PMCS-PCostManagement «Процедура управления стоимостью проекта» by Anatoly Savin

Обозначение документа: PMCS-PCostManagement

<Название организации>

PMDoc

"Утверждаю" Директор <Название организации> <Ф.И.О.> _______________________________ "____" __________________ 2018 г.

Корпоративный Стандарт Управления Проектами Процедура управления стоимостью проекта Редакция <2.0> <Примечание: Данный документ предназначен для использования с Корпоративным Стандартом Управления Проектами PMDoc (комплект документов «КСУП.Комплект»). Документ является шаблоном. Шаблон – пустая форма с подсказками автору по заполнению. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на файле происходит создание копии документа вместо открытия. Для изменения самого шаблона, необходимо щёлкнуть правой кнопкой мыши на файле и выбрать "Открыть". Текст, заключённый в угловые скобки и отображаемый, как правило, синим курсивом, включён, чтобы обеспечить подсказки автору, и должен быть удалён или заменён на указанную в нем информацию перед публикацией документа. Данная процедура является универсальной, её необходимо изменить или дополнить в соответствии с требованиями организации. Отказ от ответственности Документы КСУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов КСУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия связанные с использованием документов КСУП. Внимание! Документ может содержать следующие ссылки на документы: • С обозначением «ПМБОК», относящиеся к комплекту «Общий Стандарт Управления Проектами» («ОСУП.Комплект»), которые можно пролистать и приобрести, перейдя на сайт PMDoc по ссылке www.pmdoc.ru/product/pmbok_kit • С обозначением «QMS», относящиеся к комплекту «Система Менеджмента Качества» («СМК.Комплект»), которые можно пролистать и приобрести, перейдя на сайт PMDoc по ссылке www.pmdoc.ru/product/smk Внимание! Перед публикацией документа заполните экспресс-блоки (фрагменты текста, выделяемые в рамку). Таким образом Вы внесёте соответствующие свойства файла. Повторяющиеся экспресс-блоки обновляются автоматически. Так же перед публикацией обновите таблицу содержания.> Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 1 из 10

PMDoc

Корпоративный Стандарт Управления Проектами Процедура управления стоимостью проекта Обозначение документа: PMCS-PCostManagement

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

Лист изменений Дата

Редакция

31.05.2007

1.0

07.06.2011

1.1

31.08.2011

1.2

20.02.2014

2.0

Описание Издание для внутреннего использования Обновлено Изменена сортировка нормативных ссылок Издано для КСУП редакции 2.

Автор Савин В.А. Решта Е.А. Савин А.А. Решта Е.А.

Редакция – номер редакции документа (если вносятся значительные изменения в документ, то первая цифра увеличивается, а вторая обнуляется; если вносятся незначительные изменения, то меняется вторая цифра). Описание – детальное описание редакции и внесённых изменений (к примеру: Издание для внутренних комментариев, Издание для использования, Издание с изменениями главы ТАКОЙ-ТО и т.д.). Автор - Ф.И.О. автора изменений.

Содержание 1.

Общие положения

Нормативные ссылки

Термины, обозначения, сокращения

Общее описание процессов

Процесс «Оценка стоимости»

Процесс «Определение бюджета»

Процесс «Управление стоимостью»

Приложение А. Декомпозиция процессов

Приложение Б. Матрица ответственности

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 2 из 10

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

Перед Вами шаблон, входящий в пакет «КСУП.Комплект», который применяется для разработки и внедрения Корпоративных Стандартов Управления Проектами на предприятиях. КСУП.Комплект в чистом виде невозможно применить в какой-либо отрасли промышленности, но он даёт ясную процедурную модель, которая может быть адаптирована под нужды конкретной компании. Если требуется быстро создать действующий стандарт или регламент управления проектами в вашей организации, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме создания систем и стандартов УП являются: •

Курс разработки корпоративных систем управления проектами «12.Deliverables» PMDoc.ru/trainings/tools/12-deliverables

•

Услуги PMDoc по документированию проектов PMDoc.ru/services/project_documenting

•

Услуги PMDoc по разработке регламентов управления проектами PMDoc.ru/services/pm_regulations_development

•

Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs

•

Экзамен по управлению стоимостью на «Карте Знаний Проектного Менеджера» KnowledgeMap.pm/ru/product/cost-mng-exam

•

Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами, в том числе по управлению стоимостью проекта - PMDoc.ru/workshops

Наши другие интересные курсы: • pm.Praxis «Прикладное управление проектами» • it.Projects «Управления IT-проектами» • pm.Risks «Управление рисками проектов и программ» • ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional» • pm.Kit «Модульная программа тренингов по управлению проектами» • А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 3 из 10

PMDoc 1.

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

Общие положения <Данный раздел описывает общие характеристики настоящего документа.>

1.1. Настоящая процедура устанавливает порядок управления стоимостью проектов организации "<Название организации>". 1.2. Процедура управления стоимостью проекта - процедура, которая объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и управления расходами и обеспечивающие завершение проекта в рамках утверждённого бюджета. 1.3. Процедура обязательна для применения всеми сотрудниками Организации, участвующими в управлении стоимостью проекта. 1.4. Для однозначного определения принадлежности документации проектов к каждому отдельному проекту, к КСУП или к системе качества Организации в целом, необходимо использовать систему нумерации документов, приведённую в методике системы качества QMS-DocsManagement «Управление документацией». 2.

Нормативные ссылки <Данный раздел должен содержать полный список всех документов, упомянутых в настоящем документе. Каждый документ должен быть идентифицирован соответствующим заголовком, номером (если есть), датой и организацией, издавшей документ. Определите источники, из которых может быть получена справочная информация.>

2.1. Данный документ ссылается на следующие документы: Номер Название Дата издания PMCS-Glossary Глоссарий КСУП PMCSПроцедура управления интеграцией PIntegrationManagement проекта QMS-DocsManagement Управление документацией ПМБОК4.2.3.1 План управления проектом ПМБОК4.3.3.2 Данные об исполнении работ ПМБОК4.3.3.3 Запрос на изменения ПМБОК5.4.3.1 Базовый план по содержанию ПМБОК6.6.3.2 Расписание проекта ПМБОК6.6.3.3 Данные расписания ПМБОК7.1.3.1 План управления стоимостью ПМБОК7.2.3.2 Основа для оценок ПМБОК7.3.3.1 Базовый план по стоимости Требования к финансированию ПМБОК7.3.3.2 проекта План управления человеческими ПМБОК9.1.3.1 ресурсами ПМБОК9.2.3.2 Ресурсный календарь ПМБОК10.3.3.1 Информация об исполнении работ ПМБОК11.2.3.1 Реестр рисков ПМБОК12.2.3.2 Соглашение

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Автор PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc

Лист 4 из 10

PMDoc 3.

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

Термины, обозначения, сокращения <Данный раздел должен содержать определения всех терминов, обозначений и сокращений, необходимых для правильной интерпретации настоящего документа. Термины, обозначения и сокращения должны быть расположены в алфавитном порядке. Эта информация может быть представлена в виде приведённой ниже таблицы или в виде ссылки на Глоссарий КСУП (см. шаблон PMCS-Glossary).>

3.1. Термины, используемые в настоящем документе: Термин Определение Декомпозиция Метод планирования, предполагающий разбиение содержания проекта и результатов проекта на более мелкие и легко управляемые элементы до тех пор, пока работы по проекту, связанные с выполнением содержания проекта и обеспечением результатов, не определены достаточно подробно для исполнения, отслеживания и мониторинга этих работ. Документ Носитель и информация на нем, которые обычно имеют определённую устойчивость к воздействиям и могут быть прочитаны человеком или считаны устройством. Примерами могут служить планы управления проектами, отчёта, процедуры, расчёты и руководства. Жизненный цикл Набор обычно последовательных фаз проекта, количество и проекта состав которых определяется потребностями управления проектом организацией или организациями, участвующими в проекте. Жизненный цикл можно документировать с помощью методологии. Инструмент Нечто осязаемое, например шаблон или компьютерная программа, используемая при выполнении операции с целью получения продукта или результата. Календарь Календарь рабочих и нерабочих дней, определяющий, в какие ресурсов даты каждый ресурс может или не может быть использован. Обычно содержит определённые рабочие и нерабочие периоды каждого ресурса. Матрица Таблица, ставящая в соответствие организационную структуру ответственности проекта иерархической структуре работ и помогающая назначению лиц, ответственных за каждый элемент содержания проекта. Метод Определённая систематическая процедура, применяемая персоналом для выполнения операции с целью получения продукта или результата или оказания услуги, которая также может использовать один или несколько инструментов. Методология Система практик, методов, процедур и правил, используемых в определённой дисциплине. Проект Временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Расписание Плановые даты исполнения плановых операций и наступления проекта контрольных событий расписания.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 5 из 10

PMDoc

Термин Результат

Система

Требования к финансированию проекта

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

Определение Это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, услуга, идентифицируемые в документации Плана управления проектом (см. шаблон ПМБОК4.2.3.1) и которые необходимо изготовить или создать для выполнения проекта. Совокупность интегрированных и регулярно взаимодействующих или взаимозависимых элементов, созданная для достижения определённых целей, причём отношения между элементами чётки и устойчивы, а её общая производительность или функциональность лучше, чем у простой суммы элементов. Системы могут быть основаны на физическом процессе или на процессе управления, а чаще всего и на том, и на другом. Системы управления проектами состоят из процессов, методов, методологий и инструментов управления проектами, применяемых командой управления проектом. Общие и разбитые на периоды (например, ежегодные или ежеквартальные) требования, которые выводятся на основании Базового плана по стоимости и могут служить для определения условий (обычно в сторону увеличения) по срокам выполнения работ или повышения стоимости. Обычно финансирование представляет собой инкрементные суммы, нарастание которых происходит не постоянно. Общее количество требуемых средств – это сумма средств, указанных в Базовом плане по стоимости, и резерва на непредвиденные обстоятельства.

3.2. Обозначения, используемые в настоящем документе: Обозначение Расшифровка Организация <Название организации> 3.3. Сокращения, используемые в настоящем документе: Сокращение Расшифровка PMCS Corporate Project Management Standard, см. КСУП БП Базовый план КСУП Корпоративный Стандарт Управления Проектами ПО Программное обеспечение ПУ План управления УП Управление проектами ЧР Человеческие ресурсы 4.

Общее описание процессов <В данном разделе содержится общее описание Процедуры управления стоимостью проекта.>

4.1. Управление стоимостью проекта объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, и обеспечивающие завершение проекта в рамках утверждённого бюджета. Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 6 из 10

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

4.2. Управление стоимостью проекта касается, прежде всего, стоимости ресурсов, необходимых для выполнения плановых операций. Однако при управлении стоимостью проекта следует учитывать, как принимаемые решения скажутся на стоимости эксплуатации, обслуживания и технической поддержки продукта, услуги или результата проекта. 4.3. Процессы управления стоимостью и связанные с ними инструменты и методы обычно выбираются на стадии определения жизненного цикла проекта и документально фиксируются в Плане управления стоимостью (см. шаблон ПМБОК4.2.3.1). 4.4. Процессы данной процедуры описаны в разделах данного документа ниже. Декомпозицию данных процессов см. Приложение А. Декомпозиция процессов. <Процессы, описанные в данной процедуре, взаимосвязаны друг с другом, а также с процессами из других процедур. Каждый процесс может включать в себя действия одного или нескольких лиц в зависимости от потребностей проекта. Каждый процесс происходит в каждом проекте не менее одного раза и выполняется в одной или нескольких фазах проекта, если проект разбит на фазы. Хотя процессы представлены здесь в виде дискретных элементов с чётко выделенными границами, на практике они накладываются друг на друга и оказывают взаимное влияние.>

Процесс «Оценка стоимости» <В данном разделе описывается процесс «Оценка стоимости», перечисляются его входные и выходные данные, указываются участники и ответственный.>

5.1. Оценка стоимости представляет собой процесс разработки приблизительной оценки стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта. Оценки стоимости являются прогнозами, основанными на информации, известной в конкретный момент времени. Они включают в себя выявление и рассмотрение альтернатив расчёта стоимости для инициации и выполнения проекта. Для достижения оптимальных затрат проекта должны быть рассмотрены соотношения и риски стоимости, такие как решения «производить или купить», «купить или взять в аренду», а также распределение ресурсов. Оценки стоимости, как правило, выражаются в единицах валюты, хотя в отдельных случаях используются другие единицы измерения, такие как человеко-часы или человекодни, для облегчения сравнения и исключения влияния колебаний курсов валют. 5.2. Исходные ресурсы и данные для процесса Оценки стоимости: • БП по содержанию (см. шаблон ПМБОК5.4.3.1); • Расписание проекта (см. шаблон ПМБОК6.6.3.2); • План управления ЧР (см. шаблон ПМБОК9.1.3.1); • Реестр рисков (см. шаблон ПМБОК11.2.3.1); • Факторы среды предприятия; • Активы процессов организации; 5.3. Результат процесса: • Оценки стоимости операций (входит в шаблон ПМБОК6.6.3.3 "Данные расписания"); • Основа для оценок (см. шаблон ПМБОК7.2.3.2); • Обновления Реестра рисков; 5.4. Ответственный исполнитель и участники процесса: • Руководитель проекта (принимающий решения); • Менеджеры по направлениям (участники); Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 7 из 10

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

• Менеджер по ценообразованию и бюджетному мониторингу (ответственный). 6.

Процесс «Определение бюджета» <В данном разделе описывается процесс «Определение бюджета», перечисляются его входные и выходные данные, указываются участники и ответственный.>

6.1. Процесс объединения оценочных стоимостей отдельных операций или пакетов работ для разработки санкционированного Базового плана по стоимости (см. шаблон ПМБОК5.4.3.1). Данный Базовый план включает в себя все санкционированные бюджеты, за исключением управленческих резервов. Бюджеты проекта представляют собой денежные средства, санкционированные для выполнения проекта. Выполнение стоимости проекта сравнивается с санкционированным бюджетом. 6.2. Исходные ресурсы и данные для процесса Определения бюджета: • Оценки стоимости операций (входит в шаблон ПМБОК6.6.3.3 "Данные расписания"); • Основа для оценок (см. шаблон ПМБОК7.2.3.2); • БП по содержанию (см. шаблон ПМБОК5.4.3.1); • Расписание проекта (см. шаблон ПМБОК6.6.3.2); • Ресурсные календари (см. шаблон ПМБОК9.2.3.2); • Контракты (см. шаблон ПМБОК12.2.3.2 "Соглашение"); • Активы процессов организации. 6.3. Результат процесса: • БП по стоимости; • Требования к финансированию проекта (см. шаблон ПМБОК7.3.3.2); • Обновления Реестра рисков; • Обновление Оценки стоимости; • Обновление Расписания проекта. 6.4. Ответственный исполнитель и участники процесса: • Руководитель проекта (принимающий решения); • Менеджер по ценообразованию и бюджетному мониторингу (ответственный).

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 8 из 10

PMDoc 7.

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

Процесс «Управление стоимостью» <В данном разделе описывается процесс «Управление стоимостью», перечисляются его входные и выходные данные, указываются участники и ответственный.>

7.1. Процесс мониторинга статуса проекта для корректировки бюджета проекта и внесения изменений в Базовый план по стоимости (см. шаблон ПМБОК7.3.3.1). Корректирование бюджета связано с регистрацией фактических затрат, понесённых на определённую дату. Любое увеличение санкционированного бюджета может быть утверждено только посредством процесса Общего управления изменениями (см. документ PMCSPIntegrationManagement "Процедура управления интеграцией проекта"). Мониторинг расходования средств без принятия во внимание объёма работ, выполняемых в связи с этими расходами, имеет малую ценность для проекта, если только не позволяет команде проекта оставаться в рамках утверждённого бюджета. Таким образом, большая часть действий по управлению стоимостью связана с анализом взаимосвязей между расходованием денежных средств проекта и физической работой, выполняемой в связи с этими расходами. Ключевым элементом эффективного управления стоимостью является управление утверждённым Базовым планом выполнения стоимости и изменениями данного Базового плана. 7.2. Исходные ресурсы и данные для процесса Управления стоимостью: • БП выполнения стоимости (см. шаблон ПМБОК7.3.3.1); • ПУ стоимостью (см. шаблон ПМБОК7.1.3.1); • Требования к финансированию проекта (см. шаблон ПМБОК7.3.3.2); • Информация об исполнении работ (см. шаблон ПМБОК10.3.3.1); • Активы процессов организации. 7.3. Результат процесса: • Результаты измерения исполнения работ (см. шаблон ПМБОК4.3.3.2 "Данные об исполнении работ"); • Бюджетные прогнозы (входит в шаблон ПМБОК10.3.3.1 «Информация об исполнении работ»); • Обновления активов процессов организации; • Запросы на изменение (см. шаблон ПМБОК4.3.3.3); • Обновление БП выполнения стоимости; • Обновление ПУ стоимостью; • Обновление Оценок стоимости (входит в шаблон ПМБОК6.6.3.3 "Данные расписания"); • Обновление Основы для оценок (см. шаблон ПМБОК7.2.3.2). 7.4. Ответственный исполнитель, участники процесса: • Руководитель проекта (принимающий решения); • Менеджеры по направлениям (консультанты); • Менеджер по ценообразованию и бюджетному мониторингу (ответственный).

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 9 из 10

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 05.03.2018 г.

Приложение А. Декомпозиция процессов <Декомпозиция представлена в формате MS Visio с таким же названием файла. Обновите её согласно требованиям организации и перенесите в данное приложение.>

Приложение Б. Матрица ответственности

Оценка стоимости Определение бюджета Управление стоимостью

П П П

У К

Менеджер по ценообразованию и бюджетному мониторингу

Менеджеры по направлениям

О - Ответственный исполнитель У - Участник К - Консультант П - Принимающий решения

Руководитель проекта

<В данном приложении приводится Матрица ответственности.>

О О О

<Внимание! Перед публикацией документа заполните экспресс-блоки и обновите таблицу содержания.>

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 10 из 10