LAT - Learning Unit 8 - AR by AKETH

PASĀKUMU PLĀNOŠANAS UN IZSTRĀDES ELEMENTU ANALĪZE PASĀKUMA PROTOKOLS – 8. MODULIS

Moduļa saturs 1. nodaļa. Pasākuma protokols 2. nodaļa. Pasākumu kategorizācija 3. nodaļa. Īpašie pasākumi 4. nodaļa. Potenciālie kritiskie punkti 5. nodaļa. Pasākumu komunikācijas protokols

Mācību ilgums:

Kopējais darba apjoms stundās:

8 stundas 25 stundas

Šis projekts ir finansēts ar Eiropas Komisijas atbalstu. Šī publikācija atspoguļo vienīgi tās autoru uzskatus, un Komisijai nevar uzlikt atbildību par tajā ietvertās informācijas jebkuru iespējamo izlietojumu.

Moduļa mērķi Uzdevumi/rezultāti Noteikt protokolu konkrētam pasākumam Organizēt un uzraudzīt protokola īstenošanu Zināšanas Padziļinātas zināšanas par valsts likumiem, noteikumiem un standartiem attiecībā uz dažādu pasākumu protokoliem Padziļinātas zināšanas par etiķeti un/vai noteiktajiem komunikācijas stiliem dažādās profesionālajās kopienās, uzņēmumu nozarē, vecuma grupās u.c.

Prasmes

Kompetences

Prast izvēlēties pasākumu, tā dalībnieku, kā arī klientu un/vai sponsoru prasībām atbilstošus protokolu noteikumus un procedūras Prast definēt skaidrus un saprotamus noteikumus attiecībā uz dažādiem pasākuma plānošanas, organizācijas un īstenošanas aspektiem

Patstāvīgi izvēlēties konkrētajam pasākumam piemērojamos protokola noteikumus/nosacījumus/procedūras/ standartus Uzraudzīt apstiprinātā pasākuma protokola grafika, noteikumu un prasību izpildīšanu Pielāgot pasākuma protokolu, pamatojoties uz secinājumiem, atsauksmēm, sasniegumiem, sarežģījumiem un trūkumiem

Pārrunāt noteikumus ar Padziļinātas zināšanas par pasākuma plānošanā, kultūru atšķirībām starp organizēšanā un īstenošanā iesaistītajiem speciālistiem Instruēt atbildīgos komandas biedrus un dažādu mērķa grupu klientu pārstāvjus par izstrādāto un nepieciešamības pārstāvjiem, tostarp, katras valsts raksturīgās gadījumā mainīt izvirzītās pasākuma protokolu prasības īpašības Risināt problēmas, kas mēdz parādīties projektu sagatavošanas posmā Identificēt iespējamos Pamata zināšanas par kritiskos punktus un ieteikt starptautiskā protokola noteikumiem attiecībā uz korektīvas darbības pasākumu īstenošanu

KOPSAVILKUMS Šajā mācību modulī ir aprakstīta protokola nozīme dažāda veida pasākumos. Pasākuma protokols galvenokārt ir atkarīgs tieši no pasākuma veida, jo tas norāda rīcību un procedūras, kas jāievēro oficiālās situācijās. Plašākā mērogā protokols ņem vērā arī dažādās valstīs pieņemtās tradīcijas un praksi komunikācijai ar citiem cilvēkiem. Protokols ļauj veidot efektīvu komunikāciju starp dažādiem līderiem un to pārstāvjiem. Pasākuma protokols ir visas tās normas, saskaņā ar kurām tas tiek organizēts. Lai tā atspoguļotu arī potenciālās izmaiņas pasākuma norises gaitā, pasākuma protokolam jābūt elastīgam un pielāgojamam dažādiem sociālu un politisku pasākumu dalībniekiem. ATSLĒGAS VĀRDI protokols, pasākuma protokols, īpašs pasākums, starporganizāciju pasākums, vietējās filiāles pasākums, reģionālā līmeņa pasākums, galvenie pasākuma komunikācijas kanāli, ierašanās protokols, karoga protokols

1. NODAĻA. PASĀKUMA PROTOKOLS Vārds „protokols” ir grieķu izcelsmes vārds, kas radies viduslaikos un apzīmē dokumentu iesniegšanas un arhīvu uzturēšanas noteikumus. Bizantijā šis vārds arī tika izmantots, lai apzīmētu dokumenta pirmo daļu, kas ietver svinīgās deklarācijas un ir uzskaitīti šo dokumentu apstiprinošās personas. Vēlāk šo terminu sāka izmantot, lai raksturotu vispārīgos aktivitātes veikšanas noteikumus. Protokols tiek definēts kā noteikumu sistēma, kas izskaidro pareizu uzvedību un procedūras, kas jāievēro oficiālā situācijā. Plašākā mērogā protokola būtību nosaka arī tās prakses, kas attīstījušās, valstīm komunicējot savā starpā. Protokols ir sistēma, kas nodrošina efektīvu komunikāciju starp dažādu veidu līderiem un to pārstāvjiem. Lai gan gadu gaitā daži tradicionālie ieradumi un greznās ceremonijas ir atmestas, pareiza uzvedība oficiālās situācijās vēl aizvien ir ļoti būtiska, lai saglabātu cieņu un pozitīvas attiecības ar valsts un vietējiem līderiem un citām amatpersonām. Ļoti līdzīgi etiķete sevī ietvert paražu, pielietojuma vai pilnvaru noteikto uzvedību kopumu. Tā tiek uzskatīta par pareizu rīcību, cilvēkiem nonākot saskarē vienam ar otru, lai izrādītu cieņu pret citu tiesībām un paražām. Īsāk sakot etiķete atspoguļo labas manieres. Pēdējos gados ir arī noteikti konkrēti noteikumi, kas jāievēro, lai novērstu sevis apkaunošanu un izrādītu pienācīgi pieklājīgu attieksmi pret citiem cilvēkiem. Saskaņā ar definīciju protokols principā attiecas uz tradīcijām un pieklājībām starp personām un sabiedrību. Valdībām, valstīm, uzņēmumiem un organizācijām protokols ir konvenciju, procedūru un simbolu sistēma, kas skaidri norāda to identitāti un sekmē attiecības starp tām. Tālāk norādītie protokoli padara mijiedarbību ar citiem paredzamāku un nodrošina sociālo pamatsistēmu, saskaņā ar kuru darboties (Manual, 2017). Diplomātiskais protokols ir īpašs protokola veids. Tas satur vispārpieņemtas normas un noteikumus, kuri reglamentē attiecību uzturēšanu ar dažādu valstu oficiālajiem pārstāvjiem. Tā ir ārēja cieņas izpausme, kas tiem jāizrāda personīgi tiekoties ar citiem pārstāvjiem. Diplomātiskais protokols aptver divus noteikumus: 1) noteikts konkrētā valstī, kur attiecīgās valsts amatpersonas to ievēro un piemēro savā saziņā ar citu valstu pārstāvjiem un iedzīvotājiem; 2) noteiktas kā pilsoniskās varas normas, kas ir saistošas attiecībām starp dažādu valstu pārstāvjiem, kad tie atrodas dzīvesvietas valsts teritorijā, kā

arī attiecībām starp amatpersonām, kas atrodas dzīvesvietas valsts teritorijā un citu valstu ierēdņiem, kas tur dzīvo (News, 2017). Diplomātiskā protokola vara ir morāli politiska, taču dažiem noteikumiem ir arī juridisks spēks. Pasākuma protokols ir normas, saskaņā ar kurām tas tiek īstenots. Pasākuma protokolam jābūt elastīgam un pielāgotam atšķirīgajiem sociālās vai politiskās jomas dalībniekiem. Oficiāla rokasgrāmata uzreiz kļūtu par protokolu‐bībeli, kas būtu pilnīgi neelastīga (Boswell, 2006). Tieši tādēļ protokola noteikumi un procedūras ir jāpielāgo pasākuma īpašībām, dalībniekiem un klienta/sponsoru prasībām.

2. NODAĻA. PASĀKUMU KATEGORIZĀCIJA Pasākuma protokols ir lielā mērā atkarīgs no pasākuma veida. Pasākumu var raksturot kā publisku pulcēšanos svinēšanas, izglītošanās, tirdzniecības vai atkalapvienošanās nolūkā. Pasākumus var klasificēt pēc to izmēra, veida un konteksta. Dažādus pasākumus, kampaņas, priekšnesumus, ballītes, ceļojumus un forumus ir grūti klasificēt un iedalīt, jo tie atrodas pastāvīgā simbiozē un pārklājas viens ar otru, kā arī pastāv ļoti daudz žanru, stilu un tendenču, kuras var tos raksturot. Praktiski jebkurš privāts, korporatīvs vai cita veida pasākums var kļūt par īpašo pasākumu, ja vien tas kaut kādā veidā atšķiras no citiem šāda veida pasākumiem un to organizē profesionāļi, kuri pārzina savu darbu, ieguldot daudz radošuma un enerģijas, lai noteiktu un izceltu šī pasākuma pievilcīgumu un unikalitāti. Neskatoties uz to, pasākumus var kategorizēt vispārīgā veidā, neaizmirstot, ka tie var saplūst, radoši, konceptuāli vai estētiski sintezēties, lai kļūtu neaizmirstami un sasniegtu maksimālo ietekmi (González, 2011). Pasākumu kategorizācija: ‐ pasaules līmeņa pasākumi; ‐ īpašie pasākumi; ‐ uzņēmējdarbības un nozares pasākumi un forumi; ‐ korporatīvie un korporatīvās atpūtas pasākumi; ‐ politiskie pasākumi; ‐ labdarības pasākumi; ‐ pilsētas, novada vai reģiona svētki; ‐ mūzikas un mākslas pasākumi; ‐ pasākumi bērniem; ‐ sporta pasākumi; ‐ personīgie, ģimenes un privātie pasākumi un svētki; ‐ valsts oficiālie, starptautiskie un reliģiskie svētki un pasākumi; ‐ visu veidu festivāli. Iemeslus, kāpēc kāds konkrēts pasākums tiek organizēts, parasti nav iespējams norādīt, jo katrā gadījumā pastāv savi, atšķirīgi iemesli. Visbiežāk arī pasākuma pamatā ir nevis kāds viens konkrēts iemesls, bet vairāku iemeslu kopa.

Taču vispārīgi var izšķirt šādus iemeslus. ‐ Nepieciešamie pasākumi. Sabiedrībai var nebūt konkrēta un tieša vajadzība pēc pasākuma organizēšanas. Taču attiecīgais pasākums ir nepieciešams konkrētu darbību veikšanai vai konkrētas problēmas risināšanai, kas nav saistīta ar aktuālo situāciju un vidi, nav obligāts un uzlabo procesus, pievienojot jaunus elementus un pārveidojot esošos procesus. Šādi pasākumi ir, piemēram, ikmēneša vai ikgadējie semināri, sanāksmes, kas tiek organizēti saskaņā ar nenoteiktu grafiku. Šie pasākumi tiek iepriekš plānoti, un to pamatā nav izmaiņas vidē. Parasti tie ir periodiski pasākumi un uzņēmuma galvenajās politikās ietilpstoši pasākumi. Šo iemeslu var attiecināt arī uz personīgajiem pasākumiem, kā arī citiem ar svinēšanu saistītajiem pasākumiem. – Izmaiņas vidē. Izmaiņas iekšējā un ārējā vidē, kā arī draudi, kas ir zināmi un noteiktā mērā paredzami, var parādīties brīdī, kad iestāde tiem nav gatava. Šādas izmaiņas var būt labas atgūšanas iespējas, negatīvas tendences un draudi, uz ko uzņēmumam jāreaģē pienācīgā veidā, organizējot īpašus pasākumus. Ļoti bieži šādas izmaiņas tiek saistītas ar terminiem „izgāšanās” vai „izdošanās”, kas ir izmaiņu augstākā un zemākā robežvērtība. Daudzos gadījumos uzņēmuma reģistrētie panākumi un labā tirgus pozīcija liek iegrimt zināmā apātijā un neievērot šādu sasniegumu atkārtošanas vai sinerģijas iespējas, tādēļ, organizējot īpašus pasākumus, ir iespējams sagatavoties gan izgāšanās, gan izdošanās situācijām, veiksmīgi pārvaldīt riskus un izmantot vislabākās pieejamās iespējas (McCaffree, et al., 1977). – Pretrunas (atšķirības) uzskatos un attieksmē. Īstenībā pastāv ievērojamas atšķirības starp faktisko realitāti un subjektīvajiem uzskatiem un idejām par to, respektīvi, par to, kāda ir realitāte, kā tā tiek uztverta un kādai tai vajadzētu būt. Šādas nesakritības var būt saistītas ar iekšējās vai ārējās vides procesu ritmu vai loģiku, kā arī ar atšķirībām starp uzņēmuma ieguldītām pūlēm un resursiem un auditorijas gaidām un attieksmēm. Dokumentētās faktiskās vai vēlamās izmaiņas uztverē būtu nopietni jāanalizē. Praksē šādas izmaiņas var nenotikt, vai, ja tās notiek, tās var būt īslaicīgas un ļoti nebūtiskas mēroga un ietekmes ziņā. Var pat gadīties, ka pasākuma organizēšanas laikā, jaunas izmaiņas uztverē rada iespaidu, ka plānotā pasākuma īstenošana ir bezjēdzīga un nevajadzīga (Froideville & Verheul, 2016). Tomēr tirgus dinamika un izmaiņas uztverē un attieksmēs nedrīkstētu novest pie steidzīgiem, nepamatotiem un ļoti riskantiem lēmumiem.

– Jaunu tehnoloģiju, zināšanu, produktu vai pakalpojumu parādīšanās. Šie pasākumi visbiežāk ir saistīti ar uzņēmējdarbību un tirdzniecību, mācībām un zinātni, kā arī kultūru un mākslu: popularizēšana un tirdzniecība, jaunu produktu un pakalpojumu klāstu prezentācija, tirdzniecības izstādes un tirgu, mākslas izsoles, kongresi, konferences, simpoziji, kinofestivāli, mūzikas festivāli, modes skates u.c. ‐ Demogrāfijas, enerģijas, vides, ētiskās, kultūras, veselības un citas globālās problēmas. Šie ir tādi pasākumi kā Zemes stunda, diena bez smēķēšanas, diena bez automašīnas un citi (Goldblatt, 2010).

3. NODAĻA. ĪPAŠIE PASĀKUMI Īpašie pasākumi ir tādi pasākumi kā festivāli, apbalvošanas ceremonijas, intervijas, preses konferences u.c. Principā tas ir pasākumu kopums, kas labvēlīgi ietekmē uzņēmuma vai zīmola tēlu. Vairāku profesionālu sabiedrisko attiecību darbību īstenošanas rezultāts ir pozitīvas atsauksmes no mērķa auditorijas, kas izpaužas kā pieaugoša uzticība uzņēmumam un pieaugoša potenciālo klientu interese. Pamatojoties uz pasākuma mērogu un ietekmi, īpašos pasākumus var klasificēt šādi. 1. Starpiestāžu pasākumi. Šādi pasākumi ir paredzēti konkrētai organizācijai, tās struktūrvienībām un departamentiem, kā arī iekšējām auditorijām. Tie ir praktiskie semināri, komandas saliedēšanas pasākumi, darbinieku kvalifikācijas celšanas pasākumi u.c. Šādi pasākumi un to rezultāti ir netieši saistīti ar ārējām un mērķa auditorijām, kā arī produktu un pakalpojumu lietotājiem (Goldblatt, 2010). 2. Vietējās filiāles pasākumi. Šādi pasākumi ir saistīti ar atbilstošiem vietējiem uzņēmumiem un to subjektiem konkrētā nozarē/jomā, un parasti tiem ir funkcionāls, darba vai kampaņas raksturs. Piemēram, pasākums hoteļu, restorānu, tūroperatoru, komersantu, sporta uzņēmumu un kultūras/vēsturisko iestāžu pūļu saskaņošanai pirms vasaras vai ziemas tūrisma sezonas. Šajā kategorijā ietilpst īpašie pasākumi, kuros tiek prezentēti dažādu nozaru vietējo uzņēmumu produkti vai pakalpojumi (apgaismojums, bezalkoholiskie dzērieni, pārtikas produkti u.c.). 3. Reģionālie pasākumi. Šie ir pasākumi, kas, neatkarīgi no savas orientācijas, galvenokārt ietekmē attiecīgo reģionu un citas auditorijas. Šādos pasākumos parasti piedalās to uzņēmumu, kas darbojas attiecīgajā reģionā, pārstāvji. Tiem ir būtiska ietekme uz reģiona ekonomikas un kultūrvēsturisko attīstību, un tos plaši atspoguļo plašsaziņas līdzekļi. Tie var būt vienreizēji pasākumi, kas tiek organizēti konkrēta jautājuma risināšanai, taču visbiežāk tie tiek rīkoti periodiski darbību pārskatīšanai un apstiprināšanai (Goldblatt, 2010). 4. Valsts līmeņa pasākumi. Šo pasākumu dalībnieki, mērķi un funkcijas ir saistīti ar vairākiem attiecīgās valsts reģioniem vai nozarēm. Piemēram, tie ir visi valsts līmeņa kongresi, konferences, sporta pasākumi, festivāli, tirgi, un citi tamlīdzīgi pasākumi.

5. Starptautiskie pasākumi Šo pasākumu mērogs pārsniedz valsts, reģiona un konkrētās nozares robežas. Tajos piedalās ļoti daudz dalībnieki no ārvalstīm, kā arī šādu pasākumu mērķi, funkcijas un rezultāti ir pārvalstiski. 6. Īpaši (unikāli) pasākumi. Šie ir īpaši, bieži vien tradicionāli pasākumi, kuri ir labi zināmi sabiedrībā un ir saistīti ar konkrēta reģiona, pilsētas vai valsts garu. Tie ir plaša mēroga pasākumi, kas ir ļoti populāri un kuriem tiek pievērsts ļoti daudz uzmanības. Šādi pasākumi tiek plaši atspoguļoti plašsaziņas līdzekļos, kā arī parasti piesaista daudz tūristu un rada ievērojamu ekonomisko ietekmi. 7. Starpkontinentu pasākumi. Ļoti plaša mēroga pasākumi, kas ietekmē visu ekonomikas sistēmu vai ievērojamus tās sektorus. Šādus pasākumus atspoguļo plašsaziņas līdzekļi visā pasaulē, tie ir ļoti respektabli un populāri, un tos apmeklē miljoniem cilvēku. Piemēri šādiem pasākumiem ir Pasaules līmeņa tirdzniecības izstādes, Olimpiskās spēles, pasaules čempionāti un citi. Šīs kategorizācijas nosacījuma raksturs balstās uz vairāku kritēriju vai īpašību izmantošanu, taču tā ir pietiekami skaidra attiecībā uz īpašo pasākumu atšķirībām un sadalījumu pēc mēroga, ietekmes un dalībniekiem. Jebkurš pasākums var vienlaicīgi iederēties divās vai vairākās kategorijās (Goldblatt, 2010). Īpašais pasākums var tikt organizēts vairākos veidos atkarībā no attiecīgajam pasākumam izvirzītajiem mērķiem. Tikpat būtiski aspekti ir pasākuma veids vai profils, tā mērogs, budžets un tas, vai šis pasākums ir daļa no konkrētās organizācijas darbībām. Vairumam pasākumu mērķis nav finansiālu rezultātu iegūšana, bet tēla un reputācijas uzlabošana, zīmola nosaukuma popularizēšana un tamlīdzīgi ieguvumi. Protams, atsevišķiem pasākumiem, piemēram, tirdzniecības izstādēm un tirgiem, viens no mērķiem ir arī peļņas gūšana. Plānotais apmeklētāju skaits, budžets un mērogs lielā mērā nosaka to, kādu pieeju izvēlēties pasākuma organizēšanai.

4. NODAĻA. POTENCIĀLIE KRITISKIE PUNKTI Nākamais uzdevums ir noteikt potenciālos kritiskos punktus un ierosināt korektīvās darbības. Protokols ir jāpiemēro visās situācijās, kad kontaktējas personas vai uzņēmumi, taču problēmas parasti rodas tikai tajos gadījumos, kad pastāv atšķirības dienesta pakāpē, kultūrā vai rīcībā (kad cilvēki nav pārliecināti par pareizo rīcību) (Allen, 2000). Šie ir daži jautājumi, ko vajadzētu sev uzdot, ja rodas aizdomas par problēmām saistībā ar protokolu: ‐

Kādi ir iesaistīto personu amati vai neformālais statuss?

‐

Vai ir ieteicams iesaistīt citas iestādes vai personas? Kuram vajadzētu uzsākt komunikāciju?

‐

Vai ir nepieciešams oficiāls ielūgums? Kurai personai tas būtu jāapraksta? Vai tas nozīmē, ka ir nepieciešams drukāts ielūgums vai arī pietiek ar e‐pastu no atbilstošās personas? Jebkurā gadījumā ielūgumā ir noderīgi iekļaut par loģistiku vai pasākuma programmu atbildīgās personas kontaktinformāciju, it īpaši, ja ielūgumu paraksta kāds augstākā līmeņa vadītājs.

‐

Kāda ir pareizā uzrunas forma?

‐

Kurš pēc pasākuma izsūtīs pateicības?

‐

Kura persona būtu piemērota viesu sagaidīšanai un pavadīšanai uz norises vietu, kā arī šīs personas iepazīstināšanai? Šos uzdevumus var veikt viens vai dažādi cilvēki. Kurā vietā notiks sasveicināšanās?

‐

Ja pasākumā uzstājas vairāki runātāji, kurš atklās programmu, iepazīstinās apmeklētājus ar svarīgākajām personām?

‐

Vai ir vēl kādi ar rezervētajām vai nozīmētajām sēdvietām saistīti jautājumi, kas jāņem vērā?

‐

Kādas ir delegācijas un to pavadošā personāla vajadzības – vai viņiem ir nepieciešama atšķirīga programma un izmitināšanas vieta, vai arī viņi izmantos pasākuma parasto programmu?

‐

Vai pēc pasākuma ir nepieciešams veikt vēl kādas darbības, neskaitot pateicības izteikšanu? Kurš par to būs atbildīgs un kurš jāiesaista sarunā?

5. NODAĻA. PASĀKUMA KOMUNIKĀCIJAS PROTOKOLS Dažreiz pasākuma laikā ir nepieciešams izplatīt oficiālu informāciju, it īpaši par izmaiņām dienaskārtībā, norises vietā, runātāju uzstāšanās kārtībā vai norises laikos. Komunikācijas protokols pieprasa, lai tiktu ievērota hierarhiskā struktūra, kas nodrošina vienmērīgu un savlaicīgu informācijas izplatīšanu (Radde, 2009). Tālāk ir aprakstītas dažas oficiālās komunikācijas metodes, kurām pasākuma laikā jābūt pieejamām visiem dalībniekiem. Pirms pasākuma lielāko daļu informācijas (piemēram, reģistrācijas beigu datumu, apstiprināto dalībnieku sarakstu) var paziņot ar e‐pasta ziņojumu (Radde, 2009).

Galvenie komunikācijas kanāli Saskaņā ar protokolu informācija par notiekošo pasākumu ir jāpaziņo galvenajos komunikācijas kanālos, piemēram, Twitter, Facebook, e‐pastā. Pasākuma apmeklētājiem ir jābūt informētiem par oficiālajiem komunikācijas kanāliem, kuros tiks paziņota pieejamā informācija par attiecīgo pasākumu. Jums jānodrošina, ka pasākuma laikā vairāki jūsu komandas dalībnieki var piekļūt šiem kanāliem. Protams, svarīgās informācijas paziņošanai var izmantot arī citus komunikācijas līdzekļus, taču oficiālie paziņojumi ir jāsniedz tieši oficiālajos komunikācijas kanālos.

Lielāki paziņojumi Ja parādās nepieciešamība sniegt ļoti plašu un detalizētu aprakstu, informācija ir jāievieto tīmekļa vietnē, publicējot saiti uz to Twitter, Facebook vai citur. Kopija jānosūta arī pasākuma organizatoriem. Klātienes tikšanās Organizatoriem ir ieteicams personīgi informēt dalībniekus, parasti uzrunājot viņus pasākuma norises vietā. Brīvprātīgajiem ir jānodod konkrētas ziņas, ko pateikt dalībniekiem, taču jebkas, ko viņi pārrunā pirms vai pēc šīs ziņas, ne vienmēr ir oficiāls – lūdziet arī viņus izmantot oficiālos komunikācijas kanālus. Tālrunis Ar dalībniekiem var sazināties pa tālruni, zvanot uz reģistrācijas anketā norādītajiem tālruņu numuriem. Taču pieredze liecina, ka norādītie tālruņu numuri ne vienmēr ir attiecīgo dalībnieku numuri vai dalībnieka tālrunim var būt izlādējusies baterija, tādēļ šī nav uzskatāma par oficiālo komunikācijas metodi – drīzāk tas ir vēl viens veids, kā informēt dalībniekus, ka viņiem jāapskata e‐pasts vai citi komunikācijas kanāli: Twitter konts, Facebook, Epasts u.c. Atsevišķu informāciju var publicēt arī citos kanālos, ja tam pietiek laika, taču šai informācijai ir jāatsaucas vai nu uz e‐pastos (tīmekļa vietnē) izplatīto informāciju, jānovirza dalībnieki uz attiecīgo informācijas vietu vai jāliek sazināties ar organizatoriem. Principā ieteicams ir mēģināt nodrošināt, ka vairāki dalībnieku komandas locekļi seko līdzi informācijai galvenajos komunikācijas kanālos. Starptautisko sanāksmju protokols Ierašanās protokols Daži vērā ņemami aspekti: • Vai jūsu priekšnieki vai viesi ierodas no citas pilsētas? • Vai šie cilvēki ir pietiekami svarīgi, lai tos sagaidītu lidostā un viesnīcā pirms pasākuma? Vai arī viņiem pašiem jānonāk pasākuma norises vietā? • Vai ir jānoorganizē, lai uz šo personu viesnīcas numuriņu tiktu piegādātas uzkodas vai vīns? • Vai Jūs vai kāds komandas dalībnieks organizēs šīm personām vakariņas vakarā pirms pasākuma?

Karoga protokols •Goda vieta ir auditorijas kreisajā pusē (aiz runātāja labā pleca). •Goda vietā tiek novietots uzņemošās valsts karogs, pēc tam novada, pilsētas, universitātes, organizācijas u.c. (Radde, 2009) Sēdvietu izkārtojuma protokols Pastāv dažādi sēdvietu izkārtojuma veidi: – klases: lieliski piemērots, ja cilvēkiem ir jāveic pieraksti; ‐ konferences: lieliski piemērots grupām, kurās ir mazāk par 20 cilvēkiem, kurām jāpārrunā dažādi jautājumi, jāveic pieraksti vai jāatsaucas uz citiem materiāliem; – U veida: lieliski piemērots grupām, kurās ir mazāk par 30 cilvēkiem, kuriem ir jāveic intensīvas pārrunās, kā arī jāpieraksta lietas un jāatsaucas uz dažādiem materiāliem; – tukšā kvadrāta: lieliski piemērots grupām, kurās ir mazāk par 40 cilvēkiem, kuriem jāveic intensīvas diskusijas, jāpieraksta lietas un jāatsaucas uz dažādiem materiāliem; – sanāksmju bloka: lieliski piemērots jebkura lieluma grupai, kurai nepieciešams sadalīties mazākās grupās; – teātra: lieliski piemērots jebkura lieluma grupai, kurai nav nepieciešams diskutēt vai skatīt dažādus materiālus (Radde, 2009).

Vienkāršākais princips, pēc kura vadīties: – uzņemošā persona un tās asistents: viens otram PRETĪ; – goda viesis: pa labi no uzņemošās personas; – otrs svarīgākais viesis: pa labi no uzņemošās personas asistenta; – pēc tam personas jāsasēdina pēc to statusa, amata pamīšus abās pusēs uzņemošajai personai un tās asistentam; – raugieties, lai vienlīdzīgi tiktu izkliedētas sievietes/vīrieši, vienkopus tiktu sasēdināti cilvēki, kas spēj sazināties kaut vienā kopīgā valodā, kuriem ir vienādas intereses vai specialitāte; – atkarībā no pasākuma, plānos var būt nepieciešams iekļaut pārtraukumus. Piemēram, neformālā pasākumā sasēdiniet viesus nevis pēc to statusa, bet atbilstoši to kopīgajām īpašībām, runātāju laika ierobežojumiem, vadības vēlmēm. Dāvanas • Atcerieties runātājiem nodrošināt piemiņas dāvanas, kā arī augstāka līmeņa dāvanas augstāk stāvošām personām/viesiem. • Domājiet par lietām, kas atbilst pasākuma tēmai, augstāk stāvošo personu gaumei un interesēm, iestādei vai atrašanās vieta. Ideālajā gadījumā dāvanai jāatspoguļo iestādes gars vai vērtības, vai kāds uzņemošajai personai nozīmīgs aspekts. • Vienmēr ir pieņemami dāvināt vietējo mākslinieku vai ražotāju izstrādājumus. • Atcerieties, ka veids, kādā dāvana tiek pasniegta, ir tikpat svarīgs kā pati dāvana. Komunikācija • Instruējiet savus vadītājus par kultūras normām (piemēram, par vizītkaršu apmaiņas paražām, pienācīgu joku izmantošanu u.c.). • Izmantojiet tādas tēmas kā norises vieta un pārtika, lai iesāktu sarunas. • Saziņā ar viesiem, kuriem angļu valoda nav dzimtā valoda, runājiet skaidri un lēnām, taču nekliedziet. • Saziņas mērķis, pirmkārt, ir radīt pozitīvu pieredzi jūsu viesiem, publikai un brīvprātīgajiem. Sanāksmei vai pasākumam, kurās piedalās dažādu kultūru pārstāvji, ir grūti izveidot protokolu. Strādājot ļoti multikulturālā starptautiskā vidē, ir jāatceras, ka katram sanāksmes dalībniekiem ir sava kultūras etiķete, manieres un žesti. Kādam var būt pieņemami sanāksmi sākt tieši plkst. 8.00, citiem var būt pieņemami papļāpāt un kāds var neierasties vispār.

Pirms sanāksmes ir būtiski informēt par sanāksmes mērķi. Kāds ir sanāksmes mērķis? Kāpēc jūs piedalāties? Ja iespējams, pirms sanāksmes izsūtiet tās dienaskārtību. Zinot sistēmu, apmeklētāji var labāk izprast savu vietu sanāksmē. Multikulturālā pasākumā apmeklētājiem būs arī atšķirīgi komunikācijas stili. Dažu kultūru pārstāvji pirms runāšanas labprāt kādu laiku paklausīsies, savukārt citu kultūru pārstāvji ir impulsīvi un emocionāli. Tā vietā, lai grupētu vienas kultūras cilvēkus vienkopus, centieties sanāksmju laikā veidot kultūru ziņā pēc iespējas daudzveidīgākas grupas. Tas ļauj cilvēkiem veidot starpkultūru attiecības un attīstīt starppersonu komunikācijas prasmes. Pēc sanāksmes pārliecinieties, ka visi dalībnieki visu saprot vienādi, apkopojot galvenās sanāksmes laikā pārrunātās tēmas. Runājiet pēc iespējas vienkāršākiem vārdiem, lai novērstu informācijas zaudēšanu tulkojumā. Izmantojiet pēcpārbaudes dokumentus, lai samazinātu dalībnieku apjukumu. Viens no galvenajiem sanāksmju un pasākumu plānotāja uzdevumiem ir visiem likt justies ērti un radīt drošu vidi. Gadījumā, ja sanāksmē piedalās daudz un dažādu kultūru un etniskās izcelsmes pārstāvji, tas var radīt šķēršļus. Biznesa etiķete un protokols Biznesa etiķete un protokols ir svarīgs veiksmīgas uzņēmējdarbības komunikācijas īstenošanai. Tomēr, ja jums jāsastrādājas ar ārvalstu uzņēmumiem, jums jāpatur prātā, ka tādas darbības un uzvedība, kas ir pieņemama jūsu valstī, var nebūt pieejama citās pasaules valstīs. Kopumā rīkojieties saskaņā ar šo populāro izteicienu: „kad esi Romā, dari kā romieši”. Tālāk ir sniegti daži norādījumi, kā nodrošināt pienācīgu rīcību (PTPN, 2017). Veiciet pētījumu Izpētīt attiecīgās valsts uzņēmējdarbības attiecību veidošanas un uzturēšanas aspektus ir ļoti būtiski un pat obligāti. Šāda izpēte ļaus jums izvairīties no neveiklām situācijām, kas varētu ietekmēt jūsu uzņēmējdarbības sasniegumus (Chron, 2017). Novērsiet nogurumu Neļaujiet ceļošanas radītajam nogurumam jūs ietekmēt. Ja tas ir iespējams, mēģiniet otrā valstī ierasties dažas dienas ātrāk, lai atpūstos un pielāgotos atšķirīgajai laika zonai. Dzeriet daudz ūdens un ierobežojiet kafijas un alkohola patēriņu, jo dehidrācija palielinās noguruma

sajūtu. Pirms ceļojuma pārāk nepārpūlieties, lai nenogurdinātu sevi. Vēl viens praktisks padoms ir uzstādīt tālruni atbilstoši jaunajam mērķim dažas dienas pirms došanās ceļā. Saplūstiet ar pūli Ierodoties, pārliecinieties, ka nekļūstat par traucēkli. Ģērbieties kā attiecīgās valsts iedzīvotāji, kā arī mēģiniet uzvesties tāpat kā viņi. Iemācieties galvenos atslēgas vārdus un frāzes, jo tās noderēs radīt labāku iespaidu. Izrādiet cieņu Pat ja neesat labās domās par valsti, ko apmeklējat, nekādā veidā to neizrādiet. Izrādiet cieņu un nepazemojiet citus. Cieniet hierarhiju Noskaidrojiet, vai attiecīgajā valstī statusu nosaka vecums, dzimums vai citi faktori, lai izvairītos no neveiklām situācijām. Ņemiet vērā, ka jums ir jāpiedomā pie tā, kā uzrunāsiet kādu personu. Izvairieties no personu uzrunāšanas to vārdā. Ir gadījumi kad varat izmantot citas uzrunas formas, taču visdrošāk būs izmantot uzvārdu un kungs/kundze uzrunu. Izmantojiet šādu uzrunas formu līdz brīdim, kad jums skaidri tiek dota atļauja uzrunāt personu tās vārdā, kas dažās kultūras nekad netiks dota. Dažādi tituli un uzrunas formas ir ļoti būtiski, tādēļ nevērtējiet tās pārāk zemu. Vācijā jums būtu ne tikai jānorāda savs vārds un uzvārds, bet arī tādi papildus apzīmējumi kā „profesors”, „inženieris” u.c. Klausieties kā citi cilvēki jūs iepazīstina un aplūkojiet viņu vizītkartes. Austrālijā cilvēki vairāk vērtē tieši paveikto un sasniegto, viņus pārāk neiespaido amatu nosaukumi. Pievērsiet uzmanību dzimumu lomai Esiet uzmanīgi, ja dodaties uz valsti, kur dzimumu attiecības lielā mērā regulē reliģija. Piemēram, arābu valstīs jums ir jāpaspiež roka saviem uzņēmējdarbības partneriem, taču pieskarties sievietei, pat ja šī sieviete ir no Eiropas, nav atļauts. Savukārt Argentīnā sievietei ir pirmajai jāpadod roka vīrietim (Post, 1999). Apgūstiet vizītkaršu apmaiņas politiku Iegaumējiet svarīgākos noteikumus, ko nosaka vizītkaršu apmaiņas etiķete: vizītkarte nedrīkst būt saburzīta vai saplēsta, un jums tā sarunas otram dalībniekam ir jāpasniedz personīgi. Arābu valstīs nekad nepasniedziet karti ar kreiso roku, savukārt Singapūrā, Japānā

vai Ķīnā pasniedziet un paņemiet vizītkartes ar abām rokām. Neaizmirstiet izņemt savu vizītkarti no uzņēmuma vizītkaršu turētāja. Vispirms sagaidiet līdz kādu ar jums iepazīstina, un tikai pēc tam pasniedziet šai personai vizītkarti. Saņemot vizītkarti, ir labi norādīt, cik labas tās ir un ievietot vizītkaršu turētājā. Neatstājiet tās tāpat vienkārši kādā vietā, jo šāda rīcība var tikt uzskatīta par necieņas izrādīšanu. Cieniet citu privātumu Personīgā telpa ir ļoti sarežģīts jēdziens, jo, piemēram, daži cilvēki jutīsies pavisam dīvaini, ja stāvēsiet viņiem pārāk tuvu, taču citās pasaules valstīs mazāks atstatums būs ļoti pieņemams. Mēģiniet neatrasties to cilvēku personīgajā telpā, ar kuriem runājat, tādēļ pirms tam noskaidrojiet, kāda personīgā telpa ir pieņemam attiecīgajā valstī. Ja kāds ienāk jūsu personas telpā, neatkāpieties pat tad, ja jūtaties neērti, jo ar šādu rīcību dosiet nepareizo ziņu savam sarunas partnerim. Plānojiet laiku Laiks pavisam noteikti ir nauda, taču, ja runājat ar tādas valsts pārstāvjiem, kas darba situācijās uzvedas brīvāk, neņemiet pie sirds, ka darījumu sanāksme vai pusdienas ir garākas par tām, kas pieņemtas jūsu mājas valstī, vai ka jums nākas pagaidīt. Centieties būt punktuāli, taču saprotiet arī ārzemnieku paradumus. Neaizmirstiet par rokasspiedienu Rokasspiediena etiķete dažādās pasaules valstīs atšķiras. Piemēram, Latīņamerikā augstāk tiek vērtēts maigs, bet ilgs rokasspiediens, savukārt Krievijā – spēcīgs rokasspiediens. Atcerieties, ka pēc rokasspiediena var sekot apskāviens, skūpsts vai paklanīšanās. Izpētiet valsts, uz kuru dodaties, un tās paražas. Uzmanieties no dāvanām Pasniedzot dāvanas ar sava uzņēmuma logotipu, esiet uzmanīgi. Principā šādas dāvanas var pasniegt tad, ja logotips ir diskrēts, taču tādās valstīs kā Portugāle, Spānija un Grieķija šādas dāvanas vispār nevajadzētu pasniegt. Ņemiet vērā, ka dažās vietās (piemēram, Āfrikā) dāvanu ir pieņemts atvērt uzreiz pēc saņemšanas, savukārt, piemēram, Ķīnā nav pieklājīgi dāvanu atvērt tās pasniedzēja klātbūtnē. Katrā valstī pastāvošās tradīcijas neapšaubāmi ietekmē biznesa etiķeti, tādēļ vienmēr atcerieties, no kurienes nāk persona, ar kuru jums ir nepieciešams komunicēt.

UZDEVUMS PROFESIONĀLĀ PROTOKOLA PROFILS Izvēlieties to skaitli, kas visvairāk raksturo jūs. 0 – Kategoriski nē 1 – Gandrīz nekad 3 – Bieži

2 – Neitrāli

4 – Vienmēr

Tīklošanās protokols Es viegli var nodibināt kontaktu ar nepazīstamiem cilvēkiem kā arī izmantot uzņēmējdarbības iespējas.…………………………………………………... 0 1 2 3 4 Man nesagādā problēmas doties pie pilnīgi svešiem cilvēkiem un iepazīstināt sevi vai citus cilvēkus……………………………………………………… 0 1 2 3 4 Es zinu, kā radīt pozitīvu pirmo iespaidu………………………………………………………….. .0 1 2 3 4 Es varu uzsākt un uzturēt sarunu………………………………………………………………… 0 1 2 3 4 Es ievēroju pareiza rokasspiediena distances, acu kontakta, rokas novietojuma, satvēriena un spiediena stipruma noteikumus…………………......................................0 1 2 3 4 Galda etiķete Es protu rīkoties situācijā, kur manā sēdvietā ir uzklātas četras dakšas un naži, divas karotes un 5 glāzes………………………………………………….. 0 1 2 3 4 Zinu, kā pareizi turēt un izmantot nazi un dakšu, kā arī zinu klusos apkalpošanas signālus………………………………………. 0 1 2 3 4 Zinu noteikumus attiecībā uz ēšanas sākšanu, salvetes izmantošanu, kā arī sāls un piparu padošanu……………………………………………. 0 1 2 3 4

Es protu noorganizēt darījumu pusdienas/vakariņas, sākot no personu ielūgšanas līdz pat rēķina apmaksai…………………………………………………. 0 1 2 3 4 Es ievēroju bufetes rindas etiķeti un zinu, kā gudri izmantot rindā pavadīto laiku…………………………………………………………… 0 1 2 3 4 Digitālā gadsimta protokols Es

zinu

ievēroju

atbilstošo

skaļruņu

etiķeti………………………………………………….

viedtālruņu

izmantošanas

0 1 2 3 4

Zinu,

kā

izmantot

tālruni

kā

savu

rīku…………………………………………………

galveno

biznesa

komunikācijas

0 1 2 3 4

Es zinu, kā nosūtīt skaidrus, kodolīgus un cieņpilnus e‐pasta ziņojumus, uz kuriem tiek saņemtas atbildes…………………………………………….

0 1 2 3 4

Zinu,

lai

kā

izmantot

balss

ziņojumus,

ziņu………………………………………………………

nodrošinātu

atbildi

0 1 2 3 4

Zinu, kā izveidot balss sveicienu, kas būs uzrunājošs un iedrošinās zvanītājus atstāt ziņas…………………………………. 0 1 2 3 4 Starptautiskais protokols Man

nav

problēmu

ieturēt

kādu

amerikāņu

vai

kontinentālā

stila

maltīti……………………………………………………………. 0 1 2 3 4 Zinu, ko dāvināt, kā arī kad un kā tās pasniegt………………………………………………………. 0 1 2 3 4 Zinu atšķirības dzimumu lomās, žestos un citos biznesa protokolos pirms došanās uz ārzemēm………………………………... 0 1 2 3 4

Es zinu, kā uzņemt starptautiskus viestus tā, lai viņi justos laipni gaidīti savā valstī…………………………………………………………. 0 1 2 3 4 Es konsultējos ar speciālistiem, lai izstrādātu savas sanāksmju īstenošanas stratēģijas, pirms došanās uz mērķa valsti ………………………………………………… 0 1 2 3 4 Klientu apkalpošanas protokols Zinu, kā sagaidīt klientus un sasveicināties ar viņiem, lai viņi vēlētos veikt darījumus ar mani………………………………………… 0 1 2 3 4 Es zinu īstos vārdus un frāzes, lai efektīvi komunicētu savu vēstījumu un padarītu klientus laimīgus……………………………… 0 1 2 3 4 Zinu, kā būt komandas spēlētājam, un apzinos, ka ikviena mana darbība ietekmē citus zemāko līmeņu darbiniekus………………………………. ………. 0 1 2 3 4 Zinu, kā efektīvi organizēt un vadīt sanāksmi, un kā būt par noderīgu darbinieku………………………………… 0 1 2 3 4 Es

zinu,

kā

tikt

galā

sarežģītiem

prasīgiem

klientiem……………………………………………………… 0 1 2 3 4 Profesionālā protokola profils Kopā…………………………

________

90–100 Satriecoši! Jūs esat profesionālā tēla iemiesojums. Taču uzspodrināšana nekad nenāk par ļaunu. 70 – 89 Virs vidējā: neliela uzspodrināšana palīdzēs jums izcelties konkurentu starpā. 50 – 69 Labi: Pamati jums jau ir, tagad tikai nedaudz jāuzlabo un jāuzspodrina jūsu profesionālais tēls. Mazāk par 50: Profesionālā stila pārveidošanas uzlabos jūsu tēlu un sniegs konkurētspējīgas priekšrocības.

PAPILDLITERATŪRA UN BIBLIOGRĀFIJA Allen, J., 2000. Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events. 2 ed. s.l.:Kindle Edition Wiley. Boswell, S., 2006. Protocol Matters, s.l.: Canon Press. Chron, 2017. Chron. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://smallbusiness.chron.com/importance‐business‐etiquette‐2900.html [Skatīts 01.12.2017]. Froideville, G. M. D. & Verheul, M., 2016. An Expert's Guide to International Protocol: Best Practices in Diplomatic and Corporate Relations. 2 ed. Amsterdam: Amsterdam University Press. Goldblatt, J. J., 2010. Special Events: A New Generation and the Next Frontier. 6 ed. s.l.:John Wiley & Sons. González, F., 2011. Values and Ethics for the 21st Century, s.l.: BBVA. Manual, T., 2017. SNAC 2017. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://www.cogic.org/adjutancy/files/2017/07/SNAC‐2017‐Training‐Manual‐.pdf [Skatīts 01.12.2017]. McCaffree, M. J., Innis, P. & Sand, R. M., 1977. Protocol: The Complete Handbook of Diplomatic, Official and Social Usage. s.l.:Durban House Publishing Company. News, D., 2017. Daily News. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://dailynews.lk/2016/03/28/features/77580 [Skatīts 01.12.2017]. Post, E., 1999. Etiquette in Society, in Business, in Politics and at Home. Bartleby.com ed. New York: s.n. PTPN, 2017. PTPN. [Tiešsaistes resurss] Pieejams: http://www.ptpn.poznan.pl/Wydawnictwo/czasopisma/our/Our‐Europe‐2‐ 2013.pdf [Skatīts 01.12.2017]. Radde, P. O., 2009. Seating Matters : State of the Art Seating Arrangements. s.l.:Thriving Publications.