Anais CISA2016

CONGRESSO INTERNACIONAL DE SECRETARIADO E ASSESSORIA

23 e 24 de novembro de 2016, Porto, Portugal Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto

LIVRO DE ATAS

O SECRETARIADO NA COMPETITIVIDADE ORGANIZACIONAL

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FICHA TÉCNICA Título Livro de Atas do Congresso Internacional de Secretariado e Assessoria 2016 Autores Vários Coordenação Ana Maria Vieira Anabela Mesquita Georgina Silva Paulo Vieira Editor Conselho Profissional de Secretariado ISBN 978-989-97876-5-0 Formato PDF Data Fevereiro 2017 Contactos URL: www.cpsecretariado.com e-mail: geralcpsecretariado@gmail.com

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ÍNDICE

Comissão Científica ................................................................................................................................ 4 Comissão Organizadora .......................................................................................................................... 4 Introdução ............................................................................................................................................... 5 Vínculos entre os âmbitos das Relações Públicas e o Secretariado relativamente à comunicação organizacional de carácter interna ......................................................................................................... 10 A Importância da Comunicação Eficaz entre o Secretário e o Executivo ............................................. 23 Office Management Professionals: essential skills in a global marketplace ........................................ 41 O trabalho especializado do Secretariado/Assessoria: a comunicação assertiva como competência diferenciadora ........................................................................................................................................ 59 O Cenário da Preparação dos Profissionais de Secretariado em Portugal - uma reflexão .................... 79 Da Academia à Prática: Reflexão sobre o Estágio/Trabalho de Projeto na Licenciatura em Secretariado da Escola Superior de Educação de Castelo Branco ........................................................................... 103 Secretariado e planeamento estratégico - a implementação de ferramentas de gestão estratégica na assessoria especializada....................................................................................................................... 118 A Contribuição da Sociolinguística na Formação do Profissional de Secretariado Executivo de Língua Portuguesa ........................................................................................................................................... 133 A importância do Curso de Secretariado Executivo de São Luiz do Maranhão (Brasil) .................... 145 Considerações Finais ........................................................................................................................... 163

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Comissão Científica Presidente Anabela Mesquita - CICE - ISCAP / IPP Ana Margarida Fonseca

IP Guarda, Portugal

Cibele Barsalini Martins

Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC, Brasil

Graça Chorão

ISCAP / P.Porto, Portugal

Iris Fink

Ekonomska šola Novo mesto, Eslovénia (Slovenia)

Isabel Dórdio Dimas

ESTGA - Universidade de Aveiro, Portugal

Keyla Christina Almeida Portela

Inst. Fed. Educ., Ciência e Tecnologia de Mato Grosso, Brasil

Marcia Dayana Fernandes

Inst. Fed. Educ., Ciência e Tecnologia de Mato Grosso, Brasil

Maria Carmen Erviti Ilundáin

Univ. Navarra - ISSA - School of Management Assistants, Espanha

Maria Eduarda Santos

IPCB/ESSE, Portugal

Maria José M. Madeira D’Ascensão Instituto Politécnico de Portalegre, Portugal Maria Manuela Mendonça

Universidade do Algarve, Portugal

Rita Baleiro

ESGHT - UALG, Portugal

Silvia Quinteiro

Universidade do Algarve, Portugal

Sônia Regina Guimarães Fonseca

Inst. Fed. Educ., Ciência e Tecnologia de Mato Grosso, Brasil

Comissão Organizadora Presidente Ana Maria Vieira - Presidente do CPS, Portugal Ana Cristina B.R.Silva

Reg.Prof. SE 2035 DRT/DF, Brasil

Eduardo Souza

Secretário Executivo - SRTE/SP nº 50423, Brasil

Georgina Silva

Conselho Fiscal do CPS, Portugal

Isabel Ardions

ISCAP/ P.Porto, Portugal

Paulo Vieira

Vice-presidente do CPS, Portugal

Susana Pinto

ISCAP/ P.Porto, Portugal

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Introdução Dando seguimento ao Congresso Internacional de Secretariado e Assessoria (CISA), que foi realizado em 2015 com um resultado bastante positivo, este livro de atas apresenta as atividades realizadas no CISA 2016. Este evento decorreu nos dias 23, 24 e 25 de novembro de 2016, e foi organizado pelo Conselho Profissional de Secretariado (CPS), em colaboração com o Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto (ISCAP). Tendo como tema principal “O Papel do Secretariado na Competitividade Organizacional”, foram aprovados 9 trabalhos científicos e 4 posters, que aportaram áreas como a comunicação, as relações públicas, a tecnologia, a gestão da informação, e demais áreas afins.

Durante o evento, foram realizadas sessões plenárias, debates, apresentações de posters, discursos de abertura e de encerramento, bem como conclusões sobre determinados temas que requerem ações imediatas e respostas a diversas preocupações sobre a profissão. O CISA 2016 teve como objetivo principal proporcionar momentos de reflexão e criar interação entre os participantes. Só deste modo, e em conjunto com investigadores, docentes, profissionais e estudantes do ensino superior na área de secretariado, poderemos encontrar soluções e propor respostas aos diversos desafios que o Secretariado enfrenta. A divulgação de pesquisas e estudos contribuem para a valorização da profissão e seu desenvolvimento, podendo assim acompanhar o mercado empresarial.

As comunicações científicas abordam temáticas essenciais ao exercício da profissão de Secretariado/Assessoria. Algumas apresentações aceitaram os desafios manifestados nas conclusões do CISA do ano transato, o que tornou este evento surpreendentemente enriquecedor para todos os participantes. Por um lado, permitiu clarificar o cenário da formação em Secretariado oferecida pelas diversas Instituições Portuguesas de Ensino Superior, a definir o caminho a traçar para o estabelecimento e a dinamização da carreira profissional de secretariado e, por outro, as formas de trabalhar para efetivar o reconhecimento efetivo do Curso de Secretariado por parte de todos os parceiros.

As problemáticas apresentadas nos dois dias do programa foram estruturadas em três modalidades distintas. Assim, o primeiro dia contou com a apresentação de algumas comunicações seguidas de debate e registo das intervenções pertinentes para os trabalhos presentes e futuros. O segundo dia apresentou uma dinâmica diferente. Além de uma apresentação, realizou-se um Workshop

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e a apresentação e defesa dos posters elaborados pelos alunos no âmbito da sua formação e por profissionais da área.

De entrada no programa propriamente dito, a primeira intervenção, subordinada ao tema “Mediação da emoção”, apresentou um estudo levado a cabo no Brasil, mais especificamente, no ensino superior desse país, cujos intervenientes foram os alunos e os professores. Segundo esta oradora a “emoção está sempre presente e é uma função inseparável da cognição e da aprendizagem” e “todo o impulso cerebral passa pelas regiões onde estão as nossas emoções e é aí que revela se a pessoa se vai comprometer nas atividades que vai desenvolver”. A partir dos pressupostos teóricos pretendeu estudar de que forma é que as emoções influenciam a prática letiva na ótica dos professores e alunos.

A segunda intervenção insere-se no campo da comunicação e intitula-se “Vínculos entre os âmbitos das R.P. e o Secretariado relativamente à comunicação organizacional de caráter interna”.

Este estudo está a ser desenvolvido no âmbito do doutoramento da autora, e pretende, por um lado, interligar a comunicação/relações públicas com o Secretariado e, por outro, conhecer se existem vínculos entre estas áreas. As conclusões ainda estão a ser elaboradas, mas de momento, vão no sentido de confirmar que as boas relações internas entre os colaboradores são a base das boas impressões externas que as pessoas têm de uma organização. De um modo geral, a perceção atual é que ambas as profissões assumem o papel de gestor de informação, e a comunicação interna tem um forte impacto na produtividade da empresa.

Relativamente à seguinte comunicação, “Importância da comunicação eficaz entre o secretário e o executivo”, enquadra-se no âmbito de um trabalho de graduação. A autora aplicou um questionário aos profissionais de secretariado no Brasil e verificou que a análise dos resultados obtidos indicia que a comunicação apresenta dificuldades.

A seguinte comunicação apresenta a problemática “Office Management Professionals: essential skills in a global marketplace”. Este estudo pretende conhecer e identificar as competências que as empresas empregadoras procuram num profissional de secretariado, e saber se as empresas têm mais-valias em ter um profissional com determinadas características. O feedback que as empresas dão incide exatamente sobre as competências essenciais do secretariado e são estas competências que constituem o núcleo do secretariado.

A seguinte comunicação, “O trabalho especializado do Secretariado/Assessoria: a comunicação assertiva como competência diferenciadora”, apresenta o resultado de um estudo que

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permitiu a inclusão de um conjunto de novas competências, nomeadamente competências comunicativas indispensáveis à comunicação assertiva.

A seguir, é apresentada uma reflexão muito pertinente sobre “O cenário da preparação dos profissionais de Secretariado em Portugal”. Neste âmbito, foram verificadas diversas ocorrências, nomeadamente o facto de o curso de Secretariado não ser atualmente lecionado no sul do país; este curso apresentar diferentes designações nas diferentes escolas que o lecionam; a sua designação, bem como os planos de estudo serem desenhados tendo como objetivo principal a colocação dos docentes dos quadros das escolas e não a linha condutora que deveria estar subjacente à estrutura do curso; e a maioria das disciplinas serem lecionadas por docentes sem formação na área de Secretariado.

Relativamente à falta de reconhecimento desta profissão por parte dos empregadores, foi lançado o repto de que o trabalho deveria ser iniciado primeiramente pelas escolas que ministram o curso. Deste modo, é imperioso que as escolas melhorem a qualidade da formação dos alunos, melhorando os seus planos de curso, por um lado, e contratem docentes especializados na área de Secretariado, por outro.

Esta problemática provocou a inquietação dos presentes que manifestaram a sua inquietação perante o panorama real apresentado e pela situação em que o curso de Secretariado se encontra, isto é, nem existe esta designação como curso, pois frequentemente é designado por Assessoria como se pode ver no mapa apresentado neste trabalho.

Na seguinte comunicação, “Da academia à prática: O estágio/trabalho de Projeto de Licenciatura em Secretariado da Escola Superior de Educação de Castelo Branco”, o objeto de estudo incidiu sobre os estágios dos alunos do Curso de Secretariado realizados nos últimos quatro anos.

Segundo os autores do estudo, o estágio é definido como, e passo a citar, «o momento onde a identidade profissional do aluno é gerada e construída». Ainda segundo os autores o estágio é «um conceito multidimensional de formação». Os resultados obtidos nesta investigação mostram que os estágios têm sido bem-sucedidos e que é fácil encontrar estágios para todos os alunos.

O primeiro dia do congresso terminou com uma videoconferência sobre “A contribuição sociolinguística na formação profissional de secretariado executivo de língua portuguesa”. Este estudo foi realizado no Brasil, com o objetivo de analisar as diferenças linguísticas entre o português do Brasil e o português de Portugal.

O segundo dia iniciou com uma comunicação subordinada ao tema “Secretariado e planeamento estratégico – a implementação de ferramentas de gestão estratégica na assessoria especializada”. Este trabalho defende que o secretariado tem sempre colocação no mercado e remete

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para a consulta de anúncios de emprego, sobretudo no Parlamento Europeu. O conhecimento do planeamento estratégico fornece ao secretário as ferramentas necessárias para um melhor desempenho, na medida em que ele é a pessoa que tem de conhecer melhor a organização em que trabalha ao nível da visão, missão, valores, objetivos, entre outros. O bom desempenho de um profissional de secretariado obriga a que este conheça as metas que a organização pretende atingir no final de determinado período. Conhecer, saber aplicar e interpretar as ferramentas de gestão “análise SWOT” e ”análise TOWS” é fundamental. Portanto, a diferença entre estas duas análises foi apresentada com grande detalhe e exemplos, na medida em que esta última está a ser mais utilizada, porque permite definir estratégias futuras para transformar os pontos negativos em positivos.

No que à sessão de posters diz respeito, foram apresentados quatro posters, Iniciou-se pela apresentação do poster “Criação de um instrumento promotor da melhoria do atendimento ao público na Administração Pública: o guia de apoio ao colaborador”. Esta aluna de mestrado é secretária do Senhor Presidente da Câmara Municipal de Faro e sentiu a necessidade de simplificação e coordenação das tarefas desempenhadas na câmara municipal pelos diferentes serviços, porque havia, frequentemente, falhas de comunicação entre os colaboradores. Com base nas falhas identificadas nos diferentes serviços, optou por criar um guia de apoio ao colaborador.

O segundo poster tinha como tema “Competitividade organizacional e educação – a busca por técnicas inovadoras no combate ao abandono escolar”. Este estagiário brasileiro do CICE – ISCAP criou um sítio para integração dos alunos do primeiro ano. Este sítio inclui as atividades que o aluno poderá desenvolver captando a sua atenção para facilitar a sua melhor e mais rápida integração. O projeto “In school” é um programa que pretende a diminuição da evasão escolar. Exemplificou este projeto com a criação de um clube de culinária para agregar os alunos que manifestem interesse nesta área, facilitando, assim, o contacto com outros colegas na mesma situação, e por conseguinte a sua integração na escola.

O terceiro poster foi apresentado por uma jovem brasileira, também ela estagiária do CICE – ISCAP, subordinado ao tema “Mídias sociais como ferramenta para a disseminação de competências”.

O objetivo deste trabalho era descobrir se os alunos estavam preocupados com o seu perfil nas redes sociais, por um lado, e descobrir se os alunos utilizavam as redes sociais para partilhar os seus conhecimentos académicos.

O quarto poster, “Uma perspetiva paradigmática para o campo teórico do secretariado executivo”, teve como base o pressuposto de que a ciência alcança níveis mais significativos de

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desenvolvimento à medida que permite o estabelecimento de diálogos entre diferentes concepções epistemológicas e correntes teóricas. Este trabalho teve como objetivo identificar e analisar os paradigmas presentes no campo teórico do secretariado executivo.

Por último, seguiu-se o workshop “Utilização de Metodologias de Simulação para Desenvolvimento de Competências Profissionais”. O objetivo era tomar conhecimento do programa informático de contabilidade SIGA e fazer uma simulação ao nível da criação de uma empresa, da subscrição de capital, tratamento de faturas dos fornecedores, emissão de faturas e a impressão de documentação, nomeadamente, demonstração de resultados e balanço.

Pelas ideias apresentadas, pelas discussões que promove e pelos seus momentos de reflexão, o CISA constituiu mais uma vez um importante marco para a área de secretariado e assessoria. Este evento pretende reunir elementos para poder propor a regulamentação da profissão em Portugal, e concomitantemente procura encontrar formas de alcançar a institucionalização da ordem da profissão.

Ao longo deste congresso, houve oportunidade para se analisar e refletir sobre os planos curriculares que formam profissionais na área do secretariado, de forma a encontrar uma base comum de formação, abrindo portas à formação específica, partindo sempre de uma formação de base ampla e abrangente.

Tal desiderato só será passível de ser alcançado com a participação de todas as pessoas envolvidas nesta área.

Georgina Silva

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Vínculos entre os âmbitos das Relações Públicas e o Secretariado relativamente à comunicação organizacional de carácter interna Linkages between Public Relations and the Secretariat regarding the internal organizational communication Ana Maria da Silva Vieira Universidade de Vigo anavieira2010@gmail.com

Resumo As Relações Públicas (RP) podem ser entendidas simultaneamente como uma disciplina autónoma da comunicação e como uma atividade que assume um papel estratégico numa organização, por isso é imprescindível que um profissional que exerça estas funções obtenha formação específica nesta área. No entanto, continuamos a ver outras áreas profissionais a desempenharem tarefas como redigir comunicados de imprensa, planear e organizar eventos, preparar a comunicação corporativa, gerir as relações com o público e redes sociais sem ter a formação necessária para desempenhar essas tarefas. O presente trabalho de investigação pretende dar resposta à seguinte pergunta de partida: Quais os vínculos entre os âmbitos das RP e o Secretariado? Através deste trabalho pretende-se demonstrar que para ser exercida a função de RP, como uma atividade que assume um papel estratégico numa organização, são necessários conhecimentos que muitas profissões que desempenham estas funções de forma colateral não têm.

Palavras-chave: Relações Públicas; Secretariado; Comunicação Organizacional e Desempenho.

Abstract Public Relations (PR) can be simultaneously understood as a separate subject of communication and as an activity that plays a strategic role in an organization, so it is essential that a professional that performs these functions get specific training in this area.. However, we continue to see other professional areas to perform tasks such as writing press releases, planning and organizing events, preparing corporate communications, managing relationships with the public and social networks without having the necessary training to perform these tasks.. This research aims to answer the following question: What are the links between the areas of PR and the Secretariat? This research aims to demonstrate that to perform public relations, as an activity that plays a strategic role in an organization, it is necessary to acquire specific knowledge.

Keywords: Public Relations; Secretariat; Organizational Communication and Performance.

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1. INTRODUÇÃO A atividade de Relações Públicas (RP) é uma função estratégica da organização, pois garante a mediação da interdependência entre a organização e os seus públicos e é assumida como uma área funcional específica da estrutura organizacional, que tem a responsabilidade de realizar o desenho de estratégias de comunicação. Por outro lado, a prática das Relações Públicas só faz sentido quando assume um papel estratégico que possibilita chegar a resultados de excelência, com mais-valias para os públicos, para a organização e para a sociedade. Os profissionais de Relações Públicas podem ter um contributo relevante nos diversos níveis de definição estratégica da organização. Se, a um nível corporate e de negócio, podem partilhar um conjunto de informações relevantes que são determinantes para as escolhas realizadas pelos órgãos de gestão de topo da organização, a um nível operacional, as Relações Públicas surgem como uma função específica que, através da sua intervenção, baseada num conjunto de estratégias de comunicação, poderá contribuir para a concretização dos objetivos organizacionais.

Neste contexto, é possível fazer a destrinça entre a compreensão do envolvimento e contributo dos profissionais de RP nos processos de tomada de decisão e ainda, da análise do desempenho do profissional de RP na definição de estratégias de comunicação, enquanto área funcional da organização. Nas organizações de maior dimensão, o profissional de RP é integrado numa equipa que define a estratégia corporate da organização, no entanto, nas pequenas e médias empresas quando não existe a possibilidade de ter o contributo destes profissionais, é exigida a outros agentes o desempenho de algumas dessas funções.

Tendo definido como objeto de análise do presente trabalho o contributo que outras profissões, nomeadamente os Secretários (SE), poderão ter no âmbito das relações públicas e comunicação organizacional, é obrigatório clarificar o que será pertinente nesta análise, considerando a complexidade desta atividade. Pretende-se compreender as diversas funções de um SE, clarificando a sua relevância no âmbito das mesmas e o seu contributo na comunicação interna de uma organização.

Em suma, o objeto de estudo no presente trabalho de investigação é a definição de competências-chave de profissionais que são obrigados a exercerem algumas funções de Relações Públicas. Sendo as RP uma temática sobre a qual muito se tem refletido e se tem produzido em termos de conhecimento científico, a revisão da literatura realizada, que sustenta o enquadramento teórico deste trabalho, demonstrará que, as Relações Públicas, passam por um conjunto de etapas de

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planeamento, através das quais se chega à redação de uma proposta de comunicação em resposta a um problema/desafio em questão. Será aqui defendido o argumento de que a formulação estratégica consiste num conjunto articulado de tomadas de decisão, sobre o qual apenas o profissional de comunicação tem competências.

2. METODOLOGIA Considerando a pergunta de partida do presente projeto de investigação e os seus objetivos optou-se por seguir um tipo de investigação qualitativo, tendo em vista compreender as questões associadas ao contributo que a disciplina de RP poderá ter no desempenho da profissão de SE no âmbito da comunicação interna de uma organização, e permitindo identificar um conjunto de conceitos teóricos de base que possam contribuir para o corpo de conhecimentos das RP e para a sua evolução.

A revisão da literatura a realizar numa fase preliminar do estudo permitirá evidenciar em termos teóricos a atividade dos profissionais de RP. A revisão da literatura será um processo essencial ao longo de toda a investigação pois, sendo este um trabalho que tem um caráter eminentemente teórico, esta permitirá a realização de um enquadramento de base. Note-se que a revisão da literatura é mais do que uma listagem de obras: esta consiste numa revisão crítica dos documentos analisados, permitindo inventariar os tópicos já investigados e detetar janelas de oportunidade de investigação em áreas em que são necessários novos contributos. Neste sentido, o trabalho de revisão da literatura será essencial para: identificar os autores e as suas perspetivas; compreender a natureza e a estrutura do tópico; posicionar a investigação a nível histórico e cultural; estabelecer novas abordagens ao tópico; relacionar a teoria e a prática; adquirir terminologia e conceitos; e descrever metodologias e procedimentos de investigação já desenvolvidos. Ao longo do trabalho, podem existir diferentes momentos de revisão de literatura, à medida que a investigação vai evoluindo e que se considera necessário.

O processo de estudo dos documentos centrar-se-á numa análise das fontes e autores associados, bem como dos problemas, questões, conceitos, abordagens e perspetivas relacionadas a cada um deles. Especificamente, no que diz respeito à área das Relações Públicas serão analisadas as obras base deste campo de estudo, bem como as obras de autor e editadas mais recentes, que oferecerem uma perspetiva mais atualizada e uma nova visão das propostas de base. Tendo em conta os objetivos deste trabalho, o processo de revisão da literatura revelar-se-á fundamental, pois permitirá, não só construir o enquadramento teórico que fundamenta o estudo, como também validar a

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necessidade e pertinência da integração de alguns conceitos da disciplina de RP na atividade de Secretariado.

3. REFERENCIAL TEÓRICO 3.1 Definição de RP e de Secretariado As Relações Públicas são um conjunto de técnicas que permitem apresentar a face pública de uma organização. Esta missão, que é essencialmente um trabalho a longo prazo, garante a construção da imagem e das marcas institucionais de forma mais eficaz que outras formas de comunicação como a Publicidade. As Relações Públicas são uma atividade que fundamenta o seu conjunto de ações em princípios como o respeito pelos públicos fornecendo-lhe informação institucional que lhe é relevante.

As Relações Públicas são, deste modo, uma disciplina da comunicação com corpo teórico próprio que está à disposição das organizações de modo a que possam estabelecer e manter uma boa relação com os seus públicos. Sendo o nosso propósito com este trabalho: delimitar os campos de ação das Relações Públicas, parece-nos mais apropriada a definição apresentada por Engrácio (2015): “As Relações Públicas são uma ciência assente num conjunto de conceitos e técnicas de comunicação que visa estabelecer e manter um bom entendimento entre as organizações e os seus públicos.” [Engrácio 2015] As Relações Públicas trabalham com vários públicos: Consideremos duas categorias principais: Os públicos internos e os externos. É importante esta distinção porque a atividade das Relações Públicas difere em vários elementos quer consideremos um ou outro tipo. Assim, os públicos internos, que vão ser abordados aqui, são os indivíduos que trabalham diretamente com a empresa ou organização, os seus funcionários, acionistas e gestores. Lindon, et. al. apresentam uma divisão dos públicos por camadas de proximidade sendo que as mais internas representam aqueles que trabalham diretamente com a organização e as camadas externas representam aquilo a que podemos chamar de públicos externos. No meio encontramos aqueles públicos que de algum modo estão dentro e fora da organização: fornecedores, comunicação social, distribuidores, consumidores, sindicatos, associações profissionais. Estes grupos a quem as mensagens das Relações Públicas se dirigem, vão obrigar os profissionais da área a ser polivalentes ao nível da formação e da sensibilidade no tratamento. No caso dos públicos internos, frequentemente esquecidos ou menosprezados, as Relações Públicas devem dar uma atenção especial. Estamos a lidar acima de tudo com pessoas, cidadãos, seres humanos e por isso a atenção para com eles vai melhorar a performance global da organização, contribuindo também para

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a veiculação de uma boa imagem. Mas esta visão não se resume à defesa dos interesses da organização. Segundo L’Etang, há nas Relações Públicas actuais uma visão mais abrangente de modo a que seja salvaguardado o interesse público, ou seja, o interesse de todos. [Engrácio, 2015] Em Portugal, a profissão de Secretário ainda não tem regulamentação própria, contudo, o mercado de trabalho português reconhece a importância deste profissional, uma vez que dados do Instituto de Emprego e Formação Profissional (2014) apontam que entre 2003 e 2013, foram criados cerca de 60.000 novos postos de trabalho para empregado de escritório. [Vieira & Sousa, 2015] Os primórdios da profissão datam da antiguidade. Os secretários sedimentaram a sua história sob a designação de escribas, uma profissão especializada, com amplos conhecimentos em matemática, contabilidade, rotinas administrativas e que tinham como principal característica o domínio da escrita. Portanto, esta profissão pode ser considerada como uma das mais antigas do mundo, mesmo que sob diferentes nomenclaturas. [Sabino & Rocha, 2004]. Mesmo sendo uma das primeiras profissões a surgir no mundo, em Portugal não existe regulamentação. No Brasil, em 30 de setembro de 1985, foi criada a Lei Nº 7.377 - posteriormente complementada pela Lei Nº 9.261, de 10 de janeiro de 1996. Por meio dessa, o secretariado deixou de ser uma atividade e passou a ser uma profissão. [Congresso Internacional de Formação para Assistentes de Direção, 9 - Novas competências críticas: atas, 2014].

Em Portugal, o secretariado é uma atividade desprotegida pela total ausência de regulamentação. Por este motivo, foram criadas associações para lutarem e defenderem os interesses destes profissionais, nomeadamente a ASP - Associação Portuguesa de Profissionais de Secretariado e Assessoria, em 1980, e posteriormente, em 2006, o CPS - Conselho Profissional de Secretariado. A fundadora do CPS, Ana Vieira, entre várias dinâmicas para dignificar a profissão e o seu reconhecimento, tem organizado desde 2014 eventos com carácter científico, e disponibilizado os respetivos Livros de Atas que resultam destes eventos no sítio1 da associação, de modo que possa ser possível provar que o Secretariado é uma ciência.

Com este trabalho pretendemos delimitar os campos de ação do Secretariado, pelo que nos parece mais apropriada a resposta que Ana Vieira deu numa entrevista elaborada por duas alunas da Licenciatura em Técnico Superior Secretariado, da Escola Superior de Tecnologias e Gestão de Águeda:

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www.cpsecretariado.pt

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O secretário desempenha a sua profissão nos escalões mais elevados da empresa.

Contacta com os superiores, visitantes, clientes, fornecedores, colegas (…) e possui uma boa cultura geral (…). O secretário deve ter facilidade de expressão oral e utilizar a voz como um eficaz meio de comunicação, isto é, exprimir-se com espontaneidade, clareza e correção. Deve ter raciocínio rápido e resposta pronta. (…) deve prestar a informação e impulsionar a ação. (…) Na exposição de ideias por escrito o secretário deve (…) redigir bem e com facilidade, clareza, simplicidade e precisão. (…) A boa memória é indispensável a um secretário. (…) É fundamental ter uma boa memória organizada criando o hábito de anotar tudo o que considerar importante e suscetível de vir a ser necessário no futuro. (…) é requerida, mais do que nunca, a capacidade de adaptação (…) e de sincronização do seu trabalho com a chefia e restante equipa. (…) é necessário também que domine conhecimentos técnicos essenciais: falar e escrever duas ou três línguas estrangeiras, saber datilografar e estenografar, (…) dominar as tecnologias de informação, nomeadamente, processadores de texto, folhas de cálculo, apresentações multimédia, bases de dados, programas de edição e de construção de páginas web, agendas eletrónicas, motores de busca, programas de faturação, redes sociais, etc. (…) e saber arquivar de forma ordenada. Um secretário necessita, em qualquer caso, de ter conhecimentos jurídicos, de saber, pelo menos, onde pode ir consultar e resolver os problemas que se lhe deparam. Psicologicamente é essencial uma sólida formação intelectual e moral e atualização constante aliadas a uma dedicação aos interesses da empresa. (VIEIRA, 2012)

No dia 22-12-2012, o CPS apresentou à Assembleia da República uma petição (Petição n.º 225/XII/2ª) para a criação da Ordem dos Profissionais de Secretariado e Assessoria, e foi admitida em 23-01-2013. No entanto, em 05-03-2015, a Comissão Parlamentar indeferiu este pedido, com a seguinte opinião: O relator entende que, a ser criada a referida Ordem Profissional, nos termos e requisitos decorrentes da Lei e do proposto na presente petição, verificar-se-ia a obrigatoriedade de, no País, todos os funcionários com funções de secretariado e de todos os assessores de todos os escritórios e empresas de Portugal serem licenciados, estarem inscritos na Ordem Profissional e serem portadores de uma licença/carteira profissional. Neste sentido, o relator manifesta fortes e fundadas reservas quanto a este propósito e quanto à criação desta Ordem Profissional, até por, sem desprimor e com o devido respeito, não vislumbrar o especial interesse público e a especial complexidade técnica desta profissão que justifique que o Estado delegue numa Ordem Profissional os seus poderes de regulador. (ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA, 2015)

Apesar desta falta de reconhecimento por parte do Governo português, esta profissão é muito requisitada pelo mercado de trabalho. A profissão de Secretário remonta a antiguidade, quando os homens desenvolviam atividades como escribas. Porém, enquanto curso superior, a sua história é bem mais recente e data do século XX. Em Portugal, o primeiro curso de secretariado foi criado em 1962

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no ISLA, hoje Universidade Europeia, ou seja, trata-se de um curso superior muito jovem, comparativamente a outras áreas do conhecimento. [Vieira & Sousa, 2015]

3.2 Comunicação organizacional interna Corrado (2002, p.21) acredita que a Comunicação Interna tem papel fundamental nas organizações, destacando que “quando a comunicação com colaboradores se concentra no cumprimento da missão empresarial, cria valor”. Se fizermos uma análise organizacional e nos basearmos em pesquisas recentes, podemos observar que os colaboradores têm desejos de comunicações muito simples como: Saber quais são os problemas da organização? Como a empresa lidará com eles? Qual o papel que o colaborador deverá exercer neste momento? Freitas (1995) defende que “as boas relações internas entre os colaboradores são à base das boas impressões externas que as pessoas têm de uma organização”.

Segundo Brum (2000), a comunicação precisa estimular positivamente os sentidos dos funcionários, permitindo que a empresa estabeleça com eles relacionamentos saudáveis, duradouros e, sobretudo, produtivos. Desta forma, é preciso estudar a forma e o conteúdo da comunicação.

Disponibilizar uma informação não representa por si só que houve a comunicação. Toda vez que se lança um canal de comunicação é necessário que se faça a sua divulgação. É preciso motivar o funcionário a acede-lo. Para isso a empresa deve estimular a participação do funcionário. A responsável pela comunicação é a direção, mas isso não impede que ela seja dividida com parceiros das mais diversas áreas. A comunicação interna é uma ferramenta da informação, satisfação e motivação do cliente interno (ou público interno). E isso contribui imensamente na conquista do cliente externo. A opinião do público interno tem grande influência nas opiniões do público externo.

Não podemos deixar de considerar que a Comunicação Interna é um processo básico que permite às pessoas orientar as suas condutas. É ela que dá forças às pessoas para trabalharem juntas e atingir os objetivos que lhes foram propostos. A principal atividade das organizações passa pela coordenação das suas atividades para alcançar objetivos, garantir a sobrevivência e a prosperidade, sempre baseada na cooperação mútua. Porém, sabemos que nem sempre as organizações conseguem atingir estes intentos.

[Sanchez, 2006] A comunicação interna organizacional não mais se concentra apenas em transmitir informações, mas também em mudar o comportamento dos colaboradores para que realizem um

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melhor trabalho, impulsionando a organização em direção a suas metas. A grande atenção dada à Comunicação nos últimos tempos tem seu fundamento em virtude do aumento gradativo da participação do colaborador nas decisões organizacionais, bem como com o surgimento das tecnologias de informação, os quais passaram a receber informações em tempo real, acabando com a vantagem que as organizações possuíam de esconder, manipular e negligenciar as informações para seu público interno. Segundo Coda (1997) a Comunicação Interna, principalmente em tempos de mudanças, envolve, simultaneamente, informação relevante para o trabalho, compreender o que as pessoas querem, usar canais adequados para a comunicação e para o feedback, criar oportunidades para que se exerça a criatividade e, finalmente, reconhecer o bom trabalho realizado. Essa incumbência torna-se mais complexa diante de um cenário volátil, tanto nos ambientes macro como micro-organizacional. Atualmente as organizações requerem de seus funcionários, mais do que simplesmente a precisão no cumprimento das tarefas, requerem atributos como comprometimento e fidelidade. O mundo globalizado exige agilidade, criatividade e comunicação competente, razão pela qual a Comunicação Interna adquire um caráter estratégico.

Kunsch (1997) afirma que a comunicação interna é parte da comunicação integrada e dever ser pensada estrategicamente. O conceito de Comunicação interna ganha, aqui, uma dimensão complexa e mais abrangente no conjunto das ações comunicacionais das organizações. Ela torna-se peça fundamental, pois favorece a troca de informações e ajuda para que a organização conheça os interesses dos que ali trabalham. É importante ressaltar que um trabalho de Comunicação Interna isolado seria ineficaz, pois além de oferecer canais é preciso oferecer informações qualificadas.

3.3 Vínculos entre as RP e o Secretariado A função de Relações Públicas é uma atividade que assume um papel estratégico numa organização, são necessários conhecimentos que muitas profissões que desempenham estas funções de forma colateral não têm. Para além de definirmos as funções de RP e de Secretariado pretende-se dar resposta à seguinte pergunta de partida: Quais os vínculos entre os âmbitos das RP e o Secretariado?

Nos estudos existentes sobre os vínculos entre os âmbitos das RP e SE, o que parece evidente é a necessidade de novas postulações sobre os campos de trabalho desses colaboradores, uma vez que “a ligação entre Secretariado e Relações Públicas ainda é canalizada de forma muito generalista” [Leite, 2010, p. 7]. No entanto, para podermos responder à pergunta quais os vínculos entre as RP e o SE,

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seleccionamos de forma arbitrária os seguintes cursos superiores e transcrevemos os seus objectivos e competências adquiridas no final desta formação:

A Licenciatura em Relações Públicas e Comunicação Empresarial2

2



Preparar profissionais para actuarem analítica e criticamente nos contextos profissionais onde têm lugar o desenvolvimento das actividades de Relações Públicas e de Comunicação Empresarial: agências, consultoras e clientes (concorrencial, público ou terceiro sector);



Dotar os estudantes de conhecimentos de base em ciências sociais e ciências da comunicação que concorram para o bom entendimento e utilização dos conhecimentos aplicados de Relações Públicas e Comunicação Empresarial;



Proporcionar aos estudantes conhecimentos abrangentes sobre métodos, técnicas e instrumentos de Relações Públicas e Comunicação Empresarial, numa perspectiva profissionalizante, capaz de formar a sua capacidade de resolução de problemas no âmbito da área de formação e futura área de inserção profissional;



Desenvolver nos estudantes as competências de actuação crítica sobre informação necessária e adequada ao bom desenvolvimento das suas actividades profissionais, capacitando-os para a tomada de decisões técnicas, e para a subjacente fundamentação, na área de Relações Públicas e Comunicação Empresarial;



Proporcionar conhecimentos aplicados que permitam aos estudantes actuar tecnicamente nos diferentes ambientes organizacionais onde desenvolverão as suas actividades profissionais;



Desenvolver nos estudantes competências pessoais e interpessoais capazes de potenciar a apresentação, debate, defesa e enriquecimento de ideias, conceitos, questões e problemas, inerentes às soluções encontradas no âmbito da aplicação prática dos conhecimentos técnicos das áreas de Relações Públicas e Comunicação Empresarial;



Desenvolver nos futuros profissionais padrões de aquisição de conhecimentos e de aprendizagem que lhes providenciem predisposição e capacidade para a sua actualização autónoma posterior, numa abordagem de “actualização e aprendizagem ao longo da vida”;



Realizar actividades de investigação aplicada próprias e intercâmbio científico 1 nacional e internacional nas áreas de Relações Públicas e Comunicação Empresarial, com relevância estratégica para o desenvolvimento das mesmas na ESCS e no Sistema de Ensino Nacional, que contribuam para o desenvolvimento científico das áreas, bem como para o incremento continuado da qualidade dos processos de aprendizagem dos alunos;



Promover a mobilidade nacional e internacional de docentes e discentes, no sentido de dotar estas duas comunidades de oportunidades de desenvolvimento das suas capacidades científicas, profissionais, de entendimento e humanas.

https://www.escs.ipl.pt/cursos/licenciaturas/relacoes-publicas-e-comunicacao-empresarial

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Licenciatura em Secretariado de Direção e Administração do ISCAC3 O Curso de Secretariado de Direção e Administração pretende formar profissionais capazes de desempenhar funções de nível superior de apoio à direção ou à administração das organizações/empresas, com elevada capacidade de adaptação e resposta a diferentes situações profissionais no âmbito da direção e da administração de empresas. A importância do mundo dos negócios e a internacionalização dos mercados vêm enfatizar a relevância dos profissionais desta área, que devem reunir um conjunto de competências e aptidões, não só do ponto de vista técnico, mas também pessoal. Deverão, assim, possuir alguns requisitos fundamentais, devendo ser: 

Bons comunicadores e bons relações públicas - competências requeridas no seu contacto com o público, nomeadamente, clientes, fornecedores, visitantes. Aqui, o domínio, quer a nível oral quer escrito, das línguas portuguesa, inglesa e mesmo espanhola, é essencial;



Bons organizadores - competência que se revela fundamental na organização de reuniões, eventos, viagens;



Bons gestores de informação e competentes na utilização de ferramentas informáticas estes requisitos revelam-se essenciais, nomeadamente, na preparação e reprodução de documentos; no intercâmbio de mensagens e ficheiros de dados, utilizando o correio eletrónico e na planificação e gestão de tarefas;



Bons técnicos no âmbito da organização e conservação de documentos de arquivo;



Bons conhecedores de normas gerais de Gestão e Contabilidade;



Bons conhecedores de princípios gerais de Direito, Ética e Deontologia - competências relevantes para uma atuação responsável e merecedora da confiança das suas chefias.



Bons profissionais que, no plano de um relacionamento interpessoal, saibam mover-se no centro dos processos de comunicação, em organizações/empresas.

O perfil pretendido será conseguido através de um plano de estudos abrangente, que deverá incluir várias áreas fundamentais, a saber: Línguas, Relações Públicas, Gestão, Contabilidade, Informática e Direito.

Estes profissionais deverão reunir uma série de competências que lhes permitam desempenhar com sucesso as funções que lhes são atribuídas:



3

Adquirir competências linguísticas: 

Dominar a oralidade e a escrita da Língua Portuguesa, da Língua Inglesa e ainda da Língua Espanhola;



Dominar a oralidade e a escrita das línguas acima referidas num contexto técnico, no âmbito do Secretariado de Direção e Administração;



Saber comunicar com os vários públicos, tendo em conta os objetivos e a cultura da organização;



Adquirir noções de organização e gestão de empresas e serviços públicos;

http://www.iscac.pt/index.php?m=4_20&lang=PT&curso=8519

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

Compreender noções fundamentais de Contabilidade Financeira e de Contabilidade de Gestão;



Utilizar de forma autónoma as TIC na organização da informação e de outras tarefas de secretariado e de assessoria;



Adquirir noções fundamentais de legislação comercial, fiscal e laboral.

Com base nos planos curriculares de um curso de Relações Públicas e de Secretariado foi possível encontrar alguns vínculos entre esses profissionais, a saber: a) Desenvolver competências pessoais e interpessoais; b) Competências na gestão da informação; c) Capacidade de resolução de problemas; d) Capacitação para a tomada de decisões.

Às Relações Públicas é incumbida a gestão dos processos comunicacionais nas organizações.

O RP desenvolve a sua atividade na construção e defesa da identidade e da reputação de organizações, assim como na expressão da sua identidade e credibilização, estabelecendo relações duradouras com os diferentes públicos. Estas atividades são desenvolvidas através do aconselhamento, estratégia e operacionalização de planos e programas, apoiado na pesquisa, monitorização e análise do ambiente organizacional e seu contexto. As RP, enquanto área de conhecimento autónoma, são uma disciplina científica que possuí atualmente a sua agenda de investigação, publicações periódicas especializadas, um ensino institucionalizado e associações profissionais e académicas, sendo uma profissão que tem as suas próprias metodologias e técnicas para gerir a comunicação da organização. Os embates sobre a relação existente entre Comunicação Organizacional e RP são importantes, pois proporcionam a reflexão acerca do poder da comunicação nas instituições e as modalidades de comunicação vinculadas às ações e produtos criados e geridos por profissionais da área. Em diferentes estratégicas o que estará em jogo é a manutenção da imagem construída de uma determinada organização, função esta que compete ao profissional de Relações Públicas.

A comunicação organizacional circunda todas as atribuições do Secretário Executivo, permitindo a ele desenvolver uma visão abrangente do comportamento organizacional no seu ambiente interno e externo. Em qualquer uma dessas esferas, este profissional estará inserido num ambiente de

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constantes mudanças, nas quais poderão ser exigidas habilidades e estratégias para se relacionar com os mais variados públicos e administrar a diversidade de informações que serão requisitadas. Com isso, o que se observa é que a comunicação está presente em diferentes espaços do dia-a-dia de um Secretário, visto que nas organizações ele atua como um elo entre a hierarquia de topo e os demais setores das empresas. Ao percebermos esses diferentes campos de atuação entre Relações Públicas e Secretariado podemos reconhecer algumas semelhanças e complementaridades das atividades desenvolvidas por cada um desses colaboradores.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS Ao evidenciarmos os possíveis vínculos entre os âmbitos das Relações Públicas e o Secretariado, destacados no decorrer deste estudo, foi possível perceber que ambos procuram direcionar os seus esforços de trabalho no processo de desenvolvimento da comunicação organizacional interna. Ambos devem ser bons comunicadores e ter competências requeridas no seu contacto com o público. As duas profissões assumem o papel de gestores da informação. São profissionais que, no plano de um relacionamento interpessoal, sabem mover-se no centro dos processos de comunicação. Apesar destas semelhanças, existem muitas outras competências que são específicas destas profissões, e daí, ser necessário a aquisição de formação específica para poder exercer essas tarefas. A finalização deste trabalho não encerra as discussões sobre as Relações Públicas e o Secretariado. Além disso, como toda e qualquer pesquisa, ele possui a sua limitação e, nesse caso, abre caminho para novas investigações que procurem colocar em pauta as singularidades e peculiaridades dessas profissões. Aliás, pensamos que seja oportuno, por exemplo, discutir de que forma se dá a construção do conhecimento nesses dois campos profissionais.

5. REFERÊNCIAS Albernaz, C. B. (2011). O Secretário Executivo como Gatekeeper da Informação (Tese de Doutoramento). Brasil: Universidade de Brasília.

Artico, J. A. (2013). O Secretário Executivo com perfil de Relações Públicas. Revista de Gestão e Secretariado - GeSec .

Assembleia da República. (3 de janeiro de 2013). Petição Nº 225/XII/2 - Criação da Ordem dos Profissionais

de

Secretariado

e

Assessoria.

Obtido

de

Parlamento:

http://www.parlamento.pt/ActividadeParlamentar/Paginas/DetalhePeticao.aspx?BID=12344

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Brandão, M. N. (2010). Formação do Profissional Secretário Executivo na UFC: Currículo, Competências e Cidadania (Tese de Doutoramento). Brasil: Universidade Federal do Ceará.

Congresso Internacional de Formação para Assistentes de Direção, 9 - Novas competências críticas: atas. (2014). Cenário do Secretariado Executivo no Brasil (pp. 36-46). Vila Nova de Famalicão (Portugal): Conselho Profissional de Secretariado.

Engrácio, H. W. (2015). Relações Públicas: para uma atualização de Funções e Instrumentos (Tese de Doutoramento). Portugal: Universidade Nova de Lisboa.

Paes, R. V., Antunes, C. K., Santiago, C. d., & Zwierzikowski, M. R. (2015). Novas Formas de Atuação do Profissional de Secretariado Executivo. Revista de Gestão e Secretariado - GeSec .

Raposo, A. L. (2013). Estratégia de comunicação como um processo de tomada de decisão: Uma nova abordagem na compreensão da formulação estratégica em Relações Públicas. Portugal: ISCTE Instituto Universitário de Lisboa.

SABINO, R. F., & ROCHA, F. G. (2004). Secretariado: do escriba ao web writer. Rio de Janeiro: Brasport.

Sanchez, L. H. (2006). A comunicação organizacional interna e o ambiente vitual: novas tendências.

Brasil: Universidade Metodista de São Paulo.

Sobreira, R. M. (2010). Os Profissionais da Comunicação Estratégicas das Organizações em Portugal: em busca de identidade profissional e reconhecimento (Tese de Doutoramento). Portugal: Universidade Nova de Lisboa.

Souza, E. C., Ferreira, B. A., & Viana, I. A. (jan/abr 2015). Relações públicas e secretariado executivo: interfaces de atuação no campo da comunicação organizacional. Revista de Gestão e Secretariado - GeSeC , 150-167.

Vieira, A., & Sousa, S. (2015). Congresso Internacional de Secretariado e Assessoria (CISA). O Cenário do Secretariado em Portugal. Portugal: Conselho Profissional de Secretariado.

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A Importância da Comunicação Eficaz entre o Secretário e o Executivo The Importance of Effective Communication Between the Secretary and the Executive Tatiane de Oliveira Instituto Federal de Mato Grosso – Brasil tatiane.oliveira@dmt.ifmt.edu.br

Resumo Este artigo tem como objetivo levantar a importância da comunicação eficaz entre o secretário e o executivo nas organizações. Por meio de pesquisa bibliográfica, descritiva, qualitativa e quantitativa com método survey, espera-se identificar as falhas na comunicação e a melhor maneira de evitar prejuízos para ambos os lados e privilegiar o bom andamento do trabalho. As conclusões apontam que há diversos benefícios ao se fazer uso de uma comunicação eficaz quando ambos formam uma equipe com simetria, motivada e competitiva, com resultados positivos para toda a organização.

Palavras-chave: Comunicação. Eficaz. Secretário. Executivo. Prejuízo.

Abstract This article purpose is to bring up the importance of effective communication between the secretary and the executive in organizations. Based on bibliographic, descriptive , qualitative and quantitative research by survey method , it is expected to identify the Communication Failures and the best way to avoid losses to both sides and to privilege the good progress of the work . The conclusions indicate that there are several benefits when the effective communication is used when both form a team with symmetry, motivated and competitive , with positive results for the entire organization.

Keywords: Communication. Effective. Secretary. Executive. Loss.

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1 INTRODUÇÃO A comunicação entre o secretário e o executivo é primordial para o bom andamento do trabalho nas organizações. As pessoas se relacionam por meio da comunicação, que deve ser eficaz.

Quando há deficiências na comunicação entre o secretário e o executivo, gera-se o retrabalho, fora os constrangimentos no relacionamento, o que pode ocasionar prejuízos financeiros e emocionais para os dois. Este trabalho tem como objetivo geral identificar a importância da comunicação eficaz entre o secretário e o executivo e objetivos específicos: i) apontar qual é o perfil do secretário e do executivo ii) descrever sobre a comunicação interpessoal e o relacionamento interpessoal iii) relatar sobre a comunicação entre o secretário e o executivo.

Pouco se tem questionado a relação entre o secretário e o executivo, até porque essa relação era mais distante, hoje com a mudança do perfil do secretário, eles trabalham em conjunto e o secretário assume diversos papéis no lugar do executivo. Espera-se que este trabalho traga contribuições significativas para o avanço do bom relacionamento e comunicação eficaz para o trabalho do secretário em relação ao executivo que também será beneficiado, estudo baseado na visão do secretário. Justifica-se o interesse neste estudo por tratar-se de uma parceria fundamental no trabalho diário de ambos, quando existe este cargo na organização, obrigatoriamente há este relacionamento entre os dois. A fim de fundamentar o tema, foi feita pesquisa com autores que falam sobre o perfil do secretário, do executivo, da comunicação interpessoal, do relacionamento interpessoal e da comunicação entre o secretário e o executivo. De acordo com França (1997) um dos fatores essenciais de relacionamento nas empresas atuais passou a ser a comunicação, que é um meio vital de recurso estratégico para o entendimento dos profissionais, além de evitar desgastes no relacionamento, retrabalho e desmotivação. Baseado nisso, a comunicação que é constante entre o secretário e o executivo, torna-se uma ferramenta estratégica para toda a empresa e não apenas para os dois. O planejamento, controle e execução vêm da comunicação entre as pessoas e equipes, devendo ser feito com clareza e eficácia, principalmente entre o secretário e o executivo, pois é por esse feito que diversas deliberações para as diretorias, gerências e demais setores, são realizadas. O secretário tem que entender, executar, delegar ordens, informações, assuntos e tarefas, sem erros e ruídos.

O fluxo de informações é grande, o executivo a todo o momento passa informações para o secretário e muitas vezes há duas, três ou mais alterações com o mesmo assunto, por isso, há necessidade de zelo e eficácia, caso contrário, há riscos de prejuízos em algum momento.

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Foi realizada para este trabalho pesquisa descritiva, qualitativa, quantitativa e bibliográfica, sendo essa última uma ferramenta que seleciona o material mais adequado para começar a trabalhar uma temática e todo tipo de documento que melhor se adapte ao que você busca. Parra Filho e Santos (2002) relatam que qualquer que seja o campo a ser pesquisado, sempre terá a necessidade de uma pesquisa bibliográfica, para um conhecimento prévio do assunto pesquisado.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 O perfil do secretário O secretariado é uma profissão regulamentada pelas Leis 7.377 de 30/9/85 e 9.261 de 11/1/96.

Para exercer a profissão é necessário ter o diploma de curso superior em secretariado executivo e para o ensino médio, antigo 2º grau, o curso técnico de secretariado. O secretário além das atividades rotineiras de administrar viagens, agenda e reuniões, assessora a gestão das organizações, pode gerir projetos e diagnósticos de análises e organizacional, identifica, sugere e faz mudanças no ambiente interno e externo às organizações, com estratégias organizacionais, equipes de trabalho, cultura organizacional, além de assessoria e promoção de eventos organizacionais, reorganização interna (layout, gestão de arquivos e documentos, atendimento...) e assessora também quanto às relações externas e internas com a comunicação e negociações nacionais e internacionais (BISCOLI E CIELO, 2004).

Bond e Oliveira (2009) fazem menção que a profissão do secretário evoluiu e tem caráter multidisciplinar, pois envolve áreas de gestão, técnicas secretariais, marketing, direito empresarial, economia, contabilidade, psicologia, línguas, informação etc.

O secretário tem competência para promover e participar da melhoria do processo de gestão e desenvolvimento das organizações, do aumento de produtividade e competitividade (BORTOLOTTO e WILLERS, 2005).

Neiva e D´elia (2009) destacam a autonomia decisória na gestão da organização como o novo perfil do secretário (Quadro 1). Comparando a Lei que regulamenta a profissão (Brasil, 1985) nota-se a aproximação deste profissional com os processos de assessoria deliberativa da gestão, ao expandir as atividades regulamentadas (Brasil, 1978) que restringia as suas atribuições aos âmbitos operacionais ligados aos serviços de escritório.

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Quadro 1 – Perfil do Secretário

Anteriormente Digitação.

Envio e recebimento correspondência.

Atualmente Coordenação do sistema de informação com o uso de rotinas automatizadas (editores de texto, agendas, telefone e banco de dados) de Coordenação do fluxo de papéis no departamento e triagem, bem como decisões sobre assuntos de rotina.

Provisão para o departamento, Coordenação de compras, cotação e preços com fornecedores de material necessário à alternativos e administração de custos do departamento. realização da rotina administrativa.

Organização de reuniões.

Sistemas integrados (rede) fazem esse trabalho. O secretário programa os equipamentos, organiza a infraestrutura e participa de muitas delas.

Atendimento ao telefone.

Atendimento global ao cliente, exigindo maior conhecimento da empresa e de seus clientes.

Manutenção de arquivos

Organização do sistema de dados e informações em arquivos manuais e eletrônicos.

Fonte: Neiva e D’élia (2009)

Como visto acima a comunicação está em todas as atribuições atuais do secretário, o que envolve a comunicação constante com o executivo no ambiente de trabalho. As pessoas têm diferentes culturas, costumes e valores, é necessário saber se adequar para que haja entendimento entre cada uma das partes e harmonia.

De acordo com Bond; Oliveira (2009) o secretário deve gerenciar de forma eficaz as informações e os dados, além de gerir a comunicação interna e externa de forma criativa e flexível, o que influencia diretamente nos resultados da organização.

2.2 O executivo Baseada nas informações de Grapeia (2009) do site administradores, a tomada de decisões, captação de recursos e direção das atividades, que são responsabilidades do executivo, são realizadas com o trabalho das outras pessoas e assim atingem as metas determinadas da organização.

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Os executivos têm a função gerencial de planejamento, organização, liderança e controle. As organizações têm objetivos, por isso, que elas existem e por meio da gestão do executivo e participação da equipe é que os objetivos podem ser alcançados.

O planejamento engloba definir metas e estratégias para alcançá-las, com planos para integrar e coordenar as tarefas. O executivo também é responsável por delegar as atividades, definir quem ficará responsável pelas divisões das equipes de trabalhos e definir as hierarquias.

O executivo coordena e dirige as equipes da organização, tem funções de liderança e controle.

Ele precisa monitorar o desempenho das pessoas e comparar com as metas já estabelecidas, deve ter habilidades e competências para atingir as metas e habilidades técnicas para aplicar o conhecimento e especialidade.

Ainda de acordo com o site, o executivo deve ter habilidade humana para trabalhar com outras pessoas, compreendê-las e motivá-las, individualmente e em grupos. Alguns têm ótimas habilidades técnicas e conhecimento, porém, são deficientes nos relacionamentos interpessoais.

Existem muitos executivos, segundo Carvalho (1998) que têm ideias brilhantes e são altamente capacitados, porém, não se comunicam de forma eficaz com o secretário, são individualistas, guardam informações e não ouvem sugestões e opiniões do secretário, o que diminui a probabilidade de sucesso organizacional, já que o trabalho é em equipe e cada um tem um conhecimento sobre a empresa e pode contribuir com experiências e melhorar o poder de decisão.

2.3 A comunicação interpessoal Segundo Bateman e Snell (1998) a comunicação não é feita apenas por meio das palavras e sim também das reações, gestos entre outros símbolos que vêm juntos ou não da fala.

Figura 1 – Processo de Comunicação Emissor

Codificaçã o

Mensagem

Descodific ação

Ruído

Feedbac k

Resposta

Fonte – Adaptado de Dubrin (1996 p. 204)

Receptor

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Acima na figura 1 estão descritos os processos da comunicação. Para que aconteça uma comunicação eficaz é preciso que sete passos funcionem e estejam presentes segundo Dubrin (2003) que são: a transmissão, a mensagem, o canal, o receptor, a resposta, o feedback e o ambiente. Os ruídos que geralmente acontecem fazem interferência nesses processos, além da comunicação não verbal que tem o objetivo de expressar o sentimento, de transmitir a linguagem do corpo que sofre influências intrapessoal e interpessoal e está relacionada ao momento, gestos e posturas.

A comunicação interpessoal, segundo Mendes e Junqueira (1999) estabelece o fluxo de pensamentos entre as pessoas, é a base interativa entre os humanos, dinâmica e contínua, onde se pode trocar experiências e informações.

Para Berlo (2003) e Schiavo (2007) a comunicação interpessoal conduz a interação dos indivíduos ou grupos, ligações entre o emissor e o receptor como base necessária à comunicação humana. Berlo (2003) ainda relata que a empatia é vital para compreender o que as pessoas sentem ou pensam, que pela comunicação o indivíduo aprimora a sua arte de influenciar e de ser influenciado, passa a não se apressar em fazer julgamentos e tirar conclusões, fica mais atencioso e respeita o entendimento do outro.

O funcionário, antes de ser empregado da organização, é um ser humano, cidadão com sentimentos e merece ser respeitado e a comunicação deve servir de instrumento para a valorização do homem, energias positivas poderão ser canalizadas por meio da comunicação e do diálogo, segundo Kunsch (2010). O diálogo fortalece a comunicação interpessoal face a face, onde as dúvidas podem ser esclarecidas e onde o feedback acontece.

2.5 Relacionamento interpessoal nas organizações Conviver é uma tarefa desafiante, principalmente no ambiente de trabalho onde se fica a maior parte do tempo, o trabalho em equipe é inevitável, as pessoas se portam diferente e a possibilidade de conflitos nessa interação aumenta, pode haver atração, antipatia, simpatia, colaboração, boa vontade, má vontade etc, o que gera prejuízo direto ou indireto para toda a organização, fora o abalo emocional que pode acontecer. (MOSCOVICI, 2008).

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Santiago (2005) explica que em todo grupo de pessoas, pode ser no trabalho, na família, escola, amigos etc, há possibilidades de conflitos porque as diferenças individuais levam às divergências e oposições. Entre a relação individual e a organização podem existir elementos que não se encaixam para o trabalho funcionar e possibilita assim o início de um ambiente negativo ao desempenho das atividades. Cada pessoa tem identidade própria, contudo, deve ter como base os princípios, valores e as políticas da organização.

Mailhiot (1976) afirma que ele chegou à constatação de que a produtividade e a eficiência de qualquer grupo de trabalho ou não, está ligado não apenas com as competências das pessoas, mas principalmente com a solidariedade de suas relações interpessoais.

2.6 Comunicação entre o secretário e o executivo De acordo com Chiavenato (2006) para atingir determinados objetivos as pessoas são obrigadas a colaborar entre si, já que com ação individual elas não seriam capazes. As organizações são sistemas de atividades coordenadas por mais de duas pessoas que se ajudam entre si e só existem quando as pessoas são capazes de se comunicar, estão dispostas a contribuir em conjunto e com um objetivo comum.

Toda comunicação dentro da organização é considerada comunicação interna, segundo Rego (1986) há uma diversidade de possibilidades de comunicação para que todos os colaboradores, novos contratados ou não, tenham conhecimento do que acontece ou foi atualizado.

“Apesar de certa obviedade decorrente da inegável importância do uso da palavra falada e seu peso nas relações interpessoais, poucos os executivos sabem a respeito do uso da palavra e do lugar que a fala ocupa na vida dos homens” (Freitas, 2006, p. 145) e com isso, o secretário tem seu trabalho prejudicado com reflexo no próprio executivo e muitas vezes nas demais equipes da organização. Se o secretário recebe uma informação do executivo pela metade ou com ruídos, ele pode executar ou delegar o trabalho de forma equivocada, gerando prejuízos financeiros, emocionais ou de tempo.

Segundo Torquato (2002, p.34) a comunicação administrativa inclui os procedimentos internos da organização “reunindo papéis, cartas internas, memorandos (...)” e com objetivo de oferecer maior integração por meio do diálogo, a parceria profissional entre o secretário e o executivo deve ser estreitada e respeitada por meio da comunicação eficaz. Exemplo: o chefe repassa uma solicitação de viagem, porém não informa todos os detalhes, como: preferência de hotel, horário do compromisso. O

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secretário tem que indagá-lo de todos os detalhes, sendo que a informação poderia chegar já completa e clara. Em seguida ele faz reserva no hotel próximo ao compromisso ou próximo ao aeroporto, porém depois de tudo reservado, ele fala que prefere outro. Por que não falou logo da primeira vez? A repetição desses acontecimentos gera vários desgastes para o secretário que tem o retrabalho, prejuízos financeiros algumas vezes com taxas altas de remarcações, desgaste emocional e muitas vezes até físico, como ficar negociando ao telefone com hotéis para não cobrar o cancelamento e a vaga no hotel específico que ele solicitou depois; é comum os hotéis não terem vagas próximo às datas festivas, principalmente em São Paulo e no Rio de Janeiro, onde em geral a sede das grandes empresas ficam.

Essas alterações geram impactos para os dois, o executivo deve ser claro, objetivo e se comunicar da primeira vez com todos os detalhes, preferências e dúvidas.

Com o tempo de experiência e quando já se trabalha há um tempo com o mesmo executivo, o secretário sabe identificar quando têm ruídos na comunicação e dialoga para que haja o entendimento do assunto, porém, essa iniciativa também deve partir do executivo. O secretário no decorrer do trabalho deve apresentar ao executivo as dificuldades e alternativas de mudanças na comunicação.

Espera-se que ele compreenda as questões vantajosas para a empresa e para o próprio relacionamento diário com o secretário e esteja disponível a colaborar para o objetivo comum. Muitas vezes acontece ao contrário, o secretário não se comunica de maneira eficaz com o chefe e pode trazer consequências até maiores, caso ele tome alguma decisão com a comunicação equivocada.

De acordo com Wada (2007) o secretário deve ser intermediador nos processos de empowerment nas organizações com comunicação eficiente e eficaz, flexibilidade e visão sistêmica preparada para iniciar as mudanças benéficas. A comunicação eficaz entre ambos é o ponto inicial para que os outros processos alcancem seus objetivos.

Bortolotto e Willers (2005) relatam que o secretário tem perfil eclético, polivalente e multifuncional, com versatilidade, criatividade, liderança, dinamismo, iniciativa, eficiência, discrição, cooperativismo, ética, comprometimento, tomada de decisão e paciência, que segundo Martins et al.

(2011) e Regazzi (2011) é a resiliência.

Espera-se com esses diversos atributos que por mais que o secretário encontre dificuldades no dia a dia de trabalho junto com o executivo, com o tempo de relacionamento profissional os dois possam criar a consciência da importância da comunicação eficaz entre eles, identifiquem os pontos negativos e tomem a iniciativa de mudança, com entendimento e diálogo, assim os objetivos serão alcançados.

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3 METODOLOGIA Para Strauss e Corbin (1998) o método é a junção dos procedimentos e técnicas que foram aplicadas para a coleta e análise de dados, fornece ao leitor o caminho utilizado para se atingir o objetivo planejado deste artigo. A pesquisa tem abordagem qualitativa, que de acordo com AlvesMazzotti (2004) caracterizam-se pela sua diversidade e flexibilidade, com fenômenos usuais das Ciências Sociais, segundo Appolinário (2009) e quantitativa já que é orientada pelo raciocínio hipotético dedutivo e define amostra que serão estudadas com informações que serão quantificadas, de acordo com Lima (2008). A natureza é exploratória descritiva, pois segundo Gil (2009), tem como objetivo maior proximidade do problema, tornando-o mais compreensível. O autor também relata que a pesquisa descritiva apresenta as características de uma determinada população ou fenômeno ou estabelecimento de interação entre tipos variáreis, com utilização de técnicas padronizadas de coletas de dados, que por sua vez, servem para identificar novas visões dos problemas, que as aproxima das pesquisas exploratórias.

Os procedimentos técnicos utilizados para as coletas de dados foram com base em estudos bibliográficos do perfil do secretário, do executivo, comunicação interpessoal, relacionamento interpessoal e comunicação entre os dois e, esses estudos de acordo com Cervo e Bervian (2002, p.

55), servem para explicar um determinado problema a partir de referenciais teóricos publicados em documentos e podem ser de forma independente ou com parte de pesquisa descritiva ou experimental, buscam conhecer e analisar temas culturais ou científicos.

A pesquisa de campo foi realizada com aplicação de questionário survey com nove perguntas mistas, abertas e fechadas, sem identificação de dados pessoais ou tempo na função, para estudantes de graduação em secretariado executivo que já trabalham na área em Cuiabá/MT e profissionais formados em São Paulo/SP. Após esta apresentação metodológica será apresentada a análise e sistematização dos dados levantados.

4 ANÁLISE DOS DADOS As análises e interpretações dos resultados de como a comunicação tem sido feita entre o secretário e o executivo, na visão do secretário, serão realizadas com base nos resultados obtidos no questionário aplicado com respostas dos estudantes de graduação em secretariado executivo que já trabalham na área em Cuiabá/MT e profissionais formados em São Paulo/SP.

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4.1 A comunicação eficaz Esta categoria tem como objetivo verificar como a comunicação tem sido feita entre o secretário e o executivo. Foi observada que na maioria das vezes na visão dos secretários entrevistados que a comunicação tem acontecido de forma eficaz na maioria das vezes, tanto a que parte dos secretários, quanto a que vem do executivo para com o secretário, porém, com algumas ressalvas, o que identifica que ainda existem problemas na comunicação.

Desta forma, entende-se que a comunicação eficaz tem acontecido na maior parte das vezes sem ruídos e sem prejuízos, com maior satisfação de ambos os lados, porém, houve respostas negativas, o que significa que o diálogo tem que ser reforçado e deve ser considerado como parte importante no processo de trabalho.

Pergunta aberta: - Você considera a sua comunicação eficaz com o executivo? Obs: A que parte de você.

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Esta outra pergunta foi fechada: - Você considera a comunicação eficaz do executivo para com você?

4.2 Retrabalho Sobre o retrabalho esta categoria visa identificar os erros já cometidos com a falha de comunicação e por consequência ter prejuízos advindos do retrabalho, na visão dos secretários.

Com base nos resultados, entende-se que o retrabalho já aconteceu na maioria das vezes, porém com pouca repetição o que mostra que depois do acontecido, a falha foi identificada e o diálogo passou a acontecer, o que influencia o trabalho de forma positiva e diminui os possíveis erros e prejuízos.

As perguntas fechadas foram: - Já houve retrabalho devido ao não entendimento (falha na comunicação)? Da sua parte (secretário) ou da dele (executivo).

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- O executivo já passou alguma atividade para você delegar para gerentes, supervisores... e não foi claro e você passou com alguma dúvida ou errado?

- Você já passou algum feedback errado para o seu executivo?

4.3 Diálogo e harmonia Nesta categoria tem como objetivo identificar se o diálogo tem sido priorizado no relacionamento interpessoal entre o secretário e o executivo.

Nota-se que o diálogo tem acontecido com certa frequência entre os dois, porém, nem sempre tem sido de forma eficaz, clara, objetiva e com tempo hábil, pois nota-se que algumas vezes o

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secretário não consegue se sentir à vontade para dialogar. Apesar disso, identificou-se harmonia entre ambos, o que confirma que o diálogo tem sido considerado na maior parte das vezes pelo executivo, na visão dos secretários.

- Você já dialogou com seu chefe sobre a falha e os problemas na comunicação entre vocês dois? Ele aceitou e se comprometeu a corrigir e melhorar:

- Você dialoga com frequência com o executivo? Ele costuma ouvi-lo(á) e acatar as suas sugestões/opiniões?

- Você considera bom e harmonioso o seu relacionamento com o executivo?

L i v r o d e A t a s | 36

Segundo Katz e Kahn (1987) a comunicação no fluxo ascendente é assumida em diversas formas, geralmente em posições hierárquicas de executivos e/ou superiores, eles, por sua vez, não têm o costume de ouvir os seus subordinados, fato que se percebe nas respostas abaixo, falta de diálogo, de objetividade, de atenção e valorização com as opiniões e sugestões dos secretários, e os executivos, em contrapartida, podem não receber o feedback adequado como deveria, o que pode atrapalhar nas tomadas de decisões, gerar prejuízos, levar a conflitos, baixa produtividade pela falta de tempo e qualidade de vida. Observa-se que o diálogo seria o primeiro passo para se alcançar uma comunicação eficaz e harmoniosa entre os dois, segundo as respostas dos secretários abaixo.

Pergunta aberta: - Na sua opinião o que pode melhorar no relacionamento entre você e o executivo para que melhore a comunicação entre vocês e fique uma relação harmoniosa?

Ele saber, cumprir com o que ele disse, e não me deixar em saia justa. Como "ah eu não falei isso".

Deve haver maior disposição dele de fazer melhorias no setor e não se acomodar com situações que vem perdurando por tempos como se fossem normais, se adequar aos avanços e buscar novas maneiras de gerenciar.

Da minha parte, ser mais objetiva. Da parte dele, estar mais presente da organização.

Ele deixar de ser centralizador e ser mais comunicativo Comunicação mais clara.

Boa comunicação e mais diálogos.

Acredito que padronização na comunicação e no canal de comunicação.

Ter mais tempo para diálogos.

Um pouco mais de abertura e compreensão da parte dele.

Acredito que pequenos ajustes no dia a dia

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...Respondendo a questão, o que pode melhor é o tempo de conversa de um para com o outro. Assim as questões podem ser resolvidas sem pressa e com mais cuidado.

Mais clareza na hora de dialogar e desenvolver a autoconfiança Ele poderia aceitar melhor meu feedback e não tentar refutar as minhas opiniões para posteriormente se passar como decisões próprias.

Flexibilidade e abertura. (respostas referente minha última colocação, pois no momento estou em busca de recolocação).

Investir mais na comunicação assertiva. Meu executivo sempre é um professor, pois trabalho em uma universidade, desse modo, geralmente a comunicação acaba sendo mais prolixa.

Feedback, avaliações, confiança em seu trabalho, parceria.

Objetividade A sinceridade e ser verdadeiro

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Com base nas informações levantadas é possível compreender que a comunicação eficaz, interpessoal, o bom relacionamento interpessoal e o diálogo não têm acontecido entre o secretário e o executivo com frequência, segundo as respostas dos secretários, o que impacta de forma negativa o trabalho de ambos. De acordo com Guimarães (2000) eles formam uma dupla, apesar de cada um isoladamente, em alguns momentos, desenvolver o seu trabalho.

Para que todos os trabalhos do secretário como: administração da agenda, fluxos das rotinas administrativas, organização de viagens e eventos, gestão de documentos e arquivos, compras, orçamentos, negociações, atendimento interno e externo às pessoas que procuram pelo executivo, observou-se que a comunicação eficaz é a mais importante entre elas, pois com conversa clara, objetiva e bom relacionamento interpessoal, eles irão administrar o fluxo de trabalho. Um deles de mau-humor devido às consequências negativas das falhas na comunicação, não permitirá o bom

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andamento das demais atividades. Os dois devem formar uma equipe de sucesso para que o dia seja menos tenso e sem probabilidades de retrabalhos. É muito importante conhecer ao máximo o executivo, saber qual é a rotina e as preferências de trabalho dele.

De acordo com Marchiori (2008) a comunicação pode e deve ser utilizada para integrar, excitar, motivar, explorar a imagem da organização, resolver os problemas e evitá-los é sua prioridade.

Os resultados encontrados apontam, na visão dos secretários, que os dois não têm trabalhado em parceria e sem priorizar pela comunicação eficaz no dia a dia de trabalho, na maior parte das vezes, o que traz prejuízos profissionais e não colabora para um ambiente harmonioso de trabalho. Segundo Ribeiro (1993) tem poder aquele que sabe se comunicar, esse poder influencia, transforma, sensibiliza, comove, convence, esclarece, agita e firma presença em qualquer lugar que esteja.

A partir da análise dos questionários foi possível perceber como a comunicação eficaz é importante para o secretário no trabalho em conjunto com o executivo, pode propiciar bem-estar e estreita o caminho de sucesso para os objetivos da organização e essa consciência e atitude devem partir dos dois lados, segundo a visão dos secretários.

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Office Management Professionals: essential skills in a global marketplace

Profissionais de Secretariado: competências fundamentais num mercado global Ana Rita Calvão, ESTGA – University of Aveiro, Portugal, arc@ua.pt Anabela Simões, CLC/ESTGA – University of Aveiro, Portugal, anabela.simoes@ua.pt Isabel Dórdio Dimas, GOVCOPP/ESTGA – University of Aveiro, Portugal, idimas@ua.pt

Abstract The current organizational reality poses new challenges and new demands to the various organizational agents. In order to meet the needs imposed by a context marked by globalization, internationalization, and technology, today’s marketplace demands the constant updating of knowledge and skills. Office Management Professionals, who are key to any organization, are no exception. In recent years, the role of these professionals has gone through enormous changes, which range from the adaptation of tasks to different companies to the development of competences meant to be applied to new areas of intervention and performance. The present study aims to identify Office Management Professionals’ skills organizations value the most. Thus, a survey was conducted on a sample of organizations coming from diverse activity sectors and with different dimensions. The results of the study shall be herein presented and discussed.

Keywords: skills, organizations, office management

Resumo A realidade organizacional atual coloca, diariamente, novos desafios e novas exigências aos vários atores organizacionais. Com efeito, para dar resposta às necessidades impostas por um mercado marcado pela globalização, pela internacionalização e pela tecnologia, é necessária uma constante atualização de conhecimentos e de competências. O profissional de secretariado, enquanto peça-chave no funcionamento organizacional, não é exceção. A função de secretário tem vindo, nos últimos anos, a sofrer enormes transformações, as quais vão desde a adaptação das suas tarefas ao contexto onde se insere até à extensão das suas competências a novas áreas de intervenção e desempenho. O presente estudo tem como objetivo central contribuir para identificar as competências dos profissionais de secretariado mais valorizadas pelas organizações. Desta forma, foi realizado um inquérito a uma amostra de organizações de vários sectores de atividade e de várias dimensões. Serão apresentados os resultados do estudo conduzido e discutidas as suas principais implicações.

Palavras-chave: competências, organizações, secretariado

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1. INTRODUCTION The “global village”, as predicted by McLuhan [1964] some fifty years ago, is now a reality.

The advent of the twenty-first century has witnessed a new and fast-changing world where we all seem to be connected as if we were members of a single community. Technological advances, especially the “extraordinary human adventure” called Internet [Castells 2003], on the one hand, and the accentuated increase of people’s mobility and subsequent workforce diversity, on the other hand, are amongst the most relevant aspects of this revolution.

It’s indeed undeniable that technological advances have revolutionized the way we live, work, and relate to one another. People are now connected by mobile devices, with unprecedented processing power, storage capacity, and access to knowledge, and assume all this information should be easily accessible and shared or validated on-demand, that is, following the proceedings of real-time communication.

In a fast and competitive world, where many of us are tech-savvy and demand immediacy when requiring information or exchanging data, email, video conferencing, social media, chat rooms, intranet systems, etc. have become essential tools to the workplace as well. Not only do they enable increased speed, frequency, and reach of communication with other employees, partners, suppliers, customers, and organizations, but they also allow “people from opposite ends of the world to work together seamlessly 24 hours a day” [Thill/ Bovée 2014]. In other words, it’s not only about responding quickly and effectively or collaborating rapidly and successfully with your local stakeholders, but it’s also about achieving a higher goal, which is conducting business on a global scale with relatively inexpensive tools.

Pushing boundaries and crossing national markets to compete on a global scale is a challenging endeavour for a number of very different reasons. Our focus here, though, will be on the communication and interpersonal skills involved in such process. Drawing on the importance of technological advances in today’s changing environment, Thill and Bovée [2014] reinforce that technology also showcases one’s communication skills, revealed in every e-mail message, video teleconference or telephone call. This will lead us to the importance of good communication in business.

Organizations are, above all, communicative communities [Ricardo 2003]. As Duarte and Monteiro [2009] explain, communication is undoubtedly present in all organizational processes, it is the energy that circulates in all systems and the cement that gives consistency and strengthens

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organizational identity; it is present in every sector, in every relationship, in every flow of information and spaces for interaction and dialogue. It “is the lifeblood of all organizations: it is the medium through which companies access the vital resources they need in order to operate” [Van Riel and Fombrun 2007]. Communication allows organizations to acquire the primary resources they need, but also to build up valuable stocks of secondary resources, such as “legitimacy” and “reputation”.

Communication is, therefore, the heart of organizational performance [Idem]. Moreover, in a global and competitive world, where the quality of ideas, excellence, work ethics and social responsibility, management of interactions or image promotion play a central role, communication is, therefore, an absolutely strategic area for organizations. Without communication, there isn’t organization, management, cooperation, motivation, sales, offer and demand, marketing, coordinated work processes [Rego 2010].

Yet, when a company “goes global” and its workforce needs to interact at an international level, with individuals with different cultural, legal and ethical backgrounds and different business practices, another specific set of communicative skills becomes tremendously important: knowledge of foreign languages and, on the other hand, intercultural awareness [Martin and Nakayama 2004; Sharifian and Jamarani 2013]. As Michael Morley [2004] explains,

Proficiency in more than your native language is a major advantage. It signals both your respect for and interest in people of other nations, in addition to allowing you to work more easily in a variety of environments. You will put interactions with your colleagues and audiences in other nations on a different and stronger footing. (…) Respect for the customs and etiquette of each distinct society, country, nation or religion is essential. Not only should these customs be learned, they should be practised.

In order to communicate effectively in the globalized world, it’s vital to a company’s success to have an insight into how different cultures perceive the world around them and communicate, how different countries trade and do business, how different cultures manage people. Culture does determine how individuals encode and interpret verbal and non-verbal messages, how they assess context and value authority, how they deal with the fact that information may be more or less explicit or that the decision-making processes may have different paces. Different meanings of time, formality levels, personal space and touch, eye contact, and gift-giving, as well as acceptable conversation topics

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or even displays of emotions, etc., are all influenced by cultural factors, and being aware of all that may represent the key to succeeding in an international business negotiation.

In order to meet the needs imposed by a context marked by globalization, internationalization, and technology, today’s marketplace demands the constant updating of knowledge and skills. Office Management Professionals, who are key to any organization and, therefore, a vital part of the economy [Gaebler n.d.], are no exception.

According to the Career Planner [n.d.], a North-American platform that specializes in career and personality tests, career counseling and coaching tools, this occupation is expected to be among those with the largest number of new jobs.

In recent years, the role of these professionals within

organizations has gone through enormous changes; presently, and though they still preserve an organizing function, they perform fewer clerical tasks and are increasingly taking on the roles of information and communication managers.

Long gone are the days when secretaries were just used to answer the phone, type letters, and file documents. In today’s global market, office managers or administrative assistants – “the calm eye of the storm that rages around them”, as the European Management Assistants Association [n.d.] curiously puts it – must fill a much broader role, now moulded by the challenges of a demanding and extremely competitive world.

The roles and profiles of these professionals have changed considerably in the past decades.

These are now expected to be versatile individuals with an eclectic training, which allows them to tackle different areas such as planning, communication, psychology, leadership, marketing or finance.

They know the philosophy, culture, and climate of the company; they take the function of facilitator between the company and all internal and external stakeholders, by coordinating information, communicating quickly and effectively, managing relationships and conflicts, and by assuming firm ethical behavior in all those processes. Furthermore, today’s office managers are willing to continuously invest in the development of competencies meant to be applied to new areas of intervention and performance of their companies. These new skills grant these professionals, on the one hand, a higher level of autonomy and, on the other, a higher level of responsibility for the achieved results [Almeida et al. 2010; Borges 2009; Dieterich and Ferro 2012; Ramos and Batista 204; Santos 2012].

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Although responsibilities vary from business to business, according to each company’s typology and dimension, market, area of operation, purpose and target audiences, there are three well-defined areas or dimensions [Le Boterf 2005] that should be developed and integrated in a holistic manner: 1. “know” (scientific knowledge) 2. “know-to-be” (attitudes and assertiveness) 3. “know-how” (task performance) As we have seen, the world is subject to constant change and competition is fierce, which forces companies to constantly adapt and evolve if they want to maintain their position in the market.

This logic persists when it comes to office staff, who must also adapt themselves to a marketplace that demands professionals with highly qualified profiles. According to Amaral et al. [2012], the development of these professionals’ skills and knowledge should be based on four concrete pillars: a. administrative assistance, by applying techniques that foster the establishment of functional routines; b. management, by efficiently and effectively applying skills that allow a positive outcome in terms of organization, planning, monitoring and evaluation of work; c. Entrepreneurship, through the creation, promotion and implementation of solutions that improve work processes; d. Consultancy, through the analysis and understanding of the organizational culture, by identifying critical points and proposing improvement strategies.

The second dimension comprises behaviors, habits, attitudes, sense of professionalism and ethics that resides in each individual. Due to their central position within organizations, office management professionals’ range of personality traits and interpersonal skills are quite ample. For example, they are required to reveal emotional maturity and balanced attitudes, know how to act and react in situations where possible tensions and conflict could interfere with the positive work environment, and they should always convey an image of credibility and professionalism, which is even more critical when it comes to communicating with external stakeholders. Furthermore, these professionals should aim to assume an assertive and real proactive attitude, by seeking to become a real support to the company’s necessary work processes [Dimas et al. 2013].

Finally, and according to the Career Planner [n.d.], it’s a fact that as the reliance on technology continues to expand, the role of office professionals has evolved as well, and now they’re expected to assume practical and technical responsibilities that were once reserved for managerial and professional staff.

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On the whole, today’s administrative assistants are highly qualified professionals who gather a broad knowledge and diverse technical abilities, which are effectively applied in a company’s administrative and direct assistance areas. They are guided by a notion efficiency and professionalism, aim to reach an understanding and systemic view of the organization, and seek in proactive and assertive manners to reach organizational strategic objectives.

2. CASE STUDY This study aims to identify the range of essential skills that office management professionals must possess, from the perspective of Portuguese companies’ senior management. The adopted methodology aims to explore how the results can vary depending on the characteristics of the organization.

2.1. Methodology The identification of the companies for the present study was carried out through research on the Internet and on corporate databases. Departing from these sources of information, the research team built a database consisting of 1000 companies from various industries and different regions of the country.

To collect data, researchers created an online survey using a Google tool, which was then sent to the identified companies. The contact was established through personalized email, where the purpose of the study and the required type of collaboration were explained. Two weeks after the first contact, a second email was sent to the companies that had not yet responded to the survey. This procedure was again repeated a week later. Results refer to the data collected during the months of April and May 2016.

The first part of the survey aimed to characterize the organization: name, business area, location and dimension were requested. In this initial section, the international dimension of the surveyed companies was also assessed. Three sequential questions were posed: firstly, respondents had to indicate whether their organization conducts business with foreign countries. In case of an affirmative answer, two further items were questioned: what are the countries they trade with (a maximum of five) and what is the percentage of turnover generated abroad.

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In the second part of the survey, the research team asked the senior management of the inquired organizations to indicate from a list of provided items the degree of importance to their business of the skillset office management professionals should possess. Respondents had to specify their choices through a Likert scale of four points, where 1 represented "not important" and 4 to "very important."

The list of skills was divided into two distinct areas: technical skills (Figure 1), which comprise competences related to business communication, first language and foreign languages, the use of computer programs, among others; personal and interpersonal skills (Figure 2), which sought to evaluate aspects related to the personal characteristics of the professionals that contribute to the quality of individual and teamwork. These lists could also be expanded by each of the respondents, by filling in the available blank fields with further skills not included in the provided lists, yet considered important by the surveyed companies.

Figure 1 - List of office management professionals’ technical skills outlined in the questionnaire

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Figure 2 – List of office management professionals’ personal and interpersonal skills outlined in the questionnaire

In order to assess the comprehensibility of the items and the response scale used by the target population of the study, a pilot study was conducted with some companies, selected for this specific purpose. Those previously surveyed companies presented some suggestions, especially in terms of the clarity of the instructions, which were then incorporated into the final version of the survey.

2.2. Characterisation of the sample The final sample consisted of 63 companies, 9 of which are large companies (13.4%), 26 medium enterprises (38.8%) and 28 micro and small enterprises (41.8%). In terms of geographical location, and having NUTS 2 as a reference, 52 companies are located in the central region (77.6%), 11 in the northern region (16.4%), 2 in Alentejo (3%) and 2 in Lisbon Metropolitan Area (3%).

To the question whether companies do business with foreign countries, 58% (N = 39) answered positively (78% of the large enterprises sample report doing business with foreign countries; medium-sized and small/micro enterprises report a percentage of 65% and 58%, respectively).

Researchers also inquired about the top five countries with which international business relationships are established. The results revealed that 53.8% of companies do business with Spain, 38.5% with France, 28.2% with the African Countries of Portuguese Official Language, 25.6% with the United Kingdom and 25.6% with Germany (as well as with other countries with less representative

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percentages). Finally, as regards to the approximate percentage of total turnover generated abroad, results indicate an average percentage of 43.8% (SD = 33.5%).

Presentation and analysis of the results In the following section, the obtained results shall be presented. Tables 1 and 2 display the means and standard deviations obtained in matters related to the technical skills and Table 3 exhibits the results of the personal and interpersonal skills related questions4.

Business Communication Office general routines

Mean 3,43

SD 0,56

Information Technology Word processing

Mean 3,71

SD 0,49

Face-to-face services

3,67

0,57

Spreadsheets

3,52

0,62

Telephoning Customer/Visitors reception

3,70 3,67

0,46 0,51

IT-based presentations E-mail management

3,22 3,65

0,73 0,51

Meeting organization and management Travel arrangements organization and management Complaints management

3,29

0,63

Electronic calendar management

3,46

0,67

2,89

0,79

Databases

3,16

0,83

Events management

3,30

0,80

Invoicing software

3,05

1,10

2,90

0,78

Salary processing software

2,73

1,12

Protocol

3,06

0,76

Social Media management

2,71

0,92

Mean 3,51

SD 0,54

Creation of web contents

2,78

0,87

Other technical skills Information storage and management Office management routines

3,62

0,49

Communication/ Advertising

2,89

0,92

Management basic knowledge

3,27

0,57

Human Resources knowledge

3,03

0,74

Accountancy basic knowledge

3,00

0,78

Business law basic knowledge

2,83

0,75

Table 1 - Technical skills – business communication and information technology related skills and other technical skills: means and standard deviations

Language Command

4

Oral skills

Document production skills

Mean

SD

Mean

SD

Portuguese

3,94

0,25

3,92

0,27

English

3,48

0,62

3,46

0,69

Translation skills Mean

SD

3,35

0,68

Only one organization responded to the item ‘Other Languages’, being Mandarin was the response given.

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French

2,63

0,77

2,57

0,76

2,70

0,80

Spanish

2,84

0,81

2,68

0,78

2,73

0,85

German

2,19

0,69

2,16

0,79

2,21

0,79

Table 2 - Technical skills at Language Command level: means and standard deviations

Personal and Interpersonal Skills Discretion

Mean

SD

3,62

0,52

Loyalty Ethics

3,92

0,27

3,86

0,35

Organization

3,71

0,46

Friendliness / Empathy Politeness /Diplomacy

3,65

0,48

3,60

0,52

Proactivity / dynamism

3,68

0,47

Team work

3,65

0,48

Stress management

3,59

0,53

Conflict management

3,68

0,47

Interpersonal communication

3,67

0,51

Public communication

3,32

0,67

Table 3 - Personal and Interpersonal Skills: means and standard deviations

In addition to the characterization of the results obtained through the means and respective standard deviations observed in the global sample, the research team also sought to explore the existence of significant differences in the assessment of the importance of skills, depending on the size of surveyed organizations. The graphs presented from Figure 3 to Figure 7 exhibit those differences; the indicated values are the average values within each company type ― large, medium, and small and micro.

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Figure 3 - Degree of importance given to skills related to the business communication area

Through the analysis of Table 1 and Figure 3, following conclusions can be drawn: - Technical skills in areas such as personal customer reception and telephone customer services are considered fundamental; - With high importance also arise skills in general office routines, complaints management and travel organization and management (although less relevant in micro + small businesses); - It should be noted that large companies give a lower importance to skills related to social networks management, web content production, and tasks related to advertising. This assessment is probably related not with the fact that these areas aren’t relevant to the organizations, but with the existence of professionals with specific expertise in those areas.

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Figure 4 - Degree of importance given to skills related to the information technology area

The average values for the degree of importance in the software domain, as observed in Table 1 and in the chart in Figure 4, highlight the relevance given to word processing programs, electronic presentations, and e-mail management. Noteworthy is also the reduced importance given by large companies to the command of database programs and invoicing and payroll processing software.

Nevertheless, these skills are considered important by the other types of companies.

As for the assessment of other skills, information storage and management, as well as the organization of daily and monthly office management routines, and basic knowledge of management are considered key skills. Moreover, knowledge of business law, accounting principles, and human resources management are valued by micro and small businesses, but considered unimportant by large companies (Table 1 and Figure 5).

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Figure 5 - Degree of importance given to other skills

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Figure 6 - Degree of importance given to language-related skills

As far as the command of languages is concerned, Table 2 and the graph in Figure 6 show that: -

A solid command of Portuguese, both in terms of oral proficiency and document production, is

regarded as crucial by all surveyed companies; -

With regard to foreign languages, English is clearly preferred when compared to other foreign

languages, both in terms of oral fluency, document production and also translation ability; -

Spanish emerged as the second foreign language recognized as most important by the

surveyed companies (which can be related to the fact that more than 50% of companies have business contacts with Spain), followed by French. It is noteworthy that in large enterprises the level of

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importance assigned to the German is higher than in other companies, lying very close to the degree awarded to the Spanish and French languages.

Figure 7 - Degree of importance given to personal and interpersonal skills

Finally, regarding the assessment of personal and interpersonal skills (Table 3 and Figure 7), it can be observed that all of the outlined skills are considered fundamental (the ability to speak in public is the only item that has a relatively lower importance when compared to the others, particularly in large companies).

3.

CONCLUSION

With the present study, the research team sought to identify both the technical and transversal skills that senior management in Portuguese companies value the most in office management professionals, and the degree of importance they give to each one of the presented skills.

Results clearly point out to the high-level standards that the current marketplace demands from office management professionals, which, on the other hand, also reinforce the importance of continuous

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training. As we alluded to in the introduction, the challenges posed by globalization and the computerized technology spread across organizations, brought a new level of requirements to the office management profession. Thus, it is possible to verify the importance of skills such as command of foreign languages and computer tools, which have not yet replaced more traditional skills, such as reception and customer care. In fact, these professionals will always be considered, in most contexts, the first image of the organization.

The results also indicate that in micro, small and medium-sized enterprises, professionals with a multi-skilled profile are highly valued. In large organizations, however, where the level of required expertise is greater, the aggregation of many different skills is no longer so relevant as tasks are distributed among several functions.

It is also important to highlight the central value given to personal and interpersonal skills. In fact, in today's organizations, these are increasingly valued skills as they promote positive interpersonal relationships among individuals. Office management professionals assume an undisputed key role:

they are the linking element between management and employees, and between the

company and the outside; their ability to interact with the various stakeholders of the organization, with courtesy and discretion, maintaining emotional balance and ethical sense, is absolutely paramount.

Although the presented results allow a preliminary reading on the way companies assess office management professionals, the small sample size is a threat to their generalization. Thus, it is fundamental to expand the sample in the future, particularly by increasing their proportionality in terms of geographical areas.

4.

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O trabalho especializado do Secretariado/Assessoria: a comunicação assertiva como competência diferenciadora The specialized job of the Secretariat/Advisory: Assertive communication as a differencing competency Arminda Sequeira, arminda@iscap.ipp.pt Cátia Santana, ctasantana@gmail.com

Resumo As funções especializadas do Secretariado/Assessoria tornaram-se mais complexas e novas competências são requeridas para o exercício da profissão. O núcleo de competências tradicionais envolve funções em quatro domínios principais: Funções de Organização, Funções de Ligação e Comunicação (de Negócio), Funções de Gerir e Gerar Informação e Funções de Representação, exigindo competências nos domínios técnico, de comunicação e de relacionamento interpessoal.

As competências comunicativas são cada vez mais importantes devido à complexidade crescente da envolvente, interna e externa, organizacionais, à internacionalização dos mercados e à globalização. Pretendemos com o presente estudo aferir a perceção da importância da comunicação assertiva para o exercício da profissão, por parte de profissionais em exercício. A nível metodológico foi usada uma metodologia mista. Procedemos a uma pesquisa bibliográfica numa perspetiva qualitativa, exploratório-bibliográfica e descritiva. Recorremos à metodologia quantitativa na aplicação de um questionário a 33 profissionais da área. Assim, foi possível perceber que os profissionais consideram que a comunicação assertiva provoca efeitos positivos como eficiência e confiança dentro das organizações e que a maioria avalia como extremamente válido/necessário o treino específico na área da comunicação assertiva.

Palavras-chave: profissional de secretariado/assessoria, competências, softskils, comunicação assertiva.

Abstract The specialized functions of the Secretariat / Advisory have become more complex and new skills are required for this profession. The core of traditional skills involves functions in four main areas: Organization functions, Connection and (Business) communication functions Managing functions and information creation and representation functions requiring expertise in technical, communication and interpersonal skills. The communicative competencies are increasingly important due to the growing complexity of the internal and external organizational environment, the internationalization of markets and globalization The aim of this study is to assess the perception of the importance of assertive communication to the profession, by working professionals. Concerning the methodology a mixed methodology was used. The authors conducted a bibliographic research in a qualitative, exploratory and descriptive perspective. A

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quantitative methodology was also used by the means of a questionnaire that was sent to 33 professionals. It was observed that the professionals consider that assertive communication causes positive effects within organizations such as efficiency and confidence and that most consider specific training in the area of assertive communication as extremely valid / necessary.

Keywords: secretariat/advisory professional, competencies, softskils, assertive communication.

1. INTRODUÇÃO O desenvolvimento das funções de Secretariado determina que a profissão se posicione como uma das mais evolutivas. As razões que determinam essa situação prendem-se com a inovação da tecnologia com impactos diretos no exercício da profissão, a complexidade crescente tanto ao nível das estruturas organizacionais internas como da envolvente externa à organização bem como a progressiva internacionalização dos negócios e globalização da economia. Às funções tradicionais do Secretariado acrescentaram-se outras que exigem o desenvolvimento de novas competências que acompanhem o caminho de expansão que as empresas/organizações sofrem.

O núcleo de competências tradicionais envolve, de acordo com o modelo que propusemos, (Sequeira, 2008) funções em quatro domínios: Funções de Organização, Funções de Ligação e Comunicação (de Negócio), Funções de Gerir e Gerar Informação e Funções de Representação. Em consequência da referida crescente complexificação da envolvente organizacional externa e interna, novas competências são exigidas ao Profissional de Secretariado para o exercício das suas funções nos referidos domínios, que progressivamente se vão tornando mais amplos.

As funções de Organização envolviam tradicionalmente: o planeamento, organização, elaboração e manutenção de bases de dados e documentos em arquivos convencionais e eletrónicos; a organização de viagens, deslocações e visitas de trabalho; a organização de reuniões e outros eventos organizacionais envolvendo a responsabilidade pelas boas condições físicas e logísticas do local; a gestão da agenda, filtragem de contactos e disponibilização de informação atempada, atual e relevante para a tomada de decisões; a prestação de apoio administrativo à pessoa ou equipa a que se encontra adstrito.

No âmbito destas funções, novas competências são necessárias envolvendo, por exemplo, o domínio de regras de protocolo oficial e organizacional; a flexibilidade para ajustar horários de

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trabalho aos das pessoas a quem presta apoio; a gestão de relacionamentos e a administração de chefias de equipas (Casanova e Miranda, 2015) multifuncionais.

As funções de Ligação e Comunicação (de Negócio) tradicionalmente estavam associadas à centralização, gestão e difusão dos fluxos de comunicação da organização; à elaboração de documentos relacionados com a atividade de negócio da organização; ao registo de informação em documentos para tomada de decisões ou registo histórico, à facilitação da ligação, comunicação e relacionamento interpessoal e interdepartamental; à intermediação de acontecimentos e negociação ‘em nome de…’; à redação excelente em português e pelo menos duas línguas estrangeiras; à comunicação eficiente tanto na vertente oral como escrita; à atuação como facilitador e desbloqueador de problemas (Sequeira, 2008).

Neste âmbito as exigências de novas competências também se fazem sentir passando pelo domínio das mais recentes ferramentas informáticas e meios de comunicação digital; pelo conhecimento da estrutura organizacional, da visão e da estratégia (Casanova e Miranda, 2015), podendo o profissional de Secretariado promover a tradução, o alinhamento e a consistência desses macroprincípios orientadores difundindo-os pela restante estrutura organizacional; pelo ajustamento da comunicação aos diversos públicos organizacionais adaptando as mensagens aos diferentes níveis de proficiência linguística de cada interlocutor, pelo reconhecimento dos diferentes interesses que os motivam na sua relação com a organização e dando respostas às suas expectativas; por falar idiomas dos mercados em que a organização atua e desenvolver o conhecimento da cultura desses mercados, para o que necessita de desenvolver competências na área da comunicação intercultural, entendida como compreensão de como pessoas de diferentes contextos culturais se comportam, comunicam e negoceiam, estabelecendo vínculos duradouros e de confiança mútua para o que necessita de desenvolver caraterísticas como proatividade, capacidade de aprendizagem autónoma e equilíbrio emocional.

As funções de Gerir e Gerar Informação constituem um núcleo de atuação de indiscutível valor para as chefias com as quais o Profissional de Secretariado trabalha. As funções principais, ao nível da gestão da informação, envolvem a receção, concentração, filtragem e divulgação de informação; a gestão da rotina dos serviços administrativos e respetivo controlo de execução e resultados; a administração eficiente do seu tempo e das suas chefias. Na vertente de gerar informação, envolve em especial a elaboração de relatórios com informação relevante para apoio à tomada de decisões; a pesquisa de dados (que existem em abundância, mas não tratados) e a elaboração de bases

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de dados e outros documentos com informação de interesse para a organização, seja sobre o mercado, a concorrência ou sobre a sociedade (Sequeira, 2008).

Também neste domínio se verifica a necessidade de ampliação e aprofundamento das funções exercidas pelo profissional de Secretariado. A atuação autónoma e por iniciativa própria nomeadamente na pesquisa de dados e a sua transformação em informação de interesse para a organização, promovendo a atualização (de informação) sobre o mundo, sobre o mercado e sobre a concorrência (Casanova e Miranda, 2015), bem como trabalhar dados disponíveis internamente, extraindo informação de interesse, sugerir e aconselhar atuações no campo das suas funções, constitui simultaneamente um requisito indispensável da profissão, um catalisador da eficiência organizativa e mesmo um imperativo de sobrevivência organizacional.

As funções de Representação, desde sempre associadas às funções do Secretariado, envolvem tradicionalmente o acolhimento de visitantes, parceiros de negócio, clientes e outros interlocutores da organização; a representação das chefias na sua ausência em situações específicas; o desenvolvimento de atividades de relações públicas em nome da organização; a supervisão e monitorização do cumprimento do protocolo empresarial; o estabelecimento de contactos diversos em representação da organização (Sequeira, 2008).

No contexto das funções de representação e fruto, nomeadamente da expansão internacional dos negócios, exige-se hoje ao profissional de Secretariado que desenvolva aptidões para receber e lidar com pessoas de outras culturas; para negociar; para procurar a congruência entre a sua atuação e os objetivos e missão organizacionais, promovendo a proximidade e a convergência entre unidades de negócio em geografias dispersas com recurso às tecnologias de comunicação à distância, trabalhando, nomeadamente, em ambientes virtuais (Casanova e Miranda, 2015).

A exposição que temos vindo a fazer revela que o exercício das funções de Secretariado é particularmente exigente requerendo, em proporções equivalentes como em poucas profissões, competências técnicas e de comunicação e relacionamento interpessoal, nas suas diferentes vertentes e aptidões pessoais. A comunicação, nas suas diferentes aceções, e o relacionamento interpessoal são, por conseguinte, uma porção significativa do trabalho do profissional de Secretariado, requerendo uma abordagem profissional, competente e assertiva.

O desenvolvimento de aptidões no domínio da comunicação assertiva constitui, por conseguinte, uma mais-valia profissional significativa, aumentando a eficiência e interação comunicativas. Adicionalmente, poucas profissões possuem esta exigência de equilíbrio entre os

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denominados hardskills, ou seja, competências técnicas e softskills definidas como competências afetivas e comportamentais (Hodges e Burchell, 2003) apoiadas em caraterísticas específicas de personalidade, verificando-se uma tendência explícita para o desenho de perfis profissionais que destacam a necessidade de sofskills específicos.

Um estudo sobre a perceção dos empregadores acerca da importância das diferentes competências que são esperadas dos recém-licenciados fornece alguma evidência, pois 8 das 10 principais competências indicadas pelos empregadores são softskills.

As organizações estão cada vez mais atentas a esta realidade e por esse motivo muitas procuram treinar os seus profissionais na área da comunicação e promovendo o seu desenvolvimento profissional e humano. Como tópicos mais comuns nestes cursos de comunicação para profissionais de empresas temos as técnicas para apresentação em público; a comunicação voltada para a liderança, comunicação e reuniões em ambientes multiculturais e o uso das novas tecnologias (Filho e Blikstein, 2013).

Recentemente a comunicação assertiva tem também surgido num lugar de destaque. Apesar da riqueza de descrições acerca do que é a comunicação ou comportamento assertivos não existe consenso numa definição ou até num modelo teórico da assertividade. É, no entanto, unânime a visão de que a comunicação assertiva leva a relações interpessoais mais satisfatórias para todos os envolvidos (Boisvert, Beaudry e Bittar, 1985).

2. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Com vista a obter uma maior compreensão sobre o tema em análise optámos pela utilização de uma metodologia predominantemente qualitativa, exploratório-bibliográfica e descritiva. Neste caso a técnica de recolha de dados passou por uma pesquisa bibliográfica, tendo como principal fonte a literatura existente sobre o tema.

De modo a complementar a informação obtida pela pesquisa bibliográfica associámos à metodologia qualitativa acima descrita uma metodologia quantitativa, o que passou, neste caso em particular, pela aplicação de um questionário estruturado, contendo apenas 10 perguntas fechadas (com o recurso a escolha múltipla, caixas de verificação e escalas lineares de Lickert – de 0 a 5 de modo a permitir a resposta neutra). Este questionário foi depois partilhado com profissionais da área do Secretariado/Assessoria, através da partilha por e-mail e nas redes sociais do Conselho Profissional de Secretariado, sendo, por conseguinte, a nossa população uma amostra de conveniência.

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Ao longo de 8 dias foi possível obter uma amostra de 33 respondentes. Os dados recolhidos serão apresentados e analisados de forma descritiva, relacionando-os com as afirmações feitas ao longo da pesquisa exploratório-bibliográfica.

Deste modo, o propósito deste estudo foi familiarizar e elevar a compreensão do problema perspetivado:

a

comunicação

assertiva

como

competência

diferenciadora

na

área

do

Secretariado/Assessoria.

De seguida iremos apresentar as principais linhas teóricas resultantes da pesquisa documental.

Após esta apresentação do referencial teórico que sustentou este artigo apresentaremos os resultados obtidos através da análise dos questionários aplicados aos profissionais da área em análise.

3. RESULTADOS DA INVESTIGAÇÃO QUALITATIVA

3.1 Comunicação Assertiva Podemos encontrar diferentes definições de comunicação assertiva. Comecemos pela origem da expressão, lembrando que assertividade é usada tanto para descrever indivíduos como comportamentos. Assertividade, da raiz latina asserere (verbo) significa chamar a si, reivindicar, reclamar, afirmar, dizer e defender e é vista como "um comportamento que permite a afirmação dos próprios direitos, sem violar os direitos dos outros, através de uma expressão dos desejos, opiniões e sentimentos de uma forma livre e apropriada" (Farinha, 2014).

De acordo com Marques (2013), a assertividade é "o grau em que os comportamentos são vistos pelo outro como sendo diretivos ou não-diretivos, sendo o indivíduo capaz de expressar os seus direitos, pensamentos, crenças de forma honesta e apropriada de modo a respeitar os direitos dos outros". Ou seja, pensando nos benefícios que o seu comportamento terá na relação com os pares e na qualidade da sua iniciativa, o indivíduo assume uma postura assertiva de modo a controlar as consequências do seu comportamento (Ames, 2009).

A igualdade nas relações humanas é fomentada pela comunicação assertiva, uma vez que permite a busca pelo interesse próprio sem ansiedade exagerada, facultando uma expressão dos sentimentos de forma honesta e cómoda, para "exercer os nossos direitos pessoais sem negar os direitos de outros" (Farinha, 2014).

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Resumindo, podemos afirmar que a comunicação assertiva apresenta três fatores essenciais (idem, ibidem): 1. Transparência de linguagem: discurso claro, simples e direto, sem truques semânticos.

2. Força exemplar de afirmação pessoal – afirmação rigorosa e decidida de si próprio.

3. Resolução de conflitos através da negociação – gestão das cedências mútuas.

A comunicação assertiva implica, por conseguinte, a adoção de comportamentos balizados por dois princípios fundamentais: o respeito pelo outro e o compromisso de usar linguagem transparente.

A combinação de doses mais altas ou mais baixas de cada um destes dois elementos tem como resultado um conjunto de estilos comunicacionais que vai do comportamento assertivo até ao comportamento agressivo, tal como ilustra a matriz abaixo.

RESPEITO PELO OUTRO

TRANSPARÊNCIA DE LINGUAGEM

BAIXO

ALTO ALTA

BAIXA COMPORTAMENTO ASSERTIVO

COMPORTAMENTO

COMPORTAMENTO

COMPORTAMENTO

PASSIVO

MANIPULADOR

AGRESSIVO

Quadro 1- Aspetos gerais dos estilos comunicacionais (Farinha, 2014) A adoção dos diferentes estilos comunicacionais é secundada por comportamentos que têm consequências ao nível do relacionamento interpessoal, como ilustra o quadro abaixo:

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Estilo

Limites

Consequência relacional

Passivo

O outro invade os meus limites e eu não reajo

Ressentimento

Agressivo

Invado os limites do outro (explícito)

Medo / Ressentimento

Manipulador

Invado os limites do outro (não explícito)

Perda de confiança / Ressentimento

Assertivo

Não há invasão de limites

Confiança / Respeito mútuo

Quadro 2-Limites e consequências relacionais dos estilos comunicacionais (Conceição, 2013)

Encontramos, assim, como fio condutor ou pilares constitutivos da comunicação assertiva, os conceitos de autoafirmação, autoexpressão e respeito pelos outros.

3.2 Comunicação Assertiva Nas Organizações A comunicação assertiva em contexto organizacional foi desenvolvida nos Estados Unidos como uma ferramenta, cujo objetivo era otimizar o processo comunicativo. Trata-se de "um conjunto de técnicas utilizadas para se atingir um diálogo mais eficaz, superando as armadilhas que as reações emocionais podem representar durante um processo comunicativo" (Filho e Blikstein, 2013).

No entanto, devemos recordar que, no contexto organizacional, os estilos comunicacionais são muitas vezes percecionados como traços de personalidade, o que suscita a confusão entre duas coisas distintas. Em muitos contextos culturais a objetividade que se procura, pela adoção de um estilo de comunicação assertivo, pode ser entendida como uma forma ligeira de agressividade e, por vezes, a comunicação assertiva é usada de forma indiscriminada, sem atenção às peculiaridades culturais de cada organização, impedindo uma comunicação eficaz (idem, ibidem).

Ames (2009) define assertividade como uma dimensão presente nas perceções diárias que reflete uma disponibilidade individual de defender os seus interesses e ideias, perseguindo os objetivos e resistindo às imposições dos outros. O autor lembra que o termo assertividade é muitas vezes usado

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para descrever comportamento confiante, o que, embora não incorreto, é redutor pois a comunicação assertiva tem como pilares a abertura e a recetividade. Por oposição, a comunicação passiva falha na abertura e a comunicação agressiva é vazia de recetividade.

A premissa essencial para as organizações é que a recetividade e a abertura promovem um clima de confiança que facilitam a comunicação e levam à exploração de todo o potencial do processo comunicativo. Como é óbvio, devemos ter em conta a cultura, a relação e a situação na qual se está a dar a troca comunicativa. O estilo comunicativo varia de uma cultura de alto contexto, na qual a informação de background é implícita e a verbalização aberta pode não ser a norma, para uma cultura de baixo contexto5 na qual muita da informação de background é tornada explícita na interação comunicacional (idem, ibidem).

Relativamente ao outro traço da comunicação assertiva, podemos afirmar que a recetividade facilita a comunicação. Os comunicadores assertivos são também ótimos ouvintes, o que significa que poderão avaliar racionalmente o que lhes é apresentado e têm mais facilidade em procurar um acordo (idem, ibidem).

A comunicação assertiva pode assim contribuir indiscutivelmente para a evolução positiva da performance e dos processos comunicacionais de uma organização.

3.3 .1 Estilos Comunicacionais A comunicação passiva é caracterizada por uma expressão indireta ou implícita, ou até mesmo pela ausência de expressão, de opiniões, pensamentos, ideias, etc. Como não há defesa do seu ponto de vista, o comunicador passivo possibilita que seja ignorado por aqueles com quem interage no processo comunicacional. As hesitações, o constante pedido de desculpas e as justificações, as frases longas sem sentido, a demonstração de ansiedade e o evitamento comunicacional, entre outros, são vistos como respostas passivas. A auto depreciação é também constante neste estilo comunicativo, o que

5

A classificação das culturas em alto e baixo contexto foi desenvolvida por Edward T. Hall (Hall 1998), um dos primeiros académicos que desenvolveu o conceito de comunicação intercultural, refere-se ao grau de importância que o contexto possui no processo de comunicação e na completa compreensão da mensagem. Assim, existem culturas em que as mensagens não são completamente verbalizadas, sendo que uma parte substancial está implícita, como tal, para o sentido ser completamente entendido, devem interpretar-se pistas do contexto (culturas de alto contexto); existem outras culturas em que o sentido da mensagem pode ser extraído apenas pelo que é explicitamente verbalizado (culturas de baixo contexto). Como exemplos de culturas de alto contexto podemos referir, em termos gerais as culturas do norte da Europa, em que o sentido da mensagem é explicitamente expresso, e como exemplos de culturas de alto contexto, podemos referir as culturas do sul da Europa, em que parte da mensagem está implícita, não sendo completamente exposta ou verbalizada devido a constrangimentos culturais (expressões como “essas coisas não se dizem”; “não é bonito dizer isso”; “não se fala disso”, entre muitas outras, são recorrentes). Existem, porém, culturas que poderíamos designar de altíssimo contexto, como o Japão p. ex. onde a maior parte das mensagens têm de ser interpretadas com a ajuda do contexto.

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parece surgir para agradar os outros e evitar conflitos por medo das consequências ou por uma falta de racionalidade na visão de si mesmo. Há também a ideia cultural, especialmente em culturas de alto contexto, de que as respostas passivas são sinónimo de boa educação. Os profissionais que usam a comunicação passiva tendem a ser vistos como fracos, vulneráveis e manipuláveis e as pessoas com as quais interagem podem sentir, inicialmente, alguma compreensão, ou até mesmo pena, mas a continuação deste tipo de comunicação leva inevitavelmente a sentimentos de desrespeito e frustração pela dificuldade em alcançar algo frutífero da interação negocial (Grilo, 2010).

A comunicação agressiva, por seu lado, desvaloriza os interesses ou direitos dos outros, concentrando todo o foco comunicacional nos objetivos do emissor. Pode ser facilmente vista como uma forma de comunicação hostil, insultuosa e até mesmo ameaçadora, algo que não conduz a nada de produtivo em ambiente organizacional. As respostas agressivas incluem as interrupções, afirmar opiniões como factos, usar um tom de voz excessivamente alto para a situação, acusações, atribuições de culpa e o sarcasmo, entre outras. O principal objetivo do comunicador agressivo é dominar o outro, acreditando assim que se torna superior e "ganha" a interação comunicacional. Este estilo muitas vezes esconde medos e inseguranças e permite que o emissor reduza a tensão acumulada pela situação.

Quando este tipo de comunicador consegue o que quer dificilmente abdica deste estilo comunicacional embora seja visto pelos outros como inflexível, sem autocontrolo e como alguém que deve ser evitado.

Os outros atores tendem a ocultar informação do comunicador agressivo por medo da sua reação ou a vê-lo numa luz altamente depreciativa. Como é óbvio, este estilo comunicacional não fomenta a comunicação eficaz ou um feedback honesto e numa situação negocial pode levar a uma resposta igual por parte do recetor da mensagem, denominada como espiral simétrica, impedindo qualquer forma de transação produtiva (idem, ibidem).

Em contraste aos estilos comunicacionais vistos surge a comunicação assertiva que, como vimos, passa pela defesa do ponto de vista do próprio tendo sempre em consideração o outro, caracterizando-se por respostas que incluem frases curtas e diretas, expressão honesta de sentimentos, necessidades e pensamentos, distinção entre factos e opiniões, críticas construtivas e perguntas abertas com genuíno interesse pela resposta do outro, entre outras. O comunicador assertivo nunca deixa de estar consciente das consequências que podem advir da sua expressão de opiniões e dos seus direitos e responsabilidades, ao mesmo tempo que não perde de vista as opiniões, direitos e responsabilidades do outro e da situação concreta na qual se encontra a interação comunicacional. Geralmente uma negociação conduzida de forma assertiva leva à satisfação das partes envolvidas, pois mesmo que tudo o que era desejado não tenha sido alcançado os atores sentem-se ouvidos, respeitados e agradados pela

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possibilidade de exprimir as suas opiniões num clima comunicacional e negocial proveitoso (idem, ibidem).

Será importante realçar que a maior parte dos profissionais não têm um estilo comunicacional fixo, podendo no mesmo dia demostrar um dos três estilos aqui falados, ou até híbridos de dois ou todos estes estilos. Devemos também frisar a associação entre a assertividade e a tomada de decisão (Chakraborty, 2009 apud Marques, 2013), contribuindo para que o indivíduo com um comportamento assertivo tenha maior probabilidade de sucesso no mundo empresarial.

3.4 A Comunicação Assertiva e o Trabalho de Secretariado/Assessoria A exploração dos conceitos de comunicação assertiva e estilos comunicacionais relacionados permitem-nos inferir vantagens que a aquisição de competências no domínio da comunicação assertiva pode representar para o profissional de Secretariado/Assessoria. Na verdade, na nossa opinião, é possível relacionar positivamente a comunicação assertiva com o aumento de eficiência em todas as funções especializadas, tradicionais ou mais contemporâneas, referidas anteriormente contribuindo decisivamente para o exercício qualificado da profissão.

Relativamente às funções de Organização, o desenvolvimento de competências de comunicação e comportamento assertivo tem impactos diretos nos tempos e na eficiência na realização das tarefas levando a uma maior clareza de orientações e de explicitação de requisitos, prazos e objetivos.

As funções de Gerir e Gerar informação beneficiam com a aquisição de competências no domínio da comunicação e comportamento assertivos, na medida em que promovem a afinação de critérios de seleção e filtragem de informação relevante e a sua transmissão ou difusão eficiente, havendo ainda o interesse adicional de que o treino que se vai obtendo neste domínio também tem benefícios ao nível pessoal, aumentando a segurança, o reconhecimento e a autoestima do profissional à medida que o valor do seu trabalho é reconhecido como valioso para a organização.

As funções de Representação podem ser exercidas com maior competência se se assimilarem princípios de comunicação e comportamento assertivos, especialmente quando se lida diretamente com interlocutores de contextos culturais diversificados, uma vez que neste domínio o profissional de Secretariado/Assessoria age frequentemente “em nome” ou “em representação de…”. A capacidade de interpretar o pensamento e da assunção de comportamentos da(s) pessoa(as) que representa em

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conformidade com orientações fornecidas ou percecionadas, requer perspicácia profissional, maturidade emocional e… comunicação assertiva.

Mas, os benefícios da aquisição de competências de comunicação e comportamentos assertivos refletem-se com especial incidência no domínio das funções de Comunicação de Negócio6 (Hallahan et al., 2007)/Ligação. Ao constituir-se como pivot de fluxos comunicacionais entre níveis hierárquicos, departamentos e mesmo unidades de negócio, o profissional de Secretariado aumenta a eficiência do seu trabalho, pela aquisição de competências que lhe permitem moldar a sua comunicação e o teor às espectativas e caraterísticas dos diferentes interlocutores sejam eles do mesmo contexto cultural ou de contextos culturais diversificados. Adicionalmente o aprofundamento do conhecimento nesta especialidade proporciona ferramentas que permitem a autorreflexão sobre o próprio estilo comunicativo, o que é sempre a base indispensável para correções e evoluções que se entendam empreender, mas também habilita o profissional de Secretariado/Assessoria a reconhecer e atuar da forma mais eficaz com os diferentes interlocutores com que interage.

4. RESULTADOS DA INVESTIGAÇÃO QUANTITATIVA Como referido anteriormente, um questionário com 10 perguntas fechadas foi elaborado e enviado a profissionais da área do Secretariado/Assessoria. Foram obtidas 33 respostas, que serão analisadas de seguida.

A primeira questão passava por aferir qual o estilo comunicacional percecionado pelos profissionais como sendo o mais prevalecente nas organizações. Os resultados foram, do ponto de vista das autoras, um pouco surpreendentes pois indicam claramente (57,6%) que a maioria dos profissionais identifica a comunicação assertiva como a de maior prevalência nos seus contextos profissionais o que, a verificar-se, tornaria a necessidade de formação neste domínio muito menos premente do que as respostas à última questão deixam perceber.

6

Para definição do domínio da Comunicação de Negócio e seu enquadramento na estrutura da Comunicação Estratégica, consulte o artigo de (Hallahan, Holtzhausen, Van Ruler, Verčič e Sriramesh, 2007).

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Gráfico 1-Resultado das respostas à questão “Dos tipos de comunicação abaixo selecione aquele que considera ser a mais prevalecente nos contextos profissionais/nas empresas.”

A questão seguinte debruçava-se sobre as características que os profissionais inquiridos associam à comunicação assertiva. Neste caso era pedido aos respondentes que selecionassem de uma lista de 12 características (não será despiciendo ressalvar que todas as listas de verificação incluídas no questionário forma construídas procurando um equilíbrio entre características que são percecionadas como positivas e características que são percecionadas como negativas) apenas as 3 que consideravam mais adequadas. Sem grande margem para dúvidas, 23 respondentes (69,7%) identificaram “Eficiente” como sendo a característica mais relevante. Num segundo lugar, muito próximo, surge “Produtiva” com 63,6% e como terceira característica mais relevante temos “Responsável”, escolha de 51,5%.

As questões números 3, 4 e 5 eram variações de uma pergunta que procurava aferir os efeitos que os profissionais de Secretariado/Assessoria aliam aos três estilos comunicacionais apresentados neste artigo: a comunicação passiva, a agressiva e a assertiva, respetivamente. Mais uma vez os respondentes escolhiam apenas as 3 opções que considerassem mais relevantes de uma lista de 12.

Relativamente à comunicação passiva, vemos que os 3 efeitos mais escolhidos foram “Indiferença” com 60,6%, “Fechamento comunicativo” com 57,6% e “Alheamento” com 51,5%. No que concerne a comunicação agressiva, os efeitos mais votados foram “Tensão”, “Dominação” e “Manipulação” com 84,8%, 66,7% e 54,5%, respetivamente. Quando questionados acerca dos efeitos da atitude assertiva na comunicação 22 respondentes (66,7%) escolheram “Confiança”, 18 (54,5%) “Eficiência” e 16 (48,5%) “Engajamento” (ver Imagem 2), confirmando assim as informações recolhidas durante a pesquisa exploratório-bibliográfica realizada e descrita no capítulo anterior.

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Gráfico 2-Resultado das respostas à questão “Selecione 3 efeitos que associa à comunicação assertiva.”

Procurámos de seguida aferir a opinião da amostra acerca de quais as funções da área do Secretariado/Assessoria que mais beneficiam de uma comunicação assertiva. Como se pode observar os respondentes consideram que este estilo comunicacional é útil em todas as funções da área (Imagem 3) mas destaca-se claramente a função de “Gestão de conflitos” com 57,6% das respostas.

Em segundo lugar surge “Tomada de decisões” com 42,4% e em terceiro lugar temos “Relações Interpessoais” e “Relações Interdepartamentais” ambas reunindo 39,4% das preferências.

Gráfico 3-Resultado das respostas à questão “No âmbito das funções do Secretariado/Assessoria indique as áreas em que considera que a comunicação assertiva pode ser útil.”

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A questão número 7 trouxe resultados surpreendentes. Quando questionados “Em que fluxo de comunicação - descendente ou ascendente - considera que a comunicação assertiva tem impactos mais benéficos ao nível da eficiência do desempenho?”, 84,8% dos profissionais que responderam ao questionário afirmam que tanto o fluxo comunicacional descendente (Chefias-Subordinados) como o ascendente (Subordinados-Chefias) beneficiam de uma atitude assertiva na comunicação. Como é facilmente observável, os restantes 15,2% responderam que seria o fluxo descendente e nenhum profissional identificou o fluxo ascendente como aquele que mais beneficiaria deste estilo comunicacional. Este resultado pode levantar-nos um conjunto de questões: será que os profissionais de assessoria/secretariado não se deparam com frequência com este fluxo de comunicação não reconhecendo a importância da comunicação assertiva nesta situação particular? Será que não reconhecem a importância que este fluxo pode proporcionar à eficiência organizacional, já que podem consistir em sugestões ou opiniões que podem revelar-se importantes para a eficiência de desempenho organizacional? Será que esta resposta pode sugerir uma atitude mais passiva relativamente ao fluxo ascendente de comunicação?

Gráfico 4-Resultado das respostas à questão “Em que fluxo de comunicação - descendente ou ascendente considera que a comunicação assertiva tem impactos mais benéficos ao nível da eficiência do desempenho?”

Era depois pedido aos respondentes, nas 3 questões finais, que avalisassem numa escala linear de Lickert (de 0 a 5) a importância que atribuem à comunicação assertiva na obtenção de feedback; a necessidade de comunicação assertiva nos contextos profissionais/empresas e a necessidade de formação específica em comunicação assertiva. Na questão número 8 foi também explicitado o que as

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autoras entendiam por feedback, acrescentando a seguinte nota ao questionário: “Neste caso feedback é considerado como a avaliação de uma tarefa realizada após as correções feitas durante a sua execução.”. Apenas 3 (9,1%) respondentes se situaram como neutros nesta questão, enquanto a esmagadora maioria se situa nos valores 4 e 5 da escala (com 21,2% e 69,7%, respetivamente) afirmando assim que a comunicação assertiva é extremamente importante. Relativamente à sua necessidade apenas os valores 4 e 5 da escala obtiveram resultados, sendo que neste caso 66,7% dos respondentes avaliou a comunicação assertiva como extremamente necessária nos contextos profissionais/empresas.

Por fim, propusemo-nos a avaliar a perceção desta nossa amostra de profissionais da área do Secretariado/Assessoria acerca da necessidade de formação específica em comunicação assertiva.

Novamente, a maioria dos respondentes (57,6%) reconheceu a importância da formação neste estilo comunicacional específico e não hesitam em avaliá-la como extremamente válida/necessária, o que, como referimos anteriormente, de certo modo contradiz a apregoada prevalência deste tipo de comunicação em contexto organizacional. Se a comunicação assertiva fosse uma realidade predominante, a necessidade de formação seria menos premente do que aquilo que a resposta deixa perceber.

5. Conclusões Podemos concluir que o profissional de Secretariado/Assessoria assertivo estará predisposto a facilitar a comunicação eficaz, a resolução de problemas e o trabalho de equipa. Isto não significa que, para atingir níveis de desempenho superiores, este profissional esteja fixado exclusivamente neste estilo de comunicação, mas significa antes que a sua perceção lhe permitirá responder e adaptar-se às peculiaridades da situação e relação concreta na qual se encontra. Um profissional de Secretariado/Assessoria assertivo deve ser capaz de se monitorizar enquanto está atento às respostas verbais e não-verbais dos outros, procurando pistas sobre a realidade do momento. Assim, será enfático na defesa do seu ponto de vista, mas sem perder a busca da resolução do problema ou conflito, sem dominar os outros e estando atento à sua linguagem, implícita e explícita, mantendo sempre como objetivo principal a prossecução dos objetivos da interação comunicacional. Ou seja, o profissional assertivo comunica de forma a atingir os objetivos situacionais com os objetivos relacionais em mente (Ames, 2009).

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Margerison e Kakabadse (1984 apud Hartman, 2011) perguntaram a CEOs de 5000 empresas americanas, de vários setores e dimensões, quais as três coisas mais importantes que tinham aprendido enquanto executivos. A Comunicação surgiu em primeiro lugar. Um questionário feito pela Fortune 500 concluiu que 97,7% dos vice-presidentes das empresas inquiridas acreditava que as capacidades comunicativas tinham sido determinantes na sua progressão na carreira até ao cargo como executivo de topo (Olney, 1986 apud Hartman, 2011). Claramente, o mundo empresarial atribui à Comunicação uma grande importância e relevância no tecido da realidade organizacional e a comunicação eficaz está ligada ao sucesso organizacional (Hartman, 2011).

Em 2015, Casanova e Miranda, no seu artigo “Novas Competências para o Secretariado Contemporâneo” incluem, como acima mencionado, novas competências como “saber negociar” e “estar apto a receber e lidar com pessoas de outras culturas” (p. 36); “possuir boa capacidade de comunicação” e “ter facilidade de trato e relacionamento com terceiros” (p.38). O que defendemos neste artigo é que o desenvolvimento de competências de comunicação assertiva são, na nossa opinião, indispensáveis nestas mesmas situações.

A maior prova de que esta alegação é verdadeira será talvez a descrição dada pelo Gabinete do Secretariado da Assembleia Geral da Organization of American States, das áreas estratégicas de atuação dos seus profissionais. A Organização define áreas estratégicas indispensáveis ao exercício da sua Missão que os seus colaboradores devem possuir. A partir da informação que disponibilizamos abaixo, verificamos que no domínio da Informação e Comunicação, a assertividade é referida, demonstrando assim que um profissional assertivo é valorizado pelas mais reputadas organizações mundiais (Office of the Secretariat to the General Assembly, 2016).

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Imagem 1-Perfil do profissional de secretariado do Gabinete do Secretariado da Assembleia Geral da Organization of American States (Office of the Secretariat to the General Assembly, 2016)

Num dos maiores sites de emprego do reino Unido, o Target Jobs, podemos encontrar uma descrição da profissão de Assessor que indica, como uma das competências chave para os profissionais da área é a assertividade (Target Jobs, 2016). Anne Krueger, já no ano de 2000, aludia no seu livro “The WTO as an international organization” - ao facto de a esmagadora maioria dos países que fazem parte da World Trade Organization, principalmente os países de maior dimensão, darem preferência a profissionais de Secretariado que tenham um perfil mais proativo e assertivo (Krueger, 2000:41).

O mundo organizacional contemporâneo apresenta diversos desafios à área do Secretariado/Assessoria, sendo um dos mais prevalentes a crescente necessidade (quase exigência) de encarar a comunicação como uma ferramenta essencial e determinante no dia-a-dia de uma empresa.

Assim, é indispensável que o profissional da área do Secretariado/Assessoria evolua constantemente, com vista à sua adaptação às exigências das atuais organizações, cada vez mais complexas e comunicacionalmente exigentes. A comunicação assertiva, como vimos, é uma competência essencial no desenvolvimento de uma comunicação mais eficaz nas organizações e, como

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tal, é determinante que seja desenvolvida por qualquer profissional desta área que almeje manter-se relevante.

REFERÊNCIAS Ames, D., “Pushing up to a point: Assertiveness and effectiveness in leadership and interpersonal dynamics”, Research in Organizational Behavior 29, (2009), 111--133.

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Conceição, M. F., Comunicação Interpessoal e Assertividade, http://www.letras.ulisboa.pt/pt/documentos/estudantes/alunos/41-19/file, (5 de setembro de 2016), 2013.

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Hall, E. T. (1998). The power of hidden differences. Basic concepts of intercultural communication, 53-67.

Hallahan, K., Holtzhausen, D., Van Ruler, B., Verčič, D., & Sriramesh, K. (2007). Defining strategic communication. International Journal of Strategic Communication, 1(1), 3-35.

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Hartman, J. L. e McCambridge, J., “Optimizing millennials’ communication styles”, Business Communication Quarterly 74(1), (2011), 22--44.

Hodges, D. e Burchell, N., “Business graduate competencies: Employers’ views on importance and performance”, Asia-Pacific Journal of Cooperative Education 4(2), (2003), 16-22.

Krueger, A. O., The WTO as an international organization, University of Chicago Press, 2000.

Marques, M. E. V., Empreendedorismo e competências sociais: avaliação do impacto de um programa de promoção do empreendedorismo em contexto escolar, PhD thesis, Faculdade de Educação e Psicologia, Porto, 2013.

Office of the Secretariat to the General Assembly, Strategic Areas to Fulfill our Mission, http://www.oas.org/en/council/OSAG/, (3 de setembro de 2016).

Sequeira, A. S. Competências Nucleares do Secretariado. Paper presented at the I Jornadas de Secretariado, Instituto Politécnico de Viseu-escola Superior de Tecnologia e Gestão de Lamego, 2008. http://www.asp-secretarias.pt/images/desdobr%C3%A1vel%20SA.pdf Target

Jobs,

Secretary:

job

description,

https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-

descriptions/278955-secretary-job-description, (3 de setembro de 2016).

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O Cenário da Preparação dos Profissionais de Secretariado em Portugal uma reflexão

Sílvia Quinteiro & Anabela Mesquita

INTRODUÇÃO

Num cenário de incerteza e instabilidade profissional e com uma taxa de desemprego a rondar os 12% (PORDATA, 2016) em Portugal, e tendo em conta a experiência das autoras no que concerne à avaliação da qualidade dos cursos de Secretariado em Portugal ao serviço da A3ES, trazemos à discussão e reflexão o que é a nossa perceção da formação superior que existe nesta área, no país.

Estamos cientes que muito há ainda a fazer, quer no sentido de melhorar a formação destes profissionais a nível superior, quer até no desenvolvimento de uma plataforma de entendimento sobre o que se entende por Secretariado e quais as funções que ele abrange.

Assim, este documento está estruturado da seguinte forma. Na secção seguinte apresentamos o panorama dos cursos da área de Secretariado em Portugal. Segue-se uma reflexão sobre os ciclos de estudos e sobre a profissão, após o que se descreve o profissional desta área. De seguida apresentamos os planos de estudos e discutimos as implicações de uma das falhas mais frequentes nos cursos de Secretariado, a desadequação do corpo docente. Concluímos com algumas considerações sobre o que deve ser melhorado em termos de formação na área.

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1.

PANORAMA NACIONAL DOS CURSOS NA ÁREA DE SECRETARIADO

Para termos uma melhor noção do panorama nacional no que refere à formação em Secretariado, elencamos em seguida os cursos avaliados, discriminando, para melhor compreensão, os Novos Ciclos de Estudos (NCE) e as situações de Acreditação de Ciclos de Estudos em Funcionamento (ACEF): 1º ciclo

NCE

IES

UO

Ciclo de Estudos

Instituto Politécnico de Coimbra

ESEC

Línguas Estrangeiras Aplicadas – Ramo Secretariado/Ramo Informação Turística

Instituto Politécnico de Bragança

ESEB

Secretariado e Assessoria

Instituto Politécnico de Coimbra

ISCAC

Secretariado de Direção e Administração

Universidade de Aveiro

ESTGA

Secretariado e Comunicação Empresarial

Quadro 1: Novos Ciclos de Estudos de 1.º ciclo avaliados.

1º ciclo

ACEF

IES

UO

Ciclo de Estudos

Instituto Politécnico do Porto

ISCAP

Assessoria e Tradução

Universidade de Aveiro

ESTGA

Secretariado e Comunicação Empresarial

Instituto Branco

Politécnico

de

Castelo ESECB

Secretariado

Instituto Politécnico de Portalegre

ESTGP

Relações Públicas e Secretariado

Instituto Politécnico de Viseu

ESTGL

Secretariado de Administração

Quadro 2: Ciclos de Estudos e Funcionamento de 1.º ciclo avaliados.

2º ciclo ACEF IES

UO

Ciclo de Estudos

Instituto Politécnico do Porto

ISCAP

Assessoria de Administração

Quadro 3: Ciclos de Estudos e Funcionamento de 2.º ciclo avaliados.

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Após o processo de acreditação, estão em funcionamento pleno, dos cursos acreditados, quatro cursos de 1.º ciclo e um de 2.º ciclo. Há alguns destes ciclos de estudos que não foram acreditados e estão apenas a concluir a formação dos estudantes que os frequentavam antes da avaliação.

Figura 1: Ciclos de Estudos na área de Secretariado em funcionamento.

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Salientamos o facto de, como podemos ver na figura 1, não haver um único ciclo de estudos nesta área abaixo de Coimbra, sendo que, o do Algarve foi descontinuado por falta de procura. Fica um ponto de interrogação relativamente aos motivos que levam a esta baixíssima procura no sul do país. Não é por pensarmos que estes profissionais não são necessários...

2.

REFLEXÕES SOBRE A DESIGNAÇÃO DOS CICLOS DE ESTUDOS E DA PROFISSÃO

Olhando novamente para os quadros apresentados, nomeadamente para os relativos a cursos de 1º ciclo, há um aspeto que sobressai: o facto de não haver 2 cursos com o mesmo nome (no caso de Aveiro trata-se de uma proposta de reformulação do curso existente, daí a mesma designação). A primeira constatação é, pois, a diversidade de designações de cursos que se relacionam com esta área.

Isto seria impensável no Brasil, por exemplo, onde a profissão de secretariado e a formação a fazer para a poder desempenhar, estão claramente definidas e estipuladas por lei. A formação a nível do ensino médio (nosso secundário) forma Técnicos de Secretariado e a formação superior é em Secretariado Executivo. Já em Portugal, e também noutros países, nomeadamente em Espanha, a área de secretariado carece dessa clarificação. De resto, no referido caso espanhol, podemos constatar que, como referem Mari Carmen Erviti, Marta de Zárraga e Mª del Mar Araluce, da Universidade de Navarra, a designação que elas próprias seguem “assistente de direção” tem um sentido ambíguo, podendo em Castelhano referir-se a um assistente de um diretor de cinema, o que leva que a profissão seja também designada com termos retirados do Inglês como Management Assistant, Executive Assistant, Office Management e Office Manager: La expresión en español “asistente de dirección”, todavía no muy extendida y con significado ambiguo, ya que también se llama así a los profesionales que asisten a los directores de cine, se ha tomado del inglés Management Assistant. Otras denominaciones en lengua inglesa para referirse a este perfil profesional son Executive Assistant, Office Management u Office Manager. (2012: 183)

Esta diversidade de denominações é um fenómeno que, em nosso entender, revela um problema na identidade do curso que não encontramos noutros cursos e/ou noutras áreas. Por exemplo, um advogado é sempre um advogado e fez sempre uma Licenciatura em Direito, um psicólogo é sempre um psicólogo e fez necessariamente uma Licenciatura em Psicologia, tal como sucede com um economista ou um gestor.

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Na área classificada pelo CNAEF como Secretariado e Trabalho Administrativo encontramos uma pluralidade de designações nos cursos que vão dar origem a que o mesmo suceda em relação aos profissionais que formam. Assim, temos Secretários, Assessores, Assistentes de Direção ou Administração, Secretários Executivos, Secretários Comerciais, Secretários Clínicos e alguns que dificilmente encontrarão designação adequada. Como designar um licenciado em Secretariado e Relações Públicas ou Secretariado e Tradução, por exemplo? Não seria mais claro haver apenas cursos de secretariado que formam secretários?

A resposta é aparentemente simples, e, no entanto, a designação dos cursos é a questão que percebemos causar maior inquietação, desconforto e discordância dentro das Instituições de Ensino Superior (IES). Na verdade, IES onde existem cursos nesta área há mais anos, passaram frequentemente por alterações da designação ao longo da sua existência. Os motivos apresentados variam. As IES referem a necessidade de modernizar, de adequar, de adaptar, mas na verdade, há uma grande preocupação subjacente a todas as alterações: a procura de uma maior dignificação do curso aos olhos da comunidade e dos empregadores, quer por parte dos licenciandos e licenciados, quer por parte das instituições que veem numa designação dignificante e apelativa um instrumento de captação de candidatos. Acredita-se que a designação secretário/a remete para a ideia de um profissional menos qualificado e com menos competências do que aquelas que realmente tem e, consequentemente, procuram-se termos como assessor, por exemplo, ou procura-se associar e salientar áreas de conhecimento que se considera serem mais apelativas como as Relações Públicas ou a Comunicação.

Quererá isto dizer que nesta área profissional há alguma confusão? Ou que se tenta trazer para o secretariado funções que tradicionalmente pertenciam a outras áreas? Ou será que esta área não consegue (ainda) definir claramente o seu âmbito de atuação?

3. O PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO Efetivamente, pensamos que é fundamental clarificar o que é o perfil do profissional de secretariado no século XXI, elencando as competências básicas que um profissional tem de ter para que possa ser considerado um secretário. Só depois de definido este núcleo é possível criar variantes/ ramos/ especializações sem desvirtuar o termo “secretário/a”. Em termos de formação, isto corresponde para Erviti, Zárraga e Araluce a uma formação nuclear de 1.º ciclo, seguida de pósgraduações em diversos ramos e setores (2012: 5). Deste modo, entendemos que seria possível criar um perfil do profissional de secretariado claramente reconhecível por todos e, simultaneamente, ir ao

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encontro do “ideal” de cada um. Salientamos que a partir das entrevistas que fizemos às entidades empregadoras durante os processos de acreditação dos vários cursos, concluímos que não há apenas um perfil ideal do secretário/a, até porque, a diferentes áreas do país, a diferentes tipos e dimensões de empresa, correspondem necessidades de apoio diferentes. Todavia, essas diferenças não invalidam a necessidade da existência de um núcleo de competências e características que tem de ser comum e sólido no que refere à formação em secretariado propriamente dita.

Na verdade, a definição da palavra “secretária/o” não pode ser estática, na medida em que terá de acompanhar a profissão e esta, a evolução das tecnologias e das formas de organização das empresas. Assim, haverá seguramente um conjunto de características nucleares que se mantêm inalteráveis e que constituem o pilar em torno do qual se dão as atualizações e a necessária evolução da profissão.

Podemos, por exemplo, partir da definição avançada já em 1964 pela Associação Nacional de Secretárias dos Estados Unidos da América, que entendia a secretária (sempre “she”) como: “An assistant to an executive, possessing mastery of office skills, able to assume responsibility, without supervision, who displays initiative, exercises judgement and who has the ability to make decisions within the scope of her authority'.” (Rousson, 1983: 33). Vemos, assim, como já nos anos 60 há uma perceção da secretária como uma profissional que tem de ter mais do que meros talentos mecânicos (estenografia, dactilografia…), valorizando aspetos centrados na sua capacidade de decisão e iniciativa e evitando a subvalorização do papel da secretária numa empresa: Because employers have given more attention to mechanical secretarial talents, they have allowed the worth of the secretarial role to become underrated to the point that the top secretarial role possesses an enigmatic quality difficult to capture in training programmes. The top private secretary possesses a very sophisticated knowledge of communication systems and the business organisation derived from experience. Shorthand and typewriting represent the mechanical means of transmitting communications and do not relate to the 'essence' of the secretarial role. There are now so many images of what the term 'secretary' means, that those secretaries who fulfil the executive secretarial role prefer to be called 'Personal Assistants'. (Rousson, 1983: 32)

No sentido em que aqui é referida, a secretária será uma profissional cujos conhecimentos/talentos mecânicos são apenas um meio para desempenhar com maior eficácia a sua função e não o essencial do secretariado. E, mais uma vez, vemos como neste artigo de 1964 já havia um incómodo relativamente à subvalorização da secretária e a procura de a evitar através da mudança da designação para «assistente pessoal».

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Avançamos agora para uma definição bastante mais recente, de Erviti, Zárraga e Araluce, que, utilizando para o profissional de secretariado a designação «assistente de direção», o definem como «um profissional que atua como suporte da comunidade de trabalho de uma organização e cuja principal missão é gerir fluxos de trabalho e comunicação, desenvolvendo a cooperação interfuncional» (2012: 183, tradução nossa). Daqui se retira que o profissional de secretariado é alguém que apoia uma comunidade de trabalho (e como «apoio» pensa-se em alguém que «serve» um superior mas também colegas ao mesmo nível ou a nível inferior; alguém que pode atuar como intermediário. Esta ideia está patente na referência à «gestão de fluxos de trabalho». E por gerir entenda-se aqui o racionalizar esses fluxos (por exemplo, filtrando, resolvendo) mas também melhorando-os. Segue-se, nesta proposta de definição, a componente de comunicação e colaboração.

Isto só será possível a um profissional com um conhecimento profundo do que é a organização, o negócio, o funcionamento, os processos, as pessoas, as tecnologias e os clientes, pressupondo, portanto, um vasto conhecimento de todas estas dinâmicas.

As tarefas a serem desenvolvidas pelos profissionais de secretariado variam consoante a empresa e o trabalho /função da pessoa que estão a secretariar/apoiar. No entanto, um estudo desenvolvido na Haaga-Helia UAS (2008, cit. por Erviti, 2012: 184) afirma ser possível dividir estes profissionais em 4 grupos: (i) «personal assistant», (ii) «team assistant», «management assistant» (numa área específica) e (iv) «outros». De acordo com esta tipologia, o assistente pessoal desenvolve tarefas de apoio a um ou mais superiores; o team assistant trabalha para uma equipa e o management assistant, para além das tarefas de apoio habituais, executa outras tarefas concretas relacionadas com uma área em particular, como comunicação, finanças, tecnologias de informação, recursos humanos, vendas ou marketing. Assim entendida, a designação secretário/a seria, em nosso entender, suficientemente abrangente para acomodar todas as variantes que as múltiplas nomenclaturas procuram evidenciar e usar como fator distintivo.

Há, porém, um outro fator que acreditamos obstar à clarificação do papel do profissional de secretariado: a expectativa, ou a falta de expectativa que lhe está frequentemente associada. Com efeito, a partir das entrevistas feitas com estudantes, docentes e empregadores que realizámos no âmbito dos processos de acreditação em que participámos, constatámos que há frequentemente uma fraca noção do que é a função de um secretário, da formação de que necessita, das competências que tem quando bem formado e do que se lhe pode exigir para tirar partido do facto de se contratar um secretário licenciado e, até mesmo, do que está ultrapassado e já não deve ser incluído na sua formação (nos planos de estudos). Truss, Alfes, Shantz e Roswane (2013:351) referem o secretariado

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como o arquétipo das ocupações femininas de gueto, como uma profissão que não requer grandes capacidades, nem responsabilidade ou necessidade de tomar decisões. Uma profissão que requer apenas capacidade de cumprir ordens com discrição e que não tem associada uma carreira. Uma secretária é uma secretária.

Acresce a isto o facto de haver responsáveis pelas instituições de ensino onde estes cursos são oferecidos que dizem, eles próprios, que qualquer pessoa, com qualquer tipo de formação, pode lecionar os conteúdos e técnicas de secretariado, desvalorizando completamente os docentes, os conteúdos, os alunos e a profissão. Refira-se, igualmente, que nos cursos avaliados, poucos (muito poucos) têm entre os seus docentes alguém formado em secretariado ou a exercer tal profissão. Porquê formar profissionais de secretariado, então?

Há mesmo estudantes de secretariado com expectativas que pouco ou nada têm a ver com a profissão para a qual estão a estudar. Na verdade, pretendem vir a ser tradutores, professores de línguas ou de TIC, gerir empresas de organização de eventos, e há mesmo os que se mostram desiludidos com o facto de as suas funções não se restringirem a servir cafés, atender telefones e datilografar textos que lhes são ditados. Tal como sucede com os estudantes, também por parte dos empregadores há níveis de expectativa completamente distintos, senão mesmo opostos. Assim, se nas grandes empresas parece predominar a procura de um secretário em toda a dimensão que a palavra assume no século XXI, nas pequenas empresas, a expectativa pode também passar por aí, mas é frequentemente centrada na ideia de ter alguém com bom aspeto, simpático, capaz de receber bem os clientes e desempenhar tarefas de tradução, contabilidade, atendimento telefónico, sempre sem qualquer autonomia ou poder de decisão.

4. OS PLANOS DE ESTUDOS Esta verdadeira confusão, associada ao facto de se tratar de uma profissão em permanente evolução e que toca cada vez mais áreas que não as tradicionais, leva à tentação de criar ciclos de estudos muitas vezes em unidades orgânicas (UO) em que o secretariado não faz qualquer sentido, incluindo nos planos curriculares uma componente tão forte de uma outra área que dificilmente se poderá considerar e classificar como um curso de Secretariado. Isto é particularmente evidente em IES/UO que perderam muitos alunos, onde houve a necessidade de criar novas propostas, mas onde há um corpo docente estável que pouco ou nada tem a ver com a área de Secretariado. De resto, o corpo docente da área, para além de ser muito reduzido, é frequentemente composto por docentes a tempo

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parcial, normalmente na categoria de assistentes e, por isso, numa posição em que dificilmente poderão fazer valer os seus argumentos no que refere aos Planos de Estudos (PE) e fichas das unidades curriculares (UC), caso os restantes docentes, diretores de curso e a própria IES não o pretendam fazer. Encontramos entre estes Ciclos de Estudos criados em UO desadequadas situações muito díspares. Há casos em que houve um esforço de formação adicional dos docentes para suprir as lacunas, noutros houve a contratação de um corpo docente da área do secretariado, noutras, nem uma coisa nem outra. Porém, ainda que por vezes se registe o esforço da UO e, até mesmo da IES, a raiz do curso, a sua área nuclear permanece agregada ao corpo docente da UO, como sejam, entre outras as línguas, a tradução ou o turismo.

Deixa-se, deste modo, em aberto a área de secretariado como uma área que não tem uma definição concreta, uma designação concreta, nem um plano concreto no que refere ao perfil do profissional a formar, pelo que este também não tem uma designação concreta. Uma área à qual inúmeras outras áreas podem ser acopladas, que pode ser lecionada por um docente de qualquer uma dessas outras áreas. Isto dá origem a outra questão, que é saber quem reúne condições para lecionar as competências básicas que um profissional tem de ter para que possa ser considerado um secretário?

Quem tem conhecimentos para definir os Planos de Estudos e os conteúdos dos programas das UC? Estes são aspetos que é urgente clarificar para evitar a situação atual, isto é, o surgimento de ciclos de estudos com planos curriculares que dificilmente permitirão ao estudante atingir aquilo que são as competências essenciais ao desempenho da função de secretário.

Nos parágrafos seguintes explicamos, com base em investigação realizada por Erviti, Zarraga e Araluce (2012), como deveria ser efetuado o desenvolvimento de um plano de estudos, exemplificando com o caso do secretariado.

O desenvolvimento de qualquer plano de estudos deve contemplar: (i) Definição de objetivos gerais do curso para que o estudante saiba qual a orientação do mesmo; (ii) Enumeração das competências transversais e específicas do curso. Estas devem responder aos objetivos de aquisição por parte do estudante de uma formação geral, orientada para o exercício de uma atividade profissional; (iii) Identificação de módulos e conteúdos que garantam a aprendizagem; (iv) Indicação de metodologias de ensino e procedimentos de avaliação.

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Para a definição das competências fundamentais – gerais e específicas - que o plano de estudos de um curso de secretariado deve contemplar, remetemos para a proposta de Erviti, Zárraga e Araluce (2012: 200 - 201) por ser a mais completa que encontrámos. Destas, algumas são bastante difíceis de dominar ao nível exigido a um bom secretário, e fazemo-lo não apenas para mostrar que se trata de facto de uma atividade bastante mais complexa do que muitas vezes se pensa, mas também, até porque este não é o enfoque deste artigo, para verbalizar e consciencializar para o facto de que estruturar um ciclo de estudos de 3 anos para esta área exigiria bastantes mais UC, mais ECTS e mais docentes da área de secretariado do que normalmente se encontram nos cursos existentes. Sublinhamos, por isso, mais uma vez a enorme relevância de um corpo docente em número, formação e experiência adequados, o que nos leva ao ponto seguinte.

5. CONSEQUÊNCIAS DA DESADEQUAÇÃO DO CORPO DOCENTE A desadequação do corpo doente é sem dúvida o problema mais frequentemente assinalado nas avaliações de ciclos de estudos na área do Secretariado em Portugal e o mais grave dadas as consequências que arrasta consigo. Esta desadequação é particularmente notória quando um curso de secretariado surge numa UO não vocacionada paras as Ciências Empresariais (CNAEF 349), mas é um fenómeno que ocorre também noutras UO, acrescendo ainda frequentemente a questão do reduzido número de docentes de secretariado, mesmo quando têm a necessária formação e/ou experiência profissional. De referir que nos centramos aqui nos docentes de secretariado, mas que esta questão da desadequação da formação do corpo docente face às UC que lecionam é igualmente verificável noutras áreas científicas (línguas, p. ex).

Em nosso entender, a ausência de corpo docente com formação e em número adequados conduz a: (i) Planos de Estudo mal estruturados, quer por desconhecimento quer para ir ao encontro das formações e preferências do corpo docente; (ii) Fichas de Unidade Curricular mal desenhadas, com falta de alguns conteúdos e introdução de outros, muitas vezes desnecessários (que facilmente se compreendem quando olhamos para ficha do docente responsável e para o seu percurso académico) e com bibliografia desatualizada ou não apropriada. (iii) Uma ausência de investigação e de publicações na área. São raríssimas as publicações na área do Secretariado e, ainda mais raras as indexadas. De notar que os docentes de

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secretariado, tendo normalmente o estatuto de convidados não fazem mestrados ou doutoramentos e, logo, não há investigação na área; (iv) Um reduzido número de reuniões de cariz científico; (v) Uma ausência de reflexão sobre as questões inerentes ao Secretariado e uma consequente estagnação. Ao contrário do que sucede noutras áreas, o docente de secretariado é quase sempre uma figura isolada numa UO, é um único, leciona todas a UC da área e não tem outros colegas com quem possa partilhar ideias, conhecimentos, dúvidas, trabalhos – nunca é ajudado, mas também nunca é posto em causa: estagna; (vi) Um desvio artificial das áreas determinadas como nucleares de modo a corresponder ao número de doutorados e especialistas exigido pela A3ES, ainda que, regra geral, não saiam do que é aceitável, ou seja, apesar de não terem como área nuclear o Secretariado e Trabalho Administrativo (CNAEF 346), mantêm as Ciências Empresariais (CNAEF 340) como nucleares e colocam como secundária uma área em que haja um docente doutorado que assume a função de diretor de curso.

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS Feito este breve retrato dos problemas que mais afetam a formação em secretariado em Portugal, não podemos deixar de concluir indicando algumas sugestões de melhoria que acreditamos serem de fácil implementação: (i) Não propor Ciclos de Estudos em Secretariado em UO, nas quais não existe um corpo docente com a formação adequada para lecionar as UC centrais do curso; (ii) Ouvir antecipadamente e depois com alguma regularidade as entidades empregadoras; (iii) Definir Planos de Estudos e Fichas de Unidade Curricular em colaboração com colegas de outras IES e com profissionais de secretariado experientes e no ativo. Na verdade, se atendermos à localização geográfica dos CE existentes e aos candidatos que as procuram, constatamos que não podemos falar verdadeiramente em concorrência entre IES nesta área. Portanto, todos, principalmente os estudantes que devem ser o nosso foco e merecedores de todo o nosso respeito e empenho, ganhariam com a existência de uma colaboração intensa. Teríamos maior coerência nos conteúdos e maior qualidade;

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(iv) No seguimento do ponto anterior, promover encontros científicos em parceria (nacionais e internacionais/ presenciais e por vídeo conferência); (v) Aumentar o número de publicações na área do secretariado e, quando tal não for o caso, associadas à área do secretariado. Porque não começar a escrever em parceria com colegas de outras IES ou, até, mesmo, com secretários experientes?; (vi) Contratar docentes especializados e divulgar junto de profissionais de reconhecido mérito a possibilidade de realização de Provas para atribuição do Título de Especialista. (vii) Estreitar o diálogo e as parcerias com as associações profissionais da área. Os resultados destas interações podem ajudar as escolas a perceberem a evolução da profissão e a identificarem as necessidades e problemas destes profissionais, e a antecipá-los na formação.

Acreditamos que ainda há um longo caminho a percorrer, mas iniciativas onde se promove a discussão e a reflexão conjuntas, constituem pequenos passos para um futuro mais risonho no que concerne à formação destes profissionais. Terminamos sublinhando que mais do que concorrência entre IES, no que concerne ao secretariado, há um desígnio maior e comum que é a valorização da área de estudos e da profissão aos olhos da comunidade e dos empregadores.

7. BIBLIOGRAFIA Catherine Truss, Kerstin Alfes, Amanda Shantz and Amanda Rosewarne (2013) Still in the Ghetto?

Experiences of Secretarial Work in the 21st Century. Gender, Work and Organization. Vol. 20 No. 4 July 2013. doi:10.1111/j.1468-0432.2012.00587.x PORDATA

(2016).

Taxa

de

desemprego:

total

e

por

sexo

(%).

http://www.pordata.pt/Portugal/Taxa+de+desemprego+total+e+por+sexo+(percentagem)-550 Russon, M. (1983) How secretarial studies might evolve, The Vocational Aspect of Education, 35:90, 31-36, DOI: 10.1080/10408347308001851 Zárraga, M., Araluce, M. M., Erviti, M. C. (2012) Propuesta de competências para um grado de aistencia de dirección em el contexto de los nuevos planes de estúdio dentro del espácio europeo de educación

superior

(EEES).

Intangible

Capital,

http://www.intangiblecapital.org/index.php/ic/article/view/260

8(2),

181

–

215,

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A Contribuição da Sociolinguística na Formação do Profissional de Secretariado Executivo de Língua Portuguesa The Contribution of Sociolinguistics in the Formation of Professional Executive Secretariat from Portuguese Language Keyla Christina Almeida Portela, Instituto Federal de Mato Grosso, Brasil, keyla.portela@cba.ifmt.edu.br Yara Reis Cardoso, Instituto Federal de Mato Grosso, Brasil, yarareiscar@gmail.com

Resumo Este artigo objetiva mostrar a contribuição da sociolinguística na formação dos secretários executivos de língua portuguesa e analisar as diferenças léxico-semânticas entre vocábulos da língua portuguesa do Brasil e a língua portuguesa de Portugal. Também será mostrado as diferenças da língua inglesa usada no Brasil e em Portugal.

Também serão mostradas algumas das dificuldades que os secretários brasileiros podem encontrar ao interpretar uma correspondência de língua portuguesa de Portugal, devido às variações lexicais do idioma. Esta pesquisa justificou-se por poder mostrar a importância de ensinar as variedades linguísticas dos idiomas português brasileiro e português europeu nos cursos de secretariado executivo. A pesquisa mostrou que muitos secretários possuem dificuldades em interpretar correspondências nos idiomas citados devido às diferenças lexicais que não são ensinadas nas matrizes curriculares de ambos os países.

Palavras-chave: sociolinguística, secretário executivo, formação.

Absctrat This article aims to show the sociolinguistic contribution to the formation of the executive secretaries of the Portuguese language and analyze the lexical-semantic differences between words of the Portuguese language in Brazil and Portuguese in Portugal. It will also be shown the differences of the English language used in Brazil and Portugal. It will also show some of the difficulties that Brazilian secretaries can find to understand a Portuguese correspondence from Portugal due to lexical language variations. This research is justified by being able to show the importance of teaching the language varieties of Brazilian Portuguese languages and European Portuguese in executive secretarial courses. The search has shown that many secretaries have difficulties in interpreting correspondences in those languages because of lexical differences that are not taught in the curriculum school of both countries.

Keywords: sociolinguists, executive secretary, formation.

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1. INTRODUÇÃO A sociolinguística é uma disciplina que se preocupa com todos os aspectos da comunicação nas sociedades humanas e suas variantes linguísticas. Essas variedades são um dos principais recursos postos aos falantes para cumprir duas finalidades cruciais, como: ampliar a eficácia da comunicação e marcar a identidade social.

O profissional de secretariado executivo é um profissional que está ligado diretamente nas relações de comunicação com distintas comunidades de fala, já que sua formação é trilíngue. É importante mencionar que algumas variações/diferenciações linguísticas voltadas ao léxico não são aprendidas no meio acadêmico, e às vezes isto, dificulta o desempenho deste profissional, por causa da falta de um conteúdo específico nos do ensino das variações linguísticas dos idiomas. Com isso, este artigo pretende mostrar como a sociolinguística pode contribuir na formação do profissional de secretariado executivo, mostrando as variantes linguísticas que podem ocorrer de uma língua para outra, e a própria atuação deste profissional em diferentes comunidades de fala.

A metodologia aplicada para atingir o objetivo foi a pesquisa bibliográfica. Segundo Lakatos e Marconi (2010:44) “a pesquisa bibliográfica permite compreender” que, se de um lado a resolução de um problema pode ser obtida através dela, por outro, tanto a pesquisa de laboratório quanto à de campo (documentação direta) exigem, como premissa, o levantamento do estudo da questão que se propõe a analisar. Esta pesquisa se torna importante para os futuros secretários executivos que atuarão em um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, sendo de grande relevância conhecer as especificidades e variações dos idiomas em contato. Contudo, este estudo também possui uma grande significância acadêmica, tendo em vista que a temática propõe que as instituições pensem em incluir em suas ementas de língua inglesa e língua portuguesa os conteúdos envolvendo a sociolinguística, levando em consideração que o profissional de secretariado executivo não atua somente no Brasil.

2. CONCEITOS DE SOCIOLINGUÍSTICA A sociolinguística é uma subárea da linguística e se iniciou com William Labov. Ela busca estudar a relação da língua e sociedade, virtual e real, de sistematizar a variação existente e própria da língua falada. Labov (1968:16) conceitua a sociolinguística como sendo o estudo da relação da língua

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e sociedade e objetiva investigar o grau de estabilidade ou mudança da variedade linguística interna ou externa, que contextualizam as variantes padrão / não-padrão, conservadores/ inovadores, descrevendo seu comportamento preditivo. As variantes internas são fatores linguísticos fonológicos, sintáticos e outros. Já as variantes externas são agrupadas aos fatores inerentes ao indivíduo como: idade, etnia, gênero, religião e outros.

Labov (1968:16) ainda estuda a sociolinguística variacionista que é a heterogeneidade inerente à língua, concebida como uma heterogeneidade estruturada e constituída de formas linguísticas em variação, que estão a um só tempo. Visto serem usadas, simultaneamente, dentro da comunidade de fala e por haver competição entre o uso delas, nos casos em que há mudanças.Para esse modelo, é essencial considerar a língua em seu contexto sociocultural, em virtude da explicação para o fenômeno da variação não ser encontrada apenas nos fatores internos à língua, mas, também, nos fatores externos ao sistema linguístico.

No conceito de Preti (1994:28) a sociolinguística é a ciência que estuda a língua, da perspectiva de sua estreita ligação com a sociedade onde se origina. Se, para certas vertentes da linguística, é possível estudar a língua de forma autônoma, como entidade abstrata e independente de fatores sociais, para a sociolinguística, a língua existe enquanto interação social, criando-se e transformando-se, em função do contexto sócio-histórico.

Para

Tarallo

(2006:56)

a

sociolinguística constitui uma ciência que prima pela relação língua e sociedade, mostrando que o fenômeno linguístico, em relação às influências sociais, culturais, econômicas, étnicos, religiosos e políticos.

Quando se faz um estudo em sociolinguística, a teoria e o método mantêm, entre si, uma relação lógica, a partir do objeto de estudo (fato linguístico, problema de fala ou escrita). Mollica e Braga (2003:18) comentam que os estudos sociolinguísticos oferecem valiosa contribuição, no sentido de relativizar a noção do erro quando busca descrever o padrão real que a escola procura banir. A sociolinguística também estuda a estigmatização linguística e o preconceito linguístico, algo que tem sido muito discutido e debatido nas práticas pedagógicas dizendo o que é certo ou errado tendo como referência à língua padrão culta.Já Mussalim e Bentes (2003:34) dizem que o objeto da sociolinguística é o estudo da língua falada, observada, discutida e analisada em seu contexto social, isto é, em situações reais de uso. Além disso, elas têm como ponto de partida a comunidade linguística, ou seja, o conjunto de pessoas que interagem, verbalmente e que compartilham um conjunto de normas, com respeito aos usos linguísticos. Estas autoras ainda comentam que uma

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comunidade de fala se caracteriza não pelo fato de se constituir de pessoas que falam do mesmo modo, mas por indivíduos que se relacionam por meio de redes comunicativas diversas.

A sociolinguística tem caráter empírico, pois produz um diagnóstico da vivência real dos indivíduos organizados em uma comunidade, abordando a língua e a sociedade. Cabe, portanto, à sociolinguística, investigar o grau de estabilidade ou de mutabilidade da variação, diagnosticar as variáveis que têm efeito positivo ou negativo sobre a emergência dos usos linguísticos alternativos e prever seu comportamento regular e sistemático. Compreendendo, a variação e a mudança são contextualizadas, constituindo o conjunto de parâmetros, um complexo estruturado, de origens e níveis diversos. Dentro da sociolinguística, há variações, no entanto, a mais relacionada a este artigo é a variação geográfica, também conhecida de diatópica, que é aquela que ocorre num plano horizontal da língua, na concorrência das comunidades linguísticas, relacionando-se a diferenças linguísticas distribuídas no espaço físico, observáveis entre falantes de origens geográficas distintas, ou seja, variações linguísticas envolvendo o léxico do português do Brasil e europeu.

3. COMUNIDADE DE FALA Comunidade de fala é um grupo de pessoas que não compartilham a mesma língua, mas compartilham um conjunto de normas e regras para o uso dela. Para

Tarallo

(2006:17)

toda

comunidade de fala são, frequentemente, as formas linguísticas em variação, ou seja, variantes. Para ele, as variantes são as diversas maneiras de se dizer a mesma palavra e um mesmo contexto, e com o mesmo valor.

A variação existe em todas as línguas naturais humanas, é inerente ao sistema linguístico, ocorre na fala de uma comunidade e, inclusive, na fala de uma mesma pessoa. Segundo Labov (1972:98) comunidade de fala não é definida por qualquer acordo marcado no uso de elementos da língua, nem pela participação em um jogo de normas compartilhadas. Estas normas podem ser observadas em tipos manifestos de comportamentos avaliativos e pela uniformidade dos padrões abstratos de variação, invariantes em níveis particulares de uso.

De acordo com Guy (2001:21) os membros de uma comunidade de fala compartilham traços linguísticos comuns, que os distinguem, ou seja, a variedade de língua usada deve apresentar, pelo menos, alguns traços distintos das variedades de outras comunidades. Tais traços permitem atribuir uma identidade social, apresentando-se também como marcadores de identidade local, visto que seus

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membros comunicam-se mais entre si do que com outros, e isso leva à manutenção de suas características linguísticas. A falta de contato linguístico entre comunidades favorece o desenvolvimento de diferenças linguísticas. Dessa forma, compartilham normas e atitudes diante do uso da linguagem, ou seja, posicionam-se diante dos diferentes modos de falar, não só marcados em suas diferenças, por fronteiras geográficas.

Para Hymes (1968) a comunidade de fala está relacionada à maneira como as pessoas veem a língua que falam como avaliam sotaques, como mantêm fronteiras linguísticas. Ainda para este autor (p. 72), as comunidades de fala são definidas pela competência comunicativa esperada de seus membros, ou seja, pelo compartilhamento de códigos ou regras específicos para conduzir e interpretar a fala. Logo, isso não se caracteriza pelo fato de serem constituídas por pessoas que falam do mesmo modo, mas por indivíduos que se relacionam por meio de redes comunicativas diversas e que orientam seus comportamentos verbais, por um mesmo conjunto de regras. O autor define competência comunicativa como sistemas subjacentes de conhecimento e habilidades requeridas para comunicação (por exemplo, conhecimentos de vocabulário e habilidade de usar as convenções sociolinguísticas da língua).

4. O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO A profissão de secretário executivo surgiu a partir das antigas civilizações, no Egito, conhecidos como escribas, únicos, a saber, ler e escrever. Eles faziam parte de uma elite econômica e intelectual venerada pelos egípcios. As funções dos escribas junto ao governante tinham abrangência e relevância. Cabia a eles copiar decretos ditados pelos faraós, anotar a saída e entrada de mercadorias, as taxas de impostos e todo tipo de registros necessários. Posterior a esta civilização, veio a Idade Média e o papel do secretário era exercido pelos monges copistas, em mosteiros, homens dedicados em período integral a reproduzir as obras, fazer cópias dos manuscritos. Eles foram considerados os herdeiros dos escribas egípcios no qual a profissão era exercida somente por homens. Após a primeira grande guerra as mulheres se inseriram na profissão, tendo em vista que as organizações necessitaram de mão-de-obra, pois os homens haviam ido para frente de combate.

No Brasil, a profissão começou a ser exercida por volta da década de 50 e percebeu-se a atuação do Secretário na estrutura empresarial brasileira, mas ele apenas executava algumas Técnicas Secretariais. Nos anos 60, mesmo com o início do treinamento gerencial, o secretário permanece executando tarefas insignificantes. Em meados da década de 1960, iniciou-se o movimento da

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categoria por melhores condições de trabalho, foi então que surdiu o “Clube das Secretárias". Nos anos 70, mudanças significativas começam a ocorrer na profissão de Secretário. Nesse período o profissional secretário passa a ser visto como um membro ativo da gerência, participando de programas de desenvolvimento. As associações de classe começam a atuar em todo o Brasil, buscando imprimir uma nova imagem e uma nova visão profissional.

Foi nos anos 80 que a profissão ganhou grandes lutas e conseguiu criar regulamentação da profissão de secretário executivo com a lei n° 7366 de 30/09/1985 e o código de ética da profissão.

Em 2000, foram criadas as diretrizes nacionais curriculares para os cursos de nível superior em secretariado executivo. Após todas as mudanças, surge um profissional cada vez mais atuante na estrutura organizacional da empresa com um novo perfil de gestor, exercendo papel de condutor de atividades dentro das organizações públicas ou privadas; empreendedor tendo iniciativa perante a dinâmica organizacional e atitudes proativas; consultor executando papel de conselheiro organizacional, e visão holística de todos os conhecimentos das técnicas administrativas e comportamento organizacional, e por fim, assessor auxiliando as atividades do executivo, na orientação e condução das áreas dentro da organização.

5. OBJETO DE ESTUDO Para atingir o objetivo deste artigo que é mostrar a contribuição da sociolinguística na formação dos secretários executivos no uso da língua inglesa e portuguesa nas comunidades de fala de seus países por meio das variações linguísticas, foram analisados alguns aspectos dos cursos de secretariado executivo, do Brasil e Portugal, principalmente no que diz respeito ao ensino da língua portuguesa e da língua inglesa. No Brasil, a língua inglesa predominantemente estudada nos cursos é a da variante norte-americana, enquanto em Portugal é a britânica.

A escolha de uma variante em detrimento de outra no ensino está relacionada aos outros aspectos da cultura da comunidade de fala, contextualizada nos diversos tipos de discurso e interação social do grupo. Diante disso, o curso de secretariado executivo de Portugal utiliza-se da língua inglesa/ britânica influenciada pelo fato de a Inglaterra ser um país próximo e por fazer parte da União Europeia. Já o Brasil, utiliza-se a língua inglesa/ americana devido à influência da cultura norteamericana, seu poder político, econômico e sociocultural perante os demais países das Américas.

Dessa maneira, tanto Portugal quanto o Brasil, fazem parte de uma comunidade de fala diferente, ou seja, grupo de pessoas que se consideram usuários da mesma língua. Salienta-se, ainda, que as

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variantes no uso da língua inglesa (inglês americano e britânico) com relação à fonética e ao léxico, são bem distintos. Exemplo disso é a palavra “água”, que significa “water”, em inglês, mas, a pronúncia, de um inglês para o outro, é bem distinto, como: Inglês britânico [u´ɔthar] e no inglês americano [u´ɔrar].

Já, com relação ao léxico, a palavra “apartamento”, no inglês americano, é “apartament” e, no inglês britânico, é “flat”, outro exemplo é a palavra “elevador”, que, no inglês americano, é “elevator” e, no britânico, “lift”. Na tabela abaixo, é possível visualizar outras diferenças lexicais do inglês britânico e americano.

PORTUGUÊS

INGLÊS AMERICANO

INGLÊS BRITÂNICO

Advogado

Lawyer

Solicitor

Agenda

Appointment book

Diary

Armário

Closet

Wardrobe

Batatas fritas

French fries

Chips

Calças

Pants

Trousers

Fogão

Stove

Cooker

Recepção

Front desk

Reception

Telefone celular

Cell phone

Mobile phone

Lapiseira

Mechanical pencil

Propelling pencil

Estacionamento

Parking lot

Car park

Tabela 1 - diferenças lexicais

Devido a essas variações linguísticas, muitas vezes, os secretários executivos, do Brasil e de Portugal, passam por situações complicadas durante a tradução da fala e da escrita devido às diferenças, principalmente, lexicais em conversas e correspondências, já que cada curso de secretariado executivo, do Brasil e Portugal, estuda a língua inglesa eleita pela sua comunidade de fala. Outro fator linguístico detectado é a atuação dos secretários de executivos brasileiros e portugueses, na interpretação de correspondências trocadas entre os dois países, pois, apesar de o

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português brasileiro ter derivado do Europeu, ele ganhou outras características. Para Câmara Jr. (1976: 36) as diferenças refletem essencialmente a existência de dois sistemas linguísticos em dois territórios distintos e geograficamente distantes. Após a variedade portuguesa ter sido trazida ao Brasil, cada sistema continuou sua própria evolução, e nem sempre coincidentemente um com o outro, apesar dos laços sociais e culturais que unem os dois grupos.

As maiores mudanças surgiram após a colonização do Brasil, com o contato da língua portuguesa com as línguas indígenas e o fluxo de escravos trazidos da África. Com isso, houve um afastamento entre o português brasileiro e o europeu quanto à língua falada e escrita no Brasil. O professor Luchesi (2001) diz que após a Independência do Brasil, em 1822, o português falado e escrito no Brasil sofreu influências de imigrantes europeus que se instalaram no centro e sul do país.

Isso explica certas modalidades de pronúncia e algumas mudanças superficiais de léxico que existem entre as regiões do Brasil, que variam, de acordo com o fluxo migratório que as regiões receberam.

No século XX, a distância entre as variantes portuguesa e brasileira do português aumentaram em razão dos avanços tecnológicos do período, não existindo procedimento unificado para a incorporação de novos termos à língua, certas palavras passaram a ter formas diferentes, nos dois países. Assim, o novo contato do português brasileiro, com outras comunidades de fala, foi um dos fatores que gerou as diversas variedades regionais existentes, hoje, no Brasil e causa grande dificuldade de discernimento entre o português do Brasil e o europeu.

Na tabela abaixo há alguns exemplos de variações linguísticas, entre o léxico do português brasileiro e o europeu.

BRASIL

PORTUGAL

Camiseta

T-Shirt

Maillot / Maiô

Fato de banho

Meias masculinas

Peúgas

Jaqueta

Blusão

Calcinha

Cueca

Blusão

Camisola Tabela 2 – variações linguísticas

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A seguir, mostrar-se-á uma carta comercial enviada para uma empresa de Lingerie Brasileira, solicitando uma compra de itens da moda íntima. Nela, mostrará algumas variedades lexicais do português brasileiro e europeu, e a forma como o desconhecimento destas variações pode causar dificuldade no discernimento do conteúdo da solicitação da compra.

Instituto de Vestuário de Lisboa Rua Castelino Branco, número 12 24567 Lisboa – Portugal Tel. 22 386 98 82 Email: industriavestuariolisboa@tvtel.pt

À Indústria de Lingerie La Femina Rua Getúlio Vargas, 386 centro São Paulo – São Paulo

Referência: compra de mercadoria

2008-10-05

Exmos. Senhores, Conforme a n/ conversa telefônica com o v/ vendedor – Sr. Marcos Andrade – vimos a confirmar a encomenda de algumas mercadorias de moda íntima que estamos a precisar com urgência.

Gostaríamos de chamar a atenção a V. Exas. de que esta remessa se destina à uma loja, que, dentro de duas semanas, vai ser inaugurado. Como compreendem a trabalhar com prazos tão reduzidos qualquer erro nos causa enormes transtornos. Os itens que necessitamos são: Mercadoria T-shirt Fato de banho Peúgas coima cueca camisola

Quantidade 580 250 250 270 470 320

Cor branca estampada branca azul branca amarela

Tamanho P G Único G P G

Quando a mercadoria for expedida, o exportador deverá fazer seguir, através do banco, conhecimento de embarque (Bill of landing), a factura, o certificado de origem e a apólice de seguro, assegurando-se de que a mercadoria viaja com cobertura total.

Aguardamos a v/ resposta e ficamos ao v/ dispor para qualquer informação que necessitem.

Cumprimentos.

Vera Saldanha Dept. Importação/ exportação

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Figura 1 – Carta Comercial (adaptado)

As aulas de língua portuguesa, nos cursos de secretariado executivo do Brasil, não preveem, em suas ementas, o ensino das variações linguísticas entre o português do Brasil e o europeu. O discurso das universidades brasileiras que ofertam os cursos de secretariado executivo é o de formar um profissional globalizado e conhecedor dos comércios internacionais, no entanto, há esta falha no processo de ensino-aprendizagem nos conteúdos que são necessários para atuação do secretário executivo internacionalizado. Os cursos de secretariado executivo deveriam abranger conteúdos do ensino da língua portuguesa norteando a importância das variantes linguísticas sob o viés da sociolinguística, pois, sem este conhecimento, os secretários executivos poderão correr o risco de não saber interpretar as correspondências trocadas entre os dois países.

O fato do secretário executivo não conhecer as especificidades de cada língua, como no exemplo da carta, pode ocasionar em uma má interpretação da solicitação do pedido de compra, uma vez que na carta há a solicitação dos seguintes itens: fato de banho, peúgas, coimas, cueca e camisola.

No português brasileiro, algumas dessas palavras não são utilizadas, e quando são, não possuem a mesma significação. Como é o caso da palavra “coima” cuja referência lexical no português brasileiro é “cueca”. Um secretário cuja língua materna seja o português brasileiro não saberia o significado desta palavra, já que a mesma não é usual, não foi aprendida na sua comunidade de fala e nem nas aulas de língua portuguesa oferecidas no curso. No entanto, a maior confusão aconteceria com a palavra “cueca”, no português europeu, que, no Brasil, significa “calcinha”, pois, a maioria dos secretários executivos brasileiros poderia traduzir a palavra de maneira equivocada e enviaria cuecas para Portugal no lugar de calcinhas.

A seguir, será mostrada uma propaganda, transcrita, de um banco português com o treinador de futebol Luiz Felipe Scolari, extraída do Youtube, que possui variações linguísticas que mostra algumas diferenças lexicais.

“Quem sai do seu país, como eu e você, tem que adaptar-se a muitas coisas novas”, incluindo a língua, diz o gaúcho no começo do vídeo. Em seguida, ele inicia uma rápida aula de sinônimos do português de Portugal para palavras conhecidas no Brasil. “Tive que aprender que aeromoça é hospedeira, e cadarço é atacador; aprendi que açougue é talho; trem… é comboio. Que torcida é uma claque; pebolim é matraquilhos”. Até que chega o grande final: “e que banco… ah, banco é fácil! Banco é Caixa”.

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Compreende-se nesse texto que o treinador de futebol desconhece essas palavras, mas teve que adaptar-se ao português europeu. Ao comparar as duas línguas identifica-se que há uma série de palavras utilizadas no português do Brasil que não são as mesmas encontradas no português europeu.

O português de Portugal e o português do Brasil se diferem a nível fonológico, lexical, morfológico e sintático. Essas diferenças falam a respeito ao fato de que, no Brasil, muitas palavras assumiram outros sentidos ou foram incorporadas ao português a partir das línguas indígenas e africanas, com as quais o português esteve e está em relação. É importante salientar que, o fator linguístico detectado é a atuação dos secretários de executivos brasileiros e de portugueses, na interpretação de correspondências trocadas entre os dois países, pois, apesar de o português brasileiro ter derivado do Europeu, ele ganhou outras características. No entanto, a seleção do léxico e a evolução semântica, fizeram com que a língua utilizada no cotidiano tenha um grande número de termos diferentes, assim como muitos outros semelhantes na forma, mas diferentes no significado.

6. CONCLUSÃO Em resposta a problemática proposta inicialmente neste artigo, constatou-se que os profissionais de secretariado executivo do Brasil e de Portugal possuem uma competência comunicativa (conhecimento do uso da própria língua), mas, às vezes, há falhas no seu desempenho linguístico (capacidade das pessoas se comunicarem em situações diferentes) por causa do desconhecimento da variação linguística verificada entre a língua portuguesa e a língua inglesa.

Nota-se, dessa maneira, a importância do ensino da língua portuguesa, por meio do viés da sociolinguística, nos cursos de secretariado executivo, demonstrando as variantes da língua portuguesa, no Brasil e em Portugal, e, também, as especificidades que ocorrem na língua inglesa britânica e americana utilizada nos cursos de secretariado.

Hymes (1972:67) diz que uma pessoa que adquire a competência comunicativa, adquire tanto o conhecimento quanto a habilidade de usar a língua. Além disso, os indivíduos que integram uma comunidade precisam saber quando devem mudar de uma variedade para outra (Mussalim e Bentes , 2003) conseguindo comunicar-se de forma eficiente e eficaz fazendo com que todos os objetivos pessoais e comerciais sejam alcançados com êxito.

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Por fim, a sociolinguística pode contribuir na formação dos secretários executivos apontando as variedades linguísticas que ocorrem nas línguas e desenvolver uma formação de uma consciência linguística.

7. REFERÊNCIAS CÂMARA JR., J. M. (1976). Estrutura da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Vozes, 1976.

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Da Academia à Prática: Reflexão sobre o Estágio/Trabalho de Projeto na Licenciatura em Secretariado da Escola Superior de Educação de Castelo Branco From Academy to Practice: A reflective analysis about Internship/ Project Work on the Secretariat Degree – Escola Superior de Educação de Castelo Branco Maria Eduarda Borges dos Santos, Inst. Pol. de Castelo Branco, Portugal, eduardasantos@ipcb.pt Ana Pinto, Instituto Politécnico de Castelo Branco, Portugal, ana.pinto@ipcb.pt Hugo Franco, Instituto Politécnico de Castelo Branco, Portugal, hugo.franco@ipcb.pt

Resumo O presente estudo tem como finalidade identificar as características da componente curricular Estágio/Trabalho de Projeto da licenciatura em Secretariado da Escola Superior de Educação do Instituto Politécnico de Castelo Branco (ESECB) e apresentar-se como instrumento de reflexão sobre o ensino do Secretariado a nível superior em Portugal, através da contextualização do tema e sua problematização (Introdução).

São analisadas, no segundo capítulo, algumas perspetivas teóricas que enquadram a realidade do estágio curricular supervisionado, destacando a importância da comunicação interinstitucional na construção do conhecimento organizacional e no desenvolvimento de competências profissionais.

O terceiro e quarto capítulos refletem sobre os objetivos da pesquisa bem como sobre a metodologia utilizada para a sua consecução: a de estudo de caso enquanto meio de análise do objeto (caso) no seu contexto real, usando para tal diversas fontes de evidência (qualitativas e quantitativas).

No quinto capítulo é caracterizada a atividade de prática profissional quanto à modalidade selecionada pelos Estudantes: estágio ou trabalho de projeto; os setores de atividade em que a prática se inseriu: público, privado, associativo; a localização geográfica das organizações acolhedoras: distrital, nacional/internacional; as atividades desenvolvidas pelos Estagiários e a avaliação de desempenho pelas entidades.

A conclusão evidencia a relevância da unidade curricular na formação académica e profissional do Estudante, no contexto da ESECB e da realidade socioeconómica e empresarial da região.

Palavras-chave: Secretariado; Estágio; Trabalho de Projeto; Conhecimento Organizacional; Competência Profissional

Abstract This study aims to identify the characteristics of the curricular component of Internship / Project Work in Secretariat of the “Escola Superior de Educação of the Instituto Politécnico de Castelo Branco” (ESECB), and intends to be a contribution and a basis for the discussion of Secretarial Studies at higher education level in Portugal.

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After the Introduction, the second chapter analyses some theoretical perspectives that frame the reality of curricular supervised training, highlighting the importance of institutional communication in building organizational knowledge and the development of professional skills.

The third chapter characterizes the professional practice activity, according to the modality selected by the students: internship / project work; sectors of activity where the practice is accomplished: public, private, associative; the geographical location of host organizations: district, national / international; the activities developed by trainees and the assessment of performance by the diverse host entities.

The conclusion highlights the relevance of the curricular unit on the students’ academic and professional training, reflecting either the academic context of the ESECB either the socio-economic and business reality of the region.

Keywords: Secretariat; Internship; Project Work; Organizational Knowledge; Professional Competence

1. INTRODUÇÃO A Lei nº 62/2007, de 10 de setembro, que institui o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior em Portugal, refere, no seu artigo 3º, a “Natureza binária do sistema de ensino superior” no nosso país, distinguindo ensino superior universitário, de cariz predominantemente científico, e ensino superior politécnico, centrado “em formações vocacionais e em formações técnicas avançadas, orientadas profissionalmente”. O mesmo documento identifica ainda, no n.º1 do artigo 7.º, as “Instituições de ensino politécnico” como organismos orientados “para a criação, transmissão e difusão da cultura e do saber de natureza profissional, através da articulação do estudo, do ensino, da investigação orientada e do desenvolvimento experimental”, estabelecendo, deste modo, os princípios orientadores daquilo que devem ser os planos curriculares dos ciclos de estudos ministrados nestas instituições.

Assim, a licenciatura em Secretariado da Escola Superior de Educação de Castelo Branco (ESECB) contempla, no 6.º semestre do seu plano de estudos, desde a sua criação como curso de 1.º ciclo de Bolonha (Portaria n.º 1049/2007 de 31 de agosto) a realização de um Estágio e, desde 2010, uma componente de Estágio/Trabalho de Projeto (Despacho n.º 6356/2010), no sentido de cumprir a missão de que as formações politécnicas estão incumbidas: a de estabelecer a ligação à comunidade, de promover a “difusão e transferência de conhecimento” (artigo 2.º, Lei n.º 62/2007), bem como de criar o “ambiente educativo apropriado às suas finalidades”, atribuição preconizada no artigo 8.º da mesma Lei. A realização de estágios curriculares deverá proporcionar a oportunidade e o ambiente para que os Estudantes possam experienciar, fora das salas de aula, as funções e as tarefas que se

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relacionam diretamente com a aplicação do conhecimento. Neste sentido, a aprendizagem experiencial assume-se como uma componente extremamente importante no plano curricular da licenciatura em Secretariado. O objetivo desta unidade curricular é o de dotar os Estudantes de conhecimentos, competências e habilidades que os empregadores consideram importantes nesta área profissional, na medida em que o feedback recebido das organizações que acolheram os Estudantes permite-nos perceber que estes consideram a aprendizagem experimental como um forte contributo para o sucesso profissional do Aluno.

A partir da revisão da literatura efetuada foi possível verificarmos que são escassas as pesquisas que se debruçam sobre o modo como têm decorrido os Estágios/Trabalho de Projeto das licenciaturas em Secretariado em Portugal, pelo que este estudo tem como principal objetivo analisar esta componente de formação a partir da perspetiva da instituição de ensino que é a ESECB. Para o atual estudo de caso foi feita uma análise reflexiva sobre os dados disponíveis acerca da unidade curricular, entre os anos letivos de 2012-2013 a 2015-2016.

O objetivo primordial da coordenação e supervisão da unidade curricular de Estágio/Trabalho de Projeto foi sempre o de promover as competências teórica, técnica e social do Aluno. Das 810 horas totais de trabalho do Estudante para a referida componente, a que correspondem 30 unidades de crédito ECTS, 600 ocorrem em contexto real de trabalho, 60 correspondem a sessões de seminários temáticos e de orientação/supervisão, sendo as 150 restantes direcionadas para a elaboração, apresentação e defesa do Relatório Final. O Plano de Estudos em vigor até ao ano letivo 2015-2016 foi alterado pelo Despacho n.º 6095/2016, mantendo-se, contudo, a unidade curricular de Estágio/Trabalho de Projeto, no 6.º semestre do curso, com o mesmo número de horas e ECTS. Por Estágio entende-se o conjunto de atividades realizadas pelo Aluno, em contexto real de trabalho, sob monitorização do coordenador/supervisor, docente da instituição, e acompanhamento de um profissional, o orientador. O Trabalho de Projeto pode substituir o Estágio no caso dos EstudantesTrabalhadores cuja atividade profissional se enquadre no âmbito da área de formação do curso, Secretariado, e que apresentem à coordenação certificação da(s) entidade(s) empregadora(s) comprovativa de estarem a exercer funções de carácter administrativo, com avaliação positiva.

O Estágio/Trabalho de Projeto realiza-se em instituições públicas, privadas ou associativas, nas quais são desenvolvidas atividades profissionais no âmbito do Secretariado e do Trabalho Administrativo, e com as quais a instituição de ensino superior celebra protocolos desde que

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disponham de meios humanos, técnicos e de ambiente de trabalho convenientes à formação profissional dos Estagiários.

2. ENQUADRAMENTO TEÓRICO Como se verifica, o Estágio/Trabalho de Projeto institui-se como imperativo do plano de estudos para a obtenção do diploma de licenciatura em Secretariado, na ESECB. Em nosso entender e corroborando a perspetiva de Angnes, Lima e Paula (s/d: 7-8), esta atividade não deve todavia ser encarada apenas como “o cumprimento de uma exigência legal, mas [como] algo que se converta em um trabalho científico”, que o relatório final deve evidenciar. Neste sentido, o coordenador/supervisor tem como desígnio propiciar as condições para o desenvolvimento profissional do Estagiário e para a compreensão, por parte deste, do significado social da profissão. Analisar e refletir de forma contextualizada e crítica, com base em princípios científicos, sobre as experiências do Aluno em contexto de secretariado, permite que a prática académica e profissional se oriente para “a competência técnico-científica no trabalho profissional, no contexto das relações sociais, políticas e éticas diagnosticadas e conhecidas” (Vigorena 2006).

A tarefa de analisar a efetividade do estágio supervisionado deve centrar-se nas ações desenvolvidas pelos sujeitos em situações concretas, pelo que a supervisão e o estágio, faces de um mesmo processo, mas com atribuições distintas, para serem realmente ensino e aprendizagem, precisam de ser reconhecidos como um conjunto articulado, cujo pilar de sustentação é a dimensão pedagógica, dando ao ensino do Secretariado o atributo de ser teórico-prático (Angnes et al. s/d).

O estágio é o momento “ onde a identidade profissional do aluno é gerada, construída e referida; volta-se para o desenvolvimento de uma ação vivenciada, reflexiva e, por isso, deve ser planejado gradativa e sistematicamente” (Buriolla 1999: 13). Por outro lado, “[…] o estágio supervisionado, como interface entre os acadêmicos e o mercado de trabalho, se apresenta como via de inserção, pois além de oferecer oportunidades, acaba desenvolvendo habilidades e ajuda a construir a identidade do aluno como futuro profissional, […]” (Galindo et al. 2016: 155). A instituição de ensino superior visa a formação consistente dos Estudantes, a nível científico, tecnológico e ético, como o atestam as diversas disciplinas do plano de estudos em Secretariado; esta formação abrangente e pluralista favorece a integração do Aluno no mercado de trabalho (Gerardin 2011: 75). O conceito multidimensional de formação, preconizado por Lope e Artiles (1998: 186), que transcende a formação académica, certificada e institucionalizada, defini-a como um processo de valorização que

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avalia não apenas os conhecimentos técnicos, mas também dimensões como atitudes e comportamentos fundamentais, inscritos no “currículo oculto” exigido no acesso à profissão.

A componente de Estágio/Trabalho de Projeto contribui, assim, para a efetivação da competência profissional congregando conhecimentos, posturas e habilidades. A competência é uma faculdade em permanente estruturação, na medida em que é edificada socialmente; dado o carácter polissémico do termo, importa compreendê-lo no atual contexto educativo e profissional, não como um atributo do sujeito, mas como um conjunto de saberes (saber fazer, saber ser e saber agir) imprescindível ao exercício da profissão de Secretário. Neste sentido, o conceito de competência está indissociavelmente ligado ao de ação e expressa o conjunto de conhecimentos, qualidades, capacidades e aptidões que habilitam o profissional para a problematização e o questionamento inerentes à construção do espírito crítico e reflexivo que, por sua vez, estão na génese do conhecimento técnico, científico e organizacional.

Atualmente, “o mais importante recurso nas organizações é o conhecimento proveniente das pessoas” (Silva 2010: Introdução), um conhecimento resultante da partilha de informações entre os vários intervenientes no processo formativo – o docente, o estagiário e o orientador (que, na entidade acolhedora, promove a integração do aluno na organização e gere o trabalho que este irá desenvolver).

Segundo Fialho (2006: 115), “a informação pura e simples já não garante um diferencial competitivo.

As organizações devem transformar as informações em conhecimento”, propiciando a emergência da inteligência competitiva através da interação dos atores sociais em contexto profissional, facto que permite tomar melhores decisões e medidas face a situações concretas. Sempre que o ambiente organizacional propicia a conversão da informação em conhecimento e estimula a aprendizagem colaborativa entre pessoas, “agregando valor aos seus produtos e serviços, automaticamente está gerando novos conhecimentos” (Silva 2010: 119). O conhecimento organizacional decorre da ação dos sujeitos, que congregam as competências, incluindo o conhecimento; da execução de processos, que permitem estruturar as tarefas e atividades da instituição, e da otimização das tecnologias da informação e da comunicação, recurso de apoio aos sujeitos e aos processos.

3. OBJETIVOS DO ESTUDO Como foi referido anteriormente, verificámos que são escassos os estudos que reflitam sobre o funcionamento dos Estágios/Trabalhos de Projeto de Secretariado têm decorrido, no contexto educativo do Ensino Politécnico em Portugal. Nesse sentido, o atual estudo de caso procurou reunir

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informação e refletir sobre a forma como esta unidade curricular da licenciatura em Secretariado da ESECB tem decorrido.

O estudo teve como objetivos: 1) identificar a opção dos alunos por Estágios ou Trabalhos de Projeto; 2) conhecer quais os setores de atividade em que se realizaram os Estágios ou os Trabalhos de Projeto; 3) verificar quais as zonas geográficas onde decorreram os Estágios/Trabalhos de Projeto 4) perceber qual o tipo de tarefas/atividades realizadas e, finalmente, 5) conhecer a avaliação de desempenho atribuída pela entidade acolhedora aos Estudantes que efetuaram Estágio.

4. METODOLOGIA A metodologia seguida para a realização da investigação foi o estudo de caso. Habitualmente o estudo de caso é entendido como uma forma de estudar o objeto (caso) no seu contexto real, usando para tal diversas fontes de evidência (qualitativas e quantitativas), proceder à triangulação da informação para dar resposta às questões orientadoras e analisar a problemática estudada tendo por base os elementos teóricos conceptuais que fundamentaram o estudo. Segue uma lógica de construção de conhecimento que integra a subjetividade do investigador (Meirinhos & Osório, 2010).

Para o presente estudo de caso o procedimento adotado foi a análise documental, nomeadamente, a legislação sobre a caracterização das ofertas formativas politécnicas, sobre a criação e alteração dos planos curriculares da licenciatura em Secretariado da ESECB, o Regulamento de Estágio, as Avaliações de Estágio efetuadas pelos orientadores e os Relatórios Finais de Estágio/Trabalho de Projeto, com o objetivo de contextualizar o caso, acrescentar informação e para validar evidências de outras fontes, nomeadamente os dados recolhidos na base de dados da ESECB onde são caracterizados os Estudantes da licenciatura em Secretariado. Foi, ainda, efetuada uma revisão da literatura sobre a temática em análise. Neste tipo de estudo, é frequente o recurso à capacidade interpretativa do investigador.

Os participantes desta investigação foram todos os Estudantes que efetuaram o Estágio/Trabalho de Projeto da licenciatura em Secretariado da ESECB, entre os anos letivos de 20122013 a 2015-2016, inclusive, anos estes em que tivemos a nosso cargo a coordenação e supervisão desta unidade curricular.

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5. ANÁLISE E DISCUSSÃO SOBRE O ESTÁGIO/TRABALHO DE PROJETO NA LICENCIATURA EM SECRETARIADO A atividade de Estágio/Trabalho de Projeto da licenciatura em Secretariado da ESECB norteia-se pelos seguintes objetivos gerais, permitindo ao Estudante: conhecer as organizações empresariais; contactar com tecnologias e técnicas passíveis de se encontrarem para além das situações simuladas durante o curso, face aos meios disponíveis na instituição; aplicar os conhecimentos adquiridos no contacto com o mundo real do trabalho; experienciar vivências inerentes às relações humanas no trabalho; desenvolver a criatividade e a recetividade à inovação científica e técnica; desenvolver capacidades de autoavaliação do trabalho realizado. Foram definidos como objetivos específicos no âmbito do Secretariado: conhecer as organizações empresariais, aplicar conhecimentos de programas de gestão documental; desenvolver trabalho de organização e arquivo; utilizar eficazmente diversas formas de comunicação empresarial (cartas, telefone, email, atendimento ao público); colaborar na organização de pequenos eventos; aperfeiçoar a realização de trabalhos de processamento e edição de documentos; aplicar os conhecimentos de línguas estrangeiras no contexto empresarial (em reuniões, atendimento de clientes, comunicação escrita).

A análise da experiência de coordenação e supervisão de Estágio/Trabalho de Projeto, em Secretariado, na ESECB, permitiu-nos verificar que a maioria dos Estudantes efetua Estágio, pois como podemos observar: no ano 2012-2013, 67% dos alunos realizaram Estágio e 33% Trabalho de Projeto; em 2013-2014, 100% frequentaram Estágio; em 2014-2015, 78% optou por Estágio e 22% por Trabalho de Projeto; em 2015-2016, as opções foram equitativamente repartidas, 50% para ambas (Figura 1).

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Figura 1. Unidade Curricular de Estágio/Trabalho de Projeto

No que respeita ao setor de atividade em que cada uma das modalidades se realizou, público, privado e associativo, verificámos que a maioria dos Estudantes que optou pelo Estágio o efetuou no setor privado, seguindo-se o público e, por fim, o associativo. Contudo, verifica-se uma grande oscilação em cada ano: em 2012-2013, 64,3% no público, 28,6% no privado e 7,1% no associativo; em 2013-2014, 33,3% no público, 44,4% no privado e 22,2% no associativo; em 2014-2015, 0,0% no público, 85,7% no privado e 14,3% no associativo; em 2015-2016, 50% no público, 50% no privado e 0,0% no associativo (Figura 2).

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Figura 2. Setor de atividade – Estágio

No que concerne a realização de Trabalho de Projeto (TP), no modelo por nós definido, uma vez que os Estudantes que optaram por esta modalidade já se encontravam inseridos em contexto profissional, ocorreu sobretudo no setor público: em 2012-2013, 85,7% dos TP foram realizados no setor público, 14,3% no privado e 0,0% no associativo; em 2013-2014, nenhum Estudante efetuou TP; no ano de 2014-2015, 50% dos TP incidiram sobre o setor público, 50% no privado e 0,0% no associativo e, finalmente em 2015-2016, os TP foram todos concretizados no setor público (Figura 3).

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Figura 3. Setor de atividade – Trabalho de Projeto

No que respeita ao local de concretização da experiência de Estágio, ao longo dos quatro anos em estudo, verificou-se que a maioria teve lugar no distrito de Castelo Branco, 80%, seguindo-se o distrito de Lisboa, 10%, outros distritos, 7%, e estrangeiro, 3% (Figura 4). Em nosso entender, se a generalidade dos Estágios/Trabalho de Projeto se realizou no distrito de Castelo Branco isso deve-se ao facto da maioria dos Estudantes que frequentam a licenciatura em Secretariado da ESECB serem oriundos ou residentes na região de Castelo Branco, local onde também se situa a instituição de ensino superior. No entanto, existem Estudantes que optaram por realizar o Estágio/Trabalho de Projeto noutras zonas geográficas na busca de outras realidades profissionais e pessoais ou porque pretenderam retornar às suas zonas de origem.

Estes dados permitem-nos inferir que, apesar de existir uma maior concentração de Estágios/Trabalho de Projeto numa mesma área geográfica, o que poderia levar a uma saturação ou até insuficiência de organizações acolhedoras, tal não se verifica. Deste modo, podemos destacar a excelente relação entre a ESECB e as várias empresas ou instituições que acolhem os Estudantes confirmando, assim, a importância da comunicação interinstitucional na construção do conhecimento organizacional e no desenvolvimento de competências profissionais, como já referimos anteriormente.

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Figura 4. Locais de Estágio

As atividades mais solicitadas pelas instituições acolhedoras aos alunos foram variadas: edição de documentos (83,7%), arquivo (69,8%), atendimento (62,8%), organização de eventos (25,6%), organização de reuniões/deslocações (20,9%), contabilidade (20,9%), tradução (18,6%), requisição de material (14,0%), elaboração de página web (14,0%), organização de processos (11,6%), pesquisa de informação (11,6%), bases de dados (7,0%), marketing digital (4,7%), agenda (4,7%), estudos de mercado (2,3%). Estes valores excedem a unidade, uma vez que cada Estudante desempenhou mais do que uma atividade. Como podemos constatar, os Estagiários realizaram um conjunto variado de tarefas/atividades indo, assim, ao encontro daquilo que é a génese de uma unidade curricular desta natureza e, também, daquilo que é definido no próprio Regulamento de Estágio. Esta amplitude de tarefas permite dotar o Aluno de conhecimentos, competências e habilidades tais como, a título exemplificativo: o uso das diferentes tecnologias; utilização de distintas técnicas; uso da língua portuguesa e estrageiras; planeamento, organização e realização de tarefas, eventos ou outros; estabelecimento de relações humanas; desenvolvimento da criatividade, da autoavaliação e da capacidade de trabalho em equipa.

Relativamente à avaliação qualitativa de desempenho na modalidade de Estágio, quanto aos parâmetros adaptação, organização, cumprimento de normas, assiduidade, pontualidade, iniciativa, rapidez de execução, qualidade de execução e trabalho em equipa, numa escala de 5 níveis, muito fraco, fraco, médio, bom e muito bom, as instituições acolhedoras classificaram a execução dos formandos da seguinte forma: em 2012-2013, 57% como bom e 42,9% como muito bom; em 2013-

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2014, 11,1 % como bom e 88,9% como muito bom; em 2014-2015, como bom 71,4 % e muito bom 28,6%; em 2015-2016, a totalidade dos Estudantes foi avaliado com muito bom - 100% (Figura 5).

Recorde-se que, na generalidade, os alunos com estatuto de Estudante-Trabalhador optaram por realizar TP e que, para tal, apresentaram comprovativo da instituição em como desempenhavam tarefas de Secretariado, tendo obtido avaliação positiva (cf. Introdução a este estudo).

Figura 5. Avaliação de Desempenho – Estágio

6. CONCLUSÃO O estudo possibilitou verificar que a atividade de Estágio/Trabalho de Projeto da licenciatura em Secretariado da ESECB resulta da articulação entre três eixos fundamentais: a vinculação orgânica entre instituições, a inter-relação entre as disciplinas e a interlocução com outras áreas e outros saberes.

No plano pedagógico a componente de Estágio/Trabalho de Projeto faculta a passagem de um ensino centrado em saberes disciplinares para um ensino definido pela produção de competências

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verificáveis perante tarefas específicas. A ação profissional não se concretiza “sobre a realidade” mas “na realidade” evidenciada na relação entre formação e exercício profissional; ligada à atividade concreta de estágio vai desenvolvendo no Estudante competências resultantes do cotejo de questões emergentes na prática de Secretariado. Estas, ao serem interpretadas, congregam conhecimento(s), atitudes e competências do Estagiário, no sentido da sua resolução.

Importante se torna evidenciar que esta componente formativa se reveste de uma notória dimensão processual (e não terminal) na medida em que as diferentes unidades curriculares do curso conformam o enquadramento teórico-metodológico e técnico-operativo necessários ao exercício da prática profissional.

Com a realização do presente estudo de caso pudemos perceber que a unidade curricular de Estágio/Trabalho de Projeto da licenciatura em Secretariado da ESECB, durante os anos de 2012-2013 a 2015-2016, decorreu maioritariamente sobre a forma de Estágio, tendo estes sido efetuados predominantemente no setor privado e na região de Castelo Branco. As tarefas/atividades desenvolvidas pelos Estudantes, durante o período de Estágio/Trabalho de Projeto, foram bastante diversificadas e abrangentes permitindo-lhes a aquisição de uma multiplicidade de conhecimentos, competências e habilidades cumprindo, assim, os objetivos da unidade curricular e aquilo que é solicitado no Regulamento de Estágio. Por fim, saliente-se que a avaliação de desempenho atribuída aos estudantes se situou entre o “bom” e o “muito bom”, o que nos permite, de alguma forma, depreender que a formação ministrada vai ao encontro das necessidades manifestadas pelas entidades acolhedoras.

Embora a atual investigação apresente limitações, poderá servir de base para o desenvolvimento de estudos idênticos, de modo a ampliar a reflexão e o conhecimento desta área de estudo. Considerando que, desde o início do ano letivo de 2016-2017 a licenciatura em Secretariado da ESECB tem um novo plano curricular, sugere-se, também, a realização de um novo estudo longitudinal.

A investigação desenvolvida permitiu evidenciar algumas particularidades que têm vindo a enquadrar o Estágio/Trabalho de Projeto da licenciatura em Secretariado, refletindo, por certo, quer sobre a construção da identidade profissional dos Estudantes, no que concerne aos conhecimentos mas também às atitudes e comportamentos, quer, por outro, sobre a realidade académica da ESECB e a realidade socioeconómica e empresarial da região. Nesse sentido, o presente artigo não pretende retirar

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ilações de generalização a outras realidades, mas, tão só, constituir-se como instrumento de reflexão sobre o ensino do Secretariado a nível superior em Portugal.

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Silva, M. T., A Contribuição da Gestão do Conhecimento no Processo de Supervisão de Estágio em Organizações Públicas: um estudo de caso. Dissertação. Mestrado em Engenharia e Gestão do Conhecimento. Programa de Pós-Graduação em Engenharia e Gestão do Conhecimento, UFSC. Florianópolis. https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/94389/286905.pdf?sequence=1 (20 de julho de 2016) 2010.

Vigorena, D. A. L., “Análise das áreas Escolhidas para o Estágio curricular do curso de Secretariado executivo bilíngue: um Estudo de Caso”, Revista Expectativa. Secretariado Executivo, v.5, nº 5, 2006, 173-185. ISSN: 1982-3029 (versão eletrónica).

Vigotsky, L.S. A Formação Social da mente. 7. São Paulo: Martins Fontes, 2007.

Legislação: Despacho nº 6356/2010 – Diário da República, 2.ª série – Nº 69 – 9 – 9 de Abril de 2010.

Despacho n.º 6095/2016 – Diário da República, 2.ª série – N.º 88 – 6 de maio de 2016.

Lei nº 62/2007 – Diário da República, 1.ª série – N.º 174 – 10 de Setembro de 2007.

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Secretariado e planeamento estratégico - a implementação de ferramentas de gestão estratégica na assessoria especializada Administrative Assistance and strategic management – the use of strategic management tools in specialized advisory Paula Marques dos Santos, IPV/ESTGL / CI&DETS, Portugal, psantos@estgl.ipv.pt Anabela Guedes, IPV/ESTGL / CI&DETS, Portugal, aguedes@estgl.ipv.pt Vânia Roque, Prosa, Lda., Portugal, fcpvaniahel@hotmail.com

Resumo Este trabalho pretende demonstrar a importância do domínio de ferramentas de gestão estratégica para o desenvolvimento da função de secretariado, de forma eficiente, competitiva e qualificada. Os dados apresentados resultam da realização do Estágio para conclusão da licenciatura em Secretariado de Administração. Assim, apresentaremos a contextualização teórica da área científica do secretariado, abordaremos a importância da gestão estratégica nas organizações e, no final, apresentaremos uma proposta de aplicação dessas ferramentas para melhoria organizacional contínua.

Palavras-chave: Secretariado, Gestão estratégica, Melhoria organizacional.

Abstract This work aims to prove the importance of strategic management tools for the development of the administrative assistance function in an efficient, competitive and qualified way. The data presented are the result of the internship made to complete the bachelor degree in Secretarial Studies and Administrative Assistance. Thus, we present the theoretical context of the scientific area of administrative assistance, discuss the importance of strategic management in organizations and, in the end, we will present a proposal for the application of some tools for continuous organizational improvement.

Keywords: Administrative Assistance, Strategic management, Organizational improvement

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1. INTRODUÇÃO Nos dias de hoje, tendo em conta o fenómeno da globalização e a crescente e necessária competitividade nas organizações e nos mercados nacionais/internacionais, qualquer organização, seja ela privada ou pública, necessita de um assessor que tenha uma visão sistémica da organização; que domine, no mínimo, dois idiomas e as tecnologias de informação e comunicação (TIC); que seja polivalente e que consiga adaptar-se a todas as situações. Conhecer diferentes contextos culturais, ser detentor de uma competência comunicacional, conseguir adaptar o seu discurso aos seus diferentes interlocutores, de forma a persuadi-los e a criar empatia com os mesmos, dominar sistemas de gestão documental e ter uma capacidade negocial excelente são algumas das características fundamentais que um profissional competente contemporâneo da área do secretariado e assessoria deve deter. [Roque, 2016, p. 29] De facto, nos dias que correm, um secretário eficiente deve ser capaz de desempenhar funções a vários níveis, desde tarefas rotineiras e meramente administrativas até questões de maior responsabilidade, contribuindo para a melhoria contínua das organizações, para a apresentação de propostas que aumentem a eficiência do trabalho e maximização dos recursos, bem como para o aumento da visibilidade e competitividade de qualquer organização.

Uma das competências essenciais num secretário contemporâneo é a visão sistémica da sua organização. Podemos considerar visão sistémica “como sendo a capacidade que um profissional tem de «ver» a empresa como um todo e entender como funcional e se integram seus processos” [Lopes, 2012], colaborando para “interpretar objetivos propostos para a organização e transformá-los em ação, através do planeamento, da organização, da direção e do controlo de todos os seus recursos.” [Santos, 2015, p. 18].

O planeamento estratégico da organização - “processo através do qual a gestão de topo, idealmente com a colaboração dos gestores dos outros níveis, define os propósitos globais da organização (a missão), os objectivos genéricos e a forma de os alcançar” - [Teixeira, 2013, p. 55] é constituído por diversas ferramentas e conceitos que são pré-determinados pela gestão da organização e constantemente reajustados mediante as respetivas necessidades e alterações que vão existindo.

Estará o domínio destas ferramentas que evidenciam a capacidade do secretário contemporâneo em vias de se tornar numa peça central, não só para a gestão do trabalho, mas também

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para a planificação e implementação do processo de gestão estratégica de qualquer tipo de organização?

2. O SECRETÁRIO CONTEMPORÂNEO O fenómeno da globalização tem impacto na dimensão cultural, social, política, económica e ambiental e, como tal, exige ao profissional de secretariado uma total readaptação à realidade contemporânea e às exigências do mercado de trabalho actual.

Deste modo, este fenómeno, juntamente com o aparecimento das TIC, impulsionou o desenvolvimento rápido dos mercados financeiros e a mundialização da atividade das empresas, o que levou ao aparecimento de multinacionais e transnacionais. Os negócios que inicialmente eram locais rapidamente se verificaram a uma escala global, exigindo, cada vez mais, a qualificação dos profissionais de secretariado e o desenvolvimento das três áreas essenciais para um bom profissional: saber-saber, saber-fazer e saber-ser. [Santos, 2014, p. 33] De forma sintetizada, podemos referir que os fatores que contribuíram mais afincadamente para a grande transformação do ambiente onde a função de secretário é executada, bem como o seu próprio perfil são os seguintes: •

A globalização – este fenómeno, como já referimos, influencia diretamente as tendências de mercado, os processos de internacionalização e até mesmo os processos de integração regionais;

•

A revolução tecnológica – O rápido crescimento e desenvolvimento das TIC exige aos profissionais da área uma constante atualização das mesmas, de forma a conseguirem rentabilizar o seu trabalho e contribuir para a eficácia e eficiência da sua organização;

•

A natureza humana – atendendo ao facto de os cidadãos serem pessoas cada vez mais informadas e exigentes, com um maior acesso à informação e poder de decisão e mutação, é fundamental que os assessores sejam detentores de uma grande capacidade de gestão de conflitos e adaptação da sua postura e comunicação a diferentes interlocutores, por forma a conseguir que os mesmos satisfaçam as suas necessidades;

•

A concorrência – consequência, também, do fenómeno da globalização e mundialização da atividade das empresas, a concorrência exige que cada organização consiga diferenciar-se e

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fazer vincar a sua estratégia, de forma a conseguir sobreviver e superar os seus adversários; [Santos, 2014, p. 37] Entendidas todas as mutações sofridas pelo conceito e nas funções de secretariado de administração, importa também perceber qual a sua importância para o sucesso da organização na qual se encontra inserido, tendo em conta que, de acordo com Carvalho (1998, cit. por Bortolotto & Willers): “atualmente, o secretário executivo é um assessor executivo e administrador de informações que assessora a direção/chefia a processar e organizar informações. Possui prática nas rotinas de escritório, habilidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta, iniciativa e autonomia para tomar decisões e solucionar problemas. Precisa apresentar liderança, confiabilidade, espírito de equipe, criatividade, ética, descrição, dinamismo, ser polivalente.”

Concordamos ainda que se tem verificado uma crescente complexidade das atividades das organizações, dado que os órgãos de gestão têm a necessidade e a urgência de confiar plenamente as tarefas a alguém que saiba dar-lhe o tratamento respetivo e assumindo, muitas vezes, a imagem da própria organização. Para tal, é fundamental que o mesmo seja irrepreensível em questões de ética e deontologia e detentor de uma grande maturidade que lhe permita saber lidar com todas as situações de forma especial. O secretário tem a obrigação de zelar pelos interesses da sua organização e, ao mesmo tempo, de provar aos órgãos de administração/gestão que é capaz de um comprometimento e compromisso singular, de modo a garantir e facilitar o sucesso da organização. O secretário contemporâneo deve ser capaz de criar facilidades ao seu superior hierárquico, na medida em que, a maior parte das vezes, desempenha funções de gestão, de relações públicas, de relações-humanas, negociação e, pode mesmo substituí-lo, tomando decisões. [Roque, 2016, pp. 36-37] Numa outra perspetiva, a capacidade de visão sistémica num secretário pode também indicar o conhecimento total de todo o meio ambiente envolvente da organização, identificando e definindo estratégias de comunicação com os diversos stakeholders.

Uma vez exploradas todas estas condicionantes, é fundamental que um secretário contemporâneo de excelência se mantenha atualizado e busque incessantemente conhecer e saber mais, na medida em que o mundo atual se encontra constantemente em mudança. É imprescindível que um bom profissional se mantenha atualizado no que diz respeito, por exemplo, aos concorrentes diretos e indiretos que existem e respetivas estratégias, de modo a conseguir transmitir informações a toda a organização, de forma a estas adaptarem devidamente o seu planeamento estratégico e os seus objetivos estratégicos, de acordo com a realidade atual. [cf. Lasta & Silva, 2011]

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3. PLANEAMENTO ESTRATÉGICO – A ANÁLISE SWOT E A MATRIZ TOWS Sendo o secretário contemporâneo um dos principais responsáveis pelo cumprimento do planeamento estratégico a que a organização se propôs, importa que o mesmo tenha conhecimento pleno de todas as ferramentas que o constituem, de forma a conseguir pôr em práticas todas as estratégias previamente determinadas e impulsionar todos os restantes colaboradores a contribuírem no mesmo sentido, de forma a alcançar o sucesso e as metas pretendidas. Nessa linha, o profissional de secretariado contemporâneo exerce, assim, funções de gestão ou, pelo menos, apoio direto a essas funções. [Roque, 2016, p. 38].

Para um secretário contemporâneo atingir a excelência, deve, portanto, fazer parte integrante das tarefas de gestão da organização à qual pertence, sendo que devemos entender por gestão o “processo de obter resultados (bens ou serviços) com o esforço dos outros” [Teixeira, 2013, p. 5].

Este processo de gestão integra quatro funções distintas que se interligam e dependem umas das outras. São elas: •

Planear – “Processo de determinar antecipadamente o que deve ser feito e como fazê-lo” [Teixeira, 2013, p. 6];

•

Organizar – “Estabelecer relações formais entre as pessoas, e entre estas e os recursos, para atingir os objetivos propostos” [Teixeira, 2013, p. 7];

•

Dirigir – “Processo de determinar, isto é, afectar, ou influenciar, o comportamento dos outros.” [Teixeira, 2013, p. 7]. A função de direção envolve três vertentes distintas, a saber: motivação – “procura da convergência entre os objetivos individuais das pessoas que fazem parte de uma organização e os objetivos globais da própria organização” [Santos, 2015, p. 13]; liderança – “capacidade de conseguir que os outros façam aquilo que o líder quer que eles façam” [Santos, 2015, p. 13]; comunicação – “processo de transferência de informações, ideias, conceitos, entre as pessoas de uma organização” [Santos, 2015, p. 13];

•

Controlar – “Processo de comparação do actual desempenho da organização com standards previamente estabelecidos, apontando as eventuais acções correctivas” [Teixeira, 2013, p. 8].

Estas quatro funções têm importâncias diferentes de acordo com os níveis de gestão em que se

esteja a desempenhar as funções, tendo em conta que existem três níveis de gestão – nível institucional, intermédio e operacional. Estes três níveis de gestão, por sua vez, exigem determinadas

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aptidões para serem administrados, sendo elas a aptidão concetual - “capacidade de apreender ideias gerais e abstratas e aplicá-las”, aptidão técnica - “capacidade de utilizar conhecimentos, métodos ou técnicas específicas em situações concretas de trabalho” e aptidão em relações humanas - “capacidade de compreender, motivar e obter a adesão das pessoas” [Santos, 2015, p. 18]. Desse modo, a atuação do secretário pode necessitar de ajustes ou maior proeminência em determinada função, tendo em conta o nível de gestão e as aptidões que esteja a assessorar ou a desempenhar/desenvolver diretamente.

Posto isto, torna-se fundamental compreender o que consubstancia o planeamento estratégico de uma organização e qual a importância das funções de gestão e do secretariado contemporâneo na implementação do mesmo. O planeamento estratégico da organização (“processo através do qual a gestão de topo, idealmente com a colaboração dos gestores dos outros níveis, define os propósitos globais da organização (a missão), os objectivos genéricos e a forma de os alcançar”) [Teixeira, 2013, p. 55] é constituído por diversas ferramentas e conceitos que são pré-determinados pela gestão da organização e constantemente reajustados mediante as respetivas necessidades e alterações que vão existindo.

Antes de tudo, para que a organização consiga definir claramente a sua atividade empresarial e a forma como a vai incrementar, é necessária a definição da sua visão e da missão. A visão de uma organização é uma declaração, escrita ou não, do sonho primário da organização. É uma frase abstrata e simples que visa transmitir as intenções e as aspirações da organização para o futuro, sem especificar, no entanto, como devem ser atingidas. [Santos, 2015, p. 31].

A missão de uma qualquer organização, por sua vez, é um depoimento escrito, mais concreto e específico, acessível a todos os membros da organização e à sociedade em geral, que traduz os objetivos da organização, a sua orientação para a atividade futura, as ideias e os valores globais e, obrigatoriamente, o conceito de negócio. Por outras palavras, é possível dizer que “A missão de uma organização consiste na definição dos seus fins estratégicos gerais. É o enunciado dos propósitos gerais e permanentes (contínuos) que expressam as intenções fundamentais da gestão global” [Teixeira, 2013, p. 54]. A missão deve explicar expressamente a razão pela qual a organização existe, a sua finalidade e deve, ainda, consagrar os esforços de todos para atingir os objetivos gerais.

Após expressar a visão e a missão da organização, é imprescindível que se proceda à realização da análise do meio envolvente e da análise interna.

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Relativamente à análise do meio envolvente, esta engloba o ambiente geral e o ambiente transacional. Para conseguir escalpelizar as características do meio envolvente geral (também conhecido por meio envolvente contextual), deve recorrer-se à análise PEST, ou seja, analisar-se as seguintes condicionantes que podem interferir, direta ou indiretamente com o sucesso da organização: contexto político-legal – variantes como o enquadramento legal, as políticas económicas ou a estabilidade política; contexto económico – sobretudo a taxa de inflação, taxas de câmbio, os custos energéticos, o PIB do país em causa, entre outros; contexto sociocultural – nomeadamente os valores da sociedade em questão, as tradições e os costumes, a taxa de analfabetismo ou a distribuição demográfica; e o contexto tecnológico – designadamente as inovações tecnológicas, os processos de incentivo à investigação, entre outros. [Santos, 2015, pp. 22-23] No que diz respeito ao meio envolvente transacional, importa caracterizar variantes como os clientes (de acordo com os respetivos segmentos de mercado), os concorrentes (sejam eles diretos, indiretos ou somente potenciais concorrentes, é fundamental conhecer a respetiva estratégia e comparar alguns indicadores que tenham em comum), os fornecedores (de forma a conseguir-se as melhores condições possíveis) e todos os stakeholders (desde a comunidade em geral, passando pelas associações locais que possam interferir com a atividade da organização, até às entidades reguladores ou lobbies setoriais) de forma a que a organização consiga preparar-se para todos os desafios futuros e, ao mesmo tempo, diferenciar-se.

A organização deve proceder, também, à sua análise interna, isto é, caracterizar e setorizar os seus recursos humanos (quantificá-los, averiguar a sua qualificação e grau de motivação), os recursos financeiros (analisar constantemente a sua situação económico-financeira, a capacidade de angariar fundos e ainda a sua credibilidade financeira) e os recursos organizacionais (desde sistemas de gestão aos processos funcionais) (Santos, 2015, p. 26) Ao realizar as duas análises supracitadas, os assessores de gestão e/ou os gestores da organização estão, também, a realizar a própria Análise SWOT e a Matriz TOWS. A Análise SWOT é uma das principais ferramentas de gestão, uma vez que consegue reunir quatro quadrantes imprescindíveis para a definição posterior de estratégias e objetivos a alcançar, por forma à empresa conseguir atingir o sucesso pretendido. Esses quatros quadrantes são: Forças (Strengths) – são todos os pontos fortes, recursos ou atividades que a organização possui/desenvolve de forma a satisfazer, melhor que a concorrência, as necessidades dos seus clientes; Fraquezas (Weaknesses) – são os pontos negativos onde a empresa deve trabalhar mais afincadamente, uma vez que estes não permitem a

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satisfação dos clientes; Oportunidades (Opportunities) – definem todas as conjunturas ou situações exteriores à organização que possam potenciar a sua atividade, melhorando o seu desempenho e a satisfação dos clientes; Ameaças (Threats) – consistem em situações ou acontecimentos específicos exteriores à organização que podem prejudicar o funcionamento e o sucesso da organização.

Importa salientar que as forças e as fraquezas dizem sempre respeito à análise interna da organização, isto é, são pontos ou situações intrínsecas à mesma e, por isso, facilmente contornáveis.

Por outro lado, os quadrantes das oportunidades e das ameaças relacionam-se com a análise externa, ou seja, são variáveis que não são fáceis de controlar, pelo que devem ser contornadas.

O cruzamento de todos os pontos previamente definidos, consubstancia a Matriz TOWS. Ou seja, após elaborada a análise SWOT da organização, é necessário cruzar todos os quadrantes e encontrar estratégias que potenciem a atividade da organização, aos níveis de crescimento, desenvolvimento ou mesmo até de sobrevivência. A elaboração dessa matriz facilitará a definição explícita de objetivos, isto é, metas que a organização pretende alcançar, de forma planeada e organizada. Para tal, os objetivos de uma organização devem respeitar determinadas características, tais como a hierarquia – uma vez que existem objetivos que têm maior urgência do que outros; a consistência – na medida em que os mesmos estão interligados e visam o mesmo fim, isto é, encontram-se em sintonia; a mensurabilidade – devem ser possíveis de medir e quantificar; a calendarização – na medida em que é extremamente necessário definir um espaço temporal para a realização dos mesmos; a realidade – estes devem ser realistas, ou seja, concretizáveis. [Teixeira, 2013, p. 58].

Quando os objetivos estratégicos de uma organização são bem formulados, potenciam o alcance do sucesso, uma vez que reforçam a pró-atividade, contribuem para a melhoria da comunicação na organização, desenvolvem a coordenação de toda a atividade, aumentam a motivação de todos os colaboradores e desenvolvem mecanismos de controlo, uma vez que os objetivos devem ser periodicamente revistos.

Podemos dividir os objetivos em três patamares: objetivos estratégicos, táticos e operacionais.

Os primeiros estão diretamente ligados ao nível institucional de gestão, na medida em que estão relacionados com o grande plano estratégico da organização. Os objetivos táticos e operacionais, relacionados com os níveis intermédio e operacional de gestão, encontram-se expressos no Balanced Scorecard (BSC). Estes são objetivos mais específicos que constituem metas parcelares a serem atingidas a curto e/ou médio prazo, tendo como fim alcançar os objetivos estratégicos.

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Destarte, facilmente entendemos que, mais do que ter a obrigação de conhecer todos os valores e ideias da organização, um secretário de excelência deve ser capaz de fazer parte integrante da equipa de gestão da organização na qual trabalha, uma vez que também ele contribui para a criação e implementação do planeamento estratégico da organização.

Em suma, assumindo o secretário contemporâneo como alguém com aptidões de gestão, este deve ser capaz de explicar a visão e a missão da organização, desempenhar as funções de gestão de acordo com o nível no qual se encontra enquadrado, ser capaz de elaborar a Matriz TOWS, de forma a encontrar estratégias que permitam o maior sucesso, definir, clara e corretamente objetivos estratégicos, táticos e operacionais e, ainda, dominar a ferramenta BSC, na medida em que todos estes aspetos integram o planeamento estratégico da organização e este é fundamental para a orientação dos colaboradores e para o correto posicionamento da empresa no mercado. Ao mesmo tempo, o planeamento estratégico da organização deve ser constantemente reajustado de acordo com as mudanças estruturais ou outras, de forma a manter-se sempre atualizado, eficiente e eficaz.

São todos estes conhecimentos técnicos que, nos nossos dias, uma empresa busca num secretário eficiente e qualificado: alguém capaz de conhecer a organização e apoiar na prossecução do sucesso e da maximização de todas as suas potencialidades em direção ao lucro e à consolidação da sua imagem / marca no mercado.

4. APLICAÇÃO DA MATRIZ TOWS O desenvolvimento do nosso caso de estudo resulta da realização do estágio curricular, para conclusão da licenciatura em Secretariado de Administração. Para a realização do mesmo, foram definidos como objetivos gerais os seguintes: 1. Conhecer a dinâmica da organização, tendo em conta a sua personalidade jurídica e os objetivos que se pretende alcançar; 2. Desempenhar funções na organização de acordo com as suas especificidades e com os conhecimentos e competências adquiridos na licenciatura de Secretariado e Administração; 3. Conseguir desenvolver uma reflexão crítica acerca do desempenho durante o estágio, apresentando um plano de melhorias fundamentadas.

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Como questão de partida, havia-se definido a seguinte: em que medida as competências e as aprendizagens obtidas através da licenciatura em Secretariado de Administração contribuem para a melhoria do desempenho e dos resultados dos departamentos em que o aluno tem uma intervenção ativa?

Além da observação participante, recorremos, para a elaboração deste estudo, à pesquisa descritiva e explicativa, além da implementação de uma entrevista estruturada, com questões abertas.

Após o conhecimento direto da organização onde foi desenvolvido o estudo (Hotel de luxo, da região do Douro, especificamente nos departamentos de sales & marketing e de SPA), foi-nos possível conhecer a forma de funcionamento da organização, as estratégias de comunicação em uso (quer ao nível interno, quer ao nível externo), bem como a estrutura hierárquica da organização, os seus valores e objetivos estratégicos.

Esta organização, que iniciou a sua atividade na região do Douro em 2014, pertencente a um grupo empresarial hoteleiro mundial, apresenta como objetivo primordial implementar um estilo de vida ambientalmente sustentável e, ao mesmo tempo, único, mágico e em conexão com a natureza envolvente. Esta ideia deu origem a uma marca líder no setor da hotelaria e Spa ao nível mundial e apresenta como visão “To help people reconnect with themselves, others and the world around them”.

Durante a presença no departamento de SPA, foi possível desenvolver aptidões e competências essenciais a um profissional de secretariado de excelência, principalmente no que diz respeito à vertente de front-office. Numa fase posterior, foi-nos dada a possibilidade de desenvolver tarefas mais administrativas, que exigiram a presença mais assídua na receção do espaço.

Desse modo, de forma sucinta, foi-nos possibilitada a aprendizagem de marcações de tratamentos e atividades para os clientes na agenda virtual do departamento, da emissão de faturas e, ainda, do lançamento dos dados de faturação no sistema operativo da organização. Pudemos ainda desenvolver o atendimento telefónico e o encaminhamento de chamadas para outras secções, bem como praticar a comunicação em língua inglesa.

A nossa colaboração no departamento de Sales and Marketing englobou inúmeras tarefas administrativas e pretendeu dar apoio direto a todas as respetivas colaboradoras, através do desenvolvimento de funções personalizadas. Importa salientar, antes de mais, que a maioria das tarefas que nos foram ensinadas e atribuídas necessitam de revisão e atualização constante, devido à dinâmica das mesmas. Assim, colaborámos nas seguintes tarefas: criação e atualização de bases de dados, preenchimento de contratos com operadores turísticos, site inspections (organização de visitas

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de Imprensa e de agentes turísticos que vinham com o intuito de conhecer a organização e publicitála), follow up de eventos (casamentos e outros), credit facilities (negociação, gestão e atualização das vantagens que cada operador turístico tem na negociação de serviços com o Hotel), gestão de reservas, apoio direto à Relações Públicas do hotel, apoio na receção do hotel, preparação de viagens da diretora do departamento, entre outras tarefas rotineiras e administrativas.

Após a colaboração nos dois departamentos indicados, é importante conseguir analisar criticamente o funcionamento de cada um e de que formas estes contribuem para a imagem de excelência que a organização quer deter no mercado, perante os seus clientes, concorrentes e stakeholders no geral.

De forma a conseguirmos explanar de forma realista o que foi observado em cada departamento, elaborámos uma análise SWOT e consequente matriz TOWS que permitam aos mesmos departamentos analisar toda as situações e pensar em melhorias a serem implementadas a curto, médio e longo prazo.

Em relação ao departamento de SPA, a principal preocupação a ultrapassar é a sua incapacidade para alcançar o sucesso e consolidação desse serviço no mercado. Nesse sentido, apesar do profissionalismo e qualificação dos recursos humanos, contruímos a seguinte análise:

Opportunities Profissionais externos qualificados e reconhecidos a colaborar com o Spa; Sugestões inovadoras de todo o grupo empresarial; Possibilidade de intercâmbio de colaboradores para outros hotéis do grupo;

Strengths Espaço amplo e acolhedor; Pessoal qualificado; Decoração enquadrada com os valores da organização; Existência de ginásio aberto 24 horas por dia; Multiplicidade de tratamentos oferecidos; Diversidade das atividades possíveis para os clientes; Colaboradores motivados.

Realização de mais parcerias com profissionais externos; Recurso a estagiários para contribuir no acompanhamento e assistência aos clientes da Piscina Interior; Maior ênfase às atividades de Alchemy Bar; Manutenção da parceria de

Weaknesses Manutenção insuficiente; Preços elevados; Não aproveitamento de algumas salas; Inexistência de um técnico administrativo; Comunicação interna insuficiente; Falha na distribuição de tarefas

Utilização das salas desaproveitadas para realização de técnicas de tratamento ou atividades diferenciadoras (por exemplo mais relacionadas com Estética); Aposta maior na manutenção do espaço, recorrendo à equipa de Manutenção do Hotel;

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Utilização de produtos da horta orgânica; Participação de estagiários na manutenção do espaço

intercâmbio com funcionários de outros hotéis do grupo.

Threats Área de negócio do Bem-Estar e Lazer sem expansão Abertura de novos Spas na região Outsourcing com a empresa de lavagem de roupa Crise económica do país Crise no setor do Turismo

Divulgação, em redes sociais e suportes próprios no espaço físico, da experiência e aptidões de algumas terapeutas, a fim de diferenciar o Spa; Cedência de descontos a clientes internos em épocas especiais (desconto a clientes internos femininos, no Dia da Mulher, por exemplo); Negociação de preços mais vantajosos com a empresa de Outsourcing de lavagem de roupa; Negociação de condições mais vantajosas com a empresa de Outsourcing de lavagem de roupa (nomeadamente no que respeita à entrega da mesma).

Contratação de um Assistente Técnico-Administrativo ou um Assistente pessoal do Diretor; Realização de planos de comunicação internos que proporcionem a motivação e interação entre colaboradores; Realização de grelhas rotativas de tarefas a realizar entre todos os colaboradores.

Realização de mais parcerias com profissionais de excelência externos; Parceria com Escolas de Secretariado para a realização de estágios profissionais; Manutenção de parcerias com os Professores de aulas alternativas.

Tabela 1 – Análise SWOT e matriz TOWS do departamento de SPA

Em relação ao Departamento de Spa, é de salientar a importância de um Supervisor de Spa ou de um Assistente Administrativo do Diretor, uma vez que os lapsos por nós detetados aquando da nossa participação relacionam-se com a falta de comunicação entre estes, as Terapeutas e os Butlers e também com a inexistência de um plano de tarefas personalizado de conhecimento geral, por forma a existir uma maior organização entre todos os colaboradores.

Strengths Colaboradores experientes; Colaboradores especializados; Equipa jovem e dinâmica; Experiência profissional desigual da diretora de departamento Negociação direta com Operadores Turísticos; Diversas formas de publicitação e

Weaknesses Ausência física da diretora do departamento; Método de envio dos contratos com os operadores turísticos complexo; Falta de apoio especializado à Sales Manager; Ausência de espaço físico para eventos e de uma tenda para

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marketing; Impacto da marca mundial; Diversidade da oferta.

Opportunities O hotel encontra-se inserido na Região Demarcada do Douro; Forte turismo na região; Feiras de turismo internacionais; Parcerias com Quintas da zona; Boa imagem do hotel e do serviço;

Threats Crise económica do país; Abertura de hotéis 5* na região; Sazonalidade; Crise Económica e Financeira

a

nível

Manutenção das parcerias com Quintas de Turismo da Região; Novas parcerias com Operadores Turísticos de todo o mundo; Participação em feiras de turismo em vários pontos do mundo; Maior divulgação, em redes sociais, da história e dos valores da marca e da forma como os colaboradores os aplicam no quotidiano.

Divulgação das particularidades profissionais da Diretora do Departamento, em redes sociais e outros meios de publicitação; Oferta de vouchers a colaboradores de outros hotéis da cadeia;

celebração de cerimónias; Preços muito elevados; Capacidade de resposta a pedidos de informações limitada, devido à sobrecarga de trabalho da Sales Manager.

Presença física da Diretora do Departamento mais constante no hotel, nomeadamente em eventos e aquando da visita de grupos de maior impacto no turismo; Implementação de um Sistema de Gestão Documental, que possibilite o acesso a toda a informação e documentos trocados com todos os potenciais clientes e os Operadores Turísticos, de forma automática; Participação ativa em eventos relacionados com a Região do Douro, de forma a promover o hotel à comunidade local.

Implementação de parcerias com Escolas de Gestão de Eventos e Marketing; Manutenção e aumento das parcerias com Operadores Turísticos, aumentando o leque dos nacionais.

Tabela 2 – Análise SWOT e matriz TOWS do departamento de Sales & Marketing

O departamento de Sales & Marketing, embora muito bem estruturado e organizado, necessita de algumas melhorias, no que diz respeito à capacidade de resposta do trabalho da Sales Manager, através de suporte administrativo, que consiga igualmente responder a pedidos de informações e organizar eventos de médias ou grandes dimensões, assegurando sempre todos os recursos necessários para tornar esses eventos inesquecíveis.

Salientámos, ainda, o facto de o processo de envio de emails relativos à contratação de Operadores Turísticos ser demasiado complexa e morosa. Sugerimos a implementação de um Sistema de Gestão Documental ao qual os parceiros consigam aceder, de forma pessoal e individualizada.

Similarmente, dever-se-ia desenvolver uma dropbox para os Operadores, ao qual cada cadeia hoteleira pudesse ter acesso de moda a disponibilizar todo o material relevante para o desenvolvimento das atividades.

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No sentido de melhorar a comunicação interna do departamento, seria ideal os colaboradores disporem momentos formais para transmitir as informações essenciais para conhecimento de todos.

Sugere-se a elaboração de um ficheiro, de preenchimento semanal obrigatório, onde cada colaborador fosse anotando todos os detalhes de interesse comum.

5. CONCLUSÃO Todas as exigências profissionais que identificámos vão ao encontro das competências críticas do secretário contemporâneo, sendo que é indiscutível a relevância de uma boa gestão de tempo, capacidade de integração, cumprimento de prazos, capacidade de negociação e ser detentor de uma excelente capacidade expressiva.

As organizações esperam profissionais qualificados e preparados para todos os desafios do mercado atual. E a qualidade profissional tem de ser precedida por formação específica na área do secretariado: “o indivíduo que ocupe esse cargo, deve possuir qualificações necessárias antes de ganhar experiência no mesmo cargo, que irá apenas depender depois de tarefas mais específicas de acordo com a organização” (Trindade, 2016) Planear, gerir e controlar passaram a ser tarefas quotidianas exigidas ao secretário, as quais têm de ser acompanhadas e verificadas periodicamente, desenvolvendo medidas corretivas sempre que necessário. Essa capacidade permite diferenciar e posicionar qualquer profissional de secretariado como um profissional de importância central em qualquer organização, independentemente do setor de atividade, da sua dimensão ou da caracterização jurídica.

6. REFERÊNCIAS Bortolotto, M. F., & Willers, E. M. (s.d.). Profissional de Secretariado Executivo. Explanação das Principais Características que Compõem o Perfil. Brasil Lasta, A., & Silva, A. d. (2011). O Secretariado Executivo e a Função de Gestão. O Secretariado Executivo e a Função de Gestão. Brasil.

Lopes, S. (18 de Janeiro de 2012). Artigos Negócios. (n/d, Editor). Obtido em 2 de Maio de 2016, de Visão Sistémica é importante para todos: http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/visaosistemica-e-importantepara-todos/61043/

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Roque, V. (2016). Projeto em Contexto Organizacional. Six Senses Douro Valley. Lamego: ESTGL. Santos, P. M. (2014). Secretariado. Visão Estratégica para a competitividade. 1ª edição. Viseu: Edições Esgotadas. ___________ (2015). TIC para Secretariado. TIC para Secretariado. Lamego, Lamego: Material de Apoio à Unidade Curricular.

Teixeira, S. (2013). Gestão das Organizações (3ª ed.). Lisboa: Escolar Editora.

Trindade, S. (2016). Entrevista para realização do projeto em contexto organizacional, da aluna Vânia Roque. Lamego: ESTGL.

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A Contribuição da Sociolinguística na Formação do Profissional de Secretariado Executivo de Língua Portuguesa

The Contribution of Sociolinguistics in the Formation of Professional Executive Secretariat from Portuguese Language Keyla Christina Almeida Portela, Instituto Federal de Mato Grosso, Brasil, keyla.portela@cba.ifmt.edu.br Yara Reis Cardoso, Instituto Federal de Mato Grosso, Brasil, yarareiscar@gmail.com

Resumo Este artigo objetiva mostrar a contribuição da sociolinguística na formação dos secretários executivos de língua portuguesa e analisar as diferenças léxico-semânticas entre vocábulos da língua portuguesa do Brasil e a língua portuguesa de Portugal. Também será mostrado as diferenças da língua inglesa usada no Brasil e em Portugal.

Também serão mostradas algumas das dificuldades que os secretários brasileiros podem encontrar ao interpretar uma correspondência de língua portuguesa de Portugal, devido às variações lexicais do idioma. Esta pesquisa justificou-se por poder mostrar a importância de ensinar as variedades linguísticas dos idiomas português brasileiro e português europeu nos cursos de secretariado executivo. A pesquisa mostrou que muitos secretários possuem dificuldades em interpretar correspondências nos idiomas citados devido às diferenças lexicais que não são ensinadas nas matrizes curriculares de ambos os países.

Palavras-chave: sociolinguística, secretário executivo, formação.

Absctrat This article aims to show the sociolinguistic contribution to the formation of the executive secretaries of the Portuguese language and analyze the lexical-semantic differences between words of the Portuguese language in Brazil and Portuguese in Portugal. It will also be shown the differences of the English language used in Brazil and Portugal. It will also show some of the difficulties that Brazilian secretaries can find to understand a Portuguese correspondence from Portugal due to lexical language variations. This research is justified by being able to show the importance of teaching the language varieties of Brazilian Portuguese languages and European Portuguese in executive secretarial courses. The search has shown that many secretaries have difficulties in interpreting correspondences in those languages because of lexical differences that are not taught in the curriculum school of both countries.

Keywords: sociolinguists, executive secretary, formation.

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1. INTRODUÇÃO A sociolinguística é uma disciplina que se preocupa com todos os aspectos da comunicação nas sociedades humanas e suas variantes linguísticas. Essas variedades são um dos principais recursos postos aos falantes para cumprir duas finalidades cruciais, como: ampliar a eficácia da comunicação e marcar a identidade social.

O profissional de secretariado executivo é um profissional que está ligado diretamente nas relações de comunicação com distintas comunidades de fala, já que sua formação é trilíngue. É importante mencionar que algumas variações/diferenciações linguísticas voltadas ao léxico não são aprendidas no meio acadêmico, e às vezes isto, dificulta o desempenho deste profissional, por causa da falta de um conteúdo específico nos do ensino das variações linguísticas dos idiomas. Com isso, este artigo pretende mostrar como a sociolinguística pode contribuir na formação do profissional de secretariado executivo, mostrando as variantes linguísticas que podem ocorrer de uma língua para outra, e a própria atuação deste profissional em diferentes comunidades de fala.

A metodologia aplicada para atingir o objetivo foi a pesquisa bibliográfica. Segundo Lakatos e Marconi (2010:44) “a pesquisa bibliográfica permite compreender” que, se de um lado a resolução de um problema pode ser obtida através dela, por outro, tanto a pesquisa de laboratório quanto à de campo (documentação direta) exigem, como premissa, o levantamento do estudo da questão que se propõe a analisar.

Esta pesquisa se torna importante para os futuros secretários executivos que atuarão em um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, sendo de grande relevância conhecer as especificidades e variações dos idiomas em contato. Contudo, este estudo também possui uma grande significância acadêmica, tendo em vista que a temática propõe que as instituições pensem em incluir em suas ementas de língua inglesa e língua portuguesa os conteúdos envolvendo a sociolinguística, levando em consideração que o profissional de secretariado executivo não atua somente no Brasil.

2. CONCEITOS DE SOCIOLINGUÍSTICA

A sociolinguística é uma subárea da linguística e se iniciou com William Labov. Ela busca estudar a relação da língua e sociedade, virtual e real, de sistematizar a variação existente e própria da língua falada.

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Labov (1968:16) conceitua a sociolinguística como sendo o estudo da relação da língua e sociedade e objetiva investigar o grau de estabilidade ou mudança da variedade linguística interna ou externa, que contextualizam as variantes padrão / não-padrão, conservadores/ inovadores, descrevendo seu comportamento preditivo. As variantes internas são fatores linguísticos fonológicos, sintáticos e outros. Já as variantes externas são agrupadas aos fatores inerentes ao indivíduo como: idade, etnia, gênero, religião e outros.

Labov (1968:16) ainda estuda a sociolinguística variacionista que é a heterogeneidade inerente à língua, concebida como uma heterogeneidade estruturada e constituída de formas linguísticas em variação, que estão a um só tempo. Visto serem usadas, simultaneamente, dentro da comunidade de fala e por haver competição entre o uso delas, nos casos em que há mudanças. Para esse modelo, é essencial considerar a língua em seu contexto sociocultural, em virtude da explicação para o fenômeno da variação não ser encontrada apenas nos fatores internos à língua, mas, também, nos fatores externos ao sistema linguístico.

No conceito de Preti (1994:28) a sociolinguística é a ciência que estuda a língua, da perspectiva de sua estreita ligação com a sociedade onde se origina. Se, para certas vertentes da linguística, é possível estudar a língua de forma autônoma, como entidade abstrata e independente de fatores sociais, para a sociolinguística, a língua existe enquanto interação social, criando-se e transformando-se, em função do contexto sócio-histórico. Para Tarallo (2006:56) a sociolinguística constitui uma ciência que prima pela relação língua e sociedade, mostrando que o fenômeno linguístico, em relação às influências sociais, culturais, econômicas, étnicos, religiosos e políticos.

Quando se faz um estudo em sociolinguística, a teoria e o método mantêm, entre si, uma relação lógica, a partir do objeto de estudo (fato linguístico, problema de fala ou escrita). Mollica e Braga (2003:18) comentam que os estudos sociolinguísticos oferecem valiosa contribuição, no sentido de relativizar a noção do erro quando busca descrever o padrão real que a escola procura banir. A sociolinguística também estuda a estigmatização linguística e o preconceito linguístico, algo que tem sido muito discutido e debatido nas práticas pedagógicas dizendo o que é certo ou errado tendo como referência à língua padrão culta. Já Mussalim e Bentes (2003:34) dizem que o objeto da sociolinguística é o estudo da língua falada, observada, discutida e analisada em seu contexto social, isto é, em situações reais de uso. Além disso, elas têm como ponto de partida a comunidade linguística, ou seja, o conjunto de pessoas que interagem, verbalmente e que compartilham um conjunto de normas, com respeito aos usos linguísticos. Estas autoras ainda comentam que uma

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comunidade de fala se caracteriza não pelo fato de se constituir de pessoas que falam do mesmo modo, mas por indivíduos que se relacionam por meio de redes comunicativas diversas.

A sociolinguística tem caráter empírico, pois produz um diagnóstico da vivência real dos indivíduos organizados em uma comunidade, abordando a língua e a sociedade. Cabe, portanto, à sociolinguística, investigar o grau de estabilidade ou de mutabilidade da variação, diagnosticar as variáveis que têm efeito positivo ou negativo sobre a emergência dos usos linguísticos alternativos e prever seu comportamento regular e sistemático. Compreendendo, a variação e a mudança são contextualizadas, constituindo o conjunto de parâmetros, um complexo estruturado, de origens e níveis diversos. Dentro da sociolinguística, há variações, no entanto, a mais relacionada a este artigo é a variação geográfica, também conhecida de diatópica, que é aquela que ocorre num plano horizontal da língua, na concorrência das comunidades linguísticas, relacionando-se a diferenças linguísticas distribuídas no espaço físico, observáveis entre falantes de origens geográficas distintas, ou seja, variações linguísticas envolvendo o léxico do português do Brasil e europeu.

3. COMUNIDADE DE FALA

Comunidade de fala é um grupo de pessoas que não compartilham a mesma língua, mas compartilham um conjunto de normas e regras para o uso dela. Para

Tarallo

(2006:17)

toda

comunidade de fala são, frequentemente, as formas linguísticas em variação, ou seja, variantes. Para ele, as variantes são as diversas maneiras de se dizer a mesma palavra e um mesmo contexto, e com o mesmo valor.

A variação existe em todas as línguas naturais humanas, é inerente ao sistema linguístico, ocorre na fala de uma comunidade e, inclusive, na fala de uma mesma pessoa. Segundo Labov (1972:98) comunidade de fala não é definida por qualquer acordo marcado no uso de elementos da língua, nem pela participação em um jogo de normas compartilhadas. Estas normas podem ser observadas em tipos manifestos de comportamentos avaliativos e pela uniformidade dos padrões abstratos de variação, invariantes em níveis particulares de uso.

De acordo com Guy (2001:21) os membros de uma comunidade de fala compartilham traços linguísticos comuns, que os distinguem, ou seja, a variedade de língua usada deve apresentar, pelo menos, alguns traços distintos das variedades de outras comunidades. Tais traços permitem atribuir uma identidade social, apresentando-se também como marcadores de identidade local, visto que seus

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membros comunicam-se mais entre si do que com outros, e isso leva à manutenção de suas características linguísticas. A falta de contato linguístico entre comunidades favorece o desenvolvimento de diferenças linguísticas. Dessa forma, compartilham normas e atitudes diante do uso da linguagem, ou seja, posicionam-se diante dos diferentes modos de falar, não só marcados em suas diferenças, por fronteiras geográficas.

Para Hymes (1968) a comunidade de fala está relacionada à maneira como as pessoas veem a língua que falam como avaliam sotaques, como mantêm fronteiras linguísticas. Ainda para este autor (p. 72), as comunidades de fala são definidas pela competência comunicativa esperada de seus membros, ou seja, pelo compartilhamento de códigos ou regras específicos para conduzir e interpretar a fala. Logo, isso não se caracteriza pelo fato de serem constituídas por pessoas que falam do mesmo modo, mas por indivíduos que se relacionam por meio de redes comunicativas diversas e que orientam seus comportamentos verbais, por um mesmo conjunto de regras. O autor define competência comunicativa como sistemas subjacentes de conhecimento e habilidades requeridas para comunicação (por exemplo, conhecimentos de vocabulário e habilidade de usar as convenções sociolinguísticas da língua).

4. O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

A profissão de secretário executivo surgiu a partir das antigas civilizações, no Egito, conhecidos como escribas, únicos, a saber, ler e escrever. Eles faziam parte de uma elite econômica e intelectual venerada pelos egípcios. As funções dos escribas junto ao governante tinham abrangência e relevância. Cabia a eles copiar decretos ditados pelos faraós, anotar a saída e entrada de mercadorias, as taxas de impostos e todo tipo de registros necessários. Posterior a esta civilização, veio a Idade Média e o papel do secretário era exercido pelos monges copistas, em mosteiros, homens dedicados em período integral a reproduzir as obras, fazer cópias dos manuscritos. Eles foram considerados os herdeiros dos escribas egípcios no qual a profissão era exercida somente por homens.

Após a primeira grande guerra as mulheres se inseriram na profissão, tendo em vista que as organizações necessitaram de mão-de-obra, pois os homens haviam ido para frente de combate. No Brasil, a profissão começou a ser exercida por volta da década de 50 e percebeu-se a atuação do Secretário na estrutura empresarial brasileira, mas ele apenas executava algumas Técnicas Secretariais.

Nos anos 60, mesmo com o início do treinamento gerencial, o secretário permanece executando tarefas insignificantes. Em meados da década de 1960, iniciou-se o movimento da

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categoria por melhores condições de trabalho, foi então que surdiu o “Clube das Secretárias". Nos anos 70, mudanças significativas começam a ocorrer na profissão de Secretário. Nesse período o profissional secretário passa a ser visto como um membro ativo da gerência, participando de programas de desenvolvimento. As associações de classe começam a atuar em todo o Brasil, buscando imprimir uma nova imagem e uma nova visão profissional. Foi nos anos 80 que a profissão ganhou grandes lutas e conseguiu criar regulamentação da profissão de secretário executivo com a lei n° 7366 de 30/09/1985 e o código de ética da profissão. Em 2000, foram criadas as diretrizes nacionais curriculares para os cursos de nível superior em secretariado executivo.

Após todas as mudanças, surge um profissional cada vez mais atuante na estrutura organizacional da empresa com um novo perfil de gestor, exercendo papel de condutor de atividades dentro das organizações públicas ou privadas; empreendedor tendo iniciativa perante a dinâmica organizacional e atitudes proativas; consultor executando papel de conselheiro organizacional, e visão holística de todos os conhecimentos das técnicas administrativas e comportamento organizacional, e por fim, assessor auxiliando as atividades do executivo, na orientação e condução das áreas dentro da organização.

5. OBJETO DE ESTUDO

Para atingir o objetivo deste artigo que é mostrar a contribuição da sociolinguística na formação dos secretários executivos no uso da língua inglesa e portuguesa nas comunidades de fala de seus países por meio das variações linguísticas, foram analisados alguns aspectos dos cursos de secretariado executivo, do Brasil e Portugal, principalmente no que diz respeito ao ensino da língua portuguesa e da língua inglesa. No Brasil, a língua inglesa predominantemente estudada nos cursos é a da variante norte-americana, enquanto em Portugal é a britânica.

A escolha de uma variante em detrimento de outra no ensino está relacionada aos outros aspectos da cultura da comunidade de fala, contextualizada nos diversos tipos de discurso e interação social do grupo. Diante disso, o curso de secretariado executivo de Portugal utiliza-se da língua inglesa/ britânica influenciada pelo fato de a Inglaterra ser um país próximo e por fazer parte da União Europeia. Já o Brasil, utiliza-se a língua inglesa/ americana devido à influência da cultura norteamericana, seu poder político, econômico e sociocultural perante os demais países das Américas.Dessa maneira, tanto Portugal quanto o Brasil, fazem parte de uma comunidade de fala diferente, ou seja, grupo de pessoas que se consideram usuários da mesma língua.

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Salienta-se, ainda, que as variantes no uso da língua inglesa (inglês americano e britânico) com relação à fonética e ao léxico, são bem distintos. Exemplo disso é a palavra “água”, que significa “water”, em inglês, mas, a pronúncia, de um inglês para o outro, é bem distinto, como: Inglês britânico [u´ɔthar] e no inglês americano [u´ɔrar]. Já, com relação ao léxico, a palavra “apartamento”, no inglês americano, é “apartament” e, no inglês britânico, é “flat”, outro exemplo é a palavra “elevador”, que, no inglês americano, é “elevator” e, no britânico, “lift”.

Na tabela abaixo, é possível visualizar outras diferenças lexicais do inglês britânico e americano.

PORTUGUÊS

INGLÊS AMERICANO

INGLÊS BRITÂNICO

Advogado

Lawyer

Solicitor

Agenda

Appointment book

Diary

Armário

Closet

Wardrobe

Batatas fritas

French fries

Chips

Calças

Pants

Trousers

Fogão

Stove

Cooker

Recepção

Front desk

Reception

Telefone celular

Cell phone

Mobile phone

Lapiseira

Mechanical pencil

Propelling pencil

Estacionamento

Parking lot

Car park

Tabela 1 - diferenças lexicais

Devido a essas variações linguísticas, muitas vezes, os secretários executivos, do Brasil e de Portugal, passam por situações complicadas durante a tradução da fala e da escrita devido às diferenças, principalmente, lexicais em conversas e correspondências, já que cada curso de secretariado executivo, do Brasil e Portugal, estuda a língua inglesa eleita pela sua comunidade de fala. Outro fator linguístico detectado é a atuação dos secretários de executivos brasileiros e

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portugueses, na interpretação de correspondências trocadas entre os dois países, pois, apesar de o português brasileiro ter derivado do Europeu, ele ganhou outras características.

Para Câmara Jr. (1976: 36) as diferenças refletem essencialmente a existência de dois sistemas linguísticos em dois territórios distintos e geograficamente distantes. Após a variedade portuguesa ter sido trazida ao Brasil, cada sistema continuou sua própria evolução, e nem sempre coincidentemente um com o outro, apesar dos laços sociais e culturais que unem os dois grupos. As maiores mudanças surgiram após a colonização do Brasil, com o contato da língua portuguesa com as línguas indígenas e o fluxo de escravos trazidos da África. Com isso, houve um afastamento entre o português brasileiro e o europeu quanto à língua falada e escrita no Brasil.

O professor Luchesi (2001) diz que após a Independência do Brasil, em 1822, o português falado e escrito no Brasil sofreu influências de imigrantes europeus que se instalaram no centro e sul do país. Isso explica certas modalidades de pronúncia e algumas mudanças superficiais de léxico que existem entre as regiões do Brasil, que variam, de acordo com o fluxo migratório que as regiões receberam.

No século XX, a distância entre as variantes portuguesa e brasileira do português aumentaram em razão dos avanços tecnológicos do período, não existindo procedimento unificado para a incorporação de novos termos à língua, certas palavras passaram a ter formas diferentes, nos dois países. Assim, o novo contato do português brasileiro, com outras comunidades de fala, foi um dos fatores que gerou as diversas variedades regionais existentes, hoje, no Brasil e causa grande dificuldade de discernimento entre o português do Brasil e o europeu.

Na tabela abaixo há alguns exemplos de variações linguísticas, entre o léxico do português brasileiro e o europeu.

BRASIL

PORTUGAL

Camiseta

T-Shirt

Maillot / Maiô

Fato de banho

Meias masculinas

Peúgas

Jaqueta

Blusão

Calcinha

Cueca

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Blusão

Camisola Tabela 2 – variações linguísticas

A seguir, mostrar-se-á uma carta comercial enviada para uma empresa de Lingerie Brasileira, solicitando uma compra de itens da moda íntima. Nela, mostrará algumas variedades lexicais do português brasileiro e europeu, e a forma como o desconhecimento destas variações pode causar dificuldade no discernimento do conteúdo da solicitação da compra.

Instituto de Vestuário de Lisboa Rua Castelino Branco, número 12 24567 Lisboa – Portugal Tel. 22 386 98 82 Email: industriavestuariolisboa@tvtel.pt À Indústria de Lingerie La Femina Rua Getúlio Vargas, 386 centro São Paulo – São Paulo

Referência: compra de mercadoria

2008-10-05

Exmos. Senhores, Conforme a n/ conversa telefônica com o v/ vendedor – Sr. Marcos Andrade – vimos a confirmar a encomenda de algumas mercadorias de moda íntima que estamos a precisar com urgência.

Gostaríamos de chamar a atenção a V. Exas. de que esta remessa se destina à uma loja, que, dentro de duas semanas, vai ser inaugurado. Como compreendem a trabalhar com prazos tão reduzidos qualquer erro nos causa enormes transtornos. Os itens que necessitamos são: Mercadoria T-shirt Fato de banho Peúgas cueca camisola

Quantidade 580 250 250 470 320

Cor branca estampada branca branca amarela

Tamanho P G Único P G

Quando a mercadoria for expedida, o exportador deverá fazer seguir, através do banco, conhecimento de embarque (Bill of landing), a factura, o certificado de origem e a apólice de seguro, assegurando-se de que a mercadoria viaja com cobertura total.

Aguardamos a v/ resposta e ficamos ao v/ dispor para qualquer informação que necessitem.

Cumprimentos.

Vera Saldanha Dept. Importação/ exportação Figura 1 – Carta Comercial (adaptado)

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As aulas de língua portuguesa, nos cursos de secretariado executivo do Brasil, não preveem, em suas ementas, o ensino das variações linguísticas entre o português do Brasil e o europeu. O discurso das universidades brasileiras que ofertam os cursos de secretariado executivo é o de formar um profissional globalizado e conhecedor dos comércios internacionais, no entanto, há esta falha no processo de ensino-aprendizagem nos conteúdos que são necessários para atuação do secretário executivo internacionalizado. Os cursos de secretariado executivo deveriam abranger conteúdos do ensino da língua portuguesa norteando a importância das variantes linguísticas sob o viés da sociolinguística, pois, sem este conhecimento, os secretários executivos poderão correr o risco de não saber interpretar as correspondências trocadas entre os dois países.

O fato do secretário executivo não conhecer as especificidades de cada língua, como no exemplo da carta, pode ocasionar em uma má interpretação da solicitação do pedido de compra, uma vez que na carta há a solicitação dos seguintes itens: fato de banho, peúgas, coimas, cueca e camisola.

No português brasileiro, algumas dessas palavras não são utilizadas, e quando são, não possuem a mesma significação. Como é o caso da palavra “coima” cuja referência lexical no português brasileiro é “multa”. Um secretário cuja língua materna seja o português brasileiro não saberia o significado desta palavra, já que a mesma não é usual, não foi aprendida na sua comunidade de fala e nem nas aulas de língua portuguesa oferecidas no curso. No entanto, a maior confusão aconteceria com a palavra “cueca”, no português europeu, que, no Brasil, significa “calcinha”, pois, a maioria dos secretários executivos brasileiros poderia traduzir a palavra de maneira equivocada e enviaria cuecas para Portugal no lugar de calcinhas.

A seguir, será mostrada uma propaganda, transcrita, de um banco português com o treinador de futebol Luiz Felipe Scolari, extraída do Youtube, que possui variações linguísticas que mostra algumas diferenças lexicais.

“Quem sai do seu país, como eu e você, tem que adaptar-se a muitas coisas novas”, incluindo a língua, diz o gaúcho no começo do vídeo. Em seguida, ele inicia uma rápida aula de sinônimos do português de Portugal para palavras conhecidas no Brasil. “Tive que aprender que aeromoça é hospedeira, e cadarço é atacador; aprendi que açougue é talho; trem… é comboio. Que torcida é uma claque; pebolim é matraquilhos”. Até que chega o grande final: “e que banco… ah, banco é fácil! Banco é Caixa”.

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Compreende-se nesse texto que o treinador de futebol desconhece essas palavras, mas teve que adaptar-se ao português europeu. Ao comparar as duas línguas identifica-se que há uma série de palavras utilizadas no português do Brasil que não são as mesmas encontradas no português europeu.

O português de Portugal e o português do Brasil se diferem a nível fonológico, lexical, morfológico e sintático. Essas diferenças falam a respeito ao fato de que, no Brasil, muitas palavras assumiram outros sentidos ou foram incorporadas ao português a partir das línguas indígenas e africanas, com as quais o português esteve e está em relação. É importante salientar que, o fator linguístico detectado é a atuação dos secretários de executivos brasileiros e de portugueses, na interpretação de correspondências trocadas entre os dois países, pois, apesar de o português brasileiro ter derivado do Europeu, ele ganhou outras características. No entanto, a seleção do léxico e a evolução semântica fizeram com que a língua utilizada no cotidiano tenha um grande número de termos diferentes, assim como muitos outros semelhantes na forma, mas diferentes no significado.

6. CONCLUSÃO

Em resposta a problemática proposta inicialmente neste artigo, constatou-se que os profissionais de secretariado executivo do Brasil e de Portugal possuem uma competência comunicativa (conhecimento do uso da própria língua), mas, às vezes, há falhas no seu desempenho linguístico (capacidade das pessoas se comunicarem em situações diferentes) por causa do desconhecimento da variação linguística verificada entre a língua portuguesa e a língua inglesa.

Nota-se, dessa maneira, a importância do ensino da língua portuguesa, por meio do viés da sociolinguística, nos cursos de secretariado executivo, demonstrando as variantes da língua portuguesa, no Brasil e em Portugal, e, também, as especificidades que ocorrem na língua inglesa britânica e americana utilizada nos cursos de secretariado.

Hymes (1972:67) diz que uma pessoa que adquire a competência comunicativa, adquire tanto o conhecimento quanto a habilidade de usar a língua. Além disso, os indivíduos que integram uma comunidade precisam saber quando devem mudar de uma variedade para outra (Mussalim e Bentes , 2003) conseguindo comunicar-se de forma eficiente e eficaz fazendo com que todos os objetivos pessoais e comerciais sejam alcançados com êxito.

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Por fim, a sociolinguística pode contribuir na formação dos secretários executivos apontando as variedades linguísticas que ocorrem nas línguas e desenvolver uma formação de uma consciência linguística.

7. REFERÊNCIAS

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Cambridge

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HYMES, D.(1968). Ethnography and linguistics. Taylor & Francis Usa. HYMES, D.(1972). On Comunicative Competence. In: Sociolinguistics. PRIDE, J.B; HOLMES, J. (editors). Penguin Books, Harmondsworth.

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A importância do Curso de Secretariado Executivo de São Luiz do Maranhão (Brasil)

The importance of the Executive Secretariat Course in the capital of the state of Maranhão (Brazil) Rosangela Araújo de Jesus, Capem, Brasil, roaraujo64@hotmail.com Ana Cristina Brandão Ribeiro Silva, Faculdada Horizonte, Brasil, anacbrs@yahoo.com.br

Resumo O presente trabalho tem por objetivo avaliar a importância e as contribuições que o Curso de Secretariado Executivo Bilíngue tem para a ascensão profissional dos secretários/as do Estado do Maranhão. Apresenta aspectos históricos da profissão - relato da historicidade da profissão de secretários/as, a evolução secretarial – aborda-se suas lutas e conquistas, a formação acadêmica, informações pedagógicas sobre o curso oferecido pela Instituição de Ensino Superior, bem como o resultado da pesquisa realizada com os secretários que concluíram a graduação. A metodologia engloba pesquisa bibliográfica e de campo utilizando como instrumento de coleta de dados questionário para identificar a aplicabilidade do Curso de Secretariado Executivo Bilíngue como diferencial competitivo para os profissionais maranhenses que concluíram o curso. A pesquisa revela o que tem significativamente para melhorar a formação dos profissionais que já atuavam na área, pois garantiu melhores salários e a atuação em cargos de confiança.

Palavras-chave: Secretário. Qualificação Profissional. Formação Acadêmica.

Abstract This study aims to evaluate the importance and the contributions that the Executive Secretariat Bilingual Course brought for career and professional growth of Secretaries in the State of Maranhão. It presents historical aspects of the profession - a brief account of the historicity of the secretary profession, the secretariat evolution –it approaches the struggles and achievements made by this sort of professional, the academic education, pedagogical information about the course offered by the higher education institution and the results of research conducted with the secretaries who have completed graduation. The methodology includes bibliographic and field research using as a data collection instrument a questionnaire to identify the applicability of the Executive Secretariat Bilingual Course as a competitive advantage for professionals of Maranhão who completed the course and contributed significantly to improve the training of professionals who have already worked in the area and this have guaranteed better wages and the execution in comissioned positions.

Keywords: Secretary. Qualificacion Professional. Educational background.

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1. INTRODUÇÃO Mudanças ocorrem em todos os setores da sociedade, por isso não seria diferente com o secretário. Preocupados em se manterem no mercado de trabalho, esses profissionais buscaram uma formação acadêmica condizente, exigida pela Lei e pelas empresas públicas e privadas. Adaptaram-se e procuraram melhores soluções para as transformações técnicas e tecnológicas que os permitissem exercer a profissão com qualidade em uma sociedade empresarial exigente e moderna.

A reflexão sobre as novas formas de gestão e um novo perfil profissional exigiram dos secretários uma busca pela excelência na prestação dos serviços e um redescobrir de suas competências e habilidades, valorização da profissão, bem como a preocupação constante com a qualidade humana desses profissionais que, muitas vezes sentiam-se desmotivados em seus trabalhos.

Cônscios da busca pelo conhecimento, os futuros secretários e mesmo aqueles que já exerciam as funções secretariais partiram para adquirir novos conhecimentos. E, para tanto, buscaram as Instituições Escolares em nível de segundo grau, que os habilitassem a exercer legalmente a profissão, como técnicos em secretariado e só mais tarde, o curso superior de secretariado. Dessa forma, o objetivo deste artigo é avaliar a importância e as contribuições que o curso de secretariado executivo promoveu para a carreira e ascensão profissional dos secretários da capital do Estado do maranhão, localizado no Brasil.

O presente estudo busca responder: Que motivo que levou os profissionais de secretariado a buscar o curso de secretariado executivo como graduação? Após a conclusão do curso o profissional sentiu maior facilidade para entrar no mercado de trabalho? O curso de secretariado executivo fez o diferencial para o seu desenvolvimento e valorização profissional?

Foi utilizada pesquisa bibliográfica e de campo por meio de um questionário estruturado com dez questões fechadas, aplicados a 21 (vinte e um) profissionais de secretariado que estão no mercado de trabalho maranhense em diferentes segmentos.

São discutidos os aspectos históricos da profissão, um breve relato da historicidade da profissão de secretário/a, a evolução secretarial, sobre as lutas e conquistas desse profissional. Como também a formação do Profissional Secretário na capital do Estado do Maranhão, abordando informações pedagógicas sobre o curso oferecido pela Instituição de Ensino Superior e o resultado da pesquisa realizada com os profissionais que concluíram a graduação.

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Portanto, entende-se que os pontos abordados neste artigo possibilitam a divulgação do crescimento e desenvolvimento do profissional de secretariado qualificado no mercado de trabalho no Estado do Maranhão, assim como, evidencia o seu potencial para desempenho de suas atividades em um mercado exigente e competitivo.

2. ASPECTOS HISTÓRICOS DA PROFISSÃO Conforme pesquisas realizadas sobre a história do secretário/a os primeiros registros da profissão de secretário foram encontrados na época dos faraós, sendo exercida somente por pessoas do sexo masculino, chamados de escribas. Chegando à Grécia antiga, observa-se uma espécie de privilegiada confraria de letrados, compondo uma casta hereditária, porém sem o caráter sacerdotal que as outras civilizações exigiam. (Sabino, 2004).

Os escribas apresentam fundamentos históricos para diversas profissões. Entretanto, as atividades deles, como o ato de assessorar e orientar por meio da escrita o que os seus reis e príncipes falavam, caracterizam-se por serem atribuições secretariais. Diante da necessidade de registros oficiais das atividades realizadas pelos imperadores das civilizações antigas, os escribas registravam as colheitas, os impostos, os artefatos, as contas, a classificação dos arquivos e a redação das ordens dos imperadores. (Sabino et al, 2004). Para Nonato (2009) Os escribas eram profissionais de alta patente e tinha importância em várias áreas do conhecimento, tais como: religiosa, civil e militar. Por isso, quando uma pessoa precisava produzir algum documento, necessariamente precisava contratar um escriba. De acordo com relatos históricos, um dos principais escribas foi São Jerônimo, tradutor da Bíblia Sagrada e assistente do Papa Damaso, que governou a Igreja Católica de 367 a 384. São Jerônimo, por ter exercido essa função de redator e tradutor, foi considerado o primeiro secretário, tornando-se o Santo Protetor dos Secretários.

Em 1812, Napoleão Bonaparte revolucionou o mercado de trabalho oportunizando o ingresso de uma mulher para ajudá-lo a escrever seus feitos e ações que devidamente planejados o levaram a invadir a Rússia, de forma gloriosa, agregando, assim, uma nova conquista. (Sabino et al, 2004).

Durante a idade média, a função do secretário desapareceu e passou a ser exercida principalmente pelos monges que na realidade, não eram exatamente secretários, mas sim, copistas que se dedicavam somente a copiar e recopiar os escritos e ditados sem direito a opinar ou mudar aquele contexto. (Sabino et al, 2004).

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Dois acontecimentos históricos que transformaram a profissão secretarial foram as duas grandes guerras mundiais, que apresentaram ao mercado as mulheres que começaram a atuar em posições ocupadas somente por homens. A partir desse ponto da história ocorrem muitos avanços e ganhos para a profissão. (Camargo, et al, 2013).

Já na idade moderna, com o ressurgimento do comércio, o trabalho secretarial voltou a ser necessário e valorizado, haja vista o surgimento das empresas, cuja estrutura organizacional se desenvolveu e permanece preocupada em ocupar um espaço privilegiado até os dias atuais. (Sabino et al, 2004).

Neste contexto cabe destacar que a história dessa profissão tem várias dimensões

secretariais que apontam sua atuação e precisam ser evidenciadas, por exemplo: “(...) na Escrita, na Ciência, na Militância Política e Profissional, na Evolução Tecnológica e em sua Formação Social e Organizacional”, cita Nonato (2009, p.80). Partindo-se desse princípio compreende-se que a história secretarial não está concluída ou finalizada, pois é um caminho para a construção de aspectos que perpassam por vários adventos, momentos e tendências de mercado.

Nonato (2009) compreende que diante das fundamentações históricas do secretariado é possível apresentar ao mercado o grande conhecimento da área secretarial diante das atribuições exigidas no mercado de trabalho, podendo assim sustentar a tese do trabalho das assessorias.

3.

EVOLUÇÃO SECRETARIAL Na década de 40, com a situação das duas guerras mundiais, a população masculina sofreu

uma redução na atuação dentro das empresas. Com a ida dos homens para frente das batalhas, o mercado precisou contratar uma mão-de-obra diferente, mulheres para exercer as respectivas atividades. Essa época descreve o que no passado era considerado atividades inerentes a um secretário que se limitava em: datilografar, taquigrafar, organizar arquivos. Mais tarde com a chegada dos telefones fazia o atendimento telefônico, recebia as pessoas que pretendiam ser atendidas pelos chefes.

Acredita-se que, em 1940, o feminismo da profissão firmou-se na história devido ao registro da presença de 20 milhões de secretários/as no mundo. No Brasil, a mulher surge como secretária na década de 50. Esses profissionais, foram se organizando e fundaram o Clube das Secretárias, em meados da década de 60, no Rio de Janeiro e, em seguida, realizaram o I Simpósio, em Vitória/ES. (Ribeiro, 2005, p.59)

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Já na década de 60, houve a necessidade de ampliar conhecimentos e adotar mudanças na postura da secretária, passando a ser exigido o treinamento gerencial. A partir dos anos 70, houve a expansão da profissão, mas somente a partir dos anos 80, a categoria conseguiu a regulamentação da profissão. O profissional secretário incorporou em seu desempenho mudanças significativas, assumindo novas atribuições.

Em 23/04/1983, a Associação Brasileira de Entidades de Secretárias (ABES) criou o primeiro Código de Ética da Secretária Brasileira. Porém, com a transformação das Associações em Sindicatos, a ABES foi extinta e nesta mesma época, foi criada a Federação Nacional de Secretários (Fenassec) em 31/08/1988, em Curitiba/PR. (Ribeiro, 2005, p.63). A regulamentação da profissão foi um marco para a carreira, com a Lei nº 7.377 de 30/09/1985 e posteriormente complementada, pela Lei nº 9.261 de 10/01/1996, que determinou: somente poderiam exercer a profissão, as pessoas que fossem graduadas curso Superior em Secretariado ou o curso Técnico em Secretariado. Outra conquista foi à aprovação e publicação do Código de Ética Profissional, publicado no Diário Oficial da União em 07/07/1989.

Na década de 90, as empresas buscaram a melhoria na qualidade da prestação dos serviços e despertaram para a valoração dos clientes. Com as mudanças no cenário empresarial, a partir dos anos 2000, passou-se a exigir do secretário, capacidade de desempenhar as funções de assessor, e líder em sua área de trabalho, enfim, que acompanhe as mudanças técnicas e tecnológicas. Entretanto, surge a necessidade de desenvolver algumas habilidades, conforme cita Sabino e Rocha (2004, p. 94): O secretário é hoje definido por associações internacionais como um profissional administrativo que possui um domínio de habilidades de escritório, demonstra a habilidade para assumir responsabilidade sem supervisão direta, iniciativa de exercícios e julgamento, e toma decisões dentro do âmbito de autoridade.

4. FORMAÇÃO DO PROFISSIONAL SECRETÁRIO Os avanços tecnológicos, a globalização, e a exigência da responsabilidade social, forçaram o profissional a buscar uma formação continuada. O secretário passou a dedicar-se ao aperfeiçoamento de seus conhecimentos e da qualidade dos serviços prestados. Para tal, buscou o domínio de línguas estrangeiras, noções básicas de Administração, dentre outros. Além das habilidades inerentes à profissão, o secretário, por exigência do mercado de trabalho, precisou desenvolver continuamente competências e manter-se atualizado em áreas do conhecimento específico.

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A profissão é encontrada em qualquer segmento do mercado, em todos os países. No Brasil, o exercício é regido por Lei, a qual impõe a formação em nível superior para os ocupantes dos postos de secretários executivos, e o respectivo registro profissional é emitido pela Superintendência Regional do Trabalho e Emprego subordinada ao Ministério do Trabalho.

Anteriormente, no perfil do profissional de secretariado, os cursos abordavam apenas a parte técnica. Atualmente, a estrutura curricular destes cursos foi ampliada e atualizada de acordo com as diretrizes curriculares e eixos de conhecimento. Porém, além dos conhecimentos técnicos os profissionais trocam experiências entre si por meio de seminários, congressos, e outras atividades.

Quem pensa que profissionalismo é um diferencial competitivo está enganado.

Profissionalismo é um fator de sobrevivência. (...) todos os dias somos lançados diante do desconhecido e precisamos nos atualizar cotidianamente para poder enfrentá-lo.(...) as pessoas precisam, antes de tudo, estar abertas ao novo, sendo ao mesmo tempo humildes e flexíveis para recriar o seu futuro a cada dia. (Shinyashiki, 1997 apud Alonso, 2002, p. 20). A formação, por sua vez é orientada pelo Ministério da Educação, através de diretrizes para composição do currículo da graduação na área. Estas ações fazem do secretariado brasileiro o único no cenário mundial dotado de instrumentos de regulamentação nos âmbitos do mercado e do ensino.

De acordo com a Lei 7.377/1985, complementada pela Lei 9.261/1996, art. 2º, inciso II - o Técnico de Secretariado é todo profissional portador de certificado de conclusão do Curso de Técnico em Secretariado em nível de 2º Grau. O primeiro Curso Técnico em Secretariado iniciou em São Paulo, oferecido pela Fundação “Escola e Comércio Álvares Penteado”, em 1943, embora tenha sido aprovado somente em 27/03/1973 e reconhecido em 04/07/1979. (Alonso, 2002, p.18) Em São Luís, as escolas de formação de Técnico de Secretariado, foram: Colégio Zoé Cerveira, Centro de Ensino de 2º Grau “Gonçalves Dias”, Curso Intensivo do Maranhão (CIMA), Centro de Ensino de 2º Grau “Liceu Maranhense” e o Centro de Ensino de 2º Grau “Nerval Lebre Santiago”. Atualmente temos o Curso Técnico em Secretariado oferecido pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Maranhão (IFMA), na modalidade Educação a Distância (EAD).

Conforme a Lei de Regulamentação do secretário, art. 2º, inciso I, o Secretário Executivo é todo profissional diplomado no Brasil por Curso Superior de Secretariado, legalmente reconhecido na forma da Lei (Fenassec, 2006). Diante da necessidade de uma formação superior, foi criado em 1969, o primeiro Curso Superior em Secretariado Executivo, no Brasil, na Universidade Federal da Bahia, em Salvador, que foi reconhecido somente em 1998. Em 1970, foi criado o Curso de Secretariado na

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Universidade Federal de Pernambuco, sendo este o 1º Curso Superior reconhecido no Brasil, em 1978.

(Sabino e Rocha 2004) No Maranhão, as escolas de formação de Secretário Executivo, são: Faculdade Atenas Maranhense (FAMA), fundada no ano de 1999, com o Curso de Secretariado Executivo Bilíngue com formação em Bacharel. E a Universidade Estadual do Maranhão (UEMA) com o Curso de Secretariado Executivo Bilíngue com formação em Tecnólogo. De forma pioneira, em 2000 foi criado o Curso de Bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue, com duração de três anos e meio, e com um Projeto Político Pedagógico atualizado e capaz de formar profissionais éticos e conscientes de sua responsabilidade técnica e social. Este foi o resultado de reivindicações e propostas feitas pelo Sindicato dos Secretários/as do Estado do Maranhão (SINDSEMA) que lutou e conseguiu convencer a diretoria da FAMA de que essa parcela de profissionais precisava obter uma formação acadêmica específica que respondesse a exigências da Lei de Regulamentação da profissão. Assim, o Curso de Secretariado Executivo surgiu com os objetivos específicos de proporcionar aos seus estudantes: capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos e realidades inerentes à administração pública e privada, desenvolvendo uma postura reflexiva e crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas, com observância dos níveis graduais de tomada de decisão para atuar em nível micro, meso e macro-organizacional de forma empreendedora. (Fama, 2016).

5. FORMAÇÃO ACADÊMICA O Curso de Secretariado Executivo Bilíngue oferecido à sociedade pela FAMA foi autorizado pela Portaria Ministerial nº 890 de 27/06/2000 e ofereceu inicialmente 100 vagas nos turnos matutino e noturno, foi o pioneiro e único em São Luís. Com uma carga horária de 2.654 horas, formou em dezembro de 2003 sua primeira turma de Bacharéis em Secretariado Executivo Bilíngue. Essa primeira turma foi composta por 42 alunos/as e ofertou ao mercado de trabalho os primeiros profissionais devidamente autorizados para o exercício da profissão. Foi reconhecido pela Portaria Ministerial nº 1258 de 13/05/2004.

Em março de 2004, foram aprovadas as Diretrizes Curriculares Nacionais (DCN), por meio do Parecer no CNE/CES 102/2004, para o Curso de Secretariado Executivo, cujo objetivo principal é garantir o padrão de qualidade para os cursos. (Almeida, 2013, p. 95) Ao longo dos nove anos de sua existência, o Curso alcançou o seu objetivo maior que foi formar profissionais aptos para gerenciar informações globais a fim de que possam atuar em organizações com diferentes características e

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configurações. Vale ressaltar que, desde a sua criação, procurou adaptar o perfil de seu egresso às mudanças e inovações ocorridas em nível regional e nacional. Dessa forma, procedeu a adaptações e alterações, ampliando seus objetivos e reformulando o currículo para atender à dinâmica própria do curso, às necessidades discentes e às exigências do mercado de trabalho. Reconhecidos pela sociedade e solicitados pelas empresas públicas e privados, esses profissionais mostraram a importância de estarem preparados para o trabalho e constituíram assim um grupo diferenciado no que concerne a uma formação acadêmica. De acordo com as Diretrizes Curriculares Nacionais, instituídas em 23 de junho de 2005, o Curso sofreu novas modificações para melhor atender às especificidades do perfil profissiográfico que o mercado de trabalho passou a exigir. Na oportunidade, a alteração contemplou as recomendações da Resolução CNE/CES nº 10, de 16 de dezembro de 2004, bem como as determinações das Diretrizes Curriculares Nacionais, particularmente no que tange à carga horária e tempo de integralização curricular. Nesse sentido, o curso que era de sete semestres, ou seja, de três anos e meio, passou para seis semestres (três anos). Entre as mudanças mais significativas, pode-se observar a inclusão de um ciclo básico, que enriqueceu ainda mais o curso e, consequentemente, o perfil ficou ainda mais próximo das necessidades do mercado, em função das inovações ocorridas.

Visando ampliar o diferencial competitivo dos futuros profissionais, a FAMA incluiu, também no currículo do curso, disciplinas cujas abordagens estão direcionadas à liderança, empreendedorismo, consultoria, bem ao equilíbrio comportamental em nível micro organizacional, meso organizacional e macro

organizacional,

além

de

outros

importantes

conhecimentos

interdisciplinares

e

multidisciplinares. Tais adaptações visaram oferecer ao profissional sólido domínio científico, acadêmico, tecnológico e estratégico, de acordo com o seu campo de atuação. (Fama, 2009).

6. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Segundo definição de Vergara (2005, p.47) a pesquisa realizada classifica-se quanto aos fins como exploratória e descritiva. Exploratória, visto que não há suficientes estudos acerca de do assunto nos cursos de Secretariado Executivo, pois busca trazer com exclusividade a situação do mercado de trabalho para profissional de Secretariado na capital do Maranhão, localizada no Brasil. E descritiva, pois visa expor aspectos do mercado de trabalho de determinada profissão.

Por outro lado, conforme Gil (2008), do ponto de vista dos procedimentos técnicos, este trabalho trata-se de uma pesquisa que assume a forma de pesquisa bibliográfica feita em cima de material publicado e de campo, os dados empíricos foram coletados por meio da aplicação de um

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questionário que teve por objetivo principal avaliar a importância e as contribuições que o Curso de Secretariado Executivo Bilíngue tem para a ascensão profissional dos secretários/as do Estado do Maranhão. Esse questionário, composto por meio de um questionário estruturado com dez questões fechadas, aplicados a 21 (vinte e um) profissionais de secretariado que estão no mercado de trabalho em São Luiz do Maranhão em diferentes segmentos. Foi auto preenchido, sendo que as pesquisadoras não estiveram em contato direto com os entrevistados, uma vez que o instrumento foi enviado via email ao público-alvo.

6.1 Resultados e Discussão dos Resultados Continuadamente, a cada ano a FAMA colocava no mercado de trabalho novos e competentes profissionais, aptos a exercerem com ética e qualidade sua profissão. Tais dados são confirmados na pesquisa ao questionarmos sobre o que “motivou a buscar o Curso de Secretariado Executivo?”, 50% responderam estarem em busca de qualificação para competir no mercado globalizado. Os outros 50%, divide-se em: 27% consideraram a busca pela realização pessoal, 9% não souberam responder, 5% por curiosidade da profissão e exigência da empresa e 4% terem um curso superior. Assim, verifica-se que, no decorrer dos anos, a busca por qualificação foi o grande impulsionador do desenvolvimento destes profissionais. E a FAMA tornou-se referência ao colocar no mercado de trabalho um número significativo de Bacharéis em Secretariado, conforme o Gráfico1.

Fonte: FAMA

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Gráfico 1 : Quantidade alunos formados pela FAMA

Possuidores de uma formação acadêmica multi e interdisciplinar esses alunos estavam preparados para assumirem não só as funções secretariais, como outras que lhes fossem oportunizadas dentro da empresa, levando em conta que o curso adota a concepção da formação profissional que privilegia a interação entre teoria e prática, priorizando o ensino prático-reflexivo baseado no processo de reflexão-na-ação: A reflexão-na-ação tem uma função crítica questionando a estrutura de pressupostos do ato de conhecer-na-ação. Pensamos criticamente sobre o pensamento que nos levou a essa situação difícil ou a essa oportunidade e podemos, nesse processo, reestruturar estratégias de ação, as compreensões dos fenômenos ou as formas de conceber os problemas. [Schön, 2000 apud Fama, 2009).

Este fator justifica a facilidade que tais profissionais tiveram para ingressar no mercado de trabalho. A pesquisa revela que quando questionados: “Após a conclusão do curso você sentiu maior facilidade para entrar no mercado de trabalho?”, 71% responderam que sim, 19% responderam que não e 10% não souberam ou não responderam, o que demonstra que o curso contribuiu de forma significativa para ascensão desses profissionais. Esta formação proporcionou aos profissionais uma valorização e reconhecimento, pois ajudou a melhorar sua condição salarial. Tal fato comprovado durante a pesquisa quando 52% dos entrevistados responderam sim a pergunta “Com a graduação em secretariado você teve aumento salarial e destaque em sua empresa?”.

Assim, o Curso da FAMA teve como missão: “Formar profissionais empreendedores, éticos, conscientes da sua responsabilidade social e aptos a realizar atividades e integrar equipes de gestão de organizações públicas, privadas e sociais, com conhecimento técnico e instrumental das línguas pátria, inglesa e espanhola, favorecendo o crescimento pessoal dos formandos, a melhoria da qualidade das organizações e o desenvolvimento da sociedade como um todo”. Tal missão é confirmada quando os entrevistados responderam a seguinte questão: “Você considera que o Curso de Secretariado Executivo fez o diferencial para o seu desenvolvimento e valorização profissional?”, 81% responderam que sim e somente 19% responderam que não, para apresentar esse diferencial, durante a pesquisa identificou-se que o currículo intensivo do curso se estabeleceu a partir da concepção interdisciplinar de desenvolvimento de competências, que, articuladas entre si, embasam a consecução do perfil profissional desejado.

De acordo com Chaves apud Ribeiro et al, (2015, p. 171):

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O conhecimento deve ser acionado em função de um objetivo. O que se pretende após esse conhecimento? Que as pessoas tomem uma atitude consciente. É claro que não será no mesmo momento, na mesma intensidade, no mesmo grau de compromisso. Logo após, é necessário a explicitação de uma meta e um plano com ações bem definidas. Isso facilitará a adesão, porque as pessoas perceberão claramente o caminho da mudança e o ponto de chegada.

Esse reconhecimento funcional e valorização do conhecimento técnico-científico oportunizou uma postura privilegiada na hierarquia organizacional, e na sociedade, pois agora graduados podem exigir seus direitos no âmbito administrativo, financeiro e social, de acordo com o que rege a lei de regulamentação. Diante desta facilidade de ingressarem no mercado de trabalho verifica-se a diversificada de atuação do profissional de secretariado. Os gráfico 2 e 3 apresentam os diversos campos em que atuam os 21 profissionais entrevistados, tanto na esfera pública quanto privada, respectivamente.

Gráfico 2. Profissionais que atuam no setor público.

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Gráfico 3. Profissionais que atuam no setor privado.

Conhecendo as áreas de atuação, encontra-se entre os participantes da pesquisa vários secretários (a) exercendo cargos como: Chefes de Gabinete, Líderes de Equipes, Chefes de Seções e Departamentos e até mesmo Diretores e ou Gestores. Isso pode ser comprovado quando os entrevistados responderam o seguinte questionamento: “Você exerce algum cargo de confiança em seu trabalho que não seja o de secretária?”, 48% responderam não e 52% responderam sim, dentre as funções citadas temos: Gestor de Programa, Assistência Financeira, Chefia de Gabinete, Coordenadora Administrativa, Analista Financeiro e Tesoureira, Assessor. Tudo isso, devido a sua formação acadêmica contemporânea e tecnológica, que lhes permite a: 

Compreensão dos princípios teórico-metodológicos que norteiam os saberes inerentes à profissão;



Desenvolvimento de um processo interdisciplinar e teórico-prático de formação, baseado na dissociabilidade ensino, pesquisa e extensão, buscando a construção de conhecimentos que fundamentem o constante repensar da prática profissional.

Ressalta-se que os profissionais entrevistados já atuavam na área secretarial, entretanto, a procura pelo aperfeiçoamento deu-se por uma escolha pessoal e não por interesse das empresas/instituições nas quais atuavam fato comprovado quando estes responderam a seguinte questão: “A sua empresa contribuiu de alguma forma (bolsa de estudo, ajuda financeira, liberação de

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horário) para que você frequentasse o Curso de Secretariado Executivo?”, 55% responderam que não e 45% responderam que sim.

O Curso de Secretariado Executivo Bilíngue como os demais cursos de graduação teve que criar um tema transversal. E com base nas exigências atuais, ficou: Secretariado, Ética e Empregabilidade, que se fará presente ao longo de todo o processo de formação do aluno, a partir da discussão das atuais transformações sociais, do papel dinâmico do secretário executivo moderno e das responsabilidades deste profissional na promoção do desenvolvimento das organizações e da sociedade.

O tema transversal se subdivide em três eixos integradores, compostos por núcleos que agrupam as disciplinas enquanto componentes específicos do currículo. Os três eixos são:  Ciências Sociais, Comunicação e Contextualização.  Construção de Referenciais Teórico-Metodológicos  Desenvolvimento da Empregabilidade e Autonomia Profissional A concepção de eixos norteia a dimensão de formação e de integração dos conhecimentos e objetivos traçados para o desenvolvimento do tema transversal. Os núcleos, por sua vez, integram as disciplinas por identidade epistemológica e/ou por contribuição ao desenvolvimento das competências básicas, como forma de construir conhecimentos, processos investigativos e experimentos desenvolvidos ao longo da graduação. Os núcleos não se distribuem em períodos determinados, mas, sim, ao longo do Curso, para que os objetivos, competências e habilidades abaixo, sejam trabalhados durante todo o processo de formação: Técnica: qualidade do profissional em aplicar conhecimentos teóricos, técnicas, métodos e ferramentas necessárias à execução de atividades específicas.

Comportamental: qualidade para conviver e liderar pessoas e equipes, compreender a cultura organizacional e os processos motivacionais, desenvolver a criatividade, o feedback e a qualidade de vida.

Social: qualidade para contextualizar e perceber holisticamente a organização e compreender os impactos econômicos, políticos, ambientais e tecnológicos na sociedade e vice-versa.

Assim sendo, tem-se: “Secretariado, Ética e Empregabilidade”.

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Este eixo integra núcleos temáticos de formação básica, generalista e pré-profissionalizante, a saber: Núcleo de estudos sócios organizacionais – reúne as disciplinas voltadas para a compreensão da dimensão humana, cultural, comportamental e social; Núcleo de estudos da comunicação – composto pelas disciplinas voltadas para o desenvolvimento da expressão e da comunicação em todas as suas vertentes, inclusive num segundo idioma.

Essa formação acadêmica é apenas o início de uma carreira de sucesso. Convém orientar que com as mudanças ocorridas no mundo do trabalho esses profissionais devem buscar educação continuada, para um melhor desempenho de suas atividades, e assim, alcançarem excelência técnica que convém a empregabilidade. Neste sentido perguntou-se aos profissionais de secretariado se “Concluída a sua graduação você buscou uma Pós-Graduação?”, 72% responderam sim e 28% responderam não. Diante de tantas mudanças no mercado de trabalho, estar atualizado é o grande desafio para o profissional de secretariado, que busca diversas formas de atualização. A pesquisa revela que tais profissionais estão ávidos para obter novos conhecimentos, assim quando questionados se “participa de eventos secretariais que visam à integração, atualização e formação continuada de sua profissão?”, 57% responderam sim, 38% responderam não e 5% não responderam o que revela o grande interesse dos profissionais por uma atualização ligada a constante mudança no mercado de trabalho.

No entanto, após 31 (trinta e um) anos da criação da Lei e 47 (quarenta e sete) anos da criação do primeiro curso de graduação no Brasil, a observação da prática no mercado para contratação de secretários executivos, demonstra a ineficácia dos mecanismos legais. As organizações brasileiras atuam em flagrante desrespeito a legislação, constatado a partir de seus próprios anúncios na mídia para a seleção de secretário.

A fiscalização sobre as empresas está a cargo do Ministério do Trabalho, tornando o secretariado um curso atípico dentre as profissões regulamentadas de ensino superior visto que a fiscalização das demais está sob a responsabilidade de seus conselhos profissionais, ou de conselhos a que estejam ligadas”. (Aline Filippini, 2012, p. 05).

Entendendo que cada profissional necessita de um órgão fiscalizador e conhecendo a inexistência de um Conselho Regional os profissionais de secretariado após a graduação são

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registrados na Carteira Profissional pela Superintendência Regional do Trabalho (SRT/MA) e assistidos pelo Sindicato dos Secretários/as do Estado do Maranhão (SINDSEMA). Os entrevistados responderam a seguinte questão: “Você possui registro profissional na DRT/MA e é associado/a ao sindicato de secretários/as?”, para conhecer como se encontra regulamentação desses profissionais no mercado. Dos 21 (vinte e um) entrevistados, 14 (quatorze) estão sindicalizados, 06 (seis) não estão sindicalizados e 01 (um) não respondeu. Desses, somente 10 (dez) possuem registro profissional e 11 (onze) não estão registrados na SRT/MA. Estes dados afirmam a importância da criação do Conselho Federal de Secretários/as e os Conselhos Regionais de Secretários/as para que esses profissionais tenham sua atuação fiscalizada como meio de garantir o exercício profissional de profissionais habilitados.

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS Analisando os resultados compreende-se a importância e as contribuições que o Curso de Secretariado Executivo Bilíngue trouxe aos Profissionais de Secretariado do Maranhão, ao mesmo tempo em que se observa que a atual Faculdade Pitágoras não continua ofertando à sociedade o Curso.

A pesquisa demonstra que o Curso contribuiu de forma positiva, qualitativa e quantitativamente para o crescimento e desenvolvimento do secretariado no respectivo Estado e demais municípios.

Acredita-se que a ausência da formação em IES públicas compromete não só as alternativas para os estudantes interessados na profissão, como também para as empresas, uma vez que não encontrando profissionais devidamente qualificados ver-se-ão obrigadas à contratação irregular de secretários, tal atitude irá causar transtornos e dificuldades aos jovens que futuramente poderiam ser Secretários, ocasionando, um retrocesso no crescimento da categoria profissional. Entretanto, esperase que o Sindicato dos Secretários/as do Estado do Maranhão tome a iniciativa de buscar convênios com outras Instituições de Ensino, para que haja a oferta do referido curso, levando em consideração que só terão registro profissional quem realmente for portador do Curso Superior em Secretariado como exige a Lei de regulamentação da profissão.

Convém ressaltar que, a partir do funcionamento do Conselho Federal e Regional de Secretariado somente terão reconhecimento e direitos assegurados, os profissionais que estiverem amparados pela Lei nº 7.377/1985, complementada pela Lei nº 9.261/1996. Aos demais profissionais que por ventura estiverem exercendo as funções secretariais sem a habilitação exigida, será cobrado das empresas a formação específica dessas pessoas para o exercício legal. Diante disso, cabe ao

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sindicato sugerir que Instituições Educacionais ofereçam à sociedade essa oportunidade de continuidade de sua formação acadêmica, haja vista que o secretariado executivo apresenta-se como uma profissão essencial às organizações com grande potencial de empregabilidade.

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Considerações Finais O Congresso Internacional de Secretariado e Assessoria (CISA), organizado pela associação Conselho Profissional de Secretariado (CPS), tem vindo a ganhar uma maior relevância e projeção de edição para edição. Este esforço tem vindo a ser consolidado pela riqueza dos textos científicos, debate aceso e incisivo sobre as problemáticas da área e também pelo envolvimento de participantes estrangeiros, que têm ajudado a enriquecer este evento.

Entre os dias 24 e 25 de novembro de 2016, o ISCAP acolheu mais uma edição do CISA, no qual foram apresentados e discutidos temas relacionados com o Secretariado e o seu papel na competitividade organizacional. O fortalecimento da área de Secretariado, a definição de um caminho e percurso ao nível educacional e profissional, deram o mote de abertura deste evento. O exemplo que vem do outro lado do continente (Brasil), que desde os anos 80 tem a profissão regulamentada, são a razão e motivo para que não desistamos da sua regulamentação também no nosso país. Ao longo destes dois dias, vários oradores alertaram para os riscos que o secretariado corre em Portugal. Estes riscos devem-se a vários fatores, desde logo a falta de reconhecimento do mercado empresarial e das entidades oficiais ao não darem provimento para a criação da Ordem, com a petição lançada pelo CPS. Os vários textos científicos e posters apresentados no CISA não nos fazem desistir e reforçam cada vez mais a riqueza que o Secretariado possui, uma área rica e transversal e que permite que um profissional de Secretariado possua grandes níveis de empregabilidade em qualquer área de negócio.

Fruto da sua formação técnica que o coloca como “moldável” e “adaptável” à mudança, o profissional de secretariado é sem sombra de dúvidas um gestor de informações e capacidades numa dada organização. Este procura sempre novas formas de trabalhar, é criativo, busca a excelência e apela à investigação. É o ponto de ligação ao longo da estrutura da organização devido à sua função especializada e que lhe exige amplos conhecimentos e o tornam um comunicador nato. Para obter os resultados que precisa, estabelece laços e vínculos fortes como um bom gestor de informação ajudando-o a mover-se nos centros de decisão. É polivalente e com grandes competências pessoais e profissionais, permitindo que evolua constantemente, e a comunicação é uma ferramenta essencial no seu trabalho diário.

Nos vários debates entre textos científicos, que temos expressos nas actas deste Congresso, foram-se desenhando os desafios que deverão ser tema de abordagem e aprofundamento durante o

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próximo ano que se avizinha, com o desenvolvimento de ações concretas no reforço do Secretariado como um papel de Excelência nas organizações e no ensino em Portugal. Gostaria de destacar como pontos fortes de debate e meditação, entre outros: - Dignificação do curso e profissão junto das empresas, numa altura em que, por incrível que possa parecer, grandes empresas desconheçam sequer a existência de Licenciaturas na área; - Definição de competências claras e sólidas para o profissional de Secretariado do Séc. XXI, com a necessidade de transmitir a evolução dos tempos. Jamais o profissional de Secretariado poderá ter uma profissão estática; - Criação de uma identidade única nos cursos de secretariado, harmonização nas denominações e conteúdos programáticos. As inquietações são grandes e aqui o próprio ensino tem vindo a contribuir para o não fortalecimento do nome “Secretariado”. Desde logo pela alteração dos nomes dos cursos de Secretariado para nomes comerciais mais apelativos a vagas de ensino nas suas instituições em detrimento de um fortalecimento e divulgação do “secretariado”; - Definição de ciclos de estudo claros e específicos na área de Secretariado, com a criação de Mestrados e Especializações noutras áreas em que o Secretariado pudesse aprofundar conhecimentos, tais como a gestão documental e da informação, a comunicação organizacional, as relações públicas, a organização de eventos e outras áreas díspares tais como, o secretariado clínico e jurídico, onde cada vez mais o Secretariado desempenha um papel essencial. Permitindo deste modo, que também licenciados de outras áreas que exercem Secretariado pudessem integrar-se nesta carreira; - Criação de Doutoramentos em Secretariado, de modo que seja possível a formação de um corpo docente especializado nesta área. Quem hoje tem competências para leccionar Secretariado?

- Definição clara de planos de estudos adaptados às verdadeiras necessidades das empresas. As entidades empregadoras devem ser ouvidas com uma maior regularidade. Há falta de interacção entre as universidades / politécnicos e as empresas /associações empresariais; - Ausência de investigação e artigos científicos na área, visto serem raras as publicações que existem. Esta acompanha a falta de reflexão e debate das questões desta área e a consequente estagnação que origina.

Aqui, o CISA quer se tornar a referência e ponto mobilizador dos profissionais e docentes desta área na reversão destes factos. A promoção de encontros científicos em parceria, quer nacionais, quer internacionais, e a contratação de docentes especializados torna-se vital para o combate e

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reversão dos pontos negativos referidos anteriormente. Uma frase marcante no que ao ensino diz respeito e proferida no Congresso “Mais do que uma concorrência entre entidades do ensino superior em Secretariado deve existir cooperação na dignificação e divulgação do mesmo”. Resumidamente, devemos trabalhar todos, professores, alunos e profissionais de secretariado na dignificação da nossa área. Todos em conjunto conseguiremos mais. Apostar numa forte internacionalização do CISA, na sua divulgação e no debate sério e forte destas temáticas, conseguiremos lançar as bases de projetos mais sólidos e capazes. O segredo é o trabalho de equipa, com ações intermédias durante o ano nas universidades e politécnicos para a redefinição da designação dos cursos, o encontro com associações empresariais e profissionais, a redefinição da estrutura curricular e mestrados que vão de encontro às necessidades reais e efetivas do mercado de trabalho. Porque não também trazer estas associações empresariais às universidades, reforçando a proximidade e o potencial do Secretariado para o seu sucesso. São estas as bases do crescimento, dignificação e fortificação do Secretariado, dos seus profissionais para o século XXI. Pensar Secretariado é a base do sucesso!

Paulo Vieira

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