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Revista digital de administraci贸n
Proceso de administraci贸n
PRF: Freddy olmos
El Proceso administrativo Se conoce como procedimiento administrativo a uno de los ejes fundamentales del Derecho Administrativo; gracias a él los ciudadanos de una determinada comunidad tienen la seguridad de que los trámites administrativos desarrollados frente a un organismo público se realizarán de forma rigurosa en base a las leyes pactadas por dicha comunidad, y no de forma aleatoria. Consiste en una serie de pasos que permitirán que los ciudadanos puedan sentirse al amparo de la ley de su país y ante cualquier duda puedan reclamar al organismo del Estado. Es decir que un procedimiento administrativo implica el desarrollo formal de las acciones que se requieren para concretar la intervención administrativa necesaria para la realización de un determinado objetivo. Su propósito es la concreción de un acto de carácter administrativo. La obligación de respetar etapas y estrictos pasos formales le otorgan garantías a los ciudadanos, un detalle que marca la diferencia entre la actuación pública y la actividad privada. Esta garantía está regida y controlada por el ordenamiento jurídico y por la seguridad de que la información puede ser conocida y controlada por todos los individuos. De esta manera, el procedimiento administrativo sirve para garantizar la actuación administrativa, la cual no puede ser arbitraria y discrecional debido a que debe someterse a las reglas del procedimiento. El procedimiento administrativo se encuentra apoyado en una serie de principios fundamentales a los cuales debe responder de forma indeleble, los mismos influyen y condicionan todo el procedimiento administrativo. Se llaman: principio de unidad, principio de contradicción, principio de imparcialidad y principio de oficialidad. A continuación los explicamos. *Principio de Unidad: Asegura que cada procedimiento está formado por un comienzo y un final; esto significa que existe un único proceso que debe ser resuelto independientemente de la forma en la que comenzó; *Principio de Contradicción: Señala que el procedimiento se resuelve en base a los acontecimientos y fundamentos del de derecho, lo que se logra mediante la confirmación y evaluación tanto de los hechos como de las pruebas; *Principio de imparcialidad: Explica que no existen los favoritismos o enemistades, la administración debe realizarse de forma clara y respetando la ley a raja tabla y los funcionarios deben mantenerse al margen si poseen interés personal en el asunto, son familiares o tienen un vínculo de amistad/enemistad manifiesta, o por ser testigos del procedimiento en cuestión; *Principio de oficialidad: Indica que el procedimiento debe realizarse íntegramente tal cual lo dicta la ley, gestionándose los trámites pertinentes con suma responsabilidad, es decir que debe ser iniciado de oficio en todas sus etapas.
Para iniciar un procedimiento administrativo es necesario llenar una solicitud en la cual se hagan efectivos los nombres y apellidos de la persona interesada en realizar dicho trámite (interesado), su identificación y lugar donde se llevará a cabo la notificación. Además debe especificarse exactamente qué se desea con absoluta claridad y las razones por las que se lo solicita. Finalmente debe aparecer la firma del solicitante y el lugar y la fecha en que se expide dicho documento. A partir de ahí comenzarán a desarrollarse una serie de trámites pertinentes y cuando se hayan finalizado, se dictará una resolución donde se dejará constancia de los resultados de todo el procedimiento administrativo. El interesado recibirá dicha resolución en papel y firmada por el organismo público donde sabrá si su petición alcanzó o no sus expectativas.
La planificación en el proceso de la administración Esta es la Definición de Planeación según algunos reconocidos estudiosos del proceso administrativo: Alberto Chiavenato: Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. La planeación determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden. Salvador Mercado: Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlo, es fundamentalmente analizar por anticipado los problemas, planear posibles soluciones y señalar los pasos necesarios para llegar eficientemente a los objetivos que la solución elegida define. La planeación debe, por lo tanto, fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo, los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo necesarios para su conclusión. María Isabel de Suárez: Es el proceso que requiere contar con mecanismos e instrumentos que permitan visualizar el conjunto de relaciones implícitas en dicho proceso, que presenta herramientas a través de la cual se obtienen objetivos, métodos y recursos (humanos y materiales) que permita escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados Naturaleza de la Planeación Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos de la empresa. • La planeación tiene más relación con el control, porque la acción planificada no puede ser eficiente, si el control no mantiene a los subordinados en la dirección adecuada, mediante la corrección de las desviaciones de los planes. • La planeación persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel que logra alcanzar los objetivos con un mínimo de consecuencias imprevistas y con bajos costo. • Una vez definida la planeación, se requiere determinar el "qué" de las actividades, es decir, "qué se va a hacer". Conociendo lo anterior seguirá "cómo se va hacer", posteriormente "en dónde se va hacer" y por último "cuándo se va a hacer". En cuanto al tiempo, surge una clasificación: Si es a corto o a largo plazo. •
Componentes de la planificación • • • • • •
Pronósticos Objetivos Políticas Procedimientos Programas Presupuestos
Principios de la Planificación Factor Limitante: Al seleccionar alternativas, cuanto más puedan los individuos reconocer y resolver aquellos factores limitantes o esenciales para el logro de la meta deseada, con más claridad y precisión podrá seleccionar la más probable. • Compromiso: La planificación lógica abarca un período de tiempo en un futuro necesario para prever, a través de una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos incluidos en una decisión. • Flexibilidad: Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda imprimir a los planes, menor será el peligro de pérdidas en los cuales se incurre por sucesos inesperados, pero el costo de la flexibilidad deben pasar es ante los riesgos que implican los compromisos futuros. • Cambio de Rumbo: Cuanto más se comprometen con el futuro las decisiones de la planificación, tanto más importante es para un analista o planificador revisar periódicamente los acontecimientos y las expectativas, y diseñar los planes en forma necesaria para mantener el curso hacia las metas deseadas. • Racionalidad: Se basa en la selección de alternativas de forma inteligente, analizando sus ventajas, eligiendo aquellas que permita el máximo aprovechamiento de los recursos. • Previsión: Surge del análisis del pasado, del presente y de la proyección de las tendencias detectadas a una fecha futura. • Nacionalidad/universalidad: Consiste en establecer objetivos claros y precisos encuadrados dentro de la realidad, que correspondan a la dinámica socio - económica local, o en el ámbito que abarcará el plan, previendo las consecuencias que producirá su aplicación. • Unidad: Integración de los diferentes planes a manera de obtener un todo orgánico, coherente y compatible. • Continuidad: Los planes deben darse como un proceso continuo. No se deben abandonar las metas. La planificación no tiene fin en el tiempo. • Inherencia o Inmanencia: La planificación es necesaria en cualquier organización para alcanzar sus fines, objetivos y metas. Es necesario planificar para prepararse a los cambios, la conducción empírica de toda empresa trae resultados negativos. •
Simplificación y Estandarización: Significa que las metas deben ser simples y que los productos deben tratar de estandarizarse, al igual que sus procedimientos. •
Pasos y/o Etapas del proceso de Planificación Según Cortés (1998), el proceso de planeación incluye cinco pasos principales: • Definición de los objetivos organizacionales. • Determinar dónde se está en relación a los objetivos. • Desarrollar premisas considerando situaciones futuras. • Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción. • Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados. Igualmente, para el Instituto de Formación Gerencial, las etapas o pasos de la planificación serían: • Retrospectiva: Análisis de Pasado.
- Establecimiento de Metas y Objetivos. - Estrategias. - Políticas a Emplear. • Discusión y Aprobación. • Ejecución del Plan. • Control, Ajustes y Valoración.
Establecimiento de Metas y Objetivos. - Estrategias. - Políticas a Emplear. • Discusión y Aprobación. • Ejecución del Plan. • Control, Ajustes y Valoración. Influencia de la Planeación en el Proceso Administrativo Es favorable, puesto que a través de la misma se diseñan cursos de acción que permiten el alcance de los objetivos que se pretenden alcanzar en un tiempo determinado; destacando el hecho de que la planificación es una etapa mecánica prediseñada en función a un análisis racional y sistemático de las necesidades y actividades que se pretenden desarrollar. Influencia del tiempo en la Planeación Uno de los problemas que se plantean los gerentes es el empleo del tiempo de la manera más eficaz. Para que el ejecutivo aproveche mejor el tiempo debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Preparar un plan de trabajo al iniciar las actividades laborales de cada día. Establecer el orden de prioridades en el plan de referencia. Tener al día una lista de objetivos, una agenda, un vendemécum, un calendario anual y un programa de control presupuestal. • Aprovechar al máximo las reuniones y juntas gerenciales. • Preparar objetivos trimestralmente, revisar los resultados trimestrales y tener al día previsiones a cuatro meses de plazo. De esta manera se evitará la pérdida de tiempo de los gerentes y mejorará su rendimiento. Limitaciones de la Planeación • • •
Dentro de la planeación existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al efectuarla; algunas de ellas son mencionadas a continuación: • No se puede contar con la información ni con los datos precisos en relación con el futuro. • En la planeación siempre deben referirse a las actividades que van a realizarse en un plazo más o menos próximo. • En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va a suceder, dada la incertidumbre que se tiene. • Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que existen. • Siempre se deben tomar en consideración cuales serán las modificaciones que puedan afectar por medios tanto sociales como económicos, así como de cualquier índole. • Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud matemática. Cualidades de un buen Plan Un buen plan debe poseer objetivos claros, actividades igualmente claras para cada objetivo, secuencia perfectamente definida y puntos en los cuales sea posible verificar el proceso. A medida que se obtenga mayor experiencia en planeación y se adquieran los conocimientos específicos necesarios, aumentará la habilidad para satisfacer estos requerimientos con cada plan que se elabore. Elementos que se deben tomar en cuenta para realizar un buen Plan 1. Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. 2. La investigación: Aplicada a la planeación, la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
3. Los objetivos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. 4. Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. 5. Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización. 6. Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. 7. Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan. 8. Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Algunos planes fallan; si un plan no conduce al logro del objetivo, es que falló en su implementación o en su concepción misma. Por lo general se puede decir que los planes fallan por tres motivos: Algo se omitió, algo se consideró de más o no se anticiparon las actividades de otros. He aquí una lista breve de por qué falla la planeación: • No se lleva a cabo. • Se abrevia demasiado la lista de actividades. • No se reconoce que para muchos objetivos hay actividades simultáneas. • El planeador queda tan fascinado con su plan, que se olvida de los objetivos. • No se lleva a cabo una revisión concienzuda del plan cuando no se alcanza el objetivo. • Se omiten actividades claves. • No se consideran actividades de otros que pueden obstaculizar el plan. • No se verifica el proceso. • Las actividades se definen con vaguedad. • No se programa el plan.
Funciones de los principios administrativos. Existen 14 funciones de los principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia, donde destacan la disciplina, autoridad y correcta delimitación de funciones. 1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado. 2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas. 3) UNIDAD DE DIRECCIÓN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso. 4) CENTRALIZACIÓN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad. 5) SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe buscar el beneficio sobre la mayoría.
6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de sanciones. 7) DIVISIÓN DEL TRABAJO: La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia. 8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde. 9) JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel. 10) JUSTA REMUNERACIÓN: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.
11) EQUIDAD: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos. 12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto. 13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores. 14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.