BG - Learning Unit 1 - AR

ТЕХНИЧЕСКИ ОРГАНИЗАТОР НА СЪБИТИЯ – УЧЕБЕН МОДУЛ 1

Учебно съдържание ПОДМОДУЛ 1: Видове събития ПОДМОДУЛ 2: Определяне на таргет аудиторията на събитие ПОДМОДУЛ 3: Модели на планове за събития

Учебни часове:

12

Натовареност:

25

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Цели на модула Действия / Постижения Изготвяне на конкретен план за действие на екипа за управление Знания

Подробни за видовете събития Изчерпателни за определянето на целевата аудитория на събитието Основни за моделите на плановете за събития

Умения Определяне на различни видове събития, посочване на техните основни характеристики и определяне на мениджмънта за тях, обяснение на управленския профил и основните възможни въздействия за събитията Определяне целевата аудитория на събитието в светлината на стратегическия анализ Използване на модели на планове за събития за планиране и организиране на събитието

Компетентности

Да се определи степента на компетентност за управление на събитията Интегриране на натрупания опит на стратегическия анализ в успешната спецификация на целевата аудитория на събитието Прилагане на найподходящите модели планове за събития при планирането и организирането на събитието

РЕЗЮМЕ По време на обучителния модул обучаемите ще се запознаят с основните понятия по отношение на планирането и дизайна на събитията, което ще им помогне да разработят конкретен план за събитие.

В първия подмодул "Видове събития" обучаемите ще научат какво е събитие, различните видове събития, значението на управлението на събитията. Във втория подмодул участниците ще бъдат обучавани за целевите аудитории на събитията, а в последния подмодул за планиране на събития.

В края на модула обучаемите трябва да са способни не само да установят подробно различните стъпки и срокове, необходими за осъществяване на събитието, но и да определят ролите и отговорностите на различните човешки ресурси и екипи в дадено събитие според теорията за комуникациите и да приложат усвоеното в упражненията.

KЛЮЧОВИ ДУМИ Видове, Целева аудитория, Планове на събития, Модели на планове за събития

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ПОДМОДУЛ 1: ВИДОВЕ СИБИТИЯ Животът ни е белязан от събития. Събитията или хепънингите са с нас, откакто сме се родили. Човешкото същество има нужда от организиране на мероприятия за социално взаимодействие поради необходимостта от обмен на опит, развлечения и емоции.

(Simões, et al., 2014) Те могат да бъдат естествени или организирани, обществени или частни, свързани с нашия професионален живот или не. Те могат да бъдат рождени дни, сватби, раждания или организирани събития от фирми, спортни клубове, университети и др. Събитията могат да бъдат много елементарни и лесни за организиране като събрание на компания например, или много сложни като олимпийски игри или световни изложенияl.

Основните събития обикновено са сложни хепънинги, нематериални и неповторяеми: - сложни, тъй като те не са концентрирани само в дейността.

-нематериални, защото не можем да ги изпитаме предварително.

-неповторяеми, тъй като не можем да съхраняваме събитие на склад, за да го използваме отново. Футболен мач в същия стадион със същите отбори не е едно и също събитие.

Лео Джаго и Робин Шоу характеризират събитията като "специални хепънинги, които се провеждат често и имат определен срок, предоставящ на участниците възможности за социално взаимодействие отвъд ежедневието ". (Jago & Shaw, 1998)

Институционалните събития предвиждат изграждане или укрепване на имиджа на компанията / институцията. Промоционалните събития очевидно са насочени към

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

увеличаване на продажбите на продукт / услуга. Има много различни видове организирани събития, например,

-Панаир / Конгрес -Тийм-билдинг -Улично шоу -Уъркшоп -Брейнсторминг -Социални -Културни -Спортни -Периодични

Управление на събития Относно събитията, за които току-що говорихме. Управлението е трансформация на ресурсите за (човешки, физически и финансови) в полза, продукти и удовлетворение. И така, какво е управление на едно събитие? Кеймбриджският речник го определя като "задачата за планиране и управление на големи събития като конференции, търговски изложения и партита ". Работата на мениджъра на събития включва следното:

-Обмисляне и дефиниране на концепцията -Проверка на ресурсите -Планиране -Организиране на задачи - Прoгнозиране на резултати -Вземане на решение за провеждане на събитието -Изпълнение на задачи -Оценка и споделяне на резултатите -Закриване на събитието

Това означава, че първата работа на мениджъра / плановика е да мисли и да определи каквa e целта на събитието. Втората задача при планиране е изграждане на стратегически план, включващ визия, мисия, цели, програма, действия и как да се

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

измерват резултатите. Целите трябва да бъдат ясни, реалистични и измерими и да се знаят от всички участници. Различните участници могат да имат различни цели (например организаторите и спонсорите може да искат престиж, репутация и печалба, докато участниците търсят удовлетворение).

Следващата стъпка е инвентаризация на наличните човешки, физически и финансови ресурси. След като организирате задачите и определите необходимите и наличните ресурси, е време да прогнозирате резултатите и да изготвите бюджет. С прогнозния бюджет мениджърът на събитията може да реши дали проведе или не събитието. Ако събитието ще се систои, е време да се изпълнят всички задачи за неговата реализация. В края на събитието е много важно да се оценяват и споделят резултатите с партньорите. Краят на събитието е времето, когато всички договори и задачи са завършени. Обикновено трябва да започнете да планирате събитие 4-6 месеца преди това, но отново това ще зависи от вида на събитието. Туризъм и събития За Световна организация по туризъм (UNWTO) едно събитие трябва да има минимум 10 участника, минимум 4 часа и да се проведе в различно пространство от това, което редовно се използва от участниците. Това не означава, че събития с по-малка продължителност или участници не могат да бъдат класифицирани като събития, те просто не влизат в статистиката на UNWTO. Някои събития са много важни за развитието на туризма в даден регион. Например, през 2014 г. в Лисабон се проведе финалът на Шампионската лига на УЕФА и въпреки че стадионът Бенфика има само 60 000 места, 100 000 испанци посетиха столицата на Португалия по време на събитието (футболният мач беше между Реал Мадрид и Атлетико Мадрид )със значително въздействие върху хотели, ресторанти и други туристически атракции. Друг пример е ЕКСПО 98, което също така се проведе в Лисабон и благодарение на него беше рехабилитирано влошено градско пространство, на което съществуваше общинско сметище, кланица и петролна рафинерия. В момента там има луксозен и скъп жилищен район с най-големия португалски изложбен павилион (FIL2) и MEO Arena3 (за концерти, изложби, спорт и др.), много хотели, ресторанти и бизнес офиси. Двама основни участници в популяризирането на туристическите дестинации са DMC (Destination Management Companies) - компании за управление на дестинациите и PCO (Professional Congress Organizers) - професионални организатори на конгреси. Компаниите за управление на дестинациите дават на организаторите на събитието

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

всички гаранции за успех, защото имат задълбочени познания за дестинацията, законите, социалната и икономическата среда и наличните човешки и технически ресурси. Професионалните организатори на конгреси са компании или уникални специалисти, специализирани в планирането и организирането на комплексни събития.

Профил на мениджъра на събития Уменията, които трябва да притежава мениджър на събития, директор на събитие или PCO, са: -Лидерство -Инициативност - Знания във всички области на управлението на събития - Ръководене на екипи - Баланс между сила и гъвкавост -Работа под напрежение и управление на неочаквани ситуации.

Основни въздействия на събитието Всяко голямо събитие има положително и отрицателно въздействие в различни област, например:

Туризъм: Положително - външно популяризиране на дестинацията; увеличаване на търсенето на туристически услуги. Отрицателно - увеличение на цените на услугите като хотели, ресторанти и др .; загуба на автентичност.

Икономика: Положително - Увеличаване на БВП на глава от населението (повишаване на качеството на живот на населението); увеличаването на бизнес възможностите. Отрицателна - инфлация; спекулация с недвижими имоти.

Общество: Положителни - Увеличаване на заетостта. Отрицателен - Загуба на ценности в общността.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Култура: Положително - Възстановяване на историческото наследство. Отрицателен - унищожаването на патримониалните ценности.

Инфраструктури Положително - Подобряване на транспортната система. Отрицателно - Увеличаване на трафика.

ПОДМОДУЛ 2: ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ТАРГЕТ АУДИТОРИЯТА НА СЪБИТИЕ

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

"Ако една от целите ви в управлението на събития е да привлечете нови клиенти към дадено събитие, трябва да сте наясно точно какъв тип клиенти желаете да привлечете вие и вашият клиент." (Capell, 2013)

Определенията и основните критерии за определяне на естеството на събитията могат да се променят от автор до автор . Едно и също събитие може да се характеризира по различни начини. Както ще видите, изложбата може да се разглежда като бизнес, търговски или дори културно зависима от целите и целевата аудитория. Мениджърът на събитията трябва да може да приведе целите към подходящ тип събитие и подходящ целеви клиент: -Бизнес или корпоративни срещи, стимули, конвенции и изложби (MICE - Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions ) се провеждат за подобряване на бизнеса. Те могат да бъдат сесии за обучение, общи събрания или дори стимулиращи пътувания. Асоциацията се свиква от професионални сдружения или институции с филиали.

- Комерсиалните (включително панаири и изложения) се използват за популяризиране на продукти / дестинации / услуги и подобряване на продажбите. Например FITUR4 е панаир, който популяризира в Мадрид дестинации по целия свят.

- Религиозни се организират например, за да помогнат на хората да осъществаят своите пътувания до Фатима (Португалия), Сантяго де Компостела (Испания) или Рим (Италия) -Рекреационни или развлекателни - те са свързани с фестивали (например: Октоберфест в Мюнхен), спортни (ЕВРО купи) и музика (например: Рок в Рио). Гражданските обикновено се организират от обществени организации като Европейския съюз или Организацията на обединените нации (например: Среща на високо равнище „Планета Земя“).

-Културните обикновено са свързани с изпълнения на артисти и може да се проведат в открити пространства или културни и изложбени центрове (Rock in Rio също може да се определи като културно събитие).

-Възпоменателните са организирани както от публични, така и от частни институции за да се отпразнува историческо събитие.

-Социалните събития обикновено са частни (например: лични или фирмени годишнини).

-Природният туризъм е свързан с организирани дейности като пешеходни турове в природни паркове, походи в планините или изследване на пещери.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

- Събитията също могат да бъдат класифицирани като отворени / затворени (ако участието е публично или ограничено до списък с гости) или безплатно / платено.

- Мотивацията на участниците - събитията се провеждат заради участниците и техните мотивации са разнообразни. Някои събития могат да се разглеждат като повече от един вид.

-Икономически (напр. Бизнес или корпоративни, панаири, изложения и конвенции) -Развлекателни (Напр. Концерти, спорт, изложби) - Културни (например: концерти, музикални и кино фестивали) -Политически (напр. Конгрес) -Религиозни (напр. Пътешествие до религиозна дестинация) -Продължителност - събитието не може да живее вечно, защото ще "умре" без подновяване, за да даде мотивация на хората да се върнат.

- Кратка продължителност - между 4 часа и една седмица.

-Средна продължителност - между една седмица и 3 месеца.

- Дълга продължителност - между 3 месеца и една година.

- Размер / мащаб - местни събития са от значение само за местната общност.

-Маркови събития (Бранд събития) имат глобално измерение и обикновено се провеждат на едно и също място често. Например Карнавалът в Рио де Жанейро (Бразилия) се случва веднъж годишно в същия град.

- Мега събитията като Олимпийските игри имат глобално измерение, изискващо много инфраструктури, години на подготовка и въздействие, много по-късно от крайната дата.

-Периодичност -Уникални - стават само веднъж (напр. Церемония по подписване на споразумение).

-Спорадични - епизодични, нямат периодичен график.

-Периодични - редовни, имат определен период от време (напр. Веднъж годишно / веднъж на всеки четири години). Независимо от вида и размерите, вътрешни фактори (ресурси в зависимост от организацията) и външни фактори ("външни" ресурси) оказват влияние върху процеса на планиране.

Стратегически анализ Има много техники за да се определи критичният фактор за успеха на дадено събитие. Например, можете да използвате SWOT и PESTLE анализ или Porter Method.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

• SWOT анализът се използва за идентифициране на вътрешни силни и слаби страни и външни Възможности и заплахи.

• PESTLE се използва за идентифициране на политически, икономически, социални и културни, технологични, правни и екологични фактори.

• Методът Портър оценява петте сили: конкуренция, доставчици, клиенти, влизането на нови фирми в бизнеса и заплахата от заместители.

ПОДМОДУЛ 3: МОДЕЛИ НА ПЛАНОВЕ ЗА СЪБИТИЯ Процесът на планиране на събитията е стратегически и след одобрение не може да бъде променян освен в изключителни случаи. Това също е нормативен процес с план, който всички участници трябва да спазват. Организирането на събитие може да бъде дълъг процес и той ще бъде по-дълъг, колкото по-голямо и по-комплексно е събитието. Графикът на събитията трябва да бъде ограничен, тъй като организаторът определя кога да започне организирането и кога да бъде закриването на събитието. Както видяхме в предишните подмодули това е един непроменим процес.

Планиране и организиране на събитие "Целта на планирането е да гарантираме, че събитието ще бъде успешно". (Vieira, 2015), а първата стъпка за създаване на събитие е да се установят конкретни цели и задачи. Планирането и организирането също могат да бъдат определени като предпроизводство и производство. Процесът на планиране може да бъде разделен на подготовка, изпълнение и закриване.

-Подготовка - това е предпроизводството. По това време мениджърът на събитието оценява жизнеспособността на събитието. Целите и типът на събитието трябва да бъдат дефинирани така, че да концептуализират цялото събитие и да оценят техническите изисквания. Какви резервации, разрешения и лицензи са необходими? Какви ресурси (напр. Оборудване, декорации, артисти / оратори, награди, транспорт, застраховки) ще ви трябва? Планирането включва икономическа прогноза, финансов и касов бюджет, маркетингов план, оперативен план, план за аварии и планове за човешки ресурси. Стратегическият анализ е много важен в този момент (моля, погледнете подмодул 2).

- Изпълнение - това е производството на събитието. Време е да се създадат всички условия за да се проведе събитието. Планиращият екип ще наблюдава и контролира дейностите.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

- Закриването е времето за оценка на резултатите (въздействие на медиите, търговски и финансови резултати и удовлетвореността на участниците) и да се прекратят всички дейности, свързани със събитието. Операциите и логистиката на дадено събитие са основно за: - Управление на местата и инфраструктурите - има различни задачи за различни типове събития, но е от съществено значение да посещавате и проверявате местата на провеждане и техническите проблеми като звук и образ. Може да се наложи да инсталирате сигнализация за движение на хора и аварийни изходи. Много е важно да гарантираме достъпността и сигурността за всички, които участват. Услуги като водоснабдяване и енергоснабдяване, почистване, охрана и медицински услуги, комуникационна мрежа и друга логистика като кетъринг трябва да бъдат договорени и тествани. В крайна сметка е необходимо да разглобите пространството. Управление на тълпата - глобалният имидж на събитието винаги е много свързан с начина, по който участниците се чувстват при посрещането и провеждането му. Голяма опашка за акредитация или за ползване на тоалетна ще бъде запомнена за дълго време.

- Управление на време и задачи – Това е много важен ресурс за организиране на едно събитие, въпреки че понякога има повече, а в други случаи по-малко време за подготовката му..

- Управление на риска - актовете на тероризма, злоупотребата с алкохол и наркотици, насилието, локацията и инфраструктурата, които не са подходящи за събитието или броя на участниците или неочаквани метеорологични ситуации са рискови фактори, които не можем да премахнем, но трябва да се опитаме да ги сведем до минимум с планове за аварийни ситуации. Ако се случи извънредна ситуация, организаторите трябва да си сътрудничат и да предоставят цялата информация на полицията, пожарникари, медицински спешни случаи и т.н. Много е важно при организирането на обществено събитие да направите застраховка. Операциите и логистиката не са свързани с дефинирането на програмата, но имат голямо значение за изпълнението на необходимите задачи за това събитие.

-Технически средства - сцена, звук, образ, светлина.

-Безопасност - трябва да се изготви план за превенция и сигурност, който да се вземе предвид при създаването на командната верига. Кой трябва да се обади на полицията или на гражданската защита в случай на спешност? Законите за сигурността на събитията могат да са различни в отделните страни.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Комуникации - Във всички случаи комуникационната мрежа между ключовите играчи е от съществено значение. Организаторът на събитието трябва да е в контакт всеки път, когато е необходимо, с продуцента и неговите екипи, с отговарящия за сигурността, с мениджъра за връзки с обществеността, със спонсорите, за да могат бързо да реагират на всяка ситуация. Трябва да се състави списък с контакти на ключовите играчи в организацията на събитието. Публичност, популяризиране и връзки с обществеността За да осигурите присъствие на събитието, е необходимо да направите съобщение за него. Външна реклама, плакати и листовки могат да бъдат един от начините за това. Телевизията, радиото и пресата са друг начин. Интернет и социалните медии растат толкова бързо и са по-евтини от традиционните средства. Няма магическа формула, която да ни каже кой е най-добрият начин. Това зависи от вида на събитието и конкретната аудитория, която трябва да оцените и изберете. Например, при фирмено събитие флайъри и интранет (частен канал без допълнителни разходи) може да бъде най-доброто решение, но за събития с възрастна публика реклама във вестник ще има по-голямо въздействие от реклама в социалните медии. Контролен списък при планиране на събития Много е необходимо да има списък за конкретното събитие, за да не се пропусне нещо важно. Има много онлайн списъци за проверка, които могат да ви помогнат да запомните всички подробности. Не забравяйте, че всяко събитие има конкретни цели, конкретна аудитория и има специфични изисквания.

Пример 1 - Контролен списък за планиране на събития в ресурсен център -Уверете се, че целите ви са ясни -Уверете се, че имате достатъчно време - Планирайте работата - и делегирайте!

-Практически съображения -Здраве и безопасност -Средства за първа помощ -Транспорт -Достъп -Дейности на децата -Фотография -Застраховка

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Резервации, разрешения и лицензи -Направете бюджет за събитието и планирайте как да покриете разходите -Публичност -Подробен план -В деня на събитието -След събитието

Пример 2 – Примерен контролен списък за планиране на събития

ПРЕДИ СЪБИТИЕТО -Изисквания на местното правителство - Да се информира местното правителство за събитието и да се получи одобрение (ако е необходимо) Обърнете се към местния Център за информация за посетители, за да видите дали има други събития, насрочени за същата дата и местоположение -Бюджет -Изгответе бюджет за събитието и следете разходите си -Местоположение -Изберете локация или място за събитието -Транспорт - Хората ще пътуват ли дълго до мястото на събитието? Има ли паркинг и лесен достъп до обществен транспорт?

-Когато ще разполагате със залата или местото?

- Дневен ред на събитието -Каква е целта на Вашето събитие?

-Разработване на времевата линия на събитията -Наемете водещи за развлеченията, ако е необходимо - Искайте писмено потвърждение - Дайте депозит за техните услуги, ако е необходимо -Спонсорство - Направете предложение за спонсорство -Идентифицирайте потенциалните спонсори -Предлагайте пакети за спонсорство и проследявайте в рамките на 1 седмица -Използвайте препоръките на спонсорите и винаги признавайте спонсорите си -Маркетинг & промотиране -Разработете план за маркетинг / комуникации

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Създайте рекламни материали, основен текст, лого - Изградете уеб сайт и го оптимизирайте за търсачките - Разпространете листовки / плакати / електронна поща / брошури за участниците -Подайте информация за събития в календари и уебсайтове на местни събития - Изпратете прессъобщение - Участие в регистрация и покани -Изградете онлайн формуляр за регистрация на събития - Намерете онлайн формуляра за регистрация на уебсайта си -Определете какво се включва в цената за регистрация (тениски за събитието, вечеря преди събитието и т.н.) Изпратете имейл до предишните си участници с връзка към онлайн формуляра за регистрация -Разрешения и лицензи -Подайте заявления за всички необходими разрешителни за храна o Ако използвате музика, поискайте разрешение за шум -Заявка за одобрение за издигане на рекламни знаци Затваряне по пътищата - изпратете заявления по-рано -Доставчици - Поръчайте оборудване, напр. сцена, осветление, система за озвучаване и др.

- Попъчайте преносими тоалетни, фойерверки, шатри, генератори -Ангажиране и потвърждение от всички изпълнители в писмен вид -Проверете застраховката – гражданска отговорност за персонала, за доброволците и др.

-Управление на риска - Наемете длъжностни лица за първа помощ - Направете на оценка на риска, включваща всички основни заинтересовани страни - Създайте план за управление на риска -Направете съответната застраховка и изпратете копие до Съвета, ако е необходимо o Планове за непредвидени ситуации - влажно време, слаба посещаемост - План за безопасност -Осигурете двупосочни радиостанции -Контрол на тълпата -Система за сигурност на парите -Основни услуги

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Уведомете полиция, бърза помощ и пожарната -Управление на отпадъците - Разработване на план за управление на отпадъците - Насърчаване на намаляването на отпадъците в маркетинговия материал -Управление на трафика -Проектиране на трафика, включително: -Знаци, паркинг за хора с увреждания, ВИП паркинг, достъп за пешеходци, паркинг, пунктове за влизане и излизане, осветление, затваряне на пътища, насърчаване на алтернативен транспорт - Доставчици на храни Ангажирайте доставчици на хранителни продукти и потвърдете в писмен вид o Поискайте подробности за изискванията за електричество -Заявка за копие на сертификат за регистрация на здравния отдел -Получаване на разрешение за временни помещения за хранене -Подготовка и план на площадката -Дизайн на мястото за провеждане на събитието - План за почистване и поддръжка - Поръчайте почистващи препарати за тоалетни чинии и допълнителна хартия, ако е необходимо -Почистете мястото / косене на трева / разчистване от отломки -Други o Организирайте доброволци и персонал - Подгответе скриптове или сценарий за церемониите -Организиране на награди / трофеи / сертификати и декорации

В ДЕНЯ НА СИБИТИЕТО -Съберете служителите за пълен брифинг -Организиране на зоната за регистрация на доброволци и зоната на забавленията - Раздайте списък с контакти с мобилни номера на всички служители / доброволци.

-Прегледайте веригата за команди в случай на спешност

СЛЕД СЪБИТИЕТО Разчистете всички съоръжения и отпадъци -Благодарствени писма до участници, добровоци, изпълнители

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Благодарствена презентация до спонсорите -Оценка / обсъждане с ключови заинтересовани страни - Приключване на бюджета • Кратка сесия, за да разгледате начините за подобряване на събитието

Пример 3 – Контроен списък за планиране на сътие на Cornell University ПРЕДИ СЪБИТИЕТО: Бюджет -Изгответе прогнозен бюджет -Определете източниците на постъпления -Общи -Проверете календара на университета -Резервирайте помещение -Изгответе и подпишете договори -Резервирайте оборудване - Координирайте плана на стаята -Погрижете се за безопасноста -Погрижете се за настаняване на хората с увреждания -Съобразете се с политиката на Cornell -Продажби -Осигуряване на средства Използване на логото на CU -Шум - Огън на открито - Формуляр за регистрация на събитието / UUP -Декорации -Избор на тема -Дизайн -Закупуване на материали -Конструкция -Забавление -Договори с изпълнителите -Обработване на плащанията -Промотиране

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Изработване на стратегия и график -Постери -Напишете и разпространете съобщения за пресата -Напишете и изпратете реклами за вестниците - Напишете и изпратете реклами за радиото и телевизията -Комитет за кейтъринг -Сет меню -Изберете доставчик за кейтъринга -Продукция -Погрижете се за оборудването - Погрижете се за транспортирането - Погрижете се за настняването - Погрижете се за храната -Билети -Определяне на местата за сядане -Поръчайте билети -Определете местата за продажби - Уведомете бюрото за билети -Разпределете разпоредителите -Подсигурете касата за пари -Други

НЯКОЛКО ДНИ ПРЕДИ СЪБИТИЕТО ПОТВЪРДЕТЕ: -Наемането на помещението - Използването на оборудването -Охраната -Кейтъринга -Транспортирането / настаняването -Продажбата на билети -Разпоредителите -Декорациите -Финално промотиране -Плащане за услуги

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

В ДЕНЯ НА СЪБИТИЕТО: -Проверете организацията - Вземете каса -Транспортирайте гостите

СЛЕД СЪБИТИЕТО: -Почистете -Изпратете благодарствени адреси -Уверете се, че всички плащания са извършени - Цялостна оценка

УПРАЖНЕНИЕ 1

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Изберете правилната област на влияние на събитията (туризъм, икономика, инфраструктура, общество или култура) и ги маркирайте като "положителни" или "отрицателни": Ситуация

Област

Въздействие

Област Туризъм

Въздействие Позитивно

Общество Икономика Култура

Позитивно Негативно Позитивно

Туризъм

Негативно

Инфраструктура

Негативно

Външно промотиране на дестинацията Заетост Инфлация Рехабилитация на историческото наследство Загуба на автентичност Трафик

Решение на Задача 1 Ситуация Външно промотиране на дестинацията Заетост Инфлация Рехабилитация на историческото наследство Загуба на автентичност Трафик

УПРАЖНЕНИЕ 2

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Моля попълнете таблица 1 относно видовете събития с подходяща дума от таблица 2: Таблица 1 Вид събитие

Събитие

Място на провеждане

Вид туризъм

Концерт Изложба Панаир Пешеходен тур Футболен мач Поклонение

Таблица 2 Вид събитие Място на провеждане Вид туризъм

Търговско, културно, дейност през свободното време или религиозно Художествена галерия, концертна зала, изложбен център, природен парк, светилище или стадион Бизнес, културен, природен, религиозен или спортен

Решение: Таблица 1 Вид събитие

Събитие

Място на провеждане Концертна зала Художествена галерия

Вид туризъм

Културно

Концерт

Културно или бизнес

Изложба

Търговско

Панаир

изложбен център природен парк

бизнес

Дейност през свободното време Дейност през свободното време Религиозно

Пешеходен тур

Футболен мач

стадион

спортен

Поклонение

светилище

религиозен

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

културен Културен или бизнес

природен

УПРАЖНЕНИЕ 3 Задача 1 Организирате събитие, в което всеки участник трябва да се регистрира. Какъв е минималният брой асистенти, които трябва да наемете, като знаете че: -Очакваният брой на участниците е 450 -Средната продължителност за регистрация е 1:30 минути - Регистрационното бюро ще бъде отворено за един час

Решение на Задача 1 1:30 минути = 90 секунди Необходимо време за регистриране на всички участници: 450*90=40.500 Време, през което е отворено бюрото за регистрация: 1 час = 60 минути = 3.600 секунди Необходимо време разделено с налично време: = 40.500/3.600 = 11,25 Необходими са най-малко 12 асистента.

Задача 2 Как бихте организирали участие в панаир в 8 до 10 стъпки.

Решение на Задача 2 Как да организираме участие в панаир: -Определяне на цели и задачи -Наема на площ на панаира -Подреждане на щанда -Организиране на транспортирането на материалите до панаира и обратно -Наемане на хостеса (ако е необходимо) -График за щанда (щандът не може да остане празен по никое време) -Наемете персонал за почистване (обикновено се осигурява от организаторите на панаира) -Резервиране на транспорт и настаняване (ако е необходимо) -Подготване на промоционални материала, публичност и връзки с обществеността -Работни срещи (ако това е търговско изложение)

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ МАТЕРИАЛИ И БИБЛИОГРАФИЯ Anonymous, 2010. Event Management Plan, s.l.: Gascoyne Development Commission.

Anonymous, 2017. Active Network. [Online] Available at: http://www.activenetwork.sg/event-managementresources/articles/sample-event-planning-checklist.htm [Accessed 1 9 2017].

Anonymous, 2017. BGL Business Solutions. [Online] Available at: https://www.blgbusinesssolutions.com/blog/4-steps-to-figure-outthe-target-audience-for-your-next-event [Accessed 1 9 2017].

Anonymous, 2017. Concep. [Online] Available at: http://www.concep.com/targeting-the-right-audience-for-yourevents [Accessed 1 9 2017].

Anonymous, 2017. Cornell University. [Online] Available at: http://www.eventplanning.cornell.edu/docs/event-planningchecklist.pdf [Accessed 1 9 2017].

Anonymous, 2017. Resource Centre UK. [Online] Available at: http://www.resourcecentre.org.uk/information/event-planningchecklist/ [Accessed 1 9 2017].

Anonymous, 2017. The Balance. [Online] Available at: https://www.thebalance.com/what-is-event-management-4067066 [Accessed 1 9 2017].

Anonymous, 2017. The Balance. [Online] Available at: https://www.thebalance.com/what-is-event-management-1223642 [Accessed 1 9 2017].

Anonymous, 2017. Wild Apricot Membership Knowledge Hub. [Online] Available at: https://www.wildapricot.com/articles/event-checklist [Accessed 1 9 2017].

Anonymous, 2017. World Travel & Tourism Council. [Online] Available at: https://www.wttc.org/ [Accessed 1 9 2017].

Capell, L., 2013. Event Management For Dummies. Wiley for Dummies ed. s.l.:s.n.

Jago, .. L. K. & Shaw, R., 1998. Festival Management and Event Tourism. s.l.:Cognizant Communication Corporation.

Simões, M. M., Isidoro, A. M., Saldanha, S. D. & Caetano, J., 2014. Manual de Organização e Gestão de Eventos. 1 ed. Lisboa: Edições Sílado.

Vieira, J. M., 2015. Eventos e Turismo - Planeamento e Organização. 1 ed. Lisboa: Edições Silabo.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.