Establishment of a Modular Ecvet System in Europe Project Code: 2015-1-TR01-KA202-022287
ETKİNLİK PLANLAMA VE TASARLAMA İÇERİKLERİ ANALİZİ ETKİNLİK DEĞERLENDİRMESİ – ÖĞRENME ÜNİTESİ 10
10
Öğrenme İçerikleri ALT ÜNİTE 1: Etkinlik Değerlendirmesine ilişkin Yaklaşımlar ve Modeller ALT ÜNİTE 2: Etkinliğin başarısı ALT ÜNİTE 3: Etkinlik Organizasyonuna ilişkin Unsurlar ALT ÜNİTE 4: Etkinlik Kontrol ve Değerlendirme Araçları
Öğrenme saati:
10
İş yükü:
25
Establishment of a Modular Ecvet System in Europe Project Code: 2015-1-TR01-KA202-022287
Ünitenin Amaçları Yapılacaklar/ Kazanımlar Özel etkinlik değerlendirmesi araçlarını tasarlayın
Bilgi Etkinlik değerlendirmesine yönelik yaklaşımlara ve modellere ilişkin kapsamlı bilgiler Etkinliğin başarısına ilişkin kapsamlı bilgiler Etkinlik organizasyonuna yönelik unsurlara ilişkin kapsamlı bilgiler Etkinlik kontrolü ve değerlendirmesine yönelik araçlara ilişkin temel bilgiler
Beceriler Etkinlik değerlendirmesine ilişkin yaklaşımları ve modelleri tanımlayın ve etkinlik değerlendirme modellerine ilişkin sözcükleri değerlendirin Bir etkinliğin başarısını ölçün Etkinlik organizasyonuna ilişkin unsurları tanımlayın Etkinlik kontrolü ve değerlendirmesine ilişkin araçları geliştirin
Yetkinlikler Farklı etkinlik değerlendirme yaklaşımlarının ve modellerinin değerlendirilmesine ilişkin yetkinlik düzeyini teşhis edin Başarılı etkinliklere ilişkin deneyimleri etkinliklerin tasarımına entegre edin Etkinlik organizasyonuna ilişkin unsurları vurgulamak suretiyle etkinlik kontrol ve değerlendirme araçlarını tanımlayın
ÖZET
Bu eğitim modülü, eğitim alan kişilerin etkinlik değerlendirmesine ilişkin kavramları öğrenmelerini sağlamaktadır. Birinci alt ünite, etkinlik değerlendirmesine ilişkin yaklaşımları ve modelleri etkinlik öncesi değerlendirme, izleme ve kontrol süreci ile etkinlik sonrası değerlendirmesi ışığında irdelemektedir. İkinci alt ünite kapsamında, önceden tanımlanmış başarı kriterlerine dayalı olarak etkinliğin başarısı açıklanmaktadır. Üçüncü alt ünite, etkinlik organizasyonuna yönelik unsurları ele almaktadır. Son alt ünite ise etkinlik kontrolü ve değerlendirmesine ilişkin araçları analiz etmektedir.
ANAHTAR KELİMELER
Etkinlik Değerlendirmesi, Etkinliğin Başarısı, Etkinlik Organizasyonuna ilişkin Unsurlar, Etkinlik Kontrolü, Değerlendirme Araçları
175 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
ALT ÜNİTE 1: ETKİNLİK DEĞERLENDİRMESİNE İLİŞKİN YAKLAŞIMLAR VE MODELLER
Etkinlik değerlendirmesi, etkinlik yönetim süreci için kritik öneme sahiptir. Planlama süreci kapsamında, nihai sonuçlarının ve başarısının belirlenmesi için etkinliğin en başında belirlenen amaçların ve hedeflerin kıstas olarak kullanıldığı son aşamadır. Etkinlik yöneticilerinin kendi süreçlerini değerlendirmelerine ve etkinlik sonuçlarını kilit paydaşlara iletmelerine imkân sağlamaktadır. Etkinlikler ekonomimizde gittikçe merkezi bir hal aldığı ve ev sahibi kuruluşlar veya hükümetler tarafından ciddi boyutta yatırımlar yapıldığı için, etkinliklerin sonuçlarını doğru bir şekilde değerlendirmek giderek önem kazanmaktadır. Ekonomik değerlendirmesi, değerlendirme literatürü ve uygulaması alanının büyük bir kısmını domine ederken, ekonomik, sosyal ve çevresel etkilerin üçlü kâr hanesi hükümetler ve araştırmacılar tarafından giderek fark edilmekte ve önemsenmektedir. Etkinlik sektörü hala oldukça yenidir ve bazı alanlarda meşruluğunu ilan etmek ve meslek olarak kabul görmek için uğraşmaktadır. Sektörün güvenilirlik kazanmasının en iyi araçlarından biri, etkinliklerin dürüst bir şekilde ve eleştirel bir gözle değerlendirilmesidir; böylece, sonuçları bilinmekte, faydaları kabul görmekte ve sınırları kabul edilmektedir; ancak etkinlik değerlendirmesi, yalnızca “etkinlikler için sura üflenmesi”nden çok daha derin bir amaca hizmet etmektedir. Kavramlara ilişkin anlayış kazanılan, dersler alınan ve etkinliklerin mükemmelleştirildiği sürecin tam kalbindedir. Etkinlik yöneticileri, etkinliklerin planlanmasında ve değerlendirilmesinde hem birincil hem ikincil araştırma kaynaklarını bulmak ve bunlardan yararlanmak zorundadır. Usulüne uygun bir şekilde gerçekleştirilen ve uygulanan etkinlik değerlendirmesi, etkinliklerin sürekli gelişimi ve etkinlik sektörünün ayakta kalması ve itibar görmesi için kilit rol oynamaktadır. Bu nedenle, etkinliklerini usulüne uygun bir şekilde değerlendirmek ve bu değerlendirmeyi paydaşları ve ilgili gruplarla paylaşmak tüm etkinlik yöneticileri için yüksek derecede öncelik arz etmektedir. İyi bir şekilde yapılırsa, etkinliklerin itibarını arttırmakla kalmayacak aynı zamanda Profesyonel etkinlik yöneticileri olarak kendi itibarlarını da arttıracaktır (Parry & Shone, 2001).
Etkinlik Değerlendirmesi nedir?
Etkinlik değerlendirmesi; sonuçlarının doğru bir şekilde değerlendirilmesi için bir etkinliğin uygulanışının eleştirel bir gözle gözlemlenmesi, ölçülmesi ve izlenmesi sürecidir. Değerlendirme, bir etkinliğin ömrü boyunca gerçekleşen devamlı bir süreçtir. Bir etkinliğin temel özelliklerini ve önemli istatistiki bilgilerini genel hatlarıyla açıklayan bir etkinlik profilinin oluşturulmasını sağlamaktadır. Aynı zamanda etkinlik paydaşlarına geri bildirimde bulunulmasına imkân sağlamakta ve gelişmelerin analizi için bir araç sunarak etkinlik yönetimi sürecinde önemli bir rol oynamaktadır. Bununla birlikte, bu kapsamda kullanılan üç farklı terim vardır: • Etkinlik öncesi değerlendirme: gerçekleştirilmeye uygun olup olmadığından emin olmak için etkinlik öncesinde gerçekleştirilen fizibilite çalışmaları olarak da bilinmektedir. • İzleme ve kontrol süreci: etkinliğin olması gerektiği gibi gitmesinin ve gerekli olması halinde, iyileştirici önlemlerin alınmasının sağlanması için etkinliğin uygulanışı sırasında gerçekleştirilmektedir. • Etkinlik sonrası değerlendirme: etkinlik sonuçlarının ölçülmesine ve etkinliğin iyileştirilebileceği yollara odaklanmaktadır.
1.Etkinlik öncesi değerlendirme
Etkinlik konsepti gözden geçirildikten ve etkinliğe ilişkin ilk kapsam çalışması tamamlandıktan sonra, etkinliğin mevcut zaman dilimi içerisinde ve kaynaklarla başarılı bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceğini irdelemek elzemdir. Bu süreç, aynı zamanda fizibilite çalışması olarak da adlandırılmakta olup dahili olarak veya harici bir kuruluşa sözleşme yoluyla verilen daha büyük çaplı etkinlikler durumunda da gerçekleştirilebilmektedir. Fizibilite çalışmasına dayalı olarak, etkinliğe devam edilip edilmeyeceğine dair bir karar verilecektir. Shone ve Parry (2010), “tarama süreci” ile kast ettikleri şeyin, etkinliğin fizibilitesinin incelenmesi olduğunu açıklamaktadırlar. Bu; etkinlik konseptinin etkinliğin ihtiyaçlarına ve etkinliğin uygulanması için etkinlik yöneticisine sağlanan mevcut kaynaklar ile ne ölçüde bağdaştığını tespit etmek için pazarlama taramasının, operasyonel taramanın ve finansal taramanın kullanılmasını içermektedir.
176 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
Pazarlama Taraması
Pazarlama taramaları; etkinliğin hedef kitlesinin etkinlik konseptine ne şekilde tepki gösterebileceğinin ve konseptin kitle için davetkâr ve cezbedici olup olmadığının irdelenmesini içermektedir. Bunu tespit etmek için, çevresel tarama sürecinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu; etkinliğin yenilikçi ve popüler mi yoksa sıkıcı, sıradan ve tahmin edilebilir olarak mı algılanacağının belirlenmesine yardımcı olacaktır. Basının konsepte tepkisi de iyi bir barometre olacaktır. Basın temsilcilerinin etkinlik konseptini güncel bulmaları halinde, etkinliğin tanıtılması sırasında büyük ihtimalle etkinlik yanlısı olacaklardır. Basın tepkisinin zayıf olması halinde, ilgi uyandırmak ve izleyicinin katılımını sağlamak zor olacaktır. Bu değerlendirmenin büyük bir kısmında, etkinlik yöneticileri kendi bilgilerine ve arkadaşlarının, çalışma arkadaşlarının ve paydaşların konsepte verdikleri tepkilere itimat etmek zorunda kalacaklardır. Bilhassa etkinlik kapsamında büyük bir yatırımın söz konusu olması halinde, alternatif yol, bir tür piyasa araştırması yapmaktır. Bu, etkinlik yönetim şirketinin kaynakları dahilinde veya piyasa araştırması gerçekleştirmek veya grup araştırmasına odaklanmak için pazarlama uzmanları görevlendirilmek suretiyle yapılabilmektedir. Söz konusu araştırma, konseptin piyasa genelinde kabul görme olasılığının yanı sıra hedef kitlenin etkinliğe ilişkin ne kadarlık bir bütçe ayırabileceği veya piyasa beklentilerinin veya gerekliliklerinin karşılanması için etkinlik konseptinin nasıl uyarlanabileceği gibi ilave bilgiler de ortaya koyabilmektedir. Çevresel taramadaki başka bir faktör de piyasa genelindeki diğer etkinliklerin yarattığı rekabetin incelenmesi olacaktır. Bu adım, hedef piyasa genelinde benzer zaman dilimi içerisinde benzer tür veya konulu başka etkinlikler olup olmadığını veya büyük çaplı etkinliklerin veya resmi tatillerin hedef piyasayı etkileme olasılığı olup olmadığını irdeleyecektir.
Operasyonel tarama
Operasyonel tarama, etkinliğin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyulan becerileri ve kaynakları değerlendirmekte ve etkinlik yöneticisinin bu beceri ve kaynaklara sahip olup olmadığını veya bunları geliştirip geliştiremeyeceğini veya bunları satın alıp alamayacağını incelemektedir. Örneğin; etkinlik konseptinin uygulanması için uzman teknik beceriler gerekebilecektir. Etkinlik yöneticisi, etkinlik şirketi personelinin bu becerilere sahip olup olmadığını veya harici bir tedarikçinin bunların sağlanması için devreye alınmasının gerekli olup olmadığını irdelemek zorundadır. Konseptin uygulanması için özel lisanslara, izinlere veya sigortaya ihtiyaç duyulabilecektir. Etkinlik konseptinin çok yenilikçi ve zorlayıcı olması halinde, etkinlik yöneticisinin dahili risk derecesini göz önünde bulundurması gerekebilecektir. Yenilikçi bir etkinliğin gerçekleştirilmesi istenebilir; ancak bu, maliyetli olmasının yanı sıra elde olan becerilerin ve kaynakların yetersiz olması nedeniyle etkinliğin başarısızlıkla sonuçlanması durumunda utandırıcı olabilir.
Finansal tarama
Finansal tarama, Shone ve Parry (2010) tarafından tavsiye edilendir. Bu tarama; etkinlik organizasyonunun etkinliğin gerçekleştirilmesi için gerekli olan yeterli finansal bağlılığa, sponsorluğa ve gelire sahip olup olmadığını incelemektedir. Bu sürecin ilk adımı, etkinliğin yalnızca masrafları çıkarmasının mı (kurumsal bir tanıtım etkinliği olarak gerçekleştirilmesi halinde genellikle durum budur) yoksa ev sahibi kuruluşlar için kâr getirmesinin mi amaçlandığına karar vermektedir. Bir sonraki adım, beklenen maliyetlere ve etkinliğin gelirine ilişkin “yaklaşık” bir bütçe hazırlamaktır. Etkinliğin parçalarına ayrılması, her parçanın maliyetinin oluşturulmasına ilişkin tahmin yürütülmesine olanak sağlayacaktır. Defterin maliyet kısmına ciddi miktarda fazla miktar eklenmelidir; zira etkinliğin bu aşamasında az tahmin edilen veya henüz belirlenemeyen maliyetler söz konusudur. Gelirin hesaplanması, uygun fiyatlandırma stratejisine karar verilmesini ve bilet satışlarının kafa kafaya geldiği noktanın belirlenmesini gerektirebilmektedir. Hesaba katılacak diğer kilit gelir kalemleri; hem nakdi hem ayni olan devlet desteklerini veya yardımlarını, ticaret gelirini ve sponsorluk desteğini içerebilmektedir. Sponsorluk potansiyelini göz ardı etmemek önemli olup gerçekçi bir tahminde bulunmak için piyasaya ilişkin Profesyonel tavsiyeye veya temel yaklaşıma ihtiyaç duyulabilecektir. Bunun yanı sıra, nakit akışı da finansal tarama kapsamındaki önemli bir husustur.
2.İzleme ve kontrol süreci
Proje, bir dizi süreçlerden ve aşamalardan geçecektir. Birinci tablo, bu süreçleri göstermektedir. Proje süreci; esaslı bir çıktı üretmek için belirli bir yönetim konfigürasyonu kapsamında, belirli bir süre boyunca ifa edilen
177 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
bir dizi ilişkili görevdir. Bir sürecin sonu, genellikle bir sonraki süreci başlatan önemli bir karar ile karakterize edilmektedir. Bir etkinliğin yönetiminin tanımlanmasına yönelik süreçler yaklaşımı yalnızca tanımlayıcı olup, herhangi bir tanımlama tahmini realite tabanlıdır. Amaç, etkinlik yönetimi kapsamındaki kafa karıştırıcı görevlere açıklık getirmektir. Bazı Proje süreçleri üst üste binmektedir – planlama ve uygulama farklı yönetim sahalarında aynı anda gerçekleşebilmektedir. Örneğin; tanıtım Programı, program kapsamındaki unsurların yeniden tasarlanması ile aynı zamanda gerçekleşebilmektedir. Ancak bu kaosun belirli bir modeli yoktur ve beş aşamalı yaklaşım, okuyucuların bunu anlaması için faydalı bir araçtır (Times, 2017). Kapsam Pazarlama Finans Zaman (son tarih) Tasarım Risk
Başlatma
Planlama
Uygulama
Etkinlik
Kapanış
Satın Alma İnsan Kaynakları Paydaşlar İletişim 1. Tablo: Proje yönetiminin süreçleri
Başlatma: Proje Yönetiminin (PM) ilk aşaması olup, etkinlik fikrinin geliştirilmesi ve hedeflerin belirlenmesi ile karakterize edilmektedir. Planlama: İkinci süreç, Proje planlamasıdır. Neye ihtiyaç duyulduğuna ve bunların nasıl bir araya getirileceğine dair çalışma yapılması ile karakterize edilmektedir. Uygulama: Personelin işe alınması, fiyat teklifi için talep gönderilmesi, yüklenicilerin onaylanması ve tanıtım Programının gerçekleştirilmesi gibi tüm planların uygulanmasıdır. İzleme ve Kontrol * Planların test edilerek süreç ilerleyişinin organize edilmesi için ne kadar uygun olduklarının onaylanmasıdır. Planlar ve gerçeklik arasındaki karşılaştırmaya dayalı kararlar verilmesi.
Etkin risk yönetimi.
Etkinlik: Proje etkinlik yöneticisi, çıktı yani etkinlik sırasında çalışmaktadır. Kapanış: Son süreç olup birbirinden ayrı bir dizi görev ve sorumluluğu gerektirmektedir. Bu süreç, yerinde kapanışları ve yönetimin kapanmasını içermektedir. Özet olarak; başarılı bir etkinlik için bu 5 sürecin çok dikkatli bir şekilde izlenmesi gerekmektedir.
3.Etkinlik sonrası değerlendirme
Etkinlik sonrası değerlendirme; etkinlikte elde edilen verilerin toplanması ve analiz edilmesi ile bir etkinliğin başarısının hedefleri açısından ölçülmesi ile ilgilidir. Aynı zamanda etkinliğin organize edilme sürecinin değerlendirilmesi ve bundan öğrenilen derslerin ve gözlemlerin devamlı etkinlik yönetimi sürecine dahil edilmesi ile de ilgilidir. Etkinlik sonrası değerlendirme, aynı zamanda, sonuçlarının kilit paydaşlara iletilmesini kolaylaştıran etkinlik Resmini de oluşturabilmektedir. Silver (2004), Shone ve Parry (2010) ve Van Der Wagen (2008), etkinlik sonrası değerlendirmenin önemli işlevlerini tanımlamıştır. Bunlar:
178 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
• Etkinlik sonuçlarının ölçülmesi • Etkinlik kitlesinin demografik profilinin oluşturulması, • Etkinliğin nasıl geliştirilebileceğinin tanımlanması, • Etkinlik itibarının iyileştirilmesi ve • Etkinlik yönetim sürecinin değerlendirilmesi.
Etkinlik Değerlendirmesinde kullanılan modeller:
Etki Değerlendirmesi: Bilhassa etkinliğe ilişkin önemli bir gerekçelendirmenin gerekli olabileceği durumlarda etkinliklerin ekonomik, sosyal, çevresel ve kültürel etkisinin ölçülmesine odaklanmaktadır. Maliyet*fayda Analizi: Bir etkinliğin faydalarını tanımlayarak ölçmekte ve ev sahibi topluluğa yönelik dışsallıkları veya dışsal faydaları hesaba katmaktadır. Üçlü kâr hanesi değerlendirmesi: Ev sahibi topluluk üzerindeki olumsuz ve olumlu etkilerin belirlenmesi için etkinlik performansının ekonomik, sosyal ve çevresel parametreler karşısında ölçülerek raporlanmasına yönelik bir çerçevedir. Etnografik profil: Genellikle kültürel festivaller/özel etkinliklerin değerlendirilmesinde kullanılmaktadır. Etnografya; katılım gözlemini, yapılan görüşmeleri ve doküman kaynaklarını kapsayan bir analiz süreci ile bu deneyim ile ilgili etkinliklere ilişkin bir değerlendirme sunmaktadır.
Etkinlik Değerlendirme Süreci
Etkinlik değerlendirme süreci, beş temel adımdan oluşmaktadır: • Etkinliğin planlanması ve tanımlanması • Veri toplama, • Veri analizi, • Raporlama ve • Dağıtım. Süreç, etkinliğin başlangıcından itibaren planlanmalıdır ve personel, zaman ve bütçe dahil olmak üzere kaynakların temin edilmesini içermektedir. Veri toplama pahalı olabileceği için, bütçe zaman zaman, etkinlik değerlendirme sürecinin tasarlanmasında kısıtlayıcı bir faktör olacaktır.
Etkinliğin planlanması ve tanımlanması;
Etkinlik planlamasına ilişkin 10 adet önemli husus mevcuttur: 1.Etkinlik Amacını ve Hedeflerini Belirleyin; İlk adım, somut bir amacın ve hedeflerin belirlenmesidir (örneğin: bu etkinliği neden organize ediyorsunuz ve neyi elde etmeyi umuyorsunuz?). 2.Ekip Oluşturun: Tüm ayrıntılarla ilgilenilmesi için etkinlikler uyumlu ekip çalışması gerektirmektedir. Bir tane kilit Etkinlik Yöneticisi veya Etkinlik Başkanının yanı sıra mekân yönetimi, konuşmacılar, eğlence, tanıtım, sponsorlar, gönüllü yönetimi gibi alt komitelere ilişkin münferit Başkanları belirleyin. 3.Tarih Belirleyin: Yeniden düzenlenen bir etkinlik için tarih hâlihazırda önceden belirlenmiş olabilmektedir. 4.Etkinliğinizi Markalayın: Etkinliğinizin dikkat çekmesini istiyorsanız, sizi rakiplerinizden ayıran zamana uygun ve merak uyandıran bir konu seçmelisiniz. Bu, dinamik bir genel konu bulmanız ve gerçek isim konusunda kafa
179 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
patlatmanız gerektiği (çünkü bu, online medya başta olmak üzere temel ilgi çekici unsur olabilecektir) anlamına gelmektedir. 5.Ana Planı Oluşturun: Bu plan, Mekân, lojistik & ikram yönetimi (sözleşmeler, izinler, sigorta vb.), Konuşmacılar/ sunucular (belirleme, onaylama, lojistik & yönetim), Faaliyetler/eğlence, Tanıtım/duyuru (çevrimiçi & çevrimdışı; örneğin: web sayfası & çevrimiçi tanıtım; etkinlik takvimleri, basılı programlar, medya ilişkileri, işaretler, sosyal medya vb.), Kayıt (çevrimiçi kayıt, ödeme ve takip, etkinlik mekânında kayıt vb.), Sponsor/partner yönetimi, Gönüllü yönetimi dahil olmak üzere bir etkinliğin tüm unsurlarını kapsamalıdır (Business.com, 2017). 6. İdari Süreçleri Belirleyin: Başka bir ifadeyle; planlamanızı, kayıt işlemlerini, bütçeyi, konuk ve konuşmacı listelerini vb. nasıl takip edeceksiniz? 7.Ortaklıklar & Spo0nsorlar Belirleyin ve Tesis Edin: Maliyetleri azaltmak ve potansiyel katılımı arttırmak için ortaklık yapabileceğiniz veya sponsor olması için teklif götürebileceğiniz kuruluşlar var mı? Etkinliğinize diğer insanları veya grupları dahil ettiğinizde, etkinliğin duyurulmasında ve etkinliğin başarıya ulaşmasında payı olacaktır. Etkinliğin bir kısmına fon sağlaması için kurumsal sponsorlar bulmaya çalışmak isteyebilirsiniz. Bu; bir akşam yemeğine sponsor olmak isteyen, isim giriş ödülü vermek isteyen veya kilit bir sessiz müzayede parçası vermek isteyen ulusal kuruluşlardan masalardaki çiçekler, hediye çantası parçaları vb. gibi eşyaları veya hizmetleri sunabilecek yerel işletmelere kadar geniş bir yelpazede olabilecektir. Mekân ayarlanmasında ve/veya etkinliğin organize edilmesinde veya personel bulunmasında yardım edebilecek toplumsal kuruluşlarla ortaklık yapmak 8.Tanıtım Planı Oluşturun: En mükemmel konuşmacıyı da getirseniz, en iyi eğlence programına da sahip olsanız, insanları etkinlik kapısına getirmek için tanıtıma ihtiyacınız vardır. Etkinlik tanıtımı; internet sitenizde yayınlanan ilk ilan veya sayfa, bülteninizde yer alan bir not veya tarihi belirten bir e-posta ile başlar ve ardından kayıt işlemlerini teşvik etmek için çevrimiçi ve çevrimdışı tanıtımları, medya ilişkilerini ve sürekli erişimleri içerecek şekilde devam eder. 9.Bütçe Oluşturun: Bütçeniz, Etkinlik Ana Planınız kapsamında tanımlanan tüm kilit unsurlara ilişkin tahminleri içermelidir. Konuşmacılara, sunuculara vb. ilişkin seyahat ve konaklama masraflarını da dahil etmeyi unutmayın. 10.Değerlendirme Sürecini Belirleyin: Etkinliğinizin başarıya ulaşıp ulaşmadığını nasıl belirleyeceksiniz? Başarıyı kayıt yaptıran veya katılım gösteren kişilerin sayısına göre mi ölçüyorsunuz yoksa başarı maliyetleri çıkarmanıza veya bağışlardan hedeflenen miktara ulaşmanıza mı bağlı? Etkinlik amaçlarınızı ve hedeflerinizi ilk kez belirlerken, aynı zamanda başarınızı belirlemek için etkinliği nasıl değerlendireceğinizi de hesaba katmalısınız. Wild Apricot’s gibi bir üyelik yönetim yazılımdan yararlanıyorsanız, kayıt sayılarını ve ücretleri kolaylıklar takip edebilirsiniz. Ancak etkinliğiniz sessiz müzayede gibi bir takibi içeriyorsa, ayni olarak sunulan eşyaları ve etkinlikte toplanan fonları belirlemek için uyguladığınız birtakım süreçler olmalıdır. Veri toplama: Organizatörlerin etkinlikleri ile ilgili değerli bilgileri toplamalarına ve analiz etmelerine yardımcı olan pek çok veri toplama aracı vardır. • Kayıt Sistemleri • Çevrimiçi Anketler • Etkinlik Yönetim Yazılımı • Mobil Uygulamalar • Sosyal Medya Araçları • Yerinde Sistemler • Kitle Katılım Araçları
180 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
• Web Mantıksal Analizi • Ağ Oluşturma Araçları • RFID/NFC Araçları • Sohbet Robotları Veri Analizi: Söz konusu kaynaklardan elde edilen verilerin çoğu, katılım sonuçları ve finansal sonuçlar gibi kilit etkinlik sonuçlarını belirlemek için manuel olarak veya bilgisayar tabanlı olarak analiz edilebilmektedir. Bu veriler, bir miktar yorumlama gerektirebilmektedir: örneğin; bunları, belirtilen etkinlik hedefleri veya eski etkinliklerden elde edilen benzer verilerle karşılaştırarak. Raporlama: Etkinliğin kaydı olan raporun fonksiyonu, tabloların, grafiklerin vb. kullanımı yoluyla uygun ayrıntılı bilgilerle desteklenen, etkinliğe ilişkin doğru profilin oluşturulması için istatistiki bilgilerin kullanılmasıdır. Ekonomik etkiler veya turizm etkileri gibi not edilen sonuçlar, bunların değerlendirilmesi için kullanılan metodolojinin tanımı ve elde edilen anket yanıtlarının sayısı ile desteklenmelidir. Etkinlik raporunun hem anlatıma dayalı hem de kayıt fonksiyonları, paydaşlara raporlamada bulunmak ve bir sonraki etkinliği planlamak için faydalı bir dayanağın sunulması için bir araya gelmektedir (Crowd, 2017). Dağıtım: Etkinlik sonrası değerlendirme süreçlerinin son adımı, etkinlik raporunun ilgili paydaş gruplarına dağıtılmasıdır. Bu; ev sahibi kuruluş, hükümet ve sponsorlar gibi kilit paydaşlarla raporun içeriğinin sözlü olarak iletilip tartışılabileceği yüz yüze toplantılar ile gerçekleştirilebilmektedir. Ev sahibi kuruluş için; bu, önemli bir kapanışı temsil ederken sponsorlar için, etkinliğe sürekli katılım konusunda bir tartışmaya yol açabilecektir. İlave rapor formatlarının düşünülmesi gerekmektedir: örneğin; yüz yüze sunumlar için PowerPoint sunumu tercih edilebilirken raporun medyaya dağıtımına basın bülteni de hazırlanarak eklenebilir. Etkinlik raporu iyi yazılmış ve dikkatli bir şekilde dağıtılıyorsa, etkinliğin itibarını ve geleceğe yönelik olasılıkları arttırmak için önemli bir araç olabilmektedir.
181 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
ALT ÜNİTE 2: ETKİNLİĞİN BAŞARISI
İster sergi ister seminer ister konferans olsun, bir etkinliğin başarısının ölçmek, ileriye dönük etkinliklerin planlanması için hangi konuların üzerinde çalışılması gerektiğinin tespit edilmesini sağlamaktadır. Etkinliğin yatırım getirisinin (ROI) hesaplanması için elzem olan bazı somut kriterler mevcuttur.
Etkinlik öncesi kesin kriterleri tanımlayın
Hangi değerlendirme kriterleri hesaba katılmalı? Bu, ağırlıklı olarak etkinliğin hedefine bağlıdır – stratejik planın üst yönetime sunulması mı? Yeni müşterilerin dikkatini çekmek mi? Şirketin ortaklarına eğitim verilmesi mi? Ekiplerin motive edilmesi mi? Konser mi konferans mı yoksa toplumsal bir etkinlik mi? Etkinliğin doğasına bağlı olarak; pek çok değerlendirme kriterini gerektirebilmektedir. Yararlı olabilecek kriterlerden bazıları şunlardır:
- Katılım oranları
Konuk sayısının sayılması, hesaba katılması gereken ilk kriterlerden biridir. Etkinliğe katılan insanların sayısı ile davet edilen insanların sayısı da karşılaştırılabilmektedir. Davetlilerden kaç tanesinin katılacağını söylediğini tespit etmek görece kolayken, kaç kişinin gerçekten katıldığını gözlemlemek çok daha zor olabilmektedir. Belirli araçlar (yerinde araçlar gibi), mekâna vardıklarında konukların davetiyelerini taramak için kullanılabilmekte olup katılım oranını gerçek zamanı olarak takip etmenize imkân sağlamaktadır. Aynı zamanda kişilerin tam olarak ne zaman mekâna vardıklarını, hangi sezonda en yüksek katılım oranına ulaşıldığı vb. eşsiz verileri elde etmenize de yardımcı olmaktadır.
- Konuk katılımı
Bir etkinliğin başarısı aynı zamanda katılımcıların ne derecede katılım sağladıkları ile de ölçülmektedir. Etkinlik ile ilgilenirlerse, etkinliğin verdiği ana mesajları daha iyi anlayacak ve etkinliği olumlu bir deneyim olarak hatırlayacaklardır. Peki, katılımcı kitlenin katılımını nasıl değerlendirebilirsiniz? Oyları organize etmek ve katılımcıların yorumlarını ana ekrana girmelerini sağlamak için ConnexMe veya Socrative Use gibi bir mobil uygulamadan yararlanın. Böylece etkinlik sırasında herhangi bir noktada konuklarınız tarafından gönderilen özel mesajların sayısını, sorulan soruların sayısını, oylamalara katılan katılımcı sayısını takip edebilirsiniz. Etkinliğin sonunda, konuklarınızın dikkatini en çok hangi anların çektiğini tespit etmek için bu verileri kullanabileceksiniz.
- Katılımcıların etkinlikle ilgili düşünceleri
Kantitatif değerlendirme kriterleri etkinliğinizin başarısına ilişkin yeterli göstergeler değildir; kalitatif verilere de ihtiyaç duyulmaktadır. İşte bu nedenle, genellikle konuklara etkinlikle ilgili neler düşündüklerinin sorulduğu değerlendirme formlarının gönderildiğini görmekteyiz. Bu bilgilerin derlenmesi, uzun zaman isteyen bir süreç olup, konuklara formu doldurmalarını rica eden hatırlatmaların gönderilmesi için harcanan zaman sayılmamaktadır. Günümüzde, katılımcılara ne düşündüklerini soran bazı araçlar vardır (her oturumun/günün/etkinliğin sonunda) ve bilgiler anında derlenebilmektedir: örneğin; ConnexMe.
- Etkinliğinizin etkisi
Amaçlarından biri mümkün olduğunca fazla katılımcı çekmek olan harici bir etkinliğe ev sahipliği yapılırken, başarı etkinliğin ünüyle de ölçülebilmektedir. Başarısını ölçmek için medyada ne ölçüde yer bulduğunu, hakkında yazılan blog yazılarının sayısını ve sosyal medyada ne kadar bahsedildiğini inceleyin. Bunlar, bir etkinliğin başarısının ölçülmesi için kullanılan iyi kriterlerdir.
- Kilit Performans Göstergelerinizi (KPI’lar) Tanımlayın
Kilit Performans Göstergeleri (KPI’lar); etkinlik, proje veya bunların dahil olduğu bir ürün gibi belirli bir orga-
182 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
nizasyonun veya etkinliğin başarısını değerlendirmektedir. Ölçümlerimiz doğrultusunda etkinliğin başarı olarak tanımlanıp tanımlanamayacağını doğru bir şekilde değerlendirmek için tek bir kilit performans göstergesinin olması yeterli değildir; en az üç, dört ve hatta beş göstergenin mevcut olması gerekmektedir. Tüm ölçümler başarıyı işaret etse de, değerlendirme, bir sonraki etkinliğin daha büyük bir kilometre taşına erişmesine yönelik iyileştirmeler yapmanıza yardımcı olacaktır (Do, 2014).
- Sponsor Takdiri
Etkinliğin başarısını belirleyen husus yalnızca katılımcının memnuniyet düzeyi değil, aynı zamanda sponsorların da memnuniyet düzeyidir. Sponsorlar, fon desteği verdikleri için etkinliklerin belkemiğidir. Etkinliğin ilerleyişinden memnun kaldılar mı? Şirketinizin üzerine düşeni yaptığını mı düşündüler? Sponsorların izlenimini ölçmek gereklidir. Anket yerine, sponsorun temsilcisi ile bir Skype görüşmesinin veya yuvarlak masa toplantısının ayarlanması daha iyi olur. Sponsorların nadiren tek seferlik anlaşma olduğunu unutmayın, uzun süreli bir ilişki tesis edin ki ileriki etkinliklerde de desteklerini alın. Etkinliğin teknik organizatörü, sponsorlardan gelecek yapıcı eleştirilere açık olmalı ve bir sonraki etkinlik için nelerin yapılabileceğine ilişkin tavsiyelere kulak vermelidir. Sponsorun ilişkiyi devam ettirmemeye karar vermesi halinde, bu, konuklar tarafından genel itibariyle iyi bulunmuş olmasına etkinliğin iyi gitmediğine dair bir göstergedir. Sponsorların etkinlikleri algılayışı konuklarınkinden farklıdır; bu nedenle, onların beklentilerine cevap verdiğinizden emin olun.
- Gelir ve Sabit Maliyetleri Ölçün
Kurumsal bir etkinliğin düzenlenme amacı, marka oluşturmak ve yeni müşteriler kazanmaktır. Aynı zamanda ilave gelir kaynağı da oluşturmak amaçlanmaktadır. Ancak para kazanmak için para harcamak gerekmekte olup, etkinlik fiyasko ile sonuçlanırsa, kazandığınızdan daha fazlasını harcamanız olasıdır. Temel olarak aşağıdaki parametreler ölçülmelidir: • Tahmini maliyet ve gerçekleşen maliyet • Tahmini gelir ve gerçekleşen gelir • Gerçekleşen maliyet ve gerçekleşen gelir Bütçenin biraz aşılması ve/veya beklenenden bir miktar daha az gelir elde edilmesi, etkinliğin otomatik olarak başarısız olduğu anlamına gelmemektedir. Örneğin; beklendiği kadar fazla gelir elde edilmemiş olması ancak e-posta bültenlerinde ortalamanın çok üzerinde imza sayısına ulaşılması mümkündür. Bu, potansiyel yeni müşterilerin orada olduğunu, bazılarının sürekli müşteriler olduğunu ve gelecek pek çok yıl için artık gelir getireceklerini göstermektedir. Özetlemek gerekirse; etkinliğin ne kadar başarılı olduğu üzerinde çalışma yapmak için kullanılabilecek pek çok kriter vardır – hangilerinin uygun olduğuna karar vermek (etkinlik öncesinde) etkinliğin teknik organizatörüne kalmaktadır. Doğrudan sonuçları (katılımcı sayısı, yeni satış bilgileri vb.) veya doğrudan olmayanları (şirket itibarının, konuk memnuniyetinin arttırılması vb.) seçin. Bazılarının değerlendirilmesi zor olsa da, yeni araçlar, teknik organizatörün etkinliğin başarısının nasıl ölçüleceğini tanımlamasına olanak sağlayacaktır.
183 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
ALT ÜNİTE 3: ETKİNLİK ORGANİZASYONUNA İLİŞKİN UNSURLAR
Etkinlik yönetim uzmanın Anton Shone, “Başarılı Etkinlik Yönetimi: Pratik Bir El Kitabı” adlı kitabında, etkinliğin değerlendirilmesi üzerine düşünürken hesaba katılması gereken yalnızca iki değerlendirme hususu olduğunu öne sürmektedir: 1) Etkinlik hedeflerini elde etti mi? 2) Bir tane daha düzenlenecekse, bir sonraki etkinlik için geliştirilebilecek unsurlar nelerdir? (Shone, 2001) Amaç; öncelikle etkinliğin organize edilmesi ve hayata geçirilmesi sırasında yapılan ufak tefek şeylerin tamamını birleştiren büyük resmi görmeye çalışmaktır; böylece, nelerin iyi yapıldığını ve gelecekteki etkinlikler için nelerin geliştirilebileceğini incelemek mümkündür. İkinci olarak; etkinliğin hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını görmektir (kaç kişinin etkinliğe gelmesini istediniz, kaç kişi gerçekten geldi; pazarlama ve halkla ilişkiler kampanyaları ile kaç kişinin dikkatini çekmeyi umdunuz, gerçekten kaç kişinin dikkatini çektiniz vb.) Ve olay etkinliklerin düzenlenmesine geldiğinde, ana hedeflerin tanımlanması kritik öneme sahiptir; çünkü bu, organizatörlerin ne yapmak istediklerini, ardından en iyi yolları bulmalarını ve nasıl hedeflerine ulaştıklarını anlamalarına imkân sağlamaktadır (Do, 2014).
Bu süreç farklı yollardan incelenebilmektedir:
1.Hangileri tam olarak istediğiniz gibi gitti? Bunlar, muhtemelen ileride de hiçbir değişiklik yapılmadan devam ettirilecek olanlardır; çünkü bozuk olmayan bir şeyi tamir etmeye çalışmamak gerektiği ve mükemmel şekilde çalışırken üzerinde herhangi bir deney yapmamanın daha iyi olduğu geniş kapsamda bilinen bir gerçektir. 2.Hangileri iyi gitmesine rağmen umduğunuz kadar iyi değildi? Bunlar, üzerinde deney yapabileceklerinizdir – büyük ihtimalle, temel özelliklerini aynen korumak isteyeceksiniz; çünkü bütünüyle değerlendirildiğinde her şey iyiydi; ancak farklı noktaları ve ayrıntıları değiştirmek her zaman mümkündür ve çok büyük yardım sağlayabilmektedir. 3.Hangileri çok kötü gitti ve toparlanması gerekiyor? Bunlar, temel özellikleri üzerinde düşünmeniz ve çekirdekten itibaren değiştirmeniz gerekenlerdir (Shone, 2001).
Değerlendirme süreci için bilgi toplamak hafife alınmamalıdır (genelde hafife alınmaktadır) ve bunun sistematik ve dikkatli bir şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Ne kadar bilgi olduğu her etkinliğin büyüklüğüne, ölçeğine, katılımcılarına vb. bağlıdır. Ancak küçük bir etkinlik olmasına rağmen toplanan bilginin miktarı, bir kişinin beklediklerinden çok daha fazla olmaktadır. Ancak toplanan bilgilerin kaynakları dikkatli bir şekilde analiz edilmelidir; böylece araştırma bazı kişilerin fikirlerini yansıtan, geçerli olmayan verilerden oluşan tek taraflı bir araştırma olarak kalmaz. Zaman zaman bu tür değerlendirmelerin gerçekleştirilmesi için çok fazla veriye ihtiyaç duyuluyormuş gibi görünmesine rağmen (ki bu, elbette tavsiye edilendir), toplanan az miktarda bilgilerle bile aslında kullanılabilecek çok fazla bilgi kaynağının mevcut olması durumu da yaşanabilmektedir.
Bu bilgi toplama sürecinin sonucunda ortaya çıkan veriler aşağıdaki gibi ayrılabilmektedir:
1)Kantitatif veriler: katılımcılara ilişkin istatistiki bilgiler, piyasa segmentasyon verileri, satış rakamları, finansal raporlar ve hesaplar, ekonomik etki analizi, çevresel etki analizi, sosyal etki analizi 2)Kalitatif veriler: katılımcıların algıları, katılımcılar ve personelle yapılan röportajlar, yönetim notları ve yorumları, sosyal etki analizi, çevresel etki analizi
184 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
Ayrıca değerlendirme süreci, yalnızca etkinlik yöneticileri için değil aynı zamanda kaynaklarının nasıl kullanıldığı ve hedeflere ne ölçüde ulaşıldığı konusunda raporlama alma konusunda ısrar eden müşteriler ve paydaşlar (konseyler, sponsorlar, müşteriler vb.) için de çok önemlidir (Do, 2014.). Genel itibariyle; paydaşlar, etkinlik organizatörlerinin ve koordinatörlerin kendi paralarını etkili ve akıllıca harcamak suretiyle iyi bir şekilde değerlendirdiklerinden emin olmak isterler. Bu, özellikle büyük çaplı kamusal etkinlikler için nihai raporların ve hesapların yayımlanmasının ardından yatan nedendir. Tüm paydaşların fikirlerini açıklayabilmeleri için, etkinliğin kapanışından kısa bir süre sonra (genellikle bir ay içerisinde) etkinliğin değerlendirilmesi için çeşitli ilgili tarafların katıldığı bir toplantı düzenlenmelidir. Daha önce de belirtildiği gibi, etkinlik değerlendirmesine genellikle zaman, kaynak veya uzmanlık eksikliği nedeniyle ikinci el süreç muamelesi yapılmaktadır; ancak bu şekilde davranılmamalıdır, çünkü değerlendirmenin dikkatli bir şekilde yapılması bir sonraki planlama sürecine yardım sağlamaktadır ve hafife alınmamalıdır. Özetlemek gerekirse; etkinlik değerlendirmesi, etkinlik hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığının, etkinlik kapsamındaki faaliyetlerden hangilerinin farklı bir şekilde yapılabileceğinin ve etkinliğin en dikkat çekici faaliyetlerinin neler olduğunun değerlendirilmesi için yardımcı olduğundan etkinlik organizasyonu kapsamında çok önemli bir noktadır. Etkinlik değerlendirmesinin yapılması öncelikle size daha bilgili bir etkinlik organizatörü olma olanağı sağlamaktadır; ikinci olarak ise etkinlikleri nasıl yöneteceğinizi (bazen başarıdan bazen başarısızlıklardan) öğrenirsiniz; böylece bunlar daha uygulanabilir ve sürdürülebilir hale gelmektedir; çünkü daha önce de ifade edildiği üzere, aslında değerlendirme zaman zaman geçmişle ilgiliymiş gibi görünse de aslında tamamen gelecekle ilgilidir. Etkinlik değerlendirmesi aynı zamanda paydaşların kendi kaynaklarının uygun şekilde harcandığına dair ikna edilmesi için de çok önemli olup bu durumda sürdürülebilirlikle bağlantılıdır; çünkü bu, sponsorlarınızı ve işbirliği yaptığınız ortaklarınızı gelecekteki etkinliklerde sizi yalnız bırakmamaları için ikna edebilmektedir. Bir etkinliğin değerlendirilmesi sırasında odaklanılması gereken aşamalar, neyi nasıl değerlendireceğinize, değerlendirme yapmak için hangi bilgileri toplamanız gerektiğine ve etkinlikten en geç bir ay sonra düzenlenmesi gereken değerlendirme toplantısında paydaşlara sunulabilecek verileri elde etmek için nasıl etkili bir şekilde analiz edeceğinize karar vermektir.
185 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
ALT ÜNİTE 4: ETKİNLİK KONTROLÜ VE DEĞERLENDİRME ARAÇLAR
Değerlendirme, süreçlerin, etkinlik sonuçlarının ve önceden tanımlanmış hedeflere ilişkin diğer araçların izlenmesi ve değerlendirilmesi için sosyal araştırma prosedürlerinin sistematik olarak uygulanmasıdır (Buhl, 2007). Etkinlik yönetim süreci ile paralel olarak gerçekleştirilen ve parametrelerin değiştirilmesine imkân veren biçimlendirici değerlendirme ile etkinliğin uygulanmasının ardından performansın ölçülmesi amacıyla gerçekleştirilen özetleyici değerlendirme arasında fark vardır. Önceki alt üniteler kapsamında değerlendirme yöntemleri ve stratejileri analiz edildiğinden, burada, bir etkinliğin değerlendirilmesi için etkinlik planlayıcılarına, tasarımcılarına ve organizatörlerine yardımcı olabilecek yazılım araçlarına hızlı bir göz atmaya çalışacağız. ETKİNLİK kontrolü ve değerlendirmesi, ETKİNLİK ORGANİZASYONUNDA BİT başlıklı Öğrenme Ünitesi 4 kapsamında sunulan ve analiz edilen yazılımların bazı özelliklerini kullanarak gerçekleştirilebilmektedir. Bu öğrenme alt ünitesinin ihtiyaçları için, anket oluşturma araçlarına ve sosyal medya faaliyeti izleme araçlarına odaklanacağız (Watch, 2017). Etkinlik değerlendirme süreci için en çok kullanılan araç anketlerdir. Günümüzde internet dünya üzerinde her tür sosyal araştırmanın gerçekleştirilmesi için pek çok şirket, otorite ve bilim insanı tarafından kullanılmaktadır. İster piyasa araştırması ister bilimsel bir araştırma olsun, çevrimiçi anket, kâğıt ve kalem yöntemi ve kişisel görüşmeler gibi diğer anket yöntemleri ile kıyaslandığında muhataplardan daha hızlı bilgi toplanmasının bir yolu haline gelmiştir.
Çevrimiçi Anketlerin Avantajları ve Dezavantajları Avantajları
• Minimal maliyetler. Birileriyle temas kurmanın tek maliyetinin onlara e-posta göndermek olduğu ve diğer yöntemlere kıyasla ucuz olduğu bir durumda veri toplanmasına binlerce dolar harcamanıza gerek yok. • Veri girişinde otomasyon ve gerçek zamanlı erişim. Muhataplar kendi veri girişlerini yaparlar ve verilen yanıtlar otomatik olarak anket veri tabanında depolanır; böylece veriler sorunsuz şekilde elleçlenir ve veri hatalarına ilişkin sorumluluk azalır. • Az zaman. Geleneksel yöntemlerle elde edilemeyen hızlı uygulama ve geri dönüş süreleri çevrimiçi anketlerle mümkündür. Çok fazla muhataptan verileri toplayabilme kapasitesine sahiptir. • Muhataplar için rahatlık. Sorulara kendi programlarına göre, kendi alanlarında ve kendi istedikleri hızda yanıt verebilirler ve bir ankete başlayıp ara vererek daha sonra da bitirebilirler. Ayrıca hem çevrimiçi ortamda hem cep telefonları/akıllı telefonları üzerinden hem e-posta üzerinden ve hatta kiosk üzerinden de anketi doldurabilirler. • Tasarım esnekliği. Anketler çok karmaşık olmasına rağmen programlanabilir. Karmaşık atlama modelleri ve mantığı sorunsuz şekilde uygulanabilir. Muhatapların tek seçimli sorulara yalnızca bir yanıt vermelerini zorunlu kılarak oluşabilecek hataları azaltabilirsiniz. Standardize edilmiş anketler, görece pek çok hatadan arındırılmıştır. • Soru soran bir kişinin olmaması. Muhataplar, doğrudan başka bir kişiyle paylaşımda bulunmadıkları için kişisel bilgilerini paylaşmaya daha gönüllü olabilirler. Soru soran kişiler bazı durumlarda yanıtları da etkileyebilir.
Dezavantajlar
• Sınırlı örnekleme ve muhatap. Bazı kişilerin internet erişimine sahip olmaları ve çevrimiçi anketlere yanıt vermeleri daha az olasıdır. Yaşlı kişiler ve çok uzak bölgelerde yaşayan kişiler buna örnek olarak verilebilir.
186 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
• Olası işbirliği sorunları. Çevrimiçi anketler pek çok alanda geleneksel yöntemlere kıyasla eşit veya biraz daha yüksek yanıt oranına sahip olsa da, günümüzde internet kullanıcıları sürekli olarak mesaj bombardımanına tutulduğundan sizin mesajlarınızı da kolaylıkla silebilirler. • Soru soran bir kişinin olmaması. Açıklama yapacak ve irdeleyecek iyi eğitimli soru soran bir kişinin olmaması daha az güvenilir verilere neden olabilir. Özellikle açık uçlu sorular yönelten anketler ile ilgili olarak; çünkü muhatabın yanıtlarını irdeleyecek iyi eğitimli soru soran bir kişi mevcut değildir. Çevrimiçi anket oluşturmanın en kolay ve basit yolu/aracı elbette Google Formların kullanılmasıdır. Konferans oturumları ile ilgili geri bildirim almak ve iyileştirmeye yönelik tavsiyeler toplamak amacıyla etkinlik öncesinde (katılımcılara ilişkin isim ve iletişim bilgileri), esnasında ve elbette sonrasında Google Form kullanılabilmektedir. Ancak Google Formlar, özellikleri ve kabiliyetleri ile ilgili kısıtları nedeniyle (örneğin; son zamanlara kadar Google Formlar’da kullanılamayan “atlama mantığı”) her durum için uygun bir araç değildir. “www” araştırması sırasında anket oluşturmaya yönelik yüzlerce çevrimiçi araç bulabilirsiniz. Kendi durumunuz/ ihtiyaçlarınız için hangisinin uygun olduğuna karar vermeden önce, PCMAG tarafından yapılan “2017’nin En İyi Çevrimiçi Anket Araçları” hakkında yapılan ve aşağıda yer alan “karşılaştırma esaslı” inceleme iyi bir başlangıç noktası olabilir. https://www.pcmag.com/article2/0,2817,2494737,00.asp. Pek çok karşılaştırma esaslı incelemede olduğu gibi bu incelemenin de talebinize ilişkin çözüm olmadığını, tavsiye niteliğinde bir materyal olarak kullanılabileceğinin önerildiği asla unutulmamalıdır. Kendi durumunuz için uygun olan anket aracının seçilmesinden sonra yapılacak şey bu aracın kullanımını ve elbette kabiliyetleri, becerileri ve kaynakları bakımından gerektirdiklerini öğrenmektir. En bilinen ücretsiz
187 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
çevrimiçi anket aracı büyük olasılıkla SurveyMonkey’dir. SurveyMonkey, Ryan Finley tarafından 1999 yılında bir hizmet şirketi olarak kurulan bulut-tabanlı çevrimiçi anket geliştirme yazılımıdır. SurveyMonkey ücretsiz ve kişiselleştirilebilir anketlerin yanı sıra veri analizini, örneklem seçimini, önyargıların kaldırılmasını ve veri sunum araçlarını içeren ücretli destek programları da sunmaktadır. Bireysel kullanıcılara yönelik ücretsiz ve ücretli planlar sağlamasının yanında SurveyMonkey; veri analizi, marka yönetimi ve müşteri odaklı pazarlama alanlarıyla ilgilenen şirketler için daha geniş kapsamlı işletme alternatifleri de sunmaktadır (Wikipedia, 2017). İşletmesine özgü hizmet odaklı hizmetlerine 2013 yılında başlayan SurveyMonkey müthiş bir büyüme kaydederek Sam Mateo’da yeni bir genel merkez açmıştır. SurveyMonkey; Facebook, Virgin America, Salesforce. com, Samsung ve Kraft Foods gibi pek çok şirkete veri toplama, marka yönetimi ve müşteri pazarlaması hizmetleri sunmaktadır. 2015 yılından itibaren SurveyMonkey’in 25 milyon kullanıcısı vardır ve aylık 90 milyon anket yanıtı almaktadır. Şirket, 2015 yılında Forbes Unicorn List’in yeni açılan şirketler listesine adını yazdırmayı başarmıştır. 2016 yılında ise SurveyMonkey Forbes Cloud 100 list’te 6. sırada yer almıştır (Wikipedia). Aşağıdaki yazı, SurveyMonkey üzerinde nasıl çevrimiçi anket oluşturabileceğini anlatmaktadır (WikiHow, 2017). 1. ADIM – SurveyMonkey’in internet sitesini ziyaret edin (http://www.surveymonkey.com/). 2. ADIM – Sayfanın en üstünde yer alan “Sign In” sekmesine tıklayın.
3. ADIM – SurveyMonkey hesabınız ile ilişkili Kullanıcı Adınızı (Username) ve Şifrenizi (Password) girdikten sonra “Sign In”e tıklayın.
Survey Monkey hesabı oluşturmak için buraya tıklayın: https://www.surveymonkey.com/MyAccount_Join.aspx?utm_source=account_login. Alternatif olarak, sağda bulunan Facebook ile kayıt olma veya Google ile kayıt olma seçeneklerini de kullanabilirsiniz.
188 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
4. ADIM – Sayfanın en üstünde yer alan “+Create Survey” butonuna tıklayın.
5. ADIM – Anketinize bir başlık girerek kategori seçin. Mevcut olan bir anketi Kopyalamayı veya uzman bir anket şablonu Kullanmayı da seçebilirsiniz.
6. ADIM – Anketinizde kullanılacak şablonu seçtikten sonra “Next” butonuna tıklayın.
7. ADIM – Anketinizin sol tarafında yer alan varsayılan anket ve şablon özelliklerini değiştirebilirsiniz.
189 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
8. ADIM – En üstte yer alan “Collect Responses” seçeneğine tıklayın.
9. ADIM – Anketinizi dağıtmak için kullanmak istediğiniz yönteme tıklayın.
10. ADIM - “NextStep” butonuna tıklayın.
11. ADIM – URL’yi kopyalayarak e-posta bültenlerinize, tweet’lerinize ve kullanıcılarınızın tıklayarak ankete ulaşabilecekleri bağlantıyı verebileceğiniz herhangi bir yere yapıştırın. Alternatif olarak, bunu bir web sayfasına eklemek için HTML kodunu da kopyalayabilirsiniz.
190 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
12. ADIM – Anketi tasarlayın. Hesabın açılması ve anket oluşturmanın ana adımlarını öğrenmek sürecin yalnızca yarısıdır. Asıl iş, gerçekten elde etmek istediğiniz bilgileri ortaya çıkaracak etkili bir anket tasarlama esnasında başlıyor. Bu da ne elde etmek istediğinizi en ufak bir şüpheniz olmadan bilmeniz gerektiğini anlamına geliyor. Ne beklediğiniz hakkında hiçbir ipucunun olmadığı bir anket oluşturmak size yalnızca zaman kaydettirir. Ayrıca anketi dolduracak kişiler anketin sıradan olduğunu düşünürlerse genelde anketi yanıtlamazlar, hele de anketiniz spam gibi görünüyorsa.
Sosyal medya ölçümü veya ‘sosyal medya izlemesi’; genellikle bir marka veya konu hakkında çevrimiçi sohbetlerin hacmini ve içeriğini tespit etmek amacıyla bloglar, wiki’ler, haber siteleri, Twitter gibi mikro bloglar, sosyal ağ oluşturma siteleri, video/fotoğraf paylaşım internet siteleri, forumlar, mesaj panoları ve kullanıcı kaynaklı içerikler gibi çeşitli sosyal medya içeriklerinin takip edilmesi yoluyla bilgi edinilmesine ilişkin sosyal medya kanallarının etkin bir izlemesidir. Sosyal medya, ticaret yapmanın ve pazarlamanın yeni yoludur. Ürünlerimiz ve hizmetlerimiz hakkında ne düşündüğümüz ve neye inandığımız, insanların (potansiyel müşteriler olarak) ürünlerimiz ve hizmetlerimiz ve elbette bizim hakkımızda söyleyecekleri kadar önemli değildir. Günümüzde sosyal medya, insanların belirli bir ürün veya belirli bir hizmet veya herhangi bir ETKİNLİK ile ilgili fikirlerini açıkladıkları ve paylaştıkları kanaldır. Peki, ya orada olup onların yorumlarına kulak kabartmazsanız (ve yanıt vermezseniz)? Sosyal medyadaki içerikler konusunda gözünüz kulağınız olacak sayısız araç mevcuttur. Ancak sosyal medya dinleme stratejiniz yoksa bunlar hiçbir işe yaramayacaktır. Sosyal medyada gözünüzün ve kulağınızın olması, rakiplerinizin önüne geçmeniz ve müşterilerinizi daha fazlasını almak üzere kapınıza getirtmek için mükemmel bir yoldur. Sosyal medya stratejiniz olsun veya olmasın, her zaman sosyal medya araçlarına kulak kabartmalısınız. Google Analytics, Hootsuite, Tweetdeck, Icerocket, Social Mention, Topsy vb. pek çok sosyal medya aktivite izleme ve dinleme aracı bulunmaktadır. Bu araçlardan yararlanarak kitlenizin sizden ne istediğini ve dolayısıyla onlara ne sunmanız gerektiğini öğrenebilirsiniz. Bu, bir nevi onlardan herhangi bir talepte bulunmadan geri bildirim almaktır. Kitlenizin düşüncelerine (business.com) hâkim olarak pazarlama çalışmalarınızı iyileştirmek için yapabileceklerinizi düşünün. Sosyal Medya İzleme kategorisine dahil olabilmek için, bir ürün aşağıdakileri yapabiliyor olmalıdır (g2crowd): • Sosyal medya üzerindeki belirli mention’lara kulak vermek •
Hakkında en çok konuşulan konuları veya ifadeleri belirlemek
•
Müşteri düşüncelerini detaylandırmak
•
Müşteri bilgilerini düzenlemek
•
Fikir liderlerini ve etkileyen kişileri tanımlamak
Bu durumda bir kez daha aklınıza şu soru geliyor: Kendi durumum için hangi aracı tercih etmeliyim? Bu soruya hızlı ve birinci seviye bir yanıt bulmanıza yardımcı olmak üzere, Sosyal Medya aktivite İzlemesine ilişkin en bilinen araçlardan bazılarını özetledik (ProSkills, 2017).
191 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
Social Mention
Social Mention, dünya genelindeki kullanıcı kaynaklı içerikleri tek bir bilgi akışına kanalize eden bir sosyal medya araştırma ve analiz platformudur. Sizin, şirketiniz, yeni bir ürün veya web’te yer alan sosyal medya platformlarındaki herhangi bir konu hakkında insanlar neler söylediğini gerçek zamanlı olarak kolayca takip etmenize ve ölçmenize imkân vermektedir. Social Mention; Twitter, Facebook, FriendFeed, YouTube, Digg, Google vb. dahil olmak üzere 100’den fazla sosyal medya alanını doğrudan izlemektedir. Social Mention hâlihazırda çok kısa sürede sosyal medya araştırması ve analizi hizmeti, günlük sosyal medya bildirimleri ve API hizmetleri sunmaktadır. http://www.socialmention.com/
Hootsuite
HootSuite, işletmelerin kendi kuruluşları bünyesinde mükemmel sosyal medya stratejileri ve faaliyetleri yürütmelerine olanak sağlayan bir sosyal ilişki yazılım platformudur. Günümüz iletişim sisteminde devrim yapmak gibi bir vizyonu vardır. Misyonu ise, müşterilerinin mesajlarını anlamlı ilişkilere dönüştürmelerine imkân sağlamaktır. Vancouver’de yerleşik bu popüler yazılım çözümü; San Francisco, Vancouver, Hong Kong, New York, Sidney, Londra, Singapur ve diğer ülkelerde bulunan ofislerinde 500’ün üzerinde çalışan istihdam etmektedir. Bu popüler şirket, daha fazla özellik için satın alma opsiyonlu bedava bir model esasında faaliyet göstermektedir. HootSuite, 175’ten fazla ülkede en az 10 milyon kullanıcıya sahiptir. https://hootsuite.com/
Keyhole
“Keyhole; Twitter, Facebook ve Instagram için etiket takip aracıdır.” Keyhole; Twitter, Facebook ve Instagram üzerinde gerçek zamanlı sosyal konuşma takibi sağlamaktadır. Kurulumu basittir ve sonuçları, gerçek zamanlı görsel bir gösterge tablosunda sunulmaktadır. http://keyhole.co/
TweetReach
TweetReach, Tweet’lerinizin nerelere vardığını görmek isterseniz işletmeniz için harika bir izleme aracıdır. TweetReach, sosyal medya tartışmalarının gerçek etkisini ve olası sonuçlarını ölçmektedir. Sizden en çok etkilenen takipçilerinizin kimler olduğunu keşfetmeniz için harika bir yol olan bu araç, sizi alttan alta, çevrimiçi içerik paylaşmak ve yaymak istediğiniz zaman hedeflemeniz gereken doğru kişilere yönlendirmektedir. https://tweetreach.com/
192 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
HowSociable
HowSociable, sizin ve rakiplerinizin sosyal medya varlığını ölçmeye yarayan faydalı bir araçtır. Ücretsiz açabileceğiniz hesap, Tumblr ve WordPress dahil olmak üzere 12 sosyal ağ üzerinde izleme yapmanıza imkân sağlamaktadır. Ancak Facebook, Pinterest, Twitter vb. gibi 24 tane daha sosyal ağ için profesyonel bir hesap açmanız gerekmektedir. HowSociable’ın sosyal izlemeye ilişkin yaklaşımı, farklı sosyal medya platformlarına yönelik skorları dağıttığı ve böylece sizin izin en iyi sosyal medya platformunun hangisi olduğunu ve hangilerinin geliştirilmesi gerektiğini görmenize imkân sağlaması nedeniyle biraz farklıdır. http://howsociable.com/
193 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
ALIŞTIRMA
Görev: Etkileşimlerin ve sorunlu noktaların anlaşılması. Lider bir alkollü içecek şirketi, ünlü bir müzik festivaline birkaç yıl sponsor olmuş ve çeşitli etkinlikler düzenlemiştir. Müşteri, önceki kantitatif etkinlik değerlendirmesinin sonuçlarını öğrenerek genel denetime ilişkin daha kapsamlı bilgilerin yanı sıra katılımcıların sorunlu addettiği noktaları da öğrenmek istemiştir. İpucu: Araştırma aşağıdaki iki aşama şeklinde gerçekleştirilebilir. 1. Aşama: Markanın etkinlikte nasıl anlaşıldığı ve algılandığı konusunu anlamak için ayrıntılı röportajlar/ görüşmeler yapılabilir. 2. Aşama: Festivale gidenlerin marka ile etkileşimini değerlendirme konusunda organizatörlere şans vermek için gözleme dayalı etnografiler gerçekleştirilmiştir.
194 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
DAHA FAZLA OKUMA İÇİN BİLGİLER VE KAYNAKÇA Buhl, A., 2007. :Controlling und Evaluation von Events. KonzeptionelleGrundlagen, empirischeBedeutung und EntwicklungeinesModellszur Event-Evaluation. Unveröff. Magisterarbeit: Universität Leipzig. Business.com, 2017. Business.com. [Çevrimiçi] Adres: https://www.business.com/articles/people-are-talkingare-you-listening-the-importance-of-social-media-monitoring/ [Erişim tarihi: 1 12 2017]. Crowd, G., 2017. G2 Crowd. [Çevrimiçi] Adres: https://www.g2crowd.com/categories/social-mediamonitoring?segment=small-business [Erişim tarihi: 1 12 2017]. Do, P., 2014. Event Management Case: The Annual International NIBS Conference in Lahti, Finland. Bachelor’s Thesis Lahti University of Applied Sciences. Parry, B. & Shone, A., 2001. A practical handbook. Successful Event Management ed. London : Continuum. ProSkills, E., 2017. EU ProSkills. [Çevrimiçi] Adres: http://www.pro-skills.eu/tools/social-skills/Four%20ears. pdf [Erişim tarihi: 1 12 2017]. Times, F., 2017. Social Media Monitoring. [Çevrimiçi] Adres: http://lexicon.ft.com/Term?term=social-mediamonitoring [Erişim tarihi: 1 12 2017]. Watch, B., 2017. Brand Watch. [Çevrimiçi] Adres: https://www.brandwatch.com/blog/top-10-free-socialmedia-monitoring-tools/ [Erişim tarihi: 1 12 2017]. WikiHow, 2017. WikiHow. [Çevrimiçi] Surveymonkey [Erişim tarihi: 1 12 2017].
Adres: https://www.wikihow.com/Create-an-Online-Survey-With-
Wikipedia, 2017. Wikipedia. [Çevrimiçi] Adres: https://en.wikipedia.org/wiki/SurveyMonkey [Erişim tarihi: 1 12 2017].
195 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.