ОУП-ОД-ДИСБ «Должностная инструкция специалиста по бюджету» by Anatoly Savin

Обозначение документа: ОУП-ОД-ДИ специалиста по бюджету

PMDoc

<Название организации> "УТВЕРЖДАЮ" Директор <Название организации> ______________________________ "____" __________________ 2019 г.

Офис Управления Проектами Должностная инструкция специалиста по бюджету Редакция 2.1 С инструкцией ознакомлен ______________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

"____" __________________ 2019 г. Примечание: Данный документ предназначен для использования с Офисом управления проектами PMDoc (Комплект документов «ОУП.Комплект»). Комплект документов состоит из шаблонов и примеров:  Шаблон – пустая форма с подсказками автору по заполнению. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на документ происходит создание копии документа вместо открытия (если есть необходимость изменить сам шаблон: щелчок правой кнопкой мыши > Открыть).  Пример - документ, который необходимо перерабатывать под конкретный проект с учетом особенностей отрасли (хотя он тоже может содержать подсказки автору). Данный документ является примером. Существует два вида подсказок автору:  Текст, заключенный в квадратные скобки и отображаемый синим курсивом должен быть удален перед публикацией документа (как правило он содержит уточнения содержания разделов и ключевых пунктов).  Текст, заключенный в угловые скобки и отображаемый синим курсивом должен быть заменен на указанную в нем информацию. Стиль абзаца, который будет напечатан после этого стиля подсказок, автоматически устанавливается в нормальный, с соответствующей нумерацией. Для настройки автоматических полей (тех, которые отображаются на сером фоне, когда они выбраны), нажмите Файл > Свойства и заполните поля Тема, Организация и пр. информацией для этого документа. После закрытия диалогового окна, автоматические поля можно модифицировать во всём документе, выбирая Правка > Выделить всё (или Ctrl-A) и нажимая F9, или просто нажимая на поле и на F9. Это должно быть сделано отдельно для верхних и нижних колонтитулов. Alt-F9 переключает между отображением имен полей и содержанием полей. См. справку MS Word для получения дополнительной информации по работе с полями. Отказ от ответственности Документы ОУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов ОУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия, связанные с использованием документов ОУП. Внимание! Перед публикацией документа обновите поле содержания и все остальные поля.]

PMDoc

Офис Управления Проектами Должностная инструкция специалиста по бюджету Обозначение документа: ОУП-ОД-ДИ специалиста по бюджету

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Лист изменений Дата 12.09.2011 25.12.2012

Редакция 2.0 2.1

Описание Издание для использования Внесены стилистические поправки

Автор Багачук И.В. Решта Е.А.

Редакция – номер редакции документа (если вносятся значительные изменения в документ, то первая цифра увеличивается, а вторая обнуляется; если вносятся незначительные изменения, то меняется вторая цифра). Описание – детальное описание редакции и внесенных изменений (к примеру: Издание для внутренний комментариев, Издание для использования, Издание с изменениями главы ТАКОЙ-ТО и т.д.). Автор - Ф.И.О. автора изменений.

Содержание 1.

Общие положения

Термины, обозначения, сокращения

Объём знаний

Функциональные обязанности

Права и ответственность

Взаимоотношения с руководством Организации

Взаимоотношения с персоналом ОУП

Лист согласований

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 2 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Перед Вами документ, входящий в пакет «ОУП.Комплект», который используются для проектов создания и/или развития структурных подразделений, выполняющих функции координации и мониторинга проектов. Примеры должностных инструкций, которые содержатся в ОУП.Комплекте, помогают определить организационную структуру ОУП, а также права и ответственность сотрудников ОУП. ОУП.Комплект в чистом виде невозможно применить в какой-либо отрасли промышленности, но он даёт ясную модель, которая может быть адаптирована под нужды конкретной компании. Если требуется быстро создать Офис Управления Проектами в вашей организации, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме создания ОУП и управлению людьми являются: 

Курс разработки корпоративных систем управления проектами «12.Deliverables» PMDoc.ru/trainings/tools/12-deliverables



Услуги PMDoc по разработке регламентов и внедрению систем управления проектами PMDoc.ru/services/pm_regulations_development и expedition.pm/ru/implementation/12-deliverablespmo



Услуги PMDoc по документированию проектов - PMDoc.ru/services/project_documenting



Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs



Проверка знаний проектных менеджеров и команд на «Карте Знаний» - KnowledgeMap.pm/ru



Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами PMDoc.ru/workshops

Наши другие интересные курсы:  pm.Praxis «Прикладное управление проектами»  pm.People «Навыки межличностного взаимодействия руководителя проекта»  pm.Risks «Управление рисками проектов и программ»  ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional»  pm.Kit «Модульная программа тренингов по управлению проектами»  А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 3 из 16

PMDoc 1.

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Общие положения 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет правовой статус, требования к квалификации, объем знаний, функциональные обязанности, взаимоотношения с персоналом, права и ответственность Специалиста по бюджету. 1.2. Должностная инструкция составлена на основании требований:  Действующих законов <Название страны>;  КЗОТ <Название страны>;  ГОСТу по оформлению организационно-распорядительной документации;  Правил, норм и стандартов по безопасности в строительной промышленности. 1.3. Настоящую должностную инструкцию должен знать и выполнять Специалист по бюджету ОУП. 1.4. Специалист по бюджету ОУП назначается и освобождается от должности приказом Руководителя ОУП. 1.5. Настоящую должностную инструкцию должны знать:  Специалист по бюджету ОУП;  Руководитель ОУП;  Директор Производственно-технического отдела;  Директор Финансово-экономического отдела; 1.6. На должность Специалиста по бюджету ОУП может быть назначено лицо, имеющее полное высшее техническое и/или экономическое образование и стаж работы (для магистра  не менее 2-х лет, специалиста или бакалавра  не менее 3-х лет, специалиста среднего специального образования  не менее 5 лет) при реализации проектов в сфере материального производства и управления проектами, прошедшее медицинское обследование для определения соответствия состояния его здоровья требованиям, предъявляемым к данной должности. 1.7. До назначения на должность Специалист по бюджету ОУП должен пройти:  вводный инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности по правилам и нормам, установленным законодательством <Название страны> для объектов такого типа;  теоретическую и практическую подготовку в объеме раздела 3 настоящей инструкции. 1.8. Специалист по бюджету ОУП административно подчинен Руководителю ОУП. 1.9. В случае отсутствия, по уважительным причинам (более 7-ми дней), его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом Руководителя ОУП. 1.10. Данная инструкция должна находиться на рабочем месте Специалиста по бюджету ОУП. Контрольный экземпляр инструкции должен находиться в архиве Организации.

Термины, обозначения, сокращения 2.1. Термины, используемые в настоящей процедуре: Термин Определение

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 4 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Термин «Базовый» планграфик работ проекта

Определение Плановый график работ проекта, с введенным временным и ресурсным обеспечением и технологическим связями между работами. Создается в проектно-ориентированном программном продукте. Находится на сервере информационной системы управления проектом. Обновляется в соответствии с установленным сроком из локальных автоматизированных рабочих мест руководителей направлений, задач и/или пакетов работ. Обслуживается Специалистом по информационным технологиям ОУП (см. документ ОУП-ОД-ДИ ИТ специалиста «Должностная инструкция специалиста по информационным технологиям»). Автоматизированное Комплекс технических и программных средств, выполняющий рабочее место определенный набор функций в составе информационной системы управления проектом. Бюджет Затраты, первоначально связанные с количеством каждого ресурса, назначенного работе, или работой в целом, назначенные как фиксированные количества или вычисленные программой на основе определений и заданий ресурсов. Бюджет проекта Сумма, выделенная на реализацию проекта на весь период его существования. Формируется из различных источников. Аккумулируется на счетах Банка <Название банка>. Веха Работа, представляющая точку во времени, которая отмечает (технологическая начало или конец серии связанных работ или событие в ходе контрольная точка) проекта. Длительность Количество времени, требуемое для завершения работы, измеряемое в неделях, днях или часах. Жизненный цикл Промежуток времени между принятием решения о начале работ проекта над формированием проекта и завершением работ по нему. Заявочная Строго регламентированный комплекс мероприятий по сбору, спецификация обработке и выполнению заявок департаментов, отделов и служб Организации по обеспечению их всеми необходимыми для выполнения работ по проекту материально-техническими и другими ресурсами. Осуществляется через процедуры конкурсных торгов (тендеров). Планируется как одно из направлений работ по проекту. Иерархическая Метод упорядочивания работ для отображения структуры структура работ "сверху-вниз", при котором каждый уровень состоит из (WBS) подчиненных подуровней, то есть каждый нижний уровень более детален, чем предыдущий. Не существует единственно правильного способа создания WBS. Проектный менеджмент создает уникальную структуру, которая моделирует, как разбивается каждый отдельный проект (см. документ ОУП-ОДWBS «Иерархическая структура работ»).

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 5 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Термин Иерархическая структура ресурсов (RBS)

Определение Перечень ресурсов, структурированный по специальной технологии, содержащий список материально-технических и других ресурсов, необходимых для реализации работ проекта на всем протяжении жизненного цикла. Календарный план Описание того, когда может и должна быть сделана каждая работа в проекте для того, чтобы не задержать проект. Контролируемые и Все органы государственного и негосударственного контроля, надзорные органы министерства и ведомства, международные финансовые и технические организации, задействованные в наблюдательном и корректирующем процессе реализации проекта. Международная Общественная организация, объединяющая профессионалов в ассоциация области управления проектами более чем 50 стран Европы и управления Мира. IPMA имеет национальные отделения в каждой стране  проектами (IPMA) члене международной ассоциации. Организация <Название организации> Освоенный объем Представляет стоимость выполненной части работ работ в стоимостном (произведение бюджетной стоимости на процент выполнения), а выражении не фактическую стоимость. По этому показателю Специалист по бюджету может вести финансовый мониторинг степени выполнения (невыполнения) работ проекта. ОУП Подразделение или организация, выполняющее определенные обязанности в отношении централизованного и скоординированного управления проектами, которые входят в зону его ответственности. Сфера ответственности Офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектами. План-график работ Документ, содержащий перечень работ проекта с временным и проекта ресурсным наполнением, которые расположены в специальной иерархической последовательности. Формируется для каждой фазы (этапа, стадии) согласно жизненного цикла проекта. План закупок Специальный план мероприятий по проекту, содержащий проекта перечень, состав и структуру, а также процедуры тендеров по закупке необходимых материально-технических и других ресурсов. Положение об ОУП Организационно-распорядительный документ, являющийся частью системы качества ОУП, определяет цели, задачи, функции, а также комплекс методов и средств по планированию, организации, выполнению и контролю работ проекта (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами»). Проект Временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 6 из 16

PMDoc

Термин Процент выполнения Работа

Рабочий проект

Ресурс Ресурсный профиль Руководители объектов Руководитель ОУП

Руководитель департамента Сеть

Для внутреннего использования

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Определение Выраженная в процентах часть работы или ресурса, закончившаяся к текущей дате. Наименьшая неделимая на данном уровне детализации часть проекта, обеспечивающая выполнение предписанных действий в установленные сроки на основе обусловленной технологии и требований к качеству, имеющая обусловленное начало и окончание, использующая материально-технические и финансовые ресурсы, выполняемая подрядной организацией по договору или подразделением Организации. *Комплект подробной документации по системе или компоненту, основанный на соответствующем базовом проекте, по которым размещается заказ, выполняются изготовление или сборка, установка, испытания, эксплуатация, обслуживание и ремонт указанного компонента или системы согласно рабочей проектной документации, разрабатываемой Генеральным проектировщиком, технической документации поставщиков и другой технической документации в соответствии с опытом <Название страны>. **Электронная версия проекта, созданная как готовый шаблон для внесения ресурсной информации по каждой работе проекта. Люди, материалы, деньги и оборудование, требуемое для выполнения проекта. Временной график использования ресурсов. Лица, в должностные обязанности которых входит руководство определенным строительным объектом на строительной площадке. Сотрудник компании Заказчика, назначенный Директором Организации на временную должность Руководителя ОУП. В должностные обязанности Руководителя ОУП входит стратегическое и оперативное руководство «Офисом Управления Проектами» (см. документ ОУП-ОД-ДИ руководителя ОУП «Должностная инструкция руководителя Офиса Управления Проектами»). Лицо, назначенное Директором Организации, в должностные обязанности которого входит стратегическое и оперативное руководство департамента Организации. Серии работ требуемые для завершения проекта. Используется алгоритмы метода критического пути для расчета сети, которая отображает, когда должна быть спланирована любая из работ, основываясь на зависимостях между работами, заданными Специалистом по бюджету.

<Название организации>, 2019 г.

Лист 7 из 16

PMDoc

Термин Специалист по бюджету

Стадия жизненного цикла Стоимостные издержки Тендерный комитет (комиссия) Уровень «D»

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Определение Лицо, в должностные обязанности которого входит организация, планирование, выполнение, контроль и анализ бюджета проекта, на всем протяжении его жизненного цикла. (см. документ ОУПОД-ДИ специалиста по бюджету «Должностная инструкция специалиста по бюджету»). Часть жизненного цикла проекта, условно выделенная из-за особенностей текущей деятельности на нем и для обеспечения лучшего контроля над проектом. Денежные расходы, связанные с выполнением работ проекта. Специальный (постоянный или временный) орган, создающийся в Организации для организации и проведения всех видов закупочных (подрядных, конкурсных) торгов (тендеров). Первый уровень по оценке знаний профессионального проектного менеджера в классификационной характеристика сертификационной программы Международной ассоциации управления проектами.

2.2. Сокращения, используемые в настоящей процедуре: Сокращение Расшифровка IPMA Международная Ассоциация Управления Проектами RBS Иерархическая структура ресурсов WBS Иерархическая структура работ ГОСТ Государственный стандарт КЗОТ Кодекс законов о труде КС Капитальное строительство НТД Нормативно-техническая документация ОВЗ Особо важное задание ПСД Проектно-сметная документация СМР Строительно-монтажные работы ТБ Техника безопасности ТК Тендерный комитет ТМЦ Товарно-материальные ценности 3.

Объём знаний 3.1. Перечень документов, которыми должен руководствоваться, а также знать и выполнять Специалист по бюджету: 1) Настоящую должностную инструкцию. 2) Конституцию <Название страны>. 3) Закон <Название страны> «О предприятиях в <Название страны>». 4) Закон <Название страны> «О предпринимательстве». 5) Закон <Название страны> «О внешнеэкономической деятельности». 6) Закон <Название страны> «Об инвестиционной деятельности».

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 8 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15)

Закон <Название страны> «Об охране окружающей природной среды». Закон <Название страны> «Об охране труда». Закон <Название страны> «О гражданской обороне». Закон <Название страны> «О пожарной безопасности». Закон <Название страны> «Об отпусках». Закон <Название страны> «О государственной тайне». Кодекс <Название страны> «Об административных нарушениях». Закон <Название страны> «О закупке товаров и услуг за государственные средства». Программу вводного инструктажа по технике безопасности и пожарной и безопасности. Правила пожарной безопасности в компаниях, на предприятиях и в организациях строительной отрасли <Название страны>. 16) Инструкцию по оказанию первой помощи пострадавшим в связи с несчастными случаями при обслуживании строительного оборудования. 17) Эксплуатационные инструкции используемой оргтехники и средств связи. 18) Положение об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение об ОУП «Положение об Офисе Управления Проектами»). 19) Положение Производственно-технического департамента. 20) Положение Финансово-экономического департамента. 21) Положение Маркетингового департамента. 22) Положение Административного департамента. 23) Положение Юридической службы. 24) Положения и должностные инструкции служб руководства отдельными объектами. 3.2. Устав Организации. 3.3. Документы, касающиеся деятельности Организации и ОУП. 3.4. Приказы, организационно-распорядительные, эксплуатационно-технические, нормативносправочные и директивные документы Организации. 3.5. Требования к знаниям и опыту Специалиста по бюджету в области управления проектами, согласно сертификационных программ IPMA не ниже уровня D и PMI не ниже уровня CAPM, таких как: 1) Проекты и проектный менеджмент. 2) Управление выполнением проектов. 3) Жизненный цикл проекта, фазы, этапы, стадии. 4) Разработка и оценка (экспертиза) проекта. 5) Содержание и замысел проекта. 6) Планирование времени. 7) Планирование ресурсов. 8) Планирование стоимости и финансирование проекта. 9) Управление результатом проекта и изменениями. 10) Оценка выполнения проекта. 11) Мониторинг проекта. 12) Информация, документация и отчеты.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 9 из 16

PMDoc 4.

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Функциональные обязанности 4.1. Специалист по бюджету обязан: 1) Выполнять должностные обязанности в соответствии с действующим законодательством <Название страны>, а также с целями и задачами, нормативносправочными и организационно-распорядительными документами ОУП, прописанными в данной должностной инструкции и Положении об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами»). 2) Знать свои обязанности и активно участвовать в выполнении мероприятий и планов ОУП. 3) Соблюдать конфиденциальность по вопросам, касающимся работы ОУП и Организации в целом. 4) Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте. Не допускать в помещение посторонних лиц. 5) При выявлении нарушений, угрожающих жизни и здоровью персонала или целостности оборудования, немедленно принять меры по устранению этих нарушений, вплоть до прекращения производства работ. 6) Принимать меры по сбережению собственности Организации и ОУП, контролировать сохранность оборудования и материальных ценностей. 7) Соблюдать требования Правил внутреннего трудового распорядка и этики поведения, действующие в Организации. 4.2. Специалист по бюджету выполняет функцию планирования бюджета проекта в целом, которая представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур. На первом этапе планирования Специалист по бюджету занимается разработкой первоначальных планов, которые являются основой для разработки бюджета проекта, определения потребности в ресурсах и организации обеспечения проекта. 4.3. Специалист по бюджету занимается следующими основными процессами планирования: 1) Оценкой продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта. 2) Планированием ресурсов, определением того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта, а также определением того, в какие сроки работы могут быть выполнены с учетом ограниченности ресурсов, для чего необходимо:  выбрать стратегию составления бюджета;  составить перечень необходимых ресурсов;  описать доступность ресурсов и ограничения на их использование;  оценить возможные сроки доставки, интенсивность доставки, территориальное размещение необходимых ресурсов;  составить развернутую Иерархическую структуру ресурсов (см. "термины и определения");  сопоставить Иерархическую структуру ресурсов с разработанной Иерархической структурой работ проекта. 3) Составить первоначальный бюджет проекта, с привязкой сметных затрат к конкретным видам деятельности.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 10 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

4.4. Разработать и утвердить План бюджета проекта, сбор результатов других процессов планирования и объединить их в один общий документ. 4.5. Специалист по бюджету осуществляет процедуру бюджетирования проекта, иными словами, определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта в целом и представляет собой процесс определения структуры бюджета проекта. Структура бюджета определяется Планом счетов стоимостного учета конкретного проекта. 4.6. Специалист по бюджету, исходя из фаз жизненного цикла проекта, составляет следующие виды бюджетов: 1) На стадии концептуального проектирования формирует Бюджетные ожидания, где излагается предварительная потребность в финансах и планирование платежей. Конечный документ допускает погрешность 25-40%. 2) На стадии Технико-экономического обоснования инвестиций формирует Предварительный бюджет с обоснованием статей затрат и планированием привлечения и использования финансовых средств. Конечный документ допускает погрешность 15-20%. 3) На стадии проведения переговоров, тендеров и заключения контрактов формирует Уточненный бюджет, содержащий планирование расчетов с подрядчиками и поставщиками. Конечный документ допускает погрешность 8-10%. 4) На стадии создания рабочей документации формирует Окончательный бюджет, где содержаться директивные ограничения по использованию ресурсов в проекте. Конечный документ допускает погрешность 5-8%. 5) На стадии реализации проекта, сдачи в эксплуатацию объектов и завершения проекта формирует Фактический бюджет, назначением этого бюджета является управление стоимостью (учет и контроль) фактических данных по расходу ресурсов с запланированными. Конечный документ допускает погрешность 0-5%. 4.7. Специалист по бюджету разрабатывает и корректирует бюджет проекта в виде Календарных планов-графиков затрат проекта или матриц распределения расходов, таких как:  Столбчатые диаграммы затрат.  Столбчатых диаграмм кумулятивных затрат (нарастающим итогом).  Линейных диаграмм распределенных во времени кумулятивных затрат.  Круговых диаграмм структуры расходов. 4.8. Специалист по бюджету осуществляет контроль стоимости проекта с помощью:  Мониторинга стоимостных показателей реализации проекта, с целью обнаружения отклонений от бюджета.  Управления изменениями в бюджете проекта с целью обеспечения выполнения бюджета.  Предотвращения ранее запланированных ошибочных решений.  Информирования всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета. 4.9. Специалист по бюджету обязан, в процессе реализации проекта, разрабатывать Прогнозы ресурсной обеспеченности работ проекта, а также проводить анализ и мониторинг такой обеспеченности. Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 11 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

4.10. Специалист по бюджету принимает участие в:  Разработке Концептуального плана проекта, в части создания укрупненных Календарных планов с полным ресурсным обеспечением работ проекта.  Создание Стратегических планов проекта, в части формирования ресурсного профиля (пула) проекта.  Формирование и поэтапной корректировки статей затрат бюджета проекта. 5.

Права и ответственность 5.1. Специалист по бюджету имеет право и выполняет следующее: 1) Принимает решения в объеме своих должностных обязанностей по формированию сводного бюджета проекта и ресурсного обеспечения работ на протяжении всего жизненного цикла проекта. 2) Представляет на утверждение Руководителю ОУП предложения по выбору статей затрат для учета ресурсного наполнения работ. 3) Определяет приоритетные виды и источники поступления ресурсов проекта. 4) Определяет потребность в наличии персонала для каждого этапа реализации проекта. 5) Определяет стратегию и виды формирования ресурсного профиля проекта и распределяет задачи и трудовые ресурсы для обеспечения максимальной эффективности соблюдения бюджета проекта. 6) Разрабатывает, выпускает и контролирует выполнение внутренних процедур и проектных руководств, необходимых для эффективного и беспрепятственного осуществления проекта. 7) Рассчитывает плановые бюджетные затраты проекта, то есть бюджетную стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием или количество ресурса, предполагаемого для использования к текущей дате и обеспечивает отчетное отражение этой информации. 8) Рассчитывает фактические затраты, то есть стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты и обеспечивает отчетное отражение этой информации. 9) Определяет отклонение по затратам (перерасход денежных средств), который представляет собой величину, полученную из разности фактической стоимости выполненных работ и плановой стоимости по вехам определенным Руководителем ОУП. Для работ, находящихся в процессе выполнения, проводит процентную оценку завершенности (с точки зрения затрат) и обеспечивает отчетное отражение этой информации. 10) Рассчитывает индекс освоения затрат на текущую дату и сопоставление с плановыми показателями. 11) Разрабатывает и утверждает, согласно регламентированной процедуры, отчеты о бюджетной стоимости работ. 12) Надлежащим образом исполняет решения Общего собрания акционеров и действует в рамках полномочий, делегированных Руководителем ОУП в соответствии с условиями Положения об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами») и настоящей должностной инструкции.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 12 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

13) Организовывает и руководит процессом реализации договоров с субподрядными организациями в соответствии с условиями их осуществления. 5.2. Специалист по бюджету несет ответственность за: 1) Качественное и своевременное исполнение возложенных на него настоящей должностной инструкцией, обязанностей. 2) Разработку перспективных планов (прогнозов) о стоимостном и ресурсном обеспечении работ проекта. 3) Разработку и утверждение Планов-графиков расходования средств бюджета проекта во временном разрезе. 4) Координирование работ по своевременной организации и качественному выполнению принятых решений, требований, директивных указаний в соответствии с действующими нормативными документами, методиками и инструкциями. 5) Координацию деятельности персонала ОУП по сбору и утверждению необходимой информации для стоимостного анализа проекта. 6) Выполнение правил внутреннего трудового распорядка и дисциплины. 7) Специалист по бюджету за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей, обусловленных законодательными актами и требованиями настоящей Должностной инструкции, в зависимости от характера нарушений и наступивших последствий, привлекается к ответственности в соответствии с действующим законодательством. 6.

Взаимоотношения с руководством Организации 6.1. Специалист по бюджету непосредственно подчинен Руководителю ОУП. 6.2. Наряду с приказами и распоряжениями Руководителя ОУП выполняет приказы и распоряжения Директора Организации. 6.3. Наряду с Руководителем ОУП взаимодействует, на протяжении всех этапов реализации проекта, с руководителями департаментов и объектов строительства (достройки и т.п.), а именно: 1) С Директором Производственно-технического отдела в рамках выполнения работ по проекту, в части:  предоставления ресурсного наполнения работ проекта в виде различных перспективных планов и отчетов;  составления и оформления Иерархической структуры ресурсов по отдельным объектам строительства;  обеспечения соответствия Технологическому сетевому графику временного и стоимостного наполнения;  выдачи своевременных замечаний по детальным и укрупненным планам организации производственных процессов;  принятия мер по своевременному получению от отделов данного департамента информации о необходимых ресурсах для выполнения работ проекта;  контроля за сроками разработки Календарных планов-графиков;  выдачи отчетов по технологическим вехам реализации проекта;  контроля временных показателей выполнения работ отделов Производственно-

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 13 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

технического департамента;  обработке информации по заявкам на закупку оборудования, проведению работ, исполнения услуг выполняемых сторонними организациями после проведения процедуры конкурсных торгов (тендеров);  организации процедуры торгов, подготовки частей тендерной документации; С Главным инженером Организации в рамках выполнения работ по проекту, в части:  предоставления ресурсного профиля в дополнение к Детальному сетевому плану реализации работ проекта;  планы и прогнозы по стоимостному выполнению работ на протяжении всего жизненного цикла проекта;  утверждения периодичности обновления "Базового" плана-графика в части ресурсного наполнения работ проекта;  получение информации об источниках инвестирования средств в проект и их размещении, для создания Иерархической структуры ресурсов. С Директором Финансово-экономического отдела в рамках выполнения работ по проекту, в части:  предоставления информации для формирования финансовой отчетности по бюджету проекта для всех контролирующих и надзорных органов;  разработка перспективных финансовых планов и прогнозов по бюджету проекта;  составления Иерархической структуры ресурсов (RBS), их доступности и экономической целесообразности использования для выполнения планового бюджета проекта;  обработка заявок на закупку ТМЦ;  участие в составлении ведомостей об оплате труда персонала ОУП за отчетный период для расчета стоимости работ по административному управлению проектом;  выбор методики прогнозирования затрат проекта и составления соответствующих отчетных документов по работам проекта. С Директором Маркетингового отдела в рамках выполнения работ по проекту, в части:  предоставления информации для формирования стратегических планов по взаимоотношениям с субподрядчиками и консультационными фирмами по перспективному развитию Организации для оценки стоимостных характеристик бюджета проекта;  оценка разработки перспективных маркетинговых планов и прогнозов по работам проекта и расчет их финансовой целесообразности для проекта;  предоставления информации для реализации Планов закупок оборудования, проведения работ, оказания услуг;  предоставления информации для организации необходимой рекламной компании по ресурсному обеспечению работ проекта;  корректировка «Базового» плана-графика работ проекта исходя из информации Маркетингового департамента по финансово-экономической целесообразности реализации этих работ в указанные сроки, с обозначенным ресурсным обеспечением. С Директором Административного отдела в рамках выполнения работ по проекту, в части:

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 14 из 16

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

 разработки части системы обеспечения документооборота на всех этапах жизненного цикла реализации проекта в разрезе финансового обеспечения;  поддержки информационной системы управления проектом в части информационного обеспечения процедуры бюджетирования;  своевременной архивации документации по проекту и функционировании системы классификации и кодирования архивной информации;  своевременной оценки затрат по производству рекламно-полиграфической продукции, необходимой для реализации работ проекта. 6) С руководителями Юридической службы, Служб безопасности, Гражданской обороны, специальной части, а также с руководителями непосредственных объектов, Специалист по бюджету проекта взаимодействует в рамках своих функциональных обязанностей возложенных на него данной должностной инструкцией, Положением об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами») и действующим законодательством <Название страны>. 7.

Взаимоотношения с персоналом ОУП 7.1. Специалист по бюджету участвует в составлении Календарных планов-графиков работ специалистов ОУП в части расценки их стоимостных затрат для проекта. 7.2. Специалист по бюджету контролирует своевременное и качественное выполнение процедур подачи информации для составления Плана счетов проекта. 7.3. Специалист по бюджету принимает участие в разработке Базового календарного планаграфика проекта по стоимостным и временным характеристикам. 7.4. Специалист по бюджету взаимодействует со Специалистом по планированию и контролю графика в части: 1) Подачи информации для внесения в электронный вид Базового графика. 2) Разработки отчетных форм статей учета затрат по проекту. 3) Разработки отчетных форм Иерархической структуры ресурсов. 4) Выполнению оценочных процедур и закреплению вех за ответственными специалистами ОУП. 7.5. Специалист по бюджету взаимодействует со Специалистом по расчету смет в части: 1) Сбора и анализа информации по сметным расценкам работ проекта. 2) Составлению отчетных форм по ресурсному обеспечению ПСД. 3) Анализу экономической целесообразности использования тех или иных ресурсов для реализации работ проекта и обеспечения отчетности данной информации.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 15 из 16

PMDoc 8.

Лист согласований Дата

Подпись

Ф.И.О.

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Должность Юрист Технический директор Руководитель Отдела по работе с персоналом Менеджер по персоналу Менеджер по качеству Инженер по охране труда и технике безопасности

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 16 из 16