FORMAZIONE E COACHING ANALISI TRANSAZIONALE IN AZIENDA
Dott.ssa Irene Massai Psicologa del Lavoro i.massai@performat.it
Formazione e Coaching: consulenza integrata Le attività di consulenza aziendale che vengono illustrate qui di seguito presentano un progetto di intervento rivolto ad un’azienda di servizi, in forte espansione, con duplice sede: una in Toscana ed una all’estero. La società si presenta con una struttura manageriale ed un team interno di circa dieci persone, cui si aggiungono numerosi collaboratori e professionisti esterni a Partita Iva. La direzione rilevava come problema un elevato turn over, forme di resistenza allo sviluppo dell’organizzazione associate ad un calo di produttività e un clima organizzativo di malcontento. La richiesta dell’azienda era finalizzata al miglioramento della gestione delle Risorse Umane in termini di ottimizzazione dei tempi di lavoro e di organizzazione in funzione dell’espansione richiesta dal team direttivo. La modalità di lavoro ha previsto l’utilizzo di diversi strumenti di consulenza aziendale, diversificati in funzione delle finalità da raggiungere e dei soggetti ai quali erano rivolti, ed unificati nella metodologia di lavoro dell’Analisi Transazionale. L’Analisi Transazionale è un metodo di formazione, counseling e analisi organizzativa che permette di aumentare le competenze teoriche nel campo psicologico, di potenziare la self-efficacy, di apprendere modalità di gestione e risoluzione dei conflitti, aumentando quindi le competenze per la gestione dello stress e la negoziazione negli staff professionali. L’Analisi Transazionale è uno strumento che cura le ricchezze personali delle risorse umane dell’azienda, per meglio ampliarle e svilupparle, per comprendere il sistema sociale nel quale lavorano, per trasformarlo positivamente e farne una struttura in evoluzione, permettendo agli individui di attuare compromessi realistici che consentano di raggiungere gli obiettivi prefissati. Il progetto di consulenza: analisi La fase iniziale di analisi del contesto aziendale ha permesso di chiarire la realtà organizzativa nella quale il progetto andava a calarsi: la comunicazione dei vari team di lavoro era caratterizzata da un forte isolamento dei reparti, da relazioni interpersonali fredde e, spesso, ostili che nascondevano, attraverso le formalità, messaggi ulteriori ostili e bloccanti nei confronti dello sviluppo stesso dei team. L’ambiente era inoltre vissuto come un sistema privo di riconoscimenti e le gratificazioni si limitavano ai premi economici. La scarsa comunicazione, inoltre, incideva sia negli aspetti macro, delineando un contesto aziendale caratterizzato da una confusione di ruoli e funzioni sia negli aspetti micro, che impattavano cioè sui singoli dirigenti, per l’impoverimento dell’identità professionale di quadri direttivi. Di conseguenza le strategie aziendali, seppur improntate allo sviluppo e all’espansione aziendale, faticavano a concretizzarsi e risultavano difficilmente applicabili nei processi di lavoro quotidiani. Il primo strumento di lavoro applicato nella definizione delle fasi di lavoro è preso proprio dalla teoria psicologica dell’Analisi Transazionale: il contratto. Con questo termine non si intende unicamente l’atto giuridico che regola la prestazione fra cliente e fornitore ma l’esplicito impegno bilaterale per un ben definito corso d’azione, un impegno Adulto verso se stessi e/o verso qualcun altro, per effettuare un cambiamento.
Nella sua forma aziendale il contratto assume questa strutturazione:
Qual è il tuo obiettivo? [rispetto al percorso che il cliente intende intraprendere]
Come intendi raggiungerlo?
Quali risorse ti saranno utili?
In che modo potresti “sabotare” il percorso?
Il progetto ha assunto quindi questi obiettivi contrattuali: Supporto al cambiamento/sviluppo organizzativo: definizione e rispetto di ruoli e funzioni Rafforzamento del comparto direttivo: creazione del gruppo di lavoro Acquisizione di consapevolezza della propria identità professionale Implementazione di un sistema di riconoscimenti. Fasi e strumenti La consulenza e formazione di PerFormat si realizza secondo una metodologia interattiva, attraverso la stimolazione e il rafforzamento di contratti formativi che privilegino l’utilizzo di simulazioni di comunicazione, giochi di ruolo e attività di gruppo. Vengono creati ambienti di apprendimento diversi dall’aula accademica e dall’ufficio. Si utilizzano per questo modalità di lavoro in team, simulate in cui ogni partecipante possa sperimentare forme di leadership, una comunicazione efficace attraverso lo sviluppo della capacità reale di contestualizzare e gestire le proprie conoscenze, la capacità di apprendere velocemente, e l’attivazione dell’intelligenza emotiva. Le fasi di lavoro hanno previsto due momenti di consulenza: Fase di analisi e restituzione dei risultati Fase di formazione e consulenza Fase di analisi e restituzione dei risultati Lo strumento utilizzato per la realizzazione della prima fase è stata un’intervista semistrutturata basilare per conoscere la situazione, raccogliere informazioni, avere un quadro completo della realtà aziendale in termini di relazioni, motivazione, senso di appartenenza, gestione del tempo, capacità di pianificazione periodiche del proprio lavoro. Tale strumento ha indagato le seguenti dimensioni psicosociali: Coinvolgimento nella vita organizzativa dell’azienda e motivazione al lavoro; coesione, spirito di gruppo, team building, senso di appartenenza; percezione dell’ambiente relazionale ed in particolare del supporto offerto dai superiori; autonomia, indipendenza esperita nello svolgere compiti ed attuare scelte lavorative; orientamento al compito inteso come importanza attribuita dai soggetti al raggiungimento degli obiettivi lavorativi e alla presenza di efficienza nel contesto. Fornisce
informazioni sulla motivazione lavorativa e determina, insieme ad altre dimensioni, la qualità della prestazione lavorativa; pressione lavorativa e livello di stress percepito dalle persone in rapporto al proprio lavoro; chiarezza di ruoli e compiti in relazione alle attività da svolgere, alle figure cui rivolgersi, alle competenze che devono avere nella posizione che rivestono. Fluidità e disponibilità delle informazioni intesa come conoscenza e consapevolezza, da parte delle Risorse Umane, delle politiche aziendali, delle modalità operative condivise e dei rischi lavorativi. L’analisi di clima, risultante dalla rielaborazione dei risultati raccolti attraverso le interviste a campione, è stata restituita alla direzione secondo 4 fattori che sintetizzavano la realtà aziendale percepita: L’individuo - valutazione personale dell’ambiente lavorativo Il Ruolo - percezioni riguardanti le modalità di lavoro L’Azienda - osservazioni rispetto all’organizzazione nei suoi aspetti distintivi Il Progetto - aspettative e motivazione riguardo alla consulenza in azienda Fase di formazione e consulenza L'ulteriore fase di consulenza, si realizzava attraverso un intervento attivo sul campo con attività di coaching individuale e di gruppo e di formazione. Il Coaching è una forma di consulenza, le cui finalità sono quelle di fornire ai soggetti coinvolti gli strumenti per potenziare le loro prestazioni, la loro motivazione il loro senso di appartenenza. A livello individuale è una collaborazione tra cliente e professionista mirata al raggiungimento di obiettivi definiti insieme al cliente. E' un percorso di crescita personale e professionale che può comprendere la motivazione, la chiarificazione e formulazione degli obiettivi, l'acquisizione di tecniche per la gestione ottimale del tempo, il miglioramento delle capacità di comunicazione nei suoi diversi aspetti. L’attività di coaching di PerFormat segue la metodologia Analitico Transazionale ed è stata orientata a individuare le motivazioni individuali al cambiamento, a fornire un supporto attivo al processo di cambiamento stesso e a valutare le prestazioni anche in termini di empowerment individuale e professionale. L’attività di coaching in gruppo rafforza il senso di appartenenza, facilita le relazioni e la gestione delle disfunzioni comunicative, favorendo la negoziazione dei conflitti. La finalità ultima è quella di far crescere le Risorse Umane sviluppando le loro capacità imprenditoriali e stimolandoli all’acquisizione di nuove responsabilità. In particolare sono stati svolti colloqui di coaching individuale rivolti al direttore dell'azienda, con lo scopo di fornire strumenti per un’efficace gestione delle risorse umane, sostenere e supportare la leadership, accompagnare il leader nella definizione delle linee strategiche dell'azienda. La necessità di un'attività di coaching individuale per il leader, deriva dal fatto che la sua presenza nel gruppo avrebbe potuto inibire gli altri membri, limitando la loro espressione e il confronto reale rispetto alla risoluzione di problemi e conflitti. L’attività di formazione sui comportamenti organizzativi, sulle modalità di comunicazione e sulla gestione del tempo, rivolta all’intero comparto delle R.U, si è svolta nel gruppo per permettere ad ogni membro uno scambio e un confronto costruttivo, sia rispetto alle modalità operative che di relazione con gli altri. Nello specifico la formazione teorica, è stata strutturata in 8 moduli trattando
le sguenti tematiche tematiche: Analisi Transazionale, stati dell’io e applicazioni aziendali; Filosofia AT e contratto; Transazioni e comunicazione efficace; Strutturazione del tempo e gestione delle riunioni; Copione e personalità; Dal lavoro di gruppo al gruppo di lavoro Problem solving e empowerment; Il cambiamento: Adulto integrato e autonomia. Obiettivi conseguiti dal progetto Al termine del progetto di consulenza sono stati individuati e riproposti al gruppo di lavoro gli obiettivi raggiunti per favorire un confronto aperto potenziando un processo di fiducia e di comunicazione bidirezionale tra direzione e collaboratori. In particolare è stato sottolineato la costruzione di un gruppo di management intermedio alla direzione e agli operatori con definito potere decisionale delegato. L'organigramma e il funzionigramma aziendale sono stati rivisti e ristrutturati avvicinando maggiormente i ruoli aziendali “definiti su carta” alla realtà lavorativa. Nel settore Risorse Umane è stato individuato e incaricato un Responsabile i cui compiti primari sono stati quelli di strutturare assieme alla Direzione un piano di sviluppo professionale che si integrasse con le strategie per lo sviluppo e il cambiamento organizzativo definite attraverso i colloqui di coaching. Sono state individuate e messe in atto inoltre procedure comunicative snelle e standardizzate che favorissero lo scambio di informazioni, la collaborazione e l’integrazione tra le diverse funzioni.