. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voor medewerkers

VOOR MENSEN, DOOR MENSEN

RAI Amsterdam is een bedrijf 'voor mensen, door mensen'. Onze medewerkers zijn het gezicht van de RAI en fungeren als gastvrouw en gastheer tijdens evenementen. Door medewerkers verantwoordelijkheden te geven, ze te faciliteren in hun taken en door hun talenten te verbinden, zijn we in staat onze organisatiedoelstellingen te realiseren. Dat we er voor iedereen zijn, is terug te zien in ons HR-beleid.

BETROKKENHEID IN TIJDEN VAN CORONA

Sinds maart 2020 geldt in Nederland, als gevolg van de coronapandemie, het dwingende advies om vanuit huis te werken als het werk dit toelaat. Op afstand staan medewerkers in verbinding met elkaar en werken zij actief mee aan besparingsprogramma's en nieuwe initiatieven.

FIT FOR THE FUTURE

In de zomermaanden voeren we een reorganisatie door om de organisatie fit te maken voor de toekomst.

TEVREDENHEID OVER DE ORGANISATIE EN HAAR AANPAK

Ondanks de stevige impact van de coronacrisis, en de interne veranderingen als gevolg hiervan, is de tevredenheid in de organisatie hoog.

ONZE WAARDEN

In 2020 lag de focus op drie van de zeven 'habits': 'iedereen telt mee', 'we zijn verbonden' en 'we zijn ondernemend'.

Ruim voordat COVID-19 haar intrede in Nederland deed, trad een COVID-crisisteam in werking. In beginsel ter ondersteuning en begeleiding van met name de internationale evenementen in het eerste kwartaal van 2020. Vanaf maart werd de primaire focus van het crisisteam de organisatie op afstand betrokken en verbonden te houden. Een scala aan initiatieven, aangestuurd vanuit het crisisteam, draagt hier de opvolgende maanden zorg voor:

twee wekelijks houdt het bestuur via webinars medewerkers op de hoogte van de ontwikkelingen in Nederland, in de eventindustrie en in de RAI. Ook korte videoberichten worden door het bestuur en directieleden gedeeld over initiatieven en bepaalde werkzaamheden in de RAI in tijden van corona; virtuele bijeenkomsten vinden periodiek plaats met teamleden, leidinggevenden (leiderschapsdagen) en de gehele organisatie. Aan sociale interactie wordt ook gedacht in de vorm van virtuele koffiemomenten, borrels en een virtuele kerstviering; virtuele taskforces op deelgebieden waar medewerkers een actieve bijdrage aan leveren; het intranet, onder andere beschikbaar via een app op een smartphone, wordt actief gebruikt door medewerkers om informatie te halen alsook om informatie en tips met elkaar te delen,

COVID-crisisteam stuurt en

verbindt de organisatie

participatie bij veranderingen

reorganisatie vraagt reductie van 33% FTE bijvoorbeeld over het werken vanuit huis.

De projectgroep 'coronaproof' werd in april door het COVID-crisisteam opgericht om de organisatie klaar te maken voor het veilig organiseren en faciliteren van evenementen. Door het jaar heeft de projectgroep een scala activiteiten uitgevoerd en producten opgeleverd. Van een door de gehele organisatie gedragen coronaprotocol tot bewegwijzering voor bezoekers. De projectgroep wordt ondersteund door werkgroepen met een wisselende samenstelling, waarmee de nodige kennis en expertise wordt ingeroepen voor de betreffende opdracht.

Maar liefst 82 medewerkers gaven gehoor aan een oproep om mee te denken en mee te werken aan het realiseren van besparingen voor de RAI. Al deze medewerkers namen deel aan taskforce die in maanden april en juni voorstellen verwerkten in een adviesrapport. Van de ruim 160 voorstellen om te besparen op de ongoing business, zijn er in de zomerperiode ruim 70 direct doorgevoerd. Van het verlengen van de vacaturestop en het onderling aanbieden van hulp bij werkzaamheden, tot het terugdringen van energiekosten en het afschaffen van bureaukosten.

In de brainstormsessie van deze taskforce werden ook nieuwe business ideeën geopperd en gedocumenteerd. Dit resulteerde in de opstart van een tweede taskforce waarin deze business ideeën werden uitgewerkt tot concrete plannen. Deze hielpen bij de totstandkoming van onder andere de inzet van ruimtes als leslokaal en Het Smakenrad.

De besparingen op ongoing business ten spijt, een reorganisatie als gevolg van de coronacrisis was medio 2020 niet te voorkomen. Met het noodgedwongen verzetten van beurzen, congressen en evenementen naar opvolgende jaren en een onzeker perspectief voor 2021 rekenden we op een stevig verlies. Om de continuïteit, en daarmee de werkgelegenheid, te waarborgen, kondigden we in juli een reorganisatie aan.

De maanden voorafgaand aan de reorganisatie is de Ondernemingsraad goed geïnformeerd over de situatie en de scenario's waarmee werd gewerkt om de crisis te boven te komen. Daarmee kon de Ondernemingsraad haar rol optimaal vervullen richting medewerkers, onder andere met virtuele bijeenkomsten voor het beantwoorden van vragen.

De Ondernemingsraad adviseerde over het reorganisatieplan en werkte mee aan het sociaal plan voor medewerkers die de organisatie, als gevolg van de reorganisatie, moesten verlaten. Een zo persoonlijk mogelijke aanpak werd gekozen voor het informeren over en begeleiden van medewerkers over de consequenties van de reorganisatie. Verschillende ruimten in de RAI werden coronaproof ingericht om medewerkers bij te praten en op te vangen. Virtuele bijeenkomsten vonden plaats over het sociaal plan, het selectie- en plaatsingsproces en het tonen van belangstelling. Met externe bureau's werden virtuele bijeenkomsten georganiseerd voor het begeleiden van werk naar werk.

In de laatste maanden van 2020 is evenredig aandacht besteed aan het nemen van afscheid en het, middels transitieplannen, begeleiden van medewerkers in hun nieuwe functie en/of afdeling.

algemene medewerkerstevredenheid

82% Als gevolg van de reorganisatie werd het begrootte aantal medewerkers voor 2020 van 472 FTE teruggebracht naar 317,9 FTE. Een reductie van 33%. Omdat een groot aantal medewerkers ultimo 2020 nog in dienst zijn van de RAI, geven de tabellen op de volgende pagina andere aantallen weer.

Multi-inzetbaarheid

Multi-inzetbaarheid van medewerkers werd in eerste instantie ingediend als besparingsidee door de taskforce. Dit idee werd toegevoegd aan de adviesaanvraag voor de reorganisatie aan de Ondernemingsraad. Door inzet van eigen medewerkers bij operationele diensten besparen we in deze tijd op kosten van inhuur. Ook versterkt het de onderlinge samenwerking en de samenwerking met klanten.

Sinds juni 2020 werken diverse operationele medewerkers mee aan diensten voor de GGD. Sinds december 2020 doen alle medewerkers dit. In alle gevallen betreft het operationele diensten die niet door de GGD zelf worden uitgevoerd, zoals traffic- en crowd control bij de teststraten en een host functie bij entrees.

Multi-inzetbaarheid blijft ook in 2021 een belangrijk speerpunt. Bij evenementen en andersoortige activiteiten zal er ook dan een beroep worden gedaan op de flexibiliteit van medewerkers om hier een bijdrage aan te leveren.

Medewerkertevredenheid

De medewerkertevredenheid is een graadmeter voor structurele verbetering in de organisatie. In verband met de grote interne veranderingen om de organisatie fit te maken voor de toekomst is besloten vaker te meten om zo een vinger aan de pols te houden. In plaats van tweejaarlijks, meten we ieder kwartaal de tevredenheid en een beperkt aantal andere thema's die verspreid over de vier meetmomenten in het jaar worden uitgevraagd.

Doelstelling van het onderzoek is de beleving van medewerkers en hun suggesties ter verbetering in kaart te brengen. Met deze input kunnen we sturen op vergroting van de tevredenheid, betrokkenheid en bevlogenheid van medewerkers.

De eerste meting vond eind 2020 plaats, nadat de reorganisatie volledig was afgerond. Door de grote mate van verbondenheid en gekozen aanpak, waarbij veel aandacht is besteed aan zowel de vertrekkende als blijvende medewerkers, was de tevredenheidsscore hoog. 82% van de medewerkers is alles overziende (zeer) tevreden over het werken bij de RAI, tegenover 81% in 2018. Gekeken naar de ontwikkelingen in 2020 een hoge score, grotendeels te danken aan de enorme betrokkenheid van medewerkers en de hoge mate van verbinding (78% voelt zich (zeer) sterk verbonden) met de RAI. De bereidheid om andere medewerkers te helpen scoort met ook hoog (96%). Met multi-inzetbaarheid als speerpunt is dit een belangrijke score.

In samenwerking met Human Resources en de Ondernemingsraad gaan leidinggevenden aan de slag met business unit specifieke verbeterpunten. De volgende meting vindt plaats in maart 2021.

Vitaliteit

initiëren, faciliteren en promoten van vitaliteitsacties De vitaliteit van medewerkers bevorderen om fit, energiek en vitaal blijven is vanuit een thuissituatie uitdagender dan ooit. In de loop van 2020 zijn oefeningen gepromoot waarmee medewerkers fit en vitaal blijven, zoals oefeningen achter de werkplek, zijn er fietstochten en wandelingen gefaciliteerd met medewerkers die dicht bij elkaar werken en zijn er online bootcamps georganiseerd door My Intensity Training die in de eigen woonkamer worden uitgeoefend.

Diversiteit

divers samengestelde teams. Doelstelling charter Talent naar de Top gehaald We streven ernaar diversiteit te bereiken in de samenstelling van de afdelingen (qua leeftijd, ervaring, sekse en competenties) en willen het begrip diversiteit de komende jaren verder verbreden. We zijn ervan overtuigd dat divers samengestelde teams ook een positieve invloed hebben op onze resultaten. Hier is, in samenspraak met de Ondernemingsraad, met de reorganisatie in 2020 rekening mee gehouden. Eind 2020 beschikken we met 51% vrouwen en 49% mannen (op FTE-basis) over een evenwichtig personeelsbestand. De doelstelling op het gebied van m/v-diversiteit, zoals onderschreven in de charter Talent naar de Top, is gehaald: het aandeel vrouwen in het beleidsteam en het tweede echelon leidinggevenden bedraagt 33%.

Personele samenstelling

Personeel

Stand ultimo jaar

MEDEWERKERS

Man Vrouw Totaal

FTE

Man Vrouw

Totaal

Hieronder zijn enkele dwarsdoorsnedes gepresenteerd met betrekking tot de medewerkerspopulatie.

2020 2019

192 46% 205 48% 226 54% 224 52% 418 100% 429 100%

185 48% 200 50% 200 52% 198 50% 385 100% 398 100%

Personeel, leeftijdsopbouw

Percentage / FTE (stand ultimo jaar)

NAAR LEEFTIJD

t/m 25 26 t/m 35 36 t/m 45 46 t/m 55 56+

Totaal

Personeel, naar aandachtsgebied

Percentage / FTE (stand ultimo jaar)

NAAR AANDACHTSGEBIEDEN

Commercieel Operationeel Financieel/staf

Totaal 2020 2019

4% 4% 26% 27% 26% 30% 28% 26% 16% 14% 100% 100%

2020 2019

46% 48% 39% 38% 15% 14% 100% 100%

ziekteverzuim 5,1%

Ziekteverzuim

Percentage

Totaal

lean organisatie

Ziekteverzuim

In het verslagjaar bedroeg het ziekteverzuim 5,1% (4,3% in 2019). Gelet op de reorganisatie en de omstandigheden waaronder is gewerkt, is het ziekteverzuim nog steeds beperkt te noemen.

2020 2019 2018 2017 2016

5,1% 4,3% 3,2% 2,5% 2,9%

Organisatie-inrichting en beloningsverhoudingen

Met de reorganisatie in 2020 hebben we een platte organisatiestructuur, zonder veel tussenliggende managementlagen. De statutaire directie geeft leiding aan een beleidsteam. Dit team kent business unit directors en business support managers. Zij managen afdelingen met (afhankelijk van de omvang) leidinggevenden en medewerkers. We betalen marktconform, zowel voor directie, leidinggevende als medewerker. De beloningsverhouding (pay ratio), die de verhouding weergeeft van de totale beloning van de meestverdienende directeur tot de mediaan verdienende medewerker, bedraagt 7,4 (ultimo 2019: 6,8). De pay ratio is in 2020 toegenomen als gevolg van de aanname van nieuwe medewerkers door de WAB. Hierdoor zijn er voornamelijk medewerkers bijgekomen met een lager gemiddeld salaris. Een andere oorzaak is de in 2020 doorgevoerde reorganisatie, waardoor er al voor 31 december 2020 medewerkers uit dienst zijn die een boven gemiddeld salaris hadden. Door deze factoren is de mediaan ten opzichte van 2019 verschoven.

veelvuldig en constructief overleg

Overleg met RAI Ondernemingsraad

In 2020 heeft er veelvuldig en constructief overleg plaatsgevonden met de Ondernemingsraad. In de overlegvergaderingen ging het dit jaar met name over het viersporenbeleid van de onderneming ten aanzien van de coronacrisis. De Ondernemingsraad was actief betrokken bij het reorganisatietraject en heeft akkoord gegeven op het doorvoeren hiervan. Voor, tijdens en na de reorganisatie heeft de Ondernemingsraad zelfstandig een tiental virtuele bijeenkomsten georganiseerd voor medewerkers. Hiermee bood zij een luisterend oor en informeerde zij over het proces en de mogelijkheden voor medewerkers. Naast formele overleggen met de directie is het overleg in een aantal subcommissies voortgezet, zoals de HRM-commissie, de financiële commissie, de arbeidsomstandighedencommissie, de arbeidsvoorwaardencommissie, de pensioencommissie en de flexcommissie.