LAT - Learning Unit 1 - AR

PASĀKUMU PLĀNOŠANAS UN IZSTRĀDES ELEMENTU ANALĪZE

PASĀKUMA ORGANIZĀCIJA – 1. MODULIS

Moduļa saturs 1. nodaļa. Pasākumu veidi 2. nodaļa. Pasākuma mērķa auditorijas definēšana 3. nodaļa. Pasākumu plānu modeļi

Mācību ilgums:

12 stundas

Kopējais darba apjoms stundās:

25 stundas

Moduļa mērķi Uzdevumi/rezultāti Izstrādāt detalizētu komandas vadības rīcības plānu

Zināšanas

Padziļinātas zināšanas par pasākumu veidiem

Padziļinātas zināšanas par pasākuma mērķa auditorijas noteikšanu

Prasmes Prast identificēt atšķirīgus pasākumu veidus, nosaukt to galvenos aspektus un definēt tiem vadības stratēģiju, izskaidrot vadības profilu un galveno iespējamo pasākumu ietekmi

Kompetences

Noteikt pasākuma pārvaldībai nepieciešamo kompetenču līmeni

Integrēt stratēģiskās analīzes laikā gūtās pieredzes, lai veiksmīgi noteiktu pasākuma Prast pasākumam definēt mērķa auditoriju, pamatojoties mērķa auditoriju uz stratēģisku analīzi

Pamata zināšanas par pasākumu plānu modeļiem

Prast izmantot pasākumu plānu modeļus, lai plānotu un organizētu pasākumu

Piemērot visatbilstīgākos pasākumu plānu modeļus, lai plānotu un organizētu pasākumu

KOPSAVILKUMS Šī mācību moduļa laikā izglītojamie iepazīsies ar galvenajiem pasākumu plānošanas un izstrādes jēdzieniem, kas viņiem pēc tam ļaus izstrādāt plānu konkrētam pasākumam.

Pirmajā nodaļā „Pasākumu veidi” izglītojamie uzzinās, kas ir pasākums, kādi pasākumu veidi pastāv un cik būtiski ir pasākumu plānošanas, organizēšanas un vadīšanas koncepti.

Otrajā nodaļā izglītojamiem tiks sniegta informācija par pasākumu orientēšanu, savukārt pēdējā šī moduļa nodaļā – par pasākumu plānošanu.

Pēc šī moduļa apgūšanas izglītojamiem jāspēj ne tikai detalizēti noteikt pasākuma īstenošanai nepieciešamos pasākumus un to īstenošanas laika posmus, bet arī noteikt nodarbināto un komandu uzdevumus un pienākumus pasākuma laikā.

ATSLĒGAS VĀRDI Pasākumu veidi, mērķa auditorija, pasākumu plāni, pasākumu plānu modeļi

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

1. NODAĻA. PASĀKUMU VEIDI Pasākumi vai notikumi ir neatņemama ikviena cilvēka dzīves daļa jau kopš piedzimšanas.

Cilvēku vajadzības pēc pieredzes apmaiņas, izklaidēm un emocionālas saskarsmes liek cilvēkiem tiekties pēc dažādiem sociālās mijiedarbības notikumiem (Simões, et al., 2014). Šādi notikumi var būt dabiski vai organizēti, publiski vai privāti, saistīti vai nesaistīti ar profesionālo dzīvi. Tās var būt dzimšanas dienas, kāzas, raudzības vai uzņēmumu, sporta klubu, augstskolu un citu juridisku veidojumu organizētie pasākumi. Tāpat pasākumi var būt ļoti vienkārši un viegli organizējami, piemēram, uzņēmuma sanāksme, vai ļoti sarežģīti, piemēram, Olimpiskās spēles vai starptautiska komercizstāde.

Lieli pasākumi parasti ir sarežģīti, nemateriāli un neatkārtojami notikumi: – tie ir sarežģīti, jo neorientējas uz vienu konkrētu aktivitāti; – tie ir nemateriāli, jo mēs tos nevaram piedzīvot ātrāk; – tie ir neatkārtojami, jo mēs nevaram saglabāt pasākumu un izmantot atkārtoti. Futbola spēle, kas notiek tajā pašā stadionā un kurā piedalās tās pašas komandas, nav tas pats pasākums.

Leo Džego (Leo Jago) un Robins Šovs (Robin Shaw) pasākumus raksturoja kā „īpašus notikumus, kas tiek regulāri organizēti, kas notiek noteiktu laiku un kas sniedz to dalībniekiem tādas sociālās mijiedarbības iespējas, kādas tie nevar iegūt ikdienā.” (Jago & Shaw, 1998)

Institucionālie pasākumi cenšas radīt vai uzlabot uzņēmuma/organizācijas reputāciju.

Popularizēšanas pasākumi nepārprotami cenšas palielināt kāda produkta/pakalpojuma pārdošanas apjomus. Pastāv daudz un dažādi organizēto pasākumu veidi, piemēram: – konferences/kongresi; – komandas saliedēšanas pasākumi; – ceļojošās prezentācijas; – praktiskie semināri; – ideju ģenerēšanas pasākumi; – sociālie pasākumi; – kultūras pasākumi; – sporta pasākumi;

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

– ilgstspējīgas attīstības pasākumi.

Pasākumu vadība Vadība ir resursu (cilvēkresursu, materiālo un finanšu resursu) pārveidošana par pakalpojumiem un produktiem, kas apmierina konkrētas vajadzības. Bet kas tad ir pasākumu vadība? Keimbridžas vārdnīca to definē šādi: „lielu pasākumu, piemēram, konferenču, tirdzniecības izstāžu un koncertu, plānošanas, organizēšanas un vadīšanas darbības”. Pasākumu vadītāja uzdevumi ietver: – koncepcijas izdomāšanu un definēšanu; – resursu pārbaudi; – plānošanu; – darbu organizēšanu; – rezultātu paredzēšanu; – lēmuma par pasākuma īstenošanu pieņemšanu; – darbu izpildi; – rezultātu novērtēšanu un publicēšanu; – pasākuma noslēgšanu.

Saskaņā ar šo pirmais pasākuma vadītāja/plānotāja uzdevums ir izdomāt un noteikt, kāda veida pasākumu viņš vai viņa vēlas īstenot. Otrais uzdevums ir plānošana: ir jāizveido stratēģisks plāns, kas ietver vīziju, misiju, mērķus, programmu, aktivitātes un rezultātu izmērīšanas veidu. Mērķiem jābūt skaidriem, reāliem un izmērāmiem, kā arī visām iesaistītajām personām tie ir jāzina. Katrai iesaistītajai pusei var būt savi mērķi (piemēram, veicinātāji un sponsori var vēlēties atpazīstamību, reputāciju un pelņu, savukārt apmeklētājus var interesēt savu vajadzību apmierināšana).

Nākamā darbība ir cilvēkresursu, materiālo resursu un finanšu resursu noteikšana un uzskaitīšana. Pēc tam, kad darbiem ir noteikti nepieciešamie un pieejamie resursi, ir jāizveido detalizēts budžets un jānosaka vēlamie rezultāti. Ņemot vērā budžeta tāmi, pasākuma organizators var pieņemt lēmumu par to, vai īstenot šo pasākumu. Ja organizators izvēlas īstenot pasākumu, tad ir jāsāk pildīt iepriekš noteiktās darbības. Pēc pasākuma norises ir būtiski to izvērtēt un informēt par rezultātiem pasākuma partnerus.

Pasākums ir uzskatāms par noslēgtu, kad ir izpildīti visi līgumi un darbības. Parasti,

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

pasākums ir jāsāk plānot 4–6 nedēļas pirms tā norises, taču, protams, plānošanas laiks ir lielā mērā atkarīgs no pasākuma veida.

Pasākumi tūrisma nozarē

Saskaņā ar Pasaules Tūrisma organizāciju (UNWTO), lai notikumu varētu uzskatīt par pasākumu, tajā jāpiedalās vismaz 10 dalībniekiem, tam jāilgst vismaz 4 stundas un jānotiek vietā, kas atšķiras no vietas, kuru ikdienā izmanto dalībnieki. Tas gan nenozīmē, ka īsāki notikumi vai notikumi, kuros piedalās mazāk dalībnieku, nevar tikt klasificēti kā pasākumi – tie vienkārši netiek ietverti UNWTO statistikā. Daži pasākumi ir ļoti būtiski reģiona tūrisma attīstībai. Piemēram, Lisabona ieguva tiesības organizēt 2014. gada UEFA Čempionu līgas finālspēli, un, neskatoties uz to ka „Benfica” stadionā ir tikai 60 000 sēdvietas, pasākuma laikā Portugāles galvaspilsētu apmeklēja 100 000 tūristi no Spānijas (spēle bija starp divām spāņu futbola komandām „Real Madrid” un „Atlético de Madrid”), kas pozitīvi ietekmēja viesnīcu, restorānu un citu tūristu apskates objektu darbību. Vēl viens piemērs ir izstāde „EXPO 98”. Tā arī notika Lisabonā un palīdzēja atdzīvināt nolaistu pilsētas rajonu, kurā agrāk atradās pašvaldības izgāztuve, kautuve un naftas rafinēšanas fabrika. Šobrīd tas ir moderns un dārgs rajons, kur atrodas Portugāles lielākais komercizstāžu centrs (FIL2) un stadions (MEO Arena), kurā notiek koncerti, komercizstādes, sporta un citi pasākumi, daudzas viesnīcas, restorāni un uzņēmumu biroji. Divi vadošie dalībnieki tūrisma galamērķu popularizēšanas jomā ir DMC – galamērķu apsaimniekošanas uzņēmumi – un PKO – profesionālo kongresu organizatoru uzņēmumi. DMC pasākuma veicinātājiem spēj garantēt veiksmīgu pasākumu, jo šiem uzņēmumiem ir padziļinātas zināšanas par galamērķi, tajā piemērojamajiem likumiem, sociālo un ekonomikas vidi, kā arī pieejamajiem cilvēkresursiem un tehniskajiem resursiem. PKO ir uzņēmumi vai atsevišķi speciālisti, kas ir specializējušies sarežģītu pasākumu plānošanā un organizēšanā.

Pasākuma organizētāja profils Jebkuram pasākuma vadītājam, pasākuma direktoram vai PKO ir nepieciešamas: – līderības prasmes; – uzņēmuma vadības prasmes; – zināšanas visās pasākumu vadības jomās; – komandas vadības prasmes; – prasmes rast līdzsvaru starp stingrību un elastību; – spēja strādāt paaugstināta stresa apstākļos un tikt galā ar negaidītām situācijām.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Pasākuma ietekme Lieliem pasākumiem ir gan pozitīva, gan negatīva ietekme uz dažādām jomām, piemēram:

Tūrisms Pozitīvā – galamērķa popularizēšana citās valstīs, kas palielina pieprasījumu pēc tūrisma pakalpojumiem. Negatīvā – paaugstinās dažādu pakalpojumu, piemēram, viesnīcu un restorānu, cenas, autentiskuma zudums.

Ekonomika Pozitīvā – pieaug IKP uz vienu iedzīvotāju (uzlabojas iedzīvotāju dzīves līmenis); palielinās uzņēmējdarbības iespējas.

Negatīvā – inflācija, spekulācijas ar nekustamo īpašumu.

Sabiedrība Pozitīvā – palielinās nodarbinātības iespējas.

Negatīvā – izzūd kopienas vērtības.

Kultūra Pozitīvā – vēsturiskā mantojuma atjaunošana.

Negatīvā – vēsturisko vērtību izzušana.

Infrastruktūra Pozitīvā – uzlabojas satiksmes tīkls.

Negatīvā – lielāka satiksme.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

2. NODAĻA. PASĀKUMA MĒRĶA AUDITORIJAS DEFINĒŠANA „Ja, organizējot pasākumu, viens no jūsu mērķiem ir piesaistīt pasākumam jaunus klientus – un tā parasti ir – jums jāzina tieši kādus klientus jūs un pasākuma pasūtītāji vēlas piesaistīt.”

(Capell, 2013)

Publikāciju autori izmanto dažādas pasākuma būtību raksturojošās definīcijas un galvenos kritērijus. Tā kā pasākumi būtībā ir ļoti sarežģīti notikumi, kas ietver daudz un dažādus procesus, dažādi cilvēki arī vienu un to pašu pasākumu raksturos citādāk. Piemēram, komercizstādes var būt darījumu, komerciāls vai pat kultūras pasākums – veids ir atkarīgs no konkrētā pasākuma mērķiem un mērķa auditorijas. Pasākuma organizatoram, pamatojoties uz plānotajiem mērķiem un uzdevumiem, ir jāspēj izvēlēties atbilstošs pasākuma veids un mērķa auditorijas.

– Pasākumi, kas ir saistīti ar dabas apskati, noteiktu tēmu vai galamērķi, kā arī darījumu vai korporatīvie pasākumi, ko mēdz dēvēt par MICE – darījumu ceļojumu, motivējošā tūrisma, konferenču, komercizstāžu – tūrismu, parasti tiek organizēti uzņēmējdarbības uzlabošanai. Šādi pasākumi var būt apmācības, vispārīga rakstura sanāksmes/sapulces vai pat motivējoši ceļojumi.

– Komercpasākumi (tostarp tirdzniecības izstādes un komercizstādes) tiek organizēti, lai popularizētu produktus/galamērķus/pakalpojumus un uzlabotu to pārdošanas rādītājus.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Piemēram, „FITUR4” ir tirdzniecības izstāde, kas paredzēta Madrides kā tūrisma galamērķa popularizēšanai visā pasaulē. – Reliģiskie pasākumi ir, piemēram, svētceļojumi uz Fatimas pilsētiņu Portugālē, Santjago de Kompostelas pilsētiņu Spānijā vai Itālijas pilsētu Romu.

– Atpūtas jeb rekreatīvie pasākumi ir, piemēram, dažādi kultūras festivāli („Oktoberfest” Minhenē), sporta sacensības (piemēram, Eirokausa spēles basketbolā) un mūzikas festivāli (rokfestivāls „Rock in Rio”).

– Pilsoniskos pasākumus parasti organizē dažādas valsts iestādes, piemēram, Eiropas Savienība vai Apvienoto Nāciju Organizācija.

– Kultūras pasākumi parasti ir saistīti ar kādu mākslas nozari un var notikt gan brīvā dabā, gan tiem speciāli paredzētos centros (rokfestivālu „Rock in Rio” arī var uzskatīt par kultūras pasākumu).

– Piemiņas pasākumus organizē gan valsts iestādes, gan privātās organizācijas, lai pieminētu kādu vēsturisku notikumu.

– Sociālie pasākumi parasti ir privāti pasākumi (piemēram, personas dzimšanas dienas atzīmēšana vai uzņēmuma dibināšanas gadadienas atzīmēšana).

– Ekotūrisms ir saistīts ar tādām organizētām aktivitātēm kā pārgājieni dabas parkos, kāpšana kalnos vai alu izpēte.

– Pasākumus var iedalīt arī pēc tā, vai tie ir publiski vai slēgtā tipa (ja pasākumam ir konkrēts viesu saraksts), kā arī vai tie ir bezmaksas vai maksas pasākumi.

– Lai gan pasākumi tiek rīkoti konkrētām mērķa auditorijām, to pasākuma apmeklēšanas motivācijas var būt atšķirīgas. Līdz ar to dažus pasākumus var būt grūti klasificēt, jo tie atbildīs vairākiem veidiem.

– Ekonomika (piemēram, darījumu vai korporatīvi pasākumi, tirdzniecības izstādes, komercizstādes un konferences) – Atpūta (piemēram, koncerti, sporta pasākumi, mākslas izstādes) – Kultūra (piemēram, koncerti, mūzikas un filmu festivāli) – Politika (piemēram, kongresi) – Reliģija (piemēram, svētceļojums uz kādu svētnīcu) – Pasākums nevar ilgt mūžīgi, jo, neradot cilvēkiem motivāciju atgriezties, interese par pasākumu dabiski izzudīs.

– Īsie pasākumi – tie parasti ilgst no 4 stundām līdz vienai nedēļai.

– Vidēja termiņa pasākumi – no vienas nedēļas līdz trīs mēnešiem – Garie pasākumi – no trīs mēnešiem līdz vienam gadam – Lielums/mērogs – vietēja mēroga pasākumi parasti ir paredzēti tikai vietējai sabiedrībai.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

– Pazīmju pasākumi (zīmola pasākumi) ir globāla mēroga pasākumi, kas parasti vienā un tajā pašā laikā notiek kādā konkrētā vietā. Piemēram, Brazīlijas pilsētā Riodežaneiro katru gadu tiek rīkots karnevāls.

– Mega pasākumi, piemēram, Olimpiskās spēles, ir globāla mēroga pasākumi, kam nepieciešama ievērojama infrastruktūra, kuriem gatavošanās notiek vairākus gadus un kuru ietekme turpinās pat pēc pasākuma noslēgšanas.

– Regularitāte – Unikāls – notiek tikai vienu reizi (piemēram, divu koru sadziedāšanās pasākums).

– Neregulārs – notiek epizodiski, nav konkrēta pasākumu norises grafika – Regulārs – notiek regulāri noteiktos laika posmos (piemēram, reizi gadā, reizi četros gados).

Būtiski ir atcerēties, ka gan pasākuma veids, gan iekšējie faktori (organizācijai pieejamie resursi) un ārējie faktori (ārēji pieejami resursi) ietekmē plānošanas procesu.

Stratēģiskā analīze Pastāv daudz metožu, kā noteikt kritiskos pasākuma izdošanās faktorus. Piemēram, varat izmanto SVID un PESTLE analīzi vai Portera metodi. 

SVID analīze ir paredzēta, lai noteiktu iekšējās stiprās un vājās puses, kā arī ārējās iespējas un draudus.



PESTLE analīze ir paredzēta, lai noteiktu politiskos, ekonomikas, sociālos, kultūras, tehnoloģiskos, juridiskos un vides faktorus.



Portera metode izvērtē piecus elementus: konkurenci, piegādātājus, klientus, jaunu uzņēmumu ienākšanu tirgū un aizvietotājproduktu radītos draudus.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

3. NODAĻA. PASĀKUMU PLĀNU MODEĻI Pasākuma plānošana ir stratēģisks process, un pēc plāna apstiprināšanas to praktiski vairs nebūs iespējams izmainīt, izņemot ārkārtas gadījumus. Tas ir arī normatīvs process, kura laikā tiek izstrādāts plāns, kas jāievēro visām iesaistītajām pusēm. Pasākuma organizēšana var būt ļoti laikietilpīgs process, turklāt jo lielāks un sarežģītāks ir pats pasākums, jo ilgāks ir tā organizēšanas laiks. Tomēr gandrīz vienmēr atvēlētais laiks ir ierobežots, jo pasākuma iniciators nosaka pasākuma organizēšanas sākuma un beigu laikus. Iepriekšējā nodaļā jau noskaidrojām, ka pasākums ir neatkārtojams.

Pasākuma plānošana un organizēšana „Plānošanas mērķis ir garantēt pasākuma izdošanos.” (Vieira, 2015). Pirmās darbības, kas jāveic pasākuma organizēšanas procesā, ir īstenojama mērķa un uzdevumu noteikšana.

Plānošanas un organizēšanas darbības mēdz saukt arī par sagatavošanos un īstenošanu.

Plānošanas procesu var sadalīt šādos posmos: sagatavošanās, izpilde un noslēgšana.

Sagatavošanās – pirmais procesa posms. Šajā posmā pasākuma vadītājs/organizators izvērtē pasākuma rentabilitāti. Viņam/‐ai ir jādefinē mērķi un pasākuma veids, lai noteiktu pasākuma kopējo konceptu un novērtētu tehniskās prasības. Kādas rezervācijas, atļaujas un licences

ir

nepieciešamas?

Kādi

resursi

(piemēram,

aprīkojums,

dekorācijas,

mākslinieki/runātāji, balvas, transports, apdrošināšana) būs nepieciešami? Plānošanas darbības ietver ekonomikas prognozes, detalizēta budžetu izstrādi, mārketinga un darbības plāna izveidi, risku noteikšanu, operatīvās rīcības plāna izstrādi, cilvēkresursu plānošanu. Šajā posmā ļoti būtiski ir veikt stratēģisko analīzi (skatiet 2. nodaļu).

Izpilde – pasākuma īstenošanas posms. Šajā posmā ir jāveic visas darbības, lai nodrošinātu pasākuma notikšanu. Darbību izpildi uzrauga un kontrolē plānošanas komanda.

Noslēguma posmā ir jāveic pasākuma rezultātu (atspoguļojums plašsaziņas līdzekļos, komerciālie un finanšu rezultāti, dalībnieku apmierinātība) izvērtēšana un jāpārtrauc visas ar pasākumu saistītās darbības. Pasākuma organizatoriskās un loģistikas darbības parasti ir saistītas ar: – Norises vietas un infrastruktūras apsaimniekošanu – veicamās darbības ir lielā mērā atkarīgas no pasākuma, taču pirms jebkura pasākuma ir būtiski apmeklēt norises vietu un pārliecināties, ka viss nepieciešamais aprīkojums ir pieejams un strādā. Tāpat var būt lietderīgi uzstādīt dažādas informatīvās zīmes, lai atvieglotu dalībnieku pārvietošanos, kā arī norādītu uz evakuācijas izejām. Tāpat ir būtiski nodrošināt drošu piekļuvi visām iesaistītajām pusēm. Jānoslēdz līgumi ar ūdens un elektroenerģijas pakalpojumu sniedzējiem,

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

apkopējiem, apsardzes un medicīnisko pakalpojumu sniedzējiem, komunikācijas tīklu nodrošinātājiem un ēdināšanas pakalpojumu sniedzējiem, kā arī jāpārbauda to atbilstība.

Pēc pasākuma norises vieta ir jāsakopj un jāsakārto tā, lai tā būtu tāda, kāda jums tika nodrošināta.

– Pūļa vadību – pasākuma ārējais tēls parasti ļoti ietekmē to, ko dalībnieki sagaida no uzņemšanas un organizācijas. Ja pie reģistratūras vai tualetēm būs ļoti garas rindas, dalībnieki ilgi to atcerēsies.

– Laika un uzdevumu pārvaldību – neskatoties uz pasākuma īstenošanai pieejamo laiku, tas vienmēr ir viens no būtiskākajiem jebkura pasākuma resursiem.

– Risku pārvaldību – Terorisms, alkohola vai narkotiku lietošana, vardarbība, nepiemērotas telpas un infrastruktūra, neatbilstošs dalībnieku skaits vai negaidīti laikapstākļi ir tie riska faktori, kurus mēs nevaram izslēgt, taču varam samazināt to ietekmi, izstrādājot atbilstošus rīcības plānus. Ārkārtas situācijā visiem organizatoru komandas dalībniekiem ir jārīkojas saskaņoti un jāinformē policija, ugunsdzēsēji, neatliekamā medicīniskā palīdzība un citi atbilstošie dienesti. Publisku pasākumu organizēšanas laikā ir būtiski apdrošināties.

– Programma – aktivitātes un loģistika pašas par sevi nenosaka programmu, taču ir būtiskas pasākuma norisei nepieciešamo darbību īstenošanai.

– Tehniskie aspekti – skatuve, skaņa, gaismas, apgaismojums.

– Drošība – ir jāsagatavo draudu novēršanas un drošības plāns, lai noteiktu padotības komandķēdi. Kuram ir jāzvana policijai vai atbildīgajiem dienestiem ārkārtas situācijā? Katrā valstī var būt atšķirīgas prasības attiecībā uz drošību pasākumu laikā.

– Komunikācija – jebkurā pasākumā ir būtiski nodrošināt saziņu starp visiem galvenajiem dalībniekiem. Pasākuma vadītājam/organizētājam vienmēr jāspēj sazināties ar pasākuma direktoru/citiem organizatoriem un viņu komandām, apsardzes darbiniekiem, sabiedrisko attiecību speciālistu, sponsoriem, lai varētu ātri reaģēt jebkurā situācijā. Galvenajiem pasākuma organizatoru komandas dalībniekiem ir jāizsniedz kontaktinformācijas saraksti.

Publicitāte, reklāma un sabiedriskās attiecības Lai cilvēki izvēlētos apmeklēt pasākumu, viņiem par to ir pienācīgi jāpaziņo. Varat izmantot plakātus, skrejlapas un brošūras. Tāpat varat reklamēties televīzijā, radio un laikrakstos.

Mūsdienās ļoti nozīmīgs resurss ir internets un sociālie mediji, kas ir daudz lētāki par tradicionālajiem līdzekļiem. Tomēr nepastāv viena formula, kas ļautu mums maģiski noteikti vislabāko līdzekli. Tas katrā atsevišķajā gadījumā ir jānosaka jums pašiem, ņemot vērā pasākuma veidu vai apmeklētājus. Piemēram, skrejlapas un iekšējais tīkls (privāts kanāls, kas

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

nerada papildu izmaksas) varbūt labākais risinājums uzņēmuma pasākuma popularizēšanai, savukārt, lai reklamētu vecāka gadagājuma cilvēkiem paredzētu publisko pasākumu, laikraksti būs daudz piemērotāks kanāls nekā sociālie mediji.

Pasākuma plānošanas pārbaudes saraksts Lai neizlaistu nevienu svarīgu aspektu, ir būtiski veidot attiecīgajam pasākumam pielāgotu pārbaudes sarakstu. Internetā ir pieejami daudz un dažādi pārbaudes sarakstu piemēri, kas var jums palīdzēt atcerēties visus nepieciešamos elementus. Tomēr vienmēr atcerieties, ka katram pasākumam ir atšķirīgi mērķi un atšķirīgi apmeklētāji, tādēļ arī to prasības atšķiras.

1. piemērs.

Resursu

centra

pasākuma

plānošanas

pārbaudes

saraksts

Pārliecinieties, ka pasākumam ir skaidri mērķi – Pārliecinieties, ka jums ir pietiekami daudz laika – Saplānojiet darbus un deleģējiet pienākumus!

– Izvērtējiet praktiskos veselības aizsardzības un drošības apsvērumus – Izplānojiet pirmās palīdzības sniegšanas pasākumus – Transports – Piekļuve – Nodarbes bērniem – Fotografēšana – Apdrošināšana – Rezervācijas, atļaujas un licences Izveidojiet pasākuma budžetu un saplānojiet, kādā veidā tiks segtas izmaksas – Publicitātes pasākumi – Izveidojiet ļoti detalizētu plānu – Pasākuma dienā – Pēc pasākuma norises

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

2. piemērs. Aktīvā tīkla pasākuma plānošanas pārbaudes saraksta paraugs

PIRMS PASĀKUMA – Noskaidrojiet attiecīgās pašvaldības prasības, informējiet to par pasākumu un saņemiet no tās apstiprinājumu pasākuma norisei (ja nepieciešams) Sazinieties ar vietējo tūrisma informācijas centru, lai noskaidrotu, vai tajā pašā datumā un vietā nav ieplānots kāds cits pasākums.

– Izveidojiet pasākuma budžetu.

Sekojiet līdzi saviem izdevumiem.

– Izvēlieties pasākumam piemērotu norises vietu vai telpas.

– Transports – izvērtējiet, cik tāls ceļš cilvēkiem būs jāmēro, lai nokļūtu pasākumā. Vai ir pieejami stāvlaukumi un piekļuve sabiedriskajam transportam?

– Kad attiecīgā norises vieta ir pieejama?

– Pasākuma programma – Kāds ir pasākuma mērķis?

– Izveidojiet pasākuma norises grafiku – Rezervējiet māksliniekus un vadītāju, ja nepieciešams – Iegūstiet rakstisku apstiprinājumu no māksliniekiem vai vadītāja – Ja nepieciešams, veiciet priekšapmaksu – Pasākuma sponsorēšana – Izveidojiet piedāvājumu potenciālajiem sponsoriem – Nosakiet potenciālos sponsorus – Nosūtiet sponsoriem piedāvājumu un sazinieties ar viņiem pēc 1 nedēļas, lai noskaidrotu viņu viedokli – Atsaucieties uz sponsoriem un vienmēr izceliet viņus – Mārketings un popularizēšanas pasākumi – Izveidojiet mārketinga/sabiedrisko attiecību plānu – Izstrādājiet reklāmas materiālus, galvenos tekstus un logotipu – Izstrādājiet tīmekļa vietni un pielāgojiet to meklētājprogrammu darbībai – Izplatiet skrejlapas/plakātus/e‐pastus/brošūras sabiedrībā – Iesniedziet informāciju par pasākumu organizācijām, kas veidot vietējo pasākumu kalendārus un uztur sabiedrības informēšanai paredzētas tīmekļa vietnes – Nosūtiet preses relīzes

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

– Dalībnieku reģistrācija un ielūgumi – Izstrādājiet tiešsaistes reģistrācijas veidlapu – Iekļaujiet tiešsaistes reģistrācijas veidlapu savā tīmekļa vietnē – Norādiet, kas ir ietverts reģistrācijas maksā (pasākuma t‐krekls, pusdienas pirms pasākuma u.c.)

Nosūtiet e‐pasta paziņojumu iepriekšējo pasākumu dalībniekiem, ietverot saiti uz reģistrācijas veidlapu – Atļaujas un licences – Piesakieties jebkādām speciālajām licencēm, kas nepieciešamas saistībā ar pārtiku, mūziku u.c.

– Pieprasiet atļauju reklāmas stendu uzstādīšanai – Ceļu slēgšana – laicīgi nosūtiet attiecīgos iesniegumus – Apakšuzņēmēji – Pasūtiet aprīkojumu, piemēram, skatuvi, apgaismojumu, u.c.

– Rezervējiet pārvietojamās tualetes, uguņošanu, lielās teltis, ģeneratorus – Noslēdziet rakstveida vienošanās ar visiem apakšuzņēmējiem par pakalpojumu sniegšanu – Pārbaudiet apdrošināšanu – civilatbildības, nodarbināto, brīvprātīgo u.c.

– Riska pārvaldība – Rezervējiet pirmās palīdzības sniedzējus – Kopā ar visām galvenajām iesaistītajām pusēm novērtējiet riskus – Izveidojiet risku pārvaldības plānu – Iegūstiet nepieciešamo apdrošināšanu un, ja nepieciešams, nosūtiet ārkārtas rīcības plānu – rīcībai lietus laikā, mazas apmeklētības gadījumā – atbildīgajām organizācijām – Drošības plāns – Rezervējiet apsardzes pakalpojumus un divvirzienu radio – Pūļa kontrole – Skaidras naudas drošība – Galvenie pakalpojumi – Informējiet policiju, neatliekamo medicīnisko palīdzību un ugunsdzēsējus – Atkritumu apsaimniekošana – Izveidojiet atkritumu apsaimniekošanas plānu – Izceliet atkritumu radīšanas samazināšanu savos mārketinga materiālos – Satiksmes pārvaldība

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

– Izveidojiet satiksmes plānu, ietverot: – zīmes, invalīdu stāvvietas, VIP stāvvietas, gājēju ceļus, drošības darbiniekus, mašīnu novietošanas zonas, ieejas un izejas, bloķētos ceļus, kā arī popularizējiet alternatīvus transporta veidus – Ēdinātāji

Rezervējiet ēdināšanas pakalpojumu sniedzējus, noslēdzot rakstveida vienošanos un noskaidrojot viņu tehniskās vajadzības – Pieprasiet reģistrācijas sertifikāta un citu būtisko dokumentu kopijas – Piesakieties īslaicīga rakstura tirdzniecības atļaujai – Norises vietas sagatavošana un plāns – Izveidojiet pasākuma norises telpu/vietas plānu – Tīrīšanas un uzkopšanas darbu plāns – Rezervējiet apkopējas un, ja nepieciešams, iegādājieties papildu tualetes papīru – Sakopiet norises vietu/nopļaujiet zālienus/atbrīvojiet teritoriju no gružiem – Organizējiet brīvprātīgo un nodarbināto darbus – Sagatavojiet scenārijus īpašām aktivitātēm, piemēram, ceremonijām – Sagādājiet balvas/trofejas/sertifikātus un dekorācijas

PASĀKUMA DIENĀ – Organizējiet personāla sanāksmi pasākuma pilnīgai instruktāžai – Organizējiet dalībnieku reģistrācijas zonu un mākslinieku reģistrācijas zonu – Izdaliet kontaktinformācijas sarakstus visiem nodarbinātajiem/brīvprātīgajiem. Pārrunājiet pakļautības ķēdi ārkārtas situācijas gadījumā

PĒC PASĀKUMA Novāciet visu aprīkojumu un satīriet norises vietu – Izsūtiet pateicības vēstules nodarbinātajiem, brīvprātīgajiem, māksliniekiem – Izsakiet pateicību atbalstītājiem/sponsoriem – Izvērtējiet pasākumu/pārrunājiet rezultātus ar visām iesaistītajām pusēm – Sagatavojiet budžeta kopsavilkumu Organizējiet sanāksmi, lai pārskatītu pasākumu un rastu idejas tā uzlabošanai

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

3. piemērs. Kornela Universitātes pasākumu plānošanas pārbaudes saraksts PIRMS PASĀKUMA: Budžets – Sagatavojiet iespējamo budžetu – Nosakiet finansējuma avotus – Pārbaudiet universitātes kalendāru – Rezervējiet telpas – Sagatavojiet un noslēdziet līgumus – Rezervējiet aprīkojumu – Izplānojiet telpu iekārtojumu – Nodrošiniet apsardzi – Nodrošiniet piekļuvi cilvēkiem ar invaliditāti – Ievērojiet Kornela Universitātes politiku – Pārdošana – Līdzekļu piesaiste – Kornela Universitātes logotipa izmantošana – Troksnis – Ugunskuri – Reģistrācijas veidlapa – Dekorācijas – Izvēlieties tēmu – Struktūra – Iegādājieties materiālus – Konstrukcijas – Izklaide – Pieaicinātie mākslinieki – Maksājumi – Popularizēšanas pasākumi – Izstrādājiet stratēģiju un grafiku – Izveidojiet plakātus – Izveidojiet un izplatiet preses relīzes – Izveidojiet un iesniedziet reklāmas laikrakstos – Izveidojiet un iesniedziet reklāmas TV/radio – Ēdināšana

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

– Izveidojiet ēdienkarti – Izvēlieties ēdināšanas pakalpojumu sniedzēju – Īstenošana – Iegūstiet un sagatavojiet nepieciešamo aprīkojumu – Nodrošiniet transportu – Nodrošiniet nakstmītnes – Nodrošiniet ēdināšanu – Biļetes – Nosakiet sēdēšanas secību – Pasūtiet biļetes – Nosakiet to tirdzniecības vietas – Paziņojiet biļešu tirdzniecības kasēm – Norīkojiet vietu ierādītājus – Nodrošiniet drošu kasti naudas uzglabāšanai – Veiciet citas nepieciešamās darbības

DAŽAS DIENAS PIRMS PASĀKUMA – Telpu īre un iekārtošana – Aprīkojuma uzstādīšana un iepazīšanās ar to – Drošība – Ēdināšanas pakalpojumu sniedzējs – Transports/naktsmītnes – Biļešu pārdošana – Vietu ierādītāji – Dekorācijas – Pēdējais popularizēšanas posms – Pakalpojumu apmaksa

PASĀKUMA DIENĀ – Pārbaudiet telpas iekārtojumu, aprīkojuma darbību – Paņemiet drošo kasti naudas uzglabāšanai – Transportējiet viesus

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

PĒC PASĀKUMA – Satīriet telpas – Nosūtiet pateicības – Pārliecinieties, ka visi rēķini ir apmaksāti – Pabeidziet pasākuma novērtēšanu

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

1. VINGRINĀJUMS Izvērtējiet pasākumu ietekmi, pēc tam izvēlieties atbilstīgo jomu (tūrisms, ekonomika, infrastruktūras, sabiedrība vai kultūra) un atzīmējiet kā “pozitīva” vai “negatīva”.

Situācija

Joma

Ietekme

Galamērķa popularizēšana

ārzemēs Nodarbinātība Inflācija Vēsturiskā

mantojuma

atjaunošana Autentiskuma zudums

Satiksme

Situācija

Joma

Ietekme

Galamērķa popularizēšana

Tūrisms

Pozitīva

Nodarbinātība

Sabiedrība

Pozitīva

Inflācija

Ekonomika

Negatīva

Kultūra

Pozitīva

Autentiskuma zudums

Tūrisms

Negatīva

Satiksme

Infrastruktūra

Negatīva

1. vingrinājuma risinājums

ārzemēs

Vēsturiskā

mantojuma

atjaunošana

2. VINGRINĀJUMS 1. tabulā norādiet informāciju par pasākumu veidiem, izmantojot 2. tabulā doto vārdu.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

1. tabula Pasākuma veids

Pasākums

Norises vieta

Tūrisma veids

Koncerts Mākslas izstāde Komercizstāde Ekskursija Futbola spēle Svētceļojums

2. tabula Pasākuma veids Norises vieta Tūrisma veids

Komerciāls, kultūras, atpūtas vai reliģiskais pasākums Mākslas galerija, koncertzāle, izstāžu centrs, dabas parks, svētnīca vai stadions Darījumu, kultūras, eko, reliģiskais vai sporta tūrisms

2. vingrinājuma risinājums 1. tabula Pasākuma veids

Pasākums

Norises vieta

Kultūras pasākums

Koncerts

Koncertzāle

Kultūras pasākums

Mākslas izstāde

Mākslas galerija

Komerciāls pasākums

Komercizstāde

Izstāžu centrs

Atpūtas pasākums

Ekskursija

Dabas parks

Atpūtas pasākums

Futbola spēle

Stadions

Reliģiskais pasākums

Svētceļojums

Svētnīca

3. VINGRINĀJUMS 1. uzdevums Tu organizē pasākumu, kurā dalībniekiem ir jāreģistrējas.

Cik asistenti tev ir jāpiesaista, zinot šādus aspektus:

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Tūrisma veids Kultūras tūrisms Kultūras/darījumu tūrisms Darījumu tūrisms Ekotūrisms Sporta tūrisms Reliģiskais tūrisms

– paredzamais dalībnieku skaits – 450; – vidējais reģistrācijas ilgums – 1.30 minūtes; – reģistrācijai ir atvēlēta viena stunda.

1. uzdevuma risinājums 1.30 minūtes = 90 sekundes.

Laiks, kas nepieciešams, lai piereģistrētu visus dalībniekus: 450*90 = 40 500 sek.

Reģistrācijai atvēlētais laiks: 1 stunda = 60 minūtes = 3600 sekundes Nepieciešamais laiks dalīts ar pieejamo laiku: 40 500 / 3600 = 11,25 sek.

Būs nepieciešami vismaz 12 palīgi.

2. uzdevums Aprakstiet, kā ar 8–12 darbībām jūs organizētu dalību komercizstādē?

2. uzdevuma risinājums Kā organizēt dalību komercizstādē: – nosakiet mērķus un uzdevumus – noīrējiet stendu – izstrādājiet stendu – organizējiet materiālu transportēšanu uz izstādi un atpakaļ no tās – noalgojiet prezentētāju (ja nepieciešams) – izveidojiet grafiku (stends nekad nedrīkst tikt atstāts bez uzmanības) – noalgojiet apkopēju (parasti nodrošina izstādes organizatori) – rezervējiet transportu un naktsmītnes (ja nepieciešams) – sagatavojiet reklāmas, sabiedrisko attiecību un prezentācijas materiālus – organizējiet tikšanās (ja tā ir tirdzniecības izstāde)

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

PAPILDLITERATŪRA UN BIBLIOGRĀFIJA

Nezināms autors, 2010, Event Management Plan, s.l.: Gascoyne Development Commission.

Nezināms autors, 2017, Active Network. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://www.activenetwork.sg/event‐management‐ resources/articles/sample‐event‐planning‐checklist.htm [Skatīts 01.09.2017].

Nezināms autors, 2017, BGL Business Solutions. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://www.blgbusinesssolutions.com/blog/4‐steps‐to‐ figure‐out‐the‐target‐audience‐for‐your‐next‐event [Skatīts 01.09.2017].

Nezināms autors, 2017, Concep. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://www.concep.com/targeting‐the‐right‐audience‐for‐ your‐events [Skatīts 01.09.2017].

Nezināms autors, 2017, Cornell University. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://www.eventplanning.cornell.edu/docs/event‐ planning‐checklist.pdf [Skatīts 01.09.2017].

Nezināms autors, 2017, Resource Centre UK. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://www.resourcecentre.org.uk/information/event‐ planning‐checklist/ [Skatīts 01.09.2017].

Nezināms autors, 2017, The Balance. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://www.thebalance.com/what‐is‐event‐management‐ 4067066 [Skatīts 01.09.2017].

Nezināms autors, 2017, The Balance. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://www.thebalance.com/what‐is‐event‐management‐ 1223642 [Skatīts 01.09.2017].

Nezināms autors, 2017, Wild Apricot Membership Knowledge Hub. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://www.wildapricot.com/articles/event‐checklist [Skatīts 01.09.2017].

Nezināms autors, 2017, World Travel & Tourism Council. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: https://www.wttc.org/ [Skatīts 01.09.2017].

Capell, L., 2013. Event Management For Dummies. Wiley for Dummies ed. s.l.:s.n.

Jago, .. L. K. & Shaw, R., 1998. Festival Management and Event Tourism. s.l.:Cognizant Communication Corporation.

Simões, M. M., Isidoro, A. M., Saldanha, S. D. & Caetano, J., 2014.

Manual de Organização e Gestão de Eventos. 1 ed. Lisboa: Edições Sílado.

Vieira, J. M., 2015. Eventos e Turismo ‐ Planeamento e Organização. 1 ed. Lisboa: Edições Silabo.

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.