PMCS-ProjectClosing «Процедура завершения проекта» by Anatoly Savin

Обозначение документа: PMCS-ProjectClosing

PMDoc

<Название организации> "Утверждаю" Директор <Название организации> <Ф.И.О.> _______________________________ "____" __________________ 2018 г.

Корпоративный Стандарт Управления Проектами Процедура завершения проекта Редакция <2.0> <Примечание: Данный документ предназначен для использования с Корпоративным Стандартом Управления Проектами PMDoc (комплект документов «КСУП.Комплект»). Документ является шаблоном. Шаблон – пустая форма с подсказками автору по заполнению. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на файле происходит создание копии документа вместо открытия. Для изменения самого шаблона, необходимо щёлкнуть правой кнопкой мыши на файле и выбрать "Открыть". Текст, заключённый в угловые скобки и отображаемый, как правило, синим курсивом, включён, чтобы обеспечить подсказки автору, и должен быть удалён или заменён на указанную в нем информацию перед публикацией документа. Данная процедура является универсальной, её необходимо изменить или дополнить в соответствии с требованиями организации. Отказ от ответственности Документы КСУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов КСУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия связанные с использованием документов КСУП. Внимание! Документ может содержать следующие ссылки на документы:  С обозначением «ПМБОК», относящиеся к комплекту «Общий Стандарт Управления Проектами» («ОСУП.Комплект»), которые можно пролистать и приобрести, перейдя на сайт PMDoc по ссылке www.pmdoc.ru/product/pmbok_kit  С обозначением «QMS», относящиеся к комплекту «Система Менеджмента Качества» («СМК.Комплект»), которые можно пролистать и приобрести, перейдя на сайт PMDoc по ссылке www.pmdoc.ru/product/smk Внимание! Перед публикацией документа заполните экспресс-блоки (фрагменты текста, выделяемые в рамку). Таким образом Вы внесёте соответствующие свойства файла. Повторяющиеся экспресс-блоки обновляются автоматически. Так же перед публикацией обновите таблицу содержания.> Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 1 из 13

PMDoc

Корпоративный Стандарт Управления Проектами Процедура завершения проекта Обозначение документа: PMCS-ProjectClosing

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

Лист изменений Дата

Редакция

25.07.2006

1.0

1.08.2008

1.1

07.06.2011 20.02.2014

1.2 2.0

Описание Издание для внутреннего использования Изменено и издано в формате шаблона Обновлено Издано для КСУП редакции 2.

Автор Савин В.А. Михеев Е.К. Решта Е.А. Решта Е.А.

Редакция – номер редакции документа (если вносятся значительные изменения в документ, то первая цифра увеличивается, а вторая обнуляется; если вносятся незначительные изменения, то меняется вторая цифра). Описание – детальное описание редакции и внесённых изменений (к примеру: Издание для внутренних комментариев, Издание для использования, Издание с изменениями главы ТАКОЙ-ТО и т.д.). Автор - Ф.И.О. автора изменений.

Содержание 1.

Общие положения

Нормативные ссылки

Термины, обозначения, сокращения

Общее описание процессов

Процесс «Завершение проекта или фазы»

Процесс «Закрытие закупок»

Приложение А. Декомпозиция процессов

Приложение Б. Матрица ответственности

Приложение В. Шаблоны документов

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 2 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

Перед Вами шаблон, входящий в пакет «КСУП.Комплект», который применяется для разработки и внедрения Корпоративных Стандартов Управления Проектами на предприятиях. КСУП.Комплект в чистом виде невозможно применить в какой-либо отрасли промышленности, но он даёт ясную процедурную модель, которая может быть адаптирована под нужды конкретной компании. Если требуется быстро создать действующий стандарт или регламент управления проектами в вашей организации, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме создания систем и стандартов УП являются: 

Курс разработки корпоративных систем управления проектами «12.Deliverables» PMDoc.ru/trainings/tools/12-deliverables



Услуги PMDoc по документированию проектов PMDoc.ru/services/project_documenting



Услуги PMDoc по разработке регламентов управления проектами PMDoc.ru/services/pm_regulations_development



Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs



Экзамен по завершению проекта на «Карте Знаний Проектного Менеджера» KnowledgeMap.pm/ru/product/project-closing-exam



Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами, в том числе по завершению проекта - PMDoc.ru/workshops

Наши другие интересные курсы:  pm.Praxis «Прикладное управление проектами»  it.Projects «Управления IT-проектами»  pm.Risks «Управление рисками проектов и программ»  ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional»  pm.Kit «Модульная программа тренингов по управлению проектами»  А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 3 из 13

PMDoc 1.

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

Общие положения <Данный раздел описывает общие характеристики настоящего документа.>

1.1. Настоящая процедура устанавливает порядок завершения проектов организации "<Название организации>". 1.2. Процедура завершения проекта - процедура формального завершения всех операций проекта или фазы проекта, передачи завершённого продукта другим лицам или закрытия остановленного проекта. 1.3. Процедура обязательна для применения всеми сотрудниками Организации, участвующими в завершении проектов. 1.4. Для однозначного определения принадлежности документации проектов к каждому отдельному проекту, к КСУП или к системе качества Организации в целом, необходимо использовать систему нумерации документов, приведённую в методике системы качества QMS-DocsManagement «Управление документацией». 2.

Нормативные ссылки <Данный раздел должен содержать полный список всех документов, упомянутых в настоящем документе. Каждый документ должен быть идентифицирован соответствующим заголовком, номером (если есть), датой и организацией, издавшей документ. Определите источники, из которых может быть получена справочная информация.>

2.1. Данный документ ссылается на следующие документы: Номер Название PMCS-Glossary Глоссарий КСУП QMSУправление документацией DocsManagement ПМБОК4.2.3.1 План управления проектом ПМБОК4.3.3.1 Акт приёмки результатов ПМБОК4.6.3.1 Акт приёмки ПМБОК12.1.3.3 Закупочная документация 3.

Дата издания

Автор PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc PMDoc

Термины, обозначения, сокращения <Данный раздел должен содержать определения всех терминов, обозначений и сокращений, необходимых для правильной интерпретации настоящего документа. Термины, обозначения и сокращения должны быть расположены в алфавитном порядке. Эта информация может быть представлена в виде приведённой ниже таблицы или в виде ссылки на Глоссарий КСУП (см. шаблон PMCS-Glossary).>

3.1. Термины, используемые в настоящем документе: Термин Определение Декомпозиция Метод планирования, предполагающий разбиение содержания проекта и результатов проекта на более мелкие и легко управляемые элементы до тех пор, пока работы по проекту, связанные с выполнением содержания проекта и обеспечением результатов, не определены достаточно подробно для исполнения, отслеживания и мониторинга этих работ.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 4 из 13

PMDoc

Термин Документ

Заказчик Матрица ответственности Проект Результаты

Требование

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

Определение Носитель и информация на нем, которые обычно имеют определённую устойчивость к воздействиям и могут быть прочитаны человеком или считаны устройством. Примерами могут служить планы управления проектами, отчёты, процедуры, расчёты и руководства. Лицо или организация, которые будут использовать продукт, услугу или результат проекта. Структура, ставящая в соответствие организационную структуру проекта иерархической структуре работ и помогающая назначению лиц, ответственных за каждый элемент содержания проекта. Временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Это любые уникальные и поддающиеся проверке продукты или услуги, идентифицируемые в документации Плана управления проектом (см. шаблон ПМБОК4.2.3.1), и которые необходимо изготовить или создать для выполнения проекта. Определённые условия или характеристики, которым должны соответствовать или которые должны иметь система, продукт, услуга, результат или элемент в соответствии с контрактом, стандартами, характеристиками или другими формальными предписывающими документами. Требования включают выраженные в количественной форме и документированные запросы, пожелания и ожидания участников проекта.

3.2. Обозначения, используемые в настоящем документе: Обозначение Расшифровка Организация <Название организации> 3.3. Сокращения, используемые в настоящем документе: Сокращение Расшифровка PMCS Corporate Project Management Standard, см. КСУП ИСУП Информационной системе управления проектами Management Information System, PMIS) КСУП Корпоративный Стандарт Управления Проектами 4.

(Project

Общее описание процессов <В данном разделе содержится общее описание Процедуры завершения проекта.>

1.1. Процедура завершения проекта состоит из процессов, выполняемых для завершения всех операций в рамках всех процедур управления проектом для формального завершения проекта, фазы или контрактных обязательств. Данная процедура подтверждает, что процессы, определённые в рамках всех процедур, выполнены необходимым образом для завершения проекта или фазы проекта, и формально устанавливает, что проект или фаза проекта завершена. При завершении проекта или фазы может происходить следующее: Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 5 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

     

Получение приёмки Заказчиком или Спонсором; Проведение анализа после окончания проекта или фазы; Документирование последствий адаптации для любого процесса; Документирование накопленных знаний; Внесение необходимых изменений в активы процессов организации; Архивация всех значимых документов проекта в ИСУП для использования в качестве исторических данных;  Закрытие закупок. Процессы данной процедуры описаны в разделах данного документа ниже. Декомпозицию данных процессов см.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 6 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

4.1. Приложение А. Декомпозиция процессов. 5.

Процесс «Завершение проекта или фазы» <В данном разделе описывается процесс «Завершение проекта или фазы», перечисляются его входные и выходные данные, указываются участники и ответственный.>

5.1. Это процесс завершения всех операций всех процедур управления проектом в целях формального завершения проекта или фазы. При закрытии проекта Руководитель проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется Планом управления проектом, Руководитель проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершён, перед тем, как формально констатировать это. Процесс завершения проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращён до завершения. 5.2. Исходные ресурсы и данные для процесса Завершения проекта или фазы:  План управления проектом (см. шаблон ПМБОК4.2.3.1);  Принятые результаты (см. шаблон ПМБОК4.3.3.1 "Акт приёмки результатов");  Активы процессов организации. 5.3. Результат процесса:  Передача конечного продукта, услуги или результата (см. шаблон ПМБОК4.6.3.1 "Акт приёмки"). Так же может потребоваться Служебная записка о завершении проекта, Итоговый отчёт по проекту и Приказ о завершении проекта и поощрении/наказании участников проекта (см. Приложение В. Шаблоны документов).  Обновления активов процессов организации. 5.4. Ответственный исполнитель, участники процесса:  Инициатор проекта (участник);  Руководитель проекта (ответственный);  Менеджеры по направлениям (участники);  Администратор проекта (участник).

Процесс «Закрытие закупок» <В данном разделе описывается процесс «Закрытие закупок», перечисляются его входные и выходные данные, указываются участники и ответственный.>

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 7 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

6.1. Процесс завершения всех закупок проекта. Данный процесс является вспомогательным для процесса Завершения проекта или фазы, поскольку включает в себя подтверждение того, что все работы и результаты оказались приемлемыми. Процесс Закрытия закупок также включает в себя такие административные действия как полное урегулирование открытых претензий, обновление документов для отражения окончательных результатов и архивирование такой информации для будущего использования. При Закрытии закупок рассматривается каждый Контракт, имеющий отношение к проекту или фазе проекта. В проектах, состоящих из нескольких фаз, условия Контракта могут применяться только к определённой фазе проекта. В таких случаях процесс Закрытия закупок закрывает только те закупки, которые применимы к этой фазе проекта. Неразрешённые претензии могут передаваться для судебного рассмотрения после закрытия. Условия и положения Контракта могут предписывать определённые процедуры закрытия Контракта. <Преждевременное прекращение действия Контракта является особым случаем Закрытия закупки, который может быть вызван взаимным согласием обеих сторон, невыполнением обязательств одной из сторон или в интересах покупателя, если таковое предусмотрено в Контракте. Права и ответственности сторон в случае преждевременного прекращения действия Контракта содержатся в условиях прекращения действия Контракта.>

6.2. Исходные ресурсы и данные для процесса Закрытие закупок:  План управления проектом (см. шаблон ПМБОК4.2.3.1);  Документация по закупкам (см. шаблон ПМБОК12.1.3.3 "Закупочная документация"). 6.3. Результат процесса:  Закрытые закупки;  Обновления активов процессов организации. 6.4. Ответственный исполнитель, участники процесса:  Руководитель проекта (принимающий решения);  Менеджеры по направлениям (участники);  Менеджер по ценообразованию и бюджетному мониторингу (участник);  Менеджер по закупкам (ответственный);  Юрист (консультант).

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 8 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

Приложение А. Декомпозиция процессов <Декомпозиция представлена в формате MS Visio с таким же названием файла. Обновите её согласно требованиям организации и перенесите в данное приложение.>

Приложение Б. Матрица ответственности

Закрытие закупок

Для внутреннего использования

Юрист

Менеджеры по направлениям

Администратор проекта

Инициатор проекта

Завершение проекта или фазы

О - Ответственный исполнитель У - Участник К - Консультант П - Принимающий решения

Менеджер по ценообразованию и бюджетному мониторингу Менеджер по закупкам

Руководитель проекта

<В данном приложении приводится Матрица ответственности.>

У У

<Название организации>, 2018 г.

Лист 9 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

Приложение В. Шаблоны документов Шаблон «Служебная записка о завершении проекта»:

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 10 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

Состав шаблона «Итоговый отчёт по проекту»: а) Управление проектом 1) Цели проекта (насколько чётко цели проекта формулировались, уточнялись, контролировались и достигались, с учётом информации о потребностях заинтересованных сторон)  Ожидания и требования заинтересованных лиц  Формулировка целей проекта, с учётом различных интересов участников  Доведение целей до участников, согласование, контроль и уточнение. 2) Руководство (как руководство проекта вдохновляло, поддерживало и способствовало эффективному выполнению работы командой проекта)  Обеспечение руководства  Учёт интересов Заказчика, субподрядчиков и других организаций. 3) Люди (насколько были вовлечены в работу члены команды проекта, насколько правильно оценивался и использовался их потенциал).  Оценка, поддержка и развитие потенциала работников (его использование при достижении результатов)  Насколько сотрудники были вовлечены в активную работу, имели ли они возможность принимать самостоятельные решения. 4) Ресурсы (насколько эффективно использовались имеющиеся ресурсы).  Финансовые ресурсы  Информация  Поставщики и их услуги  Другие ресурсы 5) Процессы (как определялись наиболее важные процессы управления проектом, насколько они контролировались и, при необходимости, изменялись).  Процессы управления  Методы и системы управления проектами  Документирование уроков опыта для последующих проектов б) Результаты проекта 1) Результаты для заказчика (насколько результаты проекта соответствуют ожиданиям заказчика и удовлетворяют его). 2) Результаты для сотрудников (результаты проекта в интересах исполнителей, работавших над проектом). 3) Результаты для других групп (результаты проекта в интересах других участников). 4) Выполнение проекта и достижение конечных результатов проекта (достиг ли проект ожидаемых результатов).  Насколько проект достиг ожидаемых результатов  Качество достижения результатов проекта

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 11 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

Шаблон «Приказ о завершении проекта и поощрении/наказании участников проекта»:

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 12 из 13

PMDoc

Редакция: <2.0> Дата: 22.10.2018 г.

<Внимание! Перед публикацией документа заполните экспресс-блоки и обновите таблицу содержания.> Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 13 из 13

PMDoc

Корпоративный Стандарт Управления Проектами Процедура завершения проекта Редакция <2.0> 20.02.2014 г.

Обозначение документа: PMCS-ProjectClosing

<Название организации>

<Примечание: Данный документ предназначен для использования с Корпоративным Стандартом Управления Проектами PMDoc (комплект документов «КСУП.Комплект»). Текст, заключённый в угловые скобки и отображаемый, как правило, синим курсивом, включён, чтобы обеспечить подсказки автору, и должен быть удалён или заменён на указанную в нем информацию перед публикацией документа. Для настройки автоматических полей (тех, которые отображаются на сером фоне, когда они выбраны), нажмите Файл Сведенья Свойства и заполните поля Тема, Организация и пр. информацией для этого документа. После закрытия диалогового окна, автоматические поля сразу модифицируются во всём документе. См. справку MS Visio для получения дополнительной информации по работе с полями. Для того чтобы вставить схему в MSWord необходимо: выделить нужное изображение и нажать Ctrl+C, а в MSWord нажать Ctrl+V или, если рисунок переносится некорректно, выделить изображение, далее Файл Сохранить как... Сохранить в формате .emf. Изображение в формате метафайла (emf или wmf) корректно переносится во многие приложения. Под рядом элементов указаны ссылки на документы; их необходимо удалить или поменять. Отказ от ответственности. Документы КСУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов КСУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия связанные с использованием документов КСУП. Внимание! Перед публикацией документа обновите автоматические поля.>

Передача конечного продукта, услуги или результата

Принятые результаты Активы процессов организации План управления проектом

Завершение проекта или фазы

Закрытие закупок Документация по закупкам

Обновление активов процессов организации

Закрытые закупки

Лист 1 из 1