GED: Case AgustaWestland - Informática II

Ana Paula Barros Antonia Cacia Fontes Caroline Cima Samuel Jacinto

 Empresa anglo-italiana parte do grupo Finmeccanica  Atendimento: categorias comerciais e militares  13.000 funcionários

Líder mundial: indústria de helicópteros e aviões de pequeno porte Foco na satisfação do cliente, sustentabilidade, integridade e criação de valor

Helicóptero parado (AIRCRAFT–ON–THE–GROUND) à espera de uma peça de reposição = situação de extrema urgência Cada peça de reposição: conjunto de documentos – certificações oficiais, cartões de log, registro de transporte, relatórios de testes, faturas, entre outros PROBLEMA: não podiam produzir esses documentos de forma confiável e rápida

O prazo médio era de 15 dias para a documentação das peças ser enviada em lotes para a digitalização e indexação

METODOLOGIA LEAN SIX SIGMA Reengenharia do fluxo de documentos Observaram como, quando e por quem os documentos foram processados, distribuĂ­dos, digitalizados e arquivados, e quanto foi o custo total

Inserir metadados (propriedades) conforme digitaliza para automatizar o processamento ou arquivamento Box identificador: documentos originais sempre podem ser localizados

Recebimento, registro, ordenação e processamento dos documentos (em papel ou digital) Identificação do tipo de documento e sinalização prioritária (OCR e ICR) Forms Processing: Gerenciamento Eletrônico de Formulários - Captura, reconhecimento e análise crítica de informações

Solução para a transposição de documentos em formato analógico para o formato digital Procura e indexação: rápido conteúdo de índice - texto completo e indexação de metadados por meio de busca incorporada

Os serviรงos de imagem digitalizam os documentos para captura de dados automatizada utilizando as tecnologias (OCR)

Conta de materiais: identificação código de barras - imediatamente digitalizada com todos os documentos da peça

Equipamento multifuncional (MPF): código de barras - consulta o sistema GED e recupera conjunto de metadados para o papel

PROCESSAMENTO DAS TRANSAÇÕES: As informações eletrônicas são encaminhadas para processamento de transações - utilização imediata e compartilhada (transação de documentos eficaz) Correspondência de entrada e saída de clientes e funcionários

O usuário checa os metadados e a legibilidade dos documentos digitalizados Após confirmação, os documentos e metadados são associados instantaneamente e carregados no sistema Controle automatizado para validade de documentos que exigem renovação ou alertas periódicos

Solução personalizada Garantia de que a tarefa seja executada pela pessoa certa, no tempo certo

Possibilita a tramitação do processo por locais fora do ambiente da empresa por meio da web (web-based) Workflow de segurança de acesso por permissões de usuário em 4 níveis: tipo de documento, processo, documento ou filial Possibilidade de criar uma biblioteca de fluxos de trabalho no MFP: hierarquia de modelos

Servidor de rede interna acessado via navegador da web (web-based) Permite o gerenciamento do acesso aos arquivos por outros usuários: definição de permissões Excluir arquivos a partir do storage, gerenciar múltiplas revisões de documentos e bloquear arquivos: criação colaborativa segura Armazenamento criptografado do documento, impedindo o acesso indevido fora do sistema Radar GED

Requisitos funcionais de peças: registros contínuos de todas as versões anteriores dos arquivos Funcionalidades de bloqueio: gerenciar cada arquivo individual de maneira mais apropriada Controle de versionamento de documentos por usuário

Para cada versão, retém uma cópia e a identidade do usuário

Colaboração em um arquivo com outros usuários: bloquear o arquivo no sistema (procedimento padrão)

1- Tempo necessário para tornar os documentos digitalmente disponível reduzido de uma média de 15 dias a 1 minuto

2- Redução de 80% no tempo de busca de documentos, devido à melhor qualidade dos metadados 3- Alinhamento com a estratégia de logística integrada da AgustaWestland

4- Conformidade de requisitos de dados com a autoridade aeronáutica competente 5- Solução escalável adequada para roll-out à outras divisões futuras

"A solução Xerox está nos ajudando a impulsionar nossa estratégia de logística integrada, que é fundamental para o

sucesso do nosso negócio.”

(Luca Maragnani, Chefe dos Serviços de Delivery de Materiais da AgustaWestland)