PT - Learning Unit 4 - AR by AKETH

AS TIC NA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Conteúdos de aprendizagem

SUBUNIDADE 1: Vantagens e desvantagens do software de gestão SUBUNIDADE 2: Tipos de software de gestão de projetos SUBUNIDADE 3: Software especializado para gestão de eventos SUBUNIDADE 4: Planificação, acompanhamento e organização de componentes de software de gestão de eventos

Horas de contacto:

Horas de trabalho:

Objetivos da unidade Ações/Resultados Utilização de software TIC de gestão adequado na implementação de evento específico Conhecimentos

Aptidões Definir o software de gestão adequado para satisfazer as necessidades do evento, nomeando as suas vantagens e desvantagens

Princípios essenciais e tipos de software de gestão de projetos Soluções TIC a serem implementadas na gestão de eventos Uso eficiente das TIC no planeamento, organização e monitorização de eventos

Competências Utilizar de forma independente o software escolhido para a gestão do evento Liderar a equipa responsável pelas TIC de acordo com as necessidades do evento a implementar

Comparar as tarefas e atividades agendadas para o evento com aquelas a serem implementadas em tempo real Dar assistência ao organizador com um software específico do evento na definição das necessidades a implementar Preparar a atribuição do orçamento para cada Utilizar o feedback como fase/tarefa/atividade do instrumento de controlo de evento sob a supervisão e qualidade do evento, orientação do gestor de recorrendo às TIC eventos, recorrendo a um software específico Determinar soluções para Monitorar a progressão do trabalho utilizando o software selecionado para a gestão do evento

qualquer problema que possa surgir durante a implementação do evento, tendo em conta os dados extraídos pelas TIC e sugeri-las ao gestor de eventos

SUMÁRIO O sector da gestão de eventos está em constante evolução e mudança, causada pela evolução da tecnologia, como acontece frequentemente em outros sectores. Quando falamos em tecnologia no contexto de gestão de eventos, por norma, estamos a referir-nos a software. Nos últimos anos, têm surgido muitas soluções de software direcionadas especificamente para auxiliar os gestores de eventos a executar o seu trabalho de forma mais eficaz. Software de gestão de eventos é o termo genérico para um leque variado de produtos utilizados na gestão de conferências profissionais e académicas, exposições comercias, convenções e eventos de menores dimensões como reuniões de Desenvolvimento Profissional Contínuo (DPC). Esta unidade de aprendizagem foca-se nas características base das TIC e gestão e organização de eventos. Durante esta unidade, os formandos irão adquirir novas competências, aptidões e conhecimentos para que no final sejam capazes de utilizar software TIC de gestão na implementação de um evento específico.

PALAVRAS-CHAVE TIC; software de gestão; software de gestão de eventos; software open source; software especializado; tipos de software de gestão de projetos; características de software de gestão de projetos.

Projeto financiado com o apoio da Comissão Europeia. A informação contida nesta publicação (comunicação) vincula exclusivamente o autor, não sendo a Comissão responsável pela utilização que dela possa ser feita.

SUBUNIDADE 1 - VANTAGENS E DESVANTAGENS DO SOFTWARE DE GESTÃO 1.a Quais são as vantagens do software de gestão de projetos? Os gestores de projetos necessitam de ferramentas para poderem gerir e entregar os seus projetos dentro dos prazos. O software tradicional de gestão de projetos permite-lhes a realização de tarefas como gestão do projeto, dos custos e dos recursos. O software colaborativo moderno proporciona ainda mais ferramentas que diminuem desperdícios de tempo, como, por exemplo, tempo gasto à procura de ficheiros ou dados e tempo gasto na atualização manual de horários e cronogramas. Os gestores necessitam de ferramentas de partilha de ficheiros que permitam uma comunicação em tempo real e que assegurem que toda a equipa trabalha em sintonia. Algumas ferramentas reduzem a redundância, ou seja, consolidam sistemas para que a informação esteja agregada apenas num lugar, e também evitam a redundância de ficheiros, o que pode contribuir para o “pesadelo das múltiplas versões”. Além de reduzir o número de ficheiros, o software de gestão de projetos também assegura que as equipas usam um método para controlar o tempo, tarefas, gastos e outros itens de orçamento como faturas, entre outros. Ter sistemas únicos permite às equipas um trabalho criativo dentro de um determinado enquadramento. Os benefícios do registo de tempos são também algo a ser considerado. Os projetos são desenvolvidos em várias fases e cada uma tem diferentes prazos. Por exemplo, durante a fase de análise, o gestor de projetos pode requerer de várias pessoas a execução de diferentes tarefas. Ao recorrer ao diagrama de Gantt de um programa de gestão de projetos, o gestor pode consultar um gráfico que indica o progresso de cada indivíduo durante cada fase. O software pode avisar o gestor caso detete que a equipa pode não conseguir cumprir o prazo definido para a respetiva fase. Os relatórios de progresso produzidos por software de gestão possibilitam que os membros da equipa permaneçam focados e que trabalhem de forma orientada para os objetivos. Este software pode também proporcionar aos gestores a capacidade de facilmente redistribuir e alterar tarefas. Por exemplo, se dois elementos da equipa terminarem antecipadamente a sua tarefa, o gestor pode recorrer ao software para rapidamente os iniciar numa nova tarefa. Os gestores podem criar tarefas através do email em algumas aplicações de gestão de projetos e transformá-las em diagramas de Gantt. A comunicação via email é aceitável, mas as equipas podem mostrar-se mais produtivas quando conseguem ligar-se ao computador e partilhar a informação do projeto em tempo real usando software de gestão de projetos. Deve ser utilizado um software que facilite

este tipo de comunicação se os membros da equipa não trabalharem no mesmo local. Também é útil para estes poderem ter uma visão geral do estado do projeto e cronologias detalhadas. O software de gestão de projetos possibilita esse aspeto, registando tudo o que acontece durante a fase do projeto e disponibilizando-o para todos. Este software afunila a comunicação com clientes e outras partes interessadas no que respeita a tarefas e projetos, tanto a nível interno como externo. Além disso, com o surgimento de software de gestão de projetos com base em sistemas de armazenamento em nuvem (cloud), as empresas deixam de ter a obrigação de trabalhar num único local físico, podendo facilmente trabalhar em equipa estando dispersas geograficamente e mantendo, ao mesmo tempo, os mesmos níveis de acesso, atualização e colaboração. Soluções de gestão de projetos de software como serviço (SaaS) facilitam o trabalho em equipa e, portanto, a entrega do projeto, a satisfação do cliente e a recorrência do negócio. Quando o seu projeto reside na nuvem, a sua equipa pode aceder a informação de trabalho necessária em qualquer lugar, a qualquer hora. Quer esteja numa reunião com um cliente, um evento de networking ou no sofá da sala, o software de armazenamento em nuvem mantém a informação ao alcance das pontas dos dedos, ao invés de presa nas pastas do computador local do seu colega. Qualquer que seja a plataforma que cada membro da equipa utilize – Windows, Mac, Linux – é irrelevante, uma vez que a única coisa que uma aplicação cloud necessita é uma ligação à internet e um browser. As tarefas são cumpridas mais rapidamente quando cada membro da equipa pode trabalhar no ambiente que lhe é mais confortável. Um bom software de gestão de projetos armazenados em nuvem oferece segurança de primeira linha, recorrendo a centros de dados e servidores altamente seguros, com um sistema de resolução de problemas incorporado. Se entornar café no seu portátil, fizer download de um vírus ou mesmo se perder todo o seu escritório num furacão, pode voltar ao trabalho sem preocupações, uma vez que toda a sua informação importante está armazenada na nuvem. Se um portátil for dado como perdido ou roubado, só tem de iniciar sessão na sua conta online e alterar a sua password para proteger a informação delicada. Com um sistema de gestão de projetos baseado no armazenamento em nuvem, os administradores de IT e a equipa de network não necessitam de fazer manutenção de software. Uma vez que quem providencia este tipo de software é que se responsabiliza pela atualização das versões, as cópias de segurança dos dados e outras atividades que asseguram a disponibilidade da aplicação, esta mantém-se disponível e acessível 99,9% do tempo. Este é outro motivo que leva os empresários a preferirem soluções baseadas no armazenamento em

nuvem. O encargo excessivo e a dependência no apoio da equipa de IT deixa de existir com este tipo de software. Finalmente, o software automatiza o seu processo e providencia uma plataforma central para gestão de recursos, tarefas, horários, projetos e comunicações. Toda esta informação agregada num só sistema permite-lhe executar relatórios de progresso, sejam diários, semanais, mensais ou trimestrais. Os sistemas avançados dos tempos atuais podem proporcionar relatórios de progresso em tempo real, para que possa facilmente visualizar e partilhar informação relacionada com o estado do projeto. Este aspeto permite-lhe não só obter uma perceção de onde pode ajustar os seus recursos para tomar decisões de entrega do projeto de forma mais inteligente, mas também lhe permite responder de forma mais detalhada e transparente às questões das partes interessadas. O software de gestão de projetos auxilia no processo de tomada de decisão, uma vez que tem todos os detalhes congregados num sítio concreto, tornando-o assim muito mais eficaz.

Planeamento do projeto

Documentação

Software de gestão de projetos

Comunicação e colaboração

Programação e gestão de tempo

Atribuição de recursos

1.b Quais são as desvantagens do software de gestão de p rojetos? O software de gestão de projetos também tem os seus contras. Escolher um sistema requer investimento, o que implica que deve considerar e determinar cautelosamente qual o sistema que melhor se adeque ao seu fluxo de trabalho. O sistema que escolher deve ser ajustável às suas necessidades, considerando gastos de tempo e, possivelmente, financeiros na formação dos seus funcionários. Alguns programas podem ter um custo bastante elevado. Apesar de o software de gestão de projetos poder apresentar grandes soluções, muitas vezes essas soluções precisam de ser personalizadas ou requerem a compra de múltiplos programas de software, o que pode ser dispendioso e difícil de implementar. No que respeita ao controlo do acesso, as últimas versões de soluções para gestão de projetos online permitem o acesso de múltiplos utilizadores, o que facilita bastante a partilha de dados. No entanto, enquanto um acesso por múltiplos utilizadores traz benefícios colaborativos, terá de evitar a visualização não autorizada de dados sensíveis ao projeto e monitorar o controlo de acesso. Basta esquecer-se de alterar as definições no controlo de acesso e pode ter vários olhos a aceder à informação privada da sua empresa. Como acontece com muitas aplicações, os programas de gestão de projetos têm frequentemente uma curva de aprendizagem que varia de acordo com a complexidade do programa. Normalmente, há custos financeiros implícitos na aquisição de software de qualidade ou na utilização de aplicações online de gestão. Os gestores devem aprender a utilizar as principais características de um programa e assegurar-se de que os membros da equipa aprendem a utilizar as componentes necessárias para realizar o seu trabalho. O utilizador deve deter conhecimentos sobre a metodologia e vocabulário de gestão de projetos. Muitos pacotes de software de gestão de projetos baseiam-se neste aspeto como pré-requisito. A não ser que o utilizador siga um planeamento base e os passos de definição de tarefas, o software não trará benefícios e pode, antes pelo contrário, complicar o projeto. Planear um projeto, definir etapas, introduzir toda a informação no sistema e distribuir tarefas entre os membros da equipa é algo que requer tempo. O software de gestão de projetos pode também levar os gestores mais inexperientes a criar projetos mais complexos do que deveriam ser. Este tipo de software pode complicar projetos simples. Apesar de a utilização de software de gestão de projetos ser uma opção popular em várias empresas, projetos mais simples podem não necessitar da sua utilização. Quando é utilizado de forma inapropriada, pode complicar de forma desnecessária. Para obter o máximo de retorno do seu investimento num software de gestão de projetos, é crucial que os

funcionários adotem a tecnologia designada e que se evite que estes não usem o sistema por falta de compreensão da interface de utilizador e da sua funcionalidade. O ideal é que o seu software de gestão de projetos acelere os procedimentos e não sobrecarregue o tempo da sua equipa. Ao invés de apenas “terminar o projeto”, que é o objetivo da gestão de projetos, alguns gestores estão tão obcecados com a metodologia que esta acaba por ser o “fim” e não “o meio para alcançar o fim”. Isto põe em perigo a entrega do projeto e leva a oportunidades perdidas, uma vez que os gestores de projeto se fecham em si e tornam-se protetores da sua própria metodologia, recusando-se a experimentar outra que possa ser mais rápida e melhor para o projeto.

Criação e controlo até à finalização Gestão de aquisições e atualzação de registo

Monitorização da execução do projeto

Criação da agenda e auto monitorização

Gestão do risco

Software de gestão de projetos Gestão da comunicação com as partes interessadas

Monitorização da estrutura analítica do projeto

Planeamento e execução de recursos humanos

Orçamentação e gestão de custos Planeamento e contolo da qualidade

SUBUNIDADE 2: TIPOS DE SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS Os serviços de software de gestão de projetos estão disponíveis em vários tipos, âmbitos e planos de preços. Para que possa escolher qual se adapta melhor aos seus requisitos específicos, deve, primeiro que tudo, compreender que tipos de software de gestão de projetos existem. Neste artigo irão discutir-se todos os tipos importantes e aqueles que são melhores para empresas ou tipos de tarefas específicas. Espera-se que, ao conhecer as opções, seja capaz de optar pelo serviço que lhe permita otimizar verdadeiramente a gestão de projetos na sua empresa. Algum software é específico, de um único tipo, enquanto outros englobam uma mistura deles. Ao escolher o mais adequado, obtenha apenas as componentes de que necessita. No entanto, mantenha-se a par das outras componentes de que poderá necessitar à medida que o seu negócio cresça. Além disso, procure um fornecedor que ofereça software gratuito ou de demonstração para avaliar melhor as funcionalidades. Antes de se proceder à comparação dos tipos de software de gestão de projetos, tenha em mente as três divisões quanto às quais podem ser classificados: • Implementação – como o software é instalado e como se acede; • Características – como o software é utilizado pelos utilizadores-alvo; • Especialização – especialização do software. Algum software de gestão de projetos podem ser os melhores na sua categoria, mas isso não significa que sejam bons para o seu tipo de negócio. Lembre-se, o software é apenas uma ferramenta. O que é importante é como o aplica no seu projeto. Passemos a rever os tipos de software de gestão de projetos de acordo com as três divisões. Implementação Como deseja que o software seja instalado ou acedido será um fator na sua decisão de compra. Local (desktop) – o software é instalado no seu computador ou servidor. Por norma, pagase uma licença única (ou anual) de propriedade pela utilização do software. Vantagens  Os seus ficheiros permanecem consigo;  Tem maior controlo sobre o software;

 Por norma, não existem taxas de licença recorrentes. Desvantagens  Tem de contratar um especialista de TI para gerir e resolver problemas do software, inclusive erros técnicos e de segurança;  Investimento elevado em servidores ou computadores, atualizações e contratação de um especialista de TI;  Só pode aceder ao software através do seu servidor ou computador, estando a mobilidade comprometida. Em nuvem – o software é instalado no servidor do fornecedor e acede-se através da Internet. Geralmente, implica o pagamento de uma taxa de subscrição mensal para utilização do software. Vantagens  Baixo investimento que, frequentemente, implica apenas a taxa mensal que pode ser um valor tão baixo quanto 15€;  Não há necessidade de contratar um especialista de TI para gerir o software, sendo o fornecedor quem se encarrega da segurança e da resolução de problemas;  Pode aceder ao software em qualquer lado com acesso à Internet, tornando-se móvel. Desvantagens  Os seus ficheiros estão na nuvem e são partilhados com o fornecedor;  As taxas mensais recorrentes que aumentam, ao longo do tempo, custandolhe mais a longo prazo;  Não tem controlo sobre o software (e se o fornecedor deixar de existir?).

Características Como utiliza o software também determinará a solução de software adequada para si.

Pessoal ou de utilizador único – software de gestão de projetos concebido para projetos pessoais. Assume que apenas um utilizador de cada vez irá editar o plano do projeto. Para que serve? Este tipo de software é frequentemente utilizado para pequenos projetos top-down com uma clara estrutura de início, meio e fim. Por exemplo, projetos de mobília DIY.

Colaborativo – software criado para múltiplos usuários que possam simultaneamente visualizar, editar ou acrescentar algo ao plano do projeto. Mais importante, os acréscimos ou alterações são integrados no sistema geral para que o plano do projeto seja imediatamente atualizado. A colaboração pode acontecer em diferentes níveis: enquanto uns editam o plano do projeto, outros podem publicar notas ou apenas visualizar os dados. Para que serve? Este tipo de software é útil para projetos simples ou complexos com indivíduos ou equipas a trabalhar em subprojectos separados, mas relacionados. O software colaborativo de gestão de projetos permite ao líder do projeto e às partes interessadas obter uma estimativa e monitorizar atividades sequenciais e paralelas a acontecer a ritmos variados em equipas diferentes. Da mesma forma, este tipo de software funciona melhor numa infraestrutura online, podendo os usuários em múltiplas localizações aceder ao plano do projeto e submeter dados em tempo real.

Integrado – software que se integra noutros aspetos das operações de negócios, como CRM (gestão de relacionamento com o cliente) ou ferramentas colaborativas. Para que serve? É útil para projetos que se sobrepõem a outras atividades de negócios, sendo elas, frequentemente, processos de relacionamento. Por exemplo, pode-se implementar uma nova versão do software recorrendo a este tipo de gestão de projetos para gerir o projeto ao longo das fases de desenvolvimento, enquanto um módulo CRM pode ser integrado para obter feedback sobre erros ou ideias colaborativas para a nova versão.

Especialização Estes tipos são incluídos com frequência como módulo em muitos produtos de software, mas alguns projetos requerem que se recorra mais a uma determinada

característica do que às restantes, pelo que, se se tratar de um projeto especializado, deve obter uma solução de gestão de projetos especializada num ou dois destes aspetos: Calendarização – este tipo de software destaca as características de calendarização, à semelhança de um diagrama de Gantt, que regista o cronograma dos resultados do projeto. Para que serve? O software de gestão de projetos orientados para a calendarização é mais adequado a eventos públicos ou projetos focados em atividades, como concertos, lançamento de produtos ou eventos importantes. O cronograma é fixo (alterá-lo pode causar a revolta do público), pelo que o objetivo é manter um controlo rigoroso sobre o calendário. Registo de problemas – destaca a necessidade de supervisionar de perto lacunas ou falhas durante a progressão do projeto, de forma a assegurar que são resolvidas adequadamente. Para que serve? Mais adequado para projetos que englobam várias especificações técnicas onde uma simples falha ou alteração no plano podem causar um efeito dominó de falhas, comprometendo, assim, todo o projeto. O desenvolvimento de software requer que este tipo de software de gestão rastreie e corrija erros de forma constante, enquanto assegura que todo o sistema funciona de acordo com o planeado.

Portfolio de projetos – engloba componentes complexas que permitem às empresas lidar com múltiplos projetos simultaneamente. Tem um painel excelente que fornece uma visão geral, com opções drill-down para verificar os detalhes de vários projetos. Para que serve? As empresas que levam a cabo vários projetos em simultâneo deveriam utilizar este software. Como tem uma edição, registo e outras componentes mais robustas e requer infraestruturas mais avançadas, é expectável que este tipo de software seja dispendioso. Empresas de construção, imobiliárias e empresas de engenharia são alguns dos utilizadores comuns deste tipo de software.

Conclusão Para alguém se manter competitivo no ambiente de negócios atual, que requer resultados precisos e no prazo previsto num estreito período de reviravolta, necessita de um software de gestão de projetos. Mas estas soluções vêm em pacotes diferentes. Obtendo um conhecimento generalizado dos seus tipos, está no caminho certo para obter o software de gestão de projetos financeiramente mais eficaz para o seu negócio.

SUBUNIDADE 3: SOFTWARE ESPECIALIZADO PARA GESTÃO DE EVENTOS

Software de gestão de eventos é o termo genérico para um leque variado de produtos de software utilizados na gestão de conferências profissionais e académicas, exposições comercias, convenções e eventos de menores dimensões, como reuniões de Desenvolvimento Profissional Contínuo (DPC).

EVENTBRITE Eventbrite é sem dúvida o software de gestão de eventos mais popular. É uma plataforma de armazenamento em nuvem, que permite aos organizadores do evento planear, promover e vender bilhetes para eventos e publicar no Facebook, Twitter e outras ferramentas de redes sociais, diretamente da interface do site.

CVENT Cvent é líder na gestão de eventos, registo online em eventos, aluguer de recintos e tecnologias de aplicações móveis, com mais de 183000 utilizadores ativos. O Cvent moderniza os procedimentos tradicionais normalmente associados a gestão de eventos. A sua plataforma integrada ajuda os organizadores a encontrar recintos de forma mais eficaz, a planear eventos, envolver o público e medir o impacto dos seus eventos, entre outros.

EVENTZILLA O Eventzilla é a solução de gestão e registo mais económica para organizadores de eventos de qualquer dimensão. Se está a organizar um evento gratuito, o Eventzilla é de uso 100% gratuito. Para eventos pagos, a taxa fixa de 1,5€ por participante é a mais baixa na indústria atualmente. Quer esteja a organizar uma festa de aniversário ou um festival de música, esta solução proporciona os principais recursos do setor a que já se habituou e ainda mais.

BILHETEIRA ONLINE PURPLEPASS Bilheteira completa com modo de armazenamento em nuvem para pré-venda de bilhetes online, marketing, bilhetes e pulseiras impressos, redes sociais e toda uma panóplia de opções de equipamentos para venda e verificação de bilhetes à entrada. Quer gira um centro de artes performativas, organize grandes festivais, pequenos eventos ou uma angariação de fundos, através do PurplePass terá tudo o que necessita para um evento bem-sucedido.

REGPACK Regpack é o software de gestão de eventos líder e em mais rápido crescimento, obtendo a confiança de mais de 5000 empresas mundiais, como a NFL e a Goodwill. Regpack permite-lhe controlar o ciclo de vida do seu evento, desde o registo à comparência, pagamento e relatórios, tudo enquanto poupa dinheiro.

TRELLO

Trello é uma aplicação online de gestão de projetos criada originalmente pela empresa Fog Creek Software, em 2011, que foi desagregada para dar origem a uma empresa independente, mais tarde vendida à Atlassian, em janeiro de 2017, estando a empresa sediada em Nova Iorque.

PRIMAVERA O Primavera é um software de gestão de portfólio de projetos empresariais. Inclui gestão de projetos e de produtos, funcionalidades de colaboração e controlo e integração com software de outras empresas, como os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) da Oracle e do SAP. O Primavera foi lançado em 1983 pela empresa Primavera Systems Inc., que foi adquirida pela Oracle Corporation em 2008.

ASANA Asana é uma aplicação online e móvel concebida para auxiliar as equipas a acompanhar o seu trabalho. Foi fundada em 2008 pelo cofundador do Facebook, Dustin Moskovitz, e pelo exengenheiro Justin Rosenstein, tendo ambos trabalhado no aumento de produtividade dos funcionários do Facebook.

MICROSOFT OFFICE O Word e, particularmente, o Excel também podem ser utilizados na gestão de eventos. A opção de impressão em série, utilizando uma folha de cálculo do Excel, é particularmente útil, podendo servir para criar múltiplos documentos de uma só vez. Estes documentos têm um layout, formatação, texto e gráficos idênticos, sendo que apenas seções específicas de cada documento variam e são personalizadas. Os documentos que podem ser criados no Word através da impressão em série são etiquetas, cartas, envelopes, bilhetes e mensagens de correio eletrónico. Existem três documentos envolvidos no processo de impressão em série: o seu documento principal, a sua fonte de dados e o seu documento agregado.

OPÇÕES OPEN SOURCE

CONFTOOL O VSIS ConfTool, sistema de acesso livre da ConfTool, está disponível através de uma licença gratuita para eventos não comerciais. Destina-se a organizadores de eventos académicos e não profissionais. Até um total de 150 participantes oferece um formulário de registo personalizável, carregamento de ficheiros, submissões online e formulários de revisão online. Numa

conferência, pode utilizá-lo para registar os participantes. Para processamento de pagamentos que não sejam monetários, em cheque ou transferência bancária, precisará da versão profissional. Inclui: registo online, personalização de marcas e gestão de dados.

ODOO A aplicação de eventos de código aberto da Odoo contém uma série de conteúdos para cada estádio do processo de planeamento de eventos. Pode criar páginas de eventos com um editor simples e intuitivo e elaborar agendas para cada evento, vender bilhetes online a níveis variados, divulgar utilizando o envio automático de emails e integração de redes sociais e acompanhar o sucesso do site através do Google Analytics. O Odoo também disponibiliza ferramentas SEO (Search Engine Optimization) e páginas de destino e enquadra-se por completo com o restante conjunto de aplicações Odoo. Inclui: emissão de bilhetes, horário de eventos, integração em redes sociais, marketing por email, integração no Google Analytics e gestão de patrocínios.

OPENCONFERENCEWARE OpenConferenceWare é uma aplicação de acesso livre online destinado a eventos e conferências. A sua plataforma personalizável de uso geral disponibiliza propostas, sessões, cronogramas e registos, entre outros. Para quem tem competências tecnológicas, o OpenConferenceWare requer uma aplicação Rails. É personalizável e é uma plataforma em que qualquer pessoa pode listar sessões para um evento, criar e atualizar propostas, subscrever um feed, apresentar espaços e criar um perfil. Os administradores podem criar e alterar eventos, definir prazos de propostas e gerir espaços e sessões. Inclui: cronograma de eventos, gestão de blocos de salas, gestão de sessões e questionários a participantes de eventos.

SUBUNIDADE 4: PLANIFICAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE COMPONENTES DE SOFTWARE DE GESTÃO DE EVENTOS Uma estratégia para saber a resposta à pergunta “O que é software de gestão de eventos?” é questionar quais são as componentes desse mesmo software. Dependendo do seu conjunto de componentes, estas soluções apresentam ferramentas para abranger o planeamento, o desenvolvimento (diversas fases) e o pós-evento. Identifiquemos estas componentes-chave. COMPONENTES DE PLANEAMENTO Ferramentas de marketing de eventos Deve integrar a sua página com uma ferramenta de análise para acompanhar o comportamento dos visitantes no seu website e identificar os pontos fracos para maximizar os seus esforços de marketing. O software deve permitir que transmita os seus eventos ao vivo no YouTube e noutros sites de partilha de vídeo, para um maior alcance.

Devem existir ferramentas principais para os patrocinadores poderem adquirir e gerir possíveis clientes ao longo dos eventos. As ferramentas têm todas as características de um software de gestão de eventos, facilitando a promoção do seu evento para alcançar uma vasta audiência online e atrair leads. Os canais de marketing incluem redes sociais, email, comunicação social e blogues. As ferramentas variam, mas as soluções apresentam as estratégias base, como sites de construção de eventos e um calendário e email de eventos integrados. O site de construção de eventos estabelece a página inicial para o seu objetivo e registo online. Muitas soluções incluem sites de construção “plug-and-play” com a funcionalidade de “arrastar e soltar”, permitindo a qualquer pessoa criar páginas de eventos sem problemas. Pode também estar incluída uma versão móvel, o que é importante considerando que muitos participantes podem aceder à sua página inicial a partir dos seus smartphones. Um programa de envio de correio eletrónico, por outro lado, retira informação da inscrição online para campanhas de marketing por email. Pode enviar emails em vários momentos do evento, com diferentes temas específicos, nomeadamente, estabelecer ligações, encorajar o feedback e enviar lembretes ou chamadas de atenção antecipadas para os eventos. O programa de correio eletrónico pode ser personalizado por si através de campos de impressão em série, personalizáveis para atribuir um maior envolvimento à mensagem. O remetente do email pode também monitorar informação em tempo real (recibos de leitura, visualizações, etc.) e apresentar patrocínios, uma vez que esta plataforma é, muito possivelmente, uma mais-valia para os patrocinadores, ao nível da sua relação com os media. Enquanto isso, uma calendarização do evento, seja de origem ou integrada, pode mostrar aos participantes os diferentes programas planeados ao longo das datas dos eventos. Algumas soluções permitem que os participantes cliquem numa data ou programa específicos no calendário para reservarem uma vaga.

Gestão de Orçamento Esta é outra componente-chave para ajudar a gerir o capital, estimar gastos e calcular economias. Este módulo agrega todas as transações do evento e assegura a precisão dos detalhes do orçamento, desde estimativas elevadas a itens mais específicos, resultando num ROI (retorno sobre o investimento) preciso. Esta componente pode também acompanhar

transações ou cotações e pagamentos efetuados e calcular o custo médio por participante, para auxiliar na avaliação de estimativas. Cria orçamentos de eventos, monitoriza o capital de eventos, calcula custos variáveis e avalia gastos com reuniões.

COMPONENTES DE MONITORIZAÇÃO Gerem as vendas que a sua divulgação origina em diferentes períodos de tempo. Controlam a venda de bilhetes, a disponibilidade de lugares e participação, tudo num só local. Através da Comunicação e Análise, obtém um resumo do retorno total do seu evento, bilhetes vendidos, visitas à sua página e pagamentos. Obtém uma vista geral das vendas e dos bilhetes gratuitos processados online, manualmente ou na bilheteira.

Relatórios de eventos Desenvolve um percurso gráfico de cada participante, com especial ênfase nos interesses, sessões assistidas e participação grupal. O painel de fundo do software de gestão de eventos deve ser acessível por computador e dispositivos manuais. O gestor de eventos deve poder ter acesso a todos os dados importantes, como número total de oradores, número total de compradores de bilhetes, retorno total gerado e relatórios de inquéritos.

Documentação de eventos Pode executar análises com o software de gestão de eventos antes, durante ou após o evento, permitindo-lhe obter uma melhor perceção para a tomada de decisões mais informada. Algumas soluções permitem relatórios em tempo real, para ajudá-lo a avaliar a participação, despesas e outros índices importantes e, se necessário, fazer ajustes para manter o objetivo. A documentação pode assumir a forma de resumos ou relatórios detalhados que pode partilhar com as suas equipas, parceiros, patrocinadores e outras partes interessadas. Através da análise do evento é também possível monitorizar tendências para o auxiliar na elaboração de um conjunto de boas práticas. Além disso, pode também personalizar os relatórios para dar ênfase às medidas importantes para eventos futuros.

Gestão de participantes

Deve poder criar páginas de registo personalizadas e indicar os preços dos bilhetes com uma opção para compra. Permita aos oradores registarem-se com antecedência no seu evento e levantarem os seus crachás de identificação, fazendo o check-in nos hotéis onde ficarão hospedados durante o evento. Deve existir um sistema de verificação de códigos de barras para que possa digitalizar e visualizar os itens que cada participante do evento deve receber. Quando cada um recebe os seus itens, a base de dados deve riscar o seu nome da lista para que, desta forma, possa garantir que todos recebem os objetos certos. Uma opção para criar uma comunidade online é uma mais-valia. Os oradores ou os artistas podem criar aqui uma lista com os seus nomes, assim como os membros do público. Este fórum online permitir-lhe-á conhecer o que os participantes gostam e desgostam. Uma vez que uma comunidade online dura mais que um evento, as pessoas irão interagir entre si mesmo depois de um determinado encontro ou conferência terem terminado. Irão inclusive partilhar as novidades de eventos futuros entre os seus amigos. Uma unidade de verificação de sessões é também uma característica crucial. Se o seu evento durar três dias e tiver múltiplas sessões, pode verificar os crachás dos participantes para monitorizar que sessões tiveram maior participação e quais não despertaram interesse. A segurança dos dados é a componente mais importante de um software de gestão de eventos. Tanto os oradores/artistas como a audiência/público partilharão os seus dados pessoais no seu site, pelo que deve assegurar que opta por um software com componente de proteção de dados de última geração.

Inscrição online no evento Uma das mais notáveis características do software de gestão de eventos é a alternância na inserção dos dados de registo entre organizador e participante. Isto é possível através do registo online, onde os participantes digitam a sua informação diretamente para a base de dados do evento. As soluções mais sofisticadas permitem mesmo o registo em várias sessões, onde os convidados podem optar por programas ou workshops específicos em que queiram participar. Para proteger a integridade dos dados contra spam e trolls, estes sistemas podem incluir restrições, como um código de registo ou um sistema de identificação único para cada convidado. A mesma base de dados pode ser utilizada para o marketing do evento e processamento presencial.

Gestão de base de dados A base de dados está no núcleo do software de gestão de eventos. Congrega inscrição online, guest list presencial, mailing list e a componente analítica. Tem funcionalidades de importação/exportação, variações na triagem de dados para extrair diferentes índices e integração com sistemas de negócios principais para CRM, help desk, gestão de fluxo de trabalho e comunicação na nuvem.