Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
PMDoc
<Название организации> "УТВЕРЖДАЮ" Директор <Название организации> ________________________________ "____" __________________ 2019 г.
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Редакция <2.0> [Примечание: Данный документ предназначен для использования с Офисом управления проектами PMDoc (Комплект документов «ОУП.Комплект»). Комплект документов состоит из шаблонов и примеров: • Шаблон – пустая форма с подсказками автору по заполнению. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на документ происходит создание копии документа вместо открытия (если есть необходимость изменить сам шаблон: щелчок правой кнопкой мыши > Открыть). • Пример - документ, который необходимо перерабатывать под конкретный проект с учетом особенностей отрасли (хотя он тоже может содержать подсказки автору). Данный документ является шаблоном. Существует два вида подсказок автору: • Текст, заключенный в квадратные скобки и отображаемый синим курсивом должен быть удален перед публикацией документа (как правило он содержит уточнения содержания разделов и ключевых пунктов). • Текст, заключенный в угловые скобки и отображаемый синим курсивом должен быть заменен на указанную в нем информацию. Стиль абзаца, который будет напечатан после этого стиля подсказок, автоматически устанавливается в нормальный, с соответствующей нумерацией. Для настройки автоматических полей (тех, которые отображаются на сером фоне, когда они выбраны), нажмите Файл > Свойства и заполните поля Тема, Организация и пр. информацией для этого документа. После закрытия диалогового окна, автоматические поля можно модифицировать во всём документе, выбирая Правка > Выделить всё (или Ctrl-A) и нажимая F9, или просто нажимая на поле и на F9. Это должно быть сделано отдельно для верхних и нижних колонтитулов. Alt-F9 переключает между отображением имен полей и содержанием полей. См. справку MS Word для получения дополнительной информации по работе с полями. Отказ от ответственности Документы ОУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов ОУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия, связанные с использованием документов ОУП. Внимание! Перед публикацией документа обновите поле содержания и все остальные поля.]
PMDoc
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
Лист изменений Дата 6.12.2004
Редакция 1.0
Описание Издание для внутренних комментариев.
Автор PMDoc
23.12.2004
1.1
Издание для использования.
PMDoc
24.12.2004
1.2
Издание для использования (с дополнениями и изменениями).
PMDoc
Издание для использования(с Багачук И. В. дополнениями и изменениями). 12.12.2012 2.0 Исправление ошибок. Решта Е.А. Редакция – номер редакции документа (если вносятся значительные изменения в документ, то первая цифра увеличивается, а вторая обнуляется; если вносятся незначительные изменения, то меняется вторая цифра). 07.07.2011
1.3
Описание – детальное описание редакции и внесенных изменений (к примеру: Издание для внутренний комментариев, Издание для использования, Издание с изменениями главы ТАКОЙ-ТО и т.д.). Автор - Ф.И.О. автора изменений.
Содержание 1.
Общие положения
4
2.
Требования к программному обеспечению для управления проектами
4
3.
Требования к поставщику
9
4.
Лист согласований
Для внутреннего использования
10
<Название организации>, 2019 г.
Лист 2 из 10
PMDoc
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
Перед Вами документ, входящий в пакет «ОУП.Комплект», который используются для проектов создания или развития структурных подразделений, выполняющих функции координации и мониторинга проектов. ОУП.Комплект — это документация реальных проектов внедрения методологии проектного менеджмента на предприятиях, включающая примеры и шаблоны документов, на основе которых создаются положения и должностные инструкции. ОУП.Комплект в чистом виде невозможно применить в какой-либо отрасли промышленности, но он даёт ясную модель, которая может быть адаптирована под нужды конкретной компании. Если требуется быстро создать Офис Управления Проектами в вашей организации, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме создания ОУП и ИСУП являются: •
Курс разработки корпоративных систем управления проектами «12.Deliverables» PMDoc.ru/trainings/tools/12-deliverables
•
Услуги PMDoc по разработке регламентов и внедрению систем управления проектами PMDoc.ru/services/pm_regulations_development и expedition.pm/ru/implementation/12-deliverablespmo
•
Услуги PMDoc по документированию проектов - PMDoc.ru/services/project_documenting
•
Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs
•
Проверка знаний проектных менеджеров и команд на «Карте Знаний» - KnowledgeMap.pm/ru
•
Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами PMDoc.ru/workshops
Наши другие интересные курсы: • it.Projects «Управления IT-проектами» • pm.Praxis «Прикладное управление проектами» • pm.Risks «Управление рисками проектов и программ» • ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional» • pm.Kit «Модульная программа тренингов по управлению проектами» • А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list
Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 3 из 10
PMDoc 1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2. 2.1.
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
Общие положения Данный документ разрабатывается для определения будущих свойств Информационной системы управления проектами. Он включает требования непосредственно к программному обеспечению (далее по тексту – «ПО») для управления проектами и требования к поставщику данного программного обеспечения. Цель Цель создания данного документа состоит в том, чтобы собрать, проанализировать и определить требования организации <Название организации> (далее по тексту «Организация») к информационной системе управления проектами, которая будет внедряться в ходе проекта создания Офиса Управления Проектами (далее по тексту – «ОУП») в Организацию. Документ акцентирует внимание на возможностях ПО, необходимых для поддержки методологии управления проектами, проектного документооборота, совместной работы и интеграции с другими приложениями. Контекст Документ связан с проектом создания Офиса Управления Проектами (далее по тексту «Проект ОУП») в Организации. Основные входные данные, использованные для разработки данного документа, представлены в документе «Офис Управления Проектами. Концепция проекта» (см. документ ОУП-СО-Концепция проекта; документ может быть предоставлен победителю тендера по его запросу). Определения и сокращения Полный перечень определений и сокращений документации Проекта ОУП приведен в документе «Офис Управления Проектами. Глоссарий» (см. ОУП-СО-Глоссарий ОУП; документ может быть предоставлен победителю тендера по его запросу). Рекомендации по использованию документа При составлении тендерного предложения на основе данного документа, необходимо, по каждому из пунктов описать, имеются ли указанная возможность и как это реализовано в предлагаемом ПО. Поскольку ПО такого рода, как правило гибко настраиваемое, то по каждому пункту требований необходимо указать встроенная ли это возможность или она достигается при помощи доработок и дополнительных модулей (если – доработки, то указать, доступны ли данные доработки и модули). Если предложенное ПО не соответствует каким-то пунктам требования, то рекомендуется предложить решение, заменяющее данный пункт или уменьшающее степень его влияния. Требования к программному обеспечению для управления проектами Поддержка методологии управления проектами ПО должно обладать следующими функциями по поддержке методологии управления проектами: 2.1.1. Управление портфелем проектов [Опишите философию управления портфелем проектов, применяемую в предлагаемом ПО]:
Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 4 из 10
PMDoc
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
• Анализ влияния инициации новых проектов на портфель проектов в целом [Укажите, какие для этого имеются средства анализа].
• Управление внутрипроектными зависимостями и зависимостями между всеми проектами Организации [Укажите, какие для этого имеются механизмы управления и виды зависимостей].
• Сквозной контроль ключевых вех по всем проектам, отслеживание этапов проектов и отклонений фактических параметров от плановых. • Анализ портфелей проектов [Укажите, какие в целом имеются средства анализа].
• Обзор суммарных данных <Укажите, какие именно суммарные данные можно просматривать> по портфелю проектов, с возможностью углубляться в детали до последней работы или ресурса (этот пункт сопрягается с п. 2.3.2, в отношении уровней доступа). 2.1.2. Управление отчетностью, подтверждающей реализацию работ и этапов проектов [Опишите философию ведения отчетности, применяемую в предлагаемом ПО]. Выгрузка отчетов в виде форматированных текстов, рисунков и таблиц для дальнейшей обработки [Укажите, в какие форматы возможна выгрузка отчетов].
2.1.3. Ведение архива реализованных проектов [Опишите философию ведения архива проектов, применяемую в предлагаемом ПО]:
• Анализ выполненных проектов
[Укажите, какие для этого имеются средства анализа].
• Создание шаблонов проектов и пакетов работ, а так же возможность многократного их использования. 2.1.4. Управление ресурсами [Опишите философию управления ресурсами, применяемую в предлагаемом ПО]:
• Общий ресурсный пул. • Распределение и оптимизация трудовых ресурсов на основании их квалификации, компетенций, профессиональных навыков и резервов свободного времени [Укажите, какие для этого имеются средства]. • Анализ ресурсной загрузки по всему портфелю проектов
[Необходимо указать, какие для этого имеются средства анализа].
Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 5 из 10
PMDoc
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
• Разрешение ресурсных конфликтов
[Укажите, какие для этого имеются средства].
• Прогноз потребностей трудовых и нетрудовых ресурсов, планирование закупок [Укажите, какие для этого имеются средства прогнозирования]. 2.1.5. Масштабируемость для управления всеми проектами Организации разного размера [Укажите ограничения на минимальный и максимальный размер проекта]. 2.1.6. Анализ влияния изменений на проекты [Укажите, какие для этого имеются средства анализа; возможность анализа «что, если»].
2.1.7. Создание организационной структуры проекта и матрицы ответственности [Укажите, какие для этого имеются средства]. 2.1.8. Управление рисками [Опишите философию управления рисками, применяемую в предлагаемом ПО]:
• Идентификация и категоризация рисков и проблем, которые могут возникнуть при реализации будущих проектов [Укажите, какие для этого имеются средства].
• Оперативное прогнозирование рисков по проекту, оперативное выявление проблем и отклонений [Укажите, какие для этого имеются средства].
• Ведение базы данных по выявленным до начала проектов и не выявленным, но наступившим, рискам [Укажите, какие для этого имеются средства]. 2.1.9. Поддержка различных методик планирования и контроля работ проекта [Укажите, какие для этого имеются методики]. 2.2.
Поддержка документооборота проектов ПО должно обладать следующими функциями по поддержке документооборота проектов [Опишите философию проектного документооборота, применяемую в предлагаемом ПО]: 2.2.1. Библиотеки стандартных проектных шаблонов и документов, а так же средства их поиска. 2.2.2. Архивирование документации, наработок, рекомендаций и знаний по выполненным проектам, а так же средства их поиска. 2.2.3. Средства обновления и поиска документов, организация взаимосвязей и перекрестных ссылок между документами.
Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 6 из 10
PMDoc
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
2.2.4. «Мастера» инициации новых проектов, проходя которые, начиная с классификатора проектов, инициатор получает весь необходимый набор шаблонов для формирования проектной документации [Укажите, какие для этого имеются «мастера» и средства настройки и модификации «мастеров»].
2.2.5. Централизованное хранилище для работы с документами и обсуждения относящихся к проектам вопросов. 2.2.6. Утверждение документов: • Определение путей прохождения документов (гибко или на основе заданных шаблонов). • Ограничение времени прохождения документов (напоминания). • Отслеживание этапов утверждения. 2.2.7. Отслеживание версий документации проектов [Укажите, какие для этого имеются средства]. 2.2.8. Возможность внесения в проект сопутствующей документации (чертежи, контракты, нормативные акты, процедуры и т.д.). 2.2.9. Возможность печати управляющих полей (заголовков таблиц, дат, календарных размерностей и т.д.) на нескольких языках. 2.3.
Совместное использование и интеграция ПО должно обладать следующими функциями по обеспечению совместного использования [Опишите философию совместного использования и интеграции, применяемую в предлагаемом ПО]: 2.3.1. Распространение информации: • Возможность подключения к данным проектов через Интернет для поддержки сложных проектов с географически распределенными командами [Дополнительно укажите, какие при этом используются средства безопасности]. • Регулярные автоматические рассылки по электронной почте уведомлений о текущих объемах работ, обновлении данных проекта, ближайших вехах, возникших вопросах, проблемах, отклонениях, вероятных рисках и т. п. Эти уведомления должны содержать гиперссылки на соответствующие планы проектов и документацию. • Обеспечение проектных информационных потоков в Организации [Укажите, какие для этого имеются средства]. 2.3.2. Предоставление заинтересованным сторонам проектов, руководителям проектов и участникам команд только необходимых им функций и информации на разных уровнях (этот пункт сопрягается с п. 2.1.1, в отношении суммарных данных и глубины просмотра). 2.3.3. Возможность интеграции информации по проектам с внешними информационными
Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 7 из 10
PMDoc
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
системами и приложениями Организации [Укажите, какие для этого используются технологии и с каким ПО уже есть интеграция].
2.3.4. Расширенные возможности настройки программного обеспечения. Возможность программирования дополнительных модулей. 2.3.5. Обеспечение безопасности, разграничение прав доступа к информации проектов и технология предотвращения манипуляций с данными [Опишите философию безопасности, применяемую в предлагаемом ПО].
2.3.6. Многопользовательская работа [Укажите максимальное количество одновременных подключений].
2.3.7. Сохранение больших объемов проектных данных и информации по всему портфелю проектов Организации [Укажите ограничения по объему данных]. 2.3.8. Создание «виртуальных» команд проектов по всей Организации (пункт сопрягается с п. 2.1.7, в отношении инструментов создания организационной структуры проекта). 2.4.
Дополнительные требования Требуются следующие дополнительные свойства и дополнительная информация по предлагаемому ПО: 2.4.1. Русскоязычный интерфейс и система помощи. 2.4.2. Указать название, версию и год выпуска всего предлагаемого ПО. 2.4.3. Указать технические требования к аппаратному обеспечению (необходимое компьютерное, сетевое и др. оборудование) для развертывания предлагаемого ПО. 2.4.4. Указать типовые издержки в эксплуатации предлагаемого ПО [По возможности, укажите стоимость владения в год после внедрения].
2.4.5. Перспектива развития программного продукта [Укажите, озвученные производителем, планы по развитию предлагаемого ПО].
2.4.6. Цена должна быть представлена в гривнах, включая НДС и другие налоги и сборы. Цену необходимо рассчитать и предоставить отдельно по пунктам: • ПО сервера базы данных; • Серверная часть предлагаемого ПО; • Клиентские лицензии постоянного доступа (10 шт.); • Клиентские лицензии нерегулярного и Интернет доступа (10 шт.); • Инсталляция и настройка предлагаемого ПО; • Обучение администрированию предлагаемого ПО (2 чел.); Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 8 из 10
PMDoc
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
• •
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
Обучение пользователей предлагаемого ПО (10 чел.); Техническая поддержка и консультации в течении 1 года.
3.
Требования к поставщику Некоторые пункты могут дублироваться в документе «Тендерный запрос» (см. документ: ОУП-ИТ- Тендерный запрос). 3.1. Возможность поставки, а так же документированный опыт установки и настройки сервера баз данных. 3.2.
Срок поставки базового ПО не должен превышать 21 (двадцать один) календарный день с момента подписания контракта.
3.3.
Срок поставки новых клиентских лицензий не должен превышать 14 (четырнадцать) календарных дней с момента их запроса.
3.4.
Наличие партнерских отношений с производителем предлагаемого ПО [Необходимо приложить копию сертификата].
3.5.
Наличие сертифицированных специалистов осуществляющих консультации, внедрение и программирование надстроек (по дополнительным договорам) к предлагаемому ПО [Укажите количество сертифицированных специалистов и наименование сертифицирующего органа].
3.6.
Наличие учебного центра и сертифицированных специалистов, обучающих предлагаемому ПО [Необходимо указать количество сертифицированных специалистов и наименование сертифицирующего органа].
3.7.
Постоянно действующая линия технической поддержки и консультации по предлагаемому ПО в будние дни с 8:00 до 18:00 [Опешите философию предлагаемой поддержки: указать коммуникационные каналы (телефон, факс, e-mail, web), период реакции на запросы по различным каналам, а так же кто будет осуществлять поддержку поставщик или производитель ПО].
3.8.
Необходимо представить типовой квалификационный состав команды, необходимой для внедрения предлагаемого ПО.
3.9.
Необходимо предоставить поверхностную типовую структуру декомпозиции работ (WBS) по внедрению предлагаемого ПО.
3.10.
Возможность предоставления полного комплекта документации на русском языке в бумажном и электронном виде (Быстрый старт, Инструкция пользователя, Инструкция по администрированию и настройке и др.).
Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 9 из 10
PMDoc 4.
Офис Управления Проектами Требования к Информационной системе управления проектами Обозначение документа: ОУП-ИТ-Требования к ИСУП
Лист согласований Дата
Для внутреннего использования
Подпись
Ф.И.О.
<Название организации>, 2019 г.
Редакция: <2.0> Дата: 23.10.2019 г.
Должность
Лист 10 из 10