RO - Learning Unit 4 - AR by AKETH

PLANIFICAREA EVENIMENTELOR ȘI ANALIZA CONȚINUTULUI

TIC-ul în organizarea evenimentelor – MODULUL TEMATIC 4

Cuprins SUBUNITATEA 1: Avantaje și dezavantaje ale managementului de software SUBUNITATEA 2: Tipuri de software a managementului proiectului SUBUNITATEA 3: Software specializat pentru managementul evenimentelor

SUBUNITATEA 4: Planificare, Monitorizare și organizare a caracteristicilor software-ului managementului de evenimente

Ore formare:

Volum muncă:

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Obiectivele modulului Acțiuni / Realizări Utilizarea unui software specific de management al TIC-ului privind implementarea unui eveniment desemnat Cunoștințe

Aptitudini

Definirea unui software de management adecvat care va fi utilizat pentru nevoile evenimentului, avantaje și dezavantaje Înțelegerea principiilor de bază și tipurilor de software de Compararea sarcinilor management al proiectelor planificate/ programate și al activităților evenimentului cu Soluții principale TIC care se vor acele care vor fi realizate în aplica în managementul timp real utilizând un software evenimentelor specific Este esențial pentru utilizarea eficientă a TIC în planificarea, organizarea și monitorizarea evenimentelor

Pregătirea alocării bugetare pentru fiecare fază/ lucru/ activitate a evenimentului sub supravegherea și îndrumarea managerului de evenimente, utilizând un software specific

Abilități

Funcționează independent atunci când utilizează softwareul selectat pentru managementul evenimentelor Conduce echipa TIC în funcție de nevoile evenimentului pentru a fi implementat Oferiți ajutor managerului evenimentului pentru a stabili nevoile evenimentului privind implementarea Utilizați feedback-ul ca instrument de control al calității evenimentului utilizând TIC-ul

Monitorizarea progresului muncii folosind software-ul selectat pentru managementul evenimentelor

Identificați soluții pentru orice problemă poate apărea pe durata implementării/ realizării evenimentului în funcție de datele care provin din tehnologiile de informare și comunicare utilizate

REZUMAT

Modului tematic oferă posibilitatea cursanților să se familiarizeze cu conceptele softwareului de management de proiect și versiunile acestor concepte specializate pentru managementul evenimentelor. Prima subunitate controlează avantajele și dezavantajele implementării managementului de software.

A doua subunitate examinează/ analizează diverse tipuri de software al managementului de proiect. A treia subunitate monitorizează soluții specializate de software pentru managementul/ gestionarea evenimentelor. Ultima subunitate examinează caracteristicile software-ului de management al evenimentelor din punct de vedere al planificării, monitorizării și organizării posibilităților oferite.

CUVINTE CHEIE

software management de proiect, software gestionare/management evenimente, TIC

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

SUBUNITATEA 1: AVATNAJE ȘI DEZAVANTAJE AL SOFTWARE - ULUI DE MANAGEMENT AVANTAJELE SOFTWARE-ULUI DE MANAGEMENT

Managerii proiectelor au nevoie de instrumente speciale pentru a gestiona și preda la timp proiectele lor. Software-ul de management de proiecte tradițional îi ajută pe acești manageri să efectueze operațiuni/ funcții, inclusiv gestionarea domeniului de aplicare al proiectului, al costului și al resurselor. Software-ul de colaborare modern oferă și mai multe instrumente. Aceste instrumente contribuie la reducerea timpului care se pierde, cum ar fi timpul pe care îl pierdeți căutând fișiere sau date și timpul petrecut pentru a actualiza manual orarele. Este nevoie de instrumente pentru a distribui fișiere, să se comunice în timp real și să se asigure că toti participanții/ membrii echipei lucrează în timp real. Unele instrumente reduc redundanța – consolidează sistemele, astfel încât informațiile să existe într-un singur loc. De asemenea, evită multe versiuni diferite ale fișierelor, care pot contribui la ceea ce unii numesc «coșmarul versiunilor» . (MavenLink, 2017) În afara de diminuarea numărului unor fișiere diferite, de asemenea asigură că echipele folosesc o metodă pentru monitorizarea timpului, sarcinilor, cheltuielilor, altor date/ elemente ale bugetului, cum ar fi facturi ș.a.m.d. Având un sistem care permite echipelor să lucreze creativ/ să fie creative într-un cadru dat. Beneficiile monitorizării timpului este, de asemenea, ceva care trebuie analizat. Adesea, proiectele au faze și faze care de de obicei au termen limită. De exemplu, pe durata unei faze de analiză, un manager/ responsabil de proiect poate solicita de la mai multe persoane să efectueze mai multe sarcini.

Utilizând o diagramă Gantt a programului de management al proiectului, managerul poate vedea o diagramă care indică progresul fiecărei persoane pe toată durata fazei. Software-ul poate avertiza managerul în cazul în care detectează că echipa nu poate respecta termenul limită pe care managerul l-a stabilit pentru faza respectivă.

Rapoartele de progres care sunt produse de către membrii echipei de suport al software-ului de management al proiectelor rămân concentrate și operează/ funcționează într-un mod care vizează scopul. De asemenea, software-ul poate oferi posibilitatea managerilor să realoce și să schimbe sarcinile cu ușurință. De exemplu, dacă doi membri ai echipei finalizează devreme o misiune, managerul poate utiliza software-ul pentru a începe repede altă misiune. Managerii pot crea misiuni/ sarcini utilizând mesajele poștei electronice în anumite aplicații de management al proiectelor și să le transforme în diagrame Gantt.

Comunicarea prin poșta electronică aparent nu prezintă probleme, dar adesea este posibil ca echipele să fie mai productive când se pot conecta la calculatoare și să împartă informații despre proiect în timp real utilizând software-ul de management al proiectului. Căutați un software care oferă acest tip de comunicare dacă membrii echipei dvs nu lucrează în același loc. De asemenea, ajută atunci când membrii echipei pot obține o imagine mai mare a situației unui proiect și a termenelor detaliate de timp. Software-ul de management al proiectelor face acest lucru posibil, reamintind tot ce se întâmplă în timpul unei faze a proiectului și pun la dispoziția tuturor. Software-ul de management al proiectelor dezvoltă o «pâlnie» de comunicare care implică muncă și proiecte atât pe plan intern, cât și pe plan extern cu clienții și cu alte părți interesate.

Planificarea proiectului

Prgoramare și managmentul timpului

Documentare

Software de management de proiect

Comunicare & colaborare

Alocarea resurselor

În plus, cu pornirea software-ului de management al proiectului care se bazează pe cloud (cloud based), nu mai este nevoie ca organizațiile să lucreze într-un singur loc. Aceștia pot lucra foarte ușor ca o echipă în timp ce sunt dispersați pe teritorii geografice, păstrând același acces, actualizări și niveluri de colaborare. Software-ul ca serviciu (SaaS) de soluții de management de proiect facilitează lucrul în echipă – și prin urmare predarea proiectelor, satisfacția clienților și reluarea activității. Atunci când planul dvs «trăiește» în nor (cloud), echipa dvs poate accesa informațiile de lucru necesare oriunde și ori de câte ori este nevoie. Fie că vă aflați la o întâlnire cu client, la eveniment pentru crearea de rețele sau pe canapeaua dvs, software-ul cloud păstrează informațiile în mâinile dvs în loc/ fără să blocheze fișierele calculatorului colegului dvs. Oricare ar fi platforma pe care o utilizează fiecare membru a echipei dvs - Windows, Mac, Linux – nu are importanță, deoarece singurul lucru de care are nevoie o aplicație cloud este conectarea la internet și browserul web. (TeamWork, 2017) Sarcinile sunt îndeplinite mai repede atunci când fiecare membru al echipei poate lucra în mediul în care se simte cel mai confortabil. Software-ul bun de management al proiectelor cloud oferă o siguranță/ securitate inovatoare, folosind centre de date extrem de sigure și servere cu recuperare integrală a dezastrelor. În cazul în care vărsați cafeaua pe laptop-ul dvs, descărcați un virus sau chiar vă pierdeți biroul din cauza unui uragan, vă puteți întoarce la birou fără a pierde vreun ritm din moment ce toate informațiile importante sunt stocate în cloud. În cazul în care pierdeți sau va fi furat

laptop-ul, singurul lucru pe care îl puteți face este să vă logați în contul dvs de pe internet și să schimbați codul de acces privind protejarea datelor sensibile. Cu sistemul de management al proiectelor care se bazează pe cloud, administratorii IT și echipa dvs de rețea, sunt scutiți de întreținerea software. Întrucât furnizorii de software de management al proiectului care se bazează pe tehnologia cloud, au grijă de actualizarea versiunii, crearea unor copii de securitate a datelor (back-up) și alte activități diverse pentru a se asigura că aplicația rămâne disponibilă, accesibilă 99.9% al timpului. Acesta este un alt motiv important pentru care antreprenorii preferă soluțiile bazate pe cloud. Încărcarea excesivă și dependența de echipa de suport IT sunt eliminate cu software-ul care este bazat pe cloud.

În cele din urmă, software-ul automatizează procedurile dvs și oferă un nod central pentru gestionarea resurselor, lucrărilor, graficelor de timp, proiectelor și comunicării. Toate aceste informații care se află/ trăiesc într-un sistem, vă oferă o ocazie imensă de a rula rapoarte de proges – zilnice, săptămânale, lunare sau trimestriale. Sistemele avansate de astăzi pot oferi rapoarte de progres în timp real, astfel încât să puteți vizualiza și distribui cu ușurință informații despre stadiul de implementare al proiectului. Acest lucru nu numai că vă oferă o imagine/ idee despre locul unde vă puteți adapta resursele pentru a lua decizii mai inteligente în ceea ce privește predarea/ livrarea proiectelor, de asemenea vă oferă posibilitatea să dați răspunsuri detaliate și transparente la întrebările părților interesate. Sistemnul de software pentru managementul proiectelor ajută la luarea unor decizii corecte, deoarece aveți toate detaliile într-un loc bine desemnat/ stabilit. Prin urmare, procesul de luare a deciziilor este consolidat și este mult mai precis.

DEZAVANTAJELE SOFTWARE-ULUI DE MANAGEMENT

Software-ul de management al proiectelor are și dezavantajele lui. Selectarea/ alegerea unui sistem necesită o investiție, ceea ce înseamnă că trebuie să examinați cu atenție și să identificați/ determinați care sistem va funcționa pentru fluxurile unice de lucru. Sistemul pe care îl alegeți trebuie să fie ușor de adaptat la nevoile dvs. Va trebui să luați în considerare costul timpului și, eventual, banii pentru formarea/ training-ul angajaților, de asemenea unele programe pot fi foarte costisitoare.

În ceea ce privește controlul accesului, cele mai recente versiuni soluțiilor de administrare/ gestionare a proiectelor bazate pe web permit accesul mai multor utilizatori. În timp ce software-ul de management al proiectelor poate oferi soluții excelente, de multe ori aceste soluții vor trebui proiectate sau să fie rezolvate prin achiziționarea mai multor programe software. Acestea pot fi opțiuni costisitoare și pot fi dificil de implementat. Acest lucru facilitează schimbul de date. Cu toate acestea, în timp ce accesul mai multor utilizator are avantajul său de cooperare, ar trebui să evitați vizualizarea neautorizată a datelor «sensibile» de proiect și să verificați controlul accesului. Dacă de exemplu, uitați să schimbați setările controlului de acces, în acest caz este posibil să aveți «priviri nedorite» care pot vedea informații private în ceea ce privește compania.

Ca și alte aplicații, programele de management al proiectelor au adesea o curbă de învățare care variază în funcție de complexitatea programului. De obicei costă bani pentru achiziționarea unui software de calitate sau pentru utilizarea aplicațiilor de management pe internet. Managerii de proiect trebuie să învețe cum să utilizeze caracteristicile principale ale unui program și să se asigure că membrii echipei învață să utilizeze datele necesare și să implementeze proiectul lor, utilizatorul trebuie să fi înțeles metodologia și vocabularul de management al proiectului. Cele mai multe pachete de software de management al proiectelor se bazează pe acesta ca o condiție prealabilă.

Gestiunea achizițiilor și actualizarea registrelor

Stablirea scopului și controlul până la realizarea integrală

Monitorizarea execuției proiectului

Evaluarea și gestionarea riscurilor

Programarea și auto monitorizarea

Software de management de proiect Strategia de comunicare și gestiunea comunicării cu factorii de interes

Monitorizarea componentelor

Planificarea și execuția resurselor umane

Bugetarea și gestiunea costurilor Planificarea și controlul calității

Este nevoie de timp pentru a planifica un proiect, pentru a stabili etapele, introduce toate datele în sistem și pentru a atribui sarcini membrilor echipei. Software-ul de management al proiectelor, de asemenea, poate forța managerii de proiecte să creeze proiecte mai complicate decât ar trebui să fie. Software-ul de management al proiectelor poate complica proiectele simple. În timp ce utilizarea software-ului de management al proiectelor este o opțiune populară/ cunoscută pentru multe organizații, este posibil ca cele mai simple proiecte să nu necesite software de management al proiectelor.

Atunci când software-ul de management al proiectului nu este utilizat în mod corespunzător, poate complica mai mult sarcinile. Adoptarea tehnologiilor pe care le alegeți este vitală pentru a obține cea mai mare performanță a investiției dvs la un software de management al proiectului, precum și pentru a împiedica angajații să utilizeze sistemul din cauza lipsei de înțelegere a interfeței utilizatorului și funcționalitatea sa completă. Vreți ca software-ul de management al proiectelor dvs să accelereze/ grăbească procedurile și să nu se mai creeze greutăți suplimentare pentru echipa dvs? În loc să «finalizăm un proiect care ne-a fost atribuit», lucru care este scopul Managementului de Proiecte, numiți Manageri de Proiect și care au devenit atât de concentrați și obsedați de metodologie, încât a devenit mai degrabă o «țintă» decât un «instrument pentru obiectiv». Acest lucru pune în pericol implementarea proiectului.

SUBUNITATEA 2:

TIPURI

SOFTWARE

MANAGEMENT

PROIECTELOR

Software-ul de management al proiectelor este disponibil într-o varietate de tipuri/ formate, domenii de aplicare și planuri de stabilire a prețurilor. Pentru a alege ceea ce vi se potrivește mai bine la cerințele dvs specifice, va trebui mai întâi să înțelegeți ce tipuri de software de proiecte există. În acest articol, vom discuta care sunt cele mai importante tipuri și vă vom arăta care sunt cele mai bune pentru anumite companii sau tipuri de muncă. Să sperăm că, imediat după ce veți afla ce alegeri veți face, veți avea posibilitatea să alegeți un serviciu care vă va permite într-adevăr să imbunătățiți managementul proiectului în compania dvs. (Finance, 2017)

Anumite soluții de software sunt specifice doar unui tip, în timp ce alte produse de software dispun de o combinație de tipuri. Atunci când alegeți un software de management al proiectului, obțineți caracteristicile de care aveți nevoie. Cu toate acestea, păstrați fila celorlaltor funcții de care veți avea nevoie în viitor pe măsură ce afacerea dvs se dezvoltă. De asemenea, căutați un furnizor care oferă un software gratuit sau demo pentru cele mai bune/ adecvate caracteristici. Înainte de a compara tipurile de software, luați în considerare cele trei domenii în care se pot clasifica:

• Instalare – Cum se instalează și cum se accesează software-ul • Caracteristici – cum se utilizează software-ul de către utilizatorul vizat • Specialitate – specializare în software

Anumite software-uri de management al proiectelor pot fi cele mai bune din clasa/ categoria lor, da acest lucru nu înseamnă neapărat că sunt bune pentru afacerea dvs. Amintiți-vă ca software-ul este doar un instrument, ceea ce este important este modul în care îl aplicați proiectului dvs. Să analizăm acum tipurile software-ului de management al proiectelor în funcție de cele trei domenii:

Instalare Modul în care doriți să se instaleze sau să se obțină accesul la software va fi un factor în decizia dvs de achiziționare a lui.

On-premise (desktop) –

software-ul de management al proiectului este instalat în

calculatorul sau server-ul dvs. De obicei, se plătește o dată ( sau anual) licența de utilizare a software-ului.

Avantaje • Fișierele sunt întotdeauna la dvs. • Dețineți mai mult control al software-ului • De obicei, nu există taxe recurente pentru reînnoirea licenței

Dezavantaje • Va trebui să atribuiți unui specialist IT administrarea și rezolvarea problemelor care este posibil să apară • Capital inițial mai ridicat/ mai mare pentru achiziționarea calculatoarelor, serverelor și angajarea specialiștilor IT • Puteți accesa software-ul doar de la calculatorul sau serverul dvs, mobilitatea este compromisă

Cloud-hosted – software-ul de management al proiectului este instalat în server și este accesibil în mediul online. De obicei, plătiți un abonament lunar pentru utilizarea softwareului.

Avantaje • Cost scăzut, doar taxa lunară care poate fi în jur de 20 $ • Nu este necesar să angajați un specialist IT, firma de administrare al software-ului vă oferă aceste servicii ( rezolvarea problemelor etc) • Puteți avea acces la software oriunde există o conexiune la Internet. Mobilitatea este un avantaj imens.

Dezavantaje • Fișierele dvs se află în cloud și sunt distribuite cu cei pe care îi alegeți dvs. • Taxe lunare recurente care se adaugă pe parcursul timpului și costă mai mult pe un termen mai lung • Nu aveți în întregime controlul asupra software-ului dvs.

Caracteristici Cum să utilizați software-ul care va determina, de asemenea, soluția corectă pentru dvs de management/ gestionare a proiectului. Software pentru managementul proiectelor personale sau pentru un singur utilizator. Se presupune că doar un singur utilizator va edita/ modifica planul proiectului. Acest tip este folosit adesea pentru proiecte mici top-down, care au o structură clară de început, mijjloc și final.

Colaborativ - software de management al proiectelor care a fost creat pentru mulți utilizatori care pot simultan să citească, să prelucreze și să adauge diverse lucruri în planul proiectului. Cel mai important lucru este că adăugările sau modificările sunt integrate în sistemul total, astfel încât planul proiectului să fie actualizat simultan. Colaborarea poate fi pe mai multe nivele, unde toți vor putea prelucra planul proiectului, alții vor putea să posteze notițe, în timp ce alții pot citi doar datele. Acest tip este folosit pentru proiecte focusate sau compexe cu echipe sau persoane care lucrează în proiecte separate, dar relativ în subproiecte. (TeamGantt, 2017)

Software-ul colaborativ de management al proiectelor îl ajută pe managerul de proiect și pe părțile interesate să estimeze și să monitorizeze atât activitățile succesive, cât și activitățile paralele care se realizează în diverse etape în diferite echipe. De asemenea, acest tip de software funcționează mai bine pe o infrastructură web, unde utilizatorii aflați în locații multiple pot avea acces la planul proiectului și să introducă date în timp real.

Integrat – software de management al proiectului care se integrează în alte aspecte ale funcțiilor antreprenoriale, cum ar fi CRM ( managementul relațiilor cu clienții) sau instrument de colaborare. Acest tip este utilizat pentru proiectele care se suprapun cu alte activități, adesea, procedurile relațiilor cu clienții. De exemplu, o versiune nouă de software poate fi implementat utilizând acest tip de management al proiectului pentru a gestiona proiectul în toate etapele lui de dezvoltare, în timp ce se poate integra un modul CRM pentru a solicita informații legate de erori sau idei pentru noua versiune.

Adesea, aceste tipuri sunt incluse ca și module la multe produse ale software-ului, dar anumite proiecte impun să se utilizeze mai mult o caracteristică decât celelalte caracteristici. Prin urmare, dacă aveți un proiect specializat, va trebui de asemenea să aveți o soluție de gestionare a proiectului care este specializat pe unul sau două dintre aceste aspecte:

Programare/ planificare – acest tip subliniază o funcție de programare, posibil un grafic/ o diagramă Gantt care monitorizează graficul de timp al livrabilelor proiectului. Software-ul de management al proiectului cu orientarea programului este cel mai bun pentru evenimentele publice sau proiecte cu orientare a activităților, cum ar fi concerte, lansare de produse sau evenimente importante. Graficul de timp este stabil, așa că, calendarul devine cel mai important instrument.

Monitorizarea lucrărilor – acest tip subliniază nevoia de a monitoriza îndeaproape disfuncționalitate sau goluri pe parcursul proiectului, astfel încât să se asigure că se întâmpină corespunzător ( problemele). Este foarte util pentru proiectele care dispun de multe condiții tehnice că doar o singură eroare sau modificare de plan poate provoca un fenomen domino de disfuncționalități, influențând astfel întreg proiectul.

Dezvoltarea software-ului necesită acest tip de management al proiectului pentru a monitoriza în mod constant erorile și pentru a le corecta asigurând în paralel că întreg sistemul funcționează așa cum a fost programat/ planificat.

Portofoliul de proiecte – acest tip dispune de o varietate de funcții complexe care permit organizațiilor să gestioneze mai multe proiecte în același timp. Are un tablou de bord care furnizează imaginea de ansamblu cu posibilități de verificare a detaliilor pentru diferitele proiecte. Organizațiile care realizează/ implementează mai multe programe vor trebui să utilizeze acest software de management al proiectului. Deoarece are o prelucrare/ editare mai robustă, monitorizare și alte caracteristici care necesită o infrastructură mai avansată, este de așteptat ca acest tip de software să fie scump. Firmele de construcții, constructorii de imobile și firmele de inginerie sunt unii dintre utilizatorii comuni ai software-ului de gestionare a portofoliului de proiecte.

Pentru a rămâne competitivi în mediul de afaceri din ziua de astăzi care necesită rezultate precise și în timp util într-un interval de timp tot mai restrâns, aveți nevoie de software-ul de management al proiectului. Dar aceste soluții vin în pachete diferite. Cu o percepție/ înțelegere generală a tipurilor lor, sunteți pe drumul cel bun pentru a avea un software de management al proiectelor mai economic pentru afacerea dvs.

SUBUNITATEA 3: SOFTWARE SPECIALIZAT PENTRU MANAGEMENTUL EVENIMENTELOR

Software-ul de management al evenimentelor este termenul general pentru o gamă largă de produse software care sunt utilizează pentru gestionarea conferințelor profesionale sau academice, expozițiilor comerciale, contractelor și evenimentelor mai mici, cum ar fi întâlniri de dezvoltare profesională continuă. (CPD). (Wikipedia, 2017)

Το Eventbrite este, fără îndoială, cel mai popular software de evenimente. Este vorba de o platformă care se bazează pe cloud, care permite organizatorilor de evenimente să planifice, să promoveze și să vândă bilete la evenimente și să posteze pe rețelele de socializare cum ar fi: Facebook, Twitter și pe alte instrumente ale rețelelor de socializare direct din mediul online. (EventBrite, 2017)

Cvent este lider în managementul evenimentelor, în înregistrarea online, în furnizarea spațiului și în tehnologia aplicațiilor mobile pentru evenimente – cu peste 183.000+ de utilizatori activi ai sistemului. Cvent modernizează procedurile tradiționale care au legătură cu managementul evenimentelor. Platforma lor integrată, planificatorii găsesc spații mai

eficient,

programează

evenimente,

implică

participanții,

măsoară

impactul

evenimentelor lor și multe altele. (Cvent, 2017)

Eventzilla oferă cea mai accesibilă soluție de management și de înregistrare a evenimentelor pentru organizatorii de orice tip/ mărime. În cazul în care găzduiți un eveniment, Eventzilla este 100% liber spre utilizare. În cazul evenimentelor plătite, taxa fixă per participant este cea mai mică în industria de azi. Fie că organizați o petrecere a unei zile de naștere, fie un festival de muzică, noi acoperim cu caracteristicile de top din industria pe care le-ați așteptat și câteva altele. (Capterra, 2017)

Platforma complexă pentru emiterea biletelor care se bazează pe cloud pentru presale ( prevânzare), marketing, bilete tipărite și wristbands, rețele de socializare și o serie de

opțiuni

echipament

pentru

vânzarea și scanarea biletelor. Dacă administrați/ gestionați un centru de artă, organizați festivaluri în masă, evenimente mici sau o strângere de fonduri, veți avea tot ce este necesar pentru un eveniment ușor și de succes prin intermediul Purplepass. (Nasdaq, 2017)

Regpack este liderul/ de top, dezvoltând cel mai rapid software de management al evenimentelor în care au încredere peste 5000 de organizații la nivel global/ mondial, cum ar fi NFL și Goodwill. Regpack vă permite să controlați întregul ciclu de viață al evenimentului dvs, din momentul înregistrării dvs până în momentul participării, plata și depunerea rapoartelor, toate, economisind banii dvs! (G2Crowd, 2017)

Trello este o aplicație online de management al proiectelor care a fost creată inițial de software-ul Fog Creek Software în 2011, care sa desfășurat pentru a forma baza în 2014 a unei companii separate și mai târziu a fost vândută companiei Atlassian în ianuarie 2017. Sediul companiei este in New York. (Trello, 2017)

Primavera este un software de management al portofoliului de proiecte pentru întreprinderi. Include capabilități de management al proiectului, de gestionare

produselor,

colaborare

și

control

și

integrează cu alte software-uri ale întreprinderii cum ar fi sistemele ERP ale Oracle și SAP. Primavera a început în 1983 de la Primavera Systems Inc, care a fost cumpărată de către Oracle Corporation în 2008. (Mongolia, 2017)

Asana este o aplicație online și mobile care a fost realizată pentru a ajuta echipele să monitorizeze proiectul lor. A fost înființată în 2008 de către cofondatorul Facebook, Dustin Moskovitz și de către fostul inginer Justin Rosenstein, care s-a ocupat de îmbunătățirea productivității angajaților de la Facebook. (Asana, 2017)

Word-ul și în special Excel-ul se poate utiliza pentru gestionarea evenimentelor. Mai ales funcția de arhivare/ comprimare a corespondenței în cuvânt folosind o foaie de calcul Excel care este foarte utilă. Poate fi utilizat pentru crearea multiplelor documente simultan. (Office, 2017) Aceste

documente

același

aspect,

formatare, text și grafice. Doar niște secțiuni specifice

variază

și

sunt

personalizate.

Documentele pe care le puteți crea în Word cu funcția «merge» includ bulk labels , scrisori, dosare, bilete și mesajele poștei electronice. Există trei documente implicate în procesul de arhivare/ comprimare a corespondenței: 1)

documentul principal

sursa datelor dvs ( database)

documentul comprimat.

VSIS ConfTool, ConfTool’s sistemul codului deschis (open source system ), este disponibil printr-o licență gratuită pentru evenimente nonprofesionale.

Pentru până la 150 de participanți, oferă un formular de înregistrare personalizabil, încărcarea fișierelor și livrările/predările online, precum și formulare online de revizuire. De exemplu, puteți utiliza la o conferință pentru a verifica/ controla participanții. (Medium, 2017) Pentru procesarea plăților în afară de numerar, cecuri sau transferurile bancare, veți avea nevoie de ediția/ versiunea pro. Caracteristici: Înregistrare online, Custom branding, administrarea datelor.

Odoo, aplicația open source are o mulțime de caracteristici pentru fiecare etapă a procesului de planificare a evenimentelor. Puteți crea pagini de evenimente cu o ediție/ versiune ușor de utilizat și să creați o agendă zilnică pentru fiecare eveniment.

Biletele se vând online la nivele multiple, promovează utilizarea integrării automate prin intermediul poștei electronice (e-mail) și social media și

monitorizează succesul site-ului cu

Google Analytics. (Diazgranados, 2017) Odoo oferă de asemenea instrumente SEO și pagini de destinație ( landing pages) și se integrează în totalitate cu restul suitei de aplicatii Odoo.

Carcateristici: Bilete Programul evenimentelor Integrarea socială a mass-media Marketingul poștei electronice Integrarea Google Analytics Gestionarea sponsorilor

OpenConferenceWare este o aplicație web open source pentru evenimente și conferințe. Platforma personalizabilă cu scop general oferă propuneri, sesiuni, grafice de timp, piese și multe altele.

Pentru cunoscătorii tehnologiei, OpenConferenceWare necesită aplicația Rails. Este ușor de personalizat și este o platformă unde oricine poate lista sesiunile unui evenimtn, să creeze și să informeze propunerile, spațiile destinate expozițiilor și să creeze un profil. Administratorii pot crea și să modifice evenimente, să stabilească termenele propunerilor și să gestioneze săli și sesiuni. Caracteristici: Programul evenimentelor Gestionarea spațiului Managementul sesiunilor Sondaje anuale pentru participanți

SUBUNITATEA 4: PLANIFICARE , MONITORIZARE ȘI CARACTERISTICI DE ORGANIZARE A SOFTWARE - ULUI DE MANAGEMENT AL EVENIMENTELOR

Cheia pentru a afla răspunsul la întrebarea: «ce este software-ul de management al evenimentelor?», este să întrebați care sunt caracteristicile software-ului de management al evenimentelor. În funcție de totalul caracteristicilor, aceste soluții oferă instrumente pentru a acoperi etapele de programare a evenimentului și după eveniment. Să identificăm aceste caracteristici principale.

CARACTERISTICI DE PLANIFICARE Instrumente de marketing al evenimentelor Va trebui să integrați pe website-ul dvs cu un instrument de analiză pentru a monitoriza comportamentul vizitatorilor pe site-ul dvs și să identificați punctele slabe pentru a maximiza eforturile de marketing. Software-ul vă va permite să transferați evenimentele dvs direct pe YouTube și pe alte site-uri de partajare video pentru o acoperire mai bună.

Va trebui să existe instrumente de gestionare a instrucțiunilor pentru ca sponsorii să obțină și să gestioneze potențiali clienți pe parcursul evenimentelor.

Au toate caracteristicile unui software de management al evenimentelor, permițând promovarea evenimentului dvs astfel încât să ajungă la un public larg în mediul online și să îi atragă. Posturile de marketing includ și social media, marketingul prin intermediul poștei electronice, mass-media și blog-urile. Creatorul site-ului evenimentului, crează pagina de destinație și înregistrarea dvs online. Majoritatea soluțiilor dispun de elemente plug-and-play cu funcționalitate drag-and-drop, permițând oricum să creeze pagini de evenimente fără niciun fel de obstacol. De asemenea, poate apărea o versiune pentru telefoanele mobile, lucru care este foarte important, fapt pentru care mulți participanți pot avea acces la pagina de destinație de pe telefoanele lor smartphone. Pe cealaltă parte, un expeditor ( mailer) , elimină informații de pe înregistrarea online pentru campanii de marketing ale poștei electronice. Puteți trimite mesaje prin poșta electronică ( e-mail) în diverse etape ale evenimentelor cu teme specifice diferite, adică, să creați ghiduri, să încurajați feedback-ul și să trimiteți memento-uri sau o invitație la acțiune pentru acordurile early-bird. Poșta electronică poate fi marcată de dvs cu câmpuri de comprimare personalizate pentru a acorda mesajului mai mult devotament. Mailer-ul poate, de asemenea, să monitorizeze date în timp real ( deschidere, click, etc) și să afișeze sponsorizări, precum și această platformă este un potențial loc al mass-media a utilizatorilor. Între timp, un calendar al evenimentelor, fie că este încorporat, fie integrat, poate arăta participanților diferitele programe care au fost planificate pentru datele evenimentelor. Anumite soluții permit participanților să dea click pe o dată concretă sau program pe calendar de unde pot rezerva locuri libere.

Managementul Bugetului Este încă o caracteristică de bază care vă ajută să monitorizați capitalurile, să reevaluați cheltuielile și să calculați economiile. Acest modul înregistrează toate tranzacțiile evenimentelor dvs și asigură exactitatea detaliilor a bugetului, având ca rezultat o performanță precisă a investiției. (ROI).

Această caracteristică poate de asemenea să monitorizeze ofertele, extrasele și plățile reale realizate și evaluează costul de bază/ mediu per participant pentru a vă ajuta să calculați estimările. Creați bugetele evenimentelor, monitorizați capitalurile reciproce, calculați costul variabil și evaluați cheltuielile întâlnirii.

CARCATERISTICI DE MONITORIZARE Urmăriți vânzările care promovează reclamele dvs în diferite perioade de timp. Monitorizați vânzările biletelor, disponibilitatea locurilor și participarea – toate într-un loc.

Puteți obține o poză a veniturilor totale ale evenimentelor dvs, biletelor pe care le-ați vândut, accesărilor paginii și plăților. Realizați o imagine de ansamblu în format electronic a vânzărilor și biletelor dvs.

Rapoartele evenimentelor Dezvoltați o «călătorie» ilustrativă a fiecărui participant, acordând o atenție deosebită intereselor, sesiunilor la care au participat și participării de grup. Bara de instrumente pentru asistența software-ului de management al evenimtenlor trebuie să fie accesibil atât de la calculatoare, cât și de la dispozitive portabile. Având în vedere că sunteți managerul evenimentelor, va trebui ca toate elementele importante să fie vizibile de către dvs, cum ar fi numărul total al vorbitorilor, numărul total al cumpărătorilor de bilete/ clienților, producția generală a veniturilor și raportul sondajului.

Raportarea evenimentelor Puteți vedea rapoarte analitice/ detaliate utilizând un software de management al evenimentelor înainte, pe parcursul sau la sfârșitul evenimentului, permițându-vă astfel să luați o decizie mai informată/ corectă.

Anumite soluții permit raportarea în timp real pentru a vă ajuta să evaluați participarea, cheltuielile și alte măsurători de bază și să efectuați ajustări, dacă este necesar, pentru a menține obiectivul. Raportul poate lua forma unor rezumate sau detalii pe care le puteți distribui echipelor, colaboratorilor dvs, sponsorilor dvs și altor părți interesate. De asemenea, tendințele de monitorizare sunt posibile cu evenimentele analitice pentru a vă ajuta să evaluați setul de bune practici. În plus, puteți personaliza rapoartele pentru a vă concentra pe valori importante pentru evenimente viitoare.

CARACTERISTICI ORGANIZATORII Gestionarea participanților

Trebuie să fiți capabili să creați pagini personalizate de înregistrare și să menționați prețurile biletelor cu o opțiune de cumpărare. Permiteți-le participanților să se înregistreze în prealabil pentru întâlnire și permiteți-le să colecteze ecusoanele de identitate pentru a efectua check-in-ul la hotelul la care vor sta pe perioada evenimentului.

Trebuie să existe un sistem pentru scanarea codului de bare (bar code scanning system), astfel încât să puteți scana și să vedeți date pe care trebuie să le primească fiecare participant. Când un participant primește datele sale, va trebui să notați numele lui care se află pe listă. În acest fel, vă puteți asigura că toată lumea primește instrumentele corespunzătoare. Este necesară crearea unei comunități online, Vorbitorii sau artiștii pot introduce numele lor, precum și membri ai publicului. Acest forum online vă va ajuta să aflați ce participanți vă plac sau nu vă plac și deoarece această comunitate online durează mai mult decât un eveniment, oamenii vor interacționa între ei chiar și după o întâlnire sau conferință. Vor împărtăși între ei și prietenii lor știri despre evenimente viitoare. Funcția de scanare a sesiunilor este de asemenea o caracteristică crucială/ critică. În cazul în care evenimentul dvs durează trei zile și există sesiuni/ întâlniri multiple, puteți scana insignele participanților pentru a monitoriza sesiunile care au fost urmărite după numărul maxim de persoane și care sesiuni nu au generat interes în rândul cumpărătorilor de bilete.

Siguranța datelor este probabil cea mai critică caracteristică a unui software de management al evenimentelor. Atât vorbitorii, cât și cumpărătorii de bilete vor împărtăși datele lor personale pe website-ul dvs. Prin urmare, asigurați-vă că software-ul dvs pe care l-ați ales dispune de o tehnologie avansată de protecție a datelor.

Înregistrarea online la evenimente Una dintre caracteristicile remarcabile ale software-ului de evenimente este modificarea datelor de înregistrare de la organizator până la participanți. Acest lucru se realizează prin înregistrare online, unde participanții tastează informațiile lor direct din baza de date a evenimentelor. Soluțiile sofisticare permit chiar și înregistrarea a mai multor sesiuni, unde vizitatorii pot alege programe specifice de evenimente sau ateliere de lucru pentru a urmări. Pentru a proteja integritatea datelor împotriva mesajelor nedorite ( spam) și trolls, aceste sisteme pot include restricții cum ar fi codul de înregistrare sau ID-ul unic al sistemului pentru fiecare invitat. Aceeași bază de date poate fi utilizată pentru marketing-ul evenimentelor și procesarea la fața locului.

Administrarea bazei de date Baza de date se află în nucleul software-ului de management al evenimentelor. Conectează înregistrarea online, lista de oaspeți, lista de corespondență și datele analitice. Căutați posibilități de import/ export, sortarea variantelor pentru a extrage diverse măsurători și integrarea cu principalele sisteme de afaceri pentru CRM, help desk, gestionarea fluxului de muncă și comunicarea în cloud.

LECTURĂ SUPLIMENTARĂ ȘI BIBLIOGRAFIE Asana, 2017. Asana. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/Asana_(software) [Πρόσβαση 1 12 2017]. Capterra, 2017. Capterra. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://www.capterra.com/p/117828/Eventzilla/ [Πρόσβαση 1 12 2017]. Cvent, 2017. Cvent. [Ηλεκτρονικό] Available at: http://m.cvent.com/event-overview.shtml [Πρόσβαση 1 12 2017]. Diazgranados, J. R. A., 2017. Software4uco. [Ηλεκτρονικό] Available at: http://software4uco.blogspot.com.tr/2016/03/ [Πρόσβαση 1 12 2017]. EventBrite, 2017. EventBrite. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://www.eventbrite.com/organizer/overview/ [Πρόσβαση 1 12 2017]. Finance, W., 2017. Warsaw Finance. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://project-management-software.financesonline.com/typesproject-management-software/ [Πρόσβαση 1 12 2017]. G2Crowd, 2017. G2Crowd. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://www.g2crowd.com/products/regpack/details [Πρόσβαση 1 12 2017]. MavenLink, 2017. MavenLink. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://www.mavenlink.com/resources/what-is-projectmanagement-software [Πρόσβαση 1 12 2017]. Medium, 2017. Medium. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://medium.com/@CapterraEvent/the-top-12-free-and-opensource-event-management-software-2afe2fd6ebd1 [Πρόσβαση 1 12 2017]. Mongolia, P., 2017. PMI Mongolia. [Ηλεκτρονικό] Available at: http://en.pmimongolia.mn/blog-item/primavera-software-briefintroduction [Πρόσβαση 1 12 2017]. Nasdaq, 2017. Nasdaq. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://software.nasdaq.com/festival-management-software/ [Πρόσβαση 1 12 2017]. Office, M., 2017. MS Office. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://support.office.com/en-us/article/Mail-merge-using-an-Excelspreadsheet-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3 [Πρόσβαση 1 12 2017]. TeamGantt, 2017. TeamGantt. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://www.teamgantt.com/ [Πρόσβαση 1 12 2017]. TeamWork, 2017. TeamWork. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://www.teamwork.com/project-management-software [Πρόσβαση 1 12 2017]. Trello, 2017. Trello. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/Trello [Πρόσβαση 1 12 2017].

Wikipedia, 2017. Wikipedia. [Ηλεκτρονικό] Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/Event_management_software [Πρόσβαση 1 12 2017].