PT - Learning Unit 1 - AR

ORGANIZAÇÃO E PLANEAMENTO DE EVENTOS

Conteúdos de aprendizagem

SUBUNIDADE 1: Tipos de eventos

Objetivos da unidade Ações/Resultados Elaborar um plano de evento específico Conhecimentos

Modelos de gestão e recursos de apoio à gestão de eventos Normas nacionais, códigos e padrões na gestão de eventos

Aptidões

Competências

Classificar diferentes tipos de eventos, enunciando as suas principais características (duração, objetivos, público-alvo, Selecionar autonomamente um etc.) modelo de gestão a aplicar no planeamento de um evento Desenvolver objetivos detalhados para um projeto Definir os perfis de recursos baseado em requisitos dados humanos necessários para um para um evento evento, tendo em conta as suas especificidades Planear o calendário de um evento, definindo detalhadamente os vários passos necessários para a sua implementação

Aplicar ações de melhoria no planeamento de eventos, a partir de más experiências de planeamento ou má gestão de um projeto

Estabelecer os recursos necessários para um evento, especificando o equipamento e o recrutamento de pessoal

Projeto financiado com o apoio da Comissão Europeia. A informação contida nesta publicação (comunicação) vincula exclusivamente o autor, não sendo a Comissão responsável pela utilização que dela possa ser feita.

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SUMÁRIO Durante este módulo, os alunos vão familiarizar-se com os conceitos básicos do planeamento e organização de eventos, para os ajudar a construir um plano de evento específico.

Na primeira subunidade, "Tipos de eventos", aprenderão o que é um evento, os diferentes tipos de eventos e a importância da gestão de eventos. A segunda subunidade foca-se na segmentação de eventos e a última subunidade no planeamento de eventos.

No final do módulo, os alunos devem ser capazes de, não só estabelecer em detalhes as várias etapas e cronogramas necessários a implementar, mas também definir os papéis e responsabilidades dos recursos humanos e equipas do evento.

PALAVRAS-CHAVE Tipos de eventos; público-alvo; plano de eventos; modelos de plano de eventos.

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SUBUNIDADE 1: TIPOS DE EVENTOS

As nossas vidas são marcadas por eventos. Eventos, ou acontecimentos, fazem parte do quotidiano desde que nascemos. O ser humano tem a necessidade de organizar eventos para a interação social porque precisa da partilha de experiências, entretenimento e emoção (Simões, et al., 2014). Os eventos podem ser informais ou organizados, públicos ou privados, ligados à nossa vida profissional ou não. Podem ser aniversários, casamentos, batizados ou eventos organizados por empresas, clubes desportivos, universidades, etc. Podem ser muito simples e fáceis de organizar, como a assembleia de uma empresa, ou muito complexos, como os Jogos Olímpicos ou Exposição Mundial.

Os grandes eventos são geralmente acontecimentos complexos, intangíveis e irrepetíveis: 

Complexos uma vez que não estão centrados apenas numa atividade;



Intangíveis porque não podemos experienciá-los previamente;



Irrepetíveis porque não podemos “armazenar” um evento para usá-lo novamente. Um jogo de futebol, no mesmo estádio, com as mesmas equipas, não é o mesmo evento.

Leo Jago e Robin Shaw caracterizaram os eventos como “acontecimentos especiais que são realizados com frequência e têm um termo fixo, proporcionando aos participantes oportunidades de interação social além da vida quotidiana” (Jago & Shaw, 1998).

Os eventos institucionais preveem a construção ou o reforço da imagem de uma empresa/instituição. Os eventos promocionais claramente estão focados no aumento das vendas de um produto/serviço. Existem vários tipos diferentes de organização de eventos, por exemplo: 

Feiras/Congressos;



Teambuilding;



Roadshows;



Workshops;



Brainstormings;



Sociais;



Culturais;



Desportivos;



Sustentáveis.

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GESTÃO DE EVENTOS Acabámos de abordar os eventos. A gestão é a transformação de recursos (humanos, materiais e financeiros) em utilidade, produtos e satisfação. Então, de que trata a gestão de eventos? A gestão de eventos consiste em planear, coordenar e controlar atividades ligadas à organização de acontecimentos, definindo meios humanos, materiais e financeiros, em função das exigências da ação, de forma a garantir um serviço de qualidade.

O trabalho de técnico/gestor/diretor de eventos implica ter a capacidade de: 

Pensar e definir um conceito;



Avaliar e definir recursos;



Planear;



Organizar tarefas;



Prever resultados;



Decidir sobre a execução ou não do projeto;



Executar tarefas;



Avaliar e partilhar resultados;



Encerrar o evento.

Isto significa que a primeira tarefa enquanto responsável pela execução de um evento é definir o que queremos para o evento. A segunda tarefa é planear: criar um plano estratégico, incluindo visão, missão, objetivos, programa, ações e como medir resultados. Os objetivos têm que ser claros, realísticos e mesuráveis. Diferentes intervenientes podem ter diferentes objetivos (por exemplo, os promotores e os patrocinadores podem querer prestigio, reputação e lucro, enquanto os participantes procuram satisfação).

O próximo passo é inventariar os recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis.

Depois de planear as tarefas de forma a saber quais os recursos necessários, temos que comparar os recursos necessários com os disponíveis, prever resultados e elaborar orçamentos. Com o orçamento estimado, o técnico/gestor/diretor de eventos tem de decidir se vai ou não executar o evento. É sempre necessário definir um break-even point (ponto de equilíbrio) tangível e razoável. Se a decisão for a realização do evento, é tempo de executar todas as tarefas para a sua concretização. No final do evento, é muito importante avaliar e partilhar resultados com todos os parceiros. O final do evento é normalmente a altura em que todos os contratos e tarefas estão concluídas. Tipicamente, um evento é planeado 4-6 meses antes, mas tudo depende do tipo de evento e da logística associada.

Projeto financiado com o apoio da Comissão Europeia. A informação contida nesta publicação (comunicação) vincula exclusivamente o autor, não sendo a Comissão responsável pela utilização que dela possa ser feita.

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TURISMO E EVENTOS Para a Organização Mundial de Turismo (OMT1) considerar um acontecimento um evento, têm de estar reunidos os seguintes critérios: número mínimo de 10 participantes, duração mínima de 4 horas e ser realizado num espaço diferente do que é regularmente utilizado pelos participantes. Um evento que não reúna estes critérios não deixa de ser classificado como um evento, apenas significa que não será considerado nas estatísticas da OMT.

Alguns eventos são muito importantes no desenvolvimento turístico de uma região. Por exemplo, em 2014, Lisboa recebeu a final da Liga dos Campeões UEFA e, apesar de o Estádio da Luz ter apenas capacidade para 60.000 espectadores, 100.000 espanhóis visitaram a capital de Portugal durante o evento (o jogo foi disputado entre Real Madrid e Atlético de Madrid), o que teve um grande impacto nos hotéis, restaurantes e outras atrações turísticas da cidade.

Outro exemplo é a EXPO 98, que se realizou também em Lisboa e que reabilitou uma área degradada da cidade onde existia uma lixeira municipal, um matadouro e uma refinaria.

Atualmente o Parque das Nações é uma zona “na moda”, com preços de imóveis elevados e que alberga o maior espaço de exibições em Portugal (FIL), o ALTICE Arena (espaço de concertos, exibições, espetáculos desportivos, etc.), muitos hotéis, restaurantes e escritórios.

Duas entidades fundamentais no processo de promoção turística de um destino são os DMC – Destination Management Companies2 – e os PCO – Professional Congress Organizers3. As DMC dão apoio aos promotores do evento pois detêm um conhecimento profundo do país/região, das suas leis, do ambiente social e económico e dos recursos humanos e técnicos disponíveis.

As PCO são empresas ou profissionais liberais especializados em organizar eventos complexos.

O PERFIL DO TÉCNICO/GESTOR DE EVENTOS As características essenciais para se ser um bom técnico/gestor/diretor de eventos ou PCO são: 

Liderança;



Iniciativa;



Conhecimento nas várias áreas da gestão;



Gestão de equipas;



Equilíbrio entre resiliência e flexibilidade;

1

Em inglês, UNWTO – World Tourism Organization.

Empresa especializada na organização e logística de reuniões, eventos, passeios turísticos, etc., num país ou região específicos.

3 Em português, Organização Profissional de Congressos.

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Projeto financiado com o apoio da Comissão Europeia. A informação contida nesta publicação (comunicação) vincula exclusivamente o autor, não sendo a Comissão responsável pela utilização que dela possa ser feita.

6



Trabalhar sob pressão e gerir situações inesperadas.

IMPACTOS DE UM GRANDE EVENTO Um grande evento tem impactos positivos e negativos em diversas áreas, por exemplo: 

Turismo: o

Positivos – promoção externa do destino; aumento da procura de serviços turísticos na região;

o

Negativos – aumento dos preços na hotelaria, restauração, etc.; perda de autenticidade.



Economia: o

Positivos – Aumento do PIB per capita (melhoria da qualidade de vida); aumento de oportunidades de negócio;

o 





Negativos – Inflação; especulação imobiliária.

Sociedade: o

Positivos – Aumento da empregabilidade;

o

Negativos – Perda de valores da comunidade.

Cultura: o

Positivos – Reabilitação de Património Histórico;

o

Negativos – destruição de valores patrimoniais.

Infraestruturas: o

Positivos – Melhoria das redes de transportes;

o

Negativos – Aumento do tráfego.

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SUBUNIDADE 2: DEFINIÇÃO DO PÚBLICO-ALVO DO EVENTO “Se um dos seus objetivos na gestão de eventos é atrair novos clientes para um evento – e é – tem que ter bem claro o tipo de público que você e o seu cliente desejam atrair.” (Capell, s.d.)4 De autor para autor, as definições e critérios para sobre os tipos de eventos podem variar. O mesmo evento pode também ser caracterizado de diferentes formas. Por exemplo, uma exposição pode ser considerada de negócios, comercial ou até cultural, dependendo dos objetivos e do público-alvo. O técnico/gestor/diretor de eventos tem de ter a capacidade de enquadrar os objetivos ao tipo de evento adequado ao público-alvo: 

Natureza, conteúdos e objetivos o

Empresariais ou Corporativos, usualmente designados por MICE5, são organizados para melhorar um negócio. Podem ser sessões de formação, reuniões e assembleias gerais ou, até, viagens de incentivo.

o

Associativos são convocados por associações profissionais ou por instituições com associados (ex.: congressos de investigação cientifica da Ordem dos Médicos).

o

Comerciais (incluindo feiras e exposições) são normalmente eventos para promover produtos/destinos/serviços para melhoria das vendas. Por exemplo a FITUR é uma feira para promover destinos de todo o Mundo em Madrid, onde, inclusivamente, muitos dos profissionais do turismo em Portugal fazem contactos.

o

Religiosos são organizados, por exemplo, para ajudar as pessoas a fazerem as suas peregrinações até Fátima, Santiago de Compostela (Espanha) ou Roma (Itália).

o

Animação ou lazer são eventos relacionados com festivais (ex.: Oktoberfest, em Munique), desporto (ex.: Campeonato Europeu de Futebol) e música (ex.: Rock in Rio).

o

Cívicos são normalmente organizados por entidades nacionais como partidos políticos ou entidades internacionais como a União Europeia e as Nações Unidas (ex.: Earth Summit).

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MICE significa meetings (reuniões), incentives (incentivos), conferences (conferências), exhibitions (exibições).

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o

Culturais são normalmente performativos e podem acontecer ao ar livre, em espaços culturais ou centros de exposições (o Rock in Rio pode ser também considerado um evento cultural).

o

Comemorativos são organizados por entidades públicas e privadas para comemorar um acontecimento histórico.

o

Sociais são normalmente eventos privados (ex.: festas de aniversário de pessoas ou empresas).

o

De Natureza estão relacionados com a atividade turística, como caminhadas em parques naturais, trekking6 nas montanhas ou exploração de grutas.

o

Os eventos podem também ser classificados como abertos ou fechados (se a participação é aberta ao público ou restrita a uma lista de convidados) e ainda como gratuitos ou pagos.



Motivação dos participantes – os eventos são organizados para satisfazer as motivações dos participantes. Alguns eventos enquadram-se em mais do que um tipo de motivação. o

Económica (ex.: empresariais ou corporativos, feiras, exposições e convenções).

o

Lazer e ocupação de tempos livres (ex.: concertos, eventos desportivos, exposições).



o

Cultural (ex.: concertos, festivais de música e de cinema).

o

Política (ex.: congresso).

o

Religiosa (ex.: peregrinação a um destino religioso).

Duração – Um evento não pode durar “para sempre” porque, sem renovação (de conceito, de espaço, de artistas) vai acabar por “morrer” pois deixa de dar motivação ao público para voltar.



o

Curta duração – entre quatro horas e uma semana.

o

Média duração – entre uma semana e três meses.

o

Longa duração – entre três meses e um ano.

Dimensão do evento o

Eventos locais apenas são revelantes para a comunidade residente no local do evento.

o

Eventos de marca (hallmarks) têm uma dimensão mundial e uma frequência e local normalmente determinados. Por exemplo, o Carnaval do Rio do Janeiro (Brasil) acontece uma vez por ano, na mesma cidade.

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Significa seguir um trilho e normalmente é uma atividade mais intensa que uma caminhada.

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o

Megaeventos como os Jogos Olímpicos tem uma dimensão global e requerem muitas infraestruturas, anos de preparação e têm um impacto além da data do evento.



Periodicidade o

Únicos – apenas acontecem uma vez (ex.: cerimónia de assinatura de um contrato).

o

Esporádicos – quando se realizam sem periodicidade definida.

o

Periódicos – regulares, realizam-se em intervalos de tempo definidos (ex.: uma vez por ano ou de quatro em quatro anos).

Independentemente do tipo e dimensão, os fatores internos (recursos que dependem da organização) e externos (recursos que não dependem da organização) afetam sempre o processo de planeamento.

ANÁLISE ESTRATÉGICA Para identificar os fatores críticos do sucesso de um evento existem várias formas. Por exemplo, as matrizes de análise estratégica SWOT, PESTLE ou Porter. 

A análise SWOT é usada para identificar forças (Strengths) e fraquezas (Weaknesses) internas e oportunidades (Opportunities) e ameaças externas (Threats).



A análise PESTLE é utilizada para identificar fatores políticos (Political), económicos (Economic), sociais e culturais (Social and Cultural), tecnológicos (Technological), legais (Legal) e ambientais (Environmental).



O método de Porter avalia cinco forças: concorrência (competition), fornecedores (suppliers), clientes (clients), entrada de novas empresas no mercado (entrance of new companies in the business) e ameaça de produtos substitutos (threat of substitute products).

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SUBUNIDADE 3: MODELOS DE PLANEAMENTO DE EVENTOS O planeamento estratégico de um evento, depois de aprovado, não deve sofrer alterações, salvo raras exceções. É um processo normativo e cujo plano deve ser respeitado por todos os intervenientes. A organização de um evento pode ser um processo longo e será tão mais longo quanto mais complexo o evento é. A programação do evento tem que ser limitada pelo seu promotor, que é quem define a data de início e de encerramento. Como vimos nas subunidades anteriores, um evento é um processo irrepetível.

PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO “O objetivo do planeamento é garantir que o evento venha a ser um sucesso” (Vieira, 2015, p.

101) e o primeiro passo para organizar um evento é definir objetivos tangíveis. Planeamento e organização podem também ser designados de pré-produção e produção.

O processo de planeamento pode ser dividido em três fases: preparação; realização e encerramento. 

Preparação – é a pré-produção. Nesta fase o técnico/gestor/diretor de eventos tem que avaliar a viabilidade do evento. Os objetivos e o tipo de evento têm de ser definidos para conceptualizar o evento e as necessidades técnicas. Que permissões e licenças são necessárias? Como se pode proceder à reserva do espaço? Que recursos como equipamento, decoração, artistas, prémios, transporte, seguros, entre outros, são necessários? Planear inclui previsões financeiras e de tesouraria, planos de marketing, de operações, de riscos e emergências, de recursos humanos. A análise estratégica é muito importante nesta fase (subunidade 2).



Realização – é a produção do evento. A equipa de planeamento vai controlar e monitorizar todas as atividades, tomando as providências necessárias durante todo o evento.



Encerramento – é a avaliação dos resultados (impacto na comunicação social, impacto comercial, resultados financeiros e satisfação dos participantes) e o encerramento de todas as atividades relacionadas com o evento (pode aprender mais sobre o processo de planeamento na Unidade 10).

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As operações e logística de um evento são essencialmente compostas por: 

Gestão do local e das infraestruturas – existem diferentes tarefas para diferentes tipos de eventos, mas é essencial visitar o espaço do evento e verificar as questões logísticas e técnicas como, por exemplo, o som e a imagem. Pode ser necessária a instalação de sinalização para circulação de pessoas e saídas de emergência. Os serviços de abastecimento de água e energia, limpeza, segurança e serviços médicos, rede de comunicação e outras logísticas como catering devem ser contratados e testados. É muito importante garantir a acessibilidade com segurança para todos os intervenientes. No final é necessário desmontar o espaço.



Crowd management7 – a imagem global do evento está diretamente relacionada com a perceção que os participantes têm do mesmo. Uma longa fila para uma acreditação, troca de bilhetes ou até mesmo para uma ida à casa de banho ficará negativamente relembrada por muito tempo.



Gestão do tempo e das tarefas – independentemente de ter mais ou menos tempo para organizar um evento, o tempo é um recurso muito importante para a organização das diferentes tarefas.



Gestão do risco – atos de terrorismo, abuso de álcool e drogas, violência, espaço e infraestruturas não apropriadas ao evento ou ao número de participantes ou situações meteorológicas inesperadas são fatores de risco que não podemos eliminar, mas devemos tentar minimizá-los com planos de emergência. Se estiver uma emergência em curso, os promotores devem cooperar e fornecer todas as informações à polícia, bombeiros, emergência médica, etc. É muito importante na organização de um evento público contratar um seguro.



Programa – a equipa de operações e logística não se preocupa com a definição do programa, mas é responsável pela execução das tarefas necessárias para que o evento aconteça.



Produção técnica – palco, som, imagem, luz.



Segurança – um plano de prevenção e segurança deve ser preparado tendo em consideração uma cadeia de comando estável. Quem deve chamar a polícia ou a proteção civil em caso de emergência? As leis sobre a segurança dos eventos podem mudar de país para país.



Comunicações – em todos os eventos, uma rede de comunicação entre os principais intervenientes é essencial. O técnico/promotor responsável pelo evento precisa de estar em contacto sempre que necessário com o diretor de eventos/diretor de

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Significa gestão de participantes e audiência

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produção e as suas equipas, com a segurança, com o responsável de relações públicas ou com os patrocinadores, para responder rapidamente a qualquer situação. Uma folha de contactos deve ser dada aos principais intervenientes na organização do evento.

PUBLICIDADE, PROMOÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS Para que as pessoas participem num evento é necessário comunicá-lo. Outdoors, cartazes e folhetos podem ser hipóteses para o fazer. Televisão, rádio e jornais são outras. A internet e as redes sociais estão a crescer rapidamente e são muito mais económicas do que os meios tradicionais… Mas não há nenhuma fórmula mágica que diga qual é o melhor caminho.

Dependendo do tipo de evento e de público, é necessário avaliar os meios disponíveis e escolher.

Por exemplo, num evento dentro de uma empresa, folhetos e intranet (rede online privada, onde a promoção do evento não traz custos extra) podem ser a melhor solução, mas, num evento para um público sénior, talvez a publicidade num jornal tenha mais impacto do que nos meios online. As Relações Públicas são muito importantes na gestão da imagem do evento e são quem estabelece uma relação com os meios de comunicação social (saiba mais na Unidade 7).

CHECKLIST8 DE PLANEAMENTO DO EVENTO Ter uma checklist adequado ao nosso evento é essencial para não perdermos nada importante na organização. Existem muitas listas disponíveis online que podem ajudar a não esquecer nenhum detalhe. Lembre-se de que cada evento com diferentes objetivos e diferentes públicos tem requisitos diferentes. Os exemplos abaixo estão adaptados e devem ser trabalhados para cada evento de forma diferente. O 2 é uma lista de verificação muito completa e facilmente adaptável.

Exemplo 1 – Checklist do planeamento de um evento num centro de recursos

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

Certifique-se de que seus objetivos são claros



Certifique-se de que tem tempo para executar as tarefas



Planeie o trabalho – e delegue!



Considerações práticas o

Saúde e Segurança

o

Primeiros Socorros

Significa lista de verificação/controlo.

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o

Transporte

o

Acessibilidade

o

Atividades para as crianças

o

Fotografia

o

Seguro



Reservas, permissões e licenças



Faça um orçamento para o evento e planeie o pagamento das despesas



Publicidade



Planeie em detalhe o dia do evento e o pós-evento

Exemplo 2 – Checklist de planeamento de evento Active Network Sample

ANTES DO EVENTO 



Requisitos da administração local o

Informe a Administração Local e obtenha aprovação (se necessário)

o

Verifique localmente se existem outros eventos agendados para a mesma data

Orçamento o



Prepare um orçamento do evento e monitorize os gastos

Localização o

Escolha um local adequado para o evento tendo em conta o transporte, local de estacionamento, etc.

o

Quando está o local disponível? Temos tempo para montagens e desmontagens?





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Agenda o

Qual é o objetivo do evento?

o

Faça uma calendarização

o

Reserve, com confirmação escrita, entretenimento e o MC 9 (se necessário)

o

Pague a reserve dos serviços (se necessário)

Patrocínios o

Elabore uma proposta de patrocínio

o

Identifique potenciais patrocinadores

o

Envie os pedidos de patrocínio e faça follow-up10 uma semana depois.

o

Use depoimentos de patrocinadores e agradeça-lhes sempre

Mestre-de-cerimónias Significa fazer acompanhamento/dar seguimento.

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

Marketing e promoção o

Desenvolva um plano de marketing e comunicação

o

Desenvolva um logotipo, o texto básico e material promocional

o

Crie um site otimizado para motores de busca

o

Distribua folhetos, posters e brochuras e envie e-mails de promoção à comunidade



o

Envie informação do evento para as agendas locais e online

o

Envie um comunicado de imprensa

Convites e inscrição de participantes o

Crie um formulário de registo online e aloje-o no seu site

o

Determine o que inclui o custo de inscrição (t-shirt, acesso a um pré-evento, a um jantar, etc.)

o

Envie um e-mail aos participantes de edições anteriores com o link para o formulário de registo



Autorizações e licenças o

Solicite as licenças de restauração necessárias

o

Se houver música, solicite uma licença de som

o

Peça permissão para colocação de material promocional exterior

o

Se for necessário o fecho de ruas, envie os pedidos antecipadamente às entidades competentes



Prestadores de serviços o

Encomende equipamento (ex.: palco, luz, sistema de som, etc.)

o

Assegure casas de banho portáteis, geradores, catering, fogo-de-artifício, etc.

o

Reserve e peça confirmação a todos os fornecedores por escrito

o

Verifique as condições de contratação do seguro - responsabilidade pública, de pessoal, voluntários, etc.



Gestão do risco o

Contrate serviços de primeiros socorros

o

Faça uma avaliação do risco em que todos os participantes possam estar envolvidos



o

Desenvolva um plano de gestão do risco

o

Faça um seguro e envie a apólice para todas as entidades que o requeiram

o

Planos de contingência – mau tempo, baixa adesão de público

Plano de segurança o

Contrate equipas de segurança e rádios bidirecionais

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

o

Controlo de multidões

o

Segurança de valores

Serviços básicos de emergência o





Notifique polícia, bombeiros e serviços de emergência médica

Gestão de resíduos o

Desenvolva um plano de gestão de resíduos

o

Promova o não desperdício

Gestão de tráfego o

Desenvolva um plano incluindo: sinalética, estacionamento para deficientes, estacionamento VIP, estacionamento público, acessos a pé, entradas e saídas, iluminação, fecho de ruas, transportes alternativos



Vendedores de alimentos o

Contrate e confirme por escrito vendedores de alimentos

o

Peça detalhes dos equipamentos elétricos e cópias dos certificados e licenças de permissão de venda de produtos alimentares

o 

Planeamento e preparação do local de evento o



Peça licenças de instalações alimentares temporárias

Desenhe o local e faça a sua preparação

Plano de limpeza e manutenção o

Contrate limpeza e reposição de consumíveis nas casas de banho

o

Assegure a limpeza da área total do evento (antes, durante e depois do evento)



Outros o

Organize a equipa e voluntários

o

Prepare guiões para as cerimónias

o

Prepare prémios/troféus/certificados e decorações

NO DIA DO EVENTO 

Reúna a equipa para uma reunião geral



Organize as áreas dos artistas, da equipa e dos voluntários



Distribua a lista de contactos móveis importantes a toda a equipa e voluntários



Reveja a cadeia de comando em caso de emergência

DEPOIS DO EVENTO 

Garanta a remoção de resíduos e todos os equipamentos

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

Agradeça à equipa, artistas, voluntários, etc.



Agradeça aos patrocinadores



Avalie o evento



Feche o orçamento



Organize uma sessão de avaliação para melhorias em eventos futuros

Examplo 3 – Checklist de planeamento de evento na Universidade Cornell

ANTES DO EVENTO: 











Orçamento o

Preparar um orçamento

o

Identificar fontes de financiamento

Geral o

Verificar com a Universidade as datas do evento

o

Reservar espaço

o

Preparar e assinar contratos

o

Reservar equipamento

o

Coordenar sala de produção

o

Contratar segurança

o

Organizar espaço para pessoas com mobilidade reduzida

Cumprimento das políticas da Universidade o

Vendas

o

Obtenção de fundos

o

Utilização de logótipos

o

Ruído

o

Formulário de registo

Decorações o

Escolher um tema

o

Design

o

Comprar materiais

o

Montagem

Entretenimento o

Contratar artistas

o

Processar pagamentos

Promoção

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

o

Desenvolver estratégia e cronograma

o

Desenhar folhetos e posters

o

Escrever e distribuir comunicados de imprensa

o

Fazer anúncios em jornais/rádios/TV

Catering o







Escolher a empresa prestadora do serviço e o menu

Produção o

Organizar equipamento

o

Organizar transporte

o

Organizar cargas e descargas

o

Organizar refeições

Bilhetes o

Determinar os locais no recinto que terão diferentes bilhetes

o

Pedir bilhetes

o

Determinar locais de venda

o

Notificar a bilheteira

o

Preparar horários da equipa/assistentes de recinto

o

Garantir dinheiro em caixa

Outros

ALGUNS DIAS ANTES DO EVENTO, CONFIRMAR: 

Aluguer e organização do espaço e dos equipamentos



Segurança



Catering



Transporte



Venda de Bilhetes



Equipa/Assistentes de recinto



Decorações



Promoção/divulgação finais



Pagamento a fornecedores

NO DIA DO EVENTO: 

Faça uma verificação dos procedimentos



Assegure dinheiro em caixa



Receba e guie os convidados

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DEPOIS DO EVENTO: 

Limpeza



Agradecimentos



Pagamentos finais



Avaliação do evento

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EXERCÍCIOS 1.1 Relativamente aos impactos dos grandes eventos, escolha qual a área de que fazem parte (Turismo, Economia, Infraestruturas, Sociedade ou Cultura) e indique se são “positivos” ou “negativos”: Situação

Área

Impacto

Promoção externa do destino Emprego Inflação Reabilitação do património histórico Perda de autenticidade Tráfego

1.2 Complete a tabela 1 sobre tipos de eventos com as palavras dadas na tabela 2: Tabela 1 Tipo de evento

Evento

Local

Tipo de turismo

Concerto Exposição Feira Passeio Jogo de futebol Peregrinação

Tabela 2 Tipo de Evento

Comercial, Cultural, Lazer ou Religioso

Local

Galeria de arte, Sala de espetáculos, Centro de exposições, Parque natural, Santuário ou Estádio

Tipo de Turismo

Empresarial, Cultural, De Natureza, Religioso ou Desportivo

1.3 Está a organizar um evento e todos os participantes têm de se registar à chegada. Qual o número mínimo de assistentes que terá de contratar para fazerem os registos sabendo que:

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20



Número de participantes esperados – 450;



Tempo médio de duração de cada registo - 1:30 minutos;



O registo de participantes funcionará durante uma hora.

1.4 Em 8 a 12 passos como organizaria uma participação numa feira?

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SOLUÇÕES DOS EXERCÍCIOS 1.1 Situação

Área

Impacto

Promoção externa do destino Emprego

Turismo

Positivo

Sociedade

Positivo

Inflação

Economia

Negativo

Reabilitação de património histórico Perda de autenticidade

Cultura

Positivo

Turismo

Negativo

Tráfego

Infraestruturas

Negativo

1.2 Tabela 1 Tipo de evento

Evento

Local

Tipo de turismo

Cultural

Concerto

Sala de espetáculos

Cultural

Cultural ou Empresarial

Exposição

Centro de exposições

Cultural ou Empresarial

Comercial

Feira

Centro de exposições

Empresarial

Lazer

Passeio

Parque Natural

De Natureza

Lazer

Jogo de futebol

Estádio

Desportivo

Religioso

Peregrinação

Santuário

Religioso

1.3 1:30 minutos = 90 segundos Tempo necessário para o registo de todos os participantes: 450*90=40.500 Tempo que o registo estará aberto: 1 hora = 60 minutos = 3.600 segundos Tempo necessário dividido pelo tempo disponível: = 40.500/3.600 = 11,25 Será necessário contratar no mínimo 12 assistentes.

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1.4 Como organizar a participação numa feira: 

Definir objetivos



Alugar o espaço de exposição na feira



Produção do stand



Organizar

o

transporte

de

material

(escritório/armazém/fornecedores-feira-

escritório/armazém/fornecedores) 

Contratar promotores/hospedeiras (se necessário)



Elaborar um horário (o stand nunca pode ficar vazio durante a feira)



Contratar limpeza (normalmente fornecida pela organização da feira)



Reservar transporte e alojamento (se necessários)



Preparar material promocional, publicidade e relações públicas



Agendar reuniões (se for uma feira empresarial)

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BIBLIOGRAFIA E LEITURA ADICIONAL

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