RO - Learning Unit 10 - AR

PLANIFICAREA EVENIMENTELOR ŞI ANALIZA CONŢINUTULUI DE DESIGN EVALUAREA EVENIMENTELOR - SUBUNITATEA 10

CUPRINS SUBUNITATEA 1: Modele de abordare şi evaluare a evenimentelor SUBUNITATEA 2: Succesul evenimentelor SUBUNITATEA 3: Detalii de organizare a evenimentului SUBUNITATEA 4: Instrumente de verificare şi evaluare a evenimentelor

Ore formare:

10

Volum muncă :

25

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

10

Obiectivele Modulului Acţiuni / Realizări Proiectarea instrumentelor de evaluare a evenimentelor Cunoștințe

Abordări cuprinzătoare şi modele pentru evaluarea evenimentelor Succesul unui eveniment Înţelegerea instrumentelor organizatorice ale unui eveniment Principiile fundamentale pentru instrumentele de control şi evaluare a evenimentelor

Aptitudini

Determină abordările şi modelele evaluării evenimentelor şi evaluează frazele modelelor de evaluare ale evenimentelor Măsurarea succesului unui eveniment Identificarea elementelor organizatorice a unui eveniment Producerea instrumentelor de control şi de evaluare a evenimentelor

Abilități

Diagnosticaţi capacitatea de a evalua diferite abordări şi modele de evaluare a evenimentelor Încorporarea experienţelor a evenimentelor reuşite Determinarea instrumentelor de control şi de evaluare a evenimentelor. Evidenţierea detaliilor privind organizarea evenimentelor.

REZUMAT

Modulul de formare oferă posibilitatea cursanților să se familiarizeze cu conceptele legate de organizarea unui eveniment. Prima subunitate examinează abordările şi modelele de evaluare ale evenimentelor în lumina procedurii de evaluare, monitorizare şi control înainte de eveniment şi evaluării după eveniment. A doua subunitate explică succesul unui eveniment cu criterii prestabilite/ predeterminate de succes. A treia subunitate examinează elementele organizării evenimentelor. Ultima subunitate analizează instrumentele de control şi evaluare ale evenimentelor.

CUVINTE CHEIE

Evaluarea

evenimentelor,

Succesul

evenimentelor,

elemente

organizatorice

evenimentelor, Verificarea/ controlul evenimentelor, Instrumente de evaluare

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ale

SUBUNITATEA 1: ABORDARE ŞI MODELE DE EVALUARE ALE EVENIMENTELOR

Evaluarea evenimentelor este critică pentru procesul de gestionare al evenimentelor. Este ultimul pas în procedura de proiectare/ planificare, unde obiectivele care se stabilesc de la începutul unui eveniment se folosesc ca niște puncte de reper pentru stabilirea rezultatelor finale şi succesului.

Oferă posibilitatea managerilor de evenimente să evalueze procedurile lor şi să comunice rezultatele evenimentelor părților principale interesate.

Întrucât evenimentele devin cât mai importante în economia noastră şi implică investiții semnificative de la organizații şi guverne, este din ce în ce mai important ca rezultatele să se evalueze cu exactitate.

În timp ce evaluarea economică predomină o mare parte din domeniul bibliografiei şi evaluării practice, linia triplă a impactelor financiare, sociale şi de mediu, este recunoscută din ce în ce mai mult de guverne şi cercetători. Industria evenimentelor este înca «tânără» şi se luptă în anumite domenii să consolideze legitimitatea şi acceptarea comună ca profesie.

Unul dintre cele mai bune mijloace este câştigarea credibilităţii industriei este de a evalua sincer şi critic evenimentele, astfel încât rezultatele lor să fie cunoscute, beneficiile lor să fie recunoscute şi limitările lor să fie acceptate. Întrucât, estimarea/ evaluarea evenimentelor este mult mai profundă. Este în inima procesului/ procedurii, unde este nevoie de cunoştinţe şi perfecţionarea şi organizarea evenimentelor. Managerii evenimentelor trebuie să cunoască şi să utilizeze surse primare, cât şi secundare de cercetare în planificarea/ proiectarea şi evaluarea evenimentelor. Pentru ca evaluarea evenimentelor să fie utilizată şi implementată corect, este cheia pentru o îmbunătățire continuă a evenimentelor şi pentru poziţia şi faima/ reputaţia industriei evenimentelor. Prin urmare, ar trebui să fie o prioritate pentru toţi managerii de evenimente, să evalueze corect evenimentele lor şi să răspândească această evaluare părţilor interesate şi grupurilor relevante. Dacă se va realiza corect, acest lucru nu numai că va spori reputaţia evenimentelor, ci şi reputația lor de manageri de evenimente profesionale. (Parry & Shone, 2001)

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Ce este evaluarea evenimentelor?

Evaluarea evenimentelor este procesul de monitorizare, măsurare şi monitorizare critică implementării unui eveniment pentru a evalua cu precizie rezultatele acestuia. Evaluarea este un proces continuu care are loc pe toată durata evenimentului. Permite crearea unui profil de eveniment care descrie datele statistice importante ale unui eveniment. De asemenea, permite furnizarea de feedback părților interesate și joacă un rol important în gestionarea evenimentelor oferind un instrument de analiză pentru îmbunătățire. Cu toate acestea, are trei faze cheie: ✓ Evaluarea înaintea evenimentului: cunoscute ca și studii de fezabilitate care se efectuează înainte de eveniment, pentru a stabili daca este posibilă realizarea acestuia. ✓ Procedura de monitorizare și control, care are loc pe durata realizării/ implementării unui eveniment, pentru a asigura că se află pe drumul cel bun și că se vor lua măsuri corective dacă este necesar. ✓ Evaluarea după eveniment, care se concentrează pe măsurarea rezultatelor evenimentului și modalitățile prin care se poate îmbunătăți.

1. Evaluare înainte de eveniment Odată ce ideea evenimentului este finalizată și scopul evenimentului este definit, este important să se ia în considerare dacă evenimentul poate fi organizat cu succes în perioada de timp dorită și cu resursele disponibile.

Această procedură este de asemenea cunoscută ca și studiu de fezabilitate și se poate desfășura intern sau în cazul evenimentelor mai mari poate fi atribuită unei surse externe.

Shone and Parry (2010) descriu ceea ce ei numesc « procesul de examinare/ analiză» pentru a lua în considerare fezabilitatea evenimentului. Aceasta include screening-ul de marketing, operațional și financiar pentru stabilirea gradului la care ideea evenimentului se potrivește cu nevoile și cu resursele pe care le deține managerul evenimentului în vederea realizării lui.

Analiza de marketing

Secretele marketingului implică analizarea modului în care publicul țintă al evenimentului este posibil să răspundă la ideea evenimentului și dacă conceptul va fi atractiv pentru auditoriu.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Pentru a determina acest lucru, trebuie efectuată o analiză a mediului. Această analiză va determina dacă evenimentul este posibil să fie perceput ca și inovator și popular sau ca și plictisitor, simplu și previzibil. Un bun barometru va fi răspunsul mass-media la concept. Dacă reprezentanții mass-media consideră că evenimentul este interesat, este posibil să devină aliați în promovarea evenimentului. În cazul în care răspunsul mass-media este negativ, atunci va fi foarte greu să se promoveze evenimentul și să se obțină angajamentul/implicarea publicului.

Pentru o mare parte din această evaluare, managerii evenimentelor trebuie să se bazeze pe propriile instincte și să încerce/ testeze și reacția prietenilor, colegilor și părților interesate. O soluție alternativă, mai ales dacă este vorba despre o investiție mare în eveniment, este realizarea unui studiu de piață. Aceasta se poate efectua prin resursele companiei sau prin angajarea unor experți în marketing pentru a efectua un sondaj de piața sau focus-grupuri.

Un astfel de studiu poate dezvălui nu doar o posibilă acceptare a conceptului de către piață, dar și informații suplimentare, cum ar fi cât este publicul țintă dispus să plătească pentru eveniment sau cum s-ar putea adapta conceptului de eveniment pentru a răspunde așteptărilor și cerințelor pieței. Un factor suplimentar în scanarea de mediu va fi să se ia în considerare concurența pe care o oferă alte evenimente de pe piață. Acest pas va analiza dacă există și alte evenimente de natură similară sau cu o temă similară se va derula în graficul de timp al propriului eveniment sau dacă există alte evenimente majore sau sărbători naționale care pot să influențeze piața-țintă.

Analiza operațională Analiza operațională va evalua aptitudinile și resursele necesare pentru o organizare reușită a evenimentului și va analiza dacă managerul evenimentelor dispune de aceste aptitudini/ abilități și resurse sau dacă le poate dezvolta sau cumpăra pentru a organiza corespunzător evenimentul. De exemplu, e posibil să fie nevoie de aptitudini tehnice speciale pentru aplicarea ideii/ conceptului evenimentului. Managerul evenimentului va trebui să analizeze cam ce procent din membrii personalului au aceste abilități sau dacă va trebui angajat un furnizor extern.

E posibil să fie necesare licențe speciale, autorizații sau asigurări pentru aplicarea conceptului. Dacă ideea/ conceptul evenimentului este extrem de inovatoare și dificilă, e posibil să fie necesar ca managerul evenimentelor să examineze gradul de risc. Este posibil să se dorească furnizarea unui eveniment inovator, dar de asemenea, este posibil să fie

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

costisitor și să fie un eșec pentru că, competențele și resursele care sunt disponibile pentru etapa aceasta, nu sunt de ajuns.

Analiza financiară Analiza financiară este cea sugerată de Shone și Parry (2010). Acestă analiză examinează dacă organizatorul evenimentului dispune de resurse financiare suficiente (sponsorizări, venituri, etc) pentru derularea evenimentelor. Primul pas al acestui proces este să decideţi dacă evenimentul are nevoie doar să-şi acopere cheltuielile – se poate întâmpla dacă se organizează ca un eveniment publicitar corporativ – sau dacă este necesară obţinerea profitului pentru organizaţia gazdă. Următorul pas este realizarea unui buget de venituri și cheltuieli pentru eveniment. Împărțirea evenimentului pe componente, va permite o estimarea cât mai realistă a fiecărei părți. Ar trebui inclus costuri pentru neprevăzute, deoarece în această etapă vor exista costuri care au fost subestimate sau nu au fost stabilite/ identificate încă. Calcularea venitului poate necesita luarea unei decizii în legătură cu strategia adecvată de stabilire a preţurilor şi identificarea pragului de rentabilitate a vânzărilor de bilete. Alte venituri posibile care ar trebui luate în considerare pot include finanţări guvernamentale sau subvenții, venituri din vânzarea de produse/mărfuri și nu în ultimul rând sponsorizările primite în bani sau bunuri.

Este important să nu se supraestimeze potenţialul de sponsorizare şi este posibil să fie nevoie de sfaturi profesionale în vederea realizării unei estimări realiste. În plus, fluxul de numerar este de asemenea un aspect important al analizei financiare.

2. Procestul de monitorizare şi control Un proiect va trece printr-o serie de fraze şi etape. Tabelul 1 ilustrează aceste faze. O fază de proiect reprezintă o serie de sarcini conexe, care se realizează într-o perioadă de timp sub o anumită configurație de management, pentru a produce un livrabil important. Sfârșitul unei faze este adesea caracterizat printr-o decizie importantă de a începe faza următoare.

Domeniu de aplicare Marketing Finanţare Timp (Limită Început de timp) Planificare Risc

Planificare

Realizare

Eveniment

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Închidere

Aprovizionare Resurse umane Părţile interesate Comunicare Tabelul 1: Fazele managementului de proiect Abordarea fazelor în vederea descrierii gestiunii unui eveniment este descriptivă – ca şi în orice descriere, să fie mai aproape de realitate. Scopul este clarificarea sarcinilor relevante organizării evenimentelor. Unele faze ale proiectului se suprapun – proiectarea şi implementarea se pot realiza în același timp în diferite domenii de management. De exemplu, Programul de Promovare se poate realiza în același timp cu redefinirea aspectelor programului. Această dezordine are totuși un model şi abordarea în cinci faze este un instrument util pentru a ajuta cititorul să o înțeleagă. (Times, 2017)

Inițierea: Prima fază a MP, inițierea este caracterizată de conceptul/ ideea evenimentului care se dezvoltă şi de stabilirea obiectivelor.

Planificare: A doua fază este planificarea proiectului. Se caracterizează prin stabilirea tuturor elementelor care sunt necesare pentru implementarea corespunzătoare a evenimentului.

Implementare (Realizar): Aplicarea tuturor planurilor, cum ar fi angajarea personalului, trimiterea cererilor pentru depunerea ofertelor, confirmarea contractorilor şi efectuarea/ realizarea programului de promovare. Monitorizare şi control * controlul planurilor şi confirmarea gradului în care acestea sunt relevante pentru proces. Luarea deciziilor pe baza unei comparații între planuri şi realitate.

Gestionarea activă a riscurilor.

Evenimentul: Managerul evenimentului de proiect lucrează pe durata livrării, adică evenimentul. Închiderea: Este ultima fază şi necesită un set separat de sarcini şi responsabilității. Această fază include închiderea evenimentului și încheierea procesului de management.

Pe scurt, aceste 5 procese vor trebui monitorizate cu atenție pentru a obține un eveniment de succes.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

3. Evaluarea evenimentului după finalizarea acestuia Evaluarea după eveniment are de-a face în principal cu măsurarea succesului unui eveniment în raport cu obiectivele sale, colectând şi analizând datele relevante de la eveniment. De asemenea, se face referire la evaluarea procedurii de organizare a evenimentului, lecții învățate şi observaţiilor care s-au făcut în procesul continuu de gestionare a evenimentului.

Evaluarea de după eveniment poate, de asemenea, să creeze o imagine a evenimentului care facilitează/ uşurează comunicarea rezultatelor cu principalele părţi interesate.

Silver (2004), Shone and Parry (2010) şi Van Der Wagen (2008) au identificat o serie de funcţii ale evaluării post eveniment. Acestea includ: • Măsurarea rezultatelor evenimentului • Crearea unui profil demografic al publicului evenimentului • Identificarea modului de îmbunătățire a evenimentului • Îmbunătățirea renumelui/ reputației evenimentului • Evaluarea procedurii de gestionare a evenimentelor

Modelele folosite la evaluarea evenimentelor: Evaluarea impactului: Se concentrează pe măsurarea efectelor economice, sociale, de mediu şi culturale ale evenimentelor, în special în cazurile în care poate fi necesară o justificare a evenimentului.

Analiza cost-beneficiu: Identifică şi măsoară costurile şi beneficiile unui eveniment şi se iau în considerare influențele externe sau avantajele pentru comunitatea-gazdă.

Estimarea pragului minim triplu: Este un cadru pentru măsurarea şi raportarea perfomanţei evenimentelor în raport cu economia socială şi cu parametrii de mediu pentru identificarea efectelor negative sau pozitive în comunitatea-gazdă.

Profilul etnografic: De obicei este folosit pentru evaluarea festivalurilor culturale/ evenimentelor speciale, etnografia oferă o evaluare a acestor evenimente care au legătură cu experienţa printr-un proces de analiză care include observarea de către observatori, interviuri şi resurse documentare.

Procesul de evaluare al evenimentelor Procesul de evaluare al evenimentelor are cinci paşi importanţi.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

• Planificarea şi identificaerea evenimentului •Colectarea datelor •Analiza datelor • Raportarea • Diseminarea Procesul trebuie programat de la începutul evenimentului şi va implica angajamentul resurselor, inclusiv personalul, timpul şi bugetul. Întrucât colectarea datelor poate fi costisitoare, uneori bugetul va fi un factor limitat în planificarea procesului de evaluare al evenimentelor.

Planificarea şi identificarea evenimentului Există 10 factori importanți pentru programarea evenimentelor: 1. Dezvoltarea scopului şi obiectivelor evenimentului. Primul pas este să stabilim un scop şi obiective tangibile. ( de ex: de ce organizaţi acest eveniment şi ce doriţi să realizaţi?)

2. Organizarea echipei: Orice eveniment necesită un efort coordonat de echipă pentru a face față tuturor detaliilor. Luați în considerare identificarea unui manager cheie de evenimente sau a unui manager de evenimente, precum şi ai unor președinți individuali pentru comisii (subcomisii), cum ar fi gestiunea spațiului, instalații de sunet, divertisment, sponsori, gestiunea voluntarilor.

3. Stabilirea datei: Data poate fi deja prestabilită pentru un eveniment recurent.

4. Marcaţi evenimentul dumneavoastră: Dacă vreţi ca evenimentul dvs să iasă în evidenţă, va trebui să alegeţi un subiect interesant şi în timp util care să vă distingă de concurenţa dvs. .Asta înseamnă că trebuie să prezentăm o temă general dinamică şi va trebui să aveţi mare grijă cu numele real, deoarece poare fi un factor-cheie în atragerea interesului, mai ales pe reţelele de socializare şi domeniul media.

5. Crearea unui plan general: acest plan va trebui să acopere toate aspectele evenimentului, cum ar fi: administarea spațiilor, asistență administrativă şi alimentare ( contracte, autorizaţii, asigurări etc.), vorbitori/ prezentatori ( recunoaştere, confirmare, Publicitate/ Promovare (online & off-line , de ex: pagină web şi promovare online, calendarele

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

evenimentelor, programe tipărite, relaţii cu mass-media, marcare, managementul voluntarilor (Business.com, 2017)

6. Stabiliţi Procedurile de Management/ Gestionare: Cu alte cuvinte, cum puteţi monitoriza programarea, înregistrarea, bugetul, vizitatorii şi vorbitorii dvs?

7. Identificaţi şi stabiliţi parteneriate şi sponsori: Există organizaţii cu care aţi putea colabora sau să le solicitaţi sponsorizarea pentru a acoperi costul şi să creşteţi participarea potenţială?

Când implicaţi alte persoane sau grupuri în evenimentul dvs, ei au o miză în a ajuta la transmiterea/ difuzarea cuvântului şi la succesul evenimentului.

Poate doriţi să luaţi în considerare următoarele aspecte: Căutaţi sponspori pentru a finanţa o parte a evenimentului. Acest lucru poate varia de la organizaţii naţionale care ar dori să susţină o cină, să ofere un premiu sau un obiect pentru o licitație, până la companii care ar putea oferi bunuri sau servicii, cum ar fi aranjamente florale pentru mese, cadouri, etc.

Parteneriat cu organizaţii comunitare care ar putea oferi spaţiu şi sau ajutor pentru organizarea sau angajarea unui eveniment.

8. Creaţi un plan publicitar: Chiar şi cu cea mai bună echipă de vorbitori sau de divertisment, aveţi nevoie de publicitate pentru a atrage oamenii la eveniment. Promovarea evenimentului începe de la primul anunţ/ notificare sau pagină de pe site-ul dvs., notați în buletinul dvs informativ sau în poşta dvs. Electronică, pentru a memora data şi în continuare adăugaţi reclama online şi offline, relaţiile cu mass-media şi campania în desfăşurare pentru a încuraja înregistrare

9. Realizarea unui buget: Bugetul dvs. trebuie să includă estimări pentru toate elementele cheie identificate în planul general al evenimentului dvs. Nu uitați să includeți cheltuieli pentru deplasări sau cazare pentru vorbitori, prezentatori, etc.

10. Stabiliţi procesul de evaluare: Cum vă daţi seama dacă evenimentul dvs va avea succes?

Măsurați succesul prin numărul persoanelor înregistrate sau participanților sau este depinde de obținerea unui prag de rentabilitate sau de o sumă pe care doriți să o obțineți din donații?

Atunci când stabiliţi obiectivele iniţiale şi obiectivele evenimentului, va trebui de asemenea, să analizaţi cum veţi evalua evenimentul pentru a determina succesul dvs.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Dacă folosiţi un pachet logistic de gestionare/ management al membrilor, cum ar fi Wild Apricot's, puteţi foarte uşor să urmăriţi aceste numere de înregistrare şi taxe. Dar dacă evenimentul dvs. include monitorizarea, de exemplu, a unei licitații tăcute, atunci va trebui să aplicaţi câteva proceduri pentru identificarea bunurilor oferite şi a fondurilor strânse la eveniment.

Colectarea datelor: Există multe instrumente de colectare a datelor care ajută organizațiile să colecteze şi să analizeze informații importante în jurul evenimentelor lor.

•

Sisteme de înregistrare

•

Sondaje Online

•

Software de gestionare a evenimentelor

•

Aplicaţii mobile

•

Instrumente Social Media

•

Sistemele din cadrul site-urilor

•

Instrumente de implicare a publicului

•

Web Analytics

•

Instrumente de reţea - Networking Tools

•

Instrumente RFID / NFC

•

Chatbots

Analiza datelor: O mare parte a datelor din astfel de surse pot fi analizate manual sau utilizând calculatoarelor, pentru a determina principalele rezultate ale evenimentelor, cum ar fi monitorizarea şi rezultatele financiare. Aceste date pot avea nevoie de un anumit grad de interpretare, de exemplu, comparând cu obiectivele declarate ale evenimentelor sau cu date similare de la evenimente anterioare.

Raportare: Funcţia raportării ca şi înregistrare a evenimentului va servi la utilizarea statisticilor în vederea creării unui profil concret al evenimentului, susţinut de detalii adecvate folosind tabele, grafice etc, efectele economice sau turistice va trebui să fie susţinute cu descrierea metodologiei care este utilizată pentru evaluarea lor şi cu numerele sondajelor obţinute. Atât naraţiunea, cât şi înregistrarea funcţiilor de expunere a evenimentelor se combină să prezinte o bază utilă pentru depunerea rapoartelor către părţile interesate şi pentru programarea evenimentului următor. (Crowd, 2017)

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Diseminare: Ultimul pas în procedurile de evaluare post-eveniment este diseminarea raportului evenimentului către grupurile interesate relevante. Acest lucru se poate întâmpla prin întâlniri faţă în faţă cu părţile principale interesate, cum ar fi organizaţia gazdă, guvernul şi sponsorii, unde conţinutul raportului poate fi anunţat/ discutat faţă în faţă. Pentru organizaţia gazdă, acest lucru poate reprezenta o închidere semnificativă pentru sponsori, poate duce la o discuţie privind continuarea participării la eveniment. Merită să se ia în considerare alte forme de expunere, de exemplu, prezentarea în PowerPoint poate fi preferat pentru prezentări faţă în faţă sau se poate pregăti eliberarea mass-media pentru a însoţi distrubuirea raportului către mijloacele de comunicare ( mass-media). Dacă raportul evenimentului este scris corect şi distribuit cu atenţie, poate deveni un instrument important de îmbunătăţire a reputaţiei şi a perspectivelor viitoare ale evenimentului.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

SUBUNITATEA 2: SUCCESUL EVENIMENTULUI

Măsurarea succesului unui eveniment, fie că este o expoziţie, un seminar sau o conferinţă, vă permite să identificați ce este necesar pentru a lucra în planificarea viitoarelor evenimente.

Anumite criterii specifice sunt necesare pentru calcularea ratei de recuperare a investiției în eveniment.

Stabiliți criteriile exacte înainte de organizarea evenimentului dvs.

Care criterii de evaluare vor trebui luate în considerare? Acest lucru depinde în mare măsură de scopul evenimentului – este de a prezenta planul strategic conducerii superioare? Să atrageţi de clienţi noi? Să încurajaţi clienţii? Este vorba de un concert, conferinţă sau de un eveniment social? În funcţie de natura evenimentului, pot fi necesare anumite criterii de evaluare.

Mai jos sunt descrise câteva dintre lucrurile care pot fi utile:

- Rata/ procentul de participare Acesta este unul dintre criteriile care ar trebui luate în considerare – numărarea numărului de vizitatori. De asemenea, se poate compara numărul celor prezenţi cu numărul celor care au fost invitaţi. Cu toate că este relativ uşor să aflaţi câte persoane care au fost invitate au confirmat că vor urmări evenimentul, văzând câte persoane au venit în realitate, poate fi mult mai dificil. Anumite instrumente ( cum ar fi OnSite) pot fi utilizate pentru a scana invitaţiile vizitatorilor dvs pe durata sosirii lor, permiţându-vă să urmăriţi procentul de monitorizare în timp real. De asemenea, puteţi obţine date valoroase, cum ar fi ora exactă la care ajung oamenii, care sesiune a avut cea mai mare rată de participare, etc.

- Participarea vizitatorilor Succesul unui eveniment este estimat, de asemenea, de gradul de participare al participanţilor. Dacă investesc în eveniment, îşi vor aminti mai bine mesajele cheie ale evenimentului şi îşi vor aminti ca pe o experienţă pozitivă/ plăcută.

Cum puteţi evalua participarea participanţilor? Utilizaţi o aplicaţie pentru telefoane mobile, de exemplu ConnexMe sau Socrative pentru a organiza sondajele şi să permită participanţilor să publice comentariile lor pe ecranul principal.

Veţi putea urmări numărul de mesaje personale/ private trimise de către invitaţii dvs, numărul întrebările care au fost adresate, numărul persoanelor care participă la sondaje, etc în orice moment al evenimentului.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

La sfârşitul evenimentului veţi putea utiliza datele pentru a afla care momente au înregistrat cel mai bine interesul vizitatorilor dvs.

- Cum s-au simţit cei aflaţi prezenţi la eveniment?

Criteriile de evaluare cantitative nu sunt suficiente pentru succesul evenimentului dvs., de asemenea, sunt necesare date de calitate. De aceea, adesea vedem că formularele de evaluare sunt trimise vizitatorilor pentru a afla ce părere au despre eveniment.

Concentrarea acestor informaţii reprezintă un proces îndelungat de timp – iar acest lucru nu contorizează timpul pe care îl dedicaţi angajaţilor care le cer să completeze formularul.

Acum există câteva instrumente care pot solicita participanţilor părerea lor ( la sfârşitul fiecărei sesiuni/ zile/ eveniment) şi informaţiile pot fi transmise imediat, de ex. ConnexMe. -

Influenţa evenimentului dvs

Atunci când este găzduit un eveniment extern/ în aer liber, unul dintre obiective este să se atragă cât mai mulţi participanţi, succesul poate fi măsurat şi prin reputaţia/ renumele său.

Uitaţi-vă la scara de acoperire a presei, la numărul postărilor pe blog şi de câte ori este menţionat în mass-media pentru a le calcula.

Aceste criterii sunt bune şi sunt utilizate pentru calcularea succesului unui eveniment.

- Definiţi indicatorii cheie de performanţă (KPIs) Raportul de adecvare a capitalului evaluează succesul unei organizaţii sau a unei activităţi specifice, cum ar fi un eveniment, un film, un produs în care este implicat.

Nu este suficient să existe doar un singur indicator de performanţă, trebuie să existe cel puţin trei, patru sau chiar cinci, pentru a estima cu exactitate dacă evenimentul poate fi definit ca un succes în urma măsurării dvs.

Chiar dacă toate aceste măsuri indică succesul, evaluarea vă va ajuta să faceţi îmbunătăţiri pentru următorul eveniment, reaches an even higher milestone. (Do, 2014)

- Recunoaşterea sponsorului Nu este doar nivelul de satisfacţie a participanţilor care stabileşte succesul unui eveniment, dar şi acela al sponsorilor. Sponsorii sunt coloana vertebrală ai evenimentului, pentru că sunt cei care finanţează evenimentul. Au fost mulţumiţi de cum a ieşit evenimentul? Este important să luăm în calcul părerea sponsorilor. În loc de un studiu, cel mai indicat ar fi să stabiliţi o întânire pe Skype sau să staţi de vorbă cu reprezentantul sponsorului.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Ţineţi minte că sponsorii nu reprezintă unicul acord/ înţelegere (deal) care să creeze o relaţie de lungă durată, astfel încât să susţină şi evenimentele următoare. Organizatorul evenimentului va trebui să fie deschis criticii constructive din partea sponsorilor şi să ţină cont de recomandările în legătură cu ce se poate face diferit pentru următorul eveniment.

Dacă sponsorul a hotărât să nu continue relaţia, atunci acest lucru nu este un indicator că evenimentul a decurs bine şi dacă a fost acceptat de către vizitatori.

Sponsorii au un mod diferit de a percepe un eveniment mai bine decât vizitatorii, aşa că ar fi indicat să vă asiguraţi că îndepliniţi aşteptările.

- Numărarea veniturilor versus cheltuielilor generale În organizarea unui eveniment corporatist, scopul este crearea unui branding şi clienţi noi. De asemenea, este vorba şi de realizarea unor venituri suplimentare. Însă pentru a câştiga bani, trebuie să şi cheltuiţi bani şi este posibil să cheltuiţi mai mulţi decât să câştigaţi, asta în cazul în care evenimentul va fi un eşec. În esenţă, trebuie să luaţi în calcul următorii parametri: •

Costul estimat vs costul real

•

Venituri estimate vs venituri reale

•

Costul real vs veniturile reale

Excedentul bugetar și / sau veniturile puțin mai mici decât câștigurile anticipate nu stabileşte automat eşecul evenimentului. Este posibil, de exemplu, să nu fi contribuit îndeajuns la veniturile la care v-aţi aşteptat, dar să obţineţi mult mai mult decât un număr mediu de semnături care să fie incluse în buletinele informative de la poşta electronică. Acestea sunt rezultatele de la clienţi noi, unii dintre aceştia să fie foşti clienţi şi să aducă/ contribuie la restul venitului pentru mai mulţi ani.

Pe scurt, există multe criterii care vor fi utilizate pentru a stabili succesul unui eveniment – este de datoria organizatorului evenimentului să decidă ce este relevant ) înainte de eveniment). Alegeţi rezultatele directe ( numărul participanţilor, noi ghiduri de vânzări etc) sau rezultatele indirecte ( îmbunătăţire a renumelui companiei, satisfacţia clienţilor etc).

Chiar dacă este greu să se evalueze cineva dintre aceştia, noile instrumente vor permite tehnicianului să îmbunătăţească modalitatea de calcul a succesului unui eveniment.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

SUBUNITATEA 3: ELEMENTE DE ORGANIZARE A EVENIMENTELOR

În cartea sa « Managementul de succes al evenimentelor: Un manual/ ghid practic», expertul de management/ gestionării evenimentelor Anton Shone declară că în realitate există două cerinţe de bază de evaluare care vor trebui luate în considerare cu gândul de a evalua evenimentul: 1) Evenimentul şi-a atins obiectivele?

2) Ce se poate îmbunătăţi pentru următorul eveniment, dacă există un astfel de lucru?

(Shone, 2001)

În primul rând, scopul este acela de a vedea o imagine mai amplă, legând toate lucrurile mici care s-au întâmplat pe durata organizării şi efectuării evenimentului, astfel fiind posibil să examinăm/ analizăm ce a ieşit bine şi ce putem îmbunătăţi la următoarele evenimente. În al doilea rând, pentru a vedea dacă obiectivele evenimentului au fost satisfăcătoare ( câte persoane aţi fi vrut să vină la eveniment, câţi au venit în realitate, câte persoane speraţi să atrageţi în urma campaniilor de marketing şi relaţiilor publice şi câţi aţi atras în realitate, etc) Atunci când este vorba de organizarea evenimentelor, destinaţia obiectivelor principale este critică, deoarece permite organizatorilor să înţeleagă ce vor sa facă în continuare pentru a găsi cele mai bune modalităţi, cum să facă. (Do, 2014)

Această procedură poate fi analizată prin multe mijloace: 1. Care sunt activităţile care s-au dovedit a fi exact cum aţi dori? Este posibil ca acestea să fie cele care nu vor necesita schimbări pe viitor, pentru că nu trebuie să corectaţi ceva care funcţionează perfect.

2. Care sunt activităţile care au ieşit binem dar nu aşa de bine cum aţi sperat? Sunt acestea pe care le-aţi putea testa – posibil să doriţi să le lăsaţi exact cum au fost, pentru că totul a ieşit bine, dar întotdeauna este posibil să modificaţi câteva aspecte şi detalii, care, în anumite cazuri vă pot ajuta mult.

3. Care sunt activităţile care nu au ieşit bine şi necesită sortare? Acestea sunt activităţile care trebuie depăşite radical şi să schimbaţi nucleul lor. (Shone, 2001) Colectarea informaţiilor pentru procesul de evaluare nu trebuie subestimată ( aşa cum se întâmplă adesea) şi trebuie realizată sistematic şi cu atenţie. Cantitatea informaţiilor depinde de dimensiunea fiecărui eveniment, scării ( scale) participanţilor, etc. Cu toate acestea,

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

cantitatea de informaţii va depăşi aşteptările unei persoane, chiar dacă este vorba de un eveniment mic. Însă, este important să înţelegem că sursele de informaţii colectate trebuie analizate corect, astfel încât studiul să nu fie unilateral, exprimând opinia cuiva şi nu date valabile, deşi uneori se pare că sunt necesare mai multe date pentru a face astfel de evaluări (lucru care bineînţeles este potrivit), se dovedeşte că, chiar şi cu o cantitate mică de informaţii colectate, este posibil să existe multe surse de informaţii care pot fi utilizate.

Datele, care sunt rezultatul acestui proces de colectare a informaţiilor, pot fi împărţite în:

1) Date cantitative: statistici ale participării, date de segmentare a pieţei, date ale vânzărilor, rapoarte financiare şi conturi, analiza impactului financiar, analiza impactului de mediu, analiza impactului social.

2) Date calitative: percepţia participanţilor, interviuri cu participanţii şi cu personalul, note de management şi comentarii, analiza impactului social şi impactului de mediu. În plus, procesul de evaluare este foarte important nu doar pentru managerii de evenimente, dar şi pentru clienţi şi părţile interesate ( cum ar fi consilii, sponsori, clienţi ş.a.m.d.), care insistă pentru un raport relevant cu modalitatea în care resursele au fost folosite şi în ce măsură obiectivele au fost atinse. (Do, 2014.) În total, părţile interesate vor să se asigure că organizatorii şi coordonatorii evenimentelor vor contribui cu bani, cheltuindu-i eficient şi înţelept. Acesta este motivul pentru publicarea rapoartelor şi conturilor finale, în special pentru evenimente publice mari.

Astfel, pentru ca toate părţile interesate să-şi poată exprima părerea lor, imediat după închiderea evenimentului ( cu siguranţă într-o lună), va trebui de asemenea să existe o întâlnire cu diferite părţi interesate pentru evaluarea evenimentului.

Aşa cum am menţionat mai sus, adesea evaluarea evenimentului este tratată ca ceva care este folosi/ manipulat din cauza lipsei de timp, de resurse sau de expertiză, dar acest lucru nu trebuie să se întâmple pentru că acest lucru reprezintă un ajutor pentru următoarele evenimente şi nu trebuie neglijat.

Pe scurt, evaluarea evenimentelor este un aspec important în procesul organizării evenimentelor, deoarece contribuie la evaluarea obiectivelor evenimentului, care activităţi ale evenimentului ar fi putut exista diferite şi care sunt principalele activităţi. În acest fel, mai

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

întai vi se dă ocazia de a deveni un organizator de evenimente mai informat şi în al doilea rând învăţaţi (uneori din succes, uneori din greşeli) cum să gestionaţi evenimentele, astfel încât să fie sustenabile, deoarece, este vorba despre viitor şi nu despre trecut, aşa cum pare uneori.

Evaluarea evenimentelor este de asemenea foarte importantă pentru a asigura părţile interesate că resursele lor au fost cheltuite în mod corespunzător, care de asemenea este relevantă pentru sustenabilitate, pentru că poate îi convinge pe sponsorii şi colaboratorii dvs.

Să rămână alături de dvs şi la evenimentele viitoare.

Paşii care ar trebui să se concentreze pe evaluarea unui eveniment sunt de a decide ce şi cum veţi evalua, ce informaţii va trebui să strângeţi pentru a putea realiza şi în momentul în care informaţiile sunt colectate, să le analizaţi eficient, astfel încât să obţineţi date care pot fi prezentate părţilor interesate la şedinţa de evaluare, care va trebui organizată cel târziu o lună după eveniment.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

SUBUNITATEA 4: INSTRUMENTE DE CONTROL ŞI EVALUARE A EVENIMENTELOR

Evaluarea este aplicarea sistematică a procedurilor de studiu social în vederea monitorizării şi evaluării procedurilor şi rezultatelor evenimentelor şi altor mijloace de comunicare relevante cu obiectivele prestabilite. (Buhl, 2007) Se face o distincție între evaluarea formativă care se desfășoară în paralel cu procedura de gestionare a evenimentelor şi permite ajustări la modificarea parametrilor şi la evaluarea cumulativă care se efectuează după realizarea unui eveniment pentru a măsura performanţa.

Având în vedere că metodele şi strategiile evaluării au fost deja analizate în subunităţile anterioare, aici vom încerca să dăm o prezentare generală rapidă a instrumentelor software care pot ajuta pe organizatorii de evenimente să evalueze un eveniment. Verificarea/ controlul şi evaluarea EVENT se poate realiza utilizând câteva caracteristici ale software-ului care a fost prezentat şi analizat la Unitatea de Învăţtare 4 – Organizarea evenimentelor TIC. Pentru nevoile acestei subunităţi, ne vom concentra pe

instrumentele de cercetare şi pe

instrumentele de monitorizare ale reţelelor de socializare. (Watch, 2017)

Se utilizează instrumentul cel mai frecvent folosit pentru procedurile de evaluare a evenimentelor. În ziua de astăzi, internetul este utilizat de către multe companii, autorităţi, oamenii de ştiinţă pentru a desfăşura tot felul de studii în toată lumea. Fie că este vorba de studiu de piaţă, fie de un studiu de ştiinţă, studiul electronic a fost o modalitate mai rapidă de colectare a datelor de la cei chestionaţi, în comparaţie cu alte metode de studiu/ cercetare cum ar fi metoda hârtie-creion şi interviurile personale.

Avantajele şi dezavantajele studiilor online Avantaje • Cost redus. Nu este nevoie ca, colectarea datelor sa vă coste mii de dolari atunci când singurul cost de comunicare cu cineva este să trimiteţi un e-mail care are un cost mult mai mic în comparaţie cu alte metode.

• Automatizarea introducerii datelor şi accesul în timp real. Participanţii introduc datele lor şi răspunsurile sunt stocate automat într-o bază de date, oferind o gestionare uşoară a datelor şi o posibilitate redusă de erori ale datelor.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

•Timp redus. Deplasările rapide şi timpul de întoarcere sunt posibile prin sondajele online care nu se pot realiza prin metodele tradiţionale. Posibilitatea de colectare a datelor de la un număr mare de respondenţi.

• Confort pentru respondenţi. Pot răspunde la întrebări care au legătură cu programul lor, cu ritmul lor şi pot începe chiar şi un sondaj într-un moment, să se oprească şi să-l finalizeze mai târziu. De asemenea, pot finaliza sondajul online, pe aparatele lor mobile/ smartphones, prin intermediul poştei electronice sau chiar la stand.

• Flexibilitatea designului. Sondajele pot fi programate chiar dacă sunt foarte complicate. De asemenea, puteţi solicita respondenţilor să dea un singur răspuns la întrebări cu o singură variantă de răspuns, astfel încât greşelile se pot diminua. Sondajele standard sunt relativ scutite de diferite tipuri de erori.

• Nu există intervievator. Respondenţii pot fi mai dispuşi să facă schimb de informaţii personale, pentru că nu dezvăluie direct altei persoane. De asemenea, ei pot influenţa răspunsurile în anumite cazuri.

Dezavantaje • Eșantionarea limitată și disponibilitatea respondenților. Este mai puţin posibil ca unele populaţii să aibă acces la internet şi să răspundă la chestionare pe internet. Câteva dintre exemplele respondenţilor includ persoanele vârstnice şi persoanele care locuiesc în zone foarte îndepărtate.

• Potenţiale probleme de colaborare. Cu toate că se realizează sondaje online în multe domenii, pot realiza rate de răspuns egale sau puţin mai ridicate decât acestea prin metodele tradiţionale, utilizatorii de internet din ziua de astăzi sunt «bombardaţi» constant cu mesaje şi pot foarte şterge cu uşurinţă progresul dvs.

• Nu există intervievator. Lipsa unui intervievator iniţiat care să clarifice şi să investigheze, poate duce la date mai puţin sigure. Mai ales în ceea ce priveşte sondaje care adresează întrebări deschise deoarce nu există un intervievator iniţiat care să investigheze răspunsurile respondenţilor.

Cel mai uşor mod/ instrument pentru crearea unui sondaj online este, bineînţeles, utilizarea Formularelor Google. Cineva poate utiliza Formularul Google pentru a colecta informaţii înainte ( nume şi date de contact ale participanţilor), pe durata şi bineînţeles după eveniment, pentru a primi feedback în legătură cu conferinţele şi să concentreze propuneri în vederea îmbunătăţirii. Cu toate acestea, Google Forms nu este instrumentul potrivit oricărei situaţii,

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

din cauza unor limitări legate de caracteristicile şi abilităţile sale ( un astfel de exemplu este «skip logic» care până de curând nu putea fi utilizat pe formularele Google).

Căutând pe internet, poate oricine să găsească sute de instrumente electronice pentru crearea unui sondaj. Înainte de a-l selecta pe cel potrivit pentru cazul/ nevoile dvs, următoarea revizuire «de comparare» privind "Best Online Survey Tools 2017" făcut de PCMAG poate fi un punct bun de start/ început. https://www.pcmag.com/article2/0,2817,2494737,00.asp. Este important de reţinut că în multe recenzii de evaluare, această critică nu este soluţia solicitării dvs şi se propune utilizarea unui material consultativ.

După selectarea unui instrument adecvat de sondaj în cazul dvs, următorul pas este să vă familiarizaţi cu utilizarea şi bineînţeles cu cerinţele sale în ceea ce priveşte competenţele, abilităţile şi resursele. Cel mai cunoscut instrument electronic gratuit este probabil SurveyMonkey.

SurveyMonkey este un software electronic care este bazat pe dezvoltare cloud-based, ca şi companie de furnizare servicii, care a fost înfiinţată în 1999 de către Ryan Finley.

SurveyMonkey oferă gratuit, sondaje personalizabile, precum şi o serie de programe plătite back-end care include analiza datelor, selectarea probelor, eliminarea părtinitoare şi instrumente de reprezentare a datelor. În afară de furnizarea gratuită şi a planurilor plătite pentru utilizatori individuali, SurveyMonkey oferă mai multe alegeri operaţionale pe o scară largă pentru companii care sunt interesate de analiza datelor, gestionarea mărcii şi marketingului bazat pe consumator. (Wikipedia, 2017) De la lansarea afacerii sale in 2013, servicii care sunt orientate către afaceri, SurveyMonkey a crescut dramatic, deschizând un nou centru in San Mateo. SurveyMonkey oferă, printre altele colectare de date, analiza datelor, managementul mărcii şi marketingul consumatorilor pentru Facebook, Virgin America, Salesforce.com, Samsung şi Kraft Foods.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Din 2015, SurveyMonkey are 25 de milioane de utilizatori şi primeşte 90 de milioane de răspunsuri la întrebări într-o lună. Compania a fost numită în lista startup a Forbes Unicorn în 2015. În 2016, SurveyMonkey a fost clasată pe locul 6 în lista forbes Cloud 100 ( Wikipedia).

Articolul de mai jos vă va învăţa cum să creaţi un sondaj electronic cu SurveyMonkey (WikiHow, 2017).

PASUL 1 – Vizitaţi site-ul web al SurveyMonkey la adresa http://www.surveymonkey.com/.

PASUL 2 – Apăsaţi click pe opţiunea «Conectare» în partea de sus a paginii.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

PASUL 3 – Tastaţi numele utilizatorului şi codul de acces ( parola) asociate contului dvs Monkey Survey şi apăsaţi click pe «Conectare».

Apăsaţi click aici pentru a crea un cont Monkey Survey: https://www.surveymonkey.com/MyAccount_Join.aspx?utm_source=account_login.

Alternativ, vă puteţi înscrie utilizând butonul «Înregistrare» cu Facebook sau «Înregistrare» cu Google în partea dreaptă.

PASUL 4 – Apăsaţi click pe butonul « + Creare Sondaj» în partea de sus a paginii.

PASUL 5 – Introduceţi un titlu pentru sondajul dvs şi alegeţi categoria. De asemenea, puteţi să alegeţi «Copiere a unui sondaj existent» sau «Utilizarea unui şablon de sondaj expert»

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

PASUL 6 – Alegeţi un model care să fie util pentru sondajul dvs şi daţi click pe «Următorul».

PASUL 7 – Veţi avea opţiunea de a face modificări în căutarea implicită şi şablonul din partea stângă a sondajului dvs.

PASUL 8 – Apăsaţi click pe «Colectare răspunsuri» din partea de sus.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

PASUL 9 – Daţi click pe metoda pe care doriţi să o utilizaţi pentru a distribui sondajul dvs.

PASUL 10 – Daţi click pe «NextStep».

PASUL 11 – Copiaţi adresa URL şi apoi daţi PASTE în buletinele informative, tweets şi oriunde altundeva, pe care le puteţi posta pentru a vă conecta astfel încât utilizatorii dvs să dea click şi să aibă acces la sondaj. Alternativ, puteţi copia codul HTML pentru a-l adăuga pe un website.

PASUL 12- Proiectaţi sondajul. Deschiderea contului şi cunoaşterea elementelor de bază pentru crearea sondajului, este doar jumătate din procedură. Lucrul real vine din proiectarea unui sondaj eficient care generează informaţiile pe care le veţi obţine după. Acest lucru înseamnă că ştiţi, fără nicio îndoială, ce căutaţi. Crearea unui sondaj fără a avea indiciu cu privire la ceea ce doriți de la el va pierde pur și simplu timpul tuturor celor implicați. În plus, This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

dacă este sigur că sondajul aleatoriu, este foarte posibil să se evite luarea acestuia, mai ales dacă apare ca şi Spam.

Măsurarea prin intermediul reţelelor de socializare sau «monitorizarea mijloacelor sociale de informare » [FT] este o monitorizare activă a mijloacelor sociale de informare, cum ar fi blogurile, wikis, site-uri de ştiri, micro-bloguri cum ar fi Twitter, site-urile reţelelor de socializare, site-uri de partaje video / fotografiilor, forum, panouri de mesaje şi conţinut care este creat de către utilizatori în general ca şi modalitate de a determina volumul şi sentimentul chatului online în legătură cu o marcă şi o temă.

Mijloacele sociale de informare (social media) sunt noul mod de a face afaceri şi marketing.

Ceea ce credem despre produsele şi serviciile noastre nu este la fel de important ca şi oamenii ( precum potenţiali cumpărători) au de zis despre asta şi bineînţeles despre noi. În ziua de astăzi reţelele sociale de informare sunt canalul pe care oamenii îşi pot exprima şi extinde opinia lor pentru un produs sau pentru un serviciu specific sau pentru un EVENIMENT. Ce se întâmplă dacă nu sunteţi acolo ca să auziţi ( şi să răspundeţi) la comentariile lor? Multe instrumente sunt disponibile pentru a vă ajuta să ascultaţi pe social media. Cu toate acestea, dacă nu aveţi o strategie de ascultare a social media, atunci sunt inutile.

Monitorizarea social media este o modalitate foarte bună de a înainta la concurenţii dvs şi să păstraţi clienţii dvs să revină pentru mai mult.

Indiferent dacă aveţi o strategie a social media, întotdeauna trebuie să ascultaţi prin instrumente ale social media. Există multe instrumente de monitorizare şi de ascultare ale social media cum ar fi Google Analytics, Hootsuite, Tweetdeck, Icerocket, raportul socual, Topsy, etc.

Folosind aceste instrumente, puteți afla ce dorește publicul dvs, astfel încât să știți ce veți furniza/ oferi. Acest lucru este similar cu primirea feedback-ului de la audiență fără ca dvs să solicitați. Gândiți-vă la posibilitățile care pot spori/ îmbunătăți eforturile de marketing, punând în valoare gândirea publicului dvs (business.com).

Pentru a fi inclus în categoria de monitorizare a social media, un produs trebuie să (g2crowd):

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

• Ascultați mențiunile specifice prin intermediul social media • Identificați subiecte sau fraze care urmează • Percepție detaliată a clientului • Organizați informațiile clienților • Identificați liderii gândirii și influențatorii Așadar, întrebarea care vine în mintea dvs, încă o dată, este instrumentul pe care ar trebui să/l aleg pentru cazul meu. În scopul de a ajuta găsirea unui răspuns rapid prezentăm pe scurt câteva dintre cele mai cunoscute instrumente pentru monitorizarea activității a social media.

(ProSkills, 2017)

Social Mention Social Mention este o platformă de căutare și analiză a social media care concentrează conținutul creat de către utilizator în toată lumea într-un flux unic de informații. Vă permite să urmăriți ușor și să analizați ce spun oamenii despre dvs., despre afacerea dvs, despre un nou produs sau orice alt subiect din social media pe internet în timp real. Mențiunea Socială monitorizează 100+ rețele sociale inclusiv Twitter, Facebook, FriendFeed, YouTube, Digg, Google etc. Social Mention furnizează un serviciu de căutare și de analiză a social media, notificări zilnice ale social media și API. http://www.socialmention.com/

Hootsuite Hootsuite este o platformă de software pentru relație social care, împuternicește înteprinderile să efectueze/ execute strategii uimitoare și activități din cadrul organizațiilor lor.

Viziunea sa este de a revoluționa comunicările de astăzi. Misiunea lui este să-i convingă pe clienții săi să transformele mesajele în relații importante. Bazată în Vancouver, această soluție populară/ cunoscută de software are peste 500 de angajați care se află în diverse sedii/ birouri: San Francisco, Vancouver, Hong Kong, New York, Sidney, Londra, Singapore și alte țări.

Această afacere populară funcționează cu modelul freemium. HootSuite are cel puțin 10 milioane de utilizatori în mai mult de 175 de țări. https://hootsuite.com/

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Keyhole " Keyhole este un instrument de monitorizare a hashtag pentru Twitter, Facebook și pentru Instagram". Keyhole oferă monitorizarea rețelelor de socializare în timp real pe Twitter, Facebook și Instagram. Este ușor de setat și rezultatele sunt furnizate într-un tabel vizual de control în timp real. http://keyhole.co/

TweetReach TweetReach este un instrument excepțional de monitorizare pentru afacerea dvs, dacă vă interesează să aveți controlul asupra Tweets și pentru a vedea cât de departe ajung.

TweetReach măsoară impactul actual și consecințele conversațiilor rețelelor de socializare.

Este o modalitate foarte bună pentru a afla care sunt cei ma influenți adepți ai dvs, îndrumându-vă implicit spre persoanele potrivite pe care ar trebui să le vizați când doriți să distrubuiți și să promovați un conținut pe internet. https://tweetreach.com/

Howsociable Howsociable este un instrument foarte util pentru măsurarea prezenței social-media al dvs și al concurenților dvs. Un cont gratuit vă permite monitorizarea a 12 site-uri, inclusiv Tumblr și WordPress. Cu toate acestea, dacă sunteți interest de toate 24, cum ar fi Facebook, Pinterest, Twitter, etc. este necesar un cont profesional.

Abordarea Howsociable în monitorizarea socială ( rețelelor sociale) este oarecum diferită deoarece se «prăbușește» pentru diverse platforme de social mass-media, permițându-vă să

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

vedeți care platforme de social mass-media funcționează mai bine pentru dvs și care au nevoie de o dezvoltare suplimentară. http://howsociable.com/

EXERCIȚIU

Provocare: Înțelegerea interacțiunilor și punctele de durere. Ο companie de top ( renumită) de băuturi alcoolice a finanțat un festival cunoscut de muzică împreună cu o varietate de acțiuni pentru mulți ani. Clientul dorea să finalizeze constatările din evaluarea cantitativă anterioară pentru a înțelege mai bine experiența și punctele de durere ale participanților.

Indiciu: Sondajul poate fi efectuat în două faze

Faza 1: Interviurile extensive se pot realiza pentru a înțelege conștientizarea și percepția brand-ului la eveniment.

Faza 2: Au fost realizate observări etnografice, oferind organizatorilor ocazia de a evalua interacțiunea participanților cu marca comercială.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

DE CITIT ÎN CONTINUARE ȘI BIBLIOGRAFIE Buhl, A., 2007. :Controlling und Evaluation von Events. KonzeptionelleGrundlagen, empirischeBedeutung und EntwicklungeinesModellszur Event-Evaluation. Unveröff.

Magisterarbeit: Universität Leipzig.

Business.com, 2017. Business.com. [Online] Available at: https://www.business.com/articles/people-are-talking-are-youlistening-the-importance-of-social-media-monitoring/ [Accessed 1 12 2017].

Crowd, G., 2017. G2 Crowd. [Online] Available at: https://www.g2crowd.com/categories/social-mediamonitoring?segment=small-business [Accessed 1 12 2017].

Do, P., 2014. Event Management Case: The Annual International NIBS Conference in Lahti, Finland. Bachelor’s Thesis Lahti University of Applied Sciences.

Parry, B. & Shone, A., 2001. A practical handbook. Successful Event Management ed. London : Continuum.

ProSkills, E., 2017. EU ProSkills. [Online] Available at: http://www.pro-skills.eu/tools/social-skills/Four%20ears.pdf [Accessed 1 12 2017].

Times, F., 2017. Social Media Monitoring. [Online] Available at: http://lexicon.ft.com/Term?term=social-media-monitoring [Accessed 1 12 2017].

Watch, B., 2017. Brand Watch. [Online] Available at: https://www.brandwatch.com/blog/top-10-free-social-mediamonitoring-tools/ [Accessed 1 12 2017].

WikiHow, 2017. WikiHow. [Online] Available at: https://www.wikihow.com/Create-an-Online-Survey-With-

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Surveymonkey [Accessed 1 12 2017].

Wikipedia, 2017. Wikipedia. [Online] Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/SurveyMonkey [Accessed 1 12 2017].

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.