BG - Learning Unit 10 - AR by AKETH

OЦЕНЯВАНЕ НА СЪБИТИЕ – УЧЕБЕН МОДУЛ 10

Учебно съдържание ПОДМОДУЛ 1: Подходи и модели за оценка на събития ПОДМОДУЛ 2: Успех на събитието ПОДМОДУЛ 3: Организационни елементи на събитието ПОДМОДУЛ 4: Инструменти за контрол и оценка на събития

Учебни часове :

Натовареност :

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Цели на модула Действия/Постижения Проектиране на специфични инструменти за оценка на събития

Знания

Изчерпателни подходи и модели за оценка на събитията Изчерпателни знания за успеха на събитието Изчерпателни елементи на организацията на събитията Основни инструменти за контрол и оценка на събитията

Умения

Компетентности

Определяте подходите и моделите за оценка на събитията и оценявате фразите на моделите за оценка на събитията

Диагностицирате степента на компетентност за оценка на различните подходи и модели за оценка на събитията

Измервате успеха на събитието

Интегрирайте жизнения опит на успешните събития в дизайна на събитията

Идентифицирате елементите на организацията на събитията Идентифицирайте инструментите за управление Произвеждате инструменти и оценка на събития, като за контрол и оценка на подчертавате елементите на събития организацията на събитията

РЕЗЮМЕ Модулът за обучение дава възможност на обучаемите да се запознаят с понятията, свързани с оценката на събитието. Първият подмодул изследва подходите и моделите за оценка на събитията в светлината на оценката, мониторинга и контрола преди събитието и оценката след събитието. Вторият подмодул обяснява успеха на събитието с предварително определени критерии за успех. Третият подмодул обсъжда елементите на организацията на събитията. Последният подмодул анализира инструментите за контрол и оценка на събития. КЛЮЧОВИ ДУМИ Оценка на събитието, Успех на събитието, Елементи на организацията на събитието, Контрол на събитията, Инструменти за оценка

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ПОДМОДУЛ 1: ПОДХОДИ И МОДЕЛИ ЗА ОЦЕНКА НА СЪБИТИЯ Оценката на събитията е от решаващо значение за процеса на управление на събитията. Това е последната стъпка в процеса на планиране, където целите и задачите, определени в началото на дадено събитие, се използват като еталон за определяне на крайните резултати и успех. Тя дава възможност на мениджърите на събития да оценяват собствените си процеси и да съобщават резултатите от събитията на ключовите заинтересовани страни. Тъй като събитията стават по-централни за нашата икономика и включват значителни инвестиции от приемащите организации и правителствата, става все по-важно да се оценяват точно резултатите от тях. Докато икономическата оценка доминира в голяма част от сферата на литературата и практиката за оценяване, тройната долна линия на икономическите, социалните и екологичните

последици

все

повече

се

признава

от

правителствата

изследователите.

Събитийната индустрия е все още млада и се бори в някои области, за да установи легитимност и приемане като професия. Едно от най-добрите средства за индустрията за печелене на доверието е, че събитията трябва да бъдат оценявани честно и критично, така че техните резултати са известни, ползите им са признати и са установени известни ограничения. Оценката на събитията обаче има много по-дълбока цел, отколкото просто “самото организиране на събития“. Точно в сърцето на процеса се получават прозрения, уроците се научават и събитията се усъвършенстват. Управителите на събития трябва да са наясно и да използват както първичните, така и второстепенните изследователски източници при планирането и оценката на събитията. Оценката на събитието, ако е правилно сформирана, е ключът към непрекъснатото подобряване на достойнството и репутацията на събитието. За всички мениджъри на събития следва да бъде приоритет да оценят правилно своите събития и да разпространяват тази оценка сред заинтересованите лица. Ако се справят добре, това не само ще подобри репутацията на събитията, но и собствената им репутация като професионални мениджъри на събития.(Parry & Shone, 2001)

Какво представлява оценката на събитията? Оценката на събитията е процесът на критично наблюдение, измерване и наблюдение на изпълнението на дадено събитие, за да се оценят точно резултатите от него. Оценката е непрекъснат процес, който се провежда през целия живот на едно събитие.

Тя дава възможност за създаване на профил на събитие, който очертава основните бъдеши перспективи и важни статистически данни за дадено събитие. Той също така дава възможност да се предостави обратна информация на заинтересованите страни и да играе важна роля в процеса на управление на събитията, като предоставя инструмент за анализ и подобрение. Има три ключови фрази: • Предварителна оценка на събитието: известна също като проучвания за осъществимост, които се провеждат преди събитието, за да се установи дали е жизнеспособно да се организира. • Процесът на мониторинг и контрол, който се осъществява по време на изпълнението на събитието, за да се гарантира, че то е на път и да предприеме коригиращи действия, ако е необходимо. • Оценка след събитието, която се фокусира върху измерването на резултатите от събитията и начините, по които събитието може да бъде подобрено. 1. Предварителна оценка на събитието След като концепцията за събитието бъде редактирана и завърши първоначалното обсъждане на събитието, е важно да се провери дали събитието може да бъде доставено успешно в рамките на наличния срок и ресурси. Този процес е известен също като проучване за осъществимост и може да се проведе вътрешно или в случай на поголеми събития - с аутсорсване на дейности. Въз основа на проучването за осъществимост ще бъде взето решение дали събитието ще продължи или не. Shone and Parry (2010) описват това, което наричат "процес на скрининг (наблюдение)", за да проверят

осъществимостта

на

събитието.

Това

включва

използването

на

маркетингови, операционни и финансови екрани, за да се определи степента, до която концепцията за събитието отговаря на нуждите на събитието и на ресурсите, с които мениджърът на събитията може да го реализира. Скрининг на маркетинга Маркетинговите тайни включват проучване на това как целевата аудитория на събитието е вероятно да отговори на концепцията за събитието и дали концепцията ще бъде привлекателна за нейната аудитория. За да се определи това, трябва да се предприеме процес на „сканиране“ на околната среда. Това ще помогне да се определи дали е вероятно да се възприема като новаторски и популярен или като скучен, обикновен и предсказуем. Един добър барометър ще бъде медийният отговор на концепцията. Ако представителите на медиите го смятат за актуален, те вероятно ще станат съюзници в промоцията на събитието. Ако отговорът на медиите е лош,

тогава ще бъде трудно да насърчите интереса и да ангажирате аудиторията. За поголямата част от тази оценка мениджърите на събитията ще трябва да разчитат на собствените си преценки и да проверят реакцията на приятелите, колегите и заинтересованите страни на концепцията. Една алтернатива, особено ако голяма част от инвестицията е включена в събитието, е да се предприеме някаква форма на пазарно проучване. Това може да се направи в рамките на ресурсите на компанията за управление на събития или чрез наемане на специалисти по маркетинг за провеждане на пазарно проучване или проучване на фокус групи. Такова проучване може да разкрие не само вероятното приемане на понятието от пазара, но и допълнителна информация, като например колко целева аудитория е готова да плати за събитието или как концепцията за събитието може да бъде адаптирана, за да отговори на пазарните очаквания или изисквания. Друг фактор в екологичното сканиране ще бъде да се разгледа конкуренцията, предоставяна от други събития на пазара. Тази стъпка ще проучи дали има други събития от подобен тип или тема в подобен времеви интервал или дали големи събития и официални празници вероятно ще окажат въздействие върху целевия пазар. Проследяване на операциите Проследяването на операциите ще разгледа уменията и ресурсите, необходими за успешното организиране на събитието, и ще провери дали мениджърът на събитието има тези умения и ресурси, или може да ги развие на събитието. Специализирани технически умения, например, може да са необходими за прилагане на концепцията за събитието. Мениджърът на събитията ще трябва да прецени дали членовете на персонала на фирмата имат тези умения или дали трябва да бъде ангажиран външен доставчик, за да ги предостави. Може да са необходими специални лицензи, разрешителни или застраховки, за да се приложи концепцията. Ако концепцията за събитието е силно новаторска и предизвикателна, мениджърът на събитията може да се наложи да вземе предвид степента на риска. Може да е желателно да се представи иновативно събитие, но може да бъде скъпо и неудобно, ако събитието е неуспешно, защото уменията и ресурсите, които са на разположение за него, са недостатъчни. Финансов скрининг Финансовият скрининг е този, предложен от Shone and Parry (2010). Този вид проследяване на процес проверява дали организацията на събитието има достатъчно финансови ангажименти, спонсорство и приходи за провеждане на събитието. Първата стъпка в този процес е да реши дали събитието трябва само да наруши равновесието -

което може да се случи, ако се организира като корпоративно промоционално събитие - или дали е необходимо да се реализира печалба за организацията-домакин. Следващата стъпка ще бъде да се предприеме бюджет за извънредните неща, за очакваните разходи и приходи от събитието. Разделянето на събитието на неговите съставни части ще позволи да се определи цената на всеки компонент. Трябва да се включи щедра сума в разходната част на книгата, тъй като на този етап от събитието има разходи, които са били подценени или все още не са идентифицирани. Изчисляването на дохода може да наложи да се вземе решение за подходяща ценова стратегия и да се определи точката на продажба на билетите. Другите ключови приходни елементи, които трябва да бъдат взети под внимание, могат да включват потенциални държавни субсидии, доход от продажба на стоки и спонсорство, както в брой, така и в натура. Важно е да не се надценява потенциалът на спонсориране и може да се наложи професионален съвет или предварителен подход към пазара, за да се стигне до реалистична оценка. Освен това, паричният поток е важен аспект на финансовия екран. 2. Процес на наблюдение и контрол Проектът ще премине през редица фази и етапи. Таблица 1 илюстрира тези фази. Една фаза на проекта е серия от свързани задачи, изпълнявани за определен период от време и при конкретна конфигурация на управлението, за да се получи основен резултат. Краят на фазата често се характеризира с голямо решение да се започне следващата фаза. Обхват Маркетинг Финанси Време (краен срок) Дизайн Започване Планиране Изпълнение Риск Доставяне Човешки ресурси Заинтересованите страни Общуване

Събитие Закриване на събитиети

Таблица 1: Фазите на управлението на проекта Описване на фазите на управлението на дадено събитие е чисто описателен подходкакто и при всяко описание, приближава действителността. Целта е да се даде яснота на объркващите задачи, свързани с управлението на събитията. Някои проектни фрази

могат да се изпълняват едновременно в различни области на управлението. Например графикът за промоции може да се случва едновременно с препроектирането на аспекти на програмата. Този хаос обаче има модел, а петфазния подход е полезен инструмент, който помага на читателя да го разбере (Times, 2017) Започване: Първата фаза на процеса на управление на събитието се характеризира с идеята за разрастването на събитието и определянето на неговите цели.

Планиране: Втората фаза е планирането на проекта. Тя се характеризира с това, че се работи върху това, което е необходимо и върху съвместимостта на елементите.

Изпълнение: прилагане на всички планове, като наемане на персонал, изпращане на заявки за търг, потвърждаване на изпълнителите и изпълнение на промоционалния График. Мониторинг и контрол * тестване на плановете и потвърждаване на това доколко те са свързани с процеса на организиране. Решенията се вземат въз основа на сравнението между плановете и реалността. Активно управление на риска. Събитието: Мениджърът на събитията в проекта работи по време на доставката; това е събитието. Закриване на събитието: Това е последната фаза и изисква отделна поредица от задачи и отговорности. Тази фаза включва закриване на събитието. В резюме, тези 5 процеса трябва да бъдат внимателно наблюдавани за успешното събитие. 3. Оценка на събитието след края му Оценката след събитието се отнася основно до измерване на успеха на дадено събитие по отношение на неговите цели чрез събиране и анализиране на съответните данни от събитието. Тя също така се отнася за оценката на процеса на организиране на събитието и за възпроизвеждането на уроците и наблюденията, извлечени от него, в процеса на управление на събитията. Оценката след събитието може също да създаде илюстрация на събитието, улесняващо съобщаването на неговите резултати на ключови заинтересовани страни. Silver (2004), Shone and Parry (2010) и Van Der Wagen (2008) идентифицираха редица важни функции на оценката след събитието. Те включват: • Измерване на резултатите от събитията • Създаване на демографски профил на аудиторията на събитието,

• Идентифициране на начина, по който събитието може да бъде подобрено, • Подобряване на репутацията на събитието, • Оценка на процеса на управление на събитията. Модели, използвани при оценката на събитията: Оценка на въздействието: Тя се съсредоточава върху измерването на икономическото, социалното, екологичното и културното въздействие на събитията, особено в случаите, когато може да се наложи значително обосноваване на събитието.

Анализ на разходите и ползите: Анализът идентифицира и измерва разходите и ползите от дадено събитие и взема предвид външните фактори или ползите от разпространението за приемащата общност.

Извършване на трикратна оценка: Това е рамка за измерване и отчитане на резултатите от събитията спрямо икономическите социални и екологични параметри, за да се определят отрицателните или положителните въздействия върху приемащата общност. Етнографски профил: Обикновено се използва при оценяването на културни фестивали / специални събития, а етнографията предоставя оценка на тези събития, свързани с опита, чрез процес на анализ, който обхваща наблюденията, интервюирането и документалните ресурси на участниците

Процесът на оценка на събитията Процесът на оценка на събитията има пет основни стъпки; • Планиране и идентифициране на събитието •Събиране на данни, •Анализ на данни, • Отчитане и • Разпространение. Процесът трябва да бъде планиран от самото начало на събитието и ще включва ангажиране на ресурси, включително персонал, време и бюджет. Тъй като събирането на данни може да бъде скъпо, бюджетът понякога ще бъде ограничаващ фактор при проектирането на процеса на оценка на събитията.

Планиране и идентифициране на събитието;

Има 10 важни факта за планиране на събития: 1. Разработване на цел и задачи на събитието; Първата стъпка е да се установят конкретни цели и задачи. (например защо организирате това събитие и какво се надявате да постигнете?)

2. Организиране на екип: Всяко събитие изисква съгласувани екипни усилия, за да се справи с всички подробности. Обмислете идентифицирането на един ключов мениджър на събития или отговорник за събитието, както и отделни отговорници за подкомитети, като мениджмънт на мероприятия; говорители; развлечения; публичност; спонсори; доброволно управление

3.Определете дата: Датата може вече да е предварително определена на за повторно събитие.

4.Брандирайте Вашето събитие: Ако искате Вашето събитие да се откроява, трябва да изберете съвременна и завладяваща тема, която ви отличава от конкуренцията. Това означава, че трябва да излезете с динамична цялостна тема и трябва да се погрижите за истинското име - тъй като тя може да бъде ключов акцент, особено в онлайн медиите.

5. Създаване на генерален план: Този план трябва да обхваща всички аспекти на събитието, включително: мениджмънт на място, логистика и кетъринг (договори, разрешителни, застраховки и т.н.), говорители / водещи (идентифициране, потвърждение, логистика и управление) / развлечения, публичност / промоция (онлайн и офлайн, например: уеб страница и онлайн промоция, календари за събития, печатни програми, връзки с медиите, реклами, социални медии и т.н.), регистрация (онлайн записване, плащане и проследяване , регистрация на място и др.), управление на спонсори / партньори, управление на доброволци (Business.com, 2017)

6.Определете административните процеси: С други думи, как ще следите вашите планове за планиране, регистрация, бюджет, гости и оратори и т.н.?

7. Определете и установете партньорства и спонсори: Имате ли организации, с които можете да си сътрудничите или да кандидатствате за спонсорство, за да покриете

разходите и да увеличите потенциалното участие? Когато включите други хора или групи във вашето събитие, те имат дял в подпомагането на разпространението и успешното реализиране на събитието. Може да помислите за: Търсене на корпоративни спонсори за финансиране на част от събитието. Това може да варира от национални организации, които може да искат да спонсорират вечеря, да предложат награда или ключов елемент на тиха аукционна къща, на местните фирми, които биха могли да предоставят стоки или услуги като цветя за маси, чанти за подаръци и т.н. Партньорство с организации на общността, които биха могли да предложат място и / или съдействие при организирането или персонала на събитията.

8. Създаване на план за публичност: Дори и с най-невероятната озвучителна или развлекателна техника, трябва да имате публичност, за да привлечете хората на събитието. Популяризирането на събития започва с първоначалното известие или страница на уебсайта Ви, отбелязва се в бюлетина или електронната поща, за да се запази датата и след това се изгражда, за да се включат онлайн и офлайн публичността, връзките с медиите и текущото общуване, за да се насърчи регистрацията.

9.Разпределете бюджет: Вашият бюджет трябва да включва прогнози за всички ключови елементи, посочени в генералния план на събитието. Не забравяйте да включите разходи за пътуване или настаняване за говорители, водещи и др.

10.Определете процеса на оценяване: Как ще определите дали Вашето събитие е успешно? Измервате ли успеха с броя на регистрантите или присъстващите, или зависи ли от това, че сте променили дори или сте увеличили целева сума за дарения? Когато зададете първоначалните цели и на събитието, трябва също така да обмислите как ще оцените събитието, за да определите своя успех. Ако използвате софтуерен пакет за управление на членството, като Wild Apricot's, лесно можете да проследявате регистрационните номера и таксите. Но ако събитието Ви включва проследяване например на негласен търг, тогава ще трябва да въведете някои процеси, за да идентифицирате предлаганите в натура стоки и средствата.

Събиране на данни: Има много инструменти за събиране на данни, които помагат на организациите да събират и анализират ценна информация около събитията си. • Регистрационни системи

• Онлайн проучвания • Софтуер за управление на събития • Мобилни приложения • Социални медийни инструменти • Системи на място • Инструменти за ангажиране с аудитория • Уеб анализ • Инструменти за работа в мрежа • Инструменти RFID / NFC • Chatbots

Анализ на данните: Голяма част от данните от такива източници могат да бъдат анализирани ръчно и на компютърна база, за да се идентифицират ключовите събития като присъствие и финансови резултати. Тези данни може да се нуждаят от известна степен на интерпретация, например, като ги сравняват с обявените цели на събитията или с подобни данни от предишни събития.

Отчитане: Функцията на отчета като запис на събитието ще се използва за статистически данни за създаване на точен профил на събитието, подкрепено от подходящи подробности чрез използването на таблици, графики и т.н. Всички отбелязани резултати, като икономическите или туристическите въздействия следва да бъдат подкрепени с описание на използваната методология за оценката им и броя на получените отговори на проучванията. Както историческите, така и записните функции на доклада за събитието се съчетават, за да представят полезна основа за докладване на заинтересованите страни и за планиране на следващото събитие. (Crowd, 2017)

Разпространение: Последната стъпка в процеса на оценяване след събитието е разпространението на доклада за събитието на съответните групи заинтересовани страни. Това може да се осъществи чрез срещи лице в лице с ключови заинтересовани страни, като например приемащата организация, правителството и спонсорите, където съдържанието на доклада може да бъде устно съобщено и обсъдено. За приемащата организация това може да представлява важно закриване, а за спонсори, това може да доведе до дискусия за продължаване на участието в събитието. Струва

си да се обмислят допълнителни формати на отчета, например, представянето на PowerPoint може да бъде предпочитано за презентации лице в лице или може да бъде подготвено медийно съобщение, което да придружава разпространението на доклада до медиите. Ако докладът за събитието е добре написан и внимателно разпространен, той може да бъде важен инструмент за подобряване на репутацията и бъдещите перспективи на събитието.

ПОДМОДУЛ 2: УСПЕХ НА СЪБИТИЕ Измерването на успеха на дадено събитие, независимо дали е изложение, семинар или конференция, позволява да се определи какво е необходимо да се направи при планирането на бъдещи събития. Някои конкретни критерии са от съществено значение за изчисляване на възвръщаемостта на инвестициите на събитието.

Определете точните критерии преди Вашето събитие Какви критерии за оценка трябва да се вземат под внимание? Това зависи до голяма степен от целта на събитието - да представи ли стратегическия план на висшето ръководство? Привличане на нови клиенти? Обучение на фирмени сътрудници? Мотивиране на екипите? Това е концерт, конференция или социално събитие? В зависимост от естеството на събитието може да са необходими няколко критерия за оценка. Ето някои от тях, които може да са полезни:

- Честота на посещаемост Това е един от първите критерии, които трябва да се имат предвид - пребройте гостите. Също така може да се сравни броят на присъстващите с броя на поканените хора. Въпреки че е относително лесно да разберете колко поканени са казали, че ще присъстват, виждайки колко всъщност са се появили, може да бъде много по-трудно. Някои инструменти (като OnSite) могат да се използват за сканиране на поканите на гостите ви при пристигането им, което ви позволява да проследявате честотата на посещаемост в реално време. Също така получавате ценни данни, като например точното време, в което пристигат хората, коя сесия е с най-висока посещаемост и т.н.

- Ангажиране на гостите Успехът на дадено събитие се оценява и от степента, до която участват посетителите. Ако се инвестира в събитието, те ще помнят по-добре ключовите послания и ще го запомнят като положително преживяване. Как оценявате участието на участниците? Използвайте мобилно приложение, например ConnexMe или Socrative, за да организирате гласовете и да позволите на участниците да публикуват коментарите си на главния екран. Ще можете да проследите броя на личните съобщения, изпратени от гостите си, броя на зададените въпроси, броя на хората, които участват в анкетите и т.н. във всеки момент от събитието. В края на събитието ще можете да използвате тези данни, за да разберете кои моменти най-добре заснеха интереса на гостите ви.

- Как посетилите са възприели събитието Количествените критерии за оценка не са достатъчни показатели за успеха на Вашето събитие; изискват се и качествени данни. Ето защо често виждаме, че формулярите за оценка се изпращат на гостите, за да разберат какво мислят за събитието. Съставянето на анкета отнема време - и това не отчита времето, прекарано в изпращане на напомняния до гостите, с молба да попълнят формуляра. Съществуват няколко инструмента, чрез които можете да поискате от участниците да споделят мнението си (в края на всяка сесия / ден / събитие) и информацията може да бъде съставена незабавно, напр. ConnexMe.

- Влиянието на вашето събитие При домакинството на външно събитие, чиято цел е да привлече колкото се може повече участници, успехът може да бъде измерен и чрез неговата известност. Погледнете мащаба на отразяването на пресата, броя на публикациите в блогове и колко пъти се споменава в социалните медии, за да го изчислите. Това са добри критерии за изчисляване на успеха на събитието.

- Определете ключовите показатели за ефективността (KPIs – key performance indicatros) KPIs оценяват успеха на дадена организация или конкретна дейност, като събитие, проект, продукт. Никога не е достатъчно да има само един ключов показател за ефективност; трябва да са минимум три, четири или дори пет, за да прецените правилно дали събитието може да бъде определено като успех от вашето измерване. Дори ако всички мерки показват успех, оценката ще ви помогне да направите подобрения на следващото събитие, достигайки още по-висок етап. (Do, 2014)

- Оценка от спонсорите Не само степента на удовлетвореност на участниците определя успеха на събитието, но и това на спонсорите. Спонсорите са гръбнакът на събитието, защото те са тези, които го финансират. Бяха ли доволни от това как се случи събитието? Чувствали ли сте, че вашата компания е сложила край на сделката? Необходимо е да се прецени впечатлението на спонсорите. Вместо проучване, обаче, би било по-добре да поговорите по Skype или да уговорите среща с представителя на спонсора.

Припомнете си, че спонсорството рядко е еднократно. Необходимо е да се установят дългосрочни взаимоотношения, така че те да подкрепят последващите събития. Събитието на техническите организатори трябва да бъде отворено за конструктивни критики от страна на спонсорите и да се вземат под внимание всякакви препоръки за това, какво може да се направи по различен начин за следващото събитие. Ако спонсорът е решил да не продължи ваимоотношенията, очевидно това не е индикатор за събитие, което е било успешно, дори и да е било добре прието от гостите. Спонсорите възприемат събитията по различен начин от гостите, така че не забравяйте да се погрижите за техните очаквания.

- Измерване на приходите спрямо общите разходи При организирането на корпоративно събитие целта е да се създадат брандинг и нови клиенти. Става въпрос и за привличане на допълнителни приходи. За да печелите пари, обаче, е необходимо да харчите пари и е възможно да похарчите повече пари, отколкото да спечелите. По същество следва да бъдат измерени следните параметри: • Очаквани разходи спрямо реални разходи • Очаквани приходи спрямо реални приходи • Действителни разходи спрямо реални приходи Ако малко надвишите бюджета и / или спечелите малко по-малко приходи от очакваното, не се счита автоматично, че събитието е било провал. Възможно е, например, да не сте генерирали толкова приходи, колкото очаквахте, но да сте получили далеч над средния брой подписи, които да бъдат включени в бюлетините за електронна поща. Това са десетки потенциални нови клиенти, някои от които могат да бъдат лоялни клиенти и да донесат остатъчен доход за много години напред. За да обобщим, има много критерии, които могат да бъдат използвани, за да се определи колко успешно е събитието - организаторът на събитието трябва да реши кои са подходящи (преди събитието). Изберете директни резултати (брой на присъстващите, нови продажби и т.н.) или косвени (подобряване на репутацията на компанията, удовлетвореност на гостите и т.н.) Дори и някои от тях да бъдат трудно оценени, новите инструменти ще позволят на организатора да прецизирате как да изчислите успеха на събитието.

ПОДМОДУЛ 3: ОРГАНИЗАЦИОННИ ЕЛЕМЕНТИ НА СЪБИТИЕТО

Експертът по управление на събитията Антон Шоун в книгата си "Успешен мениджмънт на събитията: практичен наръчник" предполага, че всъщност има само два ключови въпроса, които трябва да бъдат взети предвид при обмислянето на оценката на събитието:

1) Събитието изпълни ли целите си? 2) Какво може да се подобри за следващото събитие, ако има такова? (Shone, 2001)

Целта е първо да се опитаме да видим по-голямата картина, свързвайки всички малки неща, които бяха направени по време на организирането и провеждането на събитието, така че е възможно да се проучи какво се е случило добре и какво би могло да бъде подобрено в бъдещите събития. На второ място, за да видите дали целите на събитието са изпълнени (колко хора искате да дойдат на събитието, колко всъщност дойдоха, колко хора се надявахте да привлечете с маркетинг кампании и връзки с обществеността, колко всъщност сте привлекли. и т.н.) Когато става въпрос за организиране на събития, определянето на основните цели е от решаващо значение, защото позволява на организаторите да разберат какво искат да постигнат и след това да намерят най-добрите начини как да го направят. (Do, 2014)

Този процес може да се разглежда по няколко начина: 1.Какви са дейностите, които се оказаха точно както искахте? Това вероятно са онези, които трябва да останат без промени за в бъдеще, защото е известно, че не трябва да се опитвате да поправите нещо, което не е счупено и докато работи перфектно, е подобре да не експериментирате с него.

2. Кои са дейностите, които вървят добре, но не толкова, колкото си се надявал? Това са онези, които можете да опитате да експериментирате - вероятно ще искате да ги

оставяте така, както са били, тъй като всичко е наред, но винаги е възможно да промените различни аспекти и подробности, които в някои случаи могат да помогнат за чудесна сделка. 3. Кои са тези дейности, които вървят зле и се нуждаят от промяна? Това са дейностите, които трябва да преосмислите и основно да промените. (Shone, 2001) Събирането на информация за процеса на оценяване не трябва да се подценява (както често се случва) и трябва да се провежда системно и замислено. Количеството информация зависи от размера, мащаба, участниците и т.н. Въпреки това количеството информация ще надхвърли очакванията, дори ако това е малко събитие. Но е важно да се разбере, че събраните източници на информация трябва да бъдат правилно анализирани, така че изследването да не е едностранно, изразяващо мнението на някого. Въпреки че понякога изглежда, че за извършването на подобни оценки са необходими много данни (което, разбира се, е препоръчително), се оказва, че дори и при скромното количество събрана информация, в действителност може да има много информационни източници, които могат да бъдат използвани.

Данните, които са резултат от този процес на събиране на информация, могат да бъдат разделени 1) Количествени данни: статистика на участниците, данни за сегментиране на пазара, данни за продажбите, финансови отчети, анализ на икономическото въздействие, анализ на въздействието върху околната среда, анализ на социалното въздействие 2) Качествени данни: възприятие на участниците, интервюта с присъстващи и служители, бележки за управлението и коментари, анализ на социалното въздействие, анализ на въздействието върху околната среда Освен това процесът на оценяване е много важен не само за мениджърите на събития, но и за клиенти и заинтересовани страни (като съвети, спонсори, клиенти и т.н.), които настояват за доклад за начина, по който са използвани техните ресурси и доколко целите са изпълнени. (До 2014 г.) Като цяло, заинтересованите страни искат да гарантират, че организаторите и координаторите на събитията действително влагат парите си в работа, като ги изразходват ефективно и разумно. Това е причината за публикуването на окончателните отчети и отчети, особено за големи публични събития.

Така че, за да могат всички заинтересовани страни да изразят своето мнение, в кратък период след приключването на събитието (със сигурност в рамките на един месец), трябва да има и среща на различните заинтересовани страни, за да се оцени събитието.

Както вече казахме, често оценката на събитията се разглежда като нещо втора ръка поради липса на време, ресурси или опит, но това не би трябвало да е така, защото грижите за оценката са помощ за бъдещото планиране и не бива да се пренебрегват.

За да обобщим, оценката на събитията е много важен аспект в процеса на организиране на събитията, защото помага да се прецени дали целите на събитието са били постигнати, какви дейности на събитието биха могли да бъдат направени по различен начин и какви дейности са най-важните за събитието. Това на първо място ви дава възможност да станете по-добре осведомен организатор на събития, второ да научите (понякога от успех, понякога от грешки) как да управлявате събитията, за да станат те жизнеспособни и устойчиви, защото, както беше казано по-рано всичко е за бъдещето, а не за миналото, както изглежда понякога. Оценката на събитията също е много важна, за да увери заинтересованите страни, че техните средства са изразходвани правилно, което също е свързано с устойчивостта, защото може да убеди вашите спонсори и партньори за сътрудничество да останат с вас и за бъдещите събития. Стъпките, върху които трябва да се съсредоточите при оценяването на дадено събитие, са да решите какво и как ще оценявате, каква информация трябва да получите, за да можете да го направите, и след като информацията бъде събрана, ефикасно да я анализирате, за да получите данните, които могат да бъдат представени на заинтересованите страни на срещата за оценка, която трябва да бъде организирана не по-късно от един месец след събитието.

ПОДМОДУЛ 4: ИНСТРУМЕНТИ ЗА КОНТРОЛ И ОЦЕНКА НА СЪБИТИЯ Оценката е систематичното прилагане на процедурите за социално изследване, за да се наблюдават и оценяват процесите и резултатите от събитията и другите средства за комуникация по отношение на предварително определени цели. (Buhl, 2007) Разграничава се формалната оценка, която се извършва паралелно на процеса на управление на събитията и позволява корекции за промяна на параметрите и сумарна оценка, която се извършва след изпълнението на събитие, за да се измери ефективността. Тъй като методите и стратегиите за оценка вече са анализирани в предишните подмодули, тук ще се опитаме да дадем бърз преглед на софтуерните инструменти, които могат да помогнат на планиращите събития, дизайнерите и организаторите да оценят събитие. Контролът и оценката на СЪБИТИЕ може да се извърши, като се използват някои от функциите на софтуера, представен и анализиран в Учебен модул 4 - ИКТ В ОРГАНИЗИРАНЕТО НА СЪБИТИЕ. За нуждите на този учебен подмодул ще се съсредоточим върху инструменти за създаване на проучвания и инструменти за мониторинг на социалните медийни дейности. (Watch, 2017)

Изследва се най-често използваният инструмент за процесите за оценка на събитията. В днешно време интернет се използва от много компании, институции, учени в провеждането на всякакъв вид социални изследвания по целия свят. Независимо дали става въпрос за пазарни или научни изследвания, онлайн проучването е по-бърз начин за събиране на данни от респондентите в сравнение с други методи на изследване, като например метод на хартия и молив и лични интервюта.

Предимства и недостатъци на онлайн проучванията Предимства • Минимални разходи. Събирането на данни не трябва да Ви струва хиляди долари, когато единствената цена на свързване с някого е изпращането на имейл е по-ниска в сравнение с други методи. • Автоматизация при въвеждане на данни и достъп в реално време. Респондентите въвеждат свои собствени данни и отговорите се съхраняват автоматично в база данни за проучване, осигурявайки безпроблемна обработка на данните и по-малка вероятност от грешки в данните.

•По-малко време. Бързото внедряване и времето за връщане са възможни с онлайн проучвания, които не могат да бъдат постигнати чрез традиционните методи. Възможност за събиране на данни от голям брой респонденти. • Удобство за респондентите. Те могат да отговорят на въпроси по техния график, със своето темпо и дори могат да започнат едно проучване, да спрат и да го завършат покъсно. Освен това те могат да завършат проучването онлайн, на своите мобилни устройства / смартфони, по електронна поща или дори навън. • Гъвкавост на дизайна. Проучванията могат да бъдат програмирани дори и да са много сложни. Сложните шаблони за прескачане и логиката могат да се използват безпроблемно. Можете също да изискате респондентите да предоставят само един отговор на въпросите с един избор, което намалява грешките. В стандартизираните проучвания липсват няколко вида грешки. • Няма интервюиращ. Респондентите може да са по-склонни да споделят лична информация, защото не я оповестяват директно на друго лице. В някои случаи интервюираните също могат да повлияят на отговорите.

Недостатъци • Ограничена извадка и наличност на респондентите. Някои популации са по-малко склонни да имат достъп до интернет и да отговарят на онлайн въпросници. Някои примери за тези респонденти включват възрастните хора и хората, които живеят в отдалечени райони. • Възможни проблеми при сътрудничеството. Въпреки че онлайн проучванията в много области могат да постигнат нива на отговор, равни на или малко по-високи от тези на традиционните

видове,

днес

потребителите

на

интернет

са

непрекъснато

бомбардирани от съобщения и могат лесно да изтрият съобщенията ви. • Няма интервюиращ. Липсата на обучен интервюиращ за изясняване и разследване може да доведе до по-малко надеждни данни. Особено по отношение на проучвания, които задават въпроси с отворен отговор, тъй като няма обучен интервюиращ, който да проучи отговорите на респондентите. Най-лесният и прост начин / инструмент за създаване на онлайн проучване е, разбира се, чрез използване на формуляри на Google. Човек може да използва формуляра на Google, за да събира информация преди (имена и информация за контакт на присъстващите), по време и разбира се след събитието, за да получи обратна информация за сесиите на конференцията и да събере предложения за подобрения.

Въпреки това, Google Forms не е правилният инструмент за всяка ситуация поради някои ограничения, свързани с нейните характеристики и способности (като например "skip logic", която доскоро не можеше да бъде използвана в Google формуляри).

При търсенето на www може да намерите стотици онлайн инструменти за създаване на анкети. Преди да изберете подходящия за вашия случай / нужди, следният "benchmarking" преглед на "Най-добрите онлайн инструменти за проучване на 2017", направен

от

PCMAG,

може

да

бъде

добра

отправна

точка.

https://www.pcmag.com/article2/0,2817,2494737,00.asp. Имайте предвид, че както при много сравнителни оценки, този преглед не е решение на вашето искане и се предлага това да се използва като справочен материал.

След избора на подходящия инструмент за проучване на вашия случай следващата стъпка е да се запознаете с неговата употреба и, разбира се, с неговите изисквания по отношение на способностите, уменията и разбира се ресурсите. Най-известният безплатен инструмент за онлайн проучване вероятно е SurveyMonkey. SurveyMonkey е онлайн софтуерно проучване, базиращо се на облачни разработки, като компания за услуги, основана през 1999 г. от Райън Финли. SurveyMonkey предоставя безплатни, персонализирани проучвания, както и набор от платени програми за крайна цел, които включват анализ на данни, избор на извадки, премахване на субективизъм и инструменти за представяне на данни. В допълнение към предоставянето на безплатни и платени планове за индивидуални потребители, SurveyMonkey предлага по-големи възможности за предприемачество за компании, които се интересуват от анализ на данни, управление на марката и насочен към потребителите маркетинг. (Wikipedia, 2017)

След като започна предоставянето през 2013 г. на услугите, насочени към бизнеса, SurveyMonkey нарасна драматично, като откри нов щаб в Сан Матео. SurveyMonkey осигурява събиране на данни, анализ на данните, управление на марката и потребителски маркетинг за Facebook, Virgin America, Salesforce.com, Samsung и Kraft Foods.

До 2015 г. SurveyMonkey има 25 милиона потребители и получава 90 милиона отзиви от проучването месечно. Компанията е избрана в списъка на стартиращите компании на Forbes Unicorn през 2015 г. През 2016 г. SurveyMonkey е класиран на # 6 в списъка на Forbes Cloud 100 (Wikipedia). Следващата статия ще ви научи как да създадете онлайн проучване с SurveyMonkey.(WikiHow, 2017) СТЪПКА

Посетете

уеб

сайта

на

SurveyMonkey

http://www.surveymonkey.com/. СТЪПКА 2 - Кликнете върху “Sign In” в горната част на страницата.

на

адрес

СТЪПКА 3 - Въведете вашето потребителско име и парола, свързани с вашия акаунт Survey Monkey и натиснете Sign In.

Кликнете тук, за да създадете акаунт в Survey Monkey: https://www.surveymonkey.com/MyAccount_Join.aspx?utm_source=account_login. Друга възможност е да се регистрирате, като използвате бутоните "Регистрирай се с Facebook" или "Регистрирай се с Google" вдясно. СТЪПКА 4 - Кликнете “+Create Survey” в началото на страницата.

СТЪПКА 5 - Въведете заглавие за проучването и изберете категория. Можете също така да изберете Копиране на съществуващо проучване или Използване на шаблон за експертно проучване.

СТЪПКА 6 - Изберете шаблон, който да използвате за проучването си и кликнете върху Напред.

СТЪПКА 7 - Ще имате възможност да направите редакции на проучването и шаблона по подразбиране от лявата страна на проучването.

Стъпка 8 - Кликнете върху раздела "Събиране на отговорите" в горната част.

СТЪПКА 9 - Кликнете върху метода, който искате да използвате, за да разпространявате своето проучване.

СТЪПКА 10 - Кликнете върху "NextStep".

СТЪПКА 11 - Копирайте URL адреса и го поставете във вашите имейли, съобщения в Twitter и навсякъде другаде, в които можете да публикувате връзка за вашите потребители, за да кликват и да получават достъп до проучването. Друга възможност е да копирате HTML кода, за да го добавите към уеб страница.

СТЪПКА 12 - Изгответе проучването. Откриването на профила и познаването на основите на създаването на проучването са само половината от процеса. Истинската работа идва в изготвянето на ефективно проучване, което извлича информацията, която наистина искате. Това означава, че трябва да знаете, без съмнение, какво търсите. This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Създаването на проучване, без да имате представа за това, което искате от него, просто ще загуби времето на всички участници. Освен това, ако е ясно, че изследваните са случайни, те са много по-склонни да избегнат това, особено ако изглежда като спам.

Измерването на социалните медии или "наблюдението на социалните медии" е активен мониторинг

на

социалните

медийни

канали

за

информация,

обикновено

проследяването на различни социални медийни съдържания като блогове, уикита, новинарски сайтове, микроблогове като Twitter, сайтове за социални мрежи, уеб сайтове за споделяне на видео / снимки, форуми, табла за съобщения и генерирано от потребителите съдържание като начин за определяне на обема и настроенията на онлайн разговорите за марка или тема. Социалните медии са новият начин на работа и маркетинг. Това, което мислим и вярваме за нашите собствени продукти и услуги, не е толкова важно, колкото онова, което хората (както потенциалните клиенти) трябва да кажат за него и, разбира се, за нас. И в днешно време социалните медии са каналът, в който хората ще изразяват и разпространяват собственото си мнение за определен продукт или определена услуга или за СЪБИТИЯ. Ами ако не сте там, за да чуете (и да отговорите на) коментара си? Има много инструменти, които да ви помогнат да слушате в социалните медии. Ако обаче нямате стратегия за слушане на социални медии, те са безсмислени. Слушането в социалните медии е чудесен начин да се изправите пред конкурентите си и да задържите клиентите си да се връщат за още. Независимо дали имате стратегия за социални медии, винаги трябва да се вслушвате в инструментите на социалните медии. Има много инструменти за мониторинг и слушане на социални медийни продукти като Google Анализ, Hootsuite, Tweetdeck, Icerocket, Социално споменаване, Topsy и др. Чрез използването на тези инструменти можете да разберете какво иска вашата аудитория, за да знаете какво да й предоставите. Това е подобно на получаване на обратна връзка от вашата аудитория, без всъщност да го поискате. Помислете за

възможностите, които можете да направите, за да подобрите маркетинговите си усилия, като влезете в мислите на аудиторията си (business.com). За да отговаряте на условията за включване в категорията "Мониторинг на социалните медии", продуктът трябва да може (g2crowd): •

Да слуша за конкретни споменавания в социалните медии

•

Да определя тренд теми или фрази

•

Да дава подробности за клиентските настроения

•

Да организира информацията за клиента

•

Да идентифицира тези, които влияят и формирта мнението

Така че, въпросът, който трябва да разгледате още веднъж, е кой инструмент да избера за моя случай. За да ви помогнем да намерите бърз и верен отговор на този въпрос, ние накратко представяме някои от най-известните инструменти за мониторинг на социалните медии. (ProSkills, 2017)

Social Mention Social Mention е платформа за търсене и анализ на социални медии, която обобщава генерирано от потребителите съдържание от цялата вселена в един поток от информация. Тя ви позволява лесно да проследявате и измервате това, което хората казват за вас, вашата фирма, нов продукт или всяка тема в социалните медии в интернет в реално време. Социалното споменаване наблюдава директно 100+ социални медийни институции, включително Twitter, Facebook, FriendFeed, YouTube, Digg, Google и т.н. Social Mention понастоящем предоставя услуга за търсене и анализ на социални медии, ежедневни социални медийни сигнали и API. http://www.socialmention.com/

Hootsuite HootSuite е софтуерна платформа за социални отношения, която дава възможност на бизнеса да изпълнява невероятни социални медийни стратегии и дейности в своите организации. Нейната визия е да революционизира днешните комуникации. Нейната мисия е да даде възможност на своите клиенти да преобразуват посланията си в смислени отношения. Базирана във Ванкувър, това популярно софтуерно решение има над 500 служители, разположени в различни офиси: Сан Франциско, Ванкувър, Хонг This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Конг, Ню Йорк, Сидни, Лондон, Сингапур и други страни. Популярната фирма работи с модел фриймиум. HootSuite има най-малко 10 милиона потребители в над 175 държави. https://hootsuite.com/

Keyhole "Keyhole е инструмент за проследяване на маркери за Twitter, Facebook и Instagram. "Keyhole осигурява проследяване на социални разговори в реално време на Twitter, Facebook и Instagram, което е лесна за настройка и резултатите са предоставени на визуално табло за управление в реално време. http://keyhole.co/

TweetReach TweetReach е чудесен инструмент за мониторинг на Вашия бизнес, ако проявявате интерес да проверите докъде отиват вашите Tweets. TweetReach измерва действителното въздействие и последици от дискусиите в социалните медии. Това е добър начин да разберете кои са вашите най-влиятелни последователи, като имплицитно ви насочва към подходящите хора, към които трябва да се насочвате, когато се стремите да споделяте и популяризирате онлайн съдържание. https://tweetreach.com/

HowSociable HowSociable е удобен инструмент за измерване на присъствието на вашите социални медии от вашите конкуренти. Безплатният акаунт ви позволява да проследявате 12 социални сайтове, включително Tumblr и WordPress. Все пак, ако се интересувате от This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

още 24, като Facebook, Pinterest, Twitter и т.н., се изисква професионален акаунт. Подходът на HowSociable към социалния мониторинг е малко по-различен, тъй като разгражда резултати за различни социални медийни платформи, което ви позволява да видите кои социални медийни платформи работят най-добре за вас и кои от тях се нуждаят от по-нататъшно развитие. http://howsociable.com/

УПРАЖНЕНИЕ

Предизвикателство: Разбиране на взаимодействията и болезнените точки. Водеща компания за алкохолни напитки е спонсорирала добре познат музикален фестивал, заедно с разнообразни активи за няколко години. Клиентът иска да допълни резултатите от предишни количествени оценки на събитията и да придобие по-добро разбиране за цялостния опит и болезнени точки на присъстващите.

Ключ: Изследванията могат да се провеждат в следните две фази.

Фаза 1: Може да се извършат задълбочени интервюта, за да се разбере познаването и възприятията за марката по време на събитието.

Фаза 2: Провеждане на етнографски наблюдения, които дават възможност на организаторите да оценят взаимодействието на фестивала с марката.

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ И БИБЛИОГРАФИЯ Buhl, A., 2007. :Controlling und Evaluation von Events. KonzeptionelleGrundlagen, empirischeBedeutung und EntwicklungeinesModellszur Event-Evaluation. Unveröff. Magisterarbeit: Universität Leipzig. Business.com, 2017. Business.com. [Online] Available at: https://www.business.com/articles/people-are-talking-are-youlistening-the-importance-of-social-media-monitoring/ [Accessed 1 12 2017]. Crowd, G., 2017. G2 Crowd. [Online] Available at: https://www.g2crowd.com/categories/social-mediamonitoring?segment=small-business [Accessed 1 12 2017]. Do, P., 2014. Event Management Case: The Annual International NIBS Conference in Lahti, Finland. Bachelor’s Thesis Lahti University of Applied Sciences. Parry, B. & Shone, A., 2001. A practical handbook. Successful Event Management ed. London : Continuum. ProSkills, E., 2017. EU ProSkills. [Online] Available at: http://www.pro-skills.eu/tools/social-skills/Four%20ears.pdf [Accessed 1 12 2017]. Times, F., 2017. Social Media Monitoring. [Online] Available at: http://lexicon.ft.com/Term?term=social-media-monitoring [Accessed 1 12 2017]. Watch, B., 2017. Brand Watch. [Online] Available at: https://www.brandwatch.com/blog/top-10-free-social-mediamonitoring-tools/ [Accessed 1 12 2017]. WikiHow, 2017. WikiHow. [Online] Available at: https://www.wikihow.com/Create-an-Online-Survey-WithSurveymonkey [Accessed 1 12 2017]. Wikipedia, 2017. Wikipedia. [Online] Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/SurveyMonkey [Accessed 1 12 2017].