Prograf - Comunicación Interna y Externa

COMUNICACIร N CORPORATIVA Maestra: Iris Godina Andrea Elizabeth Hurtado Gonzรกlez Universidad Autรณnoma de Tamaulipas PROGRAF S.A. de C.V

PROGRAF S.A. de C.V INTRODUCCIÓN

E

l trabajo presente es un análisis de una empresa con el fin de conocer su comunicación interna y externa, en este caso se eligió una imprenta de Ciudad Victoria, Prograf S.A de C.V por ser la mejor imprenta de la localidad. Fue la primera opción ya que durante mi estancia como diseñadora gráfica en el departamento de diseño, conocí distintas áreas durante unos meses, también al estar en el movimiento de impulsar lo que es la tienda online Printaline me permitió ver los pasos que hay detrás de cada decisión.

Se investigó por varios medios las características de la empresa, con ayuda del soporte de la clase Comunicación Corporativa se estructuró en forma de ensayo para contemplar el contenido y poder concluir con un análisis exitoso.

Progaf es un empresa de tamaño mediano por ello consiste con varios departamentos que serán explicados uno por uno para entender su funcionalidad y el de los empleados que la construyen.

Se hará una propuesta de mejora desde el punto de vista propio, de la experiencia profesional y lo aprendido en clase.

MISION Ser una empresa de clase mundial que integre con calidad y eficiencia las artes gráficas, para poder cubrir todas las necesidades de comunicación impresa de nuestros clientes, a nivel nacional e internacional.

VISION Conjuntar con creatividad las ventajas de las diferentes tecnologías de punta de las artes gráficas con las habilidades de un equipo de colaboradores con mentalidad emprendedora

Creatividad

Para dar soluciones originales a los retos que nuestros clientes nos plantean día a día.

Innovación

Para implementar las tecnologías de vanguardia en nuestro procesos.

Calidad

Para mejorar continuamente los procesos de la empresa y así obtener productos que sobre pasen las expectativas de nuestros clientes.

Servicio

Para confirmar la vocación de nuestra empresa y de todos los que colaboramos en ella.

Locación

Calle 12 y 13 Hidalgo, Hidalgo 574, Zona Centro, Ciudad Victoria, Tamaulipas, México

ANTECEDENTES

U

na de las ideologías de la imprenta Prograf es el reclutamiento de talento joven, ofrecer la oportunidad de recién egresados a ser parte de la empresa para ser capacitados con el paso del tiempo para lograr un trabajo de calidad. Mientras se les enseña a los diseñadores más de lo que llevan en un trasfondo de su licenciatura, la empresa se enriquece con su innovación y lealtad reciproco.

Desde el año 2013 se implementó la idea de hacer una tienda online “Printaline” que busca vender los productos de la empresa. Hasta la fecha sigue preparándose para el público local y nacional, llevando en varios años ajustes de mejora, como la innovación del logotipo de la empresa, diferentes medios de comunicación, ideas de diseñadores y programadores recien egresados.

Prograf ofrece una cultura de crecimiento acelerado, meritocracia, trabajo duro y en equipo, proactividad, alto perfomance, líderes, feedback y coaching para desarrollo. Ofrecen entrenamiento integral, excelente ambiente de trabajo y compensación atractiva. Además de flexibilidad en los atuendos, es opcional o no utilizar el uniforme institucional.

COMUNICACIÒN INTERNA Prograf cuenta con diferentes departamentos como lo son: • El Departamento de Ventas: Encargado del contacto de la empresa con el cliente, en esta parte se hacen las cotizaciones y acuerdos para lo que es el producto final. Se hace una realción ya individual de presencia o por teléfono para hacer los pedidos de lo que se va vender, se llena una hoja nombrada orden de ventas que pasa a ser una orden de diseño.

Habitualmente consiste de un par de secretarías y otro empleado para escribir las ordenes de ventas y ordenes de diseño así mismo las de producción. .

• Departamento de Diseño: La creación de los diseños de productos a vender, es un grupo que se organiza para sacar adelante las ordenes de diseño sobre lo que el cliente esta pidiendo. Casi siempre cuentan con 5 diseñadoras para repartir el trabajo quien la jefa de área lo hace dependiendo de las fortalezas de cada una.

Es uno de los departamentos más importantes de la empresa, ya que es la creatividad que el cliente esta buscando, aparte de contar con la parte técnica de la imprenta como son las notas de venta o formularios, el diseñador crea inivtaciones, folletos, albums, tazas, papelería, lonas, playeras, vinil, serigrafia, estampados, llaveros, cajas, cuadros, carteles, fotográfias, etc.

• Departamento de Tecnología: Área de programación para las páginas web, videos y animación 3D, enfocado principalmente para la creación de la tienda online de la imprenta.

Fragmento tomado del líder del departamento en el 2010 quien pertenece todavía en la empresa refiriendose al objetivo de la tienda ahora 2016 denominada “Printaline”: “Actualmente estoy liderando el proyecto Prograf.MX, con el que pretendemos ser la imprenta en línea más grande de México.

Este proyecto nos permite trascender en el ámbito nacional, como la primer imprenta en línea en México que permite personalizar prácticamente todos los productos de la gama de artes gráficas, con soluciones integrales para PyMES, instituciones educativas, organismos

gubernamentales, ONGs y asociaciones civiles, y consumidores finales, a un precio muy competitivo, con una calidad en el detalle inigualable, envíos a domicilio completamente gratis y opciones de pago al alcance de todos, que van desde tarjetas de débito y crédito VISA y Mastercard a meses sin intereses, hasta pagos en efectivo en tiendas Oxxo.

Soportados por la infraestructura “cloud” de AWS (Amazon Web Services), utilizando certificados del más alto nivel de confianza de Symantec (antes Verisign), y avalados por la AMIPCI (Asociación Mexicana de Internet) como una empresa legítimamente establecida y comprometida con el cumplimiento de la privacidad de la información de nuestros usuarios, Prograf aspira a transformarse en el mayor escaparate de productos y diseños originales HECHOS EN MÉXICO con más de 6,000 modelos personalizables, ya sea impresos, grabados o recortados, en una gama muy alta de sustratos, como el papel, cartón, vinil, tela, plástico, cerámica, acrílico, madera y metal.

Prograf.MX es impulsado por una bien estructurada estrategia de mercadotecnia en línea -abarcando redes sociales, web-log, posicionamiento SEO y SEM, e email marketing- y en medios tradicionales -spots para radio y televisión, y micro-tiendas e islas totalmente equipadas en ciertos centros comerciales del noreste del país-“ • Departamento de Recursos Humanos: Analizar el fujo de empleo dentro de la empresa, así como la clasificación de cuanto se le va a pagar a cada uno dependiendo de las funciones y contrataciones del que fue incluido al área de su trabajo. Responsable del orden entre los empleados, con reglas estrictictas como la llegada y salida al trabajo; en este caso es una computadora que se registra la entrada con una huella del dedo indíce.

• Departamento de Producción: Área donde se elabora la mano de obra, en el primer piso se encuentra las maquinarias de impresión (offset), encuadernadoras, guillotinas, mesas de trabajo, máquina laser. Los obreros se desarrollan con ayuda de los jefes de área, se encargan de la salida del número de tirajes, sobre todo de la creación fisica de los productos llevando acabo un desarrollo complejo en su producción. Como lo dice la palabra del departamento “producción” del producir objetos.”Fabricación o elaboración de un producto mediante el trabajo¨ • Departamento de Planeación y Control: Se implementa el plan del desarrollo para la producción, y el control para un trabajo eficiente y eficaz en no perder tiempo ni materiales que afecten a las ganancias de la empresa. Es decir, con este departamento es donde se agiliza el proceso de los obreros de una manera adecuada y correcta para evitar tropiezos y cumplir con el cliente con éxito en el producto.

En esta área se realizan los manuales para el uso de las máquinas, se toman pasos y fotografías (para ilustrar) de como debe ser utilizado cada equipo para que cualquier encargado de la máquina pueda hacer su trabajo (A veces se elaboran videos como manuales, pero lo más práctico son libros para usar la Konicas con fotografías para tenerlo a la mano y no necesitar de un reproductor de video. También se sigue las 5s para mejorar la calidad de producción, consiste en la Clasificación, Orden, Limpieza, Estandarización y Disciplina.

Se hacen etiquetas de diferente color (rojas, verdes, amarillas) dependiendo de lo que falta, se necesita o se evalua. También se lleva acabo la señalización para guiar a los empleados en los contonedores de reciclaje por ejemplo. Se divide el piso de producción en espacios estrátegicos para mejorar el proceso de la producción.

La relación con el área de diseño: El control puede abarcar otros departamentos y no solo el de producción, como lo es el de diseño, en un caso particular para la tienda online se hacen reuniones para conocer la relacion de los departamentos de producción, diseño y tecnología. (se hablará mas adelante sobre este tema en la propuesta de comunicación interna) • Departamento de Contabilidad: Para lllevar acabo las cuentas de la empresa con los provedoores, sueldo, materiales, ventas, es sencilllamente la organización del dinero de entrada y salida para mantener un equilibrío y ganancias.

• Departamento de Compras: La empresa adquiere los materiales para realizar los productos a vender, por ejemplo tipo de papeles, materiales para el equipamento (herramientas, partes, impresoras, computadoras hasta llegar a libro de notas, plumas, post it, plumones, lapizes, tazas entre otros materiales), titntas, etc.. Es la conexión con los provedores que ofrecen a gran cantidad lo que se necesita. Lo adquirido pasa al alamacen para su acessibilidad de los empleados, llenando hojas de listas sobre que hay o falta así como la conexión con las otras empresas a negociar sobre precios (para mayor beneficio que perdida) Para el ambito de vender, el departamento de compras tambien debe adquirir lo que el cliente esta pidiendo, por ejemplo el tipo de papel para impresiones de unas inivtaciones, número de playeras para un estampado, arreglos de mesa para una boda, un porcentaje de tazas para aplicar el nombre de una empresa, entre un sin fin de materiales para vender.

• Departamento de Almacén: Se encarga de almacenar lo que el área de compras adquiere para el uso de la empresa interna o lo más pedido para productos, almacén debe hacerle saber al departamento de compras cuando llega a faltar algo para no quedarse sin recursos materiales, en este caso lo más almacenado son tipo de papales para la impresión sobre ellos.

Un ejemplo sencillo es el de papel bond utilizado para las impresiones de muestra del diseño y/o escritos de computadora dentro de la empresa. Primero se hace una solicitud de la cantidad de papel a utilizar (número de hojas), después decir cual es la finalidad del pedido, (muestras de diseño, bocetos, ordenes de ventas, etc.), hacer una notas firmadas y el de almacén proporciona las hojas exactas.

• Intendencia: Enofcado en la limpieza diaria en toda la empresa para el uso adecuado de las instalaciones. Barrer, trapear y limpiar los cubiculos cuando el diseñador no esta trabajando para no interrumpirlo en su trabajo, lo mismo con los otros cubiculos de ventas, secretarias, contadores y más. La limpieza del área de producción lo cubre ese mismo departamento con reglamentos.

• Área de comida: Un espacio para que los empleados puedan consumir sus alimentos en la hora del almuerzo y comida, sin invadir los lugares de trabajo y mantener limpio las partes de trabajo y producción. Cuenta con platos, vasos, microondas, entre otros utencilios.

• Departamento de Marketing (ahora no existente): Encargado de elaborar estrategias de ventas para darse conocer la empresa. Fragmento del líder en Mercadotecnia, resumiendo su función y el área de mercadotecnia en la empresa: “Formé parte del proyecto de lo que será la imprenta en línea más grande de México, liderando el equipo de mercadotecnia. Diseñé una personalidad para la marca. Desarrollé una estrategia de lanzamiento y posicionamiento (Branding).

He realizado tareas de: Posicionamiento en Redes Sociales (Contenido orgánico y Ads) Posicionamiento en la en la Web )Banners, Video, Rich Media y publicidad de búsqueda) Creación de Blogs y Webs estáticas Posicionamiento natural en buscadores (SEO) En medios tradicionales estoy con el equipo de publicidad en la creación de mensajes para

el lanzamiento de spots en Televisión. De la misma manera, coordino al equipo de diseño para la publicidad impresa.

He participado en negociaciones para alianzas estratégicas entre mi compañía y empresas como HP o Kónica.

Fui el encargado de manejar el presupuesto de Marketing y la proyección de ventas.”

Falta el departamento de comunicación.

A pesar de tener elementos de comunicación entre departamentos no existe uno especializado para ello. La empresa cuenta con un correo institucional, carpetas conectadas al Nas8 para adquirir o subir documentos desde cada computadora; teléfonos para conectar los departamentos de manera rápida sobre algún detalle de un trabajo.

El aprovechamiento de softwares como el Skype como medio de chat interno aparte de las juntas oficiales.

COMUNICACIÒN EXTERNA E INTERNA Prograf es una de las imprentas más reconocidas de Ciudad Victoria, buscando ser de gran nivel nacional conquistando Monterrey y Estado de México con la idea de la tienda online. La comunicación externa se guía alrededor de la tienda Printaline, pero primero se hablara de su proceso de como a llegado hasta ahora y lo que falta para cumplir su objetivo.

Prograf se ha ido modernizando con el paso de los años desde su fundación, se han hecho cambios en su imagen y organización para mejora. La tienda es fundamental como signo de gran avance de la imprenta, un reto que toda empresa llega a anhelar.

Para este proyecto la comunicación es importante, se han hecho videos para youtube, propuestas para televisión, uso de redes sociales, estrategías de marketing, incluso existió por un tiempo el departamento de marketing enfocado principalmente en el funcionamiento de la empresa al exterior.

Se hicieron varias pruebas y se dedujo que la mejor manera de arrancar es con las redes sociales para abrir paso a la página web. Facebook es la utilizada actualmente por la tienda Printaline. La denominación queda solamente para definir a la imprenta por ahora.

Prograf constaba con su página web, google más con entradas a blog, pinterest, twitter y por supuesto facebook que luego se mudo como la página especializada Printaline.

Prograf estaba haciendo un trabajo de cierta forma que Printaline ahora, sin departamento de comunicación y/o de mercadotecnía se han quitado varios aspectos fundamentales para la comunicación externa; siendo comprensible que se decidieron a ir paso por paso hasta que la página web de la tienda ya este abierta al público.

La propuesta de comunicación externa es con el pensamiento de que la tienda Printaline ya esta abierta hacia el público, ya sea en las instalaciones y en formato online.

La tienda es una gran apuesta por la compañía que se debería aportar una cantidad de dinero y contratacion de varios profesionistas. En el departamento de comunicación no solo se construye de comunicólogos, también de diseñadores, mercadólogos, ingenieros, programadores, personas que sean los comunicadores y voceros de cada departamento hacia un mismo lugar.

En otras palabras escribiré un ejemplo: en el departamento de comunicación se encuentra un diseñador, aquel diseñador se enfoca en los gráficos de la empresa para el exterior, puede que él mismo elabore un cartel o supervise las imágenes o fotografías que se usaran en facebook, ahora hay varias maneras de hacer el cartel, puede ir al área de diseño y hacer un concurso entre los diseñadores de hacer un cartel para promocionar la tienda, (lo ideal sería que entre los cuatro diseñadores den una lluvia de ideas y formar uno propio, pero debido a tiempo y el tipo de empresa, debe de hacerse de una forma más sencilla por ahora).

El diseñador tiene el conocimiento de lo que sucede en el departamento de comunicación y en todos los demás de la parte creativa, ya que habrá alguien de tecnología que se involucre con el departamento de tecnología y un mercadólogo que se comunique con el departamento de mercadotecnia.

Entonces el diseñador del departamento de comunicación le puede decir al área de diseño lo que se busca comunicar según los puntos de la empresa porque están sincronizados los departamentos pos sus representantes…no el jefe de área sino los representantes de cada área en el departamento de comunicación, que buscan la unificación comunicativa de todos para lograr los objetivos de la comunicación externa.

El diseñador escogera junto el jefe de área el cartel más apropiado, se hará una junta con los demás diseñadores para mejorarlo, después se pasa al área de comunicación, y el mercadológo puede decir donde es el mejor lugar para montar el cartel en la ciudad, el comunicólogo lo adapta para la imagen en las redes con un redacción y siguiendo las mediciones de flujo en las mismas, el programador le da un formato para aplicarlo a la página web. Juntos puedan decidir en que parte de la tienda pueda ser situado el cartel y por cuanto tiempo (aparte de otros usos futuros del cartel) El departemento de comunicación sin duda es un trabajo en equipo, solo con mencionar al diseñador puede tener un sinfín de funciones para conectar la interna con las externa. Pero sobre todo es no variar diferentes puntos de lo que se busca, que toda la empresa siga la imagen que se requiere.

El departamento debe tomar en cuenta el uso de redes sociales para promocionarse, debe crear estrategias a través de ellas, sabiendo que es una de las formas más facíl de invertir y darse a conocer.

Una técnica utilizada actualmente es el ser contraportada de ciertos tirajes que imprimen, definitivamente se llega un acuerdo para esta acción, por ejemplo si una revista manda imprimir sus tirajes a la imprenta, en la contraportada hay un anuncio de Prograf sirviendo de promoción para otras futuras revistas o existentes para elegir una imprenta después de ver el trabajo como ejemplo impreso.

Una de la ideas innovadoras para el formato digital era la creación de un blog a través de círculos de google más, año 2014, fragmento del perfil del blog: “El mundo es de quien lo trabaja, y eso lo sabe el vendedor más grande del mundo. Yo comparto mis ideas para crear una comunidad de empresarios exitosos” El blog consistía en llamar la atención de los usuarios que se encontraban buscando tips o describciones sobre algún producto a través de etiquetas en google para ser llevados al blog de la tienda y ahí pasarlos a la tienda donde puedan adquirir sus productos.

Otras redes sociales como Pinterest es manajeda por el community manager, después de un estudio de cada red social, pinterest es la apta para vender productos ya que funciona como un catalogo. En una sección esconida pasa a ser un espacio de inspiración porque Pinterest es una de las redes como fuente de creatividad para productos que la empresa busca hacer. Por ejemplo, un diseñador busca ideas para hacer una inivtación entra a esta red social para tener una visión global de lo que puede crear.

Una de las propuestas en comunicación interna sería que en la mañanas, la entrada es las 8 am para no sentirse estrictos con los horarios, a la hora de entrada hacer una reunion motivacional antes de trabajar y así subir el rendimiento laboral con una mejor actitud.

CONCLUSION Se puede decir que por el momento no existe el departamento de comunicación pero si otros departamentos que cumplieron su función, pero solo de una manera para sobrevivir ya que en perspectiva sigue siendo una empresa pequeña que busca crecer. Por sus ganas de crecer se posiciona como la más grande imprenta y estructurada de Ciudad Victoria.

La formación del departamento de comunicación es complejo y necesita de mucha organización para asignar las funciones de cada uno, esta empresa lleva años innovandose y poco a poco van formando los departamentos pero es sin duda que el departamento de la comunicación externa es el que más cambios ha obtenido. Con esto no quiere decir que esta en declive o no ha servido nada de lo que se ha hecho, al contrario, se puede saber que se hizo para poderlo mejorar y aplicar nuevas formas de aplicar lo aprendido u otras técnicas de comunicación.

Probablemente el área de comunicación puede llegar a ser la más complicada cuando no se tiene la experiencia o el equipo correcto, sobre todo su éxito se define de la actitud de todos los empleados de la empresa.

BIBLIOGRAFIA CASTING https://www.youtube.com/watch?v=J4Ad2eqO9hY Video Corporativo https://www.youtube.com/watch?v=v627nNHecSw https://mx.linkedin.com/in/eriknajeraruiz https://mx.linkedin.com/in/liraenriquec Blog https://plus.google.com/103552062799196403390 https://plus.google.com/+PrografMx/posts FACEBOOK Prograf https://www.facebook.com/PrografMX/?fref=ts Printaline https://www.facebook.com/printaline/?fref=ts Página web Prograf http://prograf.mx/

ANEXOS