QMS-DocsArj «Хранение и учет архивной документации» by Anatoly Savin

Обозначение документа: QMS-DocsArj

PMDoc

Название Вашего Предприятия «Утверждаю» Директор «Название Вашего Предприятия» ____________________ Ф.И.О.

Процедура Хранение и учет архивной документации Редакция 2

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Лист регистрации изменений Дата 24.1.2005

Редакция 2

Описание Издание для использования.

Для внутреннего использования

Автор

Подпись

PMDoc

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 2 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Содержание 1.

Область применения.

Нормативные ссылки.

Определения, обозначения и сокращения.

Общие положения.

Учет и хранение нормативно-технической документации.

Учет и хранение документации сторонних организаций.

7. Учет и хранение проектной документации собственной разработки (подлинников).

Учет и хранение проектной документации собственной разработки (копий).

9. Учет и хранение технологической документации собственной разработки (подлинников).

10. Учет и хранение технологической документации собственной разработки (копий).

11. Учет и хранение обезличенной документации собственной разработки (подлинников).

12. Учет и хранение обезличенной документации собственной разработки (копий). 20 13.

Учет и хранение исполнительной документации.

14.

Учет и хранение технической литературы.

15.

Учет и хранение электронных дисков.

16.

Учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции.

17.

Учет и хранение периодических изданий.

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 3 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Е

Приложение Ж

Приложение 3

Приложение И

Приложение К

Приложение Л

Приложение М

Приложение Н

Приложение О

Приложение П

Приложение Р

Приложение С

Приложение Т

Приложение У

Приложение Ф

Приложение Х

Приложение Ц

Приложение Ч

Приложение Ш

Приложение Э

Приложение Ю

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 4 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Перед Вами пример документа Системы Менеджмента Качества проектноориентированной организации, который используется для внедрения и развития систем качества. Данные примеры помогают определить процессы управления качеством, их последовательность и взаимодействие. Примеры документов СМК в чистом виде невозможно применить в какойлибо отрасли, но они дают ясную модель, которую легко адаптировать под нужды конкретной компании. Если требуется быстро начать выполнять проекты качественно или создать действующую систему управления качеством, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме управления качеством являются: 1. Тренинг по управлению качеством проекта «pm.Quality» в составе модульного курса «pm.Kit» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_kit#pm_quality 2. Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs 3. Экзамен по управлению качеством на «Карте Знаний Проектного Менеджера» KnowledgeMap.pm/ru/product/quality-mng-exam 4. Услуги PMDoc по документированию проектов и разработке регламентов PMDoc.ru/services/project_documenting, PMDoc.ru/services/pm_regulations_development 5. Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами, в том числе по управлению качеством - PMDoc.ru/workshops Наши другие интересные курсы:  pm.Praxis «Прикладное управление проектами»  it.Projects «Управления IT-проектами»  pm.Risks «Управление рисками проектов и программ»  ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional»  12.Deliverables «Самостоятельная разработка КСУП»  А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 5 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации 1. Область применения. Настоящая процедура устанавливает порядок учета и хранения архивной документации предприятия Название Вашего Предприятия. Процедура обязательна для всех работников предприятия Название Вашего Предприятия.

2. Нормативные ссылки. В настоящей методике использованы ссылки на следующие документы:  ГОСТ 2.501-88 "ЕСКД. Правила учета и хранения".  ГОСТ 21.203-78 "Правила учета и хранения подлинников проектной документации".  ДСТУ Б А.2.4-4-99 "Основные требования к проектной и рабочей документации".  QMS-DocsManagement "Методика системная. Управление документацией"  Основные правила работы ведомственных архивов, Москва, 1987г.

3. Определения, обозначения и сокращения. НТД – нормативно-техническая документация ПД – проектная документация ТД – технологическая документация ОД – обезличенная документация СД – документация сторонних организаций ДБН - государственные строительные нормы Украины ГОСТ - межгосударственные стандарты СНиП – строительные нормы и правила ВСН – ведомственные строительные нормы ВБН – ведомственные строительные нормы Украины ОСТ – отраслевые стандарты РД - руководящие документы РМ – руководящие материалы ДСТУ – государственные стандарты Украины ТУ – технические условия НАОП – нормативные акты по охране труда ДНАОП – государственные нормативные акты по охране труда МС – методика системная МР – методика рабочая ППР – проект производства работ ППСР – проект производства сварочных работ ВДПК – ведомость документов полного комплекта ГИП – главный инженер проекта Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 6 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

4. Общие положения. 4.1

В соответствии с требованиями нормативных документов по учету и хранению документации (ГОСТ 21.203-78, ДСТУ Б А.2.4-4-99, QMS-DocsManagement, п.6.1.6 «Основных правил работы ведомственных архивов») формируются следующие фонды документации:  нормативная документация (международные НТД, межгосударственные НТД (ГОСТ), ДСТУ, ДБН, ВСН и проч., документы системы качества: системные методики (МС), рабочие методики (МР) и процедуры системы управления качеством (ПР));  документация сторонних организаций;  проектная документация собственной разработки (подлинники);  проектная документация собственной разработки (копии);  технологическая документация проекта собственной разработки (ППР, ППСР, монтажные процедуры, процедуры контроля качества и проч. (подлинники);  технологическая документация проекта собственной разработки (ППР, ППСР, монтажные процедуры, процедуры контроля качества и проч. (копии);  обезличенная документация собственной разработки (подлинники);  обезличенная документация собственной разработки (копии);  исполнительная документация;  электронные диски;  фонд технической литературы;  фонд входящей и исходящей корреспонденции;  периодические издания. Каждый фонд формируется по структурно-хронологической схеме в соответствии с п.п. 6.2.1, 6.2.3, 6.2.5, 6.2.6, 6.2.7.2 «Основных правил работы ведомственных архивов».

5. Учет и хранение нормативно-технической документации. 5.1 5.2

Нормативно-техническая документация принимается в архив под запись в журнале установленной формы (приложение А). Учет нормативно-технической документации производится в описях установленной формы (см. обязательное приложение Б) по видам документов: № Наименование вида нормативной документации описи 0 Каталоги и указатели 1 ДБН. Государственные строительные нормы. Украина 2 ГОСТ. Межгосударственные стандарты 3 СНиП. Строительные нормы и правила

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 7 из 65

PMDoc 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 24 5.3 5.4

5.5

5.6

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

ВСН. Ведомственные строительные нормы ВБН. Ведомственные строительные нормы. Украина ОСТ. Отраслевые стандарты РД, РМ. Руководящие документы и материалы ДСТУ. Государственные стандарты Украины ТУ. Технические условия Пособия к нормативным документам ДНАОП, НАОП. Нормативные акты по охране труда Сборники и справочники Рекомендации Законодательные акты Методические указания Стандарты СЭВ Стандарты Туркменистана Международные стандарты Типовые конструкции Ценники Сметная документация Документы системы управления качеством

Присвоение номеров описям производится по мере их формирования. Описи ведутся в электронном виде и распечатываются на бумажном носителе по мере необходимости. Сводная опись нормативных документов переиздается один раз в год по состоянию на 1 января. Каждому нормативному документу, поступившему в архив, присваивается индивидуальный архивный номер, состоящий из номера описи, порядкового номера документа в описи и номера экземпляра документа. Например: 2-019-03; где: 2 – номер описи, 019 – порядковый номер документа в описи, 03 – номер экземпляра документа. На каждый документ нормативного фонда проставляется следующий штамп: Фонд- Нормативная документация. Опись Документ Экз.

5.7

Номера описи, документа и экземпляра проставляются в штампе от руки индивидуально для каждого документа. На каждый нормативный документ на бумажном носителе заводится контрольный экземпляр с проставлением штампа «Контрольный экземпляр». Контрольные экземпляры нормативных документов хранятся в архиве и выдаче не подлежат.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 8 из 65

PMDoc 5.8 5.9

5.10 5.11 5.12 5.13

5.14

5.15

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

На каждый нормативный документ заводится карточка учета, которая хранится в картотеке, в электронном виде и на бумажном носителе (приложение В). В карточке в графе 1 указывается обозначение и наименование документа, в графе 2 - его фондовая принадлежность, в графе 3 действенность, в графе 4 - архивный номер и количество экземпляров, в графе 5 - изменения, и, для облегчения поиска, в графе 6 - архивная топография, т.е. местонахождение в хранилище. На обратной стороне карточки указывается, кому и когда выдан документ. Карточки на бумажном носителе располагаются в картотеке системно для каждого вида документов: по возрастанию обозначений документов и в алфавитном порядке для документов, имеющих буквенные обозначения, или не имеющих обозначений. Нормативно-техническая документация хранится на полках в соответствии с нумерацией описей. Документы располагаются по порядку архивных номеров для удобства поиска. На полке, где хранятся нормативные документы, должны быть разделители с указанием номера описи. Документы выдаются во временное пользование под подпись в журнале установленной формы (приложение Г). Копирование нормативной документации осуществляется по заявкам установленной формы (приложение Ж). Учет копирования фиксируется в специальном журнале (приложение Е). Актуализация фонда нормативной документации производится по мере поступления извещений об изменении из установленных источников (УкрНИИССИ, КрЦНТЭИ и проч.) и вносится незамедлительно в контрольный и все остальные экземпляры. Кроме того, один раз в год производится комплексная актуализация фонда на основе ежегодно издаваемых каталогов действующих НТД и информации об изменениях, полученной в течение года. По результатам актуализации на обороте титульного листа ставится штамп: Действует по состоянию на: «__»___________200__г. «__»___________200__г. «__»___________200__г. «__»___________200__г. На основании извещений на внесение изменений зав. архивом подклеивает или подшивает тексты изменений сначала в контрольный, а затем и во все рабочие экземпляры нормативных документов. После этого в описи и в картотеке производится запись об изменении с указанием номера и даты изменения, основания для внесения изменений (ИУС и т. д.) и даты внесения изменения.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 9 из 65

PMDoc 5.16

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

На титульный лист замененных или аннулированных нормативнотехнических документов ставится соответствующий штамп: АННУЛИРОВАН, Заменен______________________ ИУС

5.17 5.18 5.19

№____ _______________г.

от

Аннулированные и замененные документы хранятся отдельно от действующих; на них заводится отдельная картотека в электронном виде и на бумажном носителе. Нормативная документация заказывается зав. архивом по мере надобности пользователей согласно заявкам установленной формы (приложение Д). Зав. архивом публикует по мере поступления на стенде информацию о готовящихся к изданию, вновь изданных и вновь поступивших нормативных документах по профилю предприятия.

6. Учет и хранение документации сторонних организаций. 6.1 6.2

6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

6.8 6.9

Документация сторонних организаций принимается на учет в архив под подпись лица, сдавшего документы, в журнале установленной формы (приложение А). Фонд документации сторонних организаций учитывается в описях по предприятиям-разработчикам документации и включает в себя всю документацию сторонних организаций, поступающую на предприятие, кроме корреспонденции и периодических изданий, которые учитываются отдельно (см. разделы 16 и 17). Материалы выставок и рекламные каталоги продукции учитываются в отдельных описях. Материалы одной конкретной выставки располагаются в описи в алфавитном порядке под одним архивным номером. Рекламные каталоги учитываются в описях по видам продукции, а в рамках вида продукции – по мере поступления. Описи ведутся в электронном виде (приложение З) и распечатываются на бумажный носитель по мере необходимости. Сводная опись фонда документации сторонних организаций формируется из описей документации отдельных предприятий, материалов выставок и каталогов по возрастанию номеров. Сводная опись переиздается один раз в год по состоянию на 1 января. Присвоение номеров описям производится по мере их формирования. Каждому поступившему в архив документу присваивают индивидуальный архивный номер, состоящий из номера описи,

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 10 из 65

PMDoc

6.10

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

порядкового номера документа в описи, номера экземпляра документа и номера папки в которой хранится документ. Например: СД1-003-02/1, где: СД 1 – номер описи, 003 - порядковый номер документа в описи, 02 – номер экземпляра документа, 1 – номер папки. На каждый документ фонда документации сторонних организаций на оборотной стороне документа в нижнем левом углу проставляется следующий штамп: Фонд: Документация сторонних организаций. Опись: Документ Экз.

6.11 6.12

6.13 6.14

6.15 6.16 6.17 6.18

Номера описи, документа и экземпляра проставляются от руки индивидуально для каждого документа. На каждый документ, кроме рекламных каталогов, заводится карточка учета, которая хранится в картотеке, в электронном виде и на бумажном носителе (приложение И). Карточки на бумажном носителе располагаются в картотеке в алфавитном порядке по названиям предприятий-разработчиков и наименованию выставок, а в рамках предприятия или выставки - по возрастанию обозначений документов и в алфавитном порядке для документов, имеющих буквенные обозначения, или не имеющих обозначений. Документация сторонних организаций хранится в папках, которые имеют сквозную нумерацию в пределах описи, начиная с номера 1. На корешке каждой папки должен быть приклеен ярлык (приложение К). В графе 1 указана фондовая принадлежность хранящихся документов, в графе 2 - номер описи, в графе 3 порядковый номер папки в пределах описи, в графе 4 – наименование организации-разработчика или выставки, в графе 5 - первый и последний порядковые номера документов, находящихся в данной папке. Документы в папке располагаются по порядку архивных номеров для удобства поиска. Документация сторонних организаций выдается во временное пользование под подпись в журнале установленной формы (приложение Я). Копирование документов сторонних организаций осуществляется на основании заявки по форме приложения Ж. Инициатор заявки в графе «рассылка» должен указать, кому предполагается направить каждую копию документа.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 11 из 65

PMDoc 6.19

6.20

6.21 6.22

6.23 6.24

6.25 6.26

6.27 6.28

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Документы, предназначенные для подразделений предприятия, рассылаются в сопровождении бланка «Движение документации» (приложение Л), который на основании заявки на копирование заполняется зав. архивом в двух экземплярах, подписывается инициатором заявки в графе «Отправил» и передается делопроизводителю для отправки по назначению. Адресат при получении документа с сопроводительным бланком расписывается в графе «Принял» и передает один экземпляр в архив в течение трех рабочих дней. Бланки «Движение документации» подшиваются в папку и хранятся в архиве. Оставшийся экземпляр бланка «Движения документации» хранится у адресата. Срок хранения бланков движения документации пять лет. Рассылка документации сторонним организациям осуществляется на основании сопроводительного письма, которое оформляет инициатор заявки. Отслеживание движения документации с сопроводительным письмом осуществляется по копии письма с отметкой о получении адресатом, о чем делопроизводитель своевременно информирует зав. архивом и отправителя. На основании вернувшихся в архив сопроводительных документов делаются записи о рассылке в описи и в карточке. Внесение изменений в документацию осуществляется согласно извещениям организации – разработчика документа. На основании полученных извещений зав. архивом подклеивает или подшивает тексты изменений во все экземпляры документов. После этого в описи и в картотеке производится запись об изменении с указанием номера и даты изменения, основания для внесения изменений (Исх. №, дата и т. д.) и даты внесения изменения. Рекламные проспекты и каталоги хранятся один год, после чего подлежат уничтожению. Материалы выставок и все прочие документы сторонних организаций хранятся пять лет, после чего на основании решения экспертной комиссии предприятия «Название Вашего Предприятия» могут выделяться к уничтожению. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, приложения 3 к п. 3.4.2 «Основных правил работы ведомственных архивов». К акту прилагается протокол заседания экспертной комиссии предприятия «Название Вашего Предприятия».

7. Учет и хранение проектной документации собственной разработки (подлинников).

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 12 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

7.1

Проектная документация собственной разработки принимается для учета в архиве от ГИП под подпись в журнале установленной формы (приложение А). 7.2 Согласно ГОСТ 21.203-78, учет подлинников проектной документации собственной разработки производится в инвентарной книге по ГОСТ 2.501-88 (приложение М), где регистрируется каждый лист проекта. 7.3 Фонд проектной документации собственной разработки учитывается в описях, где единицей учета служит каждая отдельная марка чертежей. 7.4 Опись составляется на каждый проект в отдельности. Присвоение номеров описям производится по мере их формирования. 7.5 Разработав и утвердив состав проекта, ВДПК комплекса, и ВДПК объекта, ГИП сдает копии этих документов в архив. На основании состава проекта, ВДПК комплекса, и ВДПК объекта зав. архивом составляет опись документов данного проекта. 7.6 Затем по мере поступления марок чертежей зав архивом проставляет дату их поступления в опись проекта. 7.7 Как правило, опись состоит из нескольких разделов, т.е. объектов строительства (например, 01, РВС, НСТ и проч.). Раздел описи включает в себя все марки чертежей по данному объекту. 7.8 Описи ведутся в электронном виде (приложение Н) и распечатываются на бумажный носитель по мере необходимости. 7.9 Сводная опись фонда проектной документации собственной разработки формируется из описей документации отдельных проектов по возрастанию номеров. Сводная опись переиздается один раз в год по состоянию на 1 января. 7.10 Учет проектной документации собственной разработки осуществляется также по карточкам (приложение О), где единицей учета служит каждая отдельная марка чертежей. На основе карточек создается картотека данного фонда, в электронном виде и на бумажной основе. 7.11 Карточки на бумажном носителе располагаются в картотеке в алфавитном порядке и по возрастанию обозначений по шифру проектов, а в рамках проекта – по объектам строительства и в алфавитном порядке по буквенным обозначениям марок, например: ПР/40.1-02-НСТ-АС ПР/68-04-РВС-АЗ ПР/40.1-02-НСТ-ТК ПР/68-04-РВС-КМ1 ПР/40.1-02-ОР-АС ПР/68-04-РВС-КМ2 ПР/40.1-02-ОР-АТХ ПР/68-04-РВС-КМ3 ПР/68-04-РВС-ЭХЗ 7.12 Каждой марке чертежей присваивают индивидуальный архивный номер по мере поступления документации, состоящий из номера описи и порядкового номера документа в описи. Например: ПД5 –001/1, где ПД 5 – номер описи, 001 - порядковый номер документа в описи. 1 – номер папки Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 13 из 65

PMDoc 7.13

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

На ксерокопию титульного листа каждой марки чертежей в верхнем левом углу проставляется следующий штамп: Фонд: Проектная документация собственной разработки. Опись: Документ

7.14 7.15

7.16

7.17 7.18 7.19

7.20 7.21

Номера описи и документа проставляются от руки индивидуально для каждой марки. Проектная документация собственной разработки хранится в папках, которые имеют сквозную нумерацию в пределах описи, начиная с номера 1. На корешке каждой папки должен быть приклеен ярлык (приложение К). В графе 1 указана фондовая принадлежность хранящихся документов, в графе 2 - номер описи, в графе 3 порядковый номер папки в пределах описи, в графе 4 – обозначение и наименование проекта, в графе 5 - первый и последний порядковые номера документов, находящихся в данной папке. При формировании проектной документации в файлы и папки следует учитывать, что ксерокопия титульного листа с проставленным архивным штампом должна лежать на подлиннике титульного листа, чтобы был виден архивный штамп. Документы должны складываться в папки в соответствии с разделами описи, т.е. по объектам строительства, и располагаться в папке по порядку архивных номеров для удобства поиска. Подлинники проектной документации собственной разработки хранятся в архиве и выдаче во временное пользование не подлежат. Изменения в подлинник проекта вносятся на основании разрешения по форме приложения ДСТУ Б.А.2.4-4-99 и фиксируются в книге регистрации разрешений на внесение изменений (приложение П). Внесенные в проект изменения учитываются в описи и в картотеке (см. приложения). Аннулированные и замененные документы хранятся отдельно от действующих; на них заводится отдельная картотека в электронном виде и на бумажном носителе и карточки (приложение О). При этом листы проекта или титульный лист марки должны быть отмечены соответствующим штампом (см. приложение 4 к ГОСТ 2.501-88):

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 14 из 65

PMDoc 7.22 7.23 7.24

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Сроки хранения подлинников проектной документации устанавливаются в порядке, предусмотренном п.1.1 ГОСТ 21.20378. Карточки на бумажном носителе располагаются в картотеке по проектам, подразделяясь на технологическую, проектную, исполнительную, обезличенную и рабочую документацию. Если тот или иной документ (например, технологическая процедура) применим к различным проектам, карточка дублируется для каждого проекта. При необходимости на основании данных картотеки может быть составлен перечень документов данного проекта. Картотека документов по объектам сохраняется на сервере в папке в свободном доступе.

8. Учет и хранение проектной документации собственной разработки (копий). 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

8.6 8.7

8.8

8.9

Копии проектной документации собственной разработки учитываются в описи (приложение М) в соответствии с подлинниками. Количество и рассылка копий указываются в столбцах №6 и №7, а также в картотеке в графе «Особые отметки». Копирование проектной документации осуществляется работниками архива согласно заявкам установленной формы (приложение Д). На титульном листе рабочих экземпляров проставляется архивный номер в соответствии с описью подлинников с пометкой «рабочий экземпляр». Рабочие экземпляры документов хранятся на полке, документы отделены разделителями, в которых указаны фондовая принадлежность, шифр проекта и номер, соответствующий номеру папки, в которой хранятся подлинники. Документы на полке располагаются по порядку архивных номеров для удобства поиска. Документация хранится согласно срокам хранения, установленным экспертной комиссией предприятия «Название Вашего Предприятия», которые указываются в описи в графе «Срок хранения» (приложение М). Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. При этом составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, указанной в приложении 3 к п. 3.4.2 «Основных правил работы ведомственных архивов», к которому прилагается протокол заседания экспертной комиссии предприятия «Название Вашего Предприятия». Выдача копий проектной документации во временное пользование фиксируется в журнале установленной формы (приложение Р).

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 15 из 65

PMDoc 8.10 8.11

8.12 8.13

8.14 8.15

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Передача копий проектной документации пользователям фиксируется в журнале установленной формы с учетом объемов работ (приложение П). Рассылка копий документов осуществляется на основании бланка (приложение Л), который заполняется зав. архивом на основании заявки, в двух экземплярах, подписывается инициатором заявки в графе «Отправил» и передается делопроизводителю для отправки по назначению. Адресат при получении документа с сопроводительным бланком расписывается в графе «Принял» и передает один экземпляр в архив. Рассылка документации сторонним организациям осуществляется на основании сопроводительного письма, которое оформляет инициатор заявки. Отслеживание движения документации с сопроводительным письмом осуществляется по копии письма с отметкой о получении, о чем своевременно информирует делопроизводитель, и на основании чего делаются пометки в описи и в карточке. На основании внесенных изменений в подлинник проекта или марки чертежей в копии этих документов подшиваются новые листы, либо выполняется новый вариант данной марки. Пополнение фонда осуществляется за счет вновь поступивших подлинников проектной документации, с которых работники архива снимают копии.

9. Учет и хранение технологической документации собственной разработки (подлинников). 9.1 9.2 9.3

9.4

9.5

Подлинники технологической документации сдаются в архив под подпись лица, сдавшего документы, в журнале установленной формы (приложение А), К технологической документации собственной разработки относятся: ППР, ППСР, СППС, сварочные и монтажные процедуры, процедуры контроля качества проекта. Фонд технологической документации собственной разработки учитывается в описях в соответствии с количеством проектов(приложение С). Присвоение номеров описям производится по мере их формирования. Описи ведутся в электронном виде и распечатываются на бумажный носитель по мере необходимости. Сводная опись технологической документации переиздается один раз в год по состоянию на 1 января. Согласно п.п. 2.4, 2.7 ГОСТ 21.203-78, учет подлинников технологической документации собственной разработки производится в инвентарной книге по ГОСТ 2.501-88 (приложение Н), где регистрируется каждый лист проекта, и по карточкам по ГОСТ 21.203-78 (приложение И), где единицей учета служит каждая отдельная марка, на основе которых создается картотека данного фонда, в электронном виде и на бумажной основе.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 16 из 65

PMDoc 9.6

9.7

9.8

9.9

9.10 9.11

9.12

9.13

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Каждой марке документов присваивают индивидуальный архивный номер, состоящий из номера описи ,порядкового номера документа в описи и номера папки, в которой хранится документ. Например: ТД 5 –002/1, где ТД 5 – номер описи, 002 – порядковый номер документа в описи, 1 – номер папки. Карточки на бумажном носителе располагаются в картотеке по объектам, подразделяясь на технологическую, проектную, исполнительную и обезличенную документацию для каждого объекта. Если тот или иной документ применим к различным проектам, карточка дублируется для каждого объекта. Картотека документов по объектам сохраняется на сервере в папке в свободном доступе. Подлинники технологической документации комплектуются в файлы и в папки по объектам, которым присваивается обозначение, состоящее из номера описи и обозначения фонда, например: 5ТД. Подлинники технологической документации собственной разработки хранятся в архиве и выдаче во временное пользование не подлежат. Изменения в подлинник проекта вносятся на основании разрешения по форме приложения ДСТУ Б.А.2.4-4-99 и фиксируются в книге регистрации разрешений на внесение изменений (приложение О). Аннулированные и замененные документы хранятся отдельно от действующих; на них заводится отдельная картотека в электронном виде и на бумажном носителе (приложение И).При этом листы проекта или титульный лист марки должны быть отмечены соответствующим штампом согласно приложения 4 к ГОСТ 2.501-88 (см. п. 7.12): Сроки хранения подлинников технологической документации устанавливаются в порядке, предусмотренном п.1.1 ГОСТ 21.20378.

10. Учет и хранение технологической документации собственной разработки (копий). 10.1

10.2

Фонд копий технологической документации собственной разработки подразделяется на описи в соответствии с подлинниками. Количество и рассылка копий указываются в описи подлинников документации в столбцах №6 и №7. Копирование технологической документации осуществляется работниками архива согласно заявкам установленной формы (приложение Д). Передача копий технологической документации пользователям фиксируется в журнале установленной формы с учетом объемов работ (приложение П).

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 17 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

10.3

На титульном листе рабочих экземпляров проставляется архивный номер в соответствии с описью подлинников с пометкой «рабочий экземпляр». 10.4 Рабочие экземпляры документов хранятся на полке стеллажа. Документы отделены разделителями, в которых указаны фондовая принадлежность, шифр проекта. Документы располагаются по порядку архивных номеров для удобства поиска. 10.5 Документация хранится согласно срокам хранения, установленным экспертной комиссией предприятия «Название Вашего Предприятия», которые указываются в описи в графе «Срок хранения» (приложение С). 10.6 Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. При этом составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, указанной в приложении 3 к п. 3.4.2 «Основных правил работы ведомственных архивов», к которому прилагается протокол заседания экспертной комиссии предприятия «Название Вашего Предприятия». 10.7 Выдача копий технологической документации во временное пользование фиксируется в журнале установленной формы (приложение Р). 10.8 Рассылка указывается в специальных бланках движения документации (приложение Л), который заполняется зав. архивом на основании заявки, в двух экземплярах, подписывается инициатором заявки в графе «Отправил» и передается делопроизводителю для отправки по назначению. Адресат при получении документа с сопроводительным бланком расписывается в графе «Принял» и передает один экземпляр в архив. 10.9 Рассылка документации сторонним организациям осуществляется на основании сопроводительного письма, которое оформляет инициатор заявки. 10.10 Отслеживание движения документации с сопроводительным письмом осуществляется по копии письма с отметкой о получении, о чем своевременно информирует делопроизводитель, и на основании чего делаются пометки в описи и в карточке. 10.11 На основании внесенных изменений в подлинник проекта или марки чертежей в копии этих документов подшиваются новые листы, либо выполняется новый вариант данной марки. 10.12 Пополнение фонда осуществляется за счет вновь поступивших подлинников технологической документации, с которых работники архива снимают копии.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 18 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

11. Учет и хранение обезличенной документации собственной разработки (подлинников). 11.1

К обезличенной документации собственной разработки относятся комплекты чертежей на отдельные детали, которые могут быть примененными в любом проекте. 11.2 Подлинники обезличенной документации сдаются в архив под подпись лица, сдавшего документы, в журнале установленной формы (приложение А) и регистрируются в инвентарной книге (приложение Н) и учитываются в описи (приложение Т). 11.3 Фонд обезличенной документации собственной разработки подразделяется на описи в соответствии с проектами, для которых они разрабатывались. Присвоение номеров описей производится по мере их формирования. 11.4 Описи ведутся в электронном виде по форме приложения Т и распечатываются на бумажный носитель по мере необходимости. Сводная опись обезличенной документации переиздается один раз в год по состоянию на 1 января. 11.5 Согласно п.п. 2.4, 2.7 ГОСТ 21.203-78, учет подлинников обезличенной документации собственной разработки производится в инвентарной книге по ГОСТ 2.501-88 (приложение Н), где регистрируется каждый лист проекта, и по карточкам по ГОСТ 21.203-78 (приложение И), где единицей учета служит каждая отдельная марка, на основе которых создается картотека данного фонда, в электронном виде и на бумажной основе. 11.6 Каждой марке документов присваивают индивидуальный архивный номер, состоящий из номера описи, порядкового номера документа в описи и номера папки в которой хранится документ. Например: ОД 1-001/1 (ГП/30) Опись: ОД1 – ГП/30. 1 – номер папки. Документ: 001 – порядковый номер документа в описи. Паспорт шаблона R 36м. 11.7 Карточки на бумажном носителе располагаются в картотеке по объектам, подразделяясь на технологическую, проектную, исполнительную и обезличенную документацию для каждого объекта. 11.8 Если тот или иной документ применим к различным проектам, карточка дублируется для каждого объекта. Картотека документов по объектам сохраняется на сервере в папке в свободном доступе. 11.9 Подлинники обезличенной документации комплектуются в файлы и в папки по объектам, которым присваивается обозначение, состоящее из номера описи и обозначения фонда, например: 1ОД. 11.10 Подлинники обезличенной документации собственной разработки хранятся в архиве и выдаче во временное пользование не подлежат. Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 19 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

11.11 Изменения в подлинник документа вносятся на основании разрешения по форме приложения ДСТУ Б.А.2.4-4-99 и фиксируются в книге регистрации разрешений на внесение изменений (приложение О). 11.12 Аннулированные и замененные документы хранятся отдельно от действующих; на них заводится отдельная картотека в электронном виде и на бумажном носителе и карточки (приложение И).При этом листы проекта или титульный лист марки должны быть отмечены соответствующим штампом согласно приложения 4 к ГОСТ 2.501-88 (см. п. 7.12): 11.13 Подлинники обезличенной документации собственной разработки поступают в архив от главных инженеров проекта. 11.14 Сроки хранения подлинников обезличенной документации устанавливаются в порядке, предусмотренном п.1.1 ГОСТ 21.20378.

12. Учет и хранение обезличенной документации собственной разработки (копий). 12.1

12.2

12.3 12.4

12.5

12.6

Фонд копий обезличенной документации собственной разработки подразделяется на описи в соответствии с подлинниками. Количество и рассылка копий указываются в описи подлинников документации в столбцах №6 и №7. Копирование обезличенной документации осуществляется работниками архива согласно заявкам установленной формы (приложение Д). Передача копий обезличенной документации пользователям фиксируется в журнале установленной формы с учетом объемов работ (приложение П). На титульном листе рабочих экземпляров проставляется архивный номер в соответствии с описью подлинников с пометкой «рабочий экземпляр». Рабочие экземпляры документов хранятся в коробках, на ярлыках которых указаны фондовая принадлежность, шифр проекта и номер коробки. Документы в коробке располагаются по порядку архивных номеров для удобства поиска. Документация хранится согласно срокам хранения, установленным экспертной комиссией предприятия «Название Вашего Предприятия», которые указываются в описи в графе «Срок хранения» (приложение Т). Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. При этом составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, указанной в приложении 3 к п. 3.4.2 «Основных правил работы ведомственных архивов», к которому прилагается протокол заседания экспертной комиссии предприятия «Название Вашего Предприятия».

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 20 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

12.7

Выдача копий обезличенной документации во временное пользование фиксируется в журнале установленной формы (приложение Р). 12.8 Рассылка указывается в специальных бланках движения документации (приложение Л), который заполняется зав. архивом на основании заявки, в двух экземплярах, подписывается инициатором заявки в графе «Отправил» и передается делопроизводителю для отправки по назначению. Адресат при получении документа с сопроводительным бланком расписывается в графе «Принял» и передает один экземпляр в архив. 12.9 Рассылка документации сторонним организациям осуществляется на основании сопроводительного письма, которое оформляет инициатор заявки. 12.10 Отслеживание движения документации с сопроводительным письмом осуществляется по копии письма с отметкой о получении, о чем своевременно информирует делопроизводитель, и на основании чего делаются пометки в описи и в карточке. 12.11 На основании внесенных изменений в подлинник обезличенного документа в копии подшиваются новые листы, либо выполняется новый вариант данной марки. 12.12 Пополнение фонда осуществляется за счет вновь поступивших подлинников обезличенной документации, с которых работники архива снимают копии.

13. Учет и хранение исполнительной документации. 13.1 13.2 13.3

13.4

13.5

13.6

К исполнительной документации относятся документы по результатам строительства: акты, заключения, схемы, чертежи, документы по результатам испытаний, журналы работ и т.д. Исполнительная документация сдается в архив под подпись лица, сдавшего документы, в журнале установленной формы (приложение А) в соответствии со сводным реестром. Учет исполнительной документации производится в описи, которая ведется в электронном виде по форме приложения У, распечатывается на бумажный носитель по мере необходимости и переиздается один раз в год по состоянию на 1 января. Каждый комплект документов учитывается также в картотеке (приложение И), где единицей учета служит каждая отдельная папка. В самой папке находятся все документы, перечисленные в сводном реестре. Карточки на бумажном носителе располагаются в картотеке по объектам, подразделяясь на технологическую, проектную, исполнительную и обезличенную документацию для каждого объекта. Документация хранится в папках, каждой из которых присваивается индивидуальный архивный номер, соответствующий порядковому номеру папки в описи. Например: 18 ИД. Демонтаж двух резервуаров РВС – 3000 м3 на ФПОНП.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 21 из 65

PMDoc 13.7 13.8 13.9

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Выдача исполнительной документации во временное пользование фиксируется в журнале установленной формы (приложение Р). Все изменения и дополнения к исполнительной документации вместе с дополнительным реестром на дополнительные документы подшиваются в соответствующую папку. Пополнение фонда осуществляется за счет вновь поступившей исполнительной документации.

14. Учет и хранение технической литературы. 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5

14.6 14.7 14.8 14.9

Фонд технической литературы подлежит учету по библиотечному методу. Вновь поступающая литература регистрируется в инвентарной книге (приложение Ф). Инвентарные номера присваиваются по мере поступления изданий и проставляются на первой и семнадцатой странице каждого издания. На каждое издание заводится карточка по форме приложения Х и создается картотека, в электронном виде и на бумажной основе. В графе 1 указываются автор, название книги, издательство и год издания; в графе 2 – инвентарный номер и количество экземпляров; в графе 3 – архивная топография, т.е. местоположение данной книги в хранилище. Техническая литература хранится на отдельной полке в соответствии с тематикой и инвентарными номерами. Выдача осуществляется под подпись с записью в индивидуальный формуляр читателя. Для быстрого поиска местонахождения издания в данный момент выдача фиксируется в контрольном листке срока возврата. Техническая литература заказывается зав. архивом по мере поступления заявок (приложение Ж) от сотрудников предприятия.

15. Учет и хранение электронных дисков. 15.1 15.2

15.3 15.4

Электронные диски сдаются в архив под подпись сдавшего лица в журнале установленной формы (приложение А). Учет электронных дисков производится в описи, которая ведется в электронном виде по форме приложения Ц, распечатывается на бумажный носитель по мере необходимости и переиздается один раз в год по состоянию на 1 января. Присвоение архивных номеров электронным дискам осуществляется по мере их поступления в архив. Фонд электронных дисков хранится в коробках, на ярлыках которых указаны фондовая принадлежность и номера первого и последнего диска, находящихся в коробке. Документы в коробке располагаются по порядку архивных номеров для удобства поиска.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 22 из 65

PMDoc 15.5 15.6

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Электронные диски выдаются во временное пользование под подпись в журнале установленной формы (приложение Ч). Пополнение фонда осуществляется по мере поступления дисков от сторонних организаций и сотрудников предприятия.

16. Учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции. 16.1 16.2 16.3 16.4

16.5 16.6

16.7 16.8 16.9

Данный фонд включает в себя всю входящую и исходящую корреспонденцию предприятия. Документация принимается в архив под подпись сдавшего лица в журнале установленной формы (приложение А). Фонд входящей и исходящей корреспонденции подразделяется на две описи: входящая корреспонденция и исходящая корреспонденция. Описи ведутся в электронном виде по форме приложения Ш и распечатываются на бумажный носитель по мере необходимости. Сводная опись входящей и исходящей корреспонденции переиздается один раз в год по состоянию на 1 января. Каждой папке по мере поступления присваивается архивный номер, являющийся порядковым номером папки в описи. Документы комплектуются в папки по датам первого и последнего документов, находящихся в папке. На корешке папки указываются даты первого и последнего документа, а также порядковый номер папки в описи. Документация данного фонда выносу из помещения архива не подлежит. Выдача корреспонденции для просмотра осуществляется только в помещении архива. Копирование документов фонда производится работниками архива по устной просьбе сотрудников. Пополнение фонда осуществляется за счет вновь поступающей в архив входящей и исходящей корреспонденции.

17. Учет и хранение периодических изданий. 17.1 17.2 17.3

17.4 17.5

Периодические издания выписываются в соответствии с заказами всех отделов предприятия и с письменного разрешения руководства зав. архивом два раза в год. По мере поступления периодические издания учитываются по номерам и датам, фиксируются в журналах установленной формы (приложение Э). В карточке регистрации периодических изданий (приложение Ю) указывается наименование издания, периодичность, количество экземпляров. Ниже, в таблице – номер издания и дата его получения. Периодические издания выдаются во временное пользование под подпись в журнале установленной формы. Устаревшие и ненужные периодические издания сдаются в утильсырье.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 23 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение А (Обязательное)

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В АРХИВ

Начат «___»__________20___г. Окончен «___»__________20___г.

ф. 423.03.01

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 24 из 65

PMDoc

Процедура

№ п/п

Обозначение документа

ф. 423.03.01

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция 1

Наименование документа

Дата сдачи документа

ФИО сдавшего документ

Подпись сдавшего документ 6

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 25 из 65

Кво экз.

Фонд

Опись №

Порядковый номер документа в описи 10

Подпись архивиста 11

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Б (Обязательное)

ОПИСЬ ФОНДА НОРМАТИВНОТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 20___Г.

ф. 423.03.02

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 26 из 65

PMDoc № п/п

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Арх. №

Обозначение

ф. 423.03.02

Редакция 1

Наименование

Носитель

Изм.

Дата актуализ.

К-во экз.

Местонахождение

Примечание

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 27 из 65

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Приложение В (Обязательное)

Карточка учета нормативно-технических документов. Карточка учета нормативно-технических документов

2 Фонд:

4 Арх.№

3 5 Изменения:

6 Архив

Количество экземпляро в:

Опись

Оборотная сторона карточки:

Местонахождение Фамилия и дата выдачи

ф. 423.03.03

Редакция 1

Для внутреннего использования

Фамилия и дата выдачи

2004-11-19

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 28 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Г (Обязательное)

ЖУРНАЛ ВЫДАЧИ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ И СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Начат «___»__________200__г. Окончен «___»__________200__г.

ф.423.03.04

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 29 из 65

PMDoc № п/п 1

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Фонд

Арх. №

ф.423.03.04

Редакция 1

Обозначение документа 4

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Наименование документа

Дата выдачи

Кому выдан Фамилия Подпись 7 8

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 30 из 65

Отметка о возврате Дата Подпись 9 10

Примечание 11

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Д (Обязательное)

ЗАЯВКА НА ЗАКАЗ НТД И ТЕХНИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Наименование издания

Цена ед., грн.

Кол-во, шт.

ОРГАНИЗАЦИЯ Название Вашего Предприятия

система менеджмента качества №

Дата

Источник информации

Адрес, тел., факс издательства

Инициатор заказа____________________________________________________________________________ (подразделение, должность, фамилия, инициалы, подпись)

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 31 из 65

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Запрос источнику информации

Ответ источника информации

Наименование

Обозначение

Дата

Примечания

Наименование

Обозначение

Дата

Примечания

Дата

Сумма

Примечания

Заявка на оплату

Оплата заявки

Получение НТД

ф. 423.03.07

Редакция 1

№ платежного поручения

Отметка о получении

Дата

№ сопроводительного документа

Сумма

Дата

Примечания

2004-11-19

СОГЛАСОВАНО: РУКОВОДИТЕЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ _____________________________/______________________________________________/ (подпись)

Зав. тех. библиотекой и архивом __________________ (подпись)

Для внутреннего использования

(фамилия, инициалы)

Менеджер системы качества ___________________ (подпись)

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 32 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Е (Обязательное)

ЖУРНАЛ УЧЕТА ОБЪЕМОВ КОПИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

Начат «___»__________200__г. Окончен «___»__________200__г.

ф. 423.03.06

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 33 из 65

Процедура

PMDoc

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

№ п/п

Обозначение документа

Наименование документа

Дата заявки

ф. 423.03.06

Редакция 1

К-во листов в условном формате А4 5

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 34 из 65

К-во экз.

Заказчик

Дата получения копий 8

Подпись заказчика 9

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Приложение Ж (Обязательное) Дата

ЗАЯВКА НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

ОРГАНИЗАЦИЯ Название Вашего Предприятия

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

№

Наименование издания

ф. 423.03.07

Редакция 1

Цена ед., грн.

Кол-во, шт.

Источник информации

Адрес, тел., факс издательства

2004-11-19

Инициатор заказа________________________________________________________________________________ (подразделение, должность, фамилия, инициалы, подпись)

________________________________________________________________________________________________ СОГЛАСОВАНО: РУКОВОДИТЕЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ__________________/______________________________________/

Зав. тех. библиотекой и архивом

Менеджер системы качества

___________________________ ФИО

__________________________ ФИО

(подпись)

______________________ А.В.Колыванов (подпись)

Для внутреннего использования

______________________ Название Вашего Предприятия, 2018 г. Лист 35 из 65 А.В.Колыванов (подпись)

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение 3 (Обязательное)

ОПИСЬ ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ СТОРОННИХ ОРГАНИЗАЦИЙ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 200__Г.

ф. 423.03.08

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 36 из 65

PMDoc

№ п/п

Арх.№

ф. 423.03.08

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Обозначение

Редакция 1

Наименование

Носитель

Дата поступления

К-во экз.

Местонахождение

Держатели копий

Примеча ние

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 37 из 65

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Приложение И (Обязательное) Карточка учета документации сторонних организаций УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА СД Арх. №

Дата поступления

Обозначение

К-во листов

Наименование документа

Редакция 1

Местонахождение

Рассылка

Отметка о внесении изменений Основание для внесения изменений Дата внесения (номер и дата) изменений

ф. 423.03.09

Наименование предприятияразработчика

ФИО и подпись

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 38 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение К (Обязательное) Форма ярлыка на корешок папки фондов документации сторонних организаций, проектной, технологической, обезличенной документации собственной разработки 1 2

Для внутреннего использования

ф. 423.03.10

Редакция 1

2004-11-19

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 39 из 65

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Приложение Л (Обязательное)

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

Номер Дата

№ договора Куда Кому От

Информация о документе Обозначение

Наименование

Кол-во копий

Статус

Назначение*

*С – согласование; У – утверждение; О – одобрение в производство работ; Р – применение в работе

Комментарии

Отправил

Принял

________________________________

(подпись)

ФИО Дата: ф. 423.03.11

ФИО Дата:

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 40 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение М (Обязательное)

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ПРОЕКТОВ Название Вашего Предприятия

Начата «___»__________200__г. Окончена «___»__________200__г.

ф. 423.03.12

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 41 из 65

PMDoc Инв. №

Дата регистр.

ф. 423.03.12

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Обозначение документа

Лист №

Формат листа

Редакция 1

Формат листа в усл. ф. А4 6

Подпись регистрировавшего

Примечание

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 42 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Н (Обязательное)

ОПИСЬ ФОНДА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СОБСТВЕННОЙ РАЗРАБОТКИ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 200__Г.

ф. 423.03.13

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 43 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

№ п/п

Арх.№

Обозначение

Наименование

Дата поступления

ф. 423.03.13

Редакция 1

К-во копий

Рассылка

Местонахождение

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 44 из 65

Отметка об изменениях № разДата решения

Примечание

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение О (Обязательное)

Карточка учета проектной, технологической и исполнительной документации (по ГОСТ 21.203-78). УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ПД Арх. №

Дата поступления

Обозначение

К-во листов

Количество копий

Наименование документа

Основание для внесения изменений (номер и дата)

ф. 423.03.14

Редакция 1

Отметка о внесении изменений Дата внесения изменений

Стадия

Местонахождение

Рассылка

ФИО и подпись

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 45 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение П (Обязательное)

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ РАЗРЕШЕНИЙ НА ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

Начата «___»__________200__г. Окончена «___»__________200__г.

ф. 423.03.15

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 46 из 65

PMDoc

Порядковый номер разрешения 1

ф. 423.03.15

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Дата приема

Обозначение изменяемого документа

Подразделение, выпустившее разрешение

Редакция 1

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Подпись лица, принявшего разрешение и дата 5

Примечание

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 47 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Р (Обязательное)

ЖУРНАЛ ВЫДАЧИ ПРОЕКТНОЙ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ, ОБЕЗЛИЧЕННОЙ И ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Начат «___»__________200__г. Окончен «___»__________200__г.

ф. 423.03.16

Редакция 1

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 48 из 65

PMDoc № п/п 1

Арх. №

ф. 423.03.16

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj Обозначение документа 3

Редакция 1

Инв. №;

Наименование документа

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Дата выдачи 6

Кому выдан Фамилия Подпись 7 8

2004-11-19

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 49 из 65

Отметка о возврате Дата Подпись 9 10

Примечание 11

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение С (Обязательное)

ОПИСЬ ФОНДА ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СОБСТВЕННОЙ РАЗРАБОТКИ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 200__Г.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 50 из 65

Процедура

PMDoc

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

№ п/ п

Ар х. №

Обозначение

Наименование

Дата поступления

К-во копи й

Рассылк а

Для внутреннего использования

Место нахож -дение 8

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Примечание 9

Лист 51 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Т (Обязательное)

ОПИСЬ ФОНДА ОБЕЗЛИЧЕННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СОБСТВЕННОЙ РАЗРАБОТКИ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 200__Г.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 52 из 65

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

№ п/п

Арх.№

Обозначение

Наименование

Для внутреннего использования

Дата поступления 5

К-во копий

Рассылка

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Местонахождение 8

Примечание 9

Лист 53 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение У (Обязательное)

ОПИСЬ ФОНДА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 200__Г.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 54 из 65

Процедура

PMDoc № п/ п

Индекс (арх. №)

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Обозначение проект а

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Содержание тома

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Время поступления

Прим ечани е

Лист 55 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Ф (Обязательное)

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА ТЕХНИЧЕСКОЙ БИБЛИОТЕКИ Название Вашего Предприятия ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 200__Г.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 56 из 65

PMDoc № п/ п 1

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Индекс (инв.№)

Автор

Название книги

Примечание

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 57 из 65

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Приложение Х (Обязательное)

Карточка учета технической литературы Карточка учета технической литературы 1

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 58 из 65

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Ц (Обязательное)

ОПИСЬ ФОНДА ЭЛЕКТРОННЫХ ДИСКОВ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 200__Г.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 59 из 65

PMDoc № п/п 1

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Инв. №

Обозначение

Наименование

Для внутреннего использования

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

К-во экз. 5

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Примечание 6

Лист 60 из 65

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Приложение Ч (Обязательное)

ЖУРНАЛ выдачи электронных дисков во временное пользование № п/п 1

Арх. № 2

Обозначение

Наименование

Для внутреннего использования

Дата выдачи 5

Кому выдан Фамилия Подпись 6 7

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 61 из 65

Отметка о возврате Дата Подпись 8 9

Примечание 10

PMDoc

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Приложение Ш (Обязательное)

ОПИСЬ ФОНДА ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 200__Г.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 62 из 65

PMDoc

№ п/п 1

Процедура Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Инв. №

Период

Наименование

Для внутреннего использования

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Примечание 5

Лист 63 из 65

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Приложение Э (Обязательное)

ЖУРНАЛ регистрации периодических изданий № п/п

№ и дата издания

Наименование издания

Дата получения

Получатель

Подпись получателя

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 64 из 65

Отметка о возврате Дата Подпись возврата архивиста 7 8

Примечание 9

PMDoc

Процедура

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Хранение и учет архивной документации Обозначение документа: QMS-DocsArj

Приложение Ю (Обязательное)

КАРТОЧКА регистрации периодических изданий РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА (название)

(периодичность) (к-во экз.)

Год

Янв.

Февр.

Март

Апр.

Май

Июнь

Июль

Авг.

Сент.

Окт.

Нояб.

Дек.

Примечание. На оборотной стороне карточки записываются фамилия читателя и дата выдачи издания во временное пользование.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 65 из 65