QMS-DocsOut «Исходящая документация»

Обозначение документа: QMS-DocsOut

PMDoc

Название Вашего Предприятия «Утверждаю» Директор «Название Вашего Предприятия» ____________________ Ф.И.О.

Процедура Исходящая документация Редакция 2

Процедура

PMDoc

Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Лист регистрации изменений Дата

Редакция

24.1.2005

2

Описание Издание для использования.

Автор

Подпись

PMDoc

Содержание 1.

Область применения

4

2.

Нормативные ссылки

4

3.

Определения, обозначения и сокращения

4

4.

Ответственность

4

5.

Управление исходящими документами

5

Приложение А

8

Приложение Б

9

Приложение В

10

Приложение В

11

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 2 из 11

PMDoc

Процедура Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Перед Вами пример документа Системы Менеджмента Качества проектноориентированной организации, который используется для внедрения и развития систем качества. Данные примеры помогают определить процессы управления качеством, их последовательность и взаимодействие. Примеры документов СМК в чистом виде невозможно применить в какойлибо отрасли, но они дают ясную модель, которую легко адаптировать под нужды конкретной компании. Если требуется быстро начать выполнять проекты качественно или создать действующую систему управления качеством, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме управления качеством являются: 1. Тренинг по управлению качеством проекта «pm.Quality» в составе модульного курса «pm.Kit» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_kit#pm_quality 2. Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs 3. Экзамен по управлению качеством на «Карте Знаний Проектного Менеджера» KnowledgeMap.pm/ru/product/quality-mng-exam 4. Услуги PMDoc по документированию проектов и разработке регламентов PMDoc.ru/services/project_documenting, PMDoc.ru/services/pm_regulations_development 5. Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами, в том числе по управлению качеством - PMDoc.ru/workshops Наши другие интересные курсы:  pm.Praxis «Прикладное управление проектами»  it.Projects «Управления IT-проектами»  pm.Risks «Управление рисками проектов и программ»  ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional»  12.Deliverables «Самостоятельная разработка КСУП»  А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 3 из 11

PMDoc

Процедура Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Анализ проекта и разработка 1.

Область применения

Настоящая процедура устанавливает порядок составления, подписания, регистрации и отправки исходящей документации в соответствии с требованиями ISO 9001:2000 п. 4.2.3. Процедура обязательна для всех подразделений и должностных лиц Название Вашего Предприятия.

2. Нормативные ссылки В настоящей методике использованы ссылки на следующие документы:  ISO 9000:2000 "Системы управления качеством. Основные положения и словарь".  ISO 9001:2000 "Системы управления качеством. Требования".  QMS-DocsManagement "Управление документацией. Методика системная".

3. Определения, обозначения и сокращения В настоящей методике использованы термины и определения по ISO 9000, а также сокращения в том числе: Руководитель направления – руководитель проекта, начальник подразделения (отдела).

ISO – Международная организация по стандартизации МС – Методика системная ПР - Процедура

4. Ответственность Директор

- отвечает за организацию управления исходящей документацией, подписывает исходящую документацию.

Руководитель направления - отвечает за правильность оформления исходящей документации, визирует исходящую документацию. Исполнитель

Для внутреннего использования

- подготавливает и оформляет исходящую документацию, визирует исходящую документацию. Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 4 из 11

PMDoc

Процедура Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Секретарь

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

- выполняет, проверяет, регистрирует и отправляет исходящую документацию.

5. Управление исходящими документами 5.1

Исходящими документами управляют в соответствии с QMSDocsAdmin и настоящей процедурой.

5.2

Управление исходящими документами включает составление проекта документа, его выполнение, согласование, визирование, подписание, регистрацию и отправку.

5.3

Исходящие документы могут выполняться в виде письма по форме обязательного приложения А или факса по форме обязательного приложения Б. К письму или факсу может прилагаться документация, оформляемая в установленном порядке.

5.4

Все исходящие документы подписывает директор или лицо, его замещающее по приказу (при отсутствии директора).

5.5

Исходящую документацию готовит исполнитель по устному распоряжению непосредственного руководителя, либо по собственной инициативе, руководствуясь производственной необходимостью.

5.6

Подготовка исходящего документа начинается с составления его рукописного или электронного проекта.

5.7

Для создания проекта исполнитель подбирает необходимый информационный материал, на основании которого готовит исходящий документ (входящие письма, контрактная, проектная, производственная документация и т.д.).

5.8

Исполнитель излагает текст лаконично в соответствии с темой документа, не допуская различных толкований.

5.9

В верхнем левом углу рукописи или электронного проекта исполнитель указывает, на каком бланке следует печатать документ, количество экземпляров, тему документа и срок исполнения. В правом верхнем углу рукописи или электронного проекта документа исполнитель указывает реквизиты адресата, ниже в центре - заголовок к тексту, текст, ниже текста отметку о наличии приложения, должность, инициалы и фамилию лица, подписывающего документ, в нижнем левом углу - фамилию исполнителя и фамилию руководителя направления.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 5 из 11

PMDoc

Процедура Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

5.10

Подготовленный к печати рукописный проект исполнитель передает из рук в руки секретарю, для набора и распечатывания на бланке установленной формы.

5.11

Если проект документа разработан в электронном виде, исполнитель пересылает его по внутренней электронной сети на компьютер секретаря в папку исходящей документации, и уведомляет секретаря об этом.

5.12

Секретарь, получив рукопись или электронный проект документа, проверяет наличие необходимых реквизитов, а также обращает внимание на срочность выполнения документа.

5.13

Если проект документа оформлен не надлежащим образом, секретарь возвращает его на доработку исполнителю. Исполнитель устраняет несоответствия и передает проект секретарю для набора и распечатывания.

5.14

Получив надлежащим образом оформленные проекты, секретарь распределяет их, исходя из срока выполнения документа. В любом случае документ должен быть распечатан в течение рабочего дня.

5.15

Если несколько документов имеют одинаковую срочность выполнения, секретарь информирует об этом директора (или руководителя направления), который расставляет приоритеты.

5.16

Секретарь набирает документ шрифтом Times New Roman размером 12 на бланках по форме обязательного приложения А или Б, проверяет ошибки, и, убедившись в правильности набранного текста, распечатывает документ в одном экземпляре.

5.17

Отпечатанный документ секретарь передает исполнителю для дальнейшего оформления.

5.18

Исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений. Проверенный документ исполнитель, убедившись в его правильности, визирует.

5.19

Проверенный документ исполнитель согласовывает, при необходимости, со смежными подразделениями и передает на подпись руководителю направления.

5.20

Если при согласовании и визировании документа возникает необходимость его корректировки, исполнитель вносит изменения в документ или составляет его заново (при значительных изменениях) и передает секретарю для набора и распечатывания. Дальнейшие действия – см. п.п. 5.12 - 5.19 настоящей процедуры.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 6 из 11

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

5.21

После визирования у руководителя направления исполнитель передает документ секретарю на подпись директору.

5.22

Секретарь исходящую документацию подшивает в папку «на подпись» и передает директору в 16.00 ежедневно. Особо срочную документацию секретарь передает директору незамедлительно (по согласованию с директором).

5.23

Подписанный директором документ секретарь регистрирует в журнале по форме обязательного приложения В.

5.24

При регистрации исходящих документов секретарь проверяет: a) наличие на исходящем документе подписей; b) наличие приложений, указанных в документах.

5.25

На зарегистрированном письме исходящий номер и дату регистрации.

5.26

С полностью оформленного письма секретарь делает копию и подшивает ее в папку «Исходящие документы». При необходимости, секретарь делает копию документа исполнителю по его просьбе.

5.27

Оригинал факсимильного сообщения после передачи адресату и штемпельной отметки, содержащей дату и время отправки, секретарь подшивает в папку «Исходящие документы».

5.28

Исходящий документ исполнитель может самостоятельно оформлять на бланке установленной формы. Прохождение документа в этом случае в соответствии с п.п. 5.18 – 5.26.

5.29

По распоряжению директора оригинал письма секретарь направляет адресату: нарочным, простым почтовым отправлением, заказным почтовым отправлением, курьерской почтой.

5.30

Исходящая документация факсом, E-mail.

5.31

Отправка исходящих документов почтой, факсом и E-mail - в соответствии с QMS-DocsAdmin.

Для внутреннего использования

может

секретарь

быть

проставляет

отправлена:

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

почтой,

Лист 7 из 11

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Приложение А (обязательно)

Название Вашего Предприятия № _____________ от _______________2002г. Реквизиты адресата

тема документа

Заголовок

Текст документа

Должность, инициалы, фамилия лица, подписывающего документ

Фамилия, инициалы исполнителя Фамилия, инициалы руководителя направления

Контактные данные Вашего Предприятия

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 8 из 11

PMDoc

Процедура Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Б (обязательно)

Кому: Вниманию: От кого: Копия: Исходящий номер: Дата: Факс: Количество страниц: Тема:

Факсимильное сообщение

Заголовок

Текст факса

Должность, инициалы, фамилия лица, подписывающего документ

Фамилия, инициалы исполнителя Фамилия, инициалы руководителя направления

Контактные данные Вашего Предприятия

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 9 из 11

PMDoc

Процедура Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение В (обязательно)

Журнал №2 РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ Название Вашего Предприятия

Начат ______________________ Окончен ___________________

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 10 из 11

PMDoc

Процедура Исходящая документация Обозначение документа: QMS-DocsOut

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение В № исход.

Дата

Куда

(обязательно) (продолжение) Вид документа, краткое Кому содержание

Кол-во листов

Отпра вка*

* Н – нарочным; ППО – простое почтовое отправление; ЗПО – заказное почтовое отправление; КП – отправление курьерской почтой; Ф – факс; ЕМ – E-mail.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 11 из 11