BG - Learning Unit 8 - AR

ПРОТОКОЛ НА СЪБИТИЕ

Учебни часове:

8

Натовареност:

25

Учебно съдържание: ПОДМОДУЛ 1: Протокол на събитие ПОДМОДУЛ 2: Категоризация на събитията ПОДМОДУЛ 3: Специални събития ПОДМОДУЛ 4: Потенциални критични моменти ПОДМОДУЛ 5: Протокол на комуникацията на събитие

Цели на модула Дейности / Постижения Дефиниране на протокол за определено събитие Организиране и мониторинг на прилагането на протокола Знания Изчерпателни по отношение на националните правила, регламенти, стандарти, свързани с различни типове протоколи за събития Изчерпателни относно етикета и / или утвърдените стилове на комуникация в различни професионални общности, бизнес сектори, възрастова група и др.

Умения Прилагане на правилата и процедурите на протокола към специфичните характеристики на събитието, участниците и изискванията на клиента и / или спонсорите Определяне на ясни и разбираеми правила, свързани с различни аспекти на планирането, организирането и провеждането на събитията

Отчитане на културните различия между представители на различни целеви групи, включително национални особености

Обсъждане правилата с професионалисти, участващи в планирането на събития, организиране и провеждане и промяна на изискванията, ако е необходимо

Основни правила за международни протоколи, регламенти в изпълнението на събития

Определяне на потенциалните критични точки и предлагане на превантивни действия

Компетенции Автономно избиране на протоколни правила / наредби / процедури / стандарти, които да се прилагат при конкретно събитие Водещ мониторинг на изпълнението на договорения протокол за събития съобразно графика, правилата и изискванията Адаптиране протокола на събитието въз основа на отражение, обратна връзка, собствени постижения, трудности и слабости Инструктиране отговорните членове на екипа и представителите на клиентите относно протокола за проявления Решаване на проблемите, които могат да възникнат при подготовката на събитието

РЕЗЮМЕ Този учебен модул обяснява същността на протокола на събитие за различните видове събития. Преди всичко протоколът за събитие зависи от вида на събитието като събиране на хора с цел празнуване, образование, маркетинг или обединение. Протоколът се определя като система от правила, които обясняват правилното поведение и процедурите, които трябва да се следват при официални ситуации. В по-широк мащаб, практиките се развиват сред народите в хода на контактите помежду им и те определят същността на протокола. Протоколът е рамка, която позволява ефективна комуникация между различните видове лидери и техните представители. Протоколът на събитието са нормите, по които е организирано. За да се отразят възможните промени в едно текущо събитие, протоколът на събитието трябва да бъде гъвкав и адаптивен към различните участници на социалната или политическата сцена

КЛЮЧОВИ ДУМИ Протокол, Протокол на събитие, Специално събитие, Вътрешноинституционално събитие , Местно-браншово събитие , Регионално събитие, Основни канали за комуникация на събитие, Протокол за пристигане, Протокол за флагове, Протокол за сядане.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

4

ПОДМОДУЛ 1: ПРОТОКОЛ НА СЪБИТИЕ Думата "протокол" е от гръцки произход, а през Средновековието това означава правила за попълване на документи и водене на архиви. Във Византия думата означава и първата част на документ, съставен в тържествени изрази, в който се изброяват участниците, приемащи този документ. По-късно този термин се прилага към общите правила за провеждане на дейност. Протоколът се определя като система от правила, които обясняват правилното поведение и процедурите, които трябва да се следват при официални ситуации. В по-широк мащаб, практиките се развиват сред народите в хода на контактите помежду им и те определят същността на протокола. Протоколът е рамка, която позволява ефективна комуникация между различните видове лидери и техните представители. Въпреки че през годините някои от традиционните пищни ритуали и живописни церемонии са били отхвърлени, правилното поведение в официални ситуации все още е много важно за поддържането на уважението и запазването

на

положителните

отношения

с

държавното

и

местното

ръководство и други високопоставени лица. Етикетът, по подобен начин, обхваща и същността на маниерите, предписани от обичаи, практики или институции.

Като правилно поведението, когато хората в отношенията си

запазват зачитането на правата и достойнствата на другите. Накратко, етикетът представлява добри нрави. Точно както в минали години, така и днес има определени правила, които трябва да бъдат спазвани, за да се постигне целта да се представим без неудобство и да постигнем добро и любезно отношение към другите. По дефиниция "протокол" обикновено се отнася до обичаите и правилата за любезност и учтивост между индивидите и обществото. За правителството, народите, корпорациите, организациите протоколът е система от конвенции, процедури и символи, чрез които те изразяват своята идентичност и улесняват взаимоотношенията

помежду

им.

Следването

на

протокол

прави

взаимодействието с другите по-предсказуемо и осигурява основна социална рамка, в която да функционират. (Manual, 2017)

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

5

Дипломатическият протокол е специален вид протокол. Това е набор от правила на поведение, които са установени в практиката на поддържане на връзки с официални представители на различни държави. Това е външен израз на уважение, което те дължат един към друг в лицето на своите представители. Дипломатическият протокол обхваща два типа правила: 1) установени в определена държава, които се зачитат от длъжностни лица на държавата на пребиваване в отношенията им с представители на други страни и народи; 2) установени като норми на гражданска власт, които обвързват отношенията между представители на различни държави, когато се намират на територията на страната на пребиваване, както и отношенията между длъжностните лица на страната на пребиваване и чуждестранните длъжностни лица, пребиваващи в територията на държавата на пребиваване. (News, 2017)

Силата на

дипломатическия протокол е морално политическа, но от друга страна, някои от правилата имат правна сила. Протоколът на едно събитие са онези норми, по които то се организира. От друга страна, протоколът на събитието трябва да бъде гъвкав и да се адаптира към различните

участници

на

социалната

или

политическата

сцена.

Един

задължителен официален наръчник бързо би се превърнал в "Протоколна Библия" и резултатът от това ще бъде липса на гъвкавост. (Boswell, 2006) Ето защо правилата и процедурите на протокола трябва да съответстват на специфичните характеристики на участниците и изискванията на клиента и / или спонсорите.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

6

ПОДМОДУЛ 2: КАТЕГОРИЗАЦИЯ НА СЪБИТИЯТА На първо място протоколът за събитие зависи от вида на събитието. Едно събитие може да бъде описано като обществено събиране на хора с цел празнуване, образование, маркетинг или сдружаване. Събитията могат да бъдат класифицирани въз основа на техния размер, вид и контекст. Много е трудно да се

разделят

и

категоризират

различни

видове

събития,

кампании,

представления, партита, празници и различни форуми, тъй като те са в постоянна симбиоза, преливат едно в друго, жанровете са многобройни и имат много стилове, тенденции и разновидности. Почти всяко частно, корпоративно, браншово или друго събитие може да стане специално, стига да е различно от останалите, и да се прави от професионалисти, които разбират работата си и правят това с много творчество и усърдие, търсят и постигат привлекателност и уникалност. Въпреки това, може да се направи обща категоризация на различните типове събития, при условие, че те винаги могат да "преливат" едно в друго, да бъдат синтезирани творчески, концептуално и естетически, за да се запомнят за дълго време и да постигнат своя максимален ефект и цел. (González, 2011) Категоризиране на събитията: -

Светски събития

-

Специални събития

-

Бизнес и браншови събития и форуми

-

Корпоративни и фирмени празници и събития

-

Политически събития

-

Празници на градове, области, общини и др.

-

Музикални и артистични събития

-

Детски събития

-

Спортни събития

-

Лични, семейни и частни събития и празници

-

Официални национални, международни и религиозни празници и събития

-

Фестивали от всякакъв характер

Причините за организиране на едно специално събитие трудно могат да бъдат

описани

поради

тяхното

многообразие

и

многопластовост.

Обикновено причината не е една, а комплекс от причини предизвикват и налагат организирането на всяко специално събитие.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

7

Обобщена класификация на причините: -

Естествена необходимост от събитието. Околната среда може да не налага конкретна и пряка нужда от организиране на специалното събитие. Изисква се осъществяването на определена дейност и решаването на конкретна задача, която не се отнася към настоящата ситуация и средата, няма императивен характер и усъвършенства процесите, като добавя нови елементи и препроектира процеси. Такива специални събития са например регулярните месечни или годишни семинари, срещи, които се осъществяват по предварителен план график. Такива са специални събития,

които

са

предварително

планирани

във

времето

и

непредизвикани от изменения в околната среда. Най-общо казано, това са периодични събития и прояви, които са част от основните политики на фирмата. Тук попадат, например, личните събития, както и останалите събития, които са свързани с чествания. (McCaffree, et al., 1977) -

Промени в околната среда. Появата на промени във вътрешната и външната среда, както и заплахи, които са забележими или в известна степен предвидими, могат да заварят институцията неподготвена. Тези промени могат да бъдат както добри възможности за оползотворяване, така и негативни тенденции и заплахи, на които фирмата трябва адекватно да отговори чрез специално събитие. Много често тези промени се свързват с термините „провал“ или „успех“, които са долната и горна граница на множеството на възможните промени. В много случаи регистрираните успехи на фирмата, нейната добра позиция на пазара, подвежда към поведение, близко до апатичното или неотчитащо възможностите за мултиплициране и „синергиране“ на постигнатите успехи, чрез организиране на специални събития. Системният ПР и стратегията трябва да реагират еднакво интензивно както в случаите на неуспех, така и в случаите на успех, за да се управлява успешно риска и да се оползотворят максимално появилите се добри възможности.

-

Разминавания (различия) в представите, възприятията и нагласите.На практика съществуват и се появяват перманентно несъответствия между обективно съществуващата реалност, субективните възприятия и представи за нея, тоест реалността каквато е, каквато се приема и каквато трябва да бъде. Несъответствията, за които говорим, могат да бъдат свързани с ритъма или логиката на даден процес от вътрешната или външната среда, разминавания между усилията и вложените от фирмата ресурси и очакванията и нагласите на публиките. Регистрирането на

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

8

реални или прогнозни промени във възприятията трябва да се подложи на сериозен анализ. На практика тези изменения могат да не настъпят или ако настъпят, да бъдат краткосрочни и с не особено съществени параметри и влияние. Това налага разумно изчакване и търпение, отлагане във времето или прецизен избор на момента за осъществяване на специалното събитие. Може да се окаже, че за периода на подготовка на събитието се появяват нови промени във възприятията, които да направят безпредметно и обезсмислят осъществяването на планираното специално събитие. (Froideville & Verheul, 2016) Динамичността на пазара и промените във възприятията и нагласите не трябва да водят до прибързани и неразумни решения с високо ниво на риск.

-

Появата на нова технология, знание, продукт или услуга. Най-често това са събития, свързани с бизнеса и търговията, с обучението и науката, и не на последно място с културата и изкуството: промоции и продажби, представяне на нови линии продукти и услуги, търговски изложения и панаири, търгове за произведения на изкуството, научни конгреси, конференции, симпозиуми, кинофестивали, музикални фестивали, модни ревюта и др.

-

Демографски, енергийни, екологични, етнически, социални, културни, здравни и други глобални проблеми. В тази група попадат събития от типа на „Денят на Земята“, „Антиспин кампании“, „Ден без цигарен дим“, „Един ден без автомобил“ и много други . (Goldblatt, 2010)

ПОДМОДУЛ 3: СПЕЦИАЛНИ СЪБИТИЯ Специални събития са конкретни събития като фестивали, връчване на награди, интервюта, пресконференции и др. Тази група събития включва всички видове фестивали, концерти, шоу програми, масови събития. По принцип това е набор от събития, които имат благоприятен ефект върху имиджа на фирмата или марката. Резултатът от поредица от професионални PR дейности е обширна положителна обратна връзка на целевата аудитория, изразена във все поголяма лоялност към компанията и повишаване на интереса на потенциалните клиенти.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

9

Според техния мащаб и влияние, специалните събития могат да бъдат класифицирани по следния начин: 1. Вътрешноинституционални събития. Те засягат организацията, нейни звена и подразделения и нейните „вътрешни публики“. Такива са работните семинари, тиймбилдингите, свързани с политиките на институцията, с преквалификацията на персонала за придобиване на нови компетенции и др. Тези събития и резултатите от тях са свързани косвено и се отнасят до външни публики и целеви аудитории, потребители на продукти и услуги. (Goldblatt, 2010) 2. Местни-браншови събития. Те са свързани със съответните местни субекти и обекти от сегмента/сектора и често имат оперативен, работен и кампаниен характер. Например синхронизирането усилията на хотелиери, ресторантьори, туроператори, търговци, на спортни фирми и културно-исторически институции преди летния или зимен туристически сезон. В тази категория попадат специални събития, чрез които се презентират продукцията или услугите на местни фирми от един или повече бранша (лека промишленост, безалкохолни напитки, хранителни продукти и др.).

3. Регионални събития. Това са събития, които независимо от спецификата им, засягат като цяло съответния регион от страната и повече публики и аудитории. Участниците от тези събития преобладаващо са представители на фирми от региона. Тези събития оказват съществено влияние върху икономическото и културно-историческото развитие на региона и се отразяват от медиите. Те могат да са еднократни прояви по някакъв повод, но почесто съществува причина за тяхното периодично провеждане и утвърждаване като традиция. (Goldblatt, 2010) 4. Национални събития. При тези специални събития участниците, целите и функциите на събитието са свързани с повече от един регион или сектор на страната. Тук например попадат всички национални и републикански конгреси, конференции, спортни прояви, фестивали, панаири и много други.

5. Международни събития. Тези специални събития „надхвърлят“ границите

на

държавата,

региона

и

сектора.

При

тях

е

преобладаващ броят на чуждестранните участници, целите, функциите и резултатите имат наднационален характер.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

10

6. Забележителни (уникални) събития. Това са специални събития, които обикновено са традиционни, утвърдили са името си, идентифицират се с духа на даден регион, град, държава. Те са мащабни, популярни, общоприети и предизвикват широк интерес и внимание, престижни са, отразяват се широко в медиите и са свързани с високи нива на туризъм и икономическо въздействие и влияние.

7. Междуконтинентални събития. Това са мегамащабни специални събития, които засягат цялата икономика или големи сектори от нея, тези събития се отразяват в глобалните медии, радват се на огромен престиж, популярност и многомилионна публика и аудитории. Примери за такива събития са световните търговски изложения, Олимпийските игри, световните първенства и др.

Условният характер на тази категоризация се обуславя или се предопределя от използването на повече от един критерий или признак, но е достатъчно ясна по отношение диференцирането и степенуването на специалните събития в зависимост от мащаба, влиянието и участниците. Естествено и при нея едно събитие може да попада едновременно в две или повече категории. (Goldblatt, 2010) Организацията на специалното събитие може да се осъществи по няколко различни начина, като това се определя от поставените цели. Освен това от изключителна важност са типът или профилът на събитието, неговите мащаби, бюджет, както и това, дали специалното събитие е част от специфичната за организацията дейност. Кои са целите е важно, защото в много случаи не е задължително събитието да води пряко до финансови дивиденти, а да е свързано с изграждането на имидж, репутация, утвърждаване името на марката и др. Има, разбира се, и събития каквито са търговските изложения и панаири, при които целите са свързани и с реализиране на приходи. Броят на участниците в събитието, публиките, бюджета и мащабите предопределят до голяма степен какъв подход да бъде избран за осъществяване на проявата.

ПОДМОДУЛ 4: ПОТЕНЦИАЛНИ КРИТИЧНИ МОМЕНТИ Следващата стъпка е да се идентифицират потенциалните критични моменти и да се предложат превантивни действия.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

11

Протоколът се прилага, когато индивидите или субектите си взаимодействат, но въпроси възникват само когато има различия в официалния ранг или култура или функционирането им (т.е. когато хората не са сигурни в правилата). (Allen, 2000) Ето някои въпроси, които можете да зададете, когато усетите проблеми с протокола: -

Какви са организационните или неформалните рангове на участниците?

-

Препоръчително ли е да се ангажират други институции или лица? Кой трябва да се свърже?

-

Необходима ли е формална покана? Кой е подходящият подписващ? Това не означава, че е необходимо покана на хартиен носител - имейлът от подходящия човек може да е достатъчен. Така или иначе, е полезно да включите в покана логистичен или програмен контакт, особено ако подписвашият е високопоставено лице.

-

Каква е подходящата форма на обръщение?

-

Кой ще изпрати благодарствен адрес след събитието?

-

Кой е подходящият избор за посрещане и за придружаване на посетител и за въвеждането му? Тези хора могат или не могат да бъдат същите. Къде се състои посрещането?

-

Ако има програма за изказване на вашето събитие, кой ще открие програмата / запознае вашия почетен гост(и) / седи с вашия гост (гости) в аудиторията?

-

Има ли други въпроси за обсъждане относно определените и запазени места за сядане?

-

Какви са нуждите на делегацията или придружаващия персонал – необходима ли е отделна програма и настаняване или остават с ръководителя?

-

Ще се изисква ли последващо действие, освен благодарствен адрес? Кой ще бъде отговорен и кой трябва да бъде включен в разговора?

ПОДМОДУЛ 5: ПРОТОКОЛ НА КОМУНИКАЦИЯТА НА СЪБИТИЕ This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

12

Понякога пo време на провеждането на едно събитие е необходимо да се разпространява официална информация; по-специално промени в дневния ред, промени в използваните места, промени в реда на ораторите, промяна на начален час, промяна в някои от правилата и др. Комуникационният протокол изисква спазване на структурата на йерархията, което позволява плавно и навременно разпространение на информацията. (Radde, 2009)

На схемата са дадени някои от официалните методи за комуникация, до които всички участници трябва да имат достъп по време на събитията. Преди събитията повечето информация (т.е. дати на крайни срокове, списък на потвърдените участници и т.н.) може да се изпраща чрез имейли. (Radde, 2009)

Основни канали за комуникация За

съобщения

за

текущи

събития

протоколът

използва

основните

комуникационни канали, например Twitter, Facebook, Email и т.н. Участниците в събитието трябва да бъдат информирани за официалните канали за съобщения, свързани с текущото събитие. Трябва да осигурите достъпа на повечето хора от вашия екип до каналите за комуникация по време на събитието. Разбира се, че се използват и други методи за комуникация, за да се съобщи спешна новина на участниците, но официалната комуникация е чрез основните канали.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

13

По-голямо обявление Ако има нужда от повече пространство, за да се обясни нещо подробно, информацията се помества на уебсайта с връзка, публикувана на Twitter или Facebook и др. Организаторите имат и копие от съобщението. Лице в лице Организаторите се стремят да се свържат лично с всички участници, обикновено като отиват до местата, където са седнали. На тези, коити осъществяват контакта, се дава конкретна формулировка на изявлението, но всичко, което се обсъжда извън тази формулировка, не е задължително официалната линия за предпочитане е позоваването на основните канали за комуникация. Телефон Участниците могат да се свържат със съобщение или по телефона на номерата, включени във формуляра за участие. Опитът обаче показва, че често даденият номер е за човек, който не е непременно присъстващ на събитието или понякога телефонът на конкретния човек е недостъпен; следователно това не е официален начин за комуникация, а по-скоро допълнителен начин да се уведомят някои участници, че е необходимо да следят основните канали на информация: Twitter, Facebook, Email и др. Някои неща могат да бъдат публикувани по други канали, ако има време - но те или ще допълват основните канали на информацията (или уебсайта), или ще насочат участниците да прегледат съответния профил или да се свържат с организаторите. Накратко, препоръчително е да се направи опит да се гарантира, че няколко членове на екипа на участниците следят основните канали за комуникация.

Протокол на международна среща Протокол за пристигане Трябва да се отчетат следните детайли: •

От друго място ли пристигат гостите?

•

Имат ли достатъчно високо ниво, за да бъдат посрещнати на летището и в хотела преди събитието? Или трябва просто сами да се придвижат до мястото?

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

14

•

Ще има ли лека закуска или бутилка вино, доставени в стаята им?

•

Ще бъдете ли вие или някой от вашата организация домакин на вечерята вечерта преди събитието?

Протокол за флагове •

Почетното място е от лявата страна на аудиторията (над дясното рамо на оратора).

•

Националното знаме, като страна домакин, заема почетното място, следвано от района, града, университета, организацията и т.н. (Radde, 2009)

Протокол за сядане Има различни видове протоколи за сядане: -

Класна стая - идеален за групи, които имат нужда да записват

-

Конференция - идеален за групи под 20 души, които обсъждат и трябва да вземат бележки или да се позовават на материали

-

Форма U - идеален за групи под 30 души с определен говорител, оживена дискусия и необходимост от писане или позоваване на материали

-

Празен квадрат - идеален за групи под 40 души с оживени дискусии и необходимост от писане или позоваване на материали

-

Отделни квадрати – идеален за група с всякакви размери, която трябва да се раздели на по-малки групи

-

Театър - идеален за група с всякакви размери, която няма много дискусии или не е необходимо да се позовава на материали (Radde, 2009)

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

15

Най-простият подход, който трябва да следвате: •

домакин и съ-домакин – един срещу друг.

•

Почетен гост – отдясно на домакина.

•

Втори по ранг гост – отдясно на съ-домакина.

•

След това, последавателно според ранга, редувайки се от страната на домакина и съдомакина.

•

Вземете предвид балансирането на мъже / жени, езиковите способности, припокриващи се интереси или опит.

•

Понякога най-добрият план за сядане може да наложи нарушаване на протокола. Например: неформални събития; настаняване на гостите въз основа на това, което имат общо, а не на ранг; времевите ограничения на ораторите; предпочитанията на организатора. Подаръци

•

Не забравяйте да включите сувенири за ораторите, както и подаръци на по-високо ниво за вашите организатори / гости. Помислете какво се вписва в темата на събитието, вкусовете и интересите на принципалите,

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

16

институцията или местоположението; идеално е да има подарък, който да отразява духа или ценностите на институцията или каузата, която е важна за домакина.

•

Произведения на местни художници или местни хранителни продукти винаги са подходящи подаръци, които трябва да се имат предвид. Не забравяйте, че връчването е толкова важно, колкото самия подарък. Комуникация

•

Направете кратки указания относно културните норми (например обичай за размяна на визитни картички, подходящо използване на шеги и др.) Използвайте разговори за мястото и храната като стимулатори на разговорите.

•

Когато общувате с гости, които не използват английски като основен език, говорете ясно и бавно, но не крещете.

•

Преди всичко, комуникацията е ключът към създаването на положително преживяване за вашите гости, аудитория и всички участници.

Протоколът на среща или събитие с присъстващи, представляващи различни култури, е предизвикателство. Важно е да се помни в много разнообразна международна среда, че участниците в срещите имат свои собствени културни етикети, маниери и жестове. Някои могат да започнат срещата точно в 8 часа сутринта, други могат да разговарят, а някои може да имат трудности да се започне изобщо. Преди срещата е важно да се съобщи целта на срещата. Каква е целта на срещата? Защо участвате? Ако е възможно, изпратете дневен ред преди срещата. След като се създаде рамка, участниците могат по-добре да разберат къде е тяхното място. С планирането на мултикултурно събитие участниците ще имат и различни комуникационни стилове. Някои култури резонират със задълбочено слушане преди да говорят, докато други са импулсивни и емоционални.

Вместо да

групирате сходните култури заедно, опитайте се да ги смесите на срещата. Това позволява изграждането на междукултурни взаимоотношения и умения за междуличностна комуникация. В края на срещата се уверете, че всички участници са на една и съща страница, като обобщите основните теми по време на срещата. Опростете значенията, за

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

17

да се гарантира, че нищо не се губи в превода. Използвайте последващи документи, за да минимизирате всяко объркване за участниците. Ключова роля на организаторите на срещи и събития е да накарат всички да се чувстват комфортно и да създадат безопасна среда. Когато участниците в срещите представляват голямо разнообразие от култури и етноси, това може да е предизвикателство.

Бизнес етикет и протокол Бизнес етикетът и протоколът са важни за създаването на успешна бизнес комуникация. Когато обаче трябва да работите с чуждестранни компании, трябва да имате предвид, че това, което е прието във вашата страна, може да бъде неприемливо на други места по света. Като цяло се придържайте към максимата: "Когато сте в Рим, правете като римляните." Ето някои полезни насоки в това отношение. (PTPN, 2017) Направете проучване Изключително важно и дори задължително е да се проучат особеностите на бизнес отношенията в съответната страна. Това със сигурност ще ви спести неудобни ситуации, които биха могли да повлияят на успеха на вашия бизнес.

(Chron, 2017) Справете се с умората Не позволявайте на умората от пътуването да ви се отрази зле. Ако имате възможност, опитайте се да пристигнете в страната няколко дни по-рано, за да имате време да си починете и да се адаптирате към часовата разлика. Пийте много вода и ограничете консумацията на кафе и алкохол, тъй като дехидратацията ще увеличи усещането за умора. Бъдете внимателни да не се претоварите преди пътуването, което ще ви накара да се изтощите. Друг трик, който можете да използвате, е да настроите часовника си на новото време на деня няколко дни преди заминаването.

Смесете се с тълпата This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

18

Когато пристигнете, уверете се, че не се отличавате рязко. Облечете се като хората в чуждата страна и се опитайте да се държите като тях. Научете ключови думи и фрази: те със сигурност ще са ви от полза и ще направите

добро

впечатление. Бъди уважителни Дори да нямате добро мнение за страната, която посещавате, не го показвайте по никакъв начин. Бъдете уважителни и не се отнасяйте снизходително. Спазвайте йерархията Проверете дали йерархията на страната се основава на възраст, пол и др., за да ви помогне да избегнете неудобни ситуации. Тук е моментът да отбележим, че трябва да внимаваме как се обръщаме към човек. Бъдете внимателни с използването на малки имена. Някои искат да нарушат официалната атмосфера, но е много по-безопасно да заложите на г-н / г-жа и фамилно име. Придържайте се към тази форма на обръщение, докато не бъдете изрично помолени да минете на малко име, което в някои култури може или не може да се случи изобщо. Що се отнася до титлите, те могат да имат извънредна тежест, така че не ги подценявайте. Германия, например, е една от страните, където трябва да включите "професор", "инженер" и други в обръщението. Слушайте как някой ви представя и погледнете визитните картички. Хората в Австралия оценяват работата и не са особено впечатлени от титлите. Обърнете внимание на ролята на пола Бъдете внимателни, ако пътувате в страна, в която религията играе решаваща роля в отношенията между половете. Например в арабските страни трябва да стиснете ръката на вашите бизнес партньори, но докосването на жена, било то европейка, се счита за табу. В Аржентина жената трябва първо да протегне ръка при ръкостискане. (Post, 1999) Овладейте политиката на размяна на визитни картички Имайте предвид някои важни правила, които изисква етикетът за размяна на визитни картички: визитната картичка трябва да е в отлично състояние и се очаква да я предадете лично на вашия събеседник. В арабските държави никога не я подавайте с лявата ръка, а ако сте в Сингапур, Япония или Китай, подайте и вземете визитната картичка с двете си ръце. Не забравяйте да дадете вашата This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

19

само от визитник. Изчакайте да бъдете представен на някого и само тогава да му дайте вашата визитна картичка. Когато приемате визитни картички, е добра идея да кажете колко са добри и да ги поставите във визитника. Не ги оставяйте небрежно, защото това е признак на неуважение. Не навлизайте в личното пространство на другите Личното пространство е разтегливо понятие: например някои ще се чувстват неудобно, ако сте твърде близо до тях, но съкращаването на разстоянието може да бъде съвсем нормално в други части на света. Опитайте се да не навлизате в личното пространство на хората, с които общувате, като за тази цел проверете това, което е типично за дадена държава. Ако някой влезе в личното ви пространство, не се отдръпвайте дори ако се чувствате неудобно, защото ще изпратите грешно послание до събеседника си. Планирайте времето Несъмнено времето е пари, но ако общувате с представители на нация, която е по-спокойна в натоварени ситуации, не вземайте лично нещата, ако бизнес срещата или обядът е по-дълъг от този в родната ви страна или отколкото очаквате. Опитайте се да бъдете точни, но и да разберете навиците на чужденците. Не пренебрегвайте ръкостискането Имайте предвид, че етикетът за ръкостискане по целия свят варира. Например, Латинска Америка се характеризира с леко и продължително ръкостискане, за Русия е характерно силно ръкостискане. Не забравяйте, че ръкостискането може да бъде придружено от прегръдка, целувка или поклон, в зависимост от това, в коя страна се намирате. Внимавайте с подаръците Бъдете внимателни, когато давате подаръци с логото на бизнеса си. Направете го, ако логото е дискретно, а в страни като Португалия, Испания и Гърция забравете за такива подаръци. Имайте предвид, че на някои места (например в Африка) подаръкът се отваря веднага щом го получите, но в други страни, като Китай например, е грубо да отворите подаръка в присъствието на човека, който ви го е дал.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

20

Ясно е, че традициите в различните страни неизбежно засягат бизнес етиката в отношенията, така че винаги имайте предвид откъде е човекът, с когото трябва да общувате.

УПРАЖНЕНИЕ ПРОФЕСИОНАЛЕН ПРОТОКОЛ - ПРОФИЛ Изберете числото, което ви описва най-добре: 0 – не

1 – много рядко

3 – често

2 – неутрално

4 – винаги

Протокол на общуване Аз

лесно

установявам

важни

контакти

и

следя

възможностите

за

бизнес.……………………………………………… 0 1 2 3 4 Аз с лекота влизам в стая, пълна с непознати и представям себе си и другите ………………………………………………………

01234

Зная всички елементи за създаване на благоприятно първо впечатление ………………………………………………………….0 1 2 3 4 Мога

да

започна

разговор

………………………………………………………

и

да

го

поддържам

01234

Спазвам правилата за разстояние, контакт с очи, позициониране на ръцете, стискане и движение при ръкуване …………… 0 1 2 3 4 Протокол за хранене Мога да се справя на място, където има четири вилици и ножове, 2 лъжици и 5 чаши …………………………………………………..

01234

Зная как правилно да държа и използвам нож и вилица и знам "негласните сигнали при сервиране".……………………………… 0 1 2 3 4

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

21

Познавам правилата за това, кога да започна хранене, употреба на салфетки и подаване на сол и черен пипер ………………………0 1 2 3 4 Уверен съм, че ще организирам безупречно бизнес обяд от изпращането на поканите до плащане на сметката ……………………0 1 2 3 4 Спазвам етикета на бюфета и знам как да използвам разумно времето, докато чакам ……..…………………………………………………0 1 2 3 4 Протокол на дигиталната ера Зная и спазвам подходящата употреба на високоговорители и мобилни телефони …………………………………………………. 0 1 2 3 4 Зная как да използвам телефона като моя инструмент № 1 за бизнес комуникация ……………………………………………… 0 1 2 3 4 Зная как да изпращам ясни, кратки и уважителни имейли, на които се отговаря …………………………………………………….

01234

Зная как да организирам гласово съобщение, за да се върне посланието ми ………………………………………………………

01234

Зная как да създам гласов поздрав, който приканва и насърчава обаждащите се да оставят съобщение …………………………………. 0 1 2 3 4 Международен протокол Аз съм спокоен при хранене с някого в американски или континентален стил …………………………………………………………………. 0 1 2 3 4 Зная културните различия на това, какво, кога и как да дам подаръци ……………………………………………………….

01234

Зная разликите в ролята на пола, жестовете и други бизнес правила, преди да отида в чужбина ..………………………………...

01234

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

22

Зная как да приема един международен посетител, за да се чувства добре дошъл в моята страна …………………………………0 1 2 3 4 Търся експертиза и разработвам предварителни стратегии, преди да отида в съответната страна. ………………………………

01234

Протокол за обслужване на клиенти Зная как да посрещна и да поздравя клиентите си, за да искат да правят бизнес с мен ……………………………………………… 0 1 2 3 4 Зная правилните думи и фрази, за да комуникирам ефективно и клиентите ми да останат доволни ……………………………………

01234

Зная как да бъда отборен играч и отчитам, че всичко, което правя, засяга крайния резултат ………………………………. ………. 0 1 2 3 4 Зная

как

ефективно

да

проведа

среща

и

да

………………………..………………………………. Зная

как

да

задоволявам

трудни

…………………………………………………………..

допринеса

за

успеха

01234 и

взискателни

клиенти

01234

Професионален протокол – профил Общо:…… ________ 90 – 100

Изключителен

Имате имидж на професионалист. Шлайфане ще ви направи още по-добри.

70 –

89

Над средното

Малко шлайфане ще ви помогне да се отличите от конкуренцията си.

50 –

69

Задоволителен

Имате начало, но трябва да надградите професионалния си образ, за да сте конкурирентноспособни.

Под 50

Слаб

Пълна професионална промяна ще подобри имиджа ви и ще ви даде предимство пред конкуренцията.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

23

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ И БИБЛИОГРАФИЯ Allen, J. (2000). Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events (2 изд.).

Kindle Edition Wiley.

Boswell, S. (2006). Protocol Matters. Canon Press.

Chron. (2017). Chron. Изтеглено на 1 12 2017 r. от http://smallbusiness.chron.com/importance-businessetiquette-2900.html

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

24

Froideville, G. M., & Verheul, M. (2016). An Expert's Guide to International Protocol: Best Practices in Diplomatic and Corporate Relations (2 изд.). Amsterdam: Amsterdam University Press.

Goldblatt, J. J. (2010). Special Events: A New Generation and the Next Frontier (6 изд.). John Wiley & Sons.

González, F. (2011). Values and Ethics for the 21st Century. BBVA. Manual, T. (2017). SNAC 2017 . Изтеглено на 1 12 2017 r. от http://www.cogic.org/adjutancy/files/2017/07/SNAC-2017Training-Manual-.pdf McCaffree, M. J., Innis, P., & Sand, R. M. (1977). Protocol: The Complete Handbook of Diplomatic, Official and Social Usage.

Durban House Publishing Company.

News, D. (2017). Daily News. Изтеглено на 1 12 2017 r. от http://dailynews.lk/2016/03/28/features/77580 Post, E. (1999). Etiquette in Society, in Business, in Politics and at Home (Bartleby.com изд.). New York.

PTPN. (2017). PTPN. Изтеглено на 1 12 2017 r. от http://www.ptpn.poznan.pl/Wydawnictwo/czasopisma/our/ Our-Europe-2-2013.pdf Radde, P. O. (2009). Seating Matters : State of the Art Seating Arrangements. Thriving Publications.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

25

http://www.specialevents.gatech.edu/resources/protocol/resources http://www.protocolinternational.org/ http://smilingsharks.eu/e1bga.html http://hndeventmanagement.weebly.com/classification--types-of-events.html http://eventmanagement.com/events/ https://institute-events.mit.edu/plan/protocol https://www.theseus.fi/handle/10024/129123 https://en.wikiversity.org/wiki/Sport_event_management/Event_planning_checklist https://www.quora.com/How-do-you-organize-an-event http://eventplanningblueprint.com/resources/

Youtube videos: https://www.youtube.com/watch?v=rpOfVIzATd4 https://www.youtube.com/watch?v=F1qstYxrqn8 https://www.youtube.com/watch?v=lyW1bj2Wcmw https://www.youtube.com/watch?v=iE_I5ABY2jQ

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

26

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

27