Ouditkunde
© Kopiereg 2012 Onder redaksie van Paul JN Steyn, BA (PU vir CHO), THOD (POK), DEd (Unisa). ’n Publikasie van Kraal-Uitgewers. Alle regte voorbehou. Adres: H/v D.F. Malan- & Eendrachtstraat, Kloofsig, Pretoria Posadres: Posbus 11760, Centurion, 0046 E-pos: steyn@kraaluitgewers.co.za Webtuiste: www.kraaluitgewers.co.za Gedruk en gebind deur Aksent Media, tel: 082 445 4513 Eerste druk 2012 ISBN: 978-1-920568-22-1 Geen gedeelte van hierdie boek mag sonder die skriftelike toestemming van die uitgewers gereproduseer of in enige vorm of deur enige middel weergegee word nie, hetsy elektronies of deur fotokopiëring, plaat- of bandopnames, vermikrofilming of enige ander stelsel van inligtingsbewaring nie. Enige ongemagtigde weergawe van hierdie werk sal as ’n skending van kopiereg beskou word en die dader sal aanspreeklik gehou word onder siviele asook strafreg.
akademia jou oop, afrikaanse leertuiste
w w w. a k a d e m i a . a c . z a
AUD105 Ouditkunde
Inhoudsopgawe Programoorsig ................................................................ ................................................................................................ .............................................................................................. ..............................................................6 ..............................6 Inleiding ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ......................................................................... ......................................... 7 Woordomskrywing vir evaluering ................................................................ ........................................................................................... ...........................................................9 StudieStudie-eenheid 1: Die wese van oudit ................................................................ ..................................................................................... .....................................................11 1.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................ 11
1.2
Verrykende bronne .................................................................................................... 12
1.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................... 12
1.4
Inleiding ....................................................................................................................... 13
1.5
Die wese van ʼn eksterne oudit ................................................................................ 14
1.5.1
Funksies van eksterne oudit .................................................................................... 14
1.5.2
ʼn Voorbeeld van die funksies van eksterne oudit ................................................. 14
1.5.3
Wanneer vind oudits plaas? ..................................................................................... 15
1.5.4
Belangrikheid van eksterne oudits .......................................................................... 15
1.5.5
Kenmerke van eksterne oudits ................................................................................ 15
1.5.6
Voordele van ʼn eksterne oudit ................................................................................. 16
1.5.7
Eksterne oudit en korporatiewe beheer.................................................................. 16
1.6
Hoekom vind ʼn eksterne oudit plaas? .................................................................... 18
1.6.1
Verhoging van beleggersvertroue ........................................................................... 19
1.6.2
Verhoging van reguleerdersvertroue ...................................................................... 19
1.6.3
Voorbeeld van die verhouding tussen ʼn reguleerder en eksterne oudit............ 20
1.6.4
Hulp aan Regeringsagentskappe ............................................................................ 21
1.6.5
Hulp aan interne oudit ............................................................................................... 21
1.6.6
Voorbeeld van dienste aangebied deur ʼn eksterne ouditfirma ........................... 22
1.7
Die verhouding tussen rekeningkundige dienste en eksterne oudit .................. 23
1.7.1
Rekeningkundige dienste ......................................................................................... 24
1.7.2
Ouditdienste................................................................................................................ 25
1.7.3
Voorbeeld van verhouding tussen ʼn bank en interne oudit ................................. 28
1.8
Die ouditeur se verantwoordelikhede ..................................................................... 29
1.8.1
Onafhanklike, derde-party ondersoeke .................................................................. 30
1.8.2
Verskaf objektiewe menings .................................................................................... 30
1.8.3
Kennis van die sakeonderneming ........................................................................... 30
1.8.4
Identifisering van ongerymdhede ............................................................................ 30
©akademia (MSW)
Bladsy 1
AUD105 Ouditkunde 1.8.5
Regulatoriese verantwoordelikheid ......................................................................... 31
1.9
Die onderneming se rol tydens ʼn eksterne oudit .................................................. 31
1.9.1
Gevallestudie .............................................................................................................. 32
1.10
Samevatting ................................................................................................................ 34
1.11
Selfevaluering ............................................................................................................. 35
StudieStudie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels................................................................ ....................................................................... ....................................... 37 2.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................ 37
2.2
Verrykende bronne .................................................................................................... 38
2.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................... 38
2.4
Inleiding ....................................................................................................................... 40
2.5
Interne beheer en gehalteversekering .................................................................... 41
2.5.1
Wie is verantwoordelik vir interne beheer? ............................................................ 44
2.5.2
Elemente van interne beheer ................................................................................... 45
2.5.3
Interne beheer in rekeningkunde............................................................................. 56
2.5.4
Gehalteversekering ................................................................................................... 60
2.6
Toepaslike ouditbewyse............................................................................................ 62
2.7
Ouditbewyse besluite ................................................................................................ 64
2.8
Tipes ouditbewyse ..................................................................................................... 65
2.9
Ouditdokumentasie .................................................................................................... 66
2.10
Ouditsteekproewe ...................................................................................................... 66
2.10.1 Die bevolking .............................................................................................................. 67 2.10.2 Basis van selektering ................................................................................................ 68 2.10.3 Steekproefmetodes ................................................................................................... 68 2.11
Ouditeurshulpmiddels ............................................................................................... 70
2.12
Programmatuur evaluasie ........................................................................................ 71
2.13
Samevatting ................................................................................................................ 72
2.14
Selfevaluering ............................................................................................................. 73
StudieStudie-eenheid 3: Die ouditproses ................................................................ ....................................................................................... ....................................................... 75 3.1
Studie-eenheid leeruitkomstes ................................................................................ 75
3.2
Verrykende bronne .................................................................................................... 76
3.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................... 76
3.4
Inleiding ....................................................................................................................... 77
3.5
Ouditdoelwitte ............................................................................................................. 79
3.5.1
Algemene vereistes ................................................................................................... 79
Šakademia (MSW)
Bladsy 2
AUD105 Ouditkunde 3.5.2
Beginsels in die daarstelling van ouditdoelwitte.................................................... 93
3.6
Die ouditproses .......................................................................................................... 95
3.6.1
Die prosesse in ʼn eksterne oudit ............................................................................. 95
3.6.2
Stappe in die ouditproses ......................................................................................... 97
3.7
Ouditdokumentasie .................................................................................................. 102
3.7.1
Vereistes vir voldoende ouditdokumentasie ........................................................ 102
3.7.2
Dokumentering van betekenisvolle ouditbevindings of kwessies..................... 103
3.7.3
Ontwikkel bewaringsprosedures............................................................................ 103
3.8
Ouditbewyse ............................................................................................................. 104
3.8.1
Relevansie ................................................................................................................ 104
3.8.2
Objektiwiteit............................................................................................................... 104
3.8.3
Dokumentasie........................................................................................................... 105
3.8.4
Derde-party bewyse (externality) .......................................................................... 105
3.8.5
Steekproefgrootte .................................................................................................... 105
3.8.6
Steekproefmetode ................................................................................................... 105
3.8.7
Bekragtiging .............................................................................................................. 105
3.8.8
Tydigheid ................................................................................................................... 105
3.8.9
Gesaghebbende getuienis...................................................................................... 105
3.8.10 Direktheid .................................................................................................................. 105 3.8.11 Toereikendheid van die kontrole ........................................................................... 106 3.9
Vermindering van risiko .......................................................................................... 106
3.9.1
Doel ............................................................................................................................ 107
3.9.2
Toepassing van die plan ......................................................................................... 107
3.9.3
Inhoud ........................................................................................................................ 107
3.9.4
Benadering ................................................................................................................ 107
3.9.5
Ander oorwegings .................................................................................................... 108
3.10
Samevatting .............................................................................................................. 111
3.11
Selfevaluering ........................................................................................................... 112
StudieStudie-eenheid 4: Die ouditverslag ................................................................ ...................................................................................... ...................................................... 113 4.1
Studie-eenheid leeruitkomstes .............................................................................. 113
4.2
Verrykende bronne .................................................................................................. 114
4.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................. 114
4.4
Inleiding ..................................................................................................................... 115
4.5
Die saamstel van ʼn ouditverslag ........................................................................... 118
4.5.1
Rol van die ouditeur in die ouditverslag ............................................................... 118
©akademia (MSW)
Bladsy 3
AUD105 Ouditkunde 4.5.2
Tipes ouditverslae .................................................................................................... 119
4.5.3
Belangrike aspekte in die saamstel van die verslag........................................... 121
4.6
Die rol van die rekeningkundige personeel.......................................................... 126
4.6.1
Voorbereiding van die rekords ............................................................................... 126
4.6.2
Verslagdoeningsfase van die oudit ....................................................................... 126
4.6.3
FinansiĂŤle openbaarmaking ................................................................................... 127
4.6.4
Opsporing van wanvoorstellings............................................................................ 128
4.7
Ouditmenings ........................................................................................................... 129
4.7.1
Wesenlike wanvoorstellings ................................................................................... 129
4.7.2
Ouditstandaarde....................................................................................................... 129
4.8
Die ouditverslag ....................................................................................................... 130
4.8.1
Die ongekwalifiseerde ouditverslag ...................................................................... 130
4.8.2
Gekwalifiseerde verslae .......................................................................................... 132
4.9
Voorbeelde van ouditverslae.................................................................................. 133
4.9.1
Standaard ouditverslae ........................................................................................... 133
4.9.2
Gekwalifiseerde ouditverslae ................................................................................. 135
4.9.3
Negatiewe ouditverslae........................................................................................... 137
4.9.4
Weerhoudingsverslae ............................................................................................. 138
4.10
Opvolging van ouditnavrae..................................................................................... 139
4.10.1 Die opvolgprosedures vir ouditverslae ................................................................. 140 4.10.2 Monitering en verslagdoening oor implementering van aanbevelings ............ 141 4.11
Samevatting .............................................................................................................. 144
4.12
Selfevaluering ........................................................................................................... 145
StudieStudie-eenheid 5: Die rol van interne oudit ................................................................ ..................................................................... ..................................... 147 5.1
Studie-eenheid leeruitkomstes .............................................................................. 147
5.2
Verrykende bronne .................................................................................................. 148
5.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?............................................................................. 148
5.4
Inleiding ..................................................................................................................... 149
5.5
Die rol van interne oudit .......................................................................................... 151
5.5.1
Doelwitte van interne oudit ..................................................................................... 151
5.5.2
Objektiwiteit............................................................................................................... 152
5.5.3
Ander belangrike aspekte wat in ag geneem moet word tydens interne oudit152
5.5.4
Die interne ouditproses ........................................................................................... 154
5.6
Die verhouding tussen interne oudit en rekeningkundige personeel ............... 159
5.6.1
Wat is rekeningkunde? ........................................................................................... 159
Šakademia (MSW)
Bladsy 4
AUD105 Ouditkunde 5.6.2
Die rekeningkundige siklus..................................................................................... 160
5.7
Verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit ............................................ 168
5.7.1
Die aard van die werksverhouding ........................................................................ 168
5.7.2
Gereelde vergaderings ........................................................................................... 168
5.7.3
Werkswyses .............................................................................................................. 168
5.7.4
Samewerking ............................................................................................................ 172
5.8
Samevatting .............................................................................................................. 174
5.9
Selfevaluering ........................................................................................................... 175
Terminologie in Engels ................................................................ ................................................................................................ .......................................................................... .......................................... 176 Bronnelys ................................................................ ................................................................................................ ................................................................................................ ................................................................... ................................... 178 Selfevalueringsriglyne ................................................................ ................................................................................................ .............................................................................. .............................................. 181
Šakademia (MSW)
Bladsy 5
AUD105 Ouditkunde
Programoorsig Hoër Sertifikaat in Rekeningkunde
Finansiële Rekeningkunde
Koste Rekeningkunde
Ekonomie
Bedryfsinligtingstelsels
Belasting
Ouditkunde
Kliëntediens en Etiek
Sakeberekeninge
Studie-eenheid 1: Inleiding tot Finansiële Rekeningkunde
Studie-eenheid 1: Inleiding tot koste rekeningkunde
Studie-eenheid 1: Inleiding tot ekonomie
Studie-eenheid 1: Inleiding tot bedryfsinligtingstelsels
Studie-eenheid 1: Inleiding tot belasting
Studie-eenheid 1: Die wese van oudit
Studie-eenheid 1: Kliëntediens en etiek
Studie-eenheid 1: Inleiding tot Sakeberekeninge
Studie-eenheid 2: Bedryfsinkomste
Studie-eenheid 2: Standaard koste rekeningkunde
Studie-eenheid 2: Ekonomiese prestasiemeting
Studie-eenheid 2: Apparatuur en programmatuur
Studie-eenheid 2: Direkte belasting op maatskappy inkomste en winste
Studie-eenheid 2: Algemene ouditbeginsels
Studie-eenheid 2: Kliënte en kliëntebehoeftes
Studie-eenheid 2: Basiese berekeninge
Studie-eenheid 3: Bedryfsuitgawes
Studie-eenheid 3: Proses koste rekeningkundige stelsel
Studie-eenheid 3: Die monetêre sektor
Studie-eenheid 3: Inligtingsbestuur
Studie-eenheid 3: Indirekte belasting
Studie-eenheid 3: Die ouditproses
Studie-eenheid 3: Kliëntediens
Studie-eenheid 3: Koste en Inkomste
Studie-eenheid 4:
Studie-eenheid 4: Die openbare sektor
Studie-eenheid 4: Eindgebruikdienslewering
Studie-eenheid 4: Werknemersbelasting
Studie-eenheid 4: Die ouditverslag
Studie-eenheid 4: Etiese gedrag in die onderneming
Studie-eenheid 4: Eenvoudige en saamgestelde rente berekeninge
Studie-eenheid 5: Die buitelandse sektor
Studie-eenheid 5: Die inligtingstegnologiedepartement
Studie-eenheid 5: Regsvereistes Inkomstebelasting
Studie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
Studie-eenheid 5: Etiese gedrag teenoor kliënte
Studie-eenheid 5: Belegging, lenings en aandele
Studie-eenheid 4: Finansiële verslagdoening
Studie-eenheid 5: Regsaspekte van Finansiële Rekeningkunde
Koste rekeningkunde in diensverskaffingsondernemings
Studie-eenheid 5: Bestuursbesluitneming en kosteanalise
©akademia (MSW)
Bladsy 6
AUD105 Ouditkunde
Inleiding ʼn Oudit is ʼn rekeningkundige proses waar die finansiële rekords van ʼn sakeonderneming of individu besigtig word om seker te maak dat dit akkuraat is. Daar is twee primêre tipes oudit, naamlik: interne oudits en eksterne oudits. Ongeag die tipe oudit, moet dit aanvaar word dat ʼn oudit gedoen sal word sonder enige vooroordeel. In die geval van ʼn interne oudit, kan dit moeilik wees, omdat ʼn interne oudit uitgevoer word deur die rekeningkundige personeel van die betrokke onderneming. Interne oudits word gewoonlik uitgevoer op ʼn gereelde basis deur groot sakeondernemings om te verseker dat hul finansies in orde is en, indien die maatskappy se aandele in die openbaar verhandel, dat ouditverslae beskikbaar sal wees vir inspeksie deur aandeelhouers. ʼn Eksterne oudit word uitgevoer deur ʼn neutrale derde party, soos ʼn professionele rekeningkundige firma wat spesialiseer in oudits. In beide gevalle, sal al die finansiële rekords van ʼn onderneming soos grootboeke, bankstate, betaalstaat, belastinginligting, interne finansiële verslae, amptelik gepubliseerde verslae, rekeninge betaalbaar en rekeninge ontvangbaar, ondersoek word. Tydens die oudit word die rekords geïnspekteer vir enige verskille of afwykings en as ʼn fout gevind word, moet dit aangespreek en reggestel word. Verder mag ander kwessies as rekeningkundige foute aan die lig kom tydens ʼn interne of eksterne oudit. Sakeondernemings wat finansieel swaarkry mag verkies om ongesonde finansiële besluite te neem in ʼn poging om die onderneming te red. Hierdie besluite kan aan die lig gebring word deur ʼn oudit. Soms kan ʼn oudit aan die lig bring dat ʼn onderneming op die randjie van bankrotskap is weens growwe misbruik van fondse deur ʼn personeellid, soos in die geval van sommige Amerikaanse korporasies (Enron en Worldcom), in die vroeë eenen-twintigste eeu. In hierdie vak gaan daar gekonsentreer word op die algemene beginsels van oudit, die ouditproses, die ouditverslag en die spesifieke rol van die interne ouditafdeling. (Aangepas uit: http://www.wisegeek.com/what-is-an-audit.htm)
©akademia (MSW)
Bladsy 7
AUD105 Ouditkunde
Vakleeruitkomste
Kennis en begrip Na voltooiing van die vak OUDITKUNDE sal jy in staat wees om jou kennis en begrip te demonstreer van:
•
Die wese van oudit
•
Algemene ouditbeginsels
•
Die ouditproses
•
Die ouditverslag
•
Die rol van interne oudit in ʼn sakeonderneming
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:
•
Die verhouding tussen rekeningkunde en oudit te verduidelik.
•
Die terminologie van ouditeurs te gebruik.
•
Ouditdoelwitte saam te stel.
•
ʼn Ouditverslag te analiseer.
•
Die verhouding tussen interne en eksterne oudit te verduidelik.
©akademia (MSW)
Bladsy 8
AUD105 Ouditkunde
Woordomskrywing vir evaluering In die afdeling oor selfevaluering, asook in die werkopdragte sal daar van jou verwag word om sekere take te verrig. Dit is belangrik dat jy presies weet wat van jou verwag word. Die woordelys hieronder sal jou hiermee help.
Werkwoord
Omskrywing
Wanneer daar van jou
Moet jy die volgende doen:
verwag word om te: Lys
Lys die name/items wat bymekaar hoort.
Identifiseer
Eien (ken uit) en selekteer die regte antwoorde.
Verduidelik
Ondersoek die moontlikhede, oorweeg en skryf dan jou antwoord (verklaring/verduideliking) neer.
Beskryf
Omskryf die konsep of woorde duidelik.
Kategoriseer/
Bepaal tot watter klas, groep of afdeling bepaalde
klassifiseer
items/voorwerpe behoort.
Analiseer
Om iets te ontleed.
Evalueer
Bepaal die waarde van ʼn stelling/stelsel/beleid/ens.
Toepas
Pas die teoretiese beginsels toe in ʼn praktiese probleem.
Hersien
Evalueer, verbeter en/of wysig ʼn beleid/dokument/ stelsel/ens.
©akademia (MSW)
Bladsy 9
AUD105 Ouditkunde Notas
Šakademia (MSW)
Bladsy 10
AUD105 Ouditkunde
Studie Studieie-eenheid 1:1: Die wese van oudit
1.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 1 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer:
•
Die wese van eksterne oudit
•
Hoekom eksterne oudit plaasvind in ondernemings
•
Rekeningkundige dienste en eksterne oudit
•
Die ouditeur se verantwoordelikhede
•
Die rol wat die onderneming tydens ʼn eksterne oudit
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om:
•
Die wese van oudit te beskryf.
•
Te verduidelik hoekom dit belangrik is dat ondernemings geoudit word.
•
Die verband tussen Rekeningkunde en Ouditkunde te beskryf.
•
Die ouditeur se verantwoordelikhede te kategoriseer.
•
Die rol van die onderneming in die ouditproses te verduidelik.
©akademia (MSW)
Bladsy 11
AUD105 Ouditkunde 1.2
Verrykende bronne
•
http://www.adb.org/Documents/Periodicals/GB/GovernanceBrief05.pdf
•
http://www.aksenate.org/elton/Auditor_at_work.jpg
•
http://www.allbestarticles.com/accounting/tasks-of-accountants.html
•
http://www.associatedcontent.com/article/196337/accounting_auditing_and_assuranc e_services_pg2.html?cat=3
•
http://www.ehow.com/about_4894466_what-external-audit.html#ixzz1G6FsqtMY
•
http://www.ehow.com/list_6537056_purposes-external-audit.html#ixzz1G6dld61O
•
http://www.technology.wv.gov/security/ITAudit/Pages/AuditorandClientResponsibilitie s.aspx
1.3
•
http://www.wisegeek.com/what-does-an-external-auditor-do.htm
•
http://www.wisegeek.com/what-is-an-audit.htm.
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan:
Sleutelwoord
Omskrywing
Eksterne oudit
ʼn Eksterne oudit is in wese ʼn uitdrukking van ʼn mening deur ʼn onafhanklike persoon met die nodige kwalifikasies, op die werk van ander persone wat verantwoordelik is vir die hou van finansiële rekords en die voorbereiding van finansiële state.
Rekeningkunde
Rekeningkunde is die meting, openbaarmaking of verskaffing van die versekering oor finansiële inligting wat help dat bestuurders, beleggers, belastingowerhede en ander besluitnemers besluite kan neem.
Algemene
Algemene boekhouding is die byhou van die finansiële
boekhouding
rekords van alle vorme van sakeondernemings.
Rekenmeesters
Rekenmeesters verrig die dag-tot-dag take met betrekking tot die rekeninge en die uitvoering van die finansiële strategie.
©akademia (MSW)
Bladsy 12
AUD105 Ouditkunde 1.4
Inleiding
ʼn Eksterne oudit is in wese ʼn uitdrukking van ʼn mening deur ʼn onafhanklike persoon met die nodige kwalifikasies, op die werk van ander persone wat verantwoordelik is vir die hou van finansiële rekords en die voorbereiding van finansiële state. In alle ondernemings in die openbare of private sektor berus die verantwoordelikheid vir die akkurate teboekstelling van transaksies en die voorbereiding van finansiële state, in ooreenstemming met toepaslike rekeningkundige beleid, by die bestuur van sodanige onderneming. Sodanige verantwoordelikhede sluit in die hou van rekeningkundige rekords en handhawing van interne beheermaatreëls; die voorkoming van bedrog en foute; en die beveiliging van bates. Die ouditeur moet die state, rekords en beheerstelsels ondersoek wat nodig is om hul mening te vorm. In die private sektor word oudits onderneem in ooreenstemming met die professionele standaarde neergelê deur die professionele liggaam waaraan die ouditeur behoort en met inagneming van die toepaslike wetgewing, regulasies en waar toepaslik die bepalings van die ouditaanstelling. In Suid-Afrika is die liggaam die Suid-Afrikaanse Instituut van Geoktrooieerde Rekenmeesters. (Aangepas uit: http://www.adb.org/Documents/Periodicals/GB/GovernanceBrief05.pdf)
(Bron: http://www.aksenate.org/elton/Auditor_at_work.jpg)
©akademia (MSW)
Bladsy 13
AUD105 Ouditkunde 1.5
Die wese van ʼn eksterne oudit
ʼn Eksterne oudit kan gesien word as ʼn hersiening van die finansiële state of verslae van ʼn onderneming, gewoonlik ʼn regering of besigheid, deur iemand wat nie geaffilieer is met die betrokke onderneming nie. Eksterne oudits speel ʼn belangrike rol in die finansiële oorsig van sakeondernemings en regerings omdat dit uitgevoer word deur onafhanklike individue en bied derhalwe ʼn onbevooroordeelde mening. Eksterne oudits word oor die algemeen uitgevoer met gereelde tussenposes deur ondernemings – gewoonlik jaarliks. 1.5.1
Funksies van eksterne oudit
Eksterne oudits word uitgevoer om te bevestig dat die finansiële state van ʼn entiteit korrek aangebied is. Eksterne oudits is ʼn onafhanklike oorsig van finansiële dokumente wat aan die ouditeur voorgelê is. Vir ʼn sakeonderneming in die private sektor sal ʼn eksterne oudit tipies die hersiening van die onderneming se kwartaallikse of maandelikse finansiële verslae insluit, asook verklarings oor inkomste en uitgawes om te verseker dat hulle korrek en reg gerapporteer is. Verder sal ʼn eksterne oudit ʼn hersiening van die begroting, die toekenning van fondse en die werklike uitgawes insluit ten einde te verseker dat die begrote inkomste en uitgawes korrek opgestel is en gebruik word. 1.5.2
ʼn Voorbeeld van die funksies van eksterne oudit
Ter illustrasie van die funksies van ʼn ouditeursfirma word die volgende uittreksel vanaf die webblad van die The National Council of Voluntary Organisations gegee:
Voorbeeld 1.1 Die eksterne ouditeur kan swakhede in die interne kontrole prosedures ontdek wat ʼn invloed op die rekeninge kan hê. Die ouditeur behoort hierdie swakhede te rapporteer aan die trustees. Die primêre doel van hierdie verslag aan die bestuur, is om: •
Die ouditeur in staat te stel om kommentaar te kan lewer op die rekeningkundige rekords, stelsels en kontroles, soos byvoorbeeld die swakhede in kredietbeheer, die versoening van grootboeke en die instandhouding van subsidie goedkeurings.
•
Die bestuur en trustees van finansiële statistieke te voorsien wat gebruik kan word om die prestasie van ʼn liefdadigheidsorganisasie te beoordeel, soos byvoorbeeld die
©akademia (MSW)
Bladsy 14
AUD105 Ouditkunde reserwes uitgedruk in die aantal weke se besteding, of totale personeelkostes uitgedruk as ʼn verhouding van die totale hulpbronne bestee. •
Enige aangeleentheid wat moontlik toekomstige oudits mag raak, te kommunikeer, soos byvoorbeeld nuwe rekeningkundige standaarde. Die verslag aan trustees en bestuur moet aandui watter veranderinge gemaak moet word aan stelsels in situasies waar daar geen ander kompenserende kontroles is nie.
Die ouditeur moet seker maak dat die voorgestelde wysigings wel plaasvind. (Bron: http://www.ncvo-vol.org.uk/advice-support/funding-finance/role-of-external-auditors)
1.5.3
Wanneer vind oudits plaas?
Eksterne oudits word gewoonlik een keer per jaar aan die einde van die onderneming of regering se fiskale jaar uitgevoer. Dit word uitgevoer nadat die entiteit se rekeningkundige personeel ʼn finansiële jaarverslag voorberei het. 1.5.4
Belangrikheid van eksterne oudits
Omdat eksterne oudits uitgevoer word deur onafhanklike ouditeure, verteenwoordig dit ʼn onbevooroordeelde siening van ʼn onderneming se finansiële welstand. In die private sektor is eksterne oudits waardevol vir aandeelhouers wat dan ʼn onafhanklike evaluering van die onderneming se finansiële vermoë kan maak, ten einde die omvang van beleggings in die sakeonderneming te bepaal. 1.5.5
Kenmerke van eksterne oudits
ʼn Eksterne oudit sal ʼn verslag waarin die ouditeur se bevindings vervat is, insluit. Dit is oor die algemeen ʼn opsomming van die algemene geldigheid van die finansiële state en dokumente soos aangebied deur die onderneming. Indien die eksterne ouditeur verskille vind tussen die state wat deur die onderneming saamgestel is en sy eie bevindinge, word dit opgeneem in die verslag. Die verslag sluit ook dikwels finansiële voorstelle in met die doel om die algehele finansiële posisie van en rekeningkundige praktyke binne die onderneming te verbeter. ʼn Belangrike aspek van ʼn eksterne oudit is die slotsom waartoe die ouditeur gekom het. ʼn Bevredigende slotsom is dat daar onbevooroordeelde bewyse is dat die onderneming alle ©akademia (MSW)
Bladsy 15
AUD105 Ouditkunde finansiële data korrek gerapporteer het, terwyl ʼn negatiewe gevolgtrekking ʼn gevaarteken vir die bestaande rekeningkundige praktyke in die onderneming is. Die rol van ʼn eksterne ouditeur is oor die algemeen nie om bedrog of belastingontduiking te ondersoek nie, maar eerder om te verseker dat die finansiële dokumente wat deur ʼn onderneming geproduseer is, ʼn akkurate weerspieëling van sy finansiële posisie is. Eksterne ouditeure is nie in diens van ʼn reguleerder of enige regeringsagentskap nie. Hulle is oor die algemeen gesertifiseerde openbare rekenmeesters wat deur die onderneming gehuur word. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/about_4894466_what-externalaudit.html#ixzz1G6FsqtMY) 1.5.6
Voordele van ʼn eksterne oudit
Die volgende is die korttermyn en die langtermyn voordele van eksterne oudit: Korttermynvoordele Sakeondernemings kan onmiddellike voordele put uit ʼn eksterne oudit. Die grootste voordeel is dat enige proses of operasionele tekortkoming wat deur die ouditeur gevind is, gou reggestel of verbeter kan word. Omdat ondernemings staatmaak op hul finansiële state vir belastingdoeleindes, is die korrektheid daarvan van groot belang, aangesien foutiewe syfers kan lei tot belastingboetes en rente. Langtermynvoordele Die langtermynvoordele van eksterne oudits en waar ʼn bevredigende verslag gegee word, sluit in dat die bestuur en die Raad van Direkteure versekering ontvang dat die rekeningkundige kontroles en prosesse wat gebruik word effektief is. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/facts_5571172_advantages-externalaudit.html#ixzz1H85lnJNG) 1.5.7
Eksterne oudit en korporatiewe beheer
Die vier pilare van korporatiewe beheer bestaan uit die raad van direkteure, interne ouditeure, die bestuur en eksterne ouditeure. Na die bekendstelling van die federale wetgewing kragtens die Sarbanes-Oxley Wet, is die rol van eksterne ouditeure in korporatiewe beheer internasionaal meer belangrik as ooit.
©akademia (MSW)
Bladsy 16
AUD105 Ouditkunde Korporatiewe beheer Die konsep van korporatiewe bestuur verteenwoordig ʼn kombinasie van aktiwiteite, reëls, prosesse en riglyne wat verseker dat die onderneming se hulpbronne, strategieë en regulasies gebruik word op die mees kostedoeltreffende manier en in ooreenstemming met die onderneming se missie – dus om die doelwitte van die onderneming te bereik. Dit is belangrik omdat hierdie stel reëls aandeelhouers en belanghebbendes in staat stel om die onderneming se vordering na doelwitbereiking te evalueer. Effektiewe korporatiewe bestuur is dus van groot belang vir aandeelhouers en ander belanghebbendes, aangesien dit van die bestuur verwag word om die onderneming tot winsgewendheid te bestuur. Aan die ander kant kan besluite wat geneem word, net om die aandeelhouers te bevoordeel, die maatskappy tot bankrotskap dryf. Korporatiewe bestuur hou die balans tussen hierdie twee opponerende kragte. Hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn korporatiewe bestuurstruktuur.
Figuur 1.1: Korporatiewe bestuur (Bron: http://www.crowehorwathsurvey.com/Crowe/ServicesProvided/RiskConsulting/images/OldC orporateGovernanceChart.jpg)
©akademia (MSW)
Bladsy 17
AUD105 Ouditkunde Hoekom word eksterne ouditeure gebruik? Daar word vereis dat openbare maatskappye die geldigheidsbevestiging van hulle finansiële verslae van ʼn onafhanklike, derde-party verkry. Dit is om te verseker dat die bestuur van die maatskappy nie beleggers bedrieg nie. Eksterne ouditeure se funksie in hierdie derde-party rol is om sodanige bevestigings uit te voer. Proses en benadering Eksterne ouditeure bevorder korporatiewe bestuur deur seker te maak dat die onderneming se verslae akkuraat is, en ʼn gepaste redelike weerspieëling van die onderneming se status is. Indien daar in die proses enigiets ontdek word wat na bedrog lyk, moet dit aan die bestuur gerapporteer word. Die eksterne ouditeur moet dit ernstig oorweeg om die oudit te laat vaar, indien die bestuur die probleem ignoreer of probeer om dit te bedek. Maar dit is nie die eksterne ouditeur se rol om die bedrog-ondersoeker per se te wees nie. Die eksterne ouditeur sal ook ʼn onderneming ondersoek om te verseker dat die stelsels volgens die interne beheermaatreëls werk. Druk op die eksterne ouditeure Omdat die eksterne ouditeur se verslae die sleutel is tot die evaluering van openbare maatskappye se prestasies, het die owerhede gevoel dat dit nodig is om die onafhanklikheid van die eksterne ouditeure te beskerm. Elke maatskappy moet ʼn ouditkomitee hê, losstaande van die bestuur van ʼn maatskappy, wat dan verantwoordelik is vir die beheer en behoud van eksterne ouditeure. Dit verbreek die direkte verslagdoening aan die bestuur en beheer die verhouding met die eksterne ouditeur. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/about_6302822_role-external-auditor-corporategovernance.html#ixzz1H89GRGV0) 1.6
Hoekom vind ʼn eksterne oudit plaas?
ʼn Eksterne oudit sluit ook dikwels ʼn evaluering van ʼn onderneming se bedrywighede, bestuur en interne beheer in. Hierdie gedeelte word gewoonlik uitgevoer deur eksterne ouditeure van openbare ouditeursfirmas. Die primêre doel van hierdie deel van die eksterne oudit is om ʼn onafhanklike en onbevooroordeelde aanslag van ʼn onderneming se interne beheer en finansiële welstand te verskaf.
©akademia (MSW)
Bladsy 18
AUD105 Ouditkunde Die ander redes hoekom ʼn eksterne oudit moet plaasvind, is soos volg: 1.6.1
Verhoging van beleggersvertroue
Beleggers bestudeer ouditverslae wat deur eksterne ouditeure opgestel is. Beleggers neem beleggingsbesluite gebaseer op hierdie inligting, byvoorbeeld om aandele te koop of te verkoop. Beleggers maak staat op die eksterne ouditeur om interne prosedures te kontroleer, die metodologieë wat gebruik word in die voorbereiding van finansiële state te verifieer en ʼn objektiewe mening van die onderneming se bedrywighede te gee. Beleggers kan ook ouditverslae bestudeer om te bepaal hoe die onderneming se senior bestuurders pligte uitvoer en hoe die bestuurders se optrede die onderneming se reputasie, mededingendheid en winsgewendheid beïnvloed. 1.6.2
Verhoging van reguleerdersvertroue
Reguleerders bestudeer eksterne ouditverslae om ʼn onderneming se nakoming van die industriestandaarde en -beginsels te evalueer, byvoorbeeld maatskappye wat op effektebeurse genoteer is, moet geouditeerde finansiële inligting voorlê aan die betrokke effektebeurse. Dit is die geval vir al die maatskappye wat op die Johannesburgse Effektebeurs genoteer is. Net so moet ander finansiële instellings, soos banke jaarliks verslae aan die Suid-Afrikaanse Reserwebank lewer.
Suid-Afrikaanse Reserwebank Bron: http://farm1.static.flickr.com/22 5/503429462_f9ffe17183.jpg
©akademia (MSW)
Bladsy 19
AUD105 Ouditkunde 1.6.3
Voorbeeld van die verhouding tussen ʼn reguleerder en eksterne oudit
Ter illustrasie van die verhouding tussen ʼn reguleerder en eksterne oudit, word die volgende uittreksel vanaf die webblad van die Bank of International Settlements (BIS) gegee: Voorbeeld 1.2 1. Banktoesighouers (reguleerders) stel daarin belangstel om te weet dat al die werk wat uitgevoer word deur eksterne ouditeure, wel uitgevoer word deur ouditeure wat: •
behoorlik gelisensieer is en ʼn goeie reputasie het;
•
oor tersaaklike professionele ondervinding en bevoegdheid beskik;
•
onderhewig is aan ʼn gehalteversekeringsprogram;
•
onafhanklik van die bank geouditeer word;
•
objektief en onpartydig is; en
•
voldoen aan enige ander toepaslike etiese vereistes.
2. Die banktoesighouer is hoofsaaklik gemoeid met die handhawing van die stabiliteit van die bankstelsel en die bevordering van die veiligheid en gesondheid van die individuele banke ten einde die belange van die deposante te beskerm. Daarom monitor die toesighouer die huidige en toekomstige lewensvatbaarheid van banke deur gebruik te maak van finansiële state in die beoordeling van hulle toestand en prestasie. Daarteenoor, is die eksterne ouditeur hoofsaaklik betrokke by die verslagdoening oor die bank se finansiële state – óf aan die bank se aandeelhouers óf aan die Raad van Direkteure. 3. Die bank se bestuur is gemoeid met die handhawing van ʼn gesonde stelsel van interne beheer as ʼn grondslag vir ʼn veilige en verstandige bestuur van die bank se sake. Die eksterne ouditeur is gemoeid met die evaluering van interne beheer. 4. Die banktoesighouer moet tevrede wees dat elke bank voldoende rekords (opgestel in ooreenstemming met konsekwente rekeningkundige beleid en praktyke) hou, waarvolgens die toesighouer die finansiële toestand van die bank en die winsgewendheid van die onderneming kan beoordeel. Die bank moet op ʼn gereelde
©akademia (MSW)
Bladsy 20
AUD105 Ouditkunde basis finansiële state publiseer of beskikbaar stel wat sy finansiële toestand weerspieël. 5. Die eksterne ouditeur is gemoeid met die vraag of voldoende en genoegsame betroubare rekeningkundige rekords bygehou word, ten einde die entiteit in staat te stel om finansiële state voor te berei wat nie wesenlike wanvoorstellings bevat nie. Bron: http://www.bis.org/publ/bcbs87.pdf
1.6.4
Hulp aan Regeringsagentskappe
Finansiële Diensteraad
Regeringsagentskappe gebruik verslae wat deur eksterne ouditeure opgestel is om
Bron: http://www.fsb.co.za/images/ fsblogo.jpg
kennis van ʼn onderneming se bedrywighede in te win en die nakoming van wette te verseker.
Regeringsagentskappe gebruik ook ouditinligting as ʼn basis vir navrae of ondersoeke. So kan die Suid-Afrikaanse Finansiële Diensteraad ouditinligting gebruik om ʼn binne handelsondersoek by ʼn onderneming te doen. In die versekeringsbedryf kan kommissarisse, byvoorbeeld ouditinligting gebruik om navraag te doen oor ʼn versekeringsmaatskappy se praktyke en die nakoming van die staat se versekeringswette. 1.6.5
Hulp aan interne oudit
Eksterne ouditverslae help ʼn onderneming se senior bestuur om die toereikendheid en doeltreffendheid van die bestaande interne beheermaatreëls te evalueer. Die interne ouditafdeling maak ook staat op eksterne ouditverslae om interne oudits te beplan, te hersien en jaarliks ouditprogramme uit te voer. So kan die departement in ʼn onderneming wat verantwoordelik is om die nakoming van die onderneming se standaarde, reëls en/of regulasies te kontroleer, ouditinligting van die eksterne ouditeure gebruik om op sekere areas te fokus, byvoorbeeld waar etiese kwessies geïdentifiseer is. Eksterne ouditverslae word ook opgeneem in die firma se ouditkomiteeverslag wat aan die Raad van Direkteure voorgelê word (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/list_6537056_purposes-external-audit.html#ixzz1G6dld61O).
©akademia (MSW)
Bladsy 21
AUD105 Ouditkunde 1.6.6
Voorbeeld van dienste aangebied deur ʼn eksterne ouditfirma
Ter illustrasie van die tipiese eksterne dienste wat ʼn ouditfirma aanbied, word die volgende uittreksel vanuit die Ernst & Young webblad gegee:
Voorbeeld 1.3 Creating the right climate for your business success We are 141,000 talented people with a shared way of working and commitment to quality. This allows us to put together a team that can give you the seamless service you need, wherever you are in the world. We provide global services in four main areas: Assurance, Tax, Transactions and Advisory as well as Strategic Growth Markets. Through these services, we can help you retain the confidence of investors, manage your risk, strengthen your controls and achieve your potential. Assurance Around the world, the journey to success is governed by increasingly complex and broadening regulatory requirements and stakeholder demands. Strong independent assurance provides critical information for investors and other stakeholders, a robust and clear perspective to audit committees and timely and constructive input to management. Tax A successful tax function delivers a strong reporting foundation and sustainable planning to help the business achieve its growth potential. You need tax strategies aligned with your business drivers, built on effective compliance and open, transparent reporting. So we create highly networked teams who can advise on planning, compliance and reporting and maintaining good relationships with the tax authorities. Transactions How organizations manage their capital today will define their competitive position tomorrow. We offer integrated, objective advisory services that are designed to help you make better decisions about how you strategically manage capital and transactions.
Šakademia (MSW)
Bladsy 22
AUD105 Ouditkunde
Advisory Today’s achievement is tomorrow’s expectation. But as targets increase, so do risks. We help your business to make and sustain improvements, while responding more quickly to change. Strategic Growth Markets As the undisputed leader guiding Russell 3000 companies, IPO-bound companies and Forbes’ largest private enterprises, Ernst & Young provides critical, timely guidance through our Americas Strategic Growth Markets practice. (Bron: http://www.ey.com/US/en/Services)
Praktiese oefening 1.1 1. Doen verdere navorsing oor die dienste wat eksterne ouditfirmas aanbied deur ander eksterne ouditfirmas se webblaaie te besoek. 2. Vergelyk die dienste wat hulle aanbied met die dienste hierbo in die voorbeeld. 3. Identifiseer enige addisionele dienste wat aangebied word. 4. Identifiseer enige wysigings in die dienste wat aangebied word.
1.7
Die verhouding tussen rekeningkundige dienste en eksterne oudit
Daar is ʼn definitiewe verhouding tussen rekeningkundige dienste en eksterne oudit.
(Bron: http://www.justice.gov/oig/employment/images/auditor_img1.jpg) ©akademia (MSW)
Bladsy 23
AUD105 Ouditkunde Rekenmeesters verrig die dag-tot-dag take met betrekking tot die rekeninge en die uitvoering van die finansiële strategie. Aan die einde van die finansiële tydperk, lewer die rekenmeester finansiële state, asook ʼn kort verslag van die finansiële prestasie gedurende die tydperk. Die ouditeur gaan die akkuraatheid van die finansiële state na om te verseker dat daar geen wesenlike wanvoorstelling in die finansiële state is nie. Die verhouding tussen rekeningkundige en ouditeur kan vergelyk word met die verhouding tussen ʼn skrywer en ʼn redakteur. Soos die skrywer, skep die rekenmeester die materiaal – in hierdie geval finansiële state en verslae. Soos die redakteur, bestudeer die ouditeur die state en verslae en stel veranderinge en verbeteringe voor wat gemaak moet word ten einde aan die betroubaarheids- en geloofwaardigheidvereistes van die onderneming en buiteagentskappe te voldoen. Gerusstellingsdienste neem dinge ʼn stap verder deur die evaluering van die state en verslae om te verseker dat dit aan die relevante en tydigheidsvereistes voldoen. (Aangepas vanuit: http://www.associatedcontent.com/article/196337/accounting_auditing_and_assurance_servi ces_pg2.html?cat=3) 1.7.1
Rekeningkundige dienste
Rekeningkunde is die meting, openbaarmaking of verskaffing van versekering oor finansiële inligting wat bestuurders, beleggers, belastingowerhede en ander besluitnemers help om besluite te neem. Ten einde die daaglikse werksaamhede vlot te laat verloop, is dit noodsaaklik vir die bestuur van ʼn onderneming om oor ʼn behoorlike rekeningkundige stelsel te beskik. Die take van rekeningkundige dienste sluit onder andere die volgende in: Algemene boekhouding Algemene boekhouding is die handhawing van die finansiële rekords van alle vorme van sakeondernemings. Rekenmeesters is verantwoordelik om standaard finansiële verslae en dokumente te skep en om ondersteuning te bied met die indiening van die bankrekeninge van die onderneming; die formulering van ʼn stelsel vir betalings aan kliënte; en salarisse van werknemers.
©akademia (MSW)
Bladsy 24
AUD105 Ouditkunde Belastingbeplanning ʼn Rekenmeester moet ook aan die onderneming omvattende leiding gee t.o.v. belastingbeplanning ten einde die maksimum belastingvrystelling te verseker. Dit is ook belangrik om te voldoen aan die regering se reëls en regulasies wanneer die onderneming gestig word. Algemene finansiële konsultasie diens ʼn Rekenmeester kan ook kundige advies bied oor die doeltreffende bestuur van die onderneming se kontantvloei, prysbeheer, relevante finansiële opsies en bestuur van voorraad. Tegnologie ʼn Rekenmeester moet in staat wees om nuttige en praktiese raad oor relevante rekeningkundige en finansiële programmatuur en sake-oplossings te gee, ten einde die onderneming in staat te stel om op die hoogte te bly met die eise en uitdagings van die onderneming en om mededingend te wees met die meer dominante spelers in die bedryf. (Aangepas vanuit: http://www.allbestarticles.com/accounting/tasks-of-accountants.html) 1.7.2
Ouditdienste
Ouditdienste behels die evaluering van die betroubaarheid en geloofwaardigheid van finansiële inligting, asook die stelsels en prosesse wat die inligting beskikbaarstel. Voorbeelde van ouditdienste sluit dienste in, wat deur die interne ouditpersoneel en die eksterne ouditmaatskappy gelewer word, soos die bepaling van die betroubaarheid en geloofwaardigheid van rekeningkundige verslae en finansiële state en die beoordeling van risikobeheer op verskeie gebiede. Ter illustrasie van die dienste wat ʼn interne ouditdepartement aan ʼn onderneming bied, word die volgende uittreksel gegee:
©akademia (MSW)
Bladsy 25
AUD105 Ouditkunde
Voorbeeld 1.4 Die rolle en verantwoordelikhede van die interne ouditfunksie word soos volg opgesom: •
Evalueer en bied redelike versekering dat risikobestuur, beheer en bestuurstelsels funksioneer soos bedoel, wat die onderneming in staat sal stel om die doelwitte en doelstellings te bereik.
•
Doen verslag aan die ouditkomitee oor sake rakende risikobestuur en tekortkominge in interne beheermaatreëls en bied aanbevelings vir die verbetering van die onderneming se bedrywighede in terme van beide doeltreffendheid van stelsels en doeltreffende prestasie.
•
Evalueer inligtingsekuriteit en verwante blootstellings.
•
Evalueer regulatoriese nakomingsprogram in oorleg met regsverteenwoordiging.
•
Evalueer die onderneming se gereedheid in die geval van bedryfsonderbrekings.
•
Hou kanale oop vir kommunikasie met die bestuur en die ouditkomitee.
•
Moet betrokke raak in voortgesette opleiding en ontwikkeling van personeel.
•
Moet ondersteuning bied aan die onderneming se anti-bedrog programme.
Verslagdoeningstruktuur van die interne ouditfunksie •
Bestaande korporatiewe bestuursregulasies spreek nie die interaksie tussen die ouditkomitee en die interne ouditfunksie, of die verantwoordelikhede van die funksie aan nie. Tradisioneel het die interne ouditeur aan óf die Hoof Finansiële Beampte óf die Hoof Risiko Beampte rapporteer.
•
Vandag kan die interne ouditeur egter direk verslag doen aan die ouditkomitee, of die ouditkomitee sal ʼn rol in die aanstelling, evaluering en vergoeding van die Hoof Oudit Beampte speel. Die ouditkomitee se toenemende rol met betrekking tot interne oudit in ʼn onderneming, dra daartoe by om die interne ouditeur se "onafhanklikheid" en objektiwiteit te verseker.
©akademia (MSW)
Bladsy 26
AUD105 Ouditkunde
•
Die verhouding tussen die ouditkomitee en die interne ouditfunksie moet duidelik omskryf word in die ouditkomitee se handves.
(Aangepas vanuit: http://www.deloitte.com/view/en_CN/cn/services/corporategovernance/internalcontrol/inter nalauditrolesandresponsibilities/index.htm) Praktiese oefening 1.2 1. Doen navorsing oor die dienste wat die rekeningkundige afdelings van ondernemings aanbied deur die webblaaie van ondernemings te besoek. 2. Vergelyk rekeningkundige dienste wat verrig word met mekaar. 3. Identifiseer enige twee ondernemings wat rekeningkundige dienste aan ander sakeondernemings verskaf op ʼn kontraktuele basis. 4. Vergelyk hierdie ondernemings se rekeningkundige dienste met dié wat intern deur ondernemings self gedoen word.
Die volgende is ʼn uittreksel vanuit ʼn gevallestudie waar die verhouding tussen interne en eksterne oudit ondersoek word:
Gevallestudie 1.1 Verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit Hierdie evaluering is onderneem van twee groepe, naamlik: •
Die eerste groep is verteenwoordig deur interne ouditeure, en
•
die tweede groep is gevorm deur die interne ouditeure wat direk met eksterne ouditeure werk.
Beide groepe is gevra om die algehele prestasie van hul onderneming se eksterne ouditeure en hulle verhouding met die eksterne ouditeur te evalueer. Resultate wat verkry is deur middel van hierdie evaluering, is soos volg: •
Twee-en-negentig persent van die interne ouditdirekteure is van mening dat
©akademia (MSW)
Bladsy 27
AUD105 Ouditkunde eksterne ouditeure ten volle gebruik maak van die kundigheid van die interne ouditpersoneel. •
Vyftig persent van die interne ouditdirekteure het waargeneem dat die verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit "uitstekend" is, terwyl 31% hierdie verhouding as "goed" beskryf.
•
Slegs 39% van die interne ouditeure is van mening dat die eksterne ouditeure hul kundigheid ten volle benut.
•
Die meerderheid van die interne ouditdirekteure het gerapporteer dat hulle toegang tot die verslag van die eksterne ouditeure wil hê voor voorlegging daarvan aan die Raad van Direkteure.
•
ʼn Ander uitkomste van die studie was dat enkele eksterne ouditeure nie die bydrae van interne ouditeure erken nie.
•
Interne ouditeure is van mening dat hulle meer as een derde van die eksterne oudit se werk verrig.
(Bron: http://business.ezinemark.com/the-internal-audit-versus-external-audit-in-details169ade89a45.html#ixzz1Gqqi65Dm) Beantwoord die volgende vrae oor die gevallestudie hierbo: 1. Daar is ʼn redelike meningsverskil tussen die interne ouditpersoneel en die direkteure van interne oudit oor die benutting van interne ouditpersoneel tydens ʼn eksterne oudit. Wat is na u mening die redes hiervoor? 2. Hoekom dink u word die bydrae van interne ouditeure nie erken deur die eksterne ouditeure nie?
1.7.3
Voorbeeld van verhouding tussen ʼn bank en interne oudit
Ter illustrasie van die verhouding tussen ʼn bank en interne oudit word die volgende uittreksel vanaf die webblad van die Bank of International Settlements (BIS) gegee:
©akademia (MSW)
Bladsy 28
AUD105 Ouditkunde
Voorbeeld 1.5 Die BIS Interne Ouditverslag doen ʼn beroep op banke dat daar ʼn permanente en onafhanklike interne ouditfunksie in alle banke moet wees en stel ʼn aantal basiese beginsels voor waarop interne oudit gebaseer moet word. As vertrekpunt, beklemtoon die verslag die verantwoordelikhede van die Raad van Direkteure en seniorbestuur t.o.v. van interne beheermaatreëls, risiko-evaluering en die nakoming van wette en regulasies. Die belangrikheid van interne ouditeure se onafhanklikheid word ook beklemtoon. Elke bank behoort ʼn interne oudithandves te hê wat deur die senior bestuur goedgekeur is en wat bevestig is deur die Raad van Direkteure. Hierdie handves is daarop gemik om die gesag van die interne ouditfunksie te verbeter. Omdat die bedrywighede van die moderne banke toenemend kompleks is, moet interne ouditeure voldoende professionele bevoegdhede hê en risiko-gefokusde benaderings toepas in hulle werk. Banktoesighouers behoort dus periodieke konsultasies met elke bank se interne ouditeure te hê om die risiko-areas te identifiseer en die bestaande maatreëls te bespreek. (Aangepas vanuit: http://www.bis.org/publ/bcbs92.htm)
1.8
Die ouditeur se verantwoordelikhede
(Bron: http://1.bp.blogspot.com/_bGlGEvgsnmo/auditor.jpg)
©akademia (MSW)
Bladsy 29
AUD105 Ouditkunde Die ouditeur se verantwoordelikhede is soos volg: 1.8.1
Onafhanklike, derde-party ondersoeke
ʼn Eksterne ouditeur verrig onafhanklike, derde-party ondersoeke na al die finansiële rekords van ʼn onderneming. Die ouditeur evalueer alle rekeningkundige, betaalstaat en aankope rekords, asook enige dokumente wat verband hou met beleggings, aandele of lenings. Die ouditeur se taak is om ʼn akkurate, onbevooroordeelde ontleding van die onderneming se finansiële toestand te doen. 1.8.2
Verskaf objektiewe menings
Die objektiwiteit van ʼn eksterne ouditeur is noodsaaklik om suksesvol te wees. Geen verbintenis met die onderneming mag toegelaat word nie. Dit beteken dat die ouditeur nie ʼn vriend of familielid van enige eienaar, bestuurder of werknemer mag wees nie. Die ouditeur mag nie voorraad in die onderneming of enige geldelike belang in enige van die filiale hê nie. Sakeondernemings is dikwels afhanklik van ʼn eksterne ouditeur om die finansiële regter en jurie te wees. Sy/haar bevindings het ʼn sterk invloed op die maatskappy se reputasie in beide die private en openbare sektore. Om gevolgtrekkings te maak oor bates, skuld en belastingverantwoordelikhede en betalings wat nie met die maatskappyrekords ooreenstem nie, kan ernstige gevolge hê. 1.8.3
Kennis van die sakeonderneming
Om eerlik en billik te wees, moet ʼn eksterne ouditeur homself vergewis van die aard van die bedryf. Byvoorbeeld diensnywerhede en verbruikersgoedere ondernemings verskil wesenlik t.o.v. hulle verskillende uitgawes en uiteenlopende metodes vir die berekening van winste en verliese. Ten einde opbouende en akkurate gevolgtrekkings te maak, is dit belangrik dat die ouditeur kennis dra van hierdie verskille. 1.8.4
Identifisering van ongerymdhede
Indien ʼn eksterne ouditeur ongerymdhede vind, moet dit in die verslag aangeteken en gerapporteer word. Dit kan verband hou met rekeningkundige metodes, interne beheermaatreëls of die wyses waarop uitgawes aangeteken word.
©akademia (MSW)
Bladsy 30
AUD105 Ouditkunde 1.8.5
Regulatoriese verantwoordelikheid
In sommige gevalle word ʼn eksterne ouditeur se dienste benodig deur ʼn regulerende agentskap of aandeelhouers wat twyfel oor die akkuraatheid van ʼn onderneming se finansiële status. As die ouditeur bewyse vind wat die vermoedens ondersteun, is die ouditeur daartoe verbind om die saak te rapporteer. Die onderneming word gewoonlik die geleentheid gebied om die posisie skriftelik of mondelings te verdedig. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-does-an-external-auditor-do.htm) 1.9
Die onderneming se rol tydens ʼn eksterne oudit
Die ouditeur benodig bepaalde dokumentasie van die kliënt ten einde ʼn suksesvolle oudit te kan uitvoer. Hier is voorbeelde van wat die kliënt kan doen om die ouditproses te help:
•
Skeduleer die personeel vir die ouditaktiwiteite, soos onderhoude, waarneming, ens.
•
Voorsien ʼn veilige werkplek.
•
Stel die ouditeur in kennis van alle tersaaklike data, rekords, en tegnologiehulpbronne wat beskikbaar is.
•
Hersien voorlopige bevindinge en lewer kommentaar daarop.
•
Indien daar interne beheerprobleme is, moet die ouditeur daarvan kennis neem.
•
Tensy anders onderhandel, kan alle relevante inligting aan ouditeure elektronies beskikbaar gemaak word.
•
Bestudeer die ouditprogram en vra vrae as dit nie duidelik is waarom sekere aktiwiteite in- of uitgesluit is nie.
•
Wees proaktief in die monitering en verslagdoening oor die vordering van die regstellende aksies.
•
Verskaf betyds ʼn geskrewe antwoord op die kwessies in die verslag, asook wie verantwoordelik sal wees vir die uitvoering van die regstellende aksies en wanneer dit voltooi sal wees.
(Aangepas vanuit: http://www.technology.wv.gov/security/ITAudit/Pages/AuditorandClientResponsibilities.aspx
©akademia (MSW)
Bladsy 31
AUD105 Ouditkunde
Praktiese oefening 1.3 1. Doen navorsing om te bepaal op welke ander wyses die onderneming ʼn rol kan speel in die eksterne oudit. 2. Bepaal die spesifieke rolle wat die volgende personeel kan speel: a. Topbestuur b. Bestuurders van die afdelings of eenhede wat geoudit word c. Rekeningkundige personeel d. Interne ouditpersoneel
1.9.1
Gevallestudie
Die volgende is ʼn uittreksel vanuit ʼn gevallestudie oor die voorbereiding vir ʼn eksterne oudit soos dit deur die Universiteit van Birmingham gedoen word. Die voorbereidingsdokument is deur die eksterne ouditfirma geformuleer.
Gevallestudie 1.2 UNIVERSITY OF BIRMINGHAM Preparing for an Audit The following steps offer some advice on preparing for an audit. This guidance is designed to make our audit process run more smoothly, minimise the amount of time we are on-site, limit the disruption to your operations and increase the likelihood of our work providing reliable outcomes. The information outlined below gives some guidance on the steps that you can take before we start the audit: •
Assemble appropriate and current background information about your unit that you think might help us with the review. As a general guide, our work is focussed upon the aims and objectives identified in your strategic plans; so copies of the plan will be helpful. Other information might typically include any key procedures or policies, organisation charts and financial information such as budgets and sample management reports. Copies of these documents are particularly helpful, although
©akademia (MSW)
Bladsy 32
AUD105 Ouditkunde we recognise that many parts of the University now hold such information on their web sites – where this is the case, providing the relevant site address is useful for us. As part of our responsibility for assessing how well the University’s risks are being managed we will also need access to the quarterly risk monitoring returns (the ‘traffic light’ system) that you maintain. •
It is also useful if you can make us aware of, or provide us with the information of any other reviews or inspections that have taken place in your unit.
•
Prior to starting an audit we always hold a planning meeting with you to identify the scope of the audit. This meeting covers the key areas of service and provision for your unit within the context of any strategic plans that you may have. We use a planning pro-forma to help us structure this meeting. Download a copy of the planning pro-forma in advance of the meeting to help you prepare.
•
If your area has been audited in the past, it is worth reviewing the last audit report that we did. A standard feature of our approach is to review the progress of past recommendations. Recommendations that were graded as fundamental or significant in previous reports will always be revisited.
•
Identify an ‘audit contact’ officer who can act as a liaison person to work with us. This member of staff should be responsible for ensuring that we have access to records and files or any other resources we need to complete our reviews as well as directing us to the appropriate colleagues who can help us complete specific areas of our review. This officer normally acts as our main point of contact as the audit progresses so that we can continue to keep you informed of how the work is going. Contact officers often find it useful to schedule meetings with us periodically throughout the audit to stay in touch with how we are progressing. We have found that this is a good way to facilitate communication, resolve issues on a timely basis, and correct any misunderstandings.
•
At the planning meeting, you may want to consider which staff should be present. In particular, we often find it helpful for someone at the meeting to provide us with an overview of the unit’s work.
•
Tell your staff about the audit. As part of our planning we provide a scope letter that outlines in broad terms the work that we will be doing. Most units find it useful to distribute a copy of this letter to their staff so that they know to expect us to be
©akademia (MSW)
Bladsy 33
AUD105 Ouditkunde around the unit and have an idea of the type of work we will be undertaking. It also helps those staff that we need to contact, identify the sort of records and information that they need to have available when we meet with them. •
Please note that these are only general steps recommended to prepare for an audit. We recognise that specific steps and information requests that are unique to your unit will be identified and communicated to you as part of the initial contact and planning meeting with us.
•
Finally, please ask us if you have any doubts or queries about the work that we will be doing or are planning to do.
(Bron: http://www.internalaudit.bham.ac.uk/audit/prep.shtml) Beantwoord die volgende vrae oor die gevallestudie hierbo: 1. Hoe lank voor die oudit moet daar met die beplanning begin word? 2. Op watter ander maniere as wat hierbo genoem is, kan u die inhoud van die oudit met u personeel kommunikeer? 3. Watter ander algemene stappe in die ouditproses sal u kan byvoeg tot die stappe wat reeds hierbo genoem is? 4. Het die eksterne ouditeure toegang tot al die onderneming se dokumentasie? 5. Hoe sal u verseker dat die ouditeure inligting as vertroulik beskou en hanteer?
1.10
Samevatting
Eksterne oudits is oudits van die finansiële rekords van ʼn kliënt wat deur ʼn onafhanklike rekenmeester of rekeningkundige firma uitgevoer word. ʼn Eksterne oudit kan gedoen word op die finansiële rekords van ʼn individu, sakeonderneming, nie-winsgewende organisasie, regering of enige ander soort regsentiteit. Oudits van hierdie aard kan versoek word deur ʼn regulerende agentskap, ʼn individu, sakeonderneming of organisasie, as ʼn manier om te verseker dat standaard rekeningkundige praktyke gevolg word.
©akademia (MSW)
Bladsy 34
AUD105 Ouditkunde 1.11
Selfevaluering Aktiwiteit 1
U is die skakelbeampte wat optree as die skakel tussen u onderneming en die eksterne ouditeure. U moet die produksie afdeling in u onderneming voorberei vir ʼn eksterne oudit deur ʼn opleidingsessie te skeduleer met die personeel van die produksie afdeling. Beantwoord die volgende vrae in dié verband – verwys telkens na die bogemelde konteks: 1. Hoe gaan u ʼn eksterne oudit aan die personeel definieer? 2. Hoe sal u die belangrikheid van eksterne oudits beskryf? 3. Wat is die primêre doel van ʼn eksterne oudit? 4. Hoe help die eksterne oudit die interne ouditafdeling? 5. Beskryf voorbeelde van wat die produksie afdeling kan doen om die ouditproses te help. Gebruik praktiese voorbeelde in u antwoorde.
©akademia (MSW)
Bladsy 35
AUD105 Ouditkunde Notas
Šakademia (MSW)
Bladsy 36
AUD105 Ouditkunde
Studie Studieie-eenheid 2: 2: Algemene ouditbeginsels
2.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 2 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Ouditterminologie
•
Interne beheer en gehalteversekering
•
Toepaslike ouditbewyse
•
Ouditbewyse besluite
•
Tipes ouditbewyse
•
Ouditdokumentasie
•
Ouditsteekproewe
•
Ouditeurshulpmiddels
•
Programmatuur evaluasie
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Ouditterminologie te beskryf en aan te wend.
•
Deel te neem aan die proses van interne beheer en gehalteversekering.
•
Die konsep van voldoende, toepaslike ouditbewyse te beskryf binne ʼn bepaalde konteks.
•
Die beginsels van ouditsteekproefneming te beskryf binne ʼn bepaalde konteks.
•
Die gereedskap in die ouditeur se gereedskapskas te evalueer.
©akademia (MSW)
Bladsy 37
AUD105 Ouditkunde 2.2
Verrykende bronne •
http://3.bp.blogspot.com/_FgzIskiv2qY/S6qhM7sra4I/AAAAAAAAAHw/BYaLMmUwBA/s1600/auditor.gif
•
http://accounting.smartpros.com/x6645.xml
•
http://ccba.jsu.edu/ccba/.../jzanzig_Auditing%20Ch%207%20Lecture.ppt
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_60/ai_106863368/pg_8/?tag=conten t;col1
•
http://ultranet.stdoms.ac.nz/DataStore/Pages/PAGE_2750/Docs/Documents/BankSt atementChequing.png
2.3
•
http://www.auditsample.com/
•
http://www.evritesoftware.co.uk/images/Bank-Reconciliation.jpg
•
http://www.finexgroup.ca/images/diagram_internal_control.png
•
http://www.k-state.edu/internalaudit/intcontr.html
•
http://www.wisegeek.com/what-is-audit-evidence.htm
•
http://www.wisegeek.com/what-is-quality-assurance.htm Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan: Sleutelwoord
Omskrywing
Analitiese proses
Analitiese proses is ʼn vergelyking van die finansiële state met ʼn ouditeur se verwagting.
Beheeromgewing
Beheeromgewing is die houding, bewustheid, en aksies van die direksie, bestuur, eienaars en ander oor die belangrikheid van beheer.
Bekendmaking
Bekendmaking is die onthulling van inligting.
Gekwalifiseerde
Accountant's or auditor's opinion of a financial statement for
ouditmening
which some limitations existed, such as an inability to gather certain information or a significant upcoming event which may or may not occur - opposite of unqualified opinion (http://www.investorwords.com/3987/qualified_opinion.html#ixzz1LSeuiP5U)
©akademia (MSW)
Bladsy 38
AUD105 Ouditkunde
Interne beheer
Interne beheer swakheid is ʼn defek in die ontwerp of werking van
swakheid
interne kontroles.
Kontrolerisiko
Kontrolerisiko is die risiko dat wesenlike foute in transaksies nie voorkom of opgespoor word nie.
Ongekwalifiseerde
Auditor's opinion of a financial statement, given without any
ouditmening
reservations. Such an opinion basically states that the auditor feels the company followed all accounting rules appropriately and that the financial reports are an accurate representation of the company's financial condition. opposite of qualified opinion. (http://www.investorwords.com/5175/unqualified_opinion.html#ixzz1LSdhoELU)
Ooreengekome
Ooreengekome prosedures is ʼn aanstelling waar die kliënt
prosedures
prosedures bepaal en die rekenmeester onderneem om die prosedures uit te voer.
Ouditaanpassing
Ouditaanpassing is ʼn voorgestelde regstelling van die finansiële state wat die ouditprosedures dalk nie opgespoor het nie.
Ouditbeplanning
Ouditbeplanning is die ontwikkeling van ʼn algemene strategie vir die oudit.
Rekeningkundige
Rekeningkundige beginsels is alternatiewe maniere van
beginsels
rapportering en openbaarmaking van inligting in finansiële state en verwante voetnote.
Rekeningkundige
Rekeningkundige data sluit joernale, grootboeke en ander
data
rekords, soos sigblaaie (spreadsheets) in, wat ondersteuning bied vir finansiële state.
Steekproefgrootte
Steekproefgrootte is die getal van die bevolkingsitems wat gekies word as verteenwoordigend van die totale bevolking.
Toets van die
Toets van die kontrole is waar ouditeure die ontwerp van die
kontrole
kontrole evalueer.
Tussentydse
Tussentydse finansiële inligting is die finansiële state van ʼn
finansiële inligting
tydperk minder as ʼn volle jaar.
©akademia (MSW)
Bladsy 39
AUD105 Ouditkunde
Tussentydse
Tussentydse ouditprosedures word uitgevoer gedurende die jaar
ouditprosedures
onder oudit, voor die jaareinde.
Veldwerk
Veldwerk is die uitvoer van ouditprosedures buite die ouditeur se kantoor.
Voorkomende
Voorkomende beheer is beheer wat ontwerp is om ʼn onbeplande
beheer
gebeurtenis te vermy.
Wanvoorstelling
Wanvoorstelling beteken verkeerd of vals – onwaar inligting op finansiële state.
Werkspapiere
Werkspapiere is die rekords wat die ouditeur hou van die prosedures wat toegepas word, toetse wat uitgevoer word en inligting wat verkry is.
Wesenlikheid
Wesenlikheid is inligting wat belangrik genoeg is om ʼn belegger se besluit te verander.
(Aangepas vanuit: http://accounting.smartpros.com/x6645.xml) 2.4
Inleiding
Oudit is die versameling en evaluering van bewyse oor inligting om te bepaal en verslag te doen oor die mate van ooreenstemming tussen die inligting en die gevestigde kriteria. Ouditering moet gedoen word deur ʼn bevoegde en onafhanklike persoon. Daar moet inligting in aanvaarbare formaat wees wat deur die ouditeur geëvalueer kan word. Die algemene beginsels vir ouditeringstandaarde is basiese aannames, konsekwente aannames, logiese beginsels en vereistes wat help in die ontwikkeling van Suid-Afrikaanse Ouditstandaarde en wat die ouditeure help in die vorming van menings en verslae, veral in gevalle waar geen spesifieke standaarde van toepassing is nie. Verder het ouditeure gereeld toegang tot kommersiële, politieke of veiligheidsinligting wat sensitief is van aard. Die ouditeur moet die nodige professionele sorg uitoefen om sodanige inligting te verseker, behoorlik te beskerm en moet dus prosedures en kontroles in plek hê om die fisiese veiligheid van die werkspapiere te verseker. Vir finansiële oudits sal die ouditeur, byvoorbeeld evaluasies doen op die kontroles wat in plek is om die entiteit se bates en ander waardevolle hulpbronne te beskerm en sal ook
©akademia (MSW)
Bladsy 40
AUD105 Ouditkunde toetse doen om te sien of behoorlike en volledige rekeningkundige rekords gehou word. Dit kan gedoen word deur deur-stap toetse waar ʼn transaksie gevolg word van die begin van die transaksie tot die afhandeling daarvan om te bepaal of daar enige gebreke in die rekordhouding en opname van transaksies is. In hierdie studie-eenheid word gekonsentreer op die terminologie wat deur ouditeure gebruik word, interne beheer en gehalteversekering, die konsep van voldoende, toepaslike ouditbewyse, die beginsels van ouditsteekproefneming, en die evaluasie van ʼn ouditeur se gereedskap.
(Bron: http://3.bp.blogspot.com/_FgzIskiv2qY/S6qhM7sra4I/AAAAAAAAAHw/BYaLMmUwBA/s1600/auditor.gif)
2.5
Interne beheer en gehalteversekering
In rekeningkunde en ouditkunde word interne beheer gedefinieer as ʼn proses wat in werking gestel word deur ʼn onderneming se struktuur, werksvloei, mense en deur die ontwerp van die bestuursinligtingstelsels om te help om die onderneming se spesifieke doelstellings te bereik. Interne beheermaatreëls is ʼn integrale deel van enige onderneming se finansiële en sakebeleid en prosedures. Interne beheermaatreëls bestaan uit al die maatreëls wat deur die onderneming ingestel is met die volgende doelwitte: •
Die beskerming van hulpbronne teen afval, bedrog, en ondoeltreffendheid;
©akademia (MSW)
Bladsy 41
AUD105 Ouditkunde •
die versekering van akkuraatheid en betroubaarheid in rekeningkunde en ander data;
•
die nakoming van die beleidsbepalings van die onderneming; en
•
die evaluering van die vlak van prestasie in al die afdelings van die onderneming. Interne beheermaatreëls is bloot goeie sakepraktyke.
Die volgende is die voordele wat toereikende interne beheermaatreëls bied: •
Begrip van interne beheermaatreëls is van kritieke belang in enige onderneming.
•
Dit verminder die risiko van bedrog en wanvoorstellings op finansiële state of wanaanwending van bates en fondse.
•
Bevordering van ʼn kultuur en omgewing van integriteit, lojaliteit en hoë etiese waardes.
•
Effektiewe interne beheer is een van die fondamente wat noodsaaklik is vir die uitbreiding van ʼn onderneming om sy potensiaal ten volle te bereik.
•
ʼn Sterk interne beheerstruktuur sal tot meer vertroue lei by die onderneming se kliënte, aandeelhouers, bankiers, en rekenmeesters.
•
Handhawing van ʼn hoë mate van vertroue en die akkuraatheid van die finansiële verslagdoening.
•
Verbetering van verouderde en ondoeltreffende prosesse.
Die onderstaande figuur is ʼn voorbeeld van die interne kontroleproses
©akademia (MSW)
Bladsy 42
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.1: Voorbeeld van die interne kontroleproses (Bron: http://www.finexgroup.ca/images/diagram_internal_control.png)
Praktiese oefening 2.1 1.
Doen navorsing om te bepaal wat die ander voordele van effektiewe interne beheermaatreëls is.
2.
Doen navorsing om te bepaal wat die nadele van oneffektiewe beheermaatreëls is.
Riglyn: Tik die trefwoorde in Google soek enjin om addisionele inligting te bekom.
©akademia (MSW)
Bladsy 43
AUD105 Ouditkunde 2.5.1
Wie is verantwoordelik vir interne beheer?
(Bron: http://farm4.static.flickr.com/3078/2586310670_491026ac82.jpg) Almal binne die onderneming het ʼn rol in interne beheer. Die rolle wissel na gelang van die vlak van verantwoordelikheid en die aard van die betrokkenheid van die individu. Die volgende persone is verantwoordelik: •
Die Raad van Direkteure en senior bestuurders is oorhoofs verantwoordelik vir interne beheer.
•
Bestuurders en toesighoudende personeel is verantwoordelik vir die uitvoering van beheer, beleid en prosedures op hul vlak binne ʼn spesifieke afdeling.
•
Elke individu binne ʼn afdeling moet bewus wees van behoorlike interne beheermaatreëls wat verband hou met hul spesifieke werk.
Die rol van interne oudit is om die toereikendheid en doeltreffendheid van die interne beheermaatreëls te ondersoek en aanbevelings te maak oor hoe om beheer te verbeter. Interne oudit moet onafhanklik en objektief bly en is nie primêr verantwoordelikheid vir die daarstelling en instandhouding van interne beheer nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 44
AUD105 Ouditkunde Interne ouditfunksies kan waarde toevoeg tot ʼn onderneming se interne beheerstelsel deur ʼn sistematiese, gedissiplineerde benadering tot die evaluering van risiko’s en deur die maak van aanbevelings om risikobestuur meer doeltreffend te maak. Die interne ouditeur moet fokus op die verbetering van die interne beheerstruktuur en bevordering van beter korporatiewe bestuur. Die rol van die interne ouditeur in die verband, behels die volgende: •
Evaluering van die effektiwiteit en doeltreffendheid van die beheerstelsels.
•
Aanbeveling van nuwe beheerstelsel waar nodig of die staking van onnodige beheermaatreëls.
•
Die gebruik van beheerraamwerke.
•
Die ontwikkeling van self-evalueringsmaatreëls t.o.v. beheer.
Die interne ouditeur se evaluasie van interne beheer impliseer: •
die bepaling van die betekenis en die sensitiwiteit van die risiko waarvoor beheer geëvalueer word;
•
die beoordeling van die kwesbaarheid van hulpbronne deur misbruik, versuim om doelwitte te bereik met betrekking tot etiek, ekonomie, doeltreffendheid en effektiwiteit, of versuim om te voldoen aan aanspreeklikheidsverpligtinge en nienakoming van wette en regulasies;
•
die identifisering en begrip van die ontwerp en bedryf van relevante beheer;
•
die bepaling van die mate van beheerdoeltreffendheid deur middel van toetsing van die kontrole;
•
die beoordeling van die toereikendheid van die beheerontwerp; en verslagdoening oor die interne beheerevaluering en bespreking van die nodige regstellende aksies.
2.5.2
Elemente van interne beheer
Interne beheermaatreëls is ʼn stelsel wat bestaan uit spesifieke beleidsbepalings en prosedures wat ontwerp is om bestuur te voorsien van ʼn redelike versekering dat die doelstellings en doelwitte bereik sal word.
©akademia (MSW)
Bladsy 45
AUD105 Ouditkunde Interne beheerstelsels werk op verskillende vlakke van doeltreffendheid. Dit bepaal of ʼn bepaalde interne beheerstelsel doeltreffend is en of die vyf komponente: beheeromgewing, risiko-evaluering, beheeraktiwiteite, inligting en kommunikasie, en monitering teenwoordig is en funksioneer. Doeltreffende beheer verskaf redelike gerusstelling oor die vervulling van gevestigde doelwitte.
Beheeromgewing
Risikoevaluering
Monitering Elemente van beheer
Inligting en kommunikasie
Beheeraktiwiteite
Figuur 2.2: Die elemente van interne beheer (Bron: Outeur, 2011)
Die beheeromgewing Die beheeromgewing, soos vasgestel deur die onderneming se administrasie, gee die toon aan binne ʼn onderneming en beïnvloed die beheerbewussyn van die mense. Die bestuur van elke departement of area van aktiwiteit stel ʼn interne beheeromgewing daar. Dit vorm die grondslag vir die dissipline en struktuur in al die ander komponente van interne beheer. Beheeromgewingsfaktore sluit die volgende in: •
integriteit en etiese waardes;
•
die verbintenis tot bevoegdheid;
•
leierskapfilosofie en bestuurstyl;
©akademia (MSW)
Bladsy 46
AUD105 Ouditkunde •
die wyse waarop die bestuur gesag en verantwoordelikheid toeken, mense organiseer en ontwikkel; en
•
beleidsbepalings en prosedures.
Die volgende beeld die beheeromgewing uit:
Figuur 2.3: Voorbeeld van die beheeromgewing (Bron: http://www.halharris.com/241/Ch08ControlThreats.jpg) Risiko-evaluering Elke onderneming het ʼn verskeidenheid van risiko's komende van eksterne en interne bronne wat geëvalueer moet word. ʼn Voorwaarde vir risiko-evaluering is die daarstelling van doelwitte. Risiko-evaluering is die identifisering en ontleding van die betrokke risiko's t.o.v. die bereiking van die doelwitte. Dit vorm ook ʼn basis vir die bepaling van hoe om die risiko's te hanteer. Omdat ekonomiese, regulatoriese en operasionele omstandighede sal voortgaan om te verander, is meganismes nodig om risiko's verbonde aan verandering te identifiseer en te hanteer. Doelwitte moet daargestel word voor die bestuurders die nodige stappe neem om risiko's te bestuur. Doelwitte het betrekking op die doeltreffendheid en effektiwiteit van die bedrywighede, insluitende die prestasie- en finansiële doelwitte. Finansiële verslagdoeningsdoelwitte het betrekking op die voorbereiding van ʼn betroubare gepubliseerde finansiële state, insluitende die voorkoming van bedrieglike finansiële
©akademia (MSW)
Bladsy 47
AUD105 Ouditkunde verslagdoening. Nakoming van doelwitte het betrekking op wette en regulasies wat die minimum standaarde van gedrag bepaal. Die proses van identifisering en ontleding van risiko is ʼn deurlopende proses en is ʼn kritieke komponent van ʼn effektiewe interne beheerstelsel. Aandag moet fokus op die risiko's op alle vlakke en die nodige aksies moet geneem word om dit te beheer. Nadat risiko's geïdentifiseer is, moet dit geëvalueer word. Die volgende is stappe in die risiko-evalueringsproses: •
Formuleer ʼn risiko-evalueringstrategie
Bepaal ʼn risiko-evalueringstrategie wat die beste by die behoeftes van die onderneming sal pas. Elke omgewing het spesiale behoeftes om te oorweeg by die ontwikkeling van risiko-evaluering. Identifiseer en spreek hierdie behoeftes aan om voorsiening te maak vir ʼn meer akkurate en gedetailleerde risiko-evaluering. •
Formulering van die strategiese plan
Maak risiko-evaluering deel van die onderneming se strategiese plan. Dit is die beste om ʼn span personeellede, wat alle fasette en funksies van die onderneming ken, deel van die span te maak wat ʼn risiko-evaluering uitvoer. •
Beplan die risiko-evaluering
Skeduleer voldoende tyd om te verseker dat die risiko-evaluering deeglik beplan, gedokumenteer en behoorlik uitgevoer word. Sluit die evaluering in die jaarlikse organisatoriese onderhoudsroetine in. Vestig spesifieke prosedures en standaarde ten opsigte van verwagtinge rondom die taak. •
Identifiseer risiko's of gevare
Definieer die onderneming se risiko's deur die meting van die grootte van die potensiële verlies en die waarskynlikheid dat die verlies kan voorkom. •
Dokumenteer bevindings
Teken bevindings aan en implementeer voorsorgmaatreëls en voorkomende maatreëls om die onderneming se risiko-faktore te beheer.
©akademia (MSW)
Bladsy 48
AUD105 Ouditkunde •
Ontleed die resultate
Dis belangrik om te verstaan dat die uitvoer van ʼn risikobepaling moeilik is en dat foute maklik gemaak kan word. Sodra die risiko geïdentifiseer en geëvalueer is, kan die ontleding van die resultate ʼn groot uitdaging wees. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/how_2154600_do-riskassessment.html#ixzz1H9XNh275) Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn risiko-evaluering:
Figuur 2.4: Voorbeeld van ʼn risiko-evaluering (Bron: http://how-to-do-it.net/how-to/wp-content/uploads/How-to-do-it-risk-assessment.gif) Interne beheerstelsels verander oor tyd. Die manier waarop beheer toegepas word, kan verander. Effektiewe prosedures kan minder doeltreffend word as gevolg van die aankoms van nuwe personeel, wissellende doeltreffendheid t.o.v. opleiding en toesighouding, tyd en hulpbronne beperkings, of bykomende druk. Omstandighede waarvoor die interne beheerstelsel oorspronklik ontwerp is, kan verander. As gevolg van die veranderende omstandighede, moet bestuur bepaal of die interne beheerstelsel steeds relevant is en in staat is om nuwe risiko's aan te spreek. Beheeraktiwiteite Beheeraktiwiteite is die beleidsrigting en prosedures wat help verseker dat die bestuur wel die riglyne uitgevoer. Dit help om te verseker dat die nodige stappe gedoen word om risiko's aan te spreek om die onderneming se doelwitte te bereik. Beheeraktiwiteite kom dwarsdeur die onderneming voor, op alle vlakke en in alle funksies.
©akademia (MSW)
Bladsy 49
AUD105 Ouditkunde Dit sluit ʼn verskeidenheid aktiwiteite in soos: •
goedkeurings
•
magtigings
•
verifikasie
•
rekonsiliasies
•
evaluering van die onderneming se prestasie
•
die sekerheid van bates
•
die skeiding van pligte
Beheeraktiwiteite behels gewoonlik twee elemente:
•
ʼn beleidformulering van wat gedoen moet word, en
•
prosedures om die beleid uit te voer.
Die volgende is ʼn gevallestudie van die beheermaatreëls wat deur die internasionale firma HUSQVARNA ingestel is:
Gevallestudie 2.1 •
Beheeraktiwiteite
Beheeraktiwiteite is om foute en afwykings te voorkom, te identifiseer en te korrigeer. Husqvarna omskryf interne beheerstandaarde, dit wil sê hulle spesifiseer die beheeraktiwiteite wat in elke sakeproses ingesluit word, ten einde te verseker dat daar ʼn eenvormige vlak van interne beheer oor finansiële verslagdoening in die Groep is. Beheeraktiwiteite is opgeneem in Husqvarna se prosesse vir rekeningkundige en finansiële verslagdoening en sluit prosedures vir goedkeuring in, versoening van die bankbalanse en -rekeninge, analise van die resultate, skeiding van pligte, outomatiese kontrolediens in ITstelsels en beheer van die basiese IT-omgewing. •
Beheer
Elke bedryfseenheid het ʼn kontroleur wie se verantwoordelikhede insluit om te verseker dat die eenheid se interne beheermaatreëls voldoen aan die Groepstandaarde, asook die nakoming van die Groep se riglyne en beginsels soos uiteengesit in Husqvarna se Rekeningkunde Handboek.
©akademia (MSW)
Bladsy 50
AUD105 Ouditkunde
Die kontroleur is ook verantwoordelik om te verseker dat die finansiële inligting korrek en volledig is en gelewer word. Daarbenewens het kontroleurs op sektorvlak en groepvlak ooreenstemmende verantwoordelikhede. •
Verteenwoordiger
ʼn Verteenwoordiger word aangestel deur Husqvarna in elke land waar die Groep bedryfsfiliale het. Hierdie beampte se pligte sluit in: die beskerming van die belange van die Groep se eienaars, sowel as die identifisering van en verslagdoening oor risiko's in sulke gebiede, soos byvoorbeeld fiskale regulasies en ander wetlike aspekte. •
Brief van verteenwoordiging
Sedert 2007 het Husqvarna ʼn stelsel vir die bekragtiging van die finale rekeninge, waarvolgens elke maatskappyhoof en die kontroleurs van verskeie verslagdoeningseenhede ʼn brief van verteenwoordiging teken wat bevestig dat die finansiële verslag ʼn ware en akkurate beeld bied van die eenhede se finansiële posisie en dat dit opgestel is in ooreenstemming met die Groep se rekeningkundige standaarde. •
Groepsbestuur
Die maandelikse vergaderings van groepsbestuur sluit ʼn oorsig van die maandelikse resultate vir die groep in, sowel as opgedateerde voorsuitskattings, planne en strategiese kwessies. •
Self-evaluering
Elke operasionele eenheid lê ʼn jaarlikse kontrole self-evalueringsverslag voor oor die status van sy area van verantwoordelikheid wat onderhewig is aan interne beheer. Die kontrole self-evalueringsverslag word onderteken deur die kontroleur. Hierdie evaluering word gebaseer op ʼn omvattende vraelys wat ontwerp is om die mate van nakoming van gedefinieerde vereistes te meet. Die eenheid meet sy eie voldoeningsbeampte. Die resultate van die kontrole self-evaluering is saamgestel op Groepvlak vir die evaluering van beheerroetines, en word aan die Ouditkomitee gerapporteer. •
Prosedures met betrekking tot verkrygings
Husqvarna het riglyne en roetines ontwerp om te verseker dat die bedrywighede akkuraat ontleed is in terme van finansiële, operasionele en omgewingsvereistes. Verkrygings word
©akademia (MSW)
Bladsy 51
AUD105 Ouditkunde geëvalueer in 12- en 24-maande intervalle ná die transaksie. Evaluerings word gerapporteer aan die Ouditkomitee en die Raad. (Aangepas vanuit: http://corporate.husqvarna.com/?p=cg&s=internal_control_and_risk_management&t=contro l_activities&afw_lang=en) Beantwoord die volgende vrae oor die gevallestudie hierbo: 1. Is die beheeraktiwiteite genoegsaam in die geval van HUSQVARNA? 2. Watter ander beheeraktiwiteite kan bygevoeg word? 3. Wat is die voordele en nadele van die kontrole selfevaluering? 4. Is daar ʼn groter rol vir Groepbestuur in die geval van HUSQVARNA?
•
Komponente van die beheeraktiwiteit
Interne beheermaatreëls maak staat op die beginsel van gewigte en teengewigte in die werkplek. Die volgende is komponente van die beheeraktiwiteit: o
Personeel
Personeel moet bevoeg en betroubaar wees, met duidelik-gevestigde strukture van gesag en verantwoordelikheid wat gedokumenteer is in geskrewe posbeskrywings en prosedurehandleidings. Organogramme bied ʼn visuele voorstelling van die gesagstrukture aan en periodieke opdaterings van posbeskrywings verseker dat werknemers bewus is van wat van hulle verwag word. o
Magtigingsprosedures
Magtigingsprosedures moet ʼn deeglike oorsig van ondersteunende inligting bied. Goedkeuring of magtigingsverantwoordelikhede moet in ooreenstemming wees met die aard en omvang van die saketransaksies en met die onderneming se beleid. o
Skeiding van pligte
Die volgende is ʼn voorbeeld van die skeiding van pligte:
©akademia (MSW)
Bladsy 52
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.5: Skeiding van pligte (Bron: http://www.pwc.com/en_SG/sg/advisory/assets/sap2.gif) Skeiding van pligte verminder die waarskynlikheid van foute en onreëlmatighede. ʼn Individu mag byvoorbeeld nie verantwoordelikheid wees vir meer as een van die volgende drie transaksiekomponente nie, naamlik magtiging, bewaring, en rekordhouding. Wanneer die werk van een werknemer gekontroleer word deur ʼn ander, en wanneer die verantwoordelikheid vir die bewaring van bates afsonderlik hanteer word van die verantwoordelikheid vir die handhawing van die rekords met betrekking tot daardie bates, vind daar skeiding van pligte plaas. Dit dra daartoe by dat foute makliker en tydig ontdek word en dit beperk wanpraktyke. Die volgende is ʼn voorbeeld van die skeiding van pligte soos dit deur die Universiteit van Kalifornia in Los Angelas (UCLA) toegepas word:
Voorbeeld 2.1 Skeiding van pligte (proaktief en reaktief) Skeiding van pligte is van kritieke belang vir effektiewe interne beheer, want dit verminder die risiko van foute en ongemagtigde aksies. Dit help om bedrog te bestry deur die ontmoediging van sameswering. Oor die algemeen behoort die volgende
©akademia (MSW)
Bladsy 53
AUD105 Ouditkunde funksies geskei te word: •
Goedkeuring
•
Rekeningkunde
•
Batebewaring
As hierdie aktiwiteite nie geskei kan word nie, is ʼn gedetailleerde evaluering van verwante aktiwiteite op ʼn gereelde basis nodig as teenvoeter teen onreëlmatighede. By UCLA is die volgende voorbeelde van die skeiding van pligte: •
Die persoon wat die aankoop van goedere of dienste doen, moet nie die persoon wees wat die aankoop goedkeur nie.
•
Die persoon wat die aankoop van goedere of dienste goedkeur, moet nie die persoon wees wat die maandelikse finansiële verslae nagaan nie.
•
Die persoon wat die aankoop van goedere of dienste goedkeur, mag nie tjeks uitreik nie.
•
Die persoon wat die tjeks ontvang, moet nie die persoon wees wat die deposito maak nie.
•
Die persoon wat tjeks ontvang, moet nie die persoon wees wat die rekeninge ontvangbaar rekords hou nie.
Geen een persoon mag: •
ʼn transaksie inisieer; en
•
ʼn transaksie goedkeur; en
•
ʼn transaksie te boek stel; en
•
bates hanteer; en
•
verslae beoordeel nie.
Let wel: Ten minste twee pare oë is nodig vir ʼn transaksie. (Bron: http://map.ais.ucla.edu/portal/site/UCLA/menuitem)
©akademia (MSW)
Bladsy 54
AUD105 Ouditkunde o
Fisiese beperkings
Fisiese beperkings is die belangrikste tipe beskermende maatreël vir die beveiliging van die onderneming se bates, prosesse en data. o
Dokumentasie en rekordbewaring
Dokumentasie en rekordbewaring is bedoel om redelike versekering te gee dat alle inligting en transaksies van waarde, akkuraat aangeteken is en bewaar word. Rekords moet onderhou en beheer word in ooreenstemming met die gevestigde bewaringstydperk en behoorlik bestuur word in ooreenstemming met gevestigde prosedures. o
Monitering
Monitering is noodsaaklik om te bevestig dat beheer behoorlik funksioneer. Rekonsiliasies en uitsonderingsverslae kan hierdie soort van inligting verskaf. Inligting en kommunikasie Relevante inligting moet geïdentifiseer, vasgelê en gekommunikeer word in ʼn vorm en tydsraamwerk wat mense in staat sal stel om hulle verantwoordelikhede na te kom. Effektiewe kommunikasie moet plaasvind in die onderneming. Alle personeel moet ʼn duidelike boodskap van topbestuur kry dat beheerverantwoordelikhede ernstig opgeneem moet word. Monitering Die volgende is ʼn voorbeeld van monitering as een van die elemente van beheer:
©akademia (MSW)
Bladsy 55
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.6: Monitering (Bron: http://blog.mon.itor.us/wp-content/uploads/2006/07/ExternalMonitoring.jpg) Interne beheerstelsels moet gemoniteer word. Hierdie is ʼn proses wat die kwaliteit van die stelsel se werkverrigting oor die verloop van tyd evalueer. Die omvang en frekwensie van afsonderlike evaluasies hang hoofsaaklik af van ʼn evaluering van risiko's en die doeltreffendheid van deurlopende moniteringsprosedures. Interne beheer tekortkominge moet opwaarts gerapporteer word as ernstige aangeleenthede waaraan bestuur aandag moet gee.
Praktiese oefening 2.2 Doen navorsing oor die verskillende maniere waarop monitering kan plaasvind.
2.5.3
Interne beheer in rekeningkunde
Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn eenvoudige rekeningkundige departement:
©akademia (MSW)
Bladsy 56
AUD105 Ouditkunde
Assistant Superintendent Business Services
Director Budget & Accounting
Payroll Clerks (2)
Accountant Coordinator
Cashier
Bookkeepers (4)
Figuur 2.7: Eenvoudige rekeningkundige departement (Bron: http://www.window.state.tx.us/tspr/tyler/ex8-11.gif) Die volgende is ʼn voorbeeld van interne beheer in rekeningkunde:
Figuur 2.8: Interne beheer (Bron: http://www.emeraldinsight.com/content_images/fig/0510190807001.png)
Šakademia (MSW)
Bladsy 57
AUD105 Ouditkunde Daar is talle statutêre vereistes wat nagekom word deur sakeondernemings wêreldwyd. Rekeningkundige standaarde en interne beheermaatreëls in rekeningkunde is van die noodsaaklike vereistes wat ondernemings nie net help in die bestuur van hulle finansies nie, maar dit help ondernemings ook om tred te hou met laste, regte en tariewe. Die wette met betrekking tot interne beheer in die openbare korporasies en maatskappye is veral streng a.g.v. die feit dat openbare geld en rente beskerm moet word met behulp van sodanige beheer en nakoming van die beheermaatreëls. Die interne beheermaatreëls in rekeningkunde is ook onderhewig aan ʼn jaarlikse interne beheermaatreël oudit, wat deur gemagtigde en gesertifiseerde geoktrooieerde rekenmeesters uitgevoer word. Die volgende is ʼn lys van faktore wat die behoefte aan interne beheermaatreëls in rekeningkunde verduidelik: •
Dit is noodsaaklik vir enige onderneming om rekord te hou van alle rekeningkundige rekords en finansiële state wat afgehandel en geverifieer is deur die onderneming in ʼn finansiële jaar. Hierdie soort van beheer behoort te verseker dat die onderneming finansies nie misbruik word nie.
•
Interne beheer word ook verlang om tydige betaling van laste en belastings te verseker. Hierdie beheermaatreëls is nodig om die reputasie en kredietwaardigheid van die onderneming te handhaaf.
•
Interne beheer is nodig om bedrog en kriminele aktiwiteite te verminder in die korporatiewe wêreld.
•
Die regering en agentskappe van die regering kan finansiële rekords van die onderneming sonder enige kennisgewing aanvra. Die interne beheermaatreëls in rekeningkunde dra daartoe by dat ʼn onderneming se finansiële rekords vinnig produseer kan word.
•
Die interne beheermaatreëls in rekeningkunde is ook nodig om die doeltreffendheid en doelmatigheid van finansies en finansiële bestuur te verhoog.
©akademia (MSW)
Bladsy 58
AUD105 Ouditkunde
Praktiese oefening 2.3 Doen navorsing oor ander faktore wat die behoefte aan interne beheermaatreëls in rekeningkunde verduidelik.
Daar is verskeie maatreëls wat deur ʼn onderneming geïmplementeer kan word om interne beheermaatreëls in rekeningkunde te verseker. Skeiding van pligte Daar is verskeie funksies wat plaasvind in die rekeninge afdeling van ʼn onderneming, wat met die hulp van interne beheermaatreëls gekontroleer word. Skeiding van pligte is ʼn beleid waar twee verskillende mense die rekeninge en fisiese werking van bates hanteer. Die dubbelinskrywingstelsel is ʼn belangrike instrument vir so ʼn proses. Transaksionele toestemming Transaksionele toestemming beteken dat al die transaksies gemagtig is en interne beheer ook geïmplementeer is. Dit beteken dat, tydens koop- en verkooptransaksies, werknemers binne bepaalde limiete moet optree en dit onder geen omstandighede mag oorskry nie. Dokumentasie en rekords Daar is verskeie ander dokumentasie en rekords wat in die onderneming se rekenaarstelsels gestoor word met die hulp van rekeningkundige programmatuur. Hierdie stelsels verseker eenvoudiger funksies, makliker verifikasie en betroubaarder oudits. Onafhanklike verifikasies Interne of eksterne ouditeure van die onderneming kan oudits en verrassingskontrolering binne die onderneming doen ten einde te verseker dat die interne beheermaatreëls doeltreffend werk. (Aangepas vanuit: http://www.buzzle.com/articles/internal-controls-in-accounting.html)
©akademia (MSW)
Bladsy 59
AUD105 Ouditkunde
Praktiese oefening 2.4 Doen navorsing om ander elemente van beleid te identifiseer wat deur ondernemings geïmplementeer kan word ten einde interne beheermaatreëls t.o.v. die rekeningkundige funksie te verseker.
2.5.4
Gehalteversekering
Die volgende is ʼn voorbeeld van gehalteversekering:
Figuur 2.9: Voorbeeld van gehalteversekeringsiklus (Bron: http://www.a1technology.com/images/qualityassurance.JPG) Gehalteversekering is die proses van verifikasie om te bepaal of produkte of dienste voldoen aan die kliënt se verwagtinge. Gehalteversekering is ʼn proses-gedrewe benadering met spesifieke stappe om doelwitte te definieer en te bereik. Die vier gehalteversekeringstappe is soos volg:
©akademia (MSW)
Bladsy 60
AUD105 Ouditkunde
Kontroleer
Stel in werking
Doen
Beplan
Figuur 2.10: Gehalteversekeringstappe (Bron: Outeur, 2011)
•
Beplan: Bepaal doelwitte en prosesse wat nodig is om die gewenste resultate te lewer.
•
Doen: Implementeer die proses wat ontwikkel is.
•
Kontroleer: Moniteer en evalueer die geïmplementeerde proses deur die toets van die resultate teen die voorafbepaalde doelwitte.
•
Stel in werking: Implementeer die aksies wat nodig is vir die verbetering, indien die resultate veranderinge vereis.
Die stappe hierbo is ʼn doeltreffende metode vir die monitering van kwaliteit-versekering, want dit ontleed bestaande voorwaardes en metodes wat gebruik word om die produk of diens aan kliënte te voorsien. Die doel is om te verseker dat uitnemendheid inherent aan elke komponent van die proses is. Gehalteversekering help ook om te bepaal of die stappe wat gevolg word om die produk of diens te lewer, geskik is vir die bepaalde tyd en omstandighede. Gehalteversekering dek ʼn wye spektrum van aktiwiteite en om gehalteversekering werklik effektief te maak, word daar vereis dat daar werklik in diepte na elk van die stappe gekyk word. So kan beplanning, byvoorbeeld die volgende insluit:
•
ondersoek na die gehalte van die grondstowwe wat gebruik word tydens die vervaardigingsproses,
•
die werklike vervaardigingsproses, of
•
die inspeksieprosesse wat gebruik word.
©akademia (MSW)
Bladsy 61
AUD105 Ouditkunde Die ander drie stappe moet ook deeglik oorweeg word. (Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-quality-assurance.htm) 2.6
Toepaslike ouditbewyse Praktiese oefening 2.5
Wat is verkeerd in hierdie voorstelling van toepaslike ouditbewyse?
(Bron: http://www.4gaccounts.com/wp-content/uploads/2010/11/working-papers.jpg)
Ouditbewyse is bewysstukke wat gedurende die loop van ʼn finansiële oudit versamel word. Bewyse wat versamel word tydens ʼn oudit kan verskillende vorme aanneem wat voldoende bewyse verskaf aan die ouditeur om ʼn finale oordeel te maak. Hierdie bewyse moet ook noukeurig beheer word, want dit kan potensieel vertroulike materiaal wees. Toegang tot hierdie getuienis moet dus beperk word tot mense wat gemagtig is om die ondersoek te doen. Toegang is ook beperk om te verhoed dat daar inmenging met die getuienis is wat die oudit onder verdenking kan plaas. In ʼn oudit word finansiële rekords en praktyke in oënskou geneem. Mense kan oudits doen vir ʼn wye verskeidenheid van redes. Intern gebruik ondernemings ouditering om te verseker dat al hul praktyke wettig is. Ouditering kan ook gedoen word om te bepaal of ʼn onderneming se finansiële inligting akkuraat is. Indien daar foute gevind word tydens ʼn oudit moet dit reggemaak word.
©akademia (MSW)
Bladsy 62
AUD105 Ouditkunde Ouditbewyse kan ook in twee breë kategorieë verdeel word, naamlik: intern en ekstern. ʼn Voorbeeld van interne ouditbewyse is dalk iets soos ʼn tjekboekregister. Eksterne bewyse sluit aspekte soos bankstate in. Versameling van bewyse sluit in:
•
die bymekaar maak van dokumente,
•
die waarneming van praktyke binne ʼn onderneming, en
•
die voer van onderhoude met werknemers, en
•
die boekstawing van inligting.
(Aangepas vanuit: http://www.wisegeek.com/what-is-audit-evidence.htm) Die onderstaande figuur is ʼn voorbeeld van ʼn interne ouditbewys, naamlik ʼn bankrekonsiliasie.
Figuur 2.11: Bankrekonsiliasie (Bron: http://www.evritesoftware.co.uk/images/Bank-Reconciliation.jpg) Figuur 2.12 hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn eksterne ouditbewys, naamlik ʼn bankstaat.
©akademia (MSW)
Bladsy 63
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.12: Bankstaat (Bron: http://ultranet.stdoms.ac.nz/DataStore/Pages/PAGE_2750/Docs/Documents/BankStatement Chequing.png) 2.7
Ouditbewyse besluite
Alvorens die ouditbewyse versamel word, moet die volgende besluite geneem word:
•
Ouditprosedures wat gebruik gaan word. Tydens voorligting aan werknemers moet die spesifieke prosedures uitgespel word wat tydens die oudit gebruik gaan word.
•
Toetsbevolkingsgrootte (test population size). Hoeveel items getoets moet word vir elke ouditproses.
•
Itemkeuse. Watter items uit die toetsbevolking gekies moet word.
©akademia (MSW)
Bladsy 64
AUD105 Ouditkunde •
Tydsberekening. Watter tydperk ter sprake gaan wees. Tydsberekening kan wissel van vroeg in die rekenpligtige tydperk tot lank nadat dit verby is.
2.8
Tipes ouditbewyse
Die volgende is tipiese ouditbewyse wat deur ouditeure versamel word: Fisiese ondersoek Die inspeksie of tel van tasbare bates deur die ouditeur. Bevestigings Die ontvangs van ʼn skriftelike of mondelinge reaksie van ʼn onafhanklike derde party. Die kliënt versoek dat die derde party direk aan die betrokke bestuurslid rapporteer. Dokumentasie Dit is dokumente wat steun aan ʼn aangetekende transaksie of bedrag verleen. Dit kan interne en eksterne dokumente wees. Analitiese prosedures Oudits bestudeer verhoudings tussen data. Daar kan ongewone skommelinge plaasvind wanneer beduidende verskille nie verwag word, of wanneer beduidende verskille verwag word, maar dan nie bestaan nie. Analitiese prosedures word dan ingespan om die skommelinge te probeer verklaar. Navrae by die kliënt Die ouditeur verkry inligting van die kliënt in antwoord op vrae. Alhoewel die bewyse verkry word deur navrae, kan dit nie beskou word as afdoende bewyse nie en mag dit bevooroordeeld wees in die kliënt se guns. Heruitvoering Heruitvoering behels die herkontrole van ʼn gedeelte van die berekeninge en oordrag van inligting. Herkontrole Herkontrole van berekeninge bestaan uit die toets van sodanige berekeninge vir wiskundige akkuraatheid.
©akademia (MSW)
Bladsy 65
AUD105 Ouditkunde Herkontrole van oordrag van inligting Herkontrole van oordrag van inligting behels die bevestiging dat die inligting konsekwent is in die rekeningkundige rekords. Waarneming Die ouditeur bekyk die fisiese aktiwiteite van die kliënt. Dit verskil van fisiese ondersoek, want fisiese ondersoek tel bates, terwyl waarneming fokus op die kliënt se aktiwiteite. 2.9
Ouditdokumentasie
Ouditdokumentasie is die primêre rekord van ouditprosedures wat toegepas word, bewyse wat verkry is, en gevolgtrekkings wat gemaak is deur die ouditeur. Die ouditdokumentasie is die ouditeur se eiendom, nie dié van kliënte nie. In die meeste gevalle, kan ʼn ouditeur nie die inligting in die werkspapiere openbaar maak sonder die kliënt se toestemming nie. (Aangepas vanuit:http://ccba.jsu.edu/ccba/.../jzanzig_Auditing%20Ch%207%20Lecture.ppt)
Praktiese oefening 2.6 1. Doen navorsing oor die versameling van ouditbewyse. 2. Noem ten minste vyf (5) metodes om dit te doen.
2.10 Ouditsteekproewe Daar is baie definisies van steekproewe, maar oor die algemeen behels steekproewe die kies van individuele items uit ʼn bevolking ten einde ʼn gevolgtrekking oor die bevolking as geheel te kan maak. In ʼn oudit word steekproefprosedures gebruik, want dit is nie prakties om elke enkele item in ʼn bevolking te ondersoek nie. So kan die ouditeur ʼn ouditvoorbeeld van nie-bedryfsbates kies en oudit vir hulle bestaan, toestand en waarde. Dit sou nie prakties vir die ouditeur wees om elke enkele bate op die boeke te oudit nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 66
AUD105 Ouditkunde Figuur 2.13 hieronder is ʼn skematiese voorstelling van ʼn steekproef.
Figuur 2.13: ʼn Steekproef (Bron: http://www.variation.com/techlib/as-9_files/as-9-9.gif)
2.10.1 Die bevolking Die bevolking is al die items wat ook die eienskap het wat jy wil verstaan. In die geval van die bevolking, is die ouditsteekproef gewoonlik maklik om te definieer, bv. al die bates op die bateregister, al die verkope gedurende die tydperk onder oorsig, ens. Daar kan egter geleenthede wees waar ʼn steekproef gedoen moet word oor ʼn verloop van tyd en waar die bevolking dalk meer moeilik is om te definieer, byvoorbeeld ʼn ondersoek na ʼn oproepsentrum se wagtye op verskillende tye van die dag. In hierdie gevalle is die fokus dan op diskrete waarnemings of tydperke. Hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn ouditbevolking.
©akademia (MSW)
Bladsy 67
AUD105 Ouditkunde
Figuur 2.14: Voorbeeld van ʼn ouditbevolking (Bron: http://www.jebcl.co m/tut_2.htm) 2.10.2 Basis van selektering Die grondslag vir die keuse van ʼn ouditsteekproef, is die lys van items waaruit die ouditsteekproef gekies word. Dit word die steekproefraamwerk genoem. Die steekproefraamwerk mag identies wees aan die bevolking, maar dit is nie altyd die geval nie. Byvoorbeeld as ʼn interne ouditafdeling ondersoek doen na kliënte se tevredenheidsvlakke in ʼn winkel, sou dit onmoontlik wees om al die kliënte wat by daardie winkel gekoop het, te identifiseer. Daarom kan ʼn gepaste steekproefraamwerk al die kliënte op ʼn spesifieke datum wees. 2.10.3 Steekproefmetodes Die volgende steekproefmetodes word gebruik:
©akademia (MSW)
Bladsy 68
AUD105 Ouditkunde Sistematiese steekproewe Sistematiese steekproefneming is ʼn statistiese steekproefnemingsmetode waar elke nde item uit die bevolking gekies word om die ouditsteekproef te vorm. Die steekproefraamwerk (of bevolking) moet gekies word deur van sistematiese steekproefneming gebruik te maak. So kan die ouditeur, byvoorbeeld elke tiende transaksie ondersoek. Monetêre eenheid steekproef Dit is ʼn metode van steekproefneming wat die verskillende grootte van elke item binne die bevolking in ag neem by die kies van die steekproefgrootte. Die steekproefgrootte word bereken op grond van die bevolking self en risiko-faktore soos wesenlikheid, verwagte foute en vereiste betroubaarheidsvlak. So kan die ouditeur, byvoorbeeld elke tiende transaksie waarvan die waarde groter as R 100 000.00 is ondersoek. Ewekansige steekproef By die ewekansige steekproefnemingsbenadering het elke item binne die steekproefraamwerk ʼn gelyke kans om gekies te word. Die steekproefraamwerk is nie verdeel of in groepe nie. Daarbenewens het enige twee items in die bevolking dieselfde kans om gekies te word as enige ander twee items (en dieselfde vir enige 3 items, 4 items, ens.) Die keuse van een item het geen impak op die waarskynlikheid van enige ander item wat gekies word nie. Ewekansige steekproefneming kan kwesbaar wees vir ʼn steekproefnemingsfout. Dit is wanneer die ouditsteekproef nie verteenwoordigend van die bevolking is nie. Byvoorbeeld, indien 10 balle uit ʼn sak getrek word wat 50 rooi en 50 blou balle het, is daar ʼn kans dat 10 blou balle getrek word, en dit kan lei tot ʼn gevolgtrekking dat die sak slegs blou balle bevat. Gerieflikheidsteekproef ʼn Gerieflikheidsteekproef is ʼn nie-waarskynlikheid steekproefneming waar die steekproef deel is van die bevolking wat byderhand is. Naamlik die steekproef is gekies, want dit is gerieflik en geredelik beskikbaar. Gerieflikheidsteekproef is ook bekend as "gryp steekproef" of "geleentheidsteekproef". In die oorgrote meerderheid van gevalle, kan ʼn ouditeur nie gevolgtrekkings maak oor die totale bevolking van ʼn gerieflikheidsteekproefbenadering nie, want dit is waarskynlik nie verteenwoordigend van die bevolking nie. So sal die ouditeur, byvoorbeeld transaksies ondersoek wat by hoofkantoor gegenereer is eerder as net die transaksies wat by ʼn streekkantoor gegenereer is. (Aangepas vanuit:http://www.auditsample.com/)
©akademia (MSW)
Bladsy 69
AUD105 Ouditkunde 2.11 Ouditeurshulpmiddels
Figuur 2.15: Ouditeurshulpmiddels (Bron: http://www.laubrass.com/images/Audit-report-how-it-work.jpg) Die ouditeur kan nie meer sonder die nodige programmatuur ʼn doeltreffende oudittaak verrig nie, maar dit is nodig om te bepaal watter programmatuur aan die vereistes sal voldoen. Omdat daar ʼn steeds groeiende verskeidenheid van ouditprogrammatuur beskikbaar is, wat teen die gebruik van meerdoelige programmatuur opgeweeg moet word, kan dit ʼn groot uitdaging wees om die regte keuse te maak. Die volgende is kriteria wat die ouditeur kan aanwend by die keuse van programmatuur: Behoeftebepaling Ervare inligtingstegnologie ouditeure sê ʼn onderneming se spesifieke behoeftes moet die keuse van ouditprogrammatuur lei. Ouditbestuurders maak soms die fout om te dink dat algemene programmatuur wat in die mark beskikbaar is, hulle probleme sal oplos. Volgens die kenners gebruik ouditeure dikwels nie ouditprogrammatuur korrek nie, omdat hulle die verkeerde gereedskap kies vir die werk.
©akademia (MSW)
Bladsy 70
AUD105 Ouditkunde Die ouditmissie, -doelwitte en -prioriteite Korporatiewe en risikobestuurskwessies het aan interne ouditeure nuwe verantwoordelikhede gegee. Ouditeure moet saam met senior bestuur en die korporatiewe raad werk om te bepaal hoe ouditprogrammatuur hulle sal help om hulle verantwoordelikhede na te kom. Ouditeure het ook nodig om te weet hoeveel vryheid bestuur hulle sal gee om die verskillende tipes oudits uit te voer met programmatuur wat die proses kan fasiliteer. Die tipes en omvang van die oudits Vrae met betrekking tot die oudit wat beantwoord moet word, is soos volg:
•
Wat is die doel van die oudit?
•
Watter soort vrae sal ouditeure vra?
•
Wat is hulle grense?
Die tegnologiese omgewing Die belangrikste vraag wat gevra moet word is: Watter tipes apparatuur, programmatuur, sagteware en netwerkstelsels het die onderneming in plek? Ouditgereedskap moet pas in die bestaande omgewing. Sommige ondernemings se stelsels soos databasisse mag ingeboude instrumente hê wat ouditeure kan gebruik om die ouditdata wat hulle nodig het te bekom. Ouditeure kan ook gebruik maak van programmatuur soos sigblaaie (spreadsheets) en databasisse vir ouditdoeleindes. 2.12 Programmatuur evaluasie Ongeag die benadering, moet ouditprogrammatuuur geëvalueer word op grond van hul vermoë om gedefinieerde behoeftes en vereistes aan te spreek. Oor die algemeen moet ondernemings hul keuse van programmatuur weeg teen kriteria soos:
•
vermoëns en funksies,
•
gemak van gebruik,
•
diensbenodigdhede,
•
verskaffer reputasie en kundigheid, en
•
die koste.
(Aangepas vanuit: http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_60/ai_106863368/pg_8/?tag=content;col1)
©akademia (MSW)
Bladsy 71
AUD105 Ouditkunde 2.13 Samevatting Integriteit is die belangrikste beginsel van oudit. Die ouditeur moet eerlik en opreg in sy benadering wees. Diskresie, objektiwiteit en lojaliteit moet te alle tye bo verdenking wees. Takt is ook ʼn belangrike eienskap. Die ouditeur kan nie toelaat dat vooroordele die doel van die oudit in die wiele ry nie. Onafhanklikheid is ʼn beginsel van oudit. Die ouditeur moet ʼn onpartydige houding handhaaf. Vertroulikheid is ook ʼn beginsel van ouditering. Die ouditeur moet geheimhouding van inligting in die loop van sy werk handhaaf. Die ouditeur kan nie enige inligting bekend maak aan ʼn derde party sonder toestemming nie. Uit die aard van die saak is dit belangrik dat die ouditeur oor die nodige vaardighede beskik om ouditwerk te kan doen.
©akademia (MSW)
Bladsy 72
AUD105 Ouditkunde 2.14 Selfevaluering Aktiwiteit 2 U is pas aangestel as die interne ouditeur van ABC Ltd. U is aangesê om ʼn aanbieding aan die Reguleerder van Finansiële Instellings te maak oor die interne ouditfunksie van u sakeonderneming. Verduidelik die volgende aan die reguleerder: 1. Wie is verantwoordelik vir interne beheer? 2. Noem vier (4) steekproefmetodes wat gebruik kan word en maak ʼn keuse wat sal werk vir die onderneming. Gee ook die redes vir jou keuse. 3. Noem die kriteria waarteen programmatuur vir die onderneming geëvalueer word. 4. Noem en bespreek die vier gehalteversekeringstappe wat in die onderneming gedoen word. 5. Wat is beheerrisiko en hoe pas die onderneming dit toe?
©akademia (MSW)
Bladsy 73
AUD105 Ouditkunde Notas
Šakademia (MSW)
Bladsy 74
AUD105 Ouditkunde
Studie Studieie-eenheid 3: Die ouditproses
3.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 3 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Ouditdoelwitte
•
Die ouditproses
•
Ouditdokumentasie
•
Ouditbewyse
•
Vermindering van risiko
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die stappe in die ouditproses te identifiseer.
•
Die proses om ouditdoelwitte te formuleer te beskryf.
•
Die vereistes van ouditdokumentasie te formuleer.
•
Die vereistes van ouditbewyse te formuleer.
•
Risiko’s te evalueer en deel te neem aan die bekamping van risiko’s.
©akademia (MSW)
Bladsy 75
AUD105 Ouditkunde 3.2
Verrykende bronne •
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_n4_v55/ai_21119269/pg_2/?tag=conte nt;col1
•
http://www.dellamenechella.com/goal_setting_steps.htm
•
http://www.ehow.com/about_7413584_define-external-audit.html#ixzz1GDbLDNyK
•
http://www.ehow.com/info_7916316_goals-objectives-independent-auditprocess.html#ixzz1GDeqTN5l
•
http://www.journalofaccountancy.com/Issues/2002/Apr/TheNewAuditDocumentation Requirements.htm
• 3.3
http://www.upenn.edu/audit/oacp/images/audit/audit-process.jpg Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan:
Sleutelwoord
Omskrywing
Ouditproses
Die ouditproses is ʼn volgorde van die stappe wat gevolg word deur die ouditeur in die nagaan van ʼn kliënt se rekords.
Openingsvergadering Tydens hierdie vergadering sal die omvang van die oudit bespreek word. Sluitingsvergadering
ʼn Sluitingsvergadering sal gehou word sodat alle betrokke partye die ouditverslag kan bespreek.
Opvolgaksies
Opvolgaksies word uitgevoer ooreenkomstig ʼn verwagte datum van voltooiing, sodat ooreengekome regstellende stappe geïmplementeer kan word.
Die doel van die
Die doel van die onafhanklike ouditproses is vir ʼn derde party
onafhanklike
om ʼn onderneming se finansiële state te bestudeer en te
ouditproses
verifieer as akkuraat en betroubaar.
Ouditdokumentasie
Ouditdokumentasie (werkspapiere) is die dokumente wat dien as die rekord van al die ouditbewyse wat verkry is gedurende die ouditering van die finansiële state, interne
©akademia (MSW)
Bladsy 76
AUD105 Ouditkunde bestuursouditering, inligtingstelselsouditering en ondersoeke. Vermindering van
Vermindering van die risiko dek pogings wat geneem word om
risiko
die waarskynlikheid of gevolge van ʼn bedreiging te verminder.
3.4
Inleiding
Die ouditproses is ʼn volgorde van die stappe wat gevolg word deur die ouditeur in die nagaan van ʼn kliënt se rekords. Die ouditproses kan wissel na gelang van die aard van die aanstelling, sy doelstellings en die tipe van ouditversekering wat verlang word. Die proses behels die begrip van die spesifieke kliënt se omgewing, die uitvoering van die ouditprosedures en toetse, beoordeling van die ouditresultate en die kommunikasie van die resultate aan belanghebbende partye. ʼn Eksterne oudit het ʼn gedefinieerde omvang. Die bestuur van die onderneming besluit watter finansiële rekords om aan die eksterne ouditeur beskikbaar te stel. Bestuur moet die eksterne ouditeur van genoeg inligting voorsien vir die ouditeur om ʼn ingeligte oordeel te maak oor die akkuraatheid van die finansiële rekords of anders sal die eksterne ouditeur die beskikbaarheid van voldoende inligting rapporteer. ʼn Eksterne oudit vergelyk die onderneming se finansiële rekords met die bewyse wat die ouditeur versamel het by die onderneming. Die ouditeur tel, byvoorbeeld die voorraad in die pakhuis en vergelyk die telling met die onderneming se inventarisrekords. Die eksterne ouditeur gaan die onderneming se bankstate na en vergelyk dit met die onderneming se rekords van sy kontant voorhande. Die ouditeur moet ook saamstem met die onderneming se kwitansies vir die aankope van die items wat in sy pakhuis is. Hoewel die onderneming die eksterne ouditeur huur, is die eksterne ouditeur ʼn onafhanklike kontrakteur wat ʼn onafhanklike mening moet verskaf. Talle private sakeondernemings en openbare instellings roteer die ouditeursfirma na ʼn aantal jare. Die eksterne ouditeur wat die oudit verrig word betaal deur die geouditeerde onderneming. Hierdie studie-eenheid fokus spesifiek op hierdie ouditproses. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/about_7413584_define-externalaudit.html#ixzz1GDbLDNyK)
©akademia (MSW)
Bladsy 77
AUD105 Ouditkunde
Figuur 3.1: Voorbeeld van ʼn ouditproses (Bron: http://www.upenn.edu/audit/oacp/images/audit/audit-process.jpg)
©akademia (MSW)
Bladsy 78
AUD105 Ouditkunde 3.5
Ouditdoelwitte
Die doel van die onafhanklike ouditproses is vir ʼn derde party om ʼn onderneming se finansiële state te bestudeer en te verifieer as akkuraat en betroubaar. 3.5.1
Algemene vereistes
Alvorens die doelwitte opgestel word, is daar ʼn aantal algemene vereistes waaraan daar voldoen moet word, naamlik: Ouditeursonafhanklikheid Die doel van die onafhanklike ouditproses is om seker te maak dat die ouditeur nie loon inkomste ontvang van die onderneming, wat dalk sy oordeel kan belemmer nie. Ouditeursfirma onafhanklikheid Die doel is om die ouditeursfirma te verhoed om voordeel te trek uit die advies wat dit aan die onderneming bied. Daar is drie tipes van onafhanklikheid, naamlik: •
Programmeringsonafhanklikheid
Programmeringsonafhanklikheid beskerm die ouditeur se vermoë om die mees geskikte strategie en programmatuur vir die uitvoer van ʼn oudit te kies. Ouditeure moet vry wees om ʼn taak te benader op so ʼn manier dat hulle die beste resultate sal kry. •
Ondersoekende onafhanklikheid
Terwyl ontwikkelingsonafhanklikheid ouditeure se vermoë beskerm om toepaslike strategieë te kies, beskerm ondersoekende onafhanklikheid die ouditeur se vermoë om die strategieë te implementeer, in watter wyse hulle nodig mag ag. Ouditeure moet onbeperkte toegang hê tot alle inligting van die onderneming. •
Verslagdoeningsonafhanklikheid
Verslagdoeningsonafhanklikheid beskerm die ouditeure se vermoë om te kies wat aan die publiek openbaar gemaak word. As ʼn maatskappy se direkteure opsetlik misleidende rekeningkundige inligting aan aandeelhouers gee, sal hulle waarskynlik poog om die ouditeure te verhoed om dit bekend te maak.
©akademia (MSW)
Bladsy 79
AUD105 Ouditkunde Ouditkomitee
(Bron: http://www.independentaudit.com/media/uploaded_images/fitforpurpose.jpg) Die onafhanklike ouditproses bepaal ook die verantwoordelikhede van die onderneming se bestuur. Die onderneming kies ʼn ouditkomitee, wat verantwoordelik is vir die huur van die ouditeur en die monitering van die ouditeur. Dit is die ouditkomitee se verantwoordelikheid om seker te maak dat die ouditeur ʼn onafhanklike kontrakteur is. Die ouditkomitee definieer ook die omvang van die oudit, wat bepaal tot watter finansiële rekords die ouditeur toegang het. Die volgende is ʼn uittreksel uit die Ouditkomitee Handves soos onderskryf deur die Association of Public Pension Fund Auditors (APPFA):
©akademia (MSW)
Bladsy 80
AUD105 Ouditkunde
Voorbeeld 3.1 Endorsed by the Association of Public Pension Fund Auditors (APPFA) The following Example Audit Committee Charter captures many of the best practices used at the present time, July of 2003. Of course, no example charter encompasses all activities that might be appropriate to a particular audit committee, nor will all activities identified in an example charter be relevant to every committee. Accordingly, this example charter may be tailored to each committee's needs and governing rules. Moreover, as applicable laws, rules and customs change, the audit committee charter should be updated. Endorsement by the Association of Public Pension Fund Auditors (APPFA) means that this document is intended as a starting point of reference and as a guide to public pension systems in formulating and/or revising their own charters. To the extent that a public pension fund has unique circumstances, different applications and modifications of the example passages may be desirable. Audit Committee Charter PURPOSE The purpose of this Example Audit Committee Charter is to assist the Board of Directors in fulfilling its fiduciary oversight responsibilities for the: (1) Financial Reporting Process, (2) System of Risk Management, (3) System of Internal Control, (4) Internal Audit Process, (5) External Audit of the Financial Statements, (6) Engagements with Other External Audit Firms, (7) Organization's Processes for Monitoring Compliance with Laws and Regulations and the Ethics Policy, Code of Conduct and Fraud Policy, (8) Special Investigations and Whistleblower Mechanism, and
Šakademia (MSW)
Bladsy 81
AUD105 Ouditkunde
(9) Audit Committee Management and Reporting Responsibilities. AUTHORITY The audit committee has authority to conduct or authorize investigations into any matters within its scope of responsibility. It is empowered to perform the following functions, which are numbered according the purposes listed above: (1) Financial Reporting Process •
Oversee the reporting of all financial information.
•
Resolve any disagreements between management, the external auditor and/or the internal auditor regarding financial reporting.
(2) System of Risk Management •
Provide the policy and framework for an effective system of risk management, and provide the mechanisms for periodic assessment of the system of risk management, including risks of the information systems, and risks of business relationships with significant vendors and consultants.
•
Oversee all consultants and experts that make recommendations concerning the risk management structure and internal control structure.
(3) System of Internal Control •
Provide the policy and framework for an effective system of internal controls, and provide the mechanisms for periodic assessment of the system of internal controls, including information systems, and internal control over purchases from significant vendors and consultants.
•
Ensure that contracts with external service providers contain appropriate recordkeeping and audit language.
•
Seek any information it requires from employees-all of whom are directed to cooperate with the committee's requests, or the requests of internal or external parties working for the audit committee. These parties include the internal auditors, all external auditors, consultants, investigators and any other specialists working for
©akademia (MSW)
Bladsy 82
AUD105 Ouditkunde the audit committee. (4) Internal Audit Process •
Appoint, compensate, and oversee the work of the Chief Audit Executive and oversee the work of the internal audit unit.
•
Serve as the primary liaison and provide the appropriate forum for handling all matters related to audits, examinations, investigations or inquiries of the State Auditor and other appropriate State or Federal agencies.
(5) External Audit of the Financial Statements •
Appoint, compensate, and oversee the work of the certified public accounting firm employed by the organization to audit the financial statements.
•
Pre-approve all auditing, other attest and non-audit services performed by the external financial statement audit firm.
(6) Engagements with Other External Audit Firms •
Appoint, compensate, and oversee the work of any other certified public accounting firm employed by the organization to perform any audits or agreed-uponprocedures other than the audit of the financial statements.
(7) Organization’s Processes for Monitoring Compliance with Laws and Regulations and the Ethics Policy, Code of Conduct and Fraud Policy •
Provide the policy and framework for compliance with laws and regulations, and provide the mechanisms for periodic assessment of compliance, including compliance by significant vendors and consultants.
•
Communicate with the Board regarding the organization’s policy on ethics, code of conduct and fraud policy as it relates to internal control, financial reporting and all auditing activities.
(8) Special Investigations and Whistleblower Mechanism •
Retain independent counsel, accountants, or other specialists to advise the committee or assist in the conduct of an investigation.
©akademia (MSW)
Bladsy 83
AUD105 Ouditkunde
•
Ensure creation of and maintenance of an appropriate whistleblower mechanism for reporting of financial statement fraud and other fraud and inappropriate activities.
(9) Audit Committee Management and Reporting Responsibilities •
Receive and review reports on all public disclosures related to the purpose, authority and responsibilities of the Audit Committee. Consider having a Disclosure Subcommittee for this purpose.
•
Report to the Board on the activities, findings and recommendations of the Audit Committee.
(1 – 9) Comprehensive Communication Responsibility •
Meet with the organization’s officers, external auditors, internal auditors, outside counsel and/or specialists, as necessary.
COMPOSITION The audit committee will consist of at least three and no more than seven members of the Board of Directors. The Board or its nominating committee will appoint committee members and the committee chair. Each committee member will be both independent and financially literate. At least one member shall be designated as the ‘financial expert’, as defined by applicable legislation and regulation. MEETINGS The committee will meet at least four times a year, with authority to convene additional meetings, as circumstances require. All committee members are expected to attend each meeting, in person or via tele- or video-conference. Meeting notices will be provided to interested parties in conformance with applicable laws, regulations, customs and practices. The committee will invite members of management, external auditors, internal auditors and/or others to attend meetings and provide pertinent information, as necessary. It will hold private meetings with auditors {Subject to open meeting laws} and executive sessions as provided by law. Meeting agendas will be prepared and provided in advance to members, along with appropriate briefing materials. Minutes will be prepared.
©akademia (MSW)
Bladsy 84
AUD105 Ouditkunde
RESPONSIBILITIES The committee will carry out the following responsibilities: (1) Financial Reporting Process •
Obtain information and training to enhance the committee members’ expertise in financial reporting standards and processes so that the committee may adequately oversee financial reporting.
•
Review significant accounting and reporting issues, including complex or unusual transactions and highly judgmental areas, and recent professional and regulatory pronouncements, and understand their impact on the financial statements.
•
Review with management, the external auditors, and the internal auditors the results of the audit, including any difficulties encountered.
•
Review all significant adjustments proposed by the external financial statement auditor and by the internal auditor.
•
Review all significant suggestions for improved financial reporting made by the external financial statement auditor and by the internal auditor.
•
Review with the General Counsel the status of legal matters that may have an effect on the financial statements.
•
Review the annual financial statements, and consider whether they are complete, consistent with information known to committee members, and reflect appropriate accounting principles.
•
Review other sections of the annual report and related regulatory filings before release and consider the accuracy and completeness of the information.
•
Review with management and the external auditors all matters required to be communicated to the committee under generally accepted auditing Standards.
•
Understand how management develops interim financial information, and the nature and extent of internal and external auditor involvement.
•
Review interim financial reports with management and the external auditors before
©akademia (MSW)
Bladsy 85
AUD105 Ouditkunde filing with regulators, and consider whether they are complete and consistent with the information known to committee members. •
Review the statement of management responsibility for and the assessment of the effectiveness of the internal control structure and procedures of the organization for financial reporting. Review the attestation on this management assertion by the financial statement auditor as part of the financial statement audit engagement.
(2) System of Risk Management •
Obtain information about, training in and an understanding of risk management in order to acquire the knowledge necessary to adequately oversee the risk management process.
•
Ensure that the organization has a comprehensive policy on risk management.
•
Consider the effectiveness of the organization's risk management system, including risks of information technology systems.
•
Consider the risks of business relationships with significant vendors and consultants.
•
Reviews management’s reports on management’s self-assessment of risks and the mitigations of these risks.
•
Understand the scope of internal auditor’s and external auditor’s review of risk management over financial reporting.
•
Understand the scope of internal auditor’s review of risk management over all other processes, and obtain reports on significant findings and recommendations, together with management's responses.
•
Understand the scope of any other external auditor’s or consultant’s review of risk management.
•
Hire outside experts and consultants in risk management as necessary.
©akademia (MSW)
Bladsy 86
AUD105 Ouditkunde
(3) System of Internal Control •
Obtain information about, training in and an understanding of internal control in order to acquire the knowledge necessary to adequately oversee the internal control process.
•
Ensure that the organization has a comprehensive policy on internal control and compliance.
•
Review periodically the policy on ethics, code of conduct and fraud policy.
•
Consider the effectiveness of the organization's internal control system, including information technology security and control.
•
Consider any internal controls required because of business relationships with significant vendors and consultants.
•
Understand the scope of internal auditor’s and external auditor’s review of internal control over financial reporting, and obtain reports on significant findings and recommendations, together with management's responses.
•
Understand the scope of internal auditor’s review of internal control over all other processes, and obtain reports on significant findings and recommendations, together with management's responses.
•
Review the role of the internal auditor’s involvement in the corporate governance process, including corporate governance documentation and training.
•
Ensure that contracts with external service providers contain appropriate recordkeeping and audit language.
•
Direct employees to cooperate with the committee's requests, or the requests of internal or external parties working for the audit committee. These parties include the internal auditors, all external auditors, consultants, investigators and any other specialists working for the audit committee.
©akademia (MSW)
Bladsy 87
AUD105 Ouditkunde
(4) Internal Audit Process •
Obtain the information and training needed to enhance the committee members’ understanding of the role of internal audits so that the committee may adequately oversee the internal audit function.
•
Oversee the selection process for the chief audit executive.
•
Assure and maintain, through the organizational structure of the organization and by other means, the independence of the internal audit process.
•
Ensure that internal auditors have access to all documents, information and systems in the organization.
•
Ensure there are no unjustified restrictions or limitations placed on the Chief Audit Executive and internal audit staff.
•
Review with management and the Chief Audit Executive the charter, objectives, plans, activities, staffing, budget, qualifications, and organizational structure of the internal audit function.
•
Receive and review all internal audit reports and management letters.
•
Review the responsiveness and timeliness of management’s follow-up activities pertaining to any reported findings and recommendations.
•
Receive periodic notices of advisory and consulting activities by internal auditors.
•
Review and concur in the appointment, replacement, or dismissal of the Chief Audit Executive, if allowed by state law.
•
Review the performance of the Chief Audit Executive periodically.
•
Review the effectiveness of the internal audit function, including compliance with The Institute of Internal Auditors' Standards for the Professional Practice of Internal Auditing.
•
On a regular basis, meet separately with the Chief Audit Executive to discuss any matters that the committee or internal audit believes should be discussed privately {Subject to open meeting laws}.
©akademia (MSW)
Bladsy 88
AUD105 Ouditkunde
•
Delegate to the Chief Audit Executive the management of the contract for the external financial statement auditor, and the management of the contracts for any other certified public accountants.
•
Designate the Chief Audit Executive as the primary point of contact for handling all matters related to audits, examinations, investigations or inquiries of the State Auditor and other appropriate State or Federal agencies.
(5) External Audit of the Financial Statements •
Obtain the information and training needed to enhance the committee members’ understanding of the purpose of the financial statements audit and the role of external financial statement auditor so that the committee may adequately oversee the financial statement audit function.
•
Review the external auditor’s proposed audit scope and approach, including coordination of audit effort with internal audit.
•
Review the performance of the external financial statement audit firm, and exercise final approval on the request for proposal for, and the appointment, retention or discharge of the audit firm. Obtain input from the Chief Audit Executive, management and other parties as appropriate.
•
Define the services that the external financial statement auditor is allowed to perform and the services that are prohibited.
•
Pre-approve all services to be performed by the external financial statement auditor.
•
Review the independence of the external financial statement audit firm by obtaining statements from the auditors on relationships between the audit firm and the organization, including any non-audit services, and discussing these relationships with the audit firm. Obtain from management a listing of all services provided by the external audit firm. Obtain information from the Chief Audit Executive and other sources as necessary.
•
Review and approve the audited financial statements, associated management letter, attestation on the effectiveness of the internal control structure and
©akademia (MSW)
Bladsy 89
AUD105 Ouditkunde procedures for financial reporting, other required auditor communications, and all other auditor reports and communications relating to the financial statements. •
Review and approve all other reports and communications made by the external financial statement auditor.
•
Review the responsiveness and timeliness of management’s follow-up activities pertaining to any reported findings and recommendations.
•
On a regular basis, meet separately with the external financial statement audit firm to discuss any matters that the committee or auditors believe should be discussed privately {Subject to open meeting laws}.
•
Provide guidelines and mechanisms so that no member of the audit committee or organization staff shall improperly influence the auditors or the firm engaged to perform audit services.
•
Ensure production of a report of all costs of and payments to the external financial statement auditor. The listing should separately disclose the costs of the financial statement audit, other attest projects, agreed-upon-procedures and any non-audit services provided.
(6) Engagements with Other External Audit Firms •
Obtain the information and training needed to enhance the committee members’ understanding of the role of the other external audit firm(s) so that the committee may adequately oversee their function(s).
•
Review the other external audit firm’s (firms’) proposed audit or agreed-uponprocedures scope and approach, including coordination of effort with internal audit.
•
Review the performance of the other external audit firm(s), and exercise final approval on the request for proposal for, and the appointment, retention or discharge of these audit firm(s).
•
Pre-approve the scope all services to be performed by the other external auditor.
•
Review the independence of the other external audit firm(s) by obtaining statements from the audit firm(s) on relationships between these audit firm(s) and the organization, including any non-audit or non-attest services, and discussing the
©akademia (MSW)
Bladsy 90
AUD105 Ouditkunde relationships with the audit firm(s). Obtain from management a listing of all services provided by the other external audit firm(s). Obtain information from the Chief Audit Executive and other sources as necessary. •
Review and approve the reports of the audits and/or agreed-upon-procedures.
•
Provide a forum for follow up of findings from the audit reports or agreed-uponprocedures.
•
Meet separately with the other external audit firm(s) on a regular basis to discuss any matters that the committee or staff of the audit firm(s) believes should be discussed privately {Subject to open meeting laws}.
•
Ensure production of a report of all costs of and payments to other external audit firm(s). The listing should separately disclose the costs of any audit, other attest projects, agreed-upon-procedures and any non-audit services provided.
(7) Organization’s Processes for Monitoring Compliance •
Review the effectiveness of the system for monitoring compliance with laws and regulations and the results of management's investigation and follow-up (including disciplinary action) of any instances of noncompliance.
•
Review the findings of any examinations by regulatory agencies, and any auditor observations, including investigations of misconduct and fraud.
•
Review the process for communicating to all affected parties the ethics policy, code of conduct and fraud policy to organization personnel, and for monitoring compliance therewith.
•
Obtain regular updates from management and organization legal counsel regarding compliance matters.
•
Monitor changes and proposed changes in laws, regulations and rules affecting the organization.
(8) Special Investigations and Whistleblower Mechanism •
Institute and oversee special investigations as needed.
©akademia (MSW)
Bladsy 91
AUD105 Ouditkunde
•
Provide an appropriate confidential mechanism for whistleblowers to provide information on potentially fraudulent financial reporting or breaches of internal control to the audit committee.
(9) Audit Committee Management and Reporting Responsibilities •
Regularly report to the Board of Directors about all committee activities, issues, and related recommendations.
•
Perform other activities related to this charter as requested by the Board of Directors, and report to the Board.
•
Provide an open avenue of communication between internal audit, the external financial statement auditors, other external auditors, management and the Board of Directors.
•
Review any other reports that the organization issues that relate to audit committee responsibilities.
•
Confirm annually that all responsibilities outlined in this charter have been carried out. Report annually to the Board, members, retirees and beneficiaries, describing the committee's composition, responsibilities and how they were discharged, and any other information required by rule, including approval of non-audit services.
•
Evaluate the committee's and individual member’s performance on a regular basis, and report to the Board.
•
Review and assess the adequacy of the committee charter annually, requesting Board approval for proposed changes, and ensure appropriate disclosure as may be required by law or regulation.
(Bron: www.appfa.org/audit-com-charter.doc)
Kostedoeltreffendheid Die onafhanklike ouditproses moet dit moontlik maak om genoegsame akkurate inligting te bekom sonder om die onderneming se sakebedrywighede te belemmer of sonder dat
©akademia (MSW)
Bladsy 92
AUD105 Ouditkunde buitensporige koste aangegaan word. Die ouditeur moet self bepaal hoeveel tyd hy sal spandeer aan die oudit. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/info_7916316_goals-objectives-independent-auditprocess.html#ixzz1GDeqTN5l) 3.5.2
Beginsels in die daarstelling van ouditdoelwitte
Toepassing van die volgende beginsels sal die ouditeur help om ouditdoelwitte te stel:
Besluit wat bereik moet word
Bepaal ʼn sperdatum vir bereiking van die doelstelling
Voorraadopname
Oorkom struikelblokke
Versamel inligting
Aksieplan
Daaglikse optrede
Figuur 3.2: Stappe in die daarstelling van ouditdoelwitte (Bron: Outeur, 2011)
Šakademia (MSW)
Bladsy 93
AUD105 Ouditkunde Besluit wat bereik moet word Die doel moet baie spesifiek wees, bv. as ʼn steekproef gedoen moet word, hoeveel afdelings moet ingesluit word? Bepaal ʼn sperdatum vir bereiking van die doelstelling Die doel moet ʼn sperdatum hê. Voor daar ʼn datum is, bly dit ʼn droom. Geloofwaardigheid Die ouditeur moet voel dat die doel realisties is. As die ouditeur glo dit is onmoontlik om te bereik, sal hy nooit die optrede wat nodig is uitvoer om die doel ʼn werklikheid te maak nie. Voorraadopname Hoe ver is die oudit? Die ouditeur moet bepaal hoe ver die ouditproses gevorder het. Oorkom struikelblokke Is daar iets wat dit moeilik maak om die doel te bereik? Deur bewus te wees van die moontlike struikelblokke kan die ouditeur planne maak om dit te oorkom. Versamel inligting Watter kennis moet nog verkry word? Moet daar nuwe komponente ondersoek word? Aksieplan Die ouditeur moet ʼn aksieplan ontwikkel met die spesifieke stappe wat nodig sal wees om die doel te bereik. In die opstel van die aksieplan moet hy by die bereiking van die doelwit begin en terug werk. Daaglikse optrede Daaglikse optrede is nodig om die doelwitte te bereik. Die beste doel in die wêreld sal onbereik bly as daar nie daadwerklike aksie geneem word nie. (Aangepas vanuit: http://www.dellamenechella.com/goal_setting_steps.htm)
©akademia (MSW)
Bladsy 94
AUD105 Ouditkunde 3.6
Die ouditproses
Die ouditproses behels ʼn aantal prosesse. 3.6.1
Die prosesse in ʼn eksterne oudit
Hierdie prosesse kan diagrammaties soos volg voorgestel word:
Vergaderings
Assesseer die data
Navorsing
Organiseer die data
Versamel inligting
Stel ʼn lys van vrae op
Lees die inligting
Figuur 3.3: Prosesse in eksterne oudit (Bron: Outeur, 2011) Eksterne oudits is in wese evaluerings van een of ander aspek van ʼn onderneming se bedrywighede. Die oudit kan fokus op die struktuur en welstand van die onderneming se finansies, asook die wetlike en etiese nakoming van wetlike en industriële standaarde, waar daar gekyk word na die nakoming van operasionele prosedures, of die nakoming van prosedures en regulasies t.o.v. die menslike hulpbronne in die onderneming.
©akademia (MSW)
Bladsy 95
AUD105 Ouditkunde ʼn Eksterne oudit word altyd uitgevoer deur ʼn party wat nie ʼn persoonlike of finansiële belang in die onderneming of sy bedrywighede het nie. Ongeag die tipe eksterne oudit wat ter sprake is, is daar ʼn paar belangrike prosesse wat altyd uitgevoer word: Vergaderings Vergaderings met die onderneming se bestuur en/of bestuurders om die grense van die oudit te definieer, moet plaasvind. Indien die oudit hoofsaaklik gefokus is op finansies, sal dit ʼn vergadering met die Hoof Finansiële Beampte van die onderneming, sowel as die sleutel rekeningkundige personeel vereis. In ander gevalle, kan die menslike hulpbronne personeel betrokke wees of werknemers wat toesig hou oor die dag-tot-dag bedrywighede van die produksievloer. Navorsing Mediaverslae en ander internet bronne wat relevant mag wees tot die ouditproses, behoort nagevors te word. Dit is veral nuttig wanneer die uitvoer van oudits verband hou met kwessies anders as rekeningkunde, aangesien belangrike inligting na vore kan kom wat relevant vir die finansiële oudit kan wees. Inligting versamel Relevante dokumente en data word versameling. Dit beteken toegang moet verkry word tot dokumente en enige elektroniese stelsels wat gebruik word om die relevante inligting te stoor. Die data kan kom van liasseerkabinette, interne elektroniese stelsels, of wat vir beveiliging by ʼn afgeleë bediener gestoor word. Die lees van die inligting Alle relevante data moet gelees word. Dit sluit in harde kopieë sowel as elektroniese lêers. Die ouditeur moet homself vergewis van die tipe dokumentasie ter sprake, ten einde ʼn begrip te vorm waarna gekyk moet word, asook waar om die nodige te vind. ʼn Lys vrae ʼn Lys vrae wat ter sprake gekom het tydens die lees van die data, word gewoonlik opgestel en aan die onderneming voorgelê. Die vrae is veronderstel om die gapings wat in die hersiene data gevind is, te vul.
©akademia (MSW)
Bladsy 96
AUD105 Ouditkunde
Praktiese oefening 3.1 1. Doen navorsing oor die tipiese vrae wat deur ʼn ouditeur gevra sal word tydens die oudit van finansiële state. 2. Stel ʼn lys van vyf (5) tipiese vrae op, wat deur ʼn ouditeur gevra kan word.
Organisering van die data Die data en die antwoorde op die vrae word georganiseer. Alle insette word gekombineer in ʼn formaat wat maklik verwerkbaar is en wat met die spoedige afhandeling van die ouditproses kan help. Evaluering van die data Dit behels dat die areas waar die onderneming voorskrifte nakom, geïdentifiseer word, asook die areas waar die onderneming in gebreke is om prosedures en voorskrifte na te kom. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/how_4424247_perform-externalaudit.html#ixzz1GDaSvw1k) 3.6.2
Stappe in die ouditproses
Die ouditproses bestaan oor die algemeen uit 10 stappe soos hieronder uiteengesit:
©akademia (MSW)
Bladsy 97
AUD105 Ouditkunde
Kennisgewing
Beplanning
Openingsvergadering
Verslag opstel
Kommunikasie
Veldwerk
Bestuursrespons
Sluitingsvergadering
Verslagverspreiding
Opvolgaksies
Figuur 3.4: Stappe in die ouditproses (Bron: Outeur, 2011) Stap 1: Kennisgewing Eerstens sal die bestuurder ʼn brief ontvang oor die komende oudit. Die ouditeur sal die bestuurder van ʼn voorlopige lys voorsien van die dokumentasie (bv. organisasiestruktuur, finansiële state, ens.) wat hy/sy benodig om die onderneming beter te leer ken, alvorens die beplanning vir die oudit kan begin.
©akademia (MSW)
Bladsy 98
AUD105 Ouditkunde Stap 2: Beplanning Na die hersiening van die inligting, sal die ouditeur die plan saamstel en ʼn risiko werkswinkel hou om hoofsaaklik sleutelrisiko's te identifiseer, risiko-bewustheid te verhoog, ʼn ouditplan te ontwerp, en ʼn agenda vir ʼn openingsvergadering daar te stel. Stap 3: Openingsvergadering Die openingsvergadering moet senior bestuur en enige administratiewe personeel insluit wat in die oudit betrokke gaan wees. Tydens hierdie vergadering sal die omvang van die oudit bespreek word. Die bestuur moet vry voel om die ouditeure te vra om veral areas, waaroor daar kommer bestaan, te oudit. Die tydsduur van die oudit sal bepaal word, en in die vergadering word enige potensiële tydsberekeningskwessies (bv. vakansies, sperdatums) wat die oudit mag beïnvloed, bespreek.
Praktiese oefening 3.2 1. Doen navorsing oor die inhoud van ʼn tipiese openingsvergadering. 2. Stel ʼn kort agenda op vir ʼn tipiese openingsvergadering.
Stap 4: Veldwerk Na afloop van die openingsvergadering, sal die ouditeur die ouditplan finaliseer en begin met die veldwerk. Veldwerk bestaan gewoonlik uit die volgende: •
Onderhoude met die personeel.
•
Die hersiening van prosedurehandleidings.
•
Op hoogte kom met die ondernemingsprosesse.
•
Evaluering van die nakoming van toepaslike beleidsbepalings, prosedures, wette en regulasies.
•
Die evaluering van die toereikendheid van interne beheermaatreëls.
©akademia (MSW)
Bladsy 99
AUD105 Ouditkunde Stap 5: Kommunikasie Deur die hele proses sal die ouditeur die bestuur op die hoogte hou; hulle ʼn geleentheid gee om kwessies te bespreek en in kennis stel van moontlike oplossings. Stap 6: Verslagopstel Na afloop van die veldwerk sal die ouditeur ʼn verslag opstel. Die verslag bestaan uit verskeie afdelings en sluit in: •
die verspreiding lys;
•
die opvolgdatum;
•
ʼn algemene oorsig van die afdeling/onderneming;
•
die omvang van die oudit;
•
die algemene gevolgtrekkings; en
•
gedetailleerde beskrywing van die bevindings, kommentaar en aanbevole oplossings.
Die bestuur moet die konsepverslag noukeurig lees om seker te maak daar is geen foute nie. As ʼn fout gemaak is, stel die ouditeur dit dadelik reg, voordat die finale verslag uitgereik word. Stap 7: Bestuursrespons Sodra die verslag gefinaliseer is, sal die ouditeure versoek dat die bestuur terugvoer gee oor die kwessies in die verslag. Die bestuur se reaksie bestaan gewoonlik uit die volgende 3 komponente:
•
Of bestuur saamstem met die probleme wat uitgewys is of nie.
•
Beplanning van bestuursoptrede om die kwessies aan te spreek en probleme op te los.
•
Die verwagte datum van voltooiing van die aksies.
©akademia (MSW)
Bladsy 100
AUD105 Ouditkunde Stap 8: Sluitingsvergadering ʼn Sluitingsvergadering sal gehou word sodat alle betrokke partye die ouditverslag kan bespreek. Dit is ʼn geleentheid om te bespreek hoe die oudit verloop het en of daar enige oorblywende kwessies is.
Praktiese oefening 3.4 1. Doen navorsing oor die inhoud van ʼn tipiese sluitingsvergadering. 2. Stel ʼn kort agenda op vir sodanige sluitingsvergadering.
Stap 9: Verslagverspreiding Die verslag word dan versprei aan die bestuur, interne oudit en die onderneming se eksterne ouditeure. ʼn Ouditvraelys word ook versprei om terugvoer te vra oor die pas-voltooide oudit. Stap 10: Opvolgaksies Opvolgaksies word uitgevoer deur die probleme een vir een aan te spreek met in agneming van die verwagte datum van voltooiing, sodat ooreengekome regstellende stappe betyds geïmplementeer kan word. Die doel van die opvolgaksies is om te bevestig dat die ooreengekome regstellende aksies geïmplementeer word. Die ouditeur sal met die personeel onderhoude voer, toetse doen, of nuwe prosedures hersien om die verifikasie uit te voer. Bestuur sal dan in ʼn brief van die ouditeur aandui of die kwessies bevredigend reggemaak is en of verdere optrede nodig is. Indien verdere regstellende aksie nodig is, sal die ouditeur dit beskryf. Anders, sal die kwessie as opgelos gerapporteer word. (Aangepas vanuit: http://www.audit.cornell.edu/audit.html)
©akademia (MSW)
Bladsy 101
AUD105 Ouditkunde 3.7
Ouditdokumentasie
(Bron: http://iisolutions.com.au/wp-content/uploads/2009/03/audit-documentation-img.jpg) Ouditdokumentasie (werkspapiere) is die rekord van al die ouditbewyse wat verkry is gedurende die ouditering van die finansiële state, interne bestuursouditering, inligtingstelselsouditering, en ondersoeke. Ouditdokumentasie word gebruik om die ouditwerk wat gedoen is te ondersteun ten einde sekerheid te verskaf dat die oudit uitgevoer is in ooreenstemming met die toepaslike ouditstandaarde. Ouditdokumentasie toon dat die oudit:
•
goed beplan was;
•
goed uitgevoer was;
•
onder voldoende toesig was;
•
die toepaslike ondersoek onderneem het; en
•
dat daar voldoende bewyse is om die ouditmening te ondersteun.
3.7.1
Vereistes vir voldoende ouditdokumentasie
Die dokumentasie moet voldoende wees om die ouditspan in staat te stel om die getuienis wat ingewin is te verstaan en moet die aard, tydsberekening, omvang en die resultate van die ouditeringsprosedures wat uitgevoer is, insluit.
©akademia (MSW)
Bladsy 102
AUD105 Ouditkunde Die ouditeur moet die volgende faktore oorweeg in die bepaling van die aard en omvang van dokumentasie vir ʼn spesifieke ouditgebied of -prosedure:
•
Risiko van wesenlike wanvoorstellings wat verband hou met die bewering, of die rekening, of tipe transaksies.
•
Mate van beslissing wat die ouditeur toepas in die uitvoering van die werk en die evaluering van die resultate.
•
Aard van die ouditproses.
•
Die belangrikheid van die bewyse wat die ouditeur uit die dokumentasie kan verkry.
•
Aard en omvang van uitsonderings wat die ouditeur identifiseer.
•
Die behoefte om die gevolgtrekking of die basis vir ʼn gevolgtrekking deur die ouditeur, te dokumenteer.
(Aangepas vanuit: http://www.journalofaccountancy.com/Issues/2002/Apr/TheNewAuditDocumentationReq uirements.htm) 3.7.2
Dokumentering van betekenisvolle ouditbevindings of kwessies
Daar word van die ouditeur vereis om sekere ouditbevindings of kwessies wat volgens sy mening belangrik is, te dokumenteer. Dit sluit die volgende in:
•
Aangeleenthede wat belangrik is en kwessies rakende die toepaslike seleksie, toepassing en konsekwentheid van die rekeningkundige beginsels met betrekking tot die finansiële state en verwante openbaarmakings.
•
Resultate van ouditprosedures wat daarop dui dat die finansiële state of openbaarmakings wesenlik wanvoorgestel word of dat die ouditprosedures aansienlik verander moet word.
•
Omstandighede wat veroorsaak dat die ouditeur beduidende probleme ondervind met die toepassing van ouditprosedures wat hy of sy nodig ag.
• 3.7.3
Ander bevindinge wat kan lei tot wysiging van die ouditeur se verslag. Ontwikkel bewaringsprosedures
Die ouditeur is die eienaar van die ouditdokumentasie. Die ouditeur het nodig om vas te stel wat die prosedures is om dokumentasie lank genoeg te bewaar sodat daar aan die vereistes van sy of haar praktyk voldoen word, asook enige ander toepaslike regs- of regulerende vereistes.
©akademia (MSW)
Bladsy 103
AUD105 Ouditkunde 3.8
Ouditbewyse
Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn ouditbewys – ʼn kwitansie:
Figuur 3.6: Kwitansie (Bron: http://thegogreenblog.com/wp-content/uploads/2008/12/bank-of-america-receipt.jpg) Ouditeure baseer gevolgtrekkings oor stelsels en inligting op bewyse. Elke ouditeur moet kwaliteit bewyse kan aanbied. Die volgende is die vereistes waaraan ouditbewyse moet voldoen: 3.8.1
Relevansie
Bewyse moet relevant wees tot die betrokke ouditgevolgtrekkings, anders is dit nie geldig nie. 3.8.2
Objektiwiteit
Objektiewe bewyse is gewoonlik meer oortuigend as subjektiewe bewyse. Byvoorbeeld ʼn fisiese voorraadopname is gewoonlik meer oortuigend as ʼn skatting deur die bestuur.
©akademia (MSW)
Bladsy 104
AUD105 Ouditkunde 3.8.3
Dokumentasie
Gedokumenteerde bewyse is meer oortuigend as ongedokumenteerde bewyse. 3.8.4
Derde-party bewyse (externality)
Derde-party bewyse is oor die algemeen meer oortuigend as die bewyse verskaf deur die onderneming wat geoudit word. Byvoorbeeld, ʼn onafhanklike laboratorium se verslag oor die kwaliteit van ʼn produk, is gewoonlik meer oortuigend as die onderneming se verslag oor die kwaliteit van die produk. 3.8.5
Steekproefgrootte
Groter monsters is oor die algemeen meer oortuigend as kleiner monsters. Die ouditering van 75 fakture bied meer oortuigende bewyse dat die rekeningstelsel in die onderneming behoorlik werk, as wanneer net 15 fakture geoudit word. 3.8.6
Steekproefmetode
Statistiese monsters is gewoonlik meer oortuigend as nie-statistiese monsters. Statisties ewekansige monsters help om monsternemingsvooroordeel te vermy, en omdat dit gebaseer is op die wette van waarskynlikheid, laat statistiese monsters ouditeure toe om hul vlak van vertroue in die monsterresultate te kwantifiseer. 3.8.7
Bekragtiging
Bekragtigde bewyse is gewoonlik meer oortuigend as onbekragtigde bewyse. Bekragtigde bewyse is dieselfde of soortgelyk aan bewyse verkry van twee of meer onafhanklike bronne. 3.8.8
Tydigheid
Tydige bewyse is meer oortuigend as bewyse verkry na ʼn verloop van tyd. 3.8.9
Gesaghebbende getuienis
Gesaghebbende getuienis is gewoonlik meer oortuigend as nie-gesaghebbende getuienis. 3.8.10 Direktheid Direkte bewyse is gewoonlik meer oortuigend as indirekte bewyse. Byvoorbeeld ʼn fisiese voorraadopname is oor die algemeen meer oortuigend as ʼn bestaande voorraadstelselrekord vir die bepaling van die voorraad op hande.
©akademia (MSW)
Bladsy 105
AUD105 Ouditkunde 3.8.11 Toereikendheid van die kontrole Bewyse van goeie beheer en ʼn betroubare stelsel is gewoonlik meer oortuigend as die bewyse van swak beheer of ʼn twyfelagtige stelsel. (Aangepas vanuit: http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_n4_v55/ai_21119269/pg_2/?tag=content;col1) 3.9
Vermindering van risiko
(Bron: http://www.riskmitigationassoc.com/images/RM2-2.jpg) Vermindering van die risiko behels die pogings wat aangewend word om die waarskynlikheid of gevolge van ʼn bedreiging te verminder. Dit kan wissel van fisiese maatreëls (beskermende heinings) tot finansiële maatreëls (stoor van kontant, versekering).
Praktiese oefening 3.5 1. Doen navorsing oor fisiese maatreëls wat ʼn onderneming kan instel om risiko te verminder. Lys vyf (5) sodanige fisiese maatreëls. 2. Doen navorsing oor finansiële maatreëls wat ʼn onderneming kan instel om risiko te
©akademia (MSW)
Bladsy 106
AUD105 Ouditkunde verminder. Lys vyf (5) sodanige finansiële maatreëls.
Die volgende is die komponente van ʼn tipiese risiko verminderingsplan: 3.9.1
Doel
Die risiko verminderingsplan (ook soms genoem ʼn risiko reaksieplan) kommunikeer hoe spesifieke risiko's hanteer sal word en die stappe wat die personeel moet volg. Dit bied aan die bestuur leiding oor watter stappe gevolg moet word om risiko’s te verminder. 3.9.2
Toepassing van die plan
Die oorspronklike aktiwiteitslys in die plan word gereeld aangepas in die projek bestuursprogrammatuur. Die plan kan ook spesifieke snellers identifiseer wat gebeurtenisse is wat as waarskuwing kan dien, as daar ʼn dreigende risiko is wat spesifieke aksies sal noodsaak. 3.9.3
Inhoud
Die risikoplan lys spesifieke aksies wat geneem moet word om die risiko’s te verminder. Die plan lys ook die name van die persone wat verantwoordelik is vir die uitvoering van die aksies. Die plan is ʼn evolusionêre dokument wat inligting vaslê oor die uitkomste van die risikostrategieë vir toekomstige verwysing. Dit kan ontwikkel word in ʼn tabelformaat, in ʼn sigblad of geïntegreer word in die projekbestuurprogrammatuur. Laasgenoemde is veral effektief wanneer risiko's geïdentifiseer word wat verband hou met spesifieke take binne die werksverdelingstruktuur. Die plan kan leiding insluit oor hoe om risikogevallestudies te skryf, sowel as hoe om strategiese of reaksiestellings te skryf. 3.9.4
Benadering
In die definisie van risiko response of risiko verminderingstrategieë word vier basiese benaderings erken, naamlik: vermyding, aanvaarding, vermindering, en oordrag. Vermyding Om omstandighede te vermy wat toelaat dat die risiko teenwoordig is, gewoonlik deur die weglating van die projek of die taak.
©akademia (MSW)
Bladsy 107
AUD105 Ouditkunde Aanvaarding Om te erken die risiko's bestaan, maar geen voorkomende aksie te neem om dit op te los nie, behalwe vir die moontlike ontwikkeling van noodplanne. Vermindering Om die waarskynlikheid dat risiko's kan ontstaan te verminder of die impak van die risiko te voorkom. Oordrag Om die oordrag van die risiko (in sy geheel of gedeeltelik) na ʼn ander organisasie, individu, of entiteit te doen, byvoorbeeld deur versekering uit te neem. 3.9.5
Ander oorwegings
As die vermindering van die risiko of die risiko reaksieplan afsonderlik gehou word van die bestuursprojekplan as ʼn geheel, is die gevaar dat die plan altyd afsonderlik sal funksioneer. Ideaal gesproke moet dit geïntegreer word met ander projekplandokumentasie om te verseker dat dit deel van die projekbeplanning is.
Gevallestudie 3.6 DIONACH Spesialis informasie sekuriteitsmaatskappy Hierdie is ʼn gevallestudie van Dionach oor die uitvoering van ʼn netwerksekuriteitsoudit op ʼn versekeringsmaatskappy in die Verenigde Koninkryk. Die oudit bestaan uit ʼn interne veiligheidsoudit en ʼn eksterne sekuriteitsoudit. Van die inligting is weggelaat om vertroulikheid te handhaaf. Agtergrond Die verskeringsmaatskappy doen baie van sy sake aanlyn, en het gevoel dat ʼn onafhanklike siening van hul interne en eksterne netwerksekuriteit nodig was. Die maatkskappy het Dionach gekies vir die ouditering. Dionach het ʼn eksterne penetrasie toets asook ʼn ter plaatse oudit uitgevoer.
©akademia (MSW)
Bladsy 108
AUD105 Ouditkunde
Interne oudit Drie Dionach konsultante het die oudit uitgevoer, en een van hulle is aangewys as die hoof-ouditeur. Hierdie ouditeur het geskakel met die maatskappy se inligting-sekuriteit beampte (ISO). Die ISO het ʼn onderhoud gereël om die ouditeure ʼn oorsig oor die netwerk, bedieners en die Local Area Network (LAN) te gee. Personeel met die nodige kennis is ook betrek. Daar is ʼn netwerk diagram geskep. Afskrifte van die bestaande netwerkdiagramme en die sekuriteitsbeleid is ook verskaf. Die hoof-ouditeur het personeel aangewys om die web-bedieners, databasisbedieners en domeinbeheerders te moniteer. Antivirusprogrammatuur, e-pos, netwerk topologie en fisiese sekuriteit is ook areas wat ondersoek is. Deurgaans en soos nodig, is die personeel wat verantwoordelik is vir die verskillende gebiede ondervra. Die hoofdoel was om alle tegniese aspekte in die sisteem te ondersoek en dit te vergelyk met die beste praktyke. Aan die einde van die evaluering het die hoof-ouditeur ʼn vergadering belê met die ISO en is ʼn aanvanklike mondelinge verslag van die bevindinge voorsien. Die ouditspan se taak was dan om die finale verslag voor te lê. Verslag Die verslag is ʼn omvattende, gedetailleerde verslag met ʼn opsomming en ʼn gedeelte vir die eksterne en interne oudit. Daar was uiteindelik ʼn tegniese opsomming van gevolgtrekkings. Die opsomming het eerstens gespesifiseer dat die sekuriteit van die netwerk ʼn mediumrisiko verteenwoordig. Die meeste elemente van die netwerk is veilig, en die onlangse bekendstelling van ʼn groepsveiligheidsbeleid versterk en verbeter sekuriteitsbewustheid. Die uitvoerende opsomming het ook die volgende sake gelys: •
Die eksterne sekuriteitsrisiko is laag, hoewel een van die konfigurasies nie verhoed dat uitgaande verbindings kwesbaar is nie.
•
Hoewel e-pos en bediener anti-virusprogrammatuur in plek is, is die individuele
©akademia (MSW)
Bladsy 109
AUD105 Ouditkunde gebruikerwerkstasies nie beskerm nie. Dus as ʼn virus of wurm sy weg vind na die interne netwerk, sou dit ongehinderd versprei. •
Daar was geen inbraakopsporingstelsel (IDS) in plek nie.
ʼn Domein gebruikerswagwoord evaluering het getoon dat baie gebruikers eenvoudige wagwoorde het, t.s.v die feit dat die veiligheidsbeleid leiding verskaf oor die formulering van sterk wagwoorde. Daar was geen meganisme om die skepping van sterk wagwoorde af te dwing nie.Die eksterne ouditverslag lys die eksterne toetsresultate in detail, met ʼn tegniese opsomming van kwessies en aanbevelings. Die interne ouditafdeling lys die geouditeerde, goeie sekuriteitspraktyke, asook die gebiede waar sekuriteit kan verbeter soos antivirusbeskerming, fisiese sekuriteit, inligtingsekuriteit, die moontlikheid van wireless connectivity, databasis bedieners, firewall konfigurasies en omtreksekuriteit . Die interne ouditafdeling se ouditbevindings sluit diagramme en tabelle in, soos die netwerk topologie. Ten slotte, het die verslag ʼn opsomming van gevolgtrekkings met kwessies gelys in volgorde van risiko, met die mees kritieke aspekte wat eerste gelys is. Aanbeveling Die verslag is aan die maatkskappy voorgelê wat dit aanvaar het en daarna voortgegaan het om die aanbevelings te prioritiseer om die risiko’s uit te skakel of te verminder. (Bron: www.dionach.com) Lees die bogenoemde gevallestudie en beantwoord die vrae: 1. Dink u dat hierdie oudit volledig uitgevoer is? 2. Indien nie, watter aanbevelings sou u nog kan maak?
©akademia (MSW)
Bladsy 110
AUD105 Ouditkunde 3.10
Samevatting
Jaarliks bied die ouditeur ʼn ouditplan aan die onderneming wat alle oudits vir die komende jaar insluit. Dit kan ook ʼn risiko-evalueringsplan insluit wat saam met die ander ouditplanne die grondslag vorm vir ʼn oorhoofse strategiese ouditplan. Die mees suksesvolle ouditprojekte is dié waarin die ouditspan en onderneming hulself as konsultant en kliënt beskou. Begrip en die toepassing van hierdie rolverdeling kan lei tot ʼn meer konstruktiewe werksverhouding en verbeterde sakebedrywighede in die onderneming. Hoewel elke oudit uniek is, is daar tog ooreenkomste te vinde, omdat daar ʼn paar algmeen-aanvaarde beginsels is wat vir elke oudit geld.
©akademia (MSW)
Bladsy 111
AUD105 Ouditkunde 3.11
Selfevaluering Aktiwiteit 3
U is die dosent in Ouditkunde aan Akademia Konkordia. U moet ʼn lesing aanbied oor die ouditproses. Beantwoord die volgende vrae ter voorbereiding van u aanbieding. 1. Verduidelik die begrip “ouditproses”. 2. Noem die prosesse wat tydens die ouditproses plaasvind. 3. Noem vyf aksies waaruit veldwerk bestaan. 4. Noem die faktore wat die ouditeur moet oorweeg in die bepaling van die aard en omvang van dokumentasie vir ʼn spesifieke ouditgebied of -prosedure. 5. In die definisie van risiko response of risiko verminderingstrategieë word vier basiese benaderings erken. Noem hierdie benaderings.
©akademia (MSW)
Bladsy 112
AUD105 Ouditkunde
Studie Studieie-eenheid 4: Die ouditverslag
4.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 4 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Die saamstel van ʼn ouditverslag
•
Die rol van die rekeningkundige personeel
•
Ouditmenings
•
Die ouditverslag en die verskillende tipe verslae
•
Opvolging van ouditnavrae
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die proses van die opstel van ʼn ouditverslag te formuleer.
•
Die rol van die rekeningkundige personeel in die samestelling van die ouditverslag te beskryf.
•
Die afdelings in die ouditverslag te identifiseer en deel te neem aan die opstelling van ʼn ouditverslag.
•
Die tipes en die impak van die verskillende ouditmenings te analiseer.
•
Die rol van die rekeningkundige personeel in die oplossing van ʼn eksterne ouditnavrae te skets.
©akademia (MSW)
Bladsy 113
AUD105 Ouditkunde 4.2
Verrykende bronne •
http://www.accaglobal.com/archive/sa_oldarticles/50113
•
http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_re port_pg3.html?cat=37
•
http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_re port_pg3.html?cat=3
•
http://www.ceapred.org.np/images/audit_report.gif
•
http://www.ehow.com/about_5070237_types-audit-reports.html#ixzz1GYZTX6Yr
•
http://www.googobits.com/articles/p0-1551-what-to-look-for-in-an-audit-opinion.html
•
http://www.shb.scot.nhs.uk/healthcare/support/clinicalgovernance/documents/AuditG uide09.pdf
•
4.3
http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan:
Sleutelwoord
Omskrywing
Ouditverslag
Die ouditverslag is ʼn formele mening uitgereik deur ʼn onafhanklike eksterne ouditeur na die uitvoering van ʼn eksterne oudit of evaluering van ʼn wettige onderneming of afdeling in die onderneming.
Ongekwalifiseerde
Die ongekwalifiseerde verslag is die suiwerste vorm van die
verslag
ouditverslag wat beteken dat die ouditeur in staat is om al die nodige finansiële inligting te bekom en dat die inligting voldoen aan die vereistes van AARP (Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Prosedures).
©akademia (MSW)
Bladsy 114
AUD105 Ouditkunde
Gekwalifiseerde verslag ʼn Gekwalifiseerde verslag word gegee wanneer die ouditeure nie in staat was om ten volle tevredenheid te verkry oor alle aspekte van die onderneming se finansiële status nie.
Negatiewe verslag
ʼn Negatiewe verslag dui daarop dat die ouditeur nie volledige insae in die onderneming se rekords gehad het nie en dat die prosesse nie in ooreenstemming met AARP is nie; of wanneer die finansiële rekords vervals of op ander maniere foutief is.
Weerhoudingsverslag
Die weerhoudingsverslag word net uitgereik wanneer die ouditeure nie in staat is om hul werk te verrig nie.
Voldoende
Voldoende openbaarmaking van alle bevindinge t.o.v. die
openbaarmaking
finansiële state is nodig vir die ouditeure om ʼn ongekwalifiseerde mening oor die finansiële state uit te reik.
Ouditmening
Die ouditmening is die verklaring aan die einde van die finansiële state, waarin die onafhanklike ouditeure, op grond van die oudit, ʼn mening uitspreek oor die finansiële state van die onderneming; die onderneming se finansiële posisie en die resultate van sy bedrywighede vir die periode waaroor gerapporteer is.
Houerkorporasie
ʼn Maatskappy (houer) wat die eienaar is van voldoende
(holder corporation) en
aandele van ʼn ander maatskappy (filiaal) om sodoende die
filiale
bestuur en werksaamhede van sodanige maatskappy te kan beheer.
4.4
Inleiding
Die ouditverslag is ʼn formele mening uitgereik deur ʼn onafhanklike eksterne ouditeur na die uitvoering van ʼn eksterne oudit of evaluering van ʼn wettige onderneming of afdeling in die onderneming. Die verslag word uitgereik aan ʼn individu, ʼn groep persone, ʼn onderneming, ʼn
©akademia (MSW)
Bladsy 115
AUD105 Ouditkunde regering, of selfs aan die algemene publiek as ʼn diens aan die gebruiker wat hom/haar in staat sal stel om besluite te maak gebaseer op die resultate van die oudit. ʼn Ouditeur se verslag word as ʼn noodsaaklike hulpmiddel beskou wanneer daar finansiële inligting aan die gebruikers voorsien word. Baie ondernemings maak staat op ouditeursverslae om finansiële inligting te voorsien aan voornemende beleggers, om lenings te bekom, en om hulle openbare beeld te verbeter. Daar word selfs gesê dat finansiële inligting sonder die stawende getuienis van ʼn ouditeur se verslag vir beleggingsdoeleindes in werklikheid waardeloos is. Dit is egter belangrik om daarop te let dat die ouditeur se verslag oor die finansiële state van ʼn maatskappy nie gesien moet word as aanwysing om in die maatskappy te belê, al dan nie. Die verslag is slegs ʼn mening oor die vraag of die inligting korrek is en vry is van wesenlike wanvoorstellings. Die ouditeur kan ook bykomende inligting by die verslag voeg soos nodig, sonder om die algemene mening van die verslag te verander. Gewoonlik word hierdie bykomende inligting ná die meningsparagraaf ingesluit, hoewel sommige omstandighede vereis dat die bykomende inligting ingesluit word in paragrawe voor die meningsparagraaf. In hierdie studie-eenheid word daar aandag gegee aan die samestelling van ʼn ouditverslag, die komponente daarvan en die rolspelers in die samestelling van ʼn ouditverslag. Hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn tipiese ouditverslag.
©akademia (MSW)
Bladsy 116
AUD105 Ouditkunde
Voorbeeld 4.1: ʼn Tipiese ouditverslag (Bron: http://www.ceapred.org.np/images/audit_report.gif)
Šakademia (MSW)
Bladsy 117
AUD105 Ouditkunde 4.5
Die saamstel van ʼn ouditverslag
Indien al die feite met betrekking tot finansiële transaksies altyd behoorlik en akkuraat aangeteken sou word en indien die eienaars en bestuurders van sakeondernemings altyd heeltemal eerlik sou wees in hul rekeningkundige praktyke en rekordhouding, sou daar min nodigheid vir onafhanklike ouditering wees. Die realiteit van die sake-omgewing noodsaak egter die dienste van ouditeure. Talle sakeondernemings het interne ouditeure – dit hang grootliks af van die grootte en aard van die onderneming. Interne ouditeure se verantwoordelikhede en funksies is soortgelyk aan dié van ʼn onafhanklike ouditeur. Hulle moet ook voldoen aan die beginsels van onpartydigheid en onafhanklikheid. 4.5.1
Rol van die ouditeur in die ouditverslag
(Bron: http://wheatoncollege.edu/sga/files/2010/09/audit.jpg) In teenstelling met sommige menings, is ʼn gesertifiseerde rekenmeestersverslag nie ʼn sertifisering nie, maar bloot ʼn mening – die rekenmeester is gesertifiseer en nie die finansiële state nie. Dit is dus nie ʼn waarborg nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 118
AUD105 Ouditkunde In sy professionele hoedanigheid gee die rekenmeester uitdrukking aan ʼn onafhanklike oordeel. Die verslag sê byvoorbeeld, dat behoorlike rekeningkundige beginsels toegepas word deur die bestuur. Natuurlik kan ʼn paar van die items op die finansiële state nie onderwerp word aan presiese meting nie. Om uitdrukking te gee aan ʼn onafhanklike en kundige mening oor die korrektheid van die finansiële state van ʼn maatskappy, al dan nie, is die belangrikste en waardevolste diens wat die ouditeur aan die publiek kan lewer. Die ouditeure se standaardverslag sê dat die oudit in ooreenstemming met die algemeen aanvaarde ouditstandaarde uitgevoer is en dat die kliënt se finansiële state aangebied word in ooreenstemming met algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels. Indien daar tekortkominge in die kliënt se finansiële state of beperkinge in die ouditeure se oudit is; of as daar ander ongewone omstandighede is waaroor die lesers van die finansiële state ingelig behoort te word, kan die ouditeure nie die standaardverslag uitreik nie. 4.5.2
Tipes ouditverslae
Daar is vier primêre soorte ouditverslae, naamlik: •
Ongekwalifiseerde verslag
•
Gekwalifiseerde verslag
•
Negatiewe verslag
•
Weerhoudingsverslag
Die ouditeur se verslagkeuse word grootliks bepaal deur hoe toeganklik die onderneming se inligting is en hoe duidelik die finansiële rekords is. Kyk na voorbeelde van die verskillende tipes ouditverslae onder Par. 4.9. Ongekwalifiseerde verslae word gegee wanneer die ouditeure in staat is om al die data wat nodig is in die korrekte formaat te bekom. Gekwalifiseerde verslae word uitgereik wanneer daar dele van finansiële rekords ontbreek, of indien die rekords nie voldoen aan behoorlike standaarde nie. Negatiewe menings word gemaak wanneer die onderneming se finansiële situasie heeltemal onbetroubaar of onbekend is en die ouditeur nie in staat is om die oudit te voltooi nie. Die weerhoudingsverslag word net uitgereik wanneer die ouditeure nie in staat is om hul werk te verrig nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 119
AUD105 Ouditkunde Ongekwalifiseerde verslae Die ongekwalifiseerde verslag is die suiwerste vorm van die ouditverslag wat beteken dat die ouditeur in staat is om al die nodige finansiële inligting te bekom en dat die inligting voldoen aan die vereistes van AARP (Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Prosedures). Dit maak dit baie maklik vir die rekenmeester om die oudit uit te voer. Daar is egter verskeie kwalifikasies wat die ouditeure moet noem, byvoorbeeld of ander rekenmeesters buiten die skrywer gewerk het aan die oudit en of daar kommer is oor die onderneming se finansiële status. Daar is drie spesifieke omstandighede wat sal verhoed dat eksterne ouditeure ʼn ongekwalifiseerde verslag sal uitreik, naamlik: •
omvangbeperking;
•
afwyking van AARP; en
•
die gebrek aan onafhanklikheid van die ouditeur.
Omvangbeperking beteken die onvermoë om voldoende bewyse in te samel. Afwyking van AARP beteken dat daar ʼn afwyking van die algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels is wat ʼn invloed op die finansiële state het. Gebrek aan onafhanklikheid van die ouditeur verwys na die feit dat die ouditeur nie onafhanklik is van die onderneming wat geoudit word nie. Gekwalifiseerde verslae ʼn Gekwalifiseerde verslag word gegee wanneer die ouditeure nie in staat was om ten volle bevrediging te kry oor alle aspekte van die onderneming se finansiële status nie. Spesifieke rekords kan ontbreek, of sekere dele van die inligting mag nie aan AARP voldoen nie. In sommige gevalle kan die ouditeur in staat wees om data te bekom, maar kan dit nie ten volle bevestig nie. Al hierdie probleme word gedokumenteer en maak die ouditeur se evaluasie meer negatief. Negatiewe verslag ʼn Negatiewe verslag dui daarop dat die ouditeur nie volledige insae in die onderneming se rekords gehad het nie en dat die prosesse nie in ooreenstemming met AARP is nie; of wanneer die finansiële rekords vervals of op een of ander manier foutief is. Die ouditeure voeg paragrawe in, wat hierdie probleme verduidelik, asook hoekom die rekords nie aan AARP standaarde voldoen nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 120
AUD105 Ouditkunde Weerhoudingsverslag Die weerhoudingsverslag word net uitgereik wanneer die ouditeure nie in staat is om hul werk te verrig nie. Wanneer daar nie genoeg tyd of inligting beskikbaar is nie, word ʼn weerhoudingsverslag uitgereik. Dit gebeur egter min in die praktyk. Gewoonlik sal ʼn ouditeur slegs hierdie verslag uitreik as die onderneming weier om spesifieke inligting te verskaf of indien die ouditeursfirma en die onderneming die ouditkontrakooreenkoms verbreek. Daar is ander kwessies wat ouditeure in oorweging moet neem wanneer hulle verslag doen oor die stand van die onderneming. Indien die onderneming ondersoek word vir ʼn spesifieke misdaad, of indien die onderneming in die mark is om verkoop te word, of om ontbind te word binne die volgende jaar, sal die ouditeure dit in aanmerking neem en die verslag dienooreenkomstig opstel. (Aangepas vanuit: http://www.ehow.com/about_5070237_types-auditreports.html#ixzz1GYZTX6Yr)
Praktiese oefening 4.1 1. Doen navorsing oor die moontlike oorsake waaronder ʼn ouditeur ʼn weerhoudingsverslag sal uitreik. 2. Kyk of u sulke gevalle kan opspoor waar hierdie tipe verslag wel uitgereik is.
4.5.3
Belangrike aspekte in die saamstel van die verslag
Die ouditverslag weerspieël die uitslag van die ouditwerk. Om dié rede is dit een van die belangrikste komponente van die ouditproses. Dit is die resultaat van die oudit wat aan die bestuur voorgelê word en in sommige gevalle kan dit die enigste produk van die ouditwerk wees wat die bestuur ontvang. Die saamstel van ʼn effektiewe ouditverslag begin met ʼn duidelike omskrywing van hoe die verslag beskou, gebruik en uitgevoer moet word. Ouditverslae het drie belangrike doelwitte:
©akademia (MSW)
Bladsy 121
AUD105 Ouditkunde •
Om inligting te verskaf: Die ouditverslag kommunikeer die resultate van die oudit aan die bestuur.
•
Om te oorreed: Die ouditverslag moet die bestuur oortuig dat die kommentaar geldig is.
•
Om te motiveer: Die ouditverslag moet die bestuur motiveer om gepaste optrede te neem.
Die volgende aspekte is belangrik in die voorbereiding van die verslag: Identifiseer die gehoor Om die gehoor te identifiseer, is dit belangrik om die volgende te oorweeg: •
Wie gaan die verslag lees?
Pas die inhoud en styl aan volgens die teikengroep. Selfs al sou die lesers waarskynlik die vakterminologie (veral afkortings en akronieme) sal verstaan, bly dit goeie praktyk om hierdie terme ten volle te omskryf. •
Wat word met die verslag beoog?
Is die verslag aanbevelings vir veranderings, of vra dit aksies wat uitgevoer moet word in die lig van die ouditresultate? •
Onthou dat die verslag ʼn amptelike rekord van die ouditprojek is
Die bestuur sal waarskynlik weer na die verslag wil terugverwys, veral in die geval van ʼn volgende oudit. Dit is dus belangrik om die verslag so duidelik en verstaanbaar moontlik aan te bied.
Praktiese oefening 4.2 1.
Wie is die tipiese teikengroep vir ʼn ouditverslag in ʼn onderneming?
2.
Wie is die tipiese teikengroep vir ʼn ouditverslag buite die onderneming?
3.
Wie is die teikengroep wat toegang tot ʼn ouditverslag mag hê?
©akademia (MSW)
Bladsy 122
AUD105 Ouditkunde Beplan die voorkoms van die verslag Eerste indrukke tel. Die verslag moet professioneel lyk en toeganklik wees – iets wat mense graag sal wil lees. Gebruik kleure en lettertipes sinvol, maar behou konsekwentheid in die aanbieding. Dis ʼn goeie idee om die verslag in ʼn omslag te bind. Goeie kwaliteit omslae is goedkoop en kan maklik verkry word. Verskaf genoeg kopieë van die verslag aan die onderneming. Dit is altyd ʼn goeie idee om meer kopieë te produseer as wat nodig is, in geval van iemand wat buite rekening gelaat is. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn templaat wat gebruik word vir ʼn ouditverslag:
Voorbeeld 4.2 INDEPENDENT AUDIT REPORT To the members of
(ENTER NAME OF OWNER OF AGENCY) and the Trustees of
the Travel Compensation Fund and the International Air Transport Association (if applicable) SCOPE We have audited the financial report of (ENTER NAME OF OWNER OF AGENCY) being a special purpose financial report comprising the Balance Sheet, Income Statement, Accompanying Notes and Director’s Declaration for the year ended [ENTER FINANCIAL YEAR END] as set out on pages [ENTER PAGE NUMBERS OF FINANCIAL REPORT] The company's directors are responsible for the financial report and they have determined that the accounting policies used and described in Note 1 to the financial statements and the accounting disclosures contained therein are appropriate to the requirements of the Corporations Act 2001 as it applies to large corporations and the needs of the members, the Trustees of the Travel Compensation Fund and, if applicable, the International Air Transport Association. We have conducted an independent audit of the financial report in order to express an opinion on it to the members of the company, the Trustees of the Travel Compensation Fund and, if applicable, the International Air Transport Association.
©akademia (MSW)
Bladsy 123
AUD105 Ouditkunde
The financial report has been prepared for distribution to members of the company, the Trustees of the Travel Compensation Fund and, if applicable, the International Air Transport Association for the purpose of fulfilling the directors' financial reporting requirements under the Corporations Act 2001 as it applies to large corporations, the Trustees of the Travel Compensation Fund and, if applicable, the International Air Transport Association. We disclaim any assumption of responsibility for any reliance on this report or on the financial report prepared as a special purpose financial report to which it relates, to any person other than the members of the company, the Trustees of the Travel Compensation Fund and, if applicable, the International Air Transport Association, or for any purpose other than that for which it was prepared. Our audit has been conducted in accordance with Australian Auditing Standards to provide reasonable assurance as to whether the financial report is free of material misstatement. Our procedures included examination, on a test basis, of evidence supporting the amounts and other disclosures in the financial report and the evaluation of significant accounting estimates. These procedures have been undertaken to form an opinion whether, in all material respects, the financial report is presented fairly in accordance with the accounting standards and other mandatory professional reporting and statutory requirements so as to present a view which is consistent with our understanding of the company's financial position and performance as represented by the results of its operations. The audit opinion expressed in this report has been formed on the above basis. AUDIT OPINION In our opinion, the financial report of …………………………………………………….. for the year ended on …….. is in accordance with a) The Corporations Act 2001, including: i. giving a true and fair view of the company's financial position as at ii. and of its performance for the year ended on that date; and iii. complying with Accounting Standards and the Corporations Regulations 2001, and
©akademia (MSW)
Bladsy 124
AUD105 Ouditkunde
b) other mandatory professional reporting requirements. Date:
Reg No:
Auditor: Firm: Address: Signature: (Bron: http://www.google.co.za/search?sourceid=navclient&aq=4&oq=auditing+report&ie=UTF8&rlz=1T4ADFA_en___ZA386&q=auditing+report+example)
Gebruik bondige taal Elke woord in die verslag moet iets beteken. ʼn Gewone verslag is ʼn mengsel van vertelling, beskrywing en argument, maar ʼn ouditverslag moet hoofsaaklik beskrywend (feitelik) van aard wees. Die werklike resultate van die oudit is dus gewoonlik feitelik. Struktuur van die verslag Die verslag moet leesbaar wees en logies vloei. Die woorde moet sin maak en verstaanbaar wees. Gebruik opskrifte en paragrawe om die struktuur duidelik na vore te bring. Die bladsye moet ook genommer word. ʼn Goed-gestruktureerde ouditverslag sal die volgende insluit: •
Voorblad
•
Agtergrond
•
Doelwitte
•
Standaarde
•
Metodologie
•
Resultate
•
Gevolgtrekkings
•
Aanbevelings
•
Aksieplan
•
Bylaes
(Aangepas vanuit: http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_report_pg 3.html?cat=37)
©akademia (MSW)
Bladsy 125
AUD105 Ouditkunde 4.6
Die rol van die rekeningkundige personeel
Die rol van die rekeningkundige personeel is soos volg: 4.6.1
Voorbereiding van die rekords
Die bestuur van ʼn onderneming, met behulp van die rekeningkundige personeel, is verantwoordelik vir die handhawing van toereikende rekeningkundige rekords en vir die voorbereiding van behoorlike finansiële state vir die gebruik deur aandeelhouers en krediteure. Selfs al is die finansiële state soms saamgestel en geproduseer in die ouditeur se kantoor, lê die primêre verantwoordelikheid vir die state by die bestuur. 4.6.2
Verslagdoeningsfase van die oudit
Die rapporteringsfase van ʼn oudit begin wanneer die onafhanklike ouditeure die veldwerk voltooi het en die voorgestelde veranderinge aanvaar en opgeneem is deur die kliënt. Voor die skryf van die verslag, moet die ouditeure die kliënt se voorbereide finansiële state vir vorm en inhoud nagaan. Die finansiële state wat deur die rekeningkundige personeel voorberei word en waaroor die onafhanklike ouditeure gewoonlik verslag doen, is die balansstaat, die inkomstestaat, die staat van behoue-inkomste, en die verklaring van kontantvloei. Dikwels kombineer die rekeningkundige personeel die verklaring van behoue-inkomste met die inkomstestaat. Finansiële state word deur die rekeningkundige personeel aangebied in ʼn vorm waar die huidige jaar met die vorige jaar vergelyk kan word en dit word vergesel deur verduidelikende notas. Die finansiële state vir ʼn houermaatskappy (holder corporation) is gewoonlik gekonsolideer met dié van die filiale.
©akademia (MSW)
Bladsy 126
AUD105 Ouditkunde
Figuur 4.1: Voorbeeld van ʼn gekonsolideerde balansstaat (Bron: http://www.ghd.com/annualreview/2008/images/financelarge.jpg) 4.6.3
Finansiële openbaarmaking
Die doel van aantekeninge by die finansiële state is om voldoende openbaarmaking moontlik te maak, wanneer die inligting in die finansiële state onvoldoende is vir die doel. Alhoewel die finansiële state opgestel word deur die rekeningkundige personeel, help die onafhanklike ouditeure oor die algemeen met die opstel van die notas. Voldoende openbaarmaking in die aantekeninge by die finansiële state word benodig deur die ouditeure om ʼn ongekwalifiseerde mening oor die finansiële state uit te reik. Bekendmakingsvereistes wat ʼn deel uitmaak van die basiese finansiële state, sluit die bekendmaking van die rekeningkundige beleid, rekeningkundige veranderinge, verliesgebeurlikhede, verhurings- en pensioeninligting in.
©akademia (MSW)
Bladsy 127
AUD105 Ouditkunde
Praktiese oefening 4.3 1. Doen navorsing oor hoe finansiële inligting openbaar gemaak word. 2. Doen navorsing oor wanneer finansiële inligting openbaar gemaak word. 3. Doen navorsing oor wanneer finansiële inligting nie openbaar gemaak word nie.
Die volgende is ʼn voorbeeld van finansiële state met aantekeninge:
Figuur 4.2: ʼn Voorbeeld van finansiële state met aantekeninge (Bron: http://i.investopedia.com/inv/articles/site/FinancialStatement2.gif) 4.6.4
Opsporing van wanvoorstellings
Algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels vereis dat die finansiële state soos deur die rekeningkundige personeel opgestel is, vry van wesenlike wanvoorstellings is. Die ouditeure het ʼn verantwoordelikheid om die verskillende tipes van wesenlike wanvoorstellings, insluitende foute, ongerymdhede en diegene wat dit veroorsaak het, op te
©akademia (MSW)
Bladsy 128
AUD105 Ouditkunde spoor. Die oudit is ontwerp om redelike gerusstelling aan die bestuur te bied dat foute en onreëlmatighede in die finansiële state opgespoor sal word. (Aangepas vanuit: http://www.shb.scot.nhs.uk/healthcare/support/clinicalgovernance/documents/AuditGuide09. pdf) 4.7
Ouditmenings
Die ouditmening is die verklaring wat verskyn aan die einde van die finansiële state, waarin die onafhanklike ouditeure (op grond van die oudit) ʼn mening uitspreek oor die finansiële state van die onderneming, sy finansiële posisie en die resultate van sy bedrywighede vir die periode gerapporteer. Die ouditmening moet voldoen aan gestandaardiseerde bewoording wat oor die algemeen baie soortgelyk is vir alle openbare maatskappye, al kan die menings wat uitgespreek word, verskillend wees. 4.7.1
Wesenlike wanvoorstellings
Eerstens sal die ouditmening die verslagdoenende onderneming identifiseer, asook die finansiële state wat aangebied word en die tydperk(e) wat deur die state verteenwoordig word. Die verslag maak ook gewoonlik verwysing na die feit dat die finansiële state die verantwoordelikheid van die bestuur is, wat beteken dat die ouditeure nie die state voorberei nie, maar bloot ʼn mening gee oor die redelikheid van die state. Die mening word oor die algemeen geïnterpreteer dat die finansiële state vry is van wesenlike wanvoorstellings, wat die leser se vertroue in die inligting wat in die state is, kan versterk. 4.7.2
Ouditstandaarde
Die mening maak verwysing na die toepaslike ouditstandaarde wat toegepas word. Hierdie deel van die mening sal kortliks die volgende beskryf: •
Wat die standaarde vereis.
•
Die handhawing van redelike sekerheid.
•
Ondersoekbewyse op ʼn toetsgrondslag.
•
Beoordeling van die rekeningkundige beginsels wat gebruik is en beduidende beramings wat deur die bestuur gemaak is.
•
Die evaluering van die volledige state.
©akademia (MSW)
Bladsy 129
AUD105 Ouditkunde Die ouditeure sal dan verklaar dat die oudit “ʼn redelike grondslag" vir die mening is. Die volgende aanhaling verwys na die ouditstandaarde soos dit in Suid-Afrika toegepas word:
Ouditstandaarde soos dit in Suid-Afrika toegepas word Onder die Maatskappye Wet, is openbare maatskappye verplig om geouditeer te word. Ander sakeondernemings kan kies om geouditeer te word, of kan kies dat finansiële state onafhanklik nagegaan word. Volgens die Oudit Professie Wet, moet oudits uitgevoer word in ooreenstemming met die Suid-Afrikaanse Ouditstandaarde soos deur die Onafhanklike Regulerende Raad vir Ouditeure (Independent Regulatory Board for Auditors – IRBA) voorgestel, voorheen die Openbare Rekenmeesters- en Ouditeursraad (OROR). In Omsendbrief B.1/2004, uitgereik deur die OROR, word Suid-Afrikaanse Ouditstandaarde (SAOSe) gebaseer op die basiese beginsels van die International Standards on Auditing (ISAs) uitgereik deur die International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) van die Internasionale Federasie van Rekenmeesters (International Federation of Accountants - IFAC). (Aangepas vanuit: http://www.estandardsforum.org/south-africa/standards/internationalstandards-on-auditing)
4.8
Die ouditverslag
Daar is beduidende verskille tussen die verskillende ouditverslae wat soos volg is: 4.8.1
Die ongekwalifiseerde ouditverslag
Die sewe komponente van ʼn standaard ongekwalifiseerde ouditverslag is: •
die titel,
•
die ontvanger,
•
inleidende paragraaf,
•
omvangsparagraaf,
•
meningsparagraaf,
•
naam van die ouditeur, en
©akademia (MSW)
Bladsy 130
AUD105 Ouditkunde •
die datum van die verslag.
Hier volg ʼn beskrywing van die inhoud van elke komponent: Titel Openbare maatskappyverslae moet begin met ʼn titel wat verwys na die "Onafhanklike geregistreerde openbare rekeningkundige firma". Verslae vir nie-openbare maatskappye kan ook titels soos "Onafhanklike Ouditeure Verslag, of " Verslag van die Onafhanklike Ouditeur” hê. Ontvanger Die individu, groep, onderneming, raad van direkteure, en/of aandeelhouers wat die dienste van die ouditeur bekom het, moet vermeld word. Inleidende paragraaf In hierdie paragraaf moet drie dinge vermeld word: watter finansiële state gedek word deur die verslag; dat die state die verantwoordelikheid van die bestuur is; en dat die ouditeur ʼn verantwoordelikheid het om ʼn mening uit te spreek. Omvangsparagraaf Hierdie paragraaf vermeld wat die oudit behels. In die omvangsparagraaf vir openbare maatskappye en nie-openbare maatskappye moet vermeld word dat die oudit in ooreenstemming met spesifieke standaarde uitgevoer is. Die omvangsparagraaf moet ook aandui dat die oudit slegs redelike versekering gee dat die finansiële state geen wesenlike wanvoorstellings bevat nie. Adviesparagraaf Hierdie paragraaf bevat die ouditeur se mening ten opsigte van die redelikheid van die finansiële state, gebaseer op bewyse wat deur middel van die oudit ingewin is. Naam van die ouditeur Dit is die naam van die ouditeursfirma wat die oudit uitgevoer het, tesame met ʼn handleiding of skriftelike ondertekening van die ouditeur.
©akademia (MSW)
Bladsy 131
AUD105 Ouditkunde Datum van die verslag Die datum waarop die ouditeur alle belangrike ouditeringsprosedures voltooi het. (Aangepas vanuit: http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_report_pg 3.html?cat=3) 4.8.2
Gekwalifiseerde verslae
Gekwalifiseerde verslae volg min of meer dieselfde volgorde as dié van die ongekwalifiseerde verslae, maar die inhoud van die paragrawe verskil aansienlik van mekaar. Die volgende is menings wat by gekwalifiseerde verslae ingesluit kan word: Fundamentele kwalifikasie Fundamentele kwalifikasie beteken dat die saak ernstig verwronge is en dat die finansiële state die belange groepe mislei. ʼn Uitsonderingskwalifikasie ʼn Uitsonderingskwalifikasie sal gegee word wanneer die saak wesenlik is, maar nie ʼn fundamentele onsekerheid of meningsverskil is nie. ʼn Voorbeeld van ʼn onsekerheid sal die vernietiging van ʼn deel van die kliënt se rekeningkundige rekords wees, wat daartoe lei dat die ouditeure beperkte toegang tot die rekords het, deurdat ouditbewyse nie beskikbaar is nie. ʼn Voorbeeld van ʼn meningsverskil kan ʼn versuim deur ʼn kliënt wees om ʼn redelike waardeverminderingsbeleid toe te pas op bepaalde vaste bates. ʼn Negatiewe kwalifikasie ʼn Negatiewe kwalifikasie kan aandui dat die finansiële state nie ʼn ware en redelike weergawe gee nie en/of nie voldoen aan algemeen aanvaarde ouditbeginsels nie. Dit kan dan aanleiding gee tot ʼn fundamentele meningsverskil.
©akademia (MSW)
Bladsy 132
AUD105 Ouditkunde Weerhoudingskwalifikasie ʼn Weerhoudingskwalifikasie sal gegee word in die geval van ʼn fundamentele onsekerheid en die ouditeure verslag sal aandui dat ʼn mening nie gegee kan word nie. Dit is ʼn baie onbevredigende toedrag van sake vir gebruikers. (Aangepas vanuit: http://www.accaglobal.com/archive/sa_oldarticles/50113) 4.9
Voorbeelde van ouditverslae
Die volgende is voorbeelde van die verkillende tipes ouditverslae: 4.9.1
Standaard ouditverslae
Voorbeeld van ʼn standaard ouditverslag:
Voorbeeld 4.3 Independent auditor's report To the stockholders of abc company We have audited the accompanying balance sheet of ABC Corporation as of December 31, 19x4, and the related statement of income, retained earnings and cash flows for the year then ended. These financial statements are the responsibility of the company's management. Our responsibility is to express an opinion on these statements base on our audit. We conducted our audit in accordance with generally accepted auditing standards. Those standards require that we plan and perform the audit to obtain reasonable assurance about whether the financial statements are free of material misstatement. An audit includes examining, on a test basis, evidence supporting the amounts and disclosures in the financial statements. An audit includes assessing the accounting principles used and significant estimates made by management, as well as evaluating the overall financial statement presentation. We believe that our audit provides a reasonable basis for our opinion. In our opinion, the financial statements referred to above present fairly, in all material respects, the financial position of ABC Corporation as of December 31, 19x4, and the results of its operations and its cash flows for the year then ended in conformity with
©akademia (MSW)
Bladsy 133
AUD105 Ouditkunde generally accepted accounting principles. (Verwerk uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm) Toevoeging tot ʼn ongekwalifiseerde verslag Die volgende is ʼn voorbeeld van toevoegings wat tot ʼn ongekwalifiseerde verslag gemaak kan word, waar daar ander ouditeure betrokke is:
Voorbeeld 4.4 Shared responsibility Introductory paragraph ... We did not audit the financial statements of def company a wholly owned subsidiary, which statements reflect total assets of 2,500,000 as of december 31, 19x4 and total revenues of 6,500,000 for the year then ended. Those statements were audited by other auditors whose report has been furnished to us, and our opinion, insofar as it relates to the amounts included for def company, is based solely on the report of the other auditors. Scope paragraph ... We believe that our audit and the report of other auditors provide a reasonable basis for our opinion. Opinion paragraph in our opinion, based on our audit and the report of other auditors, the consolidated financial statements referred to above ... (Verwerk uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
Toevoeging tot ʼn ongekwalifiseerde ouditverslag Hierdie verduidelikende paragraaf word gebruik as die ouditeur van mening is dat die ouditkliënt vir ten minste een jaar nie voort sal gaan nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 134
AUD105 Ouditkunde
Voorbeeld 4.5 Going concern Explanatory paragraph The accompanying financial statements have been prepared assuming that abc company will continue as a going concern. As discussed in note y to the financial statements, abc company has suffered recurring losses from operations and has net capital deficiency that raises substantial doubt about the company's ability to continue as a going concern. Management's plans in regard to these matters are also describe in note y. The financial statements do not include any adjustments that might result form the outcome of this uncertainty. (Verwerk uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
4.9.2
Gekwalifiseerde ouditverslae
Die volgende is voorbeelde van ʼn ouditverslag wat kwalifikasies bevat:
Voorbeeld 4.6 Gekwalifiseerde ouditverslag INDEPENDENT AUDITORS’ REPORT TO THE MEMBERS OF ABC BERHAD Report on the Financial Statements We have audited the financial statements of ABC BERHAD, which comprise the balance sheets as at 30 June 2009 of the Group and of the Company, and the income statements, statement of changes in equity and cash flow statements of the Group and of the Company for the year then ended, and a summary of significant accounting policies and other explanatory notes, as set out on Pages XX to XX. Directors’ Responsibility for the Financial Statements The Directors of the Company are responsible for the preparation and fair presentation of
©akademia (MSW)
Bladsy 135
AUD105 Ouditkunde these financial statements in accordance with Financial Reporting Standards and the Companies Act, 1965 in Malaysia. This responsibility includes: designing, implementing and maintaining internal control relevant to the preparation and fair presentation of financial statements that are free from material misstatement, whether due to fraud or error; selecting and applying appropriate accounting policies; and making accounting estimates that are reasonable in the circumstances. Auditors’ Responsibility Our responsibility is to express an opinion on these financial statements based on our audit. Except as described in the Basis for Qualified Opinion paragraph below, we conducted our audit in accordance with approved standards on auditing in Malaysia. Those standards require that we comply with ethical requirements and plan and perform the audit to obtain reasonable assurance whether the financial statements are free from material misstatement. An audit involves performing procedures to obtain audit evidence about the amounts and disclosures in the financial statements. The procedures selected depend on our judgment, including the assessment of risks of material misstatement of the financial statements, whether due to fraud or error. In making those risk assessments, we consider internal control relevant to the Company’s preparation and fair presentation of the financial statements in order to design audit procedures that are appropriate in the circumstances, but not for the purpose of expressing an opinion on the effectiveness of the Company’s internal control. An audit also includes evaluating the appropriateness of accounting policies used and the reasonableness of accounting estimates made by the directors, as well as evaluating the overall presentation of the financial statements.We believe that the audit evidence we have obtained is sufficient and appropriate to provide a basis for our audit opinion. Basis for Qualified Opinion A major portion of the financial records of a branch have been destroyed by fire. As a result, the Company is unable to re-produce the financial statements of this branch and hence no such financial statements were made available to us for our audit. The current year financial statements of the Group and of the Company have excluded this branch. Therefore, our audit of the Group and of the Company excludes this branch and we do not consider the financial effect of this branch on the financial statements of the Group and of the Company.
©akademia (MSW)
Bladsy 136
AUD105 Ouditkunde
The financial statements of the Group were prepared based on the financial statements of the Company and all of its subsidiaries. However, for this purpose unaudited financial statements of two foreign subsidiaries, DEF Pte. Ltd. and GHI Ltd. were used. At the date of this report, the auditors of these two subsidiaries have not completed the audit and hence have not replied to our Group Audit Questionnaire and have refused our request to review their audit work papers which we intend to rely upon to express our opinion as to whether we are satisfied that the financial statements of the subsidiaries that have been consolidated with the financial statements of the Company are in form and content appropriate and proper for the purposes of the preparation of the consolidated financial statements. The directors have given us written assurance that they do not expect significant and material differences between the unaudited financial statements and the audited financial statements to be issued later upon completion of audit of these two subsidiaries. As a result, we wish to report that the Group’s financial statements are subject to changes that may be of significant and material in nature, depending on the outcome of the audit of the financial statements of these two foreign subsidiaries. Qualified Opinion In our opinion, except for the effects of the adjustments on the financial statements, if any, as mentioned in the preceeding paragraph, the financial statements have been properly drawn up in accordance with Financial Reporting Standards and the Companies Act, 1965 in Malaysia so as to give a true and fair view of the financial position of the Group and of the Company as at 30 June 2009 and of their financial performance and the cash flows for the financial year then ended. (Bron: http://www.accountingcrashcourse.com/2009/11/13/sample-disclosure-auditorsreport-with-qualified-audit-opinion-13-november-2009/)
4.9.3
Negatiewe ouditverslae
Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn negatiewe ouditverslag:
©akademia (MSW)
Bladsy 137
AUD105 Ouditkunde
Voorbeeld 4.7 Negatiewe ouditverslag Explanatory paragraph As discussed in Note X to the financial statements, the company carries its property, plant, and equipment accounts at appraisal values, and provides depreciation on the basis of such values. Generally accepted accounting principles require that property, plant, and equipment be stated at an amount not in excess of cost, reduced by depreciation based on such amount. Because of this departure, as of December 31, 19x4 inventories have been increased by $450,000 by inclusion in manufacturing overhead of depreciation in excess of that based on cost; property, plant, and equipment, less accumulated depreciation is carried at $12,500,000 in excess of an amount based on cost; resulting on an increase in retained earnings of $450,000 and appraisal surplus of $12,500,000. For the year ended December 31, 19x4 cost of goods sold has been increased by $350,000 because of the effects of the depreciation accounting referred to above, resulting in an decrease in net income of $117,000. Opinion paragraph In our opinion, because of the effects of the matter discussed in the preceding paragraph, the financial statements referred to above do not present fairly, in all material respects, the financial position of ABC Corporation as of December 31, 19x4, and the results of its operations and its cash flows for the year then ended in conformity with generally accepted accounting principles. (Verwerk uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
4.9.4
Weerhoudingsverslae
Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn weerhoudingsverslag:
©akademia (MSW)
Bladsy 138
AUD105 Ouditkunde
Voorbeeld 4.8 Disclaimer – scope limitation Introductory paragraph
We were engaged to audit ... Explanatory paragraph We did not observe the taking of the physical inventory as of December 31, 19x4 or 19x3, since those dates were prior to our appointment as auditors for the company, and we were unable to satisfy ourselves regarding inventory quantities by means of other auditing procedures. The December 31, 19x4 and 19x3 inventory amounts enter into the determination of net income and cash flows for the year ended December 31, 19x4. Opinion paragraph Since the company did not take physical inventories and we were unable to apply other auditing procedures to satisfy ourselves as to inventory quantities, the scope of our work was not sufficient to enable us to express, and we do not express, an opinion on these financial statements. Disclaimer – lack of independence We are not independent with respect to abc corporation, and the accompanying balance sheet as of December 31, 19x4, and the related statements of income, retained earnings and cash flows for the year then ended were not audited by us. Accordingly, we do not express an opinion on them. (Verwerk uit: http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm)
4.10
Opvolging van ouditnavrae
Die volgende is riglyne vir opvolging van ouditnavrae en die neem van regstellende aksies:
©akademia (MSW)
Bladsy 139
AUD105 Ouditkunde 4.10.1 Die opvolgprosedures vir ouditverslae Die opvolgprosedures vir ouditverslae is soos volg: •
Ouditeure werk ten nouste saam met verantwoordelike bestuurders tydens die veldwerkfase van die oudit. Om dié rede moet die verantwoordelike bestuurders bewus wees van die bevindings en bekommernisse. Gewoonlik word ʼn informele veldwerk voltooiingsvergadering, of voorafvergadering uitgevoer word.
•
Na voltooiing van ʼn oudit, kry die verantwoordelike bestuurder ʼn afskrif van die voorlopige verslag. Indien die bestuurder glo dat die vorige besprekings en hersiening van die ontwerpverslag genoeg inligting verskaf het vir ʼn antwoord, kan die hy/sy nie verder verantwoordelik gehou word nie.
•
Sodra die ouditeur ʼn konsepverslag vrystel, het die verantwoordelike bestuurder ʼn aantal werksdae om ʼn skriftelike antwoord te gee op die voorlopige bevindinge en aanbevelings. Die reaksie moet duidelik en bondige wees en behoort een van die volgende aan te dui: o
Die verantwoordelike bestuurder stem saam met die bevindinge en aanbevelings; of
o
die verantwoordelike bestuurder stem saam met die bevindinge, maar mag versoek om addisionele tyd te kry om navorsing na ʼn alternatiewe regstellende aksie te doen; of
o
die verantwoordelike bestuurder stem saam met die bevindinge en aanbevelings, maar verkies om die risiko te loop om nie die aanbevole aksie te neem nie. As ʼn verantwoordelike bestuurder hierdie keuse maak, moet topbestuur op die hoogte gebring word van hierdie besluit. Die ouditeure sal egter voortgaan om te onderhandel met die verantwoordelike bestuurder om die aanbevole optrede aan te moedig; of
o
indien die verantwoordelike bestuurder nie saamstem met die bevindinge of aanbevelings nie, moet die topbestuur goedkeuring verleen aan die “niesaamstem-nie” besluit.
•
In reaksie op die aanbeveling moet die verantwoordelike bestuurder die impak op hulpbronne, programbeperkinge, koördinering, en enige ander faktore in ag neem, ten einde te bepaal wat die invloed sal wees op die onderneming se vermoë om produktief te kan funksioneer tydens die regstellende aksies.
©akademia (MSW)
Bladsy 140
AUD105 Ouditkunde •
Wanneer die reaksie ontvang is, kan ʼn opsomming van die antwoord opgeneem word in die teks van die finale verslag. Die antwoord, in sy geheel, is ingesluit as ʼn bylaag tot die verslag. In die geval waar "nie-saamstem-nie", die reaksie is, kan die ouditeur ʼn "ouditeur se verweer" insluit om te verduidelik wat die standpunt is, ter ondersteuning van die voltooiing van die regstellende aksie.
4.10.2 Monitering en verslagdoening oor implementering van aanbevelings Die volgende aksies is ter sprake: •
Die ouditeur moniteer die implementering van die bestuur se reaksie op aanbevelings wat gemaak is in die ouditverslae.
•
Verantwoordelike bestuurders moet halfjaarliks ʼn statusverslag opstel van die regstellende aksies wat geneem is t.o.v. die aanbevelings. Vir aanbevelings wat nie ten volle geïmplementeer is nie, moet die reaksie ʼn verwagte voltooiingsdatum datum insluit. Wanneer daar verslag gedoen word oor aanbevelings wat ten volle geïmplementeer is, moet die datum van voltooiing en die aksies wat geneem is om die aanbevelings te implementeer, aangetoon word.
•
Die ouditeur kan vereis dat voldoende dokumentasie voorgelê word as bewys dat regstellende aksies voltooi is. Indien die dokumentasie, na die mening van die ouditeur, nie die implementering van die aanbevelings ondersteun nie, sal die aanbeveling "oop" bly totdat die ouditeure met die verantwoordelike bestuurder kan ontmoet om die kwessies aan te spreek.
Die volgende is ʼn gevallestudie van ʼn sekuriteitsoudit wat gedoen is:
Gevallestudie 4.1 Die UNIX stelseloudit Hierdie verslag bied die resultate aan van ʼn gedetailleerde sekuriteitsoudit van UNIX stelsels wat deel uitmaak van ʼn fiktiewe maatskappy. Dit beskryf kwesbaarhede en stel ʼn prioriteitslys voor vir die aanspreek van hierdie kwesbaarhede. Enige ooreenkoms met ʼn werklike maatskappy of elektroniese omgewing is bloot toevallig. Hierdie dokument voldoen aan SANS GIAC UNIX Security Administrator (GCUX) sertifisering vereistes.
©akademia (MSW)
Bladsy 141
AUD105 Ouditkunde
Projekdoelwitte Die doel van hierdie dokument is om voorsiening te maak vir ʼn sekuriteitsbeoordeling van die rekenaarstelsels waartoe die publiek toegang het. Ons opdrag in hierdie oudit was om ʼn plan vir die verbetering van sekuriteitspraktyke te definieer en uit te voer. As gevolg van beperkings t.o.v. tyd en begroting, het ons ons studie gefokus op die tekortkominge in die ontwerp en implementering van stelsels wat toeganklik is via die internet, met die aanname dat die ander aspekte van die infrastruktuur ondersoek sal word in die daaropvolgende opnames. Hierdie dokument bied ons bevindinge met betrekking tot die veiligheid van die organisasie se UNIX-gebaseerde bedieners wat DNS, Web-, en posdienste voorsien. Ons het die bedryfstelsel, derde-party programmatuur en konfigurasie kwesbaarhede verken, probleme met administratiewe en stelselonderhoudspraktyke geskets, en vraagstukke met betrekking tot die organisasie se sekuriteitsbeleid beskryf. Ten slotte het ons ʼn prioriteitslys saamgestel, asook maniere aanbeveel om die probleme te ondersoek en aan te spreek. Opsomming van bevindinge
Ons bevindinge en aanbevelings fokus op sekuriteitsaspekte van die organisasie se twee kritieke bedieners waartoe toegang verkry word via die internet. •
Ons grootste bekommernis is dat ʼn groot aantal van die pakkette wat op hierdie stelsels geïnstalleer is, verouderd is. Hierdie verouderde programmatuur bevat algemeen bekende kwesbaarhede wat uitgebuit kan word om ongemagtigde toegang tot die bedieners te verkry.
•
Behalwe die identifisering van hierdie risiko vir kritieke hulpbronne, dui dit daarop dat GIAC Enterprises nie voldoende aandag skenk aan die beplanning en begroting vir die instandhouding en opdatering van die stelsels om betroubaarheid en veiligheid van hul bedrywighede te verseker nie.
•
Daar is ook ʼn duidelike gebrek aan ʼn deeglik-gedokumenteerde sekuriteitsbeleid en -prosedures t.o.v.operasionele kwessies wat verband hou met die veiligheid van die organisasie se stelsels.
©akademia (MSW)
Bladsy 142
AUD105 Ouditkunde
•
Hantering van inligtingsekuriteit is ʼn proses wat voortdurende aandag verg, en ons sou graag wou sien dat meer hulpbronne aan die opspoor van onreëlmatighede toegewys word. ʼn Onreëlmatigheid, binne hierdie konteks, verwys na ʼn gebeurtenis, kwaadwillig of nie, wat ʼn negatiewe invloed kan hê op die prestasie of beskikbaarheid van ʼn rekenaarhulpbron.
•
Die organisasie beskik tans nie oor ʼn manier om die monitering van die "gesondheid" van die kritieke stelsels outomaties te kan doen nie.
•
So kan ongemagtige toegangsbeheerstelsels gebruik word om kritieke netwerke en stelsels te moniteer vir potensieel skadelike aktiwiteit sodat bestuurders betyds kan reageer op enige derglike gebeurlikhede voordat dit kritieke mates aanneem.
•
Daarbenewens was die netwerkinfrastruktuur by die organisasie se korporatiewe kantoor nie ontwerp om die omgewing in veiligheidsones te segmenteer nie, wat sou kon verhoed dat ʼn “aanvaller” ʼn verdere segment sou kon infiltreer, indien enige van die segmente gekompromitteer is.
•
Ons was ook bekommerd oor sommige van die rugsteunpraktyke by GIAC Enterprises. Die rugsteunmeganismes word nooit getoets nie en word ook in die korporatiewe kantoor gestoor en nie in ʼn lokaliteit buite die organisasie nie. In die geval van enige ramp (natuur- of andersins) sal die organisasie nie in staat wees om sy data te herwin, sodat daar met die bedrywighede voortgegaan kan word nie.
(Aangepas vanuit: http://zeltser.com/auditing-unix-systems/) Lees die bogenoemde gevallestudie en beantwoord die volgende vrae: 1. Dink u dat die oudit volledig uitgevoer is? 2. Gee redes vir u antwoord in 1 hierbo. 3. Watter ander voorstelle sal u maak as u die ouditeur is? Noem tenminste drie(3).
©akademia (MSW)
Bladsy 143
AUD105 Ouditkunde 4.11
Samevatting
Die ouditverslag is die ouditeur se belangrikste sigbare produk. Ouditverslae is die formele wyse van kommunikasie aan die bestuur oor die bestaan van ʼn probleem. Hoewel daar verskeie maniere is om ʼn verslag te ontwikkel, moet die formaat konsekwent bly. Senior bestuur lees die ouditverslag en maak aanbevelings; die lynbestuur gebruik die verslag om die veranderinge aan te bring; en ouditspanne gebruik die rekords van die vorige ouditverslae as riglyne en voorbeelde in die daaropvolgende oudits. As gevolg van die belangrike rol wat die ouditverslag speel, wil ouditeure graag hê dat dit korrek en aanskoulik aangebied word. Deur te begin by die basiese aspek van ouditering, nl. hoe om ʼn individuele ouditprobleem aan te meld, kan ouditeure verslae skep wat duidelik, sinvol en nuttig is.
©akademia (MSW)
Bladsy 144
AUD105 Ouditkunde 4.12 Selfevaluering Aktiwiteit 4 U is die dosent in Ouditkunde aan Akademia. U moet ʼn lesing aanbied oor die verskillende ouditmenings en -verslae. Beantwoord die volgende vrae ter voorbereiding van u aanbieding. 1. Beskryf kortliks ʼn ouditverslag. 2. Beskryf kortliks ʼn ouditmening. 3. Noem die vier primêre soorte ouditverslae. 4. Ouditverslae het drie belangrike doelwitte. Noem hierdie drie. 5. Gee die sewe komponente van ʼn standaard ongekwalifiseerde ouditverslag.
©akademia (MSW)
Bladsy 145
AUD105 Ouditkunde Notas
Šakademia (MSW)
Bladsy 146
AUD105 Ouditkunde
Studie Studieie-eenheid 5: Die rol van interne oudit
5.1
Studie-eenheid leeruitkomstes
Kennis en begrip Na voltooiing van Studie-eenheid 5 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die volgende te demonstreer: •
Die rol van interne oudit
•
Die verhouding van interne oudit en die rekeningkundige personeel
•
Opvolgaksies na ʼn interne oudit
•
Verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit
Vaardighede Jy sal ook in staat wees om: •
Die voordele van interne ouditering in die onderneming te identifiseer.
•
Die rol van interne ouditering in die onderneming te beskryf.
•
Die verwantskap tussen interne oudit en die rekeningkundige personeel te kan ondersoek en beskryf.
•
Die rol van die rekeningkundige personeel in die oplossing van enige interne ouditnavrae te beskryf.
•
Die verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit te ontleed.
©akademia (MSW)
Bladsy 147
AUD105 Ouditkunde 5.2
Verrykende bronne •
http://4smart.net/blog/wp-content/uploads/internal-audit-report-format-in-india.gif
•
http://cnx.org/content/m31824/latest/
•
http://financial-education.com/wp-content/uploads/2007/07/balancesheet.jpg
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_56/ai_57476555/pg_5/
•
http://forum.cpafinder.com/read/1-the_accounting_cycle_-1.html
•
http://simplestudies.com/difference-accounting-auditing.html
•
http://www.audit.cornell.edu/faq.html
•
http://www.auditnet.org/process.htm
•
http://www.best-practice.com/best-practice-in-accounting/the-accounting-process/
•
http://www.businesstown.com/accounting/basic-statements.asp
•
http://www.dfat.gov.au/dept/annual_reports/06_07/_lib/img/fins/income_statement.gif
•
http://www.ehow.com/info_7803211_audit-followup-process.html#ixzz1Gfl7q5PG
•
http://www.facilitatedcontrols.com/internal-auditing/spiacoso.shtml
•
http://www.mia.org.my/handbook/guide/IAG/IAG.htmhttp://www3.imperial.ac.uk/secre tariat/governance/internalaudit/
5.3
Hoe kan jy jou begrip verbeter?
Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan:
Sleutelwoord
Omskrywing
Interne oudit
Interne oudit is ʼn onafhanklike, objektiewe gerusstellings- en adviserende aktiwiteit wat ontwerp is om waarde toe te voeg en ʼn onderneming se bedrywighede te verbeter.
Rol van die interne
Die interne ouditeur se rol sluit die monitering, evaluering, en
ouditeur
ontleding van organisatoriese risiko’s en beheer in, asook die hersiening en bevestiging van inligting en monitering van die nakoming van beleidsbepalings, prosedures en wette.
Die doel van
Die doel van interne oudit is om operasionele doeltreffendheid
interne oudit
te verbeter, beskerming teen risiko's te verleen en die integriteit van interne beheer in stand te hou.
©akademia (MSW)
Bladsy 148
AUD105 Ouditkunde
Veldwerk
Die veldwerk konsentreer op transaksietoetse en informele kommunikasie.
Rekeningkunde
Rekeningkunde is die proses van identifisering, meting, en kommunikering van ekonomiese inligting aan verskeie gebruikers.
Proefbalans
ʼn Proefbalans is ʼn lys van saldo’s en totale wat opgestel word om te bepaal of die debietkant en kredietkant gelyk is aan mekaar om sodoende te kontroleer of die dubbelinskrywingsbeginsel vir elke transaksie toegepas is.
5.4
Inleiding
Interne oudit is ʼn onafhanklike, objektiewe gerusstellings- en adviserende aktiwiteit ontwerp om waarde toe te voeg en ʼn onderneming se bedrywighede te verbeter. Dit kan daartoe bydrae dat ʼn onderneming sy doelwitte bereik deurdat ʼn sistematiese en gedissiplineerde benadering en die verbetering van die doeltreffendheid van risikobestuur, beheer en bestuursprosesse voorgestel word. Interne ouditeure se rolle sluit in die monitering, evaluering en ontleding van organisatoriese risiko en beheer, asook die hersiening en bevestiging van inligting en monitering van die nakoming van beleidsbepalings, prosedures en wette. Interne oudit werk in vennootskap met die bestuur. Interne ouditeure gee aan die ouditkomitee en die uitvoerende bestuur die versekering dat risiko's verminder is en dat die onderneming se korporatiewe bestuur sterk en doeltreffend is. As daar ruimte vir verbetering is, sal die interne ouditeure aanbevelings doen vir die verbetering van prosesse, beleid en prosedures. Interne ouditeure is belas met die ondersoek en die evaluering van die beleid, prosedures en stelsels wat in plek is; om die betroubaarheid en integriteit van inligting te verseker; die nakoming van beleid, planne, wette, en regulasies te moniteer; die beveiliging van bates te verseker; en dat die ekonomiese en doeltreffende gebruik van hulpbronne plaasvind. Hulle rol is om ʼn onafhanklike beoordeling en evaluering van die doeltreffendheid van hierdie beheer uit te voer. Interne oudit ontwikkel en implementeer nie prosedures nie en neem ook nie aan enige aktiwiteite deel wat hulle onafhanklikheid in die gedrang kan bring nie. Die klem op
©akademia (MSW)
Bladsy 149
AUD105 Ouditkunde onafhanklikheid verminder nie die noue werksverhouding en behoefte aan kommunikasie tussen interne oudit en ander funksies van die onderneming nie. Die doel van interne oudit en die doelwitte van die onderneming is dieselfde – om operasionele doeltreffendheid te verbeter; beskerming teen risiko's te verleen en die integriteit van interne beheer in stand te hou. Interne oudit is egter nie veronderstel om aan die bestuur te vertel hoe om die werk beter te doen nie. In hierdie studie-eenheid word daar gefokus op die rol van interne oudit in die onderneming, die verhouding met rekeningkundige personeel en eksterne oudit, asook die opvolgaksies na ʼn interne oudit plaasgevind het. (Aangepas vanuit: http://www.audit.cornell.edu/faq.html; http://www3.imperial.ac.uk/secretariat/governance/internalaudit/) Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn interne ouditproses:
Figuur 5.1: ʼn Interne ouditproses 9Bron: http://4smart.net/blog/wp-content/uploads/internal-audit-report-format-in-india.gif)
©akademia (MSW)
Bladsy 150
AUD105 Ouditkunde 5.5
Die rol van interne oudit
Elke suksesvolle oudit is gebaseer op goeie beplanning asook ʼn gunstige konstruktiewe atmosfeer; betrokkenheid van die onderneming se personeel en kommunikasie tussen die onderneming en die interne ouditeur. Die volgende bespreking poog om die belangrike aspekte in die interne ouditproses te verduidelik. 5.5.1
Doelwitte van interne oudit
Daar is vyf moontlike doelwitte wat ʼn interne oudit kan hê, naamlik: •
Om te bepaal of beheer oor finansiële en bedryfsbeleid aan die bestuur die redelike versekering bied dat die finansiële en bedryfsdata akkuraat en betroubaar is;
•
om te bepaal of beheer oor die nakoming van beleidsbepalings, prosedures, planne, wette en regulasies wel plaasvind, sodat bestuur die redelike versekering kan hê dat dit wel gebeur (d.w.s., dat die nakoming van die prosedures, wette en regulasies behoorlik beplan, georganiseer en gerig word);
•
om te bepaal of beheer oor bates met redelike sekerheid bestaan en dat bates beskerm is teen verliese as gevolg van diefstal, brand, onbehoorlike of onwettige aktiwiteite, of blootstelling aan die elemente (d.w.s., die aktiwiteite wat verband hou met bateverkryging, -opname, -stoor);
•
om te bepaal of die hulpbronne doeltreffend en ekonomies aangewend word (d.w.s., dat die onderneming op die mees kostedoeltreffende manier te werk gaan). Die doel is dan om te bepaal of operasionele standaarde gevestig is ten einde ekonomie van skaal en doeltreffendheid te bereik (d.w.s., dat die aktiwiteite behoorlik beplan en uitgevoer word); en of operasionele standaarde verstaan en nagekom word; of afwykings van operasionele standaarde geïdentifiseer, geëvalueer en gekommunikeer word aan diegene wat effektiewe regstellende aksies kan neem; en
•
om te bepaal of beheer oor bedryfsaktiwiteite en programme behoorlik uitgevoer word en of die resultate van bedrywighede in ooreenstemming met voorafbepaalde teikens en doelwitte is (d.w.s., of aktiwiteite beplan, georganiseer en gerig is op doelwitbereiking). Daarom moet bepaal word of die doelwitte en doelstellings wat deur bestuur ingestel is, voldoende en doeltreffend verwoord en gekommunikeer is; of die verlangde vlak van resultate behaal is; of faktore wat bevredigende prestasie
©akademia (MSW)
Bladsy 151
AUD105 Ouditkunde inhibeer geïdentifiseer, geëvalueer, en beheer word; en of bestuur se alternatiewe planne van aksie die gewenste resultate het. (Aangepas vanuit: http://www.facilitatedcontrols.com/internal-auditing/spiacoso.shtml) 5.5.2
Objektiwiteit
ʼn Belangrike aspek wat die rol van die interne ouditeur beïnvloed, is die objektiwiteit van die interne ouditeur. Die volgende is riglyne in dié verband: •
Ten spyte van die feit dat die interne ouditeur in diens van die onderneming is, moet daar geen botsing van belange wees nie. Derglike botsing van belange kan wees wanneer die ouditeur professioneel of persoonlik betrokke is by die onderneming, of wanneer hy/sy geldelike of ander belange in die onderneming het wat aan die oudit onderwerp word.
•
Die interne ouditeur moet vry wees van enige noemenswaardige invloede wat die werk beperk of verander of oorheers of ʼn beduidende invloed het op die inhoud van die interne ouditverslag.
•
Indien die interne ouditeur gesag of verantwoordelikheid het oor ʼn bepaalde aktiwiteit, moet hy/sy nie toelaat dat sy/haar objektiwiteit benadeel word wanneer ʼn oudit plaasvind nie.
•
Die interne ouditeure moet geraadpleeg word oor belangrike voorgestelde veranderinge in die interne beheerstelsel en die implementering van nuwe stelsels en aanbevelings wat oor die beheerstandaarde gemaak word.
•
ʼn Interne ouditeur behoort normaalweg nie ouditpligte te onderneem nie, maar waar dit in buitengewone omstandighede wel plaasvind, moet die bestuur kennis neem dat dit gedoen word as deel van die interne ouditfunksies.
5.5.3
Ander belangrike aspekte wat in ag geneem moet word tydens interne oudit
Die volgende is riglyne in die verband:
©akademia (MSW)
Bladsy 152
AUD105 Ouditkunde Onafhanklikheid Onafhanklikheid en objektiwiteit loop hand aan hand. Die interne ouditeur behoort onafhanklik te kan funksioneer wat hom in staat sal stel om sy/haar pligte behoorlik te kan uitvoer. Personeel en opleiding Die interne ouditeenheid moet oor personeel met die nodige kwalifikasies en ondervinding beskik om die ouditafdeling se doelwitte te kan bereik. Interne ouditeure moet behoorlik opgelei word om spesifieke verantwoordelikhede na te kom. Verhoudings Die interne ouditeur moet poog om wedersydse begrip te bevorder en om konstruktiewe werksverhoudinge met die bestuur, eksterne ouditeure en die ouditkomitee te bou. Verantwoordelikheid Die interne ouditeur moet verantwoordelikheid neem vir die vervulling van bepaalde verantwoordelikhede en pligte. Beplanning, beheer en opnames Die interne ouditeur behoort voldoende beplanning te doen, beheer uit te oefen en alle werk te boekstaaf. Die evaluering van die interne beheerstelsel Die interne ouditeur moet die onderneming se interne beheerstelsel evalueer ten einde verslag te kan doen oor die toereikendheid en doeltreffendheid daarvan. Bewysstukke Die interne ouditeur behoort voldoende, toepaslike en betroubare getuienis te versamel waarop aanbevelings gebaseer kan word. Verslagdoening en opvolgaksies Die interne ouditeur moet seker maak dat bevindings, gevolgtrekkings en aanbevelings wat voortspruit uit interne ouditaktiwiteite stiptelik gekommunikeer word
Šakademia (MSW)
Bladsy 153
AUD105 Ouditkunde aan die toepaslike vlak van bestuur en moet aktief poog om oplossings te bekom. Die interne ouditeur moet verseker dat reëlings getref word om ouditaanbevelings te moniteer en op te volg. (Aangepas vanuit: http://www.mia.org.my/handbook/guide/IAG/IAG.htm) 5.5.4
Die interne ouditproses
Hoewel elke interne ouditprojek uniek is, is daar sekere ooreenkomste in die meeste oudits. So bestaan alle oudits uit vier fases, naamlik: •
Beplanning
•
Veldwerk
•
Ouditverslag
•
Opvolghersiening
Betrokkenheid deur al die rolspelers is van kritieke belang by elke stadium van die ouditproses. Een van die belangrikste doelwitte is om so min as moontlik tyd te mors en om die ontwrigting van die bedryfsaktiwiteite tot die minimum te beperk. Skematies kan die proses soos volg voorgestel word:
©akademia (MSW)
Bladsy 154
AUD105 Ouditkunde
Beplanning
• Aankondigingsbrief • Aanvanklike vergadering • Voorlopige opname • Interne beheer oorsig • Ouditprogram
• Transaksie toetsing • Advies en informele kommunikasie • Ouditopsomming • Werkspapiere
Veldwerk
Ouditverslag
• Bespreking • Sluitingsvergadering • Formele konsep • Finale verslag • Onderneming se reaksie • Onderneming se kommentaar
• Opvolgoorsig • Opvolgverslag
Opvolg
Figuur 5.2: Die interne ouditproses (Bron: Outeur, 2011)
©akademia (MSW)
Bladsy 155
AUD105 Ouditkunde Beplanning Tydens die beplanningsgedeelte van die oudit, stel die ouditeur die onderneming in kennis van die oudit; bespreek die omvang en doelwitte van die oudit in ʼn formele vergadering met die bestuur; versamel inligting oor belangrike prosesse; evalueer bestaande beheermaatreëls; en beplan die oorblywende ouditstappe.
•
Aankondigingsbrief
Die onderneming word op die hoogte van die oudit gebring deur ʼn aankondigings- of betrokkenheidsbrief van die hoof van die interne ouditafdeling. Hierdie brief omskryf die omvang en doelwitte van die oudit, die ouditeure toegewys aan die projek en ander relevante inligting. •
Aanvanklike vergadering
Gedurende hierdie aanvanklike vergadering, beskryf die onderneming die afdeling of stelsel wat hersien word, die beskikbare hulpbronne (personeel, fasiliteite, toerusting, fondse), en ander relevante inligting. Die interne ouditeur vergader met die senior beampte wat verantwoordelik is vir die afdeling wat geoudit word, asook met ander betrokke personeellede. Dit is belangrik dat die onderneming die areas identifiseer wat ondersoek moet word. •
Voorlopige opname
Tydens hierdie fase versamel die ouditeur relevante inligting in oor die afdeling, volgens die inligting verkry in die algemene oorsig. Die ouditeur praat met sleutelpersoneel en ondersoek verslae, lêers en ander bronne van inligting. •
Interne beheer oorsig
Die ouditeur sal die eenheid se interne beheerstruktuur in oënskou neem. Deur dit te doen, sal die ouditeur gebruik maak van ʼn verskeidenheid van instrumente en tegnieke om inligting in te samel en te ontleed. Die hersiening van interne beheermaatreëls, help die ouditeur om die area waar die grootste risiko bestaan, te identifiseer. •
Ouditprogram
Voorbereiding van die ouditprogram sluit die voorlopige oorsigfase in. Hierdie program beskryf die veldwerk wat nodig is om die ouditdoelwitte te bereik.
©akademia (MSW)
Bladsy 156
AUD105 Ouditkunde Veldwerk Die veldwerk konsentreer op transaksietoetse en informele kommunikasie. Dit is tydens hierdie fase wat die ouditeur bepaal of die beheermaatreëls wat tydens die voorlopige oorsig van die bedryfstelsel beskryf is, wel deur die onderneming toegepas word. Die veldwerkstadium word afgesluit met ʼn lys van belangrike bevindinge waaroor die ouditeur verslag sal doen tydens die oudit. •
Transaksietoetsing
Na voltooiing van die voorlopige oorsig, voer die ouditeur die prosedures uit wat in die ouditprogram beskryf is. Hierdie prosedures toets gewoonlik die interne beheermaatreëls en die akkuraatheid en juistheid van die transaksies. Verskeie tegnieke, insluitend steekproefneming, word gebruik tydens die veldwerkfase. •
Advies en informele kommunikasie
Soos die veldwerk vorder, moet die ouditeur enige beduidende bevindinge met die onderneming se bestuur bespreek. Gewoonlik is hierdie kommunikasie mondeling. Meer komplekse situasies, word op skrif in memo's of e-posse deur die ouditeur gekommunikeer. Die rede hiervoor is dat daar geen verrassings vir die bestuur van die onderneming moet wees nie. •
Ouditopsomming
By voltooiing van die veldwerk, gee die ouditeur ʼn opsomming van die ouditbevindings, gevolgtrekkings en aanbevelings wat nodig is vir die ouditverslagbespreking. •
Werkspapiere
Werkspapiere is ʼn belangrike instrument van die ouditprofessie. Dit bied ondersteuning aan die ouditmening en bring die onderneming se rekeningkundige en finansiële rekords by die ouditeur se mening uit. Dit is omvattend en verrig baie funksies. Aan die einde van die veldwerk, skryf die ouditeur die verslag. Ouditverslag Die hoofproduk is die finale verslag waarin die ouditeur se mening uitgespreek word. Verder bied dit die ouditbevindings en aanbevelings vir verbeterings aan, vir verdere bespreking. Dit fasiliteer kommunikasie om te verseker dat die aanbevelings wat in die finale verslag is,
©akademia (MSW)
Bladsy 157
AUD105 Ouditkunde prakties uitvoerbaar is. Interne oudit bespreek die konsep met die onderneming voor die uitreiking van die finale verslag. •
Bespreking
Die ouditbestuur bestudeer die ouditwerkspapiere deeglik en bespreek dit voordat dit aan die onderneming vir kommentaar gestuur word. •
Sluitingsvergadering
Wanneer die ouditbestuur die konsepverslag goedgekeur het, vergader interne oudit met die afdeling se bestuurspan om die ontwerp, ten opsigte van die bevindinge en aanbevelings te bespreek. Tydens hierdie vergadering lewer die onderneming kommentaar op die konsep en “stem saam” of “stem nie saam nie” met die ouditbevindings. •
Formele konsep
Die ouditeur berei dan ʼn formele verslag voor, met inagneming van enige wysigings wat voortspruit uit die sluitingsvergadering en ander besprekings. Wanneer die veranderinge deur die ouditbestuur en die bestuur van die onderneming aangebring is, word die finale verslag uitgereik. •
Finale verslag
Interne oudit druk en versprei die finale verslag aan die onderneming se bestuur en ander betrokke lede van die onderneming. Hierdie verslag is hoofsaaklik vir interne gebruik deur die onderneming se bestuur. Die goedkeuring van die hoof van die interne ouditafdeling is nodig vir die vrystelling van die verslag buite die onderneming. •
Onderneming se reaksie
Die onderneming het die geleentheid om te reageer op die ouditbevindings voor die uitreiking van die finale verslag. Maar as die onderneming besluit om te reageer nadat die verslag uitgereik is, moet die onderneming skriftelik reageer op die verslag se bevindings en aanbevelings. Die onderneming moet verduidelik hoe die probleme opgelos sal word en moet ook ʼn tydskedule vir die uitvoering van die aanbevelings insluit. In sommige gevalle kan bestuurders verkies om nie ʼn ouditaanbeveling te implementeer of ouditbevindinge te
©akademia (MSW)
Bladsy 158
AUD105 Ouditkunde aanvaar nie. Die onderneming moet dan aan al die ontvangers van die finale verslag ʼn rede verskaf vir hierdie besluit. •
Onderneming se kommentaar
Ten slotte, as deel van interne oudit se self-evalueringsprogram, word die onderneming gevra om kommentaar te lewer op interne oudit se prestasie. Hierdie terugvoer is belangrik en kan veranderinge in ouditprosedures tot gevolg hê. Opvolgoudit Binne ongeveer ʼn jaar van die finale verslag, sal interne oudit ʼn opvolgoudit uitvoer om die uitvoering van die bevindinge te kontroleer. •
Opvolgoorsig
In die opvolgoorsig word die onderneming se opvolgaksies geëvalueer om te verseker dat die gewenste resultate behaal is. Alle onopgeloste bevindinge sal in die opvolgverslag bespreek word. •
Opvolgverslag
Die oudit sal afsluit met ʼn opvolgverslag waarin die aksies wat geneem is deur die onderneming, weer geoudit word. Onopgeloste bevindinge sal ook weer aangespreek word in die opvolgverslag. Daar word weer verwys na die oorspronklike ouditaanbevelings, die onderneming se reaksie daarop, en die huidige stand van sake. ʼn Bespreking van die onopgeloste bevindinge word gesirkuleer aan die onderneming voordat die opvolgverslag uitgereik word. (Aangepas vanuit: http://www.auditnet.org/process.htm) 5.6 5.6.1
Die verhouding tussen interne oudit en rekeningkundige personeel Wat is rekeningkunde?
Rekeningkunde is die proses van identifisering, meting, en kommunikering van ekonomiese inligting aan verskeie gebruikers. Die hoofdoel van rekeningkunde is om ʼn onderneming te voorsien van duidelike, omvattende en betroubare inligting oor die ekonomiese aktiwiteite en status van die bates en laste.
©akademia (MSW)
Bladsy 159
AUD105 Ouditkunde Hierdie inligting word aangebied in die vorm van rekeningkundige verslae soos die balansstaat, inkomstestaat, staat van veranderinge in ekwiteit (ook genoem aandeelhouersekwiteitsverklaring), en die verklaring van kontantvloei (ook genoem die kontantvloeistaat). Deur middel van rekeningkundige verslae, is dit moontlik om (die lys is nie volledig nie): •
ʼn begrip te vorm van en die herverdeling van die interne hulpbronne in die onderneming te administreer ten einde die onderneming se finansiële stabiliteit te verseker;
•
die winsgewendheid van die onderneming se ekonomiese aktiwiteite te hersien;
•
ʼn begrip te vorm van die onderneming se kontantinvloei en -uitvloei; en
•
om te bepaal in hoe ʼn mate die onderneming se ekonomiese aktiwiteite aan die regering se wette en ander regulasies voldoen.
Interne gebruikers van rekeningkundige verslae is die bestuurders, eienaars en werknemers. Eksterne gebruikers van rekeningkundige verslae is beleggers, krediteure, en die regering. (Bron: http://simplestudies.com/difference-accounting-auditing.html) 5.6.2
Die rekeningkundige siklus
Die rekeningkundige siklus gee struktuur aan rekeningkunde of boekhouding en volg agt basiese stappe. Hierdie stappe word in die onderstaande figuur grafies aangetoon:
©akademia (MSW)
Bladsy 160
AUD105 Ouditkunde
Transaksies
Sluitingsinskrywings
Joernaalinskrywings
Finansiële state
Teboekstelling
Aanpassingsinskrywings
Proefbalans
Werksblaaie
Figuur 5.3: Die rekeningkundige siklus (Bron: Outeur, 2011) Die volgende bied meer besonderhede oor die stappe in die rekeningkundige siklus: Transaksies Die hele proses begin met transaksies. Dit sluit verkope, uitgawes, aankope, of enige ander aktiwiteit in, wat die uitruil van die onderneming se bates behels; die betaling van ʼn skuld; of die betaling van of uitbetaling van geld aan die onderneming se eienaars. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn transaksienota:
©akademia (MSW)
Bladsy 161
AUD105 Ouditkunde
Figuur 5.4: Voorbeeld van ʼn transaksienota (Bron: http://www.invoiceplace.com/blog/wp-content/uploads/2007/08/invoice-place-manageinvoices-create-a-invoice-with-template-option.gif) Joernaalinskrywings Transaksies word gelys in joernale. Joernale is ʼn rekord (in chronologiese volgorde) van die transaksies soos hierbo beskryf. Joernale, ook beter bekend as die oorspronklike inskrywings in die onderneming se boeke, is die heel eerste plek waar ʼn transaksie in die onderneming se rekords voorkom. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn transaksiejoernaal:
©akademia (MSW)
Bladsy 162
AUD105 Ouditkunde
Figuur 5.5: Voorbeeld van ʼn transaksiejoernaal (Bron: http://www.entreskills.org/content/Images/chap9fig2.jpg) Teboekstelling Transaksies moet teboekgestel word in die onderneming se boeke. Die algemene grootboek is ʼn opsomming van al die onderneming se rekeninge wat die rekeninge opmaak. Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn algemene grootboek:
Figuur 5.6: Voorbeeld van ʼn algemene grootboek (Bron: http://img.brothersoft.com/screenshots/softimage/s/smart_general_ledger-172660-3.jpeg)
©akademia (MSW)
Bladsy 163
AUD105 Ouditkunde Proefbalans Die rekeningkundige tydperk het ʼn einde. Aan die einde van die tydperk, wat ʼn maand of kwartaal of jaar kan wees, stel die boekhouer ʼn proefbalans op. ʼn Proefbalans is ʼn lys van saldo’s en totale wat opgestel word om te bepaal of die debietkant en kredietkant gelyk is aanmekaar om sodoende te kontroleer of die dubbelinskrywingsbeginsel vir elke transaksie toegepas is. Alhoewel die proefbalans aandui dat daar vir elke debietinskrywing ʼn kredietinskrywing gemaak is, is daar sekere foute wat nie deur die proefbalans uitgewys sal word nie. ʼn Proefbalans wat balanseer kan dus nie in alle gevalle as bewys van korrektheid aanvaar word nie. Die tabel hieronder is ʼn voorbeeld van ʼn proefbalans: PROEFBALANS VAN RANDOM WINKELS OP 30 JUNIE 2003
Dt.
Kt.
Balansstaatafdeling Kapitaal
B1
Onttrekkings
B2
15 000
Grond en geboue
B3
105 000
Voertuie
B4
28 000
Toerusting
B5
32 125
Handelsvoorraad
B6
45 310
Debiteurekontrole
B7
12 180
Bank
B8
11 754
Wisselgeld
B9
600
Kleinkas
B10
250
Krediteurekontrole
B11
15 994
N1
350 000
199 322
Nominale rekeninge-afdeling Verkope
©akademia (MSW)
Bladsy 164
AUD105 Ouditkunde
Koste van verkope
N2
250 000
Eiendomsbelasting
N3
4 210
Versekering
N4
3 850
Water en elektrisiteit
N5
4 952
Telefoon
N6
4 810
Skryfbehoeftes
N7
2 750
Herstelwerk
N8
5 325
Lone
N9
18 000
Salarisse
N10
26 000
Huurinkomste
N11
Totale
4 800 570 116
570 116
Tabel 5.1: ʼn Proefbalans Bron: http://cnx.org/content/m31824/latest/ Werksblaaie Werkblaaie is die ruggraat van alle rekeningkundige stelsels. Dit is nie ongewoon vir die proefbalans om aan te toon dat die rekeninge of boeke nie balanseer nie. Die werkblad sit die finansiële inligting uiteen in ʼn formaat wat dit maklik maak vir die boekhouer of rekenmeester om foute te soek. Hierdie foute moet reggestel word. Hierdie veranderinge of regstellings word aanpassings genoem. Aanpassings word aangeteken op ʼn werkblad. Aanpassings word ook gemaak aan sekere rekeninge. Tipiese rekeninge wat aanpassings het, is waardeverminderingsrekeninge. Nadat alle verbeterings en aanpassings gemaak is, kan die proefbalans weer aandui of die rekeninge is in balans. Aanpassingsinskrywings Aanpassing van joernaalinskrywings word gedoen soos dit benodig word. Aanpassing van inskrywings kom nadat die proefbalansproses voltooi is. Finansiële state Voorbeelde van finansiële state is die balansstaat en inkomstestaat.
©akademia (MSW)
Bladsy 165
AUD105 Ouditkunde ʼn Balansstaat verskaf ʼn prentjie van ʼn sakeonderneming se finansiële toestand op ʼn gegewe tyd, gewoonlik aan die einde van die rekenpligtige tydperk. ʼn Balansstaat bestaan uit bates, laste en eienaars of aandeelhouers se ekwiteit. ʼn Bate is enigiets wat die onderneming besit wat geldwaarde het. Laste is die eise van skuldeisers teen die bates van die onderneming. ʼn Inkomstestaat, andersins bekend as ʼn wins- en verliesrekening, is ʼn opsomming van ʼn onderneming se wins of verlies gedurende ʼn gegewe periode van tyd, soos ʼn maand, drie maande, of een jaar. Die inkomstestaat bevat alle inkomstes vir ʼn onderneming gedurende hierdie gegewe tydperk, sowel as die bedryfskoste vir die onderneming. (Aangepas vanuit: http://www.businesstown.com/accounting/basic-statements.asp) Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn balansstaat:
Tabel 5.2: ʼn Balansstaat (Bron: http://financial-education.com/wp-content/uploads/2007/07/balancesheet.jpg)
©akademia (MSW)
Bladsy 166
AUD105 Ouditkunde Die volgende is ʼn voorbeeld van ʼn inkomstestaat:
Tabel 5.3: ʼn Inkomstestaat (Bron: http://www.dfat.gov.au/dept/annual_reports/06_07/_lib/img/fins/income_statement.gif)
Sluitingsinskrywings Sluitingsinskrywings is nie so finaal soos wat dit klink nie. Die rekenmeester of boekhouer "sluit die boeke" vir die bedryfsaktiwiteite rekeninge (inkomste en uitgawes rekeninge) aan die einde van die rekeningkundige siklus.
©akademia (MSW)
Bladsy 167
AUD105 Ouditkunde Na hierdie "afrekening" word alles omgeskakel in terme van wins of verlies en die siklus begin weer van voor af. Die rekeninge, soos die inkomste en uitgawes rekeninge, begin die siklus dan met ʼn nulbalans. (Aangepas vanuit: http://forum.cpafinder.com/read/1-the_accounting_cycle_-1.html) 5.7
Verhouding tussen interne oudit en eksterne oudit
Die verhouding tussen interne en eksterne oudit word grootliks bepaal deur die uiteenlopenheid van die onderskeie rolle. Eksterne oudit kan gesien word as ʼn onafhanklike evalueringsfunksie wat deur die onderneming gekontrakteer word en die interne ouditeure is direkte werknemers. Die eksterne ouditeur het gewoonlik ʼn statutêre verantwoordelikheid om ʼn onafhanklike mening uit te spreek oor die finansiële state en rentmeesterskap van die onderneming. 5.7.1
Die aard van die werksverhouding
Die werksverhouding moet een van wedersydse respek en erkenning wees wat kan lei tot ʼn verbetering in die prestasie van die onderneming. Onnodige struweling oor werksverdeling en verantwoordelikhede moet ten alle koste vermy word. Die eksterne en interne ouditeure moet mekaar se werksaamhede vertrou en hul onderskeie verantwoordelikhede, sterkpunte en spesiale vermoëns respekteer. Die interne en eksterne ouditeure moet onderling konsulteer en oorweeg of hul wedersyds van mekaar se werk kan gebruik. Die interne ouditeur het nie outomaties ʼn reg van toegang tot die rekords van die eksterne ouditeur nie. Die eksterne ouditeur, daarenteen, sal gewoonlik toegang tot alle rekords kan bekom. 5.7.2
Gereelde vergaderings
Gereelde vergaderings moet gehou word tussen die interne en eksterne ouditeure waar gesamentlike ouditbeplanning, prioriteitsbepaling, bespreking van die omvang en ouditbevindinge en die uitruil van inligting kan plaasvind. Die voordele van gesamentlike opleidingsprogramme en gesamentlike ouditwerk moet ook oorweeg word. 5.7.3
Werkswyses
Nie die interne of eksterne ouditeur wil werk onnodig dupliseer, onnodig tyd vermors, of geld onnodig spandeer nie. Interne ouditeure moet ʼn pro-aktiewe rol speel in hoe die werk van beide die interne en eksterne ouditeure gekoördineer en produktief benut kan word.
©akademia (MSW)
Bladsy 168
AUD105 Ouditkunde Onderlinge begrip vir mekaar se professionele verantwoordelikhede en uitdagings kan bydrae tot die opbou van ʼn verhouding wat tot voordeel van die onderneming kan wees. Die volgende aspekte kan ʼn rol speel in die verhouding tussen die interne en eksterne ouditeur: Ooreenkomste en oorvleuelings in die werksaamhede van interne en eksterne ouditeure Daar is heelwat ooreenkomste tussen interne en eksterne oudit wat die werksverhouding tussen hulle kan beïnvloed: •
Beide die eksterne en interne ouditeur voer toetsroetines uit.
•
Beide die interne ouditeur en die eksterne ouditeur sal besorgd wees oor die uitvoering van prosedures, of as daar onkunde bestaan oor die belangrikheid om aan die prosedures te voldoen.
•
Beide se werksaamhede is gebaseer op ʼn professionele dissipline en die handhawing van professionele standaarde.
•
Beide verkies daadwerklike samewerking tussen die twee funksies.
•
Beide is intiem betrokke by die onderneming se stelsels van interne beheer.
•
Albei is betrokke by die voorkoming van foute en wanvoorstellings wat die finale rekeninge beïnvloed.
•
Beide produseer formele ouditverslae oor hul aktiwiteite.
Daar is sekere aktiwiteite wat oorvleuel. Beide eksterne en interne ouditeure is verantwoordelik vir die evaluering van: •
die betroubaarheid en integriteit van die finansiële inligting;
•
stelsels wat daarop gemik is om die nakoming van wette en regulasies t.o.v. die finansiële state te verseker;
•
metodes wat daarop gerig is om die beveiliging van bates en verifikasie van die bestaan van bates te verseker; en
•
die evaluering van interne beheermaatreëls t.o.v. van die finansiële state.
©akademia (MSW)
Bladsy 169
AUD105 Ouditkunde Ouditbewyse Die volgende is belangrike aspekte rakende ouditbewyse wat die werksverhouding tussen interne en eksterne ouditeure kan beïnvloed: Bevoegdheid van die interne ouditeure
•
Sodra die eksterne ouditeure tevrede is met die bevoegdhede van die interne ouditeure, kan hulle die ouditbewyse wat aangebied is deur die interne ouditeure vertrou en word hulle toegelaat om die werk van interne ouditeure te gebruik. Hoe meer bevoeg die interne ouditeure is, hoe meer geredelik sal die eksterne ouditeure bereid wees om hul werk te gebruik om die eksterne oudit uit te voer. Toegelate veranderings
•
Eksterne ouditeure word toegelaat om ʼn paar veranderinge met betrekking tot die aard, tydsberekening en omvang van hulle eie risiko-beoordelingsprosedures, beheer van werk, en substantiewe toetsing aan te bring. Evaluering en toetsing
•
Daar kan ʼn beduidende vermindering of uitskakeling van die eksterne ouditeure se werk wees, indien hulle kan staatmaak op die evaluerings- en toetsingsprosedures van die interne ouditeure, hoewel hulle nooit die beheer oor evaluerings- en toetsprosedures laat vaar nie. In werklikheid word eksterne ouditeure toegelaat om in die meeste areas van die oudit staat te maak op die werk van interne ouditeure. Moontlike uitsonderings mag keuring en evaluering van die kontrole van die finansiële state insluit, asook gebiede waar daar ʼn hoë risiko is vir wesenlike wanvoorstellings in die finansiële state of areas wat volgens die ouditeur se oordeel hoogs subjektiewe is. o
Direkte hulp
Eksterne ouditeure word ook toegelaat om "direkte hulp" van die interne ouditeure te verkry. In dergelike gevalle, sal interne ouditeure spesifieke ouditprosedures uitvoer wat vereis word in die eksterne ouditprogramme. As sodanig word interne ouditeure as lede van die eksterne ouditspan gesien.
©akademia (MSW)
Bladsy 170
AUD105 Ouditkunde Objektiwiteit van die interne ouditeur
o
Die objektiwiteit van die interne oudit moet ʼn top prioriteit vir enige onderneming wees as hulle die voordeel wil geniet van interne en eksterne oudits. Die volgende is belangrike voordele wat die onderneming kan geniet, indien die interne ouditpersoneel objektief kan staan in hulle werksaamhede:
Die interne ouditpersoneel kan ʼn betekenisvolle bydrae maak tot die bereiking van organisasie doelwitte oor ʼn wye verskeidenheid van gebiede.
Eksterne ouditeure sal in staat wees om interne ouditeure se werk te kan gebruik, wat ʼn aansienlike besparing aan eksterne ouditfooie kan meebring.
Die onderneming Interne ouditeure wat intiem vertroud is met die onderneming se werksaamhede, is in ʼn ideale posisie om inligting oor die bedrywighede agter die finansiële state te verskaf. Dit kan ook meebring dat daar minder en selfs geen misverstande kan ontstaan tussen die bestuur en die eksterne ouditeure oor die toepassing van rekeningkundige beginsels nie. Insig in die onderneming se werksaamhede sal uiteraard ook daartoe bydrae dat die eksterne ouditeure meer waardevolle aanbevelings kan maak. Hoofde van interne ouditafdelings moet alles in hulle vermoë doen om eksterne ouditvertroue te verhoog. Indien daar ʼn begrip is vir die professionele verantwoordelikhede van die eksterne ouditeure, kan die interne ouditbestuur toesien dat hulle ouditpersoneel ten volle benut word tydens die eksterne oudit. Tydens hierdie "bemarkingspoging" kan interne ouditbestuur die eksterne ouditeure bewus maak van beplande interne ouditaksies wat moontlik relevant kan wees vir die eksterne oudit. Interne ouditbestuur kan ook die behoeftes van die eksterne ouditeure in ag neem wanneer die interne ouditprogramme ontwikkel word. Gebruik van eksterne ouditresultate Interne ouditeure moet poog om die resultate van eksterne ouditeure te gebruik om interne ouditdoelwitte te bereik. Om dit wel te kan doen, moet die interne ouditeure pro-aktief en kreatief daarvoor beplan in die interne ouditplan, nog voordat die eksterne ouditeure met hul veldwerk begin.
©akademia (MSW)
Bladsy 171
AUD105 Ouditkunde 5.7.4
Samewerking
Interne ouditeure kan die volgende stappe neem om samewerking met eksterne ouditeure te bevorder: •
Gereelde vergaderings om aangeleenthede van onderlinge belang te bespreek.
•
Verskaf redelike toegang tot die ouditprogramme en werkspapiere.
•
Ruil ouditverslae en bestuursbriewe uit.
•
Poog om die oudittegnieke, metodes en terminologie wat gebruik word deur die eksterne ouditeure te verstaan.
•
Verskaf voldoende inligting aan die eksterne ouditeure om die interne ouditwerksaamhede behoorlik te kan evalueer.
•
Bekom inligting oor moontlike wanpraktyke, onwettige aktiwiteite of meningsverskille met die bestuur, ten einde dit aan die Raad van Direkteure te kommunikeer.
•
Verskaf aan die eksterne ouditeure die nodige interne ouditverslae en daaropvolgende interne ouditopvolgaksies.
(Aangepas vanuit: http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_56/ai_57476555/pg_5/)
Gevallestudie 5.1 Die volgende skets die sleutelaktiwiteite van ABC Maatskappy t.o.v. doelwitbereiking en wat geraak word deur interne en eksterne oudits.
©akademia (MSW)
Bladsy 172
AUD105 Ouditkunde
1.
Finansiële stelsels kan geoudit word deur die eksterne ouditeur. Die interne ouditeur sal ook hierdie stelsels dek as deel van die oudit beplan.
2.
Algemene risikobestuursreëlings is die belangrikste fokuspunt van die interne ouditeur.
3.
Die finale rekeninge is die belangrikste fokuspunt van die eksterne ouditeur wat daarop ingestel is om vas te stel of die data wat in die rekeninge aangebied word ʼn ware en redelike weergawe van die finansiële bedrywighede van die onderneming is. •
Dit eksterne ouditeur se fokus is in werklikheid heeltemal anders as dié van die interne ouditeur in terme van doelstellings en die omvang van die werk binne die onderneming.
•
Eksterne oudit is ʼn wetlike vereiste vir beperkte maatskappye en die meeste openbare maatskappye, terwyl interne oudit nie afgedwing word op private maatskappye nie, maar slegs in sekere dele van die openbare sektor.
•
Interne oudit het die taak om ondersoeke te loods na bedrog, terwyl die eksterne ouditeur sal wil sien dat die sake opgelos word. Die eksterne ouditeur is hoofsaaklik gemoeid met die wesenlikheid van die finale rekeninge.
•
Interne ouditeure is gemoeid met al die onderneming se bedrywighede, terwyl die eksterne ouditeure hoofsaaklik te doen het met die finansiële stelsels wat ʼn invloed het op die finale rekeninge.
•
Interne oudit kan belas word met die ontwikkeling van waarde-vir-geld inisiatiewe wat besparings kan meebring en/of doeltreffendheid binne die onderneming kan verhoog. Dit geld ook vir sommige eksterne ouditeure in die openbare sektor.
•
Die interne ouditeur hersien stelsels van interne beheer in teenstelling met die eksterne ouditeur wat wil bepaal of hierdie beheermaatreëls ʼn verminderde hoeveelheid toetsing sal toelaat.
•
Interne ouditwerk vir en namens die onderneming, terwyl die eksterne ouditeur in diens is van ʼn derde party, die aandeelhouers.
•
Die interne oudit se werksaamhede vind deurlopend deur die jaar plaas, terwyl die eksterne oudit se betrokkenheid meestal ʼn jaareinde proses is, hoewel sommige
©akademia (MSW)
Bladsy 173
AUD105 Ouditkunde van die aktiwiteite tog deur die jaar kan geskied. (Bron: http://accounting-financial-tax.com/2008/08/differences-and-similarities-of-internalauditor-v-external-auditor/) Lees die bogenoemde gevallestudie en beantwoord die volgende vrae: 1.
In watter ander sleutelaktiwiteite van die onderneming se aktiwiteite kan interne en eksterne oudit ʼn rol speel?
2.
Bestaan daar werklik ʼn verskil in die werksaamhede van interne en eksterne ouditeure in die praktyk?
3.
Sal u die eksterne ouditeure van u onderneming toelaat om konsultasiewerk by u onderneming te doen?
4.
5.8
Gee redes vir u antwoord in 3 hierbo.
Samevatting
Tydens elke fase in die ouditproses – voorlopige oorsig, veldwerk, ouditverslae en opvolg – het die onderneming die geleentheid om deel te neem. Daar is geen twyfel nie dat die ouditproses die beste verloop as die onderneming se bestuur en die interne ouditafdeling ʼn gunstige werksverhouding het, wat gebaseer is op duidelike en volgehoue kommunikasie. Talle ondernemings brei hierdie werksverhouding uit om meer aktiwiteite as bloot oudits in te sluit. So kan die interne ouditafdeling se begrip vir die onderneming se bedryfsaktiwiteite toeneem as hulle saam aan ʼn projek werk. Hierdie beter begrip van die onderneming se bedrywighede kan daartoe lei dat interne oudit die onderneming kan help met die evaluering van hul sakebedrywighede wat hulle dan in staat sal stel om voorstelle te maak vir verdere veranderinge of wysigings wat tot voordeel van die onderneming sal wees.
©akademia (MSW)
Bladsy 174
AUD105 Ouditkunde 5.9
Selfevaluering Aktiwiteit 5
1. Verduidelik die verskil tussen die funksies van interne oudit en dié van die rekeningkundige afdeling van ʼn onderneming. 2. Bespreek die vyf moontlike doelwitte wat ʼn interne oudit kan hê. 3. Gee die vier algemene stappe in die interne ouditproses. 4. Bespreek die belangrikste voordele wat objektiewe interne ouditpersoneel vir ʼn onderneming inhou. 5. Wat is ʼn proefbalans?
©akademia (MSW)
Bladsy 175
AUD105 Ouditkunde
Terminologie in Engels Afrikaans
Engels
Algemene boekhouding
General bookkeeping
Analitiese prosedure
Analytical procedure
Beheeromgewing
Control environment
Bekendmaking
Publication
Die doel van die onafhanklike ouditproses
The purpose of the independent audit process
Eksterne oudit
External audit
Gerusstellingsdienste
Assurance services
Gekwalifiseerde oudit
Qualified audit
Interne beheer swakheid
Internal control weakness
Binnehandelondersoek
Insider trading probe
Kontrolerisiko
Control Risk
Ongekwalifiseerde ouditmening
Unqualified audit opinion
Ooreengekome prosedures
Agreed procedures
Openingsvergadering
Opening meeting
Opvolgaksies
Follow-up actions
Ouditaanpassing
Audit adjustment
Ouditbeplanning
Audit planning
Ouditdokumentasie
Audit documentation
Ouditproses
Audit process
Šakademia (MSW)
Bladsy 176
AUD105 Ouditkunde
Rekeningkunde
Accountancy
Rekeningkundige beginsels
Accounting principles
Rekeningkundige data
Accounting data
Rekenmeesters
Accountants
Sluitingsvergadering
Closing meeting
Steekproefgrootte
Sample size
Toets van die kontrole
Test of controls
Tussentydse ouditprosedures
Interim audit procedures
Tussentydse finansiĂŤle inligting
Interim financial information
Tussentydse ouditprosedures
Interim audit procedures
Veldwerk
Fieldwork
Vermindering van risiko
Reducing risk
Voorkomende beheer
Preventative control
Wanvoorstelling
Misrepresentation
Werkspapiere
Working papers
Wesenlikheid
Essentiality/Materially
Šakademia (MSW)
Bladsy 177
AUD105 Ouditkunde
Bronnelys •
http://3.bp.blogspot.com/_FgzIskiv2qY/S6qhM7sra4I/AAAAAAAAAHw/BYaLMmUwBA/s1600/auditor.gif
•
http://4smart.net/blog/wp-content/uploads/internal-audit-report-format-in-india.gif
•
http://accounting.smartpros.com/x6645.xml
•
http://business.ezinemark.com/the-internal-audit-versus-external-audit-in-details169ade89a45.html#ixzz1Gqqi65Dm
•
http://ccba.jsu.edu/ccba/.../jzanzig_Auditing%20Ch%207%20Lecture.ppt
•
http://cnx.org/content/m31824/latest/
•
http://corporate.husqvarna.com/?p=cg&s=internal_control_and_risk_management&t= control_activities&afw_lang=en
•
http://financial-education.com/wp-content/uploads/2007/07/balancesheet.jpg
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_56/ai_57476555/pg_5/
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_4_60/ai_106863368/pg_8/?tag=content ;col1
•
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4153/is_n4_v55/ai_21119269/pg_2/?tag=conte nt;col1
•
http://forum.cpafinder.com/read/1-the_accounting_cycle_-1.html
•
http://map.ais.ucla.edu/portal/site/UCLA/menuitem
•
http://simplestudies.com/difference-accounting-auditing.html
•
http://ultranet.stdoms.ac.nz/DataStore/Pages/PAGE_2750/Docs/Documents/BankSta tementChequing.png
•
http://www.accaglobal.com/archive/sa_oldarticles/50113
•
http://www.adb.org/Documents/Periodicals/GB/GovernanceBrief05.pdf
•
http://www.aksenate.org/elton/Auditor_at_work.jpg
•
http://www.allbestarticles.com/accounting/tasks-of-accountants.html
•
http://www.associatedcontent.com/article/196337/accounting_auditing_and_assuranc e_services_pg2.html?cat=3
•
http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_re port_pg3.html?cat=37
•
http://www.associatedcontent.com/article/196441/the_standard_unqualified_audit_re port_pg3.html?cat=3
•
http://www.audit.cornell.edu/faq.html
•
http://www.auditnet.org/process.htm
•
http://www.auditsample.com/
©akademia (MSW)
Bladsy 178
AUD105 Ouditkunde •
http://www.best-practice.com/best-practice-in-accounting/the-accounting-process/
•
http://www.bis.org/publ/bcbs87.pdf
•
http://www.bis.org/publ/bcbs92.htm
•
http://www.businesstown.com/accounting/basic-statements.asp
•
http://www.buzzle.com/articles/internal-controls-in-accounting.html
•
http://www.ceapred.org.np/images/audit_report.gif
•
http://www.crowehorwathsurvey.com/Crowe/ServicesProvided/RiskConsulting/image s/OldCorporateGovernanceChart.jpg
•
http://www.dellamenechella.com/goal_setting_steps.htm
•
http://www.deloitte.com/view/en_CN/cn/services/corporategovernance/internalcontrol /internalauditrolesandresponsibilities/index.htm
•
http://www.dfat.gov.au/dept/annual_reports/06_07/_lib/img/fins/income_statement.gif
•
http://www.ehow.com/about_4894466_what-external-audit.html#ixzz1G6FsqtMY
•
http://www.ehow.com/about_5070237_types-audit-reports.html#ixzz1GYZTX6Yr
•
http://www.ehow.com/about_6302822_role-external-auditor-corporategovernance.html#ixzz1H89GRGV0
•
http://www.ehow.com/about_7413584_define-external-audit.html#ixzz1GDbLDNyK
•
http://www.ehow.com/facts_5571172_advantages-externalaudit.html#ixzz1H85lnJNG)
•
http://www.ehow.com/how_2154600_do-risk-assessment.html#ixzz1H9XNh275
•
http://www.ehow.com/info_7803211_audit-followup-process.html#ixzz1Gfl7q5PG
•
http://www.ehow.com/info_7916316_goals-objectives-independent-auditprocess.html#ixzz1GDeqTN5l
•
http://www.ehow.com/list_6537056_purposes-external-audit.html#ixzz1G6dld61O
•
http://www.evritesoftware.co.uk/images/Bank-Reconciliation.jpg
•
http://www.ey.com/US/en/Services
•
http://www.facilitatedcontrols.com/internal-auditing/spiacoso.shtml
•
http://www.finexgroup.ca/images/diagram_internal_control.png
•
http://www.googobits.com/articles/p0-1551-what-to-look-for-in-an-audit-opinion.html
•
http://www.internalaudit.bham.ac.uk/audit/prep.shtml
•
http://www.jebcl.com/tut_2.htm
•
http://www.journalofaccountancy.com/Issues/2002/Apr/TheNewAuditDocumentation Requirements.htm
•
http://www.k-state.edu/internalaudit/intcontr.html
©akademia (MSW)
Bladsy 179
AUD105 Ouditkunde •
http://www.mia.org.my/handbook/guide/IAG/IAG.htmhttp://www.shb.scot.nhs.uk/healt hcare/support/clinicalgovernance/documents/AuditGuide09.pdf
•
http://www.ncvo-vol.org.uk/advice-support/funding-finance/role-of-external-auditors
•
http://www.technology.wv.gov/security/ITAudit/Pages/AuditorandClientResponsibilitie s.aspx
•
http://www.upenn.edu/audit/oacp/images/audit/audit-process.jpg
•
http://www.variation.com/techlib/as-9_files/as-9-9.gif
•
http://www.wisegeek.com/what-does-an-external-auditor-do.htm
•
http://www.wisegeek.com/what-is-an-audit.htm.
•
http://www.wisegeek.com/what-is-audit-evidence.htm
•
http://www.wisegeek.com/what-is-quality-assurance.htm
•
http://www3.imperial.ac.uk/secretariat/governance/internalaudit/
•
http://www4.ncsu.edu/unity/users/b/buckless/www/audrpt450.htm
©akademia (MSW)
Bladsy 180
AUD105 Ouditkunde
Selfevalueringsriglyne Riglyne: Aktiwiteit 1
U is die skakelbeampte van u sakeonderneming wat optree as die skakel tussen u onderneming en die eksterne ouditeure. U moet die produksieafdeling in u onderneming voorberei vir ʼn eksterne oudit deur ʼn opleidingsessie te skeduleer met die personeel van die produksie afdeling. Beantwoord die volgende vrae in die verband – verwys telkens na die bogemelde konteks: 1. Hoe gaan u ʼn eksterne oudit aan die personeel definieer? ʼn Eksterne oudit is in wese ʼn uitdrukking van ʼn mening deur ʼn persoon, wat oor die nodige kwalifikasies beskik, op die werk van ander persone wat verantwoordelik is vir die hou van finansiële rekords en die voorbereiding van finansiële state. Lig die personeel in wie die eksterne ouditeure is en dat hulle bekende en betroubare eksterne ouditeure is. 2. Hoe sal u die belangrikheid van eksterne oudits beskryf? Omdat eksterne oudits uitgevoer word deur onafhanklike ouditeure, verteenwoordig dit ʼn onbevooroordeelde siening van ʼn onderneming se finansiële welstand. In die private sektor, is eksterne oudits waardevol vir aandeelhouers vir hulle onafhanklike evaluering van die onderneming se finansiële vermoë en kan dit ook gebruik word om die omvang van beleggings in die onderneming te bepaal. Verduidelik aan die personeel hoekom dit belangrik is vir die bepaalde onderneming om eksterne oudits te doen.
3. Wat is die primêre doel van ʼn eksterne oudit?
Die primêre doel van die eksterne oudit is om ʼn onafhanklike en onbevooroordeelde aanslag van ʼn organisasie se interne beheer en finansiële welstand te verskaf. 4. Hoe help die eksterne oudit die interne ouditafdeling?
©akademia (MSW)
Bladsy 181
AUD105 Ouditkunde
Die interne ouditafdeling maak ook staat op eksterne ouditverslae om interne oudits te beplan, te hersien en jaarlikse ouditprogramme uit te voer. Verduidelik aan die personeel watter voordele dit vir hulle inhou. 5. Beskryf voorbeelde van wat die produksieafdeling kan doen om die ouditproses te help. Gebruik praktiese voorbeelde in u antwoorde. Die volgende is tipiese voorbeelde:
•
Skeduleer personeel vir die ouditaktiwiteite soos onderhoude, waarneming, ens;
•
bied ʼn veilige werkplek;
•
maak die tersaaklike data, rekords, en tegnologie hulpbronne wat beskikbaar is aan die ouditeur(s) bekend;
•
hersien voorlopige bevindinge en lewer kommentaar daarop;
•
deel interne beheerprobleme met die ouditeur;
•
tensy anders onderhandel, verskaf alle relevante inligting aan ouditeure elektronies;
•
bestudeer die ouditprogram en vra vrae as jy nie verstaan waarom sekere aktiwiteite ingesluit of uitgesluit is nie;
•
wees proaktief in die monitering en verslagdoening oor die vordering van die regstellende aksies; en
•
verskaf ʼn geskrewe antwoord op ʼn tydige wyse oor die kwessies in die verslag, asook wie verantwoordelik sal wees vir die uitvoering van die regstellende aksies en wanneer dit sal voltooi word.
Riglyne: Aktiwiteit 2 U is pas aangestel as die interne ouditeur van ABC Ltd. U is aangesê om ʼn aanbieding aan die Reguleerder van Finansiële Instellings te maak oor die interne ouditfunksie van u sakeonderneming. Verduidelik die volgende aan die reguleerder:
1. Wie is verantwoordelik vir interne beheer?
•
Die Raad van Direkteure en senior bestuurders is oorhoofs verantwoordelik vir
©akademia (MSW)
Bladsy 182
AUD105 Ouditkunde interne beheer en die daarstel van beheerbeleid en prosedures. •
Bestuurders en toesighoudende personeel is verantwoordelik dat beheerbeleid en prosedures binne hul spesifieke afdelings in besonderhede uitgevoer word.
•
Elke individu binne ʼn onderneming moet bewus wees van behoorlike interne beheerprosedures wat verband hou met hulle spesifieke werk.
2. Noem vier (4) steekproef metodes wat gebruik word.
•
Sistematiese steekproewe
•
Monetêre eenheid steekproef
•
Ewekansige steekproef
•
Gerieflikheidsteekproef
3. Noem die kriteria waarteen programmatuur geëvalueer moet word.
•
vermoëns en funksies,
•
gemak van gebruik,
•
diensbenodigdhede,
•
verskaffer reputasie en kundigheid, en
•
die koste.
4. Noem en bespreek die vier gehalteversekeringstappe.
•
Beplan: Bepaal doelwitte en prosesse wat nodig is om die gewenste resultate te lewer.
•
Doen: Implementeer die proses wat ontwikkel is.
•
Kontroleer: Moniteer en evalueer die geïmplementeerde proses deur die toets van die resultate teen die voorafbepaalde doelwitte.
•
Stel in werking: Implementeer die aksies wat nodig is vir die verbetering, indien die resultate veranderinge vereis.
5. Wat is kontrolerisiko? Kontrolerisiko is die risiko dat wesenlike foute in ʼn balans- of klas transaksies nie verhoed of opgespoor sal word nie.
©akademia (MSW)
Bladsy 183
AUD105 Ouditkunde
Riglyne: Aktiwiteit 3 U is die dosent in Ouditkunde aan Akademia. U moet ʼn lesing aanbied oor die ouditproses. Beantwoord die volgende vrae ter voorbereiding van u aanbieding. 1. Verduidelik die begrip “ouditproses”. Die ouditproses is ʼn volgorde van die stappe wat gevolg word deur die ouditeur in die nagaan van ʼn kliënt se rekords. 2. Noem die prosesse wat tydens die ouditproses plaasvind. •
Vergaderings
•
Navorsing
•
Inligtingsversameling
•
Die lees van die inligting
•
Stel ʼn lys vrae op
•
Organisering van die data
•
Evaluering van die data
3. Noem vyf aksies waaruit “veldwerk” bestaan. •
Onderhoude met die personeel.
•
Die hersiening van prosedurehandleidings.
•
Op die hoogte kom met die prosesse in die onderneming.
•
Evaluering van die nakoming van toepaslike beleidsbepalings, prosedures, wette en regulasies.
•
Die beoordeling van die toereikendheid van interne beheermaatreëls.
©akademia (MSW)
Bladsy 184
AUD105 Ouditkunde
4. Noem die faktore wat die ouditeur moet oorweeg in die bepaling van die aard en omvang van dokumentasie vir ʼn spesifieke ouditgebied of -prosedure.
•
Risiko van wesenlike wanvoorstellings wat verband hou met die bewering, of die rekening, of tipe transaksies.
•
Mate van beslissing wat die ouditeur toepas in die uitvoering van die werk en die evaluering van die resultate.
•
Aard van die ouditproses.
•
Die belangrikheid van die bewyse wat die ouditeur uit die dokumentasie kan verkry.
•
Aard en omvang van uitsonderings wat die ouditeur identifiseer.
•
Die behoefte om die gevolgtrekking of die basis vir ʼn gevolgtrekking deur die ouditeur, te dokumenteer.
5. In die definisie van risikoresponse of risiko verminderingstrategieë word vier basiese benaderings erken. Noem hierdie benaderings.
•
Vermyding
•
Aanvaarding
•
Vermindering
•
Oordrag
Riglyne: Aktiwiteit 4 U is die dosent in Ouditkunde aan Akademia. U moet ʼn lesing aanbied oor die verskillende ouditmenings en -verslae. Beantwoord die volgende vrae ter voorbereiding van u aanbieding. 1. Beskryf kortliks ʼn ouditverslag. Die ouditverslag is ʼn formele mening uitgereik deur ʼn onafhanklike eksterne ouditeur as gevolg van eksterne oudit of evaluering uitgevoer op ʼn wettige entiteit of onderverdeling daarvan.
2. Beskryf kortliks ʼn ouditmening.
©akademia (MSW)
Bladsy 185
AUD105 Ouditkunde
Die ouditmening is die verklaring wat verskyn aan die einde van die finansiële state, waarin die onafhanklike ouditeure, op grond van die oudit, ʼn mening uitspreek oor die finansiële state van die onderneming; die onderneming se finansiële posisie en die resultate van sy bedrywighede vir die periode gerapporteer. 3. Noem die vier primêre soorte ouditverslae.
•
Ongekwalifiseerde verslae
•
Gekwalifiseerde verslae
•
Negatiewe verslae
•
Weerhoudingsverslae
4. Ouditverslae het drie belangrike doelwitte. Noem hierdie drie. Ouditverslae het drie belangrike doelwitte: •
Om inligting te verskaf: Die ouditverslag kommunikeer die resultate van die oudit aan die bestuur.
•
Om te oorreed: Die ouditverslag moet die bestuur oortuig dat die kommentaar geldig is.
•
Om te motiveer: Die ouditverslag moet die bestuur motiveer om gepaste optrede te neem.
5. Gee die sewe komponente van ʼn standaard ongekwalifiseerde ouditverslag. •
Die titel,
•
die ontvanger,
•
inleidende paragraaf,
•
omvangsparagraaf,
•
meningsparagraaf,
•
naam van die ouditeur, en
•
die datum van die verslag.
©akademia (MSW)
Bladsy 186
AUD105 Ouditkunde
Riglyne: Aktiwiteit 5 1. Verduidelik die verskil tussen die funksies van interne oudit en dié van die rekeningkundige afdeling van ʼn onderneming. Interne oudit is ʼn onafhanklike, objektiewe gerusstellings- en adviserende funksie wat ontwerp word om waarde toe te voeg en ʼn onderneming se bedrywighede te verbeter. Rekeningkunde is die proses van identifisering, meting, en kommunikering van ekonomiese inligting aan verskeie gebruikers. 2. Bespreek die vyf moontlike doelwitte wat ʼn interne oudit kan hê. Daar is vyf moontlike doelwitte wat ʼn interne oudit kan hê, naamlik: •
Om te bepaal of beheer oor finansiële en bedryfsbeleid aan die bestuur die redelike versekering bied dat die finansiële en bedryfsdata akkuraat en betroubaar is;
•
om te bepaal of beheer oor die nakoming van beleidsbepalings, prosedures, planne, wette en regulasies wel plaasvind, sodat bestuur die redelike versekering kan hê dat dit wel gebeur (d.w.s., dat die nakoming van die prosedures, wette en regulasies behoorlik beplan, georganiseer en gerig word);
•
om te bepaal of beheer oor bates met redelike sekerheid bestaan en dat bates beskerm is teen verliese as gevolg van diefstal, brand, onbehoorlike of onwettige aktiwiteite, of blootstelling aan die elemente (d.w.s., die aktiwiteite wat verband hou met bateverkryging, -opname, -stoor);
•
om te bepaal of die hulpbronne doeltreffend en ekonomies aangewend word (d.w.s., dat die onderneming op die mees kostedoeltreffende manier te werk gaan). Die doel is dan om te bepaal of operasionele standaarde gevestig is ten einde ekonomie van skaal en doeltreffendheid te bereik (d.w.s., dat die aktiwiteite behoorlik beplan en uitgevoer word); en of operasionele standaarde verstaan en nagekom word; of afwykings van operasionele standaarde geïdentifiseer, geëvalueer en gekommunikeer word aan diegene wat effektiewe regstellende aksies kan neem; en
•
om te bepaal of beheer oor bedryfsaktiwiteite en programme behoorlik uitgevoer
©akademia (MSW)
Bladsy 187
AUD105 Ouditkunde word en of die resultate van bedrywighede in ooreenstemming met voorafbepaalde teikens en doelwitte is (d.w.s., of aktiwiteite beplan, georganiseer en gerig is op doelwitbereiking). Daarom moet bepaal word of die doelwitte en doelstellings wat deur bestuur ingestel is, voldoende en doeltreffend verwoord en gekommunikeer is; of die verlangde vlak van resultate behaal is; of faktore wat bevredigende prestasie inhibeer geïdentifiseer, geëvalueer, en beheer word; en of bestuur se alternatiewe planne van aksie die gewenste resultate het. 3. Gee die vier algemene stappe in die interne ouditproses.
•
Beplanning
•
Veldwerk
•
Ouditverslag
•
Opvolg
4. Bespreek die belangrikste voordele wat objektiewe interne ouditpersoneel vir ʼn onderneming inhou. Die volgende is belangrike voordele wat die onderneming kan geniet, indien die interne ouditpersoneel objektief kan staan in hulle werksaamhede: •
Die interne ouditpersoneel kan ʼn betekenisvolle bydrae maak tot die bereiking van organisatoriese doelwitte oor ʼn wye verskeidenheid van gebiede.
•
Eksterne ouditeure sal in staat wees om interne ouditeure se werk te kan gebruik, wat ʼn aansienlike besparing aan eksterne ouditfooie kan meebring.
5. Wat is ʼn proefbalans? ʼn Proefbalans is ʼn lys van saldo’s en totale wat opgestel word om te bepaal of die debietkant en kredietkant gelyk is aanmekaar om sodoende te kontroleer of die dubbelinskrywingsbeginsel vir elke transaksie toegepas is.
©akademia (MSW)
Bladsy 188
’n
Oudit is ’n rekeningkundige proses waar die finansiële rekords van ’n sakeonderneming of individu besigtig word om seker te maak dat dit akkuraat is. Daar is twee primêre tipes oudit, naamlik interne oudits en eksterne oudits. Ongeag die tipe oudit, moet dit aanvaar word dat ’n oudit sonder enige vooroordeel gedoen sal word. In die geval van ’n interne oudit, kan dit moeilik wees, omdat ’n interne oudit deur die rekeningkundige personeel van die betrokke onderneming uitgevoer word. Interne oudits word gewoonlik op ’n gereelde grondslag deur groot sakeondernemings uitgevoer om te verseker dat hul finansies in orde is en, indien die maatskappy se aandele in die openbaar verhandel, dat ouditverslae beskikbaar sal wees vir inspeksie deur aandeelhouers. ’n Eksterne oudit word uitgevoer deur ’n neutrale derde party, soos ’n professionele rekeningkundige firma wat in oudits spesialiseer. In albei gevalle sal al die finansiële rekords van ’n onderneming soos grootboeke, bankstate, betaalstaat, belastinginligting, interne finansiële verslae, amptelik gepubliseerde verslae, rekeninge betaalbaar en rekeninge ontvangbaar, ondersoek word. Tydens die oudit word die rekords geïnspekteer vir enige verskille of afwykings en as ’n fout gevind word, moet dit hanteer en reggestel word. Verder mag ander kwessies as rekenkundige foute tydens ’n interne of eksterne oudit aan die lig kom. Sakeondernemings wat finansieel swaarkry, mag verkies om ongesonde finansiële besluite te neem in ’n poging om die onderneming te red. Hierdie besluite kan deur ’n oudit aan die lig gebring word. Soms kan ’n oudit aan die lig bring dat ’n onderneming op die randjie van bankrotskap is weens growwe misbruik van fondse deur ’n personeellid, soos die geval was met die Amerikaanse korporasies Enron en Worldcom. In hierdie studiegids word gefokus op die algemene beginsels van oudit, die ouditproses, die ouditverslag en die spesifieke rol van die interne ouditafdeling.
akademia jou oop, afrikaanse leertuiste
w w w. a k a d e m i a . a c . z a