ОУП-СО-Концепция «Концепция проекта создания ОУП» by Anatoly Savin

Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

PMDoc

<Название организации> "УТВЕРЖДАЮ" Директор <Название организации> ________________________________ "____" __________________ 2018 г.

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Редакция 2.0 [Примечание: Данный документ предназначен для использования с Офисом управления проектами PMDoc (Комплект документов «ОУП.Комплект»). Комплект документов состоит из шаблонов и примеров:  Шаблон – пустая форма с подсказками автору по заполнению. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на документ происходит создание копии документа вместо открытия (если есть необходимость изменить сам шаблон: щелчок правой кнопкой мыши > Открыть).  Пример - документ, который необходимо перерабатывать под конкретный проект с учетом особенностей отрасли (хотя он тоже может содержать подсказки автору). Данный документ является примером. Существует два вида подсказок автору:  Текст, заключенный в квадратные скобки и отображаемый синим курсивом должен быть удален перед публикацией документа (как правило он содержит уточнения содержания разделов и ключевых пунктов).  Текст, заключенный в угловые скобки и отображаемый синим курсивом должен быть заменен на указанную в нем информацию. Стиль абзаца, который будет напечатан после этого стиля подсказок, автоматически устанавливается в нормальный, с соответствующей нумерацией. Для настройки автоматических полей (тех, которые отображаются на сером фоне, когда они выбраны), нажмите Файл > Свойства и заполните поля Тема, Организация и пр. информацией для этого документа. После закрытия диалогового окна, автоматические поля можно модифицировать во всём документе, выбирая Правка > Выделить всё (или Ctrl-A) и нажимая F9, или просто нажимая на поле и на F9. Это должно быть сделано отдельно для верхних и нижних колонтитулов. Alt-F9 переключает между отображением имен полей и содержанием полей. См. справку MS Word для получения дополнительной информации по работе с полями. Отказ от ответственности Документы ОУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов ОУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия, связанные с использованием документов ОУП. Внимание! Перед публикацией документа обновите поле содержания и все остальные поля.]

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Лист изменений Дата 08.11.2004

Редакция 1.0

Описание Издание для внутренних комментариев.

Автор PMDoc

22.11.2004

1.1

Издание для использования.

PMDoc

6.12.2004

1.2

Издание для использования (с изменениями и дополнениями).

PMDoc

02.07.2011 1.3 Издания для использования. Багачук И. В. 12.12.2012 2.0 Исправление ошибок. Решта Е.А. Редакция – номер редакции документа (если вносятся значительные изменения в документ, то первая цифра увеличивается, а вторая обнуляется; если вносятся незначительные изменения, то меняется вторая цифра). Описание – детальное описание редакции и внесенных изменений (к примеру: Издание для внутренний комментариев, Издание для использования, Издание с изменениями главы ТАКОЙ-ТО и т.д.). Автор - Ф.И.О. автора изменений.

Содержание 1.

Общие положения

Позиционирование

Описание заинтересованных сторон

Внешние факторы

Возможности продукта проекта

Ограничения

Показатели качества

Другие требования к продуктам проекта

Требования к документации

10.

Лист согласований

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 2 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Перед Вами документ, входящий в пакет «ОУП.Комплект», который используются для проектов создания или развития структурных подразделений, выполняющих функции координации и мониторинга проектов. ОУП.Комплект — это документация реальных проектов внедрения методологии проектного менеджмента на предприятиях, включающая примеры и шаблоны документов, на основе которых создаются положения и должностные инструкции. ОУП.Комплект в чистом виде невозможно применить в какой-либо отрасли промышленности, но он даёт ясную модель, которая может быть адаптирована под нужды конкретной компании. Если требуется быстро создать Офис Управления Проектами в вашей организации, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме создания ОУП являются: 

Курс разработки корпоративных систем управления проектами «12.Deliverables» PMDoc.ru/trainings/tools/12-deliverables



Услуги PMDoc по разработке регламентов и внедрению систем управления проектами PMDoc.ru/services/pm_regulations_development и expedition.pm/ru/implementation/12-deliverablespmo



Услуги PMDoc по документированию проектов - PMDoc.ru/services/project_documenting



Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs



Проверка знаний проектных менеджеров и команд на «Карте Знаний» - KnowledgeMap.pm/ru



Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами PMDoc.ru/workshops

Наши другие интересные курсы:  pm.Praxis «Прикладное управление проектами»  pm.Risks «Управление рисками проектов и программ»  ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional»  pm.Kit «Модульная программа тренингов по управлению проектами»  А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 3 из 17

PMDoc 1.

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Общие положения Разработка концепции проекта - это идентификация и определение целей и задач проекта и разработка соответствующего документа. Она включает краткое описание проекта, подающее наиболее рациональный уровень приближения к достижению целей проекта, а также определение существующих проблем, вызвавших начало проекта, и основных требований заинтересованных сторон проекта. 1.1. Цель Цель создания этого документа состоит в том, чтобы собрать, проанализировать и определить высокоуровневые потребности организации <Название организации> (далее по тексту «Организация») в Офисе Управления Проектами (далее по тексту – «ОУП»). Документ акцентирует внимание на возможностях ОУП, необходимых заинтересованным сторонам проекта, и на том, почему эти потребности существуют. 1.2. Контекст Документ связан с проектом создания Офиса Управления Проектами (далее по тексту «Проект ОУП») в Организации и является исходным документом для последующих документов проекта. 1.3. Определения и сокращения Полный перечень определений и сокращений приведен в документе «Глоссарий» (см. документ ОУП-СО-Глоссарий ОУП). 1.4. Ссылки В документе использовались и/или упоминаются следующие документы:  Свод знаний по управлению проектами. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 4th Edition. PMI, 2008.  Глоссарий (см. документ ОУП-СО-Глоссарий ОУП).  Стандарт управления качеством в проектах ISO 10006:2003. International Standard. Quality management systems. Guidelines for quality management in projects. Позиционирование 2.1. Задача проекта Проект ОУП призван удовлетворить потребность Организации в организации процессов осуществления проектов и в инструментах управления ими, при оптимальном потреблении ресурсов, с четким пониманием рисков, возникающих в процессе развития проектов и их локализацией для достижения целей проектов в предусмотренные сроки. 2.2. Цели проекта Целью реализации Проекта ОУП является создание структурного подразделения, выполняющего функции координации и мониторинга проектов в Организации. Дерево целей включает: а) разработку организационной структуры ОУП; б) разработку и внедрение единой методологии управления проектами на основе процессного подхода; в) разработку и внедрение единой отчетности по проектам;

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 4 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

г) выбор и внедрение информационных технологий для управления проектами, включающие:  единую систему информирования заинтересованных сторон о ходе работы над проектами,  архивную базу завершенных проектов,  базу знаний по управлению проектами; д) организация рабочих мест сотрудников ОУП; е) обучение персонала ОУП; ж) создание регламента безопасности работы ОУП. Первоочередные направления деятельности при реализации проекта: а) Создание нового структурного подразделения «ОУП». б) Внедрение методологии управления проектами на основе процессного подхода в Дирекции по проектированию и проведение учебного курса по управлению проектами. в) Пилотный проект для сбора входных данных и обкатки методологии – строительство железнодорожной эстакады 2.3. Деловые преимущества В результате осуществления

Проекта

ОУП,

Организации

будет

внедрено

корпоративное управление проектами, которое представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации и контроля людских и материальных ресурсов всей совокупности проектов Организации, направленную на эффективное достижение целей проектов путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству. Основные деловые преимущества, которые может получить Организация после реализации Проекта ОУП: а) Управление портфелями проектов:  Соотнесение предпринимаемых действий со стратегическими целями Предприятия, определение приоритетов проектов на основании стратегических целей;  Анализ влияния инициации новых проектов на портфель проектов в целом;  Контроль ключевых вех по проектам для принятия обоснованных управленческих решений. б) Управление ресурсами:  Разрешение ресурсных конфликтов, определение «общих» ресурсов, которые могут быть использованы во всех подразделениях Организации;  Распределение трудовых ресурсов на основании их профессиональных навыков и квалификаций по портфелю проектов или Организации в целом;  Прогноз потребностей трудовых и материальных ресурсов. в) Коммуникации:  Улучшение коммуникаций как внешних, так и внутренних между несколькими командами проектов, регионами, ресурсами, подрядчиками, партнерами, поставщиками и распределенными командами;

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 5 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

 Усовершенствование информационных потоков Организации;  Обеспечение безопасности и определение прав доступа к информации проектов в режиме реального времени;  Создание «виртуальных» команд проектов. г) Управление проектами:  Управление внутрипроектными зависимостями и зависимостями между всеми проектами Организации;  Поддержка географически распределенных сложных проектов с географически распределенными командами;  Оперативное выявление проблем и отклонений;  Управление рисками. д) Управление процессами:  Идентифицированные и описанные процессы управления проектами.  Наличие карт процессов с определенными входами, выходами, ресурсами и управляющими воздействиями;  Сохранение и анализ уже выполненных проектов для совершенствования бизнеспроцессов Организации;  Идентификация и категоризация рисков и проблем, которые могут возникнуть при реализации будущих проектов;  Многократное использование планов и шаблонов успешно реализованных проектов. 2.4. Определение проблемы 1 Проблема

Существующая система учета и распределения ресурсов не удовлетворяет требованиям проектно-ориентированной организации. Затрагивает Руководителей проектов, Отдел комплектации, Отдел кадров, Бизнес-Линии. Ее следствием Ресурсные конфликты между Руководителями проектов и отделом является комплектации при большом количестве проектов. Неравномерная нагрузка на отдел комплектации, отдел кадров и бизнес-линии. Задержки проектов из-за отсутствия необходимых ресурсов. Нет базы компетенций сотрудников и контрактников. Отсутствует ресурсно-временная взаимосвязь между разными проектами. Выполнение сотрудниками отделов работ, не соответствующих занимаемой должности. Решение Выработка стандарта распределения ресурсов по проектам. Общий план распределения ресурсов по всем проектам. Информационные технологии для поддержки графика поставок. Создание общего пула ресурсов. Создание базы компетенций сотрудников и контрактников. Выработка рекомендаций по изменению системы закупок и логистики ресурсов. 2 Проблема Недостаточный уровень планирования и контроля исполнения работ в дирекции по проектированию. Затрагивает Руководителей проектов, инженеров проектов, сотрудников и руководство дирекции по проектированию.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 6 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Ее следствием Сбои в системе обратной связи из дирекции по проектированию и контроле является выполняемых работ. Срывы сроков запланированных работ, выполняемых дирекцией по проектированию. Учет результатов труда сотрудников дирекции по проектированию плохо связан с конкретными проектами. Несистемная переброска ресурсов с одного проекта на другой и обратно. Решение Создание шаблонов графиков разработки Ведомости документации полного комплекта. Проведение серии тренингов по управлению проектами для сотрудников дирекции по проектированию. Использование информационных технологий для планирования проектировочных работ и учета трудовых ресурсов. Создание (адаптация) норм на трудозатраты по проектированию. Проблема Нет формализованной системы запуска, планирования, контроля и завершения проектов, а так же формализованной отчетности по проектам. Затрагивает Руководителей проектов, Руководство Организации Ее следствием Сбои в обратной связи от заинтересованных сторон проекта. Нет строгой является отчетности по проектам. Не формализовано документирование и документооборот (приказ о начале проекта, положение о проекте, классификация проектов, глубина декомпозиции графиков, организационные структуры проектов, матрицы ответственности и т.д.). Нет анализа, документирования и архивирования результатов проекта и полученных знаний. Решение Формализация процессов управления проектами. Формализация проектного документооборота. Регулярные отчеты (ежедневные или еженедельные в зависимости от классификации проекта). Проблема Нет единой терминологии по управлению проектами. Затрагивает Руководство Организации, Руководителей проектов и участников проектов. Ее следствием Недопонимание целей и задач на исполнительном уровне. Временные затраты является участников проектов на обсуждение терминологии. Решение Организация внутренних семинаров и тренингов. Создание электронной базы знаний по управлению проектами. Формирование библиотеки по управлению проектами. Обучение и сертификация сотрудников ОУП и участников проектов. Проблема Низкий уровень информационной системы управления проектами. Затрагивает Руководителей проектов, Руководство Организации, Отдел ИТ Ее следствием Нет централизованного ведения графиков проектов. Нет шаблонов. Нет базы является данных с наработками. Нет регламентированной системы безопасности и распределения по уровням доступа. Нет архивирования проектных файлов. Нет возможности работы с документацией проектов удаленно через Интернет. Решение Внедрение информационных технологий для корпоративного управления проектами (Primavera P3e или Microsoft Project Server). Проблема Нет системы управления рисками. Затрагивает Руководителей проектов и участники проектов, Руководство Организации. Ее следствием Не производится системный анализ рисков. Нет базы данных по выявленным и является не выявленным, но наступившим рискам. Нет базы рекомендаций по проведению противорисковых мероприятий.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 7 из 17

PMDoc Решение

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Идентификация и документирование рисков на этапе планирования проектов. Создание карт рисков. Анализ рисков с помощью информационных технологий управления проектами. Выработка противорисковых мероприятий. Отслеживание вероятности наступления рисков.

2.5. Определение позиции продукта проекта ОУП будет осуществлять свою деятельность в 3-уровневой системе (см. рис. ниже): 1) Стратегический уровень. 2) Уровень управления портфелем проектов. 3) Уровень реализации конкретных проектов.

Стратегия

Управление портфелем проектов

Реализация проектов

Стратегический уровень – уровень совета директоров. На нем решаются задачи корпоративной политики развития Организации, а так же рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов. Участие в тендерах на реализацию проектов. Уровень управления портфелем проектов – уровень штатных сотрудников ОУП и связанных с ним функциональных подразделений (отдел качества, отдел комплектации и т.д.). На нем рассматриваются вопросы управления портфелем проектов, взаимосвязи между проектами, приоритеты, ресурсные и бюджетные конфликты, управление качеством проектов, проведение тендеров среди поставщиков и подрядчиков. Уровень реализации проектов. На этом уровне рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. Здесь работает несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а так же контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов для ОУП. Место ОУП в организационной структуре Организации обозначено на рисунке ниже.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 8 из 17

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Стратегический уровень

PMDoc

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Технический директор

ОУП

Отдел ИТ

Управление портфелем

Руководитель ОУП

ИТ-Менеджер

Системный администратор

Сотрудники, не входящие в ОУП Менеджер по рискам

Менеджер по ресурсам

Секретарь ОУП

Юрист

Менеджер по закупкам

Менеджер по финансам

Менеджер по персоналу

Маркетолог

Менеджер по качеству

Планировщик

Проекты

Реализация проектов

Руководитель проекта №1

Руководитель ПТО

Руководитель проекта №2

... Руководитель проекта №N

Сотрудники Самые необходимые сотрудники для ОУП Сотрудники, не входящие в ОУП

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 9 из 17

PMDoc 3.

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Описание заинтересованных сторон Этот раздел дает конфигурацию заинтересованных сторон, включенных в проект, и ключевые проблемы, которые, как им кажется, должны быть устранены в результате осуществления Проекта ОУП. 3.1. Сведения о заинтересованных сторонах Название Представляет Роль [Название заинтересованной стороны]

[Краткое описание того, кого они представляют относительно проекта.]

[Краткое описание роли, которую они играют в проекте.]

Руководство Организации

Заказчик проекта

Обеспечивают поддержку проекта и гарантии выполнения разработанных в процессе реализации Проекта ОУП и согласованных процедур. Предоставляют информацию о потребностях проектов. Консультируют команду Проекта ОУП относительно существующей системы управления проектами. Консультирует и оказывает помощь команде Проекта ОУП в формировании системы проектных закупок, распределения и логистики ресурсов. Консультирует и оказывает помощь команде Проекта ОУП в формировании системы качества проектов. Участие во внедрении и поддержке информационных технологий управления проектами. Инициализация, планирование, реализация, контроль и завершение Проекта ОУП. Участвуют в планировании, реализации и завершение проекта. Выполняют распоряжения Руководителя Проекта ОУП.

Руководители проектов инженеры проектов

Пользователи и продукта проекта

Отдел комплектации

Участник проекта

Отдел качества

Участник проекта

Отдел ИТ

Участник проекта

Руководитель Проекта ОУП

Участник проекта

Команда Проекта Участник проекта ОУП

3.2. Пользовательская среда Система, создаваемая Проектом ОУП будет включать три сферы (см. рис. ниже): а) территориальную, б) программно-аппаратную (информационные технологии), в) методологическую, регламенты и стандарты.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 10 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Она обеспечит пользователей базой знаний по управлению проектами (библиотека, электронные документы), шаблонами проектов, стандартной документацией, архивами рекомендаций, доступами к информационным технологиям, тренингами, коммуникационными каналами, матрицей ответственности. Должна быть возможность подключения к проектной документации из Интернет. Надстройкой над всеми тремя сферами будет требование к безопасности (и регламенты по её соблюдению): информационная безопасность, антивирусная защита, доступы, управление рисками и т.д. Система должна будет обеспечивать многопроектную форму деятельности Организации.

Территориальная Физические доступы

Безопасность ИТ-безопасность

Программноаппаратная

Управление рисками

Методологическая

3.3. Профили заинтересованных сторон 1) Руководство организации Типичный представитель Директор, Технический Директор, Директор по производству. [Кто является типичным представителем заинтересованной стороны проекта.]

Ответственности [Перечисление ключевых обязанностей заинтересованной стороны относительно проекта.]

Критерий успеха [Как заинтересованная сторона определяет успех? Как вознаграждается заинтересованная сторона?]

Участие [Как заинтересованная сторона участвует в проекте.]

Для внутреннего использования

Осуществляют всестороннюю административную поддержку проекту. Утверждают разработанные документы (организационную структуру, бюджет, план-графики, приказы, положения и др.) Минимизация силового административного воздействия на ход проектов. Получение реальной отчетности о ходе проектов (в особенности по негативным отклонениям). Лоббируют интересы проекта. Выполняют функции стратегического планирования и утверждение выработанных в ходе реализации проекта документов.

<Название организации>, 2018 г.

Лист 11 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

2) Руководители проектов Типичный представитель <Необходимо перечислить Руководителей проектов> [Кто является типичным представителем заинтересованной стороны проекта.]

Ответственности

Предоставление входных данных для реализации Проекта ОУП.

[Перечисление ключевых обязанностей заинтересованной стороны относительно проекта.]

Участие [Как заинтересованная сторона участвует в проекте.]

Формализованный механизм распределения ресурсов между проектами. Формализованная система инициализации, планирования, реализации, контроля и завершения проектов. Использование разработанных шаблонов, процедур и документов для инициализации, планирования, реализации, контроля и завершения проекта. Участвуют в формировании методологии управления проектами в Организации.

3) Команда проекта ОУП Типичный представитель Руководитель проекта, Администратор проекта. [Кто является типичным представителем заинтересованной стороны проекта.]

Ответственности [Перечисление ключевых обязанностей заинтересованной стороны относительно проекта.]

Участие

Отвечают за сбор входных данных проекта; инициализацию проекта, планирование и контроль хода реализации; подбор команды. Работающее укомплектованное функциональное подразделение Организации – ОУП. Прохождение сертификации по управлению проектами сотрудниками ОУП. Реализация Проекта ОУП.

[Как заинтересованная сторона участвует в проекте.]

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 12 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

4) Функциональные подразделения Типичный представитель Отдел качества, Отдел комплектации, Отдел ИТ. [Кто является типичным представителем заинтересованной стороны проекта.]

Ответственности [Перечисление ключевых обязанностей заинтересованной стороны относительно проекта.]

Участие [Как заинтересованная сторона участвует в проекте.]

Предоставление входных данных для реализации Проекта ОУП. Выполнение порученных работ по утвержденному плану проекта. Формализованная система инициализации, планирования, реализации, контроля и завершения проектов. Доступ к обновляемой базе знаний по управлению проектами, к технологическим шаблонам и к консультационной линии по методологии управления проектами. Участвуют в формировании методологии управления проектами в Организации по своим направлениям.

3.4. Ключевые потребности заинтересованных сторон Потребность Текущее решение Требуется Создается файл MS Project. предсказуемость и Файл для нового проекта управляемость работ в каждый раз новый или дирекции по подгоняется какой-то из проектированию. имеющихся. Обращается к этому файлу только руководство и только в случае значительных отклонений от запланированного графика. Отклонение пытаются наверстать за счет административного воздействия и сверхурочных работ. Требуется Под каждый проект создаются формулированная собственные формы и планы регулярная отчетность по отчетности или применяется реализации проектов и алгоритмы и формы отчетности, финансовая отчетность. данные заказчиком. Отчетность не полностью соответствует реальному состоянию работ проектов. Реальное состояние становится известно только под окончание проекта.

Для внутреннего использования

Предлагаемое решение Шаблоны типовых проектов в выбранной информационной технологии. Шаблоны будут соответствовать нормативным документам. Регулярная отчетность перед ОУП по графику, с занесением в график прогресса выполненных работ и возникших отклонений. Совместная выработка мероприятий по устранению отклонений. Обучение сотрудников проектной дирекции методологии управления проектами. Ввести классификацию проектов во время инициализации. По определенному типу проектов вести отчетность. Формализовать документооборот для каждого из типов проектов (кто, что, когда и кому передает?). Вся документация будет стандартная.

<Название организации>, 2018 г.

Лист 13 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Потребность Требуется централизованный информационный инструмент управления проектами, соответствующий запросам и стратегии развития Организации Требуется детальное планирование проектов для контроля управления изменениями и формализация процессов управления изменениями

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Текущее решение В Организации используется сеть и электронная почта по которым передаются файлы MS Project. Отслеживание ревизий файлов затруднено и не автоматизировано.

Предлагаемое решение Клиент-серверная архитектура информационной системы по управлению проектами. Документация проектов хранится на сервере. Пользователи имеют к ней доступ в соответствии со своими правами. Сервер автоматически отслеживает изменения в документах и производит архивирование. Планирование снизу вверх. Т.е. Планирование сверху вниз. Т.е. из опыта экспертов после составления ИСР (см. складываются графики работ, а документ ОУП-ОД-WBS потом объединяют их в фазы "Иерархическая структура работ") проекта. Графики получаются не производится декомпозиция пакетов наглядные и тяжело работ, а так же проставляются вехи и изменяемые. Связи между взаимосвязи между работами. работами устанавливаются Уровень декомпозиции работ проекта редко и, как следствие, на определяется типом проекта из основании этих графиков не классификатора. После утверждения возможно принимать решения графика фиксируется базовый план. по управлению изменениями. Дальнейшее управление Управление изменениями изменениями осуществляется только происходит в ручном режиме и по отклонениям от базового плана. только при неизбежности Формализация процессов управления изменений. изменениями.

Внешние факторы 4.1. Предположения и зависимости Документ «Проект создания ОУП. Концепция проекта» может быть изменен в ходе выполнения проекта для соответствия стратегии развития организации или при возникновении не разрешимых препятствий для дальнейшей реализации проекта. Все изменения в данный документ согласуются с руководством и утверждаются им. По ходу реализации проекта могут возникать дополнительные потребности. Эти потребности выявляются, анализируются, согласовываются с руководством, вносятся в документ. Изменения в данном документе могут повлечь изменения в зависимых документах (таких как: график проекта, организационная структура проекта и др.). Полный перечень зависимых документов см. в разделе Error! Reference source not found.. 4.2. Лицензирование Для внедрения информационных технологий управления проектами потребуется лицензии производителя программного обеспечения. Использование лицензионного программного обеспечения – это гарантия качественной поддержки от производителя.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 14 из 17

PMDoc

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Возможности продукта проекта ОУП будет выполнять следующие функции: 1) Консультации руководству и структурным подразделениям Организации по методологии и стандартам управления проектами. 2) Разработка стандартных документов для проектов Организации. 3) Взаимодействие со службой персонала по созданию и реализация программ обучения управлению проектами для вовлеченных сотрудников Организации. 4) Организация и планирование деятельности ОУП. 5) Составление бюджетов деятельности ОУП. 6) Создание и ведение ресурсной и организационной баз данных. 7) Координация ресурсов. 8) Создание базы знаний по управлению проектами. 9) Адаптация и внедрение стандартов управления проектами на основе процессного подхода. 10) Разработка единых внутрифирменных стандартов инициализации, планирования, реализации, контроля и завершения проектов. 11) Внедрение и поддержка информационных технологий управления проектами. 12) Создание базы данных и шаблонов типовых решений по проектам.

Ограничения ОУП создается для координации и мониторинга работы над проектами всех служб, участвующих в проектах, но не исключит работу функциональных подразделений в проектах. Полный перечень полномочий и функциональных обязанностей ОУП приведен в документе ОУП-ОД-Положения ОУП «Положение об Офисе Управления Проектами».

Показатели качества Процессы создаваемые в ходе реализации Проекта ОУП должны соответствовать стандартам ISO 9001:2008. Quality management systems. Requirements. и ISO 10006:2003. Показателем качества проекта может быть возможность сертификации Организации по стандарту ISO 10006:2003. Сотрудники ОУП должны будут проходить сертификацию IPMA или PMI.

Другие требования к продуктам проекта 8.1. Применяемые стандарты, требования и руководства  PMBOK Guide. A Guide to Project Management Body of Knowledge.  NCB. Руководство по вопросам определения компетентности и сертификации руководителей и специалистов по управлению проектами.  ISO 10006:2003. International Standard. Quality management systems. Guidelines for quality management in projects.  ISO 9001:2008. Quality management systems. Requirements.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 15 из 17

PMDoc 9.

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Требования к документации В процессе реализации Проекта ОУП необходимо разработать и/или внедрить следующую документацию, касающуюся Проекта ОУП (возможно дополнение этого списка документов): 1) Глоссарий (см. документ ОУП-СО-Глоссарий "Глоссарий ОУП"). 2) Организационная структура (см. документ ОУП-ОД-OBS "Организационная структура"). 3) Структура декомпозиции работ. 4) План-график работ. 5) Положение о ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение "Положение об Офисе Управления Проектами"). 6) Бизнес-процессы ОУП. 7) Матрица ответственности (см. документ ОУП-ОД-Матрица ответственности "Матрица ответственности"). 8) Должностные инструкции сотрудников ОУП (см. пакет ОУП.Комплекта «Должностные инструкции»). 9) Классификатор проектов. 10) Документация на информационные технологии управления проектами (руководство пользователя, руководство по администрированию и др.). 11) Стандарты и руководства по управлению проектами (PMBOK, ISO 10006, NCB). 12) Регламент безопасности. 13) Структура информационно-коммуникационных каналов. 14) Руководство по нумерации документов.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 16 из 17

PMDoc 10.

Офис Управления Проектами Концепция проекта создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-Концепция проекта

Лист согласований Дата

Подпись

Редакция: 2.0 Дата: 26.11.2018 г.

Ф.И.О.

Должность

10.1.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 17 из 17