike en onbevooroordeelde aanslag van ʼn organisasie se interne beheer en finansiële welstand te verskaf. 4. Hoe help die eksterne oudit die interne ouditafdeling? Die interne ouditafdeling maak ook staat op eksterne ouditverslae om interne oudits te beplan, te hersien en jaarlikse ouditprogramme uit te voer. Verduidelik aan die personeel watter voordele dit vir hulle inhou. 5. Beskryf voorbeelde van wat die produksieafdeling kan doen om die ouditproses te help. Gebruik praktiese voorbeelde in jou antwoorde. Die volgende is tipiese voorbeelde: •
Skeduleer personeel vir die ouditaktiwiteite soos onderhoude, waarneming, ens;
•
bied ʼn veilige werkplek;
Selfevalueringsriglyne
Bladsy 151
AUD105 Ouditkunde •
maak die tersaaklike data, rekords, en tegnologie-hulpbronne wat beskikbaar is aan die ouditeur(s) bekend;
•
hersien voorlopige bevindinge en lewer kommentaar daarop;
•
deel interne beheerprobleme met die ouditeur;
•
tensy anders onderhandel, verskaf alle relevante inligting elektronies aan ouditeure;
•
bestudeer die ouditprogram en vra vrae as jy nie verstaan waarom sekere aktiwiteite ingesluit of uitgesluit is nie;
•
wees proaktief in die monitering en verslagdoening oor die vordering van die regstellende aksies; en
•
verskaf ʼn geskrewe antwoord oor die kwessies in die verslag op ʼn tydige wyse, asook wie verantwoordelik sal wees vir die uitvoering van die regstellende aksies en wanneer dit sal voltooi word.
Riglyne: Aktiwiteit 2 Jy is pas aangestel as die interne ouditeur van ABC Ltd. Jy is aangesê om ʼn aanbieding aan die Reguleerder van Finansiële Instellings oor die interne ouditfunksie van jou sakeonderneming te maak. Verduidelik die volgende aan die reguleerder: 1. Wie is verantwoordelik vir interne beheer? •
Die Raad van Direkteure en senior bestuurders is oorhoofs verantwoordelik vir interne beheer en die daarstel van beheerbeleid en prosedures.
•
Bestuurders en toesighoudende personeel is verantwoordelik dat beheerbeleid en prosedures binne hul spesifieke afdelings in besonderhede uitgevoer word.
•
Elke individu binne ʼn onderneming moet bewus wees van behoorlike interne beheerprosedures wat verband hou met hulle spesifieke werk.
2. Noem vier (4) steekproefmetodes wat gebruik word. •
Sistematiese steekproewe
•
Monetêre eenheidsteekproef
•
Ewekansige steekproef
•
Gerieflikheidsteekproef
Selfevalueringsriglyne
Bladsy 152
AUD105 Ouditkunde
3. Noem die kriteria waarteen programmatuur geëvalueer moet word. •
vermoëns en funksies,
•
gemak van gebruik,
•
diensbenodigdhede,
•
verskaffer se reputasie en kundigheid, en
•
die koste.
4. Noem en bespreek die vier (4) gehalteversekeringstappe. •
Beplan: Bepaal doelwitte en prosesse wat nodig is om die gewenste resultate te lewer.
•
Doen: Implementeer die proses wat ontwikkel is.
•
Kontroleer: Moniteer en evalueer die geïmplementeerde proses deur die toets van die resultate teen die voorafbepaalde doelwitte.
•
Stel in werking: Implementeer die aksies wat nodig is vir die verbetering, indien die resultate veranderinge vereis.
5. Wat is kontrolerisiko? Kontrolerisiko is die risiko dat wesenlike foute in ʼn balans- of klastransaksies nie verhoed of opgespoor sal word nie. Riglyne: Aktiwiteit 3 Jy is die dosent in Ouditkunde aan Akademia. Jy moet ʼn lesing aanbied oor die ouditproses. Beantwoord die volgende vrae ter voorbereiding van jou aanbieding. 1. Verduidelik die begrip “ouditproses”. Die ouditproses is ʼn volgorde van die stappe wat deur die ouditeur gevolg word in die nagaan van ʼn kliënt se rekords. 2. Noem die prosesse wat tydens die ouditproses plaasvind. •
Vergaderings
•
Navorsing
•
Inligtingsversameling
•
Die lees van die inligting
•
Stel ʼn lys vrae op
•
Organisering van die data
Selfevalueringsriglyne
Bladsy 153
AUD105 Ouditkunde •
Evaluering van die data
3. Noem vyf (5) aksies waaruit “veldwerk” bestaan. •
Onderhoude met die personeel.
•
Die hersiening van prosedurehandleidings.
•
Op die hoogte kom met die prosesse in die onderneming.
•
Evaluering van die nakoming van toepaslike beleidsbepalings, prosedures, wette en regulasies.
•
Die beoordeling van die toereikendheid van interne beheermaatreëls.
4. Noem die faktore wat die ouditeur moet oorweeg in die bepaling van die aard en omvang van dokumentasie vir ʼn spesifieke ouditgebied of -prosedure. •
Risiko van wesenlike wanvoorstellings wat verband hou met die bewering, of die rekening, of tipe transaksies.
•
Mate van beslissing wat die ouditeur toepas in die uitvoering van die werk en die evaluering van die resultate.
•
Aard van die ouditproses.
•
Die belangrikheid van die bewyse wat die ouditeur uit die dokumentasie kan verkry.
•
Aard en omvang van uitsonderings wat die ouditeur identifiseer.
•
Die behoefte om die gevolgtrekking of die basis vir ʼn gevolgtrekking deur die ouditeur, te dokumenteer.
5. In die definisie van risikoresponse of risikoverminderingstrategieë word vier basiese benaderings erken. Noem hierdie benaderings. •
Vermyding
•
Aanvaarding
•
Vermindering
•
Oordrag Riglyne: Aktiwiteit 4
Jy is die dosent in Ouditkunde aan Akademia. Jy moet ʼn lesing aanbied oor die verskillende ouditmenings en -verslae. Beantwoord die volgende vrae ter voorbereiding van jou aanbieding.
Selfevalueringsriglyne
Bladsy 154
AUD105 Ouditkunde 1. Beskryf ʼn ouditverslag kortliks. Die ouditverslag is ʼn formele mening uitgereik deur ʼn onafhanklike, eksterne ouditeur as gevolg van eksterne oudit of evaluering uitgevoer op ʼn wettige entiteit of onderverdeling daarvan. 2. Beskryf ʼn ouditmening kortliks. Die ouditmening is die verklaring wat verskyn aan die einde van die finansiële state, waarin die onafhanklike ouditeure, op grond van die oudit, ʼn mening uitspreek oor die finansiële state van die onderneming; die onderneming se finansiële posisie en die resultate van sy bedrywighede vir die periode gerapporteer. 3. Noem die vier (4) primêre soorte ouditverslae. •
Ongekwalifiseerde verslae
•
Gekwalifiseerde verslae
•
Negatiewe verslae
•
Weerhoudingsverslae
4. Ouditverslae het drie belangrike doelwitte. Noem hierdie drie. Ouditverslae het drie belangrike doelwitte: •
Om inligting te verskaf: Die ouditverslag kommunikeer die resultate van die oudit aan die bestuur.
•
Om te oorreed: Die ouditverslag moet die bestuur oortuig dat die kommentaar geldig is.
•
Om te motiveer: Die ouditverslag moet die bestuur motiveer om gepaste optrede te neem.
5. Gee die sewe komponente van ʼn standaard ongekwalifiseerde ouditverslag. •
Die titel,
•
die ontvanger,
•
inleidende paragraaf,
•
omvangsparagraaf,
•
meningsparagraaf,
•
naam van die ouditeur, en
•
die datum van die verslag.
Selfevalueringsriglyne
Bladsy 155
AUD105 Ouditkunde
Riglyne: Aktiwiteit 5 1. Verduidelik die verskil tussen die funksies van interne oudit en dié van die rekeningkundige afdeling van ʼn onderneming. Interne oudit is ʼn onafhanklike, objektiewe gerusstellings- en adviserende funksie wat ontwerp word om waarde toe te voeg en ʼn onderneming se bedrywighede te verbeter. Rekeningkunde is die proses van identifisering, meting en kommunikering van ekonomiese inligting aan verskeie gebruikers. 2. Bespreek die vyf moontlike doelwitte wat ʼn interne oudit kan hê. Daar is vyf moontlike doelwitte wat ʼn interne oudit kan hê, naamlik: •
Om te bepaal of beheer oor finansiële en bedryfsbeleid die redelike versekering aan die bestuur bied dat die finansiële en bedryfsdata akkuraat en betroubaar is;
•
om te bepaal of beheer oor die nakoming van beleidsbepalings, prosedures, planne, wette en regulasies wel plaasvind, sodat bestuur die redelike versekering kan hê dat dit wel gebeur (d.w.s., dat die nakoming van die prosedures, wette en regulasies behoorlik beplan, georganiseer en gerig word);
•
om te bepaal of beheer oor bates met redelike sekerheid bestaan en dat bates beskerm is teen verliese as gevolg van diefstal, brand, onbehoorlike of onwettige aktiwiteite, of blootstelling aan die elemente (d.w.s., die aktiwiteite wat verband hou met bateverkryging, -opname, -stoor);
•
om te bepaal of die hulpbronne doeltreffend en ekonomies aangewend word (d.w.s., dat die onderneming op die mees kostedoeltreffende manier te werk gaan). Die doel is dan om te bepaal of operasionele standaarde gevestig is ten einde ekonomie van skaal en doeltreffendheid te bereik (d.w.s., dat die aktiwiteite behoorlik beplan en uitgevoer word); en of operasionele standaarde verstaan en nagekom word; of afwykings van operasionele standaarde geïdentifiseer, geëvalueer en gekommunikeer word aan diegene wat effektiewe regstellende aksies kan neem; en
•
om te bepaal of beheer oor bedryfsaktiwiteite en programme behoorlik uitgevoer word en of die resultate van bedrywighede in ooreenstemming met voorafbepaalde teikens en doelwitte is (d.w.s., of aktiwiteite beplan, georganiseer en gerig is op doelwitbereiking). Daarom moet bepaal word of die doelwitte en doelstellings wat deur bestuur ingestel is, voldoende en doeltreffend verwoord en gekommunikeer is; of die verlangde vlak van resultate behaal is; of faktore wat bevredigende prestasie inhibeer geïdentifiseer, geëvalueer en beheer word; en of bestuur se alternatiewe planne van aksie die gewenste resultate het.
Selfevalueringsriglyne
Bladsy 156
AUD105 Ouditkunde 3. Gee die vier algemene stappe in die interne ouditproses. •
Beplanning
•
Veldwerk
•
Ouditverslag
•
Opvolg
4. Bespreek die belangrikste voordele wat objektiewe interne ouditpersoneel vir ʼn onderneming inhou. Die volgende is belangrike voordele wat die onderneming kan geniet, indien die interne ouditpersoneel objektief kan staan in hulle werksaamhede: •
Die interne ouditpersoneel kan ʼn betekenisvolle bydrae tot die bereiking van organisatoriese doelwitte oor ʼn wye verskeidenheid van gebiede maak.
•
Eksterne ouditeure sal in staat wees om interne ouditeure se werk te kan gebruik, wat ʼn aansienlike besparing aan eksterne ouditfooie kan meebring.
5. Wat is ʼn proefbalans? ʼn Proefbalans is ʼn lys van saldo’s en totale wat opgestel word om te bepaal of die debietkant en kredietkant gelyk is aanmekaar om sodoende te kontroleer of die dubbelinskrywingsbeginsel vir elke transaksie toegepas is.
Selfevalueringsriglyne
Bladsy 157
’n
Oudit is ’n rekeningkundige proses waar die finansiële rekords van ’n sakeonderneming of individu besigtig word om seker te maak dat dit akkuraat is. Daar is twee primêre tipes oudit, naamlik interne oudits en eksterne oudits. Ongeag die tipe oudit, moet dit aanvaar word dat ’n oudit sonder enige vooroordeel gedoen sal word. In die geval van ’n interne oudit, kan dit moeilik wees, omdat ’n interne oudit deur die rekeningkundige personeel van die betrokke onderneming uitgevoer word. Interne oudits word gewoonlik op ’n gereelde grondslag deur groot sakeondernemings uitgevoer om te verseker dat hul finansies in orde is en, indien die maatskappy se aandele in die openbaar verhandel, dat ouditverslae beskikbaar sal wees vir inspeksie deur aandeelhouers. ’n Eksterne oudit word uitgevoer deur ’n neutrale derde party, soos ’n professionele rekeningkundige firma wat in oudits spesialiseer. In albei gevalle sal al die finansiële rekords van ’n onderneming soos grootboeke, bankstate, betaalstaat, belastinginligting, interne finansiële verslae, amptelik gepubliseerde verslae, rekeninge betaalbaar en rekeninge ontvangbaar, ondersoek word. Tydens die oudit word die rekords geïnspekteer vir enige verskille of afwykings en as ’n fout gevind word, moet dit hanteer en reggestel word. Verder mag ander kwessies as rekenkundige foute tydens ’n interne of eksterne oudit aan die lig kom. Sakeondernemings wat finansieel swaarkry, mag verkies om ongesonde finansiële besluite te neem in ’n poging om die onderneming te red. Hierdie besluite kan deur ’n oudit aan die lig gebring word. Soms kan ’n oudit aan die lig bring dat ’n onderneming op die randjie van bankrotskap is weens growwe misbruik van fondse deur ’n personeellid, soos die geval was met die Amerikaanse korporasies Enron en Worldcom. In hierdie studiegids word gefokus op die algemene beginsels van oudit, die ouditproses, die ouditverslag en die spesifieke rol van die interne ouditafdeling.
akademia jou oop, afrikaanse leertuiste
w w w. a k a d e m i a . a c . z a