GER - Learning Unit 4 - AR

EVENT-PLANUNG UND -DESIGN, -INHALTE, -ANALYSE

IKT IN DER EVENTORGANISATION - LEARNING UNIT 4

Lerninhalte KAPITEL 1: Vor- und Nachteile von Management Software SUBUNIT 2: Arten von ProjektmanagementSoftware SUBUNIT 3: Spezialisierte Software für Event Management SUBUNIT 4: Planung, Überwachung und Organisation von Funktionen der Event Management Software

Unterrichtsstunden:

10

Workload:

25

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Lernziele Aktionen / Ergebnisse Verwendung spezifischer IKT-Management-Software für die Durchführung eines bestimmten Ereignisses Wissen

Fähigkeiten

Kompetenzen Sie handeln selbstständig in der Nutzung der ausgewählten Software für das EventManagement

Sie definieren die richtige Management-Software für die Bedürfnisse der Veranstaltung , Was sind Vor- und Nachteile Sie führen das ICT-Team Kenntnis der wichtigsten entsprechend den Prinzipien und Arten von Sie vergleichen die geplanten Anforderungen der Projektmanagement-Software Aufgaben und Aktivitäten der Veranstaltung um Veranstaltung mit denen, die in Grundlagen - ICT-Lösungen, die Echtzeit mit spezieller Software Sie unterstützen den Event im Eventmanagement implementiert werden Manager bei der Definition der implementiert werden sollen Bedürfnisse des zu Sie bereiten die implementierenden Events Grundlagen - für die effiziente Budgetzuweisung vor, für jede Nutzung von ICT bei der Veranstaltungsphase / Aufgabe Sie verwenden Feedback als ein Planung, Organisation und / Aktivität, unter Verwendung Instrument zur Überwachung von spezieller Software Qualitätskontrolle Veranstaltungen Sie überwachen den Sie ermitteln Lösungen für Arbeitsfortschritt mit der jedes Problem, das bei der ausgewählten Software für die Durchführung des Ereignisses Ereignisverwaltung auftreten könnte, anhand der Daten, die aus den verwendeten IKT extrahiert wurden

ZUSAMMENFASSUNG Das

Trainingsmodul

ermöglicht

den

Lernenden,

sich

mit

den

Konzepten

der

Projektmanagement-Software und deren Versionen für das Event-Management vertraut zu machen. Die erste Untereinheit prüft die Vor- und Nachteile der Implementierung einer Verwaltungssoftware.

Die zweite Untereinheit untersucht verschiedene Arten von Projektmanagement-Software.

Die dritte Untereinheit überwacht die spezialisierten Softwarelösungen für das Ereignismanagement. In der letzten Untereinheit werden die Funktionen der EventManagement-Software hinsichtlich ihrer Funktionen zur Planung, Überwachung und Organisation

SCHLÜSSELWÖRTER Projektmanagement-Software, Event-Management-Software, ICT

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erläutert.

UNTEREINHEIT 1: VORTEILE UND NACHTEILE DER VERWALTUNGSSOFTWARE VORTEILE

DER

IMPLEMENTIERUNG

VON

MANAGEMENT

SOFTWARE

Projektmanager benötigen spezielle Werkzeuge, um ihre Projekte rechtzeitig zu verwalten und zu liefern. Herkömmliche Projektmanagement-Software unterstützt diese Manager bei der Durchführung von Funktionen, einschließlich der Verwaltung von Projektumfang, Kosten und Ressourcen. Moderne Collaboration-Software bietet noch mehr Werkzeuge.

Diese Tools helfen, verschwendete Zeit zu sparen, z. B. Zeit für die Suche nach Dateien oder Daten und Zeit für die manuelle Aktualisierung von Zeitplänen und Zeitplänen. Sie benötigen Tools, um Dateien zu teilen, in Echtzeit zu kommunizieren und sicherzustellen, dass alle Teamplayer auf einer Seite arbeiten. Einige Tools reduzieren die Redundanz - sie konsolidieren Systeme, so dass Informationen nur an einer Stelle existieren. Und sie vermeiden auch Dateiredundanzen, die zu etwas beitragen können, das einige als "Albtraum der Versionsverwaltung" bezeichnen. (MavenLink, 2017) Zusätzlich zur Reduzierung der Anzahl unterschiedlicher Dateien sorgt die Projektmanagementsoftware auch dafür, dass Teams eine Methode zur Verfolgung von Zeit und Aufgaben verwenden, Ausgaben, andere Budgetposten wie Rechnungen und mehr. Mit einem System können Teams

innerhalb

eines

vorgegebenen

Rahmens

kreativ

arbeiten.

Die Zeiterfassung bringt Vorteile diese sind auch zu berücksichtigen. Projekte haben oft Phasen und Phasen haben normalerweise Fristen. Während einer Analysephase kann ein Projektmanager beispielsweise mehrere Personen bitten, verschiedene Aufgaben auszuführen. Mithilfe der Gantt-Diagramm-Funktion eines Projektmanagement-Programms kann der Manager ein Diagramm nutzen, das den Fortschritt jeder Person während der Phase anzeigt. Die Software kann einen Manager warnen, wenn er feststellt, dass das Team die Frist nicht einhalten kann, die der Manager für die Phase festgelegt hat.

Fortschrittsberichte von Projektmanagement-Software helfen den Teammitgliedern, fokussiert zu bleiben und zielorientiert zu arbeiten. Die Software kann Managern auch die Möglichkeit geben, Aufgaben leicht neu zu verteilen und zu verschieben. Wenn beispielsweise zwei Teammitglieder eine Aufgabe vorzeitig beenden, kann der Manager die Software verwenden, um sie schnell für eine andere Aufgabe zu starten. Manager können Aufgaben in einigen Projektmanagementanwendungen per E-Mail generieren und in GanttDiagramme

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umwandeln.

Die Kommunikation per E-Mail ist in Ordnung, aber Teams arbeiten ist oft produktiver, wenn sie sich bei Computern anmelden und Echtzeit-Projektinformationen mithilfe der Projektmanagement-Software austauschen können. Suchen Sie nach Software, die diese Art von Kommunikation bereitstellt, wenn Ihre Teammitglieder nicht am selben Ort arbeiten. Es hilft auch, wenn sich Teammitglieder ein umfassendes Bild vom Status eines Projekts und von detaillierten Zeitplänen machen können. Projektmanagement-Software macht das möglich, indem man sich an alles erinnert, was während einer Projektphase passiert und es für alle verfügbar ist. Projektmanagement-Software entwickelt eine Plattform für die Kommunikation über Aufgaben und Projekte sowohl intern als auch extern mit Kunden und anderen Stakeholdern.

Mit

der

Einführung

von

Cloud-basierter

Projektmanagement-Software

müssen

Unternehmen nicht mehr an einem einzigen physischen Standort arbeiten. Sie können problemlos als Team arbeiten, während sie über verschiedene geografische Regionen verstreut sind, während sie dieselben Zugriffs-, Update- und Kollaborationsebenen beibehalten. Software as a Service (SaaS) -Projektmanagement-Lösungen erleichtern die Teamarbeit

-

und

damit

die

Projektabwicklung,

Kundenzufriedenheit

und

Wiederholungsgeschäfte. Wenn Ihr Projekt in der Cloud lebt, kann Ihr Team überall und jederzeit auf benötigte Arbeitsinformationen zugreifen. Ganz gleich, ob Sie sich auf einem Kundenmeeting, einem Networking-Event oder auf Ihrem Wohnzimmersofa befinden. Die Cloud-Software hält Informationen stets griffbereit, anstatt sie in den lokalen Computerordnern Ihrer Kollegen zu speichern. Egal welche Plattform jedes Mitglied Ihres

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Teams verwendet - Windows, Mac, Linux - ist irrelevant, da das einzige, was eine CloudAnwendung benötigt, eine Internetverbindung und ein Webbrowser ist. (TeamWork, 2017) Aufgaben werden schneller ausgeführt, wenn jedes Teammitglied in der Umgebung arbeiten kann, in der es am angenehmsten ist. Eine gute Cloud-Projektmanagement-Software bietet erstklassige Sicherheit und verwendet hochsichere Rechenzentren und Server mit integrierter Notfallwiederherstellung. Wenn Sie Kaffee auf Ihren Laptop verschütten, einen Virus herunterladen oder sogar Ihr gesamtes Büro in einem Hurrikan verlieren, können Sie ohne zu zögern an die Arbeit zurückkehren, da alle wichtigen Informationen in der Cloud gespeichert sind. Und wenn ein Laptop verloren geht oder gestohlen wird, müssen Sie sich nur bei Ihrem Online-Konto anmelden und Ihr Passwort ändern, um sensible Daten zu schützen.

Mit einem Cloud-basierten Projektmanagement-System sind Ihre IT-Administratoren und das Netzwerk-Team von der Wartung der Software befreit. Da Cloud-basierte Projektmanagement-Software-Anbieter sich um das Versions-Upgrade, die Datensicherung und verschiedene andere Aktivitäten kümmern, um sicherzustellen, dass die Anwendung verfügbar bleibt, sind 99,9% der Zeit verfügbar. Dies ist ein weiterer wichtiger Grund, warum Geschäftsleute Cloud-basierte Lösungen bevorzugen. Die übermäßige Belastung und Abhängigkeit vom IT-Support-Team wird mit Cloud-basierter Software beseitigt.

Schließlich automatisiert die Software Ihre Prozesse und stellt einen zentralen Mittelpunkt für die Verwaltung von Ressourcen, Aufgaben, Zeitplänen, Projekten und Kommunikation bereit. All diese Informationen, die in einem System gespeichert sind, geben Ihnen die Möglichkeit, Fortschrittsberichte zu erstellen - ob täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich. Die modernen Systeme von heute bieten Echtzeit-Fortschrittsberichte, sodass Sie Informationen zum Projektstatus einfach visualisieren und austauschen können.

Dadurch erhalten Sie nicht nur einen Überblick darüber, wo Sie Ihre Ressourcen für intelligentere Projektlieferungsentscheidungen anpassen können. Darüber hinaus können Sie detaillierte und transparente Antworten auf Fragen von Interessengruppen geben. Das Projektmanagement-Softwaresystem unterstützt Sie dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen, da Sie alle Details an einem bestimmten Ort haben. Daher ist der Entscheidungsprozess

Nachteile

der

verbessert

Implementierung

und

von

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viel

genauer.

Management-Software

Projektmanagement-Software hat auch ihre Nachteile. Die Auswahl eines Systems erfordert eine Investition, was bedeutet, dass Sie sorgfältig überlegen müssen, welches System für Ihre einzigartigen Workflows geeignet ist. Das System, das Sie auswählen, sollte genau so anpassbar sein, wie Sie es benötigen. Sie sollten die Kosten der Zeit und möglicherweise Geld für die Schulung Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Einige Programme können sehr teuer sein. Während Projektmanagement-Software großartige Lösungen bieten kann, müssen diese Lösungen oft kundenspezifisch entworfen oder gelöst werden, indem mehrere Softwareprogramme gekauft werden. Dies können kostspielige Optionen sein und können schwierig

zu

implementieren

sein.

Im Hinblick auf die Zugriffskontrolle ermöglichen die neuesten Versionen von OnlineProjektmanagementlösungen den Zugriff für mehrere Benutzer. Dies erleichtert das Teilen von Daten erheblich. Während der Zugriff für mehrere Benutzer kollaborative Vorteile bietet, müssen Sie die nicht autorisierte Anzeige sensibler Projektdaten vermeiden und die Zugriffssteuerung überwachen. Vergessen Sie, die Einstellungen in der Zugriffskontrolle zu ändern, und Sie könnten viele Augen haben, die private Firmeninformationen anzeigen.

Wie bei vielen Anwendungen haben Projektmanagementprogramme oft eine Lernkurve, die je nach Komplexität des Programms variiert. Es kostet normalerweise Geld, um hochwertige Software

zu

kaufen

oder

Online-Management-Anwendungen

zu

verwenden.

Projektmanager müssen lernen, die Hauptfunktionen eines Programms zu verwenden, und sicherstellen, dass Teammitglieder lernen, die Komponenten zu verwenden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Der Benutzer muss die Projektmanagementmethodik und das Vokabular verstehen. Die meisten Projektmanagement-Softwarepakete sind darauf angewiesen. Wenn der Benutzer nicht die grundlegenden Planungs- und Aufgabendefinitionsschritte befolgt, ist die Software nicht von Vorteil und kann das Projekt sogar komplizieren.

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Es braucht Zeit, um ein Projekt zu planen, Meilensteine zu definieren, alles in das System einzugeben und den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen. Projektmanagement-Software kann auch dazu führen, dass Anfänger-Projektmanager Projekte erzeugen, die komplexer sind als sie eigentlich sein sollten. Projektmanagement-Software kann einfache Projekte verkomplizieren. Während die Verwendung von Projektmanagement-Software eine beliebte Option für viele Organisationen ist, benötigen einfachere Projekte möglicherweise keine Projektmanagement-Software.

Wenn

Projektmanagement-Software

unangemessen

verwendet wird, kann dies die Angelegenheit unnötig erschweren. Die Übernahme der von Ihnen gewählten Technologie durch die Mitarbeiter ist entscheidend, um die höchste Rendite für Ihre Investition in eine Projektmanagement-Software zu erzielen und um zu verhindern, dass Mitarbeiter das System aus Mangel an Verständnis für die Benutzeroberfläche

und

die

gesamte

Funktionalität

nutzen.

Sie möchten, dass Ihre Projektmanagement-Software Prozesse beschleunigt und die Zeit Ihres Teams nicht zusätzlich belastet. Statt nur "das Projekt zu machen", was der Kern des Projektmanagements ist, sind einige Projektmanager so fokussiert und so besessen von der Methodik geworden, dass letztere sich zum "Ziel" entwickelt hat und nicht zur "Hilfe für die Zielerreichung". Dies gefährdet die Bereitstellung des Projekts und führt zu verpassten Gelegenheiten, wenn die Projektmanager so eng zusammen kommen und ihre eigene Methodik schützen, dass sie es ablehnen, mit einem anderen Projekt zu experimentieren, das für ihr aktuelles Projekt schneller und besser sein könnte.

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KAPITEL 2: ARTEN VON PROJEKTMANAGEMENT SOFTWARE Projektmanagement-Softwaredienste sind in einer Vielzahl von Typen, Bereichen und Preisplänen verfügbar. Um den für Ihre spezifischen Anforderungen am besten geeigneten zu wählen, sollten Sie zunächst einmal wissen, welche Arten von ProjektmanagementSoftware es gibt. In diesem Artikel werden alle wichtigen Typen besprochen und wir zeigen Ihnen, welche für bestimmte Unternehmen oder Aufgaben am besten geeignet sind. Wenn Sie Ihre Optionen gut kennen, können Sie sich hoffentlich einen Service aussuchen, mit dem Sie das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen wirklich optimieren können. (Finanzen, 2017)

Einige Softwarelösungen sind spezifisch für einen einzigen Typ, während andere Softwareprodukte eine Mischung von Typen aufweisen. Wenn Sie die richtige Projektmanagement-Software auswählen, erhalten Sie nur die Funktionen, die Sie benötigen. Behalten Sie jedoch die anderen Funktionen bei, die Sie in Zukunft benötigen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Suchen Sie auch nach einem Anbieter, der kostenlose oder Demo-Software anbietet, je besser Sie die Funktionen beurteilen können. Bevor wir die Arten von Projektmanagement-Software vergleichen, sollten Sie die drei Bereiche berücksichtigen, in denen sie klassifiziert werden können:

• Bereitstellung - wie die Software installiert und auf sie zugegriffen wird • Eigenschaften - wie die Software von ihrem vorgesehenen Benutzer verwendet wird • Spezialisierung - Spezialisierung der Software

Einige Projektmanagement-Software ist möglicherweise die beste in ihrer Klasse, aber es bedeutet nicht, dass es für Ihre Geschäftseinrichtung gut ist. Denken Sie daran, die Software ist nur ein Werkzeug, wichtig ist, wie Sie es auf Ihr Projekt anwenden. Lassen Sie uns nun die Arten von Projektmanagement-Software in den drei Bereichen überprüfen:

Bereitstellung Wie Sie die Software installieren oder auf die Sie zugreifen möchten, spielt bei Ihrer Kaufentscheidung eine Rolle.

Vor Ort (Desktop) - Die Projektmanagement-Software ist auf Ihrem Computer oder Server installiert. In der Regel zahlen Sie eine einmalige (oder jährliche) firmeneigene Lizenz zur Nutzung der Software.

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Vorteile • Ihre Dateien bleiben bei Ihnen • Sie haben mehr Kontrolle über die Software • Normalerweise fallen keine wiederkehrenden Lizenzgebühren an

Nachteile • Sie müssen eine I.T. Spezialist für die Verwaltung oder Problembehandlung der Software, einschließlich Sicherheits- und technischer Fehler • Hohes Kapital für Server oder Computer, Upgrades und Einstellung eines I.T. Spezialist • Sie können nur auf die Software auf Ihrem Server oder Computer zugreifen; Mobilität ist gefährdet.

In der Cloud-gehostet - Die Projektmanagement-Software wird auf dem Server des Anbieters installiert und über das Internet abgerufen. In der Regel zahlen Sie eine monatliche Abonnementgebühr für die Nutzung der Software.

Vorteile • Niedriges Kapital; oft, nur die monatliche Gebühr, die so niedrig wie $ 20 sein kann • Keine Notwendigkeit, ein I.T. Spezialist für die Verwaltung der Software; Der Anbieter kümmert sich um die Sicherheit und Fehlerbehebung • Sie können überall dort auf die Software zugreifen, wo eine Internetverbindung besteht.

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Du bist mobil.

Nachteile • Ihre Dateien befinden sich in der Cloud und werden mit dem Anbieter geteilt • Wiederkehrende monatliche Gebühren, die sich im Laufe der Zeit summieren und Sie auf lange Sicht mehr kosten • Sie haben keine Kontrolle über die Software (was ist, wenn der Verkäufer den Faltreifen schließt?)

Nach Merkmalen Wie Sie die Software verwenden, bestimmt auch die richtige Projektmanagementlösung für Sie.

Persönliche oder Einzelbenutzer-Projektmanagement-Software für private oder private Projekte. Es wird davon ausgegangen, dass jeweils nur ein Benutzer den Projektplan bearbeitet. Dieser Typ wird oft für kleine Top-Down-Projekte verwendet, die eine klare Struktur von Anfang, Mitte und Ende haben. Zum Beispiel ein DIY-Möbelprojekt.

Gemeinschaftliche Nutzung - Projektmanagement-Software für mehrere Benutzer, die gleichzeitig den Projektplan lesen, bearbeiten oder ergänzen können. Noch wichtiger ist, dass die Ergänzungen oder Änderungen in das Gesamtsystem integriert sind, so dass der Projektplan sofort aktualisiert wird. Die Zusammenarbeit kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen, wobei andere den Projektplan bearbeiten können, andere können Notizen veröffentlichen und andere können nur die Daten lesen. Dieser Typ wird für fokussierte oder komplexe Projekte mit Teams oder Einzelpersonen verwendet, die an separaten, aber verwandten Teilprojekten arbeiten. (TeamGantt, 2017) Die kollaborative Projektmanagement-Software hilft dem Projektleiter und den Interessengruppen, sowohl sequenzielle als auch parallele Aktivitäten zu schätzen und zu überwachen, die auf verschiedenen Stufen in verschiedenen Teams stattfinden. Ebenso funktioniert diese Art von Software am besten in einer webbasierten Infrastruktur, wo Benutzer an mehreren Standorten auf den Projektplan zugreifen und Echtzeitdaten eingeben können.

Integriert - Projektmanagement-Software, die in andere Aspekte des Geschäftsbetriebs integriert wird, z. B. CRM (Customer Relationship Management) oder Collaboration-Tools.

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Dieser Typ wird für Projekte verwendet, die sich mit anderen Geschäftsaktivitäten, häufig mit Kundenbeziehungsprozessen, überschneiden. Zum Beispiel kann eine neue Versionssoftware unter Verwendung dieses Projektmanagementtyps implementiert werden, um das Projekt über seine Entwicklungsstufen hinweg zu handhaben, während ein CRMModul integriert werden kann, um Rückmeldungen über Bugs oder Crowdsource-Ideen für die neue Version zu erhalten. Diese Typen sind oft als Module in vielen Softwareprodukten enthalten. Einige Projekte erfordern jedoch die Verwendung eines Features mehr als andere Features. Wenn Sie also ein spezialisiertes Projekt haben, sollten Sie auch eine Projektmanagement-Lösung erhalten, die auf einen oder zwei dieser Aspekte spezialisiert ist:

Planung - Dieser Typ hebt eine Planungsfunktion hervor, eher ein Gantt-Diagramm, das den Zeitplan der Projektergebnisse verfolgt. Schedule-orientierte Projektmanagement-Software ist am besten für öffentliche Veranstaltungen oder aktivitätsorientierte Projekte, wie Konzerte, Produkteinführungen oder Großveranstaltungen. Der Zeitplan ist festgelegt (Bewegung wird die Öffentlichkeit empören), so dass der Fokus darauf liegt, den Kalender fest im Griff zu behalten.

Problemverfolgung - Dieser Typ unterstreicht die Notwendigkeit, Störungen oder Lücken während des Projektfortschritts genau zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie richtig behandelt werden. Es ist wichtig zu wissen, dass für Projekte mit vielen technischen Spezifikationen, ein einzelner Fehler oder eine Änderung im Plan einen Domino-Effekt von Störungen verursachen kann; Dadurch wird das gesamte Projekt kompromittiert. Die Softwareentwicklung benötigt einen Projektmanagementtyp, um Fehler ständig zu verfolgen und zu beheben, während sichergestellt wird, dass das gesamte System wie geplant funktioniert.

Projektportfolio - Dieser Typ enthält komplexe Funktionen, mit denen Organisationen mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten können. Es verfügt über ein exzellentes Dashboard, das mit Drill-Down-Optionen auf einen Blick die Details der verschiedenen Projekte anzeigt. Organisationen, die mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, sollten diese Projektmanagement-Software verwenden. Da es robustere Editing-, Tracking- und andere Funktionen bietet und eine erweiterte Infrastruktur erfordert, ist dieser Softwaretyp erwartungsgemäß teuer. Bauunternehmen, Bauträger und Ingenieurbüros gehören zu den

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gängigen Nutzern von Projektportfoliomanagement-Software.

Um in der heutigen Geschäftsumgebung wettbewerbsfähig zu bleiben, die akkurate und pünktliche Ergebnisse in einer sich immer enger werdenden Bearbeitungszeit erfordert, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software. Aber diese Lösungen kommen in verschiedenen Paketen. Mit einem allgemeinen Verständnis ihrer Typen sind Sie auf dem richtigen Weg, um die kosteneffektivste Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen zu erhalten.

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KAPITEL 3: SPEZIALISIERTE SOFTWARE FÜR EVENT MANAGEMENT Event-Management-Software ist der Oberbegriff für eine breite Palette von Softwareprodukten, die bei der Verwaltung von professionellen und akademischen Konferenzen, Messen, Kongressen und kleineren Veranstaltungen wie Continuing Professional Development (CPD) Meetings verwendet werden. (Wikipedia, 2017)

Eventbrite ist wohl die beliebteste Event-ManagementSoftware. Es ist eine Cloud-basierte Plattform, die es Veranstaltern ermöglicht, Eintrittskarten für Veranstaltungen zu planen, zu bewerben und zu verkaufen und sie auf Facebook, Twitter und anderen Social-Networking-Tools direkt von der Website aus zu veröffentlichen. (EventBrite, 2017)

Cvent ist führend in den Bereichen Event-Management, Online-Event-Registrierung, Location-Sourcing und Mobile-Event-App-Technologie - mit über 183.000 aktiven Systembenutzern. Cvent modernisiert die traditionellen Prozesse im Zusammenhang mit Event-Management. Ihre integrierte Plattform hilft Planern, Veranstaltungsorte effizienter zu finden, Veranstaltungen zu planen, Teilnehmer einzubeziehen, die Auswirkungen ihrer Veranstaltungen zu messen und vieles mehr. (Cvent, 2017)

Eventzilla bietet die günstigste Event-Management- und Registrierungslösung für Veranstalter jeder Größe. Wenn Sie eine kostenlose Veranstaltung veranstalten, ist Eventzilla 100% kostenlos zu benutzen. Für bezahlte Veranstaltungen ist ihre 1 $ Pauschalgebühr pro Teilnehmer die niedrigste in der Branche heute. Ob Sie eine Geburtstagsparty veranstalten oder ein Musikfestival organisieren, wir haben Sie mit den branchenführenden Funktionen, die Sie erwartet haben, und dann noch mehr abgedeckt. (Capterra, 2017)

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Full-Scale Cloud-basierte Ticket-Plattform für Online-Vorverkauf, Marketing, gedruckte Tickets und Armbänder, Social Media und eine Reihe von Optionen für den Verkauf an der Tür und Scannen von Tickets. Egal, ob Sie ein Zentrum für darstellende Künste verwalten, große Festivals organisieren, kleine Veranstaltungen ausrichten oder eine Spendenaktion veranstalten, Sie werden alles, was Sie für eine einfache und erfolgreiche Veranstaltung benötigen, über Violepass erhalten. (Nasdaq, 2017)

Regpack ist die führende, am schnellsten wachsende Event-Management-Software, der weltweit mehr als 5.000 Organisationen vertrauen, wie die NFL und Goodwill. Mit Regpack können Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Veranstaltung von der Registrierung bis zur Teilnahme, Zahlung und Berichterstattung steuern und dabei gleichzeitig Geld sparen!

(G2Crowd, 2017)

Trello ist eine webbasierte Projektverwaltungsanwendung, die ursprünglich 2011 von Fog Creek Software erstellt wurde. 2014 wurde sie als Basis für ein separates Unternehmen ausgegliedert und später im Januar 2017 an Atlassian verkauft. Das Unternehmen hat seinen Sitz in New York City. (Trello, 2017)

Primavera ist eine Enterprise-Projekt-Portfolio-Management-Software. Es umfasst Projektmanagement-, Produktmanagement-, Collaborationund Kontrollfunktionen und integriert sich in andere Unternehmenssoftware wie Oracle und die ERP-Systeme von SAP. Primavera wurde 1983 von der Primavera Systems Inc. gegründet, die 2008 von der Oracle Corporation übernommen wurde. (Mongolei, 2017)

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Asana ist eine Web- und Mobile-Anwendung, mit der Teams ihre Arbeit verfolgen können. Es wurde 2008 von Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz und Ex-Ingenieur Justin Rosenstein gegründet, die beide an der Verbesserung der Produktivität von Mitarbeitern bei Facebook arbeiteten. (Asana, 2017)

Word und speziell Excel können auch für das Event-Management verwendet werden. Vor allem die Serienbrieffunktion in Word mit einer Excel-Tabelle ist sehr hilfreich. Es kann verwendet werden, um mehrere Dokumente gleichzeitig zu erstellen. (Office, 2017) Diese Dokumente haben das gleiche Layout, Formatierung, Text und Grafik. Nur bestimmte Abschnitte jedes Dokuments variieren und sind personalisiert. . Die Dokumente, die Word mit Seriendruck erstellen kann, umfassen Massen-Labels, Briefe, Umschläge, Tickets und E-Mails. Am Seriendruckprozess sind drei Dokumente beteiligt: Ihr Hauptdokument, Ihre Datenquelle und das zusammengeführte Dokument. Seriendruck wird verwendet, um mehrere Dokumente gleichzeitig zu erstellen.

Diese Dokumente haben identische Layouts, Formatierungen, Texte und Grafiken. Nur bestimmte Teile jedes Dokuments variieren und werden mithilfe der Zusammenführungsfunktion personalisiert. Die Dokumente, die Word mit Seriendruck erstellen kann, umfassen Massen-Labels, Briefe, Umschläge und E-Mails. Es gibt drei Dokumente, die am Seriendruckprozess beteiligt sind: 1) Ihr Hauptdokument 2) Ihre Datenquelle 3) Ihr zusammengeführtes Dokument

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VSIS ConfTool, das Open-Source-System von ConfTool, ist über eine kostenlose Lizenz für nicht-kommerzielle Veranstaltungen verfügbar.

Es ist für akademische und nicht professionelle Veranstaltungsplaner gedacht. Es bietet für bis zu 150 Teilnehmer ein anpassbares Anmeldeformular, Datei-Upload und OnlineEinreichungen sowie Online-Überprüfungsformulare. Auf einer Konferenz können Sie damit Teilnehmer einchecken. (Medium, 2017) Für die Zahlungsabwicklung außer Bargeld, Scheck oder Überweisung benötigen Sie die Pro Edition. Features: Online-Registrierung, Custom Branding, Datenverwaltung.

Odoos Open-Source-Event-App bietet eine Vielzahl von Funktionen für jede Phase des Ereignisplanungsprozesses. Sie können Ereignisseiten mit einem benutzerfreundlichen Editor erstellen und Tagesordnungen für jedes Ereignis erstellen. Verkaufen Sie Online-Tickets auf mehreren Ebenen, nutzen Sie automatisierte E-Mail- und Social-Media-Integration und verfolgen Sie den Erfolg Ihrer Website mit Google Analytics.

(Diazgranados, 2017) Odoo bietet auch SEO-Tools und Landing Pages und integriert sich vollständig in den Rest der Odoo-Suite von Apps.

Eigenschaften: Buchung Zeitplan für Ereignisse Social Media Integration E-Mail Marketing

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Google Analytics-Integration Sponsor-Management

OpenConferenceWare ist eine Open-Source-Webanwendung für Ereignisse und Konferenzen.

Seine anpassbare Allzweckplattform bietet Vorschläge, Sitzungen, Zeitpläne, Tracks und mehr.

Für diejenigen, die besonders technisch versiert sind, benötigt OpenConferenceWare eine RailsAnwendung.

Es ist anpassbar und ist eine Plattform, auf der jeder Sitzungen für eine Veranstaltung auflisten, Angebote erstellen und aktualisieren, einen Feed abonnieren, Showrooms abonnieren und ein Profil erstellen kann. Administratoren können Ereignisse erstellen und ändern, Vorschlagsfristen festlegen sowie Räume und Sitzungen verwalten.

Eigenschaften: Zeitplan für Ereignisse Raumblock-Verwaltung Sitzungsverwaltung Teilnehmerumfragen zu Teilnehmern

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KAPITEL 4: PLANUNG, ÜBERWACHUNG UND ORGANISATIONSMERKMALE DER EVENT MANAGEMENT SOFTWARE

Ein Schlüssel, um die Antwort zu wissen: Was ist Event-Management-Software? ist zu fragen, was sind die Merkmale von Event-Management-Software? Je nach Feature-Set bieten diese Lösungen Werkzeuge für die Planung, die Veranstaltung und die Nachbereitung. Lassen Sie uns diese Schlüsselmerkmale identifizieren.

PLANUNGSMERKMALE

Event-Marketing-Tools Sie sollten Ihre Website mit einem Website-Analysetool integrieren, um das Verhalten der Besucher auf Ihrer Website zu verfolgen und die Schwachstellen zu identifizieren, um Ihre Marketingbemühungen zu maximieren.

Die Software sollte es dir ermöglichen, deine Events live auf YouTube und anderen VideoSharing-Websites zu streamen.

Es sollte Lead-Management-Tools für die Sponsoren geben, um potenzielle Kunden während der Veranstaltungen zu akquirieren und zu verwalten.

Sie verfügen über alle Funktionen einer Event-Management-Software, mit der Sie Ihre Veranstaltung bewerben können, um ein breites Online-Publikum zu erreichen und Leads zu gewinnen. Marketingkanäle umfassen soziale Medien, E-Mail-Marketing, Medien und BlogSites. Die Tools variieren, aber die Lösungen enthalten die Grundlagen des Builders für EventWebsites, einen integrierten Mailer und einen Veranstaltungskalender.

Der Event-Web-Builder erstellt die Zielseite für Ihren Pitch und Ihre Online-Registrierung. Die meisten Lösungen verfügen über Plug-and-Play-Builder mit Drag-and-Drop-Funktionalität, die es jedem ermöglichen, Ereignisseiten ohne Probleme zu erstellen. Eine mobile Version kann ebenfalls angezeigt werden, was wichtig ist, wenn man bedenkt, dass viele Teilnehmer von ihren Smartphones aus auf Ihre Zielseite zugreifen können.

Ein Mailer hingegen wählt Informationen aus der Online-Registrierung für E-MailMarketingkampagnen aus. Sie können E-Mails auf verschiedenen Ereignisphasen mit verschiedenen spezifischen Themen senden, z. B. Leads generieren, Feedback anregen und Erinnerungen oder einen Call-to-Action für Early-Bird-Angebote senden. Der Mailer kann von Ihnen mit personalisierten Merge-Feldern gebrandmarkt werden, um der Nachricht mehr

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Engagement zu verleihen. Der Mailer kann auch Echtzeitdaten (Open, Clicks, etc.) verfolgen und Sponsorships anzeigen, da diese Plattform wahrscheinlich ein Teil Ihrer Medienwerte für Sponsoren ist.

Währenddessen kann ein Ereigniskalender, ob eingebaut oder integriert, den Teilnehmern die verschiedenen Programme zeigen, die an den Ereignisdaten geplottet sind. Einige Lösungen ermöglichen es den Teilnehmern, auf ein bestimmtes Datum oder Programm im Kalender zu klicken, von dem aus sie einen Platz reservieren können.

Finanzmanagement Es ist ein weiteres wichtiges Merkmal, um Sie bei der Überwachung von Fonds, der Neuschätzung von Ausgaben und der Berechnung von Einsparungen zu unterstützen. Dieses Modul erfasst alle Ihre Ereignistransaktionen und gewährleistet die Genauigkeit von Budgetdetails, von Schätzungen auf hoher Ebene bis hin zu granularen Werbebuchungen, was zu einem präzisen ROI führt. Mit dieser Funktion können auch Deals oder Quotes und tatsächliche Zahlungen verfolgt und die durchschnittlichen Kosten pro Teilnehmer bewertet werden, um die Schätzungen zu skalieren. Erstellen Sie Event-Budgets, verfolgen Sie Fonds über Ereignisse hinweg, berechnen Sie variable Kosten und bewerten Sie die Ausgaben für Meetings.

ÜBERWACHUNGSMERKMALE Überwachen Sie die Verkäufe, die Ihre Werbeaktionen über verschiedene Zeiträume hinweg verzeichnen. Überwachen Sie Ticketverkauf, Sitzplatzverfügbarkeit und Anwesenheit - alles an einem Ort. Reporting & Analytics, erhalten Sie eine Momentaufnahme des Gesamtumsatzes Ihrer Veranstaltungen, verkaufter Tickets, Seitenaufrufe und Auszahlungen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Verkaufs- und Comp-Tickets - online, manuell oder an der Kasse.

Ereignisberichte

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Entwickeln Sie eine Bilderreise jedes Teilnehmers mit besonderer Aufmerksamkeit auf Interessen, besuchte Sitzungen und Gruppenbeteiligung.

Das Back-End-Dashboard der Ereignisverwaltungssoftware sollte sowohl von PC als auch von Handheld-Geräten aus zugänglich sein. Da Sie der Event-Manager sind, sollten alle wichtigen Daten wie die Gesamtzahl der Redner, die Gesamtzahl der Ticket-Käufer, die Gesamteinnahmen und der Umfragebericht für Sie sichtbar sein.

Ereignisberichte Sie können Analysen mit Event-Management-Software vor, während oder nach der Veranstaltung durchführen und erhalten so Einblicke in eine fundiertere Entscheidung. Einige Lösungen ermöglichen eine Echtzeit-Berichterstellung, mit der Sie die Teilnahme, Ausgaben und andere wichtige Kennzahlen bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen können, um das Ziel zu erreichen. Die Berichterstattung kann in Form von Zusammenfassungen oder Drilldown-Details erfolgen, die Sie mit Ihren Teams, Partnern, Sponsoren und anderen Interessengruppen teilen können. Tracking-Trends sind auch mit Event Analytics möglich, um Ihnen dabei zu helfen, auf Ihrem Best-Practice-Set aufzubauen.

Darüber hinaus können Sie Berichte so anpassen, dass sie sich auf wichtige Messwerte für zukünftige Ereignisse konzentrieren.

ORGANISATIONSMERKMALE Teilnehmerverwaltung Sie sollten benutzerdefinierte Registrierungsseiten entwerfen und die Ticketpreise mit einer Kaufoption angeben können.

Erlauben Sie den Referenten, sich im Voraus für Ihr Meeting anzumelden und lassen Sie sie ihre ID-Badges einsammeln, indem Sie in den Hotels einchecken, in denen sie während der Veranstaltung bleiben werden.

Es sollte ein Barcode-Scansystem geben, damit Sie es scannen und die Elemente anzeigen können, die jeder Ereignisteilnehmer erhalten muss. Wenn ein Teilnehmer seine Artikel erhält, sollte die Datenbank seinen Namen aus der Liste abhaken. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder die richtigen Objekte erhält.

Eine Option zum Aufbau einer Online-Community ist ein Muss. Die Sprecher oder Ausführenden können hier ihre Namen auflisten, ebenso wie die Mitglieder des Publikums.

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Dieses Online-Forum wird Ihnen helfen zu wissen, welche Veranstaltungsteilnehmer mögen und nicht mögen und da eine Online-Community länger dauert als eine Veranstaltung, interagieren die Leute miteinander, auch nachdem eine bestimmte Konferenz oder Konferenz vorbei ist. Sie werden sogar die Nachrichten über bevorstehende Ereignisse unter ihren Freunden teilen.

Session-Scan-Funktion ist auch ein entscheidendes Merkmal. Wenn Ihre Veranstaltung drei Tage dauert und mehrere Sitzungen durchgeführt werden, können Sie die Badges der Teilnehmer scannen, um zu verfolgen, welche Sitzungen von der maximalen Anzahl von Personen beobachtet wurden und welche Sitzungen bei den Ticketkäufern kein Interesse geweckt haben.

Datensicherheit ist wahrscheinlich das wichtigste Merkmal einer Event-ManagementSoftware. Sowohl die Redner als auch die Ticketkäufer teilen ihre persönlichen Daten auf Ihrer Website mit. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre ausgewählte Software mit dem neuesten Stand der Technik ausgestattet ist.

Online-Ereignisregistrierung Eine der bewundernswerten Eigenschaften von Event-Management-Software ist die Verschiebung der Eingabe von Registrierungsdaten vom Organisator zu den Teilnehmern.

Dies wird durch die Online-Registrierung ermöglicht, bei der die Teilnehmer ihre Informationen direkt in die Ereignisdatenbank eingeben. Ausgefeilte Lösungen ermöglichen sogar die Registrierung von Multitracks oder Multi-Sessions, bei denen sich die Gäste für bestimmte Veranstaltungsprogramme oder Workshops entscheiden können. Um die Datenintegrität vor Spam und Trollen zu schützen, können diese Systeme Einschränkungen wie den Registrierungscode oder das eindeutige ID-System für jeden Gast enthalten. Dieselbe Datenbank kann für das Event-Marketing und die Verarbeitung vor Ort verwendet werden

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Datenbankmanagement Die Datenbank ist der Kern der Event-Management-Software. Es sammelt OnlineRegistrierung, Gästeliste vor Ort, Mailinglisten und Analysen. Suchen Sie nach Import- / Exportfunktionen, Sortiervarianten, um verschiedene Metriken zu extrahieren, und integrieren Sie sie in wichtige Geschäftssysteme für CRM, Helpdesk, Workflow-Management und Cloud-Kommunikation.

Datensicherheit ist wahrscheinlich das wichtigste Merkmal einer Event-ManagementSoftware. Sowohl die Redner als auch die Ticketkäufer teilen ihre persönlichen Daten auf Ihrer Website mit. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre ausgewählte Software mit dem neuesten Stand der Technik ausgestattet ist.

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