2 Unidad
Gestiรณn de Proyectos
Inicio del Proyecto
Gestión de Proyectos – Unidad 1
Unidad 2
INICIO
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Gestión de Proyectos – Unidad 1
Unidad 2: Inicio del Proyecto Contenido Unidad 2: Inicio del Proyecto ............................................................................................ 3 Ciclo de Vida del Proyecto .......................................................................................................... 4
1.
El inicio de un proyecto ..................................................................................................... 5 Objetivo de esta fase: ....................................................................................................... 5 ¿Qué actividades se Desarrollan es esta Fase?................................................................................... 6 a)
Elaboración del plan de proyecto: ......................................................................................... 6
3.
El propósito de la etapa de inicio ............................................................................... 7
4.
El proceso de iniciar ................................................................................................... 7 4.1.
Herramientas de iniciación y Buenas Prácticas ...................................................................... 8
4.2
Documento de Inicio del Proyecto.......................................................................................... 8
4.2.
La junta o reunión de inicio................................................................................................... 14
4.3.
Siete pasos esenciales para un inicio exitoso ....................................................................... 15
5.
Bibliografía ................................................................................................................................ 16
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1. Ciclo de Vida del Proyecto En la gráfica siguiente se resumen las siete fases por las cuales pasa un proyecto durante su vida completa. En este curso nos concentramos fundamentalmente en la ejecución y cierre
Las fases 1 Y 2 corresponden a lo que conocemos como PLANIFICACION GERENCIAL del proyecto, las 3, 4, y 5 corresponden a la GESTION OPERATIVA del proyecto.
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2. INICIO
El inicio de un proyecto A la hora de iniciar un proyecto es importante tener en cuenta algunos conceptos que puedan guiar la ejecución de las actividades involucradas, los recursos necesarios y los resultados esperados. Con el fin de estructurar estos conceptos, se definirá en este documento un proceso para la iniciación de un proyecto el cual especificará los insumos con los que se debe contar, el flujo de actividades a seguir y las salidas que se deben generar.
Objetivo de esta fase: Definir el alcance Alinear las expectativas de las partes interesadas con el propósito del proyecto. 5
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¿Qué actividades se Desarrollan es esta Fase?
a) Elaboración del plan de proyecto: Justifica la puesta en marcha del proyecto. Debe incluir una descripción del fin, los costos y beneficios de cada alternativa de ejecución y la solución recomendada para su aprobación. Debe ayudar a
b) Estudio de viabilidad:
Aquí se busca identificar la probabilidad de implementar una o más soluciones que puedan solucionar la problemática aplicando claridad a la toma de decisiones. Durante el estudio de viabilidad, se llevan a cabo una variedad de métodos de evaluación, hasta dar con una solución confirmada para su implementación. Esta actividad ha de permitir:
Investigar opciones y oportunidades. Identificar las soluciones disponibles y cuantificar los beneficios y costos de cada solución. Recomendar una solución optimizada. Identificar los riesgos y los problemas que pueden surgir durante la ejecución. Presentar la solución para la aprobación del financiamiento.
Investigar la opción de proyecto recomendada en el estadio anterior. Documentar los requisitos que implica. Identificar todas las posibles alternativas y revisar cada una para determinar su viabilidad. Estudiar los riesgos y los problemas que cada solución conlleva y escoger la que se implementará.
Documentar los resultados en un informe de viabilidad.
c) Definición de proyecto:
Describe la visión del proyecto, los objetivos, el alcance y los resultados, así como los grupos de interés, roles y responsabilidades. Es una hoja de ruta clave para la dirección que sirve para:
d) Nombramiento del equipo de proyecto:
define los objetivos y las responsabilidades intervinientes en la ejecución del proyecto y su localización en la estructura organizacional; completándolas con información suficiente sobre las habilidades, experiencia y cualificaciones necesarias para cumplir cada una de las funciones definidas. Una Habrá de ser completada de nuevo cada vez que se identifique un nuevo rol. Al hacerlo se debe tener en cuenta que ha de:
Identificar la visión y los objetivos del proyecto y definir su alcance. Enumerar todos los entregables críticos del proyecto. Indicar los clientes y partes interesadas. Enumerar las principales funciones atribuibles a cada rol y sus responsabilidades. Crear una estructura organizativa para el proyecto. Documentar el plan general de ejecución. Hacer una lista de los riesgos, los problemas y supuestos. Crear un organigrama detallado, definiendo el propósito real de cada función. Enumerar las principales responsabilidades y competencias, enumerando las habilidades y experiencia necesarias y fijando los criterios clave de rendimiento. Identificar el salario y las condiciones de trabajo. Establecer a quién debe reportar cada miembro del equipo.
e) Revisión de la fase: durante esta revisión del proyecto, se toma una decisión en función de si el equipo ha alcanzado o no los objetivos y si se considera aprobado para pasar a la siguiente fase.
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3. El propósito de la etapa de inicio El propósito de la fase de inicio es establecer las bases para el éxito del proyecto. Podemos decir, sin lugar a equivocación, que esta es la fase más importante del ciclo de vida del proyecto, ya que, si se descuida, los resultados pueden ser catastróficos. Después de todo, el comienzo del proyecto es el punto en el que usted forma con el contrato inicial con el cliente (tanto formales como informales). en esta etapa se define lo que va a ser entregado (Conocido como entregable), más o menos la forma en que se llevará a cabo (Conocido como Miles toné), y cuándo va a estar listo (Timing). En esta etapa ocurre el contrato formal, este será el pedazo de papel en el que se inscribe, pero, también obtendremos el contrato informal es el entendimiento tácito entre usted y las otras partes interesadas. A menudo el contrato informal es la párate más importante de las dos, pues las personas están más interesadas en lo que creen que se va a entregar que los detalles escritos en el contrato en sí. Esto es especialmente cierto si los contratos son elaborados por un abogado o una parte ajena de la organización. Es bien importante entender este punto ya que ¡Si está trabajando internamente y no hay contrato formal, el contrato informal es todo lo que importa! La etapa de inicio es también la mejor oportunidad que obtendrás como proyectista para definir el éxito de un proyecto. Desde el principio, en esta etapa se pueden acordar criterios claves para el éxito del proyecto elementos que deben ser entregados para que el proyecto tenga éxito. Estos criterios serán una guía durante la ejecución a lo largo del proyecto. Por supuesto, si es obvio a partir de sus conversaciones iniciales que los criterios de éxito no están claramente vinculados con el propósito del negocio o de la organización, una vez más, usted ha descubierto un potencial obstáculo en etapa muy temprana, antes de que demasiada energía se haya invertido en dicho proyecto.
4. El proceso de iniciar El proceso de la iniciación de un proyecto es bastante simple. Principalmente consiste en recopilar información que es clave para definir los criterios de éxito. Informaciones básicas sobre: por qué el proyecto está sucediendo lo que debe ser entregado y cómo esto se hará quién estará involucrado los tiempos en que se entregará el proyecto Asegúrese de obtener el aporte de todos los actores clave: Resumir el por qué, qué, cómo, quién y cuándo del proyecto en un proyecto Documento de inicio. Revisar el Documento de Inicio del Proyecto con la junta del proyecto y las partes interesadas clave para obtener su acuerdo. Celebrar una reunión inicial (Kick Off) para anunciar el inicio del proyecto, compartir los criterios de éxito, y el plan de seguir con el equipo del proyecto, miembros de la junta, y los principales interesados. 7
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En resumen, el punto principal de la etapa de inicio es garantizar que un inicio de proyecto con todos los involucrados en la misma página, y avanzar hacia una objetivo común, y acordado por todas las partes involucradas.
4.1.
Herramientas de iniciación y Buenas Prácticas
El proceso de iniciación en la práctica de gestión de proyecto ha pasado por muchas fase de mejora que facilitado el proceso garantizando la estandarización de la misma. Este proceso ha sido habilitado con herramientas y prácticas claves para su correcta ejecución. Entre estas podemos mencionar: El Documento de inicio (DIP), y La junta de inicio (Kick Off meeting).
4.2
Documento de Inicio del Proyecto
En la etapa de inicio, como habíamos mencionado, se prepara la información de arranque del proyecto y se presenta a los interesados para su aprobación. Este documento se conoce con nombres diferentes como PERFIL DE PROYECTO, PLAN DE PROYECTO, ENTRE OTROS. Para esto se describe el proyecto en una estructura resumida que abarca las actividades antes mencionadas. El Documento de inicio del proyecto (PID) resume el qué, cómo, cuándo y por qué del proyecto. Representa el acuerdo entre todas las partes sobre lo que trata el proyecto y, sobre todo, ¿por qué se está llevando a cabo. Aunque, obviamente, algunas facetas cambiarán durante el transcurso del proyecto (en particular, los detalles de cómo se logra el proyecto, tiempos del proyecto, y los recursos disponibles), los fundamentos de lo que es el proyecto y por qué se va a hacer, debe ser bastante estable. El documento de inicio del proyecto necesita resumir:
El objetivo del proyecto (lo que está tratando de lograr) los resultados clave (cómo se va a lograr el objetivo) la lógica general del proyecto (¿por qué estás llevarlo a cabo) los tiempos iniciales (cuando se logrará) organización inicial del proyecto (que está involucrado)
Otros elementos que deben incluirse en el documento de inicio son los supuestos y las restricciones y los criterios claves de éxito. También se puede incluir información de alto nivel acerca de la gestión de riesgos y estrategias de calidad que se va a utilizar, aunque este detalle a menudo se incluye en el plan de proyecto, en lugar de la PID.
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Es importante que el PID sea lo más conciso posible. Cuanto más corto sea el PID, mayores son las posibilidades de que las partes interesadas se interesen en leer desde el principio, lo que puede suavizar el progreso del proyecto en el tiempo. ¡Una vez que se haya escrito el documento de inicio, el mismo no es para colgarlo en una pared y olvidarse de él! El documento debe ser acordado por adelantado con los actores claves del proyecto (incluyendo el promotor del proyecto y comida) y debe ser referido posteriormente en todo el proyecto. Esta práctica será de gran valor cada vez que usted este tomando decisiones difíciles sobre cambios de alcance o el diseño del proyecto, en referencia a los objetivos originales del proyecto y criterios de éxito. Consideremos el documento de inicio del proyecto para el siguiente proyecto ejemplo, que abordará las cuatro oportunidades (tabla 1) identificadas originalmente durante la fase de descubrimiento. La primera sección del documento define las necesidades del negocio, simplemente un párrafo o dos que describe la oportunidad para el proyecto, como muestra la figura 2.2.
Descripción del proyecto Plan de Iniciación del Proyecto Nombre del Proyecto
(Nombre del Proyecto)
Patrocinador del proyecto
[Nombre], [Posición], [Departamento]
Gerente del Proyecto
[Nombre], [Posición], [Departamento]
Última Actualización
[Fecha]
Proporciona una breve descripción de los resultados o entregables del proyecto (como se tomó de la Propuesta del Proyecto).
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Necesidad del Negocio
( El Por que)
Figura 2.2. La sección Necesidad de la empresa del PID
La siguiente parte del documento nos describe el objetivo del proyecto, como se muestra en la Figura 2.3. Se dará cuenta de que esta parte se escribe en un formato particular que incluye:
una descripción general de lo que sobre el proyecto una descripción de las áreas claves que deben abordarse una definición de los beneficios de negocio específico que el proyecto se dará cuenta
Este es un formato muy básico pero muy útil para describir los objetivos. Sin embargo, usted podrá encontrar otro estándar en uso en su organización, sin embargo, y a menudo es mejor utilizar el formato con el que la gente esté más familiarizada y se sienta cómoda.
Objetivos del Proyecto
( El que)
Modernizar el proceso de gestión de persona.
Definir:
En qué forma:
Para lograr que:
Figura 2.3. La sección Objetivo del Proyecto del PID
La siguiente sección del PID identifica las prestaciones del proyecto, como se muestra en la figura 2.4; que describe cómo se va a lograr el objetivo. Esta descripción necesariamente debe ser completada en un nivel muy alto, ya que el proyecto sólo se encuentra en su comienzo, y aun no se ha hecho ningún tipo de planificación detallada hasta el momento. En esta sección del documento, se requiere que se identifiquen los logros o etapas significativas. Una idea de los grandes trozos o secciones de trabajo a realizar. Una guía a seguir es identificar actividades 10
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que tardarán más de un mes para completar, sin embargo, si usted tiene o busca fases de tres meses o más, romper esas fases en secciones más pequeñas, le proveerá un poco más de detalle.
Tareas/Entregables Definir el cómo se va a lograr. Listar los pasos o etapas que deben ocurrir para que se logre el proyecto. Tarea/Entregable
Descripción / Resultado
Inicio
Reunión de inicio para presentación del equipo
Evento Kaizen
Realización de mapeo de proceso
Responsable Líder de proyecto Gte. RH
Fecha 17/12/19 20/12/19
Figura 2.4. La sección de las prestaciones del proyecto del PID
La siguiente sección del documento nos lleva a la línea de tiempo del proyecto. En esta sección se define la duración del proyecto y cuando se entregara el mismo. Una buena práctica, al proveer la línea de tiempo inicial, es tomar los principales productos entregables y presentarlos contra de la semana o el mes en el que van a ser entregados. Otras prácticas consisten en colocar las distintas fases del proyecto y presentarlas junto a las fechas de entrega de las mismas. figura 2.5 muestra un ejemplo.
Cronograma Definir el cuándo se lograrán los entregables definidos. Tarea / Entregable
Fecha de Inicio
Fecha de termino
Inicio
5/12/19
17/12/19
Evento Kaizen
15/12/19
20/12/19
Figura 2.5. La sección de línea de tiempo estimado de la PID
La última sección del PID describe la organización del proyecto. En esta sección de decible la estructura de recursos que conforman el proyecto, y su responsabilidad dentro de este.
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Recursos Enumerar los recursos humanos y materiales que se asignarán al proyecto en la fase de Iniciación y describir las responsabilidades del proyecto para cada función. Nombre Role Responsibilidades Ana Smith
Gerente de IT
Desarrollar plataforma web del Proyecto.
John Mckalan
Gte de Integración
Adquisición de equipos servidores.
Stakeholders/Grupos de interes Enumerar los departamentos clave que pueden verse afectados por los resultados de este proyecto. Explicar los posibles impactos para cada grupo de partes interesadas.
Stakeholder
Impacto
Gerente de Operaciones
Provee recursos internos para la ejecución del proyecto
Gerente de Recursos Humanos
Cardina la gestión de recursos humanos requeridos para el proyecto.
Director de Operaciones
Ofrece los recursos necesarios para implementar el proyecto
Figura 2.6. La sección de Organización del Proyecto del PID
Finalizado el documento de inicio del proyecto la siguiente etapa del proceso de inicio consiste en comunicar la idea de proyecto y alinear a todos las partes interesadas con los requerimientos de la organización.
El Documento se ha presentado por partes para una mejor explicación, pero es bueno aclarar que es un documento cuya extensión va a depender del tipo de proyecto y que recoge en términos generales todo lo antes presentado. Un ejemplo sería como sigue a continuación.
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Nombre del Proyecto
(Nombre del Proyecto)
Patrocinador del proyecto
[Nombre], [Posición], [Departamento]
Gerente del Proyecto
[Nombre], [Posición], [Departamento]
Última Actualización
[Fecha]
Necesidad del Negocio
( El Por que)
Objetivos del Proyecto
( El que)
Modernizar el proceso de gestión de persona. Definir: En qué forma: Para lograr que: Tarea/Entregable
Descripción / Resultado
Inicio
Reunión de inicio para presentación del equipo
Evento Kaizen
Realización de mapeo de proceso
Nombre
Role
Responsable Líder de proyecto Gte. RH
Fecha 17/12/19 20/12/19
Responsibilidades
Ana Smith
Gerente de IT
Desarrollar plataforma web del Proyecto.
John Mckalan
Gte de Integración
Adquisición de equipos servidores.
Stakeholder
Impacto
Gerente de Operaciones
Provee recursos internos para la ejecución del proyecto
Gerente de Recursos Humanos
Cardina la gestión de recursos humanos requeridos para el proyecto.
Director de Operaciones
Ofrece los recursos necesarios para implementar el proyecto
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4.2.
La junta o reunión de inicio
La reunión inicial (Kick off meeting) es más bien una buena práctica que una herramienta. Básicamente se trata de una reunión en la que se reunirá a los principales actores en el proyecto para obtener oficialmente la aprobación de inició del proyecto. Por lo general, esto llevará al menos un par de horas, pero se debe juzgar un plazo adecuado en base a la complejidad de su proyecto.
Los asistentes clave de la junta de arranque son el equipo del proyecto y las partes interesadas. La reunión inicial es probablemente la primera vez que todos los participantes se han unido para el proyecto, por lo que es una gran oportunidad para que todos estén entusiasmados. Dado que usted puede estar Trabajando en un proyecto que es importante para el futuro de su organización, es posible que desee escuchar al promotor decir unas pocas palabras acerca de por qué él o ella piensa que el proyecto es importante, y lo que se logrará, antes de entrar en los principales puntos de discusión. Una agenda de la reunión kick off podría tener este aspecto:
Bienvenida y presentación lo más destacado de PID (con un enfoque particular en el “por qué” del proyecto) enfoque del proyecto (compartir algunos de los detalles de cómo se gestionará el proyecto) plan de comunicación (para que todos sepan cuándo van a escuchar más) planificar para mover hacia adelante (es decir, lo que sucederá en el futuro inmediato)
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El quinto punto es probablemente la parte más inspiradora del debate. Con suerte, a través del proceso de creación del documento de inicio del proyecto (PID), es posible asegurarse de capturar la opinión de todos acerca de por qué el proyecto debe pasar. Por el contrario, el enfoque del proyecto y el plan de comunicación son poco probable que sea particularmente polémicos. ¡Fuera de estos, el plan ejecución del trabajo resulta ser inspirador debate riguroso! Esta es la razón principal por la que es, particularmente, importante contar con los actores claves en la reunión, así como el equipo. Sería un proyecto raro el caso en la que no se necesite su ayuda.
4.3.
Siete pasos esenciales para un inicio exitoso
¡Los siguientes pasos nos pueden garantizar aumentar drásticamente las posibilidades de ejecución de un proyecto exitoso que haciendo la real diferencia! 1. Seleccionar proyectos claves, importantes para la organización y para su futuro. 2. Asegúrese de que usted tiene los recursos adecuados para su proyecto, personas, equipos o presupuesto. 3. Incluir a las personas que son afectadas, y partes interesadas en el proyecto en sí, ¡sus aportaciones y opiniones importan! 4. Establecer un tablero de proyectos con los miembros necesarios desde el principio del proyecto, no sólo cuando las decisiones difíciles deban tomarse. 5. Crear un documento de inicio del proyecto y revisarlo con el equipo del proyecto, miembros de la junta, y los principales interesados. 6. Introducir su proyecto con una reunión inicial, tanto para asegurar la alineación de expectativas de los interesados. 7. Crear un plan de comunicación que describa quien necesita estar informado sobre el progreso de su proyecto, y cómo va a comunicarse con esas personas.
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5. Bibliografía Etapas de un Proyecto. OBS Barcelona. 2018 Burnett, K. The Project Management Paradigm, Springer-Verlag, 1998. Cleland, D.I. Project Management. Strategic Design and Implementation.2nd edición, McGraw-Hill, USA, 1994. PMI Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge. PMI Communications, USA 2000. Spinner, M.P. Project Management. Principles and Practices, Prentice-Hall International, USA, 2004,
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Enlaces Interesantes www.eoi.es/.../PARTE_I._FUNDAMENTO. www.inf.utfsm.cl/.../Gestion/PMBOK-Apunt.. http://alarcos.inf-
cr.uclm.es/doc/pgsi/doc/teo/4/pgsi-t4.pdf www.ucema.edu.ar/...Proyectos/MEP-Sema
http://www.degerencia.com/articulo/fundamentos_de_gestion_de_proyectos_efectiv a https://medium.com/administrador-de-proyectos
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