GER - Learning Unit 8 - AR

EVENT PLANUNG UND DESIGN, INHALT, ANALYSE

EVENT PROTOKOLL – LERNEINHEIT 8

Lerninhalte KAPITEL 1: Event Protokoll KAPITEL 2: Kategorisierung von Events KAPITEL 3: Spezielle Events KAPITEL 4: Potenzielle kritische Punkte KAPITEL 5: Eventprotokoll

Unterrichtsstunden:

Workload:

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Ziele der Lerneinheit Aktionen / Ergebnisse Definieren Sie ein Protokoll für ein bestimmtes Ereignis!

Organisieren und überwachen Sie die Protokollimplementierung!

Wissen

Bezug auf nationale Regeln, Vorschriften und Standards in Bezug auf verschiedene Arten von Ereignisprotokollen Etikette und / oder etablierte Kommunikationsstile in verschiedenen Berufsgruppen, Wirtschaftszweigen, Altersgruppen usw.

Kulturelle Unterschiede zwischen Vertretern verschiedener Zielgruppen, einschließlich nationaler Besonderheiten

Fähigkeiten

Kompetenzen

Sie wählen autonom Protokollregeln / Vorschriften / Verfahren / Standards, die in der Veranstaltung angewendet Sie passen die Protokollregeln werden sollen. und -verfahren an die Überwachung der Umsetzung spezifischen Merkmale, des vereinbarten Teilnehmer und Anforderungen Ereignisprotokolls gemäß von Kunden und / oder Zeitplan, Regeln und Sponsoren an.

Anforderungen.

Sie passen das Ereignisprotokoll Sie definieren klare und an, basierend auf verständliche Regeln für Überlegungen, Rückmeldungen, verschiedene Aspekte der eigenen Erfolgen, Planung, Organisation und Schwierigkeiten und Durchführung von Schwächen.

Veranstaltungen.

Sie besprechen die Regeln mit Fachleuten, die an der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen beteiligt Internationale Protokollregeln, sind, und ändern Sie ggf.

Vorschriften bei der definierte Anforderungen.

Durchführung von Veranstaltungen Sie identifizieren potenzielle kritische Punkte und schlagen vorbeugende Maßnahmen vor.

Sie weisen verantwortliche Teammitglieder und Kundenvertreter auf das geplante Ereignisprotokoll hin.

Sie weisen verantwortliche Teammitglieder und Kundenvertreter auf das geplante Ereignisprotokoll hin.

Sie lösen Probleme, die in der Ereignisvorbereitungsphase auftreten können.

ZUSAMMENFASSUNG Diese Trainingseinheit erklärt das Wesen des Ereignisprotokolls für die verschiedenen Arten von Ereignissen. Zunächst einmal hängt das Protokoll für eine Veranstaltung von der Art der Veranstaltung als öffentliche Versammlung zum Zweck der Feier, Ausbildung, Vermarktung oder Wiedervereinigung ab.

Das Protokoll ist als ein System von Regeln definiert, die das korrekte Verhalten und die in formellen Situationen zu befolgenden Verfahren erklären. In einem größeren Maßstab entwickelten sich die Praktiken zwischen den Nationen im Verlauf ihrer Kontakte untereinander und sie definierten das Wesen des Protokolls. Das Protokoll ist ein Rahmenwerk, das eine effektive Kommunikation zwischen verschiedenen Arten von Führern und ihren Vertretern ermöglicht.

Ereignisprotokoll ist die Norm, nach denen es organisiert ist. Um mögliche Änderungen in einer laufenden Veranstaltung widerzuspiegeln, muss das Protokoll einer Veranstaltung flexibel und anpassungsfähig an die verschiedenen Teilnehmer auf der sozialen oder politischen Bühne sein.

SCHLÜSSELWÖRTER Protokoll, Ereignisprotokoll, Spezialveranstaltung, Intra-institutionelle Veranstaltung, Veranstaltung vor Ort, Regionale Veranstaltung, Veranstaltung Hauptkanäle der Kommunikation, Ankunftsprotokoll, Flag-Protokoll, Sitzprotokoll

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KAPITEL 1: EREIGNIS PROTOKOLL Das Wort "Protokoll" ist griechischen Ursprungs und bedeutet im Mittelalter Regeln für die Archivierung und Archivierung von Dokumenten. In Byzanz bedeutet das Wort auch den ersten Teil eines Dokuments, das aus feierlichen Ausdrücken besteht und die Teilnehmer auflistet, die dieses Dokument annehmen. Später bezieht sich dieser Begriff auf die allgemeinen Verhaltensregeln der Aktivität.

Das Protokoll ist als ein System von Regeln definiert, die das korrekte Verhalten und die in formellen Situationen zu befolgenden Verfahren erklären. In einem größeren Maßstab entwickelten sich die Praktiken zwischen den Nationen im Verlauf ihrer Kontakte untereinander und sie definierten das Wesen des Protokolls. Das Protokoll ist ein Rahmenwerk, das eine effektive Kommunikation zwischen verschiedenen Arten von Führern und ihren Vertretern ermöglicht. Obwohl im Laufe der Jahre ein Teil des traditionellen Pomps und der pittoresken Zeremonie verworfen wurde, ist ein angemessenes Verhalten in formellen Situationen immer noch sehr wichtig, um den richtigen Respekt zu wahren und positive Beziehungen zu staatlichen und lokalen Führern und anderen Würdenträgern zu bewahren. Die Etikette umfasst ebenfalls den Körper der Sitten, die durch Gewohnheit, Gebrauch oder Autorität vorgeschrieben sind. Es wird als korrektes Verhalten akzeptiert, wenn Menschen miteinander umgehen und die Rechte und Würden anderer respektieren.

Kurz gesagt, Etikette stellt gute Manieren. Wie in früheren Jahren müssen bestimmte Regeln befolgt werden, um das Ziel zu erreichen, sich ohne Peinlichkeit zu präsentieren und eine korrekte, höfliche Behandlung anderer zu erreichen.

Definitionsgemäß bezieht sich "Protokoll" allgemein auf Gewohnheiten und Regeln der Höflichkeit und Höflichkeit zwischen Individuen und Gesellschaft. Für Regierungen, Nationen, Unternehmen, Organisationen ist das Protokoll ein System von Konventionen, Verfahren und Symbolen, die ihre Identität ausdrücken und die Beziehungen zwischen ihnen erleichtern.

Das folgende Protokoll macht Interaktionen mit anderen vorhersehbarer und bietet einen grundlegenden sozialen Rahmen, innerhalb dessen man operieren kann. (Handbuch, 2017)

Das Diplomatische Protokoll ist eine besondere Art von Protokoll. Es handelt sich um eine Reihe von Verhaltensregeln, die in der Praxis festgelegt werden, Beziehungen zu offiziellen Vertretern verschiedener Staaten aufrechtzuerhalten. Es ist ein äußerer Ausdruck von Respekt, den sie einander gegenüber ihren Vertretern schulden. Das Diplomatische

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Protokoll deckt zwei Arten von Regeln ab: 1) die in einem bestimmten Land niedergelassen sind und von Beamten des Aufenthaltslandes in ihren Beziehungen zu Vertretern anderer Länder und Völker respektiert werden; 2) festgelegt als Normen der bürgerlichen Autorität, die für die Beziehungen zwischen den Vertretern der verschiedenen Länder verbindlich sind, wenn sie sich im Hoheitsgebiet des Wohnsitzlandes befinden, sowie die Beziehungen zwischen den Beamten des Wohnsitzlandes und den in das Gebiet des Wohnstaats. (News, 2017) Die Macht des Diplomatischen Protokolls ist moralisch politisch, aber auf der anderen Seite

haben

einige

der

Regeln

Rechtskraft.

Protokoll eines Ereignisses ist die Norm, nach denen es organisiert ist. Auf der anderen Seite muss das Protokoll einer Veranstaltung flexibel sein und sich an die verschiedenen Akteure auf der sozialen oder politischen Bühne anpassen. Ein offizielles Handbuch würde schnell zur "Protokollbibel" werden, und das Ergebnis wäre Unflexibilität. (Boswell, 2006) Daher müssen die Protokollregeln und -verfahren auf die spezifischen Merkmale, Teilnehmer und Anforderungen des Kunden und / oder Sponsors abgestimmt sein.

Ich kann mich jedes Mal nicht erinnern. Liegt das Telefon nun auf der linken oder auf der rechten Seite?

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UNTEREINHEIT 2: KATEGORISIERUNG VON EREIGNISSEN Zunächst hängt das Protokoll für ein Ereignis von der Art des Ereignisses ab. Eine Veranstaltung kann als eine öffentliche Versammlung zum Zweck der Feier, Bildung, Vermarktung oder Wiedervereinigung beschrieben werden. Ereignisse können anhand ihrer Größe, ihres Typs und ihres Kontexts klassifiziert werden. Es ist sehr schwierig, verschiedene Arten von Veranstaltungen, Kampagnen, Aufführungen, Partys, Ferien und verschiedene Foren zu teilen und zu kategorisieren, weil sie in ständiger Symbiose sind, ineinander überschwappen, die Genres zahlreich sind und viele Stile, Trends und Varietäten haben.

Praktisch jede Privat-, Firmen-, Branchen- oder andere Veranstaltung kann etwas Besonderes werden, solange sie sich von den anderen unterscheidet, und von Fachleuten gemacht wird, die ihre Arbeit verstehen und dies mit viel Kreativität und Eifer tun, ihre Attraktivität suchen und erreichen und Einzigartigkeit.

Es kann jedoch eine allgemeine Kategorisierung der verschiedenen Arten von Ereignissen vorgenommen werden, mit der Maßgabe, dass sie immer zusammen "schweben", kreativ, konzeptionell und ästhetisch synthetisieren können, um für eine lange Zeit in Erinnerung zu bleiben und ihre maximale Wirkung und ihren Zweck zu erreichen . (González, 2011) Kategorisierung von Ereignissen: - Weltereignisse - Besondere Anlässe - Veranstaltungen und Foren für Wirtschaft und Industrie - Firmen- und Firmenfeiertage und Veranstaltungen - Politische Ereignisse - Wohltätigkeitsveranstaltungen - Feiertage von Städten, Bezirken, Gemeinden usw.

- Musikalische und künstlerische Veranstaltungen - Veranstaltungen für Kinder - Sportveranstaltungen - Persönliche, familiäre und private Veranstaltungen und Ferien - Offizielle nationale, internationale und religiöse Feiertage und Veranstaltungen - Festivals aller Art

Die Gründe für die Organisation einer bestimmten Veranstaltung können aufgrund ihrer

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Vielfalt und Vielfalt kaum beschrieben werden. In der Regel ist die Ursache nicht eine, sondern eine Reihe von Ursachen erfordern und erzwingen die Organisation eines bestimmten Ereignisses.

Generische Einteilung der Gründe: -Notwendigkeit der Veranstaltung. Die Umgebung kann keinen spezifischen und direkten Bedarf für die Organisation einer Veranstaltung darstellen. Es ist erforderlich, eine bestimmte Aktivität auszuführen und eine bestimmte Aufgabe zu lösen, die sich nicht auf die aktuelle Situation und die Umgebung bezieht, nicht zwingend erforderlich ist und die Prozesse durch Hinzufügen neuer Elemente und Redesignprozesse verbessert. Solche besonderen Veranstaltungen sind zum Beispiel regelmäßige monatliche oder jährliche Seminare, die nach einem vorläufigen Zeitplan stattfinden. Dies sind besondere Ereignisse, die rechtzeitig geplant sind und nicht durch Umweltveränderungen verursacht werden. Im Allgemeinen sind dies periodische Ereignisse und Ereignisse, die Teil der Kernrichtlinien des Unternehmens sind. Hier sind zum Beispiel persönliche Ereignisse, sowie andere Ereignisse im Zusammenhang mit Feiern.

Veränderungen in der Umgebung Das Auftreten von Veränderungen in der internen und externen Umgebung sowie Bedrohungen, die erkennbar oder in gewissem Maße vorhersehbar sind, können die Institution

unvorbereitet

treffen.

Diese

Veränderungen

können

sowohl

gute

Erholungsmöglichkeiten als auch negative Trends und Bedrohungen sein, die das Unternehmen braucht, um angemessen auf eine besondere Veranstaltung reagieren zu können. Sehr oft sind diese Änderungen mit den Begriffen "Versagen" oder "Erfolg" verbunden, die die unteren und oberen Grenzen der Menge der möglichen Änderungen darstellen. In vielen Fällen führen die registrierten Erfolge des Unternehmens, seine gute Marktposition zu einem Verhalten, das apathisch ist oder die Möglichkeiten der Multiplikation und "Synergie" der erzielten Erfolge nicht respektiert, indem besondere Ereignisse organisiert werden, um sowohl in der Fall von Misserfolg und Erfolg und um das Risiko erfolgreich zu handhaben und die bestmöglichen Gelegenheiten auszunutzen.

(McCaffree, et al., 1977)

Missverständnisse (Unterschiede) in Wahrnehmungen und Einstellungen

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Tatsächlich gibt es anhaltende Diskrepanzen zwischen objektiv existierender Realität, subjektiven Wahrnehmungen und Vorstellungen darüber, also Realität, was es ist, was es angenommen wird und was es sein sollte. Die Inkonsistenzen können mit dem Rhythmus oder der Logik eines Prozesses aus der internen oder externen Umgebung, den Diskrepanzen zwischen der Anstrengung und den von der Firma investierten Ressourcen und den Erwartungen und Einstellungen des Publikums zusammenhängen. Die Erfassung von realen oder projizierten Wahrnehmungsänderungen sollte ernsthaft analysiert werden. In der Praxis können diese Änderungen nicht auftreten oder, wenn sie auftreten, kurzzeitig und nicht sehr signifikant in Bezug auf Parameter und Einfluss sein. Dies erfordert ein angemessenes Warten und Geduld, eine zeitliche Verzögerung oder eine präzise Auswahl des Zeitpunkts für das Ereignis. Es mag sein, dass für die Zeit der Vorbereitung des Ereignisses neue Wahrnehmungsänderungen die Durchführung des geplanten Ereignisses sinnlos erscheinen lassen.

(Froideville & Verheul, 2016)

Marktdynamiken

und Veränderungen

der

Wahrnehmungen und Einstellungen sollten nicht zu übereilten und unangemessenen risikoreichen

Entscheidungen

führen.

- Das Auftauchen neuer Technologien Kenntnisse, Produkte oder Dienstleistungen. Meistens handelt es sich um Ereignisse im Zusammenhang mit Wirtschaft und Handel, Ausbildung und Wissenschaft und nicht zuletzt Kultur und Kunst: Aktionen und Verkauf, neue Produkt- und Dienstleistungslinien, Messen und Ausstellungen, Kunstauktionen, Kongresse, Konferenzen, Symposien, Filmfestivals, Musikfestivals, Modeschauen usw.

- Demografische, Energie-, Umwelt-, ethnische, soziale, kulturelle, gesundheitliche und andere globale Probleme. Diese Gruppe umfasst Veranstaltungen wie "Tag der Erde", "AntiSpin-Kampagnen", "Tag ohne Rauch", "Ein Tag ohne Auto" und viele andere. (Goldblatt, 2010)

KAPITEL 3: BESONDERE EREIGNISSE Besondere Veranstaltungen sind spezifische Veranstaltungen wie Festivals, Belohnungen, Interviews, Presseveranstaltungen usw. Diese Gruppe von Veranstaltungen umfasst alle Arten von Festivals, Konzerte, Show-Programme, Massenveranstaltungen, Roadshows. Im Allgemeinen handelt es sich um eine Reihe von Ereignissen, die sich positiv auf das Image des

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Unternehmens oder der Marke auswirken. Das Ergebnis einer Reihe von professionellen PRAktionen ist ein umfassendes positives Feedback der Zielgruppe, das sich in zunehmender Loyalität gegenüber dem Unternehmen und steigendem Interesse potenzieller Kunden ausdrückt.

Je nach Umfang und Einfluss können besondere Ereignisse wie folgt klassifiziert werden: 1.Intra-institutionelle Ereignisse Sie betreffen die Organisation, ihre Einheiten und Unterabteilungen sowie ihr "internes Publikum". Dies sind die Workshops, das Teambuilding im Zusammenhang mit den Richtlinien des Instituts, die Neuqualifizierung des Personals zur Erlangung neuer Kompetenzen usw. Diese Ereignisse und ihre Ergebnisse sind indirekt mit externen Zielgruppen und Zielgruppen, Nutzern von Produkten und Dienstleistungen, verbunden.

(Goldblatt, 2010)

2. Lokale Ereignisse Sie sind mit den relevanten lokalen Einheiten und Objekten in dem Segment / Sektor verbunden und haben oft einen Betriebs-, Arbeits- und Kampagnencharakter. Zum Beispiel, synchronisieren die Bemühungen von Hoteliers, Gastronomen, Reiseveranstaltern, Kaufleuten, Sportunternehmen und kulturellen und historischen Einrichtungen vor der Sommer- oder Wintersaison. Diese Kategorie umfasst spezielle Veranstaltungen, die das Produkt oder die Dienstleistungen lokaler Unternehmen aus einer oder mehreren Branchen (Leichtindustrie,

Softdrinks,

Lebensmittelprodukte

usw.)

präsentieren.

3. Regionale Ereignisse. Dies sind Ereignisse die unabhängig von ihrer Spezifizität in der Regel die betroffene Region und mehr Zielgruppen betreffen. Teilnehmer dieser Veranstaltungen sind überwiegend Vertreter von Unternehmen aus der Region. Diese Ereignisse haben erhebliche Auswirkungen auf die wirtschaftliche und kulturhistorische Entwicklung der Region und spiegeln sich in den Medien wider. Sie können aus irgendeinem Grund einmalige Ereignisse sein, aber es gibt häufiger einen Grund für ihr periodisches Verhalten und ihre Bestätigung als eine Tradition.

(Goldblatt, 2010)

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4. Nationale Veranstaltungen Bei diesen besonderen Veranstaltungen beziehen sich die Teilnehmer, Ziele und Funktionen der Veranstaltung auf mehr als eine Region oder einen Sektor des Landes. Hier werden beispielsweise

alle

Sportveranstaltungen,

nationalen

und

Festivals,

republikanischen

Messen

und

Kongresse,

vieles

mehr

Konferenzen, abgedeckt.

5. Internationale Veranstaltungen Diese besonderen Ereignisse "überschreiten" die Grenzen des Staates, der Region und des Sektors. Sie sind überwiegend die Anzahl der ausländischen Teilnehmer, die Ziele, die Funktionen

und

die

Ergebnisse

sind

supranational.

6. Bemerkenswerte (einzigartige) Ereignisse Dies sind besondere Ereignisse, die normalerweise traditionell sind, ihren Namen gefunden haben, identifiziert mit dem Geist einer Region, Stadt, Staat. Sie sind breit gefächert, beliebt und haben ein breites Interesse und Aufmerksamkeit, prestigeträchtig, breit in den Medien widergespiegelt, und sind mit einem hohen Maß an Tourismus und wirtschaftlichen Auswirkungen und Einfluss verbunden.

7. Interkontinentale Veranstaltungen Dies sind Mega-Scale-Special-Events, die die gesamte Wirtschaft oder große Teile davon betreffen, diese Ereignisse spiegeln sich in den globalen Medien wider, genießen großes Prestige, Popularität und Millionen von Publikum und Publikum. Beispiele für solche Veranstaltungen sind die Welthandelsausstellungen, die Olympischen Spiele, die Weltmeisterschaften

und

andere.

Der bedingte Charakter dieser Kategorisierung wird durch die Verwendung von mehr als einem Kriterium oder Merkmal vorgegeben, ist aber ausreichend klar in Bezug auf die Differenzierung und Einstufung von besonderen Ereignissen nach Maßstab, Einfluss und Teilnehmern. Ein Ereignis kann gleichzeitig in zwei oder mehr Kategorien fallen. (Goldblatt, 2010)

Die Organisation eines besonderen Ereignisses kann auf verschiedene Arten stattfinden, was durch die gesetzten Ziele bestimmt wird. Zusätzlich ist der Typ oder das Profil des Ereignisses, seine Skalierung, das Budget und ob es Teil der organisationsspezifischen Aktivität ist, von

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größter Wichtigkeit. Welche Ziele sind wichtig, weil die Veranstaltung in vielen Fällen nicht unbedingt zu finanziellen Dividenden führt, sondern sich auf den Aufbau von Image, Reputation, Markennamen usw. bezieht? Es gibt natürlich Veranstaltungen wie Messen und Messen, bei denen es auch darum geht, Gewinne zu erwirtschaften. Die Anzahl der Teilnehmer an der Veranstaltung, das Publikum, das Budget und der Maßstab bestimmen weitgehend, welcher Ansatz für die Veranstaltung gewählt wird.

KAPITEL 4: MÖGLICHE KRITISCHE PUNKTE Der nächste Schritt besteht darin, potenzielle kritische Punkte zu identifizieren und vorbeugende Maßnahmen vorzuschlagen.

Das Protokoll findet immer dann Anwendung, wenn Individuen oder Entitäten interagieren, aber Fragen tauchen nur dann auf, wenn es Unterschiede in Bezug auf den offiziellen Rang oder die Kultur oder Funktion zwischen ihnen gibt (d. H. Wenn die Leute sich der Regeln nicht sicher sind). (Allen, 2000) Hier sind einige Fragen, die Sie stellen müssen, wenn Sie feststellen, dass Protokollprobleme auftreten können: - Was sind die organisatorischen oder informellen Ränge der Beteiligten?

- Ist es ratsam, andere Institutionen oder Personen zu engagieren? Wer sollte Kontakt aufnehmen?

- Ist eine formelle Einladung erforderlich? Wer ist der geeignete Unterzeichner? Dies bedeutet nicht, dass eine Einladung in Papierform erforderlich ist - E-Mail von der richtigen Person kann in Ordnung sein. In jedem Fall ist es hilfreich, in einer Einladung einen logistischen oder programmatischen Kontakt aufzunehmen, insbesondere wenn der Unterzeichner ein leitender Angestellter ist.

- Was ist die richtige Form der Adresse?

- Wer sendet ein Dankeschön nach der Veranstaltung?

- Wer ist die richtige Wahl, um Besucher zu begrüßen und zu begleiten und Einführungen durchzuführen? Diese Leute können oder können nicht gleich sein. Wo findet die Begrüßung statt?

- Wenn es bei Ihrer Veranstaltung ein Vortragsprogramm gibt, wer wird das Programm eröffnen / Ihre Ehrengäste vorstellen / mit Ihren Gästen im Publikum sitzen?

- Gibt es noch andere reservierte oder zugewiesene Sitzplatzprobleme?

- Was sind die Bedürfnisse einer Delegation oder eines Begleitpersonals - separates

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Programm und Unterkunft oder bleiben sie beim Schulleiter?

- Wird, abgesehen von einem Dankeschön, eine Nachbereitung erforderlich sein? Wer ist verantwortlich und wer sollte in das Gespräch einbezogen werden?

KAPITEL 5: EREIGNISKOMMUNIKATIONSPROTOKOLL Manchmal ist es bei Veranstaltungen notwendig, offizielle Informationen zu verbreiten; insbesondere Änderungen in der Tagesordnung, Änderungen an den Veranstaltungsorten, Änderungen in der Reihenfolge der Sprecher, angepasste Zeitpläne oder andere Regeln usw.

Kommunikationsprotokoll erfordert die Einhaltung der Hierarchiestruktur, die eine reibungslose und rechtzeitige Verbreitung der Informationen ermöglicht. (Radde, 2009)

Im Folgenden werden einige der offiziellen Kommunikationsmethoden beschrieben, auf die alle Teilnehmer während der Veranstaltungen Zugriff haben sollten. Im Vorfeld von Ereignissen können die meisten Informationen (d. H. Abschlussdaten, bestätigte Teilnehmerliste usw.) über E-Mails gesendet werden. (Radde, 2009)

Hauptkanäle der Kommunikation Für Ankündigungen über laufende Ereignisse soll das Protokoll die Hauptkanäle der Kommunikation verwenden, beispielsweise Twitter, Facebook, E-Mail usw. Die Teilnehmer einer Veranstaltung müssen über die offiziellen Kanäle für Ankündigungen bezüglich der

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laufenden Veranstaltung informiert werden. Sie sollten sicherstellen, dass mehrere Personen in Ihrem Team auf die Kanäle einer Veranstaltung zugreifen können. Wir werden natürlich auch andere Kommunikationsmethoden verwenden, um den Teilnehmern dringende Nachrichten zu bringen, aber die offizielle Kommunikation erfolgt über die Hauptkanäle.

Größere Ankündigung Sollte mehr Platz erforderlich sein, um etwas im Detail zu erklären, werden die Informationen auf der Website hinzugefügt, mit einem Link auf Twitter oder Facebook usw. Die Organisatoren erhalten auch eine Kopie.

Angesicht zu Angesicht Die Organisatoren bemühen sich, alle Teilnehmer persönlich zu kontaktieren, in der Regel durch den Veranstaltungsort. Den Freiwilligen wird der spezifische Wortlaut unserer Ankündigung gegeben, aber alles, was darüber hinaus diskutiert wird, ist nicht unbedingt die offizielle Linie - eine Bezugnahme auf die Hauptkanäle der Kommunikation ist vorzuziehen

Telefon Die Teilnehmer können unter Angabe der Telefonnummern auf dem Anmeldeformular telefonisch oder telefonisch kontaktiert werden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die angegebene Nummer häufig für jemanden bestimmt ist, der nicht unbedingt anwesend ist, oder dass das Telefon der betreffenden Person manchmal gestorben ist. daher ist dies nicht die offizielle Methode der Kommunikation, sondern eine andere Möglichkeit, einige Teilnehmer darüber zu informieren, dass sie sich die Mail-Kanäle der Informationen ansehen sollten: Twitter-Account, Facebook, E-Mail etc. Bestimmte Dinge können über andere Kanäle gepostet werden, wenn es Zeit gibt Diese werden entweder die E-Mail-Kanäle der Informationen (oder der Website) wiedergeben oder die Teilnehmer anweisen, sich das entsprechende Konto anzusehen oder sich an die Organisatoren zu wenden. Kurz gesagt, es wird empfohlen zu versuchen, sicherzustellen, dass mehrere Mitglieder eines Teilnehmerteams den Hauptkanälen der Kommunikation folgen.

Protokoll des internationalen Treffens Ankunftsprotokoll Einige Details zu beachten: • Sind Ihre Schulleiter oder Gäste von außerhalb der Stadt anreisen?

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• Sind sie hoch genug, um vor der Veranstaltung am Flughafen und im Hotel begrüßt zu werden? Oder sollten sie nur ihren Weg zum Veranstaltungsort finden?

• Haben Sie einen Snack oder eine Flasche Wein auf Ihr Zimmer gebracht?

• Werden Sie oder jemand aus Ihrer Organisation sie am Abend vor dem Event zum Abendessen einladen?

Flag-Protokoll • Der Ehrenplatz ist dem Publikum links (über der rechten Schulter des Sprechers).

• Die Nationalflagge als Heimatland hat den Ehrenplatz, gefolgt von Staat, Stadt, Universität, Organisation usw. (Radde, 2009)

Sitzprotokoll Es gibt verschiedene Arten des Sitzprotokolls: -Klassenzimmer - ideal für Gruppen, die sich Notizen machen müssen -Konferenz - ideal für Gruppen unter 20 Jahren, die diskutieren und Notizen machen oder auf Materialien verweisen müssen -U-Form - ideal für Gruppen unter 30 mit einem bestimmten Sprecher, heftige Diskussion und die Notwendigkeit, Materialien zu schreiben oder zu verweisen -Hollow-Quadrat - ideal für Gruppen unter 40 mit heftigen Diskussionen und der Notwendigkeit, Materialien zu schreiben oder zu verweisen -Meeting Quadrate - ideal für jede Größe Gruppe, die in kleinere Gruppen brechen muss -Theater - ideal für jede Größengruppe, die nicht viel diskutiert oder sich nicht auf Materialien beziehen muss (Radde, 2009)

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Die einfachste Methode ist die folgende: • Host und Co-Host - einander entgegen setzen.

• Ehrengast - zum RECHTS des Gastgebers.

• Zweithöchster Gast - zum RECHTS des Co-Gastgebers.

• Von dort, Sitz in der Reihenfolge der Reihenfolge, abwechselnd auf beiden Seiten des Gastgebers und Co-Host.

• Achte darauf, Männer / Frauen, sprachliche Fähigkeiten, überlappendes Interesse oder Fachwissen in Einklang zu bringen.

• Gelegentlich kann der beste Sitzplan ein Protokollbruch erfordern. Zum Beispiel: informelle Ereignisse; Bestuhlung von Gästen basierend auf dem, was sie gemeinsam haben, statt Rang; Zeitbeschränkungen der Redner; Principal's Vorliebe.

Geschenke • Denken Sie daran, Token für Lautsprecher und Geschenke für Ihre Schulleiter / Gäste zu verwenden.

• Denken Sie darüber nach, was zum Thema der Veranstaltung passt, zu den Geschmäcken und Interessen der Schulleiter und der Institution oder des Standorts; Es ist ideal, wenn ein Geschenk den Geist oder die Werte der Institution widerspiegelt oder eine Ursache, die für den Gastgeber wichtig ist.

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• Lokale Künstler und lokale Nahrungsmittelprodukte sind immer passende Geschenkartikel, die man beachten sollte.

• Vergessen Sie nicht, dass die Präsentation genauso wichtig ist wie das Geschenk.

Kommunikation • Informieren Sie Ihre Schulleiter über kulturelle Normen (z. B. die Gewohnheit, Visitenkarten zu tauschen, den richtigen Gebrauch von Witzen usw.).

• Verwenden Sie Gespräche über den Veranstaltungsort und das Essen als Diskussionsstimulatoren.

• Wenn Sie mit Gästen sprechen, die Englisch nicht als Hauptsprache verwenden, sprechen Sie deutlich und langsam, aber schreien Sie nicht.

• Kommunikation ist vor allem wichtig, um eine positive Erfahrung für Ihre Gäste, Ihr Publikum und Ihre Freiwilligen zu schaffen.

Protokoll eines Treffens oder einer Veranstaltung mit Teilnehmern, die mehrere Kulturen repräsentieren, ist eine Herausforderung. Es ist wichtig, sich in einem höchst unterschiedlichen internationalen Umfeld daran zu erinnern, dass die Meeting-Teilnehmer ihre eigenen kulturellen Etikette, Manierismen und Gesten haben. Einige können das Treffen um 8 Uhr früh beginnen, andere unterhalten sich, und manche haben Schwierigkeiten, überhaupt loszulegen.

Vor dem Treffen ist es wichtig, das Ziel des Treffens zu kommunizieren. Was ist der Zweck des Meetings? Warum nimmst du teil? Wenn möglich, senden Sie eine Tagesordnung vor dem Meeting. Sobald ein Framework eingerichtet ist, können die Teilnehmer besser verstehen, wo sie hineinpassen.

Bei der Planung einer multikulturellen Veranstaltung werden die Teilnehmer verschiedene Kommunikationsstile haben. Manche Kulturen reagieren mit reaktivem Zuhören, bevor sie sprechen, während andere impulsiv und emotional sind.

Anstatt sich wie Kulturen zu gruppieren, versuchen Sie, das Meeting zu durcheinander zu bringen. Dadurch können interkulturelle Beziehungen und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten aufgebaut werden. Stellen Sie nach dem Meeting sicher, dass alle Teilnehmer auf derselben Seite sind, indem Sie die Hauptthemen während des Meetings zusammenfassen. Vereinfachen Sie die Bedeutungen, um sicherzustellen, dass nichts in der

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Übersetzung verloren geht. Verwenden Sie Follow-up-Dokumente, um Verwirrung für die Teilnehmer zu minimieren.

Eine Schlüsselrolle von Meeting- und Event-Planern ist es, dass sich alle wohl fühlen und eine sichere Umgebung schaffen. Wenn Meeting-Teilnehmer eine Vielzahl von Kulturen und Ethnien repräsentieren, kann dies eine Herausforderung sein.

Business Etikette und Protokoll Die Geschäftsetikette und das Protokoll sind wichtig für die Schaffung einer erfolgreichen Geschäftskommunikation. Wenn Sie jedoch mit ausländischen Unternehmen zusammenarbeiten müssen, sollten Sie daran denken, dass das, was in Ihrem Land akzeptiert wird, in anderen Teilen der Welt inakzeptabel ist. Halten Sie sich im Allgemeinen an die Maxime: "Wenn Sie in Rom sind, tun Sie es wie die Römer." Hier sind einige nützliche Hinweise in dieser Hinsicht. (PTPN, 2017)

Mach eine Studie Es ist äußerst wichtig und sogar obligatorisch, die Besonderheiten der Geschäftsbeziehungen in dem betreffenden Land zu untersuchen. Dies wird Ihnen sicherlich unangenehme Situationen ersparen, die den Erfolg Ihres Unternehmens beeinträchtigen könnten. (Chron, 2017)

Mit Müdigkeit umgehen Lass dich nicht von der Müdigkeit der Reise beeinflussen. Wenn Sie die Chance haben, versuchen Sie ein paar Tage früher auf dem Land anzukommen, um Zeit zu haben, sich auszuruhen und sich an verschiedene Zeiten anzupassen. Trinken Sie viel Wasser und begrenzen Sie Ihren Kaffee- und Alkoholkonsum, da Dehydrierung das Gefühl der Müdigkeit erhöht. Achten Sie darauf, vor der Reise nicht zu überwältigen, was Sie erschöpft macht. Ein weiterer Trick, den Sie verwenden können, ist, Ihre Uhr einige Tage vor dem Abflug auf die neue Uhrzeit einzustellen.

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Sich der Masse anpassen Achten Sie bei Ihrer Ankunft darauf, dass Sie nicht in die Quere kommen. Kleide dich wie die Menschen im fremden Land und versuche, sich so zu benehmen wie sie. Lerne Schlüsselbegriffe und Redewendungen: Sie kommen dir entgegen und auch du wirst einen guten Eindruck machen.

Sei höflich Auch wenn Sie keine gute Meinung über das Land haben, das Sie besuchen, zeigen Sie es nicht in irgendeiner Weise. Sei respektvoll und nicht herablassend.

Beobachte die Hierarchie Prüfen Sie, ob die Hierarchie des Landes auf Alter, Geschlecht usw. basiert, um unangenehme Situationen zu vermeiden. Hier ist die Zeit zu beachten, dass wir vorsichtig sein müssen, wie wir uns an eine Person wenden. Seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von kleinen Namen.

Manche mögen es, die förmliche Atmosphäre zu durchbrechen, aber es ist viel sicherer, auf Mr. / Mrs. und einen Nachnamen zu setzen. Bleiben Sie bei dieser Form der Zirkulation, bis Sie ausdrücklich aufgefordert werden, zu einem kleinen Namen zu gehen, was in manchen Kulturen überhaupt nicht passieren kann. Was die Titel angeht, können sie ein außergewöhnliches Gewicht haben, also unterschätze sie nicht. Deutschland, zum Beispiel, ist eines der Länder, in denen Sie einen "Professor", "Ingenieur" und andere in die Adresse aufnehmen sollten. Hören Sie zu, wie Ihnen jemand etwas präsentiert und schauen Sie sich die Visitenkarten an. Die Leute in Australien beurteilen die Arbeit und sind nicht besonders beeindruckt von den Titeln.

Achten Sie auf die Rolle des Geschlechts Seien Sie vorsichtig, wenn Sie in ein Land reisen, in dem die Religion eine entscheidende Rolle in den Geschlechterverhältnissen spielt. Zum Beispiel müssen Sie in arabischen Ländern die Hand Ihrer Geschäftspartner drücken, aber eine Frau zu berühren, sei sie ein Europäer, wird als Tabu betrachtet. In Argentinien muss die Frau zuerst den Mann erreichen. (Post, 1999)

Beherrschen Sie die Richtlinien für den Austausch von Visitenkarten Beachten Sie einige wichtige Regeln, die die Etikette für den Umtausch von Visitenkarten erfordert: Die Visitenkarte muss in einem ausgezeichneten Zustand sein, und es wird von Ihnen erwartet, dass Sie sie Ihrem Gesprächspartner persönlich übergeben. In den arabischen

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Ländern geben Sie es nie mit der linken Hand, und wenn Sie in Singapur, Japan oder China sind, geben und nehmen Sie Visitenkarten mit beiden Händen. Vergiss nicht, dir nur einen Visitenkarteninhaber zu geben. Warten Sie darauf, jemandem vorgestellt zu werden, und geben Sie ihm erst dann Ihre Visitenkarte. Wenn Sie Visitenkarten nehmen, ist es eine gute Idee zu sagen, wie gut sie sind und sie dann in den Visitenkarteninhaber zu legen. Lass sie nicht beiläufig, denn es ist ein Zeichen der Respektlosigkeit.

Gehe nicht in die Privatsphäre anderer Persönlicher Raum ist ein ausgedehntes Konzept: Einige werden sich zum Beispiel peinlich fühlen, wenn man ihnen zu nahe ist, aber eine Verkürzung der Distanz kann in anderen Teilen der Welt durchaus normal sein. Versuchen Sie, nicht in den persönlichen Raum der Personen zu gelangen, mit denen Sie kommunizieren, überprüfen Sie zu diesem Zweck, was typisch für ein Land ist. Wenn jemand in Ihren persönlichen Bereich eintritt, treten Sie nicht zurück, auch wenn Sie sich unwohl fühlen, weil Sie Ihrem Gesprächspartner eine falsche Nachricht senden

Plane die Zeit Zweifellos ist Zeit Geld, aber wenn Sie mit Vertretern einer Nation kommunizieren, die in geschäftigen Situationen entspannter ist, nehmen Sie es nicht persönlich, wenn das Geschäftstreffen oder Mittagessen länger dauert als in Ihrem Heimatland oder wenn Sie darauf warten. Versuchen Sie genau zu sein, aber auch die Gewohnheiten von Ausländern zu verstehen.

Übersehen Sie nicht den Handschlag Denken Sie daran, dass die Handshake-Etikette auf der ganzen Welt variiert. Zum Beispiel zeichnet sich Lateinamerika durch einen leichten und lang anhaltenden Händedruck aus, für Russland ein starker Handschlag. Denken Sie daran, dass der Handschlag von einer Umarmung, einem Kuss oder einer Verbeugung begleitet werden kann, je nachdem, wo Sie sich auf der Welt befinden.

Achten Sie auf Geschenke Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Geschenke mit Ihrem Firmenlogo abgeben. Tun Sie es, wenn das Logo diskret ist und in Ländern wie Portugal, Spanien und Griechenland solche Geschenke vergessen. Beachten Sie, dass an einigen Orten (z. B. in Afrika) das Geschenk

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akzeptiert wird, sobald Sie es erhalten, aber in anderen Ländern wie China zum Beispiel ist es unhöflich, das Geschenk in Gegenwart desjenigen zu öffnen, der es gegeben hat Sie. Die Traditionen in verschiedenen Ländern beeinflussen unweigerlich die Geschäftsetikette in Beziehungen, also denke immer daran, wo die Person herkommt, mit der du kommunizieren musst.

ÜBUNG PROFESSIONELLES PROTOKOLLPROFIL

Wählen Sie die Nummer, die Sie am besten beschreibt: 0 - Überhaupt nicht 1 - Kaum je 2 - Neutral 3 - Oft 4 - Immer

Netzwerkprotokoll

Ich knüpfe leicht wichtige Kontakte und führe Geschäftschancen durch ......................................................... ... 0 1 2 3 4

Ich gehe entspannt in einen Raum voller Fremder und führe andere und mich selbst ein ............................................................... 0 1 2 3 4

Ich kenne alle Elemente, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen .................................................................. ..0 1 2 3 4

Ich kann ein Gespräch beginnen und weitermachen ........................................................................... 0 1 2 3 4

Ich folge den Regeln von Raum, Augenkontakt, Handpositionierung, Griff und Pumpe für einen richtigen Händedruck ..................... ....................... ............... 0 1 2 3 4

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Speiseprotokoll

Ich kann durch ein Gedeck mit vier Gabeln und Messern, zwei Löffeln und fünf Gläsern navigieren ......................................................... .. 0 1 2 3 4

Ich weiß, wie man ein Messer und eine Gabel richtig hält und benutzt, und kenne die "stillen Dienstsignale". .............................................. 0 1 2 3 4

Ich kenne die Regeln für den Beginn einer Mahlzeit, die Verwendung von Servietten und das Passieren von Salz und Pfeffer .................................................... 0 1 2 3 4

Ich bin zuversichtlich, das Geschäftsessen von der Verlängerung der Einladung bis zur Zahlung der Rechnung zu verfeinern .......................................................... 0 1 2 3 4

Ich folge der Buffet-Etikette und kenne Tipps, um die Zeit sinnvoll zu nutzen ..................................................................... 0 1 2 3 4

Digital Age Protokoll

Ich kenne und folge der angemessenen Verwendung von Freisprechtelefonen und Mobiltelefonen .......................................................... 0 1 2 3 4

Ich weiß, wie man das Telefon als mein Geschäftskommunikationswerkzeug # 1 benutzt ......................................................... 0 1 2 3 4

Ich weiß, wie man klare, prägnante und respektvolle E-Mails sendet, die beantwortet werden .................................................... 0 1 2 3 4 Ich weiß, wie man eine Sprachnachricht organisiert, damit meine Nachricht zurückkommt ............................................................... 0 1 2 3 4

Ich weiß, wie man eine Begrüßung erstellt, die einladend ist, und ermutigt Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen ........................................ 0 1 2 3 4

Internationales Protokoll

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Ich bin entspannt mit jedem American oder Continental Style zu speisen ...................................................................... 0 1 2 3 4

Ich kenne die kulturellen Unterschiede, was, wann und wie Geschenke gegeben werden ................................................................ 0 1 2 3 4

Ich kenne die Unterschiede zwischen Geschlechterrollen, Gesten und anderen Geschäftsprotokollen, bevor ich ins Ausland gehe .................................... ... 0 1 2 3 4

Ich weiß, wie man einen internationalen Besucher bewirtet, damit sie sich in meinem Land willkommen fühlen ................................................................... 0 1 2 3 4

Ich suche nach Fachwissen und entwickle Strategien vor dem Treffen, bevor ich in mein Zielland gehe. ......................................................... 0 1 2 3 4

Kundendienst-Protokoll

Ich weiß, wie ich meine Kunden treffe und begrüße, damit sie Geschäfte mit mir machen können ...................................................... 0 1 2 3 4

Ich kenne die richtigen Wörter und Sätze, die effektiv kommunizieren und meine Kunden glücklich machen .......................................... 0 1 2 3 4

Ich weiß, wie man ein Teamplayer wird und erkennen, dass alles, was ich tue, das Endergebnis beeinflusst ..................................... .......... 0 1 2 3 4 Ich weiß, wie man ein Meeting effektiv führt und wie man ein Teilnehmer ist ....................................... 0 1 2 3 4 Ich weiß, wie man schwierige, anspruchsvolle Kunden befriedigt ............................................................... 0 1 2 3 4

Professionelles Protokollprofil Gesamt .............................. ________

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90 - 100 Hervorragend: Ihr Projekt ein professionelles Image. Polieren wird dich noch besser machen.

70 - 89 Überdurchschnittlich: Eine kleine Politur hilft dir, dich von deiner Konkurrenz zu unterscheiden.

50 - 69 Fair: Du hast einen Anfang, aber musst dein Upgrade auf dein professionelles Image aufrüsten, um mitzumachen.

Unter 50 Schlecht: Ein professionelles Makeover erhöht Ihr Image für einen Wettbewerbsvorteil.

FURTHER READING AND BIBLIOGRAPHY Allen, J., 2000. Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events. 2 ed. s.l.:Kindle Edition Wiley.

Boswell, S., 2006. Protocol Matters, s.l.: Canon Press.

Chron, 2017. Chron. [Online] Available at: http://smallbusiness.chron.com/importance-business-etiquette-2900.html [Accessed 1 12 2017].

Froideville, G. M. D. & Verheul, M., 2016. An Expert's Guide to International Protocol: Best Practices in Diplomatic and Corporate Relations. 2 ed. Amsterdam: Amsterdam University Press.

Goldblatt, J. J., 2010. Special Events: A New Generation and the Next Frontier. 6 ed. s.l.:John Wiley & Sons.

González, F., 2011. Values and Ethics for the 21st Century, s.l.: BBVA. Manual, T., 2017. SNAC 2017. [Online] Available at: http://www.cogic.org/adjutancy/files/2017/07/SNAC-2017-Training-Manual.pdf [Accessed 1 12 2017].

McCaffree, M. J., Innis, P. & Sand, R. M., 1977. Protocol: The Complete Handbook of Diplomatic, Official and Social Usage. s.l.:Durban House Publishing Company.

News, D., 2017. Daily News. [Online] Available at: http://dailynews.lk/2016/03/28/features/77580 [Accessed 1 12 2017].

Post, E., 1999. Etiquette in Society, in Business, in Politics and at Home. Bartleby.com ed. New York: s.n.

PTPN, 2017. PTPN. [Online] Available at: http://www.ptpn.poznan.pl/Wydawnictwo/czasopisma/our/Our-Europe-22013.pdf [Accessed 1 12 2017].

Radde, P. O., 2009. Seating Matters : State of the Art Seating Arrangements. s.l.:Thriving Publications.

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