BG - Learning Unit 4 - AR

Учебно съдържание ПОДМОДУЛ 1: Предимства и недостатъци на софтуера за управление ПОДМОДУЛ 2: Видове софтуер за управление на проекти ПОДМОДУЛ 3: Специализиран софтуер за управление на събития ПОДМОДУЛ 4: Характеристики за планиране, мониторинг и организиране на софтуера за управление на събития

Учебни часове:

10

Натовареност:

25

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

УЧЕБЕН МОДУЛ 4 - ИКТ В ОРГАНИЗАЦИЯТА НА СЪБИТИЯ

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 2 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Цели на модула Дейности/постижения Използване на специфичен ИКТ софтуер за реализиране на определено събитие Знания

Умения

Определяте подходящ софтуер зауправление на събитие и посочвате предимствата и недостатъците му

Изчерпателни за принципите и видовете софтуер за Сравняване на планираните управление на проекти задачи и дейностите на събитието с тези, които ще се Основни за ИКТ при изпълняват в реално време, управление на проекти като използвате конкретен софтуер Основни за ефективното използване на ИКТ при Подготвяте бюджетно планиране, организиране и разпределение за всяка фаза мониторинг на събития / задача / дейност, под надзора и указанията на мениджъра на събитията, като използвате конкретен софтуер

Компетентности Действате самостоятелно при използването на избрания софтуер за управление на събитието Съдействате на мениджъра на събитието при определяте какво е необходимо да бъде изпълнено събитието Използвате обратна връзка като инструмент за контрол на качеството на събитието, като прилагате ИКТ Определяте решения за всеки проблем, който може да възникне по време на изпълнението на събитието според данните, извлечени от използваните ИКТ, и ги предлагате на мениджъра на събитията

РЕЗЮМЕ Обучителният модул дава възможност на обучаемите да се запознаят с концепциите за софтуер за управление на проекти и версиите на тези специализирани за управление на събития. Първият подмодул проверява предимствата и недостатъците на прилагането на софтуер за управление.

Вторият подмодул изследва различни видове софтуер за управление на проекти. Третият подмодул следи специализираните софтуерни решения за управление на събития. Последният подмодул обсъжда характеристиките на софтуера за управление на събития по отношение на планирането, мониторинга и организацията на възможностите, които те предоставят.

KЛЮЧОВИ ДУМИ Софтуер за управление на проекти, Софтуер за управление на събития, ИКТ

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ПОДМОДУЛ 1: ПРЕДИМСТВА И НЕДОСТАТЪЦИ НА СОФТУЕРА ЗА УПРАВЛЕНИЕ

ПРЕДИМСТВА И НЕДОСТАТЪЦИ НА СОФТУЕРА ЗА УПРАВЛЕНИЕ Ръководителите на проекти имат нужда от специфични инструменти за управление и изпълнение на проектите си навреме. Традиционният софтуер за управление на проекти помага на тези мениджъри да изпълняват различни функции, в т.ч. да управляват обхвата на проекта, разходите и ресурсите. Съвременният софтуер за управление предлага още повече възможности. Те помагат за намаляване на загубеното време, като например времето, прекарано в търсене на файлове или данни, и времето, прекарано в ръчното актуализиране на графици. Ръководителите на проекти се нуждаят от инструменти, за да споделят файлове, да комуникират в реално време и да гарантират, че всички в екипа работят в синхрон. Някои инструменти намаляват съкращенията - те консолидират системите, така че информацията да съществува само на едно място. Също така те избягват съкращения във файловете, които могат да допринесат за това, което някои наричат "кошмар за издаване на версии". (MavenLink, 2017) В допълнение към смекчаването на броя на различните файлове, софтуерът за управление на проекти също така гарантира, че екипите използват един метод за проследяване на времето, задачите, елементите като фактури и др. Наличието на една система позволява на екипите да работят творчески в рамките на даден проект.

Ползите от проследяването на времето също са нещо, което трябва да се има предвид. Проектите често имат фази, а фазите обикновено имат крайни срокове. Например, по време на фаза на анализ ръководителят на проекта може да поиска от няколко човека да изпълняват различни задачи. С помощта на функцията за Gantt диаграма на

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

програмата за управление на проекти, мениджърът може да прегледа диаграма, показваща напредъка на всеки отделен човек по време на фазата. Софтуерът може да предупреди мениджъра, ако открие, че екипът може да не спази крайния срок, определен от мениджъра за конкретната фаза.

Докладите за напредъка, постигнати от екипа по поддръжка на софтуера за управление на проекти, остават фокусирани и работят целенасочено. Софтуерът може също да даде възможност на мениджърите да преразпределят и сменят задачите си лесно. Например, ако двама членове на екипа завършат задачата рано, мениджърът може да използва софтуера, за да ги използва бързо за друга задача. Мениджърите могат да генерират задачи, използващи имейл в някои приложения за управление на проекти, и да ги превърнат в графики на Gantt.

Комуникацията чрез имейл е добър способ, но екипите често могат да работят попродуктивно, когато могат да влязат в компютрите и да споделят информация за проекти в реално време с помощта на софтуер за управление на проекти. Потърсете софтуер, който осигурява този вид комуникация, ако членовете на екипа ви не работят на едно и също място. Той също така помага, като членовете на екипа могат да придобият по-голяма представа за състоянието на проекта и подробните срокове. Софтуерът за управление на проекти прави това възможно, като си спомня всичко, което се случва по време на дадена фаза на проекта и го предоставя на всички. Софтуерът за управление на проекти разработва фуния за комуникация по задачи и проекти както вътрешно, така и външно с клиенти и други заинтересовани страни..

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Освен това, с появата на облачния софтуер за управление на проекти, организациите вече не трябва да работят на едно физическо място. Те лесно могат да работят като екип, докато са разпръснати в различни географски райони, като същевременно запазват същия достъп, актуализации и нива на сътрудничество. Софтуерът като решение за управление на проекти (SaaS) улеснява екипната работа - и по този начин осигурява изпълнението на проекта, удовлетвореността на клиентите и повторението на бизнеса. Когато вашият проект е в облака, вашият екип може да има достъп до необходимата работна информация навсякъде и по всяко време, когато е необходимо. Независимо дали сте на среща с клиент, събитие в мрежа или на вашия диван, облачният софтуер съхранява информацията, вместо се търсите в локалните компютърни папки на колегата ви. Независимо от платформата, която всеки член на екипа ви използва - Windows, Mac, Linux - е без значение, тъй като единственото нещо, от което се нуждае облачното приложение, е интернет връзка и уеб браузър (TeamWork, 2017) Задачите се извършват по-бързо, когато всеки член на екипа ви може да работи в средата, в която се чувства най-комфортно. Добрият софтуер за управление на облачни проекти предлага първокласно ниво на сигурност, използвайки силно защитени центрове за данни и сървъри с вградено възстановяване при аварии. Ако излеете кафе на лаптопа си, изтеглите вирус или дори загубите целия си офис, можете да се върнете на работа без да прекъсвате работния процес, тъй като цялата ваша важна информация се съхранява в облака. И ако някой лаптоп се изгуби или бъде откраднат, всичко, което трябва да направите, е да влезете в онлайн профила си и да промените паролата си, за да защитите чувствителните данни.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

С помощта на системата за управление на проекти, базирана на облачните технологии, вашите ИТ администратори и мрежов екип са освободени от поддръжка на софтуера. Тъй като доставчиците на софтуер за управление на проекти в облака се грижат за ъпгрейда на версията, архивирането на данни и различни други дейности, се гарантира, че приложението остава на разположение, и е достъпно 99,9% от времето. Това е друга важна причина, поради която бизнесмените предпочитат решения, базирани на облачните технологии. Прекомерната зависимост от ИТ поддръжката се премахва с помощта на софтуера, базиран в облака.

И накрая, софтуерът автоматизира вашите процеси и осигурява един център за управление на ресурси, задачи, графици, проекти и комуникации. Цялата тази информация, която е в една система, ви дава огромна възможност да изготвяте отчети за напредъка - независимо дали ежедневно, седмично, месечно или тримесечно. Днешните усъвършенствани системи могат да предоставят отчети за напредъка в реално време, така че лесно можете да визуализирате и споделяте информацията, свързана с развитието на проекта. Това не само ви дава представа къде можете да коригирате ресурсите си, за да направите по-интелигентни решения за развитието на проекта; тя също така ви дава възможност да дадете подробни и прозрачни отговори на въпросите на заинтересованите страни. Системата за управление на проекти подпомага вземането на правилни решения, тъй като разполага с всички детайли на едно определено място. Оттук и процесът на вземане на решения се подобрява и става много по-точен.

НЕДОСТАТЪЦИ НА СОФТУЕРА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ

Софтуерът за управление на проекти също така има своите недостатъци. Избирането на една система изисква инвестиция, което означава, че трябва да разгледате внимателно и да определите коя система ще работи най-добре за вашите уникални работни потоци. Системата, която избирате, трябва да е точно толкова приспособима, колкото ви е необходима. Трябва да обмислите разходите за време и евентуално за обучение на служителите си. Някои програми могат да бъдат много скъпи. Докато софтуерът за управление на проекти може да осигури чудесни решения, много пъти

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

тези решения трябва да бъдат проектирани или решени по поръчка чрез закупуване на множество софтуерни програми. Те могат да бъдат скъпи варианти и могат да бъдат трудни за изпълнение. По отношение на контрола на достъпа, най-новите версии на онлайн решения за управление на проекти позволяват достъп за множество потребители. Това прави много по-лесно споделянето на данни. Въпреки това, докато достъпът за няколко потребители има своите ползи за съвместната работа, ще трябва да се избягва неоторизираното преглеждане на чувствителни данни за проекта и да се наглежда контрола на достъпа. Ако забравите да промените настройките в контрола за достъп може да си навлечете много хора, които да гледат частната информация за фирмата. .

Подобно на много приложения, програмите за управление на проекти често имат крива на обучение, която варира в зависимост от сложността на програмата. Това обикновено струва пари за закупуване на качествен софтуер или използване на приложения за онлайн управление. Мениджърите на проекти трябва да се научат как да използват основните функции на програмата и да гарантират, че членовете на екипа се учат да използват компонентите, от които се нуждаят, за да изпълняват своята работа. Потребителят трябва да има разбиране за методологията и речника за управление на проекти. Повечето софтуерни пакети за управление на проекти разчитат на това като предпоставка. Освен ако потребителят не следва основните стъпки за планиране и задаване на задачи, софтуерът няма да има никаква полза и всъщност може да усложни проекта.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Отнема време, за да се планира даден проект, да се определят важните етапи, да се въведе всичко в системата и да се разпределят задачите между членовете на екипа. Софтуерът за управление на проекти също може да доведе до създаването на проекти, които са по-сложни, отколкото би трябвало да бъдат. Софтуерът за управление на проекти може да усложни прости проекти. Докато използването на софтуера за управление на проекти е популярен вариант за много организации, по-прости проекти може да не се нуждаят от софтуер за управление на проекти. Когато програмният софтуер за управление се използва неправилно, той може ненужно да усложни проблемите. Приемането от страна на служителите на технологията, която избирате, е от решаващо значение за постигане на най-висока възвращаемост от вашата инвестиция в софтуер за управление на проекти, както и за да не се налага служителите да не използват системата поради липса на разбиране за потребителския интерфейс и пълната функционалност.

Искате вашият софтуер за управление на проекти да ускори процесите, а не да създава допълнителна тежест за времето на вашия екип. Вместо просто "да се направи проектът", което е цялостната цел в управлението на проекти, някои мениджъри на проекти станаха така фокусирани и толкова обсебени от методологията, че последната се превърна в "край", а не в среда на края". Това застрашава изпълнението на проекта и води до пропуснати възможности, тъй като ръководителите на проекти стават толкова затворени и по този начин защитават собствената си методология, че отказват

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

да експериментират с друг, който може да бъде по-бърз и по-добър за настоящия им проект.

ПОДМОДУЛ 2: ВИДОВЕ СОФТУЕР ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ Софтуерните услуги за управление на проекти се предлагат в различни видове, обхвати и планове за ценообразуване. За да изберете този, който най-добре отговаря на вашите специфични изисквания, първо трябва да разберете какви типове софтуер за управление на проекти има. В тази статия ще обсъдим всички важни типове и ще ви покажем кои са най-подходящи за конкретни компании или видове задачи. Надяваме се, след като знаете добре възможностите си, ще можете да изберете услуга, която наистина ще ви позволи да оптимизирате управлението на проекти във вашата компания. (Finance, 2017)

Някои софтуери са специфични за един тип, докато други софтуерни продукти имат комбинация от типове. При избора на правилния софтуер за управление на проектите получавате само необходимите ви функции. Въпреки това, пазете раздела на другите функции, които ще ви трябват в бъдеще, докато фирмата ви расте. Също така потърсете доставчик, който предлага безплатен или демонстрационен софтуер, като така ще можете по-добре да оцените функциите му.Преди да сравним видовете софтуер за управление на проекти, имайте предвид три области, по които могат да бъдат класифицирани: •

Разгръщане - как е инсталиран и достъпен софтуерът

•

Характеристики - как се използва софтуерът от неговия предназначен потребител

•

Специализация - специализацията на софтуера.

Някои софтуерни продукти за управление на проекти може да са най-добрите в своя клас, но това не означава, че е добре за вашата бизнес настройка. Не забравяйте, че софтуерът е само инструмент, но е важно как ще го приложите към вашия проект.

Чрез разгръщане Инсталиран или достъпен софтуер ще бъде фактор в решението ви за закупуване.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

На място (настолен) – софтуерът за управление на проекти е инсталиран на вашия компютър или сървър. Обикновено плащате еднократен (или годишен) собствен лиценз за използване на софтуера. За •

Вашите файлове остават с вас

•

Имате повече контрол върху софтуера

•

Обикновено няма повтарящи се лицензионни такси

Против •

Трябва да назначите ИТ специалист за управление или отстраняване на неизправности в софтуера, включително и технически проблеми

•

Висок капитал за сървъри или компютри, ъпгрейди и наемане на ИТ специалисти

•

Можете да осъществявате достъп до софтуера на вашия сървър или компютър; мобилността е компрометирана.

Хостинг в облака – софтуерът за управление на проекти е инсталиран на сървъра на доставчика и е достъпен чрез интернет. Обикновено плащате месечна абонаментна такса за използване на софтуера. За •

Нисък капитал; често само месечната такса, която може да е около 20 долара

•

Не е необходимо да се наема ИТ специалист за управление на софтуера; продавачът се грижи за сигурността и отстраняването на неизправности

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

•

Можете да имате достъп до софтуера навсякъде, където има Интернет връзка; вие сте мобилни.

Против •

Файловете ви са в облака и са споделени с продавача

•

Повтарящи се месечни такси, които се увеличават с течение на времето, като така струват повече в дългосрочен план

•

Вие нямате контрол върху софтуера (какво ще стане, ако продавачът се провали?).

Чрез характеристики Как ще използвате софтуера също ще определи правилното решение за управление на проекта за вас. Личен или софтуер за управление на проекти за един потребител, проектиран за домашни или лични проекти. Предполага, че само един потребител в даден момент ще редактира плана на проекта. Този тип често се използва за малки проекти отгоре надолу, които имат ясна структура на начало, среда и край. Например, DIY проект за мебели.

Съвместно – софтуер за управление на проекти, предназначен за множество потребители, които могат едновременно да четат, редактират или добавят към плана на проекта. По-важното е, че допълненията или промените са интегрирани в цялостната система, така че планът на проекта се актуализира веднага. Сътрудничеството може да бъде на различни нива, където други могат да редактират плана на проекта, други могат да публикуват бележки, а други могат да четат само данните. Този тип е полезен за фокусирани или сложни проекти с екипи или лица, работещи по отделни, но свързани, подпроекти (TeamGantt, 2017) Съвместният софтуер за управление на проекти помага на ръководителя на проекта и заинтересованите страни да оценяват и наблюдават както последователните, така и паралелните дейности, които се случват на различни етапи в различните екипи. Също така този тип софтуер работи най-добре в уеб-базирана инфраструктура, където потребителите на различни места могат да имат достъп до плана на проекта и да въвеждат данни в реално време.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Интегрирано – софтуер за управление на проекти, който се интегрира с други аспекти на бизнес операциите, като управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) или инструменти за сътрудничество. Този тип е полезен за проекти, които се припокриват с други бизнес дейности, често процеси на взаимоотношенията с клиентите. Например, софтуер за нова версия може да бъде реализиран, използвайки този тип управление на проекта, за да се справи с проекта през различните етапи на разработката му, докато модулът CRM може да бъде интегриран, за да изисква обратна информация за технически дефекти или идеи за публикуване на новата версия. Тези видове често се включват като модули в много софтуерни продукти. Но някои проекти изискват да използват една функция повече от други функции; следователно, ако имате специализиран проект, трябва също така да получите решение за управление на проекти, което е специализирано в един или два от следните аспекта:

Планиране – този тип подчертава функция за график, по-скоро диаграма на Gantt, която проследява графика на проектните резултати. Софтуерът за управление на проекти, ориентиран към графици, е най-подходящ за публични събития или проекти, ориентирани към дейности, като концерти, въвеждане на продукти или големи събития. Графикът е фиксиран (придвижването му ще рискува обществено недоволство), така че фокусът е да се придържаме здраво към календара.

Проследяване на проблема – този вид подчертава необходимостта от внимателен мониторинг на проблеми или пропуски по време на прогреса на проекта, за да се гарантира, че те са адресирани правилно. Това е най-полезно за проекти, които имат много технически спецификации, че един дефект или промяна в плана може да предизвика ефект на доминото от дефекти; като по този начин компрометира целия проект. Разработката на софтуера се нуждае от този тип управление на проекта, за да проследява непрекъснато за технически проблеми и да ги поправя, като същевременно гарантира, че цялата система работи както е планирано.

Проектно портфолио – този вид има сложни функции, които позволяват на организациите да обработват едновременно няколко проекта. Той разполага с

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

отлично табло за управление, което осигурява цялата представа наведнъж, за да се проверят подробностите за различните проекти. Организациите, които извършват няколко проекта наведнъж, трябва да използват този софтуер за управление на проекти. Тъй като има по-стабилна редакция, проследяване и други функции изисква по-напреднала инфраструктура, очаква се, че този софтуер е скъп. Строителните компании, строителните предприемачи и инженеринговите фирми са някои от обикновените потребители на софтуера за управление на проектно портфолио.

За да сте конкурентоспособни в днешната бизнес среда, която изисква точни и навременни резултати във все по-кратко време за реагиране, е необходим софтуер за управление на проекти. Но тези решения идват в различни пакети. С общо разбиране за техните видове, вие сте на прав път, за да получите най-рентабилния софтуер за управление на проекти за вашия бизнес.

ПОДМОДУЛ 3: СПЕЦИАЛИЗИРАН СОФТУЕР ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА СЪБИТИЯ Софтуерът за управление на събития е общият термин за широка гама от софтуерни продукти, които се използват в управлението на професионални и академични конференции, търговски изложения, събрания и по-малки събития като срещи за продължаващо професионално развитие (CPD). (Wikipedia, 2017)

EVENTBRITE Eventbrite е безспорно най-популярният софтуер за управление на събития. Това е платформа, базирана на облак, която позволява на организаторите на събития да планират, популяризират и продават билети за събития и да ги публикуват в Facebook, Twitter и други социални мрежи директно от интерфейса на сайта. . (EventBrite, 2017)

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Cvent е лидер в управлението на събития, регистрация на онлайн събития, събирането на места, и технологията за мобилни събития - с над 183 000 активни потребители. Cvent модернизира традиционните процеси, свързани с управлението

на

събития.

Тяхната

интегрирана

платформа, плановете за помощ по-ефективно да намират местата за провеждане на събития, да планират събития, да ангажират участниците, да измерват въздействието на събитията си и много повече. (Cvent, 2017)

Eventzilla осигурява най-достъпното решение за управление на събития и регистрация за организатори от всякакъв размер. Ако хоствате безплатно събитие, Eventzilla е 100% безплатно за използване. За платените събития, тяхната такса е 1 долар за един участник, което е най-ниската в индустрията днес. Независимо дали организирате купон за рожденния ден или музикален фестивал, Eventzilla разполага с разнообразни функции и допълнения.

(Capterra, 2017)

Пълна платформа за таксуване на базата на облачна технология за онлайн продажби, маркетинг, печатни билети и маншети, социални медии и набор от опции за оборудване за продажба на билети и сканиране на билети. Независимо дали управлявате център за представления в изкуството, организирате огромни фестивали, домакинствате малки събития или набирате на средства, ще имате всичко необходимо за лесно и успешно събитие чрез Purplepass. (Nasdaq, 2017)

Regpack е водещ, най-бързо развиващ се софтуер за управление на събития, доверен от 5000+ организации от цял свят, като NFL и Goodwill.

Regpack ви позволява да контролирате пълния жизнен цикъл

на

събитието,

обслужването,

от

плащането

същевременно спестявате пари! (G2Crowd, 2017)

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

регистрацията и

отчитането,

до като

Trello е уеб-базирано приложение за управление на проекти, създадено първоначално от Fog Creek Software през 2011 г., което е създадено

за

основа

на

отделна

компания през 2014 г. и по-късно се продава на Atlassian през януари 2017 г. Компанията се намира в Ню Йорк. (Trello, 2017)

Primavera е софтуер за управление на портфолиото на предприятието. Той включва управление на проекти, управление на продукти, възможности за сътрудничество и контрол и се интегрира с друг корпоративен софтуер като ERP системите на Oracle и SAP. Primavera стартира през 1983 г. от Primavera Systems Inc., придобита от Oracle Corporation през 2008 г.

(Mongolia, 2017)

Asana е уеб и мобилно приложение, предназначено да помогне на екипите да следят работата си. Основана е през 2008 г. от съоснователя на Facebook Дъстин Московиц и бившия инженер Джъстин Росенщайн, които са работили за подобряване на производителността на служителите на Facebook. (Asana, 2017)

Word и особено Excel могат да се използват и за управление на събития. Особено полезна е по-специално функцията за обединяване

на

пощата

в

Word,

използвайки електронна таблица от Excel,, като може да се използва за създаване на няколко документа едновременно. (Office, 2017) Тези документи имат идентично оформление, форматиране, текст и графики. Документите на Word могат да се създават с обединяване на пощата да включват насипни етикети, букви, пликове, билети и имейли.

В процеса на обединяване на

пощата има три документа: главният ви документ, източникът на данни, вашият обединен документ.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

VSIS ConfTool, системата Open Source на ConfTool, се предлага чрез безплатен лиценз за

некомерсиални

предназначен

събития.

за

Той

академични

е и

непрофесионални планирани събития. За до 150 участника тя предлага персонализируем регистрационен формуляр, качване на файлове и онлайн подаване, както и онлайн формуляри за преглед. На конференцията можете да го използвате, за да проверите присъстващите. (Medium, 2017) За обработка на плащания, различни от кеш, чек или банков превод, ще ви е необходима версията за професионалисти. Характеристики: Онлайн регистрация, Custom branding, Управление на данни.

Приложението Open Event от Odoo има множество функции за всеки етап от процеса на планиране на събития.Можете да създавате страници за събития с лесен за ползване редактор и да създавате дневен ред за всяко събитие. Продайте билети онлайн на няколко нива, популяризирайте използването на автоматизирана електронна поща и социална интеграция и проследявайте успеха на сайта с Google Анализ. (Diazgranados, 2017) Odoo също предлага инструменти за SEO и целеви страници и се интегрира напълно с останалата част от пакета Apps на Odoo.

Характеристики: Билети

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

График на събитията Интеграция със социалните медии Email маркетинг Интеграция с Google Анализ Управление на спонсорите

OpenConferenceWare е уеб приложение с отворен код за събития и конференции. Персонализираната платформа за общо предназначение предлага предложения, сесии, графици, песни и др. За

тези, които

особено разбират технологиите, OpenConferenceWare изисква приложението Rails. То може да се персонализира и е платформа, където всеки може да изброява сесии за събитие, да създава и актуализира предложения, да се абонира за новини, да показва стаите си и да създава потребителски профил. Администраторите могат да създават и променят събития, да определят крайни срокове за предложенията и да управляват помещения и сесии. Характеристики: График на събитията Управление на помещения Управление на сесии Проучвания сред участниците в събития

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ПОДМОДУЛ 4: ХАРАКТЕРИСТИКИ ЗА ПЛАНИРАНЕ, МОНИТОРИНГ И ОРГАНИЗИРАНЕ НА СОФТУЕРА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА СЪБИТИЯ

Ключът към знанието на отговора на: какво е софтуер за управление на събития? е да попитаме, какви са характеристиките на софтуера за управление на събития? В зависимост от набора от функции, тези решения предлагат инструменти за покриване на етапите на планиране на събитието, организиране на самото събитие и нивото на оценка след края на събитието. Нека да идентифицираме тези основни характеристики.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПО ПЛАНИРАНЕТО

Инструменти за маркетинг на събитията

Трябва да интегрирате уебсайта си с инструмент за анализ на уебсайтове, за да проследявате поведението на посетителите в сайта си и да идентифицирате слабите места, за да увеличите максимално маркетинговите си усилия. Софтуерът трябва да ви позволи да предавате събитията си на живо в YouTube и други уебсайтове за споделяне на видеоклипове, за по-широк обхват. Трябва да има водещи инструменти за управление на спонсорите за придобиване и управление на потенциални клиенти по време на събитията.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Те разполагат с всички функции на софтуера за управление на събития, което позволява популяризирането на събитието ви за достигане до широка онлайн аудитория и привличане на потенциални клиенти. Маркетинговите канали включват социални медии, имейл маркетинг, медии и блог сайтове. Инструментите се различават, но в решенията се намират основите като Builder на уебсайтове за събития, интегриран пощенски и събитиен календар. Създателят на уебсайта за събития създава целевата страница за терена и онлайн регистрацията. Повечето решения предлагат plug-and-play билдъри с функционалност "плъзгане и пускане", която позволява на всеки да създава страници на събития без никаква спънка. Възможно е също така да бъде представена мобилна версия, която е важна, имайки предвид, че много участници имат достъп до целевата Ви страница от смартфоните си. От друга страна, подателя отразява информацията от онлайн регистрацията от кампаниите през електронната поща. Можете да изпращате имейли на различни етапи на събитието с различни конкретни теми, а именно, подхранване на потенциални клиенти, насърчаване на обратна връзка и изпращане на напомняния или призив за действие за сделки с ранни и по-евтини цени на билетите. Подателя може да бъде брандиран от вас с персонализирани полета за сливане, за да се отдаде на посланието повече ангажираност. Подателя може да проследява данни в реално време (отворени, кликвания и т.н.) и да показва спонсорства, тъй като тази платформа е вероятно част от вашите медийни стойности за спонсорите. Междувременно календарът на събитията, независимо дали е вграден или интегриран, може да покаже на участниците различните програми, записани в датите на събитието. Някои решения позволяват на участниците да кликнат върху определена дата или програма в календара, откъдето могат да резервират слот. .

Управление на бюджета Това е още една ключова характеристика, която ви помага да наблюдавате средствата, да преизчислявате разходите и да изчислявате спестяванията. Този модул обхваща всички транзакции на събитието и гарантира точността на подробностите за бюджета, което води до точна възвръщаемост на инвестициите. Тази функция може също така да проследява сделки или котировки и извършени действителни плащания и да оценява средната цена на участник, за да ви помогне да мащабирате прогнозите. Формиране на

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

бюджети за събития, проследяване на фондовете за различни събития, изчисляване на променливите разходи и оценка на разходите за срещи.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПО МОНИТОРИНГА Проследяване на продажбите, които промоциите ви докарват през различните периоди от време. Наблюдаване на продажбите на билети, наличността на местата и присъствието - всичко това на едно място. Reporting & Analytics, получете моментна представа за общите приходи на Вашите събития, продадени билети, посещения на страници и изплащания. Получете общ преглед на продажбите и билетите за продажби онлайн, ръчно или в боксофиса.

Доклади по събитието Разработване на живописно пътешествие на всеки участник със специално внимание към интересите, присъстващите сесии и груповото участие.Таблото за управление на събитието на софтуера за управление на събития трябва да е достъпно както от персонални компютри, така и от ръчни устройства. Тъй като сте мениджър на събитията, всички важни данни като общия брой говорещи, общият брой на купувачите на билети, генерирането на общите приходи и протокола от проучването трябва да бъдат видими за Вас. Отчитане на събитието Можете да провеждате анализи със софтуера за управление на събития преди, по време на събитието или след него, което ви дава възможност да получите по-информирани решения. Някои решения позволяват отчитането в реално време, за да ви помогнат да оцените посещаемостта, разходите и другите ключови показатели и да извършите корекции, ако е необходимо, за да се придържате към целта. Отчитането може да бъде под формата на резюмета или детайли, които можете да споделите със своите екипи, партньори, спонсори и други заинтересовани страни. Проследяващите тенденции също са възможни с анализи на събитията, които да ви помогнат да изградите своя набор от

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

най-добри практики. Освен това можете да персонализирате отчетите, за да се съсредоточите върху важни показатели за бъдещи събития.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПО ОРГАНИЗИРАНЕТО Управление на присъствието Трябва да можете да създадете персонализирани страници за регистрация и да посочите цените на билетите с опция за покупка. Позволете на лекторите да се регистрират предварително за срещата Ви и да си вземат идентификационните карти, като се регистрират в хотелите, в които ще останат по време на събитието. Трябва да има система за сканиране на баркодове, за да можете да я сканирате и да видите елементите, които всеки участник трябва да получи. Когато даден участник получи своите материали, базата данни трябва да отметне името му от списъка. По този начин можете да се уверите, че всеки получава правилните неща. Възможността за създаване на онлайн общност е задължителна. Лекторите или изпълнителите могат да посочат имената си тук, както и хората от аудиторията. Този онлайн форум ще ви помогне да знаете какво харесват и не харесват участниците в събитията и тъй като една онлайн общност трае по-дълго от дадено събитие, хората ще си взаимодействат дори и след като определена среща или конференция приключи. Те дори ще споделят новината за предстоящите събития сред приятелите си. Устройството за сканиране също е от решаващо значение. Ако вашето събитие ще продължи три дни и има няколко сесии, можете да сканирате значките на участниците, за да проследявате кои сесии са гледани от максималния брой хора и кои сесии не са успели да генерират интерес сред купувачите на билети.

Сигурността на данните е може би най-важната характеристика на софтуера за управление на събития. Както лекторите, така и купувачите на билети ще споделят своите лични данни на сайта Ви. Затова се уверете, че избраният от Вас софтуер е оборудван с най-съвременна технология за защита на данните.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Онлайн регистрация за събитието Една от прекрасните особености на софтуера за управление на събития е прехвърлянето на въвеждане на данни за регистрация от организатора до участниците. Това става възможно чрез онлайн регистрация, където участниците въвеждат информацията директно в базата данни за събития. Сложните решения дори позволяват регистрация в няколко или повече сесии, където гостите могат да изберат конкретни програми за събития или работни срещи на които да присъстват. За да се защити цялостта на данните срещу спам и тролове, тези системи могат да съдържат ограничения като регистрационен код или уникална идентификационна система за всеки гост. Същата база данни може да се използва за маркетинг на събития и обработка на място.

Управление на базата данни Базата данни е в основата на софтуера за управление на събития. Тя съчетава онлайн регистрация, списък на гости на място, списъци с ел.пощи и анализи. Потърсете възможности за импортиране / експортиране, вариации в сортирането, за да извлечете различни показатели и интеграция с ключови бизнес системи за CRM, help desk, управление на работните потоци и комуникация в облака.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

FURTHER READING AND BIBLIOGRAPHY Asana, 2017. Asana. [Online] Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/Asana_(software) [Accessed 1 12 2017].

Capterra, 2017. Capterra. [Online] Available at: https://www.capterra.com/p/117828/Eventzilla/ [Accessed 1 12 2017].

Cvent, 2017. Cvent. [Online] Available at: http://m.cvent.com/event-overview.shtml [Accessed 1 12 2017].

Diazgranados, J. R. A., 2017. Software4uco. [Online] Available at: http://software4uco.blogspot.com.tr/2016/03/ [Accessed 1 12 2017].

EventBrite, 2017. EventBrite. [Online] Available at: https://www.eventbrite.com/organizer/overview/ [Accessed 1 12 2017].

Finance, W., 2017. Warsaw Finance. [Online] Available at: https://project-management-software.financesonline.com/typesproject-management-software/ [Accessed 1 12 2017].

G2Crowd, 2017. G2Crowd. [Online] Available at: https://www.g2crowd.com/products/regpack/details [Accessed 1 12 2017].

MavenLink, 2017. MavenLink. [Online] Available at: https://www.mavenlink.com/resources/what-is-projectmanagement-software [Accessed 1 12 2017].

Medium, 2017. Medium. [Online] Available at: https://medium.com/@CapterraEvent/the-top-12-free-and-opensource-event-management-software-2afe2fd6ebd1 [Accessed 1 12 2017].

Mongolia, P., 2017. PMI Mongolia. [Online] Available at: http://en.pmimongolia.mn/blog-item/primavera-software-briefintroduction [Accessed 1 12 2017].

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Nasdaq, 2017. Nasdaq. [Online] Available at: https://software.nasdaq.com/festival-management-software/ [Accessed 1 12 2017].

Office, M., 2017. MS Office. [Online] Available at: https://support.office.com/en-us/article/Mail-merge-using-an-Excelspreadsheet-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3 [Accessed 1 12 2017].

TeamGantt, 2017. TeamGantt. [Online] Available at: https://www.teamgantt.com/ [Accessed 1 12 2017].

TeamWork, 2017. TeamWork. [Online] Available at: https://www.teamwork.com/project-management-software [Accessed 1 12 2017].

Trello, 2017. Trello. [Online] Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/Trello [Accessed 1 12 2017].

Wikipedia, 2017. Wikipedia. [Online] Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/Event_management_software [Accessed 1 12 2017].

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.