ОУП-ОД-ДИСК «Должностная инструкция специалиста по контрактам» by Anatoly Savin

Обозначение документа: ОУП-ОД-ДИ специалиста по контрактам

PMDoc

<Название организации> "УТВЕРЖДАЮ" Директор <Название организации> ______________________________ "____" __________________ 2019 г.

Офис Управления Проектами Должностная инструкция специалиста по контрактам Редакция 2.1 С инструкцией ознакомлен ______________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

"____" __________________ 2019 г. Примечание: Данный документ предназначен для использования с Офисом управления проектами PMDoc (Комплект документов «ОУП.Комплект»). Комплект документов состоит из шаблонов и примеров:  Шаблон – пустая форма с подсказками автору по заполнению. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на документ происходит создание копии документа вместо открытия (если есть необходимость изменить сам шаблон: щелчок правой кнопкой мыши > Открыть).  Пример - документ, который необходимо перерабатывать под конкретный проект с учетом особенностей отрасли (хотя он тоже может содержать подсказки автору). Данный документ является примером. Существует два вида подсказок автору:  Текст, заключенный в квадратные скобки и отображаемый синим курсивом должен быть удален перед публикацией документа (как правило он содержит уточнения содержания разделов и ключевых пунктов).  Текст, заключенный в угловые скобки и отображаемый синим курсивом должен быть заменен на указанную в нем информацию. Стиль абзаца, который будет напечатан после этого стиля подсказок, автоматически устанавливается в нормальный, с соответствующей нумерацией. Для настройки автоматических полей (тех, которые отображаются на сером фоне, когда они выбраны), нажмите Файл > Свойства и заполните поля Тема, Организация и пр. информацией для этого документа. После закрытия диалогового окна, автоматические поля можно модифицировать во всём документе, выбирая Правка > Выделить всё (или Ctrl-A) и нажимая F9, или просто нажимая на поле и на F9. Это должно быть сделано отдельно для верхних и нижних колонтитулов. Alt-F9 переключает между отображением имен полей и содержанием полей. См. справку MS Word для получения дополнительной информации по работе с полями. Отказ от ответственности Документы ОУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов ОУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия, связанные с использованием документов ОУП. Внимание! Перед публикацией документа обновите поле содержания и все остальные поля.]

PMDoc

Офис Управления Проектами Должностная инструкция специалиста по контрактам Обозначение документа: ОУП-ОД-ДИ специалиста по контрактам

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Лист изменений Дата 12.09.2011 25.12.2012

Редакция 2.0 2.1

Описание Издание для использования Внесены стилистические поправки

Автор Багачук И. В. Решта Е.А.

Редакция – номер редакции документа (если вносятся значительные изменения в документ, то первая цифра увеличивается, а вторая обнуляется; если вносятся незначительные изменения, то меняется вторая цифра). Описание – детальное описание редакции и внесенных изменений (к примеру: Издание для внутренний комментариев, Издание для использования, Издание с изменениями главы ТАКОЙ-ТО и т.д.). Автор - Ф.И.О. автора изменений.

Содержание 1.

Общие положения

Термины, обозначения, сокращения

Объём знаний

Функциональные обязанности

Права и ответственность

Взаимоотношения с руководством Организации

Взаимоотношения с персоналом ОУП

Лист согласований

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 2 из 14

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Перед Вами документ, входящий в пакет «ОУП.Комплект», который используются для проектов создания и/или развития структурных подразделений, выполняющих функции координации и мониторинга проектов. Примеры должностных инструкций, которые содержатся в ОУП.Комплекте, помогают определить организационную структуру ОУП, а также права и ответственность сотрудников ОУП. ОУП.Комплект в чистом виде невозможно применить в какой-либо отрасли промышленности, но он даёт ясную модель, которая может быть адаптирована под нужды конкретной компании. Если требуется быстро создать Офис Управления Проектами в вашей организации, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме создания ОУП и управлению людьми являются: 

Курс разработки корпоративных систем управления проектами «12.Deliverables» PMDoc.ru/trainings/tools/12-deliverables



Услуги PMDoc по разработке регламентов и внедрению систем управления проектами PMDoc.ru/services/pm_regulations_development и expedition.pm/ru/implementation/12-deliverablespmo



Услуги PMDoc по документированию проектов - PMDoc.ru/services/project_documenting



Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs



Проверка знаний проектных менеджеров и команд на «Карте Знаний» - KnowledgeMap.pm/ru



Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами PMDoc.ru/workshops

Наши другие интересные курсы:  pm.Praxis «Прикладное управление проектами»  pm.People «Навыки межличностного взаимодействия руководителя проекта»  pm.Risks «Управление рисками проектов и программ»  ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional»  pm.Kit «Модульная программа тренингов по управлению проектами»  А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 3 из 14

PMDoc 1.

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Общие положения 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет правовой статус, требования к квалификации, объем знаний, функциональные обязанности, взаимоотношения с персоналом, права и ответственность Специалиста по контрактам. 1.2. Должностная инструкция составлена на основании требований:  Действующих законов <Название страны>;  КЗОТ <Название страны>;  ГОСТу по оформлению организационно-распорядительной документации;  Правил, норм и стандартов по безопасности в строительной промышленности. 1.3. Настоящую должностную инструкцию должен знать и выполнять Специалист по контрактам ОУП. 1.4. Специалист по контрактам ОУП назначается и освобождается от должности приказом Руководителя ОУП. 1.5. Настоящую должностную инструкцию должны знать:  Специалист по контрактам ОУП;  Руководитель ОУП;  Директор Административного отдела;  Директор Производственно-технического отдела;  Директор Финансово-экономического отдела;  Руководители служб прямого подчинения - Юридической, Безопасности, Спец. части, Служба качества, руководители проектов. 1.6. На должность Специалиста по контрактам ОУП может быть назначено лицо, имеющее полное высшее образование и стаж работы с контрактами (для магистра  не менее 2-х лет, специалиста или бакалавра  не менее 5 лет) при реализации проектов в сфере материального производства и управления проектами, прошедшее медицинское обследование для определения соответствия состояния его здоровья требованиям, предъявляемым к данной должности. 1.7. До назначения на должность Специалист по контрактам ОУП должен пройти:  вводный инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности по правилам и нормам, установленным законодательством <Название страны> для объектов такого типа;  теоретическую и практическую подготовку в объеме раздела 3 настоящей инструкции. 1.8. Специалист по контрактам ОУП административно подчинен Руководителю ОУП. 1.9. В случае отсутствия, по уважительным причинам (более 7-ми дней), его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом Руководителя ОУП. 1.10. Данная инструкция должна находиться на рабочем месте Специалиста по контрактам ОУП. Контрольный экземпляр инструкции должен находиться в архиве ОУП.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 4 из 14

PMDoc 2.

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Термины, обозначения, сокращения 2.1. Термины используемые в настоящей процедуре Термин Определение Автоматизированное Комплекс технических и программных средств, выполняющий рабочее место определенный набор функций в составе информационной системы управления проектом. Веха Работа, представляющая точку во времени, которая отмечает (технологическая начало или конец серии связанных работ или событие в ходе контрольная точка) проекта. Длительность Количество времени, требуемое для завершения работы, измеряемое в неделях, днях или часах. Жизненный цикл Промежуток времени между принятием решения о начале работ проекта над формированием проекта и завершением работ по нему. Иерархическая Метод упорядочивания работ для отображения структуры структура работ "сверху-вниз", при котором каждый уровень состоит из (WBS) подчиненных подуровней, то есть каждый нижний уровень более детален, чем предыдущий. Не существует единственно правильного способа создания WBS. Проектный менеджмент создает уникальную структуру, которая моделирует, как разбивается каждый отдельный проект (см. документ ОУП-ОДWBS «Иерархическая структура работ»). Иерархическая Перечень ресурсов, структурированный по специальной структура ресурсов технологии, содержащий список материально-технических и (RBS) других ресурсов, необходимых для реализации работ проекта на всем протяжении жизненного цикла. Контролирующие и Все органы государственного и негосударственного контроля, надзирательные министерства и ведомства, международные финансовые и органы технические организации, задействованные в наблюдательном и корректирующем процессе реализации проекта. Международная Общественная организация, объединяющая профессионалов в ассоциация области управления проектами более чем 50 стран Европы и управления Мира. IPMA имеет национальные отделения в каждой стране  проектами (IPMA) члене международной ассоциации. Организация <Название организации> ОУП Подразделение или организация, выполняющее определенные обязанности в отношении централизованного и скоординированного управления проектами, которые входят в зону его ответственности. Сфера ответственности Офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектами.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 5 из 14

PMDoc

Термин Положение об ОУП

Проект Работа

Рабочий проект

Руководители объектов Руководитель ОУП

Руководитель департамента Стадия жизненного цикла

Для внутреннего использования

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Определение Организационно-распорядительный документ, являющийся частью системы качества ОУП, определяет цели, задачи, функции, а также комплекс методов и средств по планированию, организации, выполнению и контролю работ проекта (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами»). Временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов. Наименьшая неделимая на данном уровне детализации часть проекта, обеспечивающая выполнение предписанных действий в установленные сроки на основе обусловленной технологии и требований к качеству, имеющая обусловленное начало и окончание, использующая материально-технические и финансовые ресурсы, выполняемая субподрядной организацией по договору или подразделением Организации. *Комплект подробной документации по системе или компоненту, основанный на соответствующем Базовом проекте, по которым размещается заказ, выполняются изготовление или сборка, установка, испытания, эксплуатация, обслуживание и ремонт указанного компонента или системы согласно рабочей проектной документации, разрабатываемой Генеральным проектировщиком, технической документации поставщиков и другой технической документации в соответствии с опытом <Название страны>. **Электронная версия проекта, отражающая текущую информацию о состоянии всех работ по проекту. Лица, в должностные обязанности которых входит руководство определенным строительным объектом на строительной площадке. Сотрудник компании Заказчика, назначенный Директором Организации на временную должность Руководителя ОУП. В должностные обязанности Руководителя ОУП входит стратегическое и оперативное руководство «Офисом Управления Проектами» (см. документ ОУП-ОД-ДИ Руководителя ОУП «Должностная инструкция руководителя ОУП»). Лицо, назначенное Директором Организации в должностные обязанности которого входит стратегическое и оперативное руководство департамента Организации. Часть жизненного цикла проекта, условно выделенная из-за особенностей текущей деятельности на нем и для обеспечения лучшего контроля над проектом.

<Название организации>, 2019 г.

Лист 6 из 14

PMDoc

Термин Уровень «D»

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Определение Первый уровень по оценке знаний профессионального проектного менеджера в классификационной характеристика сертификационной программы Международной ассоциации управления проектами.

2.2. Сокращения, используемые в настоящей процедуре: Аббревиатура Название IPMA Международная Ассоциация Управления Проектами RBS Иерархическая структура ресурсов WBS Иерархическая структура работ ГОСТ Государственный стандарт КЗоТ Кодекс законов о труде КС Капитальное строительство НТД Нормативно-техническая документация ОУП Офис Управления Проектами ПСД Проектно-сметная документация СМР Строительно-монтажные работы ССР Свободный сметный расчет ТБ Техника безопасности ТМЦ Товарно-материальные ценности 3.

Объём знаний 3.1. Перечень документов, которыми должен руководствоваться, а также знать и выполнять Специалист по контрактам ОУП: 3.1.1. Настоящую должностную инструкцию. 3.1.2. Конституцию <Название страны>. 3.1.3. Закон <Название страны> «О предприятиях в <Название страны>». 3.1.4. Закон <Название страны> «О внешнеэкономической деятельности». 3.1.5. Закон <Название страны> «Об инвестиционной деятельности». 3.1.6. Закон <Название страны> «Об охране окружающей природной среды». 3.1.7. Закон <Название страны> «Об охране труда». 3.1.8. Закон <Название страны> «О гражданской обороне». 3.1.9. Закон <Название страны> «О пожарной безопасности». 3.1.10. Закон <Название страны> «Об отпусках». 3.1.11. Закон <Название страны> «О государственной тайне». 3.1.12. Кодекс <Название страны> «Об административных нарушениях». 3.1.13. Закон <Название страны> «О закупке товаров и услуг за государственные средства». 3.1.14. Программу вводного инструктажа по технике безопасности и пожарной безопасности. Правила пожарной безопасности в компаниях, на предприятиях и в

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 7 из 14

PMDoc 3.1.15. 3.1.16. 3.1.17. 3.1.18. 3.1.19. 3.1.20. 3.1.21. 3.1.22. 3.1.23. 3.1.24. 3.1.25. 3.1.26. 3.1.27.

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

организациях строительной отрасли <Название страны>. Инструкцию по оказанию первой помощи пострадавшим в связи с несчастными случаями при обслуживании строительного оборудования. Эксплуатационные инструкции используемой оргтехники и средств связи. Положение об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами»). Положение Производственно-технического отдела. Положение Финансово-экономического отдела. Положение Маркетингового отдела. Положение Административного департамента. Положение Юридической службы. Положения и должностные инструкции служб руководства отдельными объектами. Руководство по качеству Управление документацией. Положение по ведению оперативной документации. Положение о порядке ведения договоров. Положение об оформлении, заключении и сопровождении договоров по хозяйственной деятельности, разработке ПСД, проведению строительномонтажных работ, поставке оборудования и услуг.

3.2. Устав Организации. 3.3. Документы, касающиеся деятельности Организации и ОУП. 3.4. Приказы, организационно-распорядительные, эксплуатационно-технические, нормативносправочные и директивные документы Организации. 3.5. Требования к знаниям и опыту Специалиста по контрактам в области управления проектами, согласно, сертификационных программ IPMA не ниже уровня D и PMI не ниже уровня CAPM, таких как: 3.5.1. Проекты и проектный менеджмент. 3.5.2. Управление выполнением проектов. 3.5.3. Жизненный цикл проекта, фазы, этапы, стадии. 3.5.4. Разработка и оценка (экспертиза) проекта. 3.5.5. Содержание и замысел проекта. 3.5.6. Планирование времени. 3.5.7. Планирование ресурсов. 3.5.8. Планирование стоимости и финансирование проекта. 3.5.9. Управление результатом проекта и изменениями. 3.5.10. Оценка выполнения проекта. 3.5.11. Мониторинг проекта. 3.5.12. Информация, документация и отчеты.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 8 из 14

PMDoc 4.

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

Функциональные обязанности 4.1. Специалист по контрактам обязан: 4.1.1. Выполнять должностные обязанности в соответствии с действующим законодательством <Название страны>, а также с целями и задачами, нормативно-справочными и организационно-распорядительными документами ОУП, прописанными в данной должностной инструкции и Положении об ОУП (см. ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами»). 4.1.2. Знать свои обязанности и активно участвовать в выполнении мероприятий и планов ОУП. 4.1.3. Соблюдать конфиденциальность по вопросам, касающимся работы ОУП, условий контрактов и информации о поставщиках, Генеральном Подрядчике, Консультанте и субподрядчиках в ходе выполнения работ проекта и Организации в целом. 4.1.4. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте. Не допускать в помещение посторонних лиц. 4.1.5. При выявлении нарушений, угрожающих жизни и здоровью персонала или целостности оборудования, немедленно принять меры по устранению этих нарушений, вплоть до прекращения производства работ. 4.1.6. Принимать меры по сбережению собственности Организации и ОУП, контролировать сохранность оборудования и материальных ценностей. 4.1.7. Соблюдать требования Правил внутреннего трудового распорядка и этики поведения, действующие в Организации. 4.2. Специалист по контрактам выполняет функцию сопровождения контрактов на поставку товаров, работ и услуг по проекту в целом до завершения срока действия основного и всех взаимосвязанных контрактов, которая представляет собой совокупность связанных между собой процедур. На первом этапе планирования Специалист по контрактам занимается разработкой программы управления контрактной документацией, включающей определение действий и документации, необходимой для внесения изменений в имеющиеся контракты относительно общего содержания, формы расчетов, корректировки графика выполнения, приостановки и возобновления действия контракта. 4.3. В процессе планирования Специалист по контрактам занимается следующими основными процедурами: 4.3.1. Разработка порядка приема, согласования, оформления и выполнения изменений к заключенным договорам, для различных условий договора-предмета, стоимости и порядка расчетов, Календарный график и сроки выполнения, условия приостановки, возобновления и расторжения договора. 4.3.2. Подбор программных средств для автоматизации учета, контроля контрактной документации и отчетности о содержании, изменениях и ходе выполнения заключенных договоров. 4.3.3. Планирование документов, извещающих о ходе выполнения договора (видов, периодичности и маршрутов прохождения). 4.3.4. Планирование частоты и документирования совещаний, проводимых с Подрядчиком, по ходу выполнения всех условий договора.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 9 из 14

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

4.3.5. Планирование действий и документации, необходимой для оформления завершения договора и проведения окончательных платежей по нему. 4.4. В процессе организации Специалист по контрактам осуществляет процедуры, связанные с разработкой форм документов и утверждением порядка внесения изменений, контроля хода выполнения и завершения по действующим договорам. 4.4.1. Разработка образцов документов, которыми оформляются изменения к заключенным договорам, а также утверждение порядка приема, согласования, оформления и выполнения изменений к заключенным договорам, для основных условий договора-предмета, стоимости и порядка расчетов, графика выполнения и сроков, условий приостановки, возобновления и расторжения договора. 4.4.2. Разработка образцов документов, извещающих о ходе выполнения договора, утверждение периодичности и маршрутов прохождения. 4.4.3. Разработка образцов документов для совещаний, проводимых с Подрядчиком, по ходу выполнения всех условий договора, утверждение частоты проведения таких встреч. 4.4.4. Разработка образцов документов, необходимых для оформления завершения договора и проведения окончательных расчетов между сторонами, а также утверждение порядка прохождения, оформления и закрытия выполненных договоров. 4.4.5. Оборудование рабочего места и освоение программных средств для автоматизации учета, контроля контрактной документации и отчетности о содержании, изменениях и ходе выполнения заключенных договоров. 4.5. В процессе выполнения и контроля Специалист по контрактам осуществляет процедуры внесения изменений в действующие договора, отражения хода его выполнения, регистрации протоколов регулярных совещаний, документирования закрытия договоров. 4.5.1. Контролирует комплектность входящей и исходящей договорной документации, ее соответствие требованиям ответа на вопросы: к какому договору, форма представления, причина возникновения, влияние на договор, достаточность согласования. Договорная документация должна быть сосредоточена в одном месте, последовательно пронумерована, а ее содержание однозначно и объективно. 4.5.2. Согласовывает документы изменений к договорам в соответствии с порядком внесения изменений к основным условиям заключенных договоров (предмет, стоимость и порядок расчетов, график выполнения и сроки, условия приостановки, возобновления и расторжения). 4.5.3. Контролирует своевременность и регулярность поступления информации о ходе выполнения договоров, оповещение служб согласно утвержденным маршрутам. 4.5.4. Организация и проведение регулярных совещаний с Исполнителями/Заказчиками о ходе выполнения договоров, оформление и согласование итоговых документов по каждому совещанию. 4.5.5. Оформление закрытия договора в соответствии с установленным порядком. 4.5.6. Контроль сроков действия гарантий, лицензий, обязательств, требуемых по Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 10 из 14

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

условиям договоров от исполнителей, при продлении/переносе сроков действия договора. В случае окончания срока действия до завершения договора, заблаговременно известить Исполнителя о необходимости продлить действительность гарантий, лицензий, обязательств. 4.5.7. Вносит всю актуальную информацию о договорах, ходе их выполнения, проводимых совещаниях, связанных документах, сроках действия гарантий, лицензий, обязательств, в компьютерную базу данных для автоматизации учета, контроля и получения отчетности по договорам. 4.6. Специалист по контрактам обязан, в процессе реализации проекта, сообщать Руководителю ОУП обо всех случаях нарушения порядка и сроков прохождения документации для включения по отношению к нарушителям предусмотренных контрактной документацией санкций. 4.7. Специалист по контрактам принимает участие в: 4.7.1. Разработке и периодическом пересмотре документов системы качества, касающихся методик учета, сопровождения, корректировки и завершения договорной документации по проекту. 5.

Права и ответственность 5.1. Специалист по контрактам имеет право и выполняет следующее: 5.1.1. Принимает решения в объеме своих должностных обязанностей по обеспечению корректировок условий договора, регистрации хода выполнения и оформления завершения договоров на всем протяжении жизненного цикла проекта. 5.1.2. Представляет Руководителю ОУП информацию о ходе выполнения проекта, на основе договорной документации. 5.1.3. Определяет потребность в наличии персонала для обеспечения работ по управлению договорами проекта. 5.1.4. Распределяет задачи и трудовые ресурсы для обеспечения максимальной эффективности управления договорами проекта. 5.1.5. Разрабатывает, выпускает и контролирует выполнение внутренних процедур и проектных руководств, необходимых для своевременного и эффективного обслуживания проекта. 5.1.6. Надлежащим образом исполняет решения общего собрания акционеров и действует в рамках полномочий, делегированных Руководителем ОУП в соответствии с условиями Положения об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами») и настоящей должностной инструкции. 5.1.7. Организовывает и руководит от имени Организации процессом корректировки, регистрации хода выполнения, оформления завершения договоров с Генеральным Подрядчиком, субподрядными и прочими организациями в рамках проектных полномочий. 5.2. Специалист по контрактам несет ответственность за:

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 11 из 14

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

5.2.1. Качественное и своевременное исполнение возложенных на него настоящей должностной инструкцией, обязанностей. 5.2.2. Координирование работ по своевременной организации и качественному выполнению принятых решений, требований, директивных указаний в соответствии с действующими нормативными документами, методиками и инструкциями. 5.2.3. Координацию деятельности персонала ОУП для обеспечения своевременного и качественного процесса документооборота по договорам проекта. 5.2.4. Выполнение лично правил внутреннего трудового распорядка и дисциплины. 5.2.5. Специалист по контрактам отвечает за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей, обусловленных законодательными актами и требованиями настоящей должностной инструкции, в зависимости от характера нарушений и наступивших последствий, и привлекается к ответственности в соответствии с действующим законодательством <Название страны>. 6.

Взаимоотношения с руководством Организации 6.1. Специалист по контрактам непосредственно подчинен Руководителю ОУП. 6.2. Наряду с приказами и распоряжениями Руководителя ОУП выполняет приказы и распоряжения Директора Организации. 6.3. Наряду с Руководителем ОУП, взаимодействует на протяжении всех этапов реализации проекта с руководителями департаментов и службами прямого подчинения Компании, в рамках своих функциональных обязанностей, возложенных на него данной должностной инструкцией, Положением об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами») и действующим законодательством <Название страны>. 6.3.1. Кроме того, с Директором Административного департамента в рамках выполнения работ по проекту, в части:  интеграции системы сопровождения договоров на всех этапах жизненного цикла реализации проекта в Систему Качества Компании;  поддержки информационной системы сопровождения договоров проекта в части информационного обеспечения процедур учета, корректировки, формирования документов и отчетности по договорам;  своевременной архивации документации по договорам проекта и функционировании системы классификации и кодирования архивной информации; 6.3.2. С Руководителем Отдела закупок в рамках выполнения работ по проекту, в части:  получения полного комплекта документации заключенного договора на поставку;  в случае невыполнения подрядчиком условий договора, извещение о необходимости его замены, с предоставлением комплекта договорной документации. 6.3.3. С Руководителем Отдела коммерческих договоров в рамках выполнения работ по проекту, в части:  получения полного комплекта документации заключенного коммерческого

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 12 из 14

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

договора;  в случае невыполнения подрядчиком условий договора, извещение о необходимости его замены, с предоставлением комплекта договорной документации. 6.3.4. С Руководителем Отдела строительных договоров, в рамках выполнения работ по проекту, в части:  получения полного комплекта документации заключенного договора на выполнение строительных работ;  в случае невыполнения подрядчиком условий договора, извещение о необходимости его замены, с предоставлением комплекта договорной документации. 6.3.5. С Руководителем по работе с субподрядчиками, в рамках выполнения работ по проекту, в части:  согласования периодичности, дат и процедуры проведения совещаний о ходе выполнения договоров с представителями исполнителей;  утверждения форм документов и процедуры оформления результатов совещаний о ходе выполнения договоров с представителями исполнителей. 7.

Взаимоотношения с персоналом ОУП 7.1. Специалист по контрактам взаимодействует со всеми специалистами ОУП в ходе согласования изменений, оценки хода выполнения, завершения договоров, реализуемых в рамках проекта. 7.2. Специалист по контрактам ОУП контролирует своевременное и качественное выполнение процедур изменения условий, оценки хода выполнения и завершения договоров и утвержденной для этого документации всеми сотрудниками ОУП. 7.3. Специалист по контрактам ОУП осуществляет общий контроль за документооборотом посредством: 1) Обработки и анализа документов по проекту, в части плановой и фактической стоимости работ по каждой коммерческой сделке и временного контроля и координации работ на всем жизненном цикле проекта. 2) Оформления, учета и архивации договорных материалов на работы выполняемые субподрядными организациями. 3) Ведение и постоянное обновление базы данных договорных материалов по проекту и объекта строительства (достройки). 4) Координации и согласования во взаимосвязанных видах информации, функциях процессах и процедурах управления проектом. 7.4. Специалист по контрактам ОУП взаимодействует со Специалистом-сметчиком в части: 1) Получения документации по укрупненным, объектным и локальным сметам для ввода ее в базу данных договорных материалов работ проекта. 2) Учету расцененных в ССР работ проекта как приложений к договорным материалам. 3) Мониторинга выполнимости работ проекта и контроля своевременной оплаты счетов Субподрядчиков. 7.5. Специалист по контрактам ОУП взаимодействует со Специалистом по закупкам в части:

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 13 из 14

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 02.01.2019 г.

1) Получения и обработки документации по процедурам инициации и проведения конкурсных торгов (тендеров) на закупку оборудования, проведение работ и/или оказание услуг. 2) Получения заявок на материально-техническое обеспечение работ проекта в виде окончательно оформленных юридических документов. 8.

Лист согласований Дата

Подпись

Ф.И.О.

Должность Юрист Технический директор Руководитель Отдела по работе с персоналом Менеджер по персоналу Менеджер по качеству Инженер по охране труда и технике безопасности

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2019 г.

Лист 14 из 14