GER - Learning Unit 1 - AR by AKETH

EVENT PLANUNG UND DESIGN, INHALT, ANALYSE

TECHNISCHE EVENT ORGANISATION - LERNEINHEIT 1

LERNINHALTE KAPITEL 1: Eventtypen KAPITEL 2: Definition der Veranstaltungszielgruppe KAPITEL 3: Models of event plans

Unterrichtseinheiten:

Workload:

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Lernziele Aktionen / Ergebnisse Entwerfen Sie einen spezifischen Teammanagement-Aktionsplan!

Wissen

Umfassende Kenntnisse über Ereignistypen Umfassende Kenntnisse Angabe der Zielgruppe der Veranstaltung Grundlegende Kenntnisse zu Modellen von Event-Plänen

Fähigkeiten Sie identifizieren verschiedene Arten von Ereignissen, benennen Sie ihre Hauptmerkmale und definieren Sie das Management für sie, erklären Sie das Managementprofil und die wichtigsten möglichen Auswirkungen für Ereignisse

Kompetenzen

Sie bestimmen den Grad der Kompetenz für das Veranstaltungsmanagement Sie integrieren die gelebten Erfahrungen der strategischen Analyse in die erfolgreiche Spezifikation der Veranstaltungszielgruppe

Sie definieren die Zielgruppe für die Veranstaltung auf der Sie wenden die am besten Basis der strategischen Analyse geeigneten Modelle von Veranstaltungsplänen für die Verwendung von Modellen von Planung und Organisation der Veranstaltungsplänen zur Veranstaltung an Planung und Organisation der Veranstaltung

ZUSAMMENFASSUNG Während dieses Trainingsmoduls werden die Teilnehmer mit grundlegenden Konzepten in Bezug auf Events vertraut gemacht. Das sind Planung und Design, um ihnen bei der Gestaltung eines spezifischen Veranstaltungsplans zu helfen. In der ersten Untereinheit "Ereignistypen" lernen die Teilnehmer, was ein Ereignis ist, das es andere Arten von Veranstaltungen gibt und die Bedeutung von Event-Management. In der zweiten Lerneinheit werden die Lernenden über das Event-Targeting und in der letzten Lerneinheit über die Ereignisplanung unterrichtet. Am Ende des Moduls sollten die Lernenden in der Lage sein, nicht nur im Detail den verschiedene Schritte und Zeiten, die für die Implementierung eines Ereignisses erforderlich sind, aber auch die Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Personalressourcen und Teams in einer Veranstaltung zu kennen. Die Kommunikationstheorie versucht das Verständnis durch eine Übung zu verbessern. SCHLÜSSELWÖRTER Ereignistypen, Zielgruppe, Ereignispläne, Ereignisplanmodelle

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Untereinheit 1: Ereignistypen Unser Leben ist geprägt von Ereignissen. Events oder feiern sind seit unserer Geburt bei uns. Der Mensch hat die Notwendigkeit, Happenings für soziale Interaktion zu organisieren, weil er Erfahrungen, Unterhaltung und Emotionen austauschen muss. (Simões, et al., 2014) Sie können natürlich oder organisiert sein, öffentlich oder privat, verbunden mit unserem Berufsleben oder nicht. Sie können Geburtstage, Unkrautjäten, Geburten oder organisierte Veranstaltungen von Firmen, Sportvereinen, Universitäten usw. sein. Die Veranstaltungen können sehr einfach und leicht als Firmenversammlung oder sehr komplex wie die Olympische Spiele oder eine Mundial Ausstellung organisiert werden.

Großveranstaltungen sind meist komplexe Ereignisse, immateriell und nicht wiederholbar: -Komplex, da sie nicht nur auf Aktivität zentriert sind. - immateriell, weil wir sie nicht vorher erfahren können. - Nicht wiederholbar, da wir ein Ereignis nicht speichern können, um es erneut zu verwenden. Ein Fußballspiel in dem gleichen Stadion mit den gleichen Teams ist nicht das gleiche Ereignis.

Leo Jago und Robin Shaw bezeichneten Events als "besondere Ereignisse, die häufig stattfinden und einen festen Begriff haben, der den Teilnehmern Möglichkeiten zur sozialen Interaktion bietet, den Alltag ". (Jago & Shaw, 1998)

Institutionelle Ereignisse sehen den Aufbau oder die Stärkung des Images eines Unternehmens / einer Institution vor. Werbeveranstaltungen konzentrieren sich eindeutig auf die Steigerung des Absatzes eines Produkts / einer Dienstleistung. Es gibt viele verschiedene Arten von organisierten Veranstaltungen zum Beispiel

- Messe-Konvention / Kongress - Teambildung - Roadshow - Werkstatttage - Brainstorming - Soziale Veranstaltungen - Kulturelle Veranstaltungen

- Sportereignisse - Nachhaltig Veranstaltungen

Eventmanagement Über Ereignisse haben wir gerade gesprochen. Managen ist die Transformationsressourcen (menschlich, physisch und finanziell) in Nutzen, Produkten und Zufriedenheit. Worum geht es im Event Management? Das Cambridge Dictionary definiert es als "die Aufgabe, große Events zu planen und zu verwalten wie Konferenzen, Messen und Partys ". Die Aufgabe des Event Managers umfasst Folgendes:

- Denken und Definieren des Konzepts - Überprüfen der Ressourcen - Planung - Organisationsaufgaben - Ergebnisse festlegen - Entscheiden, um das Event auszuführen - Aufgaben ausführen - Evaluieren und Ergebnisse teilen - Ereignis abschließen

Dies bedeutet, dass der erste Job des Event Managers / Planers darin besteht, zu denken und zu definieren, was er für das Event sucht. Die zweite Aufgabenplanung: Erstellen Sie einen strategischen Plan mit Vision, Mission, Zielen, Programm, Aktionen und wie man Ergebnisse misst. Die Ziele müssen klar, realistisch und messbar sein und alle Interventionen kennen. Verschiedene Intervenienten können unterschiedliche Ziele haben (zum Beispiel Promoter und Sponsoren wollen Prestige, Reputation und Profit; Teilnehmer freuen sich auf Zufriedenheit).

Der nächste Schritt besteht darin, verfügbare menschliche, physische und finanzielle Ressourcen zu erfassen. Nach der Organisation der Aufgaben, um zu wissen, was notwendig ist. Im Vergleich zu verfügbaren Ressourcen, ist es Zeit, Ergebnisse vorherzusagen und Budgets auszuarbeiten. Mit dem geschätzten Budget kann der Event-Manager entscheiden

das Event zu veranstalten oder nicht. Wenn das Event weitergeht, müssen alle Aufgaben ausgeführt werden. Am Ende der Veranstaltung ist es sehr wichtig, Ergebnisse mit Partnern zu evaluieren und zu teilen. Das Ende des Events ist die Zeit, in der alle Verträge und Aufgaben abgeschlossen sind. In der Regel sollten Sie mit der Planung eines Ereignisses 4-6 Monate vorher beginnen. Dies hängt jedoch wiederum von der Art des Ereignisses ab.

Tourismus und Veranstaltungen Laut UNWTO - World Tourism Organization muss ein Event mindestens 10 Teilnehmer haben, mindestens 4 Stunden dauern und in einem anderen Bereich abgehalten werden, der regelmäßig von den Teilnehmern genutzt wird. Das bedeutet nicht, dass Ereignisse mit geringerer Dauer oder Teilnehmer nicht als Events klassifiziert werden können, sie gehen einfach nicht in die Statistiken der UNWTO ein. Einige Veranstaltungen sind sehr wichtig in der Tourismusentwicklung einer Region. Zum Beispiel hat Lissabon im Jahr 2014 das Finale der UEFA Champions League erhalten und laut Benfica hat das Stadion nur 60.000 Sitze aber 100.000 Spanier besuchten die portugiesische Hauptstadt während des Events (das Spiel wurde von Real Madrid und Atlético de Madrid gespielt) mit erheblichen Auswirkungen auf Hotels, Restaurants und andere touristische Attraktionen. Ein weiteres Beispiel ist die EXPO 98. Auch in Lissabon hat man ein heruntergekommenes Stadtgebiet eine städtische Müllhalde, ein Schlachthaus und eine Ölraffinerie saniert. Gerade jetzt, ist ein schicker und teurer Bereich mit dem größten portugiesischen Ausstellungspavillon (FIL2) und MEO Arena3 (für Konzerte, Ausstellungen, Sport, etc.), eine Menge von Hotels, Restaurants und Geschäftsräumen entstanden. Zwei grundlegende Akteure bei der Förderung touristischer Destinationen sind DMCs - Destination Management Companies und PCO - Professional Congress Organizers. Die DMCs geben den Veranstaltern alle Erfolgsgarantien, weil sie über ein fundiertes Wissen über die Destination verfügen. Ihr soziales und wirtschaftliches Umfeld und die verfügbaren personellen und technischen Ressourcen sind enorm. PCO sind Unternehmen oder einzigartige Fachleute, die sich auf die Planung und Organisation von Komplexen Veranstaltungen spezialisiert haben.

Profil des Eventmanagers Die Fähigkeiten, um ein Event Manager, ein Event Director oder ein PCO zu sein, sind: - Führungskompetenz - Unternehmenskenntnisse - Wissen in allen Bereichen des Event Managements

- Teams Führungskompetenz - Balance zwischen Stärke und Flexibilität - Sie Arbeiten unter Druck und bewältigen unerwartete Situationen.

Tourismus: Positiv - externe Werbung für das Ziel; steigende Nachfrage nach touristischen Dienstleistungen. Negativ - Preiserhöhung bei Dienstleistungen wie Hotels, Restaurants usw.; Verlust der Authentizität.

Wirtschaft: Positiv - Anstieg der PIB pro Kopf (Zunahme der Lebensqualität der Bevölkerung); die Zunahme von Geschäftsmöglichkeiten. Negativ - Inflation; Immobilienspekulation.

Gesellschaft: Positiv – Erhöht die Beschäftigungsfähigkeit. Negativ - Verlust von Werten in der Gemeinschaft.

Kultur: Positiv - Rehabilitation des historischen Erbes. Negativ - die Zerstörung von Zugehörigkeitswerten.

Infrastrukturen Positiv - Verbesserung der Transportkette. Negativ - Zunahme des Verkehrs.

KAPITEL 2: DEFINITION DER EVENTZIELE und ZIELGRUPPE "Wenn eines Ihrer Ziele im Eventmanagement darin besteht, neue Kunden für eine Veranstaltung zu gewinnen - und das ist es -, dann müssen Sie genau wissen, welche Art von Kunden Sie anziehen möchten." (Capell, 2013)

Von Autor zu Autor können sich die Definitionen und Hauptkriterien zur Definition der Natur von Events ändern. Das gleiche Ereignis kann auch auf verschiedene Arten charakterisiert werden. Wie Sie sehen werden, kann eine Ausstellung als geschäftlich, kommerziell oder sogar kulturell abhängig von den Zielen und den Zielgruppen betrachtet werden. Der EventManager muss in der Lage sein, die geeignete Art von Event für die Ziele anzupassen:

- Business oder Corporative EVENTS, in der Regel MICE genannt - Meetings, Incentives, Conventions und Ausstellungen werden abgehalten, um die Geschäfte zu verbessern. Dies können Schulungen, Hauptversammlungen / Versammlungen oder sogar Incentive-Reisen sein. Associative Events werden von Berufsverbänden oder Institutionen für Mitgliedsorganisationen einberufen. - Kommerzielle Events (einschließlich Messen und Ausstellungen) werden verwendet, um Produkte / Destinationen / Dienstleistungen zu fördern und den Verkauf zu verbessern. Zum Beispiel ist FITUR4 eine Messe, um in Madrid Destinationen auf der ganzen Welt zu fördern. Zum Beispiel werden Ordensleute organisiert, die den Menschen helfen, ihre Pilgerfahrten nach Fátima (Portugal), Santiago de Compostela (Spanien) oder Rom (Italien) zu absolvieren. - Kultur- oder Freizeitevents stehen im Zusammenhang mit Festivals (zB: Oktoberfest in München), Sport (z.B. EURO Cups) und Musik (z.B. Rock in Rio).

- Bürgerevents werden normalerweise von öffentlichen Einrichtungen wie der Europäischen Union oder den Vereinten Nationen organisiert (z. B.: Earth Summit). - Kulturelle Events sind in der Regel performativ und können im Freien oder in Kultur- und Ausstellungszentren stattfinden (Rock in Rio kann auch als kulturelles Ereignis definiert werden). -Gedenkevents werden sowohl von öffentlichen als auch privaten Institutionen organisiert um ein historisches Ereignis zu feiern. - Soziale Ereignisse sind in der Regel privat (z. B. persönliche oder Firmenjubiläen). - Naturtourismus sind organisierte Aktivitäten wie Wanderungen in Naturparks, Verfolgung in den Bergen oder mit der Höhlenforschung verbunden. - Events können auch als offen / geschlossen (wenn die Teilnahme öffentlich ist oder auf eine Gästeliste beschränkt ist) oder frei / bezahlt klassifiziert werden. - Die Motivation der Teilnehmer-Veranstaltungen werden wegen der Teilnehmer abgehalten und deren Motivationen sind vielfältig.

Einige Ereignisse können mehr als auf einen der folgenden Typen zutreffend sein. - Wirtschaftliche Events (z.B. geschäftlich oder korporativ, Messen, Ausstellungen und Kongresse) - Freizeitevents (z.B. Konzerte, Sport, Ausstellungen) o Kultur (z.B. Konzerte, Musik- und Kinofestivals) -Politisch (z.B. Kongress) - Religiöse Events (ex: Wanderung zu einem religiösen Reiseziel)

- Dauer - ein Ereignis kann nicht für immer leben, weil es ohne Erneuerung "stirbt", um Menschen zu motivieren, wiederzukommen. - Kurze Dauer - zwischen 4 Stunden und einer Woche. - Medium Dauer - zwischen einer Woche und 3 Monaten. o Lange Dauer - zwischen 3 Monaten und einem Jahr. Größe / Skalierung - lokale Ereignisse sind nur für die Bewohnergemeinschaft relevant. - Markenzeichen-Events (Brand-Events) haben eine globale Dimension und finden in der Regel häufig lokal statt. Zum Beispiel findet Karneval in Rio de Janeiro (Brasilien) einmal pro Jahr in der gleichen Stadt statt. - Mega-Events als olympisches Spiel haben eine globale Dimension, erfordern viel Infrastrukturen, jahrelange Vorbereitung und Auswirkungen weit über den Abgabetermin hinaus.

- Periodizität - Unique - passiert nur einmal (z.B. Unterzeichnung einer Vereinbarung). Sporadisch - episodisch, haben keinen regelmäßigen Zeitplan. - Periodisch – oft für Stammgäste, haben einen festen Zeitraum (z. B. einmal pro Jahr / einmal alle vier Jahre).

Unabhängig von Art und Dimension nach internen Faktoren (Ressourcen abhängig von der Organisation) und externe Faktoren («externe» Ressourcen). Diese beeinflussen den Planungsprozess.

Strategische Analyse Um den kritischen Faktor für den Erfolg eines Events zu identifizieren, gibt es viele Techniken. Zum Beispiel können Sie die SWOT- und PESTLE-Analyse oder die Porter-Methode verwenden. • SWOT-Analyse wird verwendet, um interne und externe Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu identifizieren. • PESTLE wird verwendet, um politische, wirtschaftliche, soziale und kulturelle, technologische und rechtliche Aspekte und Umweltfaktoren zu identifizieren. • Porter-Methode bewertet fünf Faktoren - Kräfte: Wettbewerb, Lieferanten, Kunden, den Eintritt von neuen Unternehmen und Bedrohung durch Ersatzprodukte im Geschäft.

KAPITEL 3: MODELLE VON EREIGNISPLÄNE Der Veranstaltungsplanungsprozess ist strategisch und kann nach Genehmigung nur in Ausnahmefällen geändert werden. Es ist auch ein normativer Prozess mit einem Plan, den alle Involvierten respektieren müssen. Die Organisation eines Events kann ein langer Prozess sein und es wird umso länger je größer und komplexer die Veranstaltung sein wird. Der Veranstaltungskalender muss begrenzt sein.

Planung und Organisation eines Events "Ziel der Planung ist es, die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen". (Vieira, 2015) und der allererste Schritt zum Aufbau einer Veranstaltung ist die Festlegung konkreter Ziele und Ziele.

Planung und Organisation können auch als Vorproduktion und Produktion bezeichnet werden. Der Planungsprozess kann in Setup, Ausführung und Abschluss unterteilt werden.

-Setup - ist die Vorproduktion. Zu diesem Zeitpunkt bewertet der Event Manager / Produzent die Durchführbarkeit der Veranstaltung. Ziele und die Art der Veranstaltung müssen definiert werden, um alle Ereignisse zu konzeptualisieren und die technischen Anforderungen zu bewerten. Welche Buchungen, Berechtigungen und Lizenzen sind notwendig? Welche Ressourcen (z.B. Ausrüstung, Dekoration, Unterhaltungskünstler / Referenten, Preise, Transport, Versicherung) brauchen Sie? Die Planung umfasst die Wirtschaftsprognose, das Finanz- und Finanzbudget, den Marketingplan, den Betriebsplan, den Risiko- und Notfallplan sowie den Personalplan. Eine strategische Analyse ist zu diesem Zeitpunkt sehr wichtig (siehe auch Kapitel 2). - Durchführung - ist die Produktion des Events. Es ist an der Zeit alle Vorbereitungen für das Event zu treffen. Das Planungsteam wird die Aktivitäten überwachen und steuern. - Der Abschluss ist die Zeit, um die Ergebnisse zu bewerten (Medienwirkung, kommerzielle und finanzielle Ergebnisse, Zufriedenheit der Teilnehmer) und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Veranstaltung einzustellen.

Den Betrieb und die Logistik einer Veranstaltung betreffen hauptsächlich:

- Standort- und Infrastruktur-Management - hat verschiedene Aufgaben für verschiedene Arten von Ereignissen, ist aber unerlässlich, um die lokalen und technischen Probleme zu sehen und zu überprüfen. Kann notwendig sein, um Signale/Hinweistafeln für die Personenlaufwege und Notausgänge zu installieren. Es ist sehr wichtig, die Barrierefreiheit mit Sicherheit für alle Intervenienten zu garantieren. Dienstleistungen wie Wasser- und Energieversorgung, Reinigung, Catering, Sicherheit und medizinische Versorgung, Kommunikationsnetz und andere Logistik müssen vertraglich vereinbart und getestet werden. Am Ende ist es notwendig, den Raum einzuteilen. - Crowd-Management - das Event-Global-Image ist immer sehr eng an die Art und Weise der Teilnehmer gebunden. Eine große Schlange für eine Anmeldung oder eine Toilette für Alle wird für lange Zeit in Erinnerung bleiben. - Zeit- und Aufgabenmanagement - Obwohl es mehr oder weniger Zeit gibt, eine Veranstaltung zu organisieren, ist es eine sehr wichtige Ressource für die Organisation einer Veranstaltung.

- Risikomanagement - Terrorakte, Alkohol- und Drogenmissbrauch, Gewalt, ungenutzte Räume und Infrastrukturen oder die Anzahl der Teilnehmer oder unvorhergesehene meteorologische Situationen sind Risikofaktoren, die wir nicht beseitigen können, aber wir müssen versuchen, sie im Notfall zu minimieren und Pläne dafür zu erstellen. Im Notfall müssen die Projektträger kooperieren und alle Informationen an Polizei, Feuerwehr, medizinische Notfälle usw. weitergeben. Bei der Organisation einer öffentlichen Veranstaltung ist es sehr wichtig, eine Versicherung abzuschließen. - Programm - Operationen und Logistik kümmern sich nicht darum, das Programm zu definieren, sondern sind dafür verantwortlich, die notwendigen Aufgaben für das Event auszuführen. - Technische Produktion - Bühne, Ton, Bild, Licht. - Sicherheit - ein Präventions- und Sicherheitsplan muss vorbereitet werden, um die Einrichtung einer Befehlskette zu berücksichtigen. Wer sollte im Notfall die Polizei oder den Katastrophenschutz rufen? Gesetze über die Sicherheit von Ereignissen können sich von Land zu Land ändern. - Kommunikation - in jedem Fall ist ein Kommunikationsnetzwerk zwischen den wichtigsten Akteuren unerlässlich. Der Event Manager / Promoter muss immer in Kontakt sein mit dem Event Director / Produktionsleiter und ihren Teams, mit der Security, mit dem Public Relations Manager, mit den Sponsoren um schnell auf jede Situation reagieren zu können. Ein Kontaktformular muss den Hauptakteuren der Eventorganisation ausgehändigt werden.

Werbung, Promotion und Öffentlichkeitsarbeit Um an einer Veranstaltung teilnehmen zu können, ist es notwendig, sie zu kommunizieren. Im Freien, könnten Poster und Flyer weg sein. Fernsehen, Radio und Zeitung sind ein andere Möglichkeiten. Internet und soziale Medien wachsen so schnell und sind weniger teuer als die traditionellen Mittel. Es gibt keine magische Formel, um uns das beste Mittel zu finden. Abhängig vom Typ des Ereignisses oder der Art des Publikums müssen Sie bewerten und auswählen. Zum Beispiel können Flyer und Intranet (ein privater Kanal ohne zusätzliche Kosten) in einer Firmenveranstaltung die beste Lösung sein, aber für eine ältere öffentliche Veranstaltung kann eine Werbung auf einer Zeitung mehr Wirkung haben als eine Werbung in sozialen Medien.

Checkliste für die Eventplanung Eine für unsere Veranstaltung geeignete Checkliste zu haben, ist sehr wichtig, um nichts

Wichtiges zu verpassen. Es gibt viele Checklisten online, die Ihnen helfen können, sich an alle Details zu erinnern. Denken Sie daran, dass jedes Ereignis mit unterschiedlichen Zielen und unterschiedlichen Zielgruppen unterschiedliche Anforderungen hat.

Beispiel 1 - Checkliste für die Planung von Ressourcencentern - Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele klar sind! - Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben! - Plane die Arbeit aus - und delegiere! - Praktische Überlegungen zu Gesundheit und Sicherheit - Erste Hilfe - Transport - Zugriff - Kinderaktivitäten - Fotografie - Versicherung - Buchen, Berechtigungen und Lizenzen - Erstellen Sie ein Budget für die Veranstaltung und planen Sie, wie Sie die Kosten decken! - Werbung - Planung im Detail - den Tag danach

Beispiel 2 - Checkliste für aktive Netzwerk-Beispiel-Ereignisplanung

PRE-EVENT - Lokale Regierungsanforderungen Informieren Sie die lokale Regierung über das Ereignis und holen Sie sich die Genehmigung (falls erforderlich) Erkundigen Sie sich bei Ihrem lokalen Besucherinformationscenter, ob weitere Termine für das gleiche Datum und den gleichen Ort geplant sind! - Budget - Bereiten Sie ein Event-Budget vor und überwachen Sie Ihre Ausgaben! - Ort - Wählen Sie einen Ort oder Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung! - Transport - Werden die Menschen lange Strecken zu ihrem Event zurücklegen? Gibt es

Parkplätze und leichten Zugang zum öffentlichen Nahverkehr? - Wann ist Ihr Standort verfügbar? - Event Agenda - Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung? - Ereigniszeitachse entwickeln -Buchen Sie Unterhaltung und MC bei Bedarf - Eine schriftliche Bestätigung von Entertainment einholen - Kaution für ihre Dienste bei Bedarf - Sponsoring - Erstellen Sie einen Sponsoring-Vorschlag! - Identifizieren Sie potenzielle Sponsoren! - Veranlassen Sie Sponsoring-Pakete und versenden Sie diese innerhalb von einer Woche. - Verwenden Sie Sponsor Testimonials! - Marketing-Promotion - Den Marketing- / Kommunikationsplan entwickeln - Design Werbematerial, Basistext, Logo - Erstellen Sie eine Website und optimieren diese für Suchmaschinen! - Distribution von Flyern / Plakaten / E-Mail / Broschüren an die Gemeinschaft - Senden Sie Ereignisinformationen an lokale Ereigniskalender und Websites! - Übermitteln Sie eine Pressemitteilung! - Teilnehmerregistrierung und Einladungen - Erstellen Sie ein Online-Event-Registrierungsformular! - Hosten Sie Ihr Online-Anmeldeformular auf Ihrer Website! - Definieren, was in den Kosten der Registrierung enthalten ist (Event-T-Shirt, Pre-EventDinner, etc.) - Senden Sie eine E-Mail-Ankündigung an Ihre ehemaligen Teilnehmer mit einem Link zu Ihrem Online-Anmeldeformular! -Genehmigungen & Lizenzen - Angebote für alle erforderlichen Lebensmittel Wenn Sie Musik verwenden, beantragen Sie eine Lärmgenehmigung -Anforderung für die Genehmigung, Werbeschilder zu errichten - Straßenabsperrungen - Bewerbungen frühzeitig an Vertragspartner senden - Ausrüstung, z.B. Bühne, Beleuchtung, PA-System usw.

- Buchen von tragbaren Toiletten, Feuerwerk, Zelt, Generatoren - Buchen und bestätigen Sie alle Vertragspartner schriftlich! - Versicherung - öffentliche Haftung, Personal, Freiwillige usw. - Risikomanagement - Buchen Sie Erste-Hilfe-Personal! - Durchführung einer Risikobewertung unter Einbeziehung aller wichtigen Interessengruppen - Erstellen Sie einen Risikomanagementplan! - Erwerben Sie eine entsprechende Versicherung und senden Sie gegebenenfalls eine Kopie an den Rat. - Notfallpläne - Regenwetter, geringe Anwesenheit - Sicherheitsplan - Buchen von Sicherheits- und Funkgerätetechnik! - Personenkontrolle - Sicherheit - Wesentliche Dienstleistungen - Benachrichtigung von Polizei, Rettungsdienst und Feuerwehr - Abfall-Management - Entwicklungsplan entwickeln - Unterstütze die Reduzierung von Abfällen und Marketing-Material - Verkehrsregelung - Design Verkehrsplan einschließlich: Beschilderung für Behindertenparkplatz, VIP-Parkplatz, Fußgängerzugang, Streckenposten, Autoparkplatz, Eingangs-- und Ausgangspunkte, Beleuchtung, Straßensperrungen, Förderung alternativer Verkehrsmittel - Lebensmittelverkäufer - Buchen Sie Lebensmittelverkäufer und bestätigen Sie schriftlich! - Fordern Sie Details zu den elektrischen Anforderungen an! - Anforderung einer Kopie des Registrierungszertifikats der Gesundheitsabteilung - Beantragung der vorübergehende Zulassung von Lebensmitteln - Standortvorbereitung und -plan - Erstellen Sie einen Plan der Veranstaltungsort / Veranstaltungsort! - Reinigungs- und Wartungsplan - Buchen von Toilettenreinigern und zusätzliches Papier, falls zutreffend - Reinigung Veranstaltungsort / mähen Rasen / beseitigen von Schutt - Organisieren Sie Sonstige Freiwillige und Mitarbeiter!

- Bereiten Sie Skripte oder Laufzettel für Zeremonien vor! - Organisieren Sie Preise / Trophäen / Zertifikate und Dekorationen!

AN DEM TAG - Stellen Sie die Mitarbeiter für eine vollständige Einweisung zusammen! - Organisieren Sie den Bereich für freiwillige Registrierung und Animateure! - Kontaktliste mit Handynummern an alle Mitarbeiter / Freiwillige senden Im Notfall die Befehlskette überprüfen

NACH DEM EREIGNIS Entfernung aller Geräte und Abfälle - "Danke" Briefe an Mitarbeiter, Freiwillige, Darsteller - Dankeschön an Sponsoren -Evaluation / Nachbesprechung mit wichtigen Interessengruppen - Schließen Sie das Budget! - Führen Sie eine De-Lessing-Sitzung durch, um nach Wegen zu suchen, wie Sie das Event verbessern können!

Beispiel 3 - Checkliste der Cornell University für die Veranstaltungsplanung

VOR DER VERANSTALTUNG: Das Budget - Bereite das vorgeschlagenes Budget vor - Finanzierungsquellen identifizieren - Allgemeines - Überprüfen Sie den Universitätskalender - Reserveeinrichtung - Verträge vorbereiten und unterschreiben - Reservieren der Ausrüstung - Koordiniere die Raumeinrichtung - Sorge für die Sicherheit - Sorge für Behinderungsunterkünfte - Beachte die Richtlinien von Cornell

- Der Umsatz - Spendensammlung - Verwendung des CU-Logos - Beschallung -Feuerwerk - Event Registrierungsformular / UUP - Dekorationen - Entscheide dich für das Thema - Design - Kaufen von Materialien - Aufbau - Unterhaltung - Vertragsgestaltung - Zahlungsprozess - Beförderung - Entwicklung von Strategie und Zeitplan - Design-Poster - Schreiben und verteilen Sie Pressemitteilungen! - Schreiben und senden Sie Zeitungsanzeigen! - Schreiben und senden Radio / TV-Anzeigen! - Catering-Komitee - Menü -Wählen Sie einen Caterer! - Produktion - Arrangiere die Ausrüstung! - Arrangiere den Transport! - Arrangiere die Unterkunft! - Arrangiere die Mahlzeiten! - Tickets - Sitzanordnung bestimmen - Bestellkarten - Verkaufsstandorte bestimmen - Fahrkartenschalter melden - Planung einleitet

- Sichere Geldkassette - Weitere Aufgaben

Mehrere Tage vor der Veranstaltung, bestätigen: - Mobiliar- und Einrichtungsvermieter - Equipment-Verwendung und -aufbau - Sicherheit - Caterer - Transport / Unterkunft - Ticketverkauf - Pförtner - Dekorationen - Finale Phase der Werbung - Zahlung für Dienstleistungen

Am Tag der Veranstaltung: - Überprüfen Sie die Einrichtung - sind Kassen vorhanden - Transport Gäste

NACH DEM EREIGNIS: - Aufräumen -S enden Sie Dankesschreiben! - Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen getätigt werden! - Komplette Auswertung von Dateien

ÜBUNG 1 Für den Einfluss von Veranstaltungen wählen Sie das richtige Gebiet (Tourismus, Wirtschaft, Infrastruktur, Gesellschaft oder Kultur) und markieren Sie diese als "positiv" oder "negativ":

Lage Externe Werbung für das Ziel Beschäftigung Inflation Rehabilitation des historischen Erbes

Bereich

Auswirkung

Lösung der Aufgabe 1 Lage

Bereich

Auswirkung

externe Werbung für das Ziel Beschäftigung Inflation

Tourismus Gesellschaft Wirtschaft

positiv positiv negativ

Rehabilitation des historischen Erbes

Kultur

positiv

Verlust der Authentizität Der Verkehr

Tourismus Infrastruktur

negativ negativ

Verlust der Authentizität Der Verkehr

ÜBUNG 2 Bitte füllen Sie die Tabelle 1 zu Ereignistypen mit dem in Tabelle 2 angegebenen Wort aus!

Tabelle 1 Event-Typ

Tabelle 2 Event-Typ Ort Tourismustyp

Tabelle 1 - Lösung Event-Typ Kultur Kultur oder Geschäft Kommerziell Kultur Kultur Religiös

Event Konzert Ausstellung Messe Führung Fußballspiel Pilgerfahrt

Ort

Tourismustyp

Kommerziell, kulturell, kulturell oder religiös Kunstgalerie, Konzerthalle, Ausstellungszentrum, Naturpark, Kirche oder Stadion Business, Kultur, Natur, Religion oder Sport

Event Konzert Ausstellung Messe Führung Fußballspiel Pilgerfahrt

Ort Konzerthalle

Tourismustyp Kulturell Kulturell oder Kunstgalerie geschäftlich Ausstellungszentrum geschäftlich Naturpark Natur Stadion Sport Kirche Religiös

ÜBUNG 3 Aufgabe 1 Sie organisieren eine Veranstaltung, die jeder Teilnehmer registrieren muss. Zumindest wie viele Assistenten müssen Sie einstellen, wenn Sie wissen, dass - Erwartete Teilnehmer - 450 - Durchschnittliche Dauer für Check-in - 1:30 Minuten -Der Check-in ist für eine Stunde geöffnet

Lösung für Aufgabe 1 1:30 Minuten = 90 Sekunden Zeitaufwand für den Check-in aller Teilnehmer: 450 * 90 = 40.500 Zeit mit dem Check-in geöffnet: 1 Stunde = 60 Minuten = 3.600 Sekunden Zeitbedarf geteilt durch verfügbare Zeit: = 40.500 / 3.600 = 11,25 Es werden mindestens 12 Assistenten benötigt.

Aufgabe 2 Wie würden Sie in 8 bis 12 Schritten die Teilnahme an einer Messe organisieren?

Lösung zu Aufgabe 2 Wie man eine Teilnahme an einer Messe einrichtet: - Ziele und Ziele festlegen - Raummiete auf der Messe - Stand Produktion - Manage Transport von Material zu und zurück von der Messe - Hostessen (wenn nötig) -Machen Sie einen Zeitplan (der Stand kann zu keiner Zeit alleine gelassen werden) - Hier Reinigung (in der Regel von der Messe Organisation zur Verfügung gestellt) - Buch Transport und Unterkunft (falls erforderlich) - Vorbereitung von Werbematerial, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit - Buchen von Meetings (wenn es eine Business-Messe ist)

FURTHER READINGS AND BIBLIOGRAPHY Anonymous, 2010. Event Management Plan, s.l.: Gascoyne Development Commission. Anonymous, 2017. Active Network. [Online] Available at: http://www.activenetwork.sg/event-managementresources/articles/sample-event-planning-checklist.htm [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. BGL Business Solutions. [Online] Available at: https://www.blgbusinesssolutions.com/blog/4-steps-tofigure-out-the-target-audience-for-your-next-event [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. Concep. [Online] Available at: http://www.concep.com/targeting-the-right-audiencefor-your-events [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. Cornell University. [Online] Available at: http://www.eventplanning.cornell.edu/docs/eventplanning-checklist.pdf [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. Resource Centre UK. [Online] Available at: http://www.resourcecentre.org.uk/information/eventplanning-checklist/ [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. The Balance. [Online] Available at: https://www.thebalance.com/what-is-eventmanagement-4067066 [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. The Balance. [Online] Available at: https://www.thebalance.com/what-is-eventmanagement-1223642 [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. Wild Apricot Membership Knowledge Hub. [Online] Available at: https://www.wildapricot.com/articles/event-checklist [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. World Travel & Tourism Council. [Online] Available at: https://www.wttc.org/ [Accessed 1 9 2017]. Capell, L., 2013. Event Management For Dummies. Wiley for Dummies ed. s.l.:s.n. Jago, .. L. K. & Shaw, R., 1998. Festival Management and Event Tourism. s.l.:Cognizant Communication Corporation. Simões, M. M., Isidoro, A. M., Saldanha, S. D. & Caetano, J., 2014. Manual de Organização e Gestão de Eventos. 1 ed. Lisboa: Edições Sílado. Vieira, J. M., 2015. Eventos e Turismo - Planeamento e Organização. 1 ed. Lisboa: Edições Silabo.