Обозначение документа: QMS-DocsManagement
PMDoc
Название Вашего Предприятия «Утверждаю» Директор «Название Вашего Предприятия» ____________________ Ф.И.О.
Методика системная Управление документацией Редакция 2
Методика системная
PMDoc
Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Лист регистрации изменений Дата
Редакция
24.1.2005
2
Описание Издание для использования.
Автор
Подпись
PMDoc
Содержание 1.
Область применения
4
2.
Нормативные ссылки
4
3.
Определения, обозначения и сокращения
5
4.
Ответственность
5
5.
Управление документацией
6
6.
Документация системы качества
8
7.
Нормативная документация
15
8.
Техническая документация
16
9.
Техническая литература
16
10.
Организационно - распорядительная документация и корреспонденция
Приложение А
Для внутреннего использования
17 19
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 2 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Перед Вами пример документа Системы Менеджмента Качества проектноориентированной организации, который используется для внедрения и развития систем качества. Данные примеры помогают определить процессы управления качеством, их последовательность и взаимодействие. Примеры документов СМК в чистом виде невозможно применить в какойлибо отрасли, но они дают ясную модель, которую легко адаптировать под нужды конкретной компании. Если требуется быстро начать выполнять проекты качественно или создать действующую систему управления качеством, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме управления качеством являются: 1. Тренинг по управлению качеством проекта «pm.Quality» в составе модульного курса «pm.Kit» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_kit#pm_quality 2. Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs 3. Экзамен по управлению качеством на «Карте Знаний Проектного Менеджера» KnowledgeMap.pm/ru/product/quality-mng-exam 4. Услуги PMDoc по документированию проектов и разработке регламентов PMDoc.ru/services/project_documenting, PMDoc.ru/services/pm_regulations_development 5. Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами, в том числе по управлению качеством - PMDoc.ru/workshops Наши другие интересные курсы: pm.Praxis «Прикладное управление проектами» it.Projects «Управления IT-проектами» pm.Risks «Управление рисками проектов и программ» ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional» 12.Deliverables «Самостоятельная разработка КСУП» А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 3 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Управление документацией 1. Область применения Настоящая методика устанавливает порядок управления документами, относящимися к системе качества “Название Вашего Предприятия”, в том числе некоторыми внешними документами в соответствии с требованиями ISO 9001 п. 4.2.3.
2. Нормативные ссылки В настоящей методике использованы ссылки на следующие документы: - ISO 9000:2000 «Системы управления качеством. Основные положения и словарь». - ISO 9001:2000 «Системы управления качеством. Требования. - ISO/TR 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». - Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - Система проектной документации для строительства. Основные требования к рабочей документации. - Технологические правила проектирования предприятий, зданий и сооружений. Стандарт предприятия. - ГОСТ 2.201-80 «Обозначение изделий и конструкторских документов». - РД 5.30.045-85 «Применение классификации группировок классификатора ЕСКД. Методические указания». - QMS-RptsManagement «Управление протоколами. Методика системная». - QMS-MngAnalysis «Анализ со стороны руководства. Методика системная». - QMS-HR «Человеческие ресурсы. Методика системная». - QMS-Requirements «Анализ требований к продукции. Методика системная». - QMS-Designing «Проектирование и разработка. Методика системная». - QMS-DesignAnalysis «Анализ проекта и разработки. Методика рабочая». - QMS-DesignCheck «Проверка проекта и разработки. Методика рабочая». - QMS-DesignApproval «Утверждение проекта и разработки. Методика рабочая». - QMS-DesignChange «Управление изменениями в проекте и разработке. Методика рабочая». - QMS-Forestall «Предупреждающие действия. Методика системная». - QMS-DocsOut «Исходящая документация. Процедура». - QMS-DocsAdmin «Управление распорядительной документации. Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 4 из 25
PMDoc -
Методика системная
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Процедура». QMS-DocsArj «Учет и хранение архивной Процедура». QMS-Contracts «Управление договорами Процедура». Перечень документов системы качества. Журнал учета документов системы качества.
документации. (контрактами).
3. Определения, обозначения и сокращения В настоящей методике использованы термины и определения по ISO 9000. Использованы следующие сокращения: ISО - Международная организация по стандартизации IEC - Международная Электротехническая Комиссия МНД - Международная нормативная документация РД - Руководящий документ ЕСКД - Единая система конструкторской документации СНиП - Строительные нормы и правила ГД - Генеральный Директор ДТ - Директор технический ДД - Директор проектной МК - Менеджер по качеству - представитель руководства, ответственный за систему качества НТИ - Группа научно-технической информации СМП - Строительно-монтажное подразделение ТН - Группа технического надзора за строительством МС - Методика системная МР - Методика рабочая
4. Ответственность Генеральный Директор: - отвечает за организацию управления документацией, назначает ответственных лиц.
Представитель руководства, ответственный за систему управления качеством: - обеспечивает и отвечает за управление документацией системы качества.
Директор проектной дирекции: - обеспечивает и отвечает за своевременное выявление, запрос, получение, надлежащее хранение и внедрение международной и отечественной документации по стандартизации (ISO, IEC, ГОСТ, СНиП и т.д.), а также контроль, своевременное получение и реализацию изменений; - управляет (через Зав. архивом НТИ) архивом стандартов; Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 5 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
- обеспечивает и отвечает за запрос, получение, надлежащий учет и хранение, доведение до исполнителей и внедрение обязательной для учета международной научно - технической документации, а также контроль, своевременное получение и реализацию изменений; - обеспечивает и отвечает за надлежащее управление проектной и обезличенной документацией собственной разработки и (взятой на учет) – чужой разработки; - управляет (через Зав. архивом НТИ) фондом МНД и архивом техдокументации; - управляет (через Зав. библиотекой НТИ) технической литературой.
Руководитель структурного подразделения: - обеспечивает по специализации подразделения проработку, выполнение, реализацию в работе, учет изменений, полученной от руководства: - документации системы качества; - международной научно - технической документации; - международной и отечественной документации по стандартизации; - технической документации; - технической литературы, ее надлежащее использование, в т.ч. контроль, выявление и исключение применения устаревшей и недействующей документации и заказ новой.
Секретарь: - осуществляет управление входящей и исходящей корреспонденцией и внутренним документооборотом (по заведованию).
Ответственный за электронную (E-mail) почту: - осуществляет получение и отправление (с контролем качества), компьютерный учет, распечатку. Получение и передача осуществляется через секретаря.
5. Управление документацией Общие положения Документация, влияющая на качество должна надлежащим образом управляться. Управление означает должным образом организованные: - получение, учет, хранение документации; - доведение до заинтересованных лиц, проработку, изучение и внедрение; - контроль, своевременное получение, изучение и внедрение изменений; Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 6 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
- наличие необходимых экземпляров на всех участках, где проводятся работы, обеспечивающие эффективность функционирования системы качества; - оперативное изъятие недействующих и (или) устаревших документов со всех мест их выпуска и применения или недопущение их случайного применения; - должное обозначение устаревших документов, сохраненных по юридическим причинам и (или) для информации.
Следующая документация подлежит управлению: 5.1 Документация системы качества: Руководство по качеству, методики, и другие документы. Порядок управления описан в разделе 6. 5.2 Документация, разрабатываемая при проектировании и разработке или примененная документация чужой разработки. Порядок управления описан в системной методике QMSDesigning “Проектирование и разработка” и в рабочих методиках: QMS-DesignAnalysis «Анализ проекта и разработки»; QMS-DesignCheck «Проверка проекта и разработки»; QMS-DesignApproval «Утверждение проекта и разработки»; QMS-DesignChange «Управление изменениями в проекте и разработке». 5.3 Нормативная документация, используемая при проектировании и строительстве, включающая: - документы международных организаций, классификационных обществ, - администраций, надзорных органов; - документы международных и отечественных организаций по стандартизации. Порядок управления описан в разделе 7. 5.4 Техническая документация, содержащая информацию о применяемом оборудовании и материалах, в т.ч. учтенная документация сторонних организаций. Порядок управления описан в разделе 8. 5.5 Техническая литература, в т.ч. технические периодические издания. Порядок управления описан в разделе 9. 5.6 Организационно – распорядительная документация, переписка. Порядок управления описан в разделе 10 и в процедурах QMSDocsOut “Исходящая документация” и QMS-DocsAdmin “Управление распорядительной документацией”. Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 7 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
5.7 Протоколы качества Порядок управления описан “Управление протоколами”.
в
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
QMS-RptsManagement
5.8 Контракты, изменения и приложения к контрактам, протоколы анализа продукции, предложения, заявки. Порядок управления описан в QMS-Requirements “Анализ требований к продукции” и в процедуре QMS-Contracts “Управление договорами (контрактами)”. 5.9 Производственные планы Порядок управления описан в п. 7.1 Руководства по качеству. 5.10 Личные дела персонала и планы подготовки персонала Порядок управления описан в QMS-HR “Человеческие ресурсы”. 5.11 Управление бухгалтерскими документами, осуществляется в соответствии с действующими требованиями к бухучету и в настоящей методике не рассматривается.
6. Документация системы качества 6.1 Общие положения Принципы разработки и управления “Руководством по качеству” изложены в 6.2. Порядок разработки и управления Методиками и другими документами описан в 6.3.
6.2 Принципы разработки и управления “Руководством по качеству” 6.2.1 Описание принципов Руководство по качеству содержит следующую информацию: а) область применения системы управления качеством; б) ссылки на документированные методики системы управления качеством; в) описание взаимодействия процессов системы управления качеством. Руководство по качеству разрабатывает Представитель руководства, ответственный за систему управления качеством и утверждает Генеральный Директор. Представитель руководства, ответственный за систему управления качеством несет ответственность за анализ, управление и представление пересмотренных версий Руководства по качеству. Руководство по качеству вводится и официально используется Генеральным Директором “Название Вашего Предприятия” в качестве документа, действующего во всех организационных подразделениях и должно приниматься во внимание всем Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 8 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
руководящим персоналом. Раздел 5.3 “Политика в области качества” Руководства по качеству подписывает Генеральный Директор. За каждым разделом “Руководства по качеству” Генеральным Директором закреплен ответственный руководитель, который обязан: - проводить и контролировать проведение политики, изложенной в разделе; - ежегодно письменно отчитываться перед Генеральным Директором о реализации политики; - давать предложения об изменении политики. Ежегодные отчеты руководителей Генеральному Директору, вместе с отчетами по внутренним аудитам, являются входными данными для “Анализа со стороны руководства” – официальной оценки высшим руководством состояния системы качества и ее соответствия политике в области качества, передаваемой сертифицирующей организации перед ежегодным аудитом. Закрепление разделов Руководства по качеству за ответственными руководителями и оформление ежегодных отчетов выполнено в соответствии с методикой QMSMngAnalysis “Анализ со стороны руководства”. Основанием для разработки “Руководства по качеству” являются: - Приказ Генерального Директора о разработке и внедрении системы качества; - выбранная модель стандарта ISO 9001 “с учетом возможных исключений из требований раздела 7”; - стандарт ISO/TR 10013; - определенная руководством политика в области качества и методы ее осуществления.
6.2.2 Структура и нумерация разделов Номенклатура и содержание разделов определяются выбранной моделью обеспечения качества – ISO 9001 (без изъятий). Нумерация и название разделов совпадают с нумерацией и названием разделов стандарта ISO 9001. Каждый раздел является законченным целым.
Руководство по качеству имеет следующую структуру: Титульный лист Предисловие Содержание Лист утверждения Введение Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 9 из 25
PMDoc 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Общие положения Подход с позиций процессов Связь с ISO 9004 Совместимость с другими системами управления Информация о предприятии 1 Область применения
1.1 Общие положения 1.2 Применение 2 Нормативные ссылки 3 Термины и определения 4 Система управления качеством 4.1 Общие требования 4.2 Требования к документации 4.2.1 Общие положения 4.2.2 Руководство по качеству 4.2.3 Управление документацией 4.2.4 Управление протоколами
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
5.6
6.1 6.2 6.3 6.4
Глава I 5 Ответственность руководства Обязательства руководства Ориентация на Заказчика Политика в области качества Планирование 5.4.1 Цели в области качества 5.4.2 Планирование системы управления качеством Ответственность, полномочия и информирование 5.5.1 Ответственность и полномочия 5.5.2 Представитель руководства 5.5.3 Внутреннее информирование Анализ со стороны руководства 5.6.1 Общие положения 5.6.2 Входные данные анализа 5.6.3 Выходные данные анализа Глава II 6 Управление ресурсами Обеспечение ресурсами Человеческие ресурсы 6.2.1 Общие положения 6.2.2 Компетентность, осведомленность и подготовка Инфраструктура Производственная среда Глава III
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 10 из 25
PMDoc 7.1 7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
8.1 8.2
8.3 8.4 8.5
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
7 Выпуск продукции Планирование выпуска продукции Процессы, связанные с Заказчиком 7.2.1 Определение требований к продукции 7.2.2 Анализ требований к продукции 7.2.3 Связь с Заказчиками Проектирование и разработка 7.3.1 Планирование проектирования и разработки 7.3.2 Входные данные проектирования и разработки 7.3.3 Выходные данные проектирования и разработки 7.3.4 Анализ проекта и разработки 7.3.5 Проверка проекта и разработки 7.3.6 Утверждение проекта и разработки 7.3.7 Управление изменениями в проекте и разработке Закупки 7.4.1 Процесс закупок 7.4.2 Информация о закупках 7.4.3 Проверка закупленной продукции Производство и предоставление услуг 7.5.1 Управление производством и предоставлением услуг 7.5.2 Утверждение процессов производства и предоставления услуг 7.5.3 Идентификация и прослеживаемость 7.5.4 Собственность Заказчика 7.5.5 Сохранность продукции Управление средствами контроля и измерений Глава IV 8 Измерения, анализ и совершенствование Общие положения Измерения и контроль 8.2.1 Удовлетворенность Заказчика 8.2.2 Внутренний аудит 8.2.3 Контроль и измерения процессов 8.2.4 Контроль и измерения продукции Управление несоответствующей продукцией Анализ данных Совершенствование 8.5.1 Постоянное совершенствование 8.5.2 Корректирующие действия 8.5.3 Предупреждающие действия Каждая страница “Руководства по качеству” содержит следующую информацию, кроме текста: - название организации - “Название Вашего Предприятия” - название раздела - номер редакции - дату последней редакции - номер страницы - общее количество страниц
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 11 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
6.2.3 Утверждение Утверждение, управлению Директором.
как обязательный нормативный акт по качеством, выполняется Генеральным
6.2.4 Пересмотр и корректировка “Руководство по качеству” пересматривается и корректируется при необходимости. Основанием для внесения изменений являются: - структурные и организационные изменения; - изменение номенклатуры работ; - аудиты; - изменения в номенклатуре методик. Предложение по пересмотру вносит Представитель руководства, ответственный за систему качества и утверждает Генеральный Директор. Выдача пользователю пересмотренной редакции происходит в обмен на отмененный экземпляр. Отмененные листы и экземпляры хранятся 5 лет с отметкой “Аннулирован ______ ”. дата
6.2.5 Охрана содержания и доступ Руководство по качеству, как элемент системы качества, является собственностью издателя, защищено авторскими правами и не может быть скопировано или разослано без согласия издателя. Решение о предоставлении доступа к руководству и о форме такого доступа принимается Генеральным Директором или Представителем руководства, ответственным за систему качества. Аудиторам во Руководству.
время
аудита
предоставляется
доступ
к
6.2.6 Рассылка, учет и хранение Держателей “Руководства по качеству” поименно определяет Генеральный Директор. На каждом экземпляре указывается номер экземпляра и перечень держателей. Учет выданных экземпляров ведется в “Журнале учета документов системы качества”. Руководство хранится у лица, которому оно адресовано. Допускается передача и хранение на электронном носителе.
6.3 Порядок разработки и управления методиками и другими документами Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 12 из 25
PMDoc
Методика системная
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
6.3.1 Построение Методики содержат следующие обязательные структурные элементы: Титульный лист Предисловие Содержание Лист утверждения 1. Область применения 2. Нормативные ссылки 3. Определения, обозначения и сокращения 4. Ответственность 5. (Требования) Приложения Лист регистрации изменений Заголовки разделов указываются всегда для сохранения структуры. Могут применяться записи типа “3. Определения, обозначения и сокращения (не применяется)”. “Введение” вводят в текст при необходимости обоснования причин разработки. Введение не должно содержать требований. Введение не нумеруется. Введение помещается перед разделом 1. Дополнительные разделы вводятся при необходимости. Им присваивают номера, начиная с номера шесть.
6.3.2 Изложение Изложение выполняется в соответствии национальными стандартами.
с
ISO
9001
и
6.3.3 Оформление На второй странице указывают дату введения в действие. Дату обозначают арабскими цифрами, разделенными дефисом со следующей последовательностью элементов: год, месяц, число. Пример: 2005-01-24 На всех страницах, кроме первого титульного листа, приводят штамп, содержащий: название организации - “Название Вашего Предприятия”; название методики; название раздела; номер редакции; дату редакции; номер страницы; общее количество страниц. Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 13 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Страницы, нумеруют в порядке возрастания, начиная с первой. На титульном листе номер страницы не проставляется.
6.3.4 Обозначение Существует два вида методик. Методика системная – определяет в целом метод внедрения каждого из процессов, описанного пунктом ISO 9001. Методика рабочая – определяет метод реализации требований системной методики, а также стандартов, нормативных документов. Обозначение методик имеет следующую структуру: Год издания: 05 – 2005г. Номер подраздела ISO 9001 C – системная, Р - рабочая М - методика
6.3.5 Разработка / корректировка Предложение о разработке / корректировке может подаваться любым работником Представителю руководства, ответственному за систему качества. Представитель руководства, ответственный за систему качества: - определяет необходимость разработки / корректировки; - согласовывает с заинтересованными лицами; - назначает исполнителей и сроки; - утверждает у Генерального Директора; - контролирует разработку.
6.3.6 Изменения Изменения оформляются по форме № 423-01 Приложения А. Изменения вносят во все экземпляры методик. Отмененные листы и экземпляры (контрольные) хранятся в Службе менеджмента качества 5 лет со штампом “Аннулирован”.
6.3.7 Согласование, утверждение, внедрение Необходимость согласования и согласующих лиц определяет Представитель руководства, ответственный за систему качества. Методики утверждаются Генеральным Директором. Внедрение начинается с обучения работников, которое проводится Представителем руководства, ответственным за Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 14 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
систему качества, или лицами им назначенными. В течение года после внедрения проводится аудит внедрения методик.
6.3.8 Рассылка и учет Перечень лиц, у которых хранятся методики, определяется Представителем руководства, ответственным за систему качества и указывается на титульном листе. Учет выполняется по “Журналу учета документов системы качества”, форма № 423-02 Приложения А. Сводный перечень держателей приведен в матрице “Держатели документов системы качества “Название Вашего Предприятия” (Приложение к “Перечню документов системы качества”). Допускается передача и хранение методик на электронном носителе.
6.3.9 Порядок управления другими документами системы качества (Перечнями, Отчетами, аналогичен методикам.
Анализами,
Инструкциями)
7. Нормативная документация 7.1 Фонд международной нормативной документации Фонд МНД образуют документы (Правила и нормы) международных и национальных организаций и Администраций, применяемые в проектировании и строительстве. Перечень Правил и норм определяется и согласовывается с Заказчиком на первых этапах проектирования в соответствии с QMS-Designing“ Проектирование и разработка”. МНД запрашивается, получается и регистрируется в “Перечне и Журнале учета международной нормативной документации” по форме № 423-08, -09 Приложения А. Если это необходимо, выполняется и регистрируется перевод. МНД доводится до всех заинтересованных лиц, прорабатывается и внедряется. Полнота и правильность учета МНД должна быть проверена в соответствии с QMS-DesignAnalysis “Анализ проекта и разработки”. Должен быть организован контроль за текущими изменениями МНД. Изменения должны своевременно запрашиваться, переводиться, прорабатываться и внедряться, при необходимости, в проектной документации, по согласованию с Заказчиком в соответствии с QMS-DesignChange“ Управление изменения в проекте и разработке”. Ответственным за управлением фондом МНД является Директор проектной дирекции. Документы хранятся в технической библиотеке НТИ. Управление МНД осуществляется в соответствии с QMS-DocsArj “Учет и хранение архивной документации” Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 15 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
7.2 Архив стандартов Архив стандартов образуют документы международных и отечественных организаций по стандартизации: - международные стандарты ISO; - международные стандарты IEC; - национальные стандарты стран дальнего зарубежья (например, DIN); - межгосударственные стандарты стран СНГ (ГОСТы); - национальные стандарты РФ; - государственные стандарты в области строительства (СНиП); - отраслевые стандарты; - другие документы по стандартизации (альбомы отраслевой унификации, альбомы разрешенного к применению оборудования и т.п.); - каталоги, указатели и другие справочные документы разработчиков стандартов. Порядок управления архивом стандартов осуществляется процедурой QMS-DocsArj “Учет и хранение архивной документации”, аналогично описанному в п. 7.1 порядку управления фондом МНД. Ответственным за управление стандартами является Директор проектной дирекции.
8. Техническая документация Архив техдокументации образует учтенная проектная и обезличенная документация собственной и чужой разработки. Ответственным за управление архивом техдокументации является Директор проектной дирекции. Принципы управления архивом указаны в QMS-DocsArj “Учет и хранение архивной документации” и аналогичны изложенному в п. 7.
9. Техническая литература Библиотеку технической литературы НТИ образуют: - исполнительная документация по проектам (в т.ч. акты приемки); - технические журналы; - книги по специальности, в т.ч. учебники; - каталоги выставок; - каталоги применяемого оборудования; - CD-диски. Ответственным за управление библиотекой НТИ является Директор проектной дирекции. Порядок регистрации, учета и хранения определяется Генеральным Директором в соответствии с QMS-DocsArj “Учет и хранение архивной документации”. Получение исполнительной документации по проектам (Актов приемки) оговаривается в контрактах с Заказчиками. Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 16 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
В библиотеке НТИ должны сохраняться и накапливаться материалы о реализованных проектах.
10. Организационно - распорядительная документация и корреспонденция 10.1 Общие положения Цель управления организационно-распорядительной документацией - установление единого порядка делопроизводства, организация документооборота, формирование и хранение дел, составление и оформление организационно - распорядительных документов.
10.2 Входящая корреспонденция Поступившую корреспонденцию секретарь до вскрытия просматривает и сортирует по видам: - письма от организаций (предприятий); - газеты, журналы: - почта, адресованная лично: - почта, доставленная ошибочно. Почта, доставленная ошибочно, возвращается в почтовое отделение. Почта, адресованная лично, передается адресату без вскрытия конвертов. Остальные письма вскрываются, проверяется комплектность вложенных документов. В случае обнаружения некомплектности документов решается вопрос с отправителем об их доукомплектовании. Корреспонденция, поступающая по “факсу”, проверяется на качество текста (читаемость). Вся поступившая корреспонденция регистрируется в Журнале № 1 по форме № 423-03 Приложение А. На первой странице в правом нижнем углу регистрируемого документа проставляется: - порядковый номер (по Журналу № 1 регистрации входящих документов); - число, месяц и год поступления документа. Всю поступившую корреспонденцию секретарь сортирует по важности и важную корреспонденцию передает Генеральному Директору на рассылку (остальную – по принадлежности) и после рассылки передает по назначению в день поступления. На документ, требующий контроля, секретарь заполняет контрольную карточку или ставит на контроль с помощью компьютера. Документ под расписку передается исполнителю. При неисполнении в срок, документ включается в “Справку о Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 17 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
невыполнении распорядительной документации” в соответствии с QMSForestall “Предупреждающие действия”. Отработанный документ исполнитель подшивает “в дело” на хранение. Срок хранения - 5 лет. Учет и хранение входящей корреспонденции осуществляется в соответствии с QMS-DocsArj “Учет и хранение архивной документации” Информация, поступающая по электронной почте (E-mail) распечатывается на бумажных носителях и передается Генеральному Директору на рассылку, затем - секретарю для дальнейшего управления. Поступления по E-mail регистрируются и хранятся в компьютере, а также регистрируются в журнале №1 по форме № 423-03 Приложения А и хранятся в папке входящей переписки. Случайные и ненужные поступления по E-mail периодически удаляются. Особо важные поступления копируются на 3,5” дискеты или лазерные диски, маркируются и сохраняются в архиве. Учет и хранение электронных дисков осуществляется в соответствии с QMS-DocsArj “Учет и хранение архивной документации” Срок хранения важных поступлений E-mail - 5 лет. Управление почтой E-mail осуществляет лицо, назначенное Генеральным Директором.
10.3 Исходящая корреспонденция При подготовке текста служебных документов исполнитель обращает внимание на то, чтобы текст был точным, не допускал различных толкований. В верхнем левом углу первого листа рукописи исполнитель указывает: на каком бланке следует печатать документ, количество экземпляров, фамилию исполнителя. В рукописи документа исполнитель указывает реквизиты адресата, номер и дату письма, заголовок к тексту, после текста отметку о наличии приложения, должность, инициалы и фамилию лица, подписывающего документ. Документы, подготовленные к печати, распечатываются. Отпечатанные документы возвращаются исполнителю для дальнейшего оформления. При оформлении исходящих документов на последнем листе указываются, при необходимости: - фамилия исполнителя документа; - номер его служебного телефона. Копии визируются исполнителем. Подписанные исходящие документы передаются секретарю для регистрации в Журнале № 2 по форме № 423-04 Приложение А. При регистрации исходящих документов проверяется: Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 18 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
- наличие на исходящем документе подписей; - наличие приложений, указанных в документах. Копии, которые остаются после регистрации, подшиваются “в дело” и хранятся 5 лет. Учет и хранение исходящей корреспонденции осуществляется в соответствии с QMS-DocsArj “Учет и хранение архивной документации” Исходящую корреспонденцию укладывают в конверты. На конверте указывается адрес получателя темными чернилами или шариковой ручкой. Заказными отправлениями оформляют: - корреспонденцию, дату и факт отправки которой необходимо документально засвидетельствовать (почтовой квитанцией); - договора (контракты); - прочие важные документы. На отправляемую заказную корреспонденцию, при необходимости, составляется опись. Составленная опись подписывается секретарем. Опись вместе с корреспонденцией передается в почтовое отделение, в котором после приемки почты штемпелюют опись и выдают почтовую квитанцию с печатью. Почтовая квитанция наклеивается на левом углу первого листа описи. Опись хранится у секретаря. После отправки корреспонденции факсом, секретарь обязан получить подтверждение получателя о разборчивости полученного текста, при необходимости, повторить передачу текста или его части. После отправки корреспонденции E-mail, необходимо проверить отсутствие возвратов и, при необходимости, передать повторно или другим способом.
10.4 Внутренний документооборот Приказы по предприятию готовятся секретарем, регистрируются в журналах по форме № 423-05 Приложение А и хранятся у секретаря. Печати и штампы хранятся в запираемом сейфе. Ответственные за их хранение назначаются приказом Генерального Директора. Справки и доверенности готовятся секретарем или в подразделениях по заведованию и регистрируются по форме № 423-07 Приложение А или аналогичным.
Приложение А (обязательное) Связанные с методикой формы
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 19 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
ф. № 423-01 ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ Методики, Руководства по качеству
Лист ______ Листов ______ Изм. № ХХ. от __________________
текст
Разработал ______________________ ______________ __________ Фамилия, инициалы
Подпись
Дата
Утвердил ______________________ ______________ __________ Фамилия, инициалы
Для внутреннего использования
Подпись
Дата
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 20 из 25
Методика системная
PMDoc
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
ЖУРНАЛ учета документов системы качества
№ по Перечню документов
№ пункта ISO 9001:2000
Язык Учтенный № или экз. справочный
Дискета _________________ Файл _________________ Дата _________________ № редакции Дата К-во листов Держатель
Должность
Ф. И. О.
1
2
3
Получено
Получено
Получено
Подп.
Дата Подп.
Дата
Подп.
Дата
1 2 3 4
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 21 из 25
PMDoc
Методика системная
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
ф. № 423-03 ЖУРНАЛ№1 регистрации входящей почты
№ п/п
Дата
Откуда
Краткое содержание
Резолюция
Примечани е
1
2
3
4
5
6
Примечание: Порядковый номер документа состоит из трехзначного числа, например, 001.
Начат ________________ Окончен ________________
ЖУРНАЛ№2 регистрации исходящей почты
№ п/п
Дата
Куда
Кому
Краткое содержание
Примечание
1
2
3
4
5
6
Примечание: Индекс документа --- №-2/ХХХ, где № - номер структурного подразделения организации, например “11”; 2 - номер журнала регистрации исходящих документов; ХХХ - порядковый номер документа по журналу регистрации, в случае отсутствия значащих цифр, цифра “0” не проставляется, например: 2 или 11 или 123.
Начат ________________ Окончен ________________
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 22 из 25
Методика системная
PMDoc
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
КНИГА регистрации приказов по кадровой деятельности
№ п/п
Дата
Краткое содержание
Исполнитель
Примечани е
1
2
3
4
5
Начат ________________ Окончен ________________ КНИГА регистрации приказов по общей деятельности
№ п/п
Дата
Краткое содержание
Примечание
1
2
3
4
Начат ________________ Окончен ________________
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 23 из 25
PMDoc
Методика системная
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
ЖУРНАЛ регистрации справок и доверенностей
№ п/п
Дата
Кому выдана
Краткое содержание
Куда
1
2
3
4
5
Начат ________________ Окончен ________________
ПЕРЕЧЕНЬ МЕЖДУНАРОДНЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Учтенный экз. № __________ Выпустил __________________________ __________________ ___________ Фамилия, инициалы Подпись Дата Получил
№ п/п
__________________________ __________________ ___________ Фамилия, инициалы Подпись Дата
Наименование (англ.) Наименование (рус.)
Год издания
Для внутреннего использования
Язык
Держат. контр.экз
Держат. проч..экз
Перевод (рус.)
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Прим. в проект.
Прим .
Лист 24 из 25
PMDoc
Методика системная Управление документацией Обозначение документа: QMS-DocsManagement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
ЖУРНАЛ УЧЕТА МЕЖДУНАРОДНЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ № по Перечню Экз №
Название на языке оригинала Номер Место и год издания
Колво лист
Язык
Откуда получен. Дата. Стоимост ь
Держатель
Подпись
Держатель
Подпись
Прим .
Название на русском языке 1 (контр) 2 (библ)
Экз №
Перевод на русский язык
Количество листов
Переведен Дата Подпись
Прим .
1 (контр) 2 (библ)
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2018 г.
Лист 25 из 25