. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2020: een bewogen jaar

In een gesprek met Paul Riemens (CEO) en Maurits van der Sluis (COO) blikken we terug op 2020, een bewogen jaar in het bestaan van de RAI. De Coronapandemie raakt de RAI en de gehele event-sector ongekend hard. Wat begint als een topjaar, blijkt een jaar waarin de deur grotendeels op slot blijft. Hoe heeft het bestuur dit bijzondere jaar ervaren? Welke keuzes hebben zij gemaakt? En hoe kijken ze hier nu, ruim een jaar na aanvang van de pandemie, op terug? Hoe bereidt de RAI zich voor op een drukke tweede helft van 2021, volgens de evenementenkalender?

2020 beloofde het beste jaar ooit te worden. Hoe zag de start er uit?

Paul: "Volgens onze evenementenplanning werd het een erg druk jaar. Daarom hebben we in 2019 onder andere hard gewerkt aan de voltooiing van Hal 5 en zijn andere geplande verbouwingen en verbeteringen naar voren gehaald en al in 2019 uitgevoerd. Begin 2020 is het nhow Amsterdam RAI hotel voltooid en geopend. RAI Amsterdam heeft de parkeerplaats onder het hotel ingericht en gereedgemaakt voor de exploitatie die wij voor nhow verzorgen. We zijn trots op deze nieuwe buur en landmark. We waren dus klaar voor een topjaar in 2020. Door corona werd het echter een heel ander jaar. Eén waarin we impactvolle besluiten moesten nemen op basis van onzekerheden. 2020 had in die zin iets paradoxaals. Hoe meer we over het virus wisten en als RAI hiermee om moesten gaan, hoe minder kans we kregen deze kennis in te zetten voor onze klanten, exposanten en bezoekers. Maar de echte start van het jaar was nog als vanouds: we begonnen traditiegetrouw met de Horecava."

Covid-19 brak uit. Wanneer speelde dit voor het eerst echt een rol bij de RAI?

Maurits: "In verband met onze internationale beurzen en congressen zijn we bij de RAI tijdig begonnen met het schrijven van nieuwe protocollen en het inzetten van nieuwe veiligheidsmaatregelen tegen corona. Het begon echt een rol te spelen in de aanloop naar ISE 2020. Een aantal in Azië gevestigde exposanten ondervonden hinder door vliegrestricties. Enkele van oorsprong Aziatische ondernemingen pasten hun reisbeleid aan en trokken zich terug van deelname. In samenspraak met de organisator en exposanten van ISE zijn aanvullende maatregelen genomen om de veiligheid en het welzijn van alle betrokkenen te waarborgen. Dit resulteerde in een succesvolle laatste editie van ISE in de RAI, met ruim 1.250 exposanten en ruim 50.000 unieke bezoekers.

Bij de nationale evenementen die volgden, zoals de Huishoudbeurs en Negenmaandenbeurs, speelde het in mindere mate. Het virus was nog niet in Nederland geconstateerd. Dit was anders bij de 65e en tevens laatste editie van HISWA. De verspreiding van het coronavirus leidde tot sluiting van alle evenementen in Nederland. Op de tweede dag van de beurs werd het evenement van overheidswege onderbroken."

Hoe hebben jullie de impact van Covid-19 gemanaged?

Maurits: "Vanuit het crisisteam coördineerden we vanaf de start het proces en de communicatie. Een commerciële taskforce heeft zich ingezet op de klantrelatie en het managen van verplaatsingen en annuleringen van evenementen. Een operationele taskforce richtte zich op de verdere ontwikkeling van Covid-protocollen en het managen van de gevolgen voor medewerkers en venue. Het innovatieplatform richtte zich op de versnelde doorontwikkeling van nieuwe verdienmodellen, zoals digitale en hybride evenementen.

Speciaal daarvoor ontwikkelden we studio's om deze events te hosten. De financiële taskforce begeleidde de diverse programma’s, maakte scenario-analyses, bracht focus aan op beheersing van de kasstromen en slaagde erin de financiering van de RAI te continueren en uit te breiden."

Paul: "Om aan de Covid-crisis het hoofd te bieden, heeft de RAI een crisismanagementorganisatie ingericht en ingezet op vier sporen: (1) snelle heropening van de RAI, (2) versneld ontwikkelen van nieuwe verdienmodellen, (3) focus op financiële continuïteit en (4) het verder moderniseren van de venue tot een aantrekkelijke multifunctionele locatie. Concreet zijn deze punten onder meer vertaald in het uitwerken van Covid-protocollen, de focus op cashmanagement, bezuinigingen en een reorganisatie, de vervroegde herfinanciering, het gebruik maken van Covid-gerelateerde ondersteuningsregelingen zoals de NOW en de GO-C, de maximale inzet op digitale en hybride evenementen en de doorontwikkeling van ons gebied en het logistieke concept voor de RAI. Dat laatste lijkt misschien minder relevant in deze tijd, maar niets is minder waar. De impact van de coronacrisis, in zowel economische als maatschappelijke zin, heeft het gesprek hierover geïntensiveerd. We staan op de investeringsagenda van de stad en zijn gemotiveerd om de daad bij het woord te voegen. We willen een gebied realiseren dat duurzaam waarde toevoegt aan de stad."

In het begin van de crisis bleven winkels wel open, de RAI mocht dat niet. Kon dat op begrip rekenen?

Maurits: "We hebben honderd jaar ervaring in de organisatie van large scale events en hebben alle faciliteiten in huis om dat veilig te doen. Het is onze core-business. Registratie gaat bij ons geautomatiseerd, we weten wie waar is en wanneer. Plotseling begeef je je in een situatie dat er bij een warenhuis 1.000 mensen naar binnen mogen, terwijl bij ons het slot op de deur moet. We begrijpen goed dat er keuzes gemaakt moeten worden, maar we meten dan wel met twee maten."

Paul: "Natuurlijk begrijpen we dat we contacten moeten beperken. Maar dat we eigenlijk niet eens hebben kunnen bewijzen dat het wel kan, zelfs niet op kleine schaal, vind ik jammer. Het is ook een gemiste kans om ervaring op te doen en te delen met klanten en leveranciers."

Als klanten en leveranciers het zwaar hebben, waar put je dan energie uit?

Paul: "Voor mij was dit niet op ieder moment even vanzelfsprekend. Je ziet je organisatie hard werken aan initiatieven die we vervolgens moeten staken door afgekondigde maatregelen. Dit overkwam ons keer op keer. Het telkens moeten verleggen van je horizon is zwaar, maar je hebt een verantwoordelijkheid en opgeven is geen optie. Met het motto Never waste a good crisis probeer je dan toch de beweging te gebruiken, waar mogelijk."

Maurits vult aan: "Het gemis van waardevolle ontmoetingen in alle markten maakt duidelijk dat ons businessmodel staat als een huis. Dat onze fundamenten stevig staan, blijkt ook uit onze agenda die tot voorbij 2025 goed is gevuld. 2020 is zeker een jaar waarin ik een persoonlijke ontwikkeling heb doorgemaakt die ik anders had gemist. Zo probeer ik de positieve zaken in beeld te houden."

Hoe kijken jullie persoonlijk terug op 2020?

Paul: "Voor de RAI is 2020 het heftigste jaar ooit, qua aanpassing van business en organisatie. De RAI is fors geraakt in deze crisis. We zijn door diepe dalen gegaan. Met de reorganisatie hebben we van veel dierbare medewerkers afscheid genomen. Het personeelsbestand is met circa een derde teruggebracht. Tegelijkertijd zijn we heel weerbaar gebleken. Als medewerkers zijn we op een nieuwe manier naar elkaar toe gegroeid, ondanks de fysieke afstand die ontstond."

Maurits: "We vechten samen om terug te komen. Net als wij hebben onze klanten en leveranciers het ook moeilijk. Vanaf de start hebben we geprobeerd de pijn te verdelen. Samen incasseren, dat is ons motto. Onze inpandige huurders The Roast Room en Strandzuid hebben we geholpen met huurkorting. Voor wat betreft de events hebben we ingezet op behoud van klanten, voornamelijk

door verplaatsing naar een later tijdstip. Verder hebben we de GGD op alle vlakken gefaciliteerd bij het testen op corona. Dat doen we uiteraard nog steeds met teststraten en vaccinatieruimtes".

Terugblikkend op 2020, wat wil je de RAI-medewerkers vertellen?

Paul: "Ik wil ze oprecht danken en complimenteren voor hun weerbaarheid en onderlinge verbinding. We hebben in 2020 fantastisch samengewerkt. Ik zag verbroedering en doorzettingsvermogen. We hebben elkaar gesteund op momenten dat het nodig was. We zijn creatief gebleven. We zagen een enorme betrokkenheid, ondanks de angst voor behoud van werk en een onzekere toekomst. Ook in de reorganisatie bleek dit duidelijk. Hiervoor ook grote complimenten aan de Ondernemingsraad."

Maurits: "Daar sluit ik me geheel bij aan. Na de reorganisatie hebben we minder specialisten en meer generalisten. Daar hebben we bewust voor gekozen. Veel specialistische kennis hebben we zo goed overgedragen en in de organisatie geborgd. Vanuit het perspectief van deze medewerkers gaan we een interessante en ook leerzame periode tegemoet."

Het testen en vaccineren biedt een perspectief voor 2021. Hoe ziet dit er qua evenementen uit?

Maurits: "De vaccinatie en de komst van het voorjaar en de zomer moeten ons groen licht gaan geven, daarna zien we weer snel mensen op het Europaplein. Vanaf september staat de agenda nagenoeg vol. We hebben nog nooit zoveel evenementen in een half jaar gehad als er nu in de planning staan in de tweede helft van 2021. Het voorjaar gebruiken we om ervaring op te doen met kleinere groepen, onder andere in field labs. Zo kunnen we onze draaiboeken oefenen en verder perfectioneren."

En als we verder vooruitblikken...wordt het nieuwe normaal dan weer het fysieke event, als vanouds? Of wordt alles virtueel?

Paul: "Voor mij is 2020 ook een jaar waarin we nog meer overtuigd zijn geraakt van onze visie dat de fysieke ontmoeting niet vervangen kan worden door een scherm en een online-verbinding. Als mensen zijn we minder gelukkig als we geen intens contact kunnen hebben met anderen. Dat bleek afgelopen jaar overduidelijk. Tegelijkertijd zullen de digitale mogelijkheden verbeteren. Technisch kan al veel, maar het gaat om de toepassing. Ik heb het niet over het uitzenden van een webinar maar over matchmaking, daar ligt de toegevoegde waarde. Algoritmen en slimme technologie kunnen ons daar zeker bij helpen. Maar voor die momenten waarop we straks voor fysieke ontmoeting kiezen, zal de kwaliteit ervan steeds belangrijker worden."

Maurits knikt instemmend en telt af op zijn hand: "Makkelijk aan te reizen, een comfortabele en moderne venue, een interessante stad, een gastvrije ontvangst... Kortom een hoogstaand verblijf. Amsterdam en de RAI scoren samen hoog op al deze blijvende waarden."