LAT - Learning Unit 10 - AR

PASĀKUMU PLĀNOŠANAS UN IZSTRĀDES ELEMENTU ANALĪZE PASĀKUMA NOVĒRTĒŠANA – MĀCĪBAS 10. NODAĻA

Mācību saturs 1. nodaļa. Pasākumu izvērtēšanas pieejas un modeļi 2. nodaļa. Sekmīgs pasākums 3. nodaļa. Pasākuma organizēšanas elementi 4. nodaļa. Pasākuma kontrole un izvērtēšanas rīki

Mācību ilgums:

10 stundas

Darba slodze:

25 stundas

10 Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

10

Nodaļas mērķi Darbības/sasniegumi Konkrētu pasākuma izvērtēšanas rīku izstrāde

Zināšanas Padziļinātas zināšanas par pasākuma izvērtēšanas pieejām un modeļiem

Padziļinātas zināšanas par veiksmīga pasākuma aspektiem

Padziļinātas zināšanas par pasākuma organizēšanas elementiem

Pamata zināšanas par pasākumu kontroles un izvērtēšanas rīkiem

Prasmes

Kompetences

Prast definēt pasākuma izvērtēšanas pieejas un modeļus, kā arī izvērtēt pasākuma izvērtēšanas modeļu posmus

Prast izvērtēt pasākuma sekmīgumu

Integrē veiksmīgu pasākumu organizēšanā gūtās pieredzes pasākumu izstrādē

Nosaka pasākuma izvērtēšanai nepieciešamās kompetences, pieejas un modeļus

Nosaka organizatoriskos elementus

Rada pasākuma kontroles un izvērtēšanas rīkus

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Nosaka pasākuma kontroles un izvērtēšanas rīkus, uzsverot pasākuma organizatoriskos elementus

KOPSAVILKUMS Šis mācību modulis iepazīstina izglītojamos ar pasākuma izvērtēšanas metodēm un pieejām. Pirmajā nodaļā ir aplūkotas pasākumu izvērtēšanas pieejas un modeļi, kā arī aprakstīts to pielietojums dažādos pasākuma īstenošanas posmos. Otrajā nodaļā ir izskaidrots, kā vērtēt pasākuma izdošanos, pamatojoties uz iepriekš noteiktiem panākumu kritērijiem. Trešajā nodaļā ir aprakstīti pasākuma organizatoriskie elementi. Savukārt pēdējā nodaļa iepazīstina ar pasākuma kontroles un izvērtēšanas rīkiem.

ATSLĒGAS VĀRDI pasākuma izvērtēšana, sekmīgs pasākums, pasākuma organizēšanas elementi, pasākuma kontrole, izvērtēšanas rīki

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

1. NODAĻA. PASĀKUMU IZVĒRTĒŠANAS PIEEJAS UN MODEĻI Pasākuma organizācijas procesā izvērtēšana ir ļoti būtiska. Tas ir pēdējais plānošanas procesa posms, kurā pasākuma sākumposmā izvirzītie mērķi un uzdevumi tiek izmantoti kā atsauces vērtības, lai noteiktu pasākuma rezultātus un panākumus. Tā ļauj pasākumu organizatoriem izvērtēt īstenotos procesus un paziņot pasākuma rezultātus galvenajām ieinteresētajām pusēm. Tā kā pasākumi kļūst par arvien būtiskāku mūsu ekonomikas daļu un ietver ievērojamus ieguldījumus no organizācijām un valdībām, kas īsteno pasākumus, arvien būtiskāk ir arī precīzi izvērtēt to rezultātus. Lai gan izvērtēšanas literatūra un praktiskās metodes pārsvarā attiecas uz ekonomisko izvērtēšanu, gan valdības, gan pētnieki arvien lielāku uzmanību sāk pievērst arī tādiem aspektiem kā ietekme uz sabiedrību un apkārtējo vidi.

Pasākumu nozare vēl ir jauna, tādēļ dažās jomās tai vēl ir grūti panākt, ka to uzskata par likumīgu un atzītu par profesiju. Viens no labākajiem veidiem, kā nozare var gūt uzticamību, ir nodrošināt, ka pasākumi tiek godīgi un kritiski izvērtēti, to rezultāti ir zināmi, to priekšrocības tiek atzītas un to ierobežojumi tiek pieņemti. Tomēr pasākumu izvērtēšanai ir daudz vērtīgāks nolūks par vienkāršu pasākuma ritma noteikšanu. Tā atrodas jebkura procesa centrā, sniedzot ieskatus, ļaujot gūt mācības un palīdzot uzlabot pasākumus.

Pasākumu organizatoriem ir jāpārzina un jāizmanto pasākuma plānošanā un izvērtēšanā gan primārie, gan sekundārie pētījumu avoti. Pareizi veikta un pielietota izvērtēšana nodrošina nepārtrauktu pasākumu, kā arī pasākumu nozares statusa un reputācijas uzlabošanu. Tādēļ ikvienam pasākuma organizatoram būtu jāpiešķir augsta prioritāte pareizai pasākumu izvērtēšanai un ieinteresēto pušu informēšanai par izvērtēšanas rezultātiem. Pareiza šo darbību īstenošana ne tikai uzlabos pasākumu, bet arī pašu pasākuma organizatoru reputāciju (Parry & Shone, 2001).

Kas ir pasākumu izvērtēšana?

Pasākumu izvērtēšana ir kritisks pasākuma īstenošanas novērošanas, izmērīšanas un uzraudzības process, kas tiek veikts, lai precīzi novērtētu rezultātus. Izvērtēšana ir nepārtraukts process, kas tiek veikts visa pasākuma dzīves cikla laikā. Tā ļauj radīt tādu pasākuma profilu, kas norāda pamata nākotnes un būtiskos statistikas datus. Tā arī ļauj pasākuma ieinteresētajām pusēm saņemt atsauksmes, kā arī izvērtēšanai ir svarīga loma pasākumu vadības procesā, kur tā nodrošina rīku uzlabojumu analīzei. Parasti izvērtēšana tiek veikta trīs galvenajos posms:

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

• pirms pasākuma: šādus izvērtējumus, ko dēvē arī par priekšizpētes pasākumiem, veic pirms pasākuma, lai noskaidrotu tā īstenošanas rentabilitāti; • pasākuma laikā: uzraudzības un kontroles darbības, kas tiek veiktas pasākuma organizēšanas un plānošanas laikā, lai nodrošinātu, ka viss notiek pēc plānotās programmas, un nepieciešamības gadījumā veiktu korekcijas; • pēc pasākuma: šādi izvērtējumi koncentrējas uz pasākuma rezultātu izmērīšanu un tā uzlabošanas veidu noteikšanu.

1. izvērtēšana pirms pasākuma Kad pasākuma koncepts ir izrediģēts un sākotnējā pasākuma apzināšana pabeigta, ir jānoskaidro, vai pasākumu būs iespējams veiksmīgi īstenot pieejamajā laikā un ar pieejamajiem resursiem. Šo procesu dēvē arī par priekšizpēti, un to var īstenot vai nu pats uzņēmums, vai arī ārēji piesaistīta struktūrvienība. Pamatojoties uz priekšizpētes rezultātiem, ir jāpieņem galīgais lēmums par pasākuma īstenošanu. Šouns un Perijs (Shone and Parry) (2010) to sauc par pārbaudes procesu, kura mērķis ir noskaidrot pasākuma notikšanas iespējamību. Procesa ietvaros tiek veiktas mārketinga, darbību un finanšu pārbaudes, lai noskaidrotu, cik lielā mērā pasākuma koncepts atbilst tā vajadzībām un pasākuma organizatoriem pieejamajiem resursiem.

Mārketinga pārbaude Mārketinga pārbaudes laikā tiek izpētīts, kā pasākuma mērķa auditorija uzņems pasākuma konceptu un vai šis koncepts tai šķitīs uzrunājošs un pievilcīgs. Šim nolūkam ir nepieciešams veikt vides analīzi. Tā palīdzēs noteikt, vai pasākums drīzāk tiks uztverts kā inovatīvs un interesants, vai arī kā garlaicīgs, parasts un paredzams. Labs rādītājs ir arī plašsaziņas līdzekļu reakcija uz pasākumu. Ja plašsaziņas līdzekļi to uzskatīs par aktuālu un interesantu, viņi labprāt iesaistīsies pasākuma popularizācijas centienos. Taču, ja plašsaziņas līdzekļiem tas neliksies saistošs, būs grūti radīt interesi un iegūt sabiedrības uzmanību. Veicot šāda veida novērtējumus, pasākumu organizatoriem visbiežāk nāksies paļauties uz savu viedokli un draugu, kolēģu un iesaistīto pušu reakciju uz attiecīgo konceptu. Organizatori var un, ja pasākums ir saistīts ar lieliem ieguldījumiem, viņiem būtu ieteicams arī veikt tirgus pētījumu. Šim nolūkam var izmantot pasākumu rīkotājorganizācijas resursus vai piesaistīt mārketinga speciālistus. Tirgus pētījums var atklāt ne tikai to, ka tirgus pozitīvi uzņem konceptu, bet arī papildu informāciju, piemēram, to, cik daudz mērķa auditorija ir gatava maksāt par šādu pasākumi un kā šo pasākuma konceptu var pielāgot tirgus gaidām vai prasībām. Vēl viens jautājums, kas jānoskaidro vides pārbaudē, ir citu tirgū pastāvošo

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

pasākumu radītā konkurence. Organizatoriem ir jāzina, vai tajā pašā laikā nenotiek citi tāda paša veida pasākumi un vai citi lieli pasākumi un valsts svētki neietekmēs mērķa auditorijas izvēles.

Darbību pārbaudes Darbību pārbaudēs tiks noteiktas veiksmīgai pasākuma organizēšanai nepieciešamās prasmes un resursi un vērtēts, vai pasākuma organizatoriem ir šādas prasmes un resursi vai arī viņi tos var iegūt un iegādāties. Piemēram, pasākuma koncepta realizēšanai var būt nepieciešamas īpašas tehniskās prasmes. Pasākuma vadītājam ir jāzina, vai citiem uzņēmuma darbiniekiem ir šādas prasmes vai arī ir jāpiesaista ārpakalpojumu sniedzēji.

Pasākumam var būt nepieciešamas īpašas licences, atļaujas vai apdrošināšana. Ja pasākuma koncepts ir ļoti inovatīvs un izaicinošs, pasākuma vadītājam ir jāizvērtē arī atbilstošie riski. Protams, inovatīvs pasākums var būt ļoti pievilcīgs, taču, ja pasākums ir neveiksmīgs tādēļ, ka tā organizēšanai nepieciešamās prasmes un resursi ir nepietiekami, organizatori var ciest lielus zaudējumus un tikt apkaunoti.

Finanšu pārbaude Šī ir Šouna un Perija (Shone and Parry) (2010) ieteiktā pārbaudes metode, kuras nolūks ir izpētīt, vai pasākuma organizatoriem ir pietiekami finanšu līdzekļi, sponsoru finansiālais atbalsts un ieņēmumi, lai rīkotu attiecīgo pasākumu. Lai to noskaidrotu, vispirms ir jāpieņem lēmums par to, vai pasākuma mērķis ir tikai sasniegt bezzaudējumu līmeni, kā tas var būt korporatīvo veicināšanas pasākumu gadījumā, vai arī gūt peļņu rīkotājuzņēmumam.

Pēc tam pasākumam ir jāizveido aptuvens paredzēto izmaksu un ienākumu budžets.

Sadalot pasākumu to veidojošajās daļās, jūs varēsiet aplēst katras šādas daļas izmaksas.

Izmaksas bilancē ir jānorāda ar dāsnu rezervi, jo šajā pasākuma posmā vēl nav iespējams pareizi un precīzi noteikt visas izmaksas. Lai aprēķinātu ienākumus, noderīgi ir pieņemt lēmumu par atbilstošu cenu stratēģiju un noteikt biļešu pārdošanas peļņas un zaudējumu slieksni. Citi galvenie ieņēmumu posteņi, kas jāņem vērā, ir iespējamās valsts dotācijas vai subsīdijas, tirdzniecības ienākumi un sponsoru sniegtais atbalsts gan naudā, gan natūrā. Lai aplēses būtu vairāk vai mazāk reālistiskas, būtiski ir nepārvērtēt sponsorēšanas potenciālu, kā arī var būt nepieciešams konsultēties ar speciālistiem un attiekties pret tirgu provizoriski.

Papildus iepriekš minētajam, finanšu pārbaudēs tiek apskatītas arī naudas plūsmas.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

2. uzraudzības un kontroles procesi Pasākuma īstenošanas process ietver vairākus posmus un līmeņus. Tie ir attēloti 1. tabulā.

Projekta posms ir vairāku savstarpēju saistītu darbību sērija, kas tiek īstenota noteiktā laika posmā un saskaņā ar konkrētiem vadības norādījumiem, lai nodrošinātu kāda būtiska rezultāta sasniegšanu. Viena posma beigas parasti tiek pieņemtas kā nākamā posma uzsākšana.

Darbības joma Mārketings Finanses Laiks (termiņš) Dizains Risks Iepirkums Cilvēkresursi Ieinteresētās puses Komunikācija

Uzsākšana

Plānošana

Īstenošana

Pasākums

Noslēgšana

1. tabula. Projektu vadības posmi

Projektu vadības posmiem, aprakstot pasākuma organizēšanu, kopumā ir aprakstoša pieeja, kas, kā jau visi apraksti, atspoguļo aptuvenu realitāti. Šīs pieejas mērķis ir padarīt skaidrākus sarežģītos pasākuma vadībā ietvertos uzdevumus. Daži projekta posmi, kuru plānošana un īstenošana pārklājas, var tikt īstenoti vienlaicīgi dažādās vadības jomās.

Piemēram, grafiks var tikt ieviests tajā pašā laikā, kad tiek pārstrādāti dažādi programmas aspekti. Taču šajā šķietamajā haosā pastāv noteikta kārtība, kuru var palīdzēt izprast piecu posmu pieeja (Times, 2017).

Uzsākšana Pirmo projekta vadības posmu – uzsākšanu – raksturo ideja par pasākuma izveidi un tā mērķu noteikšanu.

Plānošana Otrais posms ir projekta plānošana, un tam ir raksturīga vajadzību un nepieciešamo resursu analīze, kā arī kopainas radīšana.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Īstenošana Jebkura plāna pielietošana, piemēram, darbinieku algošana, iepirkumu konkursa ielūgumu izsūtīšana, darbuzņēmēju apstiprināšana un popularizēšanas protokola īstenošana.

Uzraudzība un kontrole Plānu izmēģināšana un pārliecināšanās par to nozīmīgumu organizēšanas procesa īstenošanā. Lēmumu pieņemšana, pamatojoties uz plānu un īstenības salīdzināšanu.

Aktīva risku pārvaldīšana.

Pasākums: projektu organizators strādā pie rezultāta, tas ir, gādā par pasākuma norisi.

Noslēgšana: šis ir pēdējais posms, kas ietver atsevišķu uzdevumu un pienākumu sēriju.

Attiecīgi ir jāpabeidz divu grupu darbības – visi pasākuma procesi pasākuma norises vietā un vadības procesi.

Lai nodrošinātu sekmīgu pasākumu, šie 5 procesi ir rūpīgi jāuzrauga.

3. Izvērtēšana pēc pasākuma Izvērtēšana, kas veicama pēc pasākuma, galvenokārt ir saistīta ar pasākuma sekmības izmērīšanu, ņemot vērā tā mērķus, kā arī apkopojot un analizējot nepieciešamos pasākuma datus. Tāpat tā aplūko pasākuma organizēšanas procesus, lai sniegtu pamācības un novērojumus, kas var noderēt turpmāko pasākumu organizēšanā. Šādu izvērtējumu veikšana var arī palīdzēt uzlabot pasākuma tēlu, jo rezultātus ir iespējams paziņot arī galvenajām iesaistītajām pusēm. Silvers (Silver) (2004), Šouns un Perijs (Shone and Parry) (2010), kā arī Van der Vāgens (Van Der Wagen) (2008) noteica vairākas būtiskas pēc pasākuma izvērtējumu funkcijas: • pasākuma rezultātu izmērīšana; • pasākuma apmeklētāju demogrāfiskā profila izveide; • uzlabošanas iespēju noteikšana; • pasākuma reputācijas uzlabošana; • pasākuma organizācijas procesu izvērtēšana.

Pasākumu izvērtēšanā izmantotie modeļi Ietekmes novērtēšana: tā orientējas uz pasākuma ekonomiskās, sociālās, apkārtējās vides un kultūras ietekmes izmērīšanu, it īpaši gadījumos, kad attiecīgajam pasākumam var būt nepieciešams spēcīgs pamatojums.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Izdevumu un ieguvumu analīze: nosaka un izmēra pasākuma izdevumus un ieguvumus, kā arī ņem vērā ārējās un papildu ietekmes uz pasākuma norises valsts/reģiona/pilsētas sabiedrību.

Trīskāršā kritērija izvērtēšana: tā ir sistēma pasākuma snieguma izmērīšanai un paziņošanai, salīdzinot to ar sociālekonomiskajiem un vides parametriem, lai noteiktu pozitīvo vai negatīvo ietekmi uz sabiedrību.

Etnogrāfiskais profils: parasti šis modelis tiek izmantots kultūras/īpašo pasākumu izvērtēšanā, jo etnogrāfija novērtē šādus ar pieredzi saistītos pasākumus, veicot analīzi, tostarp, novērojot apmeklētājus, veicot intervijas un analizējot dokumentāros resursus.

Pasākuma izvērtēšanas process Pasākuma izvērtēšanas process sastāv no pieciem galvenajiem posmiem: • pasākuma plānošana un identifikācija; • datu apkopošana; • datu analīze; • ziņošana; • informācijas izplatīšana.

Visi procesi ir jāplāno no pasākuma sākuma, un tajos ir jāiegulda resursi, tostarp personāls, laiks un nauda. Tā kā dažas darbības var būt ļoti dārgas, budžets bieži vien kalpos kā ierobežojošais faktors pasākuma izvērtēšanas procesa izveidē.

Pasākuma plānošana un identifikācija Pasākuma plānošanas pamatā ir 10 būtiski aspekti.

1. Nosakiet pasākuma mērķi un uzdevumus. Vispirms ir jānosaka reāls mērķis un uzdevumi (piemēram, pasākuma organizēšanas nolūks un tas, ko vēlaties ar šo pasākumu panākt).

2. Izveidojiet komandu. Lai tiktu galā ar visiem pasākuma elementiem, ir nepieciešamas organizētas komandas pūles. Ieteicams iecelt vienu pasākuma vadītāju vai pasākuma moderatoru, kā arī atsevišķo apakškomiteju priekšsēdētājus (piemēram, atbildīgos par norises vietas apsaimniekošanu, runātājiem, māksliniekiem, publicitāti, sponsoriem un brīvprātīgajiem).

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

3. Nosakiet datumu. Ja pasākums notiek atkārtoti, datums var būt jau noteikts.

4. Izveidojiet un popularizējiet sava pasākuma zīmolu. Lai pasākums izceltos, jums laicīgi jāizvēlas pievilcīga tēma, kas atšķirs jūs no citiem konkurentiem. Tas nozīmē, ka jums ir jāizdomā dinamiska tēma un, tā kā tieši tas uzrunā pirmais un piesaista uzmanību, interesants nosaukums.

5. Izstrādājiet galveno plānu. Šajā plāna jāietver visi pasākuma aspekti, tostarp: norises vieta, loģistika, ēdināšana (līgumi, atļaujas, apdrošināšana u.c.), runātāji/mākslinieki (izvēle, apstiprināšana, loģistika), aktivitātes/izklaides, publicitāte/popularizēšana (realitātē un tiešsaistē, piemēram, tīmekļa vietnes un reklāmas internetā, pasākuma kalendārs, drukātas programmas, attiecības ar plašsaziņas līdzekļiem, zīmes, sociālie mediji u.c.), reģistrācija (reģistrēšanās tiešsaistē, maksāšana, reģistrācija norises vietā), sponsoru/partneru pārvaldība, brīvprātīgo pārvaldība (Business.com, 2017).

6. Nosakiet administratīvos procesus. Citiem vārdiem sakot, kā jūs sekosiet līdzi plānošanai, reģistrācijai, budžetam, viesu un runātāju sarakstam un citiem aspektiem?

7. Identificējiet un piesaistiet partnerus un sponsorus. Vai ir zināmas organizācijas, ar kurām varētu veidot partnerattiecības vai sponsorēšanas attiecības, lai samazinātu izmaksas un, iespējams, palielinātu apmeklētāju skaitu. Iesaistot pasākumā citus cilvēkus un grupas, viņi var palīdzēt izplatīt informāciju par šo pasākumu un padarīt to sekmīgu. Jūs varat apsvērt tālāk minēto aspektu iekļaušanu pasākumā. Korporatīvo sponsoru piesaiste kādas pasākuma daļas finansēšanai. Tās var būt gan valsts līmeņa organizācijas, kuras var vēlēties sponsorēt vakariņas, piedāvāt balvas vai priekšmetus izsolēm, gan uzņēmumi, kuri var piegādāt preces vai pakalpojumus, piemēram, ziedus galdam, lietas dāvanu maisiņiem u.tml. Tāpat varat veidot sadarbību ar sabiedriskajām organizācijām, kas var piedāvāt norises vietu un/vai palīdzību pasākuma organizēšanā vai personāla veidošanā.

8. Izveidojiet publicitātes plānu. Pat tad, ja jūsu pasākumā piedalās visiedvesmojošākie runātāji un satriecošākie mākslinieki, to ir nepieciešams popularizēt, lai cilvēki vispār ierastos. Pasākuma popularizēšanu var sākt ar paziņojumu vai lapu jūsu tīmekļa vietnē, piezīmi jaunumu lapā vai e‐pastā, un pēc tam palielināt tās mērogu, iekļaujot dažādas reģistrēšanās iespējas, attiecības ar plašsaziņas līdzekļiem un citas aktivitātes, kas veicina reģistrēšanos.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

9. Izveidojiet budžetu. Budžetā jābūt iekļautām visu būtisko pasākuma galvenajā plānā noteikto elementu aplēsēm. Atcerieties arī iekļaut runātāju, mākslinieku un citu personu ceļa un izmitināšanas izmaksas.

10. Izveidojiet izvērtēšanas procesu. Kā noteiksiet to, vai pasākums bija izdevies? Vai pasākuma izdošanās ir atkarīga no reģistrēto dalībnieku vai apmeklētāju skaita, iekļaušanās budžetā vai nepieciešamās ziedojumu summas sasniegšanas? Nosakot sākotnējos mērķus un uzdevumus, ir jāapsver arī tas, pēc kādiem kritērijiem tiks izvērtēts, vai pasākums ir izdevies. Ja lietojat dalībnieku vadības programmatūras, piemēram, Wild Apricot, jūs varat pavisam vienkārši izsekot reģistrācijas un dalības maksas rādītājiem. Taču, ja jūsu pasākumā ir ietverta, piemēram, izsole, jums būs nepieciešams ieviest īpašus procesus natūrā piedāvātu preču un pasākuma laikā iegūto līdzekļu noteikšanai.

Datu apkopošana. Pastāv dažādi datu apkopošanas rīki, kas ļauj organizācijām apkopot un analizēt svarīgāko informāciju par pasākumiem: • reģistrācijas sistēmas; • tiešsaistes aptaujas; • pasākumu vadības programmatūra; • mobilās lietojumprogrammas; • sociālo mediju rīki; • sistēmas pasākuma norises vietā; • publikas iesaistīšanas rīki; • tīmekļa analītiskās programmas; • tīklošanās rīki; • RFID/NFC rīki; • tērzēšanas roboti.

Datu analīze Lielāko daļu datu no šiem avotiem var analizēt manuāli vai elektroniskā veidā, lai noteiktu galvenos pasākuma rezultātus, piemēram, apmeklētību un finanšu rezultātu. Šiem datiem var būt nepieciešams zināms interpretācijas līmenis, piemēram, tos var būt nepieciešams salīdzināt ar pasākuma mērķiem vai līdzīgiem datiem no iepriekšējiem pasākumiem.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Ziņošana Ziņojums kā pasākuma dokumentēšanas līdzeklis ļauj izmantot statistiku, lai izveidotu precīzu pasākuma profilu, kas atspoguļots detalizētā veidā, izmantojot tabulas, grafikus u.t.t. Jebkādi dokumentētie rezultāti, piemēram, ietekme uz ekonomiku vai tūrismu, ir jāpamato to izvērtēšanai izmantoto metožu aprakstu un iegūto aptaujas atbilžu skaitu.

Ziņojuma atskaites un dokumentācijas uzdevumu apvienojums nodrošina pienācīgu pamatu iesaistīto personu informēšanai par pasākuma rezultātiem un turpmāko pasākumu plānošanai. (Crowd, 2017)

Informācijas izplatīšana Pēdējā darbība, kas jāveic pēc pasākuma izvērtēšanas, ir pasākuma ziņojuma nodošana būtiskajām iesaistīto personu grupām. To var darīt, tiekoties personīgi ar galvenajām iesaistītajām pusēm, piemēram, uzņemošo organizāciju, valdību un sponsoriem, un mutiski izklāstot un pārrunājot šādu ziņojumu. Rīkotājorganizācijai tas var palīdzēt noslēgt šādas darbības, savukārt sponsoriem radīt pārrunas par turpmāko iesaisti pasākumā. Būtu jāapsver ziņojuma sagatavošanas formāts, piemēram, klātienes tikšanās rezultātus būtu lietderīgi ietvert PowerPoint prezentācijās, kā arī var sagatavot publikāciju, kas ļautu nodot ziņojumu plašsaziņas līdzekļiem. Ja pasākuma ziņojums ir labi uzrakstīts un rūpīgi izplatīts, tas var kalpot par būtisku rīku pasākuma reputācijas un turpmāko darbību uzlabošanai.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

2. NODAĻA. SEKMĪGS PASĀKUMS Jebkura pasākuma (izstādes, semināra vai konferences) sekmības izmērīšana ļauj identificēt tos aspektus, kas ir jāizmaina un jāuzlabo nākamajos pasākumos. Daži aspekti ir īpaši būtiski, lai aprēķinātu pasākuma ienākumus no ieguldījumiem (ROI).

Definējiet precīzus kritērijus pirms pasākuma Kuri vērtēšanas kritēriji ir jāņem vērā? Tas ir lielā mērā atkarīgs no pasākuma mērķa. Vai pasākums ir paredzēts stratēģiskā plāna prezentēšanai augstākajai vadībai? Piesaistītu jaunus klientus? Izglītotu uzņēmuma sadarbības partnerus? Motivētu komandas? Vai tas ir koncerts, konference vai sociāls pasākums? Atkarībā no pasākuma rakstura, var būt nepieciešams noteikt vairākus izvērtēšanas kritērijus. Tālāk doti daži no kritērijiem, kas var būt noderīgi.

Apmeklējuma rādītāji Šis ir viens no svarīgākajiem kritērijiem, kas būtu jāņem vērā, tādēļ uzskaitiet viesus. Tāpat varat salīdzināt ielūgto personu skaitu ar faktisko apmeklētāju skaitu. Lai gan ir pavisam vienkārši noskaidrot, cik no ielūgtajām personām ir apstiprinājušas savu ierašanos, noteikt to, cik personas patiesībā ieradās, var būt daudz grūtāk. Konkrēti rīki (piemēram, OnSite) ļauj noskenēt apmeklētāja ielūgumu ierašanās brīdī, kā rezultātā jūs varat reāllaikā sekot līdzi apmeklētībai. Turklāt jūs iegūstat tādu nozīmīgu informāciju kā precīzu ierašanās laiku, visvairāk apmeklētās sesijas u.c.

Apmeklētāju līdzdalība Pasākuma izdošanās tiek vērtēta arī pēc tā, cik ļoti apmeklētāji tajā līdzdarbojās. Ja cilvēki būs aktīvi, viņi labāk atcerēsies pasākuma galvenos vēstījumus un viņiem radīsies pozitīvas

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

asociācijas.

Kā

var

novērtēt

apmeklētāju

līdzdalību?

Izmantojiet

mobilo

lietojumprogrammu, piemēram, ConnexMe vai Socrative, lai organizētu aptaujas un ļaujiet apmeklētājiem publicēt savus komentārus uz galvenā ekrāna. Tādējādi jūs jebkurā pasākuma brīdī varēsiet sekot līdzi apmeklētāju nosūtīto privāto ziņu skaitam, uzdoto jautājumu skaitam, dalībnieku skaitam aptaujās un citiem aspektiem. Pēc pasākuma šie dati palīdzēs jums noteikt, kas visvairāk piesaistīja pasākuma apmeklētāju uzmanību.

Apmeklētāju uzskati par pasākumu Par pasākuma izdošanos nevar spriest tikai pēc kvantitatīvajiem izvērtēšanas kritērijiem – ir jāņem vērā ar kvalitatīvie dati. Tieši tādēļ pēc pasākumiem tiek izsūtītas novērtēšanas anketas, kuros apmeklētājiem tiek lūgts norādīt viņu domas par pasākumu. Šādas informācijas apkopošana vienmēr ir bijis laikietilpīgs process – pat neskaitot laiku, kas tiek veltīts, sūtot apmeklētājiem atgādinājumus par novērtēšanas anketu aizpildīšanu.

Mūsdienās ir pieejami vairāki rīki, ar kuru palīdzību varat noskaidro apmeklētāju viedokli (pēc katras sesijas/dienas beigās/pēc pasākuma) un kas automātiski apkopo visu informāciju, piemēram, ConnexMe.

Pasākuma ietekme Rīkojot ārējo pasākumu, kura viens no galvenajiem mērķiem ir pēc iespējas lielāka apmeklētāju skaita piesaistīšana, tā izdošanos var izmērīt arī pēc atpazīstamības. Aprēķinos ņemiet vērā to, cik plaši pasākums bija atspoguļots plašsaziņas līdzekļos, publikāciju skaitu blogos un to, cik daudz reižu tas tika pieminēts sociālajos medijos. Tie ir labi kritēriji, pēc kuriem aprēķināt pasākuma izdošanos.

Nosakiet galvenos darbības rādītājus (KPI) Galvenie darbības rādītāji izvērtē pasākuma vai konkrētas aktivitātes, piemēram, pasākuma, projekta vai produkta, sekmību. Lai precīzi izmērītu, vai pasākumu var uzskatīt par izdevušos, nekad nepietiks tikai ar vienu darbības rādītāju – tiem ir jābūt vismaz trim, četriem vai pieciem. Pat tad, ja visi rādītāji liecina, ka pasākums ir sekmīgs, izvērtējums palīdzēs jums veikt uzlabojumus un sasniegt vēl labākus rezultātus nākamajos pasākumos (Do, 2014).

Sponsoru atzīšana Pasākuma panākumi ir atkarīgi ne tikai no apmeklētāju apmierinātības līmeņa, bet arī no sponsoru apmierinātības. Sponsori ir pasākuma mugurkauls, jo tie nodrošina finanšu

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

līdzekļus. Vai viņi bija apmierināti ar pasākuma norisi? Vai, viņuprāt, jūsu uzņēmums izpildīja savu saistību daļu? Sponsoru iespaidi ir obligāti jānoskaidro. Taču tam nevajadzētu izmantot aptaujas – labāk būtu noorganizēt Skype sanāksmi vai klātienes tikšanos, lai pārrunātu šos jautājumus ar sponsora pārstāvi.

Atcerieties, ka šie sponsori var noderēt arī citā pasākumā, tādēļ organizatoru interesēs ir veidot un uzturēt ilgtermiņa attiecības. Pasākuma organizatoram jābūt atvērtam konstruktīvai sponsoru kritikai un jāuzklausa jebkādi to ieteikumi par to, kas nākamajās pasākumos ir jāmaina.

Ja sponsors izvēlas pārtraukt attiecības, tā ir pazīme, ka pasākums nenoritēja labi, neskatoties uz apmeklētāju labajām atsauksmēm. Sponsori uz pasākumiem lūkojas citādāk nekā apmeklētāji, tādēļ pārliecinieties, ka zināt sponsoru gaidas un strādājat pie to īstenošanas.

Ieņēmumu salīdzināšana ar pieskaitāmajām izmaiņām Parasti korporatīvie pasākumi tiek organizēti ar mērķi īstenot zīmolvedības pasākumus un uzrunāt jaunus klientus. Tāpat to mērķis ir radīt papildu peļņu. Tomēr, lai gūtu ienākumus, vispirms ir nepieciešams naudu iztērēt. Turklāt, ja pasākums pilnīgi izgāžas, var gadīties, ka iztērēsiet vairāk naudas, nekā nopelnīsiet.

Principā ir nepieciešams izmērīt šādus parametrus: • paredzētās izmaksas un faktiskās izmaksas; • paredzētos ieņēmumus un faktiskos ieņēmumus; • faktiskās izmaksas un faktiskos ieņēmumus.

Ja pasākums nedaudz pārsniedz budžetu un/vai gūst nedaudz mazāku peļņu nekā paredzēts, tas automātiski nenozīmē, ka pasākums ir nav izdevies. Piemēram, iespējams, ka nenopelnījāt tik daudz, cik paredzējāt, taču ieguvāt daudz vairāk jaunu kontaktu. Tas nozīmē, ka ievērojami paplašinājāt potenciālo klientu loku, no kuriem vairāki cilvēki pie jums noteikti iepirksies ne vienu reizi vien, radot atlikušos ienākumus turpmākajos gados.

Ņemot vērā visu iepriekš minēto, varam secināt, ka pastāv daudz kritēriju, pēc kuriem var vērtēt pasākuma izdošanās līmeni – to izvēle ir pasākuma organizatora ziņā (jāizvēlas pirms pasākuma). Pat tad, ja daži aspekti ir grūti izvērtējami, jaunākie rīki ļaus organizatoram noteikt pieeju pasākuma sekmības aprēķināšanai.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

3. NODAĻA. PASĀKUMA ORGANIZĒŠANAS ELEMENTI Pasākumu vadības speciālists Antons Šouns (Anton Shone) savā grāmatā „Veiksmīga pasākuma vadība: praktiska rokasgrāmata” apgalvo, ka attiecībā uz pasākuma izvērtēšanu pastāv tikai divas galvenās problēmas, kas būtu jāņem vērā:

1) Vai pasākums sasniedza savus mērķus?

2) Ko var uzlabot nākamajā pasākumā, ja tāds tiks organizēts? (Shone, 2001)

Izvērtēšanas mērķis ir vispirms censties ieraudzīt plašāko ainu, kas savienotu visus sīkumus, kuri tika paveikti pasākuma organizēšanas un norises laikā, lai noteiktu, kas tika izdarīts labi un ko varētu uzlabot turpmākajos pasākumos. Otrkārt, lai noskaidrotu vai pasākums sasniedza savus mērķus (vai ieradās tieši tik daudz cilvēku, cik bija paredzēts piesaistīt ar mārketinga un sabiedrisko attiecību kampaņām). Jebkura pasākuma organizēšanā ir būtiski identificēt galvenos mērķus, jo tie ļauj organizatoriem saprast, ko viņi vēlas darīt, un pēc tam atrast labāko veidu, kā to īstenot (Do, 2014).

Šos procesus var aplūkot vairākos veidos.

1. Kuras aktivitātes izdevās īstenot tieši tā, kā vēlējāties? Šīs aktivitātes vajadzētu atstāt nemainītas arī turpmākajos pasākumos, jo tas ir vispārzināms fakts, ka nevajag mēģināt salabot kaut ko, kas nav salūzis, un kamēr vien kaut kas darbojas bez problēmām, labāk netaisīt liekus eksperimentus ar tiem.

2. Kuras aktivitātes izdevās labas, taču ne tik labas, kā vēlējāties? Šīs ir tās aktivitātes, ar kurām jums vajadzētu eksperimentēt – droši vien pamatā vēlēsieties tās atstāt nemainītas, jo vispārībā tās bija labas, taču vienmēr pastāv kādi atsevišķi aspekti un elementi, kuru izmainīšana var radīt lielas atšķirības.

3. Kuras aktivitātes bija nesekmīgas un ir nepieciešams pārveidot? Šīs ir aktivitātes, kuras ir rūpīgi jāpārdomā un ievērojami jāpārveido (Shone, 2001).

Izvērtēšanas procesa ietvaros veikto informācijas apkopošanu nedrīkst atstāt bez ievērības (kā tas bieži vien notiek) – šādas darbības ir jāīsteno sistemātiskā un pārdomātā veidā.

Informācijas apjoms ir atkarīgs no katra pasākuma lieluma, mēroga, dalībnieku skaita un citiem aspektiem. Taču pat maziem pasākumiem informācijas apjoms ir daudz lielāks, nekā varētu iedomāties. Būtiski ir saprast, ka apkopotos informācijas avotus vajadzētu pienācīgi analizēt, lai pētījums nebūtu vienpusējs, neatspoguļotu tikai kādas konkrētas personas

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

viedokli un neietvertu nederīgus datus. Šādu izvērtējumu veikšanai ir nepieciešams liels datu daudzums, taču izrādās, ka pat visierobežotākajam informācijas apjomam, var pastāvēt daudz un dažādi informācijas avoti, ko varat pielietot savos pētījumos.

Datus, kas ir informācijas apkopošanas procesa rezultāts, var iedalīt: 1) kvantitatīvajos datos: apmeklētāju statistika, tirgus segmentācijas dati, pārdošanas rādītāji, finanšu pārskati un grāmatvedības uzskati, ietekmes analīze, ietekmes uz apkārtējo vidi analīze, sociālās ietekmes analīze; 2) kvalitatīvajos datos: apmeklētāju viedokļi, intervijas ar apmeklētājiem un darbiniekiem, organizatoru piezīmes un komentāri, sociālās ietekmes analīze, ietekmes uz apkārtējo vidi analīze.

Turklāt izvērtēšanas process ir būtisks ne tikai pasākumu organizatoriem, bet arī klientiem un ieinteresētajām pusēm (domēm, sponsoriem, klientiem u.c.), kas uzstāj, lai organizēti ziņotu par resursu izlietojumu un mērķu sasniegšanas apmēru (Do, 2014). Parasti iesaistītās un ieinteresētās personas vēlas pārliecināties, ka pasākuma organizatori un koordinatori lietderīgi izmanto finanšu līdzekļus, tērējot tos efektīvi un atbildīgi. Tas arī ir iemesls, kādēļ ir nepieciešams publicēt gala ziņojumus un bilances, it īpaši lieliem, publiskiem pasākumiem.

Līdz ar to, lai visas ieinteresētās personas varētu izteikt savu viedokli, īsu brīdi pēc pasākuma noslēgšanas (bet ne vēlāk kā mēnesi pēc tam) jārīko sanāksme dažādām ieinteresētajām personām ar mērķi izvērtēt attiecīgo pasākumu.

Kā jau tika norādīts iepriekš, bieži vien izvērtēšana tiek uzskatīta par otršķirīgu laika, resursu un zināšanu trūkuma dēļ, taču tā tam nebūt nav jābūt. Rūpīga izvērtēšana ir palīglīdzeklis plānošanai nākotnē un to nedrīkst novērtēt par zemu.

Noslēgumā varam secināt, ka pasākumu izvērtēšana ir ļoti būtisks pasākumu organizēšanas aspekts, jo tā palīdz noteikt, vai tika sasniegti pasākuma mērķi, kuras darbības nākamreiz varētu veikt citādāk un kuras pasākuma aktivitātes bija vislabākās. Tā izvērtēšana orientējas tieši uz nākotni, nevis pagātni, kā dažreiz varētu šķist, šādi jūs kļūstat par zinošākiem pasākuma organizatoriem, kā arī iemācāties (dažreiz no sasniegumiem, dažreiz no neveiksmēm) organizēt pasākumus, kas ir rentabli un ilgtspējīgi. Pasākumu izvērtēšana arī sniedz informāciju, kas ļauj pierādīt iesaistītajām personām, ka to līdzekļi ir iztērēti

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

atbilstošā veidā. Turklāt arī šis aspekts ir orientēts uz nākotni, jo šādi varat pārliecināt savus partnerus un sponsorus turpināt jūs atbalstīt arī nākamajos pasākumos. Galvenās darbības, kam jāpievērš uzmanība pasākuma izvērtēšanas laikā, ir izvērtējamo aspektu un izvērtēšanas metodes izvēle, informācijas, kas nepieciešama izvērtēšanas veikšanai, noteikšana un, kad informācija ir apkopota, tās efektīva analīze, lai iegūtu datus, ko varat prezentēt iesaistītajām personām izvērtēšanas sanāksmē. Šāda sanāksme ir jārīko ne vēlāk kā mēnesi pēc pasākuma.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

4. NODAĻA. PASĀKUMA KONTROLE UN IZVĒRTĒŠANAS RĪKI Izvērtēšana ir sistemātiska sociālo pētījumu procedūru piemērošana, lai uzraudzītu un novērtētu pasākumu un citu komunikācijas līdzekļu procesus un rezultātus, pamatojoties uz iepriekš noteiktiem mērķiem (Buhl, 2007). Tiek izšķirta veidojošā izvērtēšana, kas tiek veikta paralēli pasākuma vadības procesam un ļauj pielāgot pārmaiņu parametrus, un apkopojošā izvērtēšana, kas tiek veikta pēc pasākuma norises, lai izmērītu sniegumu.

Tā kā izvērtēšanas metodes un stratēģijas jau tika aplūkotas iepriekšējās nodaļās, šajā nodaļā mēs mēģināsim sniegt nelielu pārskatu pār programmatūras rīkiem, kas var palīdzēt pasākuma plānotājiem, veidotājiem un organizētājiem izvērtēt pasākumus. PASĀKUMA kontroli un izvērtēšanu var veikt, izmantojot atsevišķas 4. nodaļā „IKT pielietošana pasākumu organizēšanā” aprakstīto un analizēto programmatūru funkcijas. Šīs nodaļas ietvaros mēs koncentrēsimies uz aptauju izveides rīkiem un rīkiem sociālo mediju aktivitāšu uzraudzībai (Watch, 2017).

Tāpat šajā nodaļā ir apskatīti visbiežāk izmantotie pasākumu izvērtēšanas procesi.

Mūsdienās ļoti daudz uzņēmumu, iestāžu un zinātnieku visā pasaulē izmanto internetu dažādu sociālo pētījumu veikšana. Neskatoties uz to, vai tiek veikts tirgus pētījums vai zinātnisks pētījums, tiešsaistes aptaujas ir pierādījušas sevi kā ātru veidu datu apkopošanai no respondentiem, salīdzinot ar citām aptaujas metodēm, piemēram, drukātu anketu aizpildīšana un personīgās intervijas.

Tiešsaistes aptauju priekšrocības un trūkumi Priekšrocības • Minimālas izmaksas. Datu apkopošanai nav jāizmaksā vairākus tūkstošus eiro. Tā kā, veicot tiešsaistes aptaujas, vienīgais jūsu uzdevums ir nosūtīt e‐pastu respondentiem, tad šādas metodes izmaksas ir zemākas par citu metožu izmaksām.

• Datu ievades automatizācija un pieejamība reāllaikā. Respondenti paši ievada savus datus, un atbildes tiek automātiski saglabātas aptaujas datubāzē, nodrošinot vienkāršu datu apstrādi un mazāku kļūdu iespējamību.

• Mazāk laika. Tiešsaistes aptaujas nodrošina īsus izplatīšanas un atbilžu saņemšanas laikus, ko nevarētu iegūt ar tradicionālām metodēm. Turklāt šī metode ļauj apkopot informāciju no liela respondentu skaita.

• Parocīgākas respondentiem. Respondenti var atbildēt uz jautājumiem sev visērtākajā laikā un vietā, kā arī sākt aptaujas pildīšanu, pārtraukt to uz kādu brīdi un pabeigt vēlāk. Tāpat viņi

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

aptauju var aizpildīt tiešsaistē, no savas mobilās ierīces/viedtālruņa, ar e‐pasta starpniecību vai pat kioskā.

• Elastīga izstrāde. Aptaujas ir iespējams uzprogrammēt arī tad, ja tās ir ļoti sarežģītas. Tajās var nemanāmi integrēt sarežģītas izlaišanas shēmas un loģiku. Tāpat varat pieprasīt, lai respondenti varētu norādīt tikai vienu atbilžu variantu, kas samazina kļūdas iespējamību.

Standartizētās aptaujās principā neparādās noteikti kļūdu veidi.

• Bez intervētāja. Respondenti var justies ērtāk un dalīties ar personīgo informāciju, jo viņi to neatklāj tieši kādai citai personai. Tāpat intervētāji bieži vien var iespaidot sniegto atbildi.

Trūkumi • Ierobežota paraugu un respondentu pieejamība. Atsevišķām sabiedrības grupām, piemēram vecāka gadagājuma cilvēkiem vai laukos dzīvojošajiem cilvēkiem, var nebūt pieejama internetam un līdz ar to arī respondentu aptaujas anketām.

• Iespējamās sadarbības problēmas Lai gan tiešsaistes aptaujas var sasniegt tādu pašu vai nedaudz labāku atbilžu saņemšanas ātrumu, mūsdienās interneta lietotāji saņem neskaitāmas ziņas un līdz ar to var nejauši izdzēst jūsu e‐pastu.

• Bez intervētāja. Ja interviju nevada pienācīgi apmācīts intervētājs, iegūtie dati var būt mazāk uzticami. Tas jo īpaši ir svarīgi aptaujām, kurās tiek uzdoti atvērtā tipa jautājumi, jo bez apmācīta intervētāja respondentu atbildes netiks pienācīgi izpētītas.

Vieglākais un vienkāršākais veids/rīks tiešsaistes aptaujas izveidei protams ir programma Google Forms. Šo programmu var izmantot, lai datus apkopotu pirms pasākuma (apmeklētāju vārdus un kontaktinformāciju), pasākuma laikā un pēc pasākuma, lai iegūtu atsauksmes par konferences sesijām un ieteikumus uzlabojumiem. Tomēr, ņemot vērā tās ierobežotās funkcijas un iespējas (piemēram, izlaišanas iespēja, ko vēl nesen nevarēja izmantot), Google Forms nav iespējams izmantot visās situācijās.

Internets piedāvā neskaitāmus tiešsaistes rīkus aptauju izveidei. Lai izvēlētos savām vajadzībām atbilstošāko rīku, vispirms būtu noderīgi iepazīties ar to aprakstiem un citu lietotāju atsauksmēm, kas ir brīvi pieejami dažādās interneta vietnēs.

Kad esat izvēlējušies piemērotāko aptaujas rīku, ir jāiepazīstas ar tā funkcijām, ierobežojumiem un lietošanas iespējām. Vispopulārākais bezmaksas tiešsaistes aptauju rīks droši vien ir programma SurveyMonkey. SurveyMonkey ir mākonī izvietota tiešsaistes aptauju izstrādes programmatūra, kuru pakalpojuma veidā nodrošina uzņēmums ar tādu

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

pašu nosaukumu, ko 1999. gadā dibināja Raiens Finlijs (Ryan Finley). SurveyMonkey piedāvā bezmaksas pielāgojamas aptaujas, kā arī maksas aizmugursistēmu komplektu, kas ietver datu analīzes, paraugu atlases, noviržu likvidēšanas un datu atspoguļošanas rīkus. Papildus bezmaksas un maksas plānu nodrošināšanai individuāliem lietotājiem, uzņēmumiem, kurus interesē datu analīze, zīmola vadība un uz klientiem orientēts mārketings, SurveyMonkey piedāvā daudz plašāka mēroga funkciju iespējas (Wikipedia, 2017).

Kopš tā laišanas tirgū 2013. gadā, SurveyMonkey ir attīstījies par lielu uzņēmumu. Nesen tas atklāja savu jauno galveno biroju Sanmateo. SurveyMonkey nodrošina datu apkopošanu, datu analīzi, zīmola vadību un klientu mārketingu cita starpā Facebook, Virgin America, Salesforce.com, Samsung un Kraft Foods.

2015. gadā SurveyMonkey bija 25 miljoni lietotāju un tas katru mēnesi saņēma 90 miljonus atbilžu. Šajā gadā uzņēmums arī iekļuva žurnāla „Forbes” labāko jaunuzņēmumu sarakstā.

Savukārt jau nākamajā gadā „Forbes” to nosauca par 6. Labāko tīmekļa uzņēmumu (Wikipedia).

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Tālāk dotais raksts jums iemācīs, kā izveidot tiešsaistes aptauju SurveyMonkey. (WikiHow, 2017).

1. darbība. Dodieties uz SurveyMonkey tīmekļa vietni: http://www.surveymonkey.com/.

2. darbība. Noklikšķiniet uz opcijas „Sign In” (Pierakstīties), kas atrodas lapas augšpusē.

3. darbība. Ievadiet sava Survey Monkey konta lietotājvārdu un paroli un noklikšķiniet uz opcijas „Sign In” (Pierakstīties).

Ja jums nav Survey Monkey konta un vēlaties to izveidot, tad spiediet šeit: https://www.surveymonkey.com/MyAccount_Join.aspx?utm_source=account_login.

Tāpat jūs varat reģistrēties ar savu Facebook vai Google kontu (klikšķinot uz pogas „Sign Up with Facebook” (Reģistrēties ar Facebook) vai „Sign Up with Google” (Reģistrēties ar Google), kas atrodas labajā pusē).

4. darbība. Noklikšķiniet uz pogas „+Create Survey” (Izveidot aptauju), kas atrodas lapas augšpusē.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

5. darbība. Ievadiet aptaujas nosaukumu un izvēlieties kategoriju. Tāpat varat nokopēt jau izveidotu aptauju vai izmantot profesionālu aptaujas veidlapu.

6. darbība. Izvēlieties veidni savai aptaujai un noklikšķiniet uz „Next” (Turpināt).

7. darbība. Jums tiks dota iespēja rediģēt noklusējuma aptauju un veidni, izmantojot rīkus jūsu aptaujas kreisajā pusē.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

8. darbība. Noklikšķiniet uz cilnes „Apkopot atbildes”, kas atrodas augšpusē.

9. darbība. Noklikšķiniet uz metodes, kuru vēlaties izmantot savas aptaujas izplatīšanai.

10. darbība. Noklikšķiniet uz „NextStep” (Nākamā darbība).

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

11. darbība. Nokopējiet vietrādi URL un ielīmējiet to savos e‐pasta ziņojumu apkārtrakstos, tvītos un jebkurā citā vietā, kur varat publicēt saites, lai tām varētu piekļūt lietotāji. Tāpat jūs varat nokopēt HTML kodu un pievienot to savai tīmekļa vietnei.

12. darbība. Izstrādājiet aptauju. Konta izveide un aptaujas pamatu pārzināšana ir tikai daļa no visa procesa. Visgrūtākais šajā procesā ir radīt tādu aptaujas anketu, kas ļautu efektīvi iegūt informāciju, kas jums patiešām ir nepieciešama. Lai to paveiktu, jums, pirmkārt, ir pilnīgi nešaubīgi jāzina, kādu informāciju vēlaties iegūt. Aptaujas, kas izveidotas bez jebkādas nojausmas par to, kāda informācija ar tām jāiegūst, vienkārši iznieko visu iesaistīto pušu laiku. Turklāt, ja respondenti saprot, ka aptauja ir bezjēdzīga, viņi to nemaz neaizpilda.

It īpaši, ja šādas aptaujas viņi saņem kā mēstules.

Sociālo mediju mērījumi vai sociālo mediju monitorings ir aktīva sociālo mediju kanālu uzraudzība, [FT] parasti sekošana līdzi dažādam sociālo mediju saturam, piemēram, blogiem, wiki lapām, ziņu portāliem, mikroblogiem, piemēram, Twitter, sociālās tīklošanās vietnēm, videoierakstu/fotoattēlu koplietošanas vietnēm, forumiem, ziņojumu dēļiem un lietotāju radītam saturam, galvenokārt lai noteiktu, cik daudz sarunu tīmeklī notiek par zīmolu vai tēmu un kāda ir to noskaņa.

Sociālie mediji ir jauns uzņēmējdarbības un mārketinga rīks. Tas, ko uzņēmums pats domā par saviem produktiem un pakalpojumiem, nav tik svarīgi kā tas, ko par šiem

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

produktiem/pakalpojumiem un uzņēmumu runā cilvēki (potenciālie klienti). Mūsdienās sociālie mediji ir galvenais kanāls, ko cilvēki izmanto, lai izteiktu un izplatītu savu viedokli par noteiktiem produktiem, pakalpojumiem un arī PASĀKUMIEM. Ko darīt, ja šobrīd neesat klāt un līdz ar to nedzirdat viņu komentārus (un nevarat uz tiem atbildēt)? Ir pieejami neskaitāmi rīki, kas palīdz klausīties sociālo mediju sarunas. Taču, ja jums nav stratēģijas attiecībā uz sociālo mediju novērošanu, šie rīki ir pilnīgi nederīgi. Sociālo mediju sarunu klausīšanās ir lielisks veids, kā nonākt soli priekšā saviem konkurentiem un saglabāt klientu uzticību.

Pastāv visdažādākie rīki sociālo mediju aktivitāšu uzraudzībai un izsekošanai, piemēram, Google Analytics, Hootsuite, Tweetdeck, Icerocket, Social Mention, Topsy u.c.

Izmantojot šos rīkus, jūs varat noskaidrot sabiedrības vajadzības, lai varētu tās apmierināt.

Tādējādi iegūstat atsauksmes no cilvēkiem, pat nepieprasot tās. Padomājiet par mārketinga centienu uzlabošanas iespējām, ko varat gūt, praktiski nolasot savu potenciālo klientu domas (business.com).

Lai produkts tiktu iekļauts sociālo mediju monitoringa kategorijām , tam jāspēj (g2crowd): •

sadzirdēt, ka tas tiek pieminēts kādā sociālajā medijā;

•

identificēt populārās tēmas vai frāzes;

•

noteikt klientu attieksmi/noskaņojumu;

•

organizēt klientu informāciju;

•

atpazīt viedokļu līderus.

Droši vien jums atkal rodas jautājums par to, kuru rīku tad galu galā izmantot. Lai palīdzētu jums iegūt ātru un vienkāršu atbildi uz šo jautājumu, tālāk ir dots īss dažu visplašāk pazīstamo sociālo mediju darbību monitoringa rīku apraksts (ProSkills, 2017).

Social Mention Social Mention ir platforma sociālo mediju satura meklēšanai un analīzei, kas apkopo visas pasaules lietotāju radīto saturu vienā informācijas plūsmā. Tā ļauj jums vienkārši noteikt un izmērīt, ko cilvēki saka par jums, jūsu uzņēmumu, jaunu produktu vai jebkuru tēmu. Social Mention tieši uzrauga vairāk nekā 100 sociālo mediju raksturlielumus, tostarp Twitter, Facebook, FriendFeed, YouTube, Digg, Google u.c. Social Mention šobrīd nodrošina tiešsaistes sociālo mediju satura meklēšanas un analīzes pakalpojums, ikdienas sociālo mediju paziņojumus un API. http://www.socialmention.com/

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Hootsuite HootSuite ir sociālo attiecību programmatūras platforma, kas ļauj uzņēmumiem īstenot satriecošas sociālo mediju stratēģijas un darbības. Tās vīzija ir būtiski izmainīt to, kā mūsdienās tiek veikta komunikācija. Tās misija ir sniegt klientiem nepieciešamo atbalstu, lai tie varētu savus vēstījumus transformēt jēgpilnās attiecībās. Uzņēmuma, kas izstrādāja un uztur šo platformu, galvenā mītne atrodas Vankūverā, un tas nodarbina vairāk nekā 500 cilvēku visā pasaulē: Sanfrancisko, Vankūverā, Honkongā, Ņujorkā, Sidnejā, Londonā, Singapūrā un citur. Uzņēmums darbojas saskaņā ar „bezmaksas” uzņēmējdarbības modeli (freemium). HootSuite izmanto vairāk nekā 10 miljoni lietotāji vairāk nekā 175 valstīs. https://hootsuite.com/

Keyhole Keyhole ir Twitter, Facebook un Instagram tēmturu izsekošanas rīks. Tas nodrošina Twitter, Faceboook un Instagram sarunu uzraudzību reāllaikā. To var vienkārši uzstādīt, un rezultāti tiek sniegti reāllaika virtuālajā panelī. http://keyhole.co/

TweetReach TweetReach ir lielisks uzraudzības rīks, ja jūsu uzņēmumu interesē, cik tālu faktiski aizceļo uzņēmuma tvīti. TweetReach mēra sociālajos medijos notiekošo sarunu faktisko ietekmi un radītās sekas. Tas ir labs veids, kā noskaidrot, kuri ir jūsu visietekmīgākie sekotāji, lai jūs varētu orientēties uz pareizajiem cilvēkam tiešsaistes satura koplietošanas un popularizēšanas jomā. https://tweetreach.com/

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

HowSociable HowSociable ir lietderīgs rīks jūsu un konkurentu klātbūtnes sociālajos medijos izmērīšanai.

Bezmaksas konts ļauj jums sekot līdzi 12 sociālo mediju lapām, tostarp, Tumblr un WordPress. Taču, ja vēlaties pārvaldīt vairāk nekā 24 lapas, piemēram, Facebook, Pinterest, Twitter, ir nepieciešams profesionālais maksas konts. HowSociable sociālo mediju uzraudzīšanas pieeja ir nedaudz atšķirīga, jo tā sīkāk izdala rezultātus katrai sociālo mediju platformai, ļaujot jums noteikt, kuras platformas jums ir visnoderīgākās un pie kurām būtu vairāk jāpiestrādā. http://howsociable.com/

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

VINGRINĀJUMS Uzdevums: izprast mijiedarbības un trūkumus. Viens no vadošajiem alkoholisko dzērienu ražošanas uzņēmumiem vairākus gadus sponsorēja pazīstamu mūzikas festivālu un dažādas tā aktivitātes. Klients vēlas, lai rezultāti tiktu papildināti ar iepriekšējo kvantitatīvo pasākuma izvērtējumu, un iegūt lielāku izpratni par apmeklētāju gūto pieredzi un norādītajiem trūkumiem.

Ieteikums: Pētījumu var veikt divos posmos

1. posms. Var veikt padziļinātas intervijas, lai izprastu to, cik ļoti pasākuma dalībnieki ir informēti par zīmolu, un viņu attieksmes pret šo zīmolu.

2. posms. Novērot etnogrāfijas, kas dod organizatoriem iespēju izvērtēt festivāla apmeklētāja un zīmola saskaršanās pieredzi.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

PAPILDLITERATŪRA UN BIBLIOGRĀFIJA

Buhl, A., 2007. :Controlling und Evaluation von Events. KonzeptionelleGrundlagen, empirischeBedeutung und EntwicklungeinesModellszur Event‐Evaluation. Unveröff.

Magisterarbeit: Universität Leipzig.

Business.com, 2017. Business.com. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://www.business.com/articles/people‐are‐talking‐are‐you‐listening‐the‐ importance‐of‐social‐media‐monitoring/ [Skatīts 01.12.2017].

Crowd, G., 2017. G2 Crowd. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://www.g2crowd.com/categories/social‐media‐ monitoring?segment=small‐business [Skatīts 01.12.2017].

Do, P., 2014. Event Management Case: The Annual International NIBS Conference in Lahti, Finland. Bachelor’s Thesis Lahti University of Applied Sciences.

Parry, B. & Shone, A., 2001. A practical handbook. Successful Event Management ed.

Londona : Continuum.

ProSkills, E., 2017. EU ProSkills. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://www.pro‐skills.eu/tools/social‐skills/Four%20ears.pdf [Skatīts 01.12.2017].

Times, F., 2017. Social Media Monitoring. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://lexicon.ft.com/Term?term=social‐media‐monitoring [Skatīts 01.12.2017].

Watch, B., 2017. Brand Watch. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://www.brandwatch.com/blog/top‐10‐free‐social‐media‐monitoring‐tools/ [Skatīts 01.12.2017].

WikiHow, 2017. WikiHow. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://www.activenetwork.sg/event‐management‐resources/articles/sample‐ event‐planning‐checklist.htm [Skatīts 01.09.2017].

Wikipedia, 2017. Wikipedia. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://en.wikipedia.org/wiki/SurveyMonkey [skatīts 01.12.2017].

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.