RO - Learning Unit 8 - AR by AKETH

PLANIFICAREA EVENIMENTELOR ȘI ANALIZA CONȚINUTULUI DE DESIGN

PROTOCOLUL DE EVENIMENT - UNITATEA DE ÎNVĂȚARE 8

Conținutul de învățare SUBUNITATEA 1: Protocolul de evenimente SUBUNITATEA 2: Categorisirea evenimentelor SUBUNITATEA 3: Evenimente speciale SUBUNITATEA 4: Puncte critice potențiale SUBUNITATEA 5: Protocolul de comunicare a evenimentelor

Ore de învățare : Volumul de muncă :

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 1 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

8 25

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the 2 authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Obiectivele unității Acțiuni/Realizări Definirea unui protocol pentru un anumit eveniment Organizarea și monitorizarea implementării protocolului Cunoștințe Cuprinzătoare despre reguli, reglementări, standarde naționale referitoare la diferite tipuri de protocoale de evenimente Cuprinzătoare despre etichetă și/sau stiluri de comunicare stabilite în diferite comunități profesionale, sectorul de afaceri, grupa de vârstă etc. Cuprinzătoare despre diferențele culturale dintre reprezentanții diferitelor grupuri țintă, inclusiv despre specificități naționale Reguli fundamentale ale protocolului internațional, reglementări în implementarea evenimentului

Aptitudini Realizarea corespondenței dintre regulile și procedurile protocolului și caracteristicile specifice ale evenimentului, participanți și cerințele clientului și/sau ale sponsorilor Definirea unor reguli clare și ușor de înțeles referitoare la diferite aspecte ale planificării, organizării și conducerii evenimentelor Discutarea regulilor cu profesioniștii implicați în planificarea, organizarea și conducerea evenimentelor și modificarea cerințelor definite, dacă este necesar Identificarea punctelor critice potențiale și sugerarea de acțiuni preventive

Competențe

Selectarea autonomă a regulilor/regulamentelor/procedurilor /standardelor de protocol aplicabile într-un anumit eveniment Monitorizarea implementării principale a protocolului evenimentului agreat în funcție de program, de reguli și de cerințe Adaptarea protocolului evenimentului bazată pe reflecție, pe feedback, pe realizări proprii, pe dificultăți și pe puncte slabe Instruirea membrilor echipei responsabile și a reprezentanților clienților cu privire la protocolul de eveniment conceput Rezolvarea problemelor care pot apărea în faza de pregătire a evenimentului

REZUMAT Această unitate de formare explică esența protocolului evenimentului pentru diferitele tipuri de evenimente. În primul rând, protocolul pentru un eveniment depinde de tipul de eveniment, ca o adunare publică în scopul celebrării, educației, marketingului sau reunirii. Protocolul este definit ca un sistem de reguli care explică comportamentul corect și procedurile care trebuie urmate în situațiile oficiale. Pe o scară mai largă, practicile dezvoltate între națiuni în cursul contactelor dintre acestea, iar aceste practici au definit esența protocolului. Protocolul este un cadru care permite comunicarea eficientă între diferitele tipuri de lideri și reprezentanții acestora. Protocolul de eveniment reprezintă normele prin care este organizat. Pentru a reflecta schimbările posibile într-un eveniment aflat în desfășurare, protocolul unui eveniment trebuie să fie flexibil și adaptabil la diferiți participanți de pe scena socială sau politică.

CUVINTE CHEIE Protocol, Protocol de eveniment, Eveniment special, Eveniment intra-instituțional, Eveniment la o filială locală, Eveniment regional, Principalele canale de comunicare pentru eveniment, Protocol de sosire, Protocol steag, Protocol de ședere.

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

SUBUNITATEA 1: PROTOCOLUL DE EVENIMENT Cuvântul "protocol" este de origine greacă, iar în Evul Mediu însemna reguli pentru depunerea documentelor și pentru păstrarea arhivelor. În Bizanț, cuvântul însemna de asemenea prima parte a unui document alcătuită din expresii solemne, care enumeră participanții care acceptă acel document. Ulterior, acest termen se aplică regulilor de conduită generală a activității.

Protocolul este definit ca un sistem de reguli care explică comportamentul corect și procedurile care trebuie urmate în situațiile oficiale. Pe o scară mai largă, practicile dezvoltate între națiuni în cursul contactelor dintre acestea, iar aceste practici au definit esența protocolului. Protocolul este un cadru care permite comunicarea eficientă între diferitele tipuri de lideri și reprezentanții acestora. Deși de-a lungul anilor s-a renunțat la unele dintre ceremoniile pitorești și pompoase tradiționale, comportarea în mod corespunzător în situații oficiale este încă foarte importantă pentru menținerea respectului cuvenit și pentru păstrarea relațiilor pozitive cu liderii de stat și locali și cu alți demnitari. Eticheta, în mod similar, cuprinde corpul de maniere prescrise de obicei, de uz sau de autoritate. Este acceptat ca un comportament corect atunci când oamenii se confruntă unul cu celălalt și păstrează respectul față de drepturile și de demnitatea celorlalți. Pe scurt, eticheta reprezintă bune maniere. La fel ca în anii precedenți, există anumite reguli care trebuie urmate pentru a ne atinge scopul de a ne prezenta pe noi înșine fără a ne face de rușine și de a obține un tratament corect și politicos din partea celorlalți.

Prin definiție, „protocol” se referă, în general, la obiceiuri și la reguli de politețe și de curtoazie între persoane și societate. Pentru guvern, națiuni, corporații, organizații, protocolul este un sistem de convenții, proceduri și simboluri care își exprimă identitatea și facilitează relațiile dintre acestea. În urma protocolului, interacțiunile cu alte persoane sunt mai previzibile și oferă un cadru social de bază în care să funcționeze. (Manual, 2017)

Protocolul diplomatic este un tip special de protocol. Reprezintă un set de reguli de conduită care sunt stabilite în practica menținerii relațiilor cu reprezentanții oficiali ai diferitelor state. Este o expresie exterioară a respectului pe care îl datorează reciproc în fața reprezentanților lor. Protocolul diplomatic cuprinde două tipuri de reguli: 1) stabilite într-o anumită țară, respectate de funcționarii țării de reședință în relațiile lor cu reprezentanții altor țări și popoare; 2) stabilite ca norme ale autorității civice, care sunt obligatorii pentru

relațiile dintre reprezentanții diferitelor țări atunci când se află pe teritoriul țării de reședință, precum și relațiile dintre funcționarii din țara de reședință și funcționarii străini cu domiciliul în teritoriul statului de reședință. (News, 2017) Puterea protocolului diplomatic este politică din punct de vedere moral, dar, pe de altă parte, unele dintre reguli au forță juridică.

Protocolul unui eveniment reprezintă acele norme prin care acesta este organizat. Pe de altă parte, protocolul unui eveniment trebuie să fie flexibil și să se adapteze diferiților participanți pe scena socială sau politică. Un manual oficial ar deveni rapid „Biblia Protocolului”, iar rezultatul acestuia va fi inflexibilitatea. (Boswell, 2006) Acesta este motivul pentru care regulile și procedurile protocolului trebuie să corespundă caracteristicilor specifice ale evenimentului, participanților și cerințelor clientului și/sau ale sponsorilor.

”Nu-mi pot aduce aminte niciodată. Telefonul celular stă în stânga sau în dreapta?”

SUBUNITATEA 2: CATEGORISIREA EVENIMENTELOR Mai întâi, protocolul pentru un eveniment depinde de tipul evenimentului. Un eveniment poate fi descris ca o adunare publică în scopul celebrării, educației, marketingului sau reunirii. Evenimentele pot fi clasificate pe baza mărimii, tipului și contextului lor. Este foarte dificil să se împartă și să se clasifice diferite tipuri de evenimente, campanii, spectacole, petreceri, sărbători și diverse forumuri, deoarece acestea se află în simbioză constantă, se revarsă una în cealaltă, genurile sunt numeroase și au numeroase stiluri, tendințe și soiuri. Practic, orice eveniment privat, corporatist, de sucursală sau de altă natură poate deveni special, atâta timp cât este diferit de celelalte și este realizat de profesioniști care își înțeleg munca și fac acest lucru cu multă creativitate și cu mult zel, căutând și atrăgând atractivitatea și unicitatea.

Cu toate acestea, se poate realiza o clasificare generală a diferitelor tipuri de evenimente, cu condiția ca acestea să poată „pluti” mereu împreună, să sintetizeze creativ, conceptual și estetic, pentru a fi rememorate mult timp și pentru a-și atinge efectul și scopul maxime. (González, 2011)

Categorisirea evenimentelor: - Evenimente mondiale - Evenimente speciale - Evenimente și forumuri pentru afaceri și industrie - Evenimente corporatiste și sărbători corporatiste - Evenimente politice - Evenimente de caritate - Sărbători ale orașelor, districtelor, municipiilor etc. - Evenimente muzicale și artistice - Evenimente pentru copii - Evenimente sportive - Evenimente personale, familiale și private și sărbători - Sărbători și evenimente oficiale naționale, internaționale și religioase - Festivaluri de tot felul

Motivele pentru organizarea unui anumit eveniment nu prea pot fi descrise din cauza diversității și multitudinii lor. De obicei, cauza nu este una, ci un set de cauze necesită și impun organizarea oricărui eveniment specific.

Clasificarea generală a motivelor: - Necesitatea evenimentului. Mediul nu poate impune o nevoie specifică și directă de a organiza un eveniment. Este necesar să se desfășoare o anumită activitate și să se rezolve o sarcină specifică care nu se referă la situația actuală și la mediul înconjurător, nu este imperativă și îmbunătățește procesele, adăugând elemente noi și procese de reproiectare. Astfel de evenimente speciale sunt, de exemplu, seminarii regulate lunare sau anuale, întâlniri care se desfășoară într-un calendar provizoriu. Acestea sunt evenimente speciale care sunt pre-planificate în timp și care nu sunt cauzate de schimbări de mediu. În general, acestea sunt evenimente periodice și evenimente care fac parte din politicile principale ale companiei. Aici intră, de exemplu, evenimente personale, precum și alte evenimente legate de sărbători.

- Schimbări în mediu. Apariția schimbărilor în mediul intern și extern, precum și amenințările care sunt vizibile sau într-o anumită măsură previzibile pot reprezenta o provocare pentru instituția nepregătită. Aceste schimbări pot fi atât bune oportunități de recuperare, cât și tendințe și amenințări negative, cărora compania trebuie să le răspundă în mod adecvat printr-un eveniment special. Foarte des aceste modificări sunt asociate cu termenii „eșec” sau „succes”, care sunt limitele inferioare și superioare ale setului de posibile modificări. În numeroase cazuri, succesele înregistrate de companie, poziția sa bună pe piață conduc la un comportament aproape apatic sau la nerespectarea posibilităților de multiplicare și de „sinergie” a succeselor obținute, prin organizarea de evenimente speciale pentru a reacționa la fel de intens atât în caz de eșec, cât și de succes și pentru a gestiona cu succes riscul și pentru a exploata cele mai bune oportunități posibile. (McCaffree, et al., 1977)

-Neînțelegeri (diferențe) în percepții și atitudini. De fapt, există discrepanțe persistente între realitatea obiectivă existentă, percepțiile subiective și ideile despre aceasta, adică ce este realitatea, ce se presupune că este și ce ar trebui să fie. Inconsecvențele pot fi legate de ritmul sau de logica unui proces din mediul intern sau extern, de discrepanțele dintre efortul și resursele investite de firmă și așteptările și atitudinile publicului. Înregistrarea modificărilor reale sau proiectate ale percepțiilor trebuie analizată în mod serios. În practică, este posibil This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ca aceste schimbări să nu apară sau, dacă apar, să fie pe termen scurt și nu foarte semnificative din punctul de vedere al parametrilor și al influenței. Acest lucru impune o așteptare și o răbdare rezonabile, o întârziere în timp sau o selectare exactă a momentului evenimentului. S-ar putea ca pe perioada de pregătire a evenimentului, noile schimbări în percepție să pară că fac inutilă și lipsită de sens implementarea evenimentului planificat. (Froideville & Verheul, 2016) Dinamica pieței și schimbările în percepții și în atitudini nu trebuie să conducă la decizii rapide și nerezonabile, cu risc ridicat.

- Apariția de noi tehnologii, cunoștințe, produse sau servicii. De cele mai multe ori, acestea sunt evenimente legate de afaceri și de comerț, de formare și de știință și nu în ultimul rând de cultură și de artă: promoții și vânzări, noi linii de produse și de servicii, expoziții comerciale și expoziții, licitații de artă, congrese, conferințe, simpozioane, festivaluri de film, festivaluri de muzică, spectacole de modă etc.

- Aspecte demografice, energetice, de mediu, etnice, sociale, culturale, de sănătate și alte probleme globale. Acest grup include evenimente precum „Ziua Pământului”, „Campaniile Anti-Spin”, „Ziua fără țigară”, „O zi fără mașină” și multe altele. (Goldblatt, 2010)

SUBUNITATEA 3: EVENIMENTE SPECIALE Evenimentele speciale sunt evenimente specifice, cum ar fi festivaluri, premieri, interviuri, evenimente de presă etc. Acest grup de evenimente cuprinde tot felul de festivaluri, concerte, emisiuni, evenimente de masă, spectacole rutiere. În general, acesta este un set de evenimente care au un efect benefic asupra imaginii companiei sau asupra mărcii. Rezultatul unei serii de acțiuni PR profesionale este un feedback pozitiv extins al publicului țintă, exprimat prin creșterea loialității față de companie și prin creșterea interesului potențialilor clienți.

În funcție de amploarea și de influența lor, evenimentele speciale pot fi clasificate după cum urmează: 1. Evenimente interinstituționale. Acestea privesc organizația, unitățile și subdiviziunile acesteia și „tipurile de public intern” ale acesteia. Acestea sunt atelierele de lucru, team building-ul în legătură cu politicile instituției, recalificarea personalului pentru a dobândi noi competențe etc. Aceste evenimente și rezultatele acestora sunt în mod indirect legate de segmentele de public externe și de publicul țintă, utilizatorii de produse și de servicii. (Goldblatt, 2010)

2. Evenimente locale. Acestea sunt legate de entitățile și de obiectele locale relevante din segment/sector și au adesea un caracter operațional, de lucru și de campanie. De exemplu, sincronizarea eforturilor hotelierilor, restauratorilor, operatorilor de turism, comercianților, companiilor sportive și instituțiilor culturale și istorice înainte de sezonul turistic de vară sau de iarnă. Această categorie include evenimente speciale care prezintă produsul sau serviciile companiilor locale din una sau mai multe industrii (industria ușoară, de băuturi răcoritoare, de produse alimentare etc.).

3. Evenimente regionale. Acestea sunt evenimente care, indiferent de specificul lor, afectează în general regiunea în cauză și mai multe segmente de public. Participanții la aceste evenimente sunt, în principal, reprezentanți ai companiilor din regiune. Aceste evenimente au un impact semnificativ asupra dezvoltării economice și culturale istorice a regiunii și sunt reflectate de mass-media. Acestea pot fi evenimente organizate o singură dată dintr-un anumit motiv, dar mai des există un motiv pentru realizarea lor periodică și pentru afirmarea lor ca tradiție. (Goldblatt, 2010)

4. Evenimente naționale. În cadrul acestor evenimente speciale, participanții, obiectivele și funcțiile evenimentului sunt legate de mai multe regiuni sau sectoare ale țării. Aici, de exemplu, toate congresele naționale și republicane, conferințele, evenimentele sportive, festivalurile, expozițiile și multe altele.

5. Evenimente internaționale. Aceste evenimente speciale „trec dincolo” de granițele statului, ale regiunii și ale sectorului. În principal, pentru acestea numărul de participanți străini, obiectivele, funcțiile și rezultatele sunt supranaționale.

6. Evenimente remarcabile (unice). Acestea sunt evenimente speciale care sunt de obicei tradiționale, și-au stabilit numele și se identifică cu spiritul unei regiuni, al unui oraș, al unui stat. Acestea sunt larg răspândite, populare și se bucură de un larg interes și de o largă atenție, sunt prestigioase, reflectate pe larg în media și sunt asociate cu niveluri ridicate de turism și de impact și influență economice.

7. Evenimente intercontinentale. Acestea sunt evenimente speciale la scară largă, care afectează întreaga economie sau sectoare mari ale acesteia, iar aceste evenimente se reflectă în media globală, se bucură de un mare prestigiu, de popularitate și de segmente de public alcătuite din milioane de persoane. Exemple de astfel de evenimente sunt Expozițiile Mondiale de Comerț, Jocurile Olimpice, Campionatele Mondiale și altele.

Natura condiționată a acestei clasificări este prestabilită prin utilizarea mai multor criterii sau atribute, dar este suficient de clară în ceea ce privește diferențierea și evaluarea evenimentelor speciale în funcție de scară, de influență și de participanți. Un eveniment poate intra simultan în două sau mai multe categorii. (Goldblatt, 2010)

Organizarea unui eveniment special poate avea loc în mai multe moduri diferite, iar acest lucru este determinat de obiectivele stabilite. În plus, tipul sau profilul evenimentului, amploarea sa, bugetul și dacă acesta face parte din activitatea specifică organizației sunt de cea mai mare importanță. Care sunt obiectivele este important deoarece, în numeroase cazuri, evenimentul nu duce neapărat la dividende financiare, ci este legat de construirea imaginii, a reputației, de afirmarea mărcii etc.? Există, bineînțeles, evenimente precum expozițiile comerciale și expozițiile, în care obiectivele sunt, de asemenea, de a genera

profit. Numărul participanților la eveniment, publicul, bugetul și scara determină într-o mare măsură ce abordare trebuie aleasă pentru eveniment.

SUBUNITATEA 4: PUNCTE CRITICE POTENȚIALE Următorul pas este identificarea punctelor critice potențiale și sugerarea unor acțiuni preventive. Protocolul se aplică ori de câte ori interacționează persoane sau entități, dar întrebările tind să apară numai atunci când există diferențe între acestea între rangul oficial sau cultura sau funcția (adică atunci când oamenii nu sunt siguri de reguli). (Allen, 2000) Iată câteva întrebări pe care le puteți adresa atunci când simțiți că pot apărea probleme de protocol: -

Care sunt nivelurile organizaționale sau informale ale celor implicați?

Este recomandabil să angajați alte instituții sau alte persoane? Cine ar trebui să facă legătura?

Este necesară o invitație oficială? Cine este semnatarul potrivit? Acest lucru nu implică necesitatea unei invitații tipărite - e-mailul de la persoana potrivită poate fi în regulă. În orice caz, este util să includeți într-o invitație un contact logistic sau de program, mai ales dacă semnatarul este un lider senior.

Care este forma corectă de adresare?

Cine va trimite un mesaj de mulțumire după eveniment?

Cine reprezintă alegerea potrivită pentru a saluta și a escorta un vizitator și pentru a efectua prezentări? Este posibil ca aceștia să nu fie una și aceeași persoană. Unde are loc salutul?

În cazul în care există un program de discursuri la evenimentul dvs., cine va deschide programul/va face onorurile/va sta cu oaspeții dvs. în public?

Există alte probleme legate de locuri rezervate sau repartizate pentru a fi luate în considerare? - Care sunt nevoile unei delegații sau ale personalului însoțitor - program separat și cazare separată sau rămân cu toți ceilalți? - Va fi necesară o urmărire în afară de un mesaj de mulțumire? Cine va fi responsabil și cine ar trebui inclus în conversație?

SUBUNITATEA 5: PROTOCOLUL DE COMUNICARE A EVENIMENTULUI Uneori, la evenimente este necesară diseminarea informațiilor oficiale, în special a modificărilor în ordinea de zi, modificări ale locurilor de desfășurare în curs, modificări privind ordinea vorbitorilor, calendarul ajustat sau alte reguli etc. Protocolul de comunicare necesită respectarea structurii ierarhiei care permite diseminarea fără probleme și rapidă a informațiilor. (Radde, 2009)

Mai jos sunt descrise câteva dintre metodele oficiale de comunicare la care toți participanții trebuie să se asigure că au acces în timpul evenimentelor. Înainte de evenimente, majoritatea informațiilor (adică datele de încheiere, lista confirmată de participanți etc.) pot fi trimise prin e-mailuri. (Radde, 2009)

Canalele principale de comunicare Pentru anunțurile despre evenimentele în desfășurare, protocolul utilizează canalele principale de comunicare, de exemplu Twitter, Facebook, E-mail etc. Participanții la un eveniment trebuie să fie informați despre canalele oficiale pentru anunțuri referitoare la evenimentul în curs. Trebuie să vă asigurați că mai mulți oameni din echipa dvs. pot accesa

canalele la un eveniment. Desigur, vom folosi și alte metode de comunicare, pentru a trimite știri urgente participanților, dar comunicarea oficială va fi prin intermediul canalelor principale.

Anunț mai amplu Dacă va fi necesar un spațiu mai mare pentru a explica ceva în detaliu, informațiile vor fi adăugate pe site, cu un link postat pe Twitter sau pe Facebook etc. Organizatorii vor avea de asemenea o copie.

Față în față Organizatorii se străduiesc să contacteze personal toți participanții, de obicei, deplasându-se prin tot locul de desfășurare. Acolo li se va oferi voluntarilor formularea specifică a anunțului nostru, însă orice discutăm dincolo de acea formulare nu este neapărat linia oficială - este preferabilă consultarea principalelor canale de comunicare

Telefon

Participanții pot fi contactați prin mesaje text sau prin telefon, la numerele incluse în formularul de înscriere. Cu toate acestea, experiența arată că, în mod frecvent, numărul dat este pentru cineva care nu este neapărat prezent la eveniment sau că telefonul anumitei persoane s-a descărcat uneori; prin urmare, aceasta nu este metoda oficială de comunicare, ci mai degrabă un alt mod de a-i anunța pe unii participanți că trebuie să consulte canalele de corespondență pentru informații: Twitter, Facebook, E-mail etc. Anumite lucruri pot fi postate prin intermediul altor canale dacă există timp - totuși, acestea fie vor relua canalele de corespondență pentru informații (sau site-ul web), fie vor îndruma participanții să consulte contul relevant sau să contacteze organizatorii. Pe scurt, se recomandă să se încerce asigurarea că mai mulți membri ai unei echipe participante urmăresc principalele canale de comunicare.

Protocolul de întâlniri internaționale Protocolul de sosire Unele detalii de luat în considerare: • Participanții principali ai dvs. sau oaspeții sosesc din afara orașului? • Nivelul acestora este suficient de ridicat pentru a fi întâmpinați la aeroport și la hotel înainte de eveniment? Sau trebuie pur și simplu să se descurce până la locul de desfășurare? • Le veți trimite o gustare sau o sticlă de vin în camere? • Dvs. sau cineva din organizația dvs. le veți fi gazdă la cină în seara dinaintea evenimentului?

Protocolul pentru steag • Locul de onoare este la stânga publicului (pe umărul drept al vorbitorului). • Steagul național, ca țară de origine, deține locul de onoare, urmat de stat, oraș, universitate, organizație etc. (Radde, 2009)

Protocolul de ședere Există diferite tipuri de protocol de ședere: -Clasă - ideală pentru grupuri care au nevoie să ia notițe -Conferință - ideală pentru grupuri sub 20 de ani care discută și trebuie să ia notițe sau să consulte materiale -Formă de U - ideală pentru grupuri sub 30 de ani cu un vorbitor desemnat, discuții aprinse și necesitatea de a scrie sau de a consulta materiale

-Piață - ideală pentru grupuri sub 40 de ani cu discuții aprinse și necesitatea de a scrie sau de a consulta materiale - Pătrate de discuție - ideale pentru orice dimensiune de grup care trebuie să se împartă în grupuri mai mici - Teatru - ideal pentru orice dimensiune de grup care nu are prea multe discuții sau nu are nevoie să consulte materiale. (Radde, 2009)

CLASSROOM = CLASĂ Ideală pentru grupuri care nu au prea multe discuții, dar au nevoie să ia notițe CONFERENCE = CONFERINȚĂ Ideală pentru grupuri sub 20 de participanții, cu discuții aprinse și necesitatea de a scrie sau de a consulta materiale U SHAPE = FORMĂ DE U Ideală pentru grupuri sub 30 de participanți, cu vorbitor desemnat, discuții aprinse și necesitatea de a scrie sau de a consulta materiale HOLLOW SQUARE = PIAȚĂ Ideală pentru grupuri sub 40 participanți, cu discuții aprinse și necesitatea de a scrie sau de a consulta materiale MEETING SQUARES = PĂTRATE DE DISCUȚIE Ideale pentru orice dimensiune de grup care trebuie să se împartă în grupuri mai mici

THEATER = TEATRU Ideal pentru orice dimensiune de grup care nu are prea multe discuții sau nu are nevoie să consulte materiale

Cea mai simplă abordare de urmat: • Gazdă și co-gazdă – OPUSE una față de cealaltă. • Oaspete de onoare - la DREAPTA gazdei. • Cel de-al doilea oaspete de cea mai înaltă clasă – la DREAPTA co-gazdei. • De acolo, scaune în ordinea clasamentului, alternând pe fiecare parte a gazdei și a cogazdei. • Țineți cont de echilibrarea între numărul de bărbați și cel de femei, de abilitatea lingvistică, de interesele sau de expertiza suprapuse. • În mod ocazional, cel mai bun plan de așezare poate necesita un protocol de întrerupere. De exemplu: evenimente neoficiale; așezarea oaspeților pe baza a ceea ce au în comun, mai degrabă decât pe baza rangului; constrângerile de timp ale vorbitorilor; preferința publicului principal.

Cadouri • Nu uitați să includeți suveniruri pentru vorbitori, dar și cadouri de nivel mai ridicat pentru principalii dvs. participanți/oaspeții dvs. • Gândiți-vă la ce se potrivește cu tema evenimentului, cu gusturile și cu interesele participanților principali, cu instituția sau cu locația; este ideal să fie un cadou care reflectă spiritul sau valorile instituției sau o cauză care este importantă pentru gazdă. • Artiștii locali și produsele alimentare locale sunt mereu potrivite pentru a fi luate în considerare pentru cadou. • Nu uitați că prezentarea este la fel de importantă ca și cadoul.

Comunicare • Informați-vă principalii invitați cu privire la normele culturale (de ex. obiceiurile de schimb de cărți de vizită, utilizarea adecvată a glumelor etc.) • Folosiți conversații despre locul de desfășurare și despre produsele alimentare ca elemente care stimulează discuțiile. • Atunci când comunicați cu invitați care nu folosesc limba engleză ca limbă principală, vorbiți clar și lent, dar nu strigați.

• Mai presus de toate, comunicarea este cheia pentru a crea o experiență pozitivă pentru oaspeții dvs., pentru public și pentru voluntarii dvs.

Protocolul unei întâlniri sau al unui eveniment cu participanți care reprezintă mai multe culturi este o provocare. Este important să rețineți într-un mediu internațional extrem de divers că participanții la întâlniri au propriile etichete, maniere și gesturi culturale. Unii pot începe întâlnirea la ora 8 fix dimineața, alții pot să pălăvrăgească, iar alții pot întâmpina dificultăți chiar și în a se urni.

Înainte de întâlnire, este important să se comunice scopul întâlnirii. Care este scopul întâlnirii? De ce participați? Dacă este posibil, trimiteți o ordine de zi înainte de întâlnire. Odată ce un cadru este în vigoare, participanții pot înțelege mai bine unde se potrivesc. Planificând un eveniment multicultural, participanții vor avea și diferite stiluri de comunicare. Unele culturi rezonează cu ascultare reactivă înainte de a vorbi, în timp ce altele sunt impulsive și emoționale.

Mai degrabă decât să grupați împreună culturile, încercați să combinați întâlnirea. Acest lucru permite crearea de relații transculturale și de abilități de comunicare interpersonală. După întâlnire, asigurați-vă că toți participanții se află pe aceeași pagină, rezumând subiectele principale din timpul întâlnirii. Simplificați semnificațiile, pentru a vă asigura că nu se pierde nimic prin traducere. Utilizați documentele de urmărire, pentru a minimiza orice confuzie pentru participanți.

Un rol-cheie al planificatorilor de întâlniri și de evenimente este să-i facă pe toți să se simtă confortabil și să creeze un mediu sigur. Atunci când participanții la întâlnire reprezintă o mare varietate de culturi și de etnii, aceasta poate reprezenta o provocare.

Eticheta și protocolul de afaceri Eticheta și protocolul de afaceri sunt importante pentru crearea unei comunicări de afaceri de succes. Cu toate acestea, atunci când trebuie să lucrați cu companii străine, trebuie să rețineți faptul că ceea ce este acceptat în țara dvs. poate fi inacceptabil în altă parte a lumii. În general, respectați maxima: „Când vă aflați la Roma, procedați ca romanii”. Iată câteva îndrumări utile în acest sens. (PTPN, 2017)

Realizați un studiu Este extrem de important și chiar obligatoriu să studiați particularitățile relațiilor de afaceri din țara în cauză. Acest lucru vă va salva cu siguranță în situații ciudate, care v-ar putea afecta succesul afacerii. (Chron, 2017)

Gestionați oboseala Nu lăsați oboseala călătoriei să vă afecteze. Dacă aveți ocazia, încercați să ajungeți în țară cu câteva zile mai devreme, pentru a avea timp să vă odihniți și să vă adaptați la ore diferite. Beți multă apă și limitați consumul de cafeaua și de alcool, deoarece deshidratarea va crește senzația de oboseală. Aveți grijă să nu vă supraaglomerați înainte de călătorie, ceea ce vă va epuiza. Un alt truc pe care îl puteți utiliza este să vă setați ceasul la ora nouă a zilei cu câteva zile înainte de plecare.

Integrați-vă în mulțime Când ajungeți, asigurați-vă că nu vă opuneți tendințelor. Îmbrăcați-vă ca oamenii din țara străină și să încercați să vă comportați ca aceștia. Aflați cuvinte și expresii cheie: acestea vă vor fi cu siguranță de folos și veți face, de asemenea, o bună impresie.

Fiți respectuos Chiar dacă nu aveți o opinie bună despre țara pe care o vizitați, nu o arătați în niciun fel. Fiți respectuoși, nu condescendenți.

Respectați ierarhia Verificați dacă ierarhia țării se bazează pe vârstă, sex etc., pentru a vă ajuta să evitați situațiile dificile. Este momentul să remarcăm că trebuie să fim atenți cum abordăm o persoană. Fiți precaut cu utilizarea numelui mic. Unii ar dori să evite atmosfera oficială, dar este mult mai sigur să optați pentru domnul/doamna și numele de familie. Utilizați această formă de adresare până când vi se solicită în mod explicit să folosiți un nume mic, care în unele culturi este posibil să aibă loc sau nu. În ceea ce privește titlurile, acestea pot avea o greutate extraordinară, deci nu le subestimați. Germania, de exemplu, este una dintre țările în care trebuie să includeți „profesor", „inginer" și altele în adresare. Ascultați cum vă prezintă cineva și analizați cărțile de vizită. Oamenii din Australia judecă munca făcută și nu sunt impresionați în mod special de titluri.

Acordați atenție r0lului sexului În cazul în care călătoriți într-o țară în care religia joacă un rol crucial, acordați atenție relațiilor dintre sexe. De exemplu, în țările arabe trebuie să strângeți mâna partenerilor dvs. de afaceri, dar atingerea unei femei, fie și europeană, este considerată tabu. În Argentina, femeia trebuie să întindă prima mâna către bărbat. (Post, 1999)

Gestionați politica de schimb de cărți de vizită Rețineți câteva reguli importante pe care trebuie să le îndeplinească eticheta de schimb de cărți de vizită: cartea de vizită trebuie să se afle într-o stare excelentă și este de așteptat să o oferiți personal interlocutorului dvs. În țările arabe, nu le oferiți niciodată cu mâna stângă, iar dacă vă aflați în Singapore, în Japonia sau în China, oferiți și primiți cărți de vizită cu ambele mâini. Nu uitați să le oferiți numai dintr-un suport de cărți de vizită. Așteptați să fiți prezentat cuiva și numai după aceea oferiți-i cartea dvs. de vizită. Când primiți cărți de vizită, este o idee bună să spuneți cât de utile sunt acestea și apoi să le puneți în suportul dedicat. Nu le lăsați la întâmplare, deoarece acesta este un semn de lipsă de respect.

Respectați intimitatea altora Spațiul personal este un concept larg: de exemplu, unele persoane se vor simți inconfortabil dacă sunteți prea aproape de acestea, dar scurtarea distanței poate fi destul de normală în alte părți ale lumii. Încercați să nu pătrundeți în spațiul personal al persoanelor cu care comunicați, în acest scop, verificați ce este tipic pentru o anumită țară. Dacă cineva pătrunde în spațiul dvs. personal, nu vă retrageți, chiar dacă vă simțiți inconfortabil, deoarece veți trimite un mesaj greșit interlocutorului dvs.

Planificați timpul Fără îndoială că timpul înseamnă bani, dar în cazul în care comunicați cu reprezentanții unei națiuni care este mai relaxată în situații complexe, nu considerați ca fiind un afront personal dacă întâlnirea de afaceri sau masa de prânz sunt mai lungi decât în țara dvs. de origine sau dacă se pierde un timp oarecare așteptând. Încercați să fiți punctuali, dar și să înțelegeți obiceiurile străinilor.

Nu treceți cu vederea strângerea de mână Rețineți că eticheta de strângere de mână variază pe tot globul. De exemplu, America Latină se caracterizează printr-o strângere de mână ușoară și de lungă durată, pentru Rusia - o

strângere de mână puternică. Rețineți că strângerea de mână poate fi însoțită de îmbrățișare, de sărut sau de plecăciune, în funcție de locul în care vă aflați în lume.

Fii atent la cadouri Aveți grijă când acordați cadouri cu sigla firmei dvs. Faceți acest lucru dacă sigla este discretă, iar în țări precum Portugalia, Spania și Grecia, uitați de astfel de cadouri. Rețineți că în anumite locuri (de exemplu, în Africa), darul este acceptat de îndată ce îl primiți, dar în alte țări, cum ar fi China, de exemplu, este nepoliticos să deschideți darul în prezența persoanei care vi l-a oferit. Tradițiile din diferite țări afectează în mod inevitabil eticheta de afaceri în relații, așa că nu uitați în niciun moment de unde este persoana cu care trebuie să comunicați.

EXERCIȚIU PROFILUL PROTOCOLULUI PROFESIONAL

Alegeți numărul care vă descrie cel mai bine: 0 - Deloc

1 - Aproape deloc 2 - Neutru 3 - Deseori 4 - Întotdeauna

Protocolul de networking

Stabilesc cu ușurință contacte importante și urmăresc oportunitățile de afaceri. ......................................................... ... 0 1 2 3 4

Mă simt în largul meu să intru într-o cameră plină de persoane necunoscute și să-i prezint pe alții și pe mine ................................. 0 1 2 3 4

Cunosc

toate

elementele

pentru

face

primă

impresie

favorabilă

.................................................................. .. .0 1 2 3 4

Pot iniția o conversație și o pot continua ... ........................................................................... 01234

Urmez regulile spațiului, contactul privirilor, poziționarea mâinilor, strângerea moderată sau fermă a mâinii ..................... ....................... ............... 0 1 2 3 4

Protocolul de dineu

Știu cum să mă descurc cu un aranjament care are patru furculițe și cuțite, 2 linguri și 5 pahare ......................................................... .. 0 1 2 3 4

Știu cum să țin și să folosesc corect un cuțit și o furculiță și cunosc „semnalele de servit silențios”........................................ 0 1 2 3 4

Știu regulile pentru când să încep o masă, folosirea șervețelului și pasarea sării și a piperului .................................................... 0 1 2 3 4

Sunt încrezător în purtarea adecvată la masa de afaceri, de la extinderea invitației până la achitarea facturii .......................................................... 0 1 2 3 4

Urmăresc eticheta rândului la bufet și știu trucuri pentru a utiliza în mod înțelept timpul petrecut la coadă ..................................................................... 0 1 2 3 4

Protocolul privind era digitală

Știu și respect în mod corespunzător utilizarea difuzoarelor și a telefoanelor mobile .......................................................... 0 1 2 3 4

Știu cum să utilizez telefonul ca instrumentul meu de comunicare nr. 1 de afaceri ......................................................... 0 1 2 3 4

Știu cum să trimit e-mailuri clare, concise și respectuoase, la care să primesc răspuns .................................................... 0 1 2 3 4

Știu cum să organizez un mesaj vocal, astfel încât să se răspundă mesajului meu ............................................................... 0 1 2 3 4

Știu cum să creez un mesaj de salut care să invite la discuție și care să-i încurajeze pe apelanți să lase un mesaj ........................................ 0 1 2 3 4

Protocolul internațional

Mă simt în largul meu să particip la un dineu cu oricine, în stil american sau continental ...................................................................... 0 1 2 3 4

Cunosc

diferențele

culturale

dintre

ce,

când

și

cum

oferă

daruri

................................................................ 0 1 2 3 4

Știu diferențele dintre rolurile sexelor, gesturile și alte protocoale de afaceri, înainte de a pleca în străinătate .................................... ... 0 1 2 3 4

Știu cum să găzduiesc un vizitator internațional, astfel încât să se simtă binevenit în țara mea ................................................................... 0 1 2 3 4

Înainte de a merge în țara de vizitat, caut expertiză și elaborez strategii înainte de întâlnire. ......................................................... 0 1 2 3 4

Protocol Asistență clienți

Știu cum să-i întâmpin și cum să-i salut pe clienții mei, așa că vor face afaceri cu mine ...................................................... 0 1 2 3 4

Cunosc cuvintele și expresiile potrivite care comunică eficient și îmi mențin clienții fericiți .......................................... 0 1 2 3 4

Știu cum să fiu jucător de echipă și recunosc că tot ceea ce fac eu afectează rezultatul final ..................................... .......... 0 1 2 3 4

Știu cum să conduc o întâlnire în mod eficient și cum să fiu participant activ ....................................... 0 1 2 3 4

Știu cum să satisfac clienții dificili și exigenți .............................................................. 0 1 2 3 4

Total Profil protocol profesional.............................. ________

90 - 100 - Remarcabil: afișați o imagine profesională. Rafinarea cunoștințelor în domeniu vă va face chiar mai bun.

70 - 89 - Peste medie: puțină rafinare vă va ajuta să vă distingeți de concurență.

50 - 69 - Acceptabil: aveți un punct de plecare, dar trebuie să vă actualizați imaginea profesională, pentru a rămâne în cursă.

Mai puțin de 50 - Slab: o îmbunătățire a cunoștințelor dvs. profesionale vă va ridica imaginea profesională pentru a vă asigura un avantaj concurențial.

DE CITIT ÎN CONTINUARE ȘI BIBLIOGRAFIE

Allen, J., 2000. Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events. Planificarea evenimentelor: cel mai complet ghid pentru întâlniri de succes, evenimente corporatiste, gale pentru strângere de fonduri, conferințe, convenții, stimulente și alte evenimente speciale) Ed. a 2-a. s.l.: Ediție kindle Wiley. Boswell, S., 2006. Protocol Matters (Probleme de protocol), s.l.: Canon Press. Chron, 2017. Chron. [Online] Disponibil la: http://smallbusiness.chron.com/importance-business-etiquette-2900.html [Accesat 1 12 2017]. Froideville, G. M. D. & Verheul, M., 2016. An Expert's Guide to International Protocol: Best Practices in Diplomatic and Corporate Relations. (Ghidul unui expert pentru protocol internațional: cele mai bune practici în relațiile diplomatice și corporatiste) Ed. a 2-a Amsterdam: Amsterdam University Press. Goldblatt, J. J., 2010. Special Events: A New Generation and the Next Frontier. (Evenimente speciale: o nouă generație și următoarea frontieră) Ed. a 6-a s.l.:John Wiley & Sons. González, F., 2011. Values and Ethics for the 21st Century, (Valori și etică pentru Secolul 21) s.l.: BBVA. Manual, T., 2017. SNAC 2017. [Online] Disponibil la: http://www.cogic.org/adjutancy/files/2017/07/SNAC-2017-Training-Manual-.pdf [Accesat 1 12 2017]. McCaffree, M. J., Innis, P. & Sand, R. M., 1977. Protocol: The Complete Handbook of Diplomatic, Official and Social Usage. (Protocol: manualul complet de utilizare diplomatică, oficială și socială) s.l.: Editura Durban. News, D., 2017. Daily News (Știri zilnice). [Online] Disponibil la: http://dailynews.lk/2016/03/28/features/77580 [Accesat 1 12 2017]. Post, E., 1999. Etiquette in Society, in Business, in Politics and at Home (Eticheta în societate, în afaceri, în politică și la domiciliu). Bartleby.com ed. New York: s.n. PTPN, 2017. PTPN. [Online] Disponibil la: http://www.ptpn.poznan.pl/Wydawnictwo/czasopisma/our/Our-Europe-2-2013.pdf [Accesat 1 12 2017]. Radde, P. O., 2009. Seating Matters : State of the Art Seating Arrangements (Probleme legate de așezare: cele mai moderne aranjamente de așezare). s.l.:Thriving Publications.