QMS-IntAudit «Внутренний аудит»

Обозначение документа: QMS-IntAudit

PMDoc

Название Вашего Предприятия «Утверждаю» Директор «Название Вашего Предприятия» ____________________ Ф.И.О.

Методика системная Внутренний аудит Редакция 2

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Содержание 1.

Область применения

4

2.

Нормативные ссылки

4

3.

Определения, обозначения и сокращения

4

4.

Ответственность

6

5.

Внутренний аудит

6

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

Общие положения Цель и задачи Программа аудита Начало аудита Подготовка Проведение Оформление результатов Действия по результатам аудита

Приложение А

Для внутреннего использования

6 7 7 8 8 9 9 10 10

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 2 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Перед Вами пример документа Системы Менеджмента Качества проектноориентированной организации, который используется для внедрения и развития систем качества. Данные примеры помогают определить процессы управления качеством, их последовательность и взаимодействие. Примеры документов СМК в чистом виде невозможно применить в какойлибо отрасли, но они дают ясную модель, которую легко адаптировать под нужды конкретной компании. Если требуется быстро начать выполнять проекты качественно или создать действующую систему управления качеством, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме управления качеством являются: 1. Тренинг по управлению качеством проекта «pm.Quality» в составе модульного курса «pm.Kit» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_kit#pm_quality 2. Экзамен по управлению качеством на «Карте Знаний Проектного Менеджера» KnowledgeMap.pm/ru/product/quality-mng-exam 3. Услуги PMDoc по документированию проектов и разработке регламентов PMDoc.ru/services/project_documenting, PMDoc.ru/services/pm_regulations_development 4. Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами, в том числе по управлению качеством - PMDoc.ru/workshops Наши другие интересные курсы:  pm.Docs «Документирование проектов»  pm.Praxis «Прикладное управление проектами»  it.Projects «Управления IT-проектами»  pm.Risks «Управление рисками проектов и программ»  ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional»  12.Deliverables «Самостоятельная разработка КСУП»  А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 3 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Внутренний аудит 1.

Область применения

Настоящая методика устанавливает цели и задачи, порядок планирования, подготовки, проведения, оформления результатов и последующих действий по внутренним аудитам качества, в соответствии с требованиями ISO 9001 п. 8.2.2.

2. Нормативные ссылки В настоящей методике использованы ссылки на следующие документы:  ISO 9000 : 2000 Системы управления качеством. Основные положения и словарь.  ISO 9001 : 2000 Системы управления качеством. Требования.  ISO 19011 : 2002 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента.  QMS-RptsManagement Управление протоколами. Методика системная  QMS-MngAnalysis Анализ со стороны руководства. Методика системная  QMS-Correction Корректирующие действия. Методика системная  QMS-Forestall Предупреждающие действия. Методика системная

3. Определения, обозначения и сокращения В настоящей методике использованы термины и определения по ISO 9000 и ISO 19011, в т.ч.: Аудит - систематический, независимый и документированный процесс, предназначенный для получения свидетельств аудита и объективной их оценки для определения степени выполнения критериев аудита. (п. 3.9.1 ISO 9000) Примечание 1: Внутренние аудиты, которые иногда называют аудитами, выполняемыми первой стороной, проводятся самой организацией, или от ее имени, для внутренних целей и могут служить основой для декларирования организацией своего соответствия. Внешние аудиты включают те, которые обычно называют аудитами, проводимыми второй или третьей стороной. Аудиты, проводимые второй стороной, выполняются сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например, Заказчиками или другими лицами от их имени. Аудиты, проводимые третьей стороной, выполняются внешними независимыми организациями. Данные организации обеспечивают сертификацию или регистрацию Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 4 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

соответствия требованиям, таким как требования ISO 9001 и ISO 14001. Если в отношении систем управления качеством и окружающей средой проводится совместный аудит, данный аудит называют “комбинированным аудитом”. Если две или более организации - аудитора объединяются для выполнения сообща аудита в отношении одного объекта аудита, данный аудит называют “объединенным аудитом”. Программа аудита - один или несколько аудитов, спланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели. (п. 3.9.2 ISO 9000) Заключение (отчет) по аудиту - результат аудита, сформулированный группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех данных аудита. (п. 3.9.6 ISO 9000) Аудитор - лицо, компетентное для проведения аудита. (п. 3.9.9 ISO 9000) Группа по аудиту - один или несколько аудиторов, проводящих аудит. (п. 3.9.10 ISO 9000) Примечание 1: Один аудитор в группе по аудиту обычно назначается руководителем группы по аудиту. Примечание 2: Группа по аудиту может включать аудиторовстажеров и, если требуется, технических экспертов. Примечание 3: Наблюдатели могут сопровождать группу по аудиту, но не допускается их действие, как части этой группы. План аудита – описание видов деятельности и мероприятий аудита. (п. 3.12 ISO 19011) Объем аудита – содержание и границы аудита (п. 3.13 ISO 19011) Примечание: Объем обычно включает описание физического расположения, организационных единиц, деятельности и процессов, а также охватывает период времени. Также использованы следующие определения: Главный аудитор

– руководитель группы по аудиту.

Использованы следующие сокращения: ISО - Международная организация по стандартизации GLC - Germanischer Lloyd Certification GmbH. ГД - Генеральный Директор ДТ - Директор технический ДК - Директор коммерческий ДП - Директор по производству МП - Менеджер по персоналу Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 5 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

МК - Менеджер по качеству – представитель руководства, ответственный за систему качества НТИ - Группа научно-технической информации СМП - Строительно-монтажное подразделение МС - Методика системная

4. Ответственность Генеральный Директор -утверждает программу аудитов на год; - назначает сроки проведения аудитов; - утверждает Планы, План - графики аудитов и мероприятия по их реализации. Представитель руководства, ответственный за систему качества: - готовит Программу аудитов на год, Приказ о начале аудита, План, План - график аудита; - отвечает, вместе с Главным аудитором за проведение аудита; - согласовывает Отчет и готовит мероприятия по результатам аудита. Главный аудитор: - вместе с Представителем руководства, ответственным за систему качества готовит План и План – график аудита; - проводит аудит сам или с привлечением группы аудиторов; - готовит Отчет об аудите, предлагает мероприятия по результатам аудита. Руководитель структурного подразделения: - согласовывает Программу аудитов на год, оказывает содействие аудиторам при проведении аудита, информирует подчиненных о цели, задачах, программе, План - графике аудита, обеспечивает доступ к документам и помещениям, анализирует Отчет и предлагает мероприятия по результатам аудита, информирует подчиненных о результатах аудита и принятых мерах, обеспечивает проведение корректирующих действий.

5. Внутренний аудит 5.1 Общие положения 5.1.1 С целью проверки соответствия деятельности в области качества и ее результатов запланированным мероприятиям и определения эффективности системы качества, планируются и регулярно проводятся внутренние аудиты в соответствии с требованиями ISO 9001.

5.1.2 Внутренним аудитам подлежит система качества в целом или отдельные процессы и элементы системы качества. Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 6 из 16

PMDoc

Методика системная

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

5.1.3 Для проведения аудита руководством приглашается на контрактной основе независимый аудитор, имеющий необходимую квалификацию и опыт и/или обучается группа внутренних аудиторов из персонала.

5.2 Цель и задачи Перед ежегодным аудитом сертифицирующей организацией руководство обязано представить внешнему аудитору официальную оценку состояния системы качества и ее соответствия политике в области качества и целям – Анализ со стороны руководства. Официальная оценка формируется руководством на основании:  отчетов ответственных руководителей по закрепленным за ними элементам системы качества (см. методику QMSMngAnalysis “Анализ со стороны руководства”);  внутренних аудитов. Поэтому план внутренних аудитов предприятия на год включает как минимум один комплексный аудит всех процессов и элементов системы качества (накануне внешнего аудита) и необходимое количество аудитов, отдельных процессов и элементов системы качества. Задачи, решаемые в процессе аудитов, соответствуют ISO 19011 п. 5.2.

5.3 Программа аудита Планирование номенклатуры внутренних аудитов заключается в выявлении процессов и элементов системы качества, нуждающихся в проверке, и оформлении “Программы внутренних аудитов на _____ год” по форме № 822-01, Приложение А. Перед ежегодным внешним аудитом сертифицирующей организацией планируется комплексный внутренний аудит системы качества. Прочие соображения, которые должны учитываться изложены в ISO 19011 п.5. Программу аудитов оформляет ответственный за систему качества Директор. Программа должна подлежащими аудиту.

быть

Представитель и утверждает

согласована

с

руководства, Генеральный

подразделениями,

По решению Генерального Директора, могут быть проведены внеплановые аудиты, не согласованные с проверяемыми Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 7 из 16

PMDoc

Методика системная

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

подразделениями.

5.4 Начало аудита Менеджер по качеству назначает Главного аудитора. Определение целей, объема и критериев аудита осуществляется в соответствии с ISO 19011 п. 6.2.2. В рамках общих целей Программы аудита, конкретный внутренний аудит должен основываться на документированных целях, объеме и критериях. Цели аудита определяют, что должно быть достигнуто аудитом. Объем аудита описывает масштабы и границы аудита. Критерии аудита используются определении соответствия.

в

качестве

Определение осуществимости соответствии с ISO 19011 п. 6.2.3

аудита

ориентира

при

осуществляется

в

Подбор группы по аудиту осуществляется в соответствии с ISO 19011 п. 6.2.4. При наличии только одного аудитора, последний должен выполнять все предусмотренные обязанности Главного аудитора. Определение необходимой компетенции и описание процесса оценки аудиторов содержится в ISO 19011 п. 7.

5.5 Подготовка Подготовка к аудиту осуществляется в соответствии с ISO 19011 п. 6.4 и заканчивается оформлением Приказа Генерального Директора, которым: - утверждается “План аудита”; - утверждается План – график аудита; - назначается срок; - назначается ответственный (Представитель руководства, ответственный за систему качества или лицо его замещающее); - персонал обязывается оказывать содействие и обеспечить доступ к требуемым документам и помещениям; - назначается, при необходимости, сопровождающий. “План аудита” оформляется Представителем руководства, ответственным за систему качества совместно с Главным аудитором в соответствии с формой № 822-02, Приложение А. Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 8 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

“План – график аудита” оформляется Представителем руководства, ответственным за систему качества совместно с Главным аудитором в соответствии с формой № 822-03, Приложение А. Главный аудитор распределяет обязанности в группе по аудиту в соответствии с ISO 19011 п. 6.4.2. Рабочие документы подготавливаются в соответствии с ISO 19011 п. 6.4.3. Планирование внутренних аудитов должно быт гибким и давать возможность изменять направление, в зависимости от полученных во время аудита данных и объективных доказательств. При планировании следует учитывать входные данные от участка, подлежащего аудиту и от других заинтересованных сторон.

5.6 Проведение Проведение аудитов осуществляется в соответствии с ISO 19011 п. 6.5. Вступительное совещание может состоять из сообщения, что будет проводиться аудит, и разъяснения характера аудита, или проходить официально с составлением протокола совещания произвольной формы с учетом требований изложенных в QMS-RptsManagement “Управление протоколами”. Вопросы, которые следует учитывать, включают: - эффективность и результативность внедрения процессов; - возможность для постоянного совершенствования; - перспективность процессов; - эффективность и результативность статистических методов (если они применяются); - использование информационных технологий; - анализ данных о затратах, связанных с качеством; - эффективность и результативность использования ресурсов; - соответствие ожиданиям результирующих показателей процессов и продукции; - точность и адекватность измерений показателей; - деятельность по совершенствованию; - связи с заинтересованными сторонами.

5.7 Оформление результатов Результаты аудитов оформляются в виде “Отчета” в соответствии с ISO 19011 п. 6.6. Отчет оформляет и подписывает Главный аудитор. Отчет оформляется в сроки, оговоренные в утвержденном “Плане – графике”. Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 9 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

После представления “Отчета” аудит считается завершенным. Записи, сделанные во время аудита и Отчет, сохраняются в течение 5 лет. Выявленные несоответствия заносятся в “Протокол несоответствия” по форме № 822-04 Приложения А.

5.8 Действия по результатам аудита По результатам аудита, изложенным в Отчете (при наличии несоответствий), должны быть проведены корректирующие действия в соответствии с QMS-Correction, которые регистрируются в “Протоколе несоответствия” по форме № 822-04 Приложения А, и/или предупреждающие действия (при наличии потенциальных несоответствий) в соответствии с QMS-Forestall, и последующие дополнительные аудиты в соответствии с ISO 19011 п. 6.8. Результаты аудита должны доводиться до сведения руководителей соответствующих подразделений (например, Приказом). Если Отчет о внутреннем аудите содержит доказательства отличных показателей, это служит основанием для руководства отмечать и заинтересовывать работников. Результаты аудитов являются входными данными для процессов анализа со стороны руководства и постоянного совершенствования.

Приложение А (обязательное) Связанные с методикой формы

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 10 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

ф. № 822-01 УТВЕРЖДАЮ Генеральный Директор “Название Вашего Предприятия”

Программа внутренних аудитов на 20ХХ год № п/п

Название

Представитель руководства, ответственный за систему качества

Для внутреннего использования

Дата

Примечание

__________ _____________ (подпись) (фамилия)

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 11 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

ф. № 822-02

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

УТВЕРЖДАЮ Генеральный Директор “Название Вашего Предприятия”

ПЛАН внутреннего аудита 1. Организация: “Название Вашего Предприятия”

2. Приказ о внутреннем аудите № ______________ от ___________ Срок аудита (по Приказу) “ ” 3. Главный аудитор: Ф. И. О. Свидетельство № свидетельство 4. Аудиторы ___________________________________________ Ф. И. О. ___________________________________________ ___________________________________________

5. Представитель руководства, ответственный за систему управления качеством

Ф. И. О. должность 6. Тип аудита: / нужное подчеркнуть / - системы - контракта - процесса - продукта - плановый - внеплановый 7. Цели аудита: / нужное подчеркнуть / Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 12 из 16

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

- разработка и/или внедрение документов системы управления качества; - оценка эффективности внедрения изменений системы управления качеством; - оценка соответствия системы управления качества нормам; - выявление проблем, вызывающих несоответствия; - выявление направлений совершенствования и податливости к изменениям; - проверка выполнения замечаний GLC. 8. Методика внутреннего аудита: - есть - нет 9. Схема организации фирмы, перечень сотрудников: - есть - нет 10. Должностные обязанности сотрудников: - есть - нет 11. Перечень документов, оформляемых в процессе аудита: - План аудита (утверждается); - План-график аудита (утверждается); - Записи в процессе аудита; - Отчет по аудиту (согласовывается).

12. Дата и время начала аудита: “________________________ ” Главный аудитор

Представитель руководства, ответственный за систему качества

_________ __________ ______________ _________ __________ _____________ дата подпись фамилия дата подпись фамилия

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 13 из 16

PMDoc

Методика системная

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

ф. № 822-03 УТВЕРЖДАЮ Генеральный Директор “Название Вашего Предприятия” План – график аудита № п/п

Мероприятие 1

1

Совещание вступительное

2

Аудит на соответствие ISO 9001 1 Персонал - п. 5.1 – 5.6, 6.2 - понимание и использование методик и др. документов системы качества; - компетентность, осведомленность, подготовка.

Дни недели 2 3 4

5

2 Процессы - п. 4.1; 6.1; 6.3; 6.4; 7; 8; - определены ли; - описаны ли; - действуют ли; - контролируются ли.

3 Документация и протоколы - п.

4.2 - определены ли; - соответствуют ли; - понятны ли; - комплектны ли; - актуальны ли; - проверены ли; - не повреждены ли.

3

Совещание заключительное

4 Отчет по аудиту Главный аудитор

Представитель руководства, ответственный за систему качества

_________ __________ ______________ _________ __________ _____________ дата подпись фамилия дата подпись фамилия

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 14 из 16

PMDoc

Методика системная

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Номер

ПРОТОКОЛ НЕСООТВЕТСТВИЯ

Дата

УСТАНОВЛЕННОЕ(ЫЕ) НЕСООТВЕТСТВИЕ(Я) ТРЕБОВАНИЯМ СТАНДАРТА: ________

Ссылочный документ: _____________

Структурное подразделение: ________

Градация  Открыты  Незначительное  Значительное несоответствия й вопрос несоответствие несоответствие Несоответствие(я) Аудитор: Подтвердил устранить до: ________________________ (Ответственное лицо): ________________ Дата:

(подпись) _____________________________________ (фамилия, инициалы)

Дата:

________________________ (подпись)

/ _____________________ / (фамилия, инициалы)

Дата: КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ

Приложение к  есть  нет корректирующим действиям Корректирующие действия приняты Подтвердил (Ответственное лицо): ________________________ (подпись) _____________________ Дата: / _______________________ / (фамилия, инициалы)

Дата: СОТСТОЯНИЕ: Отклонение/Оценка мер по исправлению несоответствия(ий)  Исправления отсутствуют  Предпринятые меры не достаточны (требуются дополнительные сведенья)  Для проверки рекомендуется повторный аудит  Предпринятые меры удовлетворительные (несоответствие устранено) Обоснования: Для внутреннего использования

Главный Аудитор ________________________

Название Вашего Предприятия, 2018 г.(подпись) Лист 15 из 16

/ _____________________ / (фамилия, инициалы)

Дата:

PMDoc

Методика системная Внутренний аудит Обозначение документа: QMS-IntAudit

Редакция: 2 Дата: 24.1.2005

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ № п/п 1. 1

Лист Весь документ

Содержание Издание для использования.

Дата внесения, подпись 24.1.2005

2.

3.

Для внутреннего использования

Название Вашего Предприятия, 2018 г.

Лист 16 из 16