TR - LEARNING UNIT 1 - AR

Establishment of a Modular Ecvet System in Europe Project Code: 2015-1-TR01-KA202-022287

ETKİNLİK PLANLAMA VE TASARLAMA İÇERİKLERİ ANALİZİ ETKİNLİK DÜZENLEYEN TEKNİSYEN – ÖĞRENME ÜNİTESİ 1

1

Öğrenme İçerikleri ALT ÜNİTE 1: Etkinlik türleri ALT ÜNİTE 2: Etkinlik hedef kitlesinin tanımlanması ALT ÜNİTE 3: Etkinlik planlarına ilişkin modeller

Öğrenme saati:

12

İş yükü:

25

Establishment of a Modular Ecvet System in Europe Project Code: 2015-1-TR01-KA202-022287

Ünitenin Amaçları Yapılacaklar/ Kazanımlar Özel bir ekip yönetimi faaliyet planı tasarlayın

Bilgi

Etkinlik türlerine ilişkin kapsamlı bilgiler Etkinlik hedef kitlesinin belirlenmesine yönelik kapsamlı bilgiler Etkinlik planlarına ilişkin modellere yönelik temel bilgiler

Beceriler Ana özelliklerini belirterek farklı etkinlik türlerini belirleyin ve bunlara ilişkin yönetimi tanımlayarak etkinliklere yönelik yönetim profilini esaslı olası etkileri açıklayın Stratejik analiz çerçevesinde etkinliğe yönelik hedef kitleyi tanımlayın Etkinliğin planlanmasına ve düzenlenmesine ilişkin etkinlik plan modellerini kullanın

Yetkinlikler Etkinliklerin yönetilmesine ilişkin yetkinlik düzeyini belirleyin Stratejik analiz kapsamındaki yaşanmış örnekleri etkinlik hedef kitlesinin başarılı bir şekilde belirlenmesi sürecine dahil edin Etkinliğin planlanmasına ve düzenlenmesine ilişkin en uygun etkinlik plan modellerini uygulayın

ÖZET

Bu eğitim modülü boyunca, eğitim alan kişiler, Etkinlik Planlama ve Tasarlama ile ilgili olarak belirli bir etkinlik planının tasarlanmasında kendilerine yardımcı olacak temel kavramları öğrenecekler. İlk alt ünite olan “Etkinlik türleri” kapsamında; öğrenciler etkinliğin ne olduğunu, farklı etkinlik türlerini ve etkinlik yönetiminin önemini öğrenecekler. İkinci alt ünite kapsamında öğrencilere etkinlik hedeflemesi ve son alt ünite kapsamında ise etkinlik planlaması hakkında bilgiler verilecektir.

Modülün sonunda, eğitim alan kişiler yalnızca bir etkinliğin uygulanması için gerekli olan çeşitli adımları ve zamanlamaları ayrıntılarıyla tesis etmekle kalmayarak aynı zamanda bir etkinlik iletişim teorisi kapsamındaki çeşitli insan kaynaklarının ve ekiplerin görev ve sorumluluklarını tanımlayabiliyor ve alıştırmalarla kavrayışlarını arttırmayı deniyor olmalıdırlar.

ANAHTAR KELİMELER

Etkinlik Türleri, Hedef Kitle, Etkinlik Planları, Etkinlik Plan Modelleri

7 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ALT ÜNİTE 1: ETKİNLİK TÜRLERİ

Hayatımız etkinliklerle geçiyor. Etkinlikler veya olaylar doğduğumuz andan itibaren bizimle. İnsanoğlu tecrübelerin, eğlencenin ve duyguların sosyal etkileşim amacıyla paylaşılması ihtiyaçları nedeniyle bir takım olaylar düzenleme ihtiyacı hissediyor (Simões, et al., 2014). Bunlar doğal seyir sırasında oluşabileceği gibi organize bir şekilde de olabilir, herkese açık veya özel olabilir, mesleki yaşantımızla bağlantılı olabilir veya olmayabilir.

Doğum günleri, düğünler, yeni doğan organizasyonları olabileceği gibi şirketler, spor kulüpleri, üniversiteler vb. tarafından düzenlenen etkinlikler de olabilir. Etkinlikler, bir şirket toplantısı gibi çok temel ve düzenlemesi kolay da Olimpiyat Oyunları veya Mundial Sergisi gibi oldukça karmaşık da olabilir.

Büyük çaplı etkinlikler genellikle karmaşık, soyut ve tekrarı mümkün olmayan olaylardır: Yalnızca etkinlik merkezine odaklanmadıkları için karmaşıktır.

-Daha öncesinde bunları deneyimleyemediğimiz için soyuttur.

-Bir etkinliği yeniden kullanmak üzere saklayamadığımız için tekrarı mümkün değildir. Aynı stadyumda aynı takımlarla oynanan bir futbol maçı aynı etkinlik değildir.

Leo Jago ve Robin Shaw, etkinlikleri “sık sık düzenlenen, belirli bir süresi olan ve katılımcılara günlük yaşamlarının ötesinde sosyal etkileşim fırsatları sunan özel olaylar” olarak tanımlamıştır (Jago & Shaw, 1998).

Kurumsal etkinlikler, şirket/kurum imajı yaratmayı veya pekiştirmeyi öngörür. Tanıtım etkinlikleri ise bariz şekilde bir ürünün/hizmetin satışlarını arttırmaya odaklanır. Düzenlenen pek çok farklı etkinlik türü bulunmaktadır: örneğin; -Fuar/Kongre -Ekip oluşturma -Tanıtım gezisi -Atölye -Beyin fırtınası -Sosyal -Kültürel -Spor -Sürdürülebilir

Etkinlik Yönetimi

Etkinliklere az önce değindik. Yönetim ise kaynakların (beşeri, fiziksel ve finansal) yararlılık, çıktı ve memnuniyet esasında dönüştürülmesidir. Peki, Etkinlik Yönetimi nedir? Cambridge Sözlüğü bu ifadeyi “konferans, fuar ve parti gibi büyük çaplı etkinliklerin planlanması ve yönetilmesi işi” olarak tanımlar. Etkinlik yöneticisinin görevleri aşağıdakileri içermektedir: -Konsept üzerine düşünülmesi ve konseptin tanımlanması -Kaynakların kontrolü -Planlama -Görevlerin organize edilmesi -Sonuçlara ilişkin tahminde bulunulması

8 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Etkinliğin düzenlenmesine karar verilmesi -Görevlerin yerine getirilmesi -Sonuçların değerlendirilerek paylaşılması -Etkinliğin sona erdirilmesi Bu, etkinlik yöneticisinin/planlama sorumlusunun ilk işinin etkinlik için ne aradığı üzerine düşünerek bunu tanımlaması olduğu anlamına gelir. İkinci görev planlaması: vizyonu, misyonu, hedefleri, programı, yapılacakları ve sonuçların nasıl ölçüleceğini içeren stratejik bir plan yapılmasıdır. Hedefler net, gerçekçi ve ölçülebilir olmalı ve müdahil olan tüm unsurları hesaba katmalıdır. Müdahil olan farklı unsurların farklı amaçları olabilir (örneğin; reklamcılar ve sponsorlar prestij, itibar ve kâr elde etmek isteyebilirken katılımcılar tatmin olmayı ister).

Bir sonraki aşama mevcut olan beşeri, fiziksel ve finansal kaynakların envanterini oluşturmaktır. Neyin gerekli olduğu ve mevcut olan kaynakların tespit edilmesi konusundaki görevlerin organize edilmesinin ardından sıra sonuçlara ilişkin tahminlerde bulunulmasına ve bütçe kalemlerinin detaylandırılmasına gelir. Etkinlik yöneticisi, tahmini bütçe ile etkinliğin yapılıp yapılmayacağına karar verebilir. Etkinlik yapılacaksa, etkinliğin yapılması için gereken tüm görevler yerine getirilir. Etkinliğin sonunda, sonuçların değerlendirilerek ortaklar ile paylaşılması çok önemlidir. Tüm sözleşmelerin ve görevlerin sona erdirilmesi gereken zaman ise yine etkinliğin sonudur.

Genellikle bir etkinliğin planlanmasına 4-6 öncesinden başlamanız gerekir; ancak, bu süre yine etkinliğin türüne bağlıdır.

Turizm ve Etkinlikler

Dünya Turizm Örgütü (UNWTO)’ne göre; bir olayın etkinlik olarak değerlendirilmesi için, en az 10 katılımcının olması, en az 4 saat sürmesi ve katılımcılar tarafından düzenli olarak kullanılan farklı bir alanda düzenlenmesi gerekmektedir. Bu, daha az süren veya daha az katılımcısı olan olayların etkinlik olarak değerlendirilemeyeceği değil, yalnızca bu tür olayların UNWTO istatistiklerine dahil edilmediği anlamına gelir. Bazı etkinlikler, bir bölgenin turizm açısından gelişmesi için oldukça önemlidir. Örneğin; 2014 yılında, Lizbon UEFA Şampiyonlar Ligi’nin finaline ev sahipliği yapmış ve Benfica Stadyumu yalnızca 60.000 seyirci kapasitesine sahip olmasına rağmen, etkinlik boyunca 100.000 İspanyol Portekiz’in başkentini ziyaret etmiş (final maçı Real Madrid ve Atlético de Madrid arasında oynanmıştır) ve bu durum oteller, restoranlar ve diğer turistik yerlere önemli ölçüde yansımıştır.

Bu duruma başka bir örnek de EXPO 98’dir. Yine Lizbon’da düzenlenen ilgili etkinlik belediyenin çöp toplama alanının, bir kesimhanenin ve petrol işleme tesisinin yer aldığı, bozulmuş bir şehir alanını rehabilite etmiştir. Bu alan şu an pek çok otelin, restoranın ve ticari ofislerin yer aldığı, Portekiz’in en büyük fuar alanının (FIL2) ve MEO Arena3 (konser, sergi, spor etkinlikleri vb. için)’nın yer aldığı eğlenceli ve pahalı bir alan haline gelmiştir.

Turistik yerlerin tanıtımında rol oynayan en önemli iki kuruluş Destinasyon Yönetim Şirketleri (DMC’ler) ve Profesyonel Kongre Organizatörleri (PCO)’dir. DMC’ler destinasyon, kanunlar, sosyal ve ekonomik çevre ile mevcut olan beşeri ve teknik kaynaklar hakkında çok ayrıntılı bilgilere sahip oldukları için etkinliği destekleyenlere başarıya dair tüm taahhütleri sunmaktadır. PCO’lar ise karmaşık etkinliklerin planlanması ve düzenlenmesi konusunda uzmanlaşmış şirketler veya yegâne profesyonellerdir.

Etkinlik Yöneticisi Profili

Etkinlik yöneticisi, etkinlik direktörü veya bir PCO olmak için gerekli olan beceriler: -Liderlik -Girişimcilik -Tüm etkinlik yönetimi alanlarında bilgiye sahip olma -Ekip yönetimi -Güç ve esneklik arasında denge -Baskı altında çalışma ve beklenmedik durumları yönetme.

9 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Etkinliklerin Büyük Çaplı Etkileri

Büyük çaplı bir etkinliğin değişik bir alanda olumlu ve olumsuz etkileri vardır: örneğin; Turizm: OIumlu – Destinasyonun dışarıya tanıtılması; turistik hizmetlere rağbetin artması.

Olumsuz – Otel, restoran vb. hizmetlerdeki fiyatların artması; özgünlüğün yitirilmesi.

Ekonomi: Olumlu – Kişi başına gayrisafi yurtiçi hasılanın artması (nüfusun yaşam kalitesinin artması); iş olanaklarının artması.

Olumsuz – Enflasyon; gayrimenkul spekülasyonu.

Toplum: Olumlu – İstihdam edilebilirliğin artması.

Olumsuz – Toplumda değer kaybı.

Kültür: Olumlu – Tarihi mirasın rehabilitasyonu.

Olumsuz – Mirasa dayalı değerlerin zarar görmesi.

Altyapı Olumlu – Ulaşım zincirinin iyileşmesi.

Olumsuz – Trafiğin artması.

10 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ALT ÜNİTE 2: ETKİNLİK HEDEF KİTLESİNİN TANIMLANMASI

“Etkinlik yönetimindeki hedeflerinizden biri bir etkinliğe yeni müşterileri çekmek ise – ki öyledir –istemciniz ile birlikte ne tür müşterileri çekmek istediğiniz konusunda net olmanız gerekir.”(Capell, 2013) Tanımlar ve etkinliklerin mahiyetini tanımlayan esas kriterler yazardan yazara değişiklik gösterir. Aynı etkinlik, farklı şekillerde de betimlenebilir. Göreceğiniz üzere; bir fuar, hedeflere ve hedef kitleye bağlı olarak iş, ticari veya hatta kültürel çerçevede görünebilmektedir. Etkinlik yöneticisinin, hedeflerin, hedef müşteri ile uygun etkinlik türüne uyumlu olmasını sağlaması gerekir: -Mahiyet, içerik ve hedef veya İş veya Şirketsel; genellikle MICE olarak adlandırılan Toplantılar, Teşvikler, Konvansiyonlar ve Fuarlar iş ilişkilerinin geliştirilmesi amacıyla düzenlenir. Bunlar; eğitim seansları, genel toplantılar/ kurullar veya hatta teşvik edici geziler olabilir. Birleştirici etkinlikler ise bağlı kuruluşlar ile birlikte mesleki birlikler veya kurumlar tarafından düzenlenir.

-Ticari (fuarlar ve sergiler dahil) etkinliklerden, ürünlerin/destinasyonların/hizmetlerin tanıtımını yapmak ve satışları arttırmak amacıyla yararlanılır. Örneğin; FITUR4, Madrid’deki destinasyonların dünya genelinde tanıtımının yapılmasına yönelik bir fuardır. o Dini etkinlikler ise örneğin insanların Fátima (Portekiz), Santiago de Compostela (İspanya) veya Roma (İtalya)’ya seyahatlerini tamamlamalarına yardımcı olmak amacıyla düzenlenir.

-Eğlence veya boş zaman etkinlikleri festival (örneğin; Münih’teki Oktoberfest),spor (örneğin; AVRUPA kupaları) ve müzik (öreğin: Rock in Rio) amaçlarıyla düzenlenir. o Kentsel etkinlikler genellikle Avrupa Birliği veya Birleşmiş Milletler gibi resmi kuruluşlar tarafından düzenlenir (örneğin: Dünya Zirvesi).

-Kültürel etkinlikler genellikle edimsel olup açık alanlarda veya kültür ve fuar merkezlerinde gerçekleştirilebilir (Rock in Rio aynı zamanda kültürel bir etkinlik olarak da tanımlanabilir).

-Anma etkinlikleri genellikle tarihi bir olayın kutlanması amacıyla resmi veya özel kurumlar tarafından düzenlenir.

-Sosyal etkinlikler genellikle kişiye özeldir (örneğin; kişisel veya kurumsal yıl dönümleri). Doğa turizmi; doğal parklardaki yürüyüş turları, dağlardaki trekking (doğa yürüyüşleri) veya mağaraların keşfedilmesi gibi etkinliklerle ilgilidir.

-Etkinlikler aynı zamanda halka açık/kapalı (katılımcıların halktan kişiler olması veya bir davetli listesi ile sınırlı olması halinde) veya ücretsiz/ücretli olarak sınıflandırılabilir.

-Katılımcıların motivasyonu – etkinlikler, katılımcılar nedeniyle düzenlenir ve motivasyonları farklılık gösterir.

Bazı etkinlikler birden fazla türde değerlendirilebilir.

-Mali etkinlikler (örneğin; iş amaçlı veya şirketsel, fuarlar, sergiler ve konvansiyonlar) -Boş zaman etkinlikleri (örneğin; konserler, spor etkinlikleri, fuarlar) o Kültürel etkinlikler (örneğin; konserler, müzik ve sinema festivalleri) –Siyasi etkinlikler (örneğin; kongre) -Dini etkinlikler (örneğin; dini bir destinasyona yapılan seyahat)

11 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Süre- bir etkinlik sonsuza kadar devam edemez çünkü insanlara geri gelmeleri için motivasyon verilmezse “sona erer”.

-Kısa süreli – 4 saat ila bir hafta.

-Orta süreli – bir hafta ila 3 ay. o Uzun süreli – 3 ay ila bir yıl.

-Boyut/ölçek- yerel etkinlikler yalnızca yerleşik topluma hitap eder.

-Kendine has özellikler taşıyan etkinlikler (Marka etkinlikleri) küresel ölçeğe sahiptir ve genellikle aynı mahalde sıklıkla gerçekleştirilir. Örneğin; Rio de Janeiro (Brezilya)’daki Karnaval her yıl aynı şehirde gerçekleşir.

-Olimpiyat Oyunları gibi mega etkinlikler; çok fazla altyapı, yıllar süren hazırlık gerektiren ve etkisi sona erme tarihinden çok sonraya uzanan küresel ölçeğe sahiptir.

-Dönemsellik -Tekrarı olmayan etkinlikler – yalnızca bir kez gerçekleştirilir (örneğin; bir anlaşmanın imza töreni).

-Düzensiz – süreksiz etkinliklerin dönemsel bir programı yoktur.

-Düzenli – sürekli etkinliklerin belirli bir zaman aralığı vardır (örneğin; yılda/ dört yılda bir defa).

Türe ve ölçeğine bakılmaksızın; dahili faktörler (kuruluşa bağlı kaynaklar) ve harici faktörler («dış» kaynaklar) planlama sürecini etkiler.

Stratejik Analiz

Bir etkinliğin başarıya ulaşması için gerekli olan kritik faktörü tanımlamak için pek çok teknik mevcuttur. Örneğin; SWOT ve PESTLE analizini veya Porter Yöntemini kullanabilirsiniz. • SWOT analizi dahili Güçlü Yönler ile Zayıf Yönlerin ve harici Fırsatlar ile Tehditlerin belirlenmesi amacıyla uygulanır. • PESTLE ise Siyasi, Mali, Sosyal ve Kültürel, Teknolojik, Hukuki ve Çevresel faktörlerin belirlenmesi amacıyla uygulanır. • Porter yöntemi ise beş etkiyi değerlendirir: rekabet, tedarikçiler, istemciler, sektöre yeni şirketlerin giriş yapması ve ikame ürünlerin yarattığı tehdit.

12 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ALT ÜNİTE 3: ETKİNLİK PLANLARINA İLİŞKİN MODELLER

Etkinlik planlama süreci stratejiktir ve istisnai durumlar haricinde, onaylandıktan sonra değiştirilemez. Aynı zamanda, tüm müdahil olan unsurların saygı duyması gereken bir planın da dahil olduğu normatif bir süreçtir.

Bir etkinliğin düzenlenmesi uzun bir süreç olabilir ve etkinlik ne kadar uzun sürerse o kadar büyük ve karmaşık olur. Etkinlik programı, düzenleyen tarafından etkinliğin organize edilmesine ve etkinlik kapanışına karar verildiği zaman tanımlandığı şekilde sınırlandırılmalıdır. Alt üniteler kapsamındaki ön izlemelerde görebileceğimiz üzere, bu, tekrarı mümkün olmayan bir süreçtir.

Bir Etkinliğin Planlanması ve Düzenlenmesi

“Planlamanın amacı, etkinliğin başarıya ulaşacağının temin edilmesidir”. (Vieira, 2015) ve bir etkinliğin tesis edilmesi için atılacak en öncelikli adım, elle tutulur bir amacın ve hedeflerin belirlenmesidir. Planlama ve organizasyonun yapılması aynı zamanda prodüksiyon öncesi ve prodüksiyon olarak da ifade edilebilir. Planlama süreci ise tesis etme, gerçekleştirme ve kapanış olarak bölümlere ayrılabilir.

-Tesis etme – Bu, prodüksiyon öncesidir. Bu aşamada, etkinlik yöneticisi/üreticisi tarafından projenin uygulanabilirliği değerlendirilir. Etkinliğin tamamına yönelik bir konsept geliştirilmesi ve teknik ihtiyaçların değerlendirilmesi amacıyla amaçlar ve etkinlik türü tanımlanmalıdır. Hangi rezervasyonlar, izinler ve lisanslar gerekli?

Hangi kaynaklara (örneğin; ekipman, dekorasyon, göstericiler/konuşmacılar, ödüller, ulaşım, sigorta) ihtiyacınız olacak? Planlama; ekonomik öngörüleri, mali bütçeyi ve hazine bütçesini, pazarlama planını, işletme planını, riskleri, acil durum planını ve insan kaynakları planını içerir. Bu aşamada yapılacak stratejik bir analiz çok büyük önem teşkil eder (lütfen 2 sayılı alt üniteyi inceleyin).

-Gerçekleştirme – Bu, etkinliğin prodüksiyonudur. Etkinliğin gerçekleştirilmesi için gerekli olan tüm ayarlamaların yapılacağı zamandır. Planlama ekibi tarafından faaliyetler izlenerek kontrol edilir.

-Kapanış, sonuçların (medya etkisi, ticari ve mali sonuçlar ve katılımcıların memnuniyeti) değerlendirileceği ve etkinlik ile ilgili tüm faaliyetlerin sona erdirileceği zamandır. Bir etkinliğe ilişkin operasyonel ve lojistik faaliyetler genellikle aşağıdakilerle ilgilidir: -Alan ve altyapı yönetimi – farklı etkinlik türlerine ilişkin farklı görevlere sahiptir; ancak, ziyarette bulunmak suretiyle ses ve müzik gibi yerel ve teknik konuları kontrol etmesi elzemdir. İnsanların sirkülasyonu ve acil çıkışlar için işaretlerin yerleştirilmesi amacıyla gerekli olabilir. Müdahil olan tüm unsurlar için güvenliğin sağlandığı erişilebilirlik halinin temin edilmesi için çok önemlidir. Su ve elektrik temini, temizlik, güvenlik ve tıbbi hizmetler, iletişim ağı ve iaşe vb. diğer lojistik faaliyetler gibi hizmetlere ilişkin anlaşmalar yapılmalı ve söz konusu hizmetler test edilmelidir. Son olarak; alanın eski haline getirilmesi gerekir. –Kalabalık yönetimi – Etkinliğin global imajı, daima, katılımcıların karşılanmaları ve yönetilmeleri konusunda ne hissettikleri ile ilgilidir.

Akreditasyon veya tuvalet kullanımı için oluşan upuzun bir sıra uzunca bir süre hafızalardan silinmeyecektir.

-Zaman ve görev yönetimi – Bir etkinliğin düzenlenmesi için çok veya az zaman olup olmadığına bakılmaksızın, bu, bir etkinliğin düzenlenmesi için çok önemli bir kaynaktır.

-Risk yönetimi – Terör eylemleri, alkol veya uyuşturucu kullanımı, şiddet, etkinliğe uygun olmayan alan ve altyapı veya katılımcıların sayısı veya beklenmedik meteorolojik durumlar, ortadan kaldıramayacağımız ancak acil durum planları sayesinde asgari düzeye indirmeye çalışmamız gereken risk faktörleridir. Acil durumun devam etmesi halinde, düzenleyen tarafça işbirliği içerisinde hareket edilmeli ve polise, itfaiyeye, tıbbi acil hizmetlere vb. tüm bilgiler iletilmelidir. Halka açık bir etkinlik düzenlenirken sigorta yapılması çok büyük önem arz eder.

-Program – Operasyonel ve lojistik ekipler, programın tanımlanmasıyla ilgilenmezler; ancak, etkinliğin gerçekleştirilmesi için gerekli olan görevlerin yerine getirilmesinden sorumludur.

13 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Teknik prodüksiyon – sahne, ses, görüntü, ışık.

-Güvenlik – Komuta zincirinin göz önünde bulundurulması ve tesis edilmesi için bir önleme ve güvenlik planı hazırlanmalıdır. Acil durum halinde polisi veya sivil savunmayı kim aramalı? Etkinliklerin güvenliğine ilişkin kanunlar, ülkeden ülkeye değişiklik gösterebilir.

-İletişim – Tüm etkinliklerde, kilit rol oynayan görevliler ile bir iletişim ağının tesis edilmesi elzemdir. Etkinlik yöneticisi /Etkinliği düzenleyen taraf, herhangi bir duruma hızlı bir şekilde müdahale edebilmek için etkinlik direktörü/prodüksiyon direktörü ve ekipleri, güvenlik, halkla ilişkiler yöneticisi ve sponsorlar ile gerekli olduğu her an sürekli olarak iletişim halinde olmalıdır. Etkinlik organizasyonunda kilit rol oynayan görevlilere bir irtibat formu verilmelidir.

Duyuru, Tanıtım ve Halkla İlişkiler

İnsanların bir etkinliğe katılım sağlamaları için, bu etkinliğin duyurulması gerekir. Açık hava ilanları, posterler ve broşürler dağıtılabilir. Televizyon, radyo ve gazete de başka bir yoldur. Müthiş bir hızla ilerleyen internet ve sosyal medya ise geleneksel yöntemlerden daha ucuzdur. Elimizde, hangisinin en iyi yöntem olduğunu anlamamızı sağlayacak sihirli bir formül yok. Etkinliğin türüne veya katılımcıların türüne bağlı olarak değerlendirmede bulunarak seçim yapmalısınız. Örneğin; bir şirket etkinliğinde, broşürler ve intranet (herhangi bir ilave masraf getirmeyen özel bir kanal) en iyi çözüm olabilecekken yaşça büyük katılımcılara hitap eden etkinliklerde, gazetede verilecek bir reklam, sosyal medya reklamlarından daha etkili olacaktır.

Etkinlik Planlama Kontrol Listesi

Önemli hiçbir şeyin atlanmaması için, etkinliğimize uygun bir kontrol listesinin elimizde olması çok önemlidir. Çevrimiçi ortamda, tüm detayları hatırlamanıza yardımcı olacak pek çok kontrol listesi bulunmaktadır. Farklı hedefleri ve farklı hedef kitleleri olan her etkinliğin farklı gerekliliklere sahip olduğunu unutmayın. Örnek #1 – Kaynak Merkezi Etkinlik Planlama Kontrol Listesi • Hedeflerinizin net olduğundan emin olun -Bol miktarda zamanınızın olduğundan emin olun -İşi planlayın ve görev dağılımı yapın!

-Hesaba katılması gereken pratik hususlar o Sağlık ve güvenlik -İlk yardım -Ulaşım -Erişim -Çocuk aktiviteleri -Fotoğraf -Sigorta -Rezervasyonlar, izinler ve lisanslar Etkinliğe ilişkin bir bütçe oluşturun ve masrafları nasıl karşılayacağınızı planlayın -Tanıtım -Ayrıntılı planlama -Etkinlik Günü -Etkinlik Sonrası

14 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Örnek #2 – Aktif Ağ Örnek Etkinlik Planlama Kontrol Listesi ETKİNLİK ÖNCESİ -Yerel hükümetin etkinlik ile ilgili olarak bilgilendirilmesi ve (gerekli ise) onay alınması için Yerel Hükümet Gereklilikleri Aynı tarih ve lokasyon için planlanmış başka bir etkinliğin olup olmadığını yerel Ziyaretçi Bilgi Merkeziniz aracılığıyla kontrol edin -Bütçe -Bir etkinlik bütçesi hazırlayarak harcamalarınızı takip edin -Lokasyon -Etkinliğiniz için bir lokasyon veya mekân seçin -Ulaşım – İnsanlar etkinliğinize gelmek için uzun bir seyahat yapacak mı? Park alanı ve toplu taşımaya kolay erişim var mı?

-Lokasyonunuz ne zaman müsait olacak?

-Etkinlik Ajandası -Etkinliğinizin amacı ne?

-Etkinlik zaman çizelgesi oluşturun -İhtiyaç olması halinde, gösterici ve teşrifatçı rezervasyonu yapın -Gösterici veya teşrifatçıdan yazılı teyit alın -Gerekli olması halinde, verecekleri hizmetler için ön ödeme yapın -Sponsorluk -Sponsorluk teklifi oluşturun -Olası sponsorları belirleyin -Sponsorluk paketlerini sunun ve 1 hafta içerisinde takibini yapın -Sponsor görüşlerinden yararlanın ve sponsorları daima tanıyın -Pazarlama & Tanıtım -Pazarlama/İletişim Planı oluşturun -Tanıtım materyalini, ana metni, logoyu tasarlayın -İnternet sitesi kurun ve bu siteyi arama motorları için optimize edin -Kitleye el ilanlarının/posterlerin/e-postaların/broşürlerin dağıtılması -Yerel etkinlik takvimlerine ve internet sitelerine etkinlik bilgilerini iletin -Basın bülteni iletin -Katılımcı Kaydı ve Davetiyeler -Çevrimiçi etkinlik kayıt formu oluşturun -Çevrimiçi kayıt formunu internet siteniz üzerinde tutun -Kayıt ücretine nelerin dahil olduğunu belirleyin (etkinlik tişörtü, etkinlik öncesi yemek vb.) Çevrimiçi kayıt formunuza link verdiğiniz bir e-posta duyurusunu eski katılımcılara gönderin -İzinler & Lisanslar

15 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Gerekli yiyecek izinlerine ilişkin başvuru yapın o Müzik çalınacaksa, gürültü izni başvurusunda bulunun -Tanıtım işareti konması için onay talebinde bulunun -Yol kapatmaları– Başvuruları erken bir zamanda yapın -Yükleniciler -Ekipman siparişinde bulunun: örneğin; sahne, ışıklandırma, PA sistemi vb.

-Portatif tuvaletleri, havai fişekleri, markizleri, jeneratörleri ayırtın -Tüm yüklenicilerle yazılı olarak rezervasyon yapın ve teyitleşin -Sigortaları kontrol edin – umumi mali sorumluluk, çalışanlar, gönüllüler vb.

-Risk Yönetimi -İlk yardım görevlilerine ilişkin rezervasyon yapın -Tüm kilit paydaşları içeren risk değerlendirmesi yapın -Risk yönetimi planı oluşturun -Gerekli olması halinde, ilgili sigortayı alarak bir suretini Konseye gönderin o Acil Durum Planları – ıslak hava, düşük katılım -Güvenlik Planı -Güvenliğe ve alıcı-vericiye ilişkin rezervasyon yapın -Kalabalık kontrolü -Nakit güvenliği -Elzem Hizmetler -Polise, Ambülans Hizmetine ve İtfaiyeye haber verin -Atık Yönetimi -Atık Yönetimi Planı Geliştirin -Pazarlama materyalindeki atıkların azaltılmasını teşvik edin -Trafik Yönetimi -Aşağıdakileri içeren trafik planını oluşturun: -İşaretler, engelli park yeri, VIP park yeri, yaya erişimi, yer göstericiler, araç park alanı, giriş ve çıkış noktaları, ışıklandırma, yol kapatmaları, alternatif ulaşımı teşvik edin -Yiyecek Sağlayıcıları Yiyecek Sağlayıcıların ı rezerve edin ve yazılı olarak teyitleşin o Elektrik gerekliliklerine ilişkin ayrıntıları isteyin -Sağlık Bakanlığı Kayıt Sertifikasının bir suretini isteyin -Geçici yiyecek tesisi izni için başvuru yapın -Alan Hazırlığı ve Planı -Mahal/etkinlik alanının planını tasarlayın -Temizlik ve Bakım Planı -Uygun ise, tuvalet temizleyicilerini ve ilave tuvalet kâğıtlarını rezerve edin -Mekânı temizleyin/ çimleri biçin/kalıntıları alandan uzaklaştırın -Diğer o Gönüllüleri ve personeli organize edin

16 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Törenlere ilişkin yazıları ve akış tablolarını hazırlayın -Ödülleri/kupaları/sertifikaları ve dekorasyonu organize edin ETKİNLİK GÜNÜ -Kapsamlı bilgilendirme için personeli bir araya toplayın -Gönüllü kayıt alanını & göstericilerin alanını organize edin -Cep telefonu numaralarının yazılacağı irtibat listesini tüm personel/gönüllüler arasında dolaştırın - Acil durum halinde uygulanacak komuta zincirini gözden geçirin ETKİNLİK SONRASI Tüm ekipmanların ve çöplerin dışarı çıkarılması -Personele, gönüllülere ve performans sergileyenlere “Teşekkür” mektupları -Sponsorlara “Teşekkür” sunumu -Kilit paydaşlarla değerlendirme / bilgilendirme toplantısı -Bütçeyi kapatın • Etkinliğin iyileştirilmesine ilişkin yolların inceleneceği bir bilgilendirme toplantısı düzenleyin Örnek # 3 – Etkinlik Planlamasına ilişkin Cornell Üniversitesi Kontrol Listesi ETKİNLİK ÖNCESİ: Bütçe -Teklif edilen bütçeyi hazırlayın -Fon kaynaklarını belirleyin -Genel -Üniversitesi takvimini kontrol edin -Tesis rezervasyonunu yapın -Sözleşmeleri hazırlayın ve imzalayın -Ekipman rezervasyonunu yapın -Oda düzenini koordine edin -Güvenliğe ilişkin ayarlamaları yapın -Engellilere ilişkin kolaylıkları aranje edin - Cornell politikalarına uyum sağlayın -Satış -Fon toplama CU logosunun kullanımı -Gürültü -Şenlik ateşi -Etkinlik Kayıt Formu/UUP -Dekorasyon

17 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Temaya karar verin -Tasarım -Malzemeleri alın -Yapım -Eğlence -Performans gösterecek kişi(ler) ile anlaşma yapın -Ödemeyi/Ödemeleri işleme alın -Tanıtım -Strateji ve program geliştirin -Poster tasarlayın -Basın bültenleri hazırlayarak dağıtın -Gazete reklamları hazırlayarak yayınlatın -Radyo/TV reklamları hazırlayarak yayınlatın -İaşe Komitesi -Menü oluşturun -İaşe hizmeti sağlayacak tedarikçiyi seçin -Prodüksiyon -Ekipman aranjmanını yapın -Ulaşım aranjmanını yapın -Konaklama aranjmanını yapın -Yemek aranjmanını yapın -Biletler -Oturma düzenini belirleyin -Biletleri sipariş edin -Satış lokasyonlarını belirleyin -Bilet gişesini haberdar edin -Yer göstericileri planlayın -Kasanın güvenliğini sağlayın -Diğer ETKİNLİKTEN BİRKAÇ GÜN ÖNCE AŞAĞIDAKİLERİ TEYİT EDİN: -Tesis kiralaması ve kurulumu -Ekipman kullanımı ve kurulumu -Güvenlik -İaşe hizmetini sağlayacak tedarikçi -Ulaşım/konaklama -Bilet satışları

18 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

-Yer göstericiler -Dekorasyon -Son tanıtım dalgası -Hizmetlere ilişkin ödeme ETKİNLİK GÜNÜ: -Kurulumu kontrol edin -Kasayı alın -Konukların ulaşımını sağlayın ETKİNLİK SONRASI: -Temizlik -Teşekkür notlarını gönderin -Tüm ödemelerin yapıldığından emin olun -Dosya değerlendirmelerini tamamlayın

19 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ALIŞTIRMA #1

Etkinliklerin etkisi ile ilgili olarak; doğru alanı seçin (Turizm, Ekonomi, Altyapı, Toplum veya Kültür) ve bunları “olumlu” veya “olumsuz” olarak işaretleyin:

20 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ALIŞTIRMA #2

Aşağıda yer alan 1 sayılı tabloyu, 2 sayılı tabloda verilen kelimelerle etkinlik türleri ile ilgili olarak doldurun:

21 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

ALIŞTIRMA # 3

1. Ödev Her katılımcının kayıt yaptırması gereken bir etkinlik düzenliyorsunuz.

Aşağıdaki bilgilere sahip olduğunuz düşünüldüğünde, en az kaç asistana ihtiyacınız var?: -Beklenen katılımcı sayısı – 450 -Kayıt için ortalama süre - 1:30 dakika -Kayıt işlemi bir saat sürecek 1. Ödevin Çözümü 1:30 dakika = 90 saniye Tüm katılımcıların kayıt yaptırması için gereken süre: 450*90=40.500 Başladığı andan itibaren kayıt süresi: 1 saat = 60 dakika = 3.600 saniye Mevcut süreye bölünen gerekli süre: = 40.500/3.600 = 11,25 En az 12 asistana ihtiyaç duyulacak.

2. Ödev Bir fuara katılımı 8 ila 12 aşamada nasıl organize edersiniz?

2. Ödevin Çözümü Bir fuardaki katılımı nasıl belirlersiniz: -Hedefleri ve amaçları belirleyin -Fuarda alan kiralanması -Stant prodüksiyonu -Materyallerin fuar alanına götürülüp alınmasına ilişkin ulaşımı yönetin -Hosteslerin tutulması (gerekli ise) -Program yapın (Stant asla başıboş bırakılmamalıdır) -Temizlik hizmetlerinin ayarlanması (genellikle fuar organizasyonu tarafından sağlanır) -Ulaşım ve konaklama için rezervasyon yapılması (gerekli ise) -Tanıtım materyallerinin, duyuruların ve halkla ilişkiler materyallerinin hazırlanması -Toplantılara ilişkin rezervasyonların yapılması (işle alakalı bir fuar olması halinde)

22 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

DAHA FAZLA OKUMA İÇİN BİLGİLER VE KAYNAKÇA Anonim, 2010. Event Management Plan, s.l.: Gascoyne Development Commission.

Anonymous, 2017. Active Network. [Çevrimiçi] Adres: http://www.activenetwork.sg/event-management-resources/articles/sample-event-planning-checklist.htm [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Anonim, 2017. BGL Business Solutions. [Çevrimiçi] Adres: https://www.blgbusinesssolutions.com/blog/4steps-to-figure-out-the-target-audience-for-your-next-event [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Anonim, 2017. Concep. [Çevrimiçi] events [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Adres: http://www.concep.com/targeting-the-right-audience-for-your-

Anonim, 2017. Cornell University. [Çevrimiçi] Adres: http://www.eventplanning.cornell.edu/docs/event-planning-checklist.pdf [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Anonim, 2017. Resource Centre UK. [Çevrimiçi] event-planning-checklist/ [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Adres: http://www.resourcecentre.org.uk/information/

Anonim, 2017. The Balance. [Çevrimiçi] Adres: https://www.thebalance.com/what-is-event-management-4067066 [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Anonim, 2017. The Balance. [Çevrimiçi] ment-1223642 [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Adres: https://www.thebalance.com/what-is-event-manage-

Anonim, 2017. Wild Apricot Membership Knowledge Hub. [Çevrimiçi] Adres: https://www.wildapricot.com/ articles/event-checklist [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Anonim, 2017. World Travel & Tourism Council. [Çevrimiçi] Adres: https://www.wttc.org/ [Erişim tarihi: 1 9 2017].

Capell, L., 2013. Event Management For Dummies. Wiley for Dummies ed. s.l.:s.n.

Jago, .. L. K. & Shaw, R., 1998. Festival Management and Event Tourism. s.l.:Cognizant Communication Corporation.

Simões, M. M., Isidoro, A. M., Saldanha, S. D. & Caetano, J., 2014. Manual de Organização e Gestão de Eventos. 1 ed. Lisboa: Edições Sílado.

Vieira, J. M., 2015. Eventos e Turismo - Planeamento e Organização. 1 ed. Lisboa: Edições Silabo.

23 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

24 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.