libro auditoría Any & Sophia

Manual de Auditoria en Educación Inicial

Editado y creado por Any Houben & Sophia Del Águila

Guatemala, Asunción 2023

Introducción

Para directoras y docentes que lean este libro de auditoría, tienen en sus manos es una gran herramienta para dicha evaluación y control de la institución preescolar. Un libro que contrae definición, la importancia de una auditoria en un nivel inicial y dichas herramientas es elaborada con diferentes temas a verificar en auditoria educativa. Es para desenvolverse con el propósito como auditor y ver el proceso por algún accidente, algo previsto con las herramientas previstas para evaluar.

Objetivo general del manual

Crear un manual de auditoría como herramienta metodológica y pedagógica el cual pueda ser útil, que cuente con los lineamientos y requisitos para poder auditar un centro educativo nivel inicial, evaluando los aspectos que permitan comprender mejor el funcionamiento estratégico de los docentes al impartir sus clases, lineamientos y normas del centro educativo, forma de operación administrativa, programas de desarrollo educacional, etc.

Fomentar a la realización de una auditoría interna mediante la observación, recolección de datos que explique de manera concreta y detallada el funcionamiento del centro educativo, encontrando las necesidades de aquellas partes necesitadas internas o externas relevantes

Misión

Determinar un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para mejorar la eficiencia de la calidad educativa, fomentando un bienestar para el control y planeación de una institución.

Visión

Ser un manual que pueda efectuar sugerencias para los estándares educativos de nivel inicial, velar por la entidad de control y mejorar los principios de planeación.

Funciones específicas del Manual de Auditoría al nivel preescolar

• Asesorar y apoyar al Ministerio de Educación en la definición de las políticas relativas al ejercicio de las funciones de orientación coordinación del sistema de control interno.

• Asesorar a las dependencias del Ministerio en el efectivo ejercicio del control interno, cumplimiento de las disposiciones legales, aplicación adecuada de los procedimientos contables y observancia de las recomendaciones establecidas por la Dirección y mantener permanentemente informados a sus encargados sobre el estado de control interno de sus dependencias.

• Planificar, organizar, coordinar y dirigir lasactividades de auditoría interna, conforme a lo establecido en las normas emanadas de la Contraloría General de cuentas y los Reglamentos, Acuerdos y Procedimientos del Ministerio de Educación que regulan el funcionamiento de la Dirección, informando veraz y oportunamente al Despacho Ministerial.

Elaborar un plan anual de auditoría con base en los objetivos generales de la institución, así como las normas y criterios técnicos emitidos por la Contraloría General de Cuentas, para ejecutar oportunamente las auditorías planificadas.

• Evaluar de manera permanente los sistemas integrados de administración y finanzas, herramientas tecnológicas y procesos de control interno.

• Coordinar la elaboración y aprobación del plan de trabajo, plan operativo anual, memoria de labores y anteproyectos de la Dirección.

Funciones de la Auditoría Interna

La Dirección de Auditoría Interna es la responsable de ejercer el control interno institucional y mantener actualizados los procesos y sistemas operativos del Ministerio de Educación, conforme a los lineamientos de auditoría gubernamental y, de acuerdo a las atribuciones que le otorga el Reglamento Orgánico Interno de Bienestar Social

. Objetivos de la auditoría interna

❖ Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para la planeación y el control de la institución

❖ Descubrir errores de principio a fin en ramas de análisis, planeación, documentación y problemática.

❖ identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de una institución de educación inicial.

❖ Brindar sugerencias que permiten mejorar el control interno de la entidad

Modo de utilización

El uso de este Manual de Auditoría de Calidad es de carácter obligatorio para las funciones de auditor educativo respecto a los lineamientos (documentos vinculados) que se describen más adelante. Las tareas y actividades definidas en cada fase del proceso deberán ser ejecutadas por el actor responsable designado. Las herramientas que se describen en cada fase de la auditoría educativa deberán ser analizadas y comprendidas para su aplicación en las tareas que correspondan. Este Manual de Auditoría de Calidad cuenta con documentos vinculados que describen particularidades en distintos ámbitos del proceso:

a) Lineamientos para Tipos de Auditoría

b) Lineamientos de Gestión Documental

c) Elementos de Auditoría Educativa

Estos documentos, así como los instrumentos descritos en la Lista Maestra de Documentos (Lineamientos de Gestión Documental), están a disposición del equipo de auditores educativos.

Funciones de auditor educativo

Proveer información válida y confiable tanto a la unidad escolar como a las instancias superiores que permita conocer el estado de situación y sus cambios, a fin de poder asistir

a los centros educativos y definir el tipo de ayuda que necesitan para potenciar sus resultados.

Realizar el diagnóstico de la situación identificar los problemas del sistema educativo y de las instituciones sobre la base de las evaluaciones realizadas por el Sistema Nacional de Evaluación y Rendición Social de Cuentas y de los datos que el nuevo Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestión Educativa genere de manera sistemática a través de sus propias bases de datos y de las unidades de estadística educativa existentes.

Los centros educativos deben contar con personal altamente calificado para la realización de las auditorías internas y externas para una buena gestión de calidad y que aplique de manera correcta las normas establecidas. Una de las funciones del manual es recoger en sus datos de investigación, información de la experiencia de los centros educativos, el proceso de auditoría es parte de nuestras labores, esto para garantizar la objetividad e imparcialidad.

La auditoría se define como el examen que se realiza sobre los registros patrimoniales de un individuo o empresa a fin de verificar su estado financiero. Este facilita un monitoreo, evaluación y seguimiento para verificar el cumplimento de estándares de calidad educativa en el diagnóstico inicial que se hace por el sistema de autoridades del sistema educativo. monitoreándolo para proveer información por el equipo de auditores educativos

Se espera que la Auditoría educativa:

❖ Atienda a las unidades educativas según las necesidades que se diagnostican

❖ Informe a las instituciones educativas y a las autoridades

❖ Garantice la rendición de cuentas

❖ Permita el desarrollo de la organización escolar

❖ Realice visitas focalizadas, centradas en criterios establecidos(estándares)

Tome como punto de partida las evidencias que la institución le presenta en su

❖ autoevaluación institucional

❖ Haga públicos los resultados e informes de su tarea y los eleve a las autoridades correspondientes para alimentar la toma de decisiones y la elaboración de programas y políticas.

Principios de la auditoría a la gestión educativa

1. Cumplimiento de Normas de Auditoría a la Gestión Educativa: Garantía del proceso acorde a la normativa emitida por la autoridad de bienestar social y a los protocolos definidos para la auditoría educativa

2. Cobertura: Aplicación en las instituciones educativas de todos los tipos de niveles y modalidades del sector preescolar educativo

3. Enfoque en derechos y ética: Procesos de auditoría y elaboración de informes centrados en los derechos de las personas y de las instituciones a sus principios éticos.

4. Independencia y autonomía: Ejecución de procesos, compromisos e interés.

5. Objetividad: Actitud imparcial sustentada en observaciones técnicas y descriptivas.

6. Calidad y calidez: Aplicación de una evaluación veraz y constructiva que agrega valor y genera oportunidad de mejora del servicio educativo, llevada a cabo en un clima de cordialidad.

7. Pertinencia: Entrega de información válida y confiable que refleje los logros de la institución.

8. Confidencialidad: Discrecionalidad en el uso de la información

9. Corresponsabilidad: Responsabilidad compartida para garantizar el cumplimiento de los deberes de los diferentes actores educativos

10. Transparencia, exigibilidad y rendición de cuentas: Se garantiza la transparencia en la gestión del Sistema Educativo Nacional, en consecuencia, la sociedad accederá a la información plena acerca de los recursos empleados y las acciones tomadas por los actores del Sistema Educativo, para determinar sus logros, debilidades y sostenibilidad del proceso. Para el efecto, se aplicarán procesos de monitoreo, seguimiento, control y evaluación a través de un sistema de rendición de cuentas ‘’

11. Formación continua: “Investigación, construcción y desarrollo permanente de conocimientos’’.

Plan estratégico de educación

El plan estratégico en la educación es un proceso para determinar la visión y misión de la organización, a partir de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, implementado por medio del pensamiento, la cooperación y la participación crítica, para hacer frente a la problemática con acciones futuras a través de políticas, objetivos e indicadores. Por ello, las estrategias de planificación pueden aprovechar el alto nivel de satisfacción de los participantes siempre que todos los componentes que conforman el proceso educativo se centren en los estudiantes, para lidiar los desafíos de aprendizaje.

Lo que quiere Se quiere Que van a mejorar de Establ ecido Las personas Incluido s en la Por medio Escribir lo previsto y lo

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que se va a realiza r las activid ades puede ser de 30 min a 30 días en meses

involucrad as en la actividad, desde la comparaci ón y maestras o niños.

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de un listado coloc arlo para tener el contro l de plan de acció n que se quiere realiza r.

que se a observado

FASES

AUDITORÍA EN EL NIVEL INICIAL

PRIMERA FASE Planificación preliminar

SEGUNDA FASE Planificación específica

TERCERA FASE Ejecución

CUARTA FASE Comunicación de resultados

QUINTA FASE Seguimiento

PRIMERA FASE:

La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, se elabora una guía para la visita previa para obtener información sobre la entidad para examinar continúa con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para conocimiento de la Dirección o Jefatura de la unidad de auditoría, en el que se validan los estándares definidos en la orden de trabajo y se determinan los componentes a ser evaluados en la siguiente fase de la auditoría

SEGUNDA FASE:

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida inicialmente durante la planificación preliminar.

La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos

TERCERA FASE: EJECUCIÓN

El equipo de auditoría aplica procedimientos técnicos para evaluar si la materia controlada con relación a la etapa de contratación y adquisición pública cumple los aspectos establecidos en leyes, reglamentos, acuerdos, resoluciones presupuestarias, códigos, convenios internacionales y cualquier otra disposición (criterios relevantes identificados en la etapa de planificación).

Esta etapa, involucra la aplicación de los procedimientos establecidos en los programas de auditoría. El auditor debe seleccionar y aplicar adecuadas técnicas y procedimientos que le permitan obtener evidencia suficiente, competente y apropiada para documentar, respaldar y emitir su conclusión sobre las pruebas de auditoría.

PRUEBAS

1. Pruebas de control

2. Pruebas evaluación de riesgos

3. Pruebas control

4. Pruebas de información y Comunicación

5. Pruebas de Supervisión

Prueba de Auditoria

Técnicas para la realización de las pruebas de auditoría.

La realización de las pruebas de auditoría requiere la utilización de técnicas, con el objeto de obtener evidencia suficiente y apropiada. Para la obtención de evidencia se pueden utilizar las técnicas siguientes:

a) Observación: Consiste en presenciar cómo el encargado del área de contrataciones y adquisiciones públicas realiza los procedimientos aplicados en cada etapa. Esta técnica proporciona evidencia de auditoría suficiente y apropiada de la aplicación, pero está

limitada por el momento en el que se efectúa y por el hecho de que la observación puede afectar el modo en que se lleva a cabo.

b) Inspección: Consiste en examinar libros, registros y otros, tanto internos como externos. El auditor analizará la fiabilidad de los documentos, teniendo presente el riesgo de la comisión de posibles delitos y que no sean auténticos, que podrían afectar el patrimonio público.

c) Indagación Consiste en obtener información de las personas pertinentes, tanto dentro como fuera de la entidad auditada. Según la materia controlada y el alcance, las entrevistas y los cuestionarios, por sí solos no constituirán, en la mayoría de los casos, una evidencia suficiente y apropiada. Otro método posible para recabar la evidencia pertinente es, por ejemplo, acudir a los documentos escritos de la entidad auditada.

d) Confirmación externa Es la evidencia de auditoría obtenida por el equipo de auditoría, mediante la respuesta directa, por escrito y/o medio electrónico, de un tercero.

e) Repetición es volver a ejecutar, de modo independiente, los mismos procedimientos ya realizados por la entidad auditada, esto es, los controles que fueron efectuados en las fases iniciales en el marco de las contrataciones y adquisiciones públicas.

f) Recálculo Se refiere a verificar la precisión matemática de los documentos o los registros. Esta técnica se puede realizar de forma manual o electrónica.

g) Prueba de confirmación: Es comprobar los detalles de las operaciones o las actividades a la luz de los criterios de auditoría.

h) Procedimientos analíticos: Pueden emplearse como parte del análisis de riesgos en el área de contrataciones y adquisiciones públicas, al momento de recopilar la evidencia de auditoría. Esta evidencia se puede recabar comparando datos, investigando las fluctuaciones o identificando las relaciones que parecen no ser coherentes con lo que se había previsto. Las técnicas de análisis de métodos matemáticos pueden ayudar a los auditores del sector público, para comparar los resultados previstos con los conseguidos en la práctica.

PROCEDIMIENTOS PARA UTILIZARSE DURANTE EL PLAN DE PRUEBAS

4. Indagación y consulta

5. Análisis documental

6. Procedimientos analíticos

7. Recálculo o desempeño

8. Resultados

9. Constante supervisión

Importancia del control interno en las instituciones de educación preescolar

Toda macro o microempresa se va a ver beneficiada si tiene un buen manejo de sus recursos, la optimización de éstos va a poder brindar mayores beneficios a corto, mediano y largo plazo. El aprovechamiento de los elementos con los que cuenta una institución sólo puede ser efectivo mediante un buen Plan Administrativo.

En un Jardín de Niños se deben contemplar diferentes factores con los que se va a trabajar, es muy importante analizar en primera instancia a los menores cuyas edades oscilan entre los dos y seis años. En esta edad los pequeños están empezando a retomar valores y su educación debe de ser integral, esto es que las educadoras deben de tener un amplio panorama sobre los contenidos educativos, ya que no sólo se deben de elaborar y coordinar los planes de trabajo, de acuerdo con su edad, nivel de maduración y desarrollo, sino que también se deben de aplicar ciertos métodos infalibles para el fomento de la autoestima, la maduración y la socialización.

Hasta ahora se ha hablado únicamente sobre el control que ejerce la Secretaría de social y secretario Público, sobre cualquier empresa que percibe un ingreso. Así, una vez que se ha obtenido la incorporación, toda institución educativa debe considerar a otro organismo regulador que es la Secretaría de Educación Pública.

Las funciones que desempeña el jefe de este Departamento y el propósito del puesto dejan claro su objetivo, a continuación, se mencionan ambos, de acuerdo al “Manual de organización de Jardín de niños en el Guatemala. El propósito del puesto es la “verificación de la realización de las actividades en materia técnico-pedagógica y administrativa de los Preescolares, así como establecer los canales de enlace entre los preescolares y las autoridades educativas, con el propósito de lograr una mayor y eficacia del servicio educativo.

Control interno y Evaluación

El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la

organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control

• El control interno es un proceso efectuado por la alta dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones

• fiabilidad de las informaciones educativa

• cumplimiento de las leyes y normas aplicables

• funciones del manual de control de auditoria

Constituyen elementos del control interno, los siguientes: Se les llama sujetos pasivos a todas las dependencias y entidades que constituyen la secretaría de bienestar social, que con el apoyo de la planeación pueden desarrollar sus funciones como planeación, presupuesto, ingresos, financiamiento, inversión del patrimonio, fondos y valores de la propiedad del cuidado infantil.

El control interno de los recursos

En relación con la normatividad que se aplica en la Institución objeto de este estudio, dentro de la estructura organizacional de un Centro Educativo, uno de los principales soportes que sustentan la razón de ser es la delimitación de las normas de convivencia para toda la comunidad educativa, lo cual no sólo se refiere a los alumnos y padres de familia, sino a todo aquel que tenga una participación directa en la institución.

• Control de Limpieza

• Control de material adecuado para preescolar

Cualquier tipo de material o recurso implementado para llevar el control de lo que brindan el prescolar, estando a la vista para poder tener con el día con día en los preescolares

❖ Actividades preparatorias: Es el inicio de las etapas de los procesos de contrataciones y adquisiciones públicas, relacionados con la programación de negociaciones, disponibilidad presupuestaria, requisición, especificaciones, entre otros. Establecidas en la normativa legal vigente, estas actividades de preparación previa son efectuadas por las Entidades/Unidades Ejecutoras.

❖ La Dirección de Auditoría responsable deberá tener información de esta etapa, para establecer mecanismos, que permitan determinar objetivamente la materia controlada, que será objeto de Auditoría Concurrente Gubernamental, por lo que el equipo de auditoría designado procederá a documentarse y recabar datos e información durante este proceso, de conformidad con la planificación de auditoría. Fases: Estructura administrativa. Programación de negociación. Requisición o pedido (solicitud de compra). Disponibilidad presupuestaria. Bases o términos de referencia. Manual de Auditoría Concurrente Gubernamental Especificaciones generales y técnicas. Disposiciones especiales y documentación adicional (planos de construcción). Criterios de calificación y evaluación. Entrega de bases. Integración de la junta (diferentes modalidades). Dictámenes técnicos y legales. Proyecto de contrato. Publicaciones.

❖ Selección y contratación: Esta es la segunda etapa del proceso de contrataciones y adquisiciones públicas, con la documentación de la primera, se procede a seleccionar y contratar la mejor propuesta de los oferentes, por lo que el equipo de auditoría evaluará durante el proceso las acciones y expedientes que se generen de acuerdo a la normativa legal vigente. Fases: Documentos de la junta (diferentes modalidades). Aclaraciones y modificaciones. Documentos del proceso de la recepción de ofertas o plicas. Garantía de sostenimiento de oferta. Registro de precalificados. Acta de adjudicación. Notificación de resultados. Documentos de contrato (garantía de cumplimiento, entre otros).

❖ Ejecución: En esta tercera etapa la Entidad/Unidad Ejecutora empieza a erogar los fondos públicos posterior al proceso de contratación y adquisición pública, el equipo de auditoría evaluará durante el proceso los documentos que respaldan los pagos y las demás acciones relacionadas a esta etapa. Fases: Garantía de Anticipo. Anticipo. Apertura de bitácora. Modificaciones al contrato. Pagos Manual de Auditoría Concurrente Gubernamental Garantías (Conservación de obra o de calidad y/o de funcionamiento y saldos deudores).

❖ Liquidación: La Entidad/Unidad Ejecutora por medio de la Receptora o Liquidadora de obra, procederá a efectuar la recepción y liquidación del contrato de obra, bien y/o servicio verificando su funcionalidad, el equipo de auditoría designado tendrá que examinar durante esta etapa la documentación que corresponda. Fases: Pagos efectuados en esta etapa. Documentos de la comisión receptora y liquidadora. Liquidación. Aprobación de liquidación. Funcionalidad de la obra, bien o servicio.

Perfil de puesto

Actividades y tareas:

✓ Planificación

Elaborar plan anual, y actividades del ciclo escolar.

Aprobar el presupuesto para el ciclo escolar siguiente.

Desarrollar y aplicar políticas y estrategias del colegio.

✓ Recursos Humanos:

Desarrollar políticas

Asignar el trabajo al personal, según las atribuciones del puesto.

Contratar personal

✓ Dirección

Dirigir el proceso de inscripción de alumnos.

Orientar a los profesores.

Atender a estudiantes y padres de familia.

✓ Control

Control de los estados financieros.

Revisar la asistencia del personal

Autorizar compras

Requisitos de puesto:

Características personales

❖ Capacidad de comunicación

❖ Capacidad de liderazgo y conducción de grupos

❖ Don de mando

❖ Prudente

❖ Eficiencia en la toma de decisiones

❖ Creatividad para dar solución de problemas

❖ Sentido cristiano de la vida de religión, católico

❖ identificación con Misión y Visión de acuerdo con la Institución.

❖ Creativa

❖ Dinámica

Reglamento para el Personal Docente:

Planificación:

Esta etapa requiere que los equipos de auditoría realicen inmediatamente la visita preliminar a la Entidad/Unidad Ejecutora responsable del proceso de contratación y adquisición seleccionado, a efecto de recabar información con base a la etapa en que se encuentra el proceso, ya que por ser dinámicos (en curso), puede ser que su estado cambie y afecte la documentación de la planificación de auditoría.

La etapa de planificación es la más importante de la auditoría, ya que permitirá establecer la naturaleza, alcance y oportunidad del trabajo, independientemente en la etapa que se encuentre el proceso de contratación y adquisición pública. Con relación a las etapas y fases de la contratación y adquisición pública, el equipo de auditoría podrá identificar y planificar aspectos relevantes que evaluará durante el proceso considerando el cumplimiento de la normativa legal.

Memorando de planificación

Este documento resume las decisiones significativas de la etapa de planificación de la auditoría. La información que obtenga el equipo en esta etapa debe conservarse en los papeles de trabajo. El coordinador del equipo de auditoría documentará la información reunida, para obtener una adecuada comprensión de la entidad. El memorando de planificación incluye elementos importantes, tales como la normativa de la entidad, función, materia controlada, entre otros. El coordinador del equipo debe limitar la información exclusivamente a aquella que es relevante. Al formular el memorando de planificación, el equipo de auditoría considerará los aspectos siguientes:

• Los objetivos, el alcance y el objeto del control, criterios y otras características de la auditoría concurrente gubernamental, en cumplimiento al mandato de la Contraloría General de Cuentas (nombramiento de auditoría).

• La comunicación de obligaciones y objetivos, así como la fijación del destinatario de estas comunicaciones y del momento y modalidad en que deberá hacerse.

• Factores importantes que puedan influir en la conducción de la auditoría.

El cronograma de auditoría, entre otros. El contenido mínimo del memorando de planificación es el siguiente:

• CÁRATULA

• INDICE

• INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

• Base legal, función, estructura orgánica de la Entidad, materia controlada, listados de oferentes y monto total ofertado, listado de bienes, suministros, obras, servicios, arrendamientos o cualquier otra modalidad de contratación y adquisición pública, recursos financieros considerados en proceso de contrataciones y adquisiciones públicas y estado de avance de la auditoría.

El equipo de auditoría al realizar cada uno de los procedimientos establecidos en la etapa de planificación, tendrá la información necesaria para elaborar el memorando en el Sistema de Auditoría Gubernamental, en el cual se habilitan los campos para ingresar los datos requeridos

1. Planificación de la auditoría

Análisis del resultado de auditorías previas.

Desarrollo de la pre-investigación de requisitos reglamentarios.

1. Algunos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificación, entre otros, son necesarios para la planificación y control de los procesos de la institución, sin embargo, para garantizar la trazabilidad en la auditoría es necesario enfocarse en los procesos.

2. Registros pudieran ser necesarios para que la institución proporcione evidencia objetiva de que los procesos son eficaces (generando los resultados planificados), sin embargo, es posible considerar otras formas de evidencia que puedan agregar valor a la auditoría.

Control Gerencial

Al hablar de control gerencial forzosamente se habla de equidad, entendiendo que la finalidad del proceso educativo es formar individuos en su condición de seres humanos y que la educación satisfaga sus necesidades, incluyendo las conductas ciudadanas (hábitos, valores, normas) que ayudan a poner en práctica los conocimientos. Cabe señalar que en el ámbito educativo los objetivos se alcanzan momentáneamente, pues apenas se logran surgen nuevas necesidades y situaciones que demandan elevar los objetivos.

GENERAL ADMINISTRACIÓN

El número mínimo de integrantes del Comité de Finanzas serán dos miembros del personal docente, uno de los cuales fungirá como presidente y otro como tesorero. En centros educativos de mayor personal deberá ser integrado de la manera siguiente:

a) presidente;

b) vicepresidente;

c) Tesorero;

d) Protesorero;

e) secretario;

f) Prosecretario;

g) Vocales

1- ¿Cuenta el Comité de Finanzas de su establecimiento con un local específico para su funcionamiento?

El 29.4% de los miembros de los Comités de Finanzas indica que sí cuentan con un ambiente propio para el funcionamiento del Comité; en tanto que el 70.6% dice no contar con dicho local.

2- ¿Conocelos Decretos, Acuerdos y Circulares que norman el funcionamiento de los Comités de Finanzas?

El 82.4% de los miembros de los Comités de Finanzas indican que si conocen las leyes que normas el funcionamiento de los comités; el 17.6% manifestó que las desconocen.

3. ¿Posee conocimientos básicos de Contabilidad para operar los libros del Comité de Finanzas?

El 29.4% de los entrevistados manifiestan tener conocimientos de Contabilidad para operar los libros del comité de finanzas; el 70.6% indican no poseer conocimientos básicos de contabilidad.

4. ¿Ha recibo alguna capacitación que lo o la oriente acerca de las normas legales y contables para el desarrollo de su labor como miembro del Comité de Finanzas?

El 100% de los miembros de los Comités de Finanzas de los establecimientos oficiales indican no haber recibido ninguna capacitación que le facilite el desarrollo de su labor.

GASTOS NO AUTORIZADOS

Los establecimientos deben de tomar en cuenta la lista de gastos que no deben de efectuar los miembros del Comité de Finanzas y recordar que LOS FONDOS SON

EXCLUSIVAMENTE PARA BENEFICIO DEL ALUMNADO de lo contrario pueden ser motivo de REPARO Y SANCIÓN según Acuerdo Presidencial No. 399-68, Acuerdo Ministerial No. 185-88 y Circular No. 10 de fecha 22 de abril de 1977. Por lo indicado los Fondos recaudados por los Comités de Finanzas no pueden ser utilizados para:

1.- Préstamos al personal

2.- Mantenimiento de organizaciones docentes, laborales y estudiantes.

3.- Colaboración con fiestas, agasajos y refacciones. 4.- Viáticos

19.- Sueldos

La asignación anual establecida se destinará para cubrir gastos por la adquisición de útiles de limpieza y productos sanitarios (jabones, detergentes, desinfectantes, creolina, escobas, palo para trapeadores, cepillos, toallas, mechas para trapeados), reproducción de materiales y suministros no incluidos en la valija didáctica (folders, hojas de papel bond, marcadores, entre otros), mantenimiento y remozamientos menores, extracción de basura, y, otros gastos de operación.

Artículo 17º. Los directores de los establecimientos educativos oficiales serán responsables de implementar las medidas de seguridad que consideren pertinentes para el resguardo de los materiales y suministros didácticos que sean adquiridos. Asimismo, deberá implementar los controles internos necesarios para el registro de ingresos y distribución de los productos

Evaluación de Riesgo

Para contar con un sistema de gestión de riesgos adecuado y eficaz, uno de los factores más importantes que se debe tener en cuenta es todo lo relacionado con el tema de controles, pues estos ayudan a prevenir o mitigar las amenazas a las que pueda estar expuesta interna o externamente al centro educativo.

Antes de definir los controles que se va a implementar, se debe evaluar los riesgos que identificado, darles una clasificación para entender cuál sería la gravedad en caso de que se llegara a presentar.

El propósito del control de riesgo es analizar el funcionamiento, la efectividad y el cumplimiento de las medidas de protección, para determinar y ajustar sus deficiencias.

Las actividades del proceso tienen que estar integradas en el plan operativo institucional, donde se define los momentos de las intervenciones y los responsables de ejecución.

Medir el cumplimiento y la efectividad de las medidas de protección requiere que levantemos constantemente registros sobre la ejecución de las actividades, los eventos de ataques y sus respectivos resultados. Estos tenemos que ser analizados frecuentemente. Dependiendo de la gravedad, incumplimiento y el sobrepasar de las normas y reglas, requieren sanciones institucionales para los funcionarios.

Comunicación de los resultados en los preescolares

Con el resultado de la aplicación de las pruebas de auditoría y con la evidencia respectiva, el equipo auditor genera un acta de cierre del proceso auditado para comunicar a los responsables de los procesos, las oportunidades de mejora y recomendaciones para minimizar el impacto de los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos del preescolar.

Las actividades para desarrollar en esta etapa son:

Actividades:

• Elaborar un acta de cierre: El auditor debe elaborar un acta con las oportunidades y notas de mejora identificadas durante la ejecución de la auditoría.

• Presentar a los directores, maestros y roles de las actividades: la presentación del acta de cierre al director del colegio y facilitador de control interno tiene la bondad de permitir a las dos partes tener aclaraciones frente a las pruebas realizadas, la documentación suministrada o la faltante y la interpretación de los hechos y circunstancias ocurridas. Una vez las oportunidades de mejora son conciliadas, se procede a la definición de los planes de acción, responsables y fechas para cada una de las oportunidades por parte del director del proceso.

• Definir planes de acción: Los planes de acción son responsabilidad del director del proceso y deben ser formulados durante el cierre de la auditoría, el auditor interno podrá realizar recomendaciones manteniendo su independencia, por lo cual en ningún caso debe tomar decisiones frente a su definición. Para la definición de los planes de acción se debe tener cuenta los siguientes pasos para su análisis:

Para la formulación de planes se sugiere tener en cuenta ¿Qué?

• Describir las acciones o cambios a implementar

• Estas acciones o cambios se enfocan en la prevención o eliminación de la causa que originó la oportunidad de mejora.

¿Quién?

• Responsable de la realización del plan, quien lidera la implementación y genera la respuesta cuando se realiza seguimiento

¿Cuándo?

• Fecha de inicio y final de implementación.

• Establece el tiempo definido para implementar el plan de acción y se estima teniendo en cuenta la complejidad del mismo.

adicionalmente, para su definición tener en cuenta:

Es un plan que requiere apoyo Recursos

• Estimar el presupuesto del plan, analizar la vitalidad de la implementación de acuerdo como el corto y beneficio del mismo.

Comunicación

• Es importante que todas las personas involucradas en el plan se encuentran enteradas y alineadas con su implementación

• Generación de informes: Una vez surtidas las reuniones de discusión se generan los informes finales y las comunicaciones formales a las partes interesadas de acuerdo con los protocolos de comunicación definidos. Estos deben incluir, dependiendo de la instancia:

• El alcance del trabajo realizado

• Las oportunidades de mejora y riesgos identificados

• las situaciones irregulares detectadas

• las recomendaciones desarrolladas

• los planes de acción propuestos

De acuerdo con las oportunidades de mejora observadas en cada evaluación, los informes de auditoría deben ser:

Precisos Decir lo que tiene que decir. Ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.

Concisos La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto.Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición; así mismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada.

Objetivos Todos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos,analíticos e imparciales.

Soportados Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente.

Oportunos Deben cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo.

• Encuesta de Satisfacción: Una vez el acta de cierre se encuentre firmada por el dueño de la institución del proceso, el auditor es responsable de solicitar la firma de la encuesta de satisfacción. Información que servirá de insumo para alimentar los indicadores del proyecto.

• Presentación de resultados de auditorías al Grupo de los maestros y los van a elaborar la obra por medio de un comunicado.

SUPERVISIÓN

GENERALIDADES DE LA AUDITORÍA A LA GESTIÓN EDUCATIVA

Gestión Escolar - Desempeño Profesional: Directivo Docente

PROPÓSITO

1. Proveer a los niveles desconcentrados, al sistema educativo y a la comunidad, información sobre la realidad educativa local y nacional.

2. Aportar al desarrollo de una cultura de mejora continua de las instituciones educativas basándose en procesos técnicos de evaluación integral para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad educativa y las políticas públicas implementadas por el Ministerio de Educación (MinEduc).

3. Proveer a las autoridades y actores del sistema educativo una evaluación sistemática del cumplimiento de los Estándares de Calidad Educativa en las instituciones educativas, sobre la base de evidencias válidas y confiables, dentro de un marco legal y ético, para contribuir a la mejora continua de la educación en el País.

ALCANCE

Enfocada a verificar planes, programas, procesos, proyectos, actividades y/o normativas específicas. Los hallazgos de la auditoría educativa proveen una medida objetiva de la situación de la institución y tienen como propósito, ayudar a gestionar su creación, mejora, desarrollo y transformación.

OBJETIVOS

1. Normar los procesos para implementar la auditoría educativa y estandarizar la ejecución de sus procedimientos, uso de instrumentos y formatos, precisando responsabilidades y protocolos en cada uno de los niveles desconcentrados.

2. Orientar al auditor educativo en la ejecución de la Auditoría para que, a través del informe respectivo, se comprometa a las instituciones educativas a su mejora, desarrollo y transformación.

3. Apoyar en la inducción de los nuevos auditores educativos para garantizar el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo a lo estipulado en el Art. 310 del Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural.

5. Optimizar el cumplimiento de las atribuciones y de las funciones sistemas de gestión, de productos, de servicios, personal y otros programas.

Plan escolar de respuesta

El Plan Escolar de Respuesta es el resultado del proceso que se realiza en cada centro educativo para organizarse, detectar riesgos, definir recursos necesarios, incorporar procedimientos y protocolos, programar prácticas y ejercicios con el fin de responder de manera apropiada cuando se presenten emergencias.

Ya que cada centro educativo tiene riesgos únicos y recursos únicos, cada uno necesitará su propio plan adecuado a sus propias circunstancias, y una vez elaborado se deben programar capacitaciones, prácticas y simulacros de respuesta.

Para facilitar su elaboración, se utilizarán los siguientes formatos de llenado, los cuales una vez completados se presentarán como el Plan Escolar de Respuesta del centro educativo.

Es importante anotar que deben tomarse en cuenta las orientaciones para la planificación incluyendo a las personas con discapacidad, ya que deben tener una asistencia específica.

Se recomienda actualizar periódicamente la información de cada formato para que verdaderamente indique lo que debe hacerse, quién lo debe hacer, cómo lo debe hacer y con qué lo Llenar la información del establecimiento educativo, la cual será la portada del Plan Escolar de Respuesta. Para fines ilustrativos se muestra el formato lleno con información de un Centro Educativo ficticio.