Boletín SIGA No.01

SIGA NOS - Boletín 01

OAP

Oficina Asesora de Planeación

L ib ertad

y O rd e n

SIGANOS

Boletín 01

Marzo de 2014

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ANSPE – SIGA

De manera atenta, remitimos el primer Boletín Informativo del Sistema Integrado de Gestión de la ANSPE – SIGA, aquí se presenta información de interés, avances y mejoras del sistema.

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A

- EJES QUE COMPONEN EL SIGA

B

- QUÉ ES EL SIGA

Conjunto de actividades coordinadas que interactúan entre sí, para lograr satisfacer los requerimientos de la población UNIDOS, de una manera amigable con el medio ambiente y unas condiciones laborales sanas, seguras y garantizando la protección de la información en confidencialidad, integridad y disponibilidad.

C

- MAPA DE PROCESOS

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D

- POLITICA DE CALIDAD

La ANSPE acompaña a las familias más vulnerables de Colombia en la superación de su situación de pobreza extrema y exclusión, y está comprometida con la satisfacción de las necesidades de estas familias y el mejoramiento de su calidad de vida a través del cumplimiento de los requisitos aplicables a su gestión y del mejoramiento continuo de los procesos de la Entidad y el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al alcance de los objetivos del Estado y la excelencia en el servicio público.

E

- AVANCES SIGA

Calidad: Se establecieron Planes de Mejoramiento por procesos como resultado de la auditoría de calidad, con participación activa • Adquisición de Software para el SIGA y actividades de planeación • Realización de talleres de inducción a KAWAK al Equipo MECI y Líderes de proceso • Realización de encuesta de satisfacción y revisión de resultados •

Seguridad y Salud Ocupacional Seguimiento a las Matrices territoriales de Identificación de peligros, Valoración del riesgo y Determinación de controles SYSO, presentadas por los operadores sociales.

• Inicio a la implementación de las actividades propuestas en la matriz nacional de Identificación de peligros, Valoración del riesgo y Determinación de controles SYSO en articulación con el Grupo de Gestión del Talento Humano.

• Implementación de cambios desde el Grupo de Gestión Administrativa •

Gestión Ambiental Seguimiento a las matrices territoriales de Identificación de aspectos e impactos ambientales • Seguimiento a las matriz nacional de Identificación de aspectos e impactos ambientales •

Seguridad de la Información Diagnóstico de riesgos de seguridad de la información Diseño de políticas de seguridad de la información • Inventario de activos de información • •

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F

- PUESTA EN PRODUCCIÓN DE NUEVA HERRAMIENTA DEL SIGA

KAWAK nace de la necesidad de la Agencia por sistematizar sus procesos, es por eso que a partir del mes de diciembre fue adquirido este software que nos permitirá:

1. Planeación estratégica 2. Sistematizar los procesos 3. Mejorar la interacción de los procesos 4. Mantener y salvaguardar la información de cada proceso (procedimientos, formatos, registros,

manuales, instructivos)

5. Actualización de las versiones de los documentos 6. Realizar en el sistema solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos.

7. Realizar actas e informes 8. Establecer tareas y realizar el seguimiento a las mismas

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9. Revisar la información con respecto a los avances de los indicadores de la Entidad 10. Revisar los avances de las metas de los planes de acción.

11. Revisar estadísticas.

12. Lista de chequeo del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 13. Planes de mejoramiento 14. Programación y realización de auditorías 15. Identificación y seguimiento a riesgos operacionales.

16. Identificación y seguimiento a riesgos de Salud y Seguridad en el trabajo.

17. Identificación y seguimiento a aspectos e impactos ambientales.

18. Registro para asignación y mantenimiento de equipos.

19. Encuestas en línea, de satisfacción y percepción.

G

- AVANCES KAWAK

La Oficina Asesora de Planeación desde su proceso de Gestión Integral con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la información, ha finalizado la etapa de migración de los documentos del SIGA, de los procesos que están aprobados en el Mapa de procesos V02 vigente, en cuanto a: Caracterizaciones • Procedimientos • Manuales • Instructivos • Guías •

En total 100 documentos en KAWAK.

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Inducciones KAWAK

No olvides ingresar al módulo de capacitación de KAWAK, para obtener tu certificación. plataforma virtual KLC,en la cual podrán conocer la información que se maneja en cada uno de los módulos, a través del siguiente link: http://kawak.cognosonline.com/ •

Usuario : Número de documento de identidad sin puntos ni comas Clave: 12345 Para el ingreso al desarrollo de las pruebas prácticas de KLC se ingresa a través del siguiente link: www.kawak.com.co/klc_v2 El usuario y clave son los mismos para las dos plataformas.

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H

- NOTAS •

No olvides participar en el concurso para elegir la mascota del SIGA… premio sorpresa al equipo ganador.

Con el apoyo de las áreas de la Entidad se finalizó con gran éxito el diligenciamiento del Formulario Único de Reporte y Avance a la Gestión - FURAG. •

Puedes comunicarte al correo: calidadanspe@anspe.gov.co •

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