RO - Learning Unit 1 - AR by AKETH

PLANIFICAREA EVENIMENTELOR ȘI ANALIZA DE CONȚINUT TEHNICIAN ORGANIZARE EVENIMENTE – UNITATE DE ÎNVĂȚARE 1

Conținutul de învățare SUBUNITATE 1: Tipuri de evenimente SUBUNITATE 2: Definirea/ stabilirea publicului-țintă al evenimentului SUBUNITATE 3: Modele de planuri ale evenimentelor

Ore de învățare:

Volum de muncă:

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Obiectivele unității Acțiuni / Realizări Proiectarea unui plan de acțiune specific echipei de management Cunoștințe

Cuprinzătoare despre tipurile de evenimente Cuprinzătoare în legătura cu identificarea publicului țintă al evenimentului

Aptitudini

Identificarea unor diferite tipuri de evenimente, numirea caracteristicilor principale și managementul acestora. Explicația profilului de management, precum și impactului potențial al evenimentelor

Definirea publicului-țintă Cunoștințe fundamentale pentru un eveniment bazat pe pentru modelele de planificare o analiză strategică. al evenimentelor Utilizarea unor diferite modele de design și programarea evenimentelor.

Abilități

Constatarea gradului de competențe pentru organizarea evenimentelor. Integrarea de experiențe de analiză strategică în stabilirea cu succes a publicului țintă aferent unui eveniment.

Aplicarea celui mai adecvat model pentru planificarea și organizarea unui eveniment..

REZUMAT Pe durata acestui modul de formare, cursanții se vor familiariza cu conceptele de bază despre planificare și proiectarea unui eveniment, astfel încât să îi ajute să creeze proiecteze un plan specific în vedea organizării unui eveniment.

În cadrul primei subunități “Tipuri de evenimente”, participanții vor învăța despre ce este un eveniment, tipurile diferite de evenimente și importanța managementului evenimentelor. În cadrul celei de a doua subunități, participanții vor învăța despre stabilirea publicului țintă iar în ultima subunitate vor învăța despre planificarea evenimentelor.

La sfârșitul modulului, cursanții vor trebui să fie capabili/ apți nu doar să definească în detaliu diverșii pași și graficele de timp necesare pentru realizarea unui eveniment, ci și să poată să stabilească rolurile și responsabilitățile diverselor resurse umane și grupurilor la un eveniment, comunicarea dintre aceștia și să încerce să îmbunătățească înțelegerea prin exercițiu.

CUVINTE CHEIE Tipuri de evenimente, public țintă, planificarea evenimentelor, modele de planificare a evenimentelor.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

SUBUNITATE 1: TIPURI DE EVENIMENTE Viețile noastre sunt caracterizate de multe evenimente. Evenimente și alte întâmplări ne însoțesc din momentul în care ne-am născut. Omul are nevoie să organizeze evenimente pentru interacțiunea socială, pentru schimbul de experiențe, de sentimente și în general divertisment și socializare. . (Simões, et al., 2014). Aceste evenimente pot avea loc în mod natural sau pot fi organizate, publice sau private, să fie conectate sau nu cu viața noastră profesională. Poate fi vorba de zile de naștere, căsătorii, nașteri, evenimente organizate de companii, de cluburi sportive, de universități. Evenimentele pot fi simple și ușor de organizat cum ar fi o întâlnire a adunării generale în cadrul unei companii sau complexe, cum ar fi organizarea Jocurilor Olimpice sau organizarea unei expoziții mondiale.

Evenimentele majore (de mari dimensiuni) sunt de obicei evenimente complexe care nu se mai repetă. Sunt organizate doar pentru o singură dată. - Complexe deoarece nu se concentrează doar pe o activitate. - Intangibile deoarece nu am putut să le experimentăm înainte să aibă loc. - Non repetitive deoarece de fiecare dată condițiile sunt diferite. De exemplu, un meci de fotbal pe același stadion cu aceleași echipe, nu este același lucru.

Leo Jago și Robin Shaw descriu evenimentele ca pe “întâmplări speciale care se produc des, la o anumită dată, oferind participanților ocazia de a interacționa pe plan social în afară vieții de zi cu zi”. (Jago & Shaw, 1998)

Evenimentele instituționale prevăd construirea sau consolidarea imaginii unei companii/ instituții. Evenimentele promoționale se concentrează pe creșterea vânzărilor unui produs sau a unui serviciu. Există diverse tipuri de evenimente organizate. De exemplu: -

Târguri/Congrese

Crearea unei echipe (teambuildig)

Spectacole de stradă

Atelier de lucru ( Workshop)

Brainstorming

Evenimente sociale

Evenimente culturale

Evenimente sportive

Evenimente sustenabile

Managementul evenimentelor În legătura cu evenimentele menționate mai sus. Managementul constă în transformarea corectă a resurselor (umane, fizice sau financiare) în produse, servicii și satisfacție. Deci, ce reprezintă managementul evenimentelor? În cadrul dicționarului Cambridge găsim următoare definiție “activitatea de planificare și gestionare a evenimentelor de dimesniuni mari, cum ar fi conferințe, târguri și petreceri”. Printre responsabilitățile managerului de evenimente se numără:

Definirea conceptului de eveniment

Controlul resurselor

Planificarea

Organizarea sarcinilor

Stabilirea rezultatelor

Decizia de a realiza un eveniment

Executarea sarcinilor alocate

Evaluarea rezultatelor și diseminarea acestora

Închiderea evenimentului

Asta înseamnă că prima sarcină a managerului de evenimente este să se gândească și să stabilească tipul și rezultatele evenimentului. Apoi trebuie să planifice evenimentul. Adică să creeze un plan strategic care include viziunea, misiunea, obiectivele, programul, acțiunile și modalitatea de măsurare a rezultatelor. Obiectivele trebuie să fie clare, realiste și măsurabile, precum și să fie cunoscute de toți cei implicați. Diferitele părți interesate pot avea obiective diferite ( de exemplu, candidații și sponsorii pot dori prestigiu, faimă și câștig – participanții satisfacție etc).

Următorul pas este inventarul resurselor umane, materiale și financiare. După ce ați stabilit resursele de care aveți nevoie pentru organizarea evenimentului și le-ați comparat cu resursele disponibile, este timpul să stabiliți rezultatele și să elaborați bugetele. Cu bugetul estimat, managerul de evenimente poate decide dacă evenimentul va avea loc sau nu. Dacă se ia decizia de organizare a evenimentului, atunci trebuie să se implementeze toate

activitățile previzionate. La finalul evenimentului este important să se facă o evaluare și împărtășire a rezultatelor cu partenerii. Sfârșitul evenimentului este momentul în care s-au finalizat toate contractele și activitățile. De obicei, trebuie să începeți să organizați un eveniment cu 4-6 luni mai devreme decât data la care acesta are loc efectiv, dar din nou va depinde de tipul evenimentului.

Turism și evenimente Potrivit Organizației Mondiale a Turismului (UNWTO), o adunare poate fi considerată ca fiind un eveniment, dacă are cel puțin 10 participanți, o durată minimă de 4 ore și va trebui să se realizeze într-un loc diferit față de cel pe care îl folosesc participanții în mod normal. Asta nu înseamnă că evenimentele cu o durată mai mică sau cu mai puțini participanți nu pot fi clasificate ca și evenimente, doar că nu sunt incluse în datele statistice ale Organizației Mondiale a Turismului (UNWTO). Unele evenimente sunt foarte importante pentru dezvoltarea turistică a unei zone. De exemplu, în 2014 în Lisabona a avut loc finala UEFA Champions League și cu toate că stadionul lui Benfica are doar 60.000 de locuri, 100.000 de vizitatori au vizitat capitala Portugaliei ( în special spanioli deoarece meciul s-a jucat între Real Madrid și Atletico Madrid). Acest lucru a avut un impact semnificativ asupra hotelurilor, restaurantelor, altor obiective turistice și general în turism. Un alt exemplu este expoziția EXPO 98 care de asemenea, a avut loc în Lisabona, și care a dus la dezvoltarea unei zone degradate a orașului, în care exista o groapă de gunoi municipală, un abator și o rafinărie de petrol. După expoziție a devenit o zonă atractivă și scumpă pentru locuit, acolo existând acum cel mai mare centru de expoziții al Portugaliei (FIL2) și ΜΕΟ ARENA 3 ( pentru concerte, expoziții, evenimente sportive etc), multe hoteluri, restaurante și birouri de afaceri. Doi factori fundamentali în promovarea destinațiilor turistice sunt DMC (societăți de gestionare a destinațiilor) și PCO (organizatori profesionali de conferințe). DMC oferă organizatorilor de evenimente toate garanțiile de succes pentru că au cunoștințe profunde despre destinație, legile care le guvernează, mediul financiar și social, precum și despre resursele umane și tehnice disponibile. PCO reprezintă mai multe societăți sau liberi profesioniști care sunt specializați în planificarea și organizarea evenimentelor complexe și importante.

Profilul managerului de evenimente

Abilitățile care sunt necesare pentru a fi un manager de eveniment, organizator de evenimente, un director de evenimente sau un PCO sunt:

- Leadership - Spiritul de antreprenor - Cunoștințe în toate domeniile în ceea ce privește gestionarea evenimentelor - Gestionarea echipelor - Echilibru între rezistență și flexibilitate - Muncă sub presiune și gestionarea situațiilor urgente

Impactul semnificativ al evenimentelor Un eveniment mare, are efecte pozitive și negative într-o zonă dierită, de exemplu:

Turism: Pozitiv – promovarea externă a turismului, creșterea cererilor pentru servicii turistice Negativ–creșterea de prețuri a serviciilor cum ar fi: hoteluri, restaurante, pierderea autenticității etc.

Economie: Pozitiv – Creșterea pe cap de locuitor a PIB ( îmbunătățirea calității vieții a populației) -

Creșterea oportunităților antreprenoriale

Negativ – Inflația, speculație imobiliară

Societate: Pozitiv – Creșterea ocupării Negativ - Pierderea valorilor în societate

Cultură: Pozitiv– Restaurarea patrimoniului istoric Negativ – Distrugerea valorilor moștenite

Infrastructură Pozitiv – Îmbunătățirea lanțului de transport Negativ – Creșterea traficului

SUBUNITATEA 2: DEFINIȚIA GRUPULUI ȚINTĂ

“Dacă unul dintre obiectivele dumneavoastră în organizarea de evenimente este să atrageți un public nou la un eveniment – și așa este – trebuie să știți ce tip de public doriți să atrageți atât dumneavoastră cât și clientul dumneavoastră”. (Capell, 2013)

De la un autor la altul, definițiile și criteriile de încadrare a unui eveniment într-o anumită categorie se schimbă. De asemenea, același eveniment poate fi caracterizat în mai multe feluri. După cum veți vedea, o expoziție poate fi dedicată afacerilor, de tip comercial sau culturală. Încadrarea acesteia într-o anumită categorie se face ținând cont de obiectivele urmărite și publicul țintă căruia se adresează. Managerul evenimentului trebuie să fie capabil să poată adapta obiectivele evenimentului cu publicul țintă. Evenimentele pot fi: -

Evenimentele de tip business sau corporative, uzual numite evenimente de tip MICE – Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions sunt organizate pentru stimularea afacerilor. Acestea pot fi: întâlniri de formare, adunări generale sau chiar călătorii de stimulare.

Evenimentele comerciale (incluzând aici târgurile și expozițiile) sunt utilizate pentru promovarea produselor/ destinațiilor/ serviciilor și îmbunătățirea vânzărilor. De exemplu, FITUR4 este o expoziție care promovează Madridul ca destinație în toată lumea.

În cadrul evenimentelor religioase intră de exemplu pelerinajele la Fátima (Portugalia), Santiago de Compostella ( Spania) sau Roma ( Italia).

Activitățile de divertisment sau recreerea au legătură cu festivalurile ( ex: Oktoberfest în Munchen), sporturi (ex: cupele EURO) sau muzica (ex: Rock în Rio).

Evenimente cetățenești (civice) sunt organizate de obicei de instituții publice cum ar fi Uniunea Europeană sau Națiunile Unite (ex. Conferința privind Pământul)

Evenimentele sociale sunt de obicei evenimente private (ex. aniversarea zilei unei persoane sau companii).

Evenimentele culturale pot avea loc în spații deschise sau în centre culturale de expoziții sau centre de expoziții ( de asemenea ROK în Rio poate fi definit ca și eveniment cultural).

Evenimentele comemorative sunt organizate de către organisme publice sau private pentru a sărbători un eveniment istoric.

Evenimentele sociale sunt de obicei private ( ex: evenimente aniversare personale sau private).

Turismul natural este asociat cu activitățile organizate cum ar fi plimbările pe jos în parcuri naturale, monitorizarea munților sau explorarea peșterilor.

Evenimentele pot fi clasificate de asemenea ca: deschise/ închise (dacă participarea este publică sau limitată pe lista de invitați) sau gratuite/ plătite.

Motivațiile participanților – evenimentele sunt organizate datorită participanților și motivației lor care poate varia. Unele evenimentele pot fi încadrate în mai multe tipuri. -

Evenimente economice ( ex: de afaceri sau de parteneriat, expoziții și contracte)

Recreere ( ex: concerte, sporturi, expoziții) – culturale ( ex: concerte, festivaluri muzicale sau de film)

Evenimente politice ( ex: conferință politică)

Evenimente religioase ( ex: drumeții cu destinație religioasă)

În funcție de durată - un eveniment nu va supraviețui ci va “muri” dacă nu se va reînnoi pentru a motiva oamenii să revină. Avem astfel, evenimente: -

De scurtă durată – de la 4 ore până la o săptămână.

De durată medie - de la o săptămână până la 3 luni

De lungă durată - de la 3 luni până la un an.

În funcție de dimensiune: -

Locale – evenimentele locale sunt relevante doar pentru comunitatea în care desfășoară

Hallmarks (evenimente de tip brand) care au o dimensiune globală și care sunt organizate de obicei în aceeași locație, cu aceeași frecvență. Aici se încadrează Festivalul de la Rio de Janeiro (Brazilia) care are loc odată pe an în același oraș

Mega evenimente cum ar fi Jocurile Olimpice, care au o dimensiune globală și necesită dezvoltarea unei infrastructuri specifice, ani de pregătire și impact dincolo de data de închidere a evenimentului

În funcție de periodicitate -

Evenimente unice – se întâmplă doar o dată ( de exemplu: semnarea unui acord).

Evenimente sporadice– nu există program/ grafic de timp

Evenimente care se organizează periodic(regulat), la un interval de timp specific ( ex: o dată/ an, o dată la patru ani).

Indiferent de tipul și de dimensiunea evenimentului, factorii interni ( resurse care depind de organizație) și factori externi (resurse «externe») afectează procesul de planificare. Managerii de eveniment pot utiliza analiza strategică pentru a determina factorii critici pentru succesul unui eveniment. Există mai multe metode pe care aceștia le pot aplica, cum ar fi: •

Analiza SWOT – care se utilizează pentru identificarea punctelor forte și slabe (care sunt determinate de factori interni organizației) și oportunităților și amenințărilor din mediul extern

•

PESTLE – se utilizează pentru determinarea factorilor politici, economici, sociali și culturali, tehnologici, juridici și de mediu care pot afecta organizarea evenimentului

•

Metoda Porter care evaluează cinci forțe: competitivitatea, furnizorii, clienții, noile firme care intră pe piață și amenințarea produselor de substituție.

SUBUNITATEA 3: MODELE DE PLANIFICARE A EVENIMENTELOR Procesul de planificare a evenimentelor este unul strategic și după aprobarea sa acesta nu poat fi modificat decât în cazuri excepționale. De asemenea este un procedură cu un plan pe care toți participanții și intervenienții trebuie să îl respecte. Se poate ca organizarea unui eveniment să fie un proces de lungă durată și va fi mai lung cu cât evenimentul este mai mare și complex. Programul evenimentelor trebuie să fie limitat, astfel încât candidatul trebuie să specifice atunci când este hotărât să înceapă organizarea și să finalizeze încheierea evenimentului. Așa cum am văzut în subunitățile anterioare, este un proces nerepetabil.

Planificarea și organizarea unui eveniment “Obiectivul planificării este de a garanta succesul evenimentului”. ”. (Vieira, 2015) și primul pas pentru crearea unui eveniment este stabilirea scopului și obiectivelor specifice. De asemenea, planificarea și organizarea pot fi caracterizate ca o pre-producție și producție. Procesul planificării poate fi împărțit în setare, implementare/ realizare și închidere. - Setarea – este pre-producția. În acest moment, managerul/ producătorul evenimentului evaluează sustenabilitatea acestuia. Scopurile și tipul evenimentului trebuie stabilite pentru a se lua în considerare toate evenimentele și pentru a evalua cerințele tehnice. Ce tip de rezervări și licențe sunt necesare? De ce resurse ( ex: echipament, decorare, animatori/ vorbitori, premii, transport, asigurări) veți avea nevoie? Planificarea include previziunile financiare, bugetul de venituri și cheltuieli, planul de marketing, plan de marketing, planul de riscuri și situații de urgență, planul de resurse umane. O analiză strategică este foarte importantă în acest moment ( vezi subunitatea 2). - Implementare/ Realizare – este producția evenimentului. Este momentul adecvat pentru a se efectua toate lucrurile pentru organizarea evenimentului. Echipa de planificare va monitoriza și va controla toate activitățile. - Închiderea este momentul pentru evaluarea rezultatelor (impactul mass-media, rezultate comerciale și economice și satisfacția participanților) și să înceteze orice activitate legată de eveniment.

Funcțiile și sprijinul logistic al unui eveniment se referă în principal la: •

Gestionarea locațiilor și infrastructurilor – are sarcini diferite pentru diverse tipuri de evenimente, dar este necesar să vizitați și să verificați problemele locale și tehnice ca sunet și imagine.

Este posibil să fie necesară instalarea semnalizării pentru circulația oamenilor și să existe ieșiri de urgență. Este foarte important ca accesibilitatea să fie sigură pentru toți intervenienții. Servicii precum furnizarea de apă și energie electrică, curățenia, siguranța/ securitatea și serviciile medicale, rețeaua de comunicare și alte servicii precum și alimentarea cu energie electrică (τροφοδοσία) trebuie încheiate și testate. La final, este necesar să dezasamblați/ goliți spațiul. Gestionarea mulțimii – Imaginea unui eveniment global întotdeauna joacă un rol mare privind modul în care se simt participanții pentru recepția și administrarea lor. Dacă va exista o coadă mare pentru acreditare sau utilizarea toaletei, publicul își va aminti pentru o perioadă lungă de timp. -

Gestionarea timpului și muncii/ lucrului – În ciuda faptului că există mai mult sau mai puțin timp pentru a se organiza un eveniment, gestionarea este cea mai importantă sursă pentru organizarea unui eveniment.

Gestionarea pericolelor/ riscurilor – Actele de terorism, abuzul de alcool sau droguri, violența, spațiul și infrastructurile care nu sunt adecvate/ potrivite pentru eveniment sau pentru numărul de participanți sau situații meteorologice nefavorabile, sunt factori de risc pe care nu îi putem elimina, dar trebuie să încercăm să îi minimalizăm cu planuri de urgență. În caz de urgență, sponsorii trebuie să colaboreze și să să furnizeze toate informațiile la poliție, pompieri, centrele de primul ajutor etc.

Este foarte important ca organizarea unui eveniment public să aibă asigurare. -

Programul – Funcțiile și logistica nu au grijă de stabilirea programului, dar sunt responsabile de realizarea muncii/ lucrului necesar pentru a avea loc evenimentul.

Producția tehnică – stadiu, sunet, imagine, lumini

Siguranța – trebuie pregătit un plan de prevenție și de siguranță pentru a se lua în considerare o instituție de comandă a lanțurilor.

Cine ar trebui să cheme poliția sau protecția socială în caz de urgență? Legile despre siguranța/ securitatea evenimentelor se pot schimba de la o țară la alta. -

Comunicarea – În fiecare caz este necesară o rețea de comunicare între organizatori.

Responsabilul evenimentului trebuie să țină legătura/ să fie în contact de fiecare dată când este necesar cu directorul evenimentului/ directorul de producție și cu echipele lor, cu cei de la securitate/ pază, cu responsabilul de relații publice, cu sponsorii pentru a putea răspunde repede în orice situație. Trebuie oferit un formular de contact pionilor principali ai organizării evenimentelor.

Publicitate, Promovare și Relații Publice

Pentru ca oamenii să poată urmări un eveniment, este necesar să comunice cu acesta. Internetul și rețelele de socializare cresc atât de repede și sunt mai puțin scumpe față de mijloacele tradiționale ( afișe, pliante, ziar etc). Nu există o formulă magică în vederea promovării unui eveniment. În funcție de tipul evenimentului sau de tipul publicului pe care va trebui să evaluați și să alegeți. De exemplu, la un eveniment la nivel de companie, pliantele si intranet-ul ( un canal privat fără niciun alt cost suplimentar) poate fi cea mai bună soluție, dar pentru un eveniment care se adresează persoanelor cu o vârstă mai înaintată, se poate face o reclamă într-un ziar, deoarece va avea un impact mai mare față de publicitatea în mass-media. Lista de verificare a evenimentelor Având lista adecvată de verificare pentru evenimentul nostru, este foarte important să nu uităm ceva important. Există multe liste de verificare disponibile pe internet care vă pot ajuta să vă amintiți toate detaliile. Este important să nu uitați că fiecare eveniment cu scopuri diferite și public diferit, are și cerințe diferite.

Exemplul 1 – Lista de verificare a evenimentelor pentru gestionarea resurselor -

Asigurați-vă că obiectivele dvs sunt clare

Asigurați-vă că aveți destul timp

Plănuiți proiectul și atribuiți-l

Estimări practice de sănătate și siguranță

Primul ajutor

Transport

Acces

Activități pentru copii

Fotografia

Asigurări

Rezervări, licențe, faceți un buget pentru eveniment și planificați modalitatea cu care cheltuielile se vor acoperi.

Publicitate

Programați în detaliu

Exemplul 2 – Listă de verificare a probelor și rețelei active PRE-EVENIMENT -

Cerințele guvernamentale locale. Anunțați autoritățile locale despre eveniment și despre aprobarea achiziției ( dacă este necesar).

Contactați Centrul Local al

Vizitatorilor pentru a afla dacă s-au mai organizat și alte evenimente pentru aceeași dată și locație. Buget -

Pregătiți un buget pentru eveniment și monitorizați cheltuielile

Locația -

Alegeți o locație sau spațiu pentru evenimentul dvs

Transportul – oamenii vor parcurge distanțe mari pentru evenimentul dvs? Există parcare sau acces ușor la transportul în masă?

Când este disponibilă locația dvs?

Agenda evenimentului -

Care este scopul evenimentului dvs?

Elaborați calendarul evenimentului

Divertisment cu cărți și MC dacă este nevoie

Colectarea confirmării scrise din divertisment sau MC5

Sponsorizare -

Creați o propunere de sponsorizare

Identificații potențialii sponsori

Furnizarea pachetelor de sponsorizare și monitorizarea în termen de o săptămână.

Utilizați mărturiile sponsorului și asigurați-vă întotdeauna sponsorii

Marketing și Promovare -

Elaborarea unui plan de marketing/ comunicare

Programarea materialului promoțional, textul de bază, logotipul.

Creați un website și optimizați-l pentru motoarele de căutare

Distribuirea de broșuri/ afișe/ poștă electronică/ broșuri în comunitate

Transmiterea informațiilor despre eveniment pe site-uri și agende locale

Diseminați un comunicat de presă

Invitații și înregistrarea participanților

Creați un formular de înregistrare online pe website-ul dvs

Specificați ce este inclus în costul înregistrării ( tricouri promoționale, cină înainte de eveniment etc).

Programați un anunț prin poșta electronică participanților anteriori prin conectarea la formularul de înregistrare online

Autorizații și licențe -

Aplicați pentru obținerea autorizațiile necesare pentru comercializarea alimentelor, pentru zgomot, etc

Aplicați de aprobare pentru construirea de panouri publicitare

Contractori -

Echipament pentru organizare, de ex: scenă, iluminare, sistem PA etc.

Toalete mobile, artificii, generatoare

Confirmați în scris toți contractanții

Asigurați-vă evenimentul – responsabilitatea Primăriei, personal, voluntari etc. -

Managementul riscului

Apelați la personal specializat pentru furnizarea primului ajutor

Evaluarea riscurilor implicând toate părțile interesate

Crearea unui plan de gestionare a riscurilor

Planuri de urgență – vreme umedă, prezență scăzută

Plan de siguranță

Verificarea mulțimii

Securitatea încasărilor

Anunțați poliția, serviciul de ambulanță și pompierii cu privire la organizarea evenimentului

Gestionarea deșeurilor -

Dezvoltarea planului de gestionare a deșeurilor

Reducerea deșeurilor în materiale de marketing

Planul de trafic/ circulație include: -

Semnalizare, parcare pentru persoanele cu dizabilități, parcare VIP, spațiu de staționare acces pietonal, parcare auto, puncte de intrare și ieșire, iluminare, închiderea drumului, promovarea unui transport

Furnizori de produse alimentare -

Asigurați furnizori de produse alimentare și confirmați în scris

Solicitați detalii cu privire la cerințele de electrice

Solicitați copie după Certificatul de Înregistrare al Departamentului de Sanatate

Cerințe pentru instalațiile temporare pentru produse alimentare

Pregătirea locației -

Planificarea/ stabilirea locului evenimentului

Plan de curățenie și întreținere

Curățați spațiul/ tundeți gazonul/ curățați dacă este cazul zona de moloz

Organizați voluntarii și personalul Pregătiți scenarii pentru ceremonii Organizați premii/ trofee/ certificate și decorațiuni

ÎN ZIUA EVENIMENTULUI -

Adunați angajații pentru alocarea sarcinilor;

Organizarea spațiului de înregistrare a voluntarilor și a zonei de divertisment

Asigurați lista de contacte cu numere de telefon a personalului/ voluntarilor.

Verificați ierarhia de comenzi în caz de urgență

DUPĂ EVENIMENT Eliminarea întregului echipament și deșeurilor -

Scrisori de mulțumire către personal, voluntari și restul coordonatorilor

Prezentare de mulțumire către sponsori

Evaluare/ informare cu principalele părți interesate

Închiderea bugetului

Derularea unei ședințe scurte pentru a analiza modalitățile de îmbunătățire a evenimentului

Exemplul 3 – Lista de verificare a Universității Cornell pentru Planificarea Evenimentelor

ÎNAINTE DE EVENIMENT Bugetul -

Pregătirea bugetului estimat

Identificați surse de finanțare

General -

Alegeți calendarul

Rezervați facilitățile necesare

Pregătirea și semnarea contractelor

Rezervați echipamentele necesare

Coordonați alocarea camerelor

Asigurați securitatea

Pregătirea unor spații speciale pentru persoanele cu handicap

Conformați-vă cu politicile Cornell

Vânzări

Strângere de fonduri

Zgomot

Foc pentru festival

Formular de înregistrare la eveniment/ UUP

Decor

Hotărâre cu privire la subiect

Planificare

Achiziționarea de materiale

Construcții

Divertisment

Contracte cu coordonatori

Plata datoriilor

Dezvoltarea strategiei și a graficului de timp

Design-ul afișelor/ posterelor

Crearea și distribuirea comunicatelor de presă

Crearea și prezentarea anunțurilor în presă

Crearea și prezentarea anunțurilor la radio și televiziune

Comitetul pentru Catering

Crearea unui meniu

Selectați agentul pentru Catering

Producția

Pregătire pentru echipamente

Pregătire pentru mutări

Pregătire pentru cazare

Pregătire pentru mâncare

Bilete

Comandarea biletelor

Identificarea punctelor de vânzare

Anunțați biroul de bilete

Asigurați casa de marcat

Altele

CU CÂTEVA ZILE ÎNAINTE DE EVENIMENT, VERIFICATI: -

Organizarea spațiului de desfășurare a evenimentului

Utilizarea și adaptarea echipamentelor

Siguranță/ securitate

Alimentare

Deplasare și cazare

Vânzarea biletelor

Decor

Stadiul final al promovării

Plata serviciilor

ÎN ZIUA EVENIMENTULUI: -

Procurați/ obțineți cutie pentru numerar/ seif

Asigurați transportul oaspeților

DUPĂ EVENIMENT: -

Curățenie

Transmiteți scrisorile de mulțumire

Asigurați-vă că au fost efectuate toate plățile

Dosar de evaluare complet

EXERCIȚIUL 1 Cu privire la impactul evenimentelor, alegeți varianta corectă ( Turism, Economie, Infrastructură, Societate și Cultură) și marcați ca «pozitiv» sau «negativ»:

Situație

Domeniu acoperit

Impact

Situație

Domeniu acoperit

Impact

Promovarea externă

Turism

Pozitiv

Angajare

Societate

Pozitiv

Inflație

Economie

Negativ

Promovarea externă a destinației Angajare Inflație Reabilitarea patrimoniului istoric Pierderea autenticități Traficul

Soluția pentru exercițiul 1

a destinației

Reabilitarea

Cultură

Pozitiv

Turism

Negativ

Infrastructură

Negativ

patrimoniului istoric Pierderea autenticități Traficul

EXERCIȚIUL 2 Completați tabelul 1 în funcție de tipul evenimentelor cu cuvântul dat în tabelul 2: Tabelul 1 Tip de eveniment

Eveniment

Local

Tip de turism

Concert Expoziție Târg Tur pietonal Meci de fotbal Pelerinaj

Tabelul 2 Tip de eveniment

Comercial, Cultural, Petrecerea timpului liber, Religios

Local

Galerie de artă, Sală de concerte, Centru expozițional, Parc natural, Sanctuar sau Stadion

Tip de turism

Afaceri, Cultural, Natură, Religie sau Sport

Soluția pentru exercițiul 2 Tip de eveniment

Eveniment

Local

Tip de turism

Cultural

Concert

Sală de concerte

Cultural

Cultural sau de

Expoziție

Galerie de artă

Cultural sau de

afaceri

Comercial

Târg

Centru expozițional

Afaceri

Petrecerea timpului

Tur pietonal

Parc natural

Natură

Meci de fotbal

Stadion

Sport

Pelerinaj

Sanctuar

Religios

liber Petrecerea timpului liber Religios

EXERCIȚIUL 3 Activitatea 1 Organizați un eveniment la care trebuie înregistrat fiecare participant. De câți asistenți veți avea nevoie, știind că: -

Numărul estimat de participanți – 450

Durată anterioară pentru efectuarea check-in-ului – 1:30 minutes

Check-in-ul va fi deschis pentru o oră

Rezolvarea activității 1 1:30 minute = 90 secunde Timpul necesar pentru check-in-ul tuturor participanților: 450 * 90 = 40.500 Timpul necesar pentru a fi deschis check-in-ul: 1 oră = 60 minute = 3.600 secunde Timpul necesar împărțit la timpul disponibil = 40.500 / 3.600 = 11,25 Este nevoie de cel puțin 12 asistenți/ ajutoare

Activitatea 2 De la 8 până la 12 pași pentru a afla cum să organizați participarea la o expoziție

Rezolvarea activității 2 Cum să organizați participarea la o expoziție : - Stabiliți obiective - Închirierea spațiului unde va avea loc expoziția - Producție - Gestionarea transportului materialelor către si de la expoziție - Angajarea unui responsabil din partea gazdei expoziției ( dacă este necesar) - Creați un grafic de timp - Curățenie profesională - Organizați transportul și cazarea ( dacă este necesar) - Pregătirea materialelor promoționale, publicității și relațiilor publice - Organizați întâlniri ( în cazul în care este vorba de o expoziție comercială)

LECTURI SUPLIMENTARE ȘI BIBLIOGRAFIE Anonymous, 2010. Event Management Plan, s.l.: Gascoyne Development Commission. Anonymous, 2017. Active Network. [Online] Available at: http://www.activenetwork.sg/event-managementresources/articles/sample-event-planning-checklist.htm [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. BGL Business Solutions. [Online] Available at: https://www.blgbusinesssolutions.com/blog/4-steps-to-figure-outthe-target-audience-for-your-next-event [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. Concep. [Online] Available at: http://www.concep.com/targeting-the-right-audience-for-yourevents [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. Cornell University. [Online] Available at: http://www.eventplanning.cornell.edu/docs/event-planningchecklist.pdf [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. Resource Centre UK. [Online] Available at: http://www.resourcecentre.org.uk/information/event-planningchecklist/ [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. The Balance. [Online] Available at: https://www.thebalance.com/what-is-event-management-4067066 [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. The Balance. [Online] Available at: https://www.thebalance.com/what-is-event-management-1223642 [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. Wild Apricot Membership Knowledge Hub. [Online] Available at: https://www.wildapricot.com/articles/event-checklist [Accessed 1 9 2017]. Anonymous, 2017. World Travel & Tourism Council. [Online] Available at: https://www.wttc.org/ [Accessed 1 9 2017]. Capell, L., 2013. Event Management For Dummies. Wiley for Dummies ed. s.l.:s.n. Jago, .. L. K. & Shaw, R., 1998. Festival Management and Event Tourism. s.l.:Cognizant Communication Corporation. Simões, M. M., Isidoro, A. M., Saldanha, S. D. & Caetano, J., 2014. Manual de Organização e Gestão de Eventos. 1 ed. Lisboa: Edições Sílado. Vieira, J. M., 2015. Eventos e Turismo - Planeamento e Organização. 1 ed. Lisboa: Edições Silabo.