ОУП-ОД-ДИСЗ «Должностная инструкция специалиста по закупкам» by Anatoly Savin

Обозначение документа: ОУП-ОД-ДИ специалиста по закупкам

PMDoc

<Название организации> "УТВЕРЖДАЮ" Директор <Название организации> ______________________________ "____" __________________ 2018 г.

Офис Управления Проектами Должностная инструкция специалиста по закупкам Редакция 2.1 С инструкцией ознакомлен ______________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

"____" __________________ 2018 г. Примечание: Данный документ предназначен для использования с Офисом управления проектами PMDoc (Комплект документов «ОУП.Комплект»). Комплект документов состоит из шаблонов и примеров:  Шаблон – пустая форма с подсказками автору по заполнению. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на документ происходит создание копии документа вместо открытия (если есть необходимость изменить сам шаблон: щелчок правой кнопкой мыши > Открыть).  Пример - документ, который необходимо перерабатывать под конкретный проект с учетом особенностей отрасли (хотя он тоже может содержать подсказки автору). Данный документ является примером. Существует два вида подсказок автору:  Текст, заключенный в квадратные скобки и отображаемый синим курсивом должен быть удален перед публикацией документа (как правило он содержит уточнения содержания разделов и ключевых пунктов).  Текст, заключенный в угловые скобки и отображаемый синим курсивом должен быть заменен на указанную в нем информацию. Стиль абзаца, который будет напечатан после этого стиля подсказок, автоматически устанавливается в нормальный, с соответствующей нумерацией. Для настройки автоматических полей (тех, которые отображаются на сером фоне, когда они выбраны), нажмите Файл > Свойства и заполните поля Тема, Организация и пр. информацией для этого документа. После закрытия диалогового окна, автоматические поля можно модифицировать во всём документе, выбирая Правка > Выделить всё (или Ctrl-A) и нажимая F9, или просто нажимая на поле и на F9. Это должно быть сделано отдельно для верхних и нижних колонтитулов. Alt-F9 переключает между отображением имен полей и содержанием полей. См. справку MS Word для получения дополнительной информации по работе с полями. Отказ от ответственности Документы ОУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов ОУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия, связанные с использованием документов ОУП. Внимание! Перед публикацией документа обновите поле содержания и все остальные поля.]

PMDoc

Офис Управления Проектами Должностная инструкция специалиста по закупкам Обозначение документа: ОУП-ОД-ДИ специалиста по закупкам

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

Лист изменений Дата 12.09.2011 25.12.2012

Редакция 2.0 2.1

Описание Издание для использования Внесены стилистические поправки

Автор Багачук И.В. Решта Е.А.

Редакция – номер редакции документа (если вносятся значительные изменения в документ, то первая цифра увеличивается, а вторая обнуляется; если вносятся незначительные изменения, то меняется вторая цифра). Описание – детальное описание редакции и внесенных изменений (к примеру: Издание для внутренний комментариев, Издание для использования, Издание с изменениями главы ТАКОЙ-ТО и т.д.). Автор - Ф.И.О. автора изменений.

Содержание 1.

Общие положения

Термины и определения

Объём знаний

Функциональные обязанности

Права и ответственность

Взаимоотношения с руководством Организации

Взаимоотношения с персоналом ОУП

Лист согласований

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 2 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

Перед Вами документ, входящий в пакет «ОУП.Комплект», который используются для проектов создания и/или развития структурных подразделений, выполняющих функции координации и мониторинга проектов. Примеры должностных инструкций, которые содержатся в ОУП.Комплекте, помогают определить организационную структуру ОУП, а также права и ответственность сотрудников ОУП. ОУП.Комплект в чистом виде невозможно применить в какой-либо отрасли промышленности, но он даёт ясную модель, которая может быть адаптирована под нужды конкретной компании. Если требуется быстро создать Офис Управления Проектами в вашей организации, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме создания ОУП и управлению людьми являются: 

Курс разработки корпоративных систем управления проектами «12.Deliverables» PMDoc.ru/trainings/tools/12-deliverables



Услуги PMDoc по разработке регламентов и внедрению систем управления проектами PMDoc.ru/services/pm_regulations_development и expedition.pm/ru/implementation/12-deliverablespmo



Услуги PMDoc по документированию проектов - PMDoc.ru/services/project_documenting



Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs



Проверка знаний проектных менеджеров и команд на «Карте Знаний» - KnowledgeMap.pm/ru



Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами PMDoc.ru/workshops

Наши другие интересные курсы:  pm.Praxis «Прикладное управление проектами»  pm.People «Навыки межличностного взаимодействия руководителя проекта»  pm.Risks «Управление рисками проектов и программ»  ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional»  pm.Kit «Модульная программа тренингов по управлению проектами»  А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 3 из 15

PMDoc 1.

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

Общие положения 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет правовой статус, требования к квалификации, объем знаний, функциональные обязанности, взаимоотношения с персоналом, права и ответственность Специалиста по закупкам. 1.2. Должностная инструкция составлена на основании требований:  Действующих законов <Название страны>;  КЗОТ <Название страны>;  ГОСТу по оформлению организационно-распорядительной документации;  Правил, норм и стандартов по безопасности в строительной промышленности. 1.3. Настоящую должностную инструкцию должен знать и выполнять Специалист по закупкам ОУП. 1.4. Специалист по закупкам назначается и освобождается от должности приказом Руководителя ОУП. 1.5. Настоящую должностную инструкцию должны знать:  Специалист по закупкам;  Руководитель ОУП;  Директор Производственно-технического отдела;  Директор Финансово-экономического отдела;  Директор Маркетингового отдела;  Директор Административного отдела;  Начальник Юридической службы;  Руководители объектов;  Заместитель директора по работе с субподрядчиками;  Заместитель директора по подготовке производства. 1.6. На должность Специалиста по закупкам может быть назначено лицо, имеющее высшее техническое образование и стаж работы не менее 4 лет на руководящих должностях при реализации проектов в сфере материального и нематериального производства, прошедшее медицинское обследование для определения соответствия состояния его здоровья требованиям, предъявляемым к данной должности. 1.7. До назначения на должность Специалист по закупкам должен пройти:  вводный инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности по правилам и нормам, установленным законодательством <Название страны> для объектов такого типа;  теоретическую и практическую подготовку в объеме раздела 3 настоящей инструкции. 1.8. Специалист по закупкам административно подчинен Руководителю ОУП. 1.9. В случае длительного отсутствия Специалист по закупкам (более 7-ти дней) по уважительным причинам, его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом Руководителя ОУП. 1.10. Данная инструкция должна находиться на рабочем месте Специалиста по закупкам. Контрольный экземпляр инструкции должен находиться в архиве Организации.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 4 из 15

PMDoc 2.

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

Термины и определения 2.1. Термины используемые в настоящей процедуре: Термин Определение «Базовый» планПлановый график работ проекта, с введенным временным и график работ ресурсным обеспечением и технологическим связями между Проекта работами. Создается в проектно-ориентированном программном продукте. Находится на сервере информационной системы управления проектом. Обновляется в соответствии с установленным сроком из локальных автоматизированных рабочих мест руководителей направлений, задач и/или пакетов работ. Обслуживается специалистом по информационным технологиям ОУП. Бюджет проекта Сумма, выделенная на реализацию проекта на весь период его существования. Формируется из различных источников. Аккумулируется на счетах Банка <Название организации>. Договор Соглашение (обычно оформленный письменно документ установленной формы) о взаимных обязательствах договаривающихся сторон. Жизненный цикл Промежуток времени между принятием решения о начале работ проекта над формированием проекта и завершением работ по нему. Заявочная Строго регламентированный комплекс мероприятий по сбору, спецификация обработке и выполнению заявок департаментов ОУП по обеспечению их всеми необходимыми для выполнения работ по проекту материально-техническими и другими ресурсами. Осуществляется через процедуры конкурсных торгов (тендеров). Планируется как одно из направлений работ по проекту. Иерархическая Метод упорядочивания работ для отображения структуры "сверхуструктура работ вниз", при котором каждый уровень состоит из подчиненных (WBS) подуровней, то есть каждый нижний уровень более детален, чем предыдущий. Не существует единственно правильного способа создания WBS. Проектный менеджмент создает уникальную структуру, которая моделирует, как разбивается каждый отдельный проект.(см. документ ОУП-ОД-WBS «Иерархическая структура работ») Иерархическая Перечень ресурсов, структурированный по специальной структура технологии, содержащий список материально-технических и других ресурсов (RBS) ресурсов, необходимых для реализации работ проекта на всем протяжении жизненного цикла. Квалификация Квалификация, согласно требованиям сертификаций IPMA и PMI, «Руководитель определяющая уровень опыта, знаний и степень проектов и профессиональных навыков необходимых для управления программ» проектами и программами.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 5 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

Термин Контракт

Определение "Контракт"  "Контрактное соглашение", подписанное Заказчиком и Подрядчиком, вместе с Контрактной документацией, вместе они составляют контракт. Контролируемые и Все органы государственного и негосударственного контроля, надзорные органы министерства и ведомства, международные финансовые и технические организации, задействованные в наблюдательном и корректирующем процессе реализации проекта. Международная Общественная организация, объединяющая профессионалов в ассоциация области управления проектами более чем 50 стран Европы и Мира. управления IPMA имеет национальные отделения в каждой стране  члене проектами (IPMA) международной ассоциации. Организация <Название организации> ОУП Подразделение или организация, выполняющее определенные обязанности в отношении централизованного и скоординированного управления проектами, которые входят в зону его ответственности. Сфера ответственности Офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектами. План-график Документ, содержащий перечень работ проекта с временным и работ проекта ресурсным наполнением, которые расположены в специальной иерархической последовательности. Формируется для каждой фазы (этапа, стадии) согласно жизненного цикла проекта. План закупок Специальный план мероприятий по проекту, содержащий перечень, проекта состав и структуру, а также процедуры тендеров по закупке необходимых материально-технических и других ресурсов. Положение ОУП Организационно-распорядительный документ, являющийся частью системы качества ОУП, определяет цели, задачи, функции, а также комплекс методов и средств по планированию, организации, выполнению и контролю работ проекта (см. документ ОУП-ОДПоложение «Положения об Офисе Управления Проектами»). Проект Временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов. Работа Наименьшая неделимая на данном уровне детализации часть проекта, обеспечивающая выполнение предписанных действий в установленные сроки на основе обусловленной технологии и требований к качеству, имеющая обусловленное начало и окончание, использующая материально-технические и финансовые ресурсы, выполняемая подрядной организацией по договору или подразделением ОУП. Рабочие группы Группа руководителей и специалистов ОУП, задействованных в работах по реализации проекта.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 6 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

Термин Рабочий проект

Определение * Комплект подробной документации по системе или компоненту, основанный на соответствующем базовом проекте, по которым размещается заказ, выполняются изготовление или сборка, установка, испытания, эксплуатация, обслуживание и ремонт указанного компонента или системы согласно рабочей проектной документации, разрабатываемой Генеральным проектировщиком, технической документации поставщиков и другой технической документации в соответствии с опытом <Название страны>. **Электронная версия проекта, созданная как готовый шаблон для внесения ресурсной информации по каждой работе проекта. Ресурс Люди, материалы, деньги и оборудование, требуемое для выполнения проекта. Руководители Лица, в должностные обязанности которых входит руководство объектов определенным строительным объектом на промышленной площадке. Руководитель ОУП Сотрудник компании Заказчика, назначенный Директором Организации на временную должность Руководителя ОУП. В должностные обязанности Руководителя ОУП входит стратегическое и оперативное руководство «Офисом Управления Проектами» (см. документ ОУП-ОД-ДИ руководителя ОУП «Должностная инструкция руководителя ОУП»). Соглашение См. "Контракт". (контрактное соглашение) Тендерный Специальный (постоянный или временный) орган, создающийся в комитет Организации для организации и проведения всех видов закупочных (комиссия) (подрядных, конкурсных) торгов (тендеров). Уровень «D» Первый уровень по оценке знаний профессионального проектного менеджера в классификационной характеристика сертификационной программы Международной ассоциации управления проектами. Фаза (этап) Специфические промежутки жизненного цикла проекта имеющие проекта временное начало и окончание и определяющие достижение промежуточной цели проекта. 2.2. Сокращения, используемы в настоящей процедуре: Сокращение Расшифровка IPMA Международная Ассоциация Управления Проектами RBS Иерархическая структура ресурсов WBS Иерархическая структура работ ВПТС Внутрипостроечный титульный список ГОСТ Государственный стандарт КЗОТ Кодекс законов о труде КС Капитальное строительство Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 7 из 15

PMDoc

МТС НТД ОВЗ ОУП ПСД СМР ТБ ТК ТМЦ 3.

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

Материально-техническое снабжение Нормативно-техническая документация Особо важное задание Офис Управления Проектами Проектно-сметная документация Строительно-монтажные работы Техника безопасности Тендерный комитет Товарно-материальные ценности

Объём знаний 3.1. Перечень документов, которыми должен руководствоваться, а также знать и выполнять Специалист по закупкам: 3.1.1. Настоящую должностную инструкцию. 3.1.2. Конституцию <Название страны>. 3.1.3. Закон <Название страны> «О предприятиях в <Название страны>». 3.1.4. Закон <Название страны> «О предпринимательстве». 3.1.5. Закон <Название страны> «О внешнеэкономической деятельности». 3.1.6. Закон <Название страны> «Об инвестиционной деятельности». 3.1.7. Закон <Название страны> «Об охране окружающей природной среды». 3.1.8. Закон <Название страны> «Об охране труда». 3.1.9. Закон <Название страны> «О гражданской обороне». 3.1.10. Закон <Название страны> «О пожарной безопасности». 3.1.11. Закон <Название страны> «О закупке товаров, робот и услуг за государственные средства». 3.1.12. Сборник документов «Законодательство <Название страны> об охране труда». 3.1.13. Закон <Название страны> «Об отпусках». 3.1.14. Методические рекомендации МБРР и Банка <Название банка> по проведению процедуры конкурсных торгов и тендеров по международным проектам и проектам технической помощи. 3.1.15. Закон <Название страны> «Об экологической экспертизе». 3.1.16. Закон <Название страны> «О государственной тайне». 3.1.17. Уголовный кодекс <Название страны>. 3.1.18. Кодекс <Название страны> «Об административных нарушениях». 3.1.19. Закон <Название страны> «О закупке товаров и услуг за государственные средства». 3.1.20. Программу вводного инструктажа по технике безопасности и пожарной безопасности. Правила пожарной безопасности в компаниях, на предприятиях и в организациях строительной отрасли <Название страны>. 3.1.21. Положение о расследовании и учете несчастных случаев, профессиональных

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 8 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

заболеваний и аварий на предприятиях, в учреждениях и организациях. 3.1.22. Инструкцию по оказанию первой помощи пострадавшим в связи с несчастными случаями при обслуживании строительного оборудования. 3.1.23. Эксплуатационные инструкции используемой оргтехники и средств связи. 3.1.24. Положение Производственно-технического департамента. 3.1.25. Положение Финансово-экономического департамента. 3.1.26. Положение Маркетингового департамента. 3.1.27. Положение Административного департамента. 3.1.28. Положение Юридической службы. 3.1.29. Положения и должностные инструкции служб руководства отдельными объектами. 3.2. Устав Организации. 3.3. Положение об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами»). 3.4. Документы, касающиеся деятельности Организации и ОУП. 3.5. Приказы, организационно-распорядительные, эксплуатационно-технические, нормативносправочные и директивные документы Организации. 3.6. Должностные инструкции, положения, производственные инструкции, действующие в Организации в соответствии с утвержденным перечнем. 3.7. Специалист по закупкам должен иметь навыки и знания для назначения на эту должность в следующем объеме: 1) Опыт работы и эффективная взаимосвязь с руководителями других групп по данному проекту, Заказчиком и Банком <Название банка>. 2) Умение и опыт в оформлении и управлении контрактами, закупками, включая все этапы предварительной подготовки заявителя, сбор заявок на участие в торгах, расписки о получении заявок, оценка заявок, заключение контрактов, руководство выполнением коммерческих обязательств подрядчиками и поставщиками, разрешение претензий и спорных вопросов. 3) Навыки в проведении изучения и подготовке отчетов, относящихся к закупкам, как по национальным, так и по международным проектам. 4) Практическое знание Принципов и правил закупок Банка <Название банка>. 5) Опыт и умение управлять функциями руководства по проектным закупкам. 6) Знание работ по строительству, машиностроению, закупкам и другим мероприятиям, относящимся к проекту, включая взаимосвязь межу ними и взаимозависимость. 7) Способность планировать, организовывать, руководить и контролировать широкий круг разнообразных усилий команды для их успешного завершения. 8) Способность понимать людей, создавать открытую и неофициальную обстановку для общения, развивать взаимное доверие и коллективную работу, способствовать саморазвитию работника. 9) Желателен опыт руководства международными закупочными операциями.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 9 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

3.8. Требования к знаниям и опыту Специалиста по закупкам в области управления проектами, согласно, сертификационных программ IPMA не ниже уровня D и PMI не ниже уровня CAPM, такие как:  Проекты и проектный менеджмент.  Управление выполнением проектов.  Окружение проекта.  Жизненный цикл проекта, фазы, этапы, стадии.  Разработка и оценка (экспертиза) проекта.  Цели и стратегии проекта.  Критерии успеха и провала проекта.  Структуры проекта.  Содержание и замысел проекта.  Планирование времени.  Планирование ресурсов.  Планирование стоимости и финансирование проекта.  Оценка выполнения проекта.  Мониторинг проекта.  Информация, документация и отчеты.  Коммуникации в проекте.  Закупки и контракты.  Качество в проектах.  Робота с персоналом проекта.  Процесс управления проектом.  Маркетинг, управление продуктом.  Информационные технологии и проекты. 4.

Функциональные обязанности 4.1. Специалист по закупкам обязан: 4.1.1. Выполнять должностные обязанности в соответствии с действующим законодательством <Название страны>, а также с целями и задачами, нормативно-справочными и организационно-распорядительными документами Организации, прописанными в данной должностной инструкции и Положении об ОУП (см. ОУП-ОД-Положение «Положение об Офисе Управления Проектами»). 4.1.2. Руководить и организовывать проведение процедур закупок по проекту поэтапным методом представления заявок, проведения оценки и заключения договоров в соответствии с Принципами и правилами закупок Банка <Название банка>, требованиями основного Контракта и процедурами закупок, принятыми для данного проекта. 4.1.3. Участвовать в работе по определению и разработке объема работ по закупкам. 4.1.4. Подготавливать необходимые материалы, координировать и получать одобрение официальных планов закупок по проекту и процедур закупок. 4.1.5. Управлять работами по официально утвержденному плану закупок.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 10 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

4.1.6. Изучать и выдавать рекомендации по проведению процедур закупки товаров, проведению работ и/или оказанию услуг. Работы проводятся с учетом:  действующих национальных/международных законов;  коммерческих условий проведения коммерческих торгов (тендеров);  экономического климата страны и отрасли;  нормативно-правовой и законодательной базы страны;  сертификации, оформления банковских операций, лицензирования, разрешений, налогов, пошлин и сборов, а также страхования коммерческих операций. 4.1.7. Готовить и/или управлять подготовкой общих и особых условий для использования всей документации по основному проектному Контракту и закупкам, обеспечивая соблюдение требований Плана закупок проекта. 4.1.8. По необходимости, готовить и/или руководить обсуждениями, и утверждать предлагаемый план обсуждений по выработке и анализу коммерческих условий договоров и закупок. 4.1.9. Готовить заявки на трудозатраты по закупкам. 4.1.10. Контролировать фактические трудозатраты персонала ОУП и департаментов Организации с тем, чтобы убедиться, что работы осуществляются в рамках утвержденного бюджета проекта. 4.1.11. Оценивать изменения, готовить соответствующие пересмотры бюджета по трудозатратам, получает требуемые одобрения/утверждения. 4.1.12. Разрабатывать, координировать и проводить презентации по вопросам закупок для проекта. 4.2. Знать свои обязанности и активно участвовать в выполнении мероприятий и планов ОУП. 4.3. Соблюдать конфиденциальность по вопросам, касающимся работы ОУП и Организации в целом. 4.4. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте. Не допускать в помещение посторонних лиц. 4.5. При выявлении нарушений, угрожающих жизни и здоровью персонала или целостности оборудования, немедленно принять меры по устранению этих нарушений, вплоть до прекращения производства работ. 4.6. Принимать меры по сбережению собственности Организации и ОУП, контролировать сохранность оборудования и материальных ценностей. 4.7. Обеспечивать правильное и своевременное расследование и учет несчастных случаев, выполнение мероприятий по актам проверки состояния техники безопасности и несчастных случаев. 4.8. Организовывать работу ОУП с контролирующими и надзорными органами. 5.

Права и ответственность 5.1. Специалист по закупкам имеет право и выполняет следующее:

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 11 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

1) Принимает решения в объеме своих должностных обязанностей и взаимодействует со сторонними компаниями в части организации процедуры закупок по проекту. 2) Представляет на утверждение Руководителю ОУП и Директору Организации предложения по работе с подрядными организациями по проведению конкурсных торгов (тендеров). 3) Готовит и управляет подготовкой проектных процедур закупок вместе с требованиями основного Контракта и принципов и правил закупок Банка <Название банка> посредством:  участия в разработке проектных процедур;  контроля за реализацией этих процедур;  доработки проектных процедур закупок и обеспечения получения необходимых утверждений. 4) Рассматривает рекомендации по успешному достижению целей в соответствии с основным Контрактом и принципами и правилами закупок Банка <Название банка> и проектными процедурами. 5) Контролирует и оценивает работу персонала департаментов Организации по осуществлению закупочных процедур. 6) Рассматривает эти оценки вместе со Специалистом по управлению документацией ОУП. 7) Оценивает, консультирует и выполняет мероприятия по выработке развивающих технологий и методик, таких как обучение и возможность взаимозаменяемости персонала при реализации закупочных операций. 8) Рассматривает и утверждает заявки, оформленные в виде таблиц, на реализацию всех заказов на закупку, договоров и субподрядов, а также утверждает изменения к этим документам. 9) Готовит отчеты о состоянии проектных закупок для руководителей проекта. 10) Планирует и управляет методичным завершением закупочных операций, включая демобилизацию персонала, урегулирование претензий и обратных исков, решение любых спорных вопросов, возникших в связи с закупками. 11) Удостоверяется в том, что заключение договоров и реализация закупок проводятся в соответствии с проектными процедурами и принципами и правилами закупок Банка <Название банка>. 12) Если требуется, готовит, координирует и руководит презентациями по закупочным мероприятиям для Руководителя ОУП и руководства Организации. 13) Проводит собеседование с кандидатами на предмет трудоустройства, выдает рекомендации по приему решений о трудоустройстве Руководителю ОУП. 14) Если требуется, поддерживает деятельность по выдаче предложений. 15) Участвует в функциональных аудиторских проверках проектных мероприятий. 5.2. Руководитель ОУП несет ответственность за: 1) Качественное и своевременное исполнение возложенных на него настоящей должностной инструкцией, обязанностей. 2) Проверку точности сводок о заявках, выдачу рекомендаций заявителям, а также подготовку документов по утверждению выбранных подрядчиков/поставщиков. 3) Тем, чтобы все проводимые мероприятия были правильно документально оформлены, чтобы на их выполнение имелось утверждение и подписи, требуемые Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 12 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

процедурами закупок. 4) Разработку и применение инструментов контроля за соответствием подрядчика/поставщика положениям и условиям процедуры закупок. 5) Разработку процедуры признания возможных претензий подрядчика/поставщика и их соответствующего решения. 6) Рассмотрение и анализ финансовых данных по контракту/закупкам. 7) Поддержку рабочих связей с соответствующим Руководителем объекта, Клиента и Банка <Название банка>, с целью облегчить взаимосвязь между сотрудниками, осуществляющими сопровождение контрактов/закупок. 8) Обмен информацией со специалистами ОУП, осуществляющими контроль за управлением проектом в целом и отдельными объектами и в частности, с тем, чтобы помогать, направлять и планировать обработку заявочной процедуры по закупкам (а также всех требуемых приложений) на проектные контракты/закупки. 9) Разработку проектных процедур по закупкам для представления их на рассмотрение Руководителем ОУП. 10) Подготовку оценки проектных трудозатрат по реализации контрактов и закупок специалистами ОУП. 11) Выполнение лично и организацию выполнения другим персоналом правил внутреннего трудового распорядка и дисциплины. 12) Специалист по закупкам за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей, обусловленных законодательными актами и требованиями настоящей должностной инструкции, в зависимости от характера нарушений и наступивших последствий, привлекается к ответственности в соответствии с действующим законодательством <Название страны>. 6.

Взаимоотношения с руководством Организации 6.1. Специалист по закупкам непосредственно и напрямую подчинен Руководителю ОУП. 6.2. Наряду с приказами и распоряжениями Руководителя ОУП, Специалист по закупкам выполняет приказы и распоряжения Директора Организации. 6.3. Совместно с Руководителем ОУП Специалист по закупкам принимает решения по: 1) Определению состава и структуры Закупочного плана проекта. 2) Определению сроков реализации и стоимостных характеристик, а также трудоемкости затрат на обеспечение процедуры закупок в проекте. 3) Участию в работе Тендерных комитетов (комиссий). 4) Проведению процедур открытых и других специфических подрядных торгов, а также протоколированию решений Тендерного комитета (ТК). 6.4. Наряду с Руководителем ОУП Специалист по закупкам взаимодействует, на протяжении всех этапов реализации проекта, с руководителями департаментов и объектов строительства (достройки и т.п.), в части: 1) Предварительной оценки возможностей закупок, исходя из оценки опыта, производственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков. 2) Выбора источников закупок, исходя из выбора состава поставщиков или подрядчиков, чьи ресурсы по надежности и производственным показателям, как предполагается,

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 13 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

должны обеспечить достижение целей закупок. 3) Оценки источников закупок, исходя общего изучения возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях, либо для начала переговоров сними с целью заключения контракта. 4) Поверки (оценки) поставщиков для закупок по проекту, исходя квалификационных проверок соответствия конкретных поставщиков целям проекта, на стадии переговоров или определенной фазе проекта. 5) Рассмотрения технической компетентности поставщиков на этапе закупок (обеспечения проекта), исходя из оценки соответствия поставщиков и их продукции (материалов, оборудования, услуг) техническим требованиям проекта. 6) Проведения переговоров по закупкам, исходя рассмотрения заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирования влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта. 7) Оценки выполнения закупок по проекту, исходя создания и функционирования специальной системы слежения, оценок процессов закупок по фазам проекта для ведения статистики и информационной базы данных. 7.

Взаимоотношения с персоналом ОУП 7.1. Специалист по закупкам участвует в комиссии по конкурсному отбору и приему на работу специалистов ОУП. 7.2. Специалист по закупкам издает организационно-методические и эксплуатационнотехнические документы, относящие к процессам планирования, организации и проведения процедур закупок и составления Плана закупок проекта на отчетный период. 7.3. Специалист по закупкам для выполнения функции управления закупками в проекте получает, обрабатывает, обменивается, анализирует и контролирует следующие виды документов, получаемые им от других специалистов ОУП: 1) Квартальный план производства СМР на объектах строительства (достройки). 2) Базовый, Целевой, Директивный и Опорный календарно-сетевые планы графики реализации работ проекта с полным ресурсным обеспечением. 3) Квартальный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончании этапов строительно-монтажных работ. 4) Годовой план закупок ресурсов и заявки на обеспечения ТМЦ и МТС. 5) Годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций. 6) Полугодовые и квартальные спецификации. 7) Договора с подрядными организациями и спецификации к ним. 8) Нормативно-технологическую документацию по материально-техническому снабжению и комплектации. 9) Информацию о ходе выполнения плана СМР за квартал, предшествующий планируемому. 10) Информацию о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительно-монтажных работ за квартал, предшествующий планируемому. 11) Информацию о выполнении заказов за квартал, предшествующий планируемому. 12) Информацию о движении остатков строительных материалов. 13) Производственно-технические нормы расхода строительных материалов.

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 14 из 15

PMDoc

Редакция: 2.1 Дата: 10.04.2018 г.

14) Нормы производственных запасов. 8.

Лист согласований Дата

Подпись

Ф.И.О.

Должность Юрист Технический директор Руководитель Отдела по работе с персоналом Менеджер по персоналу Менеджер по качеству Инженер по охране труда и технике безопасности

Для внутреннего использования

<Название организации>, 2018 г.

Лист 15 из 15